ContabilidadY Finanzas

Qué es contabilidad

Es un sistema de información, compuesto por el conjunto de principios, procedimientos y técnicas, que permite identificar, clasificar, registrar, representar, revelar, analizar y controlar las operaciones realizadas por una empresa o negocio, para establecer su situación económica y financiera y otra información adicional.

Elementos básicos de contabilidad

•Obtención•Captura•Almacenamiento•Recuperación•Agregación•Desagregación•Presentación•Análisis•Evaluación

Importancia de la contabilidad

Permite conocer si un negocio es o no rentable y las garantías que este representa para terceros, tales como Estado, acreedores, inversionistas, prestamistas, accionistas, empleados, proveedores y publico en general. De igual forma la contabilidad facilita el proceso de toma de decisiones de carácter administrativo, financiero y contable con el fin de que se asegure la proyección de la empresa, acorde con el objeto social para la cual fue creada.

Objetivos básicos de la información contable

•Conocer y demostrar los recursos y obligaciones de un ente económico, sus cambios y el resultado obtenido en un determinado periodo, mediante el registro sistemático de todas las transacciones u operaciones de los negocios.•Presentar en una fecha o periodo establecido la situación financiera de una empresa, determinando sus bienes o recursos, sus obligaciones, así como la utilidad o pérdida.•Interpretar cada uno de los hechos económicos para la rentabilidad o prosperidad.•Predecir flujos de efectivo.•Facilitar la toma de decisiones para la proyección y dirección del manejo de los recursos de una entidad, así como de sus utilidades.•Evaluar la gestión de los administradores.•Contribuir para la evaluación de una entidad en los o beneficios impactos sociales que representa una actividad económica en particular.•Fundamentar la determinación de caras tributarias, precios y tarifas.

Clasificación de la contabilidad

1. Contabilidad privada: se aplica a sectores privados de la economía.1.Contabilidad comercial.2.Contabilidad bancaria.3.Contabilidad de cooperativas y otras entidades del sector solidario.4.Contabilidad hotelera.5.Otro tipo de clasificación es:

•Contabilidad de empresa: para entidades económicas de producción.•Contabilidad pública: para entidades de administraciones públicas.•Contabilidad de entidades no lucrativas: para entidades sin ánimo de lucro.

2. Contabilidad pública: se aplica a entidades del sector público o que administran recursos públicos.

Qué es la contabilidad de caja

Es un sistema mediante el cual solo se considera como ingreso del periodo, las ventas y los servicios prestados de contado; y como gastos y costos, los desembolsados realmente efectuados por la empresa.

Qué es y para que sirve la contabilidad por causación:

Es un sistema basado en el registro contable de las transacciones, cuando estas se realizan, independientemente de que haya sido recibido su pago o que se haya efectuado su cancelación. Es indispensable para reflejar la realidad económica del comerciante, por que las transacciones se contabilizan cuando suceden independientemente de su pago. Esto origina que se refleje en la contabilidad una situación más real de sus ingresos, gastos, costos y utilidades y es la base para la preparación de los estados de flujo de efectivo.

Periodo contable

Es el lapso donde los comerciantes y demás entes económicos miden sus resultados operacionales.En Colombia, la ley estipula que mínimo una vez al año cada 31 de diciembre, la empresa debe emitir información sobre la situación financiera y el resultado de sus operaciones.

Ciclo contable

Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información.El ciclo contable inicia con el reconocimiento y valoración de los hechos económicos que se consideran realizados, continúa con el registro en los libros de contabilidad mediante procedimientos manuales o electrónicos y termina con la preparación y presentación de los estados financieros, su análisis y evaluación.

Importancia de los soportes contables

Los soportes contables son registros, que permiten tener evidencia de los hechos económicos realizados y que permiten soportar en documentos de origen interno y/o externo los cuales deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes los elaboren y son el fundamento para efectuar los asientos en los comprobantes de contabilidad y dejar evidencia de sus operaciones para el uso de terceras personas. Estos soportes deben estar archivados en orden cronológico.

