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MODULO 4

Organización de viajes de trabajo,pasantías y otras actividades

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4 Ministerio de Educación-República de El Salvador.

INDICE DE CONTENIDO PRESENTACIÓN DE LA GUIA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE DEL MODULO 4 ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE TRABAJO PASANTIAS Y OTRAS ACTIVIDADES EXTERNAS 261

1. PRIMERA PARTE: DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS 263

1.1 SUGERENCIAS METODOLÓGICAS PARA

DESARROLLAR LA PRIMERA PARTE 263 1.2 DESCRIPTOR DE MÓDULO 264 1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 266 1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 268

2. SEGUNDA PARTE: DESARROLLO DEL PROYECTO SELECCIONADO 269

2.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA

SEGUNDA PARTE 269 2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS

ETAPAS DE LA ACCION COMPLETA 270

2.2.1 Etapa de informarse 271 2.2.2 Etapa de planificar 275 2.2.3 Etapa de decidir 277 2.2.4 Etapa de ejecutar 281 2.2.5 Etapa de controlar 283 2.2.6 Etapa de valorar y reflexionar 285

3. TERCERA PARTE :MATERIAL DE APOYO 291

3.1 ¿QUIERES SER ALGO? 291 3.2 LAS CONEXIONES 292 3.3 COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS 293 3.4 LOS VIAJES -ORGANIZACIÓN 302

259


PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE: ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE TRABAJO PASANTÍAS Y OTRAS ACTIVIDADES Esta Guía de Trabajo y Aprendizaje titulada “Organizac

otras actividades externas”, ha sido elaborada para facilit

del Segundo Año de Bachillerato Técnico del Campo Co

Administrativa, el diseño, desarrollo y la evaluación de

basada en la identificación y ejecución de un Proyecto de

La Guía recoge los detalles de una experiencia realizad

llamaremos señora Díaz y al presentarla se espera que

formulen su propia experiencia y, al ejecutarla, adquiera

cias específicas para organizar viajes de trabajo, pasantía

nas a la oficina, y al mismo tiempo afirmen o mejoren com

nadas por ellas y ellos, con la orientación de su docente.

Esta Experiencia de Trabajo y Aprendizaje ha sido diseña

recomienda en la gráfica titulada RUTA DE UNA EXPERIE

APRENDIZAJE, que aparece en la GUIA INTRODUCTOR

261

ión de viajes, pasantías y

ar a docentes y estudiantes

mercial, Opción Asistencia

una experiencia educativa,

Trabajo y Aprendizaje.

a por una docente a quien

los estudiantes que la lean

n o mejoren sus competen-

s y otras actividades exter-

petencias claves seleccio-

da en dos partes como se

NCIA DE TRABAJO Y

IA.


La Guía por lo tanto, se compone, de dos partes: la primera se refiere a la DEFINI-

CIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO y concluye con el diseño de la experiencia

de aprendizaje a partir de un proyecto seleccionado; la segunda, al DESARROLLO

DEL PROYECTO seleccionado siguiendo las etapas de las Competencias Orienta-

das a la Acción Completa.

Además de estas dos partes medulares, contiene un conjunto de materiales. Con

unos se espera apoyar la adquisición o el desarrollo de competencias claves y con

otros, lo propio con las competencias específicas. Este material no sirve para memo-

rizarlo; debe estudiarse con juicio crítico, utilizarse para realizar mejores experiencias

que las descritas y agregarse al que obtengan los estudiantes y las estudiantes en el

afán de TRABAJAR Y APRENDER, particularmente como parte de la etapa de IN-

FORMARSE.

Siempre conviene tener presente estas ideas

1. Las competencias se presentan desglosadas y clasificadas para compren-

derlas mejor; pero en el desarrollo de los módulos deben concebirse como

un todo; íntima y armónicamente unidas, pues están llamadas a contribuir

a la formación de personas integrales.

2. Igual ocurre con las etapas de Acción Completa, se representan en se-

cuencia solamente para entenderlas mejor; en la realidad, no siempre ocu-

rren en ese orden; generalmente, operan con apreciable grado de simulta-

neidad.

262


1. PRIMERA PARTE:

DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE PROYEC-TOS


PRIMERA PARTE Para desarrollar esta primera parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, la señora Díaz y sus estudiantes realizaron las siguientes actividades:

1- Estudiaron el Módulo 4 que comprende: el Perfil de Competencias Específi-cas, el Mapa de Competencias Claves y la Malla Curricular que aparecen en la Guía Introductoria y el Descriptor del Módulo que aparece a continuación de esta página. Lo hicieron con el propósito de definir las competencias que se podrían adquirir o mejorar (competencias esperadas), por medio de las técnicas de lectura en pareja e identificación de conceptos claves.

2- Analizaron el entorno institucional en relación con las competencias desea-

bles identificadas, descubrieron problemas y los enunciaron; utilizaron la técnica de Brainstorming.

3- Realizaron una visita rápida a empresas de la comunidad cercana al Instituto

para corroborar y/o aclarar los problemas descubiertos y enunciados, así como para conversar con propietarios y empleados sobre diversos aspectos relacionados con la organización de viajes de trabajo, pasantías y otras acti-vidades. Utilizaron la técnica de la entrevista, y se auxiliaron de una sencilla Guía de Visitas.

4- Enunciaron proyectos para solucionar los problemas identificados, redactán-

dolos de manera correcta y destacando el daño que podría ocurrir por no afrontar a tiempo dichos problemas

5- Consignaron las decisiones en un documento como el del literal 1.3 DISEÑO

DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE, que contiene la información bási-ca de dicha experiencia y aparece después del Descriptor de Módulo.

263


1.2 DESCRIPTOR DEL MODULO 4 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1. Aspectos generales:

Campo: Opción: Área de Competencia: Objetivo del Àrea de Competencia Título del Módulo Duración Prevista

Comercial Asistencia Administrativa Asistencia a la jefatura y práctica de relaciones públicas Desarrollar destrezas para planificar, coordinar y organizar viajes, pa-santías y otras actividades externas en forma eficiente y eficaz. Organización de viajes de trabajo, pasantías y otras actividades. 5 semanas, 95 hors clase

2. Objetivo del Módulo:

Al concluir el desarrollo del Módulo los estudiantes o las estudiantes serán competentes para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas, tomando en cuenta los intereses de las per-sonas participantes y de la empresa, con equidad.

3. Criterios de evaluación: Los criterios de evaluación están implícitos en las competencias esperadas (5), consignadas en cada EJE DE DESARROLLO

4. Criterios de promoción: Alcanzar el 70% de las competencias esperadas, en una escala estimativa correspondiente a 7-8: nivel 4.

5. Competencia esperada:

El estudiante o la estudiante será competente para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras activi-dades externas, tomando en cuenta los intereses de las personas participantes y de la empresa, con equidad, Cuando:

DESARROLLO TÉCNICO

DESARROLLO EMPRESARIAL

DESARROLLO HUMANO

DESARROLLO ACADÉMICO APLICADO

Organice itinerarios de viajes, pasantías y otras actividades externas a la oficina

Planifique y coordine en forma eficiente y eficaz los viajes, pasantías y otras actividades exter-nas

Desarrolle valores aplica-dos a la revisión y el or-den

Planifique y organice itinerarios de viajes y eventos “al centavo”

Gestione información para planificar viajes, pasantías y otras activi-dades externas

Recolecte datos suficien-tes para organizar viajes, pasantías y otras activi-dades externas

Promueva pulcritud y confidencialidad en la administración de viajes, pasantías y otros

Se exprese con claridad y precisión

Analice ofertas de las diferentes agencias de viajes

Investigue fuentes de información para los dife-rentes medios de trans-porte que se utilizan.

Oriente a sus compañe-ros a trabajar en equipo para planificar, organizar y coordinar viajes, pasan-tías y otros

Aplique normas de proto-colo según la actividad y el lugar

Coordine la realización de viajes, pasantías y otras actividades con todas las personas y agencias involucradas

Optimice recursos eco-nómicos en la realización de viajes y pasantías

Desarrolle hábitos de consulta y aprendizaje.

Elabore documentos redactados correctamen-te

264


DESARROLLO TÉCNICO

DESARROLLO EMPRESARIAL

DESARROLLO HUMANO

DESARROLLO ACADÉMICO APLICADO

Utilice normas gramati-cales y, ortográficas para redactar documen-tos

Utilice reglas de cortesía a seguir en los diferentes tipos de eventos

Promueva pulcritud y transparencia en la orga-nización y coordinación de actividades

Ordene la logística para viajes, pasantías y otros

Mantenga comunicación fluida y oportuna en la organización de viajes y otros

Oriente a sus compañe-ros para que administren en forma correcta los recursos disponibles

Prevenga posibles limita-ciones e inconvenientes

Utiliza racionalmente los recursos necesarios para realizar viajes, pasantías y otros.

