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MODULO 3

Elaboración de correspondenciay otros documentos

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 3 Ministerio de Educación-República de El Salvador.

ÍNDICE DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE DEL MÓDULO 3: ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y OTROS DOCUMENTOS 199

1. PRIMERA PARTE: DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO 201

1.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA

PRIMERA PARTE 201 1.2 DESCRIPTOR DE MÓDULO 202 1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 204 1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 206

2. SEGUNDA PARTE: DESARROLLO DE LOS PROYECTOS SELECCIONADOS 207

2.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA

SEGUNDA PARTE 207 2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS ETAPAS

DE LA ACCIÓN COMPLETA 208

2.2.1 Etapa de informarse 209 2.2.2 Etapa de planificar 212 2.2.3 Etapa de decidir 214 2.2.4 Etapa de ejecutar 218 2.2.5 Etapa de controlar 221 2.2.6 Etapa de valorar y reflexionar 224

3. TERCERA PARTE: MATERIAL DE APOYO 228

3.1 VALOREMOS NUESTRO ENTORNO 228 3.2 ALIMENTOS 229 3.3 INTRODUCCIÓN-PLANEAMIENTO DE UNA CARTA 231 3.4 EL ORDEN ESTRUCTURAL 238

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PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE: ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y OTROS DOCUMENTOS Esta Guía de Trabajo y aprendizaje titulada “Elaboración de correspondencia y otros

documentos”, ha sido elaborada para facilitar a docentes y estudiantes del Segundo

Año de Bachillerato Técnico del Campo Comercial, Opción Asistencia Administrativa,

el diseño, desarrollo y evaluación de una experiencia educativa, basada en la identi-

ficación y ejecución de un Proyecto de Trabajo y Aprendizaje.

La Guía recoge los detalles de la experiencia realizada por una docente a quien lla-

maremos Señorita Munguía y al presentarla se espera que los y las estudiantes for-

mulen la suya propia y al ejecutarla, adquieran y/o mejoren sus competencias espe-

cíficas para utilizar y dar mantenimiento a recursos tecnológicos, así como también

afirmen o mejoren competencias claves seleccionadas por ellos y ellas mismas, con

la orientación de su docente.

Esta Experiencia de Trabajo y Aprendizaje ha sido diseñada en dos partes como

puede apreciarse en la gráfica que aparece en la GUIA INTRODUCTORIA y que ha

sido estudiada recientemente, con el título de RUTA DE UNA EXPERIENCIA DE

TRABAJO Y APRENDIZAJE.

La Guía por lo tanto, se compone, de dos partes:

199


1. DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO y concluye con el diseño de

la experiencia de aprendizaje a partir de un proyecto seleccionado.

2. DESARROLLO DEL PROYECTO seleccionado siguiendo las etapas de las

Competencias Orientadas a la Acción Completa.

Además de estas dos partes medulares, contiene un conjunto de materiales. Con

unos se espera apoyar la adquisición o el desarrollo de competencias claves y con

otros, lo propio con las competencias específicas.

Ese material no es para memorizarlo: debe analizarse con juicio crítico, utilizado para

realizar mejores experiencias que las descritas y agregarse al que obtengan los y las

estudiantes en el afán de TRABAJAR Y APRENDER.

Al desarrollar las particulares experiencias de Trabajo y Aprendizaje, conviene tener

presente estas dos ideas:

1. Las competencias se desagregan solamente para comprenderlas mejor; en su

desarrollo deben concebirse como un todo, íntima y armónicamente unidas, pues

están, llamadas a contribuir a la formación de personas integrales.

2. Igual ocurre con las etapas de la Acción Completa; se representan en secuencia

solamente para entenderlas mejor; en realidad, no siempre ocurren en ese orden;

generalmente, operan con apreciable grado de simultaneidad.

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1. PRIMERA PARTE:

DEFINICIÓN Y SELECCIÓN

DE PROYECTOS 1.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA PRIMERA PARTE Para desarrollar esta primera parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, la señorita Munguía y sus estudiantes realizaron las siguientes actividades:

1- Estudiaron el Módulo 1 que comprende: el Perfil de Competencias Específicas, el Ma-pa de Competencias Claves y la Malla Curricular que aparecen en la Guía Introducto-ria, y el Descriptor del Módulo presentado a continuación de este recuadro, con el pro-pósito de definir las competencias que se podrían adquirir o mejorar (competencias de-seables). Esto lo realizaron por medio de diversas técnicas de lectura: silenciosa, en voz alta, alternada, en pareja, en coro, etc.

2- Analizaron el entorno institucional en relación con las competencias deseables identifi-

cadas, descubrieron problemas y los enunciaron; utilizaron técnicas de seminario, me-sa redonda, lluvia de ideas, etc.

3- Realizaron una visita rápida a algunas empresas de la comunidad cercana a la Institu-

ción para corroborar y/o aclarar los problemas descubiertos y enunciados, así como para conversar con propietarios, propietarias, empleados y empleadas sobre diversos aspectos relacionados con la organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias. Utilizaron la técnica de la entrevista y se auxiliaron de una sencilla Guía de Visitas y un listado de comportamientos mínimos a tener en cuenta al momento de rea-lizar la observación y la conversación.

4- Enunciaron proyectos para solucionar los problemas identificados, redactándolos de

manera correcta y destacando el daño que podría ocurrir de no afrontarlos a tiempo. 5- Consignaron las decisiones en un documento como el del literal 1.3 DISEÑO DE LA

EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE, que contiene la información básica de dicha expe-riencia y aparece después del Descriptor de Módulo.

201


1.2 DESCRIPTOR DEL MODULO 3 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1. Aspectos generales: Campo: Comercial Opción: Asistencia Administrativa Área de Competencia: Apoyo administrativo Objetivo del Área de Competencia: Desarrollar habilidades para expresar su pensamiento por escrito y procesar la información con responsabilidad, eficiencia y eficacia. Título del Módulo: Elaboración de correspondencia y otros documentos.

Duración prevista: 5 semanas, 90 horas

2. Objetivo del Módulo: Al concluir el desarrollo del Módulo los estudiantes y las estudiantes serán competentes para ela-borar correspondencia y otros documentos utilizando correctamente el idioma castellano, promo-viendo la equidad, la armonía con el medio ambiente, la eficacia y la eficiencia

3. Criterios de evaluación: Los criterios de evaluación están implícitos en las competencias esperadas, consignadas en cada EJE DE DESARROLLO

4. Criterios de promoción:

Demostrar al menos el 70% de las competencias esperadas, en una escala estimativa correspon-diente a 7: Nivel 4.

5. Competencia esperada:

El estudiante o la estudiante será competente para elaborar correspondencia y otros documentos utilizando correctamente el idioma castellano, promoviendo la equidad, la armonía con el medio ambiente, la eficacia y la eficiencia cuando:

DESARROLLO

TÉCNICO

DESARROLLO EMPRESARIAL

DESARROLLO

HUMANO

DESARROLLO

ACADÉMICO APLICADO Explique el planea-miento de una carta u otro documento.

Establezca un sistema de elaboración de co-rrespondencia y otros documentos.

Establezca normas para la elaboración, recep-ción y distribución de la correspondencia.

Identifique diferentes cla-ses de correspondencia

Establezca criterios para elaborar co-rrespondencia y otros..

Recolecte datos para la redacción de corres-pondencia con eficiencia y eficacia.

Guarde la confidenciali-dad de la correspon-dencia y otros documen-tos.

Utilice técnicas de redac-ción en las diversas pie-zas de correspondencia.

Aplique criterios gramaticales para la clasificación de co-rrespondencia inter-na y externa.

Utilice reglas ortográfi-cas, gramaticales, len-guaje y expresión en la redacción de corres-pondencia comercial.

Oriente a sus compañe-ros y compañeras a trabajar en equipo para elaborar corresponden-cia.

Indague permanentemen-te sobre nuevas técnicas de correspondencia.

202


Utilice criterios de buen gusto para elaborar correspon-dencia.

Adquiere su propio esti-lo para redactar utilizan-do dicción y léxico em-presarial.

Fomente hábitos para modernizar la elabora-ción de la correspon-dencia.

Utilice la lógica en la ex-presión de sus ideas

Aplique reglas gra-maticales y, ortográ-ficas para redactar una corresponden-cia.

Mantenga comunicación efectiva para valorizar ideas empresariales

Fomente pulcritud en la presentación y distribu-ción de corresponden-cia.

Utiliza correctamente los signos de puntuación.

Se esfuerce para hacer grata y com-prensible la corres-pondencia de su empresa.

Oriente a los y las com-pañeras para que admi-nistren en forma correc-ta la correspondencia.

Proteja a sus clientes de los peligros que pudie-ran ocurrir por el uso desacertado de la co-rrespondencia.

Aplique correctamente normas gramaticales y ortográficas en la elabora-ción de correspondencia.

6. Sugerencias metodológicas:

Al iniciar la primera parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, se formularon algunas su-gerencias metodológicas de carácter general. Otras se presentan al iniciar la segunda parte.

i. Algunas sugerencias metodológicas específicas se encontrarán al iniciar cada etapa de las Competencias Orientadas a la Acción Completa y de igual manera al concluirlas. Estas últimas, tienen el propósito de valorar la adquisición de nuevos saberes.

ii. La evaluación se concibe como un proceso permanente, individual y colectivo, de apreciación de la adquisición y/o desarrollo de competencias esperadas para ayudar al estudiante o a la es-tudiante a mejorar su rendimiento, tener éxito en su esfuerzo de trabajar y aprender y convertir-se en una persona competente, digna de confianza y emprendedora.

iii. Los equipos de trabajo y aprendizaje están en la libertad de utilizar todo tipo de metodología, solo limitada por su competencia para crear e innovar.

7. Recursos: Cartas. Circulares, telegramas, memorandums. Fólderes. Libros de control de correspondencia y sellos. Otros que demande la naturaleza de los proyectos a desarrollar; que existan en la institución o en

la empresa asociada, o que se puedan conseguir sin grandes esfuerzos en la comunidad; el de-sarrollo de los proyectos no debe significar erogaciones especiales y onerosas para los padres y madres de familia. Docentes y estudiantes deben ser muy creativos respecto a la obtención y al uso de los recursos.

8. Material informativo de apoyo: - Al concluir el desarrollo del proyecto, expuesto a manera de ejemplo, en esta Guía de Trabajo y

Aprendizaje, se presentan varios materiales de apoyo. ¡¡¡Cuidado!!! El material no es para memori-zarlo. Es para utilizarlo críticamente.

203


1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE 01- Ubicación del Módulo: Bachillerato del Campo Comercial Opción: Asistencia Administrativa Año: 2° sección “E” Estudiantes: 35 Tiempo 5 semanas, 95 horas. 02 Área de Competencia: Apoyo Administrativo. 03 Objetivo del Área de Com-

petencia: Desarrollar habilidades para expresar su pensamiento por escrito y procesar la información con responsabilidad eficien-cia y eficacia.

04 Título del Módulo: Administración de correspondencia y otros documentos. 05 Objetivo del Módulo Al concluir el desarrollo del Módulo los y las estudiantes se-

rán competentes para administrar correspondencia y otros documentos utilizando correctamente el idioma castellano, promoviendo la equidad, la armonía con el medio ambiente, la eficacia y la eficiencia

06 Problemas identificados: a) La cadena de Tienda “San Luis” necesita ordenar y actualizar los documentos de sus clientes para mante-nerlos comunicados y particularmente para promover las nuevas ofertas. Además desea aprovechar la cir-cunstancia para establecer un sistema ágil y moderno de administración de correspondencia y otros documen-tos.

b) El Centro Nacional de Artes desea enviar correspon-

dencia a 22 institutos nacionales para promocionar sus especialidades de bachillerato. La administradora de la Institución desea elaborar una carta atractiva y levantar un archivo de padres y madres de familia y de estudian-tes potenciales.

c) El propietario del Agroservicio “El Ganadero”, desea

ampliar su clientela y mantener un flujo informativo di-námico y moderno. Para ello ha solicitado la colabora-ción de los estudiantes y las estudiantes.

d) Los estudiantes y las estudiantes de la sección “B” de

segundo año, de la opción Asistencia Administrativa, están llevando a cabo el concurso de redacción de co-rrespondencia y otros documentos, para ello están invi-tando a todas y todos los estudiantes del Instituto a par-ticipar. Las bases indican que el texto de la correspon-dencia y otros documentos concursantes deben incor-

204


porar el referente de género, la aplicación de reglas gramaticales, ortográficas y fundamentos de elabora-ción de correspondencia.

07 Proyectos formulados: a) Elaborar un sistema de administración de corres-

pondencia para la cadena de tiendas San Luis, cu-yos clientes están distribuidos en los trece munici-pios del Área Metropolitana de San Salvador.

b) Elaborar una carta de promoción del Centro Nacional

de Artes, cuantificar y administrar su distribución en los 22 Institutos Nacionales focales de APREMAT.

c) Formular un sistema de correspondencia dinámico y

moderno para el Agroservicio “El Ganadero”.

d) Participar en el concurso de redacción de corres-pondencia y otros documentos, elaborando cartas con referente de género, reglas gramaticales, orto-gráficas y con fundamentos de administración de co-rrespondencia.

08 Proyectos seleccionados: a, b, c y d, de los cuales en esta Guía de Trabajo y Aprendi-

zaje solamente se desarrolla el ”d”.

