contabilidad y finanzas públicas

CONTABILIDAD Y FINANZAS PUBLICAS _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia

Programas de Estudio a Distancia

www.unipamplona.edu.co

Esperanza Paredes Hernández

Rectora

María Eugenia Velasco Espitia

Decana Facultad de Estudios a Distancia

CONTABILIDAD Y FINANZAS PUBLICAS



Tabla de Contenido

1.1. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO COLOMBIANO 1.1.1. Conceptos Básicos 1.1.2. Ramas y Organos del Poder Público 1.1.3. Fines Esenciales del Estado 1.1.4. Competencias y Recursos del Estado

1.1.4.1. La Nación 1.1.4.2. Los Departamentos 1.1.4.3. Los Municipios

1.1.5. La Descentralización del Estado 1.1.5.1. Ventajas de la Descentralización 1.1.5.2. Riesgos de la Descentralización 1.1.5.3. Proceso de Descentralización en Colombia

1.1.6. Ejercicio de Evaluación

1.2. PLANEACION Y PRESUPUESTO PUBLICO 1.2.1. Generalidades 1.2.2. Plan Nacional de Desarrollo 1.2.3. Presupuesto Público

1.2.3.1. Definiciones Generales Básicas 1.2.3.2. Sistema Presupuestal Colombiano 1.2.3.3. Estructura del Presupuesto Público 1.2.3.4. Conformación del Sistema Presupuestal 1.2.3.5. Programa Anual Mensualizado de Caja 1.2.3.6. Principios Presupuestales 1.2.3.7. Proceso Presupuestal 1.2.3.8. Definición y Clasificación de los Ingresos y Gastos 1.2.3.9. Ejecución Presupuestal 1.2.3.10. Modelo de la Ejecución Presupuestal 1.2.3.11. Ejercicios Resueltos 1.2.3.12. Control y Seguimiento Presupuestal 1.2.3.13. Indicadores Presupuestales 1.2.3.14. Relación del Presupuesto con la Contabilidad Pública

1.3. CONTABILIDAD PUBLICA

1.3.1. Aspectos Generales 1.3.1.1. 1.3.2. Diferencias entre Contabilidad Pública y Privada

1.3.2. Proceso Histórico de la Contabilidad Pública



1.3.3. Contaduría General de la Nación 1.3.3.1. Funciones 1.3.3.2. Requisitos Para ser Contador General de la Nación 1.3.3.3. Funciones del Contador General de la Nación 1.3.3.4. Estructura Orgánica de la Contaduría General 1.3.3.5. Cualidad del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCF)

1.3.4. Plan General de Contabilidad Pública- PGCP 1.3.4.1. Aspectos Metodológicos 1.3.4.2. Marco Conceptual de la Contabilidad Pública

1.3.4.2.1.1. Postulados de la Contabilidad Pública 1.3.4.2.1.2. Objetivos de la Contabilidad Pública 1.3.4.2.1.3. Usuarios de la Información Contable Pública 1.3.4.2.1.4. Características de la Información Contable

Pública 1.3.4.2.1.5. Requisitos de la Información Contable Pública 1.3.4.2.1.6. Principios de la Información Contable Pública 1.3.4.2.1.7. Normas Técnicas de Contabilidad Pública

1.3.4.3. Modelo Instrumental 1.3.5. Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF

1.3.5.1. Objetivos 1.3.5.2. Estructura 1.3.5.3. Propósitos

1.3.6. Referencias de la Normatividad Emitida por la Contaduría General

de la Nación 1.3.6.1. Circulares Externas 1.3.6.2. Cartas Circulares 1.3.6.3. Instructivos 1.3.6.4. Resoluciones 1.3.6.5. Ejercicios Propuestos

1.4. EL CONTROL DEL ESTADO

1.4.1 Generalidades 1.4.1.1. Reglamentación Legal del Control en Colombia 1.4.1.2. 1.4.1.2 Sistema Nacional de Control Fiscal 1.4.1.3. 1.4.2 Control Fiscal 1.4.1.4. 1.4.2.1 Sistema de Control Fiscal 1.4.1.5. 1.4.2.2 Principios de Control Fiscal 1.4.1.6. 1.4.2.3 El Control Fiscal y la Contabilidad 1.4.1.7. 1.4.2.4 Funciones de las Contralorías 1.4.1.8. 1.4.3 Control Interno



1.4.1.9. 1.4.3.1 Generalidades 1.4.1.10. 1.4.3.2 Aspectos legales 1.4.1.11. 1.4.3.3 Objetivos 1.4.1.12. 1.4.3.4 Características 1.4.1.13. 1.4.3.5 Elementos del Sistema de Control Interno 1.4.1.14. 1.4.3.6 Responsabilidades del Control Interno 1.4.1.15. 1.4.3.7 Evaluación del Control 1.4.1.16. 1.4.3.8 El Control Interno y la Contabilidad 1.4.1.17. 1.4.3.9 Fortalecimiento del Control Interno 1.4.1.18. 1.4.3.10 Informes del Control Interno

TERMINOLOGIA DE APOYO (Glosario) BIBLIOGRAFIA Presupuesto y Contabilidad Pública, Una Visión Práctica de Romero Romero

Enrique. 2ª ed. Bogotá: Ecoe, ediciones, 2003,308 pág. Contabilidad Pública, las respuestas a las preguntas más comunes de las

finanzas estatales, Cano P.,Jairo Alberto, Bogotá, Ecoe Ediciones 2005.

PGCP


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Presentación La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”. La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones, y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico: Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.

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Introducción

Las entidades Estatales carecían de información sobre recursos, bienes y obligaciones, debido a que en el país no existía regulación contable ni cultura sobre la importancia de revelar la información pasada, presente y futura, igualmente no existía un control adecuado que permitiera juzgar las actuaciones de quienes llevan la función pública de administración.

Este desconocimiento de la verdadera situación de las entidades por falta de sólidas herramientas de gestión y control, necesitaba del recurso de la información financiera y contable que respondiera a criterios de oportunidad, confiabilidad y consistencia con registros y cifras adecuados, la falta de este instrumento llevo al gobierno a desarrollar lo dispuesto en el artículo 354 de la Constitución Política de 1991.

La contabilidad Pública es un gran apoyo para la gestión de la administración dado que ordena e informa sobre el estado y resultado en el manejo de los recursos públicos constituyéndose en un instrumento por excelencia, que pone en evidencia las acciones y decisiones de los administradores públicos frente a sus compromisos financieros, legales y morales adquiridos con la comunidad.

La aplicación del sistema de Contabilidad Pública exige la definición de procesos y procedimientos para el debido flujo de los documentos, así como para su aprobación, registro, archivo en concordancia con las funciones y responsabilidades operativas generando orden y organización en las Instituciones.

Lo más importante es la generación de los Estados e Informes, que no solo contribuyen a aumentar la eficiencia en la gestión y toma de decisiones de los administradores, si no que viabiliza el ejercicio del control por parte de los órganos internos, externos y de la comunidad en general como instrumentos fundamentales en la lucha contra la corrupción desde diferentes ángulos, garantizando mayor transparencia en los procesos de contratación, compra de bienes y adquisición de servicios, identifica a los responsables del mal manejo de los recursos de tesorería, controla los ingresos recaudados y las cuentas por cobrar, verificando si se realizó gestión de cobro, agiliza el adecuado control de inventarios, evitando obsolescencias técnicas, deterioro por baja rotación deinventarios o adquisición de elementos innecesarios, permite la incorporación de todos los bienes que posee el ente público.

La Contaduría General de la Nación en el campo de la Contabilidad Pública, realiza


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una permanente investigación y generación de normas que se actualizan constantemente, debido a que su ámbito de aplicación es enorme y es una de las grandes diferencias con la contabilidad privada.

Así la profesión contable no puede reducirse exclusivamente al dominio de un conjunto de herramientas para registrar los acontecimientos financieros de una organización, dentro de un marco legal, por lo tanto debe estar actualizado en cuanto a la normatividad que se expida por el Estado. El compromiso es mayor cuando se ejerce un cargo público porque no solo se adquieren responsabilidades al interior de una empresa sino frente a la sociedad. Las facultades de contaduría pública tienen ante todo la misión de formar personas dueñas de una alta responsabilidad con el país. La idoneidad de ellos implica su compromiso con la credibilidad, la certeza y la confianza pública que debe generar la información de cualquier entidad.


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UNIDAD I. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ESTADO COLOMBIANO 1.2.1 Conceptos Básicos El Estado es una gran empresa organizada para administrar los recursos igual que cualquier Empresa del sector privado, por lo tanto se ha dividido estructuralmente en 3 ramas del poder público: Legislativa, Ejecutiva y Judicial que trabajan en forma armónica para poder cumplir con todos los fines y objetivos de mejoramiento social y de calidad de vida de la Sociedad, tal como se establece en la Carta Magna de 1.991. A través del estado se ejerce el poder público ya que es la figura jurídica de la Nación, el cual debe organizarse para atender a todos quienes lo conformamos. El Estado para poder organizar y administrar el país tiene el poder político conformado y reglamantado en la Constitución Nacional de 1.991, cuando afirma que Colombia es un Estado Social de Derecho organizado en cada una de las ramas del poder público y los órganos del estado. Desde el punto de vista de las Ramas del poder público, la Constitución Política de Colombia de 1.991, determina las Ramas Legislativa, Ejecutiva y Judicial, adicionalmente la ley 489 de 1.998, establece órganos del estado: Organos de Control, Organización electoral,la Comisión Nacional de Televisión y el Banco de la República. 1.2.2 Ramas y Organos del Poder Público. 1.2.2.1 Rama Legislativa: A nivel nacional, está compuesto por el Congreso de la República, conformado por 2 cámaras: Senado y Cámara de representantes(Congreso Bicameral); el artículo 114 de la Constitución Nacional le asigna al Congreso de la República, reformar la constitución, hacer las leyes y ejercer control político sobre el Gobierno y la Administración, además ejercerá algunas funciones judiciales según el Artículo 174 de la Constitución Nacional. Sus actuaciones se reglamentan en el Título VI de la Constitución Nacional. A nivel territorial, están las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales con funciones definidas en los Artículos 300 y 313 de la C.N. 1.2.2.2 Rama Ejecutiva: Definidos entre los sectores central y descentralizado. El sector central a nivel nacional, está conformado por el presidente de la República(jefe de Estado, jefe de Gobierno,suprema autoridad administrativa y


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representante legal), Vicepresidente,ministros del despacho, directores de los

departamentos administrativos y superintendencias. A nivel teriitorial conformado por las Gobernaciones, las Alcaldías, y las Superintendencias. Del sector descentralizado lo conforman los establecimientos públicos,las Empresas Industriales o Comerciales del estado, Sociedades de Economía mixta, Empresas Sociales del estado entre otras del nivel nacional y territorial. Las Funciones de la Rama Ejecutiva se reglamentan en el título VII de la Constitución Nacional. 1.2.2.3 Rama Judicial: Conformada según el artículo 116 de la Constitución Nacional así: Corte Constitucional,Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, El Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, los Tribunales, los Jueces de la República, y la Justicia Penal Militar. Como rama administrativa de justicia debe verificar, através de la Corte Constitucional, que las normas elaboradas por el congreso se ajusten a la Constitución Nacional. Sus actuaciones están reglamentadas en el Título VIII de la Constitución Nacional.


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1.2.2.4 Organos de Control: El artículo 117 de la Constitución Nacional establece como órganos de control la Contraloría General de la República y Contralorías territoriales tienen a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultados de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos de entidades de la Nación. En el Título X, Capítulo I, de la Constitución Nacional se establece la reglamentación de este órgano de control. El Ministerio Público, a su vez, conformado por el Procurador General de la Nación, el Defensor del pueblo, Procuradores delegados, Agentes del ministerio público y personeros municipales, quienes cumpliran las funciones de guarda y promoción de los Derechos Humanos, protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas. En el Título X, Capítulo II, de la Constitución Nacional se establece la reglamentación de este órgano de Control. 1.2.2.5 Organización Electoral: Está conformada por el Consejo Nacional Electoral, por la Registraduría Nacional del estado Civil; tiene a su cargo la organización de las elecciones, su dirección y vigilancia, así como lo relativo a la identidad de las personas, para que los procesos de elección popular se cumplan democráticamente. Sus actuaciones se reglamentan en el Título IX de la Constitución Nacional. 1.2.2.6 Comisión Nacional de Televisión: Dando cumplimiento a la Constitución Nacional, de fundar medios de comunicación social, se vió la necesidad de crear un organismo encargado de dirigir,regular y controlar el servicio público de Televisión, La Comisión Nacional de Televisión, reglamentada mediante la ley 182 de 1.995 y luego se introdujeron algunas modificaciones en la Ley 335 de 1.996, relacionadas con el Control,operación y prestación de este servicio. 1.2.2.6. Banco de la República: En 1.923 mediante la Ley 25, se creó el Banco de la República como Banco Central Colombiano, mediante la Ley 489 de 1.998, Ley orgánica del Banco de la República, que reglamenta y dá autonomía administrativa, patrimonial y técnica, sujeto a un régimen legal propio; por lo tanto el Banco no forma parte de las Ramas del poder público dentro de las Estructuras del estado. Las Funciones establecidas para el Banco Central son las de emitir y regular la moneda, los cambios Internacionales y el Crédito, administrar las reservas Internacionales, ser prestamista de última instancia y banquero de los establecimientos de crédito, y servir como agente fiscal del Gobierno. Todas ellas se ejercerán en coordinación para el mejoramiento de la política económica en general.


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La Constitución Nacional en el Título XII, capítulo 6, establece las Funciones del Banco de la República. Para finalizar este subtema es importante anotar que los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines, objetivos y metas de los dirigentes en beneficio de la comunidad. 1.2.3 Fines Esenciales del Estado Los propósitos o fines del Estado consisten en orientar el Presupuesto para cada uno de los programas y proyectos de Inversión, regionales, anivel nacional y nivel territorial. El artículo 2º de la Constitución Nacional define como fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia Nacional y mantener la integridad territorial, asegurar la convivencia y la vigencia de un orden justo……. Podemos agrupar estos propósitos o fines, relacionándolos con la obligación del Estado y los derechos de la comunidad en los siguientes servicios: Garantizar la eficacia de: Los Derechos fundamentales; Los Derechos sociales, económicos y culturales; y los Derechos colectivos y del ambiente. Cuadro 2. Fines Esenciales del Estado

Fin Servicio

Garantizar derechos fundamentales

.-Justicia

.-Defensa

.-Seguridad

Garantizar Derechos Sociales

.-Educación

.-Salud

.-Vivienda

.-Seguridad Social

.-Saneamiento Ambiental

.-Cultura

.-Deporte/Recreación

.-Utilización del tiempo libre

.-Justicia Social

Garantizar Derechos Económicos

.-Trabajo

.-Propiedad privada

.-Propiedad Intelectual


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.-Destino de las donaciones

.-Política Económica

.-Protección,construcción y mantenimiento de bienes de uso público,parques Nacionales,Patrimonio arqueológico, bienes fiscales.

Garantizar Derechos Culturales

.-Promover y Fomentar el acceso a la cultura

.-Educación científica,artística y profesional.

.-Investigación, Ciencia, desarrollo y difusión de valores culturales.

Garantizar derechos colectivos y del ambiente

.-Protección del Patrimonio Cultural

.-Control a la calidad de bienes y servicios ofrecidos y y prestados a la comunidad por particulares. .-Preservación, conservación y mantenimiento de los bienes naturales y del medio ambiente. .-Estudio de costos ambientales.

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1.2.4. Competencias y Recursos del Estado. 1.2.4.1 La Nación Competencias .- De nivel macro .-Manejo de la Economía .-Planificación .-Modernización del Estado .-Relaciones Internacionales .-Garantizar los derechos en seguridad y justicia 1.2.4.2 Los Departamentos Competencias .-Planificación y promoción del desarrollo económicode su territorio .-Intermediación .-Coordinación .-Asistencia técnica a los Municipios 1.2.4.3 Los Municipios Competencias .-Prestar servicios públicos que determine la ley .-Construír las obras que demande el progreso local .-Ordenar el desarrollo de su territorio .-Promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes. El Estado actúa como sistema autónomo en el manejo de los Recursos Públicos y una distribución de las competencias entre los niveles nacional y territorial. ¿Cuáles son las Entidades Estatales? . La Nación . Los Departamentos . Los Municipios y Distritos .Territorios Indigenas . Areas Metropolitanas . Asociaciones de Municipios . Establecimientos Públicos . Sociedades de Economía mixta(participación mayoritaria del Estado) . Empresas Industriales y Comerciales . Entidades descentralizadas. . Cualquier persona jurídica con participación pública mayoritaria.


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1.2.5. La Descentralización del Estado

El Estado colombiano definido en la Constitución Nacional como un estado unitario, centralista para lo cual las principales decisiones políticas y administrativas son dirigidas por los poderes centrales hacia las comunidades regionales. Esto conlleva a que la dirección se ejerce desde la Administración central del Gobierno cuya sede es la capital del país. Sin embargo para hacer más eficiente la atención a la comunidad y darle participación democrática a las regiones se habla hoy en día de la Descentralización Administrativa. La Descentralización es un proceso mediante el cual se transfiere poder de decisión y responsabilidad desde el nivel central de una organización hasta unidades alejadas del centro. La Descentralización se aplica en organizaciones privadas y públicas con el propósito general de mejorar la eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. En consecuencia la Descentralización permite a los funcionarios regionales de tales entidades que posean y ejerzan efectivas facultades de ejecución presupuestal, ordenación del gasto, contratación y nominación, así como la formulación de proyectos del presupuesto anual de la respectiva entidad para la región sobre la cual ejerce su función. En el sector público los objetivos a alcanzar son el desarrollo económico, el mejoramiento en la provisión de los servicios públicos, en la calidad de vida de la población y en la democratización de la gestión local mediante la ampliación de los espacios de participación. Cuadro 3. Modalidades de Descentralización

Espacial Es la transferencia de recursos e instrumentos a las regiones para


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promover la actividad económica e industrial para que se reduzca la concentración en unos pocos centros urbanos de gran tamaño. Siempre en busca del desarrollo del campo e implementación de tecnologías y medios de comunicación para el mejoramiento de la calidad de vida.

Hacia el Mercado Transferencia de responsabilidad de la prestación de servicios por parte del estado hacia los particulares, con servicios de educación, salud y presentación de proyectos regionales de infraestructura por parte de las comunidades.

Política Transferencia a los Gobiernos teritoriales de la capacidad de elección de los Gobernates y de la toma de decisiones sobre las políticas de desarrollo a nivel local. Originada por la Constitución Nal, con la elección popular de Alcaldes y Gobernadores.

Administrativa Transferencia de funciones,recursos y capacidad de decisión del gobierno central a los gobiernos territoriales para la provisión de determinados servicios públicos y sociales y la realización de obras públicas. Existen 3 tipos de descentralización administrativa: .Desconcentración .Delegación .Devolución La Desconcentración es un proceso de transferencia de funciones, recursos y capacidad decisoria del nivel central de una entidad pública a sus dependencias, la desconcentración se produce al interior de una misma organización con una unidad de mando y dirección con la misma razón jurídica. Por ejemplo cuando un establecimiento público crea regionales en otras ciudades y le asigna funciones y capacidad de decisión sobre ciertos


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recursos y programas de la entidad. La Delegación es un proceso de transferencia de funciones, de recursos y capacidad de decisión del nivel central a otras unidades con cierta

Administrativa Autonomía jurídica y patrimonial, se dá, de una a otra organización. La delegación puede darse a nivel funcional,cuando se crea adscrita a un Ministerio de una entidad descentralizada, ya sea establecimiento público o empresa industrial y comercial. La Devolución en un proceso de transferencia de funciones, recursos y capacidad de decisión del nivel central a otras entidades territoriales con autonomía política, jurídica y patrimonial. Se caracteriza porque la entidad cuenta con autonomía política para elegir a sus gobernantes y tomar las decisiones sobre sus políticas de Desarrollo. La Devolución es la forma más avanzada de descentralización administrativa ya que se produce del nivel central hacia entidades territoriales autónomas.

1.2.5.1 Ventajas de la Descentralización . Los niveles superiores se descargan de funciones y pueden concentrarse en los asuntos estratégicos que son de mayor importancia. . Mejora la toma de decisiones por la cercanía a los problemas y necesidades que permite dar una mejor identificación de las acciones a desarrollar. . Estimula la iniciativa y compromiso en cada uno de los niveles de la Descentralización. . Hay mayor flexibilidad y oportunidad en la toma de decisiones. . Permite mayores posibilidades de control y participación de la ciudadanía.


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1.2.5.2 Riesgos de la Descentralización . Incremento de costos administrativos y de gestión en la creación de una nueva organización. . La experiencia ha demostrado la creación de nuevos impuestos desde el orden Nacional, departamental, municipal y distrital. . La devolución amenaza la estabilidad y crea incertidumbre. . La devolución puede incrementar las desigualdades entre regiones, entidades y personas. . La devolución puede limitar la eficiencia, por cuanto los supuestos de modelo de elección pública no se cumplen plenamente en los países en vía de desarrollo. . La devolución puede estar acompañada de mayor corrupción, se hace necesario el compromiso en perfiles profesionales comprometidos para los cargos de Dirección. 1.2.5.3 Proceso de Descentralización en Colombia Cuadro 4. Proceso de Descentralización

Antecedentes . Centralización del Estado

Problemas . Deficiencia en la Provisión de Servicios . Inconformidad Ciudadana . Democracia restringida . Presencia de Grupos al margen de la ley . Mala administración de los recursos.

Objetivos . Legitimar al estado por medio de diferentes medidas de apertura democrática, como elección popular de Alcaldes y Gobernadores. . Mejorar la eficiencia en la prestación de los servicios sociales y públicos básicos para la población como salud, educación y agua potable. . Garantizar una producción mínima de ciertos servicios. . Control . Permitir que las entidades territoriales decidan autónomamente el tipo y nivel de servicios a promover. . Estimular el esfuerzo fiscal local.


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Estrategias Política . Elección popular de alcaldes y gobernadores . Mecanismos de participación ciudadana Fiscal . Aumento de transferencias . Fortalecimiento de Recursos Propios . Crédito y cofinanciación . Análisis de las Finanzas Públicas Administartiva . Asignación de funciones en servicios sociales y públicos y provisión de infraestructura. . Desmonte de entidades Nacionales. . Fortalecimiento de capacidad de gestión. . Organización, Planeación, Presupuesto,Contabilidad,Finanzas y Control Independiente.

Factores Incidentes Internos . Capacidad de Gestión . Corrupción . Clientelismo . Gestión Fiscal . Compromiso Externos . Violencia . Desarrollo Económico . Apoyo del nivel Nacional, Departamental y Municipal. . Competencias.

Metas Mejoramiento en la Provisión de los Servicios Locales. . Educación . Salud . Agua potable y saneamiento básico . Recreación, deporte y cultura . Mayor democracia representativa y participativa. . Mayor equidad personal y territorial. . Impulso al desarrollo económico . Aumento del esfuerzo fiscal. . Incentivo Social . Calidad del medio ambiente. . Compromiso ciudadano



La descentralización no puede generar automáticamente buenos resultados. Sirve para generar un contexto favorable para la buena gestión otorgándole instrumentos a los gobiernos territoriales y sus comunidades, pero la obtención de los resultados esperados depende de la manera de abordar la gestión y de los factores externos. Dentro del marco creado por la Descentralización es posible alcanzar los objetivos perseguidos por el proceso y mejorar las condiciones de vida de la población. Antes de implementar la descentralización se hace necesario efectuar un análisis de viabilidad de los factores que la conforman, desde el punto de vista financiero, económico y de resultados como de las necesidades de la comunidad para ser efectivos en el fortalecimiento de la gestión y lograr mantenerse en el largo plazo con los objetivos propuestos. 1.2.5.6 Ejercicios de Evaluación 1. La rama ejecutiva la integra: a) Presidencia y Vicepresidencia b) Ministerios y Departamentos Administrativos. c) Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales d) Todas las anteriores 2. La rama ejecutiva cumple las funciones de: a) Hacer las leyes b) Administrar Justicia c) Garantizar el ejercicio de los derechos y deberes de los ciudadanos y hacer cumplir las leyes d) Todas las anteriores 3. El presidente de la República es: a) El máximo jefe dela Nación b) El Jefe de Estado, del gobierno y la suprema autoridad administrativa. c) El Jefe deGobierno y la máxima autoridad central. d) Niguna de las anteriores 4. Los actos del presidente se denominan: a) Resoluciones b) Leyes c) Decretos d) Ninguna de las anteriores 5. El Vicepresidente es elegido por 4 años por: a) El Congreso de la República



b) El Senado y la Cámara de representantes c) La Corte Suprema de Justicia d) Votación popular en la misma fórmula del Presidente. e) Ninguna de las anteriores 6. El sector descentralizado de la rama ejecutiva está conformado por los siguientes organismos: a) Los establecimientos públicos b) Las Sociedades de Economía mixta c) Las Empresas industriales y comerciales del estado d) Todas las anteriores e) Ninguna de las anteriores 7. El sector centralizado de la rama ejecutiva está conformado por los siguientes organismos: a)Presidencia, vicepresidencia,ministerios, las superintendencias, Unidades administrativas y dpto. administrativos b) Presidencia, Vicepresidencia y Ministerios c) Presidencia, Ministerios y Unidades Administrativas d) Ninguna de las anteriores 8. La Rama Legislativa está formada por: a) El Consejo superior de la Judicatura b) El Congreso de la República c) Los órganos de control d) Ninguna de las anteriores 9. A la rama legislativa le corresponde establecer: mediante la reforma de la Constitución Política y la expedición de leyes, las normas que rigen la convivencia de la ciudadanía, además tendrá que: a) Administrar Justicia b) Investigar los delitos y acusar a los responsables c) Ejercer el control político sobre el Gobierno y la Administración d) Ninguna de las anteriores 10. El Congreso expedirá Leyes Orgánicas por medio de las cuales se: a) Establecerán los reglamentos del Congreso y cada una de las cámaras, las normas sobre preparación, aprobación y ejecución del presupuesto de rentas y ley de apropiaciones y del plan general de Desarrollo, y las relativas a la asignación de competencias normativas a las entidades territoriales. b) Prestarán los servicios públicos. c) Todas las anteriores d) Ninguna de las anteriores



11. Se entiende por Ministerio Público la función de defender los intereses del Estado y de la sociedad atribuída a: a) La Procuraduría General de la Nación b) La Defencsoría del pueblo c) Las personerías municipales d) Todas las anteriores 12. El Control Fiscal es una función que consiste en vigilar la destinación y el manejo que se dá a los bienes y fondos públicos, por parte de los Funcionarios del Estado y de los particulares que menejan estas clases de bienes y dineros; controlar los resultados obtenidos por las administraciones, dicho así, esta función es ejercida por: a) La Procuraduría General de la Nación b) La Contraloría General de la República c) La Fiscalía General de la Nación d) La Defensoría del pueblo 13. Además de las del poder público, la Ley 489/98 establece como órganos del Estado los siguientes: 14. Entre las funciones del Bnaco Central están las del mejoramiento de la Política Económica del Estado como son: 15. La Constitución Nacional establece como fines o propósitos esenciales del Estado los siguientes 16. El Estado Colombiano lo conforman el Nivel Nacional y territorial que se subdividen en: 17. La Descentralización del Estado se define como, y ésta consiste en: 18. Diga cuales son las Ventajas y Desventajas de la Descentralización 1.2 PLANEACION Y PRESUPUESTO PUBLICO 1.2.1 Generalidades En los últimos años en Colombia se han ido estableciendo modelos de planeación concretos y en espera de resultados positivos en las Instituciones del Estado, siempre están orientados a la eficiente y oportuna administración de las Finanzas Públicas, con la optimización de todos los recursos con que se cuentan en la aplicación de fondos en el desarrollo de una economía nacional. El Objetivo de la planeación es desarrollar programas sociales, económicos y ambientales a fin de mejorar el grado de desarrollo y armonizar los modelos económicos impuestos por una economía global.



Los planes de desarrollo del nivel nacional y los niveles territoriales expresan los diferentes programas de Gobierno con la correspondiente financiación, que se detallan en Presupuestos anuales que a continuación detallamos. 1.2.2 Plan Nacional de Desarrollo El Plan Nacional de Desarrollo es una herramienta guía de la gestión de los gobernantes para el cumplimiento del programa de Desarrollo durante el período para el cual han sido elegidos; nace del Diagnóstico de las necesidades de la Comunidad, plasmadas en la Propuesta política, y que, como la comunidad las ha visto prioritarias, los elige para que adelanten la propuesta política. ¿Cómo nace el Plan de Desarrollo? . Levantar un diagnóstico de las necesidades de las comunidades . Establecer la propuesta política . Elección de una comunidad por dicho programa de Gobierno . Elaboración participativa del Plan de Desarrollo . Debates y aprobación por parte del Legislativo. . Sanción de la Ley del Plan de Desarrollo El compromiso de cada candidato con la comunidad es hacer conocer el programa de gobierno antes de su elección. Este programa forma parte de los documentos que presenta el candidato ante la Registraduría para hacer efectiva su inscripción. Cuando ya ha sido elegido el gobernante, éste debe elaborar el Plan de Desarrollo para su territorio o Nación, conjuntamente con la comunidad, dando cumplimiento a la propuesta del programa de Gobierno, de lo contrario la comunidad podrá revocar el mandato (Art. 5 Ley 131 de 1.994). Dicho plan de Desarrollo está conformado por una parte general que señala los propósitos y Objetivos de Largo plazo, las Metas y prioridades del Estado de mediano plazo y las estrategias implementadas para el Desarrollo y cumplimiento de los compromisos de la Política Económica, Social y ambiental; y un plan de Inversiones que contiene los presupuestos plurianuales de los programas y proyectos de Inversión prioritarios y el origen de los recursos para su ejecución. Los entes territoriales deben coordinar la elaboración acorde con el PND del orden Nacional. El PND debe elaborarse para el respectivo período de elección (Para entidades nacionales el PND es equivalente a 4 años, mientras que para entidades territoriales



es de 3 años).

La Constitución Nacional establece en el Artículo 339 que habrá un Plan Nacional de Desarrollo conformado por una parte General y un Plan de Inversiones de las entidades públicas de orden Nacional. En la parte general señalarán los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el Gobierno. El Plan de Inversiones públicas contendrá los presupuestos plurianuales de los principales programas y proyectos de Inversión pública del orden nacional y la especificación de los recursos financieros requeridos para su ejecución. Las entidades territoriales elaborarán y adoptarán de manera concertada entre ellas y el Gobierno Nacional, planes de Desarrollo con el objeto de asegurar el uso eficiente de sus recursos y el desempeño adecuado de las funciones que les haya sido asignadas por la Constitución y la Ley 152 de 1.994. Los planes de desarrollo de las entidades territoriales estarán conformados por una parte estratégica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo armonizado con el Presupuesto de la entidad y el Plan Nacional de Desarrollo. 1.2.3 Presupuesto Público 1.2.3.1 Definiciones Generales Básicas El Presupuesto Público es una herramienta de carácter financiero, económico y social, que permite a la Autoridad estatal planear, programar y proyectar los Ingresos y gastos públicos en un período fiscal, afin de que lo programado o proyectado presupuestal sea lo más cercano a la ejecución(realidad).



El éxito en el manejo y control presupuestal depende de la adecuada planificación ordenada y evaluada periódicamente. También definimos el Presupuesto Público como el principal instrumento utilizado por los Gobiernos para desarrollar planes y programas de desarrollo, en concordancia con el Artículo 346 de la Constitución Nacional, el Gobierno formulará anualamente el Presupuesto de Rentas y ley de apropiaciones que deberá corresponder al Plan Nacional de Desarrollo y lo presentará al Congreso, dentro de los primeros 10 días de cada legislatura. El Presupuesto Público debe estar orientado a atender las necesidades básicas de la comunidad establecidas como fines esenciales del Estado en el Artículo 2 de la Constitución Nacional y así dar cumplimiento a los planes y programas de Desarrollo económico, social y de Inversión pública que se proponga la administración. En tal sentido el siguiente cuadro explica la relación existente entre el Presupuesto, la acción del Estado y la Sociedad. Figura 4. Orientación del presupuesto a la sociedad.

