impacto en la aplicación de la factura electrónica 1
TRANSCRIPT
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 1
PROYECTO DE GRADO
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 2
Impactos en la Aplicación de la Factura Electrónica en la Empresa Primero en Ventas
S.A.S
Gisselle Katherine Triana Ulloa
Gloria Esperanza Angarita Correa
Sandra Milena Prieto Zorro
Cristian Pérez Tafur
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:
Profesional en Contaduría Publica
Tutor (a): Rubén David Salazar
Título: Contador Público, Especialista en Ciencias Tributaria
Línea de Investigación: Dirección Estratégica
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ciencias Empresariales
Contaduría Pública
Bogotá, Colombia
2016
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 3
Agradecimientos
Agradecemos primeramente a Dios por habernos permitido llegar hasta este punto, a nuestros
padres por ser un pilar fundamental en nuestra vida, a nuestros hermanos por el apoyo
incondicional, a la empresa Primero en ventas S.A.S, por permitirnos obtener y validar
información para el desarrollo del trabajo de investigación, a los profesores que nos
acompañaron en las diferentes etapas y a la Fundación Universitaria Unipanamericana por
formarnos como profesionales.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 4
Declaración
Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se han
respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma
forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por
tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los
autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del trabajo de
investigación titulado Impacto en la Aplicación de la Factura Electrónica en la Empresa Primero
en Ventas S.A.S, siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo,
sus autores y otros.
Investigadores (estudiantes y profesores):
Nombres Firma Digital
Giselle Triana Ulloa
Gloria Esperanza Angarita Correa
Sandra Milena Prieto Zorro
Cristian Pérez Tafur
Profesor: Rubén David Salazar Medina Firmado en original
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 5
Resumen
Tal como la factura impresa, la factura electrónica es utilizada por el comprador y vendedor
como un comprobante que soporta transacciones económicas, dando cumplimiento a las
exigencias legales y facilitando niveles de eficiencia. Este trabajo está basado en determinar el
impacto que puede generar la implementación de la factura electrónica en la empresa Primero en
Ventas S.A.S, por lo cual, en este proceso se emplean instrumentos como entrevistas, evaluación
de los procesos, comprensión de normas y análisis e interpretación de la información, con el fin
de cuantificar y cualificar la aplicación, analizando las necesidades, ventajas y desventajas que
traería esta adopción. Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el Decreto
2242 de 2015, reglamentó las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura
electrónica con fines de masificación y control fiscal, por lo cual es importante prever que en
algún momento, este tipo de facturación puede llegar a ser obligatorio.
Palabras Claves: Factura electrónica, impacto, masificación, proveedores tecnológicos.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 6
Abstract
As printed invoice, the electronic invoice is used by the buyer and seller as proof that supports
economic transactions, fulfilling with legal requirements and is facilitating efficiency levels. This
work is based on determining the impact which can generate the implementation of electronic
invoicing in the company Primero en Ventas S.A.S, in this process used interview in the different
areas involved and assessment processes, understanding of standards and analysis, and
interpretation of the information, in order to quantify and qualify the application, analyzing the
needs, advantages and disadvantages that would bring this adoption. For his part the Ministerio
de Hacienda y Crédito Público with Decree 2242 of 2015, it regulated the conditions for issuing
and interoperability of electronic invoicing with purposes of massification and fiscal control
since it is important to anticipate that at some point, his type of billing may become mandatory
Keywords: Electronic bill, impact, massification, technology providers
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 7
Contenido
Planteamiento de la pregunta o problema de investigación ..........................................................9
Pregunta problema ...................................................................................................................9
Objetivo general ......................................................................................................................9
Planteamiento del problema .....................................................................................................9
Introducción .............................................................................................................................. 11
Descripción de la empresa ..................................................................................................... 12
Justificación .............................................................................................................................. 13
Objetivos................................................................................................................................... 14
Objetivo General ................................................................................................................... 14
Determinar los impactos que se generarían en la implementación de la facturación electrónica
en la empresa Primero en Ventas S.A.S ................................................................................. 14
Objetivos Específicos ............................................................................................................ 14
Estrategias ............................................................................................................................. 14
Marco conceptual ...................................................................................................................... 15
Marco Teórico........................................................................................................................... 18
Marco legal ............................................................................................................................... 20
Resultados ................................................................................................................................. 27
Flujograma de Facturación en la empresa Primero en ventas SAS .......................................... 27
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 8
Flujograma de Facturación Electrónica incorporado a la empresa Primero en ventas SAS ..... 28
Implicaciones técnicas. .......................................................................................................... 29
¿Cómo funciona el sistema de facturación en Primero en Ventas? ......................................... 29
Facturación ............................................................................................................................ 29
¿Cómo funciona con la factura electrónica? ........................................................................... 30
Integración Software Helisa GW y Factura Electrónica .......................................................... 32
Implicaciones Económicas ..................................................................................................... 35
Proyección ............................................................................................................................. 38
Incidencia de la factura electrónica en el control interno de la empresa .................................. 39
Preguntas y análisis. .............................................................................................................. 40
Ventajas de la implementación de la factura electrónica en la empresa Primero en Ventas SAS
respecto al desarrollo de su actividad económica. .................................................................. 42
Conclusiones ............................................................................................................................. 46
Recomendaciones ..................................................................................................................... 49
Referencias bibliográficas ......................................................................................................... 50
Anexos ...................................................................................................................................... 52
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 9
Planteamiento de la pregunta o problema de investigación
Pregunta problema
¿Qué impactos generaría la implementación de la facturación electrónica en la empresa
Primero en Ventas SAS?
Objetivo general
Determinar los impactos que se generarían en la implementación de la facturación electrónica
en la empresa Primero en Ventas S.A.S
Planteamiento del problema
En el desarrollo de su actividad económica, las empresas se ven en la necesidad de incorporar
e implementar diferentes mecanismos de control que les permita agilizar y facilitar las labores
diarias. De igual manera las diferentes leyes, normas y decretos hacen que las empresas se vayan
adaptando a las diferentes situaciones y cambios, con el fin de cumplir con la normativa en
vigencia.
Como parte del Plan Nacional de desarrollo previsto para el periodo 2015 a 2018, el Gobierno
busca incorporar en las empresas el uso de la facturación electrónica, lo cual es evidenciado en el
Decreto 2242 de 2015 por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e
interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 10
De acuerdo al decreto 2242 de 2015, esta forma de facturación inicialmente será exigida a las
empresas que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales seleccione, sin embargo las
empresa o personas que por voluntad propia decidan expedir la factura electrónica no tienen
algún tipo de restricción para poder hacerlo. Teniendo en cuenta que la factura electrónica es el
soporte de la venta, es importante resaltar la evolución que ha desarrollado el mundo de la
tecnología puesto que al incorporar este tipo de facturación, está facilitando los procesos
logísticos de la empresa, y a la vez le brinda a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
un mecanismo que le facilita ejercer control en las empresas.
Por tal motivo se ha decidido determinar el impacto que trae consigo este mecanismo de
facturación en la empresa Primero en Ventas S.A.S, perteneciente al sector de servicios, con el
fin de evaluar las diferentes implicaciones y conocer la importancia que tiene para la empresa,
teniendo en cuenta que en algún momento este tipo de facturación puede llegar a ser obligatorio
para todas las entidades, como también señalar la conveniencia de su aplicación.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 11
Introducción
En Colombia existe desde hace poco tiempo la opción de que las empresas puedan operar con
el mecanismo de la factura electrónica, lo que implica soportar las operaciones con un medio de
control, donde se integran actividades comerciales, financieras y legales, por lo que se provee
que la obligatoriedad de adopción para la aplicación podría darse en poco tiempo, siendo un reto
para las empresas, el automatizar y actualizar los procesos respecto al manejo de los documentos
de los bienes y/o servicios ofrecidos.
