COMUNICACIÓN EXTERNAHerramientas

Comunicación Outdoor De la empresa al exterior: es transmisión de

información a clientes externos. Buscan generar una OP favorable en los

grupos de interés y manejar opiniones de buena voluntad con allegados a la organización.

LAS COMUNICACIONES SE VINCULAN CON: Público en general (clientes potenciales) Clientes Proveedores Distribuidores Grupos de presión (ONG) Comunidad Administración Pública

PAPELERÍA / DISEÑO Institucional

Publicaciones Membretados Tarjetas Formularios Aplicación de Isológo-Logotipo-Imagotipo

MANUAL DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Normativas de la Institución Tarjetas personales Papeles y sobres Folletos Uniformes Vehículos Señalética Ambientación de locales Arquitectura edilicia Toda visualización que los públicos puedan realizar

(feedback-360º)

TARJETAS DE PRESENTACIÓN Tener en cuenta: tipografía, color, papel. Social-Comercial-Profesional. Social: nombre y apellido, no usar títulos, salvo

nobiliarios, son para acompañar un regalo o dejar un mensaje, el texto se escribe a mano, no se firman, en caso de mensaje por pésame-se cruza el nombre en diagonal de izquierda a derecha,

Se puede agregar teléfono y dirección.

TARJETAS DE PRESENTACIÓN

Comercial: logotipo de la empresa, datos de la empresa, cargo, nombre con titulo, dirección, teléfono, correo electrónico, no se incluyen datos particulares.

Profesional: nombre, profesión, dirección y teléfono del lugar donde realiza su actividad.

PUBLICIDAD Proceso de comunicación masiva, pagado para

informar y persuadir al mercado meta sobre productos y servicios de la empresa, con la finalidad de influir en el comportamiento y la actitud de los consumidores potenciales y reales.

tv-radio-gráfica-vía pública-inserts (folleto dentro de un medio masivo)-revistas-anabólicos (valor agregado, CD, libros etc.)-internet.

COMUNICACIÓN Intrapersonal: creencias, actitudes, valores,

referencias, percepción del mundo, comunicación de la persona. Considerada como un sistema de entrada y salida de mensajes.

Interpersonal: comunicación entre dos personas, informativa o afectiva.

Masiva: uso de canales técnicos. Los emisores son grupos u organizaciones de masa y el receptor, es un público difuso.

Comunicación PersuasivaSe lleva acabo con cuatro técnicas

Publicidad. Periodismo. Relaciones Públicas. Propaganda.

Publicidad

Intención: vender Fuente: empresa Encargado: publicista Mensaje: publicitario Canal: técnico-pago Receptor: target group Efectos: persuasión

Periodismo Intención: informar Fuente: noticiero Emisor: periodista Mensaje: periodístico-informativo Canal: técnico Receptor: lector-audiencia Efectos: información

Relaciones Públicas Intención: imagen positiva Fuente: empresa-profesional Emisor: relacionista Mensaje: relaciones públicas Canal: técnico-personal Receptor: públicos internos-externos Efectos: imagen positiva (feedback)

Propaganda Intención: difundir doctrinas Fuente: institución Emisor: propagandista Mensaje: propagandista-educador Canal: técnico-pago o no Receptor: todos Efectos: conversión

FIN DE LOS MEDIOS DE PUBLICIDAD

Vender productos/servicios

Vender la organización

PUBLICIDAD INSTITUCIONAL Contenidos referentes a la organización, procesos, gente,

valores, tecnología, calidad, diferenciación, fundadores, aportes que realiza a la sociedad. RSE RSC

Alcanzar los objetivos con menos conflicto y más rápido. Preparar el camino de la venta-persuasión. Opinión favorable de los grupos de interés. Penetración de nuevos conceptos, ideas, productos, en la

mente de las personas. Coordina y simplifica el mensaje de la comunicación

institucional. Potencia el sentido de pertenencia en el público interno.