6. SUGERENCIAS METODOLÓGICAS:

Al iniciar la Primera Parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, se formularon algunas Suge-rencias Metodológicas de carácter general. Otras se presentan al iniciar la Segunda Parte.

Algunas sugerencias metodológicas específicas se encontrarán al iniciar cada etapa de las Com-

petencias Orientadas a la Acción Completa y de igual manera al concluirlas. Estas últimas, tienen el propósito de valorar la adquisición de nuevos saberes.

La evaluación se concibe como un proceso permanente, individual y colectivo, de apreciación de la

adquisición y/o desarrollo de competencias esperadas para ayudar al estudiante o a la estudiante a mejorar su rendimiento, tener éxito en su esfuerzo de trabajar y aprender y convertirse en una per-sona competente, digna de confianza y emprendedora.

Los equipos de trabajo y aprendizaje están en la libertad de utilizar todo tipo de metodología, solo

limitada por su competencia para crear e innovar.

7. RECURSOS:

• Papelería • Computadora • Directorio de agencias de viajes y líneas aéreas • Teléfono / internet • Otros que demande la naturaleza de los proyectos a desarrollar; que existan en la institución o en la

empresa asociada, o que se puedan conseguir sin grandes esfuerzos en la comunidad; el desarrollo de los proyectos no debe significar erogaciones especiales y onerosas para los padres de familia. Docentes y estudiantes deben ser muy creativos respecto a la obtención y al uso de los recursos.

8. MATERIAL INFORMATIVO DE APOYO: - Al concluir el desarrollo del proyecto, expuesto a manera de ejemplo, en esta Guía de Trabajo y Aprendi-

zaje, se presentan varios materiales de apoyo. ¡¡¡Cuidado!!! El material no es para memorizarlo. Es para utilizarlo críticamente.

265


1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE 01- Ubicación del Módulo: Bachillerato del Campo Comercial Opción: Asistencia Administrativa Año: 2° sección “B4” Estudiantes: 32 Tiempo: 5 semanas, 90 horas clase 02 Área de Competencia: Asistencia a la jefatura y práctica de relaciones públicas

03 Objetivo del A. C.: Desarrollar destrezas para planificar, coordinar y organizar viajes, pasantías y otras actividades externas en forma efi-ciente y eficaz

04 Título del Módulo: Organización de viajes de trabajo, pasantías y otras activi-dades externas.

05 Objetivo del Módulo Al concluir el desarrollo del Módulo los y las estudiantes se-rán competentes para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas, tomando en cuenta los intere-ses de las personas participantes y de la empresa, con equi-dad.

06 Problemas identificados: a) El Comité Ambiental de San Luis La Herradura, desea enviar a 5 miembros a realizar una pasantía hacia el municipio de Puntarenas de la República de Costa Rica, para que estudien el funcionamiento de los centros de interpretación de la naturaleza con que cuenta dicho municipio. No saben como planificar dicha pasantía.

b) El segundo año de asistencia contable, requiere realizar

un viaje al parque nacional El Imposible, para conocer los esfuerzos de protección que está realizando la Fun-dación Ecológica de El Salvador, el número de estu-diantes a viajar es de 40 mas cuatro docentes. La Di-rección les ha solicitado el plan de viajes de estudios y trabajo para autorizar el permiso.

c) La Dirección del Instituto Nacional, ha solicitado a los y

las estudiantes de Segundo Año de Asistencia Adminis-trativa, que organicen los actos dedicados a la XXXV promoción de bachilleres. Desea que sean solemnes y que se cuente con prestigiosas personalidades del ám-bito empresarial, educativo, padres y madres de los graduados y personal del Instituto. Los actos se llevarán entre el 15 y el 17 de marzo del presente año

266


d) Los estudiantes de la Sección “B4” de Segundo Año, están organizando una reunión técnica(RTI) de expe-riencias sobre el Currículo Renovado de Educación Me-dia Técnica entre los Institutos Nacionales de las zonas del país. La temática a desarrollar versa sobre la Colec-ción Proyectos para “Trabajar y Aprender” que impulsa APREMAT por medio del componente II, currículo reno-vado de Educación Media Técnica. A la señora Directo-ra le ha gustado la idea pero desea conocer la organi-zación de dicha RTI para autorizarla.

07 Proyectos formulados: a) Organizar la pasantía de 5 miembros del (CASCH) en

Puntarenas, Costa Rica.

b) Organizar un viaje de estudio y trabajo al parque na-cional Bosque del Imposible, para conocer la expe-riencia de La Fundación Ecológica de El Salvador, SALVANATURA.

c) Organizar los actos dedicados a la XXXV promoción

de bachilleres (2002) entre el 15 y el 17 de marzo del presente año.

d) Organizar una reunión técnica de intercambio de ex-

periencias entre los institutos nacionales de las zonas del país, sobre la colección proyectos para “Trabajar y Aprender” que impulsa APREMAT.

08

09

Proyectos seleccionados:

Nombre del Proyecto:

a, b, c y d, de los cuales en esta Guía de Trabajo y Aprendi-zaje solamente se desarrolla el “b” Organización de un viaje de estudio y trabajo al parque na-cional Bosque el Imposible.(PNBEI)

10

Resultado esperado:

Al concluir el desarrollo del proyecto: a) El 95% de los y las estudiantes de la Sección “B4”, serán

competentes para planificar, organizar y coordinar itinera-rios de viajes, pasantías y eventos, teniendo en cuenta los recursos financieros y materiales a utilizar.

b) Se habrá concluido el proyecto. c) Se habrá resuelto el problema

267


1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE Nombre del Proyecto: Organización de un viaje de estudio y trabajo al Parque Nacional

Bosque el Imposible.(PNBEI)

ACTIVIDADES DEL ETAPAS DE TRABAJO Y

APRENDIZAJE

PREGUNTAS GUÍAS ALUMNADO PROFESORADO

RECURSOS

1 1. Informarse

¿Qué sabemos sobre orga-nización de viajes, pasantías y otras actividades externas a la empresa?

2. Planificar

¿Qué actividades debemos realizar para alcanzar el objetivo del proyecto? ¿Cuándo las realizaremos?

3. Decidir

¿Cómo desarrollaremos las actividades? ¿Quiénes harán cada tarea?¿Con qué?

4. Ejecutar

¿Vamos desarrollando las actividades conforme lo programado? ¿Vamos logrando la calidad esperada? ¿Estamos adqui-riendo los saberes necesa-rios?

5. Controlar

¿Cómo comprobamos que hemos alcanzado los objeti-vos del proyecto? ¿Cómo comprobamos que hemos alcanzado las com-petencias?

6. Apreciar Reflexionar Socializar. (Evaluar)

¿Alcanzamos las competen-cias esperadas? ¿Qué aciertos hemos teni-do? ¿Qué fallas? ¿Están satisfechos nuestros clientes? ¿En qué hemos fallado? ¿En qué hemos acertado?

Aquí solamente se enuncia la ejecución del proyecto seleccionado; la ejecución pro-

piamente dicha es objeto de la parte que sigue.

1 Se consignarán todos los recursos específicos de cada etapa y actividad inclusive el tiempo.

268


2. SEGUNDA PARTE:

DESARROLLO DEL PROYECTO SELECCIONADO


SEGUNDA PARTE

En esta página se plantean algunas sugerencias metodológiccadas en la ejecución de los proyectos. Más adelante, al desaAcción Completa, se relatará cómo procedieron la señora Díaz

Las sugerencias generales son las siguientes:

1- Continuar trabajando y aprendiendo en conjuntopues no existen elementos suficientes para que loen que actividades trabajar. La formación de equipinformación, en la etapa de DECIDIR.

2- Agotar las posibilidades de realizar los proyectos e

y utilizar la simulación solamente cuando no se sera.

3- En todo caso, fomentar las siguientes actitudes en

a) Investigar y descubrir saberes por su propia cub) Trabajar y aprender por iniciativa propia, pero

sario. c) Trabajar, aprender y compartir los aprendizaje

de manera leal y solidaria, particularmente cuapo, después de la etapa de DECIDIR.

d) Demostrar la adquisición o el desarrollo de susultados de su trabajo y aprendizaje con soltur

e) Compartir nuevos saberes con sus compañecon cuanta persona sea posible hacerlo.

f) Interesarse por conocer y analizar la realidad de intentar resolverlos desde su condición de es

4- Tener presente que las Etapas de la Acción Comp

nes metodológicas. En la práctica no necesariame

269

as generales que podrían ser apli-rrollar cada una de las etapas de la y sus estudiantes.

