INFORME EXAMEN ESPECIAL FINANCIERO A CUENTAS POR COBRAR

CAPITULO I

INFORMACION INTRODUCTORIA Motivo del Examen

El Examen Especial en el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito se realizó con cargo al Plan de Control para el año 2007 de la Unidad de Auditoria Interna, y en cumplimiento a la Orden de Trabajo UAI-CB-DMQ- 02-2007 de 27 de junio de 2007. Objetivos del Examen Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas

Establecer la razonabilidad del saldo de Cuentas por Cobrar Alcance El Examen Especial Financiero a Cuentas por Cobrar se realizó por el período comprendido desde el 1 de enero de 2003 hasta el 31 de diciembre de 2006, a excepción de Cuentas por Cobrar IVA, en razón de que la Unidad Metropolitana de Auditoria Interna realizó el análisis esta cuenta en la Auditoria de Gestión al Cuerpo de Bomberos del DMQ. Base Legal El primero de abril de 1944 se fundó el Cuerpo de Bomberos de Quito bajo la dependencia del Ministerio de Bienestar Social y Trabajo. Mediante Decreto Ejecutivo No. 1560 de 1 de diciembre de 1999, publicado en Registro Oficial 336 de 10 de los mismos mes y año se transfiere al Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, el Cuerpo de Bomberos y las atribuciones que en relación con la materia y conforme a la Ley de Defensa Contra Incendios, venía ejerciendo el Ministerio de Bienestar Social.

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A través de la Ordenanza de Institucionalización publicada en Registro Oficial 175 de Octubre 2 de 2000 el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito se constituye como una entidad de derecho público, descentralizada, con autonomía administrativa, operativa, financiera y personería jurídica propia conforme a la Ley, adscrito al Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Mediante la Ordenanza Metropolitana No. 114 sancionada por el señor Alcalde el 2 de febrero del 2004 y publicada en Registro Oficial 295 de 18 de marzo del 2004 se reforma la Ordenanza de Institucionalización. Las operaciones administrativas y financieras ejecutadas por el Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito se fundamentaron entre otras, en las siguientes disposiciones legales: Ley Orgánica de Administración Financiera y de Control Ley Orgánica de Régimen Municipal Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento Ley de Defensa Contra Incendios y su Reglamento Ley de Régimen para el Distrito Metropolitano Ley de Contratación Pública y su Reglamento Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento Reglamento de Facturación Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención Reglamento General de Bienes del Sector Público Manual General de Administración y Control de los bienes del Sector Público. Estructura Orgánica

La estructura orgánica del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito tiene los siguientes niveles jerárquicos: . Nivel directivo:

Directorio conformado por el Alcalde o su delegado, quien lo presidirá; dos concejales designados por el Concejo Metropolitano y sus respectivos suplentes; el Director Metropolitano de Seguridad

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Ciudadana o su delegado; el Administrador General y el Comandante General de Cuerpo de Bomberos con voz informativa, sin derecho a voto.

. Nivel Ejecutivo:

La Comandancia General del CB-DMQ, la cual será responsable de cumplir y ejecutar las políticas, directrices y resoluciones emanadas por el Directorio y el Alcalde Metropolitano.

. Nivel Operativo:

En este nivel se ubican:

Unidad Operativa de Prevención y Control de Emergencias y Desastres, constituida por las diecisiete compañías de bomberos que se detallan a continuación:

Compañía No. 1 “Coronel Martín Reinberg” Compañía No. 2 “Coronel Angel Jarrín” Compañía No. 3 “Comandante Carlos Gálvez” Compañía No. 4 “Cabo Bolívar Cañadas” Compañía No. 5 “Capitán Vinicio Loiza” Compañía No. 6 “Cabo Pablo Lemus” Compañía No. 7 “Suboficial Juan Cruz Hidalgo” Compañía No. 8 “Suboficial José Hidalgo Luna” Compañía No. 9 “Cabo Luis Molina” Compañía No.10 Checa Compañía No.11 El Tingo Compañía No.12 “Eugenio Espejo” Compañía No.13 “Parque Metropolitano” Compañía No. 14 “Comandante Salomón Cevallos” Compañía No. 15 “Comandante Jorge Cabrera” Compañía No. 16 Guamaní Compañía No. 17 Guayllabamba