09 10

Nombre del proyecto: Resultados esperados:

Participar en el concurso de elaboración de correspondencia y otros documentos promovido por la sección “C” Al concluir el desarrollo del proyecto se tendrán los siguien-tes resultados:

b) El 95% de los y las estudiantes de la Sección “B”, serán competentes para utilizar correctamente y dar buen uso y mantenimiento apropiado a los recursos tecnológicos que auxilian su desempeño laboral.

c) Se habrá concluido el proyecto. d) Se habrá resuelto el problema.

205


1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE Nombre del Proyecto: Participar en el concurso de elaboración de correspondencia y

otros documentos promovido por la sección “C”

ETAPAS DE T y A

PREGUNTAS GUÍAS

ACTIVIDADES DEL ALUMNA-

DO

ACTIVIDADES DEL PROFESO-

RADO

RECURSOS

1 1. Informarse

¿Qué debemos saber? ¿Qué más sabemos sobre organización de reuniones y elaboración de agendas y memoria?

2. Planificar

¿Qué actividades debemos realizar para alcanzar el objetivo del proyecto? ¿Cuándo las realizaremos?

3. Decidir

¿Cómo desarrollaremos las actividades? ¿Quiénes harán cada tarea?¿Con qué?

4. Ejecutar

¿Vamos desarrollando las actividades conforme lo programado? ¿Vamos logrando la calidad esperada? ¿Estamos adqui-riendo los saberes necesa-rios?

5. Controlar

¿Cómo comprobamos que hemos alcanzado los objeti-vos del proyecto? ¿Cómo comprobamos que hemos alcanzado las com-petencias?

6. Apreciar Reflexionar Socializar. (Evaluar)

¿Alcanzamos las competen-cias esperadas? ¿Qué aciertos hemos teni-do? ¿Qué fallas? ¿Están satisfechos nuestros clientes? ¿En qué hemos fallado? ¿En qué hemos acertado?

Aquí solamente se enuncia la ejecución del proyecto seleccionado; la ejecución es objeto de la parte

que sigue.

1 Se consignarán todos los recursos específicos de cada etapa y actividad inclusive el tiem-po.

206


2. SEGUNDA PARTE:

DESARROLLO DEL PROYECTO SELECCIONADO

2.1 SUGERENCIAS PARA

DESARROLLAR LA SEGUNDA PARTE

En esta página se plantean algunas sugerencias metodológicas generales que podrían ser aplicadas en la ejecución de los proyectos. Más adelante, al desarrollar cada una de las eta-pas de la Acción Completa, se relatará cómo procedieron la Señorita Alejandrina y sus estu-diantes. Las sugerencias generales son las siguientes:

1- Continuar trabajando y aprendiendo en conjunto, sin organizar equipos de trabajo

pues no existen elementos suficientes para que los estudiantes y las estudiantes puedan decidir en qué actividades trabajar. La formación de dichos equipos será fácil, con mayor información, en la etapa de DECIDIR.

2- Agotar las posibilidades de realizar los proyectos en circunstancias y espacios reales,

y utilizar la simulación solamente cuando no se sea posible realizarlos de otra mane-ra.

3- En todo caso, fomentar las siguientes actitudes en los estudiantes:

a) Investigar y descubrir saberes por su propia cuenta. b) Trabajar y aprender por iniciativa propia; pero consultar cuantas veces sea ne-

cesario. c) Trabajar, aprender y compartir los aprendizajes, con todos sus compañeros, de

manera leal y solidaria, particularmente cuando ya se esté trabajando en equi-po, después de la etapa de DECIDIR.

d) Demostrar la adquisición o el desarrollo de sus competencias, exponiendo los resultados de su trabajo y aprendizaje con soltura y creatividad.

e) Compartir sus nuevos saberes con sus compañeros y compañeras, con los do-centes y las docentes y con cuanta persona sea posible hacerlo.

f) Interesarse por conocer y analizar la realidad de su entorno, identificar proble-mas e intentar resolverlos desde su condición de estudiante de una carrera téc-nica.

4- Tener presente que las Etapas de la Acción Completa solamente se dividen

por razones metodológicas. En la práctica no necesariamente ocurren en or-den sucesivo.

207


2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS ETAPAS DE LA AC-CION COMPLETA.

Nuevamente la señorita Alejandrina recordó que estaban por iniciar el desarrollo de un nuevo proyecto de trabajo y aprendizaje siguiendo las Etapas de la Acción Com-pleta por ser éste un proceso lógico y apropiado para desarrollar toda clase de expe-riencias. Recordó la situación embarazosa en que se encontró el cobrador de la ruta de autobuses que le negó el ingreso a un señor por llevar los zapatos mojados y su-cios después de una tormenta. −¿Alguien desea relatar algún episodio similar?− pre-guntó

Margarita relató un caso que a la vez se lo había referido una amiga suya. Una señora muy simpática que se desempeña, desde varios años, como gerente de ventas de una reconocida compañía fabricante y vendedora de zapatos al por ma-yor. Esa señora contrató a dos jóvenes, hombre y mujer, recién graduados de bachille-res que buscaban trabajo para costear por lo menos una parte de sus estudios universitarios, a fin de que sus padre y madre no continuaran “llevando toda la carga”. La mencionada señora, les indicó que fueran a la población de San José de la Fuente, estudiaran la situación y vendieran los zapatos que pudieran.

−No le asignaré sueldo− dijo a cada cual en su oportunidad. El sueldo se lo harán ustedes en la medida en que vendan zapatos. Por cada par vendido ganará ¢25.00

El joven volvió, notoriamente desanimado, un día después de haber sido contrata-do. −Vengo a darle las gracias− dijo −fui a San José; es un pueblo pobre, toda la gente anda descalza, no es posible vender zapatos allí.

La joven se presentó tres días después de firmar contrato. Su rostro denotaba ale-gría y optimismo. −Vengo a darle las gracias −dijo−fui a San José de la Fuente; ¡Qué pueblo más especial!; la gente es aparentemente pobre pero tiene una ri-queza interior extraordinaria: amable, generosa y comunicativa. Inexplicablemente la mayor parte de las personas anda descalza; ¡es un buen sitio para vender zapa-tos!; cinco familias me encargaron zapatitos para sus niños y niñas, y estoy segura de que pronto querrán para los adultos. Viajaré todos los lunes. El próximo, llevaré 25 pares: 15 para niños y niñas y 10 para adultos. ¡San José de la Fuente es un excelente mercado para vender zapatos!.

La historia causó interesantes comentarios de parte de los y las estudiantes y la docente aprovechó para destacar dos tipos de conducta: la del muchacho irreflexi-vo, inexperto y poco observador y la de la joven observadora, inquisidora, dispues-ta a informarse antes de tomar una decisión.

208


2.2.1. Etapa de informarse La señorita Munguía preguntó: ¿Saben que haremos a continuación? –Si –contestó Julio– formularemos preguntas guías y a partir de ellas construiremos el ESQUEMA DE INFORMARSE. Procedieron a diseñar el esquema en la pizarra, a escribir preguntas guías y derivar de ellas actividades que podrían realizar con la ayuda de la docente. También con-signaron los recursos que podrían utilizar.

ESQUEMA DE INFORMARSE

ACTIVIDADES PREGUNTAS

GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS ¿Qué debemos saber sobre ela-boración de co-rrespondencia y otros documen-tos?

- Elaboraron un listado de lo que sabían?

- Organizó una lluvia de

ideas para que los y las estudiantes expresaran lo que sabían.

- Lluvia de ideas. - Papelógrafo. - Cartel de Saberes. - Plumones. - Tiempo:

¿Qué más debe-mos saber?

- Elaboraron un nuevo listado sobre lo que a su juicio deberían saber so-bre la organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias.

- Proporcionó papeletas para que cada cual es-cribiera lo que a su jui-cio debería saber.

- Sugirió revisar el descrip-tor de módulo.

- Descriptor de Mó-dulo.

- Tarjetas. - Papelógrafo. - Plumones. - Tiempo:

¿Dónde podremos encontrar la in-formación necesa-ria?

- Elaboraron una lista de posibles lugares donde podrían encontrar infor-mación.

- Anotaron en su cuaderno lo que habían hecho

- Ayudó a los y las estu-diantes a completar el listado.

- Anotó en su bitácora lo que había ocurrido.

- Papelógrafo. - Pizarra. - Plumones. - Tiempo:

La señorita Munguía presentó a los y las estudiantes un cuestionario de Saberes Previos para comprobar lo que sabían sobre la organización de reuniones y elabora-ción de agendas y memorias El Cuestionario Previo fue como el que aparece a continuación:

209


A P R E C I A C I Ó N S A B E R E S P R E V I O S

MUCHO

POCO

NADA 1- ¿Sabe qué es una correspondencia? 2- ¿Sabe qué tipos de correspondencia existen? 3- ¿Sabe cómo elaborar correspondencia?

4- ¿Sabe el planeamiento de una carta?

5- ¿Sabe cómo elaborar otros documentos?

6- ¿Sabe cómo archivar correspondencia?

La señorita Munguía recogió los cuestionarios previos, los analizó y obtuvo algunas conclusiones, las cuales comentó con los y las estudiantes. Dichas conclusiones, entre otras, fueron las siguientes:

De los 35 estudiantes de la Sección: 3 saben algo sobre el numeral 1, 8 poco y 24 nada. 3 saben algo sobre el numeral 2, 15 poco y 7 nada. 7 saben algo sobre el numeral 3, 14 poco y 14 nada. 6 sabe algo sobre el numeral 4, 21 poco y 8 nada. 8 saben algo sobre el numeral 5, 19 poco y 8 nada 4 sabe algo sobre el numeral 6, 23 poco y 8 nada.

Como algunos y algunas estudiantes se mostraron tristes por los resultados, la señorita Munguía los animó. No se desconsuelen -les dijo- este cuestionario no sirve para asignar nota alguna; solamente nos sirve para ver cómo están y como debo ayudarlos. Pronto lo aplicaremos de nuevo y verán la diferencia. La señorita Munguía invitó a los estudiantes y a las estudiantes para que pensa-ran qué más deberían saber, para organizar reuniones y elaborar agendas y memorias, competentemente.

Las estudiantes y los estudiantes se pusieron a pensar sobre lo que deberían saber para lograr aquellas competencias. Alguien se le ocurrió revisar el Des-criptor de Módulo y particularmente el rubro 5 de Competencias Esperadas. Con este recurso, elaboraron el siguiente cartel

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S A B E R E S N E C E S A R I O S Qué debemos entender por elaboración de documentos. Pasos para elaborar correspondencia y otros documentos. Como se ordena una correspondencia en la cuartilla. Diferencia entre correspondencia y otros documentos. Técnicas de elaboración de documentos. Elaboración de correspondencia confidencial. Normas que regulan la elaboración de la correspondencia. Técnicas de redacción. Como encontrar rápido una correspondencia o un documento. Instrumentos que se utilizan para elaborar correspondencia y otros documentos. Elementos básicos de una correspondencia. Control de entradas y salidas de correspondencia. Tipos de documentos de uso presente en la oficina.

Cuándo el cartel de SABERES NECESARIOS estuvo elaborado, lo colocaron en

un sitio destacado del aula y la señorita Munguía, preguntó. –¿Creen que eso es todo lo que debemos saber? –¡¡No!!, –dijo Mercedes. Eso se nos ha ocurrido hoy; pero seguramente después nos daremos cuenta de que necesitaremos más saberes.

Al concluir la jornada del día, la señorita Munguía, sugirió a las y los estudiantes que, en la medida de sus posibilidades, se informaran sobre los SABERES NECESA-RIOS, en los sitios que habían identificado y con las personas cuyos nombres habían colocado en una lista.

–No vayan muy lejos –les recomendó– en su familia o entre sus amigos encontra-ran algunas personas que puedan informarles. Pregunten y escriban lo que escu-chen; mañana intercambiaremos información, aclararemos dudas, ampliaremos ideas y verán cómo aprenderemos entre todos. Los y las estudiantes se organizaron recordando parientes o amigos que pudieran informar sobre administración de correspondencia. Elaboraron un listado de dependencias y se las distribuyeron para no coincidir en alguna. La lista se iniciaba así: • Casa de la Cultura • Secretaría del Instituto • Dirección Departamental de

Educación • Asociación Pro-Salud Rural • Alcaldía Municipal

• Banco de los trabajadores • Juzgado de 1° Instancia • Almacén y Librería “El Cuaderno” • Cruz Roja local • Etcétera.

211


2.2.2 . Etapa de planificar

Al iniciar la jornada siguiente los y las estudiantes se intercambiaron la información que cada uno había obtenido: mucha se repetía; otra parecía “exclusiva”. La señorita Munguía aclaró, amplió o confirmó la información según fue necesario e invitó a to-dos y todas para continuar recopilando datos y compartirla con sus compañeros y compañeras, lo cual se haría al iniciar cada jornada diaria.

La señorita Munguía también recordó que habían seleccionado un proyecto el cual debería ser ejecutado mientras trabajaban y aprendían; preguntó –¿Qué actividades creen que deberíamos de realizar para ejecutar el proyecto? de participar en el con-curso de elaboración de correspondencia y otros documentos.

ESQUEMA DE PLANIFICACIÓN

A C T I V I D A D E S PREGUNTAS GUIAS

DEL ALUMNADO DEL PROFESORA-DO

RECURSOS

¿Qué actividades debe-mos realizar para ejecutar el proyecto?