Para un presupuesto eficiente y coherente es necesario que las entidades programen los Ingresos basados en los recaudos ejecutados en los períodos anteriores y no en Presupuestados anteriores, se ha visto que en algunas entidades programan los presupuestos de acuerdo al presupuestado de años anteriores generando variaciones importantes frente a la ejecución. Esta es una de las causas para que las entidades estén en déficit progresivo, debido a que proyectan inflando los Ingresos y comprometen la totalidad de los Gastos dando como resultado a fin de año un alto volumén de pasivos, debido a que no recaudaron los Ingresos esperados y dejan a la entidad endeudada por estas obligaciones. Adicionalmente, en el siguiente año proyectan los gastos desconociendo los Pasivos de años anteriores, lo cual genera una bomba de tiempo para las administraciones posteriores. Objeto de la Inversión: Todo proyecto de inversión pública tiene por objeto contribuir al cumplimiento de la función social, económica y ecológica del estado.



El propósito de la formulación y evolución de los proyectos de Inversión es determinar los costos y beneficios sobre la población objetivo y lograr que la decisión de invertir optimice los recursos y garantice el mejor servicio social. 1.2.3.2 Sistema Presupuestal Colombiano 1.2.3.2.1 Marco Legal . Constitución Política . Estatuto Orgánico de Presupuesto

- Ley 38 de 1.989 - Ley 179 de 1.994 - Ley 225 de 1.995 - Decreto Ley 111 de 1.996 - Decreto 568 de 1.996 - Decreto 115 de 1.996 (Sobre presupuesto de las Emp. Industriales y

Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía mixta, dedicadas a actividades no financieras)

- Ley 185 de 1.995 (Endeudamiento de la Nación) El Presupuesto Público Colombiano está reglamentado por la Ley 38 de 1.989, modificada y adicionada por las leyes orgánicas 179 de 1.994 y 225 de 1.995, expedidas en cumplimiento de la Nueva Constitución Naciona, normas que se han compilado en el Decreto 111 de 1.996. Esta Normatividad incluye todas las entidades y organismos del nivel nacional y orienta a los departamentos y municipios en cuanto deben seguir las disposiciones de la Ley Orgánica del Presupuesto adaptándolas a la Organización, Normas constitucionales y condiciones de cada entidad territorial central y descentralizada, acatando la Ley 179 de 1.994, artículo 51. La Constitución Nacional de 1.991 en su artículo 253 establece otros aspectos de la Ley Orgánica de Presupuesto y regula lo correspondiente a la programación, aprobación, modificación, ejecución de los presupuestos de la nación, de las entidades territoriales, y de los entes descentralizados de cualquier nivel administrativo, y su coordinación con el Plan Nacional de Desarrollo, así como la capacidad de los organismos y entidades estatales para contratar. (Ley 179 de 1.994 art. 64). El Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, se aplica a la Nación y a sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. No obstante los entes territoriales deben adoptarlas a su organización y condiciones; tanto Empresas Industriales y Comerciales del Estado, como sociedades de Economía mixta deben cumplir las Normas que expresamente determinan las leyes. (Ley 179 de 1.994 art. 1. Decreto 111 de 1.996 art. 3).



Las Empresas Industriales o comerciales del estado se rigen por el decreto 111 de 1.996, con excepción del principio de inembargabilidad, adicionalmente sólo rigen aquellos puntos en los que de manera expresa hace referencia a las empresas, en lo demás se rigen por el Decreto 115 de 1.995. Cuadro No 5. Sistema Presupuestal Colombiano

Cobertura Coordinación

1. Nación 2. Establecimientos públicos Nacionales 3. Empresas Industriales o comerciales del estado 4. Algunas Sociedades de Economía mixta 5. Empresas Sociales del estado. 6. Algunas Empresas de servicios públicos. 7. Entidades territoriales y sus entes descentralizados 8. Régimen con capacidad de contratación y ordenación de pagos. 9. Metas Financieras, Distribución de excedentes

Funciones: - Aprobar, modificar, evaluar el plan

Financiero, previa presentación del CONPES. - Analizar y Conceptuar las implicaciones

fiscales del POAI, previa presentación del CONPES.

- Fijar metas financieras para la elaboración del PAC

- Aprobar y modificar los Presupuestos de las E.I..C.E. y Sociedades de Economía mixta, previo concepto del respectivo Ministerio.

Composición: 1. Ministro de Hacienda y Crédito Público 2. Viceministro de Hacienda y Crédito Público 3. Director del D. N. P. 4. Consejero Económico de la Presidencia 5. Directores generales de Presupuesto, crédito público, DIAN Ley 179 de 1.994

. Primer Nivel

- Presupuesto Nacional - Presupuesto de los Establecimientos Públicos

Segundo Nivel - Fijación de metas financieras al conjunto del sector público. - Distribución de excedentes financieros de las Empresas Industriales y

Comerciales y Sociedades de Economía mixta.



1.2.3.3. Estructura del Presupuesto Público El Sistema Presupuestal colombiano está constituido por el Plan Financiero, El Plan Operativo Anual de Inversiones y por el Presupuesto Anual de la Nación, de acuerdo a las prioridades del Sistema Nacional de Planeación, SNP y las políticas del Banco de la República.

1.2.3.4 Conformación del Sistema Presupuestal Colombiano 1.2.3.4.1 Plan Financiero Es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector público, de mediano plazo y tiene como base las operaciones efectivas, cuyo efecto cambiario, monetario y fiscal sea de tal magnitud que ameriten incluirlas en el Plan para analizar la capacidad de Inversión de la Entidad. El Plan Financiero define las previsiones de Ingresos, Gastos, déficit y financiación que son requeridas para la elaboración de los planes operativos de Inversión –POAI y los presupuestos anuales de Ingresos y gastos. Sobre esta base se mide el déficit y las necesidades de financiamiento del sector público. 1.2.3.4.2 Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI



Diagnóstico y evaluación de las necesidades de la comunidad, desarrollo de los objetivos de la nueva administración; es preparado por el Departamento Nacional de Planeación para la aprobación del Consejo Nacional de Política Económica y Social – CONPES; contiene los proyectos de Inversión clasificados por sectores,órganos y programas. Este plan debe estar acorde con el Plan Nacional de Inversiones. Se someterá a discusión en las comisiones económicas del congreso. 1.2.3.4.3.Presupuesto General de la Nación Se compone de: a) Presupuesto de Ingresos o rentas: Es la proyección de los ingresos Corrientes de la Nación, contribuciones parafiscales, Fondos especiales, Recursos de Capital y los Ingresos de Establecimientos Públicos. b) Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones: Es la proyección de la destinación de los recursos obtenidos, atendiendo los planes y programas de Desarrollo, económico y social; conformado por los Gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y gastos de Inversión. c) Disposiciones generales: Son las normas transitorias que garantizan la correcta ejecución presupuestal. 1.2.3.5 Programa Anual Mensualizado de Caja Es un instrumento que sirve para evaluar el monto máximo de compromisos en pagos mensuales, al igual que el monto máximo de los recaudos efectivos. El PAC corresponde a los recaudos y pagos presupuestados de la vigencia, a las reservas presupuestales y a las cuentas por pagar que este debe realizar en un período determinado, para ser aprobado por el Consejo Superior de Política Fiscal – CONFIS. En efecto, los pagos se harán teiendo en cuenta el PAC y se sujetarán alos montos aprobados en el, debidamente clasificados para dar cumplimiento con las obligaciones de corto plazo. 1.2.3.6 Principios Presupuestales Estos principios tienen como finalidad lograr eficientemente los diferentes objetivos económicos y Sociales del Estado como: La Distribución equitativa de los Ingresos y la Riqueza, crecimiento y estabilidad económica y la correcta asignación de los Recursos económicos disponibles. Adicionalmente son instrumentos orientadores para cumplir de manera oportuna cada una de las etapas del Sistema Presupuestal Colombino, dentro de los cuales tenemos:



1. Anualidad El año fiscal comienza el 1º de Enero y termina el 31 de Diciembre de cada año; después de este período no se pueden comprometer apropiaciones con cargo al año fiscal que se cierra a esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducan. (Ley 38/89, artículo 10). El Gobierno formulará anualmente el Presupuesto de Rentas y ley de apropiaciones para la vigencia. 2. Planificación Establece que el Presupuesto General de la Nación, deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Financiero,Plan Operativo Anual de Inversiones. El Estado es orientador, organizador, director para una Economía planificada y ajustada a las necesidades actuales de la Comunidad. 3. Universalidad El Presupuesto contendrá la totalidad de los Gastos Públicos que se espere realizar durante la Vigencia fiscal respectiva. Por lo tanto ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos con cargo al tesoro o transferir crédito alguno que no estén presupuestados; es aclarado por la Constitución Nacional, artículo 345, que establece que en tiempos de paz no podrá percibir contribución o impuesto que no figure en el Presupuesto de rentas, ni hacer erogaciones con cargo al tesoro que no se hallen incluidas en el gasto. 4. Unidad de Caja Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital, se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación (artículo 5 de la Ley 225 de 1.995). Pretende que se proyecten y analicen oportunamente los flujos de Efectivo, para una oportuna atención a los compromisos y Obligaciones. 5. Programación Integral Todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los Gastos de Inversión, servicio de la deuda y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesario para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. Cualquier Presupuesto Público del orden nacional o territorial debe convertir en un diseño los



ojetivos propuestos para alcanzar las metas y lograr eficiencia en el Plan de Desarrollo propuesto. 6. Especialización Las apropiaciones deben referirse a cada órgano de la Administración a su objetivo y Funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas (Ley 179 de 1.994, artículo 55). Todos los Ingresos y Gastos deben clasificarse en capítulos, Programas, subprogramas, numerales, y artículos en códigos presupuestales acordes con el origen y destino de los recursos, garantizando la ejecución presupuestal y evitando la desviación de los Recursos Públicos. 7. Inembargabilidad Las Rentas y recursos incorporadas en el Presupuesto General de la Nación, así como los bienes y Derechos de los órganos que lo conforman en el sector centralizado. Este principio busca defender el patrimonio estatal, que con frecuencia y, por la vulnerabilidad que presenta, permite que se instauren acciones contra el erario público, sin encontrar una defensa oportuna, certera y digna. Nota : No aplica a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. 8. Homeostasis Presupuestal El crecimiento real del Presupuesto de Rentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza, deberá guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera que no genere desequilibrio macroeconómico. (Ley 179 de 1.994, artículo 8º). Este principio ayuda al cumplimiento de los objetivos económicos del Estado en materia de inflación y de Producto Interno Bruto-PIB, manejo de las divisas y política de globalización del Estado. 9. Coherencia Macroeconómica El Presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación con la junta directiva del Banco de la República. (Ley 179 de 1.994, artículo 7º.) La Dirección general de la Economía estará a cargo del Estado, este principio armoniza el propósito de las políticas Económicas y sociales vinculando al sector privado como protagonista de los Ingresos para el Estado. 1.2.3.7 Proceso Presupuestal En el cumplimiento de las normas vigentes para el desarrollo del Presupuesto General de la Nación se deben cumplir las siguientes etapas de coordinación con los diferentes entes especializados del Estado para la correcta planeación y Dirección de los Recursos Públicos.



Preparación del Proyecto de Presupuesto: . Preparación de anteproyectos por cada órgano que forma parte del Presupuesto. . Ministerio de Hacienda y planeación prepara Plan financiero con base en las ejecuciones anuales para determinar meta de Inversión. . Aprobación del CONFIS . Aprobación del CONPES . Elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI- por el DNP con base en la meta de Inversión aprobada por el CONPES. Cronograma y programación del Presupuesto General de la Nación Basado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto (Decreto 111 de 1.996) presentamos las fases que debe surtir el Presupuesto Nacional, en sus etapas de preparación, elaboración y programación.



Cuadro No 9 Cronograma del Presupuesto de la Nación

Fecha Actividad

Antes del 15 de marzo La oficina de planeación, enviará a la Dirección general de Presupuesto Nacional, su anteproyecto de Presupuesto para la vigencia fiscal siguiente. Para una programación integral se pueden conformar comités funcionales de Presupuesto, con funcionarios de la Dirección General de Presupuesto y el Departamento Nal de Planeación.

En la primera semana de Abril La Dirección General de presupuesto Nacional enviará al congreso de la República copia del anteproyecto.

Antes del 15 de Abril La Dirección general del Presupuesto Nacional, enviará a la Dirección General del Crédito Público, la relación del servicio de la deuda de los establecimientos públicos nacionales.

Antes del 30 de Abril La Dirección General de Crédito Público, presentará a la Dirección general de Presupuesto Nacional, el resultado del análisis efectuado al servicio de la deuda de los establecimientos públicos.

Antes del 20 de Junio El departamento Nacional de Planeación, enviará a la Dirección general de Presupuesto Nacional, el anteproyecto del Presupuesto de Inversión.

Antes del 30 de Junio El Gobierno Nacional por conducto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, someterá a consideración del CONPES, previo concepto del CONFIS.

Durante los 10 primeros días de sesiones ordinarias

El Gobierno Nacional por conducto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, someterá a consideración del Congreso de la República el proyecto de Presupuesto General de la Nación y su informe económico.

Antes del 15 de Agosto El Congreso de la República, previo análisis con el Banco de la República, podrá resolver si el proyecto no se ajusta



a los preceptos de la ley Orgánica, en cuyo caso será devuelto al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Antes del 30 de Agosto El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, efectuará los ajustes correspondientes y lo presentará nuevamente al Congreso de la República.

Antes del 15 de Septiembre Las Comisiones de Senado y Cámara de Representantes decidirán sobre el monto definitivo del Presupuesto de gastos.

Antes del 25 de Septiembre Las Comisiones de senado y cámara de representantes harán la aprobación del proyecto.

Octubre 1 Inicio de discusión sobre el Presupuesto General de la Nación.

Octubre 20 Si el Congreso no expidiere el Presupuesto General de la Nación, antes de medianoche del 20 de Octubre, regirá el proyecto presentado por el Gobierno, incluyendo las modificaciones que hayan sido aprobadas en primer debate. (Ley 79 de 1.994, artículo 29.)

Si el proyecto de Presupuesto no hubiere sido presentado en los primeros diez días de sesiones ordinarias o no hubiere sido aprobado por el Congreso de la República, el Gobierno nacional expedirá el decreto de repetición antes del 1º de Diciembre de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 348 de la Constitución Nacional. Cuadro 10. Recorrido del Presupuesto General de la Nación Se Concluye que el Presupuesto General de la Nación es:

Aprobado Ejecutado Recaudado Controlado

El Congreso de la República

Cada entidad acorde con sus programas y necesidades

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público

La Contraloría General de la República

Legislativo Ejecutivo Ejecutivo El Control Legislativo

El Presupuesto Público se caracteriza porque se proyectan los gastos con el ánimo de atender la totalidad de las necesidades básicas de la comunidad e inversiones a realizar y luego proyectamos los Ingresos, (en algunos casos nacen las reformas



tributarias y ajustes fiscales, para alcanzar los gastos proyectados para cubrir aquellos déficits presupuestales). Ninguna entidad podrá adquirir obligaciones para cubrir gastos que no estén dentro del Presupuesto aprobado. El Presupuesto de Inversiones no se podrá disminuir con relación al Presupuesto de Inversión del año anterior, igualmente los Gastos de funcionamiento de la entidad se deben cubrir con recursos propios. 1.2.3.8 Definición y Clasificación de los Ingresos y Gastos Ingresos o rentas Todos los Ingresos públicos se deben clasificar para la elaboración del Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital el cual se establece para efectos presupuestarios. A continuación relacionamos las principales clasificaciones junto con el código de identificación(artículo del Presupuesto), para así preparar y controlar ordenadamente las ejecuciones presupuestales de Ingresos y Gastos de las entidades de cualquier orden, con el ánimo de ser efectivos en la aplicación del principio de Especialización. Cuadro 11. Ingresos Públicos

Generalidades Clasificación

Ingreso: Flujo de recursos que percibe el ente público, que deben reconocerse cuando se perciban o se causen como resultado del movimiento real de bienes y servicios, o recibo de recursos aportados o transferidos sin contraprestación. Los Ingresos propios formados por los ingresos Corrientes y Recursos de Capital generados por la actividad para lo cual se crea el órgano respectivo. Los Ingresos Corrientes corresponden a los Ingresos que recaudan los Establecimientos Públicos

1. Ingresos 1.1 Ingresos Corrientes 1.1.1. Ingresos Tributarios 1.1.1.1. Impuestos Directos 1.1.1.2 Impuestos Indirectos 1.1.2 Ingresos No Tributarios 1.1.2.1 Tasas 1.1.2.2. Multas 1.1.2.3 Sanciones 1.2 Recursos de Capital 1.2.1 Recursos del Crédito 1.2.1.1 Crédito Interno 1.2.1.2 Crédito Externo

Por venta delos bienes y servicios y los Tributos que reciben por Norma legal.

1.2.1.3. Otros Recursos de Capital 1.2.2 Recursos del Balance 1.2.2.1. Venta de Activos Fijos



Los Impuestos son tributos obligatorios que exige el Estado u otra autoridad a las personas naturales y jurídicas que la ley señala como contribuyentes a fin de financiar sus objetivos y las necesidades de la comunidad, sin obtener una contraprestación directa a favor del obligado al pago. Los Impuestos directos recaen sobre la renta o riqueza de las personas naturales o jurídicas, consultando la capacidad de pago de éstas, Ingresos o patrimonio gravado (Impuesto sobre la Renta, Impuesto predial). Mientras que los Impuestos Indirectos gravan la producción y el consumo pero consultan la capacidad de pago del contribuyente. Se presenta variación en la clasificación del estatuto tributario así: Los Ingresos no tributarios son las rentas generadas por las actividades propias de la entidad en cumplimiento de su objeto social y comprenden, entre otras, ventas de bienes y servicios, operaciones comerciales, aportes y otros ingresos. Las tasas consisten en cobros realizados por el Estado por la prestación de un Servicio Público a favor del obligado al pago. Las multas son pagos que deben efectuar algunas personas como castigo, por el incumplimiento de lo dispuesto en las Normas legales establecidas. Los aportes de la Nación son recursos del Presupuesto de la Nación

1.2.2.2 Excedentes Financieros 1.2.2.3 Cancelación de Reservas 1.2.2.4 Otros Recursos 1.2.3 Rendimientos Financieros 1.2.3.1. Intereses 1.2.3.2 Correción Monetaria 1.2.4 Diferencial cambiario 1.2.4.1 Diferencia en cambio 1.2.5 Donaciones 1.2.5.1 Entidades Públicas 1.2.5.2 Entidades Privadas 1.2.6 Utilidades o Excedentes Financieros 1.2.6.1 Empresas Industriales 1.2.6.2 Empresas Comerciales 1.2.6.3 Sociedades de Economía mixta 1.2.7 Ingresos Ocasionales 1.3 Contribuciones Parafiscales 1.3.1. Contribuciones 1.3.1.1 Contribuciones gremiales 1.3.1.2 Contribuciones de fiscalización 1.3.2 Afiliaciones 1.3.2.1 Seguridad Social 1.3.2.2 Fondos 1.4 Fondos Especiales 1.4.1. Fondos 1.4.1.1. Fondos de Cofinanciación 1.4.1.2 Fondos de Superávit 1.4.1.3. Otros Fondos 1.5 Ingresos de Establecimientos Públicos 1.5.1. Venta de Bienes y Servicios 1.5.1.1. Empresas Industriales 1.5.1.2. Empresas Comerciales 1.5.1.3. Sociedades de Economía Mixta 1.5.2 Operaciones Comerciales 1.5.2.1 Empresas Industriales

Que el Gobierno orienta hacia entidades públicas con el objeto de contribuir a la atención de sus compromisos y al

1.5.2.2. Empresas Comerciales 1.5.2.3. Sociedades de Economía Mixta



cumplimiento de sus funciones, se define como la participación legal que tienen los entes central y descentralizado del orden nacional y territorial en el Presupuesto de Rentas.

1.6 Transferencias 1.6.1 Nación 1.6.2 Departamento 1.6.3 Municipios 1.6.4 Otras Entidades

Gastos o Ley de Apropiaciones Al igual que los Ingresos, los Gastos o ley de Apropiaciones se clasifican para efectos presupuestarios. La Finalidad del Presupuesto de Gastos es atender todas las prioridades, planes y programas de Desarrollo Económico y social propuestos por los Gobiernos en la Ejecución. A continuación relacionamos las principales clasificaciones junto con el código de Identificación(artículo del Presupuesto), para así preparar y controlar ordenadamente las Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Gastos de las entidades de cualquier orden y cumplir eficazmente el principio de la Especialización para evitar el desvio de los Recursos Públicos. Cuadro 12. Definición y Clasificación de los Gastos Públicos

Generalidades Clasificación



Gastos son erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas no recuperables efectuadas para adquirir los medios y recursos necesarios para la realización de actividades financieras económicas y sociales del Ente. Es la Inversión de los Ingresos en la satisfacción de necesidades colectivas. Los Gastos de Funcionamiento están formados por las erogaciones necesarias para ejercer la Administración. Los servicios personales corresponden a la contraprestación de los servicios que recibe el ente, por relación laboral o a través de contratos, como sueldos, horas extras, primas, cesantías, vacaciones, otros. Los Gastos Generales están relacionados con la Adquisición de Bienes y Servicios para el cumplimiento de las funciones asignadas por la Constitución y la Ley. Las Transferencias son recursos que transfieren los entes a otros, en cumplimiento de un manadato legal; como la participación de los Municipios en los Ingresos Corrientes de la Nación. El Servicio de la Deuda es el monto destinado para cubrir las obligaciones en amortizaciones de capital, pago de los Intereses, Las Comisiones, y demás gastos, originados para la obtención y cumplimiento del crédito Interno y Externo de la Entidad. Los Gastos de Inversión son ejecutados por el Gobierno Nacional, Departamental, Distrital o Municipal para el cumplimiento de los respectivos planes y programas de Desarrollo Econó

2. Gastos 2.1 Funcionamiento 2.1.1. Servicios Personales 2.1.1.1.Asociados a la Nómina 2.1.1.2.Indirectos 2.1.1.3. Contribuciones Inherentes a la Nómina, sector privado. 2.1.1.4. Contribuciones Inherentes a la Nómina, sector público. 2.1.2. Gastos Generales 2.1.2.1. Adquisición de Bienes 2.1.2.1. Adquisición de Servicios 2.1.2.3 Impuestos y Multas 2.1.3. Transferencias Corrientes 2.1.3.1. Convenios con el sector privado. 2.1.3.2. Transferencias al sector público. 2.1.3.3. Situado Fiscal 2.1.3.4. Transferencias al Exterior 2.1.3.5. De Previsión y Seguridad Social 2.1.4. Transferencias de Capital 2.1.4.1. Entidades Centralizadas 2.1.4.2. Entidades Descentralizadas 2.1.5. Gastos de Comercialización y producción 2.1.5.1. Adquisición de Bienes 2.1.5.2 Adquisición de Servicios 2.2 Servicio de la Deuda 2.2.1. Deuda Externa 2.2.1.1. Amortización de Capital 2.2.1.2. Intereses, Comisiones y Gastos 2.2.2. Deuda Interna 2.2.2.1. Amortizaciones de Capital 2.2.2.2. Intereses,Comisiones y Gastos 2.3. Inversión 2.3.1. Desarrollo Social 2.3.1.1. Rural 2.3.1.2. Urbano 2.3.2. Desarrollo Económico 2.3.2.1. Rural 2.3.2.2. Urbano



Mico y Social. Se caracteriza porque su asignación permite acrecentar la capacidad de Producción y productividad en el campo de la estructura física, económica y Social, tendientes a elevar la calidad de vida. La Tendencia ascendente del Gasto se debe al Incremento Poblacional, para atender las necesidades como Ejecución de Obras de interés público, democracia, seguridad y atención de la deuda.

2.3.3. Infraestructura Física 2.3.3.1. Rural 2.3.3.2. Urbano 2.3.4. Medio Ambiente 2.3.4.1. Rural 2.3.4.2. Urbano 2.4 Déficit Fiscal

1.2.3.9 Ejecución Presupuestal En cumplimiento del principio de Anualidad el Presupuesto se empieza a ejecutar a partir del 1º de Enero y termina el 31 de Diciembre de cada año. La Ejecución Presupuestal está legalmente reglamentada en los artículos 68 al 89 del Decreto 111 de 1,996, los artículos 19 al 39 del Decreto 568 de 1.996 y los Artículos 1 al 15 del Decreto 630 de 1.996. Cuadro 13. Etapas de la Ejecución Presupuestal

Etapas Objeto

1. Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Afecta preliminarmente el presupuesto y garantiza la existencia de la apropiación suficiente para atender el compromiso que se vá a efectuar; esta certificación la expiden los responsables del manejo presupuestal de la Entidad, previa revisión del saldo existente en el rubro presupuestal.

2. El registro Presupuestal Movimiento mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta definitivamente la apropiación, garantizando que esta no será destinada para otro fin.



3. Constitución de Reservas Presupuestales y Cuentas porPagar

Si a 31 de Diciembre no se han cumplido los compromisos se constituye la Reserva Presupuestal, y las obligaciones correspondientes a los contratos liquidados o entrega de bienes o servicios para constituir las cuentas por pagar para la siguiente vigencia.

4. Programa Anual Mensualizado- PAC

Herramienta para definir el monto de caja máximo mensual de fondos disponibles y el monto máximo mensual de pagos, con el fin de cumplir las obligaciones, debiendo hacerse los pagos teniendo en cuenta el PAC, con sujeción a los montos aprobados.

Las adiciones, reducciones y traslados presupuestales que modifican los montos aprobados por el legislativo, exigen el trámite de una Ley, ordenanza o acuerdo según el caso; sin embargo existen algunas operaciones presupuestales que se pueden hacer mediante otros mecanismos(actos administrativos)que regulan y facilitan el manejo presupuestal, previa autorización del Legislativo. Para visualizar y facilitar el manejo de la ejecución presupuestal anexamos unos formatos con la respectiva instrucción del diligenciamiento de la ejecución presupuestal facilitando la evaluación y el control que presentan todo el rrecorrido de los rubros del Presupuesto aprobado. 1.2.3.10. Modelo de la Ejecución Presupuestal En la Ejecución del Presupuesto tomamos como modelo la Resolución 0486 de Junio 17 de 2003 de la Contraloría General de Cundinamarca, la cual reglamenta la rendición de cuentas de los entes del Departamento que rige a partir del 1º de Julio de 2003. Formato para la Ejecución de Ingresos- Cuenta Activa Modelo de rendición de cuentas de las Entidades Públicas donde registramos en detalle todo el proceso presupuestal de los Ingresos presupuestados desde el rubro presupuestal para la aprobación de los Ingresos, los reconocimientos y los recaudos por cada uno de los conceptos en forma mensual; con este informe analizamos individualmente la gestión adelantada por cada concepto. La explicación del diligenciamiento del presente formato se efectúa siguiendo la numeración del mismo.



1. Nombre correcto y completo de la entidad pública que rinde la cuenta. 2. Nombres y apellidos completos del jefe del Organismo. 3. Mes del año que se vá a rendir 4. Nombres y apellidos completos del encargado del área de Presupuesto. 5. Ciudad y fecha en la cual se diligenció la Información 6. Artículo. Relaciones en orden consecutivo y ascendente los numerales de Ingresos aprobados y liquidados por la autoridad competente,así como los generados por las adiciones al Presupuesto. 7. Concepto. Identifique el concepto para cada numeral del Ingreso, conforme al Presupuesto Vigente. 8. Estimativo Inicial. Relacione los valores aprobados inicialmente en el Presupuesto por cada ítem rentístico. 9.Adiciones: Escriba en esta columna los valores correspondientes a los mayores cálculos de ingresos originados en nuevos recursos. 10. Reducciones: Corresponde a la reducción del ítem rentístico. 11. Estimamtivo total: Corresponde a las sumatorias de las columnas 8 y 9 menos la columna 10 para cada çitem rentístico. 12. Reconocimientos: corresponde a la cuantía de lo que deba cobrarse de conformidad con los ingresos presupuestados y admitidos como ciertos. Meses anteriores: Ingresos reconocidos de los meses anteriores al rendido. Mes: Ingresos reconocidos en el mes que se rinde. Acumulado: Total de Ingresos reconocidos en la vigencia hasta el mes que se rinde. 13. Recaudo del Mes: Incluya en esta columna el recaudo efectivo. Meses Anteriores: Ingresos recaudados meses anteriores al rendido. Mes: Ingresos recaudados en el mes que se rinde. Acumulado: Total recaudos en la vigencia hasta el mes que se rinde. 14. Saldos por recaudar: Corresponde a la diferencia entre el acumulado de reconocimientos (columna 12) y el acumulado de recaudos(columna 13). 15. Saldos por ejecutar: Corresponde a la diferencia entre el estimativo total (columna 11) y el acumulado de reconocimientos(columna 12). 16.Espacio para la firma del jefe del organismo. 17. Espacio para la firma del responsable encargado del área de Presupuesto y el nombre del cargo.



Formato para la Ejecución de gastos-Cuenta Pasiva



Modelo de rendición de cuentas de las entidades públicas donde registramos en detalle todo el proceso presupuestal de gastos desde el rubro presupuestal para la aprobación de gastos, los compromisos y los pagos por cada uno de los conceptos en forma mensual; con este informe analizamos individualmente la gestión adelantada por cada concepto. La explicación del diligenciamiento del presente formato se efectúa siguiendo la numeración del mismo. 1. Nombre correcto y completo de la entidad que rinde la cuenta 2. Nombres y apellidos completos del jefe del Organismo. 3. Mes del año que se va a rendir. 4. Nombres y apellidos completos del encargado del área de presupuesto. 5. Ciudad y fecha en la cual se diligenció la Información. 6. Artículo: Relacione en orden consecutivo ascendente los artículos de gastos aprobados y líquidados por la autoridad competente, así como los generados por las modificaciones incorporadas al Presupuesto. 7. Concepto: Relacione el concepto para cada artículo del gasto conforme al presupuesto vigente. 8. Apropiación Inicial : Corresponde a los valores aprobados inicialmente en el Presupuesto. 9. Crédito y Adiciones: Relaciones los nuevos valores provenientes de traslados entre artículos del Presupuesto de Gastos o de la adición de la apropiación. 10. Contracrédito y reducciones: Relacione frente al artículo correspondiente, las disminuciones de que hayan sido objeto. 11. Total Apropiado: Corresponde a la sumatoria de apropiación inicial (columna 8) y crédito adiciones (columna 9) menos los contracréditos y reducciones (columna 10). 12. Registro de compromiso: Frente a cada artículo relacione los valores comprometidos por los contratos efectuados. Meses Anteriores: Monto de las apropiaciones comprometidas de los meses anteriores al rendido. Mes: Monto comprometido en el mes que se rinde. Acumulado: Total comprometido en la vigencia hasta el mes que se rinde. Todo compromiso debió asumirse con saldo disponible de apropiación. 13. Anulación de Registro: Cuando por causa justificada el ordenador determine el cese de un compromiso, relacione en esta columna el valor correspondiente, frente al rubro presupuestal afectado. 14. Pagos: Valores cancelados por concepto de obligaciones adquiridas. Meses Anteriores: Pagos efectuados en los meses anteriores al rendido. Mes: Pagos efectuados en el mes que se rinde. Acumulado: Total pagos en la vigencia hasta el mes que se rinde. 15. Origen del Recurso para el mes: Indique con las respectivas convenciones el origen de los recursos que sirvieron de base para el pago en el mes. En



observaciones discrimine los montos cuando en la financiación por rubro se utilice más de un recurso. 16. Saldo Registro Compromiso:Corresponde a la diferencia entre el acumulado de registro de compromisos (columna 12) menos la anulación de registros (columna 13) y menos los pagos acumulados efectuados sobre tales compromisos(columna 14). Al término de la vigencia el Saldo Registro Compromiso representa las obligaciones pendientes de pago que deben respaldarse con la reserva de apropiación.



