contabilidad v finanzas - sena
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CONTABILIDAD · V FINANZAS
Información cuantitativa
ara toma decisiones
Servicio Nacional de Aprendizaje
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UNIDAD
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DIRECCION GENERAL FORMACION PARA GERENTES DE PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA - P.M.E.
INFORMACION CUANTITATIVA PARA
TOMA DE DECISIONES
Area: Contabilidad área clave de la emp. indust.
Bloque Modular: Unico, contabilidad y finanzas
Módulo lnstruccional: 1
• SENA
7A, Servocio Naaonai de Aprendza¡e
FORMACION DE MONITORES SENA. 1990
Contenidos: Martha Av1la de Decamb1I Ricardo Gómez Castaño. Asesores de Empresa - Regional Atlántico Asesoría Técnico Pedagógica: Luis Miguel León C Gustavo Peralta H. Asesores D1general Adecuación Pedagógica y Corrección de Estilo: Stella M Pérez C y Clemencia Losada P Dibujos: Dora Sánchez Diagramación: Ana V
Derechos reservados a favor del Servicio Nacional de Aprendiza1e SENA
Impresión: Editorial Presencia Ltda Calle 23 No 24-20 Bogotá - Colombia
Información cuantitativa para toma de decisiones
INTRODUCCION
OBJETIVOS
l. DECISIONES EMPRESARIALES A. Operaciones cuantitativas B. Elementos para tomar decisiones C. La información y las decisiones D. Registro de datos
CONTENIDO
11. EL SISTEMA CONTABLE. FLUJO DE INFORMACION A. Función de la contabilidad B. Sistema contable C. Elementos del sistema de contabilidad D. Retroalimentación
111. FUENTES DE LA INFORMACION A. Fuente de los datos financieros B. Informes y datos requeridos C. Conceptos que afectan la información
IV. USO DE LOS LIBROS DIARIOS A. Necesidad funcional del diario B. Diarios especiales
BIBLIOGRAFIA
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AREA: CONTABILIDAD
1. INFORMACION CUANTITATIVA PARA TOMA DE DECISIONES
2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA A TRAVES DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
3. COSTOS UNITARIOS DE PRO- l DUCCION _J
4. COSTO UNITARIO DE VENTAS PUNTO DE EQUILIBRIO
5. ANALISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
6. PRESUPUESTO
Información cuantitativa para toma de decisiones
INTRODUCCION
Sin duda alguna para manejar apropiadamente su empresa usted necesita información suficiente sobre todos los aspectos relacionados con las operaciones diarias.
Un buen sistema contable le suministra esta información en forma veraz y oportuna, facilitando su labor como gerente y permitiéndole usar en su gestión la contabilidad como una herramienta imprescindible.
En esta Unidad usted encontrará los elementos básicos útiles y de mayor importancia para la toma de decisiones gerenciales. Igualmente le mostrará cuáles son los libros diarios que registran todas las operaciones sucedidas en su negocio, clasificándolas y resumiéndolas.
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Información cuantitativa para toma de decisiones
OBJETIVOS
GENERAL DEL BLOQUE MODULAR
Dar a conocer al gerente de la pequeña y mediana empresa la importancia de la contabilidad en el manejo de su empresa, y los principales manejos contables y financieros con el fin de que los adapte y utilice en su negocio.
ESPEGir-11.A)S DEL MODULO
El estudio del presente tema le permitirá:
1 . Conocer cuáles son las bases y los elementos que se deben tener en cuenta para tomar decisiones empresariales acertadas.
2. Explicar en qué consiste el sistema contable, cuáles son sus funciones y sus elementos.
3. Identificar las fuentes de los datos financieros y explicar los diferentes conceptos que afectan la información.
4. Explicar cuáles son los libros diarios, mostrando su importancia y uso.
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Información cuantitativa para toma de decisioAes
l. DECISIONES EMPRESARIALES
El éxito de todo negocio depende de las decisiones del gerente. Por eso en la medida en que usted tome buenas decisiones su negocio prosperará. Veamos entonces sobre qué bases debe tomar decisiones y qué elementos debe tener en cuenta.
A. OPERACIONES CUANTITATIVAS
DECISIONES
CUANTITATIVAS
Como gerente usted se enfrenta continuamente a problemas que le llevan a tomar decisiones administrativas. De éstas, necesita conocer las que tienen una incidencia directa en el manejo de su negocio, las que son
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cuantificables y por lo tanto deben registrarse, para después conocer los resultados de esas decisiones.
Son decisiones cuantitativas todas las que implican movimiento de dinero (compras, ventas, gastos, etc.) y las operaciones que se pueden representar en términos de dinero (depreciación, reservas, valorizaciones, etc.)
B. ELEMENTOS PARA TOMAR DECISIONES
Las compras, las inversiones, los créditos y todas las operaciones que se realizan en la empresa requieren la previa información de ciertos antecedentes y sus consecuencias en el desarrollo del negocio.