- Elaborar un listado con las activida-des.

- Orientó a los y las estudiantes para identificar las ac-tividades.

- Lista de actividades. - Papel. - Plumones. - Tiempo.

¿Cuándo debemos reali-zar dichas actividades?

- Colocaron las acti-vidades en un cro-nograma.

- Apoyó la coloca-ción de las acti-vidades en el cronograma.

- Formulario de crono-grama.

¿Cómo deberíamos reali-zarlas? ¿sucesivamente o simultáneamente?

- Reflexionaron y solucionaron una forma.

- Anotaron en sus cuadernos.

- Orientó la reflexión y la selección de la forma.

- Anotó en su bitá-cora.

- Papel. - Plumones. - Cuadernos. - Bitácora. - Tiempo.

b) Para responder la primera pregunta guía los y las estudiantes pensaron e

identificaron las siguientes actividades: 1) Estudiar las bases del concurso 2) Estudiar formas modernas y funcionales de elaborar corresponden-

cia y otros documentos. 3) Formular diferentes modelos de correspondencia y otros documen-

tos que se podrían participar en el concurso. 4) Seleccionar los modelos para presentarlos en el concurso 5) Presentar resultados.

En seguida, calcularon los tiempos prudenciales para desarrollar cada actividad. Para visualizar dichos tiempos utilizaron un el siguiente cronograma en cual colo-caron las actividades.

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S E M A N A S A C T I V I D A D E S 1ª. 2ª. 3ª. 4ª. 5ª.

Estudiar las bases del concurso Estudiar formas modernas y funcionales de elaborar correspon-dencia y otros documentos. Formular diferentes modelos de correspondencia y otros docu-mentos que se podrían participar en el concurso. Seleccionar los modelos para presentarlos en el concurso Presentar resultados.

La señorita Munguía –preguntó: ¿Qué les parece el cronograma de actividades.?

—A mi me parece bien -dijo Fanny-, pero no veo quienes harán cada activi-

dad. —Yo también veo que el cronograma indica cuándo se realizarán las activida-des, pero no nos dice quién o quienes las realizarán, ni en que condiciones se realizarán. —Muy bien, -dijo la señorita Munguía. Eso precisamente es lo que haremos en la siguiente etapa que es la de DECIDIR, pero antes les ruego responder nue-vamente el cuestionario previo.

La docente ordenó los resultados de la nueva aplicación del Cuestionario previo, analizó los resultados y los comentó con los y las estudiantes, destacando el pro-greso que habían logrado.

La señorita Munguía señaló que la apreciación o evaluación se ha venido realizando

de diversas maneras y se continuará realizando así, de ser posible con más creativi-

dad; se han estado evaluando cada uno y al conjunto, mediante la observación ya sea

individualmente, en grupo o equipo; mientras trabaja, mientras busca información de-

ntro o fuera del Instituto; cuando relata o demuestra los resultados de su trabajo o

aprendizaje; cuando conversa, canta, juega o se enfada. Todos nos estamos evaluan-

do; constatando nuestro progreso y testimoniando que nadie merece quedar aplazado.

213


2.2.3. Etapa de decidir La señorita Munguía preguntó nuevamente a los estudiantes y a las estudiantes que tan satisfechos estaban con el plan que habían formulado en la etapa de PLANIFI-CAR.

–A mí me parece bien –dijo Vanesa– pero creo que debemos DECIDIR cómo realmente ejecutaremos las actividades. –Yo pienso igual –terció Ricardo– creo que hay muchos detalles sobre los que debemos DECIDIR, antes de realizar las actividades.

La señorita Munguía aclaró que todos tenían razón y que la etapa que han ini-ciado sirve precisamente para tomar decisiones; es decir, DECIDIR sobre los detalles para ejecutar las actividades, y los invitó a presentar preguntas guías sobre que hace falta DECIDIR. Así crearon el siguiente.

ESQUEMA DE DECIDIR

A C T I V I D A D E S

PREGUNTAS GUIAS

DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS

¿Cómo realizaremos cada actividad? ¿Qué tareas realizaremos para ejecu-tarlas? ¿Qué pasos daremos?

- Identificaron tareas y pasos para ejecutar las actividades.

- Asesoró a los y las estudiantes para di-vidir las actividades en tareas y éstas en pasos.

- Formularios para decidir.

- Lápices. - Tiempo:

¿Cuándo exactamente realizaremos cada tarea?

- Revisaron tiempos asignados para cada actividad y los dividie-ron en función de las tareas y los pasos identificados.

- Ayudo a dividir los tiempos para cada tarea y paso.

- Cronograma. - Lápices. - Tiempo:

¿Quiénes realizarán cada tarea y cada paso?¿cómo la realizarán? ¿Individual-mente o en quipo?

- Definieron quienes realizarían cada tarea y pasos.

- Orientó la organiza-ción para realizar las tareas o pasos.

- Lista de estu-diantes.

- Tiempo:

¿Cuáles son los materia-les que utilizaremos para desarrollar cada actividad?

- Enlistaron los recursos que necesitaban.

- Apoyó a los y las estudiantes en la elaboración del lista-do de recursos y a clasificarlos en humanos y materia-les.

- Inventarios- - Tiempo:

214


Cuando concluyeron el ESQUEMA DE DECIDIR se organizaron 6 grupos de trabajo para analizar cada una de las actividades identificadas en el organigrama anterior y decidir cómo, cuándo, quiénes, con qué recursos y dónde realizarán las tareas y los pasos.

Para DECIDIR sobre los detalles utilizaron varios formularios; discutieron am-pliamente para llenarlos, tratando de que no se les quedara ningún detalle. El cuestionario del grupo que trabajo sobre la primera actividad quedo como sigue:

Grupo de trabajo No. 1 Integrantes: Ena Ramos. David Escobar, Yasir Hasbun, Laura Vullalta

ACTIVIDAD TAREAS O PASOS

QUIÉNES

CON QUÉ

DÓNDE

EN QUÉ TIEMPO

OBSERVACIO-NES

A1. Estudiar las bases

del concurso. T1.Solicitar las bases

T.2. Hacer consultas

iniciales para acla-rar dudas.

P1. Conversar con el presidente P2. Recibirlos

T3.Fotocopias las bases. P1. Calcular el núme-

ro de fotocopias. P2.Solicitar el uso de

la fotocopiadora. P3. Obtener papel. T4.Estudiar bases. P1. Leerlas. P2. Comentarlas. T5. Aclarar dudas. P1 Preguntar a orga-

nizadores. P2 Plantearles dudas. P3 Escuchar respues-

tas.

Ena David Yasir Laura Yasir Laura Yasir David Ena Laura Todos Docente

Carta del docente y

Documento de estructu-ras

En la oficina

2 horas 4 horas

Faltaba guía de entrevista y cues-tionario de pre-guntas. No fue posible ubicar a algunos alumnos

¿Crees que está completo este formulario?

El formulario del grupo que se responsabilizó en la actividad No. 2 quedo así:

215


S E M A N A S

ACTIVIDADES TAREAS Y PASOS 1a 2a 3a 4a 5ª

A. Estudiar formas modernas y funcionales de elaborar correspondencia y otros documentos T1. Seleccionar documentos. P1. Estudiar tipo de documento P2. seleccionar los de uso más frecuente

T2. Consultar como elaborar los documentos selec-cionados.

P1. Ponerse de acuerdo. P2. Distribuir temas y fuentes.

T3. Consultar fuentes.

P1. Correspondencia comercial. P2. Correspondencia oficial.

P3. Correspondencia social. P4. Memorias de reuniones. P5 Actas. P6 Memorandos, recados y otros docu-mentos ligeros.

T4. Intercambiar información.

P1 Exposiciones. P2 Discusión/aclaración. P3 Elaboración de resúmenes.

T5. Ejercicios de elaboración de correspondencia y otros.

Cuando los 6 grupos concluyeron sus instrumentos, los socializaron con toda la

sección y con esas decisiones formularon un cronograma consolidado, en el cual

se visualizaban claramente las actividades, las tareas y los pasos.

La señorita Munguía y los y las estudiantes estuvieron muy satisfechos con el nue-

vo cronograma y los otros formularios que contienen las decisiones tomadas, pues

con ellos se tiene una visión más completa para desarrollar el proyecto.

216


La señorita Munguía aseguró que si cada quien tiene claro las tareas y los pasos que

había aceptado realizar, ahora sí podían pasar a integrar los equipos de trabajo y

aprendizaje que mejor les pareciera.

La señorita Munguía recordó nuevamente a los y las estudiantes, las ventajas de di-

señar las etapas de EJECUTAR, CONTROLAR Y APRECIAR, de una vez, antes de

iniciar concretamente la ejecución del Proyecto. Los y las estudiantes estuvieron de

acuerdo y organizaron 3 equipos de trabajo para diseñar las etapas mencionadas,

teniendo presente los conceptos ya conocidos.

CONTROLAR: aplicar criteriospara comprobar la ejecución co-rrecta de las actividades que sevan realizando

APRECIAR: aplicar los criterios con los cuales se dan por aceptados los re-sultados, tareas o pasos concluidos y los aprendizajes generados por dichasactividades, tareas o pasos.

EJECUTAR: realizar las actividades, tareas y pasos previstos, conforme a lo planificado y decidido

217


2.2.4- . Etapa de ejecutar

El equipo que diseño el esquema de EJECUTAR, lo elaboró a partir de preguntas guías, que deberían encontrar respuestas antes y mientras se ejecuten las activida-des, tareas o pasos.

ESQUEMA DE EJECUCIÓN

ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS

¿Estamos realmente preparados y prepa-radas para desarro-llar las actividades, tareas y pasos que nos corresponde realizar?

- Reflexionaron sobre sus posibilidades. Hubo quienes concluyeron que sí estaban prepara-dos/as, otros/as descu-brieron que les hacia falta algo que saber o hacer.

- Orientó a los y las estudiantes para su-perar las dudas, y demás limitaciones.

- Manuales. -- Papel. - Computadoras. - Tiempo:

¿Estamos trabajando sobre los tiempos previstos en el cro-nograma?

- Analizaron el cronogra-ma de actividades, ta-reas y pasos.

- Apoyó a los y las estudiantes para re-visar los tiempos destinados a las ta-reas y pasos.

- Cronograma detalla-do.

- Tiempo:

¿Contamos con to-dos los recursos ne-cesarios?

- Revisaron los recursos con que contaban.

- Orientó a las y los estudiantes para re-visar las lista de re-cursos.

- Lista de recursos necesarios.

- Tiempo.

¿Vamos logrando la calidad de trabajo que esperábamos?

- Revisaron la calidad del trabajo que estaban rea-lizando e hicieron las mejoras necesarias

- Apoyó la revisión de la calidad de trabajo y sugirió los ajustes necesarios.

- Parámetros de cali-dad.

- Listado de trabajo - Tiempo

¿Estamos adquirien-do los SABERES NECESARIOS?

- Revisaron el cartel de SABERES NECESA-RIOS, señalaron los que ya habían adquirido y tomaron nota de los que aún les faltaba adquirir.

- Orientó la revisión, aclaró algunos sabe-res y completó los incompletos.

- Cuadro de saberes necesarios.

- Tiempo:

218


Cada equipo fue desarrollando las tareas y pasos de su responsabilidad. Se encon-

traron con numerosas dificultades, las cuales fueron superadas con la lectura de

manuales, la consulta entre unos y otras y la orientación docente.

La Docente sugirió a cada equipo que hiciera un listado de las tareas y pasos del

proceso para elaborar la correspondencia y otros documentos. También les sugirió

que revisaran una vez más el cuadro de SABERES NECESARIOS, para establecer

los que habían adquirido, habían agregado y los que les quedaban por adquirir.

Los y las responsables de formular diferentes modelos de administración de corres-

pondencia presentaron propuestas a sus compañeros y a la docente para que opina-

ran sobre ellos. Cuando recibieron las observaciones, incorporaron aquellas que me-

joraban las propuestas de los modelos de cartas y otros documentos y de esa mane-

ra presentaron una nueva versión enriquecida.

La docente también aplicó de nuevo el cuestionario de SABERES PREVIOS y co-

mentó los avances obtenidos con relación a la última aplicación.

Para concluir esta etapa, la señorita Munguia elaboró y aplicó una prueba para cons-

tatar qué tanto habían logrado los y las estudiantes sobre la competencia para elabo-

rar correspondencia y otros documentos. Para aplicarla solicitó la colaboración de

algunos y algunas estudiantes con quienes apreció, por observación, las explicacio-

nes o demostraciones dadas según fuera necesario.

La Prueba que aplicó la señorita Munguia fue la que se presenta a continuación:

219


APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS COMPETENCIAS CMAD CPAD CAT PSM PSM/AO

¿Sabe explicar cómo se elabora una co-rrespondencia oficial?

¿Sabe explicar cómo se elabora una co-rrespondencia comercial?

¿Sabe explicar la diferencia entre un me-morando y una carta?

¿Sabe explicar las partes esenciales de una correspondencia?

¿Sabe diseñar una correspondencia en equilibro con la cuartilla?

¿Sabe demostrar cómo se “da entrada” a la correspondencia?

¿Sabe formular entradas o escribir correc-tamente la dirección del destinatario?

¿Sabe redactas sin errores de ortografía ni gramaticales?

¿Sabe usar los géneros y los tiempos verbales?