De origen externo:

•Facturas.•Recibos de caja o comprobantes de ingreso.•Recibos de caja menor.•Títulos valores: cheques, letras de cambio, pagarés, CDT, cartas de crédito, etc.•Consignaciones bancarias.•Comprobantes de pago o de egreso de diferentes obligaciones.•Notas debito o crédito de devoluciones.•Escrituras de compra venta de inmuebles.•Cuentas de cobro.•Documentos privados.

De origen interno:

•Los soportes que sustentan el movimiento de reservas.•Los que sustentan el movimiento de diferidos.•El kárdex (o movimiento de inventarios).•Las remisiones.•Las salidas del almacén.•La nómina.•Los arqueos de caja.•Las conciliaciones bancarias.•Las actas de junta de los socios o asambleas.

Algunos ejemplos de soportes son:

Estados financieros

Importancia de los estados financieros

Los estados financieros reflejan la situación económica, financiera y administrativa de una institución, así como el resultado de sus operaciones en una fecha o período dados y el cambio que han experimentado sus recursos de un periodo a otro, permitiendo ser el medio principal para suministrar información contable a aquellas personas que no tienen un acceso directo a los registros de la institución, con miras a su entendimiento y toma de decisiones de diversa índole. Muestran los resultados de la gestión administrativa de la institución y son la base del análisis financiero, al permitir evaluar factores como la rentabilidad, solidez, nivel de endeudamiento, y tendencias de la institución.

Clases de estados financieros

1. De propósito general.2. De propósito especial.3. Estados financieros comparativos.4. Estados financieros certificados.5. Estados financieros dictaminados.

De propósito general:

Son aquellos que se preparan al cierre de un período con destino a usuarios indeterminados, para evaluar la capacidad de una entidad de generar flujos favorables de fondos. 1. Estados financieros básicos:

• Balance general• Estados de resultados (P y G)• Estado de cambios en el patrimonio• Estado de cambios en la situación financiera • Estado de flujos de efectivo

2. Estados financieros consolidados

De propósito especial:

Son los que se preparan para satisfacer las necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Tienen un uso ilimitado y suministran en mayor detalle algunas partidas u operaciones.

• Balance inicial• Estados financieros de períodos intermedios• Estados de costos• Estado de inventarios• Estados financieros extraordinarios• Estados de liquidación• estados financieros preparados sobre una base comprensiva

distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

•Estados financieros comparativos:Son los que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

•Estados financieros certificados:Son los firmados por el representante legal y contador público que dan testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.

•Estados financieros dictaminados:Son los certificados que se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o contador independiente que los hubiere dictaminado.

Elementos de los estados financieros

1. Del balance general.2. Del estado de resultados.

Del balance general:

El balance general se distribuye en los siguientes grandes grupos:

Activos: representan los recursos financieros obtenidos por la entidad económica, de cuya eficiente utilización y administración, la empresa espera obtener beneficios económicos.

Pasivos: se refieren a las obligaciones presentes de una empresa, de carácter interno o externo, a corto o a largo plazo, necesarias para desarrollar su objeto social.

Patrimonio: es la participación residual de los accionistas o socios en los activos de la empresa, después de haber deducido el pasivo.

Del estado de resultados:

Ingresos: representan flujo de entrada de recursos, obtenidos por la venta de bienes o por la prestación de servicios.

Costos: son las erogaciones o cargos en que incurre un ente económico en la adquisición o producción de bienes o en la prestación de servicios, que están directamente relacionados con el desarrollo del objeto social de la institución. Los costos pueden ser:

Fijos: son independientes del volumen de producción y venta de una institución, como por ejemplo el alquiler de las instalaciones, mantenimiento de maquinas, sueldos y prestaciones sociales de los trabajadores, etc.