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Unidad de Formación de Bomberos Unidad de Apoyo Administrativo

Objetivos Atender las llamadas de auxilio que se produjeran en el Distrito Metropolitano de Quito durante los 365 días del año y 24 horas al día para socorrer en incendios, inundaciones, incendios forestales, rescates, atención prehospitalaria y otros. Funcionarios Principales (Anexo 1)

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CAPITULO II

RESULTADOS GENERALES Seguimiento de recomendaciones Del seguimiento realizado al cumplimiento de las recomendaciones relacionadas con el presente examen, emitidas por la Dirección Metropolitana de Auditoria mediante informe 2003-11-AUDI, y de la Unidad de Auditoria Interna del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito en sus Informes 01-UAI-CBDMQ-2006 y 2007-03-UAI-CB-DMQ, se estableció que de cinco recomendaciones emitidas, tres se cumplieron, una no es aplicable y dos se hallan parcialmente cumplidas, por lo que se vuelven a citar, con el fin de que sean consideradas conjuntamente con las constantes en el presente informe. Informe 2003-11-AUDI Auditoria de Gestión al Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito Al Jefe Financiero, Contadora y Tesorero: Recomendación 96.- Aperture las cuentas por cobrar a nombre de los servidores que se presentan en el anexo 2, por pagos en exceso de los subsidios de Educación y por Carga Familiar; así como por gastos de representación y residencia. Adicionalmente, en razón de que el análisis se realizó a base de una muestra determinada, procederán a realizar la revisión respectiva de éstos pagos del resto de servidores a fin de establecer las diferencias y proceder al descuento respectivo. Estado Actual: Parcialmente cumplida Se registraron y recaudaron los valores de los cuales la Auditoria Interna Metropolitana determinó a los responsables; sin embargo, de los valores que constan en forma global no se pudieron aperturar las cuentas por cobrar, ni recaudar los valores correspondientes, de estos últimos, tampoco solicitaron a la Dirección Metropolitana la información pertinente.

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Informe 2006-01-UAI-CB-DMQ Examen Especial Operativo Financiero al Cuerpo de Bomberos del DMQ Al Comandante General: Recomendación 6.- Dispondrá al Jefe Financiero se depure los registros contables con la finalidad de establecer los saldos reales que adeudan los servidores por concepto de anticipo de sueldo y los periodos de vencimiento, a base de los documentos sustentatorios del pago y los descuentos correspondientes en roles de pago. Con estos saldos depurados se proceda a la recuperación inmediata. Estado Actual: Parcialmente cumplida Se esta realizando la depuración del saldo de anticipos pero no se ha terminado esta labor en su totalidad, porque no existe información de los 2000 y 2001. No se cumplió con los artículos 77 numeral 1 literal c) y numeral 3 literales b), c) y h) y 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado que disponen:

Art. 92.- Recomendaciones de auditoría.- “Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado”. Art. 77. Máximas autoridades, titulares y responsables.- “Los Ministros de Estado y las máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanadas de su autoridad. Además se establecen las siguientes atribuciones y obligaciones específicas:

1. Titular de la entidad: a) ... b) ... c) Colaborar y disponer la colaboración del personal a su cargo con las autoridades

gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas en las recomendaciones de auditoria.

...

3. Autoridades de la Unidad Financiera y servidores: a) ... b) Vigilar la incorporación de los procesos específicos de control interno, dentro del sistema

financiero;

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c) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero; d) ...”

