guía para los procesos de autoevaluación con fines de

GUÍA PARA LOS PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN CON FINES

DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS.

Código: GU-DC-006 fecha: 30/06/2021 Versión: 01

PROCESO Docencia

Guía para los procesos de autoevaluación con

fines de acreditación de programas

académicos.

Dirección Académica

Aseguramiento de la Calidad

Abril de 2021




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Contenido

Presentación 6

1. Apreciación de condiciones iniciales 8

2. Autoevaluación 9

2.1 Preparación 10

2.2 Recolección de indicadores/evidencias 15

2.3 Sesiones de autoevaluación 16

2.4 Informe de autoevaluación 17

3. Evaluación externa por pares académicos 18

4. Evaluación final del Consejo Nacional de Acreditación (CNA) 19

5. Conclusión del Ministerio de Educación Nacional (MEN) 19




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Figuras

Figura 1. Etapas para la acreditación 7

Figura 2. Dinámica de evaluación de los factores definidos por el CNA 9

Figura 3. Etapas del proceso de autoevaluación 10




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Tablas

Tabla 1. Modelo de cronograma de autoevaluación 14

Tabla 2. Ejemplos del tipo de información que se requiere en los procesos de autoevaluación 15

Tabla 3. Escala de gradación de juicios 17




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Anexos

Anexo 1. Guía 01 Trámite de acreditación en alta calidad de programas académicos e instituciones

de educación superior 7

Anexo 2. Modelo carta de intención acreditación programas 8

Anexo 3. Acuerdo CESU 02 de 2020 8

Anexo 4. Guía 02 Apreciación de condiciones iniciales de programas académicos e instituciones de

educación superior 8

Anexo 5. Guía 03 Autoevaluación de programas académicos e instituciones de educación superior9

Anexo 6. Comité de Autoevaluación 11

Anexo 7. Modelo de presentación para socializar el proceso de autoevaluación con estudiantes y

profesores. 12

Anexo 8. Lineamientos para la acreditación de alta calidad de programas académicos, CNA 2020 12

Anexo 9. Propuesta de esquema para desarrollar el modelo de ponderación. 14

Anexo 10. Cronograma de actividades 15

Anexo 11. Formato para matriz de indicadores/evidencias/soportes 15

Anexo 12. Encuestas para programas académicos 16

Anexo 13. Formato para informe de autoevaluación con fines de acreditación de alta calidad 18

Anexo 14. Cuadros maestros del sistema SACES – CNA. 18

Anexo 15. Seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento de programas académicos e

instituciones de educación superior 19




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Presentación

Esta guía contiene las orientaciones generales para desarrollar los procesos de autoevaluación con fines

de acreditación, en los programas académicos de la Universidad CES. Para su elaboración se tuvo en

cuenta, los documentos y normatividad existente en el país, la experiencia de la Institución en el tema

y las prácticas recomendadas por el Ministerio de Educación Nacional y el Consejo Nacional de

Acreditación.

Este documento tiene el propósito de orientar metodológicamente el proceso de autoevaluación con

fines de acreditación de programas académicos, de tal forma que, además de facilitar su comprensión

e implementación, permita garantizar rigurosidad y legitimidad académica. En tal sentido, se enfoca,

por un lado, en establecer un ordenamiento lógico y sistemático del proceso; y, por el otro, en lograr

una amplia y activa participación de la comunidad universitaria.




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Alta Calidad

Según el Acuerdo 02 de 2020, la Alta Calidad se refiere a las características que permiten reconocer

un programa académico o una institución y hacer un juicio, en el marco del mejoramiento continuo

y de su diversidad, sobre su capacidad de transformación, dada por la proximidad entre el óptimo

correspondiente al carácter del programa académico, y el modo en que presta el servicio público

de educación, los logros alcanzados y los impactos generados.

Acreditación en Alta Calidad

La acreditación es el acto por el cual el Estado adopta y hace público el reconocimiento que los

pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre la calidad de sus

programas académicos, su organización y funcionamiento y el cumplimiento de su función social.

A continuación, se detalla el procedimiento general de acreditación:

Figura 1. Etapas para la acreditación

Anexo 1. Guía 01 Trámite de acreditación en alta calidad de programas académicos e instituciones

de educación superior.