, sin organizar equipos de trabajo, s y las estudiantes puedan decidir os de trabajo será fácil, con mayor

n circunstancias y espacios reales, a posible realizarlos de otra mane-

los y las estudiantes:

enta. consultar cuantas veces sea nece-

s, con todos los y las compañeras, ndo ya se esté trabajando en equi-

s competencias, exponiendo los re-a. ros y compañeras, con docentes y

e su entorno, identificar problemas tudiante de una carrera técnica.

leta solamente se dividen por razo-nte ocurren en orden sucesivo.


2.2. DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS ETAPAS DE LA ACCION COMPLETA

La señora Díaz recordó que estaban por iniciar el desarrollo de un nuevo proyecto de trabajo y aprendizaje siguiendo las Etapas de la Acción Completa por ser éste un proceso lógico y apropiado para desarrollar toda clase de experiencias. Intentaba ampliar esta idea pero ad-virtió que Francisco le solicitaba la palabra insistentemente. Cuando se la concedió, Francisco explicó que realmente muchas cosas salen mal debido a que no se toma la información pertinente antes de decidir, no se planifica creyendo que “todo se puede arreglar en el camino” o se hacen las cosas por “salir del paso”. Acto seguido relató que él vive cerca de la pasarela recién construida a la entrada de la ciudad viniendo de la capital y en el primer mes, después haber sido inaugurada, han ocurrido dos sucesos alec-cionadores. El primero ocurrió tres días después de inaugurada la mencionada pasarela. El motorista de un camión que llevaba colchones para Guatemala se detuvo pocos metros antes de llegar a la mencionada pasarela, leyó un rótulo que decía “ALTURA MÁXIMA: 5.50 mts”, vaciló un poco si pasar o no pasar, pero pensó “llevo colchones de esponja, si topan a la pasarela, se encogerán y pasaré sin problemas”. Su sorpresa fue enorme cuando la pasarela fue cedien-do, la carga se mantuvo firme y el puente se desprendió quedando sobre el camión. Afortu-nadamente eso corrió muy temprano de la mañana de tal modo que aun no había mucho tráfico y el problema se redujo a los daños físicos; pero desafortunadamente para el motoris-ta, una patrulla de la policía pasaba por el lugar, los agentes se dieron cuenta del hecho y capturaron al culpable quien fue a parar a la cárcel, atrasó la entrega de la mercadería y tuvo que pagar multa por la infracción, además del costo por volver a montar el puente de la pa-sarela. El otro caso ocurrió la semana pasada. Otro motorista venía de Guatemala con un camión que transportaba una máquina excavadora. Cuando llegó a la pasarela y leyó el rótulo, detu-vo el vehículo, midió la altura que hacía la excavadora sobre el camión y constató que era superior a la del puente. Intentó desmontar la parte superior de la excavadora pero no tenía las herramientas necesarias y tal operación requería apreciable tiempo; conversó con el ope-rador de la excavadora, que lo acompañaba, examinaron varias opciones y decidieron bajar la excavadora y pasar por separado las dos unidades. Así lo hicieron y al concluir la opera-ción y reiniciar la marcha hacia San Salvador, tanto el motorista como el operador fueron aplaudidos y ovacionados por los numerosos curiosos que se habían congregado en el lugar. La historia de los dos motoristas causó interesantes comentarios de parte de los y las estu-diantes. La señora Díaz aprovechó la oportunidad para destacar dos tipos de conducta: la del motorista impulsivo y poco observador y la del motorista paciente, dispuesto a informar-se, buscar ayuda y tomar la opción más conveniente.

270


2.2.1 Etapa de informarse a) La Señora Díaz pregunto –Que piensan que debemos hacer ahora?

–Elaborar el esquema de informarse– contestó Roberto– para eso tenemos que

presentar algunas preguntas guías.

Procedieron entonces a diseñar el esquema en la pizarra y fueron escribiendo

preguntas guías y derivando de ellas actividades que podrían realizar con la

orientación de la docente. También identificaron y consignaron los recursos que

podrían utilizar.

ESQUEMA DE INFORMARSE

PREGUNTAS GUÍAS

PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO A C T I V I D A D E S

¿Qué debemos saber sobre organización de viajes de trabajo, pa-santías y otras activi-dades externa?

- Discutieron y elabora-ron una lista de activi-dades necesarias

- Organizó una lluvia de

ideas para que los y las estudiantes expre-saran lo que sabían.

- Lluvia de ideas - Papelógrafo - Cartel de Saberes Pre-

vios - Plumones - Tiempo:___

¿Qué más debemos saber sobre organiza-ción de viajes de tra-bajo, pasantías y otras actividades?

- Elaboraron un nuevo listado sobre lo que a su juicio deberían sa-ber sobre organiza-ción de viajes de tra-bajo, pasantías y otras actividades ex-ternas

- Proporcionó papeletas para que cada quien escribiera lo que a su juicio debería saber

- Sugirió revisar el des-criptor de Módulo.

- Descriptor de Módulo - Tarjetas - Papelógrafo - Plumones - Tiempo:____

¿Dónde podremos encontrar la informa-ción necesaria?

- Elaboraron una lista de posibles lugares donde podrían encon-trar información.

- Anotaron en su cua-derno lo que habían hecho

- Ayudó a los y las es-tudiantes a completar el listado.

- Anotó en su bitácora lo que había ocurrido.

- Papelógrafo - Pizarra - Plumones - Tiempo:______

b) La señora Díaz, aplicó a los y las estudiantes un cuestionario de Saberes Previos

para comprobar lo que sabían sobre organización de viajes de trabajo, pasantías

y otras actividades externas a la empresa.

271


El Cuestionario Previo se iniciaba como el que aparece a continuación:

A P R E C I A C IO N

S A B E R E S P R E V I O S

ALGO

POCO

NADA

1- ¿Sabe organizar un viaje de trabajo?

2- ¿Sabe contratar medios de transporte para realizar un viaje al interior del país?

3- ¿Sabe organizar una pasantía?

4- ¿Sabe organizar reuniones de intercambio de expe-riencias?

5- ¿Sabe organizar itinerarios de trabajo?

6- ¿Sabe que documentos debe presentar una persona para salir del país?

7- Etc.

c) La señora Díaz, recogió los cuestionarios previos, ordenó y analizó los resultados

y obtuvo algunas conclusiones, las cuales comentó con las y los estudiantes. Al-

gunas conclusiones fueron las siguientes:

Numeral del cuestionario de Sabe-res previos Algo Poco Nada Total Estu-

diantes 1- ¿Sabe organizar un viaje de trabajo? 42 5 25 32 2- ¿Sabe contratar medios de transporte

para realizar un viaje al interior del país?

1 6 28 32

3- ¿Sabe organizar una pasantía? 3 7 24 32 4- ¿Sabe organizar reuniones de inter-

cambio de experiencias? 0 7 25 32 5- ¿Sabe organizar itinerarios de traba-

jo?. 1 3 28 32 6- ¿Sabe que documentos debe presen-

tar una persona para salir del país? 0 5 27 32

d) Los y las estudiantes se dieron cuenta de que el tema del Módulo parecía ser del

dominio general pero no era así. Existen muchos aspectos sobre los cuales de-

ben investigar. La señora Díaz los animó.

–No se desconsuelen lo aprenderán con suma facilidad; yo les ayudaré. Además

todas las personas que se dedican a organizar viajes, pasantías y otras activida-

272


des externas son sumamente amables y comunicativas. Con toda seguridad en-

contraremos algunas que nos contarán sus experiencias y así aprenderemos.

e) La señora Díaz consideró que no obstante los resultados del Cuestionario Previo

intuía que alguno o alguna sabía algo más sobre organización de viajes, pasantí-

as y otras actividades externas.

Los y las estudiantes asintieron y elaboraron un listado de OTROS SABERES

PREVIOS, el cual quedó así:

O T R O S S A B E R E S P R E V I O S

Yo sé que las agencias de viajes y líneas aéreas ayudan a las personas que viajan al extranjero. (Arturo)

Yo sé que CORSATUR y las alcaldías municipales ofrecen información para viajar

al interior del país. (María Elena)

Yo sé que quienes participan en un viaje de trabajo saben de antemano lo que harán. (Jorge)

Yo he visto como mi tío organiza excursiones, eso puede servirnos. (Angela)

Etc.

f) La señora Díaz estuvo feliz por los nuevos saberes previos e invitó a los y las es-

tudiantes para que pensaran qué más deberían saber para lograr las compe-tencias para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas a

la empresa.

