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ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA VILLA DE SANTA CRUZ MICHAPA

DEPARTAMENTO DE CUSCATLAN

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Barrio El Centro, frente al Parque Central, Santa Cruz Michapa, Departamento de Cuscatlán

Teléfono: 2379-5800 Telefax: 23795814

1 Juntos cambiemos el rumbo de nuestra Villa

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA.

INFORME DE EXAMEN ESPECIAL A LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ MICHAPA, DEPARTAMENTO DE CUSCATLÁN, PERIODO DEL 1 DE MAYO AL 31 DE AGOSTO DEL 2018.

SANTA CRUZ MICHAPA, 19 DE NOVIEMBRE DEL 2018.







INDICE

CONTENIDO PAG.

I. Objetivo de la Auditoría

3

II. Alcance de la Auditoría

3

III. Procedimiento de Auditoría Aplicable

4

IV. Resultado de Auditoría

4

V. Seguimiento a las Recomendaciones de Auditorías Anteriores

15

VI. Recomendaciones de Auditoría

18

VII. Conclusiones

19

VIII. Párrafo aclaratorio 19







Honorables Miembros del Concejo Municipal de Santa Cruz Michapa, Departamento de Cuscatlán. Presente.

INTRODUCCIÓN.

El presente Informe contiene los resultados de las cifras presentadas en los Estados Financieros, Evaluación del Sistema de Control Interno de la Municipalidad de Santa Cruz MIchapa, Departamento de Cuscatlán, por el período del 1 de mayo al 31 de agosto del 2018. La Auditoría fue realizada en cumplimiento a los Arts. 30, 31 y 37 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República y al Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna de esta Municipalidad.

I. OBJETIVO DE AUDITORÍA.

I.I GENERAL

a) Objetivo General

Realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a la Alcaldía Municipal de Santa Cruz Michapa, Departamento de Cuscatlán, correspondiente al período del 01 de mayo al 31 de agosto de 2018, aplicando las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental, emitidas por la Corte de Cuentas de la República, Normas Técnicas de Control Interno Específicas de esta Municipalidad y otra normativa aplicable.

b) Objetivos Específicos:

● Emitir un informe que contenga los resultados de la evaluación sobre aspectos relacionados, con el Sistema de Control Interno de la Entidad.

● Efectuar una evaluación de los procesos de autorización, registro y control

de los recursos, derechos y obligaciones de la Municipalidad de Santa Cruz Michapa, durante el período objeto a examen.

● Revisar que todas las transacciones, derechos y obligaciones, realizadas por

la Municipalidad, estén registradas y con la documentación de respaldo correspondiente y conforme a normativa técnica, legal y contable establecida.

● Asegurarse el cumplimiento de leyes, reglamentos, políticas y demás

normativa relacionada, con las operaciones financieras de la Alcaldía Municipal de Santa Cruz Michapa, Departamento de Cuscatlán.







II. ALCANCE DEL EXAMEN

Realizar Examen Especial a la Evaluación del Sistema de Control Interno, por el período del 1 de mayo al 31 de agosto del 2018 de conformidad con Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental, emitidas por la Corte de Cuentas de la República, a fin de comprobar si lo actuado por el Concejo Municipal, se aplicaron pruebas en las Áreas identificadas, como críticas, con base a procedimientos contenidos en el programa de auditoría y que respondan a nuestros objetivos.

III. RESUMEN DE LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Para la realización del Examen Especial, empleamos procedimientos de auditoría, orientados a la evaluación de los documentos presentados y a los cuestionarios de la Evaluación del Sistema de Control Interno, para lo cual se desarrollaron los procedimientos siguientes:

● Solicite la documentación que evidencia las acciones tomadas, por la

Administración, en cuanto al cumplimiento del Sistema de Control Interno.

● Efectuar una evaluación de los procesos de autorización, registro y control de los recursos, derechos y obligaciones de la Municipalidad de Santa Cruz Michapa, durante el período objeto a examen.

● Verificar que todas las transacciones, derechos y obligaciones, realizadas por la

Municipalidad, estén registradas y con la documentación de respaldo correspondiente y conforme a normativa técnica, legal y contable establecida.

● Elabore comunicación de resultados de las deficiencias encontradas, que no reunieron los

requisitos justificativos, a juicio del auditor.

● Obtenga la documentación de las personas relacionadas, que evidencie las acciones

tomadas, a efecto de cumplir con las deficiencias encontradas y comunicadas.

● Elabore matriz y analice los comentarios y la documentación de respaldo de las

deficiencias comunicadas y determine las que fueron cumplidas y no cumplidas.

● Verifique que la documentación proporcionada, fuera la pertinente para justificar y

comprobar que cumpla los términos requeridos, a juicio del Auditor.