PUBLICIDAD INSTITUCIONAL Acerca a mejores profesionales, quieren pertenecer a una

institución prestigiosa. Alienta a otras empresas a realizar negocios en conjunto. Las personas comprenden mejor a la empresa, la sienten parte

de la sociedad. Previene pérdidas de prestigio o credibilidad por rumores. Atrae a posibles inversores Fortalece el valor de las acciones de la empresa. Facilita la toma de decisiones a quienes deciden sobre nuestra

situación financiera.

PRESENTACIONES INSTITUCIONALES Presentaciones ante públicos especiales, el

encargado deberá manejar eficientemente:

Medios electrónicos, audiovisuales, oratoria y la retórica

Debe tener técnica y práctica.

PREPARACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN Aprender, ejercitar y utilizar técnicas de relajación

antes, durante y después de la presentación. Aprender a hablar en público. Practicar. Conocer al público. Conocer el lugar. Probar sonido, iluminación y materiales. Tener claro el objetivo de la presentación.

DESARROLLO El inicio: poner de nuestro lado al auditorio. Utilizar lenguaje claro y preciso. Utilizar ayuda memoria. No leer, solo dar cifras o citar textualmente. No desestimar las ayudas visuales. No hacer afirmaciones temerarias. Duración: entre 30 y 45 minutos.

CONCLUSIÓN El final o conclusión debe cerrar la idea

original (coherencia) Una frase debe indicar que el discurso ha

terminado.

VIDEOS-CD-FOLLETOS INSTITUCIONALES

Cartas de presentación con las que cuenta la organización, por lo cual deben tener un excelente contenido, es un soporte de la imagen.

MAILING Correo tradicional, o correo personalizado, es

utilizado en Relaciones Públicas porque permite el contacto con líderes de opinión y con grupos de interés general. Se utiliza para explicar políticas de la empresa, generar opiniones favorables con explicaciones racionales.

STAND Deben ser impecables, buena decoración,

folletería, imágenes, presentaciones multimedia, sonido e iluminación, promotoras inteligentes. Stock de materiales-dar respuesta a las consultas-base de datos.

AUDIOVISUALES Métodos didácticos que se valen de

grabaciones acústicas acompañadas de imágenes ópticas, hoy reemplazadas por la multimedia.

MULTIMEDIA Método que utiliza diversos medios como

imágenes, sonidos, y texto en la transmisión de una información.

INFOMERCIALES Programa televisivo con características

informativas, explicativas, que tienen una duración aproximada de 10 a 30 minutos. Es un microprograma.

PRENSA Conjunto de publicaciones periodísticas,

especialmente las que tienen tiradas diarias. Conjunto de personas dedicadas al

periodismo.

GACETILLA O COMUNICADO DE PRENSA Tamaño A4 Título: Gacetilla o Comunicado Motivo Una carilla o dos como máximo 25 líneas de 60 caracteres incluyendo

espacios Arriba derecha: fecha y a quién va dirigido Membrete.

GACETILLA O COMUNICADO DE PRENSA Abajo izquierda: nombre, cargo, teléfono,

mail Espaciado doble En el primer párrafo: What, when, where,

who ( qué, cuando, dónde, quién) No subrayar nada Terminar con la palabra FIN

GACETILLA O COMUNICADO DE PRENSA. Utilizar frases cortas Escribir de manera impersonal, no en primera

persona Colocar los nombres propios en negrita Decodificar siglas y abreviaturas Si se adjuntan invitaciones, se entregan en

otro sobre y a quién corresponda

CARPETA DE PRENSA O DOSSIER Material específico para el periodista, que le

permitirá escribir sobre el tema Ej: Presentación de producto - Inauguración de un nuevo local.