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1. Apreciación de condiciones iniciales

Visita que realiza el Consejo Nacional de Acreditación (CNA), la cual no constituye una evaluación

exhaustiva de la institución o de sus programas. Con la visita se pretende hacer consciente a la

institución sobre su estado en relación con las condiciones que le permitan adelantar, con

posibilidades de éxito, procesos de acreditación.

El propósito de la apreciación de condiciones iniciales es alcanzar una visión preliminar de la

dinámica y funcionamiento de la institución como un todo.

Dado que la Universidad CES cuenta con Acreditación Institucional, los programas académicos de

pregrado no requieren de la apreciación de condiciones iniciales. Para iniciar sus procesos de

autoevaluación basta con formalizar ante el CNA su intención, mediante carta del representante

legal en la que adjunte la información que permita dar cuenta de los aspectos previstos en el artículo

24 del Acuerdo 02 de 2020 del CESU y el cronograma donde se indique la fecha de envío del informe.

Anexo 2. Modelo carta de intención acreditación programas.

Anexo 3. Acuerdo CESU 02 de 2020.

Por el contrario, todos los programas académicos de posgrado deberán surtir la etapa de

apreciación de condiciones iniciales para la acreditación por primera vez, independientemente de

que la Universidad CES se encuentre acreditada.

En la solicitud de apreciación de condiciones iniciales, se requiere adjuntar la información

documental relacionada en las tablas 1 y 2 de la guía 02 del CNA. Ver anexo 4.

Anexo 4. Guía 02 Apreciación de condiciones iniciales de programas académicos e instituciones de

educación superior.

Nota: en el caso de los programas que cuentan con acreditación de alta calidad y van realizar el

proceso de renovación de este reconocimiento, no es necesario realizar el proceso de apreciación

de condiciones iniciales.




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2. Autoevaluación

Examen analítico, de carácter estratégico (orientado al cambio), coordinado por directivos y

académicos, pero con una amplia participación de la comunidad institucional, tendiente a

confrontar: lo que se declara, con lo que se hace, demostrando que lo que dice y lo que hace es de

alta calidad, por medio del mejoramiento continuo.

Figura 2. Dinámica de evaluación de los factores definidos por el CNA

Anexo 5. Guía 03 Autoevaluación de programas académicos e instituciones de educación superior.

La autoevaluación incluye cuatro (4) etapas, a saber:




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Figura 3. Etapas del proceso de autoevaluación

2.1 Preparación

2.1.1 Definición de la estructura organizativa

Con miras a lograr eficiencia administrativa, y, al mismo tiempo, garantizar amplia participación de

la comunidad académica, se propone la siguiente estructura organizativa:

Equipo coordinador: Se sugiere esté integrado por el jefe del programa académico y uno o dos

docentes de tiempo completo que apoyen la gestión logística del proceso de autoevaluación.

Nota: este equipo siempre contará con la asesoría del Área de Aseguramiento de la Calidad.

Funciones específicas:

- Planear el proceso de autoevaluación.

- Validar los instrumentos de recolección de información (formularios, encuestas) propuestos por

el Área de Aseguramiento de la Calidad, o elaborar los que estime convenientes para el

programa.

- Gestionar el diligenciamiento de las encuestas o formularios.




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- Definir los criterios estadísticos para la recolección de información (diseño muestral: muestreo,

tamaño de muestra, población, censo…)

- Construir, con el apoyo del área de Aseguramiento de la Calidad, el archivo maestro de

indicadores/evidencias/soportes.

- Coordinar la ponderación de factores y características.

- Recoger y consolidar la información acordada en el archivo maestro de

indicadores/evidencias/soportes.

- Coordinar las sesiones de autoevaluación.

- Elaborar las versiones preliminares y definitivas de las actas de las sesiones de autoevaluación.

- Redactar el informe de autoevaluación.

- Planear y organizar la atención de la visita de pares académicos.

Comité de autoevaluación: Se propone que esté integrado por el jefe del programa académico

(coordinador general del proceso), dos profesores de tiempo completo, dos profesores de cátedra,

dos estudiantes activos (preferiblemente niveles intermedios), dos egresados y un empleador.

Pueden participar invitados especiales, de acuerdo con los temas que se considerarán para la

evaluación.

La información sobre los integrantes del Comité, debe plasmarse en el formato definido por el

aplicativo SACES – CNA, el mismo que se anexa a continuación:

Anexo 6. Comité de Autoevaluación

Funciones específicas:

- Ponderar los factores y características del CNA

- Calificar y proponer acciones de mejoramiento para cada una de las características.