Por lo anterior, los medios electrónicos son una herramienta utilizada para implementar y
adoptar nuevas formas de comercialización, permitiendo así, contar con información sobre la
gestión de los negocios en forma directa. De esta manera, se pretende determinar los impactos
que se tendría en la empresa Primero en Ventas S.A.S, si llegara implementar la factura
electrónica. Para esto, se realizan entrevistas, análisis de las implicaciones técnicas, comparación
de procesos, e identificación de las ventajas y desventajas.
De hecho, hay que tener en cuenta que la facturación electrónica es un proceso que se ha
venido implementando de forma eficaz en diferentes países, como Chile, Brasil y México, donde
les ha permitido mejorar el control tributario. Mientras estos países utilizan la factura electrónica,
en Colombia se utiliza el sistema tradicional de emisión en papel, y aunque a la fecha el sistema
tributario no exige la implementación de la factura electrónica, la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, realizó el lanzamiento del Plan Piloto, con la participación de 59 empresas
voluntarias de diversos sectores de la economía para evaluar las condiciones técnicas y
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 12
funcionales, por lo cual es conveniente que las demás empresas se preparen y vayan conociendo
los impactos de la adopción.
Descripción de la empresa
Primero en ventas SAS es una empresa dedicada a la atención del sector de la construcción e
inmobiliario. Ha sido creada para prestar sus servicios en el área de las obras civiles, en busca de
lograr satisfacer permanentemente las expectativas de calidad y servicio, liderando el desarrollo
de los sectores en que participa; mediante la permanente inversión de esfuerzos y recursos
humanos en base a los recursos tecnológicos y necesidades actuales del mercado generando un
compromiso de calidad, dentro de un marco de reciprocidad y rentabilidad que garantice su
permanencia.
La empresa se enfoca en los servicios de:
Diseño: Arquitectónico, estructural, eléctrico e hidráulico.
Construcción: Bodegas industriales, proyectos institucionales, vivienda y hospitalario.
Infraestructura: Acueducto, alcantarillado, redes eléctricas y redes de comunicaciones
Urbanismos: Vías asfaltadas, vías en adoquín, andenes.
Arriendo y administración de inmuebles.
Venta de bodegas.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 13
Justificación
El problema actual de las compañías es el no conocer a fondo el tema de facturación
electrónica y verla como un mecanismo que genera una inversión para su implementación sin
analizar todas las implicaciones, las ventajas y desventajas que podría traer para las empresas.
Aunque para algunas entidades puede llegar a ser un tema totalmente desconocido, la Dirección
de impuestos y aduanas nacionales DIAN, habla que tarde o temprano esta modalidad se va a
volver de carácter obligatorio y por ahora está llevando a cabo pruebas pilotos con empresas
voluntarias, para que así se pueda impulsar y dar a conocer la facturación electrónica como una
forma de organización y control.
En la empresa Primero en Ventas SAS, se genera facturación a computador de la forma
tradicional cumpliendo con la normatividad establecida, pero hasta el momento no se tiene claro
cuál sería el impacto que tendría si ésta debe optar por la aplicación de la factura electrónica, la
problemática de esta compañía es el desconocimiento acerca del tema, no tener presupuestada la
inversión de esta aplicación, no tener claridad de cuáles podrían ser los pro y los contra de esta
modalidad, si se cuenta con los sistemas tecnológicos adecuados y como debe llevar a cabo el
paso a paso para realizar la implementación, lo cual evidencia la realidad de muchas empresas
Colombianas que carecen del conocimiento requerido para implementar este tipo de facturación,
que ya se encuentra en marcha en varios países.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 14
Objetivos
Objetivo General
Determinar los impactos que se generarían en la implementación de la facturación electrónica
en la empresa Primero en Ventas S.A.S
Objetivos Específicos
1. Identificar los procesos de facturación que actualmente lleva la empresa Primero en
Ventas S.A.S., y los procesos que debería adoptar si realizara la implementación de la
facturación electrónica.
2. Comparar las implicaciones técnicas y económicas que afrontaría la empresa para la
implementación.
3. Establecer las incidencias de la factura electrónica en el control interno de la empresa.
4. Reconocer las ventajas de la implementación de la factura electrónica en la empresa
Primero en Ventas S.A.S respecto al desarrollo de su actividad económica.
Estrategias
Elaborar los diagramas de flujo de los procesos de facturación con el fin de evidenciar los
cambios en el proceso de la facturación tradicional y la facturación electrónica.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 15
Realizar una comparación que permita mostrar las implicaciones técnicas y económicas que
afrontaría la empresa para la implementación de la factura electrónica.
Elaborar una entrevista al revisor fiscal de la empresa con el fin de determinar el manejo del
control interno en el área de facturación.
De acuerdo a la información obtenida a través de la entrevista, se hará un análisis de las
ventajas que traería la implementación de la facturación electrónica en la empresa.
Marco conceptual
En el trabajo de investigación se emplean los términos expuestos en la cartilla de
socialización del proceso de factura electrónica, que presentan el nuevo modelo conceptual que
ha propuesto la DIAN para masificar la factura electrónica en Colombia.
(http://www.dian.gov.co/feriaservicios/documentos/Impulso_y_masificacion_de_la_Factura_Ele
ctronica_en_Colombia.pdf).
Facturación Electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o
servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en
medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos
y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su
autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de
conformidad con lo establecido en el decreto, incluidos los documentos que la afectan como son
las notas crédito.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 16
Formato de Factura Electrónico: La DIAN está definiendo un formato estándar de
facturación XML, que beneficia la interoperabilidad entre los obligados a facturar y los
adquirentes.
Facturadores Electrónicos: Voluntarios y seleccionados por la DIAN
Voluntarios: Obligados a facturar por el Estatuto Tributario y no obligados a facturar por el
Estatuto Tributario, que opten voluntariamente por hacerlo electrónicamente.
Seleccionados: Obligados a facturar seleccionados por la DIAN
Proveedor Tecnológico: Es la persona natural o jurídica, autorizada por la DIAN, que presta
a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes, cuando unos u otro así lo
decidan, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición (generación y
entrega), recibo, aceptación o rechazo y/o conservación de la factura electrónica.
Firma Digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica: Podrá pertenecer:
Al obligado a facturar electrónicamente.
A los sujetos autorizados en su empresa.
Al proveedor tecnológico, con manifestación expresa del obligado.
Obligado a facturar electrónicamente: Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito
del Decreto 2242/2015 y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones
establecidas en el mismo. Recuperado de:
http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 17
Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación
de exigir factura o documento equivalente. Recuperado de:
http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html
XML: Es el Lenguaje de Marcas: (Extensible Markup Language), el cual permite la
organización y el etiquetado de documentos y es una adaptación del estándar. Recuperado de:
http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html
Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Corresponde a un valor alfanumérico
obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento con datos de factura, que adicionalmente
incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales. Recuperado de:
http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html
ERP: (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un
conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una
empresa. Un ERP debe de contar con la propiedad de vincularse a un sistema de facturación
electrónica para que de esta forma en el momento de generar una venta en el sistema se genere el
documento correspondiente a la facturación electrónica. Recuperado de: http://www.sistema-
erp.net/erpfacturacionelectronica.htm
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 18
Marco Teórico
La palabra factura viene del latín que significa creación resultado de un trabajo hecho. La
palabra latina factura viene del verbo facere que significa “hacer”. Está formado por el participio
factus (hecho) más el sufijo –ura que indica una actividad o el resultado de esa actividad.
Tomado de (http://es.slideshare.net/keymil/la-factura-25072403). Cada procedimiento en las
compañías tiene gran importancia y requiere de un manejo impecable, es por esto que a medida
que avanza la tecnología se va transformando los procesos, en donde se establece una mayor
organización lo cual optimiza la labor diaria. Los avances tecnológicos permiten manejar todo
con tan solo un clic, lo cual se evidencia en la implementación de la factura electrónica, que
agiliza y facilita toda la operación del área de facturación de las empresas y permite un mayor
control tributario, según Jorge Alberto Reyes, “a través del tiempo la impresión de facturas y
comprobantes era la mejor forma de tener control de las operaciones de la compañía, pero esto
no era del todo bueno debido a que tener una cantidad de archivo físico genera gasto en
impresiones y da mala presentación de información tributaria”.
