W Control:

() Procedimiento para la CC-PG-013

Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar. 16 CONTHt\TISTAS. S. t\ DE C.V.

Página: 1 de 1

Hoja de Control de Emisión y Revisiones.

N° de Páginas Afectadas Motivo del Cambio Aplica a partir de: Revisión

o Todas Generación del documento 25-Enero-20 1 O

1 7, 8,9y10 Mejora del documento 31-Mayo-201 O

2 Todas Se incluyo el nuevo logotipo de la organización. 18-Abril-2011

3 Todas Mejora del Documento. 01-Noviembre-2011

4 Todas Mejora del Documento 04-Abril-20 12

5 Todas Mejora del Documento 13-Noviembre-2013

5 Todas Mejora general del documento 02-Marzo-20 16

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l W Control:

o Procedimiento para la CC-PG-013

Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar.16 CnNTRIIfiSTt\5, s.11 DE c.v.

Página: 1 de

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.

REV.6

REV.S J.R.R.M. R.D.V.F. H.S.R.

REV.4 J.R.R.M. R.D.V.F. H.S.R. G.A.G.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Aprobado por:

14

W Control:

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Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar. 16 CONTRt\TISTt\S, 5.1\ DE c.v. Página: 2 de 14

Contenido

1.0 PROPOSITO .... ... .... .. .. .. .... ... ... .... .. .. .. ... ... .. .. .... ...... .. ... .... ......... .... ....... ......... ...... ..... ... ... ...... ...... ..... .. ....... .... .. 3

2.0 ALCANCE .................................................................. ......... ... ... .. ... .. ...... .... ......... ... ... ..... ... ....... .. ........ .. ... ... .. 3

3.0 REFERENCIAS ....... ......... ....... ... ...... .. ...... ........ ...... ... ..... .......... .. ....... ..... .. ... ..... .. ... .. ..... ... .. .... .... .... ... .... ..... .. 3

4.0 RESPONSABILIDADES ..................................... ...... ............ .... .. ............ .. .... .... .... ........ .. ... .... .. ...... .. ............ 3

5.0 DEFINICIONES ....... ......... ... ............ ... ........ .... ......... .. ....... ... .. ...... .... .. .. .. ... .. ....... ... ... ........ .. .. ... .. ......... ... ... .... 4

6.0 PROCEDIMIENTO ...... ......................... .... ........................... .. .................. .. ............... ................................ .. .. 4

7.0 REGISTROS Y FORMATOS ..... ........ ... ... ...... .. ... ...... ..... ....... ...... ...... ............ .. ......... .... .... ... ... ................ ... . 12

8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS ...... ............. .. ........................ .. ......... .......... ... .......... ........... .. .......... .. ....... 12

9.0

No Control:

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Fecha: Mar. 16 CON TRA TISTIIS, S.J\ IJE C. V.

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1.0 PROPOSITO

Establecer el sistema de comunicación interna y externa que garantice la eficaz transferencia de información entre los diferentes niveles de la organización, con nuestros clientes, proveedores, asociados y partes interesadas en general, para el cumplimiento de los objetivos fijados por la Alta Dirección, en términos de nuestra Polftica de Gestión IntegraL

2.0 ALCANCE

Quedan comprendidos dentro de este procedimiento todos los medios de comun icación formales, considerándose documentos impresos o electrónicos, así como eventos y actividades personales, equipos y sistemas eléctricos y electrónicos, entre todos los miembros de CONIP Contratistas, sus clientes, proveedores y partes interesadas.

Este procedimiento aplica para los medios de comunicación internos y externos a partir de su entrada en vigor. Los documentos, eventos y sistemas implementados y ejercidos con anterioridad, permanecerán ajustados al procedimiento que en su momento estuvo vigente.

Este procedimiento no aplica para aquéllos medios de comunicación que utilice la organización y que se encuentren regulados por la autoridad o que deban ajustarse a requisitos establecidos por algún Cliente, asociado, proveedor o personas ante quienes la organización deba subordinar, parcial o totalmente, este procedimiento.