Los y las estudiantes comenzaron a pensar sobre lo que deberían saber para lo-

grar aquellas competencias. Se remitieron al Descriptor de Módulo y particular-

mente el rubro 5 de Competencias Esperadas. Con este recurso, elaboraron un

cartel de SABERES NECESARIOS, que se iniciaba como el que sigue:

273


S A B E R E S N E C E S A R I O S

Qué es itinerario y para que sirve.

Tipos de viajes de trabajo.

Función de las agencias de viajes.

Qué es una pasantía.

Qué es un evento.

Diferencia entre reuniones: técnicas, de negocios, sociales, etc.

Recursos que prever al organizar una reunión. Medios de transporte que se utilizan para viajes y pasantías en Centroamérica.

Cómo promover una reunión con personas externas a la empresa.

Administración de fondos para actividades con personas externas a la empresa.

Qué es el protocolo.

Actitudes de quienes organizan viajes, pasantías y otras actividades externas.

Etc.

f) Cuando el cartel de SABERES NECESARIOS estuvo elaborado, lo colocaron en

un sitio destacado del aula y la Señora Díaz preguntó:

–¿Creen que hemos anotado todo lo que necesitábamos saber?

–Casi todo –dijo Roberto– seguramente después tengamos necesidad de agregar

otros SABERES NECESARIOS.

–¡Que bien! –dijo ella– ¡¡muy contenta!! Estoy de acuerdo con Roberto. En la me-

dida que vayamos aprendiendo, descubriremos que necesitamos saber más.

g) Al concluir la jornada del día la maestra, sugirió a los y las estudiantes que, en la

medida de sus posibilidades, se informaran sobre los SABERES NECESARIOS,

en los sitios que habían identificado y con las personas que habían enlistado.

274


2.2.2. Etapa de planificar a) Al iniciar la jornada siguiente los y las estudiantes intercambiaron las primeras

informaciones que habían obtenido de sus lecturas y consultas y la señora Díaz,

les ayudó a ordenar la información. Al mismo tiempo, aclaró o amplió algunas in-

formaciones según consideró necesario.

b) La señora Díaz recordó que habían seleccionado un proyecto el cual debería ser

ejecutado mientras trabajaban y aprendían; preguntó ¿Qué actividades creen que

deberíamos de realizar para ejecutar dicho proyecto?. Los animó a formular un

esquema parecido al de la Etapa de Informarse, el cual resultó como el que si-

gue:

ESQUEMA DE PLANIFICAR

PREGUNTAS GUÍAS DEL PREGUNTAS GUÍAS ALUMNADO PROFESORADO

RECURSOS

¿Qué actividades debemos realizar para organizar un viaje de estudios y trabajo al PNBEI?

- Elaboraron un lis-

tado con las activi-dades.

- Orientó a los y las estudiantes para identificar las actividades.

- Lista de actividades - Papel - Plumones - Tiempo.

¿Cuándo debemos realizar dichas actividades?

- Colocaron las acti-vidades en un cro-nograma.

- Apoyó la coloca-ción de las acti-vidades en el cronograma.

- Formulario de cro-nograma.

¿Cómo deberíamos reali-zarlas? ¿Sucesiva o simul-táneamente?

- Reflexionaron y solucionaron una forma.

- Anotarán en sus cuadernos.

- Orientó la re-flexión y la se-lección de la forma.

- Anotó en su bitácora.

- Papel - Plumones. - Cuadernos - Bitácora - Tiempo.

¿Cómo podríamos visuali-zar las actividades?

- Ubicaron las activi-dades en un for-mulario de crono-grama.

- Ayudó a ubicar las actividades en el cronogra-ma.

- Formulario de cro-nograma

- Tarjetas - Tiras de papel - Tiempo:____

c) Para responder la primera pregunta guía los y las estudiantes, con la orientación

de la docente, pensaron e identificaron las siguientes actividades:

275


1) Formular el plan de la visita al PNBEI.

2) Negociar la visita.

3) Preparar insumos.

4) Ejecutar la visita.

5) Elaborar informe de visita.

d) Para responder a la segunda pregunta guía, calcularon los tiempos prudenciales

para desarrollar cada actividad. Para visualizar dichos tiempos utilizaron un for-

mulario de cronograma en el cual colocaron las actividades. El cronograma quedo

así:

S E M A N A S

A C T I V I D A D E S 1ª. 2ª. 3ª. 4ª. 5ª.

01. Formular el plan de la visita al PNBEI.

02. Negociar la visita.

03. Prepara insumos.

04. Ejecutar la visita.

05. Elaborar informe de visita.

e) La maestra –preguntó: –¿Que les parece el cronograma de actividades.?

–A mí me parece bien –dijo Ricardo– pero no veo qué haremos en concreto en

cada actividad.

–Yo no veo que nos diga cómo se realizarán, ni en qué condiciones se realizarán.

¿Cuántos días estaremos en el parque? ¿Dónde comeremos?

–Muy bien, muchachos –dijo la señora Díaz– Eso precisamente es lo que decidi-

remos en la siguiente etapa que es la de DECIDIR.

276


2.2.3 Etapa de decidir a) La profesora insistió en la que etapa que han iniciado sirve precisamente para

tomar decisiones; es decir, DECIDIR sobre el mayor número de detalles posibles

para ejecutar las actividades sin tropiezos, y los invitó para presentar preguntas

guías sobre que hace falta DECIDIR y formular el ESQUEMA:

ESQUEMA DE DECIDIR PREGUNTAS GUÍAS DEL

PREGUNTAS GUÍAS ALUMNADO PROFESORADO RECURSOS

¿Cómo realizaremos cada actividad?

- Dispusieron dividir las actividades en tareas y paso.

- Asesoró a los y las estudiantes para di-vidir las actividades en tareas y éstas en pasos.

- Formularios para decidir

- Lápices - Tiempo:______

¿Cuándo exactamente realizaremos cada tarea y cada paso?

- Revisaron tiempos asignados para cada actividad y los divi-dieron en función de las tareas y los pa-sos identificados.

- Ayudo a dividir los tiempos para cada tarea y paso.

- Cronograma - Lápices - Tiempo:_____

¿Quiénes realizarán cada tarea y cada paso?¿Cómo la realizarán? ¿Indivi-dualmente o en equipo?

- Definieron quienes realizarían cada ta-rea y paso.

- Orientó la organiza-ción para realizar las tareas o pasos.

- Lista de estu-diantes

- Tiempo:_____

¿Cuáles son los recursos que utilizaremos para desarrollar cada activi-dad?

- Enlistaron los recur-sos que necesitaban.

- Apoyó en la elabora-ción del listado de recursos y a clasifi-carlos en humanos y materiales.

- Inventarios - Tiempo:_____

b) Cuando concluyeron el ESQUEMA DE DECIDIR se organizaron 5 grupos de tra-bajo para realizar cada una de las actividades identificadas en el organigrama an-terior y decidir cómo, cuándo, quiénes, con qué recursos y dónde realizarán las tareas y los pasos.

Para DECIDIR sobre los detalles utilizaron varios formularios; discutieron amplia-mente para llenarlos, tratando de que no se les quedara ningún detalle. A conti-nuación se pueden apreciar algunos instrumentos de toma de decisiones formu-ladas por los equipos de trabajo.

277


Instrumento 1: Proyecto: VISITA DE ESTUDIO Y TRABAJO AL PNBNI Actividad 1: Formular el plan de la visita. Equipo de Trabajo: Nicolás Merino, Ricardo Cea, Rosa Serrano, Osiris

Cabrera, Matilde Guzmán, Juana Chávez

I –DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD II –OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD III–DESARROLLO DE LA VISITA A – GESTION DE LA VISITA

1. Permiso 2. Transporte 3. Insumos 4. Otros

B – EJECUCIÓN DE LA VISITA 1. Programación del primer día 2. Programación del segundo día

IV–EVALUACIÓN DE LA VISITA

Instrumento 2:

Proyecto: VISITA DE ESTUDIO Y TRABAJO AL PNBNI Actividad : Negociar la visita Grupo de trabajo: Inés Cortez, Oscar López, Karla Benítez, Mercedes

Guzmán, Daniel Guzmán, Dina Umaña ACTIVIDAD

TAREAS O PASOS RESPON SABLES RECURSOS LUGAR TIEMPO

OTRAS DECI-

SIONES A-Negociar la visita T1.Solicitar permiso a dirección P1.Elaborar nota P2.Visitar al Director SP1. Saludarlo

SP2. Exponerle el proyecto SP3. Entregarle nota

P3. Recibir respuesta P4. Dar a conocer la respuesta

Este es un plan general de la visita elaborado para solici-tar los permisos correspondientes. En otros instrumentos se detallarán otras decisiones para ejecutar la visita

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ACTIVIDAD TAREAS O PASOS

RESPON SABLES RECURSOS LUGAR TIEMPO

OTRAS DECI-

SIONES T2.Solicitar permiso a SALVANA-TURA

P1. Solicitar audiencia(p.fax) P2. Visitar SALVANATURA

SP1. Preparar viaje SP2. Realizar visita

-Exponer Motivo -Presentar nota -Recopilar información

SP3. Definir condiciones -Recibirlas de SALVANA-

TURA -Estudiarlas -Llegar a acuerdos

T3.Obtener permisos P1. Carta de permiso de SAL-

VANATURA P2. Solicitar permiso a padres y

madres SP1. Elaborar nota de informa-

ción SP2. Enviar nota SP3. Recibir nota firmada

P5.Elaborar lista de participan-tes.

