contralorÍa general de cuentas informe de auditoria …

GUATEMALA, ABRIL DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORIAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN GRUPO CEIBA -GRUCE-

DEL 01 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

Guatemala, 29 de abril de 2016

ProfesorAbimael Cortéz MéndezRepresentante LegalAsociación Grupo Ceiba -GRUCE-4ª. Avenida 12-39 zona 1Su despacho Profesor Abimael Cortéz Méndez: En mi calidad de Contralor General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas y sus reformas contenidas en el Decreto 13-2013, hago de suconocimiento de manera oficial el informe de auditoría practicado por los auditoresgubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 29 de abril de 2016 ProfesorAbimael Cortéz MéndezRepresentante LegalAsociación Grupo Ceiba -GRUCE-4ª. Avenida 12-39 zona 1Su despacho Profesor Abimael Cortéz Méndez:

En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas ysus reformas contenidas en el Decreto 13-2013, hago de su conocimiento demanera oficial el informe de auditoría practicado por los auditoresgubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienesde conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 29 de abril de 2016 ProfesorAbimael Cortéz MéndezRepresentante LegalAsociación Grupo Ceiba -GRUCE-4ª. Avenida 12-39 zona 1Su despacho Profesor Abimael Cortéz Méndez: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Decreto No. 31-2002 y sus reformas contenidas en elDecreto No. 13-2013 conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríapracticado por los auditores gubernamentales que fueron nombrados para elefecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánicason responsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente,

GUATEMALA, ABRIL DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORIAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN GRUPO CEIBA -GRUCE-

DEL 01 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

Base legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

Fundamento legal

Otros aspectos legales

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Generales

Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Área financiera

5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES

Comentarios

Conclusiones

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

8. COMISIÓN DE AUDITORÍA

ANEXOS

Del área financieraNombramientoForma única de estadísticaFormulario SR1

1.

Guatemala, 29 de abril de 2016

ProfesorAbimael Cortéz MéndezRepresentante LegalAsociación Grupo Ceiba -GRUCE-4ª. Avenida 12-39 zona 1Su despacho Profesor Abimael Cortéz Méndez: La comisión de auditoría fue designada de conformidad con el (los) nombramiento(s) DAEE-0193-2015 de fecha 23 de diciembre de 2015, para practicar auditoríaque incluyó la evaluación de aspectos financieros y de cumplimiento, a la entidadAsociación Grupo Ceiba -GRUCE- identificada con la Cuentadancia A5-692, Conel objetivo de evaluar la administración de los fondos públicos provenientes delEstado. El examen comprende el período del 01 de enero de 2013 al 31 de diciembre de2015 y se concluye que los fondos recibos por la Entidad, derivados de losconvenios de subvención económica del Ministerio de Educación; FideicomisoMetropolitano de Manejo de Recursos Naturales con la municipalidad deGuatemala y Convenio Interinstitucional suscrito con la municipalidad deChiquimula, fueron invertidos satisfactoriamente en programas educativosgratuitos para niños, niñas y jóvenes de escasos recursos. Sin embargo sedetectaron deficiencias en los rubros de caja fiscal y aspectos legales, que por suimportancia merecen revelarse como hallazgos en el presente informe. Hallazgos relacionados con el Control InternoÁrea Financiera

Incorrecta utilización de formas oficiales

Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables

1.

Área Financiera

Incumplimiento a la Ley de Probidad

La comisión de auditoría nombrada se integra de la siguiente manera: Lic. LuisAlfredo Casimiro Dominguez supervisado por: Lic. Angel Ulin Chanax

El (los) hallazgo (s) contenido (s) en el presente informe, fue (fueron) discutido (s)por la comisión de auditoría con las personas responsables de la entidad auditadaoportunamente. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentranen detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ

Coordinador Gubernamental

Lic. ANGEL ULIN CHANAX

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

Asociación Grupo Ceiba -GRUCE-

Auditoría gubernamental de aspectos financieros y de cumplimientoPeríodo del 01 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal Mediante Acuerdo Ministerial No. 298-95 del 28 de julio de 1995, del Ministeriode Gobernación y escritura pública número 162 del 12 de mayo de 1995,autorizada por el Notario Bernardo de Jesús Osorio Ramírez, se constituyó laAsociación Grupo Ceiba, cuya denominación se abrevia -GRUCE-, inscrita en elRegistro Civil de la Municipalidad de Guatemala, el 9 de octubre de 1995, segúnlibro 44, folio 367 acta 212. Es una entidad civil privada, social, cultural, educativa,no lucrativa, apolítica, laica, respetuosa de las creencias de sus asociados, que nohace discriminación de ninguna naturaleza. Se encuentra inscrita en la Contraloría General de Cuentas, con cuentadancianúmero A5-692 y en la Superintendencia de Administración Tributaria con elnúmero de identificación tributaria 1547232-9. Ubicada en 4ª. Avenida 12-39 zona