3.0 REFERENCIAS

• Manual de Gestión Integral de CONIP Contratistas. • Manual de la Organización. • Norma IS0-9001 :2008. • Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PGI-009).

4.0 RESPONSABILIDADES

• La Dirección de Operaciones es responsable de la aprobación de este procedimiento así como de otorgar todas las facilidades y medios para su cumplimiento y mejora.

• Los Directores, Gerentes y todo el personal de la organización a quienes aplique o sean involucrados en un proceso de comunicación regulado por este procedimiento, son responsables de implantar y cumplir con lo aquí establecido, asf como de establecer vínculos de comunicación eficientes y oportunos que eviten barreras en la comunicación que impidan la correcta coordinación de las actividades durante el desarrollo de un proyecto, servicio o de las operaciones propias de la organización.

Son responsables de recibir, atender y controlar, cuando así se requiera, la documentación enviada por

cualquiera de las partes interesadas cumpliendo :on el pr4urtlcaci~ue se estable~

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Fecha: Mar. 16 CONTRA rt51'AS, 5.11 Of C. V.

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También son responsables de generar y conservar todos los registros que resulten de la aplicación del mismo asf como utilizar los formatos correspondientes en su última revisión.

• El Gerente de Gestión Integral es responsable del control de este procedimiento.

5.0 DEFINICIONES

Carta.- Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviado a un receptor (destinatario). Internamente utilizamos un formato diseñado para emitir informes, solicitudes, respuestas y en general todo tipo de información relacionada con los negocios de la organización. En el sector público/privado suele llamársele Oficio. Cliente.- Ver procedimiento CC-PG-001 . Comunicación Externa.- Transferencia de comunicación establecida entre los miembros autorizados de la organización y sus clientes, proveedores y partes interesadas. Comunicación Interna.- Transferencia de información relacionada entre los miembros de la organización. Correo Electrónico.- Es un servicio de red que permite a los miembros de la organización enviar y recibir información (electrónica o digitales) mediante sistemas de comunicación electrónica, internet o intranet. Control de Documentos.- Función consistente en el manejo y custodia de los documentos emitidos y recibidos durante el desarrollo de las operaciones de la organización o de un proyecto especffico. Memorándum.- Formato empleado para emitir información interna al personal de las áreas de la organización. Minuta.- Formato empleado para guardar en forma escrita la información tratada de manera oral, y mantenerla como un archivo permanente, asf como para establecer y convenir acuerdos adquiridos en reuniones de trabajo. Transmita!.- Formato integrante del proceso o protocolo de ingenierfa y procura, mediante el cual se envfa o solicita, debidamente enlistada, información de planos, especificaciones o documentos técnicos, durante el desarrollo de un proyecto.

6.0 PROCEDIMIENTO

El debido funcionamiento corporativo de la organización; la interacción de cada una de sus áreas; asf como la ejecución, seguimiento y terminación exitosa de sus proyectos, dependen de la efectiva y oportuna comunicación interna y externa que desplieguen sus integrantes.

Para ello, se definen dos tipos de comunicación:

Comunicación Externa:

• Documentación escrita (carta, minutas, transmita!). • Prensa. • Telefónica. • Correos electrónicos. • Internet y páginas Web. • Reuniones de trabajo. • Foros, Eventos y E posiciones

2 Comunicación Interna:

• Carta.

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Fecha: Mar.16 CnNTRIITISTIIS. s .11 nF c. v .

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• Memorando. • Minuta. • Telefónica. • Transmita!. • Intranet, incluye carpetas compartidas y correo electrónico. • Página Web. • Cursos y pláticas informativas. • Reuniones de Trabajo.

Tablero de anuncios

Los formatos de los documentos arriba mencionados se enlistas en el punto 7 de este procedimiento.