Instrumento 3:

Proyecto: VISITA DE ESTUDIO Y TRABAJO AL PNBNI

Actividad : Preparar Insumos

ACTIVIDAD-TAREAS-PASOS Y SUB PA-

SOS DECISIONES A-Preparar insumos T1. Elaborar lista de insumos

P1. Estudiar condiciones de SALVANATURA P2. Elaborar lista

SP1.Selección de insumos personales SP2.Selección de insumos generales

P3. Negociación de insumos generales

T1. Transporte: contratar T2. Alimentación

T3.Informar, rendir cuentas.

–Se dará fotocopia a participantes. Se agregará a la nota de padres y madres –Cada participante se proveerá de ellos. P.E, ropa de dormir, calcetines, o bolsa –Se crearan grupos responsables *Transporte *Alimentación *Orden *Finanzas: administrar la cuota única.

279


c) La señora Díaz aplicó nuevamente el Cuestionario Previo y, con la cooperación de 3 estudiantes organizó, analizó y presentó los resultados en los cuales se de-notaba una diferencia considerable con respecto a la aplicación anterior.

Señaló que la apreciación o evaluación que se ha venido realizando se continuará realizando, de ser posible, con más creatividad. Todos y todas se han evaluado mediante la observación mientras trabaja ya sea individualmente, en grupo o equipo; mientras busca información dentro o fuera del Instituto; cuando relata o demuestra los resultados de su trabajo o aprendizaje; cuando conversa, canta, juega o se enfada. Todos nos estamos evaluando y constatando nuestros progre-sos.

En la siguiente jornada de trabajo y aprendizaje, los estudiantes sorprendieron a la señora Díaz. Habían organizado tres grupos de trabajo y habían iniciado los esque-mas EJECUTAR, CONTROLAR Y APRECIAR, de una vez. Ella los felicitó, y les dijo que diseñando los esquemas de las 3 etapas de una vez sabrían cómo EJECUTAR las actividades, cómo CONTROLAR el proceso de ejecu-ción y cómo APRECIAR los productos obtenidos. Les recomendó orientarse, como en oportunidades anteriores, por los conceptos de cada una de las etapas:

CONTROLAR: aplicar criteriospara comprobar la ejecución co-rrecta de las actividades que sevan realizando

APRECIAR: aplicar los criterios con los cuales se dan por aceptados los re-sultados, tareas o pasos concluidos y los aprendizajes generados por dichasactividades, tareas o pasos.

EJECUTAR: realiza las actividades, tareas y pasos previstos, conforme a lo planificado y decidido

280


2.2.4. Etapa de ejecutar

El equipo responsable de diseñar el ESQUEMA DE EJECUTAR, identificó pre-guntas claves para responderlas antes y mientras se ejecuten las actividades, ta-reas o pasos, y produjo el que sigue:

ESQUEMA DE EJECUCIÓN

ACTIVIDADES DEL

PREGUNTAS GUÍAS DOCENTE PROFESORADO

RECURSOS ¿Estamos realmente preparados y prepara-das para desarrollar las actividades, tareas y pasos que nos corres-ponde realizar?

- Reflexionaron sobre

sus posibilidades. Al-gunos concluyeron en que sí estaban prepa-rados, otros descu-brieron que les hacia falta algo que saber o hacer.

- Orientó a los y las estu-

diantes para superar las dudas, y demás li-mitaciones.

- Maquinas - Papel - Computadora - Tiempo:____

¿Estamos trabajando sobre los tiempos pre-vistos en el cronogra-ma?

- Analizaron el crono-grama de actividades, tareas y pasos?

- Apoyó para revisar los tiempos destinados a las tareas y los pasos.

- Cronograma detallado.

- Tiempo:___

¿Contamos con todos los recursos necesa-rios?

- Revisaron los recur-sos con que conta-ban.

- Orientó para revisar las lista de recursos

- Lista de recursos necesarios.

- Tiempo. ¿Vamos logrando la calidad de trabajo que esperábamos?

- Revisaron la calidad del trabajo que esta-ban realizando e hicieron las mejoras necesarias

- Apoyó la revisión de la calidad de trabajo y sugirió los ajustes ne-cesarios.

- Parámetros de calidad.

- Listado de traba-jo

- Tiempo:____ ¿Estamos adquiriendo los SABERES NECE-SARIOS?

- Revisaron el cartel de saberes necesarios, señalaron los que ya habían adquirido y tomaron nota de los que aún les faltaban adquirir.

- Orientó la revisión, aclaró algunos saberes que no estaban claros y completó los incom-pletos.

- Cuadro de SA-BERES NECE-SARIOS

- Tiempo: _____

b) Cada equipo desarrolló las tareas y pasos que se había hecho responsable. To-

dos se encontraron con algunas dificultades que superaron con la lectura de li-

bros, la consulta entre compañeros/as, la información de agencias o expertos, y la

orientación de la señora Díaz.

281


c) La Docente sugirió a cada equipo que elaborara una memoria de los procesos de

su trabajo para la organización del viaje de estudio y trabajo, al PNBNEI, como

insumo para elaborar el Informe General.

d) Los responsables de visitar la oficina de SALVANATURA presentaron la autoriza-

ción para realizar la visita y folletos sobre las condiciones que deben respetar los

y las visitantes, características del parque y otros detalles sobre facilidades para

las personas visitantes.

e) La señora Díaz sugirió a los y las estudiantes que revisaran una vez más el cua-

dro de SABERES NECESARIOS, para constatar cuántos habían aprendido,

cuántos saberes habían agregado al cuadro y cuánto les quedaba por investigar.

f) Para concluir esta etapa, la señora Díaz elaboró y aplicó una prueba para consta-

tar qué tanto habían logrado sus estudiantes sobre las competencias para organi-

zar viajes, pasantías y otras actividades externas a la empresa. La prueba fue la

siguiente: APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS

COMPETENCIAS CMAD CPAD CAT PSM PSM/AO 1. ¿Sabe organizar itinerarios de viajes? 2. ¿Explica dónde gestionar información para planifi-

car viajes?

3. ¿Sabe explicar cómo analizar las ofertas de via-jes?

4. ¿Sabe planificar un viaje de trabajo y estudio?

5. ¿Sabe planificar una reunión para gestionar apoyó?

6. ¿Explica qué datos y documentos se utilizan para viajar?

7. ¿Explica los gastos necesarios para viajar?

8. ¿Sabe administrar el tiempo para obtener prove-cho?

9- ¿Explica diferencias entre viajes de trabajo y pa-santías?

10.¿Sabe elaborar un itinerario?

Referencia: CMAD, con mucha ayuda del docente; CPAD, con poca ayuda del docente; CAT, con ayuda de los textos o manuales; PSM, por si mismo. PSM/AO, por si mismo y ayuda a otros.

282


2.2.5. Etapa de controlar a) El equipo de trabajo que se responsabilizó de elaborar el esquema de CONTRO-

LAR lo hizo con la idea de darse cuenta de qué tanto se está trabajando según lo planificado. Formularon varias preguntas guías y construyeron el siguiente es-quema:

ESQUEMA DE CONTROLAR

ACTIVIDADES DEL PREGUNTAS GUÍAS ALUMNADO PROFESORADO

RECURSOS

¿Cómo vamos ejecu-tando las actividades, tareas y pasos previs-tas en los cronogra-mas y documentos de DECIDIR?

- Intercambiaron infor-mación sobre el avan-ce de las actividades realizadas por cada equipo, comparándo-las con los cronogra-mas.

- Ayudó a cada equipo

de trabajo a organizar sus exposiciones.

- Informe de equipos de

trabajo. - lista de cotejo. - Tiempo:____

¿Hemos desarrollado nuestras competen-cias claves?