17. Saldo de Apropiación: Registre en detalle para cada artículo del Gasto, el saldo que al finalizar cada período se encuentra libre de compromiso. Este valor resulta de la diferencia entre el total apropiado(columna 11)menos los pagos acumulados (columna 14)menos el saldo registro compromiso (columna 16). Los saldos de apropiación no comprometidos expiran al terminar el período fiscal. 18.Espacio para la firma del jefe del organismo. 19. Espacio para la firma del empleado encargado del área de Presupuesto y el nombre del cargo. Formato de Operaciones Efectivas de tesorería en el mes Es un formato de análisis cruzando la cuenta activa y la cuenta pasiva, a fin de determinar un comparativo entre los recaudos efectivos y los pagos en forma mensual y establecer el déficit o superávit de líquidez que se está presentando para tomar medidas oportunas en la gestión de recaudo y los compromisos adquiridos por la Entidad. La explicación del diligenciamiento del presente formato se efctúa siguiendo la numeración del mismo. 1. Nombre correcto y completo de la entidad que rinde la cuenta. 2. Nombres y apellidos completos del jefe del Organismo. 3. Mes del año que se vá a rendir. 4. Nombres y apellidos completos del encargado del área de Tesorería. 5. Ciudad y fecha en la cual se diligenció la Información 6. Concepto: Comprende los conceptos establecidos en la Norma orgánica de Presupuesto. 7. Valor: Valores efectivos que se produzcan el el mes. 8. Espacio para la firma del jefe del organismo. 9. Espacio para la firma del empleado encargado del área de tesorería y el nombre del cargo. Las Operaciones efectivas de Tesorería, evalúan la forma eficiente de los recaudos por cada uno de los grupos, y la atención oportuna de las obligaciones adquiridas por cada uno de los sectores, para analizar la viabilidad financiera de la Entidad en forma mensual y analizar el superávit o déficit de líquidez.



Este modelo hace un comparativo entre los reconocimientos y recaudos (cuenta activa), y los compromisos y pagos acumulados (cuenta pasiva) para evaluar la gestión adelantada de la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos y analizar a un período de tiempo el superávit o déficit de la Ejecución. 1. Nombre correcto y completo de la Entidad que rinde la Cuenta. 2. Nombres y apellidos completos del Jefe del Organismo. 3. Mes del año que se va a rendir. 4. Nombres y apellidos completos del encargado del área de Tesorería. 5. Ciudad y Fecha en la cual se diligenció la información. 6. Rubro Presupuestal. Comprende los conceptos establecidos en la norma orgánica del Presupuesto. 7. Ingresos: Especifique los valores de Ingresos tanto programados como recaudos acumulados efectivos. 8. Egresos: Especifique los valores de egresos tanto programados como pagos acumulados. 9. Saldos de PAC: Corresponde a la diferencia entre el programado acumulado y los pagos acumulados. 10. Espacio para la firma del Jefe del Organismo. 11. Espacio para la firma del empleado encargado del área de Tesorería y el nombre del cargo. El comparativo de los Ingresos determina el saldo que la entidad no ha recaudado y que está dentro del Presupuesto (rentas o cuentas por cobrar), igualmente en los Gastos establece el volumén de pagos que la entidad no ha efectuado por los compromisos que ha adquirido (cuentas por pagar); a esto lo llamamos déficit o superávit de ejecución presupuestal. 1.2.3.11 Ejercicios Resueltos Ejercicio sobre Ejecución y Contabilización Presupuestal El ejercicio desarrollado, tiene como objeto la aplicación práctica del Capítulo anterior de la ejecución Presupuestal por cada una de las Etapas, este modelo es muy elemental, para facilitar la comprensión de cómo ejecutar un Presupuesto para una entidad pública, junto con la Contabilización en cuentas de Presupuesto. Para sentar los conocimientos técnicos sobre el manejo Presupuestal, se plantea el Ejercicio para ejecución de dos períodos, en él se visualiza fácilmente la Dinámica del Presupuesto. Es necesario analizar el siguiente ejemplo y proponer el Desarrollo de otros, con distintas variables presupuestales. Ejemplo: La Entidad Pública XX, según decreto No 115 de Noviembre 26 de 2.002, establece los siguientes rubros presupuestales para la Vigencia 2.003, de acuerdo con las Normas Legales Vigentes:



Ingresos . Sobretasa a la Gasolina…………………………………………………………$45.000.000 . Espectáculos públicos……………………………………………………………. 25.000.000 . Deguello Ganado Mayor…………………………………………………………..10.000.000 . Sanciones………………………………………………………………………………. 4.000.000 . Multas……………………………………………………………………………………. 10.000.000 . Ventas Servicios Educativos……………………………………………………… 8.000.000 . Venta Servicios Salud………………………………………………………………. 5.000.000 . Transferencias de la Nación……………………………………………………1.400.000.000 . Partidas delegadas del Dpto…………………………………………………… 500.000.000 . Delineación Urbana……………………………………………………………….. 6.000.000 .Ocupación de Vías……………………………………………………………………. 20.000.000 . Estampillas…………………………………………………………………………….. 15.000.000 . Extracción de Materiales………………………………………………………….. 6.000.000 . Impuesto de Industria y Comercio……………………………………………. 120.000.000 . Impuesto Predial…………………………………………………………………….. 410.000.000 . Consumo de Licores………………………………………………………………… 20.000.000 . Crédito Aprobado Banco Nacional…………………………………………….. 400.000.000 Gastos . Nómina Administración………………………………………………………..$150.000.000 . Auxilio de Transporte………………………………………………………….. 25.000.000 . Gastos de Representación…………………………………………………… 50.000.000 . Compra Equipo de Cómputo……………………………………………….. 30.000.000 . Honorarios Contador……………………………………………………………. 15.000.000 . Honorarios Médicos y Enfermeras…………………………………………. 40.000.000 . Nómina Docentes………………………………………………………………… 65.000.000 . Construcción Polideportivo…………………………………………………… 180.000.000 . Construcción de Escuelas……………………………………………………. 200.000.000 . Construcción Acueducto y Alcantarillado………………………………. 250.000.000 . Recolección de Basuras………………………………………………………. 42.000.000 . Indemnización personal administrativo………………………………… 28.000.000 . Pago créditos entidades Financieras……………………………………. 190.000.000 . Atención personas tercera edad………………………………………….. 60.000.000 . Servicios Públicos………………………………………………………………. 15.000.000 . Mantenimiento Ambulancia………………………………………………… 20.000.000 . Mantenimiento Maquinaria Pesada……………………………………… 42.000.000 . Regalos de Navidad . Subsidio Escolar



Nota: La diferencia del Presupuesto se debe destinar para la Construcción de vías , carreteras, puentes, se asume que los certificados expedidos se comprometen en su totalidad, y que las obligaciones se pagan totalmente. 1. En el mes de Enero, se analiza el Presupuesto aprobado y se determina realizar las siguientes modificaciones presupuestales según acuerdo 010 del 15 de Enero de 2003 del Concejo Municipal.

- Disminuir la asignación para polideportivos y adquirir instrumentos para la banda municipal por valor de $25.000.000

- Crear Impuestos por vendedores ambulantes en $6.000.000 con lo cual se alimentará a todos los presos.

Se contrata: . Construcción de la Escuela $150.000.000 . Se compra equipo de cómputo $30.000.000 . Nota: todos los pagos de Nómina y honorarios se comprometen en un mes. Los pagos que se efectúan en el mes son: . Pago del personal . Pago auxilio de transporte . Honorarios . Se efectúa el anticipo para el contrato para la construcción por $50.000.000 y por la compra del equipo de cómputo se dá un anticipo del 50% Los Recaudos del mes fueron: . Impuesto predial………………………………………………………$ 30.000.000 . Impuesto de Industria y Comercio…………………………….. 15.000.000 . Servicios de Salud……………………………………………………. 2.000.000 . Crédito Bancario……………………………………………………… 100.000.000 . Transferencias……………………………………………………….. 180.000.000 2- En el mes de Febrero se presentan las siguientes ejecuciones presupuestales: . Se contrata para la construcción de carreteras, vías y puentes por valor de 100.000.000. . Se efectúanlos mismos pagos del mes anterior y adicionalmente un anticipo de construcción de carretera de 20.000.000 .Se recaudan los mismos ingresos del mes anterior más la sobretasa a la gasolina por 10.000.000, degüello ganado por 3.000.000 y transferencias del departamento Por 30.000.000 3- Se pide:



A- Ejecución Presupuestal: a-Efectuar la clasificación de los Ingresos asignándoles el código de artículo. b-Efectuar la clasificación de los gastos,asignándole el código de artículo. c-Registrar la ejecución presupuestal de Ingresos en el formato de cuenta activa, para los meses de Enero y Febrero. d-Registrar la ejecución Presupuestal de Gastos en el formato de cuenta pasiva, para los meses de Enero y Febrero. e-Preparar el formato de Operaciones Efectivas de Tesorería , para Enero y Feb. f-Preparar el formato del Plan Anual Mensualizado de caja para Enero y febrero. g-Para el mes de Febrero efectuar los puntos c,d,e, y f. h-Analizar la gestión presupuestal que presenta el municipio durante los dos primeros meses. B- Efectuar las Contabilizaciones para cada uno de los momentos del Presupuesto.



h- Debe crearse la cultura para el análisis de la gestión presupuestal en forma mensual, por parte de la Gerencia y la alta Dirección, los concejos municipales,



asesores, comunidad y los demás órganos controladores, para hacer un estudio preciso de las variaciones, y actuar oportunamente; en este ejercicio se evidencia que la entidad tiene un alto volumén de recaudos o disponibilidad para atender sus obligaciones, en el evento de que estas no sean exigibles, la tesorería deberá efectuar algún tipo de Inversión rentable para optimizar los recursos de la Entidad, por lo menos en el mediano plazo. B- Para dar solución a lo de la Contabilización Presupuestal y para cumplir con los modelos de cuadro planteados, sobre la ejecución presupuestal, desarrollaremos las contabilizaciones que debe efectuar una entidad pública, dando cumplimiento a la resolución 400 de la Contaduría General de la Nación, modificado por la resolución 226 de mayo de 2.003, sobre la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública 2001. Elaboramos comprobantes de diario cada momento del presupuesto para facilitar la comprensión del ejercicio. Contabilización Presupuestal



a-Aprobación Inicial de Ingresos Entidad Pública XY Comprobante de diario No 001 Enero 1º de 2003

Código Detalle Parcial Debe Haber

0201 020110 020123 020125 020126 020128 020129 020130 020132 020133 020139 020140 020142 020147 020148 020160 020162 020170 0206 020610 020623 020625 020626 020628 020629 00630 020632 020633 020639 020640 020642 020647 020648 020660 020662 020670

Ingresos Aprobados Impuesto predial Consumo licores del Dpto. Degüello Ganado Mayor Sobretasa a la Gasolina motor Delineación urbana,estudios y planos Espectáculos Públicos Extracción de Materiales, arena,etc. Impuesto de industria,comercio,etc Ocupación de vías Multas Sanciones Estampillas Venta Servicios Educativos Venta Servicios de Salud Transferencias Nacionales Transferencias Departamentales Crédito Banca Comercial Ingresos por Ejecutar Impuesto predial Consumo de licores del Dpto. Degüello Ganado Mayor. Sobretasa a la Gasolina Motor Delineación urbana,estudios y planos Espectáculos Públicos. Extracción de Materiales, arena,etc. Impuesto de industria,comercio,etc Ocupación de vías Multas Sanciones Estampillas Venta Servicios Educativos Venta Servicios de Salud Transferencias Nacionales Transferencias Departamentales Crédito Interno Banca Comercial

410.000 20.000 10.000 45.000 6.000 25.000 6.000 120.000 20.000 10.000 4.000 15.000 8.000 5.000 1.400.000 500.000 400.000 -410.000 -20.000 -10.000 -45.000 -6.000 -25.000 -6.000 -120.000 -20.000 -10.000 -4.000 -15.000 -8.000 -5.000 -1.400.000 -500.000 -400.000

3.004.000




Sumas Iguales

b- La Modificación presupuestal de Ingresos: Entidad Pública XX Comprobante de Diario No 002 Enero 31 de 2.003


0201 020137 0206 020637

Ingresos Aprobados Otros Impuestos Distritales y Munic. Ingresos por Ejecutar Otros Imp. Distritales y M/pales.

6.000 -6.000

6.000 6.000

Sumas Iguales 6.000 6.000

R/: Registramos modificación presupuestal según acuerdo No 10 de Enero 15 de 2.003, del Consejo Municipal. c-Recaudos de ingresos Entidad Pública XX Comprobante de Diario No 003 Enero 31 de 2.003


0206 020610 020632 020648 020660 020670 0211 021110 021132 021148 021160 021170

Ingresos por Ejecutar Impuesto predial Impuesto de Ind,Cio y avisos. Venta de servicios de salud. Transferencias Nacionales Crédito interno Banca cial Recaudos en Efectivo Impuesto predial Impuesto de Ind,Cio y avisos. Venta de Servicios de Salud Transferencias Nacionales Crédito interno banca cial.

30.000 15.000 2.000 180.000 100.000 -30.000 -15.000 - 2.000 -180.000 -100.000

327.000

327.000

SUMAS IGUALES 327.000 327.000

R/: Registramos los recaudos efectuados por la tesorería en el mes de Enero de 2.003. Firmas: d-Recaudos de Ingresos Mes de Febrero



Entidad Pública XX Comprobante de diario No 001 Febrero 28 de 2.003


0206 020610 020625 020626 020632 020648 020660 020662 020670 0211 021110 021125 021126 021132 021148 021160 021162 021170

Ingresos por ejecutar Impuesto predial Degüello Ganado mayor Sobretasa a la gasolina motor Imp.de Ind. Cio y avisos Venta de servicios de salud. Transferencias Nacionales Transferencias Dptales. Crédito interno banca cial. Recaudos en Efectivo Impuesto predial Degüello Ganado mayor Sobretasa a la gasolina motor Imp.de Ind. Cio y avisos Venta de servicios de salud. Transferencias Nacionales Transferencias Dptales. Crédito interno banca cial.

30.000 3.000 10.000 15.000 2.000 180.000 30.000 100.000 -30.000 -3.000 -10.000 -15.000 -2.000 -180.000 -30.000 -100.000

370.000 370.000


R/: Registramos los recaudos efectuados por la tesorería en el mes de Febrero de 2.003. Firmas: e-Aprobación Inicial Gastos



Entidad Pública XX Enero 1º de 2.003

Código Detalle Parcial Debe Haber 0305 030511 03051101 03051102 03051103 030512 03051201 03051202 030515 030516 030557 030565 03055701 03055702 030558 03055801 03055802 03055803 030563 03056301 03056302 030574 03057401 03057402 03057403 03057404 030561 03056101 0310 031011 03101101 03101102 03101103 031012 03101201 03101202

Gastos Aprobados Serv. Personales asociados A la Nómina. Sueldos Auxilio de Transporte Indemnización personal Admón. Servicios personales Indirectos. Honorarios Contador De Representación Adquisición de bienes Adquisición de servicios Inversión sector salud Amortización deuda pública Mantenimiento Ambulancia Honorarios médico/enfermeras Inversión sector educación Nómina Docentes Subsidios Escolares Construcción escuela Inversión sector desarrollo Comunitario Atención tercera edad Regalos de Navidad Inversión Sector Infraestructura Vial. Servicios Públicos Construcción carreteras Mantenimiento maquinaria pesada Construcción Acueducto Inversión Sector Recreación y Deportes Construcción Polideportivo Gastos por Ejecutar Serv. Personales asociados A la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Indemnización personal Admón Servicios Personales Indirectos Honorarios Contador De Representación

150.000 25.000 28.000 15.000 50.000 30.000 42.000 190.000 20.000 40.000 65.000 48.000 200.000 60.000 30.000 15.000 1.524.000 42.000 250.000 180.000 150.000 25.000 28.000 15.000 50.000

3.004.000

3.004.000




031015 031016 031055 031057 03105701 03105702 031058 03105801 03105802 03105803 031063 03106301 03106302 031074 03107401 03107402 03107403 03104704 031061 03106101

Adquisición de Bienes Adquisición de Servicios Amortización deuda pública Interna Inversión Sector Salud Mantenimiento Ambulancia Honorarios médicos y enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Subsidios Escolares Construcción de Escuelas Inversión Sector Desarr. Comunitario Atención tercera edad Regalos de Navidad Inversión Sector Infraestructura Vial Servicios Públicos Construcción Carreteras Mantenimiento Maquinaria pesada Construcción Acueducto Inversión Sector Recreación y Dep. Construcción de Polideportivo

30.000 42.000 190.000 20.000 40.000 65.000 48.000 200.000 60.000 30.000 15.000 1.524.000 42.000 250.000 180.000

SUMAS IGUALES 3.004.000 3.004.000

R/:Registramos la Contabilización del Presupuesto inicial de Gastos para la vigencia 2.003, según decreto No 115 de Noviembre 26 de 2.002. Firmas:


___________________________________________________________________________


f-Modificación Presupuestal de Gastos Entidad Pública XX Comprobante de Diario No 002 Enero 31 de 2.003


0305 030512 03051203 0310 031012 03101203 0310 031061 03106101 305 030561 03056101 0305 030562 03056201 0310 031062 03106201

Gastos aprobados Serv. Personales Indirectos Alimentación de presos Gastos por Ejecutar Servicios personales Indirectos Alimentación de presos Gastos por Ejecutar Inversión Sector Recreación y Deportes Construcción de Polideportivo Gastos Aprobados Inversión Sector Recreación y Deportes Construcción de Polideportivo Gastos Aprobados Inversión Sector, Arte y Cultura Instrumentos de Banda Gastos por Ejecutar Inversión, sector Arte y Cultura Instrumentos de Banda

6.000 6.000 25.000 25.000 25.000 25.000

6.000 25.000 25.000

6.000 25.000 25.000


R/: Registramos modificación presupuestal según Acuerdo No 10 de Enero 5 de 2.003, del Consejo Municipal. Firmas:


___________________________________________________________________________


g-Expedición de Certificados Entidad Pública XX Comprobante de Diario No 003 Enero 31 de 2.003


0312 Certificados de Disponibilidad 550.000

031211 03121101 03121102 031212 03121201 031215 031257 03125702 031258 03125801 03125803 031262 03126201 0310 031011 03101101 03101102 031012 03101201 031015 031057 03105702 031058 03105801 03105803 031062 03106201

Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales Indirectos Honorarios del Contador Adquisición de Bienes Inversión Sector Salud Honorarios Médicos y Enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Construcción escuelas Inversión sector arte y cultura Instrumentos de Banda Gastos por Ejecutar Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales Indirectos Honorarios del Contador Adquisición de Bienes Inversión Sector Salud Honorarios Médicos y Enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Construcción escuelas Inversión sector arte y cultura Instrumentos de Banda

150.000 25.000 15.000 30.000 40.000 65.000 200.000 25.000 150.000 25.000 15.000 30.000 40.000 65.000 200.000 25.000

550.000


R/: Registramos la expedición de los certificados del mes de Enero. Firmas:


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h) Registro de Compromisos (contratos) Entidad Pública XX Comprobante de Diario No 004 Enero 31 de 2.003


0315 031511 03151101 03151102 031512 03151201 031515 031557 03155702 031558 03155801 03155803 0312 031211 03121101 03121102 031212 03121201 031215 031257 03125702 031258 03125801 03125803

Gastos Comprometidos Serv personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de transporte Servicios personales indirectos Honorarios del Contador Adquisición de Bienes Inversión Sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión sector Educación Nómina Docentes Construcción de Escuelas Certificados de Disponibilidad Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales indirectos Honorarios del Contador Adquisición de Bienes Inversión Sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Construcción de escuelas

12.500 2.083 1.250 30.000 3.333 5.417 150.000 12.500 2.083 1.250 30.000 3.333 5.417 150.000

204.583 204.583

SUMAS IGUALES $ 204.583 204.583

R/: Registramos compromisos adquiridos durante el mes de Enero. Firmas:


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i) Adquisición de Obligaciones (Facturación) Entidad Pública XX Comprobante de Diario No 005

Còdigo Detalle Parcial Debe Haber

0322 032211 03221101 03221102 032212 03221201 032215 032257 03225702 032258 03225801 03225803 0315 031511 03151101 03151102 031512 03151201 031515 031557 03155702 031558 03155801 03155803

Obligaciones contraidas Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales indirectos Honorarios del Contador Adquisición de bienes Inversión Sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión sector educación Nómina Docentes Construcción de Escuelas Gastos Comprometidos Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales indirectos Honorarios del Contador Adquisición de bienes Inversión Sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión sector educación Nómina Docentes Construcción de Escuelas

12.500 2.083 1.250 15.000 3.333 5.417 50.000 12.500 1.250 15.000 3.333 5.417 50.000

89.583 89.583


R/R: Para registrar las obligaciones adquiridas durante el mes de Enero. Firmas:


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j)Pagos efectuados Entidad Pública XX Comprobante de diario No 006 Enero 31 de 2.003

Código 0330 033011 03301101 03301102 033012 03301201 033015 033057 03305702 033058 03305801 03305803 0322 032211 03221101 03221102 032212 03221201 032215 032257 03225702 032258 03225801 03225803

Detalle Pagos de la Vigencia Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales Indirectos Honorarios del Contador Adquisición de Bienes Inversión Sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Construcción de escuelas Obligaciones Contraídas Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales Indirectos Honorarios del Contador Adquisición de Bienes Inversión Sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Construcción de escuelas

Parcial 12.500 2.083 1.250 15.000 3.333 5.417 50.000 12.500 2.083 1.250 15.000 3.333 5.417 50.000

Debe 89.583

Haber 89.583

SUMAS IGUALES $ 89.583 89.583

R/: Para registrar los pagos del mes de Enero Firmas:


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k) Certificados expedidos y compromisos adquiridos mes de Febrero Entidad Pública XX Comrobante de Diario No 001 Febrero 28 de 2.003


0312 0311274 03127402 0310 031074 03107402 0315 031511 03151101 03151102 031512 03151201 031557 03155702 031558 03155801 031574 03157402 0312 031211 03121101 03121102 031212 03121201 031257 03125702 031258 03125801 031274 03127402

Certificado de disponibilidad a. Inversión sector Infraestructura Vial Construcción carreteras Gastos por Ejecutar Inversión Sector Infraestructura Vial Construcción Carreteras Gastos Comprometidos Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales Indirectos Honorarios del Contador Inversión sector Salud Honorarios médicos enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Inversión sector infraestructura vial Construcción carreteras Certificados de disponibilidad a. Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales Indirectos Honorarios del Contador Inversión sector Salud Honorarios médicos enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Inversión sector infraestructura vial Construcción carreteras

1.524.000 1.524.000 12.500 2.083 1.250 3.333 5.417 100.000 12.500 2.083 1.250 3.333 5.417 100.000

1.524.000 124.583

1.524.000 124.583

SUMAS IGUALES $ 1.648.583 1.648.583

R/: Para registrar los cdp expedidos y compromisos en el mes de Febrero.

Firmas:


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l) Obligaciones contraídas mes de Febrero Entidad Pública XX Comprobante de Diario No 002 Febrero 28 de 2.003


0322 032211 03221101 03221102 032212 03221201 032257 03225702 032258 03225801 03155803 032274 03227402 0315 031511 03151101 03151102 031512 03151201 031557 03155702 031558 03155801 03155803 031574 03157402

Obligaciones Contraidas Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales indirectos Honorarios del contador Inversión sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Construcción escuelas Inversión Sector Infraestructura Vial Construcción Carreteras Gastos Comprometidos Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales indirectos Honorarios del contador Inversión sector Salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión Sector Educación Nómina Docentes Construcción escuelas Inversión Sector Infraestructura Vial Construcción Carreteras

12.500 2.083 1.250 3.333 5.417 50.000 20.000 12.500 2.083 1.250 3.333 5.417 50.000 20.000

94.583 94.583


R/: Registramos las obligaciones adquiridas en el mes de Febrero Firmas:


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ll)Pagos del mes de Febrero Entidad Pública XX Comprobante de diario No 003 Febrero 28 de 2.003


0330 033011 03301101 03301102 033012 03301201 033057 03130702 033058 03305801 03225803 033074 03307402 0322 032211 03221101 03221102 03221201 032257 03122702 032258 03225801 03225803 032274 03227402

Pagos de la vigencia Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales indirectos Honorarios del Contador Inversión secor salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión sector educación Nómina Docentes Construcción Escuelas Inversión sector infraestructura vial Construcción carreteras Obigaciones contraídas Servicios personales asociados a la Nómina Sueldos Auxilio de Transporte Servicios personales indirectos Honorarios del Contador Inversión sector salud Honorarios médicos y enfermeras Inversión sector educación Nómina Docentes Construcción Escuelas Inversión sector infraestructura vial Construcción carreteras

12.500 2.083 1.250 3.333 5.417 50.000 20.000 12.500 2.083 1.250 3.333 5.417 50.000 20.000

94.583 94.583


R/: Registramos pagos realizados en el mes de Febrero. Firmas:


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Ejercicios de casos más frecuentes Este ejercicio presenta todo el recorrido presupuestal de ingresos y gastos, apuntando a cada una de las contabilizaciones en cuentas de Presupuesto y cuentas financieras para poder visualizar oportunamente la relación entre Contabilidad y Presupuesto, guiado por planillas de ejecuciones presupuestales para una vigencia, y dando su argumentación para cada uno de los momentos del recorrido presupuestal Registros contables en las cuentas de Planeación y Presupuesto o cuentas de la clase cero. Registros del Presupuesto de Ingresos En el Presupuesto de Ingresos se contabilizan los stes movimientos: Apropiación inicial, recaudos (en efectivo o papeles), recaudos de la vigencia, modificaciones (adiciones o reducciones), ingresos no aforados, reconocimientos por vigencias anteriores, y cierre al final de la vigencia. Para la ilustración de los ejemplos, se toman los datos de algunos rubros de acuerdo al cuadro del informe de ejecución presupuestal de Ingresos. Apropiación Inicial Está compuesta por las rentas y recursos debidamente aprobados (por el consejo municipal en este caso) que se tiene previsto recaudar durante una vigencia. Para el rubro 11010100 Impuesto predial unificado por vr de $206.863.000 Registro (número 1 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 020100 Ingresos Aprobados(Db) 020110 Impuesto predial unificado 206.863.000 020600 Ingresos por ejecutar(CR) 020610 Impuesto predial unificado 206.863.000 Modificaciones Son las adiciones o reducciones que se hacen al Presupuesto inicialmente aforado. Adiciones


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Es la modificación consistente en aumentar el Presupuesto de ingresos aprobado, por el recaudo hecho en una cuantía a la inicialmente aforada en el Presupuesto de Rentas por valor de $53.000.000 Para el rubro 11010100 Predial Unificado. Registro (número 2 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 020100 Ingresos Aprobados(Db) 53.000.000 020110 Impuesto predial unificado 020600 Ingresos por Ejecutar(CR) 020610 Impuesto predial Unificado 53.000.000 Reducciones Es la modificación consistente en la reducción del Presupuesto de Ingresos aprobado, la cual debe hacerse de acuerdo a las normas que lo autoricen. También se utiliza para los traslados entre rubros presupuestales en las subcuentas que correspondan, en los cuales se acredita el rubro que se aumenta y se contracredita el rubro que se disminuye. Para el rubro 12050000 Tasas y Multas Registro (número 3 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 020600 Ingresos por ejecutar(CR) 020638 Tasas 2.358.000 020100 Ingresos Aprobados (DB) 2.358.000 Recaudos en Efectivo Comprende el valor de los Ingresos recaudados en dinero en efectivo del Presupuesto de Rentas por valor de $224.800.000 Para el rubro 11010100 Predial unificado Registro (número 5 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 020600 Ingresos por Ejecutar (CR) 020631 Impuesto de avisos, tableros y vallas 5.000.000 021200 Ejecución en papeles y otros(CR) 021231 Impuesto de avisos, tableros y vallas 5.000.000 Reconocimientos de la Vigencia


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Corresponde a los Ingresos que se dejan causados en una vigencia y de los cuales se tiene la certeza se van a recibir o recaudar en la Vigencia siguiente. Es muy útil para el caso de las entidades municipales ya que corresponde a conceptos como: transferencias por recibir por situado fiscal, participación en los Ingresos corrientes de la Nación y créditos aprobados por desembolsar. Para el rubro 21010000 crédito interno de banca comercial. Registro (número 6 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 020600 Ingresos por Ejecutar(Cr) 020670 Crédito interno banca cial 20.000.000 024100 Reconocimientos (CR) 024109 Crédito Interno 20.000.000 Recaudos Por Ingresos No aforados Es el Ingreso por concepto de recaudos que no habían sido contemplados en el Presupuesto de rentas inicialmente aprobado. El Recaudo se puede hacer en dinero efectivo o en papeles. En efectivo Para el rubro 11020700 Deguello de Ganado Registro (número 7 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 024600 Recaudos por ingresos no Aforados(DB) 024627 Deguello Ganado Menor 1.500.000 021100 Recaudos en efectivo(CR) 021127 Deguello Ganado Menor 1.500.000 En Papeles Para el rubro 11020900 Impuesto de avisos y tableros Registro (número 8 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 024600 Recaudos por ingresos no Aforados (DB) 024631 Impuesto de avisos, tableros y vallas 1.000.000 021200 Ejecución en papeles y otros(CR) 021208 Impuesto de avisos, tableros y vallas 1.000.000


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Reconocimientos Vigencias Anteriores Es el seguimiento que se hace a los Ingresos que fueron causados o reconocidos en la vigencia anterior, pero que su recaudo se efectúa en esta Vigencia. Corresponde a los conceptos de venta de bienes o servicios, transferencias y créditos aprobados. Para el rubro 21010000 crédito interno nación. Registro (número 9 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 025100 Reconocimiento de vigencias Anteriores (DB) 025109 Crédito Interno 15.000.000 025600 Reconocimiento por ejecutar vig. Anteriores (CR) 025609 Crédito Interno 15.000.000 Recaudos reconocimientos vigencias anteriores Es el Ingreso en dinero o en papeles por recaudos correspondientes a Ingresos que fueron causados en la Vigencia anterior pero cuya realización se efectúa en esta Vigencia. Para el rubro 21010000 Registro (número 10 del Presupuesto de Ingresos) Código Nombre Débito Crédito 025600 Reconocimientos por ejecutar Vigencia anterior (CR) 025609 Crédito Interno 15.000.000 026100 Recaudos por reconocimientos Vigencia anterior (DB) 026109 Crédito Interno 15.000.000 Registros de cierre cuentas del Presupuesto de Ingresos Las cuentas correspondientes al Presupuesto de Ingresos se deben cerrar al final de la Vigencia. Las de Ingresos por ejecutar, recaudos en efectivo, recaudos en papeles, reconocimientos y recaudos por Ingresos no aforados se debitan por su saldo al final de la Vigencia con contrapartida en la cuenta Ingresos aprobados.