Lo comentado originó que mantengan saldo de cuentas sin depurar y se produce por la falta de información de años anteriores. CONCLUSION La falta de cumplimiento parcial de una recomendación constante en el Informe 2003-11-AUDI de la Dirección Metropolitana de Auditoria Interna y el incumplimiento de una recomendación del Informe 2006-01-UAI-CB-DMQ de la Unidad de Auditoria Interna del Cuerpo de Bomberos, ocasionó que se mantenga el saldo de Cuentas por Cobrar sin depurar. RECOMENDACION Al Comandante General 1. En conocimiento de las recomendaciones constantes en informes emitidos por la Dirección

Metropolitana de Auditoria y por la Auditoria Interna del Cuerpo de Bomberos, dispondrán su cumplimiento a los funcionarios y empleados a los que están dirigidas, a fin de corregir las deficiencias establecidas y mejorar la administración de la Institución.

Información que proveen los Registros Contables Del análisis realizado a los registros contables del rubro de Cuentas por Cobrar se observó que el sistema automatizado SINFO, en el cual se generaba la información financiera de la Entidad hasta el 2006, presenta inconsistencias, como por ejemplo que el saldo de la cuenta Anticipos de Sueldo del Balance de Situación al 31 de diciembre del 2006 es de USD$ 2.044,59; sin embargo, la suma de los saldos de los mayores analíticos es de USD$ 2.589,34, existiendo una diferencia de USD$ 544,75, que corresponde al anticipo de un servidor. Este sistema tampoco provee seguridad en la modificación de datos, pues permite efectuar cambios en cualquier período económico, sin dejar ninguna evidencia de lo realizado.

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Además, se comprobó que no se trasladaron por medio del sistema automatizado los saldos finales de un ejercicio económico como iniciales del siguiente período económico, sino que se ingresó manualmente la información por lo que estos son diferentes, tal es el caso del saldo de anticipo de sueldos de un servidor cuyo saldo final al 2003 fue de USD$ 600,00 y el saldo inicial al 2004 fue USD$ 280,00. Se observó que no se imprimieron los registros contables de todo el período examinado, manteniéndose solo respaldos magnéticos; sin embargo, al finalizar el examen se perdió parte de la información del período económico 2006. Esta situación se produjo porque se cambio de sistema contable informático y la Unidad de Sistemas no consideró necesario mantener respaldos del sistema anterior; sin embargo, la Unidad de Contabilidad cerró el ejercicio 2006 en marzo 2007 y tampoco requirió de Sistemas obtengan los respaldos correspondientes. No se observó la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 2.2.21.2 “Mantenimiento de documentos y registros” que dispone:

2.2.21.2 Mantenimiento de documentos y registros.- “Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de Contabilidad en las instituciones del Sector Público, se los mantendrá y conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años. Los documentos relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o debidamente referenciados. Los archivos de la documentación contable son propiedad de cada ente financiero y no serán removidos de las oficinas correspondientes, sino de acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes legítimas de autoridad competente. La documentación fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad estarán disponibles, en cualquier momento, para fines de auditoria”.

Lo comentado originó que no se cuente con información contable confiable del grupo de Cuentas por Cobrar, oportuna y respaldada por los documentos sustentatorios pertinentes; se produjo porque las contadoras de cada período no imprimieron los libros contables y los Jefes Financieros no les requirieron la presentación de estos registros. Además, no se obtuvieron respaldos magnéticos porque no se coordinó con la Unidad de Sistemas para la obtención de los mismos. CONCLUSION

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La información contable del grupo cuentas por cobrar no es completa y confiable porque el sistema automatizado SINFO presenta inconsistencias y no provee seguridades en las modificaciones, no se mantienen registros impresos, tampoco se sacaron respaldos magnéticos de los últimos movimientos del período 2006. RECOMENDACION Al Jefe Financiero: 2. Dispondrá a la Contadora imprima los registros contables que respaldan la información presentada

en los Estados Financieros de la Institución. De igual manera se archiven los documentos ordenados, foliados y numerados para su fácil ubicación y verificación posterior.

Al Jefe de Sistemas: 3. Dispondrá se obtengan periódicamente, respaldos magnéticos de los datos ingresados en el

sistema contable y los mantendrá archivados y resguardados para ser utilizados en caso de ser necesario para el respaldo de las operaciones financieras.

