Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

Administracin de EmpresasFUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Tema que presenta el estudiante:LUILLY PEA PUTPAA Para el formador:Lic. Adm. JAVIER NICOLS ESPINOZA YBARRAUnidad Didctica:TPICOS AVANZADOS EN ADMINISTRACINCiclo y Turno:VI NocheAula:C 305

TARAPOTO PER2015

DEDICATORIA

A mis padres y hermanas, a quienes le debo toda mi vida, a ustedes profesores quienes han sabido formarme con buenos sentimientos, conocimientos, hbitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante buscando siempre el mejor camino.

AGRADECIMIENTO

Quiero manifestar mi agradecimiento a mis amigos, maestros y en especial a mis padres que siempre estuvieron pendientes de que realizara muy bien este trabajo, por el apoyo incondicional, y por todas las palabras de aliento. Sobre todo a Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud, fortaleza y valor para lograr mis objetivos, adems su infinita bondad y amor. GRACIAS!

I. FUNCIONES EMPRESARIALES PARA UNA EMPRESA COMERCIAL

DESCRIPCIN

FUNCIN DE DIRECCINGobernar la empresa, tanto para elegir objetivos y polticas, como para tomar medidas operativas para su funcionamiento. Los componentes bsicos de esta funcin son el de informacin y el de decisin, es decir, ha de estar informada acerca de su propia empresa y de las de su entorno. Adems, deber emprender acciones asumiendo la responsabilidad que esto conlleva.

FUNCIN DE JURIDICOVigilar la correcta aplicacin de las polticas y lineamientos que regulan y norman las actividades inherentes a la evaluacin y suscripcin de contratos y convenios. Unificar, definir y sistematizar los criterios de interpretacin y de aplicacin de las leyes, reglamentos, decretos y otras disposiciones jurdicas que normen el funcionamiento del Instituto. Realizar las dems funciones que el Director General le encomiende, verificando la correcta aplicacin de la normatividad, polticas y lineamientos que regulen sus actividades institucionales.

FUNCIN DE SUBDIRECCINEl Subdirector toma las decisiones de las polticas junto con el Director y Jurdico, lo aconseja y le da su opinin tambin. La persona en este puesto tiene la responsabilidad de asumir la presidencia si algo le ocurre al presidente de la compaa.

FUNCIN DE RECURSOS HUMANOSSupervisar y controlar la actualizacin del manual, descripciones, perfiles de cargo y expedientes de personal con la finalidad de cumplir con las normas. Planificar y supervisar el adiestramiento del personal bajo su supervisin, ejecutando el plan anual de deteccin de necesidades de formacin, con el fin de mantener al personal con los niveles de competencias requeridos por la organizacin para asegurar la planificacin, ejecucin, control y mejora de los procesos. Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

FUNCIN DE RECURSOS MATERIALESPlanear y programar la reparacin oportuna de los bienes muebles, propiedad de la empresa, as como dar servicio a las instalaciones del centro, y dems necesidades en cuanto a mantenimiento distribucin del producto y de los bienes del inmueble. Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente el producto y los bienes. Proporcionar al personal, los materiales y tiles de trabajo que requiera para el buen desempeo de sus actividades.

FUNCIN DE RECURSOS FINANCIEROSDifundir la normatividad de carcter administrativo y financiero entre el personal del departamento, as como supervisar su cumplimiento. Programar, gestionar y ejercer el presupuesto asignado y captado, con estricto apego a la normatividad establecida en la materia. Aplicar controle internos auxiliares para el registro del presupuesto asignado y de los ingresos que por diversos conceptos se generen en la empresa. Elaborar y consolidar los estados financieros y presupuestales respectivos, conforme a las normas y procedimiento de Recursos Financieros.

FUNCIN DE APOYO LOGSTICOFacilitar eficaz y eficientemente la oportuna atencin de audiencias solicitadas al director general de la empresa. La programacin de citas, se realizar diariamente de conformidad con las fechas y horarios disponibles que le indique el Director general a su Departamento de Apoyo Logstico. En los casos de que sean personas externas a la institucin, las que requieran cita para audiencia con el Director General, el Departamento de Apoyo Logstico deber solicitarles sus datos de identificacin, asunto y nmero telefnico para que sean fcilmente localizables para informarles oportunamente de la hora y da la cita.

FUNCIN DE SERVICIOS GENERALESApoyar a Recursos Materiales en la deteccin, planeacin y atencin de los servicios de apoyo que requieran las reas de la empresa para su mejor desempeo. Supervisar que los bienes y servicios, se entreguen o se presten en el tiempo y lugar convenido, as como con la calidad requerida. Establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente la distribucin de los insumos, materias primas, etc.