Variables: son llamados así por que su valor aumenta o disminuye conforme lo hacen la producción y las ventas, son ejemplos de estos las materias primas e insumos, empaques, mano de obra y comisiones, etc.

Gastos: son los gastos implican flujos de salidas de recursos, originados en actividades administrativas, de comercialización, investigación y financiación, realizadas dentro de un periodo. Loas gastos pueden ser operacionales o no operacionales, dependiendo de su relación directa con el objeto social de la institución.

Balance general

Es también conocido como estad de situación financiera o estado de recursos y obligaciones. Este estado muestra la situación financiera de una entidad en un momento determinado, se puede decir que es la fotografía de la situación de la entidad.

Estado de resultados

El estado de resultados permite a los miembros de una institución saber si obtuvo pérdidas o ganancias en un período determinado, que puede ser mensual, semestral o anual.

Flujo de efectivo o de fondos

Informa las principales fuentes y usos de efectivo en un período, mostrando de donde obtuvo la empresa el efectivo y en que fue utilizado.A partir del balance y el estado de resultados se determinan de manera directa o indirecta los flujos de efectivo generados en el período, los cuales son clasificados en actividades operacionales, de inversión y de financiación. Este estado también permite determinar la razonabilidad de los pronósticos de efectivo realizados en la institución y verificar el cumplimiento de metas propuestas.

Este estado es muy importante para los inversionistas, ya que evalúa y decide más en función de la proyección de la institución, de su futuro y sus perspectivas frente al mercado, que observando los estados de resultados y balances.

Informe de gestión

Es un documento que contiene información acerca de la evolución de os negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la institución. Debe contener indicaciones acerca de los acontecimientos importantes en el ejercicio de la empresa, incluidos factores internos y externos.

Análisis financiero

Es el estudio efectuado a os estados contables de una institución a través de técnicas como la de los indicadores o razones financieras, análisis vertical y análisis horizontal. Se entiende también por análisis financiero la separación de los elementos de un estado financiero, con el fin de examinar críticamente y conocer la influencia que cada uno de estos elementos ejerce sobre los fenómenos que el estado financiero expresa.

Su importancia radica en permitir la evaluación del desempeño financiero y operacional y contribuir a la acertada toma de decisiones por parte de la administración, inversionistas, acreedores, socios y terceros interesados en el mismo.

Las técnicas más utilizadas en el análisis financiero son:

1. Razones o indicadores financieros:

Relacionan dos o más cuentas o grupos de cuentas de los estados financieros para evaluar aspectos como la liquidez, la rotación de cartera, la rotación de inventarios, solvencias, rentabilidad y endeudamiento. Su utilidad esta dada en la comparación con indicadores de la misma empresa en años anteriores o su comparación con razones representativas de entidades o sectores similares.

Mediante las razones financieras o indicadores, los administradores de la institución se aproximan al conocimiento del comportamiento de los rubros de los estados, su tendencia y real situación financiera de la empresa.

Pasivo total x 100Activo total

Refleja el grado de apalancamiento que corresponde a la participación de los acreedores de la institución. Mientras más alto sea esta índice, mayor es el apalancamiento financiero de la empresa

1.1 Para establecer el endeudamiento total de una institución se trabaja con el siguiente indicador:

Utilidad neta x 100Ventas netas

Porcentaje de las ventas netas que generan utilidad después de impuestos en la empresa. Puede también ser leído: por cada $ de ventas netas, cuántos pesos se generan en utilidades, independientemente de que correspondan o no al desarrollo del objeto social de la institución.

1.2 La rentabilidad neta de una institución se puede medir de la siguiente manera:

Activo corriente o circulante - pasivo corriente o circulante

Representa el margen de seguridad que tiene la institución para cumplir sus obligaciones a coto plazo. Mide o evalúa la liquidez necesaria para que la institución continúe funcionando fluidamente.