Procedimientos de registro y control de Anticipos de sueldos

Del análisis realizado a los registros contables se observó que se registran dos cuentas por cobrar a nombre del mismo servidor, anticipos de un servidor a nombre de otro, valores que no corresponden a anticipos de sueldo sino a otros conceptos. También, que no se registran los descuentos efectuados que constan en roles. A partir del ejercicio económico 2005 se realizaron análisis de las cuentas, se efectuaron ajustes y reclasificaciones, pero en ningún caso se sustentaron con los documentos de respaldo, por lo que el equipo de auditores internos realizó su análisis y ubicó los sustentos correspondientes. Mediante resolución 003 del 24 de enero del 2005 el Directorio de la Institución aprobó el Instructivo para la concesión de anticipos con cargo a las remuneraciones de los servidores del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito, el mismo que no se encuentra actualizado porque no

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concuerda con lo que dispone el Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público en lo relacionado con montos y niveles de autorización. Se debe manifestar que no se cumplió con el procedimiento descrito en el Instructivo, ni tampoco el establecido en la Ley, ya que se solicita la autorización de los anticipos de sueldo al Jefe de Apoyo Administrativo o al Comandante General y no al Jefe Financiero. Para el control de la recaudación de los anticipos de sueldo se ha dispuesto a la servidora que realiza el registro contable que mantenga otro registro en hoja electrónica, en el que conste el nombre del servidor, valor del anticipo, valor de los descuentos y plazo. A base de este último registro comunica al servidor que elabora los roles el valor que debe ser descontado a cada servidor. Al final de cada mes realiza la conciliación entre los dos registros. Esta situación no permite tener una adecuada segregación de funciones. Lo comentado se originó porque la Contadora en funciones hasta el ejercicio económico 2004 no aplicó correctamente las cuentas contables, ni efectúo análisis periódicamente sobre la cuenta anticipos y el Jefe Financiero no supervisó su labor. No se observó lo que disponen las Normas de Control Interno 210-02 “Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental”, 210-04 “Documentación de respaldo y su archivo”, 140-02 “Separación de funciones incompatibles”.

210-02 TITULO: ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.- ... “La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que: ... Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en período correspondiente.” 210-04 TITULO: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO.- “Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoria, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis. ...

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Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria tales como: ingresos de caja, comprobante de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que deben ser archivados en orden cronológico y secuencial y se mantendrán durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes. ...”

140-02 TITULO: SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES.- “La máxima autoridad de cada entidad tendrá cuidado al definir las tareas de las unidades y de sus servidores, de manera que exista independencia y separación de funciones incompatibles, tales como: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones de los recursos financieros; esto permitirá y facilitará una revisión y verificación oportuna evitando el cometimiento de errores o actos fraudulentos. ...”

Criterio de los servidores Con oficio Nro. 88-08-JF-CB-DMQ de 1 de Abril de 2008 el Jefe Financiero señaló lo siguiente: Por recomendación de Auditoria se asignó al Tesorero para que maneje el control de anticipos, pero le

retiramos esta función debido a que se encontró varios errores al momento de conciliar las cuentas, por

ello que para el 2008 se designó a la señora Asistente Financiero 1. El área financiera no cuenta con

personal suficiente por lo que tenemos que optar por la asignación de funciones a la persona que más

conocimientos tenga, realizando eso sí, conciliaciones y constataciones periódicas de supervisión por

parte de la Contadora.

Al respecto, lo manifestado por el Jefe Financiero no modifica el comentario, ya que el funcionario esta señalando que al realizar servidores diferentes las labores de control y de conciliación se pudieron detectar errores.

CONCLUSION Los procedimientos ejecutados para el registro y control de los anticipos de sueldo presentaron debilidades que no permitieron un adecuado manejo de la cuenta Cuentas por Cobrar Anticipos de Sueldo.