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Las cuentas reconocimientos por ejecutar vigencias anteriores y recaudos por reconocimientos vigencias anteriores se debitan por su saldo al final de la vigencia con contrapartida en la cuenta de Reconocimientos de vigencias anteriores. Registro Código Nombre Débito Crédito 0206 Ingresos por ejecutar(CR) XXXX 0211 Recaudos en Efectivo(CR) XXXX 0212 Recaudos en papeles(CR) XXXX 0201 Ingresos Aprobados(DB) XXXX 0241 Reconocimientos (CR) XXX 0246 Recaudos por Ingresos no Aforados(DB) XXX 0201 Ingresos Aprobados (DB) XXX 0256 Reconocimientos por ejecutar Vig. Anteriores (CR) XXX 0261 Recaudos por reconocimientos vig. Anterior (DB) XXX 0251 Reconocimiento de vigencias anter. (DB). XXX De acuerdo a las transacciones registradas, la subcuenta 020610 predial unificado, presentó movimiento crédito por 259.863 y movimiento débito por 224.800, presentando un saldo de 35.063. Su registro de cierre es el siguiente: Registro Código Nombre Débito Crédito 020600 Ingresos por ejecutar (CR) 020610 Predial unificado 35.063.000 020100 Ingresos Aprobados (DB) 020110 Predial Unificado 35.063.000 Registro del Presupuesto de Gastos En el Presupuesto de Gastos se debe registrar contablemente la ejecución de los pasos que componen la llamada cadena presupuestal, la cual consta de una apropiación inicial, expedición de CDP, compromiso, obligación y pago. Para la ilustración de los ejemplos, se toman los datos de algunos rubros de acuerdo al cuadro del Informe de Ejecución Presupuestal de Gastos (verlo anexo en miles de pesos). Apropiación inicial


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Comprende los valores aprobados por cada concepto que se van a gastar en una vigencia. Es el monto máximo por el cual una entidad puede contraer compromisos en una vigencia fiscal. Para el rubro 11010000 servicios personales asociados a la Nómina Registro (número 1 del Presupuesto de gastos) Código Nombre Débito Crédito 031000 Gastos por ejecutar(DB) 031011 Servicios personales asociados a La Nómina 403.508.000 030500 Gastos aprobados(CR) 030511 Servicios personales asociados a La Nómina 403.508.000 Modificaciones Corresponden a las adiciones o reducciones que se efectúan a la apropiación inicial de acuerdo a la Ejecución Presupuestal. Deben estar expresamente autorizados por el Ministerio de Hacienda a través de la Dirección General de Presupuesto Nacional. Adiciones Para el rubro 11010000 servicios personales asociados a la Nómina Registro (número 2 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 031000 Gastos por Ejecutar(DB) 031011 Servicios personales asociados a La Nómina 20.000.000 030500 Gastos Aprobados (CR) 030511 Servicios personales asociados a La Nómina 20.000.000 Reducciones Para el rubro 12015006 Equipo de Comunicaciones Registro (número 3 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 030500 Gastos aprobados(CR) 030515 Adquisición de Bienes 10.000.000 031000 Gastos por ejecutar(DB) 031015 Adquisición de Bienes 10.000.000


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Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) El certificado de disponibilidad presupuestal o CDP es el documento por medio del cual el jefe de Presupuesto de una entidad, certifica que hay apropiación libre de afectación para un rubro determinado. Para el rubro 11010000 servicios personales asociados a la Nómina. Registro (número 4 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 031200 Certificados de disponibilidad Expedidos(DB) 031211 Servicios personales asociados a La Nómina 33.902.000 031000 Gastos por ejecutar(DB) 031011 Servicios personales asociados A la Nómina 33.902.000 Compromisos El compromiso se adquiere cuando se firma un contrato entre una entidad y un tercero. El Contrato tiene por objeto la adquisición de bienes o la prestación de servicios. Para el rubro 11010000 servicios personales asociados a la nómina. Registro (número 5 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 031500 Gastos comprometidos(DB) 031511 Servicios personales asociados a La Nómina 33.902.000 031200 Certificados de disponibilidad Expedidos (DB) 031211 Servicios personales asociados a La Nómina 33.902.000 Obligación


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La Obligación se registra una vez el proveedor ha entregado a satisfacción los bienes o ha prestado en forma adecuada los servicios objeto del contrato firmado en el compromiso. Para el rubro 11010000 servicios personales asociados a la Nómina Registro (número 6 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 032200 Obligaciones contraídas(DB) 032211 Servicios personales asociados a La Nómina 33.902.000 031500 Gastos Comprometidos (DB) 031511 Servicios personales asociados a la Nómina 33.902.000 Pago Es el desembolso de dinero que efectúa una entidad, para cancelar la obligación contraída con un tercero una vez ha recibido a satisfacción los bienes o servicios contratados. Para el rubro 11010000 servicios personales asociados a la Nómina Registro (número 7 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 033000 Pagos en Efectivo de la Vigencia(DB) 033011 Servicios personales asociados a la Nómina 33.902.000 032200 Obligaciones contraídas (DB) 032211 Servicios personales asociados a la Nómina 33.902.000 Registro de Cierre cuentas del Presupuesto de Gastos Al igual que las de Ingresos las cuentas del Presupuesto de Gastos también se deben cerrar al final de la vigencia. Las cuentas gastos aprobados, gastos por ejecutar, certificados de disponibilidad expedidos, gastos comprometidos, obligaciones contraídas, y pagos en efectivo de la vigencia, se acreditan por su saldo final de la Vigencia con contrapartida en la cuenta gastos aprobados. Registro Código Nombre Débito Crédito 0305 Gastos Aprobados(CR) XXX 0310 Gastos por ejecutar(DB) XXX


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0312 Certificados de Disponibilidad Expedidos (DB) XXX 0315 Gastos Comprometidos (DB) XXX 0322 Obligaciones contraídas(DB) XXX 0330 Pagos en efectivos de la Vigencia (DB) XXX Para el rubro 11010000 servicios personales asociados a la Nómina. Registro Código Nombre Débito Crédito 030500 Gastos aprobados (CR) 030511 Servicios personales asociados a La Nómina 33.902.000 033000 Pagos en Efectivo de la Vigencia (DB) 033011 Servicios personales asociados a la Nómina 33.902.000 Reserva Presupuestal Corresponde a los compromisos contraídos en la Ejecución del Presupuesto de Gastos de la vigencia anterior y cuya obligación y pago se sucede en esta vigencia. Para la ilustración de los ejemplos, se toman los datos de algunos rubros de acuerdo al cuadro del informe de ejecución presupuestal de la Reserva(en miles de pesos). Constitución de la Reserva Es el reconocimiento de los compromisos de la vigencia anterior que van a ser obligados y cancelados en esta vigencia. Se asemeja a la apropiación inicial que se reconoce en el Presupuesto de Ingresos o gastos. Registro (número 1 de la Ejecución de la Reserva Presupuestal) Para el rubro 12000000 gastos gls, si de acuerdo al informe de ejecución presupuestal de gastos se constituyen reservas presupuestales éstas corresponden a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones. El valor de los compromisos 42.230, menos el valor de las obligaciones 33.605 da como resultados 8.625 valor a constituir por reserva presupuestal. Código Nombre Débito Crédito 041000 Reservas Presupuestales por Ejecutar (DB) 041002 Gastos Gls 8.625.000 040500 Resrevas presupuestales Constituidas (CR)


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040502 Gastos Gls 8.625.000 Obligaciones por Reserva Presupuestal Se registra cuando el proveedor ha entregado a satisfacción los bienes o ha prestado los servicios pactados en contratos firmados con cargo al presupuesto de Gastos de la vigencia inmediatamente anterior. Para el rubro 12000000 Gts gls Registro (número 2 de la ejecución de la Reserva Presupuestal) Código Nombre Débito Crédito 041500 Obligaciones contraídas por Reservas Presupuestales (DB) 041502 Gastos Gls 6.125.000 041000 Reservas Presupuestales por Ejecutar (DB) 041002 Gts Gls 6.125.000 Pagos por reserva de apropiación Es el desembolso de dinero que efectúa una entidad para cancelar la obligación contraída con un tercero una vez ha recibido a satisfacción los bienes o servicios contratados en la vigencia anterior. Para el rubro 12000000 Gts Gls Registro (número 3 de la Ejecución de la Reserva Presupuestal) Código Nombre Débito Crédito 042000 Reservas Presupuestales pagadas(DB) 042002 Gastos Gls 4.700.000 041500 Obligaciones contraídas por reservas Presupuestales (DB) 041502 Gts Gls 4.700.000 Registros de cierre cuentas de reservas presupuestales Al final de la vigencia y una vez ejecutadas las reservas presupuestales, se procede al cierre de las mismas. Las cuentas reservas presupuestales por ejecutar, obligaciones contrídas por reservas presupuestales y reservas presupuestales


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pagadas se acreditan por su saldo al final de la vigencia con contrapartida en la cuenta presupuestales constituidas. Registro Código Nombre Débito Crédito 040500 Reservas presupuestales Constituidas (CR) 040502 Gts Gls 8.625.000 041000 Reservas presupuestales por Ejecutar (DB) Gts Gls 2.500.000 041500 Obligaciones contraidas por Reservas Presupuestales(DB) Gts Gls 1.425.000 042000 Reservas Presupuestales Pagadas (DB) Gts Gls 4.700.000 Cuentas por Pagar Las cuentas por pagar son todas las obligaciones correspondientes al presupuesto de gastos de la Vigencia anterior que quedan pendientes de giro o pago, el cual se debe hacer en esta vigencia. Constitución de las Cuentas por Pagar Es el reconocimiento de las obligaciones de la vigencia anterior que están pendientes de pago. Este registro se asemeja al de la apropiación inicial del Presupuesto de Ingresos o de Gts. Para el rubro 12000000 gastos gls, si de acuerdo al informe de ejecución presupuestal se constituyen cuentas por pagar éstas corresponden a la diferencia entre las obligaciones y los pagos. El valor de las obligaciones 33.605 menos el valor de los pagos 26.690 dá como resultado 6.915 valor a constituir por cuentas por pagar. De acuerdo con el cuadro de cuentas por pagar en miles de pesos haremos el ste registro así: Registro (número 1 de la ejecución de las cuentas por pagar)


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Código Nombre Débito Crédito 051000 Cuentas por pagar pendientes por Cancelar(DB) 051002 Gts Gls 5.115.000 050500 Ctas por pagar Constituidas (CR) 050502 Gts Gls 5.115.000 Pagos de Cuentas por Pagar Es el desembolso de dinero que efectúa una entidad para cancelar la obligación contraída con un tercero en la vigencia anterior. Para el rubro 12000000 Gts Gls Registro (número 2 de la ejecución de las cuentas por pagar) Código Nombre Débito Crédito 051500 Cuentas por pagar canceladas(DB) 051502 Gts Gls 4.000.000 051000 Cuentas por pagar pendientes de Cancelar(DB) 051002 Gts Gls 4.000.000 Cierre de Cuentas por Pagar Al final de la vigencia, se debe proceder al cierre de las cuentas destinadas para el control de la ejecución de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar constituidas y cuentas por pagar pendientes de cancelar, se acreditan por su saldo al final de la vigencia con contrapartida en la cuenta Cuentas por pagar canceladas. Para el rubro 12000000 Gts Gls Registro Código Nombre Débito Crédito 050500 Cuentas por pagar constituidas(CR) 050502 Gts Gls 5.115.000 051000 Cuentas por pagar pendientes de Cancelar (DB) 051002 Gts Gls 1.115.000 051500 Cuentas por pagar canceladas(DB) 051502 Gts Gls 4.000.000 Ingresos por compra o adquisición de bienes devolutivos


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Según la clase de bien que se adquiera se pueden clasificar los bienes muebles en bodega desde el código 163501 teniendo en cuenta su máxima desagregación con base en el plan contable, hasta el código 163511. Para el rubro 12015006 compra de equipo de comunicaciones,según el informe de ejecución presupuestal de gastos se destinó para la adquisición de equipos de cómputo por valor de $7.613.000 (valor de las obligaciones): Registro (número 8 del Presupuesto de Gts) Código Nombre Débito Crédito 163500 Bienes muebles en bodega 163504 Equipo de comunicación y comp. 7.613.000 240100 Adquisición de Bienes y Serv. Nales 240101 Bienes y servicios 6.802.000 243600 Retención en la Fuente e Imp timbre 243608 Compras 23.000 243625 Impuesto a las Vtas retenido por cons. 788.000 Ingresos por compra o adquisición de bienes de consumo Según la clase de bien que se adquiere se puede clasificar la cuenta cargos diferidos desde el código 191001 teniendo en cuenta su máxima desagregación con base en el plan contable, hasta el código 191023. El rubro 12015103 papelería y útiles de escritorio según el informe de ejecución presupuestal de Gastos se destinó para la adquisición de papeleria. Refrencia legal: existen normas con respecto al manejo de cargos diferidos a esta parte hace referencia la circular externa 022 del 18 de Febrero de 1.998 normas –otros activos, cargos diferidos y vinculadas. Registro número 9 del Presupuesto de Gastos Código Nombre Débito Crédito 191000 Cargos diferidos 191001 Materiales y suministros 2.125.000 240100 Adquisición de Bienes y serv nales. 240101 Bienes y servicios 1.842.000 243600 Retención en la fuente e impuesto De timbre 243608 Compras 64.000 243625 Impuesto a las Vtas retenido por cons. 219.000 Los informes de ejecución presupuestal no contemplan las siguientes transacciones:


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Ingresos por reintegro de bienes al almacén El registro se realiza cuando un bien que está en servicio es reintegrado a la bodega; en este caso la cuenta crédito vá desde el código 1650 hasta el código 1680, con su máxima desagregación, dependiendo de la clase del bien. Para el ejemplo un funcionario que se retira del municipio reintegra al almacén el escritorio y el computador que tenía a su cargo para el desempeño de sus funciones. Según inventario el escritorio tiene un valor de 400.000 y el computador2.300.000 Registro Código Nombre Débito Crédito 163500 Bienes muebles en bodega 163503 Muebles,Enseres y equipo de oficina 400.000 163504 Equipo de computación y comunicac. 2.300.000 166500 Muebles,enseres y equipo de Ofic. 166501 Muebles y enseres 400.000 167000 Equipo de comunicación y computac. 167002 Equipo de computación 2.300.000 Ingresos por donación de bienes Las donaciones pueden provenir de personas naturales, jurídicas o de entidades de diferente nivel nacional y territorial, se presentan por concepto de: Bienes devolutivos Una persona jurídica dona al municipio mediante acta, muebles por vr de 7.000.000 Registro Código Nombre Débito Crédito 163500 Bienes muebles en bodega 163503 Muebles, Enseres y equipos de Of. 7.000.000 323500 Superávit por donación 323502 En especie 7.000.000 De bienes de consumo Una persona natural dona al municipio materiales de construcción por vr de 4.500.000 Referencia legal: existe normas con respecto al manejo de cargos diferidos a esta parte hace referencia la circular externa 022 del 18 de Febrero de 1.998 normas –otros activos,cargos diferidos y vinculadas.


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Registro Código Nombre Débito Crédito 191000 Cargos diferidos 191001 Materiales y Suministros 4.500.000 481000 Ingresos extraordinarios 481022 Donaciones 4.500.000 Ingreso por traspaso de Bienes El traspaso de bienes se presenta entre entidades del mismo nivel nacional y teriitorial por concepto: De bienes devolutivos El Departamento entrega al municipio en calidad de traspaso un vehículo por valor de 8.500.000 Registro Código Nombre Débito Crédito 163500 Bienes muebles en bodega 163505 Equipo de transporte,tracción y Elevación 8.500.000 472500 Operaciones de traspaso de bienes Y derecho 472501 Bienes recibidos 8.500.000 De Bienes de Consumo Junto con el vehículo la gobernación entrega combustible por valor de 3.000.000 Refrencia legal: existen normas con respecto al manejo de cargos diferidos a esta parte hace referencia a la circular externa 022 del 18 de Febrero de 1.998 normas –otros activos,cargos diferidos y vinculadas. Registro Código Nombre Débito Crédito 191000 Cargos Diferidos 191022 Combustibles y Lubricantes 3.000.000 472500 Operaciones de traspaso de bienes Y derechos 472501 Bienes recibidos 3.000.000 Egresos de Almacén


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Los egresos de almacén o salida de bienes de bodega se puede dar en los siguientes casos como los más frecuentes: Egresos de almacén por entrega de bienes al servicio Se produce cuando un bien es entregado a una dependencia y queda a cargo de un funcionario, quien es directamente responsable del mismo. La entrega se puede dar por concepto de : Salida de bienes devolutivos Según el bien, se debita la cuenta correspondiente a los bienes en servicio, las cuales van desde la 1650 hasta la 1680 en su máxima desagregación y se acredita la cuenta Bienes muebles en Bodega. Al entregar al servicio los bienes devolutivos recibidos en los ejemploa anteriores el registro queda así: Registro Código Nombre Débito Crédito 166500 Muebles, enseres y equipo De Oficina 166501 Muebles y Enseres 7.400.000 167000 Equipo de comunicación y computac. 167002 Equipo de computación 9.913.000 167500 Equipo de transporte,tracción y eleva. 167502 Terrestre 8.500.000 163500 Bienes muebles en Bodega 163503 Muebles, enseres y equipo De Oficina. 7.400.000 163504 Equipo de comunicación y computac. 9.913.000 163505 Equipo de transporte,tracción y elevación 8.500.000 Salida de bienes de consumo En este caso se debita la cuenta de gastos gls y se acredita la cuenta correspondiente a los cargos diferidos desde el código 191001 teniendo en cuenta su máxima desagregación con base en el plan contable, hasta el código 191023. Al entregar al servicio los bienes de consumo recibidos en los ejemplos anteriores se hace el ste registro así: Registro Código Nombre Débito Crédito


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511100 Gastos Generales 511114 Materiales y Suministros 4.500.000 511146 Combustibles y lubricantes 3.000.000 191000 Cargos Diferidos 191001 Materiales y Suministros 4.500.000 191022 Combustibles y Lubricantes 3.000.000 Baja por tratarse de bienes que se encuentran inservibles,totalmente depreciables,agotados o amortizados. Cuando la depreciación o amortización ha llegado a ser igual al valor de los bienes, se consideran inservibles, éstos se deben retirar de las cuentas del activo para ser trasladados a las cuentas de orden. Para ello se debe tener en cuenta la depreciación acumulada, la provisión que se ha registrado para la protección de propiedades,planta y equipo, así como la amortización causada y los ajustes por inflación aplicados al costo histórico y a la depreciación acumulada. Para ilustrar el ejemplo, se toman los siguientes valores sobre el equipo de cómputo Costo histórico 9.913.000 Ajuste por inflación 100.000 Depreciación acumulada 850.000 Ajuste por inflación a la depreciación 20.000 Provisión. 200.000 Registro del ajuste por inflación Referencia legal: la circular externa 016 de 30 de Diciembre de 1.996 contiene normas técnicas relativas a la aplicación de los ajustes por inflación, la carta circular 019 de 27 noviembre de 1.999, sistema de ajustes integrales por inflación, el instructivo 007 de 18 de febrero de 1.999, determinación y registro de los ajustes por inflación según lo expuesto en los numerales 5,6 normas generales de contabilidad pública y 6,2,3 aplicación de los ajustes por inflación, del Plan General de Contabilidad Pública. Código Nombre Débito Crédito 167000 Equipo de comunicación y comput. 167099 Ajustes por inflación 100.000 325000 Ajustes por inflación 325006 Propiedades,planta y equipo. 100.000 Registro de la depreciación


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Referencia legal: la Contaduría expide en la circular externa 028 del 21 de Diciembre de 1.998, normas relativas a depreciación y ajustes por inflación para el caso de propiedades, planta y equipos de menor cuantía. Código Nombre Débito Crédito 533000 Deprec. De prop. Planta y equipo 533007 Equipo de comunicación y comput. 850.000 168500 Depreciación acumulada 168507 Equipo de comunicación y computa. 850.000 Registro del ajuste por inflación a la depreciación Código Nombre Débito Crédito 325000 Ajustes por inflación 325010 Depreciación acumulada 20.000 168500 Depreciación acumulada 168599 Ajustes por inflación 20.000 Registro de la Provisión Referencia legal: la circular externa 011 de 15 de Noviembre de 1.996 contiene normas sobre: depreciación, agotamiento, amortización y provisión. Código Nombre Débito Crédito 530700 Provisión para protección de Propiedades,planta y equipo. 530711 Equipo de comunicación y computa. 200.000 169500 Provisión para protección de Propiedades,planta y equipo 169511 Equipo de comunicación y prensa 200.000 Registro de la baja del equipo de computación por inservible Código Nombre Débito Crédito 325000 Ajustes por inflación 325006 Propiedades,planta y equipo 100.000 168500 Depreciación acumulada 168507 Equipo de computación y comunic. 850.000 168500 Depreciación acumulada 168599 Ajustes por inflación 20.000 169500 Provisión para protección de Prop. Planta y equipo 169511 Equipo de comunicación y computac. 200.000 581000 Extraordinarios 581033 Pérdida en baja de propiedades,planta Y equipo 8.863.000 167000 Equipo de comunicación y computac. 167099 Ajustes por inflación 100.000 325000 Ajustes por inflación


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325010 Depreciación acumulada 20.000 167000 Equipo de comunicación y computac. 167002 Equipo de computación 9.913.000 Registro del traslado a cuenta de orden Código Nombre Débito Crédito 831500 Activos totalmente depreciados, Agotados o amortizados 831507 Equipos de comunicación y Computación. 9.913.000 891500 Deudoras de control por el contrario 891506 Activos totalmente depreciados, Agotados o amortizados. 9.913.000 Baja por destrucción o remate Una vez se han trasladado los bienes a cuentas de orden es decir se han llevado a cabo los registros anteriores, se puede mediante acto administrativo proceder a su incineración, donación o remate. Se procede a cancelar las cuentas de orden. Registro Código Nombre Débito Crédito 891500 Deudoras de control por el contrario 891506 Activos totalmente depreciados Agotados o amortizados. 9.913.000 831500 Activos totalmente depreciados, Agotados o amortizados 831507 Equipo de comunicación y comp. 9.913.000 Registro contable de los movimientos de fondos El flujo de fondos debe ser contabilizado día a día con el fin de tener un estricto control sobre el efectivo, evitando así problemas de liquidez y garantizando la atención oportuna de los compromisos adquiridos. Ingreso de Fondos La entrada de dinero es fundamental en el desarrollo de las actividades financieras y debe corresponder a lo previamente contemplado en el presupuesto de ingresos.


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El ingreso de fondos se puede dar por: Recaudo de ingresos fiscales En cada municipio se recaudan ingresos de tipo fiscal de acuerdo a lo establecido legalmente y corresponde a los ingresos tributarios y no tributarios como los más comunes, sin desconocer que a esta clase de ingresos también pertenecen los aportes y cotizaciones, las rentas parafiscales y los Ingresos por fondos especiales. Causación del Derecho Para los rubros 11010100 predial unificado y 12050000 tasas y multas del Informe de ejecución presupuestal de ingresos. Registro número 11 del presupuesto de ingresos Código Nombre Débito Crédito 130500 Rentas por cobrar vigencia Actual 130507 Predial Unificado 224.800.000 140100 Ingresos no tributarios 140101 Tasas 19.856.000 410500 Ingresos fiscales tributarios 410507 Predial Unificado 224.800.000 411000 Ingresos fiscales no tributarios 411001 Tasas 19.856.000 Recolección del Impuesto por las entidades financieras Registro Código Nombre Débito Crédito 112000 Fondos en Tránsito 112005 Cuenta cte bancaria 244.656.000 130500 Rentas por cobrar vigencia Actual 130507 Predial Unificado 224.800.000 140100 Ingresos no tributarios 140101 Tasas 19.856.000 Depósito de los dineros en los bancos del municipio Registro Código Nombre Débito Crédito 111000 Bancos y corporaciones 111005 Cuenta Cte Bancaria 244.656.000 112000 Fondos en Tránsito 112005 Cuenta Cte Bancaria 244.656.000


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Ingreso de fondos por giros de la Dirección del Tesoro Nacional correspondiente a transferencias El Gobierno central a través del Ministerio de Hacienda, debe girar por transferencias a los municipios lo correspondiente a la participación en los ingresos corrientes de la nación y el situado fiscal recibido directamente por aquellos municipios que cumplen con las condiciones y términos señalados en la Ley 60 de 1.993, para la descentralización y prestación de servicios de salud y educación. Causación del derecho de participación en los ingresos corrientes de la nación Para el rubro 12070200 Participación en los ingresos corrientes de la nación del informe de ejecución presupuestal de ingresos Referencia legal: la circular externa 012 de 02 de Diciembre de 1.996 instrucción y registro contable del proceso de causación, recaudo y consignación de los ingresos de la Nación y el instructivo 003 de 02 de Diciembre de 1.996 instrucciones para el registro contable del proceso de causación, recaudo y consignación de los ingresos de la Nación. Registro número 12 del Presupuesto de ingresos Código Nombre Débito Crédito 141300 Transferencias por cobrar 141310 Participación en los Ingresos Corrientes de la Nación 440.369.000 441901 Participación en los Ingresos Corrientes de la Nación 441901 Municipios 440.369.000 Ingreso de los fondos por transferencias Registro Código Nombre Débito Crédito 111000 Bancos y corporaciones 111005 Cuenta corriente bancaria 440.369.000 141300 Transferencia por cobrar 141310 Participación en los Ingresos Corrientes de la nación 440.369.000 Recaudo por venta de servicios Corresponde a los recursos obtenidos por el desarrollo de actividades sociales, comerciales, financieras o de servicios comunitarios de los entes municipales. Para el registro de estos ingresos el Plan General de Contabilidad Pública contempla los


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códigos comprendidos entre la cuenta 4305 hasta la cuenta 4390 y para su causación los códigos desde la cuenta 1407 hasta la cuenta 1410. Recaudo por venta de servicios Corresponde a los recursos obtenidos por el desarrollo de actividades sociales, comerciales, financieras o de servicios comunitarios de los entes municipales. Para el registro de estos ingresos el plan general de contabilidad pública contempla los códigos comprendidos entre la cuenta 4305 hasta la cuenta 4390 y para su causación los códigos desde la cuenta 1407 hasta la cuenta 1410. Causación del derecho por venta de servicios. Para los rubros 120100 Alumbrado público y 1210500 Matadero Público del informe de ejecución presupuestal de ingresos. Registro número 13 del Presupuesto de Ingresos Código Nombre Débito Crédito 140700 Prestación de servicios 140712 Servicio de matadero 5.000.000 140800 Servicios Públicos 140801 Servicio de energía 30.000.000 431500 Servicio de Energía 431503 Alumbrado público 30.000.000 439000 Otros servicios 439018 Servicio de matadero 5.000.000 Ingreso de los fondos por venta de servicios Registro número 13 del Presupuesto de Ingresos Código Nombre Débito Crédito 111000 Bancos y Corporaciones 111005 Cuenta Cte Bancaria 35.000.000 140700 Prestación de Servicios 140712 Servicio de matadero 5.000.000 140800 Servicios Públicos 140801 Servicio de Energía 30.000.000 Egreso de Fondos El egreso de fondos es el pago efectivo mediante giro efectuado para atender las obligaciones contraídas por el ente municipal. Para registrar contablemente el pago de una obligación, es necesario que ésta haya sido causada previamente; por esta razón con anterioridad al registro del pago, se ilustrará el registro de la causación


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correspondiente para algunos de los ejemplos. La salida de fondos se puede dar por los siguientes casos: Pago a proveedores de bienes o servicios Cuando el pago corresponde a suministro de bienes, la causación se registra con el ingreso de los elementos al almacén, registro ya ilustrado en el ingreso de bienes; cuando el pago corresponde a la prestación de servicios, el gasto debe ser causado con anterioridad apoyados en la factura o cuenta de cobro; se debita la cuenta 5111 Gastos Gls, afectando la subcuenta correspondiente de acuerdo con el servicio contratado y se acredita la cuenta 2401 Bienes y servicios. Causación de los gastos por servicios Para el rubro 12020200 Mantenimiento y reparaciones del Informe de Ejecución Presupuestal de gastos. Registro número 10 del Presupuesto de Gastos Código Nombre Débito Crédito 511100 Generales 511115 Mantenimiento 1.000.000 243600 Retención en la Fuente e Imp. De Timbre 243601 Servicios 38.000 240100 Adquisición de bienes y serv nales. 240101 Bienes y Servicios 962.000 Pagos por adquisición de Bienes o Servicios Pago de la compra registrada en los ejemplos de ingresos de bienes por adquisición y del servicio causado en el ejemplo anterior. Registro número 11 del Presupuesto de Gastos Código Nombre Débito Crédito 240100 Adquisición de bienes y serv. Nales 240101 Bienes y Servicios 9.606.000 111000 Bancos y Corporaciones 111005 Cuenta Cte Bancaria 9.606.000 Nota: El pago total se completa con el pago de las retenciones que se ilustra más adelante. Pago Nómina de Funcionarios


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Para el pago de la Nómina debe existir un registro de causación de la misma, debitando los diferentes conceptos de gasto comprendidos en la cuenta 5101 Sueldos y Salarios y acreditando las cuentas de Pasivo correspondientes a las obligaciones por salarios y prestaciones sociales contenidos en la cuenta 2505, así como los descuentos efectuados sobre la nómina, tales como aportes a fondos pensionales, aportes a empresas de salud, sindicatos, cooperativas, fondos mutuos y libranzas entre otros los cuales corresponden a la cuenta 2425 Acreedores, lo mismo que los descuentos de retención en la Fuente por salarios, cuenta 2436. Al momento del pago por concepto de Nómina se debe cancelar la cuenta 2505 en su totalidad, pero en lo correspondiente a la cuenta 2425 Acreedores, se exceptúan los aportes para salud y pensión los cuales deben ser cancelados junto con el aporte de la entidad al igual que las deducciones de nómina; en cuanto a la cuenta 2436 Retención en la Fuente por salarios puede ser cancelada con posterioridad, junto con la declaración de todos los demás conceptos. Pago de contribuciones inherentes a la Nómina Se entiende por contribuciones inherentes a la nómina los aportes obligatorios que por ley la entidad municipal debe efectuar a los Fondos de Pensiones, a las Entidades prestadoras del Servicio de Salud, a las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales, a la caja de Compensación Familiar, al I.C.B.F., al SENA, a la ESAP y a las Escuelas industriales e institutos técnicos. En la parte presupuestal estos aportes forman parte de las contribuciones inherentes a la Nómina. Deben estar causados debitando las cuentas 5103 Contribuciones efectivas y la cuenta 5104 aportes de nómina y acreditando la cuenta 2425 Acreedores Causación de la Nómina Según el cuadro de los conceptos de Nómina Registro (número 12 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 510100 Sueldos y salarios 510101 Sueldos 12.500.000 510105 Gastos de Representación 7.083.000 510160 Subsidio de alimentación 2.500.000 510123 Auxilio de Transporte 3.376.000 510300 Contribuciones efectivas 510302 Aportes a cajas de compensación Familiar 1.018.000 510303 Cotizaciones a seguridad social En salud 2.037.000 510305 Cotizaciones a riesgos profesionales 38.000 510306 Cotizaciones a entidades administrad. 644.000


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510307 Cotizaciones a entidades administrad. Del régimen de ahorro individual 1.933.000 510400 Aportes sobre la Nómina 510401 Aportes al ICBF 764.000 510402 Aportes al SENA 509.000 510403 Aportes ESAP 900.000 510404 Aportes a escuelas industriales e Institutos técnicos 600.000 250500 Salarios y Prestaciones Sociales 250501 Nómina por Pagar 21.263.000 242500 Acreedores 242518 Aportes a fondos pensionales 3.474.000 242519 Aportes a seguridad social en salud 3.055.000 242520 Aportes al ICBF,SENA, y Cajas de Compensación 2.291.000 242522 Cooperativas 255.000 242523 Fondos de empleados 382.000 242524 Embargos judiciales 432.000 242541 Aportes a escuelas industriales, institutos técnicos y ESAP 1.500.000 243600 Retención en la Fuente e Imp de Timbre 243601 Salarios y pagos laborales 1.250.000 Pago de la Nómina a Funcionarios Registro (número 13 del presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 242500 Acreedores 242518 Aportes a Fondos Pensionales 3.474.000 242519 Aportes a seguridad social en salud 3.055.000 242520 Aportes al ICBF,SENA, y cajas de Compensación 2.291.000 242522 Cooperativas 255.000 242523 Fondos de Empleados 382.000 242524 Embargos Judiciales 432.000 242541 Aportes a Escuelas Industriales, Inst. Técnicos y ESAP 1.500.000 111000 Bancos y Corporaciones 111005 Cuenta Corriente Bancaria 11.389.000 Nota: El pago total se completa con el pago de las retenciones que se ilustra más adelante. Pago de Servicios Públicos


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Para efectuar el pago de los servicios públicos, se debe realizar con antelación su causación, teniendo como soporte de esta operación las diferentes facturas ya sea de energía, acueducto y alcantarillado, teléfonos, gas natural, y/o telefonía celular. Debitando la cuenta 511117 de servicios públicos en el gasto y acreditando la cuenta 242504 del Pasivo. Al momento del pago se cancela el pasivo registrado en la cuenta 242504 y se afecta la cuenta del banco o corporación de donde se gire efectivamente el dinero para cancelar dichos servicios. Causación de los servicios públicos. Para el rubro 12020100 servicios públicos del informe de ejecución presupuestal de Gastos. Registro (número 14 del Presupuesto de Gastos) Código Nombre Débito Crédito 511100 Generales 511117 Servicios Públicos 7.452.000 242500 Acreedores 242504 Servicios Públicos 7.452.000 Pago de los servicios públicos Registro Pago de retenciones La retención en la fuente ya se encuentra debidamente causada en el registro de la causación de nómina de funcionarios y en los demás registros de compras de bienes y servicios. El registro del pago es la cancelación de la retención en la fuente y del impuesto de timbre con la respectiva declaración en donde se encuentran todos los conceptos. Se debita la cuenta 2436 en sus respectivas subcuentas y como contrapartida el banco de donde se efectue dicho pago en la cuenta 1110. Registro del pago de retenciones Pago de las retenciones registradas en los ejemplos de adquisición de bienes y servicios, así como la causación de la Nómina Registro que completa los números 11 y 13 del presupuesto de Gastos Código Nombre Débito Crédito 243600 Retención en la fuente e impuesto De timbre 243601 Salarios y pagos laborales 1.250.000


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243605 Servicios 38.000 243608 Compras 87.000 243625 Impuesto a las Ventas retenido Por consignar 1.007.000 111000 Bancos y Corporaciones 111005 Cuenta Cte Bancaria 2.382.000 Giro de anticipos sobre contratos Cuando una entidad del estado firma contratos a largo plazo que cubren una o más vigencias, existe la posibilidad de pactar anticipos con los contratistas. Dichos anticipos deben quedar plenamente estipulados en el contrato para proceder a su giro en la fecha acordada también con la debida antelación. Giro de Anticipos sobre contratos Del rubro 41110100 Construcción, mantenimiento y habilitación de casas de cultura, bibliotecas y museos municipales se hace un anticipo de 4.000.000 al contratista para que inicie los trabajos correspondientes. Registro número 16 del Presupuesto de Gastos Código Nombre Débito Crédito 142000 Avances y anticipos entregados 142012 Anticipo para adquisición de Bienes y Servicios 4.000.000 111000 Bancos y corporaciones 111005 Cuenta Cte Bancaria 4.000.000 Registros en el Departamento de Contabilidad En el área de Contabilidad se deben efectuar algunos registros que no se relacionan con la Ejecución Presupuestal, pero que son necesarios para mostrar la real situación financiera de la entidad municipal. Se hace referencia concretamente a los ajustes por inflación, depreciaciones,provisiones,amortizaciones, ajustes y reclasificaciones así como los registros de cierre de las cuentas de resultado al final de la vigencia. Registro del ajuste por inflación Referencia legal: para el registro correcto de los ajustes por inflación la Contaduría general de la Nación ha emitido la circular externa 016 de Diciembre 30 de 1.996 la cual da las normas técnicas relativas a los ajustes por inflación; circular externa 028 de Diciembre 21 de 1.988 la cual trata los ajustes para las Propiedades, Planta y Equipo considerados de menor cuantía ; el instructivo 007 de de Febrero de 1.998 relativo a la determinación y registro de los Ajustes por inflación, según lo expuesto en los numerales 5,6 Normas Gls de Contabilidad Pública y 6,2,3 aplicación de los


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ajustes por inflación, del Plan General de Contabilidad Pública y la carta circular 19 del 27 de Noviembre de 1.999 la cual da las pautas generales para el registro de los ajustes por inflación. El cálculo de los ajustes por inflación consiste en aplicar individualmente el PAAG al saldo presentado al final del mes inmediatamente anterior por cada uno de los bienes, o al valor individual de cada una de las cuentas que son susceptibles del ajuste. En el ámbito municipal se den aplicar ajustes parciales por inflación, es decir, a las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio únicamente. Como ejemplo se toman los saldos de los elementos descritos en los registros de movimientos de bienes. Código Cuenta Costo

Histórico

Ajuste por

inflación

Saldo a

ajustar

PAAG

%

Ajuste del

mes

166501 167002 167505

Muebles y Enseres Equipo de Computación Equipo de transporte terrestre

7.400.000

9.913.000

8.500.000

1.480

1.982

1.700

7.401.480

9.914.982

8.501.700

0.01

0.01

0.01

740

991

850

Registro Código Nombre Débito Crédito 166500 Muebles,Enseres y Equipo de Oficina 166599 Ajustes por Inflación 740 167000 Equipo de comunicación y comput. 167099 Ajustes por inflación 991 167500 Equipo de transporte,tracción y Elevación 167599 Ajustes por inflación 850 325000 Ajustes por inflación 325006 Propiedades,planta y equipo 2.581 Registro del ajuste por inflación a la Depreciación La depreciación acumulada también es susceptible de ajuste por inflación y para tal efecto se debe tomar el saldo presentado por esta cuenta al final del mes anterior y aplicarle el PAAG del mes y así obtener el valor del ajuste. A manera de ilustración se toman saldos de depreciación acumulada para los bienes enunciados en el ejemplo anterior. Estos saldos son supuestos y se tomarán como saldos anteriores.


