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Guía de Usuario para Control de Trámites Administrativos Sistema de Información de Distribución SDi

SISTEMA DE INFORMACIÓN

DE DISTRIBUCIÓN

GUÍA DEL USUARIO

PARA

CONTROL DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A.

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1. Control de Trámites Administrativos ..................................................... 4 1.1 Bienvenida ....................................................................................... 4

1.2 Objetivos ......................................................................................... 4 1.3 Acerca de la documentación ............................................................... 4

1.4 Acerca del Sistema Control de Trámites Administrativos ......................... 5 1.4.1 Alcance del Sistema de Información .................................................. 5 1.4.2 Tecnología de la Información ........................................................... 6

1.4.3 Módulos ........................................................................................ 7 1.5 Convenciones ................................................................................... 8

1.5.1 Convenciones para el ingreso de datos .............................................. 8 1.5.2 Convenciones para el teclado ........................................................... 8 1.5.3 Convenciones para el ratón .............................................................. 9

2

2. Manejo del Sistema Control de Trámites Administrativos ........................ 10

2.1 Control de Ventanas ........................................................................ 10 2.1.1 Ventana de la Aplicación ............................................................... 10 2.1.2 Ventana del Browser Internet Explorer ............................................ 12

2.1.2.1 Fundamentos de Internet Explorer ............................................... 12 2.2 Identificación de campos o ítem específicos en el Sistema Control de

Trámites Administrativos .................................................................... 14 2.2.1 Persiana Desplegable .................................................................... 14 2.2.2 Lista de Valores ............................................................................ 15

2.2.3 Ítem de texto ............................................................................... 15

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3. Entorno Web del Sistema Control de Trámites Administrativos ................ 16 3.1 Inicio ............................................................................................. 16 3.2 Manejo del Sub Menú ...................................................................... 18

3.2.1 Ingreso ....................................................................................... 18 3.2.1.1 Módulos Principales de la Aplicación ............................................. 19

3.2.1.1.1 Archivo .................................................................................. 19 3.2.1.1.1.1 Lista ................................................................................... 20 3.2.1.1.1.2 Nueva ................................................................................. 21

3.2.1.1.1.3 Actualizar ............................................................................ 22 3.2.1.1.1.4 Eliminar .............................................................................. 22

3.2.1.1.2 Trámite ................................................................................. 23 3.2.1.1.2.1 Nuevo ................................................................................. 23 3.2.1.1.2.2 Buscar Trámite .................................................................... 27

3.2.1.1.2.3 Recuperar ........................................................................... 28 3.2.1.1.2.4 Inicio Trámite ...................................................................... 30

3.2.1.1.3 Registro ................................................................................. 31 3.2.1.1.3.1 Pendientes de Recepción ....................................................... 31

3.2.1.1.3.2 Pendientes de Sumillas ......................................................... 35 3.2.1.1.3.3 Pendientes de Despacho ....................................................... 37 3.2.1.1.3.4 Enviados Otras Áreas ............................................................ 42

3.2.1.1.3.5 Finalizados .......................................................................... 44 3.2.1.1.3.6 Caducados .......................................................................... 46

Contenido

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3.2.1.1.4 Consulta ................................................................................ 47 3.2.1.1.4.1 Trámites ............................................................................. 48

3.2.1.1.4.2 Carpetas ............................................................................. 51 3.2.1.1.4.3 Memorandos........................................................................ 52 3.2.1.1.4.4 Reportes ............................................................................. 54

3.2.1.1.5 Salir ...................................................................................... 54 3.2.1.1.5.1 Salir ................................................................................... 55

3.2.1.1.5.2 Mas áreas ........................................................................... 55

A

Adjuntar Trámite a Carpeta-Archivar ....................................................... 74

Alta de un Trámite ................................................................................ 76 ANEXOS .............................................................................................. 55

Anulación de un Trámite ........................................................................ 80

E

Enviar Otras Áreas ................................................................................ 62

Enviar Pendientes de Sumillas ................................................................ 70 Enviar Trámite ..................................................................................... 58

F

Finalizar un Trámite .............................................................................. 77

I

Instalación del Sistema ......................................................................... 56

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Control de Trámites Administrativos

1.1. Bienvenida

Este documento será una guía clara y detallada para ser aprovechada tanto por

usuarios principiantes quienes verán satisfechas todas sus inquietudes al completar su

lectura, así como por los usuarios que pronto se convertirán en expertos cubriendo

alguna duda que puede aparecer en determinado momento, por lo que se recomienda

mantener el documento siempre a su alcance.

Las secciones que forman parte de este documento han sido diseñadas sobre la base

de un escenario que trata de simular un entorno real de trabajo, con el fin de facilitar

el traslado de los conocimientos adquiridos a las necesidades reales y particulares de

los usuarios.

1.2. Objetivos:

General

Describir en forma clara y detallada el uso correcto del Sistema de Información

“Control de Trámites Administrativos”.

Específicos

Presentar las órdenes utilizadas en el sistema, operables tanto con el ratón como

con el teclado.

Elaborar un documento que sirva de apoyo a los departamentos en las cuales el

Sistema, brinde su servicio.

Obtener un sistema de información que apoye a la toma de decisiones correctivas

y preventivas en las áreas de gestión.

1.3. Acerca de la documentación

A continuación se presenta en forma clara y resumida los temas que han sido

desarrollados en el presente documento con la finalidad de que el lector tenga una

visión global de todo el contenido y conozca en forma rápida los aspectos que se

describen en el presente manual de usuario del Sistema de información “Control

de Trámites Administrativos”.

En primera instancia tenemos una introducción al Sistema de Distribución. la cual

inicia dando una bienvenida a todos los usuarios y personas interesadas en el sistema

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como herramienta diaria de trabajo, un breve resumen acerca de la documentación,

los módulos que lo conforman y las principales ventajas que ofrece su utilización. Esta

sección termina detallando las convenciones utilizadas para la documentación,

convenciones de notación y convenciones para el teclado.

A continuación se encuentra el proceso de instalación del Sistema de información

Control de Trámites Administrativos el mismo que depende del hardware y

software requeridos para su correcto funcionamiento. Una vez instalado es importante

conocer la forma adecuada de poner en marcha el sistema.

En la siguiente sección se describe cada uno de los componentes del entorno en donde

se desenvuelven todas las actividades que intervienen en el sistema, tales como los

menús desplegables, que contienen todas las opciones que permiten conducir al

usuario a lo largo del sistema, se presentan la barra de herramientas, la cual incluye

las opciones más usadas al operar el sistema y la barra de estado que indica el

estado del sistema. El sistema trabaja en ambiente Windows razón por la cual no

podemos obviar la forma de trabajo y las técnicas utilizadas con el ratón; sin dejar de

lado el uso correcto del teclado dentro del sistema.

Continuamos con la descripción de cada uno de los módulos que intervienen en el

sistema, para ello enumeramos cada una de las ventanas con una breve descripción y

validación de los campos e indicando el módulo del que forman parte.