IV. RESULTADOS DEL EXAMEN

El resultado de la Evaluación del Sistema de Control Interno, adoptado por la Institución Municipal, para medir y salvaguardar las operaciones de la Municipalidad, fueron los Cuestionarios por cada una de los Unidades Administrativas, los que dieron los resultados siguientes:







1. CUENTAS BANCARIAS SIN LIQUIDAR. Comprobamos que existen cuentas corrientes del Banco Agrícola, sin liquidar, en su mayoría corresponden a proyectos ejecutados de años anteriores, lo cual ya pudieron haberse liquidados y registrados respectivamente, tanto en Tesorería y en Contabilidad. Según el detalle siguiente: Cuentas Corrientes del Banco Agrícola. CÓDIGO NOMBRES PROYECTO SALDOS

5400084984-1 Tercer Gran Festival del Maíz Michapense 2013

0474000025 $ 2,781.30

5400085295-1 Programa de Fomento a la Agricultura 2012 0474000026 $ 79.95

540008812-5 Compra de Láminas 2014 1060000001 $ 3.30

5400088249 Fomento al Deporte en Prevención a la Violencia

0810000003 $ 149.18

5400090502 Programa de Fomento a la Agricultura y Medio

0421000001 $ 32.62

5400092064 Fondo Emergencia de Ayuda Comunitaria 2015

0474000022 $ 5.00

0474000005 Compra Papelería y Accesorios de Oficina 2015

0474000005 $ 5.00

540009300-1 Pavimento con Concreto Hidráulico, Pasaje Hermana Ivonne.

0443000019 $ 20.47

540009301-2 Pavimento con Concreto Hidráulico de 2da. Av. Norte Tramo I y II, Colonia Santa Clara

0443000018 $ 27.78

540009483-1 Fondo General 75 % S/N $ 50.00

540005488-1 FUSDL/PFGL-Mejoramiento de Calle Principal, Cantón Delicias.

$ 3.30

Total $ 3,154.60

El Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado (SAFI) en el Subsistema de Tesorería en la Normas C.2.3 sobre el manejo y control de las cuentas bancarias, inciso 4. sobre cierre y liquidación de cuentas literalmente dice “Las instituciones para el cierre y liquidación de las cuentas bancarias abiertas en los bancos comerciales, contarán con un período máximo de 10 días hábiles después de finalizado el plazo establecido para el manejo de las mismas, debiendo considerar lo establecido en las leyes, contratos, convenios u otra disposición legal que dio origen a su apertura.

Cuando a la fecha de cierre y liquidación de las cuentas, existiere saldo disponible no utilizado, dicho monto deberá ser transferido al Fondo General… a más tardar dentro de los cinco días hábiles posteriores al cierre de las mismas o caso contrario

contrario realizar el reintegro respectivo de conformidad a lo establecido en los contratos o convenios que dieron origen a los recursos a deficiencia se originó, debido que el Concejo Municipal y el Contador, no han previsto que, en los Estados Financieros, aparecen saldos de las cuentas bancarias de los cuales ya no existen”.







La deficiencia se originó, debido a que la Tesorera no ha realizado la liquidación de las cuentas corrientes de los proyectos ejecutados.

En consecuencia, el Concejo Municipal no ha tenido la información financiera fidedigna, confiable y útil para la toma de decisiones.

COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN

En nota de fecha 5 de octubre del 2018, la Tesorera Municipal manifestó lo siguiente: “Hago de su conocimiento, que tomé posesión del cargo en la Unidad de Tesorería, el pasado 1 de agosto del 2018, por ende, no tenía conocimiento de esa cuenta, que aún no se han cerrado, como puede considerar, son de los años anteriores. Sin embargo, me he comunicado con el Área de Contabilidad para que proporcione detalle, para efecto de darle seguimiento a dicha deficiencia, proceso que llevará un tiempo prudencial para que el Banco referido, me dé respuestas cómo será el proceso a seguir”.

COMENTARIO DEL AUDITOR

Como es del conocimiento, la mayoría de Jefaturas son Funcionarios, que acaban de tomar posesión de sus cargos; sin embargo, deberán de tomar en consideración que los problemas anteriores en su mayoría, serán subsanado por los actuales Funcionarios. Sobre las cuentas corrientes no liquidadas del Banco Agrícola de los proyectos ejecutados, en las administraciones anteriores; la normativa es precisa en mencionar, que finalizado un proyecto se le da un término de 30 días hábiles, para el cierre de la cuenta bancaria. Observación no cumplida.

2. DOCUMENTACIÓN ENVIADA TARDÍAMENTE DE TESORERÍA A CONTABILIDAD.

Determinamos que la documentación que debe enviarse, mensualmente de Tesorería a

Contabilidad para su registro contable, llega con alguna demora de tiempo, situación que

complica el registro oportuno, la que debería de enviarse entre los 10 días hábiles del

mes siguiente.

Art. 23 de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas (NTCIE), Definición

de Políticas y Procedimientos sobre el Diseño y Uso de Documentos y Registros,

establece que: “El Concejo Municipal y Jefaturas, establecerán los Políticas y

Procedimientos, con respecto a diseño y uso de documentos; así como, de

registros que contribuyan a contar con anotaciones adecuadas de las

transacciones y hechos relevantes efectuados”.

El Art. 111 de la LEY ORGANICA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL

ESTADO, establece: “Al término de cada mes, las Unidades Financieras

Institucionales prepararán la información financiera/contable, que haya dispuesto la

Dirección General de Contabilidad Gubernamental y la enviarán a dicha

Dirección, dentro de los diez días del siguiente mes”.







El Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, en el

Art. 192, Registro del Movimiento Contable Institucional, establece que: “Las

anotaciones en los registros contables, deberán efectuarse diariamente y por

estricto orden cronológico, en moneda nacional de curso legal en el país,

quedando estrictamente prohibido diferir la contabilización de los hechos

económicos. El Ministerio de Hacienda podrá autorizar, excepcionalmente, que

determinadas Instituciones o fondos puedan llevar contabilidad en moneda dólar

americano”.