- Hicieron un análisis de sus competencias de acuerdo a criterios es-tablecidos por ellos mismos.

- Apoyó el análisis y les estimulo para que apreciaran los avan-ces.

- Exposiciones de los grupos de trabajo.

- Análisis de las expo-siciones.

- Tiempo:____ ¡Que tanto funciona-ron los equipos de trabajo!

- Realizaron aprecia-ciones sobre el grado de cohesión de cada equipo de trabajo.

- Orientó para que se fijaran criterios de co-hesión.

- Análisis reflexivo so-bre las exposiciones.

- Tiempo:____

¿Hemos adquirido los saberes necesarios.?

- Realizaron un análisis sobre el cuadro de sa-beres necesarios.

- Ayudó a realizar el análisis.

- Complementó algunos saberes.

- Cuadro de saberes necesarios.

- Tiempo:____

b) La señora Díaz, sugirió a los y a las estudiantes, formular algunos instrumentos

de control para los procesos que conducirán a la visita, que se darán durante la

misma o para sus productos. Algunos instrumentos producidos aparecen en la

página que sigue:

CONTROL DE PARTICIPACIÓN POSIBLE SI NO

¿Tiene interés real en participar? ¿Ha retirado a tiempo los documentos? ¿Ha obtenido a tiempo el permiso de sus padres? ¿Ha manifestado cumplir con las normas del viaje? ¿Necesita algún apoyo adicional para participar? Otros

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Control de medidas de seguridad sobre el transporte (Nota: Este control se aplicará antes de firmar contrato)

CRITERIOS DE CONTROL SI NO

¿Inspira confianza el propietario del transporte? ¿Tiene experiencia en realizar viajes de este tipo? ¿Tiene en regla la documentación del vehículo? ¿Ofrece asientos para todos los viajeros? ¿Ofrece servicios de un conductor experimentado y responsable? Otros.

Control de la actitud del participante (Nota: Se aplicará desde su inscripción hasta el regreso de la visita)

CRITERIOS DE CONTROL SI NO Presentó su documentación a tiempo Se presentó a la hora fijada para salir Llevaba todos los insumos personales acordados

–Abrigo –Zapatos seguros para caminar –Tabla de bitácora –Colchoneta o bolsa para dormir –Otros

Manifestó buenas costumbres durante el viaje –Consideraciones a compañeros y compañeras –Camaradería sana –Cooperación para resolver limitaciones –Otros

Actitud positiva en el PNBNEI Aceptó las condiciones de recepción Se adaptó a las normas del parque Participó activamente Participó en todas las actividades programadas Se comportó como persona respetuosa y considerada con las autoridades o anfitriones. Otros

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2.2.6. Etapa de valorar y reflexionar a) Uno de los equipo formuló el Esquema de VALORAR y con él se propuso consta-

tar si concluyeron el Proyecto, si realizaron con éxito la visita al PNBEI y si habían logrado los saberes necesarios. Produjeron el siguiente esquema

ESQUEMA DE VALORAR Y REFLEXIONAR

ACTIVIDADES DEL PREGUNTAS

GUÍAS ALUMNADO PROFESORADO

RECURSOS ¿Hemos realizado el viaje de estudio y trabajo según lo planificado y decidi-do?

- Ordenaron, presenta-

ron y analizaron la información que ob-tuvieron durante el viaje.

- Apoyó a las y los estu-

diantes en el ordena-miento y la presenta-ción de los informes.

- Cuestionarios - Formularios utilizados

en el desarrollo del Proyecto.

- Tiempo:__

¿Qué tan satisfe-chos nos sentimos las y los estudiantes al haber realizado este viaje?¿Qué tanto hemos apren-dido?

- Expusieron sus traba-jos y aprendizajes y los valoraron

- Manifestaron qué de lo realizado les satis-facía y qué no

- Apoyó para que expu-sieran sus puntos de vista y manifestaran su apreciación

- Cuadro de balance entre lo positivo y lo poco positivo.

- Tiempo:_____

¿Funcionaron las decisiones que to-mamos para ejecu-tar el Proyecto?

- Revisaron las decisio-nes tomadas y sope-saron si habían sido efectivas

- Apoyó para hacer la revisión y el análisis

- Formularios de deci-sión.

- Escalas estimativas - Tiempo:___

¿Hemos alcanzado las competencias que nos propusimos desarrollar?

- Revisaron las compe-tencias que se pro-pusieron alcanzar y sopesaron su alcan-ce.

- Orientó la revisión de competencias y sugirió agruparlos por el grado de mejoramiento: mu-cho, poco, nada.

- Cuadro de com-petencias deseadas

- Lista de cotejo para analizar el progreso

- Tiempo:____ ¿Hemos logrado obtener todos los saberes necesa-rios?

- Revisaron el cuadro de SABERES NE-CESARIOS adquiri-dos

- Asesoró el análisis de SABERES NECESA-RIOS adquiridos, corri-gió y complementó al-gunos.

- Cuadro de saberes necesarios.

- Lista de cotejo para apreciar adquisicio-nes.

- Tiempo___

b) Los y las estudiantes, así como la señora Díaz, regresaron cansados pero su-mamente contentos. Cada quien tenía tanta información para compartir con sus compañeros y compañeras de las carreras Técnicas y con las del Área General. Discutieron sobre el asunto y acordaron preparar una exposición.

–Sugiero –dijo Alfredo– que la exposición se divida en dos partes: Una sobre lo que aprendimos respecto a organizar viajes, que es de interés más nuestro y

285


otra sobre la linda experiencia en el parque, que seguramente interesará a to-dos.

–Me parece buena idea –dijo Jorge– porque la organización que le dimos al via-je puede servir para otras experiencias similares y con respecto a lo segundo, tenemos mucho material que mostrar.

–Pienso que debemos dar a conocer lo más que podamos –recordó Inés– te-nemos fotografías, videos, dibujos. –El poema que se le ocurrió a Manuel debe ocupar un lugar destacado –agregó Josefina– También la colección de semillas que logramos recolectar. La profesora estuvo de acuerdo. Les recomendó revisar, recoger, seleccionar y poner de forma atractiva los chistes, anécdotas, cuentos, etc que se les ocurrie-ron en el viaje y ordenar todos los formularios que se produjeron antes, durante, y después del viaje. Todo eso –dijo– debe figurar también en la MEMORIA DEL VIAJE.

c) La Señora Díaz aplicó la prueba cuyo texto aparece en la página anterior al mate-

rial de apoyó, ordenó los resultados y los socializó con los estudiantes, quienes se mostraron satisfechos de ellos.

d) La exposición fue montada en la Biblioteca. Hubo mucha concurrencia, tanto de

estudiantes como de padres y madres de familia y de otras personas familiariza-das con el Instituto. Incluso llegaron delegaciones de dos escuelas cercanas que deseaban realizar una experiencia similar.

En la exposición se destacaban, por un lado todos los instrumentos producidos para organizar el viaje y por otro las evidencias de él. Unos y otros habían sido colocados con orden y buen gusto; se notaba, interés, paciencia y creatividad.

f) En la entrada a la Biblioteca, cada visitante recibía dos tarjetas ingeniosamente

elaboradas: en una se explicaba el orden de la exposición y en la otra se hacía una excitativa para calificar al expositor o a la expositora, utilizando el instrumento que aparece a continuación:

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APRECIACIÓN DE LA PERSONA VISITANTE A UN O UNA EXPOSITORA

Nombre del expositor o expositora:

Clave: E-Excelente MB-lo hizo muy bien B-lo hizo bien R-lo hizo regular NM-necesita mejorar

ASPECTOS APRECIADOS E MB B R NM 01. Modales. 02. Presentación personal. 03. Seguridad en sí misma/o. 04. Capacidad de responder preguntas. 05. Habilidad para atender a visitantes 06. Capacidad para explicar. 07. Entusiasmo demostrado. 08. Consideración al visitante. 09. Espontaneidad. 10. Seriedad en su comportamiento. Apreciación de:

Comentarios:

g) Cada persona visitante era recibida por un expositor o expositora quién lo conducía por el salón y le explicaba el aspecto expuesto, su utilidad, cómo se obtuvo, etc. Sus explicaciones eran enriquecidas con anécdotas o cuentos de su experiencia personal. Se detenían para preguntarle si tenía algún interro-gante o comentario que hacer. Se le daba respuesta, o se le escuchaba con atención si hacía algún comentario. Al concluir el recorrido, le daba las gracias por asistir, lo invitaba a continuar apreciando la exposición y le recordaba que si lo deseaba llenara el cuestionario de evaluación que había recibido en la entrada.

g) Al final de la tarde María Ángela, Nora López y Ángel Salinas se acercaron a la

señora Díaz para solicitarle los formularios que habían llenado los visitantes, pues deseaban conocer y ordenar los resultados y para socializarlos al día siguiente.