- Aprobar el informe de autoevaluación.

2.1.2 Conocimiento y estudio de las guías del CNA

El CNA actualizó el modelo de Acreditación y dispone documentos y guías que orientan los procesos

de autoevaluación con fines de acreditación de los programas académicos. Estos documentos se




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han ido refiriendo a lo largo de este documento, los cuales contienen el marco filosófico, los

procedimientos y requisitos para la acreditación, así como los componentes de la evaluación.

2.1.3 Definición de mecanismo de sensibilización y comunicación

Se trata de una estrategia de comunicación que permita a la comunidad académica participar en el

proceso, entender sus alcances e implicaciones y ser parte de él. Como mínimo, se deberían realizar

las siguientes actividades:

- Reunión(es) con profesores y estudiantes del programa para dar a conocer el modelo de

autoevaluación y su cronograma de actividades. A continuación, se anexa un modelo de

presentación para la(s) reunión(es):

Anexo 7. Modelo de presentación para socializar el proceso de autoevaluación con estudiantes

y profesores.

- Reunión(es) para socializar los resultados del proceso de autoevaluación.

Nota: esta actividad, idealmente, debe realizarse con el apoyo del Área de Aseguramiento de la

Calidad.

2.1.4 Ponderación de factores y características

Colombia cuenta con una gran diversidad de instituciones de educación superior: confesionales,

públicas, privadas, grandes, medianas, pequeñas, con énfasis en la investigación, con énfasis en la

docencia, entre otras; en contraste, los lineamientos para la acreditación del CNA son únicos y

aplican para todo tipo de instituciones.

Anexo 8. Lineamientos para la acreditación de alta calidad de programas académicos, CNA 2020.

En medio de esa gran diversidad de instituciones y lo complejo que resulta medir la calidad con

lineamientos que aplican a todas por igual, la ponderación de factores y características es el




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mecanismo de diferenciación de especificidades, el instrumento por medio del cual las instituciones

y programas las hacen evidentes, le dan su impronta, su ADN a la evaluación.

En términos muy simples, ponderar significa asignar pesos porcentuales a los factores y

características del CNA, de acuerdo al proyecto específico del programa que se esté evaluando.

Así, por ejemplo, si una institución o programa tienen un énfasis especial en la investigación, en la

repartición del 100% entre los factores y características, a los temas de investigación se les debe dar

mayor participación porcentual sobre los demás.

A continuación, se listan la síntesis de criterios que deben orientar la ponderación de factores y

características:

- La ponderación se define con base en la visión, misión y valores institucionales; debe reflejar

las prioridades en el quehacer institucional (función social o Misión) y la búsqueda de los

objetivos trazados (visión y planes de desarrollo). En el caso de los programas, adicionalmente,

las ponderaciones deben reflejar las particularidades del proyecto educativo específico.

- Las ponderaciones no se deben definir basándose en la intención de resaltar las fortalezas y

minimizar las debilidades.

- La ponderación debe ser decidida antes de emitir los juicios y las calificaciones. Esto con el

propósito de evitar la tentación de asignar mayores o menores ponderaciones de acuerdo a los

resultados de la evaluación.

- La ponderación no reduce lo cualitativo a lo cuantitativo, razón por la que debe estar

justificada -en todo caso-.

- “Desagregar en exceso de detalle las características de los grandes factores portadores de

calidad definidos por el CNA puede desvirtuar el proceso de ponderación en tanto lo que se

busca es identificar el peso relativo o valor de los aspectos gruesos y fundamentales que dan

cuenta de la calidad de un programa o una institución. Una excesiva discriminación, y por ende,

la ponderación se constituye en una escala casi interminable de grises que no contribuye a la

definición de planes de mejoramiento” 1

A continuación, se sugiere una metodología de ponderación, basada en procesos, la misma que se

corresponde con el enfoque de gestión que la institución ha venido implementando.

1 Miryam L. Ochoa, 2005




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Anexo 9. Propuesta de esquema para desarrollar el modelo de ponderación.

2.1.5 Definición del cronograma de autoevaluación

Se sugiere el siguiente esquema, el cual puede variar dependiendo de la metodología de trabajo

acordada.

