ADMINISTRATIVE OFFICE

MANAGEMENT

Pattie Odgers

Capítulo 1

La Evolución de las Prácticas

Administrativas

Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 2

Objetivos

Conocer el rol de la gerencia en el ambiente laboral.

Identificar las cinco escuelas de pensamiento gerencial.

Saber los niveles gerenciales y las destrezas necesarias para los gerentes administrativos.

Describir las funciones administrativas tradicionales.

Enumerar los ocho principios gerenciales.

Conocer los factores positivos y negativos del ambiente de trabajo cambiante.

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Roles de la administración

Interpersonales

Informativos

Toma de decisiones

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Gerentes administrativos

Personas responsables de planificar,

organizar y controlar el procesamiento

de información y de liderar gente para

lograr los objetivos de la empresa.

Son responsables de manejar la

información, los sistemas que la

contienen, la tecnología y las personas

que maximizan la producción.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Clásico

Conductista

Científico gerencial

Calidad gerencial

Sistemático

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Clásica (Siglo 18-19)

- Gerencia científica

• Frederick W. Taylor – padre de este movimiento

– Selección científica y adiestramiento a los empleados.

– Necesidad de cooperación entre la gerencia y trabajadores

para llevar a cabo las labores a base del método científico.

– División equitativa de responsabilidades entre la gerencia y

trabajadores. La gerencia planifica y organiza el trabajo.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Clásica (Siglo 18-19)

- Gerencia científica

• Frank y Lillian Gilbreth

Inventaron dispositivos e introdujeron técnicas

para ayudar a los trabajadores a desarrollar el

máximo potencia por medio de adiestramiento,

herramientas, ambiente y métodología.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Clásica (Siglo 18-19)

- Gerencia científica

• Max Weber (burocracia)

– División clara de las tareas en donde lo complejo se divide en

operaciones simples y repetitivas.

– Una jerarquía bien definida con una cadena de mando fija.

– Un sistema con reglas abstractas para controlar las operaciones.

– Actas, decisiones y reglas por escrito para proveer récords y guías

permanentes.

– Los ascensos basados en cualificaciones técnicas.

– Protección contra despidos arbitrarios.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Clásica (Siglo 18-19)

- Gerencia científica

• William H. Leffingwell (Principios de trabajo efectivo)

– Planificar el trabajo

– Hacer un itinerario.

– Ejecutar la labor

– Medir el trabajo

– Compensar al trabajador

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Clásica (Siglo 18-19)

- Gerencia de entidad total

• Henri Fayol

– Esbozó una serie de principios que proveyeron guías para

una coordinación exitosa.

– Esbozó los principios de planificar, organizar, dirigir,

coordinar y controlar.

• Mary Follett – promovía mejores relaciones humanas en la

industria; la primera en promover el pensamiento grupal

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento conductista

- Enfoque hacia las relaciones humanas (1920-30)

• Elton Mayo

– Estudió los efectos del ambiente físico en la productividad

(Hawthorne experiments).

– Probó que la ruta más efectiva para conseguir el máximo

esfuerzo de los trabajadores era reconocer tanto el bienestar

emocional como el físico de los empleados.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento conductista

- Enfoque conductista científico

• Abraham Maslow -- Desarrolló la teoría de la

motivación a base de una jerarquía de

necesidades.

• Douglas McGregor – Esbozó la Teoría X y Y.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento conductista

- Enfoque conductista científico

• Frederick Herzberg (teoría higiene-motivación)

– Hay motivadores que resultan de experiencias que crean

actitudes positivas hacia el trabajo que surgen del mismo

trabajo.

– Los factores de higiene se relacionan con la productividad

del trabajo, pero son externos, como: paga, condiciones de

trabajo (temperatura, iluminación, ventilación), políticas de la

compañía y calidad de la supervisión.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento conductista

- Enfoque conductista científico

Peter F. Drucker – Introdujo el concepto de

administración por objetivos (Management

by Objectives – MBO)

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento científico-gerencial

- Se le conoce también con método cuantitativo.

- Utiliza destrezas matemáticas para resolver problemas

complejos de toma de decisiones.

• Muestreo del trabajo – muestras al azar que proveen información

para fijar estándares

• Línea de espera – se estudia la conducta de personas en líneas de

espera

• Proyecciones – se usa para planificar los gastos, por ejemplo,

para una nueva planta y equipo.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento de calidad gerencial

- TQM

• Es una filosofía y una serie de principios.