Se sorprendieron al saber que se habían recogido más de 200 formularios –No importa –dijo María Ángela– pediremos ayuda a Rafael y a Josefina. Ellos siempre están dispuestos a colaborar.

h) Al día siguiente, la Junta Directiva de la Sección realizó una reunión que venían preparando desde la iniciación del Proyecto. A ella asistió el director, el coordina-dor del Área Técnica, un representante del CADET y otro del CDE.

287


El objetivo de dicha reunión era informar sobre los resultados de la experiencia a las autoridades institucionales y escuchar sus apreciaciones sobre la actividad. Para alcanzarlo, habían formulado un corto programa. Parte importante de ese programa fue dar a conocer los resultados de las opinio-nes de los y las visitantes a la exposición. El equipo de voluntarios presentó los resultados en un cuadro como el que sigue:

APRECIACIÓN DE LA PERSONA VISITANTE SOBRE UN O UNA EXPO-

SITORA APRECIACIONES

ASPECTOS APRECIADOS E MB B R NM

01. Modales 50 100 75 25 0

02. Presentación personal. 03. Seguridad en sí misma/o. 04. Capacidad de responder preguntas. 05. Habilidad para atender a visitantes 06. Capacidad para explicar 07. Entusiasmo demostrado 08. Consideración al visitante 09. Espontaneidad 10. Seriedad en su comportamiento Total de visitantes 378 100%

Visitantes que opinaron Hombres Mujeres

25078

172

66.13% = 100% 31.2% 68.8%

Los comentarios de mayor frecuencia Felicitaciones a todos y todas. Muy buena exposición. Felicitaciones por el orden. Háganlo más seguido. Tienen una buena maestra. Otra vez inviten a padres y madres. Felicitaciones, están aprendiendo mucho. Aprendan al máximo; aprovechen la oportunidad. Inviten a más personas. Buenas fotos y videos.

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APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS AL CONCLUIR EL MODULO 4 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO DEL AREA DE COMPETENCIA: Desarrollar destrezas para planificar,

coordinar y organizar viajes, pasantías y otras actividades externas en forma eficiente y efi-caz

NOMBRE DEL MODULO: Organización de viajes de trabajo, pasantías y

otras actividades externas. OBJETIVOS DEL MÓDULO: Al concluir el desarrollo del Módulo los estudiantes y las

estudiantes serán competentes para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas, tomando en cuenta los intereses de las personas participantes y de la empresa con, equidad.

INDICADORES DE E S C A L A E S T I M A T I V A

LOGROS DE COMPE-TENCIA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1- Sabe organizar itinera-

rios de viajes, pasantías y eventos.

No las sabe

Sabe algu-nas pero con mucha inseguridad

Sabe va-rias con poca inse-guridad

Sabe con seguridad

Sabe y las explica a los demás

2- Sabe gestionar infor-

mación para planificar viajes, pasantías y even-tos

No sabe

Sabe pero con mucha inseguridad

Sabe con poca inse-guridad

Sabe con seguridad

Sabe y explica a los demás

3 – Sabe analizar las ofer-

tas de las diferentes agencias de viajes

No sabe



Sabe con seguridad


4 – Sabe coordinar la rea-

lización de viajes, pa-santías y eventos

No sabe



Sabe con seguridad


5- Sabe las reglas de pro-

tocolo No sabe



Sabe con seguridad


TOTAL: ________ APRECIADOR / A _______________________________ Resultado: _____________________ APRECIADO / A _________________________

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Parque Nacional El Imposible El Salvador

Nuestra misión es contribuir a la recuperación y conser-vación del medio ambiente y los recursos naturales, pa-ra lograr un desarrollo sostenible y elevar la calidad de vida en El Salvador.

MISION SalvaNATURA es una fundación privada, apolítica, sin fines de lucro y con autonomía institucional, creada por un grupo multidisciplinario de personas representativas de los diferentes sectores de la vida nacional, como científicos, empresarios, estudiantes y personas preocupadas por la situación ambiental de El Salvador.

En este aspecto, SalvaNATURA apoya y promociona el desarrollo económico del país, cuando éste toma en cuenta la dimensión ambiental del desarrollo sostenible.

Objetivos Contribuir a proteger y recuperar las áreas naturales Promover la conservación y reproducción de la biodiversidad Desarrollar actividades que conduzcan a la protec-ción y mejoramiento del recurso agua y proponer alternativas para el manejo de los desechos sólidos * Promover un cambio de conducta y de actitud de la población salvadoreña hacia el medio ambiente y los recursos naturales, a través de la educación ambien-tal

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3. TERCERA PARTE: MATERIAL DE APOYO

Lo que sigue es Material de Apoyo; no es Material de Texto ¡¡Cuidado con intentar aprendérselo de memoria o ir dando la lección “de página tal a página cual en

determinado momento”!!.

Los estudiantes y las estudiantes, con la orientación de los docentes, podrían encontrar otro más actualizado, novedoso y útil, durante la etapa de INFORMARSE

o mientras dure el desarrollo del proyecto, ya sea en las bibliotecas, en las empresas, de parte de informantes individuales, en INTERNET, etc. ¡¡Felicitaciones por ello!! Valdría la pena compartirlo con secciones de otros lugares de El Salvador.

3.1 ¿QUIERES SER ALGO1

Un grupo de estudiantes pidió al novelista Sinclair Lewis

que les diera una conferencia, y le explicaron que todos

ellos querían ser escritores como él.

Lewis inició su conferencia preguntando “¿Cuántos de

ustedes pretenden realmente ser escritores?” . Y todos

levantaron la mano.

“En tal caso no merece la pena que les hable. Mi único

consejo es: vayan a casa y escriban, escriban,

escriban...”

Y dicho esto, se guardó sus papeles en el bolsillo y

abandonó la sala.

La educación no debería ser una preparación para la

vida: debería ser vida.

• ¿Tenía razón el novelista?

• ¿Por qué? • ¿Qué relación tiene

“aprender por cuenta propia”, con el relato? o Por qué?

• ¿Qué tanto se puede aprender practicando?

• ¿Por qué?

1/ MELLO, Anthony de. – La oración de la Rana 2, Tr. García Abril, Jesús. Colección “El Pozo de siquem”. Editorial, SALTERRAE, Bilbao, España. Pág. 4-5.

291


3.2 LAS CONEXIONES

La población y el medio ambiente están

estrechamente relacionados entre sí, pero

sus vínculos son complejos y diversos y

dependen de circunstancias concretas. Con

frecuencia, las generalizaciones acerca de

los efectos negativos del crecimiento de la

población sobre el medio ambiente conduce

a error. Hace mucho tiempo que los

científicos que se ocupan de cuestiones de

población han abandonado ese punto de

vista; no obstante en algunos casos aún se

siguen formulando políticas como si esa

suposición fuera una realidad.

A medida que van aumentando las

poblaciones humanas y va avanzando la

globalización, las cuestiones fundamentales

en materia de políticas son: cómo utilizar

los recursos de tierra y agua disponible a fin

de producir alimentos para todos; cómo

promover el desarrollo económico y

eliminar la pobreza, de modo que todos

puedan costear sus alimentos; y como, al

hacerlo, abordar las consecuencias

humanas y medio ambientales de la

industrialización.

La desvastación del medio ambiente no es

simplemente una dilapidación de los

recursos; es una amenaza a las complejas

estructuras que sostiene el desarrollo

humano.

Para comprender las maneras en que la

población y el medio ambiente están

vinculadas entre sí es necesario contar con

una consideración detallada de la manera

en se que los factores se relacionan entre

sí, entre ellos la riqueza, el consumo, la

tecnología y el crecimiento demográfico,

pero también otras cuestiones sociales que

anteriormente se dejaban de lado o se

desvalorizaban, como los papeles y

relaciones de género, las estructuras

políticas y la gobernabilidad en todos los

planos. Cada vez se comprenden mejor las

relaciones entre medio ambiente, población

y desarrollo social. Hay un amplio acuerdo

sobre los medios y los fines. La ampliación

de los medios de acción de la mujer, por

ejemplo, es en sí misma, una meta de

desarrollo. Eliminar los obstáculos que se

oponen al ejercicio del poder económico y

político por la mujer también es uno de los

medios de eliminar la pobreza

• ¿Por qué está estrechamente relacionada la población de un lugar y el medio ambiente?