Expositores, remitentes y destinatarios deben ajustar sus procesos de comunicación al marco de funciones y facultades que regula su puesto. No podrán ejercerse acciones u omisiones que no estén dentro de su competencia o que invadan las funciones o facultades de otra persona o área de la organización.

En todas las comunicaciones -internas y externas-, debe privilegiarse el respeto, la legalidad, la eficiencia y la oportunidad.

Los documentos originales internos o externos, deberán conservarse en archivo y custodia por el área que corresponda durante el lapso que la ley establezca, según sea el caso o aplique. Los Directores y Gerentes de la organización, están obligados a conocer el tiempo de custodia legal de la documentación inherente a sus funciones.

6.1 Correspondencia Externa.

6.1.1 Correspondencia Externa Recibida

Toda la correspondencia externa, escrita excepto el correo electrónico, que se recibe en la organización, debe ser revisada (en su integridad, origen y destinatario), registrada y controlada por su destinatario interno.

En todos los casos, deberá implementarse una hoja seguimiento o ficha de control de documentos, cuyos elementos mínimos deben ser:

1. Número identificador del asunto (folio consecutivo de ingreso). 2. Breve descripción del documento(s) recibido. 3. Fecha, hora y condiciones de recepción. 4. Tipo de atención para el documento recibido (para conocimiento; atención; reunión de

trabajo, etc.), asf como importancia del asunto. 5. Copias del documento y otras áreas a notificar

La correspondencia externa enviada por el cliente, proveedores y partes interesadas que sea relevante para el sistema de gestión integral y su desempeño en materia de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental debe ser recibida y documentada (registrada) para su seguimiento y control respectivo.

Toda documentación externa que ingrese a la organización en sobre cerrado, con carácter confidencial o con valores, se turnará sin ser abierta o vulnerada.

~

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Fecha: Mar. 16 CON TRATISTAS, S.J\ DE C. \l.

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El destinatario del documento entrante, atenderá y resolverá el asunto en los tiempos marcados, en el tiempo dispuesto en ley o en el tiempo instruido por el superior inmediato.

Cuando la comunicación externa recibida requiera la intervención de otras personas o áreas distintas a donde se recibió, el destinatario original deberá distribuirla en las siguientes 24 hrs. hábiles a partir de su recepción a la persona (Director, Gerente, Jefe o Especialista de área) que considere deba ser enterado para su conocimiento, así como al responsable de darle respuesta, solución o seguimiento al asunto en motivo.

El destinatario del documento entrante, deberá resolver directamente el asunto o darle seguimiento al mismo hasta su conclusión , en caso que éste se haya turnado a otra área.

Una vez resuelto o atendido el asunto, el área respectiva, deberá archivar, en duro, la evidencia completa de la atención concedida, archivo que deberá incluir los documentos originales que se hubieren recibido inicialmente.

La propia área o persona receptora, respaldará en electrónico los documentos necesarios del asunto atendido, manteniéndose en su custodia y control.

Para el caso de las comunicaciones electrónicas consistentes en correos institucionales operados por personal de la organización, por ser propiedad de ésta y por contener información oficial; el usuario o su jefe inmediato, solicitará al personal de Sistemas e Informática, realice una copia de los correos electrónicos del o los usuarios, concentrándola en un sitio o unidad segura y controlada.

6.1.2 Correspondencia Externa Enviada

La persona encargada de enviar comunicaciones externas debe definir los conductos y medios para ello. Toda comunicación externa para el cliente o partes interesadas debe cumplir como mfnimo con los siguientes requisitos.

• Fecha.- Preferentemente la fecha del documento debe coincidir con la misma fecha en que se entregue a su(s) destinatario(s).

• Destinatario.- Debe incluirse la denominación física, o la razón social de la persona moral privada, social o instancia gubernamental al que pertenezca la persona destinataria. Debe incluirse el nombre y cargo completo(s) de la persona física o representante a quien va dirigido el documento. Debe incluirse el domicilio completo del destinatario.