¿Sabe formular una lista alfabética sin errores?

Referencia: CMAD, con mucha ayuda del docente. CPAD, con poca ayuda del docente. CAT, con ayuda de los textos o manuales. PSM, por sí mismo. PSM/AO, por si mismo y ayuda a otros y otras.

b) Cada estudiante explicó o demostró sus competencias ante sus compañeros y

compañeras de equipo y luego cada equipo las explicó y/o demostró ante los

otros equipos. En el primer caso los miembros del equipo que no eran apreciados

desempeñaban el papel de apreciadores, en el segundo se conformaba un equi-

po especial de apreciación.

Todos los y las estudiantes estaban atentos o atentas para anotar en que aspecto

fallaban ellos para consultar o estudiar.

220


2.2.5. Etapa de controlar El equipo que diseño el esquema de CONTROLAR, lo hizo convencido de que CONTROLAR es vital para darnos cuenta si se está trabajando según lo planifi-cado en la etapa de PLANIFICAR y según lo decidido en la etapa de DECIDIR. Con este pensamiento formularon varias preguntas guías y en base a ellas cons-truyeron el siguiente esquema:

ESQUEMA DE CONTROLAR

ACTIVIDADES

PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS ¿Cómo vamos ejecu-tando las actividades, tareas y pasos previstos en los cronogramas y documentos de DECI-DIR?

-Intercambiaron informa-ción sobre el avance de las actividades realiza-das por cada equipo, comparándolas con los cronogramas.

- Ayudó a cada equipo de trabajo a organizar sus exposiciones.

- Informe de equipos de trabajo.

- lista de cotejo. - Tiempo:

¿Hemos desarrollado nuestras competencias claves?

-Hicieron un análisis de sus competencias de acuerdo a criterios esta-blecidos por ellos mis-mos. ¿Qué tan compe-tentes eran antes y que tanto son ahora?

- Apoyó el análisis y les estimuló para que apre-ciaran los avances.

- Exposiciones de los grupos de tra-bajo.

- Análisis de las exposiciones.

- Tiempo:

¿Qué tanto funcionaron los equipos de trabajo?

-Realizaron apreciaciones sobre el grado de cohe-sión de cada equipo de trabajo.

- Orientó para que se fija-ran criterios de cohesión.

- Análisis reflexivo sobre las exposi-ciones.

- Tiempo: ¿Hemos adquirido los saberes necesarios?

-Realizaron un análisis sobre el cuadro de sabe-res necesarios.

- Ayudó a realizar el análi-sis.

- Complementó algunos saberes.


- Tiempo:

La señorita Munguía invitó a cada uno de los equipos para que formularan instrumen-tos de control ya fuera de procesos o de resultados y los compartieran. Algunos de estos instrumentos aparecen a continuación: Control de la competencia para elaborar una correspondencia (El apreciado o la apreciada tomará una cuartilla y elaborará una correspondencia y luego la explicará).

221


APRECIACION

ASPECTOS APRECIADOS MB B NM

A- El apreciado o la apreciada consignará en la cuartilla

01. Lugar y fecha de remisión_________________________

02. Nombre del destinatario___________________________

03. Dirección correcta del destinatario___________________

04. Introducción o saludo_____________________________

05. Contenido central________________________________

06. Despedida_____________________________________

B- El apreciado o apreciada explicará

07. Los elementos de la dirección del destinatario

08. El orden de dichos elementos

09. El tono que ha utilizado en la carta

10. Cualquier aspecto que le consulta el apreciador

d) Control de la Competencia para redactar correctamente una pieza de correspon-dencia y otros documentos.

APRECIACIÓN Correspondencia y otros documentos

SI NO Ha dejado márgenes elegantes Es legible la pieza Ha utilizado en forma correcta los tiempos verbales Ha escrito los nombres propios con mayúscula Ha utilizado correctamente el vocativo Ha escrito correctamente la pieza desde el punto de vista

ortográfico Ha mantenido concordancia entre sustantivos y adjetivos Ha usado correctamente el artículo Ha separado las ideas en párrafos Ha escrito correctamente la dirección del destinatario Se identificó fácilmente el asunto Se despide cortésmente Ofrece pistas para que se le responda con facilidad

Control de la competencia para diferenciar correspondencia y otros documentos se-gún el principio de procedencia (PP)

222


(Traslada los números de izquierda a los espacios en blanco de la derecha, según convenga.)

CORRESPONDENCIA Y OTROS DOCUMENTOS TIPO DE DOCUMENTO

1. En la ciudad de Sonsonate a las quince horas del día.... 2. En atención a su solicitud de cotizaciones le manifesta-

mos que..... 3. Nos complace invitar a Ud. y a su apreciable familia a

las celebraciones de nuestro aniversario de oro 4. Con pena manifestamos que su mora por pago de im-

puestos asciende a.... 5. Este documento recoge las incidencias de nuestra reu-

nión de lanzamiento de producto que llevó lugar en....

–– Correspondencia Social –– Memoria –– Correspondencia Oficial ––Correspondencia Comer-

cial. –– Telegrama –– Acta

Estos instrumentos y otros producidos por los diferentes equipos de trabajo, fue-ron coleccionados en el álbum de cada estudiante y expuestos y explicados en el acto de presentación de productos.

223


2.2.6. Etapa de valorar y reflexionar Los y las estudiantes que formularon el esquema de VALORAR, se propusieron apreciar o valorar con él si lograron las competencias previstas, si concluyeron el Proyecto y si realizan el proyecto de participar en el concurso promovido por la sección “C”. El esquema quedo así:

ESQUEMA DE VALORAR Y REFLEXIONAR

ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍ-

AS DEL AÑUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS ¿Hemos desarrolla-do el proyecto?

- Ordenaron, analizaron

y presentaron infor-mes parciales y ge-nerales sobre los re-sultados obtenidos.

- Apoyó a las y los estu-

diantes en el ordena-miento y la presenta-ción de los informes.

- Cuestionarios. - Formularios utiliza-dos en el desarrollo del Proyecto.

- Tiempo: ¿Qué tan satisfe-chos nos sentimos al haber realizado este trabajo?¿Qué tanto hemos apren-dido?

- Expusieron sus traba-jos y aprendizajes y los valoraron. -Manifestaron qué de lo realizado les satis-facía y qué no

- Apoyó a los y las estu-diantes para que expu-sieran sus puntos de vista y manifestaran su apreciación

- Cuadro de balance entre lo positivo y lo poco positivo.

- Tiempo:

¿Funcionaron las decisiones que to-mamos para ejecu-tar el Proyecto?

- Revisaron las decisio-nes tomadas y su efectividad.

- Apoyó a los y las estu-diantes para hacer la revisión y el análisis.

- Formularios de decisión.

- Escalas estimati-vas.

- Tiempo: ¿Hemos alcanzado las competencias que nos propusimos desarrollar?

- Revisaron las compe-tencias que se pro-pusieron alcanzar y sopesaron su alcan-ce.

- Orientó la revisión de competencias y sugirió agruparlos por el grado de mejoramiento, mu-cho, poco, nada.

- Cuadro de compe-tencias deseadas.

- Lista de cotejo para analizar el progreso.

- Tiempo: ¿Hemos logrado obtener todos los saberes necesa-rios?

- Revisaron el cuadro de SABERES NE-CESARIOS adquiri-dos.

- Asesoró el análisis de SABERES NECESA-RIOS adquiridos, corri-gió y complementó al-gunos.


- Lista de cotejo para apreciar adquisicio-nes.

- Tiempo___

224


b) Las y los estudiantes revisaron de nuevo, con la orientación del docente, el formato de SABERES NECESARIOS y se dieron cuenta de lo mucho que aprendieron, compararon los resultados obtenidos y las competencias espe-radas y se dieron cuenta de haberlos desarrollado notoriamente, compararon los logros con el perfil de competencias y concluyeron en que habían realiza-do un buen trabajo.

La señorita aplicó la prueba que aparece después de este párrafo, ordeno los re-sultados y los socializó con los y las estudiantes, quienes se mostraron satisfe-chos y satisfechas de los mismos.

La señorita Munguía y la Presidenta de la Sección invitó a las personas que habían ofrecido información sobre la elaboración de correspondencia y otros documentos para que valoraran el trabajo y el aprendizaje de los 0 las estudiantes. Para lograr este propósito los gerentes observarían el trabajo de los valorados y valoradas y lle-narían el siguiente instrumento que explicó.

APRECIACIÓN DE LA EXPOSICIÓN

Equipo: “La Laboriosidad”: 1. Ena Ramos, 2. David Escobar, 3 Yasir Hasbun, 4 Laura Villalta, 5 Gloria Serrano, 6. Amanda Ruíz

ASPECTOS APRECIADOS 1 2 3 4 5 6 1. Explicó el proceso de elaborar correspondencia MB MB B B MB B 2. Qué apreciación merece la correspondencia que pre-

sentó. B MB MB MB B MB

3. Qué apreciación merecen otros documentos que mos-tró.

MB B B B MB B

4. Cómo estaban redactados sus documentos? B B NM B NM NM Respondió las preguntas que se le plantearon MB B B R B B Clave: MB = lo hizo muy bien. Apreciación de:

B = lo hizo bien R = lo hizo regular NM = necesita mejorar

e) Al finalizar, las personas invitadas a apreciar el trabajo de los y las estudiantes

entregaron los instrumentos a la señorita Munguia y se reunieron para formular una apreciación general en base a las exposiciones y demostraciones que habían escuchado y observado. La discusión se centró en los aspectos que les habían parecido positivos, los que a su juicio eran limitantes y las recomendaciones per-tinentes.

225


f) El acto de presentación de resultados se desarrolló, en la forma planificada de ante mano. Los y las participantes fueron recibidos a la entrada de las instalacio-nes del Instituto por el Comité de Recepción e Inscripción; escoltados al auditorio por los y las responsables del protocolo; saludados por el Director, el Coordinador del Área Técnica, la señorita Munguia y los directivos de la Sección, de tal mane-ra que se sintieran halagados y “como en familia”

g) El acto estuvo muy alegre y participativo pues fue conducido por dos títeres: Camila y Camilo. El y ella con mucha gracia y soltura, serios o graciosos, según el punto a presentar, animaron toda la actividad. Saludaron a los y las participan-tes, les dieron la bienvenida y les agradecieron por haber aceptado la invitación; los invitaron a cantar el Himno Nacional y el del Instituto; presentaron al señor Di-rector para que explicara la naturaleza del acto y luego presentaron cada uno de las participaciones subsiguientes.

h) La parte central de la ceremonia fue la presentación de los trabajos que habían ganado en el concurso, sus respectivos premios y un relato sobre los aspectos que facilitaron la elaboración de los documentos y los que la obstaculizaron, así como las formas en que las superaron.

i) La señorita gerente de la sucursal “El Piche”, de la cadena “San Luis”, que había participado en la apreciación, leyó un acta cuyo texto era el siguiente:

ACTA No.1 En el local del Auditorio del Instituto Nacional de esta ciudad, a las cuatro de la tarde con treinta minutos del día quince de mayo del año dos mil dos, reunidos los suscritos y las suscritas, invitados e invitadas por la señorita Alejandra Munguia, docente de la sección “A” de Asistencia Administrativa y la Presidente señorita Leonor Cortez, procedimos a es-cuchar explicaciones y observar demostraciones de los y las estudiantes sobre los trabajos realizados para participar en el concurso promovido por la sección “C”; para lograr esta finalidad utilizamos un instrumento de observación en el cual plasmamos nuestra aprecia-ción, tratando de ser objetivos y objetivas; hacemos constar que nos impresionó la seguri-dad con que los y las estudiantes expusieron y demostraron sus competencias para elabo-rar correspondencia u otros documentos; posteriormente nos reunimos para formular una apreciación general habiendo concluido en que las y los estudiantes demuestran aprecia-ble dominio de sus competencias y lo hacen con soltura y agrado; que en sus explicacio-nes y demostraciones dejan entrever el interés de la docente y que dominan tanto la parte teórica como la práctica lo cual es un claro indicador que están adquiriendo competencias suficientes; hemos estudiado los documentos que concursaron, nos parecen muy bien elaborados, por lo cual expresamos nuestras felicitaciones a todos y todas estudiantes y docente, así como nuestro agradecimiento por habernos buscado como informantes y co-mo apreciadores y apreciadoras; no habiendo más que hacer constar firmamos esta acta en el lugar y la fecha indicada al iniciar la presente acta.

226


APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS AL CONCLUIR EL MODULO 2 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO DEL A. C. Desarrollar habilidades para expresar su pensamiento por es-

crito y procesar la información con responsabilidad eficiencia y eficacia.

NOMBRE DEL MODULO: Administración de correspondencia y otros documentos. OBJETIVOS DEL MÓDULO: Al concluir el desarrollo del módulo, los y las estudiantes

serán competentes para administrar correspondencia y otros documentos utilizando correctamente el idioma caste-llano, promoviendo la equidad, la armonía con el medio ambiente, la eficacia y la eficiencia.

INDICADORES DE E S C A L A E S T I M A T I V A

LOGROS DE COMPETENCIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1- Sabe explicar la diferencia

entre una correspondencia confidencial y una no con-fidencial.

No sabe.

Explica pero necesita ayuda.

Explica por sí sólo (a) pero con inseguri-dad

Explica con seguridad.

Explica con seguridad y ayuda a otros (as).