Guatemala.1, ciudad de Función Las más importantes son: a) Promover el mejoramiento social, económico, cultural y recreativo, en beneficiode los asociados y de la comunidad en general; b) Impulsar eventos socialesartísticos culturales, deportivos y otras actividades que no contravengan el ordenpúblico y demás similares en beneficio colectivo; c) Velar por una convivenciaarmoniosa entre los asociados promoviendo la amistad, cooperación, desarrollo yayuda recíproca de sus necesidades; d) Crear espacios de organización quepermitan desarrollar las capacidades y responsabilidades de los asociados; e)Lograr que los niños, jóvenes y adultos adquieran capacidad de producir mensajeseducativos y coherentes que permitan la integración comunitaria de modo que sedesarrollen procesos de valorización individual y colectiva; f) Capacitar a niños,jóvenes y adultos de modo que puedan intervenir dignamente en la búsqueda desoluciones colectivas a la problemática social actual y g) Otras que seancompatibles con la naturaleza de la asociación y las leyes de la República deGuatemala. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en el




artículo 232. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Decreto Número 13-2013 Reformas a los Decretos Números 101-97 del Congresode la República, Ley Orgánica del Presupuesto; 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; y 1-98 delCongreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de AdministraciónTributaria. Normas Internacionales de Auditoría -NIAS-, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por laContraloría General de Cuentas. Otros aspectos legales Acuerdo Gubernativo Número 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica dela Contraloría General de Cuentas. Convenios 03-2014 y 04-2015 de subvención económica para la prestación deservicios educativos gratuitos, suscrito entre el Ministerio de Educación y laAsociación Grupo Ceiba -GRUCE-. Fideicomiso Metropolitano de manejo de recursos naturales y de recreación,cultura y deportes número 019-2013 de fecha 03 de mayo 2013, paraimplementación del programa de educación y becas de capacitación. Convenio interinstitucional sin número de fecha 02 de enero de 2013, para elproyecto denominado Centro de Desarrollo Humano y Tecnológico en beneficio dela población en general, que habita las comunidades urbanas del municipio deChiquimula. Acuerdos Internos números 09-03, A-57-2006 y A-28-2012, emitidos por laContraloría General de Cuentas. Acuerdo Ministerial No. 2567-2009 del 23 de noviembre de 2009. Acuerdo Ministerial No. 298-95 del 28 de julio de 1995. Convenios suscritos con las Entidades del Estado de Guatemala. Leyes y disposiciones vigentes relacionados con la administración de fondos




públicos. Nombramiento DAEE-0193-2015, de fecha 23 de diciembre de 2015, emitido porel Director de Auditoría de Entidades Especiales de la Contraloría General deCuentas. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Establecer la razonabilidad de la ejecución de los fondos destinados a losprogramas educativos mediante el convenio suscrito con el Ministerio deEducación de Guatemala. Comprobar la correcta ejecución de los fondos administrados por la Entidad, delConvenio interinstitucional de fecha 2 de enero de 2013, para el cumplimiento delproyecto denominado "Centro de Desarrollo Urbano y Tecnológico en beneficio dela población en general, que habita las comunidades del municipio de Chiquimula". Verificar el cumplimiento del Fideicomiso metropolitano número 019-2013 demanejo de recursos naturales y de recreación, cultura y deportes, paraimplementación del programa de educación y becas de capacitación. Específicos Evaluar la estructura de control interno de la Entidad, relacionado a laadministración de fondos públicos provenientes del Estado. Revisar los registros contables, transacciones financieras, así como susdocumentos de soporte que amparen las operaciones realizadas. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera La auditoría incluye un examen con base a pruebas de la evidencia que sustentalos montos de las operaciones financieras registradas en la caja fiscal. Tambiénincluye la evaluación de los procedimientos aplicados por la Entidad, por el