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RECOMENDACION Al Jefe Financiero: 4. Dispondrá que el registro de control sobre la recuperación de los anticipos de sueldo a base del

cual se requiere al servidor que realiza los roles de pago los descuentos correspondientes lo realice otro servidor diferente de quien realiza el registro contable y conciliación entre los dos registros.

Al Director de Talento Humano: 5. Dispondrá se realicen las modificaciones necesarias al Instructivo para la concesión de anticipos

con cargo a las remuneraciones de los servidores del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito a fin de que se mantenga concordancia con el Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público.

Saldo de la cuenta anticipos de sueldo Según el Balance de Situación Financiera la cuenta anticipos de sueldo al 31 de diciembre del 2006 tiene un saldo de USD$ 2.044,59 pendientes de recuperar, constituido por algunos anticipos de una antigüedad de más de cinco años, que no han sido resueltos. Tampoco el Jefe Financiero ha presentado informes semestrales en los que consten en forma detallada los conceptos, valores por cobrar y las gestiones realizadas para hacerlos efectivo antes de que opere la caducidad o prescripción de la acción legal. Del movimiento de la cuenta efectuado por Auditoria se determinó que el saldo es de USD$ 1.770,00 por lo que se propusieron los ajustes correspondientes (Anexo Nro. 3). No se observó las Normas de Control Interno 240-01 “Análisis y confirmación de saldos” y 240-02 “Conciliación y constatación” y 240-03 “Eliminación de saldos no resueltos” que disponen:

240-01 TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.- “ Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente por el encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del área

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financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas. Los problemas encontrados serán resueltos o superados dentro del tiempo razonable, para impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores” ... En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.”

240-03 TITULO: ELIMINACION DE SALDOS NO RESUELTOS.- “Se eliminarán de los registros contables, los saldos de las cuentas cuyos activos no se hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido sin solución definitiva durante los cinco años anteriores, a menos que la ley señale otro plazo. El Director Financiero o quien haga sus veces, presentará para fines de control a la máxima autoridad de la entidad, a la Contraloría General del Estado y a la Unidad de Auditoria Interna, donde ésta exista, informes semestrales en los que consten en forma detallada los conceptos, valores por cobrar y las gestiones realizadas para hacerlos efectivo antes de que opere la caducidad o prescripción de la acción legal. Los informes serán presentados los meses de junio y diciembre de cada año, los mismos que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el asiento de eliminación correspondiente, se utilizará como contrapartida la respectiva cuenta de Patrimonio. ...”

Lo comentado se produjo porque el Jefe Financiero, en funciones hasta el 2004, no efectúo el control de los anticipos concedidos. Tampoco el Jefe Financiero, quien le reemplazó realizó un análisis periódico para determinar la morosidad y antigüedad del saldo de las cuentas, en las que se incluye a los anticipos de sueldo. CONCLUSION Según el Estado Financiero al 31 de diciembre del 2006 el saldo de la cuenta Cuentas por Cobrar por Anticipos de Sueldo es de USD$ 2.013,44; sin embargo, del movimiento realizado por Auditoria el saldo corresponde a USD$ 1.770,00. RECOMENDACION Al Jefe Financiero

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6. Dispondrá al servidor responsable del control de los anticipos envíe el detalle de los servidores que deben ser descontados por los valores que mantienen pendientes de pago.