Tabla 1. Modelo de cronograma de autoevaluación

Actividades Mes

1 Mes

2 Mes

3 Mes

4 Mes

5 Mes

6 Mes

7 Mes

8 Mes

9 Mes 10

Preparación

1 Conformación del comité de autoevaluación

2 Conocimiento y estudio de las guías

3 Definición del cronograma de trabajo

4 Ponderación de factores y características

Recolección de evidencias

5 Elaboración de archivo maestro para identificar los indicadores que deben ser recolectados

6 Diseño y/o validación de instrumentos

7 Aplicación de los instrumentos

8 Recolección de indicadores documentales y estadísticos

9 Sistematización de evidencias y elaboración de materiales para las sesiones de autoevaluación

Sesiones de autoevaluación

10 Sesiones de autoevaluación

Informe de autoevaluación

11 Redacción del informe de autoevaluación

12 Socialización de resultados con estudiantes, profesores, egresados y empresarios




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Nota 1: el anterior esquema debe plasmarse en el formato definido por el aplicativo SACES – CNA, el

mismo que se anexa a continuación:

Anexo 10. Cronograma de actividades.

Nota 2: dados los tiempos del CNA para atender las solicitudes de acreditación, en la Universidad

CES se ha establecido que el informe de autoevaluación para la renovación de la acreditación, se

presentará con 13 meses de anticipación al vencimiento de la resolución de acreditación.

2.2 Recolección de indicadores/evidencias

Para el desarrollo de la autoevaluación se requiere disponer de información documental,

estadística y de opinión, suficiente, confiable, válida, transparente y pertinente, que permita hacer

un juicio sobre el cumplimiento de las características de calidad.

Tabla 2. Ejemplos del tipo de información que se requiere en los procesos de autoevaluación

Documentos Estadísticas Opiniones

PEI Reglamentos Estatutos PEP Información institucional y del programa

N° de estudiantes N° de graduados N° de profesores (TC, MT y HC) Tasa de deserción Publicaciones Investigaciones Recursos Movilidad Entre otros

Temas sobre los que se indaga: calidad, suficiencia, pertinencia, vigencia, aplicación, entre otras, de los procesos y servicios académicos y administrativos. Ejemplo: la opinión de estudiantes y profesores, sobre la calidad de los recursos bibliográficos.

Para la recolección de la información, el punto de partida consiste en elaborar un archivo maestro

de indicadores/evidencias/soportes, instrumento en el que se hace un inventario de la información

que se considerará en el proceso de autoevaluación.

Anexo 11. Formato para matriz de indicadores/evidencias/soportes.




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Esta información se debe clasificar y analizar, para extraer los elementos claves, y construir los

siguientes dos materiales:

- Archivo en Word con los indicadores/evidencias por característica. Estos documentos

constituyen el acervo probatorio del proceso de autoevaluación; a su vez, son la base para la

elaboración de las presentaciones que se emplearán en las sesiones de autoevaluación.

- Presentaciones en Power Point u otro recurso tecnológico, por característica para las sesiones

de autoevaluación.

Para el caso de los indicadores/evidencias de opinión (resultados de encuestas), si el tamaño de la

población objeto de estudio es inferior a 30 (casi siempre aplica para: directivos, empleadores,

personal administrativo del programa), se sugiere emplear instrumentos cualitativos para

obtenerlas (talleres, entrevistas, grupos focales, entre otros).

Se sugieren los siguientes formatos para encuestas:

Anexo 12. Encuestas para programas académicos.

Nota: si el coordinador del proceso de autoevaluación lo considera necesario, está en libertad de

emplear otros instrumentos.

2.3 Sesiones de autoevaluación

Completado el proceso de recolección, organización y procesamiento de la información, el Comité

de Autoevaluación procede a su interpretación y a la emisión de juicios sobre el grado de

cumplimiento de las características.

La emisión de juicios, puede realizarse con o sin la intermediación de equivalentes numéricos, lo

fundamental es la argumentación, privilegiando el consenso del grupo, y las evidencias que la




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respaldan. Por esta razón, es necesario realizar actas de las sesiones, las mismas que se

constituyen en el principal insumo para la construcción del informe final.

Para la emisión del juicio sobre el grado de cumplimiento de los elementos del modelo de

autoevaluación, se acoge una escala de gradación, como sigue:

Tabla 3. Escala de gradación de juicios

Grado de cumplimiento Valor de gradación numérica Valor porcentaje

Se cumple plenamente 4,5 – 5,0 90 - 100

Se cumple en alto grado 4,0 – 4,4 80 - 89

Se cumple aceptablemente 3,5 – 3,9 70 - 79

Se cumple insatisfactoriamente 3,0 – 3,4 60 - 69

No se cumple ≤ 2,9 0 - 59

Nota 1: las sesiones de autoevaluación son el centro de todo el proceso. Son el espacio en el que el

colectivo académico, en estricto sentido, realiza autoevaluación.