1.4. Acerca del Sistema Control de Trámites Administrativos

1.4.1. Alcance del Sistema de Información

El presente sistema ha sido elaborado con la finalidad de realizar un seguimiento de

los trámites que se realizan en todas las áreas de la Empresa Eléctrica Quito S. A.,

como también la asignación de responsabilidades.

El Sistema de Información Control de Trámites Administrativos presenta un

entorno de trabajo muy sencillo de operar que facilita el trabajo diario con la

computadora.

El primer paso para un mejor desenvolvimiento dentro del sistema es familiarizarse

con su entorno y las herramientas disponibles, el cual es muy similar a cualquier

paquete o aplicación en ambiente Windows que podemos encontrar en el mercado.

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1.4.2. Tecnología de la Información del SDI

La necesidad de adoptar nuevos modelos de gestión que permitan cambiar

radicalmente el proceso de atención al cliente, en un área eminentemente técnica

como es la distribución de energía eléctrica, nos ha planteado varios retos desde el

punto de vista informático a quienes participamos de esta rama tecnológica.

En los últimos años la herramienta denominada “flujo de trabajo” o workflow se ha

consolidado como un elemento básico para la implementación de un nuevo modelo de

gestión administrativa denominado “Gestión por Procesos”. El soporte que brinda

workflow es fundamental, como un elemento que permite que la información fluya

automáticamente por la ruta y hacia la persona adecuada, facultando el registro

histórico de las actividades por las que ha pasado un trámite o instancia de proceso,

hasta su finalización.

BASE DE DATOS RELACIONAL

La base de datos relacional sobre la que se soporta el sistema es Oracle 9i, dentro del

ambiente de Oracle se utiliza las siguientes herramientas: Oracle Application Server,

Developer Suite, Designer, Workflow y Discoverer entre otras.

INTRANET

Una Intranet no es más que el resultado de exportar la idea de Internet al ámbito de

una organización para su exclusivo uso interno.

El éxito de Internet ha sido justamente debido a que permite comunicarnos con todo

el mundo, pero su filosofía de trabajo es perfectamente aplicable a la gestión

empresarial para permitir una buena comunicación y gestión interna.

ARQUITECTURA COMPUTACIONAL DE TRES CAPAS

La arquitectura de procesamiento cliente/servidor, es comúnmente descrita como de

dos o más capas de acuerdo a como la lógica de la aplicación es distribuida entre el

cliente y el servidor. Una arquitectura cliente/servidor mínima debe tener una capa

cliente y una capa servidor.

Una de las principales desventajas es el costo de mantenimiento de los clientes. Una

parte de la lógica de la aplicación es almacenada en cada cliente y necesita ser

mantenida individualmente.

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El modelo de procesamiento de tres capas trata de solucionar el problema de dos

capas. En un modelo de tres capas, la capa del medio se encuentra entre el cliente y

el servidor de base de datos. Esta capa intermedia consta de un servidor de

aplicaciones el cual contiene el componente de la lógica de la aplicación del modelo

(programas).

Esta nueva tecnología compuesta por un pequeño cliente, un servidor de la aplicación

y otro servidor para la base de datos, es más adecuada para el entorno distribuido que

se utiliza en Intranet.

1.4.3. Módulos

Módulos Principales

Esta parte es el núcleo y la razón principal del sistema, aquí se agrupan una serie de

actividades fundamentales los cuales tendrán su seguimiento correspondiente, incluye

operaciones de insertar, borrar, recuperar y desplazarse a lo largo de los diversos

registros.

Opciones

Es una operación específica que se lleva a cabo a través de una pantalla diseñada

para el efecto de acuerdo a las necesidades presentadas por los usuarios.

TCP/IP

Servidor Aplicaciones (Edificio Álvarez)

Servidor BD

(Las Casas)

Intranet

Oper. y Mant.

(Agencia Tumbaco)

Oper. y Mant. (Agencia Calderón)

Fiscalización (Ed. Álvarez) Operación del Sistema

(Las Casas)

Alumbrado Publico

(El Dorado)

Oper. y Mant. (Agencia Sangolquí)

Oper. y Mant. (Agencia Conocoto)

Oper. y Mant. (Agencia Machachi)

Oper. y Mant. (Agencia San Antonio)

Oper. y Mant. (Agencia El Quinche)

Proyectos (Ed. Álvarez)

Mantenimiento Redes

(El Dorado)

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Herramientas

Este módulo contiene una serie de utilitarios los mismos que se convierten en

herramientas de apoyo para el usuario del sistema como el correo electrónico.

1.5. Convenciones

1.5.1. Convenciones para el ingreso de datos

Los campos de las pantallas para el ingreso de información requieren observaciones

importantes que se deben considerar. Las convenciones son:

Si la información en el campo es proporcionada automáticamente por el Sistema,

el nombre del campo se encuentra sombreado y no se lo puede modificar

manualmente.

Si un campo es obligatorio y no se ingresa el cursor no sale del campo hasta que

este sea ingresado.

Si en campo ingresado esta repetido o no corresponde al valor que debe ser

ingresado se despliega un mensaje de error especificando el problema.

1.5.2. Convenciones para el teclado

Si se utiliza un teclado, en la mayoría de las órdenes se comienza

manteniendo pulsadas las teclas Alt. o Ctrl. A continuación se pulsa una

tecla que activa un menú y después otra tecla que activa una opción de

dicho menú. La tecla que se debe pulsar es la que se encuentra

subrayada en el nombre del menú.

Para acceder al menú de Ayuda se utiliza la tecla F1 y para buscar la

ayuda de las teclas se ingresa por medio del menú a la opción ayuda de

teclas.

Al utilizar una combinación de teclas se puede pulsar ambas al mismo

tiempo, pero no necesariamente. Por ejemplo al pulsar Alt. se activa la

barra de menús y la siguiente tecla que se pulse indicará la opción que se

desea.

Los procedimientos descritos en el manual se basan fundamentalmente en el uso

del ratón. No obstante también puede seleccionar órdenes de los menús con el

teclado. Pulse para ello la tecla Alt. para activar la barra del menú y pulse a

continuación la tecla correspondiente al carácter que aparece subrayado o

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resaltado en el nombre del menú u orden. Para algunas órdenes existe también la

posibilidad de utilizar la combinación de teclas que aparece en el propio menú.

Un signo más (+) entre dos nombres de tecla indica que han de pulsarse ambas en

forma simultánea. Por ejemplo “Pulse Ctrl. + P” indica que ha de mantenerse

pulsada la tecla Ctrl. mientras pulsa la tecla P.

Para desplazarse a través de los distintos campos que puede contener una

pantalla, se utiliza la tecla Tab. hasta ubicarse en el campo deseado.

Para ejecutar una acción indicada en un botón, se lo puede realizar mediante el

teclado, dando un Enter siempre y cuando el botón se encuentre remarcado.

1.5.3. Convenciones para el ratón

Si dispone de un ratón de varios pulsadores, se supondrá siempre que es el botón

izquierdo el que está configurado como pulsador primario o principal. Cualquier

procedimiento que requiera la pulsación del botón secundario incluirá la referencia

expresa a él mismo: Pulse con el botón derecho.

Pulsar significa señalar en un objeto y presionar, liberar acto seguido el botón del

ratón.