Para Mario Pérez Villeda (2014) “El éxito de la integración es lograr la automatización de la
recepción, verificación, flujo de aprobación, notificaciones y pago de las facturas. Un modelo
integrado genera ahorros importantes para las empresas dependiendo el país, numero de facturas
y proveedores”
Se puede decir que la implementación de la factura electrónica de acuerdo a esta opinión
puede contribuir con la compañía para mejorar el servicio y optimizar recursos siempre y cuando
esta logre estar conectada con todos los departamentos de la compañía.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 19
La Dirección de impuestos y aduanas nacionales de Colombia argumenta que la factura
electrónica da eficiencias en la economía, puesto que disminuye los costos en el papel y en lo
físico, mejora los procesos de negocios, tiene mayor seguridad en las operaciones realizadas, Y
contribuye con el cuidado del medio ambiente.
El viceministro de hacienda colombianos también dio su punto de vista en el que recalca que
con esta modalidad la información se va a poder tener en tiempo real y se va a poder hacer
análisis más reales de cómo se encuentra cada sector de la economía en el país, mientras que el
ministerio de comercio le apuesta más a que la factura electrónica pueda ser un título valor y le
sirve a los empresarios que están empezando ya hacer crecer sus negocios.
En algunas partes del mundo este sistema ya es manejado como obligatorio y de acuerdo a las
necesidades que esta presenta cada uno este va mejorado su técnica.
La factura electrónica tiene su implementación y manejo a través del internet el cual es la
unión de todas las redes del mundo, permitiendo así que la empresa contando con otros requisitos
pueda desarrollar sin problema su actividad comercial.
De acuerdo a la posiciones dadas a conocer a cerca de este nueva forma de facturar, la factura
electrónica es un hecho y aunque para algunas empresas sea algo totalmente desconocido, tarde
que temprano se debe llevar a cabo, para brindar una mejor transparencia en la información
reportada a la dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 20
Marco legal
La factura más que un documento, se ha convertido en un soporte fundamental de las
transacciones que se realizan a diario en la compra y venta de bienes tangibles o intangibles, al
igual que en la adquisición de servicios, por sus efectos de valor que esta posee, cada país tiene
una reglamentación sobre esta, así como su definición, contenido mínimo, y condiciones legales.
Para Colombia la factura se encuentra definida en el código de comercio en su artículo 772 “La
factura es un título valor (…)” (Decreto 410 de 1.971). De tal modo que para Colombia, la
factura corresponde legalmente a un derecho literal de valor y con veracidad de su contenido, de
esta manera como el comprador podrá exigir lo bienes o servicios descrito en la factura así como
el vendedor a exigir el pago de valor facturado.
La compañía PRIMERO EN VENTAS se encuentra obligado a expedir factura de venta de
acuerdo a los requerimientos del estatuto tributario en los artículos 511 y 615, por cual debe
cumplir con todos los lineamentos legales para expedir este tipo de documento.
La factura debe cumplir con unos requisitos mínimos para que pueda contener su derecho legal,
el cual se encuentra contemplado desde dos puntos de vista, en el derecho comercial y en el
derecho fiscal; en el derecho comercial debe cumplir con los requisitos que se encuentra en el
artículo 774:
1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de
mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada
dentro de los treinta días calendario siguiente a la emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de
quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 21
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la
factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso.
A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura. (...)
(Decreto 410 de 1.971)
Para que la factura tenga validez desde punto fiscal debe cumplir con los requisitos
enunciados en el estatuto tributario en su artículo 617
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en
entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Estatuto tributario, decreto
624 de 1989)
Empezamos a hablar de factura electrónica cuando el artículo 616-1 de estatuto tributario lo
señala como un documento de igual equivalencia o de derecho al mismo, al igual que otros
documentos “Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 22
registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que
señale el Gobierno Nacional”. Antes de noviembre del 2015, se ha venido implementando la
factura electrónica como una opción de facturación por el cual se han dado instrucciones de
procedimientos y algunas reglamentaciones en la materia, el decreto 1094 del 1.996 reglamento
el artículo 616-1 del Estatuto tributario por el cual da define responsables de trasmisión de la
factura y le da soporte legal de manera fiscal a la factura electrónica, junto a esta norma sale el
decreto 1165 del 1.996 que reconoce a la Factura electrónica como documento equivalente a la
factura para soportar el intercambio de bienes o prestación de servicios.
Por disposiciones de la ley 527 de 1.999 da definición y reglamento el acceso y uso al
intercambio en los mensajes de datos, el comercio electrónico y de firmas digitales, por medio de
este y el cumplimiento de este decreto, da validez jurídico y valor suficiente a la información
trasmitida de manera electrónica, sin tener que acudir a médicos físico comprobatorio.
El gobierno decide ampliar los términos, responsabilidades, terceros, criterios y aplicación al
igual de la reglamentación de la factura electrónica, el cual lo realizo bajo el decreto 1929 de
2007, cumpliendo con las características de la ley 962 de 2.005 para uso de la factura electrónica,
dicho en el artículo 26 “la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando
cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su
expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad
tecnológica”.
En todo caso la factura electrónica tendrá la misma validez y deberá obedecer con los mismos
cumplimientos de la factura de venta, para el cumplimento de esto la dirección de impuesto
emite una resolución en el año 2.007, con el siguiente contenido, “Por medio de la cual se
establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 23
otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, y se adecúa el sistema técnico de
control”. (Resolución 14465 de 2.007)
El gobierno colombiano en el presente lleva alrededor de más de 10 años mencionando y
diseñando mecanismo para la adopción de la factura electrónica, del cual muchos países de la
región como Chile, Perú y Ecuador ya se encuentra implementados de los cuales se ha
presentado resultados positivos en diferentes aspectos como operatividad, agilidad y mayor
dinamismo de las operaciones comerciales de las empresas; en especial en el aspecto del control
de la evasión fiscal, es por esto que en el año anterior en el mes de noviembre en el 2.015 para el
uso de esta modalidad de factura aprueba el decreto 2242 .
“(…) establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con
fines de masificación y control fiscal, así como los sectores base para la selección de los sujetos
que serán obligados a facturar electrónicamente y las personas que voluntariamente apliquen a
esta forma de facturar; los requisitos para la autorización de quienes presten servicios como
proveedores tecnológicos y los presupuestos para los adquirentes que reciban la factura en
formato electrónico (…)” (Consideraciones Resolución 000019, Dian, 2016).
Es claro que la DIAN, ha visto en la factura electrónica el medio de mejorar y controlar los
aportes de los contribuyes y el pago de impuestos, además de la ayuda a combatir la evasión de
impuesto, y ha acelerado este proceso, emitiendo las normatividades pertinentes a la factura de
modo electrónico.
La más reciente normatividad con relación a la factura electrónica la ha emitido la Dirección
de Impuesto y Aduanas Nacionales (DIAN) como ente regulador y responsabilidad delegada por
el gobierno en el artículo 19 del 2242 la operatividad para la funcionalidad plena de la factura
electrónica. Y en cumplimento de lo anterior prescribe un sistema técnico de control para la
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 24
factura electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben
agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen
otros aspectos en relación con la factura electrónica (Resolución 000019, Dian, 2016).
Para la empresa Primero en Ventas, en el ejercicio de su actividad comercial se encuentra la de
la actividad inmobiliaria, en el desarrollo de esta actividad la empresa actúa como agentes y/o
corredores inmobiliarios para compra o venta, también se da la modalidad de alquiler de
inmuebles propios o de terceros. En el caso de terceros, se maneja por medio de contratos
llamado contrato de mandato; el código civil se pronuncia sobre este en el siguiente término “El
mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se
hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera” (Art 2142, Código civil). Esta modalidad
es común en el sector inmobiliario o de agencia finca raíz.