1.3 Capital de trabajo o capital neto de trabajo o fondo de maniobra se determinan así:

Ventas a crédito en el periodo Cuentas por cobrar promedio

Número de veces que las cuentas por cobrar rotan en promedio en un período de tiempo, generalmente un año

Promedio de cobro o plazo promedio de cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar promedio x 365 días

Ventas a crédito

O

________365 días________Rotación de cuantas por cobrar

Mide cuántos días en promedio tarda la institución en recaudar o recuperar su cartera o cuantas por cobrar. Este índice debe evaluarse de acuerdo con las políticas de crédito de la institución

1.4 La rotación de cartera y el período promedio de cobro de cuentas por cobrar pueden establecerse con las siguiente fórmulas:

_Utilidad neta x 100 Patrimonio

Las utilidades netas, que porcentaje (%) representan sobre el patrimonio. Cuál es el rendimiento de la inversión del accionista o socio

1.5 En rendimiento del patrimonio o rentabilidad del patrimonio (ROE), se mide de la siguiente manera:

2. Análisis vertical:

Consiste en establecer relaciones entre las cifras de un mismo rubro y entre estos y la categoría que los agrupa, en forma vertical a fin de establecer la composición porcentual de os estado financieros. Ejemplo: inventario / activo corriente; activo corriente / activo total.

3. Análisis horizontal:

Establece variaciones en términos absolutos y relativos de una misma partida en dos o más períodos. Es útil para conocer las tendencias en el comportamiento de los rubros que componen los estado financieros, se debe prestar especial atención a los cambios extraordinarios o más significativos e indagar por la justificación de su comportamiento.

PRESUPUESTOS

INTRODUCCION

Hay 4 razones relevantes para presupuestar• Saber si ha de tener utilidades en el futuro• Para mostrar ante el banco que tan bien puede ir el

negocio• Muestra el dinero que espera ingresar y egresar del

negocio• Se identifica que parte del negocio puede mejorar.

Sobre los presupuestos

• Vale la pena establecer el periodo mas adecuado (anual, mensual, diario)

• Hacerlos simples y de fácil uso• Realizarlos para el futuro, en aras de controlar y

planificar.• Revisarlos continuamente para contrastar lo

planeado con lo ejecutado y tomar correctivos del caso.

Entrando en MateriaDentro del plan de actividades a presupuestar es

relevante identificar a que se le debe hacer esta gestión.

Los mas relevantes actividades a tener en cuenta son las ventas, los costos, la producción, las compras, la mano de obra, los gastos Fijos y el presupuesto de efectivo.

Presupuesto de Ventas e Ingresos• Son las estimaciones de las cantidades y valores a

vender en un periodo dado• Es el cimiento del plan de mercadeo, plan de

publicidad y promoción y plan de gastos en ventas.• Los elementos básicos para su elaboración: Cuanto

produzco, que dda hay, yo vs la competencia, política de inventarios, capacidad de planta.

Presupuesto de Ventas e Ingresos

PeriodoConcepto

Mes X

Producto A

Cantidades a vender 1000

* Precio unitario de venta 10

= Ingresos por ventas brutas 10000

* % Descuento 1

- Valor de los descuentos 100

= Ingresos netos 9900

Presupuesto de Producción

• Cantidades de productos terminados que se van a vender o a dejar en inventario

• Se fundamenta en el presupuesto de ventas e inventario. Adicionalmente en la capacidad instalada y en el porcentaje de desperdicios por proceso.

• No es necesario para las empresas comerciales y de servicio.