7. Efectuará análisis periódicos de los valores pendientes de cobro a fin determinar las gestiones de

cobro, la morosidad y solicitar su cancelación oportuna. Registro contablemente de la Cuenta por Cobrar Cooperativa De acuerdo al mayor analítico el saldo de la Cuenta por Cobrar Cooperativa, antes de traspasarlo a la cuenta Cuentas por Cobrar Años Anteriores al 31 de diciembre del 2006, es de USD$ 13.065,23 y corresponde a los siguientes valores establecidos por la Dirección Metropolitana de Auditoria Interna: USD$ 6.780,00 que adeudaba el Club de Administración de los servidores de la Institución y USD$ 6.280,00 el Jefe Financiero. Del movimiento realizado por Auditoria sustentado en la documentación de soporte, se determinó que el Club de Administración ha cancelado la totalidad de la deuda y el Jefe Financiero tiene un saldo de USD$ 200,00; sin embargo, dichos valores no se registraron contablemente. Tampoco se registró el préstamo de USD$ 1.000,00 concedido al Jefe Financiero, por lo que se propusieron los ajustes pertinentes (Anexo Nro. 4). Lo comentado originó que no se cuente con un saldo real de la cuenta Cuentas por Cobrar Cooperativa, y se produjo porque la Contadora en funciones hasta el 2004 no realizó el registro contable correspondiente. Tampoco el Jefe Financiero realizó un análisis de la cuenta por su antigüedad. No se observó la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 2.2.1.8 “Períodos de contabilización”, ni la Norma de Control Interno 240-01 “Análisis y confirmación de saldos” que disponen:

2.2.1.8 Períodos de contabilización.- “Los hechos económicos se deberán contabilizar en la fecha que ocurran, dentro de cada período, de acuerdo con las disposiciones legales y prácticas comerciales de general aceptación en el país. No se anticiparán o postergarán las anotaciones, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el Catálogo. ...”

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240-01 TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.- “ Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente por el encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del área financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas. ... En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.”

CONCLUSION Según el Estado Financiero al 31 de diciembre del 2006 el saldo de la cuenta Cuentas por Cobrar Cooperativa es de USD$ 13.065,23; sin embargo, del movimiento realizado por Auditoria el saldo corresponde a USD$ 200,00, la diferencia se originó porque no se registró contablemente un préstamo otorgado al Jefe Financiero y los valores pagados por los servidores, por lo que se propusieron los ajustes correspondientes a fin de regularizarlo. RECOMENDACION Al Jefe Financiero 8. Dispondrá a la Contadora que registre los hechos económicos en la fecha que ocurran, dentro de

cada período y en las cuentas correspondientes de acuerdo al Catálogo General de Cuentas. Cuentas por Cobrar por contribución predial de cero punto quince por mil El Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito por mandato de la Ley de Defensa contra Incendios tiene derecho a recibir la contribución predial del cero punto quince por mil, este impuesto lo recauda el Municipio, en calidad de agente de retención. De conformidad al saldo de los Estados Financieros al 31 de diciembre del 2006, Cuentas por Cobrar Impuestos tiene el saldo de cero, en el Balance de Sumas y Saldos se refleja que se generó la cuenta por cobrar por USD$ 1’997.090,00 y se deposito la misma cantidad.

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Mediante oficio DMF-2037 del 15 de Junio de 2007 la Directora Metropolitana Financiera manifestó que se han recaudado USD$ 2’852.704,50, de los cuales se han transferido USD$ 1’997.090,00, existiendo un saldo pendiente de USD$ 855.614,50, que no se consignó en los registros contables, por lo que se propuso el ajuste correspondiente (Anexo Nro. 5). No se observó la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 2.2.1.2 “Derechos Monetarios” que dispone:

2.2.1.2 Derechos monetarios.- “Los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios, independientemente de su recepción inmediata o futura, se reconocerán en la instancia del devengado y serán registrados debitando las cuentas 1 del subgrupo Cuentas por Cobrar, de acuerdo con la naturaleza de la transacción; las contra cuentas tendrán asociación presupuestaria, a efecto de registrar la ejecución de los ingresos del Presupuesto. En los derechos monetarios que se generen simultáneamente, en el mismo acto, la instancia del devengado y la recaudación, será igualmente obligatorio registrar ambas instancias”.