Para los contratos de mandatos el decreto 2242 del 2.015 señala lo siguiente
1. los contratos de mandato, facturas deben ser expedidas en todos los casos por
mandatario. En consecuencia:
Si el mandante es elegido por la DIAN para facturar electrónicamente o lo es en forma
voluntaria, el mandatario deberá facturar en forma electrónica. Tal efecto, deberá surtir el
procedimiento de habilitación respectivo y cumplir las disposiciones del presente Decreto.
Facturas electrónicas deberán permitir diferenciar operaciones relacionadas con el mandante las
del mandatario.
Si el mandante seleccionado por DIAN o voluntario para expedir factura electrónica, por su
parte, factura además operaciones en forma directa, también deberá adelantar el respectivo
procedimiento de habilitación y cumplir las disposiciones de decreto.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 25
Cuando el mandatario sea el sujeto elegido por la DIAN para facturar electrónicamente o
decida hacerlo voluntariamente, debe facturar en forma electrónica. Los mandantes por los
cuales actúa, si facturan además operaciones por su cuenta, lo harán en forma electrónica si son
obligados de acuerdo con el ámbito de decreto, o por las demás formas facturación vigentes, si
ese el caso. (Art 11, Decreto 2242 del 2.015)
De acuerdo a la norma si Primero en Ventas actúa como mandatario de persona natural o
jurídica a facturar electrónicamente estará obligado y acogerse a la norma y disposiciones de la
facturación electrónica.
Al tratarse la factura electrónica de un documento equivalente a factura de venta cualquier
procedimiento que la afecte en su forma deberá siempre estar reglamentado bajo marco
normativo sobre el cual se encuentra creado. Para comprender mejor la trayectoria por la que ha
sufrido la adopción de la factura electrónica a continuación se adjunta cuadro de la evolución del
ámbito legal.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 26
NORMA CONCEPTO
ART 774 CODIGO DE
COMERCIO Requisitos de la factura y contenido para su valor comercial
ART 617 ESTATUTO
TRIBUTARIO Requisitos de la factura y contenido para su valor fiscal
ART 616-1 ESTATUTO
TRIBUTARIO Equivalencia de la factura electrónica
Decreto 1094 DE 1.996 Define responsables de trasmisión de la factura y le da soporte legal
de manera fiscal a la factura electrónica
Decreto 1165 DE 1.996 Reconoce a la Factura electrónica como documento equivalente a la
factura
LEY 527 DE 1.999 Trasmisión de la información por medio de mensaje de datos como
soporte valido y comprobatorio
Art 26 Ley 962 del 2.005 Expedición, aceptación y archivo de la factura electrónica
Decreto 1929 de 2.007 Ampliación los términos, responsabilidades, terceros, criterios y
aplicación al igual de la reglamentación de la factura electrónica
Resolución 14465 de 2.007
Establece las características y contenido técnico de la factura
electrónica y las notas crédito, además de otras disposiciones
relevantes
Decreto 2242 del 2.015 Reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la
factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
Resolución 000019 del 2016
Dian
Reglamentación técnica al Decreto 2242. Procedimientos y
cumplimiento de requisitos entre otros aspectos, como el uso de
firma digital.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 27
Resultados
Flujograma de Facturación en la empresa Primero en ventas SAS
NO
SI
NO
SI
INICIOSOLICITUD DE
FACTURA
APROBACIÓN / REVISIÓN
DE FACTURA
SE ENVIA FACTURA
SE ANULA FACTURA
SE RECIBE COPIA CON SELLO Y FIRMA
DE RECIBIDO
ELABORACIÓN DE FACTURA
SE ARCHIVA FACTURA
FIN
ACEPTACIÓNDEL CLIENTE
SE ANULA FACTURA
FIN
FIN
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 28
Flujograma
de Facturación Electrónica incorporado a la empresa Primero en ventas SAS
SI
INICIOSOLICITUD DE
FACTURA
GENERACIÓN DE FACTURA
FORMATO XML
APROBACIÓN DE FACTURA
INGRESO DE INFORMACIÓN DE LA FACTURA A LA NUBE
DEL OPERADOR
ACEPTACIÓN/RECHAZO
POR PARTE DEL CLIENTE
SE ARCHIVA EN LA
PLATAFORMA
FIN
NO SE REALIZA FACTURA
ELABORACIÓN DE FACTURA EN HELISA
RECEPCIÓN - PROCESO DE ACUSE DE RECIBIDO A TRAVES DEL ERP O E
MAIL AL CLIENTE Y ENTREGA A LA DIAN
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 29
Implicaciones técnicas.
Para la empresa Primero en Ventas, es importante determinar las modificaciones que debería
adoptar el sistema contable de la empresa al momento de la implementación de la factura
electrónica, estableciendo si el mismo, puede ser adaptado para la elaboración de la factura
electrónica de acuerdo a sus requerimientos, puesto que en la actualidad cuenta con un módulo
de Gestión de ventas, el cual se encuentra parametrizado y totalmente enlazado con toda la
información contable de la empresa, lo cual permite la emisión de balances y demás informes
financieros de manera adecuada y precisa.
¿Cómo funciona el sistema de facturación en Primero en Ventas?
En la actualidad la compañía Primero en Ventas utiliza un sistema de información llamado
Helisa GW el cual contiene los módulos contables y adicionalmente maneja también el módulo
de facturación el cual funciona de la siguiente manera según información obtenida de la página
virtual de la empresa Proasistemas quien suministra y desarrolla este sistema informático.
Facturación
Mediante la asociación de perfiles del cliente, del vendedor, de la entidad que vende y de los
productos o servicios a vender, determina automáticamente los impuestos, bases, tarifas, ICA,
descuentos por línea, por montos, a pie de página, y además, puede incluir información adicional
necesaria para el tratamiento legal del documento, y que se preestablecen cuando se define el
formato a utilizar
Cuando se termina de elaborar una factura, tendremos, un asiento en contabilidad plenamente
balanceado, un vendedor con su liquidación, un inventario descargado, una cuenta por cobrar en
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 30
cartera y en fin, todo el entorno del dato generado por la factura disponible para ser evaluado.
Pone al día el libro Informe fiscal de ventas diario.
Fija y obedece límites a la negociación con topes fijados en la confección del perfil del operador.
(Recuperado: http://helisa.com/gestion-de-ventas.php)
¿Cómo funciona con la factura electrónica?
El grupo de investigación realizo una entrevista con uno de los proveedores informáticos ya
autorizados por la DIAN para poder operar o funcionar como proveedor, para el ejercicio y
desarrollo de la Factura electrónica, esta compañía se llama EDICOM el cual es una compañía de
origen española el cual cuenta con experiencia en el desarrollo de este sistema en otros países, el
cual ya se encuentra preparado para funcionar en el país, actualmente este operador cuenta con
más de 15.000 clientes en más de 65 países con sede en 8 de estos, también es el proveedor
número 1 en México, país pionero y de mayor trayectoria en la factura electrónica en América.
De acuerdo a la información obtenida por los representantes del operador en la entrevista se
llegó a una explicación de cómo sería la integración del sistema que tendría la factura electrónica
con el sistema actual de facturación en este caso para Primero en Ventas con el software Helisa
GW, el cual se encuentra representado en la siguiente grafica facilitada por el operador.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 31
Fuente imágenes: Presentación Grupo Edicom
Condiciones de hardware y conectividad solicitados por Edicom (Proveedor tecnológico)
para la implementación
Los requisitos HW y de conectividad para los puestos de cliente que accedan a la aplicación
EDIWIN en modalidad ASP son:
Un PC compatible con IBM con un procesador PENTIUM IV a 1GHz, o superior.