FUNCIN DE ADQUISICINAdquirir los bienes, servicios e insumos o materiales necesarios para garantizar la operacin de la empresa bajo los criterios de economa, transparencia, efectividad y eficacia. Realizar las negociaciones necesarias para adquirir los bienes, equipo en general e insumos necesarios conforme a las polticas establecidas. Proporcionar de forma oportuna los materiales necesarios que permitan la adecuada operacin y funcionamiento del rea. Coordinar de forma general las actividades logsticas con el Almacn principalmente, adems de todas las dems reas de la empresa.

FUNCIN DE DISTRIBUCINPlanear, organizar, controlar y programar las rutas de distribucin del producto para su venta. Controlar e informar a Servicios Generales los servicios de transporte a fin de efectuar las entregas as como los gastos de operacin relacionados con la distribucin del producto. Supervisar y evaluar las actividades del personal asignado al Departamento. Coordinar el registro, entrega y recepcin con Almacn. Proporcionar a Recursos Materiales la informacin y en su caso, la documentacin relacionada con los prestadores de servicios potenciales, del mbito de su competencia, a efecto de integrar y actualizar el catlogo de proveedores, clientes y Prestadores de otros servicios.

FUNCIN DE ALMACNCoordinar de forma general las actividades logsticas con Adquisiciones. Supervisar el correcto registro de mximos y mnimos del Almacn. Garantizar el abastecimiento de insumos y que se cumpla el equilibrio de compras contra existencias. Supervisar y controlar el abastecimiento de insumos en los contenedores de vino. Convocar y supervisar al personal en la toma de inventarios fsicos. Consolidar el inventario fsico y emitir los reportes correspondientes. Supervisar el proceso de seleccin de frutas en combinacin con el rea de produccin para elaborar el vino y el posterior envo al rea de envase y etiquetado atendiendo a atributos y defectos, considerando criterios de inocuidad en el manejo estricto del vino y sanitizacin de equipos y criterios de seguridad laboral y de ambiente.

FUNCIN DE EMPAQUE Y EMBALAJEGestionar y/o supervisar las actividades de ingreso, seleccin, embalado y despacho del vino conforme orden de trabajo, atendiendo la inocuidad de productos y la sanitizacin y operatividad de equipos y maquinarias, preservando la seguridad de personas y ambiente. Gestionar el embalado y despacho del vino considerando el destino de conservacin y comercializacin, controlando el acondicionamiento, la forma de estibado, la ubicacin y disposicin de los envases, y observando la preservacin de la seguridad laboral.

FUNCIN DE VENTASPreparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del rea, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. Establecer metas y objetivos as como el precio del producto para su ingreso al mercado. Delimitar el territorio de ventas segn las metas establecidas. Realizar publicidad y promocin de ventas. Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas. El rea de ventas debe mantener una relacin directa con el almacn a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda. Generar recursos pues es fundamental para la viabilidad de la empresa. Ser la Imagen Pblica de la empresa. Servir como el punto de exposicin de la firma ante los clientes potenciales y el pblico en general. Los miembros de la fuerza de ventas son los representantes de la compaa.

ESTRUCTURA ORGANICA

1. Jefe de ventas

Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia comercial y Marketing para el rea de ventas nacionales, internacionales e institucionales, a travs de la eficiente administracin del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelizacin de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.

Funciones Esenciales Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al mismo Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes

2. Jefe de logstica

Es el mximo responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y organizacin del rea logstica de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestin de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercanca en tiempo y forma.

Funciones Esenciales Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin, preparacin de pedidos y transporte de los mismos). Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa. Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de pedidos. Optimizar procesos de trabajo. Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

3. Auxiliar de operaciones logsticas

Es el Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepcin, almacenamiento, consolidacin y despachos.

Funciones Esenciales Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las actividades de la bodega. Reportar al Jefe de Logstica los indicadores de gestin de la bodega y posibles mejoras en los procesos. Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas. Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en funcin de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega. Gestionar la relacin con los proveedores y clientes. Obtener retroalimentacin del personal para obtener mejoras en los procesos. Empresa

4. Vendedor

Responder por toda la gestin de ventas y desarrollar una labor Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales.

Funciones Esenciales Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y nmero de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los clientes. Asesorar a los clientes en la venta. Informar sobre las actividades promocionales a los clientes. Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y rotacin de productos). Responder por el desarrollo de la zona asignada.

5. Auxiliar logstico

Comprender todos los procesos de depsito, almacenamiento y distribucin de materias primas o productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos de venta.

Funciones Esenciales Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de adquisiciones y contrataciones. Organizar y controlar todas las actividades concernientes a los pedidos. Mantener actualizado el Archivo y Registro de Proveedores en el Banco de Datos. Firmar las rdenes de Compra y Prestaciones de Servicios. Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades. Mantener informado al personal de su rea sobre las disposiciones y actividades que se tengan que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos y metas por alcanzar. Brindar apoyo en Bodega y asegurar as la disponibilidad de productos y mercaderas que se encuentran en la tienda, con el fin de realizar una entrega oportuna al cliente. Disear las rutas de acuerdo a las entregas a realizar. Preparar y entregar los informes que le sean solicitados en funcin de las responsabilidades asignadas. Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que estn a su cargo.