Lo comentado se produjo porque no se solicitó información a la Dirección Financiera Metropolitana del Municipio de Quito, sobre los valores que se recaudan, cuando se genera el derecho, sino que se registra en cuentas por cobrar únicamente el valor del depósito, lo que no permitió presentar el saldo real de esta cuenta. HECHO SUBSECUENTE Con fecha 6 y 7 de agosto del 2007 el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito transfirió a la cuenta del Cuerpo de Bomberos, el valor adeudado por concepto de la contribución predial del cero punto quince por mil, pendiente por el año 2006. CONCLUSION No se registro contablemente el valor de USD$ 855.614,50 por concepto de los ingresos del cero punto quince por mil del impuesto predial, que cobra el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, en calidad de agente de retención. RECOMENDACION

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Al Jefe Financiero: 9. Solicitará a la Dirección Metropolitana Financiera mensualmente, información sobre los valores

recaudados por concepto de los ingresos del cero punto quince por mil del impuesto predial y dispondrá a la Contadora realice el registro correspondiente.

Al Comandante General: 10. Solicitará por escrito al Tesorero Municipal realice mensualmente la transferencia de los valores

recaudados por el Municipio, por concepto del cero punto quince por mil del impuesto predial. Valores adeudados por Alerta Uno S.A. El Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano celebró el 17 de agosto del 2004, un contrato con la Empresa Alerta Uno S.A. para la provisión de vestuario y prendas de protección individual para el personal operativo. El pago de este contrato se lo realizó mediante carta de crédito por el valor total del mismo, sin considerar los valores que la empresa debía asumir, como gastos bancarios, la contribución del 1% para la Contraloría General del Estado, la Procuraduría General del Estado y la Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología. Mediante oficio 21-07-CB-DMQ de 17 de noviembre de 2007 el Jefe Financiero nos informó que la citada compañía mantiene pendiente de pago el valor de USD$ 7.565,91 por los conceptos citados en el párrafo anterior. Se debe manifestar que no se han renovado la garantía de fiel cumplimiento y la otorgada para garantizar la emisión de la carta de crédito, además tampoco se ha procedido a liquidar el contrato. Mediante oficios 129-UAI-CB-DMQ de 12 de noviembre 2007, 136-2007-UAI-CB-DMQ de 10 de diciembre 2007 y 014-2008- UAI-CB-DMQ de 18 de enero del 2008 se le comunicó sobre estos asuntos al Gerente General, sin que se haya recibido ninguna contestación.

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En lo relacionado con el registro contable se observó que se contabilizó el monto adeudado en cuatro cuentas diferentes: Apertura Cartas de Crédito, Anticipo Proveedores, Fondos de Reposición y Maquinaria y Equipo. Además, que la contribución del 1% no está registrada. Para regularizar estas cuentas se propuso los ajustes correspondientes (Anexo Nro. 6).

No se observó el artículo 111 del Retenciones de la Codificación de la Ley de Contratación Pública y el 8 del Reglamento Sustitutivo para Registro de Contratistas Incumplidos y Adjudicatarios Fallidos, Registro de Contratos, Registro de Garantías de Contratos y Régimen de Excepción, que disponen:

Art. 111.- Retenciones.- “El Estado o las Entidades contratantes retendrán del anticipo, y de cada planilla descontando el anticipo la contribución señalada en el artículo anterior. ...”

Art. 8.- RENOVACION DE GARANTIAS.- “Cinco días antes del vencimiento de las garantías señaladas en la Codificación de la Ley de Contratación Pública, la entidad contratante solicitará al contratista su renovación. De no haber renovación, la entidad hará efectiva la garantía”.

Lo comentado se originó porque el Tesorero de la Institución no solicitó la renovación correspondiente, tampoco informó al Comandante General del particular para que solicite la efectivización de la garantía y ocasionó que no se puedan recuperar los valores pendientes de pago. Además, el registro contable en varias cuentas se debió a que la Contadora no conocía sobre la responsabilidad de la citada empresa de conformidad con el contrato. CONCLUSION La Empresa Alerta Uno mantiene un saldo pendiente de pago de USD$ 7.565,91 por concepto de costos que debía asumir por el contrato para la provisión de vestuario y prendas de protección individual para el personal operativo, que no se pudo cobrar porque se pago el valor total del contrato mediante carta de crédito y no se renovaron las garantías correspondientes. RECOMENDACION Al Tesorero:

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11. Solicitara la renovación de las garantías presentadas, hasta la liquidación del contrato, en caso de no ser renovadas informará al Comandante para que se proceda a la solicitud de efectivización de las garantías.