• Suscriptor o remitente.- Debe incluirse el nombre y cargo completo(s) de la persona física que suscribe el documento. Debe plasmarse la firma autógrafa y completa del suscriptor. No se acepta que los escritos o documentos a enviar sean calzados con firma o sello facsfmil ni con firma autógrafa de persona diferente a aquella que lo ha emitido ni que se asienten las siglas P.A. ó P.P., excepto que tal facultad haya sido delegada en los manuales de la organización y que la persona que sustituye tenga atribuciones en el mismo asunto o que posea facultades legales suficientes y vigentes.

• Sfntesis del asunto.- Preferentemente debe incluirse un breve extracto del documento. • Copias del documento.- Debe procurarse que en la misma fecha en que se entregue el

documento original, se entreguen también las copias indicadas. En todos los casos las copias se en~r:ega án directamente al destinatario señalado recabándose obligat~acus de recibo.

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Fecha: Mar.16 CONTRATISTAS, 5.11 Of c.v.

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Cada acuse de recibo estará constituido, preferentemente, por el nombre y firma de quien reciba el documento así como la fecha y hora de recepción; o bien, el sello de la oficina destinataria (en caso que se disponga) con la hora y rubrica de quien recibe.

La persona responsable del envío del documento conservará copia simple hasta el momento en que ésta sea sustituida con el acuse de recibo original. Este acuse de recibo (y anexos, en su caso) será conservado en el área remitente por el periodo de tiempo definido.

Cuando la comunicación enviada, se acompañe con documentos u objetos, y éstos no se hubieren identificado en el cuerpo del escrito, el personal encargado de su traslado y entrega directa deberá recabar acuse de recibo donde el receptor especifique con su puño y letra, con la mayor precisión posible, los anexos que se le entregan.

Salvo instrucción expresa, no se permite que la correspondencia externa, enviada por la organización, sea entregada a su destinatario sin obtenerse acuse de recibo; o, que la correspondencia sea entregada provisionalmente a su destinatario bajo la promesa de que el acuse de recibo será otorgado con posterioridad.

El personal de recepción notificará a las diversas áreas de oficinas centrales sobre la llegada de correspondencia externa para efecto que éstas procedan a su recepción y acuse de recibo.

El personal de recepción procederá a recibir la documentación o paquetes únicamente en los casos que en el área destinataria no exista personal, en ese momento, para tal fin.

Para el envío de documentos por paquetería o mensajería, esto se realizará a través de la empresa con la cual la organización tenga convenio o contrato.

6.2 Correspondencia Interna.

El proceso de comunicación entre los diferentes niveles de la organización es parte fundamental para cumplir con los requisitos del Cliente, con el propio sistema y con los objetivos fijados por la Alta Dirección.

El proceso de comunicación interna se integra por dos líneas de acción permanentes; la que corresponde a la substanciación de las funciones inherentes al objeto de la organización; y la relativa a la implantación y/o funcionamiento de un Sistema de Gestión Integral en las materias de calidad , salud ocupacional, seguridad y protección ambiental.

La comunicación interna es la herramienta clave para llegar hasta el Cliente interno con el propósito de eficientar la operación e inculcar una cultura y pertenencia corporativa. Esto sólo es factible si la organización motiva y permite a sus miembros conocer su estructura, operación, misión, filosofía, valores, estrategia y normatividad, mediante un proceso de comunicación eficaz entre los empleados, funcionarios y sus diferentes áreas.

En el ámbito interno de la organización, la comunicación documental, la electrónica y/o la presencial, pueden ser de tipo ascendente, descendente u horizontal. Es ascendente cuando circula desde las posiciones jerárquicamente subordinadas hacia los mandos superiores, y se representa comúnmente por peticiones, solicitudes, sugerencias, quejas, etc. Por el contrario, es descendente cuando circula desde los mandos jerárquicamente superiores hacia las posiciones subordinadas, y se representa comúnmente por órdenes, instrucciones, avisos, P.Oiíticas, sanciones, normas de información, sugerencias, etc. Es horizontal cuando circula entre

1reas organiza iónales que ostentan un ~

W Control:

o Procedimiento para la CC-PG-013

Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar. 16 CCJNT~A rt51'A.S, S. A Of c. V.