período del 01 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2015, a las cuentas deingresos, egresos y la documentación de respaldo en la ejecución de los distintosprogramas que realizan. En el proceso de revisión se verificó el 100% de los ingresos, razón por la cual nose consideró en ésta área el método de muestreo. Muestra De conformidad con la Norma Internacional de Auditoria -NIA- 530 "Muestreo deAuditoria", se consideró la materialidad, evaluándo el 71% de los egresosejecutados por la Entidad, durante el período auditado. (Ver anexo 5). Caja Fiscal La caja fiscal al 31 de diciembre de 2015, presenta una disponibilidad de Q72.11que corresponde a intereses generados durante el período fiscal, al compararlacon el saldo en bancos debidamente conciliado a la fecha del corte, no presentadiferencia. (Ver anexos 1 y 3) Bancos Se confirmó que la Entidad, tiene aperturada una (1) cuenta de depósitosmonetarios en el sistema financiero del país y al 31 de diciembre de 2015,presenta disponibilidad de Q72.11, el cual al compararlo con el saldo contable decaja fiscal, no presenta diferencia (Ver anexo 2) Ingresos Durante el período auditado, la Entidad percibió fondos del Ministerio deEducación por medio de la Dirección del Área Norte, por Q5,100,000.00; delFideicomiso Metropolitano de Manejo de Recursos Naturales y de RecreaciónCultura y Deportes Q2,599,164.44, de la municipalidad de ChiquimulaQ230,500.00 e intereses devengados por Q31,174.37, para un total deQ7,960,838.81. (Ver anexos 1 y 4) Así mismo, se revisó la documentación de soporte, estableciéndose que losingresos se respaldan con las formas oficiales 63-A2. Egresos De conformidad con los registros contables al 31 de diciembre de 2015, los




egresos ascienden a Q7,960,963.15, destinado para la ejecución de programas deEducación. (Ver anexos 1 y 3) Se verificó el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los documentosde respaldo, así como el correspondiente registro en caja fiscal. Otras áreas Convenios Durante el período auditado la entidad suscribió tres (3) convenios con lassiguientes entidades: a) Ministerio de Educación por Q6,000,000.00 de los cualesla Entidad percibió Q5,100,000.00; b) Fideicomiso Metropolitano de Manejo deRecursos Naturales y de Recreación, Cultura y Deportes por Q3,000,000.00, delos cuales percibió Q2,599,164.44 y c) Municipalidad de Chiquimula porQ.450,000.00 de los cuales percibió Q230,500.00; para un total de Q7,929,664.44.(Ver anexo 6) Los aportes percibidos al 31 de diciembre de 2015, fueron invertidos en programasde educación, en los municipios de San Pedro Ayampuc, Fraijanes, Villa Nuevadel departamento de Guatemala, San Juan Comalapa del departamento deChimaltenango, Coatepeque del departamento de Quetzaltenango, Chiquimula yGranja Penal Canadá del departamento de Escuintla. Depuración de formas oficiales Se revisaron los envíos fiscales autorizados por la Contraloría General de Cuentasy se realizó el conteo físico de las existencias de formas y se comprobó deficienciaen la utilización de formas oficiales, situación que originó el hallazgo número 1 decontrol interno. (Ver anexo 7) Durante el proceso de la auditoria, se comprobó que la rendición de cuentas serealizó de manera oportuna ante el ente fiscalizador. 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios El convenio de subvención económica para la prestación de servicios educativosgratuitos, suscrito entre el Ministerio de Educación a través de la DirecciónDepartamental de Educación Guatemala Norte y la Entidad, suscrito el 6 de mayode 2014, está destinado para el desarrollo de programas educativos en el nivel deeducación preprimaria, primaria acelerada, nivel medio, ciclo básico y diversificado