Saldo de Fondos de Reposición La cuenta de mayor general Fondos de Reposición esta constituida por varias cuentas auxiliares, de las cuales se presentaron las siguientes observaciones:

Se realizaron ajustes para cargar al gasto las cuentas por cobrar de un servidor que no aprobó un Curso de Ingles contratado con el Instituto Wall Street, por un monto de USD$ 460,00, por lo que se propusieron los ajustes correspondientes. Además, la empresa contratista se comprometió a capacitar a veinte y cuatro servidores; sin embargo, lo hicieron únicamente a veinte y tres, razón por la cual el equipo de auditores requirió información al respecto, la Gerente del Instituto mediante oficio sin número de 29 de enero del 2008, manifestó que el cupo esta pendiente para ser ocupado por quien designe el Cuerpo de Bomberos.

Lo comentado se produjo porque no existe un seguimiento de la aprobación de los cursos a los que asiste el personal y origina que se desconozca cuando un servidor no aprueba.

En la cuenta Cuentas por Cobrar a cargo del Ex Jefe de Mantenimiento se registró el valor de

USD$ 1.540,99 sustentado en el Memorando 291CG-CB-DMQ de 21 de marzo del 2005 suscrito por el Comandante General.

Al respecto, en el citado oficio se señala que se le responsabiliza al servidor por el costo de la publicación de una aclaración de la convocatoria de remate de vehículos de la Institución, que fue necesaria realizar, porque en la primera incluyó la Autobomba American LaFrance motor L228, modelo 1947, que no tenía autorización de remate. Sin embargo, se verificó que el Directorio de la Institución autorizó el remate de dicho automotor, por lo que se propone el ajuste correspondiente.

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En la cuenta Cuentas por Cobrar Cheques Devueltos se registró el valor de USD$ 320,00, en el mes de agosto del 2005, por un cheque girado a nombre de la Institución por la venta de chatarra y protestado por la falta de un sello para que lo efectivicen. Este cheque se le devolvió al comprador el 22 del mismo mes y año, en razón de que estaba pendiente de liquidar los valores a cobrar por la venta de chatarra, quedando en USD$ 76,00, valor que depositó. Este particular no se comunicó a la Unidad Financiera. Tampoco se encontró evidencia de que se haya realizado un seguimiento de esta cuenta por cobrar, por lo que se mantiene en la misma condición. Se propuso el ajuste correspondiente.

El equipo de auditores propuso los ajustes correspondientes para regularizar los saldos (Anexo Nro. 6). Las situaciones comentadas se originan porque la Contadora no realiza un análisis de los saldos que se arrastran a fin de depurar las cuentas y que reflejen el saldo real.

No se observó la Norma de Control Interno 210-05 “Oportunidad en el Registro de los Hechos Económicos”, que dispone:

210-05 TITULO: OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONOMICOS.- “Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a partir de la cual serán elaborados los reportes y los estados financieros de la entidad. ...”

CONCLUSION Algunas de las cuenta auxiliares de la cuenta Fondos de Reposición no presenta saldos reales por lo que se han propuesto los ajustes correspondientes para regularizarlos. RECOMENDACION

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Al Jefe Financiero 12. Dispondrá al servidor encargado de elaborar los roles de pago ejecute la gestión de cobro, por los

valores adeudados por los servidores a la Institución. Al Director de Talento Humano 13. Dispondrá se efectúe el seguimiento de los cursos a los que asisten los servidores de la Institución

a fin de verificar su aprobación, o caso contrario, se informará al servidor responsable del área financiera, a fin de que ejecute las acciones de cobro.

El movimiento de la cuenta se presenta adjunto al presente informe en Anexo Nro. 2. Atentamente, CPA Ing. Lenin Chasi Jurado AUDITOR INTERNO JEFE DEL CB-DMQ