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nivel jerárquico y se representa comúnmente por reuni()r:!_es de trabajo, acuerdos de coordinación, inforl'}1es, consultas y asesorías, entre otros.

Las actualizaciones y modificaciones al sistema de gestión integral serán comunicadas a la organización de la siguiente manera:

1. Al Comité de Gestión Integral, se le informará por escrito. 2. Al personal de oficinas centrales se les comunicará mediante Tablero de Anuncios, platicas,

medios electrónicos (intranet o servidor) . 3. Al personal que labore fuera de oficinas centrales, en los proyectos o sitios de trabajo, la

comunicación se podrá realizar por escrito o en forma electrónica. 4. Aunado a los puntos anteriores, la? actualizaciones se publicarán vfa web en la página

www.conip.com.mx/Calidad.

6.3 Documentos Técnicos (comerciales, de ingeniería, procura o construcción).

En relación con las comunicaciones oficiales que deban enviarse a clientes, proveedores, socios o asociados, la responsabilidad de éstas recae en el titular la Dirección competente. Estas direcciones podrán actuar directamente o a través del personal que éstas designen. En el caso que se requiera algún envío, recepción o intercambio de información con entes externos, las áreas de la organización autorizadas establecerán dicha comunicación en forma documental o electrónica turnando copia, en todos los casos, al Director de área de que se trate o, a las demás áreas de la organización involucradas

En referencia a las comunicaciones oficiales que las diferentes disciplinas tienen con clientes o proveedores, estas comunicaciones se manejan por conducto del Director de Proyecto o mediante el personal que este designe, en el caso muy particular que se requiera algún intercambio de información técnica, las disciplinas o áreas de CONIP Contratistas establecerán comunicación con el cliente o proveedor a través de la vfa telefónica o mediante correos electrónicos marcando copia al Gerente del Área y al Director del Proyecto de CONIP Contratistas.

6.4 Control de la Comunicación

En el caso de actividades de elaboración, rev1s1on y/o actualización de la comunicación de la organización y/o proyectos, queda establecido que cada documento hará referencia a un solo asunto.

En el sistema de Control de Documentos, cada responsable registrará la fecha de acuse de recibo de ca(la documento recibido y enviado. Archivará la copia impresa y turnará copia a todo el personal interesado y previamente autorizado por el Director de Proyectos de la organización.

Cada responsable está obligado a emitir, distribuir y controlar los documentos relacionados.

6.5 Codificación de Documentos

6.5.1 Correspondencia Externa

... "

No Control:

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Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar.16 CONT~A'I"ISTAS, S. A /]f c. V.

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Número de proyecto

Tipo de documento

Compañía Emisora

Compañía o entidad receptora

Disciplina

Número consecutivo

Año en curso

Donde:

AAAA

BB

ce

DDDD

EE*

FFF

GG

4 posiciones numéricas.

1 o 2 posiciones alfanuméricas las cuales estarán definidas de acuerdo a la tabla 1

2 posiciones alfanuméricas en este caso siempre será CONIP Contratistas y solo se definirá el lugar donde se emite el comunicado de acuerdo a la tabla 2

2 a 4 posiciones alfanuméricas como mínimo o el número necesario dependiendo de la compañía receptora. (Ej. PE Pemex, Me Mexichem, SS Seguro Social, etc.)

2 posiciones y solo se utilizara en caso de tratarse de Transmita! y estarán definidas de acuerdo a la tabla 3

3 posiciones numéricas.