6. Operario de logstica

Planificar, implementar y controlar eficazmente a travs de indicadores logsticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribucin.Funciones Esenciales Almacenar y mover las mercancas. Distribuir los productos en cada terminal. Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones. Procesar los pedidos. Manejar los materiales. Revisin de mercadera. Ordenar y mantener en buen estado la bodega. Decidir que sistemas y formas de proteccin va a utilizar para los productos. Decidir medios de transporte a utilizar y elaboracin de los planes de ruta. Se encarga del control de lotes o nmeros de serie.

7. Ayudante de ventas

Establecer una metodologa que garantice que las rdenes de compras de los clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega eficaz y eficiente.

Funciones Esenciales Atender y ofrecer a los clientes informacin sobre los productos de la empresa Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales Elaboracin de estadsticas e informes de ventas Canalizar las necesidades del cliente Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de pago, validez de la oferta etc.) Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes Asegurar la entrega del producto

8. Auxiliar de data maestra

Crear efectivamente una vista contextual de datos completos, en entornos de datos distribuidos de medianos a grandes, conformado por integracin de datos del cliente proporcionando un nivel de acceso simplificado a las aplicaciones corporativas.

Funciones Esenciales Crear, modificar y validar el registro de proveedores de materiales y servicios. Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de acuerdo a la optimizacin de la creacin de los mismos. Verificar y controlar la creacin de los servicios y materiales con las reas involucradas. Registrar, actualizar y monitorear los registros de Datos Maestros segn requerimientos de las reas Comerciales y Logsticas. Administrar y activar el plan publi-promocional en las herramientas actuales. Registrar condiciones de compra y venta en el sistema. Alineacin de datos segn indicacin del Supervisor de Data Maestra. Monitorear y controlar inconsistencias en las categoras de su responsabilidad

9. Auxiliar de cartera

Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera dentro de la empresa.

Funciones Esenciales Elaborar diariamente la conciliacin bancaria para detectar estado de consignaciones efectuadas por clientes Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes Cumplir con las polticas establecidas por el Coordinador de Cartera referentes al recaudo de cartera Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestin Integral, para detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas y preventivas necesarias. Consultar con los clientes sobre dudas en las consignaciones

10. Desarrollador comercial

Cumplir con brindar una excelente atencin, un claro entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para as contribuir permanentemente a propiciar en ellos un alto nivel de satisfaccin que asegure la recompra y/o el cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como representante de la Empresa.

Funciones Esenciales Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean encomendados Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa, mostrando permanente buena disposicin hacia la labor y hacia los conductos regulares establecidos. Anlisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestin diario o reporte, atendiendo reclamaciones e incidencias. Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de la venta.

II. FUNCIONES EMPRESARIALES PARA UNA EMPRESA DE SERVICIO

DESCRIPCIN

La delegacin de funciones en una empresa de servicios se ha hecho en base a sus conocimientos, experiencias y aptitudes; por lo que los empleados tienen un perfecto conocimiento de sus actividades y obligaciones. Adems de que la empresa les brinda la oportunidad de superarse y escalar puestos de trabajo a travs de capacitaciones constantes y la integracin en mecanismo como el circulo de calidad que les da la oportunidad de promover y comunicar sus ideas e integrarse de mejor manera o sus responsabilidades.

El ausentismo se pretende disminuir a travs de la total integracin de los empleados a la esencia y actividades de la empresa; a manera de la realizacin de diferentes actividades sociales, que adems sirven como medios de motivacin.

ESTRUCTURA ORGANICA

1. DIRECTORIO Es el rgano colegiado elegido por la junta general. Los directores responden, ilimitada y solidariamente, ante la sociedad, los accionistas y los terceros por los daos y perjuicios que causen por los acuerdos o actos contrarios a la ley, al estatuto o por los realizados con dolo, abuso de facultades o negligencia grave.

Es responsabilidad del directorio el cumplimiento de los acuerdos de la junta general, salvo que esta disponga algo distinto para determinados casos particulares.

Los directores son asimismo solidariamente responsables con los directores que los hayan precedido por las irregularidades que estos hubieran cometido si, conocindolas, no las denunciaren por escrito a la junta general.

El cargo de director, sea titular, suplente o alterno, es personal, salvo que el estatuto autorice la representacin. El cargo de director es retribuido. Si el estatuto no prev el monto de la retribucin, corresponde determinarlo a la junta obligatoria anual.