Disco Duro con 1 Gb de espacio libre mínimo.
Un Mouse o algún dispositivo señalador compatible.
Pantalla, VGA o compatible con una resolución mínima de 800x600
512 Megabytes de memoria de acceso aleatorio (RAM).
Windows 2000 o superior.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 32
Navegador de internet Firefox, Chrome o Internet Explorer 7 (recomendamos Firefox 5 o
superior) para el acceso por interfaz Web a Ediwin.
Máquina virtual de Java (ORACLE) instalada (JRE 1.6 o superior)
En cuanto a la conectividad, se requiere de un acceso a internet con un ancho de banda
mínimo de 256 Kbps (o superior en caso de transferencias de archivos de integración de gran
tamaño).
Si emplea un Router, firewall, proxy o demás software/hardware que gestione puertos deberá
comunicárnoslo previo a la instalación y tener en cuenta que Ediwin requiere tener abiertos en
salida los siguientes puertos:
Puerto TCP 9020 (en salida): Para las transferencias seguras de archivos
Puerto TCP 80 (en salida): Para la actualización automática del adaptador
Puerto TCP 443 (en salida): Para navegación WEB segura por https
Puerto TCP 25 (en salida): Para los correos de alarmas de error de scripts
Integración Software Helisa GW y Factura Electrónica
De acuerdo con el proveedor tecnológico, el sistema de facturación electrónico en cuanto a la
operatividad, puede ser funcional directamente en la nube desde la dirección web, pero generaría
doble actividad ya que posteriormente tendría que ingresarse la información de la factura
realizada a sistema Helisa GW, pero como solución que ofrecen los proveedores tecnológicos en
una captación de la información, a través de instalación puertos el cual pueda tomar la
información de la factura realizada en el sistema ERP en este caso HELISA GW y poderlo subir
en la nube del proveedor, para asignar el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y desde
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 33
allí de acuerdo a la modalidad, (Vía correo, sistema factura electrónica, o físico) hacer la entrega
al cliente, y envió a la DIAN).
Como conclusión de la integración e implicaciones técnicas que pueda tener la adopción de la
factura electrónica, la compañía Primero en Ventas no tendrá mayor impacto técnico, ni cambios
drásticos que pueda afrontar, de modo que solo tendría que dar acceso a la información de las
facturas realizadas por el sistema instalado y utilizado por la compañía, al proveedor tecnológico
para que esta pueda ser cargado a la nube, adicionalmente como este sistema se maneja por
medio de la red virtual (Internet), la compañía no deberá perder la conexión de la misma, por tal
motivo debe contar siempre con el servicios de internet, el cual actualmente ya cuenta la
compañía.
En el caso de alguna falla técnica o perdida de la conexión del servicio de Internet, o caída de
la plataforma, la DIAN en la resolución 000019 del 24 de FEB del 2016 dispones las medidas en
caso en que se llegare a sufrir esta situación el cual permite a la compañía a expedir factura por
talonario en el cual la numeración estará autorizada por la DIAN en el momento de tramitar la
autorización de resolución de facturación electrónica; Adicional en esta misma resolución la
DIAN establece que para que la factura electrónica cumplan con su veracidad y autenticidad
deben contener una firma digital el cual deberá ser tramitada por la compañía Primera en Ventas.
Para darle una mejor lectura a las implicaciones técnicas que conlleva la integración de la
factura electrónica al sistema de información que actualmente maneja la compañía se adjunta
cuadro comparativo en el cual se podrán evidenciar algunos cambios.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 34
SISTEMA TECNICO
FACTURACION POR
COMPUTADOR
SISTEMA TECNICO FACTURACION
ELECTRONICA
SOFTWARE HELISA GW SOFTWARE HELISA GW
MODULO FACTURACION MODULO FACTURACION
CREACIÓN CLIENTE Y PERFIL CREACIÓN CLIENTE Y PERFIL
ELABORACIÓN FACTURA ELABORACIÓN FACTURA
LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS
ASOCIADOS
LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS
ASOCIADOS
INTEGRACIÓN CON EL MODULO
CONTABLE
INTEGRACIÓN CON EL MODULO
CONTABLE
CONEXIÓN VIA WEB SERVICES IP
PUBLICA HTTPS
* ESTE PROCESO SE REALIZA
UNA SOLA VEZ
CONFIGURACIÓN EN APERTURA DE
PUERTO PARA LA LECTURA WSDL Y
EXTRAR LA INFORMACIÓN EN XML
EN EL SERVIDOR DE PRIMERO EN
VENTAS PARA CONECTAR CON EL
SERVIDOR DEL PROVEEDOR *
TRASFERENCIA BAJO PROTOCOLO
FTP (ARQUITECTURA CLIENTE
SERVIDOR *
INICA EL PROCESO DE FACTURA
ELECTRONICA
Conexión servicio de internet
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 35
Implicaciones Económicas
Cada vez que se van a realizar cambios para la compañía desde cualquier ámbito se crea una
preocupación sobre los costos que hay asociados a este, en el caso de la factura electrónica, se
encuentra que existe la intervención de un tercero, el cual sería el operador tecnológico que va
facilitar la plataforma para el proceso de la factura electrónica.
Pero para realizar una evaluación de costo beneficio, se debe evaluar cuantos son los costos
asociados que actualmente la empresa invierte en todo el proceso de generación de la facturación
hasta la entrega al cliente final. Para obtener este dato se realizó una entrevista al Contador
Público encargado del área financiera y contable, al cual se le indicó que tuviera en cuenta los
siguientes segmentos, con el fin de evaluar los valores que la empresa designa para llevar a
cabo el proceso de facturación desde su elaboración hasta el retorno de la factura al archivo de la
empresa.
PROCESO ACTIVIDAD
ENVIO
ENVIO DE LA FACTURA POR MENSAJERO FISICO A NIVEL LOCAL
(COSTO PROMEDIO)
ENVIO DE LA FACTURA FISICO A NIVEL NACIONAL (COSTO
PROMECIO)
IMPRESIÓN
PAPEL (ORIGINAL Y COPIA)
TINTA
ENERGIA UTILIZADA POR LA IMPRESORA
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
INVOLUCRADO
AUXILAR CONTABLE O DE FACTURACION
ASISTENTE ADMINISTRATIVA (GESTION DE ENVIO DE FACTURAS)
ARCHIVO ESPACIO FISICO DE ALMACENAMIETO m2
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 36
La respuesta que se obtuvo fue la siguiente:
PRECIO POR CADA
FACTURA
PROMEDIO
FACTURACION
MENSUAL
TOTAL COSTO DE
FACTURACION
26.000 40 1.040.000
Para comparar los costos actuales de la facturación con los costos en los que se incurriría si
se adoptara la factura electrónica en la empresa Primero en Ventas, se decide realizar cotización
con Edicom una de las empresas referente y mejor posicionadas como proveedor tecnológico en
factura electrónica, la cual suministra información del proceso de acuerdo a las necesidades y
características de la empresa. El resultado fue el siguiente:
Costo de implementación pago única vez a excepción de los servicios de la aplicación que
tienen asignación de costos que la compañía Primero en Ventas deberá pagar mensualmente.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 37
Fuente imágenes: Presentación Grupo Edicom
Costo mensual del servicio
Fuente imágenes: Presentación Grupo Edicom
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 38
Si la empresa Primero en Ventas decide optar como opción de proveedor tecnológico a
EDICOM, de acuerdo a la cotización realizada, la compañía deberá destinar solo en la etapa de
implementación $32.726.388 y posterior en la puesta en marcha del proceso de facturación
electrónica un pago mensual de $728.369, equivalente a la operación a la entrada y salida de
facturas o archivos, sumado a la cuota mensual de los servicios de aplicaciones.