y cursos autorizados por la Dirección General de Educación Extraescolar, losfondos recibidos por la Entidad, se invierten en servicios educativos gratuitos paraniños, niñas y jóvenes de escasos recursos, atendiendo demandas de coberturade servicios educativos gratuitos, en los municipios de San Pedro Ayampuc,Fraijanes, Villa Nueva, del departamento de Guatemala; San Juan Comalapa, deldepartamento de Chimaltenango, Coatepeque, del departamentode Quetzaltenango, Chiquimula y Granja Penal Canadá, del departamento deEscuintla. Los fondos recibidos por la Entidad que provienen del Convenio número 019-2013,suscrito el 3 de mayo de 2013, con la municipalidad de Guatemala, a través delFideicomiso Metropolitano de Manejo de Recursos Naturales y de RecreaciónCultura y Deportes, está destinado específicamente a programas de educación ybecas de capacitación para jóvenes dedicados al manejo, cultivo y mantenimientode plantas ornamentales para parques, áreas verdes de la ciudad. El convenio interinstitucional suscrito el 02 de enero de 2013 entre lamunicipalidad de Chiquimula, Consejo Comunitario de Desarrollo -COCODE- delbarrio la Democracia de Chiquimula y la Entidad, está propuesto para el proyecto“Centro de Desarrollo Humano y Tecnológico en beneficio de la población, engeneral que habita las comunidades urbanas del municipio de Chiquimula”. Esteconvenio tiene vigencia 5 años comprendidos del 2 de enero de 2013 al 31 dediciembre de 2018. Le Entidad, emitió carta de representación sin número, con fecha 13 de abril de2016, donde el Presidente y Representante Legal, manifiesta haber puesto adisposición de la comisión de auditoria, toda la información financiera requerida enel período auditado. Asimismo, presentaron carta de abogado, donde indican queno tienen litigios jurídicos de ninguna naturaleza. Se suscribió acta No. 035-16 del libro L2 24415 de fecha 6 de abril de 2016, pormedio de la cual se hace constar la discusión de los resultados de la auditoria. Conclusiones Los fondos obtenidos del convenio de subvención económica del Ministerio deEducación, fueron invertidos por la Entidad, en programas educativos, avaladospor el Ministerio de Educación de forma gratuita, para los niveles de pre primaria,primaria acelerada, nivel medio, ciclo básico y diversificado y cursos autorizadospor la Dirección General de Educación Extraescolar, en los municipios de SanPedro Ayampuc, Fraijanes, Villa Nueva del departamento de Guatemala; San




Juan Comalapa del departamento de Chimaltenango, Coatepeque deldepartamento de Quetzaltenango y Granja Penal Canadá del departamentode Escuintla. La subvención económica recibida por la Entidad, deribada del convenio número019-2013, suscrito con la municipalidad de Chiquimula, fueron invertidossatisfactoriamente para programas educativos en el departamentode Chiquimula, denominado “Centro de Desarrollo Humano y Tecnológico enbeneficio de la población en general que habita las comunidades urbanas delmunicipio Chiquimula”. En relación al Fideicomiso Metropolitano de la Municipalidad de Manejo deRecursos Naturales y de Recreación, Cultura y Deporte, suscrito entre lamunicipalidad de Guatemala y la Entidad, fue invertido para programas de becasotorgado a jóvenes de escasos recursos, para jardinización y limpieza de parquesde la ciudad de Guatemala. Estos programas son de aceptación social y cumplenel objetivo del proyecto. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Incorrecta utilización de formas oficiales Condición Se comprobó que en las cajas fiscales, FORM. 200-A-3, al momento de laoperatoria y rendición de cuentas, los recibos anulados de la SERIE “AB” FORMA63-A2, no se describieron numérica y correlativamente, anotando la numeraciónúnicamente en los resúmenes de las mismas, como consecuencia, aparecenvigentes y pendientes de rendición, en el departamento de Formas y Talonarios dela Contraloría General de Cuentas y son los siguientes: No. 163751, 163752,163759, 163760, 163762, 163765, 163766, 163767, 163769, 163774, 163775,163776, 163779, 163781, 163784, 163786, 163788, 163791, 252398, 252399,252400, 258102, 258106, 258107, 258114, 258115, 258117, 258124, 258125,258128, 258129, 258134, 258140, 258143, 258144, 258146, 258149, 258150,252396, 556801, 556802, 556803 y 556804.




