gestión de compras

GESTIÓN DE COMPRAS

Logística Empresarial

Universidad Nacional de Colombia

Sede Manizales

Juan Carlos Pérez P

Ingeniero Industrial

Conceptos Clave

� Compras

El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros y componentes para la organización.

� Las actividades asociadas con este proceso incluyen:

� Seleccionar y calificar proveedores

� Evaluar el desempeño del proveedor

� Negociar contratos

� Comparar precio, calidad y servicio



Conceptos Clave

� Contratar bienes y servicios

� Programar compras

� Evaluar el valor recibido

� Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es responsabilidad de control de calidad

� Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda

� Especificar la forma en la que se recibirán los bienes



Razones para fabricar

� Menor costo de producción.

� Proveedores no adecuados.

� Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega).

� Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones y hacer una contribución marginal.

� Obtener la calidad deseada.



¿Fabricar o Comprar?


Razones para fabricar

� Evitar la complicidad entre proveedores.

� Mantener las capacidades de la organización y proteger al personal de un despido.

� Proteger el diseño patentado o la calidad.

� Incrementar o mantener el tamaño de la compañía (preferencia de la dirección).




Razones para comprar

� Menor costo de adquisición

� Mantener el compromiso con el proveedor

� Obtener habilidad técnica o de gestión

� Capacidad inadecuada.

� Reducir costos de inventario.




Razones para comprar

� Asegurar fuentes alternativas.

� Recursos de gestión o técnicos inadecuados

� El artículo está protegido por una patente o secreto industrial.

� Liberar a la dirección para ocuparse de su negocio principal.




Ejemplo

El gerente de un restaurante de comida rápida que vende hamburguesas decide incluir ensaladas en el menú. Existen dos opciones y el precio para el cliente será el mismo con cualquiera de ellas. La opción de fabricar consiste en instalar una barra de ensaladas y dejar que el cliente prepare su propia ensalada. La barra tendría que pedirse en alquiler y sería necesario contratar un empleado de tiempo parcial que la atendiera. El gerente estima los costos fijos en $12.000 y cree que los costos variables totalizarían $1,50 por ensalada.

La opción de comprar consiste en conseguir las ensaladas ya preparadas y listas para la venta. Éstas tendrían que comprarse a un proveedor local, a $2,00 por ensalada. La venta de ensaladas previamente preparadas requeriría la instalación y operación de más frigoríficos, con un costo fijo anual de $2.400. El gerente espera vender 25.000 ensaladas al año.

¿Qué decisión debería tomar?

¿Cuál es la cantidad de equilibrio entre fabricar y comprar?



Evolución de las Estrategias de Compra

Enfoque en Precio

Enfoque en calidad, confianza,

respuesta efectivay costo total

Enfoque Estratégico- Acuerdos con

proveedores- predicciones- Compras JIT



Importancia del proceso de compras

� Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

� Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos productos y servicios.

� Las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40 a 60% del valor de ventas de un producto final

� Principio de apalancamiento:



Las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades.

Ejemplo

Actualmente, una empresa con ventas brutas de $100 millones y una

utilidad de $5 millones gasta 60% de sus ventas en la adquisición de bienes y servicios. Los costos restantes incluyen mano de obra y salarios

por $10 millones y gastos administrativos por $25 millones.

La pregunta es, ¿qué variación en ventas, precio, mano de obra y

salario, gastos administrativos o compras sería necesario para incrementar las utilidades desde su nivel actual de $5 millones a $10

millones?







10101010105Utilidades

252025252525Gastos indirectos

10105101210Mano de obra y salarios

556060607060Bienes y servicios adquiridos

$100$100$100$105$117$100Ventas

Compras -8%

Gastos indirectos -20%

Mano de obra y salarios - 50%

Precio +5%

Ventas +17%

Actual

Ilustración del principio de apalancamiento en el proceso de compras para lograr duplicar las utilidades ($000,000)

Estrategias de reducción de costos

� Renegociación de contratos . Enviar a los proveedores cartas

solicitando reducciones de precio de 5% o más; volver a licitar los

contratos de quienes se nieguen a reducir costos.

� Ofrecer ayuda . Enviar equipos de expertos a las plantas de los

proveedores para ayudarles a reorganizar y sugerir otros cambios que eleven la productividad; trabajar con los proveedores para hacer las

partes más simples y baratas de producir.

� Mantener la presión . Para asegurarse que las mejoras continúan, fijar objetivos anuales generalizados de reducción de costos, por lo general de 5% o más por año.



Estrategias de reducción de costos

� Reducir proveedores . Reducir el número global de proveedores, en ocasiones hasta 80%, y estimular las compras de aquellos que permanecen mejorando sus economías de escala.

� Subastas por Internet . Una ventaja inherente de Internet es que pueden reunirse muchos proveedores en el proceso de compra de forma conveniente y económica. Se logran precios más bajos ya que el mercado se extiende con más vendedores potenciales que ofrecen sus servicios y productos.