Las Normas Generales del Subsistema de Contabilidad Gubernamental en su

numeral 5, establece: “5. PERIODO DE CONTABILIZACION DE LOS HECHOS

ECONOMICOS.

El período contable coincidirá con el año calendario, es decir, del 1 de enero al 31 de

diciembre de cada año. El devengamiento de los hechos económicos deberá registrarse en

el período contable en que se produzca, quedando estrictamente prohibida la

postergación en la contabilización de las operaciones ejecutadas. En consecuencia, no

es aceptable ninguna justificación para dejar de cumplir con lo dispuesto en esta norma, así

como registrar en cuentas diferentes a las técnicamente establecidas según la naturaleza del

movimiento.

Los registros contables deberán quedar cerrados al 31 de diciembre de cada año, todo

hecho económico posterior deberá registrarse en el período contable vigente”.

Los Arts. 18 y 23, literales a) y d) del Reglamento de la Ley de Contabilidad Gubernamental, establecen: Art. 18 “Las Unidades Contables Institucionales tendrán la obligación de efectuar cierres mensuales de sus operaciones, a más tardar en los cinco primeros días hábiles del mes siguiente.

La Dirección General fijará el plazo y forma para presentar los informes agregados a las Unidades Contables Consolidadoras. El plazo no podrá exceder de diez días hábiles después del cierre”.

El Art. 23 del mismo Reglamento: “Los Jefes de las Unidades Financieras y de las Unidades Contables serán responsables por negligencia, en las siguientes situaciones: a) Si la Unidad Contable no lleva los registros contables al día; d) Si no se proporciona la información en las fechas establecidas.”

La deficiencia se originó, debido que la Tesorera no ha cumplido, con sus funciones

encomendadas a esa Unidad, que está a su cargo.

En consecuencia, el Concejo Municipal no contó con la información financiera

contable útil y confiable para la toma de decisiones.








En nota de fecha 5 de octubre del 2018, la Tesorera Municipal manifestó lo

siguiente: “No tenía un proceso definido a cerca del traslado de los documentos a

las Áreas respectivas, y quizás en período anteriores se haya dado la situación

que plantea, los primeros documentos que genera que corresponden al mes de

agosto/2018, se comenzaron a enviar a la Unidad de Presupuesto el 5 de

septiembre del presente año. Sin embargo, atendiendo a su observación se

establecerá un proceso, de tal manera que la información llegue, a las Unidades

respectivas, en el tiempo requerido”.


Lo vertido por la Tesorera en su nota de fecha 5 de octubre del 2018, deja en

claro que se mejorará el proceso, en el envío de la documentación a Contabilidad.

Para poder mejorar en corto tiempo, el envío de la documentación, se visitaron

otras Unidades, que participan en la legalización de la documentación de egresos

y poder recoger su opinión.

Con relación a la documentación, que de Tesorería envía a Contabilidad, se

conversó con el Jefe de la Unidad de Presupuesto, cual es el motivo del porque

surge la tardanza de enviar la documentación, que de Tesorería le envía para

pasarla a Contabilidad.

El Jefe de la Unidad de Presupuesto, manifiesta que la situación se da, por la falta

de comunicación con las Cajas de Crédito, que son los que propicia la entrega de

la documentación de las cuotas canceladas, por los préstamos que tienen con

ellos; sin embargo, dicha documentación se le entrega a Contabilidad en el

trascurso del mes siguiente del mes finalizado. La Unidad de Presupuesto, forma

parte del proceso de la legalización de la documentación de egresos, al confirmar

que existe disponibilidad presupuestaria para realizar la erogación.

Observación no cumplida.

3. FALTA DE RENDICIÓN DE FIANZA DE MANEJADORES DE FONDOS. Comprobamos que los manejadores de fondos de esta Institución, como lo son: Tesorera, Colectora, Fondo Circulante de Caja Chica, Refrendarios de cheques, etc., se encuentran desprotegidos, ya que no están rindiendo fianza ante el Concejo Municipal.







El Art. 26 de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Municipalidad, Definición de Políticas y Procedimiento sobre Garantías o Caución, establece que: “EL Concejo Municipal y Jefaturas, establecerán por medio de documentos los procedimientos que regulen las garantías exigibles a los Funcionarios y Empleados Públicos, encargados a la recepción, control, custodia de la inversión de fondos o valores públicos”. El Art. 104 de Ley de la Corte de Cuentas de la República, Obligación de Rendir Fianza, establece que: “Los funcionarios y los empleados del sector público, encargados de la recepción, control, custodio e inversión de fondos o valores públicos o del manejo de bienes públicos, están obligados a rendir fianza a favor… u organismos respectivos, de acuerdo con la Ley para responder por el fiel cumplimientos de sus funciones. No se dará posesión del cargo, a quien no hubiere dado cumplimientos a este requisito”. La deficiencia se originó, debido que la Tesorera y otros Funcionarios, se

encentren desprotegidos, por la falta de garantías en el fiel cumplimiento de sus

funciones.

En consecuencia, el Concejo Municipal no tienen garantizado el control, manejo,

custodia, por cualquier extravío o perdida de los fondos municipales.

COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN En nota de fecha 5 de octubre del 2018, la Tesorera Municipal manifestó lo siguiente: “Cuando me incorpore al Área de Tesorería, pregunte sobre la fianza, puesto que el Código Municipal hace referencia a dicho cumplimiento, y en la UACI me comentaron, que ya está en proceso de hecho, ya están las cotizaciones, por lo tanto, considero está en proceso”. COMENTARIO DEL AUDITOR

La rendición de fianza garantiza al Concejo Municipal, la protección de los valores que están bajo la responsabilidad, protección, custodia y control de los manejadores de fondo. Por lo tanto, es conveniente que la Tesorera, Colecturía y Encargado del Fondo Circulante de Caja Chica y otros, obtengan lo más pronto posible, la Póliza de la fianza que se adquiera. Observación no cumplida.







4. FALTA DE CONTROL EN LAS ESPECIES MUNICIPALES.

Se determinó que, en la Tesorería Municipal para el manejo, custodio y control de la Especies Municipales, no se tiene establecido un control para el resguardo y protección de las Especies Municipales, así como para establecer los saldos en una fecha determinada. El Art. 6 de las NTCIE de la Municipalidad, Seguridad razonables, establece que: “El Sistema de Control Interno, proporciona una seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos de la Municipalidad”. Art. 23 de las NTCIE, Inciso 2do. de la Municipalidad, Sobre Diseño y Uso de

documentos y Registro, establece que: “La documentas y registro de operaciones,

serán de salvaguardo adecuados, sean estos utilizados o sin utilizar, para soporte

de revisión que sean efectuados, por el Concejo Municipal en el futuro”.

El Art. 31, numeral 1 y 2 del Código Municipal, Son Obligaciones del Concejo,

establece que: “1. Llevar al día, mediante registros adecuados, el inventario ….

del municipio. 2. Proteger y conservar …… del municipio y establecer los casos

de responsabilidad administrativa, para quienes los tengan a su cargo, cuidado y

custodia”.

La deficiencia se originó, debido que la Tesorera debió haber establecido un control de entradas y salidas, sobre las Especies Municipales, con la apertura de un libro que le dé un saldo, a una fecha determinada.

En consecuencias, el no haberse implantado controles en las Especies Municipales, deja al descubierto que no existe el debido proceso del registro de dichas Especies y el Concejo Municipal no cuenta con saldos disponible actualizado.

COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN.

En nota de fecha 5 de octubre del 2018, la Tesorera Municipal manifestó lo siguiente: “Con respecto a esa situación, le comento que sí hay control, se tienen especificado las Especies Municipales (RECIBOS DE INGRESO), que se emiten diariamente de hecho, al final del período, sabemos cuáles correlativos han salido de existencia. Asimismo, del ticket de $ 0.05 y $ 0.25, no se entrega ningún talonario, mientras no nos firmen de recibido, donde se especifican los correlativos entregados. Además, con respecto a los Carnets de Minoridad, Títulos de Perpetuidad, entre otros, que son utilizados en el REGISTRO FAMILIAR, se nos envía nota y entregamos, con notas dichos requerimientos.







Ahora bien, lo que nos hace falta, es vaciar esa información, en un formato que tenga la figura de entrada y salida, para efectos de conocer un dato exacto de la Especies Municipales que tenemos. El Cual ya se está trabajando”.


Con relación a esta situación de los controles de las Especies Municipales, es primordial que el control es el generador de confianza, puede ser un cuadro, libro o formato, que les indique las entradas, salidas y saldo, para generar garantía de la Disponibilidad, que se tiene en un momento determinado. Observación no cumplida.

5. FALTA DE PROGRAMACIÓN ANUAL PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS.

Se determinó que la UACI no cuenta con un Programa Anual para la ejecución de proyectos o la compra de materiales de construcción. El Art. 16 de la LACAP, Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones, establece que: “Todas las Instituciones deberán hacer su programación anual de adquisición y contratación de Bienes, construcción de obras y contratación de servicios no personales, e acuerdo a su plan de trabajo y a su presupuesto institucional, la cual será de carácter público. A tal fin deberá tener en cuenta, por lo menos: f) La calendarización física y financiera de los recursos necesarios para su ejecución, los gastos de operación y los resultados previsibles, las Unidades responsables de su ejecución, las fechas previstas de iniciación y terminación de cada obra, las investigaciones de planes, los proyectos, especificaciones técnicas, asesorías, consultorías y estudios que se requieran, incluyendo los proyectos técnicos económicos que sean necesarios”.

Lo anterior se originó, debido a que no se le ha girado instrucciones precisas al Jefe UACI, para que se elabore la programación anual de compras o de proyectos.

En consecuencia, la deficiencia afecta la falta de Programación Anual en la Unidad de la UACI, hace que el Concejo Municipal no tenga a la mano, cuales Proyecto o Programas ejecutará en las Comunidad.


En nota de fecha 8 de octubre del 2018, el Jefe de UACI manifestó lo siguiente: “Que al momento de recibir la UACI de la Administración anterior, consta en el Acta de Entrega, que no se posee PROGRAMACIÓN ANUAL DE COMPRAS, para lo cual se ha estado trabajando, bajo los requerimientos de las Unidades solicitantes, para llevar a cabo las







actividades concernientes a los programas sociales, por otra parte, no se deslumbra la realización de proyectos de infraestructura.