Criterio Las instrucciones que deben cumplirse, para el uso de cajas fiscales, por medio delos FORM. 200-A-3 impresas al dorso de cada hoja, en el punto cuarto establece:“LOS FORMULARIOS UTILIZADOS PARA RECAUDACIONES DEBENANOTARSE EN RIGUROSO ORDEN CORRELATIVO EN LAS COLUMNAS 3, 4Y 5 DEL FRENTE, INCLUYENDO LOS ANULADOS PARA NO INTERRUMPIR LASECUENCIA NUMERICA, PONIENDO A LA DERECHA EN LA COLUMNA No. 6,LA PALABRA ANULADO Y AGREGARLOS A LAS CUENTASCORRESPONDIENTES”. El Acuerdo número 09-03 del jefe de la Contraloría General de Cuentas, MarcoConceptual Control Interno Gubernamental, Numeral II, Principios de ControlInterno, Norma número 9. Aplicables a los sistemas contables integrados, literal b.Uso de numeración en los documentos, establece: “El uso de numeraciónconsecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control yregistro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema integrado deadministración financiera, permite el control suficiente sobre la emisión y uso delos mismos; además, sirven de respaldo de la operación, así como para elseguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.”. Causa Incumplimiento del Director General y Directora Administrativa Financiera, enverificar la operatoria y numeración correlativa de los recibos de ingresos SERIE“AB” FORMA 63-A2 autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Efecto La falta de operatoria de los recibos anulados en las cajas fiscales, FORM.200-A-3, interrumpe la correlatividad en la numeración de los recibos, lo cualpermite que en el departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría Generalde Cuentas de Guatemala, queden vigentes, generando riesgos de control yseguimiento de los mismos. Recomendación Que el Director General gire instrucciones precisas a la Directora AdministrativaFinanciera, para que antes de firmar las cajas fiscales, verifique la operatoria ycorrelatividad en la numeración de los recibos de ingresos SERIE “AB” FORMA63-A2 autorizados por la Contraloría General de Cuentas.




Comentarios de los Responsables Con base al acta de discusión de hallazgos número 035-2016, suscrita con fecha06/04/2016, en punto quinto, los representantes de la Entidad, indican lo siguiente:“Manifiestan los responsables, que en este momento, hacen entrega de dos oficiossin número de referencia, de fecha 07 de abril de 2016, el cual consta de 1 foliocada uno, en donde se expresan las respuestas a los hallazgos planteados por lacomisión de auditoría y cada uno está firmado y sellado por el RepresentanteLegal y Presidente de la Junta Directiva de Asociación Grupo Ceiba, con afán dedesvanecer los hallazgos formulados con la Comisión de Auditoría”. La respuestafirmada por el Representante Legal y Presidente de la Junta Directiva de laentidad, indica: “De acuerdo a lo anterior exponemos en oficio No.CGC-DAEE-AGC-04-2016 de fecha 17 de febrero de 2016 se informó al licenciadoArnaldo Vásquez Martínez jefe del departamento de Formas y Talonarios que laAsociación Grupo Ceiba entregó documentación oportuna para amparar, medianteREPORTE/DFT-020-2016 de fecha 10 de febrero de 2016, ante la comisión deauditoría integrada por su amable persona. Por lo que esperamos que estehallazgo sea desvanecido en virtud de que ya fue aclarado en su momento.Adjuntando fotocopia de los documentos que respaldan que se dio cumplimientoen la entrega de las formas solicitadas, en donde se visualiza la fecha derecepción”. Comentario de la Auditoría Se confirma el hallazgo, debido que la comisión de auditoría, en el proceso decorte de formas, detectó ésta inconsistencia en las cajas fiscales 200-A-3 de losaños 2013, 2014 y 2015 de la entidad y se envió el informe a la unidad de Formasy Talonarios de la Contraloría General de Cuentas el día 10 de febrero de 2016,además se instruyó al contador para que se operen los recibos SERIE “AB”FORMA 63-A2, en forma correcta. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA MARIA LISSETTE DAVILA LOPEZ 5,000.00DIRECTOR GENERAL MARCO ANTONIO CASTILLO CASTILLO 5,000.00Total Q. 10,000.00

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Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a la Ley de Probidad Condición Se comprobó que el señor Rómulo Adolfo Dávila López, fue contratado por laEntidad, como Supervisor de Calidad Educativa, en los años 2014 y 2015,devengando un pago mensual de Q7,000.00 mas Q2,500.00 de bonificación, paraun total de Q9,500.00. La persona señalada es hermano de María Lissette DávilaLópez, quien funge como Directora Administrativa y Financiera, devengando lasuma de Q2,500.00 mas Q2,800.00 de bonificación, para un total de Q5,300.00mensuales. Quienes forman jurídicamente grado de consanguinidad. Criterio El Decreto número 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, en artículo4, Sujetos de Responsabilidad, promulga: “b) Los miembros de juntas directivas,directores, gerentes, administradores y demás personas relacionadas con larecaudación, custodia, administración, manejo e inversión de fondos y valores delas asociaciones, fundaciones y demás entidades y personas jurídicas que recibanaportes o subvenciones del Estado, de sus instituciones o del municipio o queefectúen colectas públicas. c) Los directivos y demás personas de comités,asociaciones y patronatos autorizados conforme la ley para recaudación y manejode fondos para fines públicos y beneficio social y/o que perciban aportes odonaciones del Estado, de sus instituciones, del municipio o entidades, nacionaleso extranjeras de cualquier naturaleza para los mismos fines; así como las demáspersonas que intervengan en la custodia y manejo de dichos valores…”. El artículo 18, inciso a) establece: “Aprovechar el cargo o empleo para conseguir oprocurar servicios especiales, nombramientos o beneficios personales, a favor desus familiares o terceros mediando o no remuneración…” El Decreto número 106 del Jefe del Gobierno de la República de Guatemala, Leyde Servicio Civil, artículo 190, Clases de parentesco, indica: “La ley reconoce elparentesco de consanguinidad dentro del cuarto grado, el de afinidad dentro del