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Código Cuenta Depreciación acumulada

PAAG Ajuste mes a la depreciación

166501 167002 167505

Muebles y Enseres Equipo de computación Equipo de transporte terrestre

120.000 330.000 140.000

0.01 0.01 0.01

12 33 14

Código Nombre Débito Crédito 325000 Ajustes por inflación 325010 Depreciación acumulada 59 168500 depreciación acumulada 168599 Ajustes por inflación 59 Registro de la depreciación Referencia legal: hace alusión a la circular externa 028 de 21 de Diciembre de 1.998, normas relativas a depreciación y ajustes por inflación para el caso de propiedades, planta y equipo de menor cuantía. La depreciación se debe calcular en forma individual para cada uno de los activos tomando como base el saldo ajustado por inflación presentado por cada uno de los bienes al último día del mes inmediatamente anterior y se debe aplicar uno de los métodos enunciados por el PGCP tales como el de línea recta, suma de los digitos,horas maquina o depreciación acelerada, según las características propias de la entidad. No se deben depreciar los bienes que no se encuentren en uso, es decir, los que se encuentren en el almacén y que deben estar registrados contablemente en las cuentas 1635 Bienes Muebles en Bodega. En el registro de la depreciación se debita la cuenta 5330 Gastos Depreciación por cada una de las subcuentas correspondientes y se acredita la cuenta 1685 Depreciación acumulada, por cada una de las subcuentas correspondientes. Para el ejemplo se aplicará el método de línea recta basado en los años de vida útil de los bienes para calcular la depreciación de un mes a los elementos descritos en los registros de movimiento de bienes:

Código Cuenta Saldo ajustado por inflación

Vida útil

Depreciación mensual

166501 167002

Muebles y Enseres Equipo de computación

7.401.480 9.914.982

10 años 5 años

61.679 165.280


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167505

Equipo de transporte terrestre

8.501.700

10 años

70.848

Registro Código Nombre Débito Crédito 533000 Depreciación de propiedades Planta y equipo 533006 Muebles, enseres y equipo de oficin. 61.679 533007 Equipo de comunicación y computac. 165.280 533008 Equipo de transporte,tracción y Elevación 70.848 168500 Depreciación Acumulada 168506 Muebles, enseres y equipo de oficina 60.679 168507 Equipo de comunicación y computación 165.280 168508 Equipo de transporte,tracción y elevación 70.848 Registro de la Provisión Referencia legal: según la circuular externa 011 del 15 de Noviembre de 1.996,depreciación,agotamiento,amortización y provisión. Para el registro de la Provisión se debitan las subcuentas de la cuenta 5307 Provisión para Propiedades,planta y equipo y se acreditan las subcuentas de la cuenta 1695 Provisión para propiedad,planta y equipo. La provisión se calcula sobre el saldo ajustado por inflación presentado por los bienes al último día del mes inmediatamente anterior en forma individual. De acuerdo a los saldos de las propiedades, planta y equipo se obtiene:

Código Cuenta Saldo ajustado por inflación

%de provisión mensual

Provisión mensual

166501 167002 167505

Muebles y Enseres Equipo de computación Equipo de transporte terrestre

7.401.480 9.914.982 8.501.700

2 3 2

148.030 297.449 170.034


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Registro Código Nombre Débito Crédito 530700 Provisión para protección de Propiedades,planta y equipo 530710 Muebles,enseres y equipo de Oficina 148.030 530711 Equipo de comunicación y Computación 297.449 530712 Equipo de transporte,tracción Y elevación 170.034 169500 Provisión para protección de Propiedades,planta y equipo 169510 Muebles, enseres y equipo de Ofic. 148.030 169511 Equipo de comunicación y computac. 297.449 169512 Equipo de trasnporte,tracción y elevac. 170.034 Registros de cierre de las cuentas de resultado Al final de la vigencia y una vez se hayan registrado todas las transacciones y se tengan elaborados los Estados Financieros definitivos, se deben efectuar los registros de cierre de las cuentas de resultado. Para tal efecto se debitan todas las subcuentas de ingreso para dejarlas en cero y se acredita como contrapartida la cuenta 590501-Cierre de ingresos,gastos y costos y se acreditan todas las subcuentas de costos y gastos para dejarlas en ceros ; una vez efectuado este procedimiento, el saldo que presente 590501, se debita o acredita según el caso con contrapartida en la subcuenta 323001-Utilidad del ejercicio o 323002-Pérdida o déficit del ejercicio. Para mayor ilustración se procederá al cierre de algunas de las subcuentas afectadas en los registros tales como ingresos fiscales tributarios por impuesto predial y los gastos de nómina. Cierre de ingresos Registro Código Nombre Débito Crédito 410500 Ingresos Fiscales Tributarios 410507 Predial Unificado 224.800.000 590500 Cierre de Ingresos,Costos y Gts 590501 Cierre de ingresos,costos y gts 224.800.000 Cierre de Gastos Registro Código Nombre Débito Crédito 590500 Cierre de Ingresos,costos y gts


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590501 Cierre de ingresos,costos y gts 33.902.000 510100 Sueldos y Salarios 510101 Sueldos 12.500.000 510117 Vacaciones 7.083.000 510160 Subsidio de Alimentación 2.500.000 510123 Auxilio de Transporte 3.376.000 510300 Contribuciones Efectivas 510302 Aportes a cajas de compensación familiar 1.018.000 510303 Cotizaciones a Seguridad Social en salud 2.037.000 510305 Cotizaciones a Riesgos Prodesionales 38.000 510306 Cotizaciones a entidades administradoras 644.000 510307 Cotizaciones a entidades administradoras de Régimen de ahorro individual 1.933.000 510400 Aportes sobre la Nómina 510401 Aportes al ICBF 764.000 510402 Aportes al SENA 509.000 510403 Aportes a la ESAP 900.000 510404 Aportes a escuelas industriales e Inst. Técnicos 600.000 Registro de la Utilidad o Pérdida Registro Código Nombre Débito Crédito 590500 Cierre de ingresos Costos y gts 590501 Cierre de Ingresos,Costos y gts 190.898.000 323000 Resultados del Ejercicio 323001 Utilidad o excedente del ejercicio 190.898.000 Al inicio de la siguiente vigencia el primer registro contable que se debe efectuar es el traslado de las utilidades o pérdidas a resultados de ejercicios anteriores. Registro Código Nombre Débito Crédito 323000 Resultados del Ejercicio 323001 Utilidad o excedente del Ejercicio 190.898.000 322500 Resultados de Ejercicios anteriores 322501 Utilidad o excedentes acumulados 190.898.000 1.3.3.12 Control y Seguimiento Presupuestal La reglamentación legal sobre el control y seguimiento financiero del Presupuesto está basado legalmente, por los artículos 90 al 95 del Decreto 111 de 1.996, apoyados por los artículos 4 y 14 de la Ley 225 de 1.995.


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Basado en esta normatividad, el Estatuto Orgánico de Presupuesto establece 4 tipos de control, que los trataremos en el capítulo final de este Contenido y que se detallan así: Control Fiscal o Financiero, Control Político, Control Económico y administrativo, Control de Resultados y Control de gestión. Le compete a la Dirección General de Presupuesto Nacional efectuar el seguimiento financiero del Presupuesto General de la Nación, de las Empresas Industriales o Comerciales del estado, de las Sociedades de Economía mixta, Empresas Sociales del Estado y de las entidades territoriales en relación con el situado fiscal y la participación de los municipios en los Ingresos Corrientes de la Nación-ICN. El Departamento Nacional de planeación es el encargado de evaluar la gestión y efectuar seguimiento de los proyectos de Inversión Pública. El seguimiento debe estar relacionado con la programación y ejecución del Presupuesto programado, en cuanto a evaluar las tendencias del gasto en relación con las medidas económicas y así prever futuras proyecciones presupuestales, artículo 79 de la ley 617 de 2.000. Este seguimiento financiero no forma parte del Control, sino que es una herramienta de análisis de las ejecuciones presupuestales periódicas que le permiten a la entidad formar criterios e implementar estrategias para la eficiente ejecución y oportuna toma de decisiones. Un correcto seguimiento es aquel que permite analizar periódicamente cada rubro presupuestal y efectuar comparaciones estadísticas, para analizar individualmente el comportamiento de las variaciones y su impacto en las políticas económicas y sociales dando cumplimiento a los objetivos trazados por la Administración. El control del presupuesto público tiene que realizarse por parte de los entes que lo aprueban, para evaluar su responsabilidad y analizar la gestión de la Administración, sin embargo en ente Legislativo Colombiano en todos los niveles, en muchos casos no está preparado ni tiene el compromiso de hacer un seguimiento periódico de la Ejecución del Presupuesto, peor aún, al siguiente año se aprueba el otro Presupuesto sin hacer un debate y análisis de las variaciones de la ejecución del Presupuesto de años anteriores. 1.2.3.13 Indicadores Presupuestales Son mediciones de la Ejecución frente a una meta estimada para un período, el cual evalúa la gestión de la Dirección, en la medida que haya compromiso motiva a los miembros de la Administración a alcanzar metas retadoras, igualmente estimula el trabajo en equipo y mejoramiento continuo generando eficiencia, eficacia y productividad en el desarrollo de los Objetivos y Metas Propuestas.


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En la medición del Presupuesto Público establecemos unos indicadores: Indicadores de la Modificación Presupuestal Las modificaciones netas(adiciones, reducciones y traslados) miden las variaciones posteriores a la proyección inicial del Presupuesto de Ingresos y Gastos, al analizar este indicador se evalúa el replanteamiento de la Administración en la ejecución presupuestal, influyendo de igual manera en sus propósitos, Objetivos y metas desarrollados por la Entidad. a) Modificación del Presupuesto= (1-presupuesto final/Presupuesto inicial)*100 Indicadores de presupuesto de Ingresos Hace un análisis de la proyección inicial de todos los grupos de Ingresos en relación con el Presupuesto Total, y evalúa la gestión de los recaudos con las metas propuestas, para que la Dirección, igualmente, pueda comprometer los gastos en el Flujo de Efectivo. a)Ingresos Corrientes / Presupuesto Total *100 b) Ingresos Recurso Capital / Presupuesto Total *100 c) Ingresos de establecimientos Públicos / Presupuesto Total *100 d) Recaudos Totales / Presupuesto Total *100 e) Recaudos Totales / Reconocimientos *100 Indicadores del Presupuesto de Gastos Con estos se evalúa el direccionamiento de la aplicación de los Recursos en cada uno de los rubros de mayor importancia, igualmente el comportamiento de la Ejecución frente a las metas inicialmente propuestas por la entidad que puede generar un aplazamiento en los programas y proyectos de Inversión. a) Gastos de Funcionamiento/Presupuesto Total *100 b) Gastos de Servicio de la deuda / Presupuesto Total *100 c) Gastos de Inversión / Presupuesto Total *100 d) Compromisos / Presupuesto Total * 100


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e) Obligaciones Contraídas / Presupuesto Total *100 f) Obligaciones contraídas / Compromisos totales *100 g) Pagos Totales / Presupuesto Total *100 h) Pagos Totales / Compromisos *100 i) Pagos Totales / Obligaciones Contraídas *100 Indicadores del PAC Indicadores combinados en las proyecciones del Presupuesto de los Ingresos y gastos para que haya concordancia entre lo recaudado y lo comprometido para evitar desequilibrio presupuestal de ejecución, igualmente déficit de liquidez y déficit de ejecución. a) Reconocimientos / Compromisos *100 b) Recaudos Totales / Pagos Totales *100 c) Saldos por Recaudar/ Saldos por pagar*100 d) Ingresos por ejecutar/ Gastos por ejecutar *100 Finalmente podemos utilizar lo visto como una reflexión así: SI SE PUEDEN DEMOSTRAR LOS RESULTADOS SE PUEDEN CONSEGUIR RECURSOS. 1.2.3.14 Relación del Presupuesto con la Contabilidad Pública A diferencia del sector privado, en el sector público la Contabilidad nace de los Presupuestos de las entidades, por lo tanto existe una estrecha relación de causalidad en estos dos conceptos financieros que analizamos a continuación. El nuevo modelo del Plan General de Cuentas PGCP-2001, se ajusta más a las necesidades de los entes públicos, relaciona todos los hechos económicos y financieros que se pueden presentar en la entidad pública, a partir de las Cuentas de Planeación y presupuesto.


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Las cuentas Clase Cero del Presupuesto, reflejan el registro contable de las proyecciones o estimaciones tanto de Ingresos(cuenta 02) como de Gastos (cuenta 03) anuales, desde su aprobación presupuestal ,pasando el recorrido de Ejecución Presupuestal hasta el final del período; su finalidad es la de facilitar el control presupuestal, visualizar oportunamente el proceso de Ejecución en cualquier período intermedio de Ingresos, Recaudos, Gastos, Compromisos, Obligaciones y Pagos de las entidades públicas. Adicionalmente, evalúa el comportamiento de las Reservas Presupuestales(cuenta 04), Cuentas por Pagar(cuenta 05), Compromisos Futuros(cuenta 06), y la Gestión al cumplimiento del Plan de Desarrollo o Plan Plurianual de Inversiones (cuentas 07,08 y 09). Además sirve de apoyo de verificación relacionada con la presentación de los Balances Generales y el Estado en la Situación Financiera, Económica y social de las entidades públicas. Para evaluar la gestión de las entidades y proyectar Presupuestos futuros basados en ejecuciones de períodos anteriores, y reorientar la destinación de nuevos recursos. En el ejercicio presupuestal planteamos un ejemplo sencillo, el cual vá desde su ejecución, hasta la Contabilización ; allí es donde es muy importante entender la lógica contable de las cuentas de Planeación y presupuesto para controlar financiera y presupuestalmente mejor los recursos. En el Decreto 111 de 1.996, Estatuto Orgánico de Presupuesto Nacional, se fijan los lineamientos para la elaboración Presupuestal, las correspondientes modificaciones, ejecuciones, liquidación y controles presupuestales de las entidades tal como mencionamos anteriormente, mientras que, La Contaduría General de la Nación de acuerdo con la Ley 298 de 1.996, ha creado cuentas de Planeación y presupuesto por cada una de las actividades y hechos que se sucedan en coordinación con cada uno de los planes, tanto de Presupuesto anual, reservas, Cuentas por Pagar, Vigencias Futuras y del Plan de Desarrollo, del cuál detallaremos las cuentas en el Modelo Instrumental, Catálogo General de Cuentas de 2001, posteriormente.


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UNIDAD III CONTABILIDAD PUBLICA


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1.3 Aspectos Generales 1.3.1 Definición de Contabilidad Pública Es el registro histórico del resultado de la Ejecución de los planes, programas y proyectos que realizan las entidades del Estado, que permiten verificar los bienes, derechos y obligaciones acumulados en el tiempo, así como el patrimonio Público, que por ser de toda la comunidad requieren de un estricto control por parte de la Sociedad y de los entes controladores del Estado. En el sector público existen entes heterógeneos que realizan diferentes actividades durante un horizonte temporal determinado; entre otras se pueden citar las relacionadas con el diseño de políticas, la ejecución de operaciones de redistribución de renta y el suministro de Bienes y servicios, las cuales pueden estar financiadas por tributos, precios o tarifas entre otras. Las Instituciones que ejecutan funciones de Gobierno(entes centralizados) no persiguen ánimo de lucro, pero existen entidades con funciones de mercado, como las Empresas Industriales o Comerciales del Estado y Sociedades de Economía mixta, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente, en donde los precios se fijan siguiendo el libre juego de la oferta y la demanda. Dentro de la estructura jerárquica y funcional del Estado, expresada en manifestaciones administrativas de diferente índole, se encuentran desde ministerios encargados de la política de salud y educación, hasta entes creados para salvaguardar la soberanía y garantizar la seguridad nacional, por su parte, los que ejecutan funciones de mercado, comprenden desde aquellos que se dedican a actividades financieras y comerciales, en donde los precios se establecen en ámbitos competitivos, como otros, en los cuales las tarifas se encuentran reguladas y subsidiadas. Otra de las características del entorno en el que opera el sistema contable público está relacionada con la dimensión de sus instituciones; así se puede encontrar que en el nivel nacional existen entes que manejan recursos significativos, y en el ámbito territorial instituciones que apenas alcanzan a subsistir, y por esto, no menos importantes dadas las funciones y responsabilidades asignadas. Las características del entorno en el que opera el Sistema de Contabilidad Pública, inciden en el concepto del ente contable, en la valuación de las transacciones objeto de Contabilización, y en el horizonte temporal en el que deben ser reportados. El ente contable público, se define en función de la Unidad básica, entendiendo por ésta la mínima instancia establecida por el sistema, para efectos del Proceso de


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consolidación contable. De esta forma, los entes contables Públicos, pueden admitir el criterio de consolidados o consolidadores ; el primero corresponde al ente individualmente considerado y el segundo, al que consolida toda información contable de otras unidades. En ambos casos, la información reportada a la Contaduría general de la Nación, CGN, es objeto del proceso de consolidación. Bajo esta concepción, no todo ente sujeto al PGCP es ente contable, pero todo ente contable está sujeto a dicha normativa. Las operaciones financieras, económicas y sociales de los entes públicos, están determinadas por el entorno, el cual exige su comparabilidad, lo que implica que el sistema debe adoptar una escala de medición apropiada a los fines que persigue; cuando los datos de entrada hacen referencia a medidas cuantitativas por lo general el entorno los cuantifica en términos monetarios; sin embargo, el sistema podrá estipular de acuerdo con sus principios y normas técnicas contables u otros criterios de medida para dar cuenta de hechos cualitativos o que no son susceptibles de ser expresados en términos de unidades monetarias. El contexto también determina la periodocidad de la elaboración de la información; así las disposiciones legales le fijan a los entes el término en el cual deben rendir cuenta a las diferentes autoridades competentes; períodos que por lo general cubren un año; sin embargo, normas específicas podrán estipular fechas diferentes de corte. En consecuencia, el ámbito en el que opera el Sistema Nacional de Contabilidad Pública –SNCP-, determina algunos elementos fundamentales en su conformación, como el ente contable público, las operaciones o hechos, la escala de medición o unidad con la cual se cuantifican los mismos y el período en que debe reportar. Elementos mínimos que bajo unas pautas legales determinadas, permiten que el sistema logre información confiable y útil. En la segunda etapa de construcción, y tras haber descrito el entorno, se hará referencia a los atributos del SNCP, que se reseñan en forma de supuestos, objetivos, características y requisitos de la información, y principios de Contabilidad Pública o Marco Conceptual. 1.3.2 Diferencias entre Contabilidad Pública y Privada


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A continuación visualizamos estas diferencias haciendo un parangón o comparación entre una y otra así:

Contabilidad Pública Contabilidad Privada

Ente Público Contabilidad Financiera, Económica y

Social.

Interés Comunitario Gestión Socioeconómica Control, valoración de bienes de

beneficio y uso público e históricos y culturales, recursos naturales y del ambiente.

Beneficio socio económico y monetario

Propiedad Comunitaria Ingresos fiscales o producción Consumo e Inversión Contribución Fiscal Depende del Presupuesto

Utiliza la Cuenta Cero La reglamenta la CGN Visión Social Objetivos: Comerciales- En

cumplimiento de políticas económicas y sociales.

Se toman los ingresos netos de operación excluyendo los intereses ganados, los Ingresos no operacionales netos y las transferencias presupuestales.

No son considerados dentro de los costos, los Impuestos,depreciación, amortizaciones y provisiones; por ser forma de distribución del excedente generado.

En el denominador se toman los Activos Fijos operativos revaluados. (stock de capital puesto a disposición del administrador para la Producción o Prestación de un Servicio).

Capital de Trabajo en términos económicos=Activo Corriente.

Costo de oportunidad del Capital de

Ente Privado Contabilidad Financiera Interés particular

Rentabilidad Financiera Control, conservación y

variación del Capital Social, reservas y resultado del Ejercicio.

Beneficio Monetario Propiedad individual del Capital Ingresos y Gastos

Operacionales Utilidad Neta

Patrimonio Privado No depende del Presupuesto No utiliza la cuenta cero Reglamentada por el decreto

2649 de 1.993

Visión Económica Objetivos meramente

comerciales

Se toman los Ingresos de tipo especulativo y operativo.

Incluye como costos, los intereses, las depreciaciones, amortizaciones, impuestos,y provisiones.

El denominador de la Rentabilidad contempla el total de los Activos.

Capital de Trabajo=Activo Corriente – Pasivo Corriente

Costo de oportunidad del Capital de Trabajo

Rentabilidad Privada(IRP)=Utilidad/Activo Total

Distribución de Utilidades o dividendos sobre la Inversión.


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Trabajo=Activo Corriente * DTF

Rentabilidad Pública(IRP)=Excedente Público/Activo Fijo Operativo Revaluado

En el sector público, se mide la capacidad de la entidad para generar riqueza a la sociedad, en otras palabras, el excedente público es el beneficio neto variable. El excedente público consta de dos partes: La generación (utilidad pública) y la distribución del excedente total. La primera mide la eficiencia operacional en el corto plazo, y la segunda permite observar qué agente económico es el más beneficiado con esa utilidad. En el sector privado, la aplicación del Decreto 2649 del 93. “Cualquier aplicación que se haya hecho del Decreto 2649/93 para el sector público en cuanto a los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia,tuvo que ser con anterioridad a la expedición de normas de Contabilidad Pública emitidas por el Contador General de la Nación, por lo que se considera que las normas contenidas en el Decreto 2649/93 son aplicables sólo para el sector privado, y es al Contador General de la Nación a quien en virtud del mandato constitucional le corresponde expedir las Normas Contables Públicas que deben regir en el país. (CGN, Concepto 8468 agosto 14/98.) 1.3.3 Reseña del Proceso Histórico de la Contabilidad Pública Revisando antecedentes y observando lo existente hoy día, como es la Contaduría General de la Nación y un Sistema Nacional de Contabilidad Pública, organismos que trabajan arduamente para crear compromisos con los dirigentes y cultura ciudadana para mejorar la calidad de la Información financiera de las Entidades Públicas. A continuación mostramos de una manera clara los hechos más relevantes de lo que ha sido la Evolución de la Contabilidad Pública en Colombia:

Años Hechos

1819 1886 1.923 1968

Bolívar establece la pena de muerte para todos aquellos que roben dineros del Estado Colombiano. Se propone crear un Tribunal Superior de Cuentas en el Gobierno de Rafael Nuñez para la época en que se creó la Constitución Nacional de 1.886. La misión Kemmerer recomendó crear la Contraloría, ya que no había claridad en las cuentas del estado de aquella época. El presidente del momento, Dr Carlos Lleras Restrepo, propuso separar la Contabilidad del Control sobre el manejo de los bienes públicos,


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1991 1995 1996 Desde 1996 hasta año 2003

aunque no se pudo llevar a cabo durante su Gobierno. Como consecuencia de la nueva Constitución de este mismo año, se puede decir que es aquí donde realmente se realiza un verdadero “salto contable” Con la creación del cargo de Contador General de la Nación con el artículo 354 que permite un manejo más diáfano de las cuentas estatales. El presidente de la República y el Ministro de Hacienda y Crédito Público, organizaron la Dirección General de Crédito Público, siendo presidente el dr Samper Pizano y designando como primer Contador General de la Nación, al dr Edgar Fernando Nieto Sánchez. El Congreso de la República crea la Contaduría General de la Nación por medio de la Ley 298 de 1.996. Evolución y crecimiento del gran compromiso en la reglamentación, compromiso y arminización de los Estados Financieros, Económicos y Sociales de todas las entidades públicas en cabeza de los Contadores Públicos: Edgar Fdo Nieto Sánchez (1995-2001) Francisco Salazar Martín(2001-2002) Jairo A. Cano Pabón (2003 hasta 2007).

Lo que era la Contabilidad Pública antes y lo que es ahora lo podemos visualizar el el ste cuadro explicativo así:

Antes Ahora

1. Aunque se conocían los Ingresos y los Gastos de cada entidad, no se consolidaba la información, para tener un conocimiento del Patrimonio de la Nación. 2. Igualmente si no había información no se pueden tomar decisiones en programas y proyectos de Inversión.

1. Existe información clasificada por cada uno de los niveles y sectores estableciendo el Patrimonio total de la Nación. 2. Al contar con información uniforme y clasificada, se evalúan con exactitud las necesidades sociales y se orientan eficientemente los Proyectos de Inversión. 3. Existen principios y Normas claras para


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3.No había uniformidad en la aplicación de las normas contables y presentación de informes de todas las cuentas. 4. La corrupción era latente, puesto que no había soporte ni pruebas que evidenciaran los hechos. 5. El procesamiento de la Información poco tecnificado y en su mayoría manual. 6. No había exigencia en la oportunidad y profesionalismo en la calidad de la información.

cada ente público, permitiendo la uniformidad en la preparación y elaboración de los Estados Financieros. 4. Es más fácil identificar a los responsables de la corrupción, para atacarla oportunamente. 5. En la mayoría de las entidades existe la cultura contable, tecnificando el procesamiento de la información, y es realizada por profesionales de la Ciencia Contable.

1.3.4 Contaduría General de la Nación Como mencionamos anteriormente, a partir de la Constitución del 91, se dio inicio al gran salto contable dando realmente la importancia que merece la información contable, financiera y social para las entidades, creando la figura del Contador General de la Nación. La Constitución Nacional en su artículo 354 determina que habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la Contabilidad General de la Nación, y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría. “Corresponden al Contador general las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el Balance General y determinar las Normas Contables que deben regir en el país, conforme a la Ley. Parágrafo: Seis meses después de concluido el año fiscal, el Gobierno Nacional enviará al Congreso el Balance de la Hacienda, auditado por la Contraloría General de la república, para su conocimiento y análisis.” Para dar cumplimiento al artículo 354 de la Constitución Nacional, nace la Ley 298 de 1.996, y el Decreto 1914 del mismo año, se crea la Contaduría General de la Nación


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como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones como los requisitos para ser Contador General de la Nación, Funciones del Contador General de la Nación, Funciones de la Contaduría General de la Nación , Oficinas Contables y estructura orgánica de la Contaduría, entre otras. 1.3.4.1 Funciones de la Contaduría General de la Nación La Contaduría General de la Nación, desarrollará las siguientes funciones , dando cumplimiento a la Ley 298 de 1.996. “a) Determinar las políticas,principios y normas sobre Contabilidad, que deben regir en el país, para todo el sector público; b) Establecer las normas técnicas, generales y específicas, sustantivas y procedimentales, que permitan uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública; c) Llevar la Contabilidad General de la Nación, para lo cual expedirá las Normas de reconocimiento, registro, y revelación de los organismos del sector central Nacional; d) Conceptuar sobre el sistema de clasificación de Ingresos y Gastos del Presupuesto General de la Nación, para garantizar su correspondencia con el Plan General de la Contabilidad Pública. En relación con el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, El Ministerio de Hacienda y Crédito Público garantizará el desarrollo de las aplicaciones y el acceso y uso de la información que requiera el Contador General de la Nación para el cumplimiento de sus funciones; e) Señalar y definir los Estados Financieros e informes que deben elaborar y presentar las Entidades del sector público, en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y características que deben cumplir; f) Elaborar el Balance General, someterlo a la auditoría de la Contraloría General de la República y presentarlo al congreso de la república, para su conocimiento y análisis por intermedio de la comisión legal de cuentas de la Cámara de representantes, dentro del plazo previsto por la Constitución Política; g) Establecer los libros de Contabilidad que deben llevar las entidades y organismos del sector público, los documentos que deben soportar legal,técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas, y los requisitos que éstos deben cumplir;


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h) Expedir las normas para la contabilización de las obligaciones contingentes de terceros que sean asumidas por la Nación, de acuerdo con el riesgo probable conocido de la misma, cualquiera sea la clase o modalidad de tales obligaciones, sin perjuicio de mantener de pleno derecho, idéntica la situación jurídica vigente entre las partes, en el momento de asumirlas; i) Emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretación y aplicación de las Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación; j) La Contaduría General de la Nación, será la autiridad doctrinaria en materia de interpretación de las normas contables y sobre los demás temas que son objeto de su función normativa; k) Expedir las normas para la contabilización de los bienes aprehendidos, decomisados o abandonados que entidades u organismos tengan bajo su custodia, así como para dar de baja los derechos incobrables, bienes pérdidos y otros activos, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar; l) Impartir las normas y procedimientos para la elaboración, registro y consolidación del Inventario general de los bienes del Estado; m) Expedir los certificados de disponibilidad de los recursos o excedentes financieros, con base en la información suministrada en los Estados Financieros de la Nación, de las entidades u organismos, así como cualquiera otra información que resulte de los mismos; n) Producir informes sobre la situación financiera y económica de las entidades u organismos sujetos a su jurisdicción; o) Adelantar los estudios e investigaciones que se estimen necesarios para el desarrollo de la Ciencia Contable; p) Realizar estudios económico-financieros, a través de la Contabilidad aplicada, para los diferentes sectores económicos. q) Ejercer inspecciones sobre el cumplimiento de las Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación; r) Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables; s) Detrminar las entidades públicas y los servidores de la misma responsables de producir, consolidar y enviar la información requerida por la Contadiría General de la Nación.