Presupuesto de producción

PeriodoConcepto

Mes X

Producto A

Unidades a vender 1000

+ Inventario final deseado 150

= Necesidades de producción 1150

- Inventario Inicial 100

= Presupuesto de producción 1050

Presupuesto de Compras• Son las cantidades de materias primas, mercancía, e

insumos a comprar.• Es importante pues de él depende el presupuesto de

producción, ventas e ingresos.• Para su elaboración se requiere el presupuesto de

producción, el de ventas y el consumo de materias primas e insumos por unidad

Presupuesto de Compras de Materia Prima

MateriaA

Periodo Mes 1

Unidades a consumir 15

+ Inventario final deseado 15

= Necesidades de producción 165

- Inventario Inicial 8

= Presupuesto de materias primas en unidades 85

* Valor por unidad $1300

= Valor presupuestado en materias primas $110500

Presupuesto de Compras de Mercancia

MateriaA

Periodo Mes 1

Unidades a vender 1000

+ Inventario final deseado 150

= Necesidades de mercancías 1150

- Inventario Inicial 200

= Presupuesto de mercancías en unidades950

* Valor por unidad $6000

= Valor presupuesto de mercancías $5700000

Presupuesto de Compras de Insumos

MateriaA

Periodo Mes 1

Unidades a utilizar 330

+ Inventario final deseado 50

= Necesidades de insumos 380

- Inventario Inicial 10

= Presupuesto en unidades de insumos 280

* Valor por unidad $1000

= Valor presupuesto de insumos $280000

Presupuesto de Mano de Obra

• Cantidad de horas a pagar para poder cumplir con el presupuesto de producción

• Para su elaboración se requiere de un tiempo de trabajo por unidad (horas, minutos, segundos); numero de empleados por oficio, turnos a trabajar, numero de días a trabajar, tasa estandar de mano de obra, valor hora de trabajo VHT.

VHT = Salario Mes / # horas por mes

Presupuesto de Mano de Obra

PeriodoConceptoc

Mes X

Producto A

Presupuesto de producción 1000

* Tiempo de mano de obra en hrs

1.5

= Total presupuestado en hrs mano de obra

1500

* Valor por horal $ 2200

= Valor total presupuestado mano de obra

$3300000

Presupuesto de Efectivo• Se tiene varias razones para presupuestar el efectivo

(Razón operativa, Razón de seguridad, Razón especulativa)

• Sirve para estimar todas las entradas y salidas de efectivo para un periodo futuro determinado.

• Es útil para la planeación y control de las operaciones de la empresa y como apoyo para la toma de decisiones de inversión, financiación y dividendos.

Objetivos

Decisiones

Liquidez

(corto plazo)

Rentabilidad

(Largo plazo)

Liquidez

(corto plazo)

Rentabilidad

(Largo plazo)

Presupuestó de Efectivo

Elaboración presupuesto Efectivo• Paso 1: Calculo Ingresos y Egresos

Ingresos: Cartera, Vtas contado, Aportes de K, Prestamos, Vtas a. f., otros ingresosEgresos: Pago a proveedores, sueldos y

salarios, prestaciones sociales, arrendamientos, servicios públicos, Impuestos, etc

• Paso 2 : Obtención primera plantilla

Elaboración presupuesto EfectivoPrimera plantilla

DetalleIngresos Operativos

- Egresos Operativos

= EGO (Efectivo generado operacionalmente)

+/- Actividades de financiación

- Actividades Inversión

- Dividendos

= Aumento o disminución de caja

+ Efectivo inicial

- Efectivo mínimo

= Efectivo disponible

Análisis Presupuesto de efectivo• Déficit temporal

– Prestamos a corto plazo, acelerar cobro de cartera, Dcto temporal Cartera, Retardar y/o aplazar desembolsos, reducción de compras, promociones de mercancia, liquidación inversiones

• Déficit permanente o crónico– Prestamos a largo plazo, reducir plazos de crédito, Dcto

permanente Cartera, Reducción inventarios, reducción gastos, costos e inversiones, liquidación inversiones, no reparo de utilidades, venta de activos no operativos, aporte de K

Análisis Presupuesto de efectivo

• Superávit temporal– Inversión temporal, anticipar pagos, reciprocidad

bancaria• Superávit permanente

– Inversiones permanentes, reparo de utilidades, inversiones estratégicas, anticipos pagos obligaciones.