segundo grado, y el civil, que nace de la adopción y sólo existe entre el adoptantey el adoptado. Los cónyuges son parientes, pero no forman grado”. El artículo 191Consanguinidad, establece: “Parentesco de consanguinidad es el que existe entrepersonas que descienden de un mismo progenitor”. Causa Incumplimiento a la Ley de Probidad, al contratar a hermanos dentro de la mismaentidad laboral. Efecto Se corre el riesgo de ceder cargos y mantenerse al mando de la entidad durantemucho tiempo. Recomendación Que el Director de la Entidad, evite la contratación de personal que forma grado deconsanguinidad y familiaridad, como lo establece la ley. Comentarios de los Responsables Con base al acta de discusión de hallazgos número 035-2016, suscrita con fecha06/04/2016, en punto quinto, los representantes de la Entidad, indican lo siguiente:“Manifiestan los responsables, que en este momento, hacen entrega de dos oficiossin número de referencia, de fecha 07 de abril de 2016, el cual consta de 1 foliocada uno, en donde se expresan las respuestas a los hallazgos planteados por lacomisión de auditoría y cada uno está firmado y sellado por el RepresentanteLegal y Presidente de la Junta Directiva de Asociación Grupo Ceiba, con afán dedesvanecer los hallazgos formulados con la Comisión de Auditoría”. La respuestafirmada por el Representante Legal y Presidente de la Junta Directiva de laentidad, indica: “En el caso de la señora María Lissette Dávila López que fungecomo Directora Administrativa Financiera de la institución y que labora desde elaño 1,999; de acuerdo con el manual de funciones institucionales (el cual puedeser puesto a la vista) no está facultada para contratar personal, ni gestionarproyectos, por lo que el artículo en mención consideramos no es aplicable, por loque en ningún momento esta situación se ha dado; su función es administrar losfondos que han sido recibidos producto de proyectos o, en este casoparticularmente, subvenciones del estado. Que el señor Rómulo Adolfo DávilaLópez viene laborando para la institución desde el año 2,001 ingresando comomaestro de Educación Primaria Urbana y desde ese tiempo ha venidodesempeñando diferentes cargos debido a su compromiso con la niñez y juventudexcluida en las áreas donde Grupo Ceiba tiene sus centros educativos, por la




identidad con la institución, responsabilidad, liderazgo y conducción en personal asu cargo y su constante capacitación y actualización como profesional, ya que conello nos asegura que la misión, visión y objetivos institucionales sean aplicados ose procuren correctamente. Ambos trabajadores son personas íntegras, probas yde mucha experiencia cada quien en su área de trabajo. Sin embargo, de no sersuficiente la justificación de lo expuesto anteriormente procederemos a no tomaren cuenta dentro del presupuesto de la subvención al señor Rómulo Adolfo DávilaLópez”. Comentario de la Auditoría Se confirma el presente hallazgo, debido que se comprobó el parentesco queexiste entre la Directora Administrativa y Financiera, P. C. María Lissette DávilaLópez, hermana del Supervisor de Calidad Educativa, Prof. Rómulo Adolfo DávilaLópez, por lo tanto, no se está dudando de la capacidad e integridad de cada unode ellos. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA MARIA LISSETTE DAVILA LOPEZ 625.00DIRECTOR GENERAL MARCO ANTONIO CASTILLO CASTILLO 625.00Total Q. 1,250.00

