INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO

0. Encabezado

Dependencia o proceso auditado: Señale el área o proceso auditado.

Responsable de la dependencia o proceso: Escriba el nombre del funcionario que dirige el área o

proceso auditado.

Auditor Principal: Indique el nombre del auditor principal

Fechas de realización de la auditoría: Escriba las fechas de inicio (reunión de inicio) y

terminación de la auditoría (reunión de cierre)

Fecha de entrega de informe: Indique la fecha de entrega del informe definitivo al área o

proceso auditado.

1. Objeto de la Auditoría: Describa el objetivo de la auditoría.

2. Alcance de la Auditoría: Describa el alcance físico de la auditoría.

3. Documentos Revisados: Señale los documentos del proceso que se utilizaron

durante la auditoría.

4. Verificación de las acciones correctivas y preventivas de la auditoría anterior:

Consigne que se revisó la implantación y documentación de las acciones correctivas y

preventivas derivadas de la auditoría anterior.

5. Funcionarios Entrevistados: Nombres y cargos de los entrevistados.

6. Equipo de Auditoría: Nombres y cargos de los integrantes del Equipo auditor.

7. Estado del Sistema de Gestión: Se registran las fortalezas, oportunidades de mejora

y no conformidades detectadas en el sistema auditado. Si se considera conveniente, se

indica que ellas se señalan en anexos al informe.

8. Conclusiones: Opinión del equipo auditor sobre el Sistema de Gestión en lo

correspondiente al cumplimiento del objetivo de la auditoría y cualquier otro comentario

que considere procedente.

9. Aprobación: Las firmas del auditor principal y del responsable de la dependencia o

proceso auditado evidencian que la información consignada corresponde a lo realizado y

encontrado durante la auditoría de calidad.

I. FORMATO PARA EL PLAN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

DEPENDENCIA O PROCESO AUDITADO: CENTRO DE COMPUTO RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: NOMBRE ESTUDIANTE AUDITOR PRINCIPAL: NOMBRE ESTUDIANTE FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA: febrero 18 de 2013. FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME: en borrador febrero 25 de 2013.

1. OBJETO DE LA AUDITORÍA

Establecer la planeación, desarrollo, ejecución, seguimiento y evaluación de los procesos que allí se llevan a cabo.

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos, corregir actualizar y/o modificar aquellos que en la actualidad no se ajustan a la norma e integrar los cambios del sistema de gestión de calidad. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Libro de correspondencia recibida se lleva de acuerdo con la información de archivo. Inventario de equipos Carpetas físicas de direccionamiento IPv4

4. LOGÍSTICA DE LA AUDITORÍA

Inicia el 25 de febrero de 2013 a las 6:00 a.m y finaliza a las 7:30 a.m en la sala 1-08

5. EQUIPO DE AUDITORÍA

Nombre estudiante Nombre estudiante

6. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Oscar Mario Gil Ríos Marvin Gómez Gil

7. PLAN DE ACTIVIDADES

FECHA:

HORA SUBPROCESO NUMERAL AUDITOR AUDITADO

6:00 a.m

8. APROBACIÓN

_______________________ AUDITOR PRINCIPAL

_________________________________________ JEFE PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA

II. FORMATO PARA EL ACTA DE REUNIÓN DE APERTURA AUDITORIA INTERNA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL:

Fecha: Febrero 25 de 2013 Hora de inicio: 9:00 a.m Hora de terminación: 10:30 a.m Lugar: 1. Asistencia. La reunión de Apertura contó con la asistencia de los siguientes personas:

Por parte de la Empresa o Proceso Auditado:

Policarpo González Gómez

Olga Lucia Pineda Medina

Por parte del Equipo de Auditoría:

Esther Adriana Díaz Ossa

Luz Angela Torres Mora

Presentación. El auditor principal realizó la presentación de cada uno de los integrantes del equipo de Auditoría. El jefe

del proceso llevó a cabo la presentación de los funcionarios que participarán en la Auditoría. Luego se

explicó por parte del auditor principal el contenido del plan de trabajo en cuanto a los horarios de trabajo,

responsables de las distintas actividades, ejecución de reuniones diarias de seguimiento para evaluar

avance del trabajo e informar ajustes a la programación.