Estrategias de reducción de costos� Ejemplo subasta :

United Technologies necesitaba proveedores que fabricaran tarjetas de circuitos con valor de $24 millones. FreeMarkets, un servicio de subasta B2B en línea, evaluó a 1.000 proveedores potenciales e invitó a 50 especialmente calificados para que subastaran.

FreeMarkets planeó tres horas de subasta competitiva en línea. FreeMarkets dividió el trabajo en 12 lotes, cada uno se colocó en una subasta. A las 8 a.m. se inició con el primer lote valuado en $2.25 millones.

La primera oferta fue de $2.25 millones, la cual fue observada por todos. Minutos después, otro postor colocó una oferta por $2 millones. Más postores redujeron nuevamente el precio.

Minutos antes de que la oferta cerrara sobre el primer lote, a las 8:45 a.m., el postor número 42 colocó una oferta de $1.1 millones. Cuando todo terminó, las ofertas de los 12 lotes totalizaron $18 millones



Necesidad de reducir gastos

Causas que aumentan o disminuyen los gastos .

� Valor de los pedidos versus inventario actual y su duración.

� Tamaño reducido de los pedidos en números de referencias y cantidad solicitada, lo cual implican necesariamente un mayor gasto en tiempo de elaboración de pedidos, papelería, recepción de mercancía, legalización de documentos, agotados y generación de pagos.

� Traslados o devoluciones de mercancía de valor poco significativo en los que se utilizan medios de transporte costoso e inadecuado.



Funciones del Proceso de Compras

� Recibo de muestras y cotizaciones.

� Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.

� Análisis y aceptación de nuevas listas de precios.

� Negociación de nuevos descuentos y condiciones de pago.

� Visitar la competencia y el medio.

� Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.




� Visitar las bodegas y zonas de almacenamiento de mercancías.

� Determinación de precios de venta acordes con los márgenes de utilidad y los precios de la competencia.

� Asistencia a lanzamientos y eventos que apoyen la comercialización de productos.

� Establecer excelentes y efectivas relaciones con los colegas de la competencia.

� Definición de artículos promocionales y destacables en eventos especiales.




� Determinación de cantidades de compra.

� Hacer conocer oportunamente a otras áreas de la empresa las

condiciones de negociación y los cambios que se presenten en las relaciones comerciales con los proveedores.

� Conocer y contactar nuevos proveedores potenciales.

� Estar atento a las ofertas, demandas de productos en temporadas,

eventos y promociones.

� Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores.




� Estar informado de las disposiciones legales (registros, patentes, vencimientos, registros, IVA).

� Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con fechas, cantidades y calidades.

� Conocer las condiciones financieras de la empresa.

� Conocer niveles de Inventarlos y fijar acciones que permitan optimizar el manejo de los mismos.

� Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras áreas inherentes a su función.



Funciones compartidas con otras áreas

o Estar atento a que el área financiera cancele oportunamente las facturas

de los proveedores, de acuerdo con las condiciones establecidas en el momento de la negociación.

o Intervenir en forma objetiva y racional para ayudar a resolver los reclamos y diferencias que eventualmente se presenten en los pagos a

proveedores.

o Estar atentos a que los almacenes y el personal de ventas pidan

oportunamente y en cantidades suficientes las mercancías definidas para el negocio.




o Velar por una adecuada exhibición y distribución de espacios de

acuerdo con la rotación y margen de utilidad que genera cada una de las referencias que maneja el almacén.

o Estar atentos a las legalizaciones oportunas de las mercancías que se reciben en las bodegas, con el fin de que éstas se evacuen rápidamente

hacia los almacenes o punto de venta.

o Asesorar a los jefes de bodegas o depósitos, en sistemas de almacenamiento y distribución de mercancías que, por sus características especiales, requieran tratamiento diferente.




o Solicitar a las áreas de publicidad, que elaboren campañas o anuncios

de programas o eventos que ofrezcan un buen potencial de ventas y requieran un apoyo especial de comunicación.

o Contactar a los proveedores para definir su participación en campañas

de publicidad cooperativa o en eventos que requieran una vinculación

conjunta.

o Recomendar y desarrollar sistemas rápidos, útiles y prácticos de la

información que se origina y recibe a través del departamento.



Compras Justo a Tiempo

En el flujo tradicional del material a través del proceso de

transformación, existen muchas esperas potenciales. Las

compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se

presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también

reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.



Características de las Compras JIT

Proveedores

� Pocos proveedores.

� Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos.

� Repetir negocio con los mismos proveedores.

� La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a nuevas compras.

� El comprador se resiste a la integración vertical y a la consecuente eliminación del negocio del proveedor.

� Los proveedores son animados a extender las compras JIT a sus proveedores.




Cantidades

� Entregas frecuentes en lotes pequeños.

� Acuerdos contractuales a largo plazo.

� Papeleo mínimo para lanzar los pedidos.