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7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los directivos y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluye en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 MARIA LISSETTE DAVILA LOPEZ DIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 01/01/2013 - 31/12/20152 LIDIA NOHEMI CALDERON CAMPOS PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 01/01/2013 - 31/12/20143 ABIMAEL (S.O.N) CORTEZ MENDEZ PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 01/01/2015 - 31/12/20154 MARCO ANTONIO CASTILLO CASTILLO DIRECTOR GENERAL 01/01/2015 - 31/12/20155 MARIA LISSETTE DAVILA LOPEZ DIRECTORA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 01/01/2013 - 31/12/2015




8. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ

Auditor Gubernamental

Coordinador

Lic. ANGEL ULIN CHANAX

Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR: RAZÓN:De conformidad con lo establecido en el articulo 29 de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas y sus reformas los auditores gubernamentalesnombrados son responsables del contenido y efectos legales del presente informe,el director y subdirector únicamente firman en constancia de haber conocido elcontenido del mismo.




ANEXOS




ANEXO 1ASOCIACIÓN GRUPO CEIBA -GRUCE-RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE 2015(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

PERIODO INGRESOS EGRESOS SALDO CONTABLE

Saldo Inicial

196.45

Del 01 de enero 2013al 31 de diciembre de2015

7,960,838.81 7,960,963.15 72.11

TOTAL 7,960,838.81 7,960,963.15 72.11Fuente: Cajas fiscales de ingresos, egresos y documentos de soporte.

COMENTARIO El presente anexo, refleja el movimiento contable de los ingresos y egresos,derivado de los fondos públicos recibos por la Entidad, durante el períodoauditado. El saldo inicial y final corresponde a intereses generados por conceptode ayuda económica recibida, para programas de educación, con base al convenionúmero 03-2014 y 04-2015 del Ministerio de Educación; Fideicomiso Metropolitanode Manejo de Recursos Naturales y de Recreación, Cultura y Deportes; ConvenioInterinstitucional con la Municipalidad de Chiquimula.




ANEXO 2ASOCIACIÓN GRUPO CEIBA -GRUCE-

INTEGRACIÓN DE CUENTAS BANCARIASDEL 01 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE 2015

(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

Banco No. De Cuenta Nombre de la Cuenta SaldoBanco G & TContinental

35-009-0013786-9 Asociación Grupo Ceiba,Ministerio de Educación

72.11

Total 72.11. Libro de bancos, conciliaciones bancarias y estado de cuenta.Fuente

COMENTARIO Los ingresos obtenidos por la Entidad durante el período auditado, se depositaron yregistraron en la cuenta identificada en el cuadro anterior, que para el efecto fueaperturada en el Banco G & T Continental y su saldo al 31 de diciembre de 2015, fue deQ72.11, que corresponde a los intereses generados por los fondos depositados en lamisma, de los meses de noviembre y diciembre 2015, los que fueron trasladados a lacuenta de la Tesorería Nacional No. 110001-5 en el mes de enero de 2016.





COMPARACIÓN DEL SALDO CONTABLE DE CAJA FISCAL CONBANCOS


DESCRIPCIÓN TOTAL SALDO

Saldo Inicial

196.45

Ingresos percibidos durante el períodoauditado 7,960,838.81 7,961,035.26(-) Egresos ejecutados durante el periodoauditado 7,960,963.15 72.11

Saldo de caja fiscal al 31 de diciembre de2015

72.11

(-) Saldo en bancos

72.11

Diferencia

00.00 Cajas fiscales, libro de bancos, estados de cuenta bancarios y documentos de soporte de ingresos yFuente:

egresos.

COMENTARIO En el presente anexo, se muestra la comparación del saldo de caja fiscal, con elsaldo bancario conciliado al 31 de diciembre de 2015, que corresponde a losfondos comprometidos y pagados a programas de educación según convenios03-2014 y 04-2015 del Ministerio de Educación; Fideicomiso Metropolitano deManejo de Recursos Naturales y de Recreación, Cultura y Deportes; ConvenioInterinstitucional con la municipalidad de Chiquimula.





INTEGRACIÓN DE INGRESOS POR ENTIDAD PROVEEDORA DERECURSOS


PROVEEDORES DE RECURSOS VALOR TOTALMinisterio de Educación 5,100,000.00 5,100,000.00

Municipalidad de Chiquimula 230,500.00 230,500.00

Fideicomiso Municipalidad Guatemala 2,599,164.44 2,599,164.44

Intereses 31,174.37 31,174.37

Total 7,960,838.81 7,960,838.81

Fuente: Cajas fiscales de ingresos, formas oficiales 63-A2 ingresos varios y notasde crédito. COMENTARIO El presente anexo muestra los aportes recibidos por la Entidad, provenientes delMinisterio de Educación, municipalidad de Chiquimula y Fideicomiso de lamunicipalidad de Guatemala, durante el período auditado, los cuales fueroninvertidos en programas educativos.