2. GERENCIA GENERAL El gerente responde ante la sociedad, los accionistas y terceros, por los daos y perjuicios que ocasione por el incumplimiento de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades y negligencia grave.

El gerente es particularmente responsable por:1. La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la sociedad y los dems libros y registros que debe llevar un ordenado comerciante;2. El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno diseada para proveer una seguridad razonable de que los activos de la sociedad estn protegidos contra uso no autorizado y que todas las operaciones son efectuadas de acuerdo con autorizaciones establecidas y son registradas apropiadamente;3. La veracidad de las informaciones que proporcione al directorio y la junta general;4. El ocultamiento de las irregularidades que observe en las actividades de la sociedad;5. La conservacin de los fondos sociales a nombre de la sociedad;6. El empleo de los recursos sociales en negocios distintos del objeto de la sociedad;7. La veracidad de las constancias y certificaciones que expida respecto del contenido de los libros y registros de la sociedad.

3. GERENCIA CONTRALORIA La Gerencia de Contralora es la encargada de vigilar los estados financieros de la empresa a travs de auditoras. Se encarga de establecer, vigilar y reportar el cumplimiento y la eficiencia de los sistemas de control interno.

4. GERENCIA DE LOGISTICA Y INVERSIONES Se encarga del movimiento, almacenamiento y manejo de los materiales, de acuerdo a un proceso de informacin decisin accin, esta debe responder de forma objetiva y cuantitativa a cunto dinero se requiere para los materiales y necesidades del hotel.

5. GERENCIA DE VENTAS Y MARKETING Se encarga de crear un plan de expansin de la fuerza de ventas se busca incrementar la presencia de la empresa a nivel nacional, obtener un margen de utilidades mucho ms amplio y solidificar la empresa como de carcter nacional. Y de todo el material promocional grfico.

III. FUNCIONES EMPRESARIALES PARA UNA EMPRESA DE PRODUCCIN

DESCRIPCIN

Los empleados son seleccionados segn su experiencia, aptitudes y conocimientos, dndoles la oportunidad de escalar puestos y mejorar su estatus de empleado, adems de incentivarlos a la correcta realizacin de sus actividades mediante capacitaciones, eventos sociales, bonificaciones entre otros, con lo cual se pretende tambin disminuir el ausentismo.

Los empleados tienen un buen conocimiento de sus funciones y una constante participacin, en los actos de la empresa, mediante su integracin, en los crculos de calidad en los cuales son involucrados con la calidad y correcto desempeo de su trabajo. ESTRUCTURA ORGANICA

a. Departamento Administrativo.

Director generalEs el responsable de administrar y dirigir en su totalidad a la empresa, asi como de tomar las decisiones estratgicas relacionadas con el crecimiento de la misma.

Gerente generalEs el responsable ante el director general de coordinar y controlar todas las actividades administrativas de la empresa mediante la planeacin, direccin, organizacin y control.

Director de Compras y VentasEs el responsable de tener en existencia la materia prima necesaria para realizar el proceso de produccin, as como de atender los pedidos de los clientes y realizar el envi de la documentacin correspondiente a los agentes aduanales de los clientes.

ContadorEs el encargado de dirigir y realizar todas las actividades contables de la empresa que incluyen la preparacin, actualizacin e interpretacin de los documentos contables y estados financieros, as como otros deberes relacionados con el rea de contabilidad.

SecretariaEs la encargada de desempear labores de oficina en general para auxiliar a los ejecutivos en sus la bores administrativas, as como de realizar el pago en efectivo a proveedores y empleados.

b. Departamento de Produccin.

Director de ProduccinEs el encargado de coordinar la produccin y la programacin del trabajo en el rea de produccin para surtir los pedidos, as como el traslado del producto de la empresa a los clientes que incluye la contratacin y monitoreo de los trileres.

Supervisor de ProduccinEs el encargado de supervisar la calidad del producto que los proveedores entregan en la empresa, as como de verificar el embarque y entarimado de las cajas para su envi.

Asistente de ProduccinEs el encargado de auxiliar al director y supervisor de produccin, supervisando la calidad del producto que los proveedores entregan, as como la calidad del producto que se enva a los clientes.

Jefe de PersonalEs el encargado de supervisar y asignar tareas a los trabajadores del rea de produccin relacionada con la limpieza y empaque del producto.

Jefe de GrupoEs el encargado de auxiliar al jefe de personal de produccin a coordinar a un grupo de los trabajadores dedicados a la limpieza y empaque del producto, as como de supervisar su trabajo.

Operador de MaquinaEs el encargado de la operacin y limpieza de las maquinas que se emplean en la produccin de los productos.

Empleado de ProduccinEs el encargado de la limpieza, seleccin y empaque de los productos.

c. Departamento de Vigilancia.

PorteroEs el encargado de controlar la entrada y salida de las personas y trileres de la empresa.