2-Sabe elaborar la corres-pondencia comercial.

No sabe La elabora pero necesi-ta ayuda

La elabora sin ayuda pero con inseguridad

La elabora con seguri-dad

La elabora con seguri-dad y ayuda a otros(as)

3-Sabe diferenciar una co-

rrespondencia oficial de una social.

No sabe diferenciarla

La diferen-cia con mu-cha ayuda.

La diferencia con poca ayuda, pero con seguri-dad

La diferencia con seguri-dad

Diferencia sin ayuda y orienta a los y las demás

4-Sabe elaborar un acta

No sabe

Sí, pero requiere mucha ayu-da

Si, pero re-quiere un poco de ayu-da.

Si, y la ela-bora sin cometer errores.

Si, la elabo-ra sin erro-res e insiste en que todos la elabore-mos correc-tamente

5-Da tratamiento a los dese-chos para que causen el menor daño posible al medio ambiente.

No, no le importa el medio am-biente.

Si, pero lo hace sólo con el papel.

Si, pero por medio de campañas periódicas.

Si, lo hace siempre por si solo (a).

Si, y procura que otros (as) lo hagan,

APRECIADOR / A _________________________ Resultado: ________

APRECIADOR / A _________________________ Resultado: ________

227


III MATERIAL DE APOYO

Lo que sigue es Material de Apoyo; no es Material de Texto ¡¡Cuidado con intentar aprendérselo de memoria o ir dando la lección “de página tal a página cual en

determinado momento”!!.

Los estudiantes y las estudiantes, con la orientación de los docentes, podrían encontrar otro más actualizado, novedoso y útil, durante la etapa de INFORMARSE o

mientras dure el desarrollo del proyecto, ya sea en las bibliotecas, en las empresas, de parte de informantes individuales, en INTERNET, etc. ¡¡Felicitaciones por ello!!

Valdría la pena compartirlo con secciones de otros lugares de El Salvador

A

e

d

c

d

e

m

E

p

is

L

N

c

• ¿Por qué los extraños aprecian mejor nuestro entorno que nosotros?

• Enumera 10 cualidades de entorno dom

tu éstico.

• Señala de esas 10 cualidades por lo menos 3 que lo hagan un lugar diferente a otros e inolvidable

1/ ME

3.1 ¿VALORAMOS NUESTRO ENTORNO1

quel anciano había pasado la mayor parte de su vida

n la que se consideraba una de las más hermosas islas

el mundo. Y ahora que había regresado a la gran

iudad para pasar en ella sus últimos años, alguien le

ijo: “¿Tiene que ser fantástico haber vivido tantos años

n una isla que es considerada como una de las

aravillas del mundo...”

l anciano reflexionó unos momentos y dijo: “Bueno...

ara serle sincero, si yo hubiera conocido la fama de la

la la habría mirado con más detenimiento”.

as personas no necesitan que les enseñen a mirar.

ecesitan tan sólo que las libren de las escuelas que las

iegan.

LLO, Anthony de. – La oración de la Rana 2, Tr. García Abril, Jesús. Colección “El Pozo de siquem”. Editorial, SALTERRAE, Bilbao, España. Pág. 4-5.

228


3.2 ALIMENTOS1

En muchos países, en los últimos años, el

crecimiento de la población ha sido

superior al aumento de la producción

alimentaría. Entre 1985 y 1995, la

producción alimentaria fue a la zaga del

crecimiento de la población en 64 de los

105 países en desarrollo estudiados y los

países de África fueron los que

presentaron un panorama peor.

Australia, Europa y América del Norte

producen grandes excedentes de

alimentos para la exportación y

probablemente tiene capacidad para

ampliar la producción alimentaria. No

obstante, hay interrogantes con respecto a

la sostenibilidad a largo plazo de las

prácticas de agricultura intensiva.

La Organización de las Naciones Unidas

para la Agricultura y la Alimentación (FAO)

clasifica a la mayor parte del mundo en

desarrollo como “países de bajos ingresos

con déficit alimentario”. Estos países no

producen alimentos suficientes para sus

poblaciones y no pueden sufragar la

importancia de cantidades suficientes para

subsanar el déficit.

En estos países, unos 800 millones de

personas están crónicamente desnutridas

y 2,000 millones de personas carecen de

seguridad alimentaría.

En muchos países pobres, la capacidad

de producción alimentaria se está

deteriorando debido a la degradación de

los suelos, la crónica escasez de agua, las

prácticas agrícolas inapropiadas y al

rápido crecimiento de la población.

Asimismo, gran parte de las tierras

agrícolas se destinan a cultivos

comerciales para la exportación, con lo

que se priva a los habitantes locales

pobres de tierra, de cultivos y de

alimentos.

Actualmente, 15 especies de cultivos

proporcionan un 90% de los alimentos del

mundo. De ellos, tres –arroz, trigo y maíz-

son alimentos básicos de dos de cada tres

personas. La continua erosión genética de

las especies silvestres de cereales y de

otras plantas cultivadas amenaza las

acciones continuas para mejorar los

cultivos de alimentos básicos. A menos

que se frene la pérdida genética de las

plantas o se haga sustancialmente más

lenta, hacia 2025 unas 60,000 especies de
3_/ Adaptado de EL ESTADO DE LA POBLACIÓN MUNDIAL 2001. Huellas e Hitos: población y cambio del Medio Ambiente.FNUAP, Pág.5
229


plantas –aproximadamente un cuarto del

capital total mundial– podrían haberse

perdido.

Las existencias de peces también están

amenazadas. Según la FAO, de las

existencias de peces marinos comerciales

del mundo, un 69% están “explotadas

hasta el limite de su capacidad, explotadas

excesivamente, agotadas o

recuperándose lentamente”.

A fin de dar lugar a casi 8000 millones de

personas que se espera poblarán la tierra

hacia 2025 y de mejorar sus dietas, el

mundo tendrá que duplicar su producción

alimentaria y mejorar la distribución de

alimentos para asegurar que la gente no

padezca hambre. Dado que las tierras de

cultivo disponibles están disminuyendo, la

mayor parte del aumento de la producción

deberá lograrse con rendimientos más

altos y no mediante la extensión de las

tierras de cultivo. Por otra parte, las

nuevas variedades de cultivo de alto

rendimiento requieren de fertilizantes y

plaguicidas especializados que podrían

perturbar el equilibrio ecológico y crear

nuevos problemas de enfermedades y

plagas.

A fin de lograr la seguridad alimentaría, es

preciso que los países contrarresten el

curso actual de la degradación de las

tierras y aguas. Incluso los países más

pobres pueden salvaguardar su base de

recursos, en particular, sus recursos de

tierra y agua dulce, mejorar la capacidad

productiva de las tierras y aumentar el

rendimiento agrícola. Se necesita: una

gobernabilidad responsable que equilibre

interese diversos, la participación de las

comunidades (incluidas las mujeres, que

suelen administrar los recursos locales), el

compromiso en pro de la seguridad

alimentaria y la cooperación de la

comunidad internacional.

• ¿Cuál es tu apreciación sobre la producción de alimentos en el país?

• ¿Se deteriora o se fortalece

la producción de alimentos en el país? ¿Por qué?.

• Se alimentarán mejor o

peor las futuras generaciones? ¿Por qué?

230


3.3. INTRODUCCIÓN-PLANEAMIENTO DE UNA CARTA

Planear o planificar es crear una secuencia de trabajo para evitar olvidos o errores. Por eso, le invitamos a reconocer, con su estudio, la línea de montaje diseñada para la creación de una carta comercial a lo largo de este capítulo, como una segunda alternativa de creación progresiva. EL PLANEAMIENTO DE UNA CARTA Una carta no se improvisa, es la combinación de la experiencia personal, el conoci-miento del idioma y un plan cuidadoso. Nuestra línea de montaje, como alternativa creativa, le permitirá ordenar su trabajo. Si la sigue minuciosamente, muy pronto se transformará en un hábito productivo. * Concepción * Borrador mejorado * Recolección de datos * Copia digitada * Bosquejo de ideas * Control de calidad (2) * Síntesis sustantivada * Impresión * Borrador * Autocrítica de forma * Control de calidad(1) Concepción La concepción es la etapa inicial en la que se piensa en el mensaje, como necesidad o conveniencia. La idea, en esta parte, no es siempre ordenada y definida. Por lo general, es preciso poner muchas ideas en orden y allí vienen precisamente las eta-pas dos y tres. Recolección de datos Pablo Freyre define comunicación como “transferencia de información”. Esta breví-sima definición implica la necesidad de hacer que un mensaje comercial ofrezca da-tos. De esta forma se había cumplido con el propósito de un mensaje: comunicar. Los datos más frecuentes son: nombres, fechas, números de factura, guía, cheque o giro, fax o e-mail; fechas de embarque, de pago de vencimiento o de entrega; pre-cios, catálogos. Precisamente, esta etapa del trabajo garantizará aquella característica tratada en el capítulo 2; INTEGRIDAD.

231


Bosquejo de ideas Es precisamente el punto de partida: el orden de las ideas. Un sustantivo focal para cada idea será suficiente para señalar el camino que debe seguir la persona en el momento de escribir el borrador. Recuerde que la integridad la dan dos factores: todas las ideas y todos los datos. Un buen bosquejo es el doble riel por donde se habrá de deslizar la redacción. Algunos bosquejos pueden ser: Síntesis sustantivada Consiste en identificar los sustantivos como idea mínima de expresión a partir de la cual se escribirán las ideas completas. El lenguaje sustantivo permite definir con mayor precisión las ideas necesarias para elaborar el borrador de una carta, oficio, memorando, informe o cualquier otro escrito de naturaleza similar.

Saludos cordiales Agradeceremos su confirmación de reservaciones para Julio Gálvez y Pedro Ma-dero noviembre 5, 6 y 7. También necesitamos su sala de conferencias para esas fechas.

Carta:

Agradeceremos nos confirmen las reservaciones para los señores Julio Gálvez y Pedro Madero, gerentes de nuestra empresa, quienes viajarán a esa ciudad el 5 de noviembre. Igualmente importante es para nuestra empresa contar con la disponibilidad de su sala de conferencias para los días 5, 6 y 7 de noviembre.

232


Borrador Con base en el orden de ideas en el bosquejo, se elabora el borrador; con dos o tres párrafos (uno para cada idea) que resultan de la aplicación de cuatro aspectos fun-damentales.

• Buen uso del lenguaje, ortografía y puntuación. • Características vitales y complementarias. • El buen gusto. • Principios de relaciones humanas.

Cartas de un párrafo Aunque la mayoría de las cartas aparecen ya con el tamaño ideal de tres o cuatro párrafos, un mensaje completo, claro, breve y productivo puede expresarse en uno solo. Observe dos ejemplos:

Estimado señor Tirado: Agradezco su cordial invitación del 4 de febrero. Asistiré gustoso a celebrar con ustedes el quinto aniversario de Club “Amigos”. Hasta entonces.

Saludos cordiales, señor Perales. Agradeceré se sirva cambiar para el turno de las 10:00 a las 12:00 horas la con-ferencia que sobre “Dieta nutricional para niños” dictaré en su auditorio el jue-ves,15 de julio. Muchas gracias

Principios de relaciones humanas No está demás insistir por enésima vez que las relaciones humanas son fundamen-tales en el trabajo de oficina. Por eso se le recomienda emplear lenguaje motivador, positivo, y moderno. La buena voluntad se gana precisamente con un trato amable y

spetuoso. re

233


Planeamiento en acción A continuación se presentan tres bosquejos y borradores como muestra de cómo se debe planificar una carta. Prepare, por lo menos, el bosquejo antes de sentarse al computador. Buen uso del lenguaje, ortografía y puntuación La persona que redacta un documento comercial debe usar la mejor calidad de ora-ciones para sus párrafos. El párrafo es la unidad de pensamiento o idea que puede expresarse por una oración temática y varias otras que contribuyan a ampliarlo o aclararlo. Es preciso que al redactar sus párrafos trate de escribir oraciones cortas o simples. Si usa oraciones compuestas, no olvide los conectores y su manera personal de unir las palabras, su estilo propio. La ortografía y puntuación deben ser perfectas. Un error en el mensaje hará perder la buena imagen que se espera conseguir con él, además de poner en peligro su claridad y corrección. Si tiene imperfecciones en su ortografía, tome un curso intensivo lo antes posible. Características vitales y complementarias Cuando se prepara el borrador de una carta, hay que tener en mente al lector (cliente o proveedor), para él debemos consagrar nuestro mejor esfuerzo para comunicarnos con calidad. Ésa se verá garantizada si nos acogemos a las características vitales y complementarias de la redacción: a. Claridad: redacte un mensaje ágil, breve y comprensible. b. Integridad: trate de que no le falten ideas o datos. c. Brevedad: no use diez palabras si sólo precisa cinco. d. Cordialidad: use un tono agradable y amistoso, capaz de crear, mantener o re-

cobrar buenas relaciones. e. Veracidad: solo la verdad al servicio de su poder comunicador. f. Coherencia: trate de que sus ideas se integren en un todo. g. Positivismo: practique la empatía y trate de agradar al lector. h. Modernismo: trate de que sus palabras armonicen con el equipo que emplea o el

vestido que luce. i. Motivación: busque satisfacer las necesidades y debilidades de su lector a través

del mensaje. j. Creatividad: emplee un estilo propio.