Doble pulsación significa presionar dos veces el botón del ratón en rápida sucesión.

Como se mencionó, el Sistema se desenvuelve en un ambiente muy similar al de

Windows, en donde la acción del ratón es fundamental, aunque existe la posibilidad de

utilizar el teclado para la mayoría de las acciones, lo cierto es que muchas de éstas se

llevan a cabo de manera más fácil y rápida con el ratón.

Puntero del Ratón

El ratón sirve para controlar el puntero que aparece en la pantalla. Para

desplazar el puntero, deslice el ratón en la superficie de trabajo en la

dirección deseada.

El puntero se desplaza siempre que el ratón está en contacto con la

superficie plana.

El desplazamiento del puntero del ratón por la pantalla no afecta a la

información que se ve en la misma; el puntero sirve tan solo para

señalar una posición. Al pulsar el botón del ratón tiene lugar una acción

determinada en la posición que ocupa actualmente el puntero.

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Existen algunas acciones básicas del ratón que se tendrá que usar a lo

largo del presente manual.

Señalar.- Desplazar el ratón hasta situar el puntero sobre un elemento

determinado.

Pulsar.- Señalar un elemento de la pantalla y presionar el botón

izquierdo del ratón. Esta técnica permite seleccionar elementos en la

pantalla y desplazarse por el documento.

Hay algunas operaciones que se llevan a cabo pulsando el botón derecho

del ratón.

Cuando no se diga otra cosa, la pulsación hará referencia siempre al

botón izquierdo o principal.

Doble Pulsación.- Se trata de realizar dos pulsaciones seguidas, en

rápida sucesión en el botón del ratón. Cuando no esté seguro de la

orden que ha de ejecutar para llevar a cabo una operación determinada,

pruebe a pulsar sobre el elemento que deba resultar afectado. Si esto

no diera resultado pruebe con una pulsación doble.

2. Manejo del Sistema Control de Trámites Administrativos

2.1. Control de Ventanas

2.1.1. Ventana de la Aplicación

Se denominará Ventana de Aplicación a la pantalla de interfaz entre el usuario y el

Sistema de Distribución. En esta ventana se manejarán los siguientes elementos:

Barra de menús

Barra de Herramientas

Barra de Estado

Barras de desplazamiento horizontal, vertical (scroll horizontal y vertical)

Área de manipulación de información

Los elementos se identifican en la siguiente figura:

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A continuación las características más usadas:

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Permite minimizar la ventana activa.

Maximiza la ventana activa. También puede maximizar la ventana

pulsando dos clics en la barra de títulos de la ventana activa.

Cerrar ventana activa.

Restaurar ventana activa.

2.1.2. Ventana del Browser Internet Explorer

Internet es un sistema que conecta millones de computadoras personales en todo el

mundo. Su característica más conocida, World Wide Web, presenta un contenido

muy variado, incluyendo información multimedia, radio, vídeo en vivo. El contenido en

páginas Web se obtiene empleando un explorador de Web, como Microsoft Internet

Barra de menús

Barra scroll vertical

Área de manipulación de información

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Explorer.

Normalmente, la página de nivel superior de un sitio Web se denomina página

principal, de la que salen otras páginas. Cuando inicia Internet Explorer, la primera

página que ve se denomina página de inicio.

2.1.2.1. Fundamentos de Internet Explorer

Puede explorar el Web como explora su PC utilizando el Explorador de Windows o

Internet Explorer, a esta forma de navegar se le conoce también como modo Web.

Dentro del Internet Explorer también se tienen los siguientes elementos:

Barra de menús

Barra de herramientas

Barra de direcciones

Barra de Estado

Barras de desplazamiento horizontal, vertical (scroll horizontal y vertical)

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A continuación las características más usadas:

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Permite ir a la página o ventana anterior dentro del navegador.

Ir a la página o ventana siguiente dentro del navegador de una serie de

páginas ya visitadas.

Si el navegador se encuentra realizando un proceso, al presionar esta

opción detiene la acción del navegador.

Haga clic aquí para actualizar la página actual si no aparece la

información última o la que esperaba. Resulta de gran ayuda cuando la

información que ve es antigua en una página que se actualiza con

frecuencia o si los gráficos no aparecen de forma correcta.

Si se encuentra dentro de la agenda personal le permite actualizar o

refrescar la información que se encuentra en la ventana del navegador,

por ejemplo: datos de la agenda de trabajo, entre otros.

Barra de menús

Barra de herramientas

Barra de direcciones

Barra de estado

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Haga clic aquí para ir a la página de inicio (primera página que ve

cuando abre el explorador).

Haga clic aquí para abrir la barra de favoritos, donde puede almacenar

los vínculos (accesos directos) a los sitios Web o documentos que visita

con mayor frecuencia.

Al dar clic en esta opción, se imprime el reporte actual que se encuentre

en pantalla. También puede hacer uso del menú Archivo opción

Imprimir, o pulsando las teclas CTRL+P.

Características adicionales:

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Permite minimizar la ventana activa.

Maximiza la ventana activa. También puede maximizar la ventana

pulsando dos clics en la barra de títulos de la ventana activa.

Cerrar ventana activa.

Restaurar ventana activa.

2.2. Identificación de campos o ítem específicos en el Sistema Control de

Trámites Administrativos

2.2.1. Persiana Desplegable.-

Si usted observa un campo de esta forma al momento de ingresar los datos, debe

presionar sobre la flecha hacia abajo que se encuentra en la parte derecha del campo,

una vez realizado esto, se visualizan los tipos de datos que usted puede seleccionar,

debe desplazarse hacia el dato específico y pulsar un clic con el botón izquierdo del

ratón.

Clic

Ubicar puntero y luego clic

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2.2.2. Lista de Valores.-

Una lista de valores constituye un campo en el cual se ingresarán los datos, a través

de la visualización y selección de los posibles valores que pueden ser ingresados en el

atributo. Para visualizar la lista de valores debe pulsar dos clics sobre el campo o

pulsar un clic sobre el botón que se encuentra a la derecha del respectivo campo, así

como se muestra en la figura:

Lista de valores emitida por el sistema:

Una vez seleccionado el dato del registro, en los campos relacionados con el ítem de

lista de valores el sistema automáticamente recupera esta información y la coloca en

los campos respectivos, como se muestra a continuación:

2.2.3. Ítem de texto

Un ítem de texto constituye un dato que debe ser ingresado por teclado, para ingresar

la información correspondiente, debe pulsar clic sobre el campo y proceder a la

entrada de datos.

Doble clic Clic

Ubicar puntero del ratón – Dar 2 clic Ó Ubicar puntero, clic y pulsar OK

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3. Entorno Web del Sistema Control de Trámites Administrativos

3.1. Inicio

Para ingresar a la aplicación debe iniciar un navegador (Firefox, Internet Explorer),

desde el icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio, o como se indica a

continuación:

Con el botón izquierdo del ratón, en la barra de herramientas que se encuentra en la

parte inferior de la pantalla presione en el icono Inicio, a continuación desplazarse con

el ratón a Programas y finalmente clic en la opción Internet Explorer.