Por el momento se está actualizando, los gastos de las liquidaciones parciales de los Proyectos Sociales, que son los que constan en el Presupuesto Municipal vigente, para ser adheridos a los gastos ejecutados desde enero al 30 de abril del presente año, para

así obtener los gastos anuales y elaborar la PROGRAMACIÓN ANUAL DE COMPRAS de no presentarse ningún inconveniente”.


Al referirnos a la Programación Anual, es un documento que en la Unidad de la UACI es vital que lo posea, ya que, bajo ese Instructivo o Manual, gira las acciones a tomar en el transcurso del año, puesto que se involucra la parte de Construcción de Obras, Programas Sociales y Contratación de Servicios no Personales de conformidad a su Plan de Trabajo de la Unidad y al Presupuesto asignado a dicha Unidad Administrativa. Observación no cumplida.

6. ACTUALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE INSTRUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Compramos que los Instrumentos Administrativos, que posee la Municipalidad,

datan desde el año de 2006, por lo tanto, los Instrumentos Administrativos, es

necesario sean actualizados e implementar otras, como lo son:

1. Plan Anual de Trabajo (Por Departamentos). 2. Normas Técnicas de Control Internas Específicas

3. Manuales Regulador del Sistema Retributivo para los Servidores Público.

Municipal.

4. Manual de Contratación y Selección de Personal.

5. Manual de Organización y Funciones y Descripción de Puestos

6. Manual de Inducción del Nuevo Personal

7. Manual de Inducción y Bienvenida de Personal

8. Manual de Evaluación al Desempeño

9. Manual de la Rotación del Personal

10. Código de Principios y Valores Éticos para los Empleados 11. Reglamento Interno de Trabajo 12 Reglamento y Código de Ética del Concejo Municipal 12. Manual de Recursos Humanos 13. Programa de Capacitación Anual.

14. Instructivo para el Manejo, Custodio y Control del Manejo del Fondo

Circulante de Caja Chica.







El Art. 1 de las NTCIE de la Municipalidad, Ámbito de Aplicación, establece que: “Constituye el marco básico que establece la Municipalidad de Santa Cruz Michapa, Departamento de Cuscatlán, aplicable con carácter obligatorio a sus empleados y funcionario”. Art. 28 de las NTCIE de la Municipalidad, Definición de Políticas y Procedimientos de los

Controles de Aplicación, establece que: “El Concejo Municipal, diseñará y aprobará los procedimientos de control que contribuyan, a ordenar los esfuerzos de los Unidades Organizativas, en el desarrollo de las actividades; así como, fortalecer el control------- interno Institucional, las políticas y procedimientos estarán contemplados, en el Manual de Organización y Descripción de Puestos y Reglamento Interno de Trabajo”. La deficiencia se originó, porque la Unidad de Recursos Humanos no realizado los trámites para actualizar e implementado la normativa interna, que son importantes para el quehacer diario Institucional. En consecuencias, los Instrumentos Administrativos, son de vital importancia para visualizar, las acciones correctivas que ejercerá el Concejo Municipal en su actuación. COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN En nota de fecha 8 de octubre del 2018, la Jefa de Recursos Humanos manifestó lo siguiente: “ ● En Secretaría existen Planes Anuales de Trabajo, presentados por algunas

Oficinas. ● Las Normas Técnicas de Control Internas Específicas, están del año 2006.

Actualmente se ha formado una Comisión para la actualización de las mismas. en base a los lineamientos girados, por la Corte de Cuentas. ● Manual Regulador del Sistema Tributario, Manual de Organización y

Funciones, Manual Descriptor de Puestos, Manual de Evaluación del Desempeño, Reglamento Interno de Trabajo, fueron aprobados en 2014, actualmente se está trabajando en la actualización de estos, con el apoyo de ISDEM.

● Manual de Contratación y Selección de Personal y Manual de Rotación de Personal, no existen, se hacen en base al criterio del Concejo Municipal.

● Manual de Inducción y Bienvenida de Personal y Manual de Inducción del Nuevo Personal, ha sido creado recientemente y está en espera de ser aprobado, por el Concejo Municipal.

● Código de Principios y Valores Éticos para los Empleados, Reglamento y Código de Ética del Concejo Municipal, no existen.

● Manual de Recursos Humanos, no existen. ● Programa de Capacitación, no existe.







● Instructivo para el Manejo, Custodia y Control del Manejo de Fondo Circulante de Caja Chica, sí hay uno que es que se utiliza”.