Antes de tomar una decisión como gerente usted necesita conocer en su respectivo orden:
1. El registro de las transacciones anteriores.
2. El resumen de las transacciones
3. El anál isis de las transacciones
4. El planteamiento de alternativas
5. La evaluación de alternativas
• L. S DECISIONES
El éxito en la toma de decisiones fi nancieras se basa en el anál isis de los resultados, cuya fuente es la contabilidad general. A su vez, la contabilidad se alimenta de la información recibida de todas las dependencias de la empresa.
La información contable pronta, exacta y veraz que permita obtener resultados cuantificables es la base para la toma de una decisión con el menor grado de incertidumbre.
D. REGISTRO DE DATOS
El contador informa sobre los resultados pasados de la gestión de la
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empresa, mientras que los directivos se interesan por las expectativas futuras. Los contadores registran fielmente las operaciones pasadas para
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que sean revisadas por los auditores y presentadas después a los accionistas. Por tal razón todos los registros contables deben dar una visión lo más exacta posible del pasado y facilitar la labor de auditoría.
Por otra parte, el empresario sólo está interesado en conocer el pasado en forma parcial. En realidad, su interés está en conocer todo aquello que le ayude a predecir el futuro. La contabilidad es importante para él en la medida que le proporcione las cifras necesarias para tener una idea de los resultados que tome en el momento presente.
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11. EL SISTEMA CONTABLE. FLUJO DE INFORMACIO
Un sistema contable adecuado a su empresa es aquel que le suministra la información que usted requiera en el momento que la necesite. Por eso lo invitamos a examinar en qué consiste un sistema contable y cuáles son los elementos que lo componen.
t: A I IDAD
"Los ojos de los negocios" son la contabilidad porque ella permite visualizar la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, y conocer el resultado de las operaciones realizadas en un período definido.
"En efecto, se espera que la contabilidad general nos diga cuánto dinero poseemos tanto en caja como en bancos; a cuánto asciende lo que nos deben, cuál es el valor de nuestras inmovilizaciones, materiales, productos, etc. Igualmente nos permite conocer las deudas ciertas y probables de la empresa.
La diferencia entre los primeros de éstos (activos) y los segundos (pasivos) expresan el valor de la empresa.
La comparación de este valor en un momento determinado, por ejemplo al finalizar el año anterior, nos dice si la empresa ha obtenido beneficios o ha sufrido pérdidas". (Landa J.M. 1977).
La contabilidad, como herramienta de gestión, es importante en la planeación operativa y estratégica, en las comunicaciones internas y externas (bancos, gobierno, acreedores, etc.), en el control financiero y de otras áreas de gestión. Es clave para la toma de decisiones.
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SISTEMA CONTABLE
Ante todo recordemos que sistema es una agrupación de cosas que se relacionan funcionalmente entre sí con el fin de cumplir un objetivo.
El sistema contable es el que nos suministra información financiera. Podemos afirmar que la mayor parte de la información que necesita una empresa tiene que ver con las finanzas.
El objetivo de esta información consiste en clarificar las diferentes alternativas empresariales para poder compararlas con las normas de éxito.
La información financiera se comunica a través de un sistema de contabilidad.
El sistema de contabilidad comprende las siguientes etapas:
• Determinación de la información requerida.
• Determinación de los datos para crear información.
• Procesamiento de los datos.
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El siguiente cuadro nos permite apreciar dichos elementos:
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• Determinación de los datos por obtener y procesar.
• Determinación de los informes por presentar.
• Registro, tramitación, clasificación, almacenamiento o acumu-lación, resúmenes.
• Presentación de la información.
• Determinación de datos de operaciones externas e internas.
• Registro de datos en formas impresas de las compañías.
• Traspaso de datos.
• Clasificación de datos.
• Resumen de datos.
• Almacenaje (acumulación de datos).
• Presentación de la información.
D RETROALIMENTACION
En muchas ocasiones hay desviaciones del cumplimiento de los objetivos. Las medidas correctivas necesarias que se toman para corregir dichas desviaciones son llamadas retroalimentación o retroinformación.
Los gerentes de empresa toman sus decisiones con base en la información contable y financiera y en la retroinformación de los resultados que permanentemente están recibiendo. Estas tres fuentes son fa base para evaluar el cumplimiento de sus objetivos y deducir si sus actuaciones anteriores han sido correctas, si conviene seguirlas tal como estaban o si hay que cambiarlas en alguna forma.
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111. FUENTES DE INFORMACION
En la medida en que las fuentes de información son exactas y verídicas, los informes financieros son mas confiables.
A. FUE TE DE LOS DATOS FINANCIEROS
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El registro de cada una de las operaciones contables se puede originar así:
OPERACIONES
EXTERNAS
OPERACIONES
INTERNAS
CON
POR
• Entidades crediticias • Bancos • Estados • Proveedores • Clientes • Otras personas
• Transformación de materia prima • Mantenimiento • Depreciación • Mano de obra directa • Presentaciones sociales • Reservas
Dos clases de sucesos, las operaciones externas y las que ocurren dentro de la empresa, originan cambios en ella y son fuentes de datos financieros.