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t) Imponer a las entidades a que se refiere la presente Ley, a sus directivos y demás funcionarios, previas las explicaciones de acuerdo con el procedimiento aplicable, las medidas o sanciones que sean pertinentes, por infracción a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. u) Establecer y desarrollar programas de capacitación, asesoría y divulgación, de las Normas, procedimientos, y avances de los estudios sobre Contabilidad Pública y temas relacionados, y v) Las demás que le confieran la Constitución Política y la Ley.” 1.3.4.2 Requisitos para ser Contador General de la Nación El artículo 2 de la ley 298 de 1.996, reune los siguientes requisitos: “a) Ser colombiano ciudadano en ejercicio; b) Ser Contador Público con tarjeta profesional vigente; c) No haber sido condenado por sentencia judicial a pena privativa de la libertad, excepto por delitos políticos o culposos, y d) Haber ejercido con buen crédito la profesión de Contador Público, durante 10 años, o la cátedra universitaria por el mismo tiempo, en establecimientos reconocidos oficialmente.” 1.3.4.3 Funciones del Contador General de la Nación La Ley 298 de 1.996 artículo 3, y el decreto 1914 de 1.996, establecen las funciones del Contador General de la Nación así: a- Uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país; b- Llevar la Contabilidad general de la Nación, para lo cual expedirá las normas de reconocimiento, valuación y revelación de la información de los organismos del sector central nacional; c- Consolidar la Contabilidad General de la Nación con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, para lo cual fijaran las normas, criterios y procedimientos que deberrán adoptar los Gobernadores, alcaldes y demás funcionarios responsables del manejo de dichas entidades con el fin de adelantar la respectiva fase del proceso de


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consolidación, así como para la producción de la información consolidada que deberán enviar a la Contaduría General de la Nación. d- Elaborar el balance general, someterlo a la Auditoría de la Contraloría General de la República y presentarlo al Congreso de la República, por intermedio de la comisión legal de cuentas de la Cámara de Representantes, dentro del plazo previsto por la Constitución Política.; e- Fijar los objetivos y características del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, referido en la presente ley; f- Impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos relacionados con la Contabilidad Pública; g- Expedir los actos administrativos que le correspondan, así como los reglamentos manuales e instructivos que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la Contaduría General de la Nación.; h- Suscribir los Contratos, y ordenar los gastos y pagos que requiera la Contaduría Gral de la Nación, de conformidad con la ley; i- Decidir los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa interpuestos contra los actos que expida; así mismo decidir los recursos de apelación interpuestos contra los actos que expidan los subbcontadores; j- Ejercer la representación legal de la Contaduría General de la Nación,para todos los efectos legales; k- Diseñar, implantar y establecer políticas de control interno, conforme a la Ley; l- Designar y distribuir competencias entre las distintas dependencias para el mejor desempeño de las funciones de la Contaduría General de la Nación. m- Decidir sobre las actividades de carácter nacional e internacional en los cuales debe participar la CGN. n- Nombrar, remover y trasladar a los funcionarios de la CGN, de acuerdo con las disposiciones legales. o- Administrar la organización y actividades de la CGN, y velar por la adecuada utilización del personal y los recursos técnicos, físicos y financieros; p- Establecer, mantener y prefeccionar el sistema de control interno de acuerdo con la misión, naturaleza y estructura de la CGN.


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q- Aprobar el plan estratégico de la entidad y los planes, programas y proyectos que en desarrollo de aquel sean sometidos a su consideración; r- Aprobar los informes sobre los proyectos y acciones que vaya a ejecutar la CGN durante la vigencia fiscal respectiva, los cuáles deben ser remitidos a la Comisión Nacional para la moralización y a la comisión ciudadadana de lucha contra la corrupción, dentro de los términos y condiciones previstos en la Ley. s- Imponer a las entidades a que se refiere la ley, a sus directivos y demás funcionarios, previas las explicaciones de acuerdo con el procedimiento aplicable, las medidas o sanciones que sean pertinentes, por infracción a las normas expèdidas por la CGN. t- Adelantar y fallar la segunda instancia de los procesos de sanción a los entes públicos por infracción a las Normas expedidas por la CGN. u- Adelantar y fallar la segunda instancia de los procesos disciplinarios contra los funcionarios de la CGN, en los términos establecidos en la legislación vigente sobre la materia; v- Diseñar, implantar, desarrollar, documentar, analizar y mantener los sistemas de información requeridos por la Contaduría General de la Nación y administrar los sistemas de Información, velar por la calidad, seguridad lógica, física y la integridad de la información que se procese. w- Analizar y conceptuar sobre los asuntos jurídicos y procesos judiciales relacionados con la CGN, y x- Las demás que le asigne la ley y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 1.3.4.4 Estructura Orgánica de la Contaduría General de la Nación Para dar cumplimiento a la Ley 298 de 1.996 el Gobierno Nacional ha desarrollado la siguiente estructura administrativa organizada básicamente por los siguientes cargos y dependencias así:

Estructura Administrativa Estructura Interna

1. Contador General de la Nación 2. Subcontadores 3. Secretaría General 4. Oficinas Asesoras 5.Divisiones

1. Despacho del Contador General de la Nación 1.1 Oficina de Control Interno 2. Subcontaduría de consolidación e Investigación 2.1 Subcontaduría del Nivel Nacional 2.2 Subcontaduría del nivel territorial


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6. Secciones 7. Grupos

3. Secretaría general 4. Organos de asesoría y coordinación 4.1 Comité Técnico 4.2 Comisión de Personal 4.3 Comité de Control Interno

1.3.4.5 Cualidad del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP) Los supuestos básicos en que descansa el SNCP aparecen en forma de Postulados, entendidos como enunciados primarios basados en el entorno y contrastables con el mismo, que se introducen en el razonamiento como punto de partida y que soportan el desarrollo conceptual de los principios, reglas y procedimientos. Los postulados permiten definir la estructura y orientación del SNCP al cumplimiento de Objetivos, a fin de minimizar el riesgo de interferencia cuando el administrador actúa como codificador, emisor y transmisor con lo cual, en primera instancia, procura alcanzar niveles aceptables de seguridad en su Producto Final.


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La confiabilidad de la información se encuentra en función de la razonabilidad y la neutralidad asociadas. De esta manera, los usuarios confían en la información puesto que revela la imagen fiel del ente público sin privilegiar a ningún usuario en particular. El postulado de utilidad social pretende que del uso de la información contable pública se generen impactos positivos en la sociedad; con esto, la información aparte de ser confiable, debe generar valor agregado a la colectividad, es decir si la información por sí sola no es productiva, sino en función de la utilidad que de ella pueda derivar la sociedad (cultura contable de la comunidad). Los objetivos de la Contabilidad Pública constituyen los resultados esperados del SNCP, los cuales pueden clasificarse atendiendo los fines que persiguen los usuarios de acuerdo con criterios de gestión, control, cultura, análisis y divulgación. Objetivos Gestión Control Cultura Análisis y divulgación En virtud del contexto socio económico en que opera el SNCP y los fines que debe cumplir en su aspecto institucional y consolidado, la información contable pública está orientada a satisfacer las necesidades informativas de sus potenciales usuarios, quienes determinan la relevancia y utilidad de la misma de acuerdo con sus modelos de decisión. Las características de la información constituyen atributos inherentes al producto provenientes del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, otorgándole la identidad y especificidad que permite diferenciarla de otra clase de información contable. Al ser producto de una construcción lógica-deductiva de la cual se derivan principios, normas y procedimientos, con énfasis teleológicos en su construcción que se validan empíricamente con el entorno, puede afirmarse que su confiabilidad y utilidad social se fundamenta en una noción de verdad razonable, soportada en la experiencia. En la medida que incluye todos los hechos valorados entérminos cualitativos o cuantitativos, se asume con la certeza de que revela la situación de un ente público en un período temporal determinado. De esta manera y para efectos comparativos, los usuarios de la información contable pueden confiar en ella, toda vez que es producto de la aplicación rigurosa y homogénea de principios y normas técnicas. En síntesis la información que produce la Contabilidad Pública es racional, medible y comparable. Características – Racional –Universal-Medible-Comparable Las condiciones mínimas que debe reunir la información contable pública, enunciadas en forma de requisitos, tienen como propósito validar el método contable empleado en función de los objetivos que persigue el SNCP, estos requisitos que son


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fundamentales para conseguir los resultados esperados, exigen el conocimiento de la operación y naturaleza del ente público, para que al seleccionar los datos que van a procesarse, se disponga de una base depurada y clara que permita revelar los hechos, minimizando el riesgo por la interferencia y juicios del valor, implícitos en el proceso. Si la información contable pública es objetiva, consistente, relevante, verificable y comprensible, esto refleja el hecho de que el proceso de aplicación de principios, normas y procedimientos ha sido coherente. Requisitos- Objetiva-Consistente-Relevante-Verificable y comprensible De acuerdo con el itinerario lógico-deductivo, la siguiente fase consiste en derivar los principios y reglas contables aplicados, que en congruencia con los postulados, configuran los fundamentos contables vinculados a objetivos específicos. Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso de generación de información en función de los objetivos del SNCP; las reglas aplicadas equivalen a las normas técnicas específicas, las cuáles conforman el puente que permite hacer operativa la estrategia teórica, materializando el modelo instrumental a través del Catálogo General de Cuentas , CGC, y los procedimientos. En consecuencia, los principios hacen referencia, entre otros aspectos, a las técnicas cuantitativas o cualitativas de valuación de los hechos; al momento en el cual se realiza el registro contable; a la forma en que deben revelarse los hechos; a la continuidad del ente público; a la esencia de las transacciones y a la correlación entre Ingresos, Costos y Gastos, todo ello teniendo en cuenta las limitaciones propias que impone el entorno a las organizaciones. Finalmente, el itinerario estipula la construcción de reglas específicas constituídas por normas y procedimientos propios del proceso contable y que se elaboran con el objetivo de instrumentalizar la estrategia teórica del Sistema. Este Proceso incluye las fases de identificación, clasificación, valuación y registro, las cuáles atendiendo a normas técnicas, reconocen, revelan e incorporan al sistema de información los hechos económicos de un ente público. Las normas técnicas de Contabilidad Pública comprenden el conjunto de parámetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable; estos criterios están orientados a reflejar exhaustivamente la creación, transformación, intercambio, transferencia, extinción y, en general, cualquier cambio producido por los hechos económicos, financieros y sociales en un ente público. 1.3.5 PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA –PGCP


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Podemos definirlo como el conjunto interrrelacionado de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables que, considerados integralmente, permiten producir información de carácter financiero, económico y social, cuyo propósito es promover y generar una moderna cultura organizacional contable para la gestión, control, análisis y divulgación de la administración pública. El PGCP se desarrolla mediante un marco conceptual y un modelo instrumental. Con la resolución 400 de 2000, se presenta la quinta versión del PGCP, que se aplicó a partir de 2001, cada vez más perfeccionada y ajustada a las necesidades de las entidades públicas.


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La resolución 400 de 2000 artículo 1, modificado por la resolución 226 de mayo 22 de 2003 ordena adoptar el nuevo Plan General de Contabilidad Pública, -PGCP, cuyo contenido se incorpora a la resolución, para que se identifiquen, clasifiquen,


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registren, valúen y revelen los hechos financieros, económicos y sociales derivados de la administración de los recursos públicos. Las modificaciones incluidas en esta nueva versión serán aplicads por las entidades, organismos y demás entes públicos a partir de Enero 1º de 2001, sin perjuicio del cumplimiento de los plazos y requisitos que para la información de 2000 se encuentren vigentes. La Resolución 400 de 2000 modificado por la Resolución 226 de mayo 22 de 2003 artículo 2, establece el ámbito de aplicación. El Plan General de la Contabilidad Pública PGCP, compuesto por el marco conceptual, el modelo instrumental y el manual de procedimientos, debe ser aplicado por todos los organismos y entidades de las ramas del poder público, en sus diferentes niveles y sectores, los órganos autónomos e independientes como los de control y electorales, lor organismos creados por la Constitución y la Ley que tienen régimen especial, los establecimientos públicos, las Empresas Industriales y comerciales del Estado, las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, las Empresas sociales del Estado, el Banco de la República, los fondos de origen presupuestal, y las sociedades de Economía mixta, asociaciones o fondos, de creación directa o indirecta, donde la participación estatal sea del 50 por ciento o más de su capital o, el estado a través de sus diferentes entidades u organismos, ejerza influencia dominante o significativa en su dirección o toma de decisiones. Por las personas jurídicas o naturales que administren o manejen, de manera temporal o permanente, recursos públicos, en lo relacionado con éstos, como los fondos de fomento, las cámaras de comerci,las cajas de compensación familiar, entre otros. El plan general de Contabilidad Pública, PGCP, deberá ser aplicado por regla general al nivel de documento fuente o soporte, lo cual implica sustituir cualquier otro código de registro básico e incorporar las operaciones de acuerdo con las normas determinadas en el mismo. En aquellos casos en que se considere necesario o conveniente, se podrá autorizar por parte del Contador General de la Nación la adopción del Plan General de Contabilidad Pública,PGCP, al nivel de documento reporte, de manera temporal o permanente, remitiéndose la información con la homologación técnica respectiva. 1.3.5.1 Aspectos Metodológicos


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La Contabilidad en el sentido genérico del término se ha caracterizado por rrecurrir a un proceso sistemático mediante el cual, a partir de entradas, datos y recursos se obtiene información relativa a los cambios experimentados por las principales variables que determinan y resultan del desempeño de un ente, durante períodos específicos de tiempo. La Contabilidad Pública como una aplicación especializada de la Contabilidad, es ante todo, un sistema de información, que procesa datos económicos, sociales, ambientales, y financieros de los entes públicos, con el fin de revelar a través de estados contables e informes, la naturaleza y características de sus movimientos o flujos resultantes de cambios en los montos acumulados de obligaciones y derechos que poseen y administran los entes públicos durante un horizonte temporal determinado. La metodología optada en la presente normativa para abordar el diseño del Sistema Nacional de Contabilidad Pública-SNCP-, es deductiva,con lo cual se parte de analizar el entorno en el que opera el sistema para deducir, a partir de sus rasgos fundamentales, los supuestos básicos, principios y reglas que orientan el proceder contable. 1.3.5.2 Marco Conceptual de la Contabilidad Pública Se constituye en el fundamento teórico sobre el cual se sustenta el desarrollo de la normatividad propia de las instituciones que administran recursos públicos; así como en el resultado de un proceso tendiente a homogeneizar los sistemas de información financiera, económica y social de las instituciones, con el fin de contribuir a la toma de decisiones, a la construcción de indicadores nacionales, y a la evaluación y control de la gestión administrativa. El marco conceptual contiene los postulados, objetivos, usuarios, características, requisitos, principios y normas técnicas a tener en cuenta en la preparación y presentación de la información financiera económica y social por las entidades públicas. Postulados de la Contabilidad Pública

Postulado de confiabilidad: Se considera que los usuarios requieren información contable razonable que soporte sus decisiones, el postulado de confiabilidad se enuncia de la siguiente manera:

La información contable pública busca revelar con razonabilidad, los hechos financieros, económicos y sociales de los entes públicos, garantizando que ésta no privilegia a usuarios específicos.


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Postulado de utilidad social: se considera que la información contable debe coadyuvar a generar un impacto positivo en la sociedad, el postulado de utilidad social se enuncia de la siguiente forma:

La información contable pretende que, mediante su adecuada utilización, se empleen en forma transparente los recursos públicos en procura del beneficio colectivo. Objetivos de la Contabilidad Pública

Gestión: a nivel institucional permitir a los diferentes responsables, tomar decisiones tendientes a optimizar el manejo de los recursos y lograr un impacto social positivo.

A nivel consolidado permitir la adopción de políticas para el manejo eficiente del gasto público, orientado al cumplimiento de los fines y objetivos del Estado.

Control: a nivel institucional facilitar el control interno y externo de la gestión pública, para que los recursos se utilicen en forma transparente, eficiente y eficaz.

A nivel consolidado facilitar el seguimiento del comportamiento agregados,como entrada principal de otros sistemas estadísticos, con el fin de evaluar el resultado de las políticas macroeconómicas.

Cultura ciudadana: Conocer, por parte de la sociedad, los resultados de la gestión pública, con el fin de generar conciencia ciudadana y sentido de pertenencia en el manejo de los recursos públicos.

Análisis y divulgación: posibilitar el desarrollo de estudios e

investigaciones conforme a los requerimientos de los usuarios, e informar oportunamente a la comunidad sobre el comportamiento del manejo de los recursos.

Usuarios de la Información Contable Pública

De acuerdo con el objetivo específico de gestión

A nivel institucional para aquellos entes que aplican el PGCP, que emplean la información contable pública, para retroalimentar los procesos de gestión organizacional. A nivel consolidado aquellos organismos que compilan o usan estadísticas globales del sector público, entre otros:


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Contraloría General de la república, Dpto Administrativo Nacional de estadística, Contaduría General de la Nación, Municipios, Departamentos, Distritos,Ministerio de Hacienda y crédito Público, Consejos regionales de política económica, social y fiscal, Banco de la República.

De acuerdo con el objetivo específico de Control

Instituciones que ejercen control externo sobre los entes públicos, entre otros: Congreso de la república, asambleas departamentales, concejos municipales, cabildos, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Defensoría del pueblo, contralorías y personerias departamentales, municipales, y distritales, Fiscalia general de la Nación, Corte Constitucional, Corte Suprema de justicia, Consejo de Estado, Consejo superior de la judicatura, y tribunales superiores.

De acuerdo con el objetivo específico de cultura ciudadana

Personas naturales o jurídicas, que inadvertidamente pretendan informarse sobre los resultados de la gestión pública, de los entes del orden nacional y territorial del nivel central y descentralizado, y de aquellas otras instituciones que de acuerdo con las normas estén obligadas a acogerse al PGCP.

De acuerdo con el objetivo específico de análisis y divulgación

Instituciones académicas, grupos de investigación, gremios económicos, investigadores, analistas financieros y económicos, medios de comunicación, y organismos multilaterales como el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo. Características de la Información Contable Pública

Racional: Producto de una construcción lógica deductiva basada en principios, normas y procedimientos, que se derivan teleologicamente y se validan empíricamente con el entorno.

Universal: Busca incluir la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales de los diferentes entes.

Medible: Revela los resultados financieros, económicos, y sociales, empleando unidades de medida cuantitativas o cualitativas.

Comparable: Aplican homogéneamente principios, normas, y procedimientos que permiten satisfacer las necesidades de confrontación en el tiempo.

Requisitos de la información Contable Pública

Oportuna: Debe estar disponible en el momento que sea requerida por el usuario y tener la posibilidad de influir en la toma de decisiones.


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Objetiva: Debe elaborarse a partir de hechos existentes, con base en un conocimiento preciso, seguro, profundo y claro de lo que acontece en un ente público.

Consistente: debe existir correlación entre los fines que persigue el sistema y lo que revela la información contable pública, guardando además correspondencia entre normas y procedimientos, y de ambos entre sí.

Relevante: debe ser útil al usuario en procura de que se cumplan objetivos sociales.

Verificable: debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.

Comprensible: debe permitir a los usuarios, considerada por si sola, formarse un juicio sobre su contenido.

Principios de la Contabilidad Pública

Reconocimiento: los hechos financieros, económicos y sociales se reconocerán en en función de los eventos y transacciones que los generan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas.

Por regla general, los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico, sin detrimento de criterios técnicos alternativos que se requieren en operaciones especiales, los cuáles podrán ser objeto de actualización. Para hechos no susceptibles de ser cuantificados monetariamente, se empleará lo estipulado por normas técnicas específicas.

Causación: los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de éstos.

El registro se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.

Registro: los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación y clasificación, con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la confiabilidad y utilidad social de la información.

Revelación: Los estados contables deben contener la discriminación básica

adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y


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cualitativa de los hechos; y permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades e informar sobre el grado de avance de planes, programas, y proyectos del ente público.

Gestión Continuada: Se presume que la actividad del ente público se extiende por tiempo indefinido; por tanto la aplicación de esta norma no está encaminada a determinar su valor de liquidación.

La presunción de continuidad tiene como propósito establecer el valor que refleje la capacidad del ente para continuar en funcionamiento; si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de fusión, liquidación, escisión,o transformación de un ente público, se observarán las normas y procedimientos aplicables para tal efecto.

Esencia sobre Forma: La esencia financiera económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento del reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente público.

Prudencia: en relación con los Ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia a los gastos deben contabilizarse no solo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el período actual o en períodos anteriores.

Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable y verificable un hecho, éstas se informarán en notas a los estados contables, donde se justificará la opción escogida y cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto económico, financiero y social en los mismos, de haber optado por uno de éstos y no por la opción elegida.

No Compensación: en ningún caso deben compensarse las partidas de activos y pasivos del balance, ni las de gastos e ingresos que integran el estado de actividad, ni los gastos e ingresos correspondientes a la programación y ejecución presupuestal.

Asociación de Ingresos, Costos y Gastos: los flujos monetarios que representan ingresos, costos y gastos deben estar adecuadamente asociados en el período contable. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que influyan en los


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resultados, se revelará en notas a los estados contables, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con

posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicionalsobre condiciones existentes antes de dicha fecha, deben registrarse en el mismo período.

Período Contable: Corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales, de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre.

Normalmente, el período contable vá del 1º de Enero al 31 de Diciembre, al final del cual, se debe realizar el proceso de cierre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes complementarios, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre. Adicionalmente, podrán solicitarse estados contables e informes complementarios públicos por períodos superiores a un año, para revelar el estado de avance de los planes de Desarrollo.

Normas Técnicas de Contabilidad Pública

Norma Técnica relativa al reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos y sociales.

En desarrollo de los principios de reconocimiento y revelación, la presente norma técnica precisa los criterios que deben tenerse en cuenta al preparar y presentar información financiera, económica, social y ambiental, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública. Para el registro y comparación en el tiempo, la información reportada por el sistema contable debe considerar mediciones apropiadas a las características y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones y operaciones del ente público. El registro adecuado determina la confiabilidad y utilidad social, que como pautas orientadoras del sistema, permiten que a través de los estados contables se reconozcan y revelen los resultados del ente contable en un horizonte temporal determinado.


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Costo Histórico: está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a las normas técnicas aplicables en cada caso. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de valuación alternativos. La cifra resultante de las anteriores situaciones, constituirá el costo histórico por el cual se registrará la transacción en contabilidad. Dicho valor será bjeto de actualización, usando para ello criterios acordes a cada circunstancia, entre los cuales mencionamos los siguientes así: Costo reexpresado: está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambio de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos, como la inflación o la devaluación. Son afectados como factores de corrección el porcentaje de ajuste del año gravable,PAAG; la tasa representativa del mercado , TRM; los índices específicos, o cualquiera otra modalidad convenida como pacto de ajuste. Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda nacional, según las normas y procedimientos aplicables en cada evento. Precio de mercado: es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado. Valor Presente: corresponde al valor que resulta de descontar la totalidad de los flujos futuros generados por un activo o pasivo, empleando, para el efecto una tasa de descuento. Costo de Reposición: representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo anual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. Valor de realización: representa el importe en efectivo o su equivalente en el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales.


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Normas Técnicas relativas a los Activos La orientación de estas normas definen criterios para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los bienes y derechos ciertos del ente público, derivados del desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Estos bienes y Derechos se originan en la Ley, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos que los generan. Desde el punto de vista económico, nacen como consecuencia de operaciones que suponen el incremento de los Pasivos, el Patrimonio o realización de Ingresos. Inversiones: Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de políticas sociales, económicas y financieras del estado. Las Inversiones deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse atendiendo la intención de realización, la disponibilidad de información en el mercado y, tratándose de inversiones patrimoniales, el grado de control que se tenga sobre el ente emisor, mediante la aplicación de metodologías que aproximen su realidad económica, tales como: la cotización en bolsa, el valor presente neto para la determinación del precio del mercado o la rentabilidad interna del título, el método de participación patrimonial y el método del costo. Las Inversiones deben revelarse teniendo en cuenta la modalidad del título y los rendimientos que genere. Igualmente, la finalidad con la cual se realizan, e decir, administrar la líquidez, adquirir el control del ente emisor y por razones de política. Rentas por Cobrar: Ingresos Tributarios, anticipos y retenciones pendientes de recaudo, exigidos sin contraprestación directa que recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad económica del sujeto pasivo o gravando la producción, actividad y consumo. Las Rentas por cobrar deben reconocerse por el valor determinado en las declaraciones tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes, responsables y agentes de retención, y actualizarse de acuerdo con los factores de ajuste previstos legalmente. Deben causarse cuando surjan los derechos que los originan, con base en las liquidaciones de impuestos, retenciones y anticipos. Las liquidaciones oficiales deben registrarse como derechos contingentes en las cuentas de orden, hasta tanto queden en firme. Las Rentas por cobrar deben provisionarse como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento.


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Para determinar el valor de la Provisión el ente público debe realizar una evaluación técnica del riesgo de insolvencia del contribuyente, al menos una vez al final del período contable. Las rentas por Cobrar, deben revelarse según su antigüedad en : Vigencia actual, Vigencia anterior y difícil recaudo y, según la naturaleza del Impuesto. Las Rentas de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravámenes reconocidos durante el ejercicio contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponde la liquidación. Así mismo incluyen las Retenciones y anticipos liquidados en el mismo período. Los Saldos de las Rentas por Cobrar de la Vigencia actual, se reclasificarán a la vigencia anterior , al inicio del período contable. Las Rentas de difícil recaudo incluyen los Impuestos, retenciones y anticipos, liquidados y declarados por el contribuyente o autoridad competente, reclasificados de la vigencia actual o anterior al inicio del período contable o en el momento que la entidad detecte circunstancias que permiten prever el alto riesgo de irrecuperabilidad. Las provisiones deben presentarse como un menor valor de las rentas por cobrar, debiendo revelarse en notas a los estados contables los métodos y criterios empleados para su estimación. Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la Provisión: el individual y el General. El método individual se basa en el análisis de la antigüedad y revisión de las condiciones de cada una de las Rentas por Cobrar. Tomando como base la experiencia y las condiciones económicas actuales, el ente público hará la estimación de los porcentajes y valores que considere no tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo vencido, es mayor esta probabilidad. Con base en estos valores calculados se hará el ajuste correspondiente a la provisión. El método general o alternativo se basa en la estimación de un porcentaje sobre el total de las Rentas por Cobrar que se consideran incobrables, independientemente de la situación en particularde cada una de ellas. Este método toma en cuenta el comportamiento o experiencia y establece rangos en las Rentas por edades de vencimiento. El ente público determinará el porcentaje a aplicar como provisiónen cada uno de los rangos definidos, sin exceder del valor de la Renta por Cobrar. Deudores: Comprenden los derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales del ente público, que se producen


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como resultado de la venta de Bienes o servicios, así como los conceptos conexos a la liquidación de las Rentas por Cobrar, como los intereses moratorios, sanciones y multas por extemporaneidad y demás derechos originados en desarrollo del cometido estatal, por operaciones diferentes a los Ingresos tributarios. Estos derechos deben ser reconocidos por su importe original, siempre y cuando exista el derecho cierto de cobro, el cual es susceptible de actuaización de conformidad con las disposiciones legales vigentes o con los términos contractuales pactados. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la Provisión debe corresponder a una evaluación técnica, que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del prestatario y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable. Los Deudores deben revelarse de acuerdo con su origen en: Derechos originados en actividades comerciales, de Financiación, de Seguridad Social, por destinación específica, y Transferencias; adicionalmente teniendo en cuenta el riesgo de insolvencia del prestatario en deudores de Difícil Recaudo. El valor de las Provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los Deudores, debiendo revelarse en Notas a los estados Contables, los métodos y criterios utilizados para su estimación. Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la Provisión, el Individual y el general, de conformidad con lo definido parael caso de las Rentas por Cobrar. Inventarios: Comprenden los bienes corporales adquiridos a cualquier título o producidos en desarrollo de la actividad fundamental del ente público o actividades conexas a la misma, con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en la producción de bienes om prestación de servicios o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad. No constituyen Inventarios los bienes destinados a formar parte de la Infraestructura propia del ente público para desarrollar su cometido estatal (Propiedades,Planta y equipo) o para uso, goce y disfrute de la Comunidad (Bienes de Beneficio y uso Público), ni los elementos para su mantenimiento y construcción. La comercialización comprende el proceso de intermediación entre los centros de Producción y los destinos de consumo, a través de diferentes operaciones de


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compraventa mayoristas o minoristas, actividad en la cual los bienes no son objeto de transformación por parte de quien los comercializa. La producción de bienes se considera como el proceso de creación de valor, que realizan ciertas unidades económicas, en el cuál a partir de la combinación de insumos, mano de obra e infraestructura, se elaboran o fabrican nuevos bienes que se destinan al consumo final o comercialización. La prestación de servicios comprende las actividades que tienen por objeto satisfacer necesidades colectivas, en las cuales se consideran como inventarios los materiales que sean consumidos directamente en la prestación de los mismos. Los Inventarios deben reconocerse por el costo histórico y se llevarán por el sistema de Inventario permanente, empleando el método de valuación que mejor refleje el valor de mercado de los mismos. Los Inventarios deben reconocerse por el costo histórico y se llevarán por el sistema de Inventario permanente, empleando el método de valuación que mejor refleje el valor de mercado de los mismos. Para efectos de valuación y determinación de los costos pueden aplicarse los métodos de primeras en entrar primeras en salir-PEPS- , costo promedio o cualquier otro de reconocido valor técnico, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, procesos productivos y procedimientos internos. No se considera método de reconocido valor técnico el UEPS. Deberán reconocerse provisiones por las contingencias originadas en disminuciones físicas o monetarias, tales como merma, deterioro u obsolescencia, las cuáles se calcularán mediante la aplicación de criterios técnicos que permitan determinar su razonabilidad, de acuerdo con la naturaleza del Inventario y condiciones que hayan afectado los mismos. Deben revelarse de acuerdo con su estado de elaboración, en productos terminados, en proceso e insumos y de acuerdo con su disponibilidad, en inventarios en tránsito y en poder de terceros. Las Provisiones constituidas deben revelarse por separado como un menor valor de los Inventarios. Así mismo, el método de valuación utilizado debe ser indicado en las Notas a los estados Contables. Propiedades, Planta y Equipo: Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por tanto no estar destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en


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condiciones normales exceda de un año, entendiéndose este, como el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien. Deben reconocerse por su costo histórico el cual se actualizará al costo reexpresado. Alternativamente, se consideran como métodos de actualización el costo de reposición y el valor de realización. Para establecer el costo de reposición pueden emplearse avalúos o precios de referencia, en tanto que el valor de realización se aplicará cuando se tenga la intención de enajenarlos, debiendo realizar, para el efecto, los respectivos avalúos técnicos. De esta manera, es factible que en un momento determinado concurran sobre un mismo bien, como métodos de actualización, al costo reexpresado con las otras formas anotadas. El valor de los bienes recibidos en permuta o donación, corresponderá al convenido entre las partes o en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico. El valor de las adiciones y mejoras que aumenten la vida útil del bien, amplíen su capacidad, la eficiencia operativa, mejoren la calidad de los productos y servicios, o permitan una reducción significativa de los costos de operación, constituyen un mayor valor del bien,el cual afectará el cálculo futuro de la depreciación; en caso contrario, se reconocerá como gasto o costo según corresponda. Por regla general la Depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos a la generación de productos o servicios del ente público. No obstante, aquellos activos considerados de menor cuantía, podrán depreciarse totalmente en el período en el cual fueron formados o adquiridos. La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando áquel que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente. Son depreciables aquellos bienes que pierden su capacidad normal de Operación durante su vida útil, tales como edificaciones; plantas, ductos y túneles; redes, líneas, y cables; maquinaria y equipo; equipo médico y científico; muebles, enseres y equipo de oficina; equipos de comunicación y computación; equipo de transporte, tracción y elevación; equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería. Se consideran como no depreciables los Terrenos. Por su parte, no son objeto de Depreciación las construcciones en curso, la Maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las Propiedades, Planta y Equipo no explotadas, en mantenimiento, mientras permanezcan en esta situación. El valor de los semovientes se amortizará durante el lapso que se considere como ciclo productivo, de acuerdo con métodos de reconocido valor técnico.