MUESTRA DE CONVENIOS ADJUDICADOS EJECUTADOSDEL 01 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE 2015


Nombre

del

Convenio

Entidad

Proveedora

de los

Recursos

Número de

Convenio

Transferencia

Recibida

Valor

Ejecutado

Muestra

Seleccionada

Convenio

de Aporte

Económico

Ministerio de

Educación

04-2014 5,100,000.00 5,100,000.00 4,000,000.00

Convenio

de Aporte

Económico

Fideicomiso

Metropolitano

de Manejo de

Recursos

Naturales y

de

Recreación,

Cultura y

Deportes 03-2015 2,599,164.44 2,599,164.44 1,400,000.00

Convenio

de Aporte

Económico

Municipalidad

de Chiquimula

Sin número 230,500.00 230,500.00 200,000.00

Totales 7,929,664.44 7,929,664.44 5,600,000.00

Cifras relativas de la muestra seleccionada 71%

Fuente: Cajas fiscales, documentos de soporte de ingresos, egresos y convenios suscritos

COMENTARIO

El anexo establece la muestra seleccionada del total del universo de los egresos, derivado deaportes recibidos por la Entidad, del Ministerio de Educación, Municipalidad de Chiquimula yFideicomiso de la municipalidad de Guatemala, durante el período auditado, con el objetivo decumplir los programas educativos que promueve la Entidad, en los departamentosde Guatemala, Chiquimula, Escuintla y el municipio de Coatepeque.





INTEGRACIÓN DE CONVENIOS ADJUDICADOS EJECUTADOSDEL 01 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE 2015


Nombre

del

Convenio

Entidad

Proveedora

de los

Recursos

Número de

Convenio

Valor convenio

suscrito

Transferencia

Recibida

Valor

Ejecutado

Convenio

de Aporte

Económico

Ministerio de

Educación

04-2014 6,000,000.00 5,100,000.00 5,100,000.00

Convenio

de Aporte

Económico

Fideicomiso

Metropolitano

de Manejo de

Recursos

Naturales y de

Recreación,

Cultura y

Deportes 03-2015 3,000,000.00 2,599,164.44 2,599,164.44

Convenio

de Aporte

Económico

Municipalidad

de Chiquimula

Sin número 450,000.00 230,500.00 230,500.00

Totales

9,450,000.00 7,929,664.44 7,929,664.44

Fuente: Cajas fiscales, documentos de soporte de ingresos, egresos y convenios suscritos

COMENTARIO

El presente anexo integra los convenios adjudicados y los valores ejecutados en los programaseducativos promovidos por la Entidad, de los aportes recibidos por el Ministerio de Educación,municipalidad de Chiquimula y Fideicomiso de la municipalidad de Guatemala, durante el períodoauditado, invertido en los departamentos de Guatemala, Chiquimula, Escuintla y el municipiode Coatepeque.




ANEXO 7ASOCIACIÓN GRUPO CEIBA -GRUCE-DEPURACIÓN DE FORMAS OFICIALES

AL 31 DE DICIEMBRE 2015

TIPO DE

FORMULARIO

ENVIO FISCAL AUTORIZADAS UTILIZADAS EXISTENCIA

No. FECHA DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL

200-A3 37570 03/10/2012 30851 30900 50 30851 30900 50 0 0 0

200-A3 39076 31/10/2013 162801 162850 50 162801 162850 50 0 0 0

200-A3 49724 02/07/2015 315701 315750 50 315701 315719 19 315720 315750 31

200-A3 47830 05/11/2014 247951 248000 50 247951 248000 50 0 0 0

63-A2 39643 05/05/2014 258101 258150 50 258101 258150 50 0 0 0

63-A2 49724 02/07/2015 556801 556850 50 556801 556806 6 556807 556850 44

Fuente: Envíos fiscales, formas 200-A3 y 63-A2.

COMENTARIO:

Se revisaron las formas oficiales utilizadas por la Entidad durante el período auditado y secomprobó que las mismas no fueron utilizadas correlativamente, estas deficiencias sedetallan en el hallazgo número 1 de Control Interno del presente informe.




Nombramiento




Forma única de estadística




Formulario SR1

contralorÍa general de cuentas informe de auditoria …

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