A continuación se presenta la página de ingreso al Sitio Web de la Dirección de

Distribución, en el que se tiene acceso a Información así como también a la aplicación

de Trámites Administrativos, (Ver Anexo Instalación del Sistema) para ingresar

presione sobre la imagen central de esta pantalla (logotipo EEQ).

Dato ingresado por teclado

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Dirección Electrónica: http//sdi.eeq.com.ec/SDi/

Una vez que ingresa, de un clic en la opción Trámites que se encuentra a la

izquierda de la pantalla. Como muestra la siguiente figura.

Usted visualizará un sub. menú que se detalla a continuación:

Clic para ingresar

Clic para ingresar

Sub Menú

http://servidor_sdi:7777/SDI

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3.2. Manejo del sub. Menú

3.2.1. Ingreso .-Al dar clic en esta opción usted ingresará a la Aplicación

Trámites Administrativos.

Usted debe:

Escribir su Nombre (Usuario) y su Clave para el acceso a la misma. Estos datos son

proporcionados por el Administrador del Sistema.

Dar clic en Aceptar

En pantalla le mostrará las áreas a las que tiene acceso, la siguiente figura

muestra lo indicado.

“Buscar Trámites”.-Opción que le permite buscar un trámite dentro de las áreas a la

que tiene acceso, la pantalla que se despliega es la siguiente:

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3.2.1.1 Módulos Principales de la Aplicación

3.2.1.1.1 Archivo

Esta opción nos permite realizar el manejo de carpetas, para su ingreso presionamos

el siguiente botón.

Clic para ingresar

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Visualizará un sub. Menú como le muestra la siguiente figura.

3.2.1.1.1.1 Lista.- En esta opción aparecen todas las carpetas creadas por el

usuario, se encuentran agrupadas por años, como muestra la siguiente figura.

Para visualizar el archivo de cada año, nos ubicamos en el año deseado y damos un

clic, se mostrará la siguiente pantalla.

El contenido de cada carpeta se visualizará al dar clic en el número de la carpeta, la

siguiente pantalla muestra lo mencionado.

Clic

Clic

Clic

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Al dar un clic en el número de trámite se desplegará en pantalla el historial del mismo.

3.2.1.1.1.2 Nueva.- Esta opción permite la creación de una nueva carpeta, la

siguiente figura detalla lo mencionado.

Para la creación de una nueva carpeta usted debe ingresar los campos que se detallan

a continuación:

Número Identificador de la carpeta, este campo acepta letras y números.

Clic

22


Nombre de la

carpeta

En este campo se debe ingresar un nombre de la carpeta.

Año Campo que especifica el año al que va pertenecer la carpeta.

Presione “GRABAR” para crear la nueva carpeta

3.2.1.1.1.3 Actualizar.- En esta opción usted puede actualizar el nombre de la

carpeta, para esto usted debe:

Ingresar el numero de la carpeta hacer modificada.

Ingresar el año al que pertenece la carpeta.

Digitar el nuevo nombre a la carpeta elegida y presionar “ACTUALIZAR” para

dar por realizado el cambio

3.2.1.1.1.4 Eliminar.- Opción que permite eliminar carpetas que no son utilizadas

Recuerde que para eliminar una carpeta esta debe estar vacía, es decir no debe tener

archivado ningún trámite.

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Para eliminar una carpeta solo tiene que digitar en el campo “Número” el número de

carpeta hacer borrada y el año al que pertenece la carpeta, luego presionar “Eliminar”

para dar por realizada la petición.

3.2.1.1.2 Trámite Para tener acceso sobre las acciones de un trámite

ingresamos a esta opción como muestra la siguiente figura.

Visualizará un sub. Menú que le permitirá realizar diferentes actividades.

3.2.1.1.2.1 Nuevo.- En esta opción usted puede ingresar un nuevo trámite; al dar

clic en esta viñeta usted tendrá en pantalla lo siguiente:

Clic para ingresar

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Trámite Nro. Campo que se genera automáticamente en el momento que se

grava la transacción, indica el número del trámite.

Origen Campo que mediante una lista de valores se detalla quien da

origen al trámite.

Unidad EEQ Se ingresa este campo cuando quien origina el trámite es en el

interior de la Empresa Electrica Quito S.A.

Nro.Oficio

/Memo

Campo en el que se ingresa el número de oficio/memo que

antecede a un determinado trámite.

Fecha Oficio Fecha en la recibe el oficio / memo. El formato de ingreso es:

YYYY/MM/DD.

Fecha Recepción Fecha de Recepción del trámite su formato es el siguiente

YYYY/MM/DD.

Suministro Número de suministro en el caso de existir.

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Nro. Contrato Campo en que se ingresa el número de contrato.

Mail En este campo se ingresa el correo electrónico del cliente si lo

tuviera.

Teléfono Número de teléfono del cliente.

Cliente Nombre del cliente.

Cédula/RUC Cédula /RUC del cliente.

Dirección Dirección del cliente

Referencia

Cruzada

En este campo se detalla referencias de los documentos de un

determinado trámite.

Asunto Campo en el que se detalla el Asunto por el cual se da inicio al

trámite.

Observaciones Campo en que se detalla alguna particularidad del trámite por

ejemplo: Se anexan 2 carpetas.

Prioridad En este campo se especifica la prioridad del trámite estas son:

Baja

Normal

Alta

Clase trámite Puede escoger entre la siguientes opciones:

Trámite

Conocimiento

Estado Este campo nos indica en que estado se encuentra el trámite

Pendiente.- Pendiente de despacho

Iniciado.- Trámite Iniciado

Finalizado.-Trámite Finalizado, para finalizar el trámite ver

Anexo: Finalizar Trámites

Anulado.-Trámite Anulado, para anular el trámite ver

Anexo: Anulación de Trámites

Al presionar automáticamente el sistema nos muestra el número de trámite y

las siguientes opciones, como muestra la siguiente figura.

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Opción que permite adjuntar el trámite a la carpeta deseada

Ver Anexo Adjuntar Trámite A Carpeta.

Opción que permite enviar el trámite a las diferentes áreas de

la Empresa Eléctrica Quito. Ver anexo Enviar Trámite.

Opción que permite imprimir la hoja de control.

Opción que le permite :

El envió de una hoja de control a diferentes áreas con

diferentes sumillas.

Después de un visto bueno realizar el envió de la hoja

de control.

Ver anexo Pendiente Sumillas.

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Opción que permite enviar el trámite a otras áreas que no

disponen del sistema.

Ver Anexo Enviar Otras Áreas

Nota.- Mientras este en esta pantalla usted puede realizar las modificaciones

necesarias, para grabar los cambios realizados usted debe presionar

3.2.1.1.2.2 Buscar Trámite.- Opción que le permite Buscar un determinado

trámite dentro de sus bandejas, la pantalla que muestra es la siguiente:

Donde usted debe ingresar el número de trámite hacer buscado, y el sistema

automáticamente le dice en que bandeja o bandejas se encuentra el trámite, la

siguiente figura muestra lo indicado.