COMENTARIO DEL AUDITOR Al referirnos a los Manuales, Reglamentos, Instructivos, etc., que se utilizan para facilitar el quehacer diario, dentro de la Estructura Organizativa de las Unidades Administrativas; al tener a la mano estás normativas, para que las Jefaturas se sientes protegidos para tomar de decisiones precisas y de inmediato. Por lo que, El Concejo Municipal y Jefaturas, establecerán los Políticas conveniente y tenerlas para la consulta, con las Autoridades pertinentes. Observación no cumplida. 7. CARENCIA DE UN ORGANIGRAMA ACTUALIZADO Y APROBADO. Se determinó que la Alcaldía Municipal, no cuenta con un Organigrama Institucional actualizado y aprobado, por el Concejo Municipal de conformidad con su estructura organizativa actual. Al Art. 10 de las NTCIE de la Municipalidad, Estructura Organizativa, establece que: “El Concejo Municipal y Jefaturas, tendrán a su cargo la definición, delimitación y actualización de la estructura organizativa bajo su dirección, sin perder de vista el cumplimiento de los objetivos Institucionales; así como, la misión y visión” El Art. 21 de las NTCIE de la Municipalidad, Autorización y aprobación, establece que: “El Concejo Municipal y Jefaturas, establecerán por escrito los niveles de autorización y aprobación de acuerdo a la función y actividad a realizar, en coordinación con el Manual de Funciones y Descriptor de Puestos”. La deficiencia se originó, por la falta de una visión objetiva y un análisis de la estructura organizativa, que permita efectuar una actualización del Organigrama Institucional. En consecuencia, el Concejo Municipal no cuenta con la información del Recurso Humano actualizado, para contar con la toma de decisiones estructurales.


En nota de fecha 8 de octubre, la Jefa de Recursos Humanos, manifestó lo siguiente: “El Organigrama de la Municipalidad, se está trabajando en la actualización, junto con los Manuales, con el apoyo del ISDEM”.








La actualización del Organigrama Institucional, garantiza definir las ordenes entre los mandos superiores y medios, para separar sus funciones y actividades de cada uno que comprende el Recurso Humano. Observación no cumplida.

8. INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO SIN SU ACTUALIZACIÓN. Comprobamos que el Inventario de Bienes Muebles, que posee la Municipalidad no se encuentra actualizado, por lo que, al querer encontrar un Bien, es difícil su localización u ubicación de dichos Bienes. El Art. 22 de las Normas Técnicas de Control Interno Especificas (NTCIE),

Disposiciones Políticas y Procedimientos Sobre Activos, menciona que:

Establecerán Procedimientos que salvaguarden y conservan los activos de la

Institución y actividades a realizar, en coordinación con el Manual de Funciones y

Descripción de Puestos”.

De acuerdo a las Normas Sobre Inversiones en Bienes de Larga Duración de la

Dirección de Contabilidad Gubernamental, se consideran, como bienes

duraderos, aquellos que el costo unitario, es mayor a $ 600.00 (¢ 5,250.00), y

deberán registrarse como “Inversiones en Bienes de Uso”, y deberán

contabilizarse a valor de compra, más todos los gastos inherentes a la

adquisición, hasta que el bien entre en funcionamiento. A estos bienes deberán

aplicarle un porcentaje de depreciación de la forma que establece, la Norma de la

DGCG (Dirección General de Contabilidad Gubernamental)”.

El Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, la Norma

Sobre Inversiones en Bienes de Larga Duración, 1. Valoración de los Bienes de

Larga Duración, 3. Control Físico de los Bienes, establece que: “Las instituciones

obligadas a llevar contabilidad gubernamental, independiente del valor de

adquisición de los bienes muebles, deberán mantener un control administrativo

que incluya un registro físico de cada uno de los bienes, identificando sus

características principales y el lugar de ubicación donde se encuentran en uso,

todo ello en armonía con las normas de control interno respectivas”.

La deficiencia se originó, debido que él Encargado del Activo Fijo, debió haber

realizado una revisión física del Inventario de Bienes Muebles. Comunicarle al

Jefe de Contabilidad para que, se hiciera la corrección entre los inventario anterior

y actual.







En consecuencia, el Concejo Municipal al no tener los datos actualizados del

Inventarios de Bienes Muebles y tener conocimiento de la localización y ubicación

de los Bienes, propiedad Municipal.


En nota de fecha 8 de octubre del 2018, la Jefa de Activo Fijo manifestó lo siguiente: “Al respecto se está haciendo un levantamiento del Activo Fijo, estoy trabajando y finalizare en el mes de octubre del corriente año, en el cual tengo programado la entrega del inventario de los muebles en digital”.

COMENTARIO DEL AUDITOR.

Al respecto del Inventario de Bienes Muebles propiedad Municipal, con la revisión y la actualización, se tiene la seguridad que se va contar, con una herramienta importante, porque se tendrá la seguridad de contar, con un inventario al día.

Al mismo tiempo, poderle rendir datos actualizados al Área de Contabilidad, para hacer la conciliación de saldos, entre Activo Fijo y lo contable. Observación no cumplida.

9. FALTA DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MUNICIPAL.

Se determinó que la Municipalidad no cuenta con un Sistema Computarizado o Mecanizado, para el debido control de los contribuyentes del Municipio, sino que lo llevan en forma manual. Art. 27 de las NTCIE de la Municipalidad, Controles Generales de los Sistemas de Información, establece que: “El Concejo Municipal y Jefaturas, establecen procedimiento de resguardo de información de cada Departamento; así como, claves de acceso que permitan el monitoreo de cada uno de los equipos”. El Art. 105 del Código Municipal, establece que: “Los municipios conservarán, en forma debidamente ordenada, todos los documentos, acuerdos del Concejo, registro, comunicaciones y cualesquiera otros documentos pertinentes a la actividad financiera y que respalde las rendiciones o información contable para los efectos de revisión, con las Unidades de Auditoría Interna respectivas y para el cumplimiento de las funciones fiscalizadoras de la Corte de Cuentas de la República...”. La deficiencia se originó, porque la Unidad de Cuentas Corrientes y Catastro Municipal, con la adquisición de un Sistema Computarizado o Mecanizado, agilitaría la información del cobro de los contribuyentes y su control como tal. En consecuencia, el Concejo Municipal al obtener un Sistema Computarizado, tendrían la información de Cuentas Corrientes y catastral Municipal, a la mano para tomar las decisiones correctivas, con relación a los contribuyentes.







COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN En nota de fecha 8 de octubre del 2018, la Jefa de la Unidad de Cuentas Corrientes, manifestó lo siguiente: “En años anteriores, se les sugirió que instalarán un Sistema para el Cobro de Impuestos, pero no fue posible, ya que se hizo verbalmente, con el Jefe de la

UATM; anexo copia de la gestión que ha realizado, para que implantará un Sistema adecuado para el cobro de impuestos municipales, donde solo existe uno del Sistema de Agua del Proyecto del Cantón Buena Vista y Ánimas, donde no se puede realizar modificaciones, ya que el Técnico no dejo clave para hacerlo. Actualmente se necesita de un Recurso humano, para poder darle un mejor servicio a los contribuyentes, y poder así realizar un mejor desempeño en nuestras labores, ya que nos dificulta darle con rapidez, a los estados de cuentas, ya que no es responsabilidad de esta Unidad no tener un Sistema Computarizado para esta Entidad”.

Como resultado de los procedimientos aplicados, determinamos lo siguiente:

Se dio seguimiento a las Recomendaciones de Auditorías Anteriores, a la Auditoría denominada: “Informe de Auditoría Financiera a la Municipalidad de Santa Cruz Michapa, Departamento de Cuscatlán, por el período comprendido del 1 de enero del 2014 al 31 de diciembre de 2016”. Informe elaborado por Auditoría Externa.

“SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES

INFORME-01-01-2014/31-12-2016”.

RECOMENDACIÓN CUMPLIDA DEL SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA

ANTERIORES.

Recomendación No. 1. (Hallazgo Financiero cumplido).

Al Concejo Municipal.

Gire instrucciones al Contador Municipal para que, realice el ajuste contable que

corresponda, según normativa legal y técnica, a fin de contabilizar la reversión del


Al contar con un Sistema Computarizado para el cobro de Impuestos y Tasas Municipales, facilitaría la agilidad de los procesos del cobro de impuestos, basados en la información Institucional de los contribuyentes. Observación no cumplida.

V. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES.







monto duplicado, según lo observado. Recomendación cumplida. (Ver matriz en

anexo).

RECOMENDACIÓN NO CUMPLIDA DEL SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA ANTERIOR.

Recomendación No. 2 (Hallazgo de Control Interno no cumplido).


Gire instrucciones a la Encargada de Activo Fijo, para que lleve un ordenado

control de los Bienes Muebles. Además de hacer un levantamiento de Bienes,

Muebles, donde se verifique la ubicación y estado físico de dichos Bienes.

Instalaciones eléctricas y de bombeo en general, en monumento a la Santa Cruz, que incluye: 1 Bomba sumergible de 1.0 HP; 1 Bomba sumergible de 2.0 HP, con sus accesorios de instalación general; Sistema de Pararrayo y Sistema de Iluminación general.

Las instalaciones eléctricas funcionan, las Bombas están en muy mal estado y el Sistema de Iluminación en general está dañado.

Camión marca internacional, color blanco y verde, VIN No. 466hm2u2164223, placas C92597-2011-año 2008.

En la descripción que tiene el Área de Contabilidad, hay que corregirle el número de la placa de dicho camión, ya que en la descripción aparece, con el número de placa anterior.

Fotocopiadora Ricoh FT3813. Se desconoce la ubicación. Copiadora de oficio 2016, marca Ricoh, Serie No. K816mas6940370, con alimentador de originales, CD-S de instalación original.

Se desconoce la ubicación.

Equipo de aire acondicionado de 3 toneladas de 220 V.


Computadora marca, compaq, Serie CNC4350761, Modelo MV7500: CPU, Teclado, Ratón, Impresora, Bocinas.

Según los explicó la Encargado de Activo Fijo, con respecto a esta computadora, el Concejo autorizó que fuera descargada del Activo Fijo de la Municipalidad de acuerdo al Acta No. 1, Acuerdo No. 54 de fecha 04/01/2013. Al momento de revisar el Acta, solo se encontró que decía, que se autorizaba descargar un monitor, marca Compaq, color negro.

Computadora marca Compaq, Serie 145BA28TE576, Modelo C01054U: CPU, UPS, Teclado, Ratón, Impresora, Bocina.


Computadora Marca, Compaq, Serie 049ª69TDO93, Modelo 153722-005, UPS, Monitor, Teclado, Ratón, Impresor.


Computadora Marca HP DX 2300, Serie MXL7300k31, Procesador Pentium IV, 3.2 GHZ, Motherboard, con tarjeta, S/V Fax Modem, Memoria 2 GB DDRZ Disco Duro de 160GB, Lector DVD de 18X, Teclado, Mouse y Bocinas, Monitor LCD de 17”, Modelo VS17D, UPS de 600 VA, Mueble y Silla sin brazo, Licencia de Windows XP PROF, Licencia de Office 2007.