Carpeta (se sugiere A4) Fácil lectura, separadores, índice, etc. Debe contener una gacetilla. Se incluyen fotos, gráficos, CD`s Debe contener la identidad institucional

EL ARTÍCULO Es un documento redactado por la empresa

trata un tema determinado, es común que lleve la firma del autor.

Generalmente se trata de una nota concertada con un medio o pedida por este.

LA ENTREVISTA Suele ser solicitada por el medio Preguntar el tema para prepararse Se puede solicitar con anterioridad las

preguntas (este pedido no siempre es tomado en cuenta)

PUBLINOTA Artículo redactado que aparece en espacios

pagos. Publicidad que emula una nota periodística

(reza espacio publicitario) Contiene información específica

EL BOLETÍN INFORMATIVO Publicación periódica para mantener

informada a la prensa sobre la empresa. Páginas, hasta 10 Bimestral, trimestral, semestral. Una vez elegida la periodicidad, mantenerla

LA CONFERENCIA DE PRENSA Evento organizado por la empresa para difundir

cierta información. Se convoca a la prensa con invitación, de ser

urgente, por teléfono o mail. Los periodistas deben acreditarse (asistencia) Después de la exposición oral comienzan las

preguntas- Entregar dossier para facilitar el trabajo posterior.

LA COMIDA DE PRENSA Uno o varios directivos de la empresa desean

dar una información novedosa. Desean un acercamiento con la prensa. Elegir un lugar adecuado. Puede utilizarse eventualmente

LA VISITA DE PRENSA Visita programada para que la prensa conozca

la empresa y sus ámbitos de trabajo La empresa se hace cargo de traslados,

alojamiento y comida. Se entrega carpeta de prensa. Poner a disposición, mail, fax, teléfono,

computadora para que estén en contacto con los medios a los que representan.

LA PRENSA Y LAS CRISIS Crisis: situación de máximo riesgo y mínimo

control. De producto De servicios Ambientales Institucionales La empresa está expuesta ante la OP Ante todo tranquilidad y planificación

PREPARACIÓN PARA LAS CRISIS Previsión Comité de crisis entrenado adecuadamente La OP, la prensa, y las personas afectadas

pedirán respuestas rápidas y concretas. Identificar los riesgos es fundamental

(conocer la empresa y el contexto) Plan de crisis (revisado periódicamente)

Tener en cuenta Evitar el silencio Prescindir de la negación (prometer que se

investigará) No esperar y realizar una conferencia de prensa Ir a los hechos en forma clara y precisa Designar vocero o portavoz Monitorear la reacción del público y la prensa Atender a damnificados sin importar costos, está en

juego la imagen de la empresa

INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN PARA CRISIS Conferencia de prensa Solicitada o Advertorial (son pagas pero

permiten comunicar de manera uniforme y estratégica

LA SOLICITADA Espacio comprado en medios gráficos, donde

un autor o empresa, firma y se identifica haciéndose responsable; informa acerca de algún tema que suele ser controversial

Es común que se encabece con la frase: A la opinión pública, o Solicitada

EL ADVERTORIAL Conocido como editorial publicitario Presenta un tema controversial de dominio

público Suele incluir la denominación Solicitada La diferencia es que el advertorial utiliza

recursos publicitarios para llamar la atención y ser más efectivo

OTRAS ACCIONES Patrocinio. Sponsorización. Mecenazgo. Acciones de bien público. Relaciones con la comunidad. RSE RSC

Internet Relaciones con los medios Gestión de crisis Promoción de eventos, productos y servicios Noticias online Investigación a través de la web (encuestas) Páginas web

SOFTWARE Bases de datos Investigación. Presentación. Calendario. Gestión de proyectos. Plazos y facturas. Herramientas creativas Gestión de medios (centro de prensa online)

BLOGS Blog: diario online actualizado regularmente

que también ofrece vínculos, noticias etc. El encargado del sitio se llama blogger Foro público para una relación activa Weblog: correo + web actualizado

automáticamente, es como un comunicado de prensa