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Para acceder a cualquier bandeja debemos dar un clic en “Nro. Trámite”

En caso de que su trámite no se encuentre en ninguna de las bandejas se mostrará en

pantalla lo siguiente:

3.2.1.1.2.3 Recuperar.- Opción que le permite recuperar un trámite bajo las

siguientes condiciones:

Puede recuperar un trámite si usted los inició.

Puede recuperar un trámite si usted en algún momento realizó algún

despacho.

En esta opción también puede actualizar y eliminar despachos. Para esto

usted debe ingresar el número de trámite a recuperar en la pantalla que

muestra a continuación:

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Una vez digitado el trámite nos muestra una pantalla con las acciones a realizar, la

pantalla siguiente muestra lo indicado.

Eliminar Esta opción le permite eliminar el envío realizado. Para nuevamente

tener en su bandeja usted debe recuperarlo una vez recuperado el

trámite reposa en la bandeja pendientes de despacho.

Nota.- Usted puede eliminar el trámite cuando este no ha sido

receptado.

Modificar Con esta opción usted puede modificar el contenido del envío.

Nota.- Usted puede modificar el contenido del envío cuando este no

ha sido receptado.

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Imprimir Con esta opción usted puede imprimir el último envío realizado.

Recuperar Opción que le permite recuperar un trámite despachado, una vez

recuperado el trámite reposa en la bandeja pendientes de despacho.

3.2.1.1.2.4 Inicio Trámite.- En esta opción están todos los trámites han sido

creados pero aun no le dan seguimiento. La siguiente pantalla muestra

lo indicado.

Los campos desplegados son:

Trámite Campo que se genera automáticamente en el momento que se

graba la transacción, indica el número del trámite.

Origen En este campo que mediante una lista de valores se detalla

quien da origen al trámite.

Cliente Nombre del Cliente.


YYYY/MM/DD.


trámite.

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3.2.1.1.3 Registro

En esta opción se manipula todo referente a los movimientos del trámite como por

ejemplo receptar, enviar, finalizar, pendientes de despacho etc.; la opción es la

siguiente:

Se desplegará en pantalla las siguientes opciones:

3.2.1.1.3.1 Pendientes de Recepción. - Opción donde se encuentran los trámites

que son enviados por otras áreas y están pendientes de receptar, como

muestra la siguiente figura:

Clic para ingresar

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Trámite Indica el número del trámite.

Enviado por Indica el nombre del área que envía el trámite.


Fecha envío Fecha y hora que el trámite fue enviado.


trámite.

Novedad Campo donde se registra la acción que solicita el área remitente.

Prioridad Campo que indica si el trámite es: Normal, Urgente.

Si el usuario remitente adjunto Anexos a través de esta opción

se puede listar los anexos, mediante la siguiente pantalla:

Para receptar un trámite usted debe:

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Elegir dando un clic en el trámite que desea receptar a continuación le

despliega la siguiente pantalla:

Opción que sirve para receptar un trámite. La fecha de recepción

debe ser mayor que la fecha de envío, caso contrario el sistema

validará la fecha y se le desplegará un error.

Esta opción sirve para devolver el trámite cuando no se ha

recibido la documentación física. El trámite se devuelve de forma

automática al área que le envío.

Opción para regresar a la anterior pantalla.

Una vez receptado el trámite se debe ingresar alguna observación y guardarla

presionando el botón “GRABAR OBSERVACIÓN” como se muestra en la siguiente

figura.

34


Nota.- Una vez que el trámite ha sido receptado este se ubica en la bandeja de

pendientes de despacho.

Opción que sirve para finalizar un trámite. Un trámite se finaliza

cuando ya no tiene seguimiento. Ver Anexo Finalizar

Trámites.

Esta opción sirve para grabar la observación. Si usted no

presiona este botón después de escribir la Observación, la

Observación no se grabará.

Opción que le permite transferir un trámite si este fue por

equivocación enviado. Ver Anexo Transferir Trámites.

Recuerde que solo se transfiriere si la otra área a ser transferida

no tiene aún el trámite caso contrario surgirá un error.


35


3.2.1.1.3.2 Pendientes de Sumillas.- En esta bandeja se encuentran todos los

trámites que fueron despachados a través del botón . Esto

quiere decir que se requiere de la aprobación o verificación de las

sumillas para el envío, En la pantalla siguiente muestra lo mencionado.


Enviado a Indica en nombre del departamento al cual ha sido enviado el

trámite.



trámite.

Novedad Campo donde se registra las acciones del trámite.

Para ingresar en cualquiera de estos trámites que se encuentran en esta lista usted

tiene que:

Ubicarse en el trámite deseado y dar un clic en la parte azulada usted vera

que al ubicarse en esta parte el puntero cambia de forma y se muestra en

forma de mano; una vez ingresada usted tiene lo siguiente:

36


En esta pantalla usted puede cambiar la sumilla si fuera necesario, caso contrario en

la parte superior se tiene diferentes opciones, su explicación se detalla a continuación:

Esta opción se utiliza para enviar el trámite al área deseada. Una

vez presionado el botón, el trámite desaparece de la lista de

pendientes de sumillas.

A este proceso se le denomina, revisión previa.

Esta opción es utilizada para actualizar la sumilla, si es que esta

ha sido modificada ya que en esta nueva pantalla puede cambiar

el objeto del trámite es decir puede cambiar la sumilla que

ingreso anteriormente para dar valides a su cambio debe

presionar el botón de “ACTUALIZAR”.

Opción que permite cancelar (borrar) el envió realizado, una vez

cancelada la acción, el trámite se ubica en la bandeja de

pendientes de despacho.


37


3.2.1.1.3.3 Pendiente de Despacho.- En esta bandeja usted va encontrar todos

los trámites, pendientes de respuesta. Es decir los trámites que no se

han despachado a ninguna área.


Enviado por Indica el nombre del departamento el cual ha enviado el trámite.


Asunto Campo en el que se detalla el Asunto por el cual se dio inicio al

trámite.

Fecha envío Fecha y hora en la que es enviado el trámite.

Fecha Recepción Fecha en la que usted recepto el trámite, su formato es el

siguiente YYYY/MM/DD.

Detalle Objeto o sumilla a ser atendida.

En esta pantalla se puede obtener el reporte “Despacho de correspondencia” a través

de los botones que se encuentran en la parte superior izquierda como se muestra a

continuación:

38


Al presionar este botón usted tiene la hoja de correspondencia, la cual

le solicita como parámetros iniciales las fecha inicial y la fecha final y tienen el formato

yyyy/mm/dd hh: mi como muestra la siguiente figura.

Una vez ingresado los parámetros iniciales tendremos la hoja de correspondencia.

. La diferencia de la opción anterior, son los parámetros de ingreso

en este caso usted ingresaría números de trámite, puede ingresar hasta 8, como

muestra la siguiente figura.

39


Una vez ingresado los trámites que se despachen diariamente usted obtendrá la hoja

de correspondencia.

Recuerde que esta opción solo imprime trámites que son despachados en el día.

Opción que le permite imprimir la hoja de despacho de

correspondencia cuando son auto envíos

40


Usted al elegir de la lista de Pendientes de Despacho cualquier Trámite, tendrá la

pantalla que se muestra a continuación:

En esta pantalla usted puede:

Opción que sirve para finalizar un trámite. Un trámite se finaliza

cuando ya no tiene seguimiento. Ver Anexo Finalizar

Trámites.