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k. Naturalidad: utilice el lenguaje de su conversación informal. l. Corrección: evite errores de ortografía, puntuación o acentuación. m. Discreción: exprese con tacto sólo lo que puede decir.

Control de calidad: borrador (1) Muy pocas personas preparan un borrador sin errores en el primer intento. Por eso, un vistazo en el borrador es el mejor CONTROL DE CALIDAD. Esa es la gran virtud de la autocrítica, que permite mejorar la calidad del producto. Para hacer las cosas con mayor profesionalismo, colóquese “en los zapatos del lec-tor” y analice si la carta es clara, cordial, completa y breve. Haga preguntas adicio-nales. ¿Es mi carta coherente, correcta, positiva, moderna, motivadora, natural, discreta y veraz?, ¿ganará buena voluntad? Es probable que luego de pasar por estos contro-les la carta vaya mejorando en cada etapa. Su estado final será el mejor. Borrador mejorado Luego del mejoramiento del primer borrador, después de haber verificado sus carac-terísticas vitales y complementarias, es urgente que también analice la estructura gramatical, la ortografía y la puntuación. Su software de procesamiento de textos puede controlar parcialmente la ortografía; no se confíe. No es 100% garantizado. Luego de haber verificado el buen gusto y el buen manejo de las relaciones huma-nas, ya puede usted hablar de un BORRADOR MEJORADO. Párrafo de apertura El párrafo de apertura debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el mensaje que transmite. Le sugerimos los siguientes modelos: a. Gracias por su interés por nuestros productos. b. Tenemos el agrado de adjuntar el cheque 954328, por $650,000 a cargo del Ban-

co del Progreso. c. Es un placer informarle las bases para la aceptación de las solicitudes para el

cargo de... d. Agradecemos su contribución para el desarrollo de la ciudad. e. Agradecemos su valiosa contribución. f. Sentimos informarle que cancelamos la reunión... g. Lo felicitamos por la exitosa campaña publicitaria que ha realizado para nuestra

firma.

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h. Lamentamos las dificultades que ha tenido con la licuadora y los esperamos para cambiársela.

i. Según sus instrucciones, le acompañamos una copia de la factura 86422, para....

Párrafo de cierre Con este párrafo se deja y se mantiene el impacto favorable inicial. Debemos des-pertar y mantener la simpatía y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos. Analice los siguientes ejemplos: a. Reciba nuestros mejores deseos de éxito y ventura personal. b. Estamos complacidos de seguir prestándole nuestros servicios. c. Complacidos esperamos atender sus importantes pedidos. d. Mis deseos porque el año venidero les depare éxitos y felicidad. e. Deseamos fortalecer las buenas relaciones que han unido a nuestras empresas. f. Esperamos que sea de gran utilidad la información adjunta. g. Agradecemos su ayuda desinteresada en la reciente colecta y le expresamos

nuestra permanente gratitud. El buen gusto El aspecto estético tiene mucho que ver con crear esa primera impresión favorable. El buen gusto se orienta especialmente al número de párrafos, a la extensión de ca-da uno y a la presentación y limpieza del documento. No hay “regla de oro”, pero una carta atractiva no debe tener más de tres o cuatro párrafos, que es el promedio del 70% de las cartas que los hombres de empresa escriben en la actualidad. Sobre esa base se puede hablar del concepto de PRO-DUCTIVIDAD en la OFICINA. Para la extensión de cada párrafo también hay que aplicar el principio de equilibrio y buen gusto. • Párrafo de apertura (idea 1) (2 ó 3 líneas) • Párrafo central o de desarrollo (idea 2) (3 ó 5 líneas) • Párrafo central o de desarrollo (idea 3) (3 ó 5 líneas) • Párrafo o cierre de conclusión (idea 4) (2 ó 3 líneas)

Copia digitada La digitación de una carta se hace en una máquina de escribir, procesador de textos o computador. En esta parte se deben destacar los aspectos físicos de la carta: márgenes, espacios, estilos, etc.

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Control de calidad: en pantalla (2) Cuando se trabaja en un computador, se tiene la oportunidad de observar en pantalla el aspecto general de su carta antes de su impresión, pues todavía es tiempo opor-tuno para hacer los últimos ajustes en su forma y fondo. Muchos jefes tienen el hábi-to de revisar en pantalla la calidad de sus mensajes, para obtener el mejor producto. Impresión La tecnología moderna le ofrece la posibilidad de lograr la mejor calidad en la impre-sión de sus mensajes. Una impresora láser de última generación imprime sus cartas con la mayor nitidez y claridad. Por eso, es preciso asegurar su armonía con la cali-dad de frases y párrafos (ideas). Autocrítica de forma Si toma en cuenta que su carta será una embajadora de buena voluntad y factor de decisiones, habrá de darle el último toque en el aspecto estético. Inclusive después de la impresión, hay muchos jefes y secretarias que han decidido hacer una segunda impresión para mejorar el centrado o los márgenes. Practique esa última mirada que se da al espejo antes de salir de casa y asegúrese que su carta va a conquistar vo-luntades. INTRODUCCIÓN Este apartado se propone materializar la actividad creativa desde sus inicios, con una secuencia lógica que se transformará en un ameno ejercicio en la clase de re-dacción. Esperamos que los y las estudiantes encuentren el “eslabón perdido” entre tener ideas y registrarlas en un mensaje. SUSTANTIVO La primera palabra en la mente del ser humano primitivo fue el nombre o sustantivo que representaba un objeto concreto. Los sustantivos, con la evolución del lenguaje, no sólo se quedaron representando personas, animales y cosas con existencia física (sustantivos concretos), sino que además pasaron a nombrar ideas, cualidades y sentimientos intangibles (sustantivos abstractos). Los sustantivos abstractos pueden tener su origen en verbos, en adjetivos o en otras formas gramaticales diversas. “Ocurrió entonces y sucede ahora; el sustantivo es la base de la comunicación”.

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3.4 EL ORDEN ESTRUCTURAL “Las palabras que componen una oración no se suceden en ella al azar de la iniciati-va individual de los hablantes, sino que debe existir sentido de orden, arreglo y re-gularidad sistema sincrónico)”. Establece el Esbozo de una Nueva Gramática de la Lengua Española. Así, los sustantivos los encontramos dentro de esa armonía o contexto en lugares específicos de la oración. Observe: Además de su ubicación específica en la oración, es importante destacar que de las siete partes definidas que tiene esta oración, encontramos el sustantivo en cinco par-tes. El verbo es la segunda parte de la oración con significación propia.

LA TÉCNICA 1-2-3

El sustantivo focal (primera etapa) En una oración es fácil reconocer aquel sustantivo que, en razón a la importancia del papel que tiene dentro de la oración, parece ser el que le da razón de existir a la misma; los demás sustantivos tienen un rol alterno o complementario. En la oración expresada en la ilustración anterior encontramos cinco sustantivos: Pedro, flor, María, club y que “de una flor”. Ese es entonces el sustantivo focal, y todos los demás sustantivos parecen converger hacia él. tarde. Si nos preguntamos ¿De qué trata la oración en referencia?, tendremos que afirmar El sustantivo focal, sin embargo, no por ser tan importante, necesita ubicarse siem-pre como complemento u objeto directo; por esto, conviene efectuar algunos ejerci-cios de reconocimiento que nos permitan iniciar nuestra incursión en el fascinante campo de la creación progresiva. Escoja los sustantivos focales en las siguientes oraciones. a. El dólar bajó en el mercado de Tokio. b. 12 personas murieron en un accidente. c. Habrá una junta para analizar los términos del contrato. d. La empresa enviará su pedido por flete aéreo.

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En muchos casos, el sustantivo aparece tácito en el verbo de la oración. Pregúntese de qué se trata en cada caso y determine el sustantivo. a. Te invito a comer en un restaurante. b. El gerente viajará dentro de una semana. c. Remesaremos el próximo mes. Los sustantivos focales son invitación, viaje y remesa. La idea básica (segunda etapa) Frente a la necesidad de crear un mensaje, surge en la mente la idea básica que proyecta un sustantivo focal. Redactar consiste en componer y ordenar palabras que expresen esa idea con el menor o mayor detalle. La idea básica sólo está compuesta por una oración, como aquella que hemos leído al descubrir el sustantivo focal. Lo que sucede es que el proceso es inverso. Observe cómo se inicia el proceso de la creación progresiva con base en los siguien-tes sustantivos focales: El párrafo (tercera etapa) La tercera etapa en el proceso de creación progresiva está constituida por la elabora-ción del párrafo. Varios párrafos bien redactados representarán una carta eficiente. Elaborar un párrafo equivale a ampliar con mayor número de oraciones la idea con-cebida originalmente. Un mensaje será eficiente si aporta datos, como fechas, nombres, direcciones, paí-ses, número de pedido, número de chequeo factura, nombres del producto, etc. La presencia de datos en proporción directa hará que un párrafo sea íntegro y com-pleto. Su ausencia hará que sea vago, difuso, impreciso. La idea central o idea básica puede ir al comienzo, en la mitad o al final del párrafo.

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE TEXTOS La expresión de ideas requiere de un ordenamiento y distribución de las palabras, que tiene en cuenta distintos aspectos de la gramática.

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Aún cuando la relación entre las palabras obedece a la necesidad de expresión, no puede desconocerse la función de las mismas dentro de una frase o texto, para no alterar el significado y sentido original, garantizando así la claridad y precisión de un escrito; igual importancia tienen la ortografía y la puntuación, temas que también se tratan en esta unidad. LA SINTAXIS Es el estudio de la construcción gramatical y de la relación que tienen las palabras entre sí, dentro de una unidad de expresión, con base en la cual se desarrolla un tex-to. Por ello, el idioma español establece el siguiente orden: 4. Sacrificar la concordancia gramatical en bien de la concordancia (silepsia). Así las palabras santidad, eminencia y excelencia, sustantivos femeninos, se

hacen concordar con adjetivos masculinos con base en la realidad, por cuanto ge-neralmente son ejercidos por hombres.

“Su Santidad se muestra deseoso de visitarnos nuevamente”. “Su eminencia está informado del caso”. “Su excelencia el embajador, está disgustado”. ACENTUACIÓN El acento es la mayor intensidad con que se pronuncia la sílaba de una palabra. To-das las palabras tienen acento fonético. En algunos casos, por normas ortográficas, es necesario representarlo gráficamente y es lo que se denomina acento ortográfico o tilde.En el párrafo las ideas se desarrollan con un plan definido que puede ser crono-lógico, espacial y en orden de importancia. El orden de importancia puede ir de menor a mayor o al contrario. El orden cronoló-gico organiza los detalles de acuerdo con el tiempo; el espacial se usa para describir objetos. La técnica 1-2-3 está integrada por las tres etapas que a continuación se ilustran: Párrafo 1. Viaje 2. Haremos un viaje de promoción (verbo en futuro) 3. Nos proponemos realizar un viaje de promoción a Centroamérica para ampliar el

mercado de la línea “Z-100”, que tanta acogida ha tenido en Colombia. • Datos: Centroamérica, Z-100, Colombia.

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Párrafo 1. Cheque 2. Gracias por su cheque 3. Agradeceremos el envío de su cheque 04738764 por $84,000, que cubre el

50% restante de la factura 7890. Datos: Cheque 04738764, $84,000, 50% factura 7890. Párrafo 1. Reclamación 2. Hemos recibido una reclamación 3. Informo a usted que la empresa Geles P. S. A. ha presentado una reclamación

en relación con la orden G-968, para reparación de la nave Santa Rita. • Datos: Geles P. S. A. Orden G-968. Párrafo 1. Instalación 2. Necesitamos propuesta económica para la instalación 3. Apreciaremos nos haga llegar su propuesta económica para la instalación de

nuestro grupo electrógeno de 150 KW y sistema UPS para servicio de emergencias. Adjuntamos plano y especificaciones técnicas.

• Datos: 150 KW, UPS. Párrafo 1. Exportación 2. Se estropeó el proceso de exportación (pasado) 3. Las noticias difundidas por el Canal 23 han afectado nuestros intereses a tal gra-

do, que nos parece probable que ya se haya estropeado el proceso de exporta-ción a Taiwán. Por tanto, un fax de último minuto solicita la presentación urgente de la póliza de exportación al Banco de Occidente en amparo al embarque G-2498-98.

• Datos: Canal 23, Taiwán, póliza, Banco de Occidente, G-2498-98. Conectores: que, por tanto.

EL ADJETIVO El adjetivo, tercera categoría de uso frecuente, con significado propio, aclara la ima-gen que describe el sustantivo. Observe: a. Agradezco su colaboración Agradezco su valiosa colaboración. b. El informe señala deficiencias en la red de desagüe . El informe técnico señala deficiencias notorias en la red de desagüe. c. El uso del adjetivo contribuye a lograr un estilo.

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El uso adecuado del adjetivo contribuye a lograr un estilo personal.