Art. 48 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República, establece que: “Las

recomendaciones de auditorías serán de cumplimiento obligatorio en la entidad u

organismo y, por lo tanto, objeto de seguimiento por el control posterior interno y

externo”.







La deficiencia se originó, porque el Jefe de Inventario de Activo Fijo, no realizó la

verificación física del Inventario de los Bienes Muebles, para asegurarse que no

ha sucedido ningún movimiento en los Bienes Muebles.

En consecuencia, la Recomendación resultante no cumplida, incrementando el

riesgo de que dicha observación, se convierta en reparo patrimonial.


En nota de fecha 19 de septiembre del 2018, la Jefa de Activo Fijo manifestó lo

siguiente: “Comprobado que la Municipalidad no lleva, controles adecuados de

los Bienes Muebles, ya que, al momento de hacer las verificaciones físicas,

algunos no se encontraban en las Unidades, a las que había sido asignada y en

otros casos se desconocía, la ubicación de algunos Bienes.

En este sentido y especificando la ubicación, lamento manifestarle que no se

encontró dichos Muebles, ya que mi persona nunca le entregaron oficialmente,

algunos documentos de donde, se puede ubicar los Bienes y solo me fue

entregada un Acuerdo Municipal, donde me dicen que soy la Nueva Encargada

de Activo Fijo, para esta nueva administración, por consiguiente, en lo que he ido

revisando en cada Unidad no he encontrado nada de lo que me solicitan”

COMENTARIO DEL AUDITOR.

Los Inventarios de Bienes Muebles, se debe de tener un especial cuidado,

puesto que las Autoridades Municipales, son garantes de que todo esté bien de

acuerdo a los controles establecidos.

La revisión periódica, es conveniente para asegurarse de que todo está en

orden, así como para informar a las Autoridades inmediatas de cualquier cambio

sucedido. Recomendación no cumplida. (Ver matriz en anexo)

VI. RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS.

Se recomienda el Concejo Municipal, lo siguiente:


1. Se recomienda que las cuentas corrientes bancarias, que aún no sean liquidado, se soliciten a la Institución Financiera pertinente, los saldos actuales para que sirva de parámetro y que no aparezcan, los saldos en las conciliaciones bancarias y en la Unidad de Contabilidad.







2. Se recomienda tener en consideración que la documentación de ingresos y

egresos, deben de enviarse de Tesorería a Contabilidad, dentro de los 10 días del mes siguiente. Asimismo, tener comunicación por escrito con las Cajas de Crédito, para que dicha Institución Financiera, envié la documentación de las cuotas descontadas dentro de los 5 primeros días del mes siguiente.

3. Se remienda que para una mejor seguridad de los fondos que manejan, la Tesorera, Fondo Circulante de Caja Chica, Colecturía, Refrendario de Cheques y Otros, deben de asegurarlos adquiriendo una póliza de garantía con una Casa Aseguradora, para no correr ningún riesgo en los fondos, valores, etc. en lo futuro.

4. Se recomienda que los controles internos establecidos, exclusivamente son para ordenar el quehacer diario y tener saldos disponibles en un momento determinado. Por lo tanto, debe de crearse un control de la Especies Municipales, como lo es: por medio de un Libro, control mecanizado, formatos u otro control, para un funcionamiento adecuado.

5. Se recomienda que para el funcionamiento adecuado de la Unidad de UACI, deberán de tener una Programación Anual de Compras o Proyectos a ejecutar.

6. Se recomienda la actualización o implementación de Manuales, Reglamentos, Instructivos y otras Normativas, para que se utilicen en las Unidades Administrativas de la Institución y facilite el quehacer dentro de la Estructura Organizativa de las Unidades de la Entidad.

7. Se recomienda la actualización del Organigrama Institucional, para garantizar y definir las órdenes entre los mandos superiores y medios, para que exista conocimiento de las responsabilidades, funciones y actividades a desarrollar, con el Recurso Humano.

8. Se recomienda que el Inventario de los Bienes Muebles propiedad de la Municipalidad, sea revisado y actualizado periódicamente, para tener la seguridad de contar con una herramienta importancia, con un Inventarios de Bienes Muebles actualizado.

9. Se recomienda contar con un Sistema Computarizado para el cobro de Impuestos y Tasas Municipales, para facilitar los procesos de cobro, calificación y cierres, basados en la información Institucional de los contribuyentes.

VII. CONCLUSIÓN

El presente Informe se refiere a la Evaluación del Sistema de Control Interno de la Municipalidad de Santa Cruz Michapa, se ha elaborado de conformidad con las Normas







de Auditoría Interna del Sector Gubernamental, emitidas por la Corte de Cuentas de la República y demás normativa legal aplicable.

VIII. PÁRRAFO ACLARATORIO.

El presente Informe contiene los resultados del Examen Especial a la Alcaldía Municipal de Santa Cruz Michapa, Departamento de Cuscatlán, período del 1 de mayo al 31 de agosto del 2018, y ha sido elaborado para informar a la Corte de Cuentas de la República, al Concejo Municipal y a los Funcionarios relacionados

Santa cruz Michapa, 19 de noviembre del 2018.

DIOS, UNION, LIBERTAD

AUDITOR INTERNO.

informe de examen especial a la evaluaciÓn del …

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