Esta opción sirve para grabar la observación. Si usted no

presiona este botón después de escribir la Observación, la

41


Observación no se grabará.

Opción que le permite transferir un trámite si este fue por

equivocación enviado. Ver Anexo Transferir Trámites.

Recuerde que solo se transfiriere si la otra área a ser transferida

no tiene aún el trámite caso contrario surgirá un error.


Nota: En el campo OBSERVACIÓN, usted puede llenar o adjuntar más información.

Observación: Recuerde que un trámite finalizado usted lo puede dar de “ALTA”, es

decir volverlo activo. Un trámite dado de ALTA se ubica en la bandeja de “Pendientes

de Despacho”. Para ver como dar de alta un trámite ver Anexo Alta de un trámite.

Además en la parte superior usted dispone de la siguiente barra de opciones como:

Opción que permite enviar el trámite a las diferentes áreas de

la Empresa Eléctrica Quito. Para mas información ver Anexo

“Enviar Trámite”.

Opción que permite adjuntar el trámite a la carpeta deseada

Para mas información ver Anexo Adjuntar Trámite a

Carpeta.

Opción que permite imprimir la hoja de control con la sumilla

del área que le esta enviando el trámite.

Opción que le permite :

El envió de una hoja de control a diferentes áreas con

diferentes sumillas.

Después de un visto bueno realizar el envió de la hoja

42


de control.

Ver Anexo Enviar Trámite Pendientes Sumillas.

Opción que permite enviar el trámite a otras áreas que están

fuera de la Empresa Eléctrica Quito. Ver Anexo Enviar Otras

Áreas.

3.2.1.1.3.4 Enviados Otras Áreas.- En esta bandeja reposan los trámites que

son enviados a áreas que no tienen sistema. Es decir áreas que no

tienen secretaria.


Origen En este campo se detalla quien da origen al trámite.



YYYY/MM/DD.


trámite.

Enviado a Indica en nombre del departamento al cual ha sido enviado el

trámite.

Al escoger el trámite de esta bandeja usted tendrá en pantalla lo siguiente:

43


Donde se encuentra el detalle del envío realizado y datos generales del trámite.

Además en la parte superior usted tiene opciones adicionales, el detalle de estas se

describe a continuación.

Recuerde que esto trámites nunca se fueron a las áreas seleccionadas en forma

automática, entonces estos trámites se manejaron de forma manual.

44


Esta opción se utiliza cuando existe respuesta del área a la que

usted envío el trámite, para un correcto funcionamiento del

sistema usted debería con esta opción ingresar lo que el área que

no tiene sistema le responde, una vez ingresada la respuesta del

otra área el trámite reposa en la bandeja pendientes de

despacho.

Esta opción también le permite ingresar una respuesta al

trámite, con la diferencia que este trámite se finaliza y una vez

ingresada la Respuesta se ubica en la bandeja de finalizados.

Esta opción permite finalizar el trámite si ingresar ninguna

respuesta.


3.2.1.1.3.5 Finalizados.- En esta bandeja se encuentran todos los trámites

finalizados, la pantalla que se despliega es la siguiente.

Como podemos observar en la pantalla los trámites se encuentran agrupados por año

al presionar en cualquier año se desplegará la lista de los trámites así:

45


Se despliegan los siguientes campos:


Enviado por Indica en nombre del departamento el cual ha enviado el

trámite.


Fecha envío Fecha y hora en la que es enviado el trámite.


trámite.

Novedad Campo donde se registra alguna causa que haya pasado con el

trámite.

Recuerde Los trámites finalizados se pueden dar de alta.

Al escoger de este listado un trámite se despliega en pantalla lo siguiente:

46


En esta pantalla usted tiene nuevas opciones, la explicación de las mismas se describe

a continuación.

Opción que le permite dar de alta aun trámite una vez dado de

alta este trámite se ubica en la bandeja pendientes de despacho.


Observación.- Los trámites finalizados una vez que se cumpla el tiempo de vida útil

desaparecerán de esta lista y se ubicarán en la bandeja de caducados solo como

consulta.

3.2.1.1.3.6 Caducados.- Bandeja en la que se encuentran todos los trámites

caducados, es decir ya cumplieron su período de vida útil, la pantalla se

muestra a continuación.

47


Están agrupados por años al ingresar en cada uno de ellos se desplegará en pantalla

el listado de los trámites caducados así:

Recuerde, que estos trámites solo son de consulta.

3.2.1.1.4 Consulta

La opción es la siguiente.

Visualizará un sub. Menú como le muestra la siguiente pantalla.

Clic para ingresar

48


3.2.1.1.4.1 Trámites.- En esta opción le permite a usted ingresar a la pantalla de

consulta de un trámite, tendrá en pantalla los siguiente:

Nro. Trámite Indica el número del trámite.


trámite.

Origen En este campo se detalla quien da origen al trámite.

Unidad EEQ Campo que se ingresa cuando quien origina el trámite es en el

interior de la Empresa Eléctrica Quito S.A.

Nro.Oficio

/Memo

Campo en el que se ingresa el número de oficio que antecede a

un determinado trámite.

49



YYYY/MM/DD.


Dirección Dirección del cliente.

Suministro Número de suministro en el caso de existir.

Referencia

Cruzada

En este campo se detalla referencias de los documentos de un

determinado trámite.

Observaciones Campo en el que ingresa observaciones adicionales.

Nro. Cédula Número de cédula del cliente.

Nro. Contrato Número de contrato.

Ingresado por Usuario quien dio origen al trámite.

Todos estos campos son parámetros de ingreso para la búsqueda.

A continuación el detalle de algunas observaciones para una mejor búsqueda:

Si usted no ingresa ningún parámetro de búsqueda, el resultado de la misma

será todos los trámites sin ninguna excepción.

Usted puede ingresar uno o varios parámetros de búsqueda, es decir puede

combinar la búsqueda.

Puede escribir el contenido total del campo o parte del mismo pero utilizando

el “%”, siendo este el relleno de la palabra no completa un ejemplo de lo

mencionado se despliega a continuación.

Una vez ingresados o no lo parámetros de búsqueda presionamos el botón de buscar y

se nos desplegará la información requerida así.

50


Si existe alguna equivocación lo único que tiene que hacer es pulsar el botón

y se borrará toda la información ingresada.

Al ingresar a cada trámite podemos imprimir el historial del mismo, el reporte que

usted tendrá en pantalla es el siguiente:

51


3.2.1.1.4.2 Carpetas.- Opción que le permite ingresar a la consulta de carpetas y

su contenidos, tendrá en pantalla lo siguiente:

Carpeta Número de la carpeta en la que fue archivado el trámite.

Nombre Despliega en pantalla el nombre de la carpeta.

Trámite Campo que se genera automáticamente en el momento que se

grava la transacción, indica el número del trámite.


trámite.


NOTA: No es necesario incluir todos los parámetros de búsqueda tan solo recuerde

que para una mejor obtención de datos usted debe utilizar el signo “%” al inicio y al

final del parámetro escrito y luego presionar

Si existe alguna equivocación lo único que tiene que hacer es pulsar el botón

y se borrará todos los campos.