EL ESTILO En redacción comercial el estilo consiste en usar la técnica adecuada para exponer las ideas con claridad y precisión; es el orden y la forma como se presentan las ideas, el giro de las frases, el uso apropiado de las palabras; en resumen: estilo es el domi-nio de la técnica de la redacción comercial. A nadie le gusta ser una copia carbón de otro. Allí justamente radica la esencia de la verdadera libertad de expresión: la redacción propia. El ser humano es dueño de su propio estilo. Sin el ánimo de influir en la producción comercial que cada uno puede lograr, se su-gieren algunas reglas que facilitarán la lectura de las cartas, harán el estilo agradable y el mensaje comprensible: a. Trate una idea en cada párrafo. Un sólo asunto para no correr el riesgo de pro-

vocar dudas o malas interpretaciones. b. Escriba oraciones cortas. Si usted es breve al expresarse, logrará mayor clari-

dad y comprensión. c. Dé al tema un orden estructural y lógico. Siga, en lo posible, el orden lógico de

la oración. d. Imprima acción a las frases. Prefiera la voz activa a la voz pasiva. e. Use palabras de fácil comprensión. Evite el uso de palabras rebuscadas e

incomprensibles. Entre dos sinónimos escoja el más conocido y el más breve. f. Dé signo positivo al mensaje. Proyecte las ideas que representen el interés para

el corresponsal. g. Sea agradable. Disfrute de sus mensajes no sólo porque los encuentra interesan-

tes, sino por el tono amigable y cálido que llevan. h. Emplee lenguaje de actualidad. Use palabras modernas y llenas de vitalidad. i. No abuse de la puntuación. Un mensaje con puntuación correcta evita toda cla-

se de divergencias en la interpretación del texto.

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j. No use abreviaturas. Indica falta de cortesía, de tiempo. De cada 100 lectores, 30 no entienden el significado de las abreviaturas comerciales. La comprensión y claridad serán mayores cuando se escribe la palabra completa.

k. No use palabras extranjeras. Su uso se justifica cuando en español carecemos

de voces equivalentes. l. Dé unidad a lo escrito. Evite cambios de tono, de perspectiva. Ligue el principio

de una oración, de alguna forma, con el final de la anterior. Use con propiedad las preposiciones y conjunciones indispensables para lograr cohesión y claridad.

m. Elimine adjetivos inútiles. Expresiones redundantes. n. Cuide la presentación del lenguaje. Si el contenido es positivo, también debe

ser atractivo. Use la técnica de presentación adecuada. o. Luche por crearse un estilo propio. Esto se logra con esfuerzo; no hay dos per-

sonas iguales y por lo mismo, no hay dos estilos iguales El estudio de Recuento de Vocabulario Comercial en Español “demuestra claramente que los sustantivos son las primeras y más frecuentes palabras de significación pro-pia que se repiten a diario en millones de cartas en todo el mundo, y que el verbo y el adjetivo ocupan el segundo y el tercer lugar en la frecuencia de uso.

Verbo CONECTORES VERBO 1. El presidente ha decidido postergar la junta 2. Espero que hayas concluido el informe 3.Cuando vuelvas, habré terminado éste gráfico 4.Los trabajadores han presentado una solicitud 5.Todo el proceso de exportación se estropeó 6.De éste modo habremos logrado incrementar la renta 7.Ya hemos nombrado a nuestro representante legal, 8.La semana pasada enviamos tres faxes, 9.El accidente ocurrió donde estacionamos el auto;

;entonces, ,así ,sin embargo por medio de la cual porque y quien pero ; en consecuencia

aprovecharemos el tiem-po para reforzar el cua-dro. podrás presentarlo antes del 20 de octubre. me gustaría que llamarás antes de venir. exigen la reposición del señor J. Ortiz. no se presentó la carta de crédito a tiempo. será posible pensar en nuevas inversiones. se encargará de formular la acusación. no hemos logrado res-

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puesta alguna. podemos ofrecer toda la evidencia.

10.No obstante, las reiteradas reuniones de conciliación con el sindicato, su directiva decidió declarar un paro de 72 horas

Errores financieros muy graves Este ordenamiento es el ideal, pero la comunicación requiere de matices que enfati-cen determinados aspectos. Para lograrlo es necesario, en algunos casos, invertir el orden de las palabras en las oraciones, según el aspecto que se desee priorizar. Así en la oración: “La organización empresarial requiere de la gestión secretarial per-manente para lograr el éxito”, si se desea enfatizar en el logro del éxito, entonces se invertiría así: “El logro del éxito empresarial requiere de la gestión secretarial perma-nente”. Si por el contrario, se le quiere dar énfasis a la gestión secretarial, se invertirá así: “La gestión secretarial permanente, se requiere para el éxito de la organización empresarial”. Cuando se quiere dar a los textos diferentes matices, acordes con lo que se desea expresar, puede recurrirse a las figuras gramaticales aceptadas para éstos casos. 1. Alteración del orden sintáctico de la oración (hipérbaton). La carta se envió por correo certificado. Por correo certificado, se envió la carta. 2. Omisión de palabras que no son indispensables para la comprensión de la frase

(elipsis). “El gerente habló sobre organización; el subgerente, sobre planeación y el asisten-

te, sobre capacitación del personal”. (Se omitió el verbo hablar.) 3. Redundancias a veces innecesarias. “Ayer le envíe a usted...”. La expresión a usted debe suprimirse, pues el pronombre reflexivo le se refiere al pronombre usted

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Acentuación de diptongos y triptongos El diptongo es la unión de una vocal abierta (a,e,o) y una cerrada (i,u) sin acento, o de dos cerradas; el acento ortográfico se marca sobre la vocal abierta: archipiélago, coméis, Sebastián, también. La Real Academia Española de la Lengua considera la combinación ui como diptongo en todos los casos y sólo se marcará tilde en la segunda vocal. Ejemplos: casuística, benjuí. El triptongo es la unión de dos vocales cerradas y una abierta y el acento ortográfico siempre irá sobre la abierta: espiáis, espaciáis, licuáis, etc. Cuando una vocal cerrada, con acento, va adelante o detrás de una vocal abierta, sin acento, no hay diptongo sino hiato y debe llevar tilde aún cuando no siga las reglas generales de acentuación: tení-a, pa-ís, Sa-úl, insinú-an, ba-úl. Acentuación de las palabras compuestas • Las formas verbales que llevan acento ortográfico, lo conservan aún cuando se les

agregue un enclítico (palabra formada por un pronombre adicionado al final del verbo:

envió envióse envióle antojó antojóse antojósele • La primera palabra de la compuesta pierde el acento ortográfico, si lo llevaba

cuando era simple: décimo-séptimo decimoséptimo céfalo-tórax cefalotórax SIGNOS DE PUNTUACIÓN La claridad de un escrito y el sentido que se le quiera dar al mismo, exige el uso co-rrecto de los signos de puntuación; por tanto, deben conocerse las normas para su uso y desarrollar habilidades en su utilización, según la conveniencia, con el fin de dar el significado y la coherencia que corresponde a la intención que se quiera comunicar. En el siguiente ejemplo, se observa cómo la ubicación de los signos de puntuación puede variar el significado de un escrito, dada la flexibilidad en su uso. Cuéntase de un señor que por ignorancia y malicia dejó al morir el siguiente escrito:

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Dejo mis bienes a mi sobrino Juan no a mi hermano Luis tampoco jamás se pagará la cuenta del sastre nunca de ningún modo para los jesuitas todo lo dicho es mi deseo Fernando. Cuando se leyó el documento, las personas aludidas se atribuían la preferencia. Con el fin de resolver las dudas, acordaron que cada uno se llevara el escrito y le colocara la puntuación respectiva. El sobrino Juan lo presentó en la siguiente forma: Dejo mis bienes a mi sobrino Juan, no a mi hermano Luis. Tampoco jamás se pagará la cuenta del sastre. Nunca de nin-gún modo para los Jesuitas. Todo lo dicho es mi deseo. Fernando. El hermano Luis presentó su reclamo de ésta manera: ¿Dejo mis bienes a mi sobrino Juan? ¡No! A mi hermano Luis. Tampoco jamás se pagará la cuenta del sastre. Nunca de ningún modo para los Jesuitas. Todo lo dicho es mi deseo. Fernando. El sastre justificó su derecho como sigue: ¿Dejo mis bienes a mi sobrino Juan? No. ¿A mi hermano Luis? Tampoco, jamás. Se pagará la cuenta del sastre. Nunca de ningún modo para los Jesuitas. Todo lo dicho es mi deseo. Fernando. Los Jesuitas consideraron que el documento debería interpretarse de la siguiente manera: ¿Dejo mis bienes a mi sobrino Juan? No. ¿A mi hermano Luis? Tampoco, jamás. ¿Se pagará la cuenta del sastre? Nunca, de ningún modo. Para los Jesuitas todo. Lo dicho es mi deseo. Fernando. Esta lectura ocasionó grandes escándalos y para poner orden se acudió a la autori-dad. Ésta consiguió establecer la calma y después de examinar el escrito, dijo en tono severo: Señores, aquí se trata de cometer un fraude; la herencia pertenece al estado, según las leyes; así lo prueba ésta interpretación: ¿Dejo mis bienes a mi so-brino Juan? No. ¿A mi hermano Luis? Tampoco. Jamás se pagará la cuenta del sas-tre. Nunca de ningún modo para los Jesuitas. Todo lo dicho es mi deseo. Fernando. En tal virtud, y no resultando herederos para esta herencia, queda incautada en nom-bre del estado. Se da por terminado este asunto. Los signos de puntuación proporcionan al lector pautas para la obtención de sentido a partir de un texto escrito. En la lectura anterior se pudo observar que el cambio de puntuación varió el sentido de lo escrito. El uso adecuado de los signos de puntuación es el resultado de un proceso de aprendizaje. “No se aprende a puntuar bien de una vez y para siempre. Estos conocimientos se van adquiriendo y afirmando poco a poco, a través de los años, con el estudio, con la

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lectura atenta de buenos autores, con la práctica constante de escribir, con la revisión cuidadosa de los escritos y con la educación del oído”. Los signos de puntuación definen la intención comunicativa de quien escribe: firmar, interrogar, expresar deseo, dar órdenes, indicar sorpresa, etc. La coma En general indica una pausa menor o sutil en la lectura, sin dar por terminada la idea. Los usos más frecuentes son: 1. Para separar palabras análogas, en serie. Nuestro pedido incluye mesas, escritorios, máquinas de escribir y equipo telefóni-

co. 2. Para separar frases análogas, en serie. Jóvenes y mayores, pobres y ricos, intelectuales y comerciantes, todos necesitan

expresarse correctamente. Unos escribían, otros leían, otros estaban atentos a su trabajo; ninguno se ocupa-

ba de lo que ocurría en la calle. 3. Para separar elementos incidentales, cuando una oración se interrumpe para in-

tercalar otra aclaratoria, para citar la obra o sujeto de donde se ha tomado, etc. El cartel, dice un conocido técnico, es un grito pegado en la pared. El entrenador, satisfecho por su trabajo, la felicitó. Nuestra mercancía, por su magnífica calidad, se vende sin ninguna publicidad. Le remitimos, además, el informe solicitado. Al suprimir el elemento incidental separado por las comas, es decir, la anotación

explicativa, no se altera el sentido de la oración. El cartel es un grito pegado a la pared. Nuestra mercancía se vende sin ninguna publicidad. El entrenador la felicitó. Le remitimos el informe solicitado. 4. Cuando se omite un verbo, porque es evidente. Unos hacen lo que quieren, otros, lo que pueden. Hablará en primera instancia sobre créditos; en segundo lugar, sobre fiducia. 5. La coma se escribe antes y después de un vocativo formado por una o varias pa-

labras.

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Querido hijo, obedeced a vuestros superiores. Doctor Pachón, la Junta cuenta con su colaboración. La amistad, compañeros, es para siempre. 6. Para aclarar el sentido de la oración o frase. Se presentó el celador, no el mensajero. Le hemos solicitado papel bond, no papel periódico. 7. Para separar expresiones conectivas como: esto es, es decir, de manera, en fin, por último, por consiguiente, por tanto, no

obstante, sin embargo, pues, así pues, además, por otra parte. Así como todos los adverbios terminados en mente, construidos como incisos: finalmente, ciertamen-te, igualmente, etc.

Por tanto, su solicitud no fue aceptada; será estudiada nuevamente si usted cam-bia los términos de la negociación.

8. En la correspondencia comercial se usa la coma para separar la ciudad de la fe-

cha y después de la despedida. Santafé de Bogotá, 1º. de septiembre de 1995 Cordialmente, Atento saludo, 9. Para indicar que se ha alterado el orden regular, según la sintaxis, de una oración. Por correo certificado, se envió la carta. Satisfecho, la felicitó el entrenador. El punto y la coma Este signo implica una pausa más corta que la del punto. Ocupa una posición inter-media entre la coma y el punto., Donde puede colocarse el punto seguido, también puede colocarse el punto y coma. Se usa: 1. Entre dos frases relacionadas, pero que no están unidas por conjunción, ni prepo-

sición. La mercancía llegó averiada; muchos artículos sufrieron deterioros graves. 2. Generalmente, va antes de enlaces que establecen cohesión entre dos oraciones: sin embargo, por tanto, pero, es decir, etc. La puntuación es importante para la comprensión de un escrito; sin embargo, no

se usa correctamente. 3. Para separar varias oraciones que constituyen una serie. La idea fue buena; la realización estuvo mediocre; el resultado fue malo.

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Se hizo un diagnóstico; se analizó la situación; el informe se entregó; pero no se encontró la solución.