La cotización presentada solo es un referente de la posible inversión que se tendría que
realizar, al tomar a Edicom como proveedor tecnológico, lo cual estará en consideración de la
compañía Primero en Ventas al momento de realizar la implementación de la factura
electrónica, puesto que se puede efectuar otras cotizaciones de los demás proveedores
tecnológicos autorizados para prestar este servicio, a fin de elegir la mejor opción, que se ajuste
a los temas de presupuestos, comodidad y cumplimiento de necesidades de la empresa.
Proyección
PAGOS MENSUALES PAGO ANUAL
FACTURACIÓN ACTUAL 1.040.000 12.480.000
FACTURACIÓN
ELECTRONICA 728.369 8.740.428
DIFERENCIA 311.631 3.739.572
3.739.572
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 39
AHORRO ANUAL
Si la compañía desea implementar la facturación electrónica, después de culminar la etapa de
acondicionamiento del sistema ERP, de formatos y condiciones técnicas, la empresa podrá
evidenciar un ahorro con la implementación de la factura electrónica frente a los costos que
actualmente maneja en el proceso de facturación. Dentro de los gastos mensuales la empresa
invierte $1.040.000 que comparado con la facturación electrónica se reduce a $728.369, lo cual
implica un ahorro de $ 311.631. A nivel de gastos anuales la empresa invierte $12.480.000 que
comparado con la facturación electrónica se reduce a $8.740.428 lo cual refleja un ahorro de
$3.739.572. Es importante resaltar que los gastos actuales están calculados para una facturación
promedio de la empresa de cuarenta facturas mensuales, lo cual quiere decir que si la empresa
aumentara su volumen de facturación, los gastos incurridos aumentarían en la misma proporción,
lo cual no ocurriría con la facturación electrónica, puesto que el proveedor tecnológico permite la
emisión hasta de 150 facturas manteniendo el valor del costo mensual.
Incidencia de la factura electrónica en el control interno de la empresa
El control interno es de suma importancia para las compañías, debido a que gracias a éste es
posible que cada uno de los procesos establecidos se cumpla, el revisor fiscal cumple una
función importante en el área financiera y contable, pues este es el que debe garantizar que los
procesos se cumplan, mediante su revisión constante.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 40
Se realizó entrevista al revisor fiscal de la compañía, en donde se realizó una serie de
preguntas que permitieron conocer el proceso de control que realiza este y así poder determinar
la mejora que podría tener Primero en Ventas con la facturación electrónica, una herramienta que
permitirá que la empresa tenga mayor control y lo pueda realizar en menor tiempo.
Preguntas y análisis.
1. ¿Cada cuánto realiza visitas a la empresa? El Revisor respondió que una vez por semana.
Con la implementación de la facturación electrónica, la revisión de la misma, puede realizarse
sin necesidad de asistir a la compañía, puesto que la información se encuentra disponible en la
plataforma, lo cual permite un ahorro en tiempo, ya que no sólo evita el desplazamiento del
revisor a la empresa, sino la búsqueda física del archivo, que en ocasiones presenta consecutivos
de documentos faltantes.
2. ¿Cuánto demora revisando el proceso de facturación? la respuesta fue medio día. La
plataforma de facturación electrónica permite una revisión más profunda y rápida, ya que se
cuenta con todas las facturas emitidas por la empresa.
3. ¿Todas las facturas realizadas cumplen con los requisitos exigidos para su emisión? La
respuesta indica que la facturación física cumple con toda la normativa vigente. Para la
facturación electrónica la DIAN emite una serie de requisitos que debe cumplir cada factura de
venta emitida, la plataforma de facturación electrónica da confianza y plena seguridad que la
información va a estar de acuerdo a lo exigido por la DIAN, pues de no ser así no deja generar y
enviar la factura hasta que no cumpla con todos los requisitos exigidos.
4. ¿Cuándo hace la revisión lo hace desde el sistema contable o con los físicos? La respuesta
indica que la mayoría de veces se hace la revisión de manera física, en donde se compara que la
información, sea la misma registrada en el sistema contable. Con la facturación electrónica no
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 41
necesariamente se debe seguir haciendo la revisión con facturas físicas, pues esta forma de
facturación maneja la información electrónicamente y de manera digital, lo cual permite que la
revisión pueda llegar hacer menos tedioso y sin necesidad de estar buscando archivos físicos que
pueden retrasar el proceso.
5. ¿Envía facturas a otras ciudades? La respuesta es sí. Para la empresa este envío de facturas
no sólo implica el pago de fletes, sino también pérdida de tiempo, puesto que se debe esperar de
uno a dos días para que el cliente cuente con la factura. Con la facturación electrónica el tiempo
de envió de las facturas seria reducido, puesto que las facturas son enviadas a los clientes en
tiempo real mediante la plataforma.
6. ¿Las facturas siempre tienen sello de recibido? La respuesta es sí, puesto que sirve de
confirmación de que el cliente ha recibido la factura. Con la facturación electrónica el cliente
recibirá un correo con un usuario y contraseña el cual le permite descargar la factura y responder
con aceptación o rechazo de esta, lo cual reemplazaría la firma y sello de recibido físico que se
maneja actualmente.
7. ¿En el proceso de revisión se encuentran todos los consecutivos de facturación? La
respuesta indica que en ocasiones hacen falta algunos consecutivos de facturación. Mediante
esta herramienta la empresa primero en ventas podrá mantener su archivo digital, en donde no
tendrá problemas por la pérdida de algún documento.
8. ¿Encuentra facturación pendiente por archivar? La respuesta es que en ocasiones sí. Con la
facturación electrónica se elimina el manejo del archivo físico, puesto que a medida que se
realiza la facturación, esta automáticamente se va archivando en la plataforma, de manera
ordenada y cronológica.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 42
9. ¿Se ha presentado la perdida de facturas? La respuesta fue No, haciendo énfasis a una
pérdida definitiva. Con la facturación electrónica no habrá problema por la pérdida de facturas,
pues todas van a estar digitalmente, el proveedor tecnológico facilitara la realización de backup
permanentes para tener disponible cualquier factura al instante.
El trabajo del revisor fiscal y el área administrativa de la compañía referente a la revisión de
facturas tiende a ser demorado, pues normalmente se revisa mediante archivo físico, el poder
contar con la información desde cualquier lugar y poderla revisar en tiempo real, permite tener
mayor control sobre la compañía y así poder solicitar correcciones a tiempo. La facturación
electrónica brinda la seguridad que la información y el proceso se está llevando de acuerdo a lo
establecido por la DIAN, a través del proveedor tecnológico que es el encargado de dar todos los
parámetros para que la información este correcta.
El tener las facturas con su sello de recibido da garantía de que el cliente la recibió, por tal
motivo la facturación electrónica exige que la factura sea aceptada o rechazada por el cliente.
Este medio digital evita el riesgo de pérdida de facturas bien sea por que se perdió en el trayecto
de entrega o se traspapelo. Si la factura tiene algún cambio deberá contar con su respectiva nota
crédito lo cual da mayor control a la facturación.
Ventajas de la implementación de la factura electrónica en la empresa Primero en Ventas
SAS respecto al desarrollo de su actividad económica.
De acuerdo a la información obtenida por las entrevistas y a la actividad económica que
desarrolla la empresa se realiza un análisis de las ventajas que podría traer la implementación de
la factura electrónica.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 43
En la parte inmobiliaria, la empresa trabaja una administración delegada en donde se requiere
del manejo de contratos tanto para el propietario del inmueble, como para el arrendatario, en
donde se especifica los términos bajo los cuales se regirá esta administración delegada, el valor,
periodos de facturación , periodos de pago, porcentajes de comisión y clausulas por
incumplimiento, lo cual está directamente relacionado con la facturación puesto que de ella
depende el correcto cumplimiento de los términos acordados en los contratos.