Una vez ingresados o no los parámetros tendrá en pantalla lo siguiente:

52


Recuerde que si no ingresa ningún parámetro de búsqueda en el listado anterior le

presentará todas las carpetas y todos los trámites sin excepción.

3.2.1.1.4.3 Memorandos.- Opción que le permite consultar sobre la información

del envío realizado, la siguiente figura es la que se presentará en

pantalla.

53


Unidad Envío Área que envió el trámite.

Unidad Destino Área destino del trámite.

Nro. Trámite Se ingresa el número de trámite que se desea buscar.

Asunto General Asunto con el cual dio inicio el trámite.

Cliente General Nombre del Cliente que dio inicio al trámite.

Objeto Sumilla con la que fue enviado el trámite.

Estado Estado del envío realizado.

Asunto Parcial Sub. Asuntos, del trámite.

Cliente Sub.

Asunto

Cliente del sub. Asunto.

Número

Contrato

Número de contrato con el cual fue despachado.

No. Memorando Número de memorando con el cual fue despachado (contestado)

Fecha

Memorando:

Fecha cuando fue despachado el memorando.

Fecha Oficio Fecha del oficio que fue despachado.

Número de

Oficio

Número de oficio con el cual fue despachado.

Archivado en: Indica en que fue archivado el trámite.

Una vez ingresados los parámetros de búsqueda usted tendrá en pantalla lo siguiente:

54


3.2.1.1.4.4 Reportes.- Esta opción le permite ingresar a reportes que dispone el

sistema. La pantalla que se presenta es la siguiente:

Para el ingreso a los reportes usted debe presionar el ícono de impresora y obtendrá el

reporte deseado.

3.2.1.1.5 Salir

La opción en la siguiente:

Al dar clic en esta opción se presenta un sub. Menú que muestra a continuación.

55


3.2.1.1.5.1 Salir.- Opción que le permite salir del sistema.

3.2.1.1.5.2 Más áreas.- Esta opción le permite cambiarse de agenda, en el caso

que tenga más de un área a cargo. La pantalla que se presenta se

muestra a continuación.

56


4. Anexos

Instalación del Sistema

Para la instalación del sistema es necesario tener instalado un navegador este puede

ser:

Internet Explorer

Mozilla Firefox

Una vez seleccionado el navegador de su gusto debemos:

1. Abrir una pantalla del navegador.

2. En la barra de direcciones digitar http://sdi.eeq.com.ec/SDi como

muestra la siguiente figura.

3. A continuación tendrá en pantalla las opciones del sistema, como muestra

la siguiente pantalla.

http://sdi.eeq.com.ec/SDi

57


4. El ingreso a la Aplicación, se detalla en la parte superior del mismo

documento

58


Enviar Trámite

Una vez ingresado, receptado el trámite y al escoger la opción:

1. Tendrá en pantalla una lista de todas las áreas de la Empresa Eléctrica Quito que

dispongan de sistema. Como muestra la pantalla a continuación:

2. Usted escoge dando un clic en “ENVIAR”, el o las áreas destino del trámite,

también escoge si, el o las áreas son de copia o no.

Campo escogido

Como usted puede observar las áreas escogidas tienen un visto.

3. Una vez escogida las áreas destino usted presiona “ENTER” o da un clic en el

botón “Aceptar”

4. Y tendrá en pantalla lo siguiente:

59


5. En esta nueva pantalla usted ingresa la sumilla respectiva en el campo “OBJETO”

al área destino elegido.

Los campos que tiene esta pantalla son los siguientes:

Opción que le permite archivar el documento en la carpeta

deseada.

Opción que le permite anexar documentos al trámite mediante la

siguiente pantalla

Objeto Indica la sumilla por atender el Área Destino.

Fecha Novedad Fecha en la se ingresa el objeto, su formato es el siguiente

YYYY/MM/DD.

Contestado A Campo en el que ingresa a quien va dirigido el memorado si

existiese.

60


Numero

Memorando

Numero de Memorando enviado.

Fecha

Memorando

Fecha que lleva el memorado enviado.

Archivo Campo en el que puede escribir el lugar donde se lo va archivar

manualmente el memorando.

Referencia

Cruzada

Campo en que se ingresa alguna referencia del trámite original.

Contrato En este campo se ingresa el número del contrato con el que se

esta despachando.

Cliente En este campo se llena el cliente del contrato.

Asunto Campo en el se específica un sub. asunto del trámite general.

Este campo es obligatorio en el caso de no requerirlo digitar

un (.) caso contrario no permitirá su seguimiento

Nro. Oficio Numero de Oficio enviado.

Fecha Oficio Fecha de oficio enviado.

Además en la pantalla nos muestra el Número de trámite, el o las Área que se ha

elegido como destino así como también si fue elegida como área de copia o no

En la parte inferior se encuentra un botón “ENVIAR” el cual al presionarlo, el Trámite

automáticamente se grava y es enviado al o las Áreas Destino elegidas. La pantalla

que presenta es la siguiente:

61


Donde indica que el trámite fue enviado sin ningún contratiempo.

IMPORTANTE.

Para que usted imprima la hoja de control, en esta pantalla usted tendrá la

opción de impresión mediante el siguiente botón

Para cerrar de forma correcta esta pantalla se debe utilizar el botón

62


Enviar Otras Áreas

Una vez ingresado, receptado el trámite y al escoger la opción:

1. Tendrá en pantalla todas las áreas que no disponen de sistema, así:


también escoge si, el o las áreas son de copia o no y si el trámite a enviar se

finalizará

Campo escogido

63




botón “Aceptar

4. Tendrá en pantalla lo siguiente:


al área destino elegida



deseada.


siguiente pantalla

64


Objeto Indica la sumilla por atender el Área destino.


YYYY/MM/DD.


existiese

Numero

Memorando


Fecha

Memorando




Referencia

Cruzada



esta despachando.




un (.) caso contrario no permitirá su seguimiento.



65



elegido como destino así como también si fue elegida como área de copia o no; o si el

trámite fue elegido para su finalización.

En la parte inferior se encuentra un botón “PENDIENTE” el cual al presionarlo, el

Trámite se grava y se ubica en la bandeja de enviados a Otras Áreas esperando una

respuesta manual del área destino la pantalla que muestra es la siguiente.

Donde indica que el trámite fue enviado sin ningún contratiempo.

Además si el trámite fue escogido para finalizar.

IMPORTANTE.

Para que usted imprima la hoja de control, en esta pantalla usted tendrá la

opción de impresión mediante el siguiente botón

Para cerrar de forma correcta esta pantalla se debe utilizar el botón

Si usted en la lista escogió para finalizar el envío realizado usted debe

obligatoriamente cerrar de forma correcta, ya que al presionar este botón usted

tendrá en pantalla lo siguiente.

66


Donde usted presiona Cerrar y con esto se dará por finalizado el o los envíos

realizados. Al no proceder de esta manera el trámite no finalizará de forma directa.