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El valor de la Inversión efectuada para construcción o adecuación de las vías de comunicación y acceso internas, se amortizará durante el lapso estimado, de acuerdo con estudios de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta la capacidad de prestar servicios o generar beneficios. Deben reconocerse provisiones de conformidad con las Normas Contables vigentes,cuando éstas sean procedentes como resultado de la pérdida por demérito u obsolescencia presentada por hechos extraordinarios o fortuitos; así mismo, por efectos de la pérdida de valor económico para aquellos bienes que se encuentran ubicados en zonas de alto riesgo, o por el deterioro que sufren las propiedades, requieren condiciones ambientales específicas para su funcionamiento o conservación. Las valorizaciones y desvalorizaciones se reconocerán como resultado del análisis comparativo, entre el valor determinado, producto de las actualizaciones realizadas y el valor en libros del respectivo bien. Las Propiedades, planta y Equipo deben revelarse de acuerdo con su naturaleza y capacidad de desplazamiento, en muebles, inmuebles, plantaciones y de locomoción propia. Los bienes muebles se revelarán de acuerdo con su función, destinación y su estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos. En los bienes inmuebles se revelará, por separado, el valor que corresponda a terrenos. Los bienes clasificados como de locomoción propia, corresponden a los semovientes y deben revelarse en forma separada. Las Depreciaciones y amortizaciones acumuladas, así como las provisiones cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y deberán reflejarse en forma separada. Por su parte cuando haya lugar a la constitución de valorizaciones deberán reflejarse igualmente de manera separada. La Diferencia entre el valor en libros y avalúo realizado a los bienes muebles, de conformidad con las normas técnicas relativas a la valorización de Propiedad, Planta y Equipo, establece que debe constituirse una valorización cuando el valor de realización, precio de mercado o valor actual, sea superior al costo reexpresado, el cual debe revelarse por separado de la cuenta de propiedad, planta y equipo, cuenta 1999-Valorizaciones. Por lo tanto, la diferencia que resulte del avalúo aplicado a los bienes inmuebles y muebles debe contabilizarse como una valorización que representa el aumento neto del valor de los activos, determinado mediante avalúos con criterios y normas de reconocido valor técnico.


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Bienes de Beneficio y Uso Público: Comprende los bienes destinados para el uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional, que son de dominio del ente público y pueden o no, ser administrados por éste. Están orientados a generar bienestar social o a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución. Estos bienes deben reconocerse por el costo histórico y actualizarse al costo reexpresado, de acuerdo con las normas vigentes aplicables al ente público. Podrán ser objeto de avalúos técnicos cuando circunstancias especiales lo ameriten. El costo de los bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales recibidos en donación o en cumplimiento de cláusulas contractuales, corresponderá al valor convenido entre las partes, o en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico. Cuando se trate de incorporar el valor de un bien a la Contabilidad del ente Público, debe hacerse por un valor estimado, afectando directamente al Patrimonio. El valor de las erogaciones que aumenten la vida y calidad del bien, en cuanto al servicio público que se espera deba prestar, constituyen un mayor valor del bien. De lo contrario, se reconocerán como un gasto. Los bienes de beneficio y uso público en servicio que sean administrados por el ente público serán objeto de amortización afectando directamente el Patrimonio, durante el lapso estimado en que estarán en capacidad de prestar servicios o generar beneficios a la comunidad, de acuerdo con estudios de reconocido valor técnico, los cuáles deberán contemplar la estimación de valores residuales, según sea el caso. Los bienes de beneficio y uso público deben revelarse atendiendo su naturaleza, destinación y situación en: Construcción, en servicio y entregados en administración. Las Amortizaciones que proceden deben revelarse por separado, como un menor valor de los mismos. Recursos Naturales y del Ambiente: son bienes tangibles e intangibles, que por sus propiedades, especie, género o clase, se encuentran en la Naturaleza y el ambiente sin que hayan sido objeto de transformación. Comprende los recursos existentes, los formados, más todas aquellas inversiones adelantadas y orientadas a conservar o explotar los recursos naturales y del ambiente,así como el costo de ejecutar cualquier actividad conexa con la conservación de los mismos. Los recursos naturales existentes deben reconocerse por el valor establecido mediante procedimientos técnicos que consideren aspectos exógenos y endógenos,


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tales como degradación, tectónicos,deterioro o autodestrucción natural, así mismo será objeto de actualización conforme a las Normas vigentes aplicables. Por su parte, las Inversiones en recursos naturales y del ambiente se reconocerán por el costo histórico y se actualizarán mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico. Para efecto de revelación de los Recursos Naturales y del Ambiente, así como las Inversiones efectuadas en ellos, se clasifican como renovables y no renovables, dependiendo de sus características y, a su vez, atendiendo las actividades adelantadas por los entes públicos, en conservación y explotación. Los recursos renovables son susceptibles de ser reestablecidos por otros de las mismas características y naturaleza y pueden sufrir degradación ambiental. Los recursos no renovables son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados. Los recursos naturales sufren un proceso de agotamiento en la medida en que se explotan, el cual debe reflejarse por separado como un menor valor de los mismos. Las Inversiones en recursos naturales renovables y no renovables en explotación, serán objeto de amortización, teniendo como base el período estimado para recuperar la Inversión, de acuerdo con procedimientos técnicos. Las amortizaciones constituidas deben revelarse por separado como un menor valor de las Inversiones. Otros Activos: Comprenden los Derechos y Bienes tangibles e intangibles que son complementarios para el cumplimiento del cometido estatal o están asociados a su administración y mantenimiento, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, tránsito o modalidad especial de adquisición. Para efectos del Reconocimiento debe tenerse en cuenta la clasificación del bien o derecho. Los Activos Diferidos deben reconocerse por su costo histórico y por regla general no son susceptibles de actualización, excepto aquellos que de manera específica así se determine. Los bienes de arte y cultura y los intangibles, se reconocen por su costo histórico y son susceptibles de actualización. Las responsabilidades serán reconocidas por el costo de reposición el cuál se actualizará de acuerdo con las normas que le sean aplicables al respectivo activo, con el fin de garantizar el mantenimiento del Patrimonio Público. Los Activos tales como los bienes recibidos en dación de pago y los adquiridos de instituciones inscritas, se reconocerán por el valor convenido, el cuál es susceptible


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de actualización, de conformidad con los términos contractuales y las normas contables que les sean aplicables al ente público. Para los Activos que son producto de las reclasificaciones contables, el reconocimiento se hará por el valor registrado en las cuentas de origen y están sometidos a los procesos de actualización que aplican a las mismas. Para efectos de revelación, los otros activos se clasifican atendiendo la clase de bien y su condición, en los siguientes conceptos: Bienes y derechos en proceso de titularización, bienes recibidos en dación de Pago, Activos adquiridos de instituciones inscritas, bienes adquiridos en leasing financiero, bienes de arte y cultura e intangibles. Igualmente, se clasifica como inversión social diferida la contribución a la formación de un Activo Social. Atendiendo su correlación con el funcionamiento del ente público en cargos diferidos, obras y mejoras en propiedad ajena, gastos pagados por anticipado. En relación con la modalidad del encargo en Bienes entregados, así mismo, para las responsabilidades considera la instancia del Proceso en que se encuentran. Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda. El impuesto diferido se amortizará durante los períodos en los cuáles se reviertan las diferencias temporales que lo originaron. Por su parte, el cargo por corrección monetaria diferida se amortizará en la misma proporción en que se asignen los costos que la causaron. Las obras y mejoras en propiedad ajena se amortizarán durante el período de duración del contrato que ampare el uso de la propiedad, sólo cuando el costo de las obras y mejoras efectuadas no sean reembosables. La amortización de la Inversión social diferida se realizará durante los períodos en los cuales se espera percibir beneficios. Los bienes entregados a terceros se amortizarán durante el período que corresponda a la explotación del bien entregado, de acuerdo con la duración del amparo legal o contractual. En todo caso, el período de amortización no podrá ser superior a los años de vida útil estimados para el bien que se trate. El valor de los intangibles adquiridos o desarrollados se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la Inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrán beneficios esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual.


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Normas Técnicas Relativas a los Pasivos Las Normas técnicas de Pasivos están orientadas a definir criterios para el reconocimientoy revelación de los hechos relacionados con las obligaciones ciertas o estimadas, contraídas por el ente público y derivadas del desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Estas obligaciones se originan en la Ley, en los negocios jurídicos y demás actos o hechos que las generan. Desde el punto de vista económico, se originan como consecuencia de operaciones que suponen un incremento de Activos o generación de Costos y Gastos. Las obligaciones ciertas a diferencia de las estimadas, se caracterizan porque su determinación se obtiene de forma objetiva y exacta, tanto en lo relativo al plazo para su cancelación o aplicación, fijado por las partes o las normas legales, como en la cuantía del valor a restituir. Operaciones de Crédito Público: Las Operaciones de Crédito Público, OCP, corresponden a aquellos actos o contratos que tienen por objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios, con plazo para su pago, los cuales deben cumplir con normas específicas que regulen cada clase de operación. Las operaciones de crédito público deben reconocerse por el valor desembolsado, tratándose de contratos de empréstito; por el valor del bien o servicio recibido, para los créditos de proveedores y por el valor nominal de los títulos colocados. Las operaciones de crédito público pactadas en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, serán convertidas previamente a esta última denominación a la tasa de cambio de compra y periódicamente ajustarse a la tasa de cambio de venta que rija entre las dos monedas, reconociendo en los resultados del período, el mayor o menor valor causado por efecto del reajuste. Las operaciones de crédito público deben revelarse atendiendo los criterios de origen, plazos pactados, clase de entidad y operación que provee el financiamiento. De acuerdo con su origen las operaciones de crédito público, se clasifican en internas y externas. Se consideran operaciones de crédito público internas las que de conformidad con la reglamentación vigente se celebren exclusivamente entre residentes del territorio colombiano y pagaderas en moneda nacional. Igualmente, constituye deuda pública interna, la emisión de títulos de deuda pública que tienen como propósito reclasificar otra clase de obligación, como sentencias, conciliaciones,cruces de cuentas,siempre que las normas legales lo permitan. Por su


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parte, las operaciones de crédito público externas, corresponden a aquellas que se celebren con no residentes y pagaderas en divisas. Atendiendo los plazos pactados se clasifican en corto y largo plazo. Son obligaciones de corto plazo, las adquiridas con plazo para su pago igual o inferior a un año y de largo plazo, las adquiridas con plazo para su pago superior a un año. Para cada uno de ellos deben revelarse en forma separada, los valores a amortizar en la respectiva vigencia. De acuerdo con la clase de entidad que provee el financiamiento se clasifican en Banco central para el Gobierno Nacional; también se adquieren con el sistema financiero, Proveedores, Gobiernos, banca multilateral, entes públicos, y otras entidades. Atendiendo al tipo de operación que genera el financiamiento, en contratos empréstitos,colocación de bonos y títulos, y crédito de proveedores. Se entiende por contratos de empréstito aquellos que tienen por objeto proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o extranjera, distinguiendo los que se celebran entre entes públicos, los cuales se clasifican en el concepto de préstamos gubernamentales, e identificando la clase de préstamo por acuerdos de pago, créditos presupuestarios, de tesoreria y transitorios. Entre los títulos de deuda pública están los bonos y demás valores de contenido crediticio, emitidos por las entidades estatales. Los créditos de proveedores comprenden aquellos mediante los cuales se contrata la adquisición de Bienes o servicios. Los Intereses y Comisiones causados deben revelarse en cuentas separadas de la obligación de la cual se derivan, así como los descuentos y primas en la colocación de títulos de deuda pública, que corresponden al menor o mayor valor recibido con relación al valor nominal de los mismos, los cuales se amortizarán durante el tiempo de redención de los títulos. Las operaciones de crédito público mediante las cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago, por sus características de ser contingencias, se registran dentro de las cuentas de orden acreedoras, y por tanto no se consideran como parte integrante de los Pasivos de la entidad, hasta que la contingencia se considere probable, situación en la cual debe clasificarse como un Pasivo Contingente o se convierta en una obligación real, originando su clasificación como deuda asumida y acuerdos de pago según corresponda. Obligaciones Financieras : Corresponde a las obligaciones contraídas por los entes públicos con instituciones financieras, que dada su modalidad y términos de financiación, sólo requieren ajustarse a las condiciones normales exigidas por los prestatarios y por tanto no requieren de las formalidades propias de las operaciones de crédito público.


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Las obligaciones financieras deben reconocerse por el valor desembolsado o asumido, o por el valor presente de los cánones futuros y opción de compra pactados, tratándose de operaciones de leasing. Estas obligaciones deben actualizarse periódicamente de acuerdo con la modalidad del ajuste pactado y observando las disposiciones vigentes, reconociendo en los resultados del período, el mayor o menor valor causado por efecto del ajuste. Se revelan en función de la modalidad de la obligación adquirida en administración de liquidez, créditos obtenidos, obligaciones asumidas por el Fondo Nacional de Garantías en su condición de garante ante instituciones financieras y fondos adquiridos con compromisos de recompra, identificando la obligación principal del costo financiero originado por la misma. Cuentas por Pagar Comprende obligaciones del ente público adquiridas con personas naturales o jurídicas, diferentes a las entidades financieras, en desarrollo de sus operaciones. Las cuentas por Pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación y los gastos financieros a su vencimiento. Se causarán en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes de conformidad con las condiciones contractuales. Cuando no exista prestación a cargo de un tercero, la causación debe estar condicionada al nacimiento de la obligación en virtud de la ley o acto administrativo. Estas obligaciones deben actualizarse periódicamente de acuerdo con la modalidad del ajuste pactado y observando las disposiciones vigentes, reconociendo en los resultados del período, el mayor o menor valor causado por efectos del ajuste. Se revelan en función de los hechos que originan la obligación, tales como: adquisición de bienes y servicios, transferencias, impuestos, depósitos, avances y anticipos. Adicionalmente, se clasifican atendiendo la operación propia de algunos entes, entre otros: aportes a afiliados, subsidios asignados, seguros y reaseguros, premios por pagar, administración del sistema de seguridad social y Fondo de solidaridad y garantía en salud. Obligaciones Laborales y de Seguridad Social integral Comprende las obligaciones generadas en la relación laboral en virtud de normas legales, convencionales, o pactos colectivos, así como aquellas derivadas de la afiliación al sistema de seguridad social integral.


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Deben reconocerse por el valor de la obligación real. Por lo menos al final del período contable debe registrarse en este grupo el resultado de la consolidación de prestaciones. Las obligaciones laborales deben revelarse atendiendo la naturaleza salarial o prestacional de la misma. Por su parte, la de seguridad social se clasifican atendiendo las prestaciones generales de los regímenes generales establecidos por el correspondiente sistema. Otros bienes y Títulos Emitidos Comprende la emisión de bonos y títulos que por sus características especiales no se consideran operaciones de crédito público, dado que la intención de los mismos no es obtener recursos, sino la sustitución y el reconocimiento de obligaciones. Deben reconocerse por su valor nominal y redimirse de acuerdo con las normas vigentes, o cuando son utilizados como instrumento de pago. Se revelan identificando la modalidad de la obligación que los generan en bonos pensionales, título de devolución de Impuestos, certificados de reembolso tributario, entre otros. Los costos financieros deben clasificarse en cuentas separadas de la obligación que los origina. Pasivos Estimados Corresponde a las obligaciones a cargo del ente público generadas en circunstancias ciertas, cuyo valor depende de un hecho futuro; estas obligaciones deben ser justificables, cuantificables y confiables. Deben reconocerse por el valor que se estime, empleando criterios técnicos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, constituyéndose en provisiones. Deben revelarse atendiendo el concepto que los origine.Cuando la circunstancia que determinó la estimación se materialice, deben reclasificarse como un pasivo real o extinguir la provisión. Otros Pasivos Corresponde a las obligaciones originadas en la actuación por cuenta de terceros, recaudos susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo y obligaciones que adquiere el ente público en su calidad de garante. Igualmente, aquellas originadas en la reclasificación como consecuencia del proceso de depuración de saldos.


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Se reconocen por el valor recibido, producto de las garantías, de conformidad con los actos correspondientes, los cuales son susceptibles de actualización. Los Pasivos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se produzca la contra prestación de bienes y servicios, cuando se reviertan las diferencias temporales que los originaron, o cuando se asignen los costos. Deben revelarse en función de la titularidad de los recursos, la probabilidad de constituir ingresos y del cumplimiento de garantías.

Normas Técnicas relativas al Patrimonio Público Comprende el valor de los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas sus obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la Constitución y la Ley. Las Normas Técnicas del Patrimonio Público están orientadas a definir criterios para el reconocimiento y revelación de los recursos básicos para la constitución y desarrollo, así como otros factores que inciden el el comportamiento patrimonial, representado en las diferentes modalidades de superávit, de los entes que conforman el sector público. Los recursos básicos están conformados por los aportes iniciales y sus incrementos directos, o como consecuencia de capitalizaciones originadas en las disposiciones legales que le sean aplicables y por las determinaciones de instancias superiores competentes. Los factores que inciden en el comportamiento patrimonial cuando generan variaciones positivas constituyen un superávit, el cual dependiendo de su origen, pude ser pagado, operacional, de valuación, donado e incorporado. Cuando las variaciones generan resultados negativos se constituyen en déficit. Superávit Pagado: Comprende el valor en exceso originado en la venta de acciones o cuotas partes de interés social, frente al valor nominal. Superávit Operacional: Se origina como consecuencia del reconocimiento de Ingresos, Costos, y Gastos en un período contable, más los resultados de períodos anteriores que están disponibles. También incluye aquellas partidas pendientes de las formalidades necesarias para ser capitalizadas y las constituidas con fines específicos, en cumplimineto de normas legales y estatutarias. Superávit de Valuación: Se deriva de los procesos de valoraciones técnicas tendientes a la actualización de los Activos, Pasivos y Patrimonio.


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Superávit Donado: Comprende los bienes y derechos recibidos de terceros sin contraprestación económica, que tienen como característica su permanencia relativa y que no corresponden a un reconocimiento del gasto por extinción del bien. Las donaciones en dinero, por norma general, se registran como superávit por donación, excepto aquellas que tengan como destino la financiación de Gastos de Funcionamiento, las cuáles se registrarán como Ingreso. Superávit Incorporado: Se origina en el reconocimiento de Activos y Pasivos como resultado del proceso de legalización, valoración, medición, asunción o por cualquier otro método especial y que debe ser incluido en las cuentas correspondientes. Así mismo, incluye el reconocimiento de intangibles formados. Para efectos de revelación, el superávit pagado está conformado por la prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social; el superávit operacional, por el resultado del ejercicio, resultado de ejercicios anteriores , dividendos y participaciones decretados y las reservas; el Superávit de valuación, por las valorizaciones, el originado en la aplicación del método de participación patrimonial, la revalorización del Patrimonio y el ajuste por inflación; el Superávit incorporado incluye el patrimonio incorporado y los intangibles formados y el Superávit Donado comprende las donaciones en dinero, especie, y Derechos. El Reconocimiento del Patrimonio Público debe ser consistente con el demás cuentas del Balance y resultados que lo originan. El Patrimonio Público se revelará dependiendo del sector a que corresponda la entidad, central o descentralizado, en Hacienda Pública o Patrimonio institucional, respectivamente. Hacienda Pública Comprende los aportes otorgados para la creación y desarrollo de los entes públicos del sector central del orden nacional, departamental, distrital, municipal y demás entidades territoriales y, las variaciones patrimoniales, originadas por la Operación, los Procesos de actualización y las decisiones de terceros a favor del Estado. El Capital Fiscal representa los aportes del Estado, para la creación y desarrollo del ente público, así como la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el Patrimonio Público incorporado y el deterioro por la utilización de bienes de beneficio y uso público. Patrimonio Institucional Comprende los aportes otorgados por el sector público y privado, para la creación de los entes públicos descentralizados; igualmente incluye los recursos públicos que


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están destinados a fomentar el desarrollo de un sector específico y las variaciones patrimoniales originadas por la operación, los procesos de actualización y las decisiones de terceros a favor del Estado. Capital Social: Está conformado por los aportes sociales de conformidad con Normas legales que rigen la creación de entes públicos de naturaleza limitada y asimiladas. Capital Autorizado y Pagado: Comprende los aportes otorgados a los entes públicos que tienen la naturaleza de sociedades anónimas y asimiladas, de conformidad con las Normas que rigen su creación. Capital Fiscal: Corresponde a los aportes otorgados para la creación y desarrollo de los establecimientos públicos, y también la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales , como el caso de los resultados del ejercicio. El Patrimonio Público incorporado y el deterioro por la utilización de bienes de beneficio y uso público. Capital Parafiscal: Corresponde a los aportes otorgados para el fomento y desarrollo de un sector específico.

Normas Técnicas relativas a las Cuentas de Actividad Financiera, económica y Social.

Están orientadas a definir criterios uniformes para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los Ingresos, gastos y costos del ente público. Las cuentas de actividad financiera, económica y social, comprenden los Ingresos, Gastos y Costos y reflejan el resultado de la gestión en cumplimiento, del cometido estatal del ente público. Ingresos Expresión monetaria de los flujos percibidos por el ente público en el período contable , que refleja la obtención de recursos originados en desarrollo de la actividad financiera, económica y social, básica o complementaria, susceptibles de incrementar el Patrimonio Público. El Reconocimiento de los Ingresos debe hacerse en cumplimiento del principio de la causación, con base en el acto administrativo que los impone, las declaraciones tributarias, las normas legales o en desarrollo de actividades de comercialización y prestación de servicios. Para el caso de los Ingresos tributarios, el reconocimiento de las liquidaciones oficiales se registrarán una vez éstas hayan quedado en firme.


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El Reconocimiento de los intereses de mora que estén sometidos a situaciones inciertas deben ser registrados atendiendo el principio de la prudencia. El Reconocimiento de los ingresos por venta de bienes se realizará cuando se haya transferido su titularidad, y esté determinada en forma razonable la correspondiente contraprestación. Por su parte, los Ingresos por prestación de servicios se reconocerán cuando surja el derecho de cobro, como consecuencia de la realización de la liquidación y su cuantificación, imputándose al ejercicio en el cual se realiza o presta el servicio. Las devoluciones y descuentos deben registrarse como un menor valor del Ingreso, independiente de la vigencia en la cual se hayan causado. Las transferencia y operaciones interinstitucionales deben reconocerse cuando surja el derecho cierto de cobro, es decir, cuando se conoce que el ente cedente ha dictado el acto de reconocimiento de su correlativa obligación. Se registra por el importe establecido en el correspondiente acto de reconocimiento. En el caso de traspasos de bienes, por el valor convenido o estimado que determina su valor de realización. Los ingresos se revelan atendiendo el origen de los mismos, como el poder impositivo del estado, el desarrollo de operaciones de comercialización, las relaciones con otros entes de la administración pública y la ocurrencia de eventos complementarios a la actividad principal. Se clasifican en Ingresos Fiscales, venta de bienes y servicios, transferencias, de pensiones, operaciones interinstitucionales y otros ingresos. Los Ingresos Fiscales corresponden a los Ingresos tributarios, no tributarios, aportes y cotizaciones, rentas parafiscales, ingresos por fondos especiales, y sus correspondientes devoluciones y descuentos. El Reconocimiento se efectuará en forma general, cuando surjan los derechos de cobro que los mismos originan, es decir, cuando se realice el acto administrativo que los cuantifique, o se reciban las declaraciones tributarias privadas, o las liquidaciones oficiales queden en firme. Los Ingresos tributarios están conformados por las diferentes clases de impuestos nacionales, departamentales, distritales y municipales y las sobretasas. Los Ingresos no tributarios comprenden las tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones especiales, cuotas de valorización, regalías, peajes, valorizaciones, inscripciones, pliegos de licitaciones, formularios y especies valoradas, concesiones,


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estampillas, patentes, publicaciones, explotación de canteras, pesas y medidas, arrendamientos y alquileres, entre otros. Las rentas parafiscales son gravámenes establecidos por la ley, que afectan un determinado y único grupo social y económico y se utilizan para beneficio propio del sector. Los fondos especiales corresponden a recursos definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico por parte de un ente público especializado y que son clasificados presupuestalmente en forma independiente, aunque no tengan personería jurídica. Estos ingresos deben ser reconocidos de conformidad con la norma que los establece. Los Ingresos de estos fondos especiales están definidos en cada una de las disposiciones que los crean, donde se contemplan las diferentes fuentes de recursos que los componen, los cuales deben ser reconocidos de conformidad con la norma, siempre como un ingreso propiamente del fondo. Los Ingresos por venta de bienes y servicios corresponden a los recursos generados en la actividad de comercialización y prestación de servicios, tales como la venta de productos explotados, construidos, mercancías, servicios educativos, de administración del régimen de seguridad social en salud, servicios públicos domiciliarios, tránsito y transporte, comunicaciones, telecomunicaciones, suerte y azar, hoteleros y de promoción turística,financieros, de documentación e identificación, informáticos, operaciones de los fondos de garantías. Se incluyen las devoluciones, rebajas y descuentos correspondientes. Comprenden los recursos originados en traslados sin contraprestación directa efectuados entre los diversos niveles y sectores de la Administración Pública, bien sea para el financiamiento del cometido estatal del ente público, el cumplimiento de proyectos o convenios especiales, o como producto de los procesos de descentralización administrativa, por ejemplo, transferencias corrientes y del capital del Gobierno general o de las empresas, la participación de los Ingresos corrientes y el situado fiscal. Las operaciones interinstitucionales comprenden los aportes y traspasos con o sin situación de fondos, recibidos de la administración central para el desarrollo del cometido estatal de los entes públicos del mismo nivel. Incluyen las operaciones cuyo reconocimiento corresponde al ente encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo efectúa otro ente público así como el valor de los bienes recibidos como transferencia de otros entes públicos, por operaciones que no tienen el carácter de donación y los conceptos de obligaciones recibidas y transferidas.


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En el caso de los sistemas integrados, los registros contables de las operaciones recíprocas deben adaptarse a su operatividad, sin detrimento de de cumplir con los procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. Los recursos de los fondos de las entidades administradoras de pensiones comprenden las cotizaciones, recuperaciones de cartera, devoluciones de aportes de la administradora, reintegros de pensionados, convalidación pensional, reconocimiento de semanas, conmutación pensional,cuotas partes de bonos pensionales, y de pensiones. Los otros ingresos comprenden conceptos de recursos percibidos por el ente público que no provienen de su actividad básica, pero que constituyen una fuente de recursos, como pueden ser los derivados de inversiones, el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de activo y pasivo. Se incluyen en esta clasificación los ingresos extraordinarios que, entre otros, contemplan los honorarios y comisiones, arrendamientos, recuperaciones, publicidad, donaciones, reintegros de vigencias anteriores, bienes declarados a favor de la nación, cuotas de partes de pensiones, bonos pensionales, utilidad en venta de terrenos, Propiedades, planta y equipo e intangibles, excedentes financieros, indemnizaciones y bienes recibidos para proyectos especiales. Así mismo incluye los ajustes de ejercicios anteriores clasificados por clase de ingreso, y los ajustes por inflación por corrección monetaria de las cuentas activas y pasivas no monetarias, contemplando sus correspondientes cuentas valuativas. Gastos Corresponden a los importes monetarios no recuperables en que incurren los entes públicos en el período contable, necesarios para la obtención de los bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo de las actividades básicas y complementarias adelantadas en cumplimiento de la gestión social, operacional y administrativa, susceptibles de reducir el Patrimonio Público. Los Gastos de Administración corresponden a la porción de aquellos que razonablemente deben atribuirse a actividades como dirección, planeación, y apoyo logístico de los entes públicos. Los Gastos de Operación corresponden a la porción de aquellos que razonablemente se atribuyen a las actividades básicas a través de las cuales se desarrolla el cometido estatal, siempre que no estén contempladas en las cuentas costos de Producción y ventas, por tratarse de la prestación de servicios colectivos. Los Gastos Estimados corresponden a los valores determinados racionalmente, tendientes a cubrir las previsiones de hechos futuros ciertos derivados de las contingencias de pérdida, u ocurrencia de eventos que pueden afectar el patrimonio público en cuantía indeterminada, así como el valor aproximado relativo al desgaste


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o pérdida de capacidad operacional de los bienes por el uso, consumo o extinción de los mismos. El Gasto Social incluye el importe de la ejecución de recursos destinados a cubrir las necesidades insatisfechas de la Población en los sectores básicos de salud, educación, vivienda, agua potable, y saneamiento básico, o en procura del bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, contemplados presupuestalmente como proyectos de Inversión o Gastos de Funcionamiento, en cumplimiento de lo dispuesto en Normas Legales. Los Gastos de Inversión social incluyen los importes de la ejecución de los proyectos de Inversión, tendientes a la consecución de metas del cometido estatal en cumplimiento del Plan de Inversiones de los respectivos planes de desarrollo, que no son susceptibles de registrarse como Activos. Las Transferencias representan los recursos trasladados sin contraprestación directa, efectuados entre los diversos niveles y sectores de la Administración pública, o de éstos hacia el sector privado, bien sea para el financiamiento del cometido estatal de las entidades, el cumplimiento de proyectos o convenios especiales, o como producto de los procesos de descentralización administrativa. Las Opreaciones interinstitucionales comprenden los aportes y traspasos, con o sin situación de fondos, girados por la administración central para el desarrollo del cometido estatal de los entes públicos del mismo nivel. Incluyen además, las operaciones cuyo reconocimiento corresponde al ente encargado de la Administración de los Recursos y cuyo pago o cancelación lo efectúa otra entidad pública, así como el valor de los bienes transferidos a otros organismos públicos, originados en operaciones que no tienen el carácter de donación. Los otros gastos corresponden a importes de conceptos complementarios en que incurre el ente público que no están considerados en forma específica en las anteriores clasificaciones. Hacen parte de este grupo los Gastos Extraordinarios, cuyas partidas en ocasiones provienen de actividades que no corresponden al cometido estatal del ente, pero que igualmente generan un impacto negativo en el Patrimonio institucional. Los Gastos deben reconocerse racionalmente sobre la base del costo de los bienes y servicios adquiridos, o los importes estimados cuando se trata de la aplicación de criterios o métodos técnicos que permiten aproximar la cuantificación de algún hecho o evento que no implica en sí mismo una transacción con terceros. Se registran en la medida que ocurran los hechos financieros, económicos y sociales en forma tal que queden contemplados sistemáticamente en el período contable correspondiente, independiente del flujo de recursos monetarios o financieros.


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Para el registro de las Provisiones deben tenerse en cuenta factores como la cobrabilidad, el menor valor de los Activos con relación al precio de mercado o valor de realización, la obsolescencia, la estimación de contingencias que sea justificable, confiable y cuantificable, para atender obligaciones a cargo del ente público ante la probable ocurrencia de eventos. Los Gastos se revelan en relación con las funciones internas que se desempeñan, la ocurrencia de eventos o hechos no transaccionales, o las relaciones con otros niveles o sectores de la Administración pública y se clasifican teniendo en cuenta su naturaleza en: Administrativos, operativos, gastos estimados, Gasto Social, Gasto de Inversión Social,Transferencias, Operaciones interinstitucionales y otros Gastos. Costo de Ventas y Operación El Costo de Ventas comprende el valor de las erogaciones y cargos asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos durante el período contable. El Costo de operación lo constituyen los valores reconocidos como resultado del desarrollo directo de la operación básica del ente público, en la administración de la seguridad social, el desarrollo de las actividades financiera y aseguradora y la explotación de los juegos de suerte y azar, operaciones que por sus características y naturaleza no son objeto de acumulación en los Costos de Producción. El costo de Ventas se reconoce por el costo histórico de los Inventarios, tratándose de bienes comercializados y por los costos de producción acumulados, en el caso de los bienes producidos y los servicios prestados. Así mismo los costos de operación se reconocen por el costo histórico. El Costo de ventas se revelará identificando la clase de bien o servicio vendido. En el caso de los bienes, adicionalmente se tendrá en cuenta si se trata de una actividad productiva o de comercialización. Por su parte, los costos de Operación se revelarán atendiendo los conceptos asociados a cada una de las actividades identificadas. Costos de Producción Comprenden las erogaciones y cargos asociados clara y directamente, con la producción de bienes o la prestación de servicios de los cuales el ente público obtiene sus ingresos, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Incluye igualmente el Costo de Producción de los bienes y servicios individualizables producidos por el ente público,para suministrarlos a la comunidad en forma gratuita o a precios económicamente no significativos, así como los bienes producidos para el uso o consumo interno.