4. Para separar oraciones en las cuales hay coma. Enseñé, no me escucharon; escribí, no me leyeron; maté, no me castigaron. El punto Básicamente, el punto separa oraciones. Obliga a hacer una pausa larga en la lectu-ra. El punto aparte se usa al terminar un párrafo; punto final, al finalizar un escrito y dentro de un párrafo, se denomina punto seguido. Éste último se emplea para separar construcciones que siguen tratando el mismo te-ma, considerado desde otros aspectos. También se usa al final de las abreviaturas: Sr., Sra., Dr., etc. Los dos puntos Representan una pausa marcada que no da por terminada la oración, sino que enfati-za el enunciado. Se emplea en los siguientes casos: 1. Antes de una enumeración. Una comunicación debe ser: breve, clara, concisa, concreta y cortés. Una excelente secretaria debe cuidar: su vocabulario, su presentación personal,

su dicción y sus movimientos. El hombre, por el simple hecho de serlo, merece: libertad, alimento, estudio, traba-

jo, respeto...2. Antes de citas textuales. El telegrama que a continuación le transcribo dice: “tren detenido por mal

estado en la vía. Orden transporte aéreo”. El decreto dispone: “se recibirán licitaciones hasta el 30 de septiembre”. 3. Para abrir paso a una aclaración, consecuencia o resumen de lo que se acaba de

anunciar. Es indispensable que todos trabajemos por el mejoramiento económico del país:

los empresarios generando empleo, el gobierno realizando planes a corto y me-diano plazo y los obreros aumentando la producción.

4. Después de las expresiones: HACE CONSTAR:-CERTIFICA:-ASUNTO: 5. En la correspondencia, después del saludo. Apreciado señor Pérez: Querido amigo:

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6. En los decretos y edictos, después de las expresiones: ACUERDA: - DECRETA: - RESUELVE: ORTOGRAFÍA DE NOMBRES PROPIOS DE PERSONAS Entre los antiguos griegos y romanos se agregaba una partícula al nombre para seña-lar de quien era hijo, lo cual dio origen a los apellidos, así por ejemplo: de Fernando Fernández de Rodrigo Rodríguez de Gonzalo González de Lope López de Pedro Pérez Es conveniente recordar este concepto, pues contribuye a definir con certeza los nombres en español. Sin embargo, la discusión respecto a este tema ha concluido, en la mayoría de los casos, en que “los nombres propios tienen una relativa ortografía convencional”; es decir, que cada quien en particular, decide cómo escribir su nom-bre, qué rasgos especiales darle, o si simplemente conserva la raigambre de la tradi-ción familiar. La mejor práctica es cerciorarse plenamente y dar especial cuidado a la grafía con que cada persona escribe su nombre como su apellido. A propósito del tema, el comentarista idiomático Luis F. Valencia Carta, en el Heraldo del 18 de agosto de 1993, dice: ”Nuestras apreciaciones se concentran en el apellido “Córdova”, que no es con uve o v pequeña, sino con b larga, porque así lo hemos leí-do de hace mucho tiempo, y está difundido de ésa manera en textos de geografía y en nombres de ciudades de Europa y América Latina”. Recomendaciones finales Escribir correctamente es un requisito indispensable para todos los profesionales, especialmente para la secretaria. La escritura correcta de las palabras, no se adquiere únicamente con el conocimiento que se tenga de las reglas que regulan la ortografía; es más bien, ante todo, el reflejo de una permanente formación cultural, adquirida por diversos medios. • Un colaborador de primera mano en esta tarea es un buen diccionario.

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El aprender la mecánica de búsqueda, hace que la consulta sea rápida y oportuna. Incorrecto: Correcto: Disentir de apreciaciones. Disentir en apreciaciones. Hallar de casualidad. Hallar por casualidad. Ocuparse de un negocio. Ocuparse en un negocio. Capaz en el empleo. Capaz para el empleo. Empeño en adelantar. Empeño de adelantar. Accesible para todos. Accesible a todos. Convocar para junta. Convocar a junta. Dejar hasta otra fecha. Dejar para otra fecha. Asunto difícil para determinarse Asunto difícil en... Reunirse para deliberar Reunirse a deliberar. Promover a uno para el cargo. Promover a uno a un cargo. Beneficiarse por el crédito. Beneficiarse de o con el... Sacaron en conclusión. Sacaron por conclusión. Se ha registrado un alza Se ha registrado un alza general en los precios. general de los precios. Bajo la base propuesta. Sobre la base propuesta. El uso de la olla a presión. El uso de la olla de presión. Incorrecto: Correcto: El derecho de votar es inherente El derecho de votar es inherente de la ciudadanía. a la ciudadanía. Erigirán una estatua en mármol. Erigirán una estatua de... Convinieron que irían a la junta. Convinieron en que irían... Trataron asuntos económicos en... Trataron de asuntos... Basta llenar lo que está en blanco. Basta con llenar lo que... Es difícil entender lo que dijo. Es difícil entender lo... Los dos ejecutaron el trabajo. Entre los dos ejecutaron... Aumentaron mucho los costos. Aumentaron en mucho los...

Uso del gerundio Es una forma gramatical que se utiliza para explicar una acción. En algunos casos actúa como adverbio y en otros como adjetivo. Nunca debe emplearse como verbo. Los siguientes casos ejemplifican el uso correcto, aún cuando lo aconsejable es re-emplazado por otras expresiones, siempre que sea posible. Uso correcto Se puede reemplazar por: 1. Acciones de anterioridad al tiempo del verbo principal. Terminado su trabajo, salió de su oficina (Una vez terminado...)

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Estamos enviando el informe para su análisis (Enviamos...) Firmando el cheque, lo entregó al cobrador (Una vez firmado...) Uso correcto Se puede reemplazar por: 2. Para denotar acciones simultáneas a la del verbo. Aprenda inglés durmiendo. (mientras duerme) Estaba analizando la situación. (Analizaba...) La junta está resolviendo el problema. (Resuelve...) Me cansó subiendo escaleras. (cuando subo...) Los empresarios están evadiendo el pago de impuestos. Uso correcto Se puede reemplazar por: Esto viene sucediendo desde el comienzo. 3. Acciones de causa. Trabajando con empeño, se contribuye al éxito de la organización. (Cuando se trabaja...) Se logrará calidad total, capacitando al personal. (si se capacita...) Comprando diversas marcar, concluí que ésta es (Después de comprar...) la mejor. Ordenándolo el Consejo Directivo, es un hecho. (Si lo ordena...) Uso incorrecto Se debe reemplazar por: 1. Como verbo de la expresión Una valija conteniendo documentos (que contiene...) Copia de un informe explicando el problema. (que explica...) 2. De posteridad. Subió la escalera, cerrando la puerta. (y cerró...) Leí el informe devolviéndolo de inmediato. (y lo devolví...) 3. Acciones de consecuencia. Se realizó el inventario, encontrándose faltantes. (y se encontró que...) Expidió un comunicado, sancionando al trabajador. (donde se sanciona...) Se aprobó una ley autorizando nuevas (que autoriza...) Normas de contratación. También es conveniente evitar la construcción anglicista esta siendo+participio. Está siendo estudiado por... Es estudiado por...

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La concordancia Es la reciprocidad (relación) que debe existir entre las palabras que forman parte de un escrito. Esta correspondencia en el idioma español debe dar-se entre el sustantivo y el adjetivo, en género y núme-ro; entre sujeto y verbo, en número y persona. Casos especiales

1. La muchedumbre estaba incontrolable; rompieron el cerco y escaparon.

Sustantivos colectivos verbo-adjetivo Heterogéneos e indeterminados plural.

2. La banda tocó. El pelotón vigila toda la noche.

Colectivo homogéneo. Verbo-singular.

3. El cuarteto integrado por un violinista, un guitarrista, pianista y cantante, alegró el acto.

Colectivo y sus componentes Singular.

4. La mitad del auditorio pagó boleta. Vocablos: medio, tercio, mitad y otros partitivos. Singular o plural. 5. El y tú fueron a la reunión. Varias personas gramaticales. Verbo según forma. 6. El equipo moderno y la secretaria eficiente garantizan calidad en el servicio. Sustantivo antecedido por una partícula. Plural.

7. El estudiar y el trabajar son importantes para el hombre. Verbos en infinitivo precedidos por artículos. Plural.

Criterios especiales. � El verbo debe concordar con el sujeto más próximo. � Utilizar singular o plural, según lo requiera la claridad de la oración .

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� En tratamientos especiales, como su señoría, su majestad, la concordancia se hace con el sexo de la persona a quien se refiere la expresión.

� Escribir en la forma que mejor exprese lo que se desea comunicar. � Consultar aquellos casos especiales que así lo requieran. La intención comunicativa Todo texto escrito obedece a una necesidad del ser humano y como tal, es importan-te tener en cuenta que el mismo debe reunir requisitos mínimos que conduzcan al objetivo que se persigue. Tener claro dicho objetivo es lo que constituye la intención comunicativa; escribir lo que se ha pensado, transmitir con exactitud un mensaje requiere hacerlo con claridad, originalidad, estilo y concisión, buscando dar a los tex-tos naturalidad, sobre todo inyectándoles a las palabras la intención, como si nues-tro receptor estuviese presente. Para ello conviene ante todo: “De nada sirve escribir, sino se es leído”, por tanto, es muy importante pensar en el lector, para que lea con agrado, para que se anime a proseguir la lectura hasta el fi-nal. Se puede lograr este objetivo si se aplican los siguientes consejos:

• No usar términos rebuscados o vulgares. • Organizar las ideas en forma lógica. • Conocer perfectamente el tema que se va a tratar. • Evitar palabras o expresiones repetitivas. • Evitar palabras que antagonicen. • Hacer planteamientos positivos. • Tener cuidado con la monotonía.

Las recomendaciones anteriores, unidas a un amplio conocimiento de los conceptos que se presentan en este capítulo, servirán de guía en la realización de estudios más profun-dos que darán a los escritos un estilo personal y ayudarán en el logro de los objetivos que se proponga al escribir un texto. ¿Qué les ofrecemos? ¿Cuáles son sus intereses? 1. Pensar en el destinatario. ¿Cuáles sus motivaciones? ¿Qué información necesita? ¿A qué nos comprometemos con él? ¿Cuál es el objetivo? 2. Tener un plan. ¿Qué se quiere decir? ¿Cómo se va a decir? Jerarquizar y ordenar ideas. ¿Adecuado a la naturaleza del lector? 3. Realizar el texto. Seleccionar términos utilizados. Tener dominio del idioma.

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ACTA DE QUORUM En la ciudad de San Salvador, a las _______ horas del día ______ de julio de mil novecien-tos noventa y ______, en las oficinas sociales de __________________________________, situadas en __________________________________, en esta ciudad. Siendo estos el lu-gar, hora y día señalados para celebrar la Junta General Extraordinaria de Accionistas de conformidad con el artículo 239 del Código de Comercio, se procede a formular la lista de accionistas representados, para constatar el quórum de presencia. FIRMA DEL REPRESENTANTE NOMBRE DEL ACCIONISTA TOTAL ACCIONES DEL ACCIONISTA _______________________ 1 ____________________ (Empresa) _________________________ 1999 REPRESENTADAS EN LA SIGUIENTE FORMA: 450 _______________________ 450 ________________________ 450 ________________________ 450 ________________________ 199 ________________________ TOTAL DE ACCIONES 2,000 Encontrándose representadas en esta Junta General Extraordinaria de Accionistas las 2,000 acciones que constituyen el cien por ciento de las acciones en que está dividido el capital social, hay quórum suficiente para proceder a celebrarla, dando el Secretario lectura a la presente acta, la cual está firmada por todos los asistentes y procede a continuación a tratar los puntos contenidos en la agenda. Habiendo concluido el acta anterior con la firma de los representantes de los accionistas, se exhibió para su examen y se firmó por el Presidente y el Secretario. __________________________________ _________________________ Presidente. Secretario.

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(MODELO DE ACTA DE JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA DE ACCIONISTAS PARA CAPITALIZACION DE UTILIDADES) ACTA No. En San Salvador, a los __________ días del mes de ____________ de mil novecientos no-venta y ___________ , encontrándose reunidos todos los accionistas de la sociedad _______________________________________ acordaron instalarse en Junta General Ex-traordinaria de Accionistas, en su sede social situada en _______________________ _____________________________________ y que representan el 100% del capital de la sociedad, con base al Art.233 del Código de Comercio sin la previa convocatoria de que dispone el Art.228 del mismo Código para la cual se elaboró la lista de asistentes, la que fue firmada por los presentes y aprobaron por unanimidad la siguiente agenda: Punto único Aumento de capital social. Antes de comenzar la sesión fue firmada el Acta de Quórum y a continuación, el Señor ______________________________ en su carácter de Presidente de esta Junta, dió por instalada la sesión en la que se discutió el punto antes mencionado y se tomó el siguiente acuerdo: Se acordó aumentar el capital social en ¢____________ para elevar el actual a ¢_______________, manteniendo el mismo capital mínimo ______________________________________________. Dicho aumento se hará capitali-zando las utilidades del ejercicio de 19___ por la cantidad de ¢_______________ y del ejer-cicio de 19___ la cantidad de ¢___________________ Se autoriza a la Secretaria de esta Junta para que extienda certificación del acuerdo antes mencionado y hacer las operaciones contables y legales necesarias para el cumplimiento de este acuerdo. La distribución de las acciones se hará en proporción al capital actual, corres-pondiéndole a cada accionista ____ acciones de ¢______ cada una de valor nominal. No habiendo más que hacer constar se dio por terminada la sesión a las ________ horas del mismo día. _________________________ _______________________ Administrador Unico Secretaria

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