2 posiciones numéricas

6.5.2 Correspondencia Interna

Cuando la correspondencia sea mediante correo electrónico es obligatorio que el o los destinatarios emitan contestación de enterado por este mismo medio, en un lapso no mayor a 24Hrs. hábiles posteriores a la recepción y deberá tomar acción de manera inmediata, notificando por este mismo medio a todos las personas copiadas en el correo origen, cuáles serán las acciones a seguir.

A excepción de los correos electrónicos toda la correspondencia interna deberá ser codificada bajo los siguientes lineamientos.

AAAA - BBB* - CC - DDDD - EEEE** - FFF - GG

Número de proyecto (opcional) 1

Ubicación del proyecto (opcional)

W Control:

o CC-PG-013 Procedimiento para la

Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar. 16 CONTRA 1'/SJ'AS, S. A DE C. V.

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Tipo de documento (obligatorio)

Área emisora (obligatorio)

Área receptora (opcional)

Número consecutivo (obligatorio)

Año en curso (obligatorio)

Donde:

AAAA

BBB*

ce

DDDD

EEEE

numero de proyecto a 4 posiciones numéricas.

Este código distintivo a 2 o 3 posiciones alfanuméricas aplicarán únicamente cuando se presente el caso en que un mismo número de proyecto o contrato tiene más de un sitio de trabajo .

En caso contrario se deberá omitir de la codificación del documento

Ejemplos:

2093-GO-MI-C0-022-10 donde "GO" se refiere a la estación de González 2093-ZA-MI-C0-022-10 donde "ZA" se refiere a la estación de Zaragoza 2090-ME-DP-GI-020-1 O donde Proyecto Poza Rica

Tipo de documento a 1 o 2 posiciones alfanuméricas las cuales estarán definidas de acuerdo a la tabla 1

Dirección, Gerencia o Área Emisora de 1 a 4 posiciones alfanuméricas en este caso siempre será CONIP Contratistas y solo se definirá el lugar donde se emite el comunicado de acuerdo a la tabla 4

Dirección, Gerencia o Área receptora de 1 a 4 posiciones alfanuméricas en este caso siempre será CONIP Contratistas y solo se definirá el lugar donde se emite el comunicado de acuerdo a la tabla 4

** Este código se eliminará cuando el documento vaya destinado a más de una persona, área o departamento dentro de la organización.

Por ejemplo, el memorándum que se que envia cuando se inicia una nueva oferta el cual se codifica de la siguiente manera: 21 08-ME-DP-01 0-1 O

FFF Número consecutivo a 3 posiciones numéricas.

GG Año en curso a 2 posiciones numéricas

Código J Tipo de Documento

e Carta (Oficio) MI Minuta TR Transmita!

W Control:

() Procedimiento para la CC-PG-013

Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar. 16 CONTRA ri51AS, S.J\ /} f c. \1.

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Código Compañía Emisora

ce CONIP Contratistas Oficina Central co CONIP Contratistas Oficias de Obra

Tabla 2 Compañía Emisoras

Código Disciplina

AR Arquitectura Cl Civil EL Eléctrico ME Mecfmico TU Tuberías PR Proceso SI Seguridad Industrial IN Instrumentación

Tabla 3 D1sc1plmas

Código Dirección Gerencia o Área

DG Dirección General DO Dirección de Operaciones DP Dirección de Proyectos oc Dirección de Construcción DRM Dirección de Recursos Materiales DAF Dirección de Administración y Finanzas DJRL Dirección Jurídica y de Relaciones Laborales DPU Dirección de Precios Unitarios GP Dirección/Gerencia de Proyecto Gl Gerencia de Ingeniería GC Gerencia de Construcción (Superintendencia de Obra) GDO Gerencia de Desarrollo Organizacional GJ Gerencia Jurídica GGC Gerencia de Gestión de la Calidad GRH Gerencia de Recursos Humanos GRM Gerencia de Recursos Materiales (Compras)

Tabla 4 Direcciones, Gerencia o áreas emisoras/receptoras.