2. Propósito y objetivos de la auditoría: el auditor principal explicó a los asistentes el propósito principal de las auditorías a realizar, consistente en los siguientes cinco Objetivos: • Demostrar la conformidad del sistema de gestión auditado

• Identificar fortalezas del sistema de gestión

• Dar recomendaciones que propicien el mejoramiento del sistema de gestión

• Identificar riesgos que no están en el alcance del sistema de gestión

• Levantar, si es del caso, en última instancia no conformidades del sistema

3. Reunión de cierre e informe de auditoría. El día 28 de Marzo a las 10:30 a.m se realizará la reunión de cierre para presentar los

Hallazgos y el informe definitivo se entregará el día 4 de Marzo de 2013.

Responsable del proceso auditado:

DOCTOR POLICARPO GONZÁLEZ GÓMEZ

III. FORMATO PARA CONTROLAR EL REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNIÓN DE APERTURA

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:

AUDITOR PRINCIPAL:

Nombres y Apellidos Documento de Identidad

Cargo Firmas

______________________________________________________________________ Auditor interno: Esther Adriana Díaz Ossa Fecha: Febrero 25 de 2013. _____________________________________________________________________

IV. FORMATO DE REPORTE DE NO CONFORMIDADES

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: FECHAS DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA: Febrero 28 de 2013

PARTE 1 – REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD

1. Nombre del emisor 2. Cargo del emisor 3. No conformidad # de #

4. Hallazgo: � Falta equipo fotográfico para la visitas. � La impresora no es la adecuada � Falta vehículo para desplazarse a las respectivas visitas del municipio � Faltan suministros necesarios para la oficina � Falta recursos para viáticos para el personero � Los equipos no tienen licencias � No tienen implementos de aseo y cafetería � Los equipos no están plaqueteados � No se realiza mantenimiento en el exterior de la oficina � Falta cartelera para documentos � Las fotocopias y transporte lo pagan directamente de su sueldo � Solicitar por escrito consulta de dotación de la secretaria de la personería � Se requiere más apoyo humano para las actividades propias de la Personería.

5. Acción tomada:

PARTE 3 – VERIFICACIÓN

6. ¿La acción tomada fue eficaz?

� Sí � No

7. Si no fue eficaz diga la razón:

8. Firma del responsable del proceso: 9. Fecha:

V. FORMATO PARA REGISTRAR FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

PROCESO O DEPENDENCIA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: FECHA: Marzo 4 de 2013.

FORTALEZAS:

Le dan un cambio positivo a la Personería Municipal, en su planta física y administrativa

Esta el consultorio Jurídico de las Universidades

Imagen Institucional

Depura de las funciones propias de la personería direccionando a la comunidad

Se ha dado mejor atención al usuario, rápida eficiente y pronta

Hacen copias de seguridad

OPORTUNIDADES DE MEJORA:

Contar con los elementos que necesita la personería para mejorar el servicio

Crear el centro de conciliaciones ya que sería de gran apoyo para el municipio y es un servicio

gratuito para toda la comunidad

Contar con un vehículo y cámara fotográfica

Cambiar una silla que está deteriorada en la oficina

Crear el cargo se sustanciador en la oficina

VI. FORMATO PARA EL REGISTRO DEL ACTA DE LA REUNIÓN DE CIERRE PROCESO O DEPENDENCIA: RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA: AUDITOR PRINCIPAL: Fecha: Marzo 4 de 2013 Hora de inicio y de terminación: 9:00 a.m 10:00 a.m Lugar:

1. Agradecimientos

Se agradeció al dueño del proceso y a los funcionarios de la dependencia auditada por la

disponibilidad de los recursos físicos y logísticos que fueron solicitados para realizar el

trabajo y por la puntualidad y disposición del personal que fue requerido en las

evaluaciones que fueron realizadas.

2. Asistencia.

La reunión de cierre contó con la asistencia de los siguientes funcionarios:

Por parte de la dependencia auditada:

Policarpo González Gómez

Olga Lucia Pineda Medina

Por parte del Equipo de Auditoría:

Esther Adriana Díaz Ossa

Luz Angela Torres Mora

3. Hallazgos significativos

El auditor principal presentó los hallazgos más representativos de todo lo encontrado

4. Acciones correctivas

El responsable del proceso enviará el Plan de Acciones Correctivas y Preventivas al Auditor Principal el día 4 de Marzo de 2013 según formato que se anexa al presente documento.

5. Informe de la auditoría

Finalmente se informó que se procederá a la entrega del informe final de la auditoría al área el día 4 de Marzo de 2013. _____________________________ ____________________ Auditor Principal. Jefe Proceso auditado