• Usa métodos cuantitativos junto con los

recursos humanos y de capital para mejorar

todos los procesos.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento de calidad gerencial

- TQM

• W. Edwards Deming – exponente por

excelencia de este principio, p. 13

• William Ouchi – esbozó la Teoría Z o actitud

de la gerencia hacia el trabajo y los

trabajadores

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento sistemático

- Describe la organización como un sistema.

- Un sistema es un grupo de partes interrela-

cionadas de forma tal que componen un total

unificado y trabajan juntos para lograr un

objetivo definido.

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Escuelas de Pensamiento Gerencial

Movimiento sistemático

Sistema

total

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Niveles Gerenciales

Alta gerencia – ejecutivo principal (CEO), presidente

Gerencia media – gerente administrativo, director de departamento, principal de escuela

Supervisor – supervisor, secretaria principal, jefe de departamento

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Destrezas necesarias para

los AOMs

Conceptuales – Analizar problemas, idear soluciones y planes de acción y anticipar las consecuencias de las decisiones.

Humanas – Identificar, comprender y solucionar problemas por medio de la comunicación y motivación.

Técnicas – Habilidad para utilizar tecnologías, herramientas, técnicas y procedimientos característicos de un área específica.

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Funciones Gerenciales

PlanificarContesta qué hacer, cómo y cuándo hacerlo.

OrganizarProvocar que se hagan las cosas.

LiderarInfluencia o refuerzo positivo para obtener los resultados deseados.

ControlarAsegurarse de que lo planificado realmente se lleva a cabo.

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Planificar A base del tiempo: a

largo plazo (3 o más años), a un término intermedio (1 – 3 años) y en un término corto (un día – un año).

Planificación estratégica – define la misión, establece los objetivos y desarrolla estrategias para funcionar efectivamente.

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Planificar

Tipos de planes:

- Planes categóricos

• Permanecen en efecto por tiempo indefinido

(reglas, políticas y procedimientos)

- Planes para un solo uso

• Se desarrollan para cierto periodo de tiempo

(presupuestos, proyectos).

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Planificar

Importancia de

planificar:

- Ahorra tiempo

- Promueve la

flexibilidad

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Organizar

Delegar:

- Proceso mediante el cual la gerencia distri-

buye y confía actividades y la autoridad

relacionada a subordinados.

Autoridad centralizada y descentralizada

- Centralizada – la concentración del poder y

autoridad está al tope

- Descentralizada – el poder u autoridad para

tomar decisiones se dispersa a niveles

inferiores

Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 27

Organizar

Responsabilidad:

Obligación y conocimiento para ejecutar

adecuadamente el trabajo asignado.

Conocimiento (accountability):

Juzgar el alcance de los empleados

para cumplir las responsabilidades.

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Organizar

Acciones correctivas:

- Fije objetivos específicos y medibles.

- Elija la persona adecuada.

- Haga un itinerario de progreso.

- Establezca listas de cotejo para y por

subordinados.

Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 29

Organizar

Acciones correctivas:

- Esté disponible como recurso.

- Delegue el proyecto entero, siempre que

sea posible.

- Comparta responsabilidad y poder.

- Mantenga la compostura de cara a los

errores.

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Liderar

Función que motiva individuos e influencia en actividades grupales para cumplir los objetivos.

Para liderar efectivamente el administrador debe poseer cualidades personales, un estilo de líder y poder combinado con habilidades para comunicarse bien, motivar con estusiasmo y disciplinar, si es necesario.

Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 31

Controlar

Concebir medios para asegurar que

lo planificado se lleva a cabo.

Por ejemplo, es sumamente impor-

tante el control de calidad.

Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 32

Proceso de controlar

Establecer estándares de ejecución.

Medir la ejecución actual.

Comparar la ejecución actual con los

estándares y analizar la desviación.

Responder a las desviaciones por

medio de acciones correctivas.

Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 33

Principios Básicos Gerenciales

Definir los objetivos

Aceptar la responsabilidad

Unidad de propósitos o funciones

Utilizar especialistas

Delegar la autoridad

Reportarse a un supervisor (unidad de comando)

Limitar el marco de control

Centralizar o descentralizar la autoridad gerencial

Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 34

El área de trabajo cambiante

Cierres o reducción de operaciones en compañías, situación económica y cambios tecnológicos.

El personal administrativo ha tenido que asumir más responsabilidades a través del tiempo.

Las responsabilidades incluyen super-visar personal, llevar a cabo proyectos y presupuestos y mayor poder decisivo.