8 INFORM Y DATOS REQUERIDOS
La información financiera, proveniente del sistema contable, se usará principalmente para elaborar los balances y estados de pérdidas y ganancias. Estos, a la vez, son la base para hacer el análisis de los resultados de su gestión. Estos documentos se presentan de manera que la información
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sirva para tomar diferentes decisiones, principalmente las relacionadas con el funcionamiento de la empresa.
INFORMES REQUERIDOS
INFORMES ACERCA DE:
Activos Gastos Compras Existencia inicial Otros cargos De explotación
c. CONCEPTOS au AFECTAN LA INFOR
ACION
La información se puede afectar por:
• Concepto de costo • Concepto de continuidad • Concepto de periodicidad • Concepto de trascendencia
1. Concepto del costo
INFORMES ACERCA DE:
Pasivos Capital contable Utilidades netas Ingresos Otros ingresos Existencia final
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CORRECTA ¡> n--------.....
En un momento dado a un activo podría dársele un valor de costo equivocado alterando totalmente la información. Por ejemplo, sabemos que toda mercancía tiene valor de costo y valor de venta; si erradamente fijamos el primero como precio de venta, el negocio obtendrá pérdidas. Si por el contrario registramos los inventarios con el valor de venta, los resultados del negocio aparecerán inflados, mostrando una utilidad ficticia.
2. \,Oncepto de continuidad
Normalmente las empresas necesitan realizar ciertas inversiones y gastos que únicamente son útiles cuando están funcionando tales como: papelería, adaptación de equipos, instalaciones, etc. Estos valores al-
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gunas veces se registran como activos, pero carecen de valor si se ofrecen en venta. Ej.: papelería membreteada de la empresa, marquillas, etc.
3. Conceoto de periodicidad
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Las operaciones que realizan las empresas sobre bases permanentes no se detienen al final de cada mes. Sin embargo, las operaciones de todos los meses son diferentes, porque las necesidades de los consumidores difieren de un mes a otro, afectando los resultados parciales de los negocios.
En estos casos, algunos directivos elaboran sus presupuestos anuales sobre doceavas partes, considerando ventas y gastos iguales para todos los meses, cuando en realidad no es así. Por ejemplo: Los productos que se adquieren en diciembre, difieren radicalmente de los que se compran en febrero (juguetería-cuadernos).
onc pto de tr n 1a
Este concepto se refiere a la importancia de anotar las cantidades en la cuenta respectiva; por consiguiente, si una cantidad significativa ha sido mal codificada altera la interpretación de los estados financieros; así por ejemplo, si una cifra de gran valor de un acreedor a corto plazo se anota en una cuenta de pasivo a largo plazo, da una visión falsa del capital del trabajo y del estado de liquidez de la empresa.
Información cuantitativa para toma de declslonesi
IV. USO DE LOS LIBROS DIARIOS
Sería imposible manejar la cantidad de operaciones que se realizan diariamente si no se clasifican y resumen en forma adecuada. Esta labor se facilita haciendo uso de los libros diarios. Veamos cuáles son y en qué consisten.
SIDAD FUNCIONAL DEL DIARIO
Las funciones principales del diario son:
• Clasificar la informaqión
• Resumirla
• Evitar errores
1 CLASIFICAR LA INFORMAC ON
Debido al gran número de operaciones que se realizan en el desarrollo normal de un negocio, durante un mes, es necesario clasificarlas de acuerdo con las cuentas que están afectando.
2 RESUMIRLA
La clasificación nos permite resumir el movimiento de cada cuenta para pasarla al libro mayor.
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EVITAR ERRORES
En el proceso contable se pueden cometer errores tanto cualitativos como cuantitativos en la introducción y en el procesamiento de los datos. Estos se pueden detectar más fácilmente con el manejo del diario.
Hay diarios diseñados con columnas especiales para resumir datos de operaciones que se repiten frecuentemente antes de pasarlos a la cuenta del mayor.
Con ellos se reduce tiempo y esfuerzo, y por consiguiente los costos y las probabilidades de error.
Los diarios especiales son:
• Ventas • Caja • Bancos • Compras • Pagos • Gastos generales
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EJERCICIO
Lo invitamos a responder las siguientes preguntas:
1. ¿Qué información solicita usted antes de tomar una decisión? Cite dos ejemplos.
2. ¿Qué uso hace usted de la contabilidad que se lleva en su ne:gocio?
3. ¿Considera usted que el sistema contable de su empresa es el más adecuado?
4. ¿Qué conceptos de los enunciados cree usted que están afectando la información que recibe? Explique.
Comente sus respuestas con su instructor o asesor de empresa.
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BIBLIOGRAFIA
Me. NEILL, Eugene. Contabilidad financiera. Diana: 1981 .
HARGADON, Bernard. Contabilidad general. Bogotá, Norma: 1982.
ROGERS, David. Contabilidad para gerentes. Labor: 1976.
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