Debe tenerse en cuenta que el juicio sobre la calidad del programa académico hace referencia a las

evidencias de avances efectivos alcanzados al momento de la autoevaluación, en relación con cada

característica; es decir, que para esta calificación no deben considerarse como avances los planes

de mejoramiento y propósitos de implementación previstos a futuro.

2.4 Informe de autoevaluación2

Es el documento que sintetiza los resultados del proceso de autoevaluación; debe contener, en

forma sintética, el resultado de los análisis y los juicios sobre el cumplimiento de las características

y la apreciación global de cada factor y estar acompañado de todos los anexos necesarios para

efecto de la verificación de la información contenida en el informe y que soporta los juicios de

calidad del programa, así como la metodología y los criterios utilizados en la construcción de los

juicios (Idealmente, no debe superar las 100 páginas).

2 Tomado de la guía de procedimiento CNA N°3, del 2013.




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Nota 1: para el caso de los programas que van a presentar proceso de renovación de la acreditación

de alta calidad, el informe debe enfocarse hacia la descripción de los cambios que se hayan generado

desde el informe de autoevaluación anterior. De esta forma, deberán hacerse visibles las acciones

realizadas para el mantenimiento de las fortalezas y resaltar la efectividad de los planes diseñados

para lograr el mejoramiento en los puntos señalados como débiles.

Nota 2: el informe de autoevaluación debe ceñirse al siguiente formato:

Anexo 133. Formato para informe de autoevaluación con fines de acreditación de alta calidad.

Adicionalmente, de manera simultánea con la elaboración del informe, se deberán diligenciar los

siguientes cuadros maestros que el Sistema SACES – CNA solicita.

Anexo 144. Cuadros maestros del sistema SACES – CNA.

3. Evaluación externa por pares académicos

Conduce a la elaboración de un juicio sobre la calidad del programa, en atención a su organización,

su funcionamiento y el cumplimiento de su función social. Dicho juicio es acompañado de

recomendaciones para el mejoramiento.

Concluida la visita, los pares entregan su informe al CNA, el mismo que posteriormente es dado a

conocer a la institución para realizar las precisiones y aclaraciones pertinentes. Esta parte del

proceso es denominada “comentarios del Rector” y es de vital importancia dado que los informes

de los pares pueden presentar inconsistencias que afecten el proceso de acreditación.

Asimismo, en esta etapa se realiza la evaluación de los pares y del proceso, evaluación que es tenida

en cuenta por el CNA para el mejoramiento del sistema.




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4. Evaluación final del Consejo Nacional de Acreditación (CNA)

Se da a partir de los resultados de la autoevaluación y de la evaluación externa, tomando en cuenta

los comentarios que el Rector haya realizado al informe de los pares. Es el CNA quien recomienda

al Ministerio de Educación Nacional otorgar, o no, la acreditación o la renovación de la acreditación,

según sea el caso.

5. Conclusión del Ministerio de Educación Nacional (MEN)

Finalmente, el Ministerio de Educación Nacional expedirá el acto de acreditación, con base en el

concepto técnico emitido por el Consejo Nacional de Acreditación. La acreditación será otorgada

por períodos de 6, 8 o 10 años, los tiempos de la acreditación serán determinados por el Consejo

Nacional de Acreditación, dependiendo del grado de consolidación, sostenibilidad e impacto del

programa académico.

Con el propósito de evidenciar el compromiso institucional con el mejoramiento continuo, el

Consejo Nacional de Acreditación llevará a cabo un seguimiento y evaluación de los planes de

mejoramiento establecidos por las instituciones y los programas académicos como resultado del

proceso de acreditación en alta calidad. La evaluación se realizará transcurrida la mitad del tiempo

de vigencia de la acreditación.

Anexo 15. Seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento de programas académicos e

instituciones de educación superior.

Si el programa no fuese acreditado, el Consejo enviará en el marco de la confidencialidad un

comunicado al Rector, con las recomendaciones que la institución podrá desarrollar mediante una

estrategia de mejoramiento de la calidad, que le posibilite la iniciación de un nuevo proceso, dos

años después de haber culminado el primero.

guía para los procesos de autoevaluación con fines de

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