6.6 Lineamientos Internos.

Es obligación de la organización, en Reuniones de Trabajo internas, establecer como primer punto de las agendas, la lectura de la Misión, Visión y Polftica de Gestión Integral. Esto deberá plasmarse en cada minuta.

Aunado a lo anterior, cuando se traten de reuniones internas la columna denominada COMPAÑÍA ubicada a la extrema derecha de la hoja de lista de participantes del formato de--minuta (CC-013-R4) , deberá omitirse su llenado, ya que esta columna solo será llenada cuando p( ré'ipe personal externo a la organización (clientes, proveedores, etc.). . ~

' ~ ~

W Control:

() Procedimiento para la CC-PG-013

Revisión: 6 CON/? Comunicación Interna y Externa.

Fecha: Mar. 16 CONTRA f'{51AS, S. A DE c. \1.

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A partir de esta fecha y de manera permanente, todo Director o Gerente que se ausente de las oficinas centrales de la organización por un periodo mayor a un día (24 hrs) deberá nombrar, durante su ausencia, a una persona suplente como responsable de la ejecución de las actividades relativas a su puesto.

Lo anterior, deberá comunicarlo previa y oportunamente, por cualquiera de los medios establecidos en el presente, a todos los miembros del Comité para su conocimiento e información.

6.7 Comunicación en proyectos con asociación de empresas.

Para la comunicación en los proyectos o contratos donde CONIP Contratistas se haya asociado con otra u otras empresas, se podrán usar los lineamientos y formatos establecidos en el presente documento; el encabezado o estructura de los formatos empleados para la comunicación interna o externa podrá variar dependiendo de las especificaciones y requisitos del cliente principal o de los acuerdo con el asociado.

6.8 Privacidad y confidencialidad de la información.

Con la finalidad de garantizar la privacidad y confidencialidad de la información propiedad de la organización o del cliente en la comunicación interna o externa, todos los correos electrónicos y los documentos que así lo requieran (según sea el caso) deberán contener como parte de su firma la siguiente leyenda:

"Este documento y/o correo electrónico puede contener información de uso exclusivo para CONIP CONTRATISTAS, S.A. DE C.V., para sus asociados o para sus clientes. No está permitida su copia, distribución o uso a personas no autorizadas. Si recibió esta información por error, por favor regrésela al remitente ó elimínela. 1 This document may contain information for exclusive use of CONIP CONTRATISTAS, S.A. DE C.V., its associates or customers. Copying , distribution, disclosure or any use of this information is prohibited for non­authorized parties. lf you received this information by error, please return it to the trnasmitter or erase it."

7.0 REGISTROS Y FORMATO

Titulo Formato

Formato de Carta (oficio) CC-013-R1

Formato de Memorándum CC-013-R2

Formato de Transmita! CC-013-R3

Formato de Minuta CC-013-R4

8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS

El Diagrama de la págla 12muestra de una manera gráfica la secuencia del proceso de Comunicación contenido en este prooedimiento. 4 ~}

o Procedimiento para la CON/? Comunicación Interna y Externa.

CONTRA 1'/STIIS, 5.11 Df C. V.

9.0 ANEXOS

Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3

Anexo 4

~

Formato de Carta (Oficio)

Formato de Memorándum

Formato d_¿!ransmital

~l~Minut

W Control:

CC-PG-013

Revisión: 6

Fecha: Mar.16

Página: 13 de 14

o CON/?

CONI'~A TIS IA S, S. A Df c. V.

Procedimiento para la Comunicación Interna y Externa.

Diagrama de Flujo del Proceso.

Recepción de Comunicación Interna o Externa

Revisión de Comunicación Interna o Externa

No

Si

Envio Comunicación Interna o Externa al encargado de

Responder

Recepción de Respuesta de Comunicación Interna o Externa

Envío de Comunicación Interna o Externa

FIN

W Control: CC-PG-013

Revisión: 6 Fecha: Mar. 16

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Distribución y Archivo