Una vez que tenemos la respuesta de forma manual, o si es el caso deseamos

terminar con ese trámite entonces realizamos lo siguiente.

1. Nos ubicamos en la bandeja de Trámites “Enviados a Otras Áreas” y seleccionamos

el trámite que deseamos finalizar o ingresar respuesta.

2. Una vez seleccionado el trámite tenemos en pantalla lo siguiente:

67


Como puede ver esta una breve descripción del trámite, además en la parte superior

usted puede observar botones:

RESPUESTA.- Se presiona este botón si existiere respuesta del área destino para esto

usted debe

Dar un clic en la botón respuesta y tendrá en pantalla lo siguiente:

A continuación usted debe ingresar las respuesta y grabar

Los campos que presenta esta pantalla son los siguientes



YYYY/MM/DD.


existiese.

Número

Memorando

Número de Memorando recibido.

Fecha

Memorando

Fecha que lleva el memorado recibido.



Referencia

Cruzada



68


esta recibiendo.





Nro. Oficio Numero de Oficio recibido.

Fecha Oficio Fecha de oficio recibido.

Nota: Una vez ingresada la respuesta este trámite se ubica en la bandeja de

“Pendientes de Despacho”

FINALIZAR CON RESPUESTA.- Usted con esta opción puede dar por finalizado el

trámite, ingresando una respuesta del área a la que envío el trámite, al presionar este

botón tiene en pantalla lo siguiente:

Los campos que se muestran son los siguientes:



YYYY/MM/DD.


existiese.

Número

Memorando

Número de Memorando recibido.

69


Fecha

Memorando

Fecha que lleva el memorado recibido.



Referencia

Cruzada



esta recibiendo.





Nro. Oficio Numero de Oficio recibido.

Fecha Oficio Fecha de oficio recibido.

Al momento de grabar este trámite se ubica en la bandeja de Finalizados

FINALIZAR.- Esta opción finaliza el trámite sin ingresar ninguna respuesta del

mismo, al presionar este botón usted tendrá en pantalla lo siguiente:

CANCELAR.- En esta Opción usted puede cancelar el trámite no tendrá ningún cambio

quedará el trámite en la bandeja de “Enviados a otras Áreas”.

70


Enviar Pendiente de Sumillas

Una vez ingresado, receptado el trámite y al escoger la opción.

1. Tendrá en pantalla todas las áreas de la Empresa Eléctrica Quito S.A. que tengan

sistema.


también escoge si, el o las áreas son de copia o no

Campo escogido

71




botón “Aceptar

4. Tendrá en pantalla lo siguiente:


al área destino elegido.



deseada.


siguiente pantalla

72




YYYY/MM/DD.


existiese.

Numero

Memorando


Fecha

Memorando




Referencia

Cruzada



esta despachando.







73



elegido como destino así como también si fue elegida como área de copia o no.

En la parte inferior se encuentra un botón “PENDIENTE” el cual al presionarlo, el

Trámite se graba y se ubica en la bandeja de “Pendiente de Sumillas” esperando su

revisión para enviarlos.

Los trámites que se ubican en la bandeja “Pendiente de Sumilla” usted puede

actualizar la sumilla es por eso que con esta opción usted puede enviar un mismo

trámite con diferentes sumillas accediendo a la siguiente pantalla:

En esta pantalla usted puede cambiar el objeto de forma individual es decir una

sumilla distinta por Área para dar por realizada la transacción usted debe, presionar el

botón de “Actualizar”, una vez verificada y actualizada todas las sumillas usted

presiona el botón de “Enviar” para enviar el trámite automáticamente al Área de

Destino elegida. Para cancelar la opción presionamos el botón “Cancelar” y el trámite

volverá a la bandeja de “Pendientes de Despacho”.

74


Adjuntar Trámite a Carpeta- Archivar

Una vez ingresado, receptado el trámite y al escoger la opción.

Se puede guardar el trámite cuando encuentre en pantalla el botón desplegado

anteriormente entre las principales tenemos cuando:

Se ingresa un nuevo trámite.

Esta en la lista Pendientes de Despacho.

Esta en la lista de Inicio Trámite.

Esta en la lista Pendientes de Recepción.

1. Usted puede archivar el trámite en una carpeta dentro del sistema así:

Presione sobre el botón “ARCHIVAR” y tendrá en pantalla una listado de

todos los años en los cuales a creado carpetas.

Seleccione el año deseado y encontrará el listado de las carpetas

correspondientes a cada año, así:

75


Para seleccionar usted pone un visto en la carpeta deseada.

Una vez elegida la carpeta o carpetas. Presione “ACEPTAR” para dar por

finalizado; en pantalla tendrá lo siguiente:

76


Alta de un Trámite

Cuando un trámite ha sido finalizado usted puede darlo de ALTA o activarlo para esto

usted tiene que:

1. Ubicarse en la bandeja de Trámites “Finalizados”.

2. Escoja el trámite que desee dar de alta.

3. Se le presenta la siguiente la pantalla con una pequeña información del trámite:

4. Al presionar el botón “ALTA” que se encuentra en la parte superior de la pantalla,

automáticamente el trámite elegido se ubica en la bandeja de “Pendientes de

Despacho” es decir nuevamente activo.

5. El botón de “Atrás” sirve para ir a la pantalla anterior.

77


FINALIZAR UN TRÁMITE

Para finalizar un trámite recién creado realizamos lo siguiente:

1. Nos ubicamos en la bandeja “Pendientes de Inicio”.

2. Ingresamos al trámite que deseamos finalizar.

78


3. Una vez en esta pantalla nos ubicamos en el campo “Estado Trámite” este campo

tiene opciones como Finalizado, Anulado. En este caso la opción elegida será

“Finalizado”; al elegir esta opción debemos presionar el botón “Actualizar” que

grabará el cambio realizado, y a su vez se no desplegará en pantalla lo siguiente.

La información de los campos es la siguiente.



YYYY/MM/DD.


existiese.

Numero

Memorando

Numero de Memorando que finaliza.

Fecha

Memorando

Fecha que lleva el memorado que finaliza.


79



Referencia

Cruzada



esta despachando.







4. Para dar por terminado el proceso de finalizado debemos presionar el botón

“Grabar”

El trámite una vez finalizado se ubica en la bandeja de “Finalizados”.

80


ANULACIÓN DE TRÁMITE

Un trámite puede ser anulado cuando no tiene ningún envío realizado. El

procedimiento a seguir para la anulación de un Trámite se detalla a continuación:

1. Nos ubicamos en la bandeja “Pendientes de Inicio”.

2. Ingresamos al trámite que deseamos anular.

81


3. Una vez en esta pantalla nos ubicamos en el campo “Estado Trámite” este campo

tiene opciones como Finalizado, Anulado. En este caso la opción elegida será

“Anulado”; al elegir esta opción debemos presionar el botón “Actualizar” que

grabará el cambio realizado, y a su vez se no desplegará en pantalla lo siguiente.

En esta pantalla usted ingresará el motivo por el cual anulará el trámite, es de forma

obligatoria llenar este campo. Para dar por anulado el trámite usted debe grabar la

transacción con el botón “Grabar”.

guÍa del usuario para control de trÁmites...

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