El problema que se presenta en ocasiones con la facturación emitida a los arrendatarios, es
que ellos afirman que la factura no les llega, o que les llega tarde, con el fin de excusar su pago
inoportuno o no pagar intereses moratorios, para lo cual la factura electrónica sería una solución,
de acuerdo al manejo que se le da respecto al rechazo o aceptación de la misma por parte del
cliente, puesto que erradicaría las excusas que suelen dar los arrendatarios al optimizar los
tiempos de entrega y dejar como evidencia la recepción electrónica, lo cual hace que la empresa
sea más competitiva y eficaz en su labor.
Teniendo en cuenta el artículo 11 del decreto 2242 de 2015 que habla de la factura
electrónica en los contratos de mandato es importante tener en cuenta que la empresa por
manejar este tipo de contratos debe considerar la implementación dela facturación electrónica,
puesto que si el arrendatario o mandante es requerido por la Dian para facturar electrónicamente
o lo es de manera voluntaria el mandatario, la empresa estaría en la obligación de expedir la
factura electrónicamente, por lo tanto la implementación de la factura electrónica permitiría que
como inmobiliaria la empresa sea más competitiva debido a que este artículo no sería un
limitante para no poder facturar y llevar a cabo contratos de mandatos con determinadas
empresas.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 44
Por otra parte es importante resaltar que la factura electrónica trae consigo varios aspectos
positivos como son:
1. La optimización en el manejo de las facturas, puesto que se erradica el riesgo de
pérdida de documentos físicos que se podía presentar al no ser retornada por el
mensajero a contabilidad después de ser radicada físicamente al cliente o cuando
es solicitada por diferentes áreas a manera de consulta y no es retornada al
archivo de facturación.
2. Se hace eficiente la gestión documental, gracias a que las facturas emitidas de
manera electrónica estarán disponibles para ser consultadas por la empresa y sus
clientes en el momento que se necesite, lo cual también mejora y agiliza el
acceso a la información.
3. Cuidado y protección del medio ambiente, puesto que la empresa estaría
reduciendo el uso de papel, lo cual contribuye a la reducción de la deforestación
que elimina muchos espacios verdes como lo son los bosques, lo que ha generado
pérdida de biodiversidad. Adicionalmente se reduce el uso de residuos
contaminantes requeridos en la impresión de una factura, como lo son los
cartuchos de tinta y tóner y se ahorra recursos naturales como el agua, los árboles
y la energía. Todo esto en contribución y concientización de un consumo
responsable de recursos.
4. Ahorro en costos de impresión, puesto que la eliminación de la factura física,
hace que la empresa ya no necesite de la misma cantidad mensual de papel y
tinta, al igual que se contribuye con el ahorro de energía.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 45
5. Ahorro en gastos de despacho, que está directamente relacionado con la
distribución de la facturación, que implica actualmente para la empresa del
servicio de un mensajero y de gastos de flete por concepto del envío de facturas a
otras ciudades a través de una transportadora; gastos que se erradicarían con la
implementación de la factura electrónica.
6. Ahorro en espacio de almacenamiento, puesto que al ser digital se eliminaría la
necesidad de contar con un archivo amplio para el manejo de la documentación.
7. Mejora la calidad y rapidez, puesto que se optimiza el proceso administrativo, en
lo referente al tiempo de respuesta.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 46
Conclusiones
1. En el proceso de facturación, encontramos que al incorporar la factura electrónica en la
empresa Primero en Ventas SAS se logra mantener algunos procesos, como son: la
Solicitud y aprobación de la factura y la facturación bajo programa contable Helisa,
aspectos que son de gran importancia para la empresa, debido a que en la solicitud y
aprobación, se evalúa el origen y la correcta solicitud en los montos y conceptos de la
factura, de igual manera la facturación bajo el programa Helisa es primordial para la
empresa por ser el programa contable que archiva toda su información. Adicionalmente a
través de la parametrización con la que cuenta el sistema al momento de realizar una
factura, se logra obtener de manera automática la contabilización de la misma en el
sistema, lo cual es vital para el correcto manejo de la información sin dejar de lado el
hecho de que también se evita tener que realizar una doble digitación.
Por otra parte los aspectos que se modificarían son:
Forma de entrega a los clientes: Para este proceso la empresa requiere del servicio de un
mensajero a través del cual se hace todo el proceso de recepción de facturas. Con la factura
electrónica este proceso será eliminado puesto que el cliente recibirá la factura en su correo
instantáneamente.
Proceso de acuse o recibido: Para este proceso con la factura actual por computador, la
empresa requiere de la firma por parte del cliente para confirmar el recibido, lo cual
implica la entrega física de la misma; al recibir el cliente la factura electrónica deberá
confirmar la aceptación o rechazo, lo cual se evidenciara por correo.
Información entregada a la Dian: Actualmente la información de los ingresos no era
reportada inmediatamente a la DIAN en el momento de realizar una factura, sino hasta el
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 47
momento de liquidar algún tipo de impuesto que implique la información de los ingresos,
como le es el impuesto sobre la renta para la equidad CREE, con lo cual se concluye que
la facturación electrónica le permite a la DIAN tener un mayor control en los ingresos
reportados y declarados por la empresa.
Ingreso de un operador: Actualmente no se requiere de un intermediario para poder emitir
una factura. Con la puesta en marcha de la factura electrónica se requiere de un operador
que hará las veces de mensajero, archivo y será un intermediario entre la empresa y la
DIAN, puesto que hará la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica en artículo 7
del Decreto 2242, como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación.
Adaptación técnica: Es exclusiva de la facturación electrónica ya que se requiere de
enlazar dos plataformas tecnológicas distintas, la de la empresa obligada a facturar y la
del operador con el objetivo de transmitir la información de la factura para que sea
procesada.
Incremento en el manejo de Notas Crédito:Actualmente la empresa maneja las Notas
crédito para anular facturas de meses anteriores, de lo contrario si una factura
corresponde al mes en vigencia y necesita ser anulada se hace directamente en el sistema
contable anulando el documento. Con la facturación electrónica, no se podrá hacer
anulaciones directas de documentos y se debe proceder a realizar notas crédito para
cualquier tipo de anulación.
2. Con la implementación de la facturación electrónica se lograra reducir costos en la
emisión y envío de las facturas, al igual que un ahorro considerable en cuanto a los
tiempos de entrega, en donde se omiten algunos procesos, presentándose mayor
relevancia en las facturas emitidas a otras ciudades puesto que, en el proceso normal
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 48
demora entre uno y dos días en llegar al cliente, aparte de que adiciona un gasto por
concepto del envío.
3. Se podrá tener mayor control de la información desde cualquier lugar, conocer en
tiempo real el estado de las facturas emitidas y recibidas y dar cumplimento a los
procesos exigidos.
4. Teniendo en cuenta que la empresa maneja contratos de mandato es importante la
incorporación de la factura electrónica, puesto que el cumplimiento de la norma le
permite ser tenida en cuenta en los contratos futuros y no ser excluida por no cumplir con
este requerimiento, que en consecuencia la lleva a ser más competitiva.
Con la incorporación de la factura electrónica, la empresa logra mejorar su gestión en el
proceso, los tiempos de respuesta y la solución de imprevistos y contribuye a la
modernización, que está encaminada a llevar toda la información de manera digital. Lo
cual le permite tener un mayor control y seguimiento de la información intercambiada
tanto con clientes como con proveedores, optimizando así la eficacia y comunicación
con cada uno de ellos.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 49
Recomendaciones
La empresa Primero en Ventas SAS debe realizar la gestión para la implementación de la
factura electrónica, puesto que le brinda una optimización en el manejo de las facturas y en sí de
todo el proceso que maneja actualmente, al igual que reduce costos y gastos optimizando los
recursos económicos de la empresa. Por otra parte, se debe tener en cuenta que de acuerdo a la
actividad económica que desarrolla la empresa a través de los contratos de mandato tanto en la
parte inmobiliaria como en los contratos de construcción es importante la incorporación de la
factura electrónica, puesto que en el artículo art 11 del decreto 2242 de 2015, se habla de la
factura electrónica en los contratos de mandato, en donde se especifica que “Si el mandante es
elegido por la DIAN para facturar electrónicamente o lo es en forma voluntaria, el mandatario
deberá facturar en forma electrónica” por tanto, se hace importante el cumplimiento de la
norma con el fin de ser tenida en cuenta en los contratos futuros y no ser excluida por no
cumplir con este requerimiento, lo cual permite que la empresa sea más competitiva.