• ¿Incide la población de tu comunidad

en el medio ambiente? ¿Cómo?

• ¿Cómo incides tu en el medio ambiente?

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3.3 COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités éste es quizás es de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación, y atención directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités así: Promoción y divulgación Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida participación los afiches del evento, previamente definidos también por este comité. Así mismo debe hacer llegar los posibles asistentes, según análisis realizando, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos programa académico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la inscripción, fecha máxima de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario, hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por estos medios. Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material necesario: programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegable con las fotografías más destacadas del evento y en general toda la papelería que se considere deber ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilización. Inscripciones En este momento se recoge las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trámites son confusos y desordenados, los participantes de forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento. El sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicarse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabético. Hoy día la utilización del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción.

293


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Nuestro propósito siguiente es definir los aspectos que se deben tener en cuenta en la preparación de eventos. Los eventos reúnen personas con identidad de interese. Son el medio más adecuado para intercambiar puntos de vista sobre temas específicos. Por su complejidad y por la diversidad de personas que en ellos intervienen, exigen una planeación minuciosa, para lograr resultados positivos. Aun cuando no es posible prever la totalidad de los pormenores que se pueden presentar en la realización de un evento, sí podemos aproximarnos al éxito del mismo si lo planificamos cuidadosamente; esto es considerar los detalles, prever todos los servicios y anticiparnos a soluciones posibles imprevistos. Las personas que intervienen en los eventos, se clasifican en tres categorías: Quienes se encargan de su organización son responsables directamente de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado. Es de vital importancia realizar un trabajo de inducción y capacitación con todas las personas vinculadas al evento como organizadores. Quienes tienen a su cargo la parte académica o técnica, denominados conferencistas. Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos; son éstos los participantes o invitados.

PLANEACION DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:

Definir los Objetivos Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos. Programación académica y social Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también, en este momento, las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de determinar un cronograma.

294


Duración La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y establece de una vez la duración del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.

Número de asistentes Para seleccionar el sitio de reuniones es indispensable hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes. PRESUPUESTO GENERAL DE EVENTO El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará ésta y otras funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organización pueda dedicar para este fin. Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y los comités que deben conformarse:

• Salones de conferencia • Actos sociales • Material impreso • Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes

en las ocasiones determinadas en el programa. • Invitados especiales.

Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales de debe prever tiquetes, alojamiento, alimentación, transporte individual, honorarios y obsequios.

• Alquiles de recursos físicos como sonido, fax, equipo de traducción. Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la vialidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.

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ORGANIZACIÓN DEL EVENTO En primera instancia, debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos conjuntamente asignarán funciones y elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de antelación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité. A manera de ejemplo se presenta una posible asignación de funciones de comités que, como mínimo, se deben organizar. COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagos, facturas, recaudos por inscripciones) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido de fax, computadoras, máquinas de escribir, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales, equipos de proyección y traducción, elementos de oficina, entre otros. COMITÉ ACADÉMICO Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y relatores y de coordinación la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales aran parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas. Protocolo Vela por la elaboración anticipada de lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en al inauguración y clausura del evento. Coordinará además el envío de flores, a la habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecución de souvenirs para los asistentes. Secretaria del evento Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las

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memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación de correspondencia (correo, fax) de los asistentes al evento, así como la recepción y realización de llamadas de los participantes. Son sus funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento, actualización de listas y confrontación de direcciones elaborar fichas de inscripción, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos que surjan durante el evento. Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón conferencias, toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa del día y los cambios en la programación. Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de exhibición y servicios generales. Etapa post – evento El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como para futuros eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con todos los integrantes de los comités. Es un compromiso del Coordinador General del evento enviar, cuanto antes, las memorias a cada un o de los asistentes e invitados en caso de no haber sido entregadas la finalizar el evento. Igualmente enviar tarjetas de agradecimiento por la asistencia y participación tanto a los asistentes como a los expositores y entidades que, en alguna medida, estuvieron vinculados con el evento. El comité de Secretaría debe organizar y entregar al Coordinador General, un archivo con toda la información generada del evento. Reglas de protocolo Existen reglas que por norma o por tradición se deben seguir dentro de la práctica de las Relaciones Públicas. Las siguientes son normas comunes a todos los actos, trátense de inauguraciones, clausuras, aniversarios o menciones especiales. Himnos 1º. El del país 2º. El de la organización (si lo tiene) Se recomienda cerrar el acto de la ciudad.

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Intervenciones 1º. Representante legal de la entidad organizadora. 2º. El coordinador general del evento. 3º. Un invitado, generalmente el gobernador o el alcalde. Mesa Principal

Directivos de la entidad que organiza el evento e invitados especiales Mantel blanco. Adornos florales bajitos para no obstaculizar la visión. Triángulos con los nombres de quienes presiden el evento. Triángulos en blanco para personajes no previstos. Banderas Se ubican a un lado de la mesa principal o en la parte de atrás, así: A la izquierda la del país sede. Al centro la de la institución. A la derecha la de la ciudad sede. Cuando participan varios países, se ubican en orden alfabético después del

país sede. En campo abierto, si hay astas se pueden izar.

Atril

Va a la derecha de la mesa principal. Colocar el nombre de la persona que está interviniendo.

Acto social

Copa de champaña o cóctel. Situación es particular de algunos eventos.

Corte de cinta En algunos eventos de inauguración se acostumbra cortar una cinta; ésta debe tener los colores de la bandera del país o de la ciudad o los distintivos de la organización. Las tijeras con las cuales se corta la cinta deben llevarse en una bandeja de plata. Para esta caso así como para los descubrimientos de placas, varía la intervención de los oradores así: 1º. Beneficiario directo de la obra 2º. Representante legal de la entidad beneficiaria. 3º. Representante legal de la entidad que entrega la obra.

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Otras normas protocolarias Vistas de altos directivos y autoridades

• Recibimiento en el aeropuerto, con vehículo especial. • Reservación hotelera • Reservar almuerzos y cenas en sitios especiales • Confirmar cupo de regreso • Mantener vehículo a disposición con el respectivo conductor.

Tratamiento a personalidades

• Presidente de la república: Excelentísimo señor Presidente. • Cardenal: Su eminencia. • Obispo: Excelentísimo señor obispo. • Embajadores: Excelentísimo señor embajador. • Ministros y cónsules: Señor ministro y señor cónsul. • Autoridades militares:Se indica primero el rango y luego el cargo, así:

Mayor General Santiago Betancourt. HOTEL Ficha de Inscripción RENO REAL Convención de Ventas No._________ Nombre: ______________________________________________________ Empresa: _____________________ Cargo: ________________________ Ciudad: ______________________ Tipo de Participación: ____________ Dirección: ____________________ Teléfono: ______________________ Reservación hotelera: Sí ____ No ___ Habitación sencilla: ______________ Doble: ________________________ Adicional: ______________________ Hotel __________________________________________________________ Nombre acompañantes: ___________________________________________

___________________________________________ Fecha de llegada: _________________ Línea: _______________________ No. de Vuelo: ____________________ Hora: _______________________ __________________________ Firma y Sello Escarapelas y materiales La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizada con ella. La

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escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia (empresa – ciudad) y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas de invitación para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos. Como constancia de entrega del material. Debe dejar copia del recibo de inscripción, el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia. Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos. Recepción, alojamiento e información Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento. Son también los integrantes de este comité quienes se encargarán de la recepción de los asistentes en el aeropuerto, si así lo establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; además, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles. HOTEL RENO REAL Convención de Ventas Nombre: _______________________________ Procedencia: __________________________ Hotel: __________________________ _______ No. de Habitación _____________________ Doble: _____________________________ Sencilla: __________________________ Adicional: ________________________ ___________________________ Firma de Responsable

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Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepción, además de suministrar la primera información y brindarles la ayuda necesaria a los asistentes. Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomité, quien se encargará de agilizar lo concerniente a hospedajes y estará en condiciones de dar información particular sobre el evento, como programa general, horario de regiones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmación el vuelo de regreso. Transporte Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organización y coordinación del evento, y transporte colectivo para los asistentes, según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos. Actos sociales Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto permanente con los demás subcomités. HOTEL Solicitud de trabajos RENO Mecanográficos REAL

Convención de Ventas No. de registro: _________________________________________________ Nombre de los participantes: _________________________________________ Empresa – Ciudad: ______________________________________________ Nombre del documento: __________________________________________ No. de páginas: No. de ejemplares: __________________________ Fecha de requisición: _____________________________________________ No. de ejecución: _________Firma solicitante: ________________________ Vo Bo Secretaría: _________________________

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3.4 LOS VIAJES -ORGANIZACIÓN


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