� Poco o ningún permiso de rebasar o disminuir las cantidades recibidas.

� Proveedores motivados para empaquetar en cantidades exactas.

� Proveedores motivados para reducir sus tamaños de lotes de producción (o almacenar material no liberado)




Calidad

� Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad.

� Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la calidad del comprador y del proveedor.

� Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso en lugar de la inspección de lotes por muestreo.

Envíos

� Programación de la carga de entrada.

� Asegurar el control mediante la utilización de una compañía de transportes propia o contratar transporte y almacenamiento.



Objetivos de las Compras JIT

� Eliminación de las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de recepción y la actividad de inspección de entrada no son necesarias con el justo a tiempo.

� Eliminación del inventario de planta. Casi no se necesita inventario de materias primas si los materiales que cumplen los estándares de calidad se entregan donde y cuando son necesarios.

� Eliminación del inventario en tránsito. estimulando a los proveedores a situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rápido de las compras.

� Mejora de la calidad y la fiabilidad. Para lograr entregas sólo cuando sean necesarias, y en las cantidades exactas, se requiere también una calidad perfecta, o cero defectos.




Preocupaciones del proveedor.

� Deseo de diversificación. Muchos proveedores no desean atarse a contratos de largo plazo con un solo cliente. La percepción de los proveedores es que se reduce su riesgo si tienen varios clientes.

� Programación pobre del cliente. Muchos proveedores tienen poca fe en la habilidad del comprador para reducir los pedidos según un programa nivelado y coordinado.

� Aseguramiento de la calidad. La producción "cero defectos" no se considera realista por muchos proveedores.




Preocupaciones del proveedor.

� Tamaños de lote pequeños. Los proveedores a menudo tienen procesos que están diseñados para tamaños de lote grandes, y ven en la entrega frecuente de pequeños lotes una forma de transmitir los costos de mantenimiento de inventarios al proveedor.

� Proximidad. Dependiendo de la localización del cliente, las entregas frecuentes del proveedor en lotes pequeños se consideran demasiado caras.



Relaciones con los Proveedores

� Una buena relación con el proveedor es aquella en la que éste está

comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganarpedidos.

� Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de

transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.

� Las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está

comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en el programa de producción.




Las compras siguen un proceso de tres etapas:

1. Evaluación del proveedor: implica encontrar proveedores potenciales y

determinar la probabilidad de que se conviertan en buenos proveedores.

Esta fase requiere el desarrollo de criterios de evaluación.

2. Desarrollo del proveedor: El desarrollo del proveedor puede incluir

distintos aspectos, desde el entrenamiento hasta la ayuda en ingeniería y producción, y los formatos para la transferencia electrónica de

información.




3. Negociaciones : Las estrategias de negociación se clasifican en los

siguientes tipos:

a. Modelo del precio basado en el costo: requiere que el proveedor abra

sus libros al comprador. El precio contratado se basa en el tiempo de mano de obra y los materiales o en un costo fijo, con una cláusula de

aumento para acomodar los cambios en los precios.

b. Modelo de precio basado en el mercado: el precio está basado en un

precio o índice publicado.




c. Licitación competitiva: Es apropiada en los casos en que los

proveedores no están dispuestos a discutir los costos. Requiere que la gente de compras tenga varios proveedores potenciales del producto y

presupuestos de cada uno.

d. Combinar dos o más técnicas: proveedor y comprador deben estar de

acuerdo en revisar ciertos datos de costos, aceptar alguna forma de

datos del mercado para los precios de materias primas, o acordar que el proveedor deberá permanecer competitivo.



SELECCIÓN DE PROVEEDORES



� Elementos de incertidumbre en el suministro:

� Tiempo de entrega.

� Cantidad entregada.

� Calidad de la entrega.

� Exactitud de los datos y precios de los productos entregados.

� Esta incertidumbre la podemos reducir con un adecuado conocimiento del

proveedor.

� Hay que valorar el costo total de la transacción, no no úúnicamente el precionicamente el precio ,

para elegir a un proveedor.

Criterios para seleccionar proveedores



� La seriedad en sus cotizaciones y argumentos.

� La trayectoria y reconocimiento en el medio.

� La confianza que inspire por sus antecedentes.

� La imagen de sus marcas.

� La claridad en sus estrategias de comercialización.

� Su capacidad de producción.

� Sus recursos técnicos.




� La puntualidad en la entrega.

� El tiempo de entrega.

� Sus condiciones (descuentos, forma de pago, despacho, devoluciones, averías, reclamos).

� Sus precios.

� La calidad de sus productos y su gente.

� La estructura y profesionalismo de su fuerza de ventas.




� Sus servicios post venta.

� La rapidez y preocupación para atender oportunamente sus requerimientos.

� La asesoría en la comercialización de sus productos.

� Su ubicación geográfica.

� La naturaleza del proveedor (fabricante, representación, distribuidor).

� Sus recursos financieros.

� Sus apoyos publicitarios.

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