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 50
Referencias bibliográficas
Decreto 2242 por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la
factura electrónica con fines de masificación y control fiscal. (2015, 24 de Noviembre).
Recuperado de:
http://www.andi.com.co/RelNor/PublishingImages/Paginas/default/DECRETO%202242%2
0DEL%2024%20DE%20NOVIEMBRE%20DE%202015.pdf
Direccion Impuestos y Aduanas Nacionales. (2015). Factura electronica. Recuperado de:
http://www.comunidadcontable.com/BancoConocimiento/Opinion/el-buen-negocio-de-la-
factura-electronica.asp
http://www.portafolio.co/economia/impuestos/colombia-empieza-utilizar-factura-electronica-
494263
https://es.scribd.com/doc/231638983/Perspectiva-Global-Factura-Electronica
http://es.slideshare.net/keymil/la-factura-25072403
http://www.dian.gov.co/feriaservicios/documentos/Impulso_y_masificacion_de_la_Factura_Elec
tronica_en_Colombia.pdf
http://www.edicomgroup.com/es_ES/solutions/einvoicing/what_is.html
http://www.dian.gov.co/feriaservicios/documentos/Impulso_y_masificacion_de_la_Factura_Elec
tronica_en_Colombia.pdf
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 51
Ley 962 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos. (2005, 08 de Julio). Recuperado de:
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3725_documento.pdf
Ley 1527 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones. (1999, 18 de Agosto). Recuperado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_527_DE
_1999.pdf
Resolución 14465 por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la
factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad
de facturación, y se adecúa el sistema técnico de control. (2007, 28 de Noviembre).
Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=39787
Resolución 000019 mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura
electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben
agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se
disponen otros aspectos en relación con la factura electrónica. (2016, 24 de Febrero).
Recuperado de:
http://www.dian.gov.co/micrositios/fac_electronica/documentos/Resolucion_000019_24_Fe
brero_2016_FACTURA_ELECTRONICA.pdf
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 52
Anexos
1. Entrevista realizada al Revisor Fiscal de la empresa.
Nombre: Nancy Galvis
ENTREVISTA CONTROL INTERNO PROCESO DE FACTURACIÓN
PREGUNTA RESPUESTA
1. ¿Cada cuánto realiza visitas a la empresa? 1 ves a la
semana
2. ¿Cuánto demora revisando el proceso de facturación? medio día
3. ¿Todas las facturas realizadas cumplen con los requisitos DIAN? si
4. ¿Cuándo hace la revisión lo hace desde el sistema contable o con los
físicos? físicos
5. ¿Envía facturas a otras ciudades? si
6. ¿Las facturas siempre tienen sello de recibido? no
7. ¿En el proceso de revisión se encuentran todos los consecutivos de
facturación? a veces no
8. ¿Encuentra facturación pendiente por archivar? si
9. ¿Se ha presentado la perdida de facturas? no
Tomado y modificado de Carvajal
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 53
2. Entrevista realizada a la persona encargada de la facturación.
Nombre: Hellen Rocio Duran
Tomado y modificado de Carvajal
INFORMACIÓN DE LAS FACTURAS DESCRIPCIÓN
1. ¿Qué tipos de factura maneja el cliente? (Ej.: Por computador, Pro-
forma, Mixto)Por Computador.
2. ¿A cuantos clientes se les expide facturas actualmente? Entre 15 y 20.
3. ¿Cuántas facturas se entregan mensualmente? Entre 30 y 40 facturas.
4. ¿Con qué frecuencia envía facturas?Hay unas de arrendamiento y comisión fijas mensuales y las de
contrato de construcción a lo largo del mes.
5. ¿Qué días de la semana expiden facturas? (Ej.: lunes, martes, o
todos los días).Todos los días, de acuerdo a lo solicitado.
6. ¿Cuántas hojas en promedio tiene cada factura? Una
7. ¿Cuántos ítems / líneas tiene una hoja de la factura? Veinte.
8. ¿Cuantas notas crédito genera en promedio? Una
9. ¿Cuantas notas débito genera en promedio? Dos
10. ¿Realiza anulación de facturas? Si
11. ¿Maneja anexos/soportes para las facturas? A veces.
12. ¿Cuantas hojas tienen en promedio los anexos? Una
13. ¿De dónde salen los anexos? ¿del sistema de información? No.
14. ¿Es necesario que los anexos hagan parte de la factura
electrónica?No.
15. ¿Cómo conservan las copias de las facturas? En AZ de archivo.
ENTREVISTA DE RECONOCIMIENTO DE LA EMPRESA RESPECTO A LA FACTURACIÓN
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 54
3. Entrevista realizada al contador de la empresa.
Nombre: Jazmin Garzón
Tomado y modificado de Carvajal
SISTEMATIZACIÓN DE LA EMPRESA DESCRIPCIÓN
¿Qué sistema de información tiene implementado la empresa? Helisa.
El sistema que usa permite extraer un plano ó datos de la factura. Ó se
puede llegar a la base de datosSi lo permite.
PROCESO DE FACTURACIÓN DESCRIPCIÓN
¿Cuáles son las áreas involucradas en el proceso de facturación? Compras, Gerencia de proyectos, Facturación, Cartera y Comercial.
¿Desea que sus clientes tengan la opción de aceptar/rechazar sus
facturas?Si.
¿Cómo es el proceso de entrega de las facturas a clientes? Mensajeria en tiempos y horarios establecidos por el cliente.
¿La facturación tiene algún documento soporte? A veces si.
COSTOS ASOCIADOS DESCRIPCIÓN
¿Qué cargos están involucrados en la generación de las facturas?Gerente de Proyectos, Director de compras, Directora comercial y
Tesoreria.
¿Cuál es el salario promedio de los cargos involucrados en el proceso
de facturación?$ 1.500.000
¿Cuál es el factor prestacional de la compañía? 48%
¿Cuál es el tiempo dedicado en minutos por cada cargo involucrado en
el proceso de facturación.
Gerente de proyectos y director comercial, depende de las reuniones en
donde se determina el avance obra. Director comercial 30 minutos en
las facturas mensuales de administracion delegada y tesoreria 3
minutos en la elaboración de la factura.
¿Cual es la frecuencia (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.) del
tiempo dedicado por cargo involucrado en el proceso de facturación?Diaria, aunque hay días en los que no se factura.
¿Realiza llamadas a clientes para obtener información que le permita
expedir una factura? Si es afirmativo, ¿Cuántos minutos dedica a obtener
esta información?
Si se llaman y en promedio la llamada tiene una duración de 5 minutos.
¿Cuánto cuesta la impresión de cada factura que realiza? $ 200
¿Cuáles son los costos totales de envío de sus facturas? $ 26.000 por factura.
¿Envia facturas a otras ciudades?¿Cuánto cuesta el envío de cada
factura?Si. Entre $7.000 y $8.000
¿El envío de las facturas lo hace directamente? Si es así, ¿Cuántos
mensajeros tiene? ¿Cuánto es su pago mensual? Si, a través de un mensajero con un salario de $1.300.000
¿Cuánto dura la entrega de facturas? De 1 a 2 días. Depende de la cantidad a entregar.
ENTREVISTA DE RECONOCIMIENTO DE LA EMPRESA RESPECTO A LA FACTURACIÓN
Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 55
4. Cotizacion realizada, proveedor tecnologico
Ver Pdf
(Esta cotizacion se realizo a traves de la empresa Celagem SAS, para tener un acermiento al
proveedror tecnologico de los servicios ofrecidos de la facturacion electronica)