FORMATO

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Código: Versión: 1 Fecha:

Elaboró: Jaime Charris Salas

Revisó: Roberto Solano Navarra Aprobó: Comité de Calidad

PROCESO AUDITADO: DEFENSA JUDICIAL Fecha: Abril 9/08 1. RESPONSABLE DEL PROCESO: DAGOBERTO MERIÑO DE ORO. 2. EQUIPO AUDITOR: IVETTE GOENAGA MELO 3. OBJETIVO: Revisar el Sistema de Gestión de Calidad dentro del proceso de defensa Judicial de la Entidad con los criterios establecidos en el mismo y así determinar si requiere mejoras. 4. ALCANCE DE LA AUDITORIA: Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma técnica GP1000 a partir de la llegada del insumo por parte de los proveedores del proceso hasta lograr el producto, desde el punto de vista de la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad dentro del Proceso de Defensa Judicial de la Entidad. 5. PERSONAL ENTREVISTADO: Responsable del Proceso Dagoberto Meriño, Maryoli Mejia. 6. DOCUMENTACIÓN ANALIZADA (CRITERIOS): Manual de Calidad, manual de procedimiento, caracterización, cumplimiento de los requisitos de la norma técnica, formatos y registros. 7. FORTALEZAS: De la práctica de la Auditoria realizada se desprende el compromiso del responsable del proceso con el Sistema de Gestión de la Calidad.

CMAI-F8 Versión: 01

INFORME DE AUDITORIA INTERNA Fecha Aprob: 13/02/06

Elaboró: Jaime Charris Salas

Revisó: Roberto Solano Navara Aprobó: Comité de Calidad

COPIA CONTROLADA

• Durante el desarrollo de la Auditoria se vislumbro el continuo y permanente diligenciamiento de los formatos existentes en el proceso de manera oportuna .Se observó claramente que el manual de procedimiento cumple con todos los pasos plasmados en las actuaciones reflejadas en la caracterización.

• Se evidencia el PHVA en las actividades realizadas en el proceso ,es de resaltar que el responsable del proceso esta apropiado y enpoderado del mismo a fin de estar a tono con todos los requisitos existentes en la norma técnica al igual es notorio la información que tiene respecto al sistema y el compromiso que de el demanda, con lo que demostró un total compromiso con el sistema de gestión de Calidad tiene claramente identificadas las actuaciones que le corresponden en el proceso auditado de conformidad con el sistema.

• Se resalta la manera eficaz de hacer un verdadero seguimiento de las labores realizadas por parte de las ejecutoras del proceso a través de los formatos.

• Se logró verificar que la hoja de ruta identificada SJDJ-F01 permite que se observe la trazabilidad del proceso en cuestión, aspecto este que sin lugar a equívocos nos arroja una información real del estado del Proceso.

• Se destaca la efectividad en el manejo de los formatos de control que permiten evidenciar los términos para la contestación de las demandas al igual de la ejecutora que le correspondió tal reparto.

• Se refleja claramente el cumplimiento de los indicadores tazados por el proceso toda vez que se observa que las demandas iniciadas o instauradas contra la Entidad son oportunamente contestadas y se les realiza el respectivo seguimiento.

• Es de Anotar que se logro evidenciar una excelente comunicación y motivación entre el responsable del Proceso y la Clon en beneficio del mismo

CMAI-F8 Versión: 01

INFORME DE AUDITORIA INTERNA Fecha Aprob: 13/02/06

Elaboró: Jaime Charris Salas

Revisó: Roberto Solano Navara Aprobó: Comité de Calidad

COPIA CONTROLADA

8. OPORTUNIDADES DE MEJORA:

Se destaca el hecho de que las oportunidades de Mejora planteadas en la Auditoria anterior se cumplieron tales como la instalación de un archivador donde se guardan los expedientes así como también la adquisición de libros jurídicos, tales como código de Legis,doctrina Jurisprudencia y se continua con la suscripción del periódico de Legis. Se recomienda que se mantenga el mismo ánimo en procura del seguimiento y mejoramiento del proceso tal y como lo establece el numeral 8 de la norma técnica a fin de obtener mejoras en el proceso de manera efectiva, eficiente y eficaz.

10. CONCLUSIÓN GENERAL: El proceso cumple con lo establecido en la norma ISO 9001 y la GP1000.El responsable del proceso se le nota compromiso en la aplicación del S.G.C. el proceso de defensa Judicial de la Entidad, se preocupa por realizar mejoramiento continuo con el seguimiento periódico que permite en el mismo.