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Un servicio individualizable es aquel susceptible de suministrarse a cada individuo de manera particular, y su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los demás individuos. Los servicios colectivos que presta el Gobierno a la comunidad, como la administración pública, la defensa , la seguridad, la Justicia, serán objeto de costeo en la medida que la entidad pública esté en capacidad de implementar sistemas de costos. En este sentido, los registros se efectuarán en las correspondientes cuentas de Gastos de Operación. El Proceso Productivo comprende el conjunto de actividades realizadas bajo el control y responsabilidad del ente público, en las cuales se utilizan insumos y otros factores de producción , para obtener bienes y prestar servicios. Los diferentes conceptos que conforman el Costo de Producción deben reconocerse por el costo histórico. Para la determinación y registro deben implementarse sistemas de acumulación que se ajusten a la naturaleza de la producción, bien sea por órdenes específicas o procesos, empleando metodologías reconocidas técnicamente que puedan satisfacer las necesidades de información del ente público como: costeo global, directo o marginal, o costeo basado en actividades. Así mismo el sistema de costos puede funcionar sobre una base histórica o predeterminada, ya sea ésta estimada o estándar, siempre que el ente público esté en capacidad de calcular, de manera técnica, los costos de producción, con anterioridad a su ocurrencia. Los costos de producción se revelan en el correspondiente informe complementario, identificando los bienes y servicios producidos en desarrollo de las actividades económicas, los Insumos y demás factores necesarios en la Producción. El detalle de los tipos de insumos y los diferentes factores de Producción que atiendan las necesidades específicas de cada ente público, deben implementarse a nivel de auxiliar. El Costo de Producción de los bienes que tienen como destino la venta o el suministro gratuito, debe trasladarse al inventario de productos terminados en la medida en que se obtenga el producto concluido, previa la distribución de los costos indirectos. Lo anterior, teniendo en cuenta que la producción y el intercambio de bienes son actividades que se presentan en forma separada. Los Costos Indirectos son todos aquellos conceptos en que incurre el ente público, necesarios para la Producción, pero que no se identifican con el producto; por lo tanto, no pueden asignarse directamente al producto, razón por la cual deben utilizarse mecanismos de distribución adecuados. Tratándose de la fabricación de bienes para el uso o consumo interno, el costo del producto, una vez terminada la producción, debe transladarse alas propiedades,


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planta y equipo o cargos diferidos, atendiendo las caracteristicas establecidas en las normas tecnicas respectivas Por su parte, el costo de los bienes que se encuentran en proceso de producción actualizarà temporalmente el inventario de productos en proceso, para efectos de revelación de la información contable a una fecha determinada. En el caso de servicios, la producciòn y el intercambio se dan en forma simultánea; por tanto, una vez acumulado los costos de producción, se trasladan al costo de ventas, si el servicio prestado es vendido a un precio significativo, es decir, si en un alto porcentajeel costo es recuperable. Si por el contrario, el servicio prestado es suministrado a la comunidad gratuitamente o a un precio bajo y no signifacativo, el costo de producción se traslada al gasto. El traslado del costo de producción de los servicios al costo de ventas o al gasto, debe efectuarse previa distribución de los costos indirectos como minimo al finalizar el mes. Los costos de Producción se acumulan durante el período contable, razón por la cual la actualización en los Inventarios, en propiedades, planta y equipo o cargos diferidos en el caso de los bienes, o al costo de ventas o gasto en el caso de los servicios, debe efectuarse a través de una subcuenta de naturaleza crédito denominada Traslado de Costos. El ente público debe establecer centros de costos que satisfagan sus necesidades de información y control particulares, considerendo la homogeneidad de las operaciones realizadas, la posibilidad de atribuir de manera clara e independiente recursos físicos, tecnológicos, y humanos y la viabilidad de asignar responsabilidad en los procesos de decisión y de resultados. En notas a los estados contables debe revelarse el sistema de costos utilizado, la metodología de costeo empleada, la base sobre la cual funciona el sistema de costos y la distribución de los costos indirectos.

Normas Técnicas relativas a las Cuentas de Orden Representan la estimación de hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la situación financiera del ente público, así como el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados por el ente público. Incluye igualmente, el valor originado en las diferencias presentadas entre la información contable y la utilizada para propósitos tributarios. Los hechos que puedan llegar a afectar la situación financiera del ente público deben reconocerse por el valor estimado, determinando mediante criterios técnicos, el cuál es susceptible de actualizaciones periódicas. Por su parte el reconocimiento de los


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bienes, derechos y obligaciones registrados para control administrativo, debe efectuarse por el valor en libros y actualizarse de acuerdo con las normas específicas aplicables a cada concepto. El reconocimiento de las diferencias entre la información contable y tributaria, debe efectuarse por el valor resultante de su comparación. Las cuentas de orden se revelan atendiendo su naturaleza en deudoras y acreedoras. Así mismo teniendo en cuenta la posibilidad de ocurrencia de hechos que puedan llegar a afectar la situación financiera del ente público y la necesidad de contar con informacióin detallada sobre aspectos administrativos, transacciones con terceros, así como la necesaria para conciliar la información contable y tributaria, en contingentes, de control y fiscales. Las cuentas de orden contingentes registran hechos, condiciones o circunstancias existentes, que implican incertidumbre en relación con un posible derecho u obligación, por parte del ente poúblico. Estas contingencias pueden ser eventuales o remotas, dependiendo de la probabilidad de su ocurrencia, determinada con base en la información disponible. Las deudoras contingentes se revelan de acuerdo con los posibles bienes y derechos provenientes de garantías, pretensiones y reconocimientos económicos. Por su parte, las acreedoras contingentes se revelan teniendo en cuenta las posibles obligaciones provenientes de garantías, demandas y compromisos contractuales. Las cuentas de orden de control comprenden las operaciones que el ente público realiza con terceros, que por su naturaleza no afectan su situación financiera. Igualmente incluyen aquellas que permiten ejercer control sobre actividades administrativas, bienes, derechos y obligaciones. Para efectos de revelación de las cuentas deudoras y acreedoras de control se clasifican los bienes, propios o de terceros, los derechos y los compromisos que exigen seguimiento y control. Las deudoras y acreedoras fiscales registran las diferencias originadas entre el valor de las cuentas de naturaleza activa y pasiva, del balance y el estado de actividad financiera, económica y social, frente al valor de las cuentas de la misma naturaleza, utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias. Para efectos de revelación debe tenerse en cuenta el origen de la diferencia generada.

Normas Técnicas relativas a las Cuentas de Planeación y Presupuesto Las Normas técnicas de Planeación y presupuesto están orientadas a definir criterios para armonizar, integrar y conciliar los hechos que enmarcan la actividad de los entes públicos, registrados desde la perspectiva financiera, económica y social, con la ejecución de los planes de desarrollo y el Presupuesto, constituyendo una herramienta de apoyo a los procesos de seguimiento y control, evaluación de la gestión de los entes públicos y toma de decisiones.


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Este sistema de cuentas se origina en las leyes y demás normas legales mediante las cuales se expiden los respectivos planes de desarrollo y los correspondientes Presupuestos de Ingresos y Gastos. Cuentas de Planeación Representan los valores aprobados y ejecutados de los diferentes programas, subprogramas y proyectos de inversión pública, del plan plurianual de Inversiones contenido en los planes de desarrollo de las entidades nacionales y territoriales, que se ejecutan a través del Presupuesto de Gastos de Inversión de cada ente a cargo de los proyectos. El reconocimineto de las cuentas de planeación debe realizarse de conformidad con los valores establecidos en las diferentes etapas de los procesos que definen la accióin y materialización de los planes de desarrollo y sus respectivos Planes de Inversión. Estas cuentas deben revelarse en sus diferentes estados de aprobación y ejecución y se clasificarán de acuerdo con las actividades generales realizadas en cada sector objeto de la acción económica y social del estado, enmarcando los diferentes programas, subprogramas y proyectos de Inversión pública. Así mismo para efectos de revelación, deben estructurarse a nivel de auxiliar las fuentes de financiamiento o de recursos con los cuales se realizan o ejecutan tales actividades. Si en el transcurso de una vigencia fiscal se presenta el cambio a un nuevo plan de desarrollo, esta situación debe revelarse en Notas a los Estados Contables. El registro de la totalidad del plan plurianual aprobado al inicio de la vigencia del respectivo Plan de Desarrollo, debe efectuarse por la administración central del nievel territorial y en la Nación por el Departamento Nacional de Planeación,DNP, con base en las cifras aprobadas. Los demás entes registrarán como plan plurianual aprobado los Presupuestos anuales de Inversión al inicio de cada vigencia fiscal, los cuáles serán objeto de acumulación hasta completar el período de duración del respectivo plan de Desarrollo. Cuando en los Presupuestos de Inversión anuales se incluyan modificaciones que aumenten o disminuyan las partidas y recursos aprobados en el plan plurianual, éstas deben incorporarse a las cifras registradas inicialmente en el Plan de Inversiones, por parte de las entidades de la administración central del nivel territorial y el Departamento Nacional de Planeación –DNP-, basados en las disposiciones legales que le sean aplicables. Se exceptúan de registrar las cuentas de Planeación, las sociedades de economía mixta que no tengan el régimen de Empresas Industriales y Comerciales del estado y las entidades financieras.


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El registro del Plan plurianual ejecutado en cada ente corresponde a la ejecución realizada a través de los Presupuestos de Inversión de las respectivas vigencias fiscales del Plan de Desarrollo. El Plan Plurianual ejecutado se relaciona con las cuentas de Presupuesto, en el momento de la obligación presupuestal de los Gastos de Inversión. La ejecución del plan de Inversiones debe controlarse y registrarse periódicamente, de acuerdo con los recursos técnicos con que cuente la entidad, sin perjuicio de que en las fechas de reportes la información esté actualizada. El proceso de cierre de las cuentas de planeación debe realizarse al terminar la vigencia del Plan de Desarrollo de la Nación o de la entidad territorial respectiva. Cuentas de Presupuesto Comprende un sistema de cuentas que constituyen la expresión contable de las diferentes etapas del proceso presupuestal en sus componentes de Ingresos y Gastos, desde la aprobación hasta la ejecución, facilitando el seguimiento y control de cada una de sus etapas y así permitiendo conocer en cualquier momento el resultado de la ejecución. Las cuentas de Presupuesto deben reconocerse por los valores establecidos en las diferentes etapas del Proceso Presupuestal, respaldado en documentos legales, como las leyes, ordenanzas, acuerdos, actos administrativos y documentos internos y externos, exigidos en el proceso. Los registros en estas cuentas deben realizarse de conformidad con las normas presupuestales, que les sean aplicables por parte de la administración central y los entes descentralizados de cualquier nivel. De este manejo se excluyen las sociedades de economía mixta que no tengan el régimen de Empresas industriales y Comerciales del estado y las entidades financieras. Deben revelarse según corresponda, en Presupuestos de Ingresos y Gastos, en sus diferentes estados de aprobación y ejecución. El resgistro de las cuentas de Presupuesto debe realizarse y controlarse periódicamente, de acuerdo con los recursos técnicos con que cuenta la entidad,sin perjuicio de que en las fechas de cierre mensual esta información esté actualizada. Presupuestos de Ingresos Presupuestalmente se considera como ingreso toda transacción que implica la generación de un medio de financiamiento o fuente de fondos.


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El Presupuesto de Ingresos comprende las etapas de aprobación y ejecución. Igualmente, incluye aquellos conceptos que por efectos de la ejecución requieren que se realicen las correspondientes modificaciones al Presupuesto. Se ejecuta con los recaudos, los cuáles pueden ser en efectivo, papeles y otras cancelaciones, o con los reconocimientos siempre y cuando las normas presupuestales aplicables a la entidad así lo contemplen. La ejecución del Presupuesto de Ingresos incluye operaciones con y sin situación de fondos. Los recaudos en efectivo incluyen la ejecución presupuestal y los recaudos en exceso de los valores aprobados o por conceptos no incluidos en el Presupuesto, que requieren de las respectivas modificaciones al Presupuesto. El reconocimiento contable de las cuentas del Presupuesto de Ingresos debe realizarse por los valores que afectan los diferentes conceptos asignados en los rubros presupuestales y numerales rentísticos, de conformidad con lo establecido en las normas mediante los cuales se expiden y reglamentan los presupuestos de los entes públicos. El valor de los recursos adicionados al presupuesto debe incorporarse a las cuentas de Ingresos aprobadas. El registro de las cuentas de Presupuesto de Ingresos debe efectuarlo la entidad que genera o administra la correspondiente renta o recurso, independiente del ente que lo recaude. El Presupuesto de Ingresos se revelará atendiendo las diferentes etapas y conceptos, clasificadas en aprobado, por ejecutar, ejecutadorecaudos en efctivo, ejecución en papeles y otros, y reconocimiento y no aforado. Igualmente identificando, entre otros, las diferentes clases de impuestos, los Ingresos no tributarios, Ventas de bienes y servicios, transferencias y los recursos del crédito. Así mismo incluye la disponibilidad inicial de las Empresas Industriales y Comerciales del estado y Sociedades de Economía mixta no financieras con el régimen de aquellas. El proceso de cierre de las cuentas de Presupuesto de Ingresos debe realizarse al finalizar la vigencia fiscal correspondiente. Los valores registrados en la cuenta de reconocimientos y que quedaron pendientes de recaudo deberán controlarse en cuentas separadas, en la siguiente vigencia. Presupuesto de Gastos Presupuestalmente se considera como gasto toda transacción que implica su aplicación financiera o uso de fondos.


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El Presupuesto de Gastos se reconocerá por el valor en que se afecten las apropiaciones contempladas en los Presupuestos aprobados,de conformidad con lo establecido en las normas mediante las cuales se expiden y reglamentan los Presupuestos de los entes públicos. El valor del Presupuesto de gastos debe reconocerse en las diferentes etapas del proceso presupuestal, con base en los diferentes documentos internos y externops que correspondan, atendiendo los requisitos legales y teniendo en cuenta que se trata de operaciones con o sin situación de fondos que se encuentren contenidas en las apropiaciones. Las cuentas del Presupuesto de Gastos se revelarán atendiendo los criterios de la vigencia a la cual se relaciona la apropiación, en actual, anterior y futuras, identificando los diferentes conceptos de gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e inversión. Igualmente incluye la disponibilidad final de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía mixta no financieras con el régimen de aquellas, así como las vigencias expiradas para los diferentes conceptos del Gasto, de conformidad con la normatividad vigente. El Presupuesto de Gastos de la vigencia contempla sus diferentes momentos o etapas como la Aprobación, expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, el Registro Presupuestal o Gastos comprometidos, la constitución de la obligación y el pago con o sin flujo de efectivo. De igual manera, las Reservas Presupuestales contemplan los momentos de constitución, obligación y pago. Para las Cuentas por Pagar se consideran las etapas de constitución, pendientes de cancelar y canceladas. Las vigencias futuras corresponden a las autorizaciones otorgadas a la administración por el órgano competente,de acuerdo con la normatividad vigente,para comprometer apropiaciones de vigencias fiscales posteriores a la vigencia en que fueron aprobadas. Las cuentas del presupuesto de Gastos deben cerrarse al finalizar la vigencia fiscal. Los saldos de las cuentas de gastos comprometidos y de las obligaciones contraidas son la base para la constitución de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar de la siguiente vigencia.

Normas Técnicas relativas a los Libros de Contabilidad Los entes públicos deberán llevar libros de contabilidad para el registro de sus operaciones, los cuales formarán parte integral de la Contabilidad Pública y podrán ser diligenciados ya sea en forma manual o sistematizada.


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La información contenida en los libros y documentos que forman parte integral de La Contabilidad Pública persigue los siguientes objetivos:

a- Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros, económicos y sociales, realizados por el ente público.

b- Conocer, ordenar y controlar las operaciones que lleve a cabo el ente público en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

c- Elaborar los estados contables e informes complementarios con base en el registro de las operaciones financieras, económicas y sociales.

d- Permitir el ejercicio de las funciones constitucionales y legales que le competen a los órganos de control, inspección y vigilancia.

e- Permitir total comprensión y verificación de los hechos financieros, económicos y sociales registrados por los entes públicos.

f- Controlar y conocer el movimiento de los inventarios de los bienes, ya sea por unidades o grupos homogéneos.

g- Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos de dirección, administración y control.

Para el registro de sus operaciones financieras, económicas y sociales, los entes públicos llevarán los siguientes libros de Contabilidad: Libros principales Son libros principales el Libro Diario y el Libro Mayor. Libro Diario contiene, en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado, cronológico, y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad. Libro mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro Diarios y el saldo final del mismo mes. No obstante lo establecido, los entes públicos que estén efectuando los registros contables en los libros principales, a nivel de subcuentas, podrán continuar con dicho sistema. Libros Auxiliares Estos libros contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Catálogo general de cuentas. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a


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nivel de subcuentas los registros efectuados los registros efectuados en cada uno de los conceptos que los integran. Registro de los Libros Los Libros principales deben registrarse mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el representante legal del ente público, la cual debe quedar inserta en el primer folio de los libros o en el primero que se encuentre hábil. Este requisito es indispensable para iniciar válidamente el proceso de contabilización de las operaciones. Cuando se trate de entes públicos que desarrollen su función administrativa o cometido estatal a través de seccionales, regionales, distritos, etc., el acta de apertura será suscrita por quien haga las veces de representante legal en la respectiva seccional , regional, distrito,etc. Cuando los entes públicos hayan registrado los libros principales en la Cámara de Comercio, dicho acto tendrá plena validez, para todos los efectos. En el registro de los libros principales se indicará, por lo menos, el nombre del ente público, nombre del libro, fecha de registro y número de folios con numeración sucesiva y continua. Sólo podrá registrarse un nuevo libro cuando al anterior le queden pocos folios por usar o deba ser sustituido por causa de fuerza mayor, que calificará el representante legal o quien haga sus veces. Formalidades de los Libros de Contabilidad Los Libros de Contabilidad deben llevarse en idioma español, diligenciarse y conservarse de forma que garanticen la autenticidad e integridad de la información contable pública. Contendrán el registro actualizado de los hechos o actividades que por su naturaleza afecten la situación financiera, económica y social del ente público,convirtiéndose en la fuente de información básica para la elaboración de los estados contables e informe complementarios. El Registro contable de las operaciones se efectuará, con sus débitos y créditos, en el orden cronológico en que se presenten, en forma individual o por resuménes mensuales. Los libros auxiliares permiten el conocimiento de las transacciones individuales. Para el registro de las operaciones, el ente público puede organizar los libros principales con hojas removibles o tarjetas. Cuado se registren las operaciones a través del rpcesamiento electrónico de datos, deben grabarse copias de respaldo en medios magnéticos y archivarlas de manera que garanticen su conservación. Aquellos que hayan iniciado el registro contable de sus operaciones en libros de contabilidad, procederán al registro de los libros principales. Documentos Soporte


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Son todas aquellas relaciones o escritos que respaldan los registros contables de las operaciones que realice el ente público. Deben adjuntarse a los Comprobantes de Contabilidad, archivarse y conservarse en la forma en que se hayan expedido. Pueden ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienen operaciones que no afectan directamente a terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de cierre. Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran a un tercero, como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos, o actos administrativos que generen el registro de una Operación. Comprobantes de Contabilidad Documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público, y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Deben elaborarse en idioma español con base en los documentos y soporte, indicando la fecha, origen, descripción, y cuantía de las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificación se hará de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas. Estos comprobantes pueden elaborarse por medios manual, mecánico, o electrónico y conservarse de manera que sea posible su verificación posterior. Los entes públicos elaborarán, entre otros los siguientes comprobantes: Cmprobante de Ingreso: En el se resumen las operaciones relacionadas con la recepción de efectivo o documento que lo represente. Comrpobante de Egreso: En el se resumen las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente. Comprobante General: En el se resumen las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no intervenga el efectivo o el documento que lo represente. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas áreas del ente público. Forma de llevar los Libros En los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar, las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correciones, sobre los mismos registros.


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Los errores de transcripción deben corregirse mediante una anotación al pie de la página respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, la fecha de la anulación, y el nombre y firma del funcionario responsable. Exhibición de Libros y Documentos Los Libros de Contabilidad, comprobantes de Contabilidad y documentos soporte, forman parte integral de la Contabilidad pública y deben estar a disposición de la Cointaduría General de la Nación y demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspección y vigilancia. Para lo de Conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes el ente público está obligado a conservarlos, libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte, para la justificación y comprobación de las operaciones que han sido objeto de registro. Para su conservación y con el fin de prescindir del documento en papel, podrán reproducirse a través de microfilmes o microfichas. La responsabilidad del manejo, organización y conservación de los documentos relativos a los archivos oficiales corresponde a los servidores públicos; por tal razón el representante legal o quien haga sus veces, designará mediante acto administrativo el funcionario responsable de la custodia y tenencia de los libros, los comprobantes de contabilidad y los respectivos documentos soporte. Según lo preceptuado en el reglamento expedido por el Archivo General de la Nación, los documentos de archivo oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación; por lo tanto, aquellos que hacen parte de la Contabilidad Pública deberán conservarse de acuerdo con la reglamentación que sobre el tema se expida. Pérdida, extravío o destrucción de los Libros de Contabilidad El representante legal, quien haga sus veces o servidor publico responsable de la custodia y tenencia, denunciara ante las autoridades competentes la perdida, estravio o destrucción de los libros de contabilidad, e informaràn dichas circuntancias a la Contaduria General de la naciòn. Deberan ordenarsen de inmediato las actividades que permitan la recontruciòn de la información en un periodo que no podra exceder de 3 meses. Para ello se tomarán como base los comprobantes de contabilidad, documentos soporte, estados financieros, informes de terceros, copias grabadas en medios magnéticos,microfilmes, microfichas,y demás instrumentos que se considere pertinentes.


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Libros de Contabilidad en entidades y organismos que manejen su contabilidad en forma independiente, separada o integrada. Cuando una entidad pública, maneje su contabilidad en forma independiente con la de sus corporaciones públicas, organismos de control como contralorías, personerías, o colegios, hospitales, entre otros, deberá llevar en forma independiente sus libros de contabilidad. Igualmente, cada uno de estos entes u organismos llevarán su contabilidad y libros en forma independiente. Tratándose de entidades que manejen por separado las contabilidades de sus diferentes negocios o unidades contables, tales como, seccionales, regionales, corporaciones públicas, organismos de control, colegios, hospitales, los libros deberán llevarse en forma separada en cada una de estas unidades. Cuando las contabilidades de las unidades o negocios de un ente público están integrados, los libros principales de contabilidad deberán llevarse en forma integrada y son únicos; caso contrario a los libros auxiliares, los cuáles se llevarán por separado.

Normas Contables relativas a los Estados Contables y Económicos e informes complementarios de los entes públicos

Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, revelan la situación, actividad y flujos del ente o entes públicos a una fecha y período, respectivamente, clasificados por sectores, regiones o niveles y responden al interés y necesidad de los usuarios, enmarcados en los postulados, principios, objetivos, características, requisitos y normas técnicas. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativamente y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. El contenido de los estados contables del ente público, debe ser consistente con los postulados de confiabilidad y utilidad social, para atender propósitos de cultura ciudadana, gestión, control y análisis. Deben prepararse y presentarse en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tengan una duración equivalente, de acuerdo con las normas que, para el efecto, se expidan. Elementos constitutivos de los Estados Contables Están relacionados directamente con la medición de la posición financiera, económica y social del ente público en las diferentes , tales como la patrimonial, de gestión, presupuestaria y de planeación y se identifican como activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de orden, y cuentas de Planeación y Presupuesto. Estados Contables


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Constituyen las salidas por excelencia que son generadas de los sistemas de información contable, las cuales presentan conceptualmente y en forma organizada las principales características de estructura y dinámica de los activos y pasivos que corresponden a variables básicas de la gestión financiera. En este sentido, pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa y atender necesidades individuales de información de tipo administrativo, como requerimientos agregados o de orden macroeconómico o de cuentas nacionales. Estados de Naturaleza Cualitativa Comprende aquellos que permiten conocer el grado de cumplimiento de las funciones propias de los entes públicos, en el corto, mediano y largo plazo, utilizando diferentes instrumentos de medición y que deben ser generados al interior de cada uno de los entes públicos en desarrollo de políticas sobre información istitucional. Estado de Objetivos Productos del proceso contable que proporciona información sobre los fines, objetivos y metas estratégicas a corto, mediano y largo plazo que orientan la estructura y funcionamiento del ente público. Revela su misión general, las principales políticas a desarrollar en relación con el cumplimiento de los objetivos y la información cuantificada relativa a las metas estratégicas de las diferentes áreas funcionales que la integran, así como la información relevante de carácter social y ecológico. Cuadro de mandos o tablero de control Conjunto de indicadores generados por los estados contables, los cuales a través del análisis de sus variaciones, proporciona información sobre el grado del avance de objetivos y metas trazadas por el ente público, así como de cumplimiento de la función administrativa o cometido estatal. Estados de Naturaleza Cuantitativa Comprende aquellos estados que permiten conocer a una fecha determinada, la situación financiera, económica y social de los entes públicos, así como los resultados de las actividades realizados por éstos, identificando el déficit o superávit fiscal generado y permitiendo determinar el origen de las variaciones en el patrimonio, al igual que los fondos originados y la forma como fueron aplicados en el desarrollo de las funciones propias de su naturaleza. Adicionalmente, permiten conocer las transacciones realizadas por los entes públicos y la forma como afectan la economía, en términos de la metodología utilizada para la generación de las cuentas nacionales.


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Balance general Presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del Patrimonio. En su elaboración los elementos de Activo y Pasivo deben clasificarse en Corriente y No Corriente. Estado de Actividad Financiera, Económica y Social Señala la actividad financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal , expresado en términos monetarios , durante un período determinado. Estado de cambios en el Patrimonio Presenta en forma detallada y clasificada las variaciones que se generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas del Patrimonio. Estado de Flujos de Efectivo Revela los fondos provistos y utilizados por los entes públicos en desarrollo de actividades operativas, de inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad del ente público para generar flujos futuros de fondos, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir con sus obligaciones. Estados Fiscales Comprende aquellos que revelan las situaciones de déficit o superávit fiscal de un ente público identificando los flujos de caja generados y las fuentes de financiamiento utilizadas por éste para el desarrollo de sus funciones. Estado de Operaciones efectivas de Caja Presenta la situación de déficit o superávit fiscal del ente público, como el resultado neto de la totalidad de ingresos y pagos efectivos de caja clasificados en dos secciones básicas a saber: una reservada para los ingresos corrientes y de capital y los gastos corrientes y de inversión y otra para aquellas operaciones de caja asociadas a los flujos correspondientes a las diversas fuentes de financiamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son conciliables entre sí. Estado de ahorro, inversión y Financiamiento


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Presenta los flujos de caja derivados de los registros contables mediante la deducción técnica y rigurosa de la causación, clasificados en dos secciones básicas correspondientes a los saldos netos de las operaciones de generación interna de recursos de los entes públicos, aplicación neta de flujos de caja a las actividades de inversión e infraestructura, y en la segunda sección a las operaciones netas correspondientes al financiamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son conciliables entre sí. Estados Básicos Comprende aquellos que preparan los entes públicos al cierre de un período, en desarrollo de políticas sobre información institucional, con el fin de proporcionar la relacionada con la situación financiera, económica y social del ente público, los resltados y la generación de flujos de fondos.


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Estado de cuentas económicas Constituyen un conjunto integrado de cuentas que permiten determinar y clasificar las transacciones realizadas por todos y cada uno de los entes públicos para evaluar su aporte a la producción o valor agregado del sector, las características de su participación en los procesos de distribución y redistribución del Ingreso, destacando el origen y la asignación del valor agregado y la revelación de los resultados


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económicos patrimoniales de su actuación, en términos de la estructura integral de Activos y Pasivos. Este grupo de cuentas responde a criterios internacionales de clasificación, en términos de cuentas nacionales, de tal forma que sus resultados son comparables con los obtenidos por entidades del mismo tipo. Estado de producción o Valor Agregado Contiene los elementos relativos a los procesos productivos de bienes y servicios de mercado y no mercado, necesarios para la obtención del valor agregado creado por el ente público, en desarrollo de su actividad. En él se presentan desagregadas las transacciones que conforman la producción, a la cual se deducen los gastos en bienes y servicios consumidos durante el proceso. Se elabora a partir de la interpretación económica de los registros contables en términos de los conceptos de cuentas nacionales. Estado de Fuentes y Uso del Ingreso Corresponde al grupo de cuentas que contienen los factores que explican el origen, distribución, redistribución y utilización del valor agregado generado por el ente público entre los agentes económicos con los que interactúa, describiendo y clasificando las diferentes transacciones efectuadas en desarrollo de su cometido estatal. De su análisis se infiere que de la diferencia entre los Ingresos y los Gastos corrientes se obtiene el ahorro o autofinanciamiento, saldo que representa los recursos con los cuales el ente público adquiere activos financieros, activos no financieros o la cesión que hace de ellos a otras unidades que los requieren para financiar su actividad. Se elabora a partir de la interpretación económica de los registros contables del ente público en términos de los conceptos uniformes de cuentas nacionales. Estado de Variación Patrimonial Permite identificar y evaluar los cambios observados en la estructura del Activo Financiero, Activo no Financiero y Pasivo como consecuencia del ahorro que finalmente produce el ente público en desarrollo de su actividad o cometido estatal. Para el efecto, en una primera etapa, permite identificar las operaciones correspondientes a la adquisición de activos no financieros y transferencias de capital; en segunda instancia las transacciones efectuadas por el ente público en Activos Financieros y Pasivos y finalmente, las variaciones patrimoniales en que


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incurre por razones diferentes a una transacción, tales como la aparición espontánea de obligaciones o derechos, o la destrucción de activos como consecuencia de desastres naturales. Se elaboran identificando los valores iniciales del activo financiero, activo no financiero y pasivos, incrementándolos con las variaciones que en ellos se producen como consecuencia de las diferentes transacciones económicas efectuadas por el ente público y otros resultados contables diferentes a las transacciones. Esto es posible en virtud de la interpretación económica de los registros contables en términos de los conceptos de cuentas nacionales para la totalidad de activos y pasivos. Notas a los Estados Contables Corresponden a las explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o pueden afectar la situación del ente público. Las Notas a los Estados Contables son de carácter general y de carácter específico. Notas a los Estados Contables Hacen referencia a las características, políticas, prácticas contables del ente público, así como a los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global del ente público, y del proceso contable, tales como:

Naturaleza Jurídica, función social, actividades que desarrolla o cometido estatal.

Políticas y prácticas contables Efectos y cambios significativos en la información contable.

Procesos y resultados de la consolidación de la Información Contable. Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que

inciden en el normal desarrollo del proceso contable y afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras.

Notas de carácter específico Se relacionan con las particularidades sobre el manejo de la información contable estructurada de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su importancia deben revelarse, de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos y cuentas, en los siguientes aspectos:


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Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras: Esta nota deberá prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que que afecten la consistencia y razonabilidad de las cifras consignadas en la información contable, tales como bienes, derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados ; hechos sucedidos con posterioridad a la fecha de cierre del período contable que pueden tener efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.

Relativas a la Valuación: Esta nota describe las bases particulares de medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones que afectan la información contable.

Relativas a recursos restringidos: Deben revelarse los recursos líquidos, bienes, derechos y obligaciones, así como los ingresos, costos y gastos que en virtud de disposiciones legales tienen destinación específica, los cuales fueron incorporados en la información contable.

Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas: Aquella información adicional que permita efectuar un mejor análisis de las cifras consignadas en los estados contables, atendiendo a los principales rubros que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, gastos, cuentas de orden, cuentas de planeación y presupuesto del ente público.

Informes Complementarios o específicos Revelan una situación particular de los flujos asociados con las operaciones y actividades desarrolladas por el ente público con un objetivo especial, para su uso y el de los demás usuarios de la información. Deben prepararse y presentarse en forma comparativa con el período inmediatamente anterior. Entre ellos están: Informe de Rentas por Cobrar: revela los ingresos tributarios pendientes de recaudo y las provisiones y castigos por pérdidas generadas, con indicación de sus variaciones. Informe de Deudores por Cobrar: Revela los ingresos no tributarios, aportes y cotizaciones, rentas parafiscales, fondos especiales, y venta de bienes y servicios, pendientes de recaudo y las provisiones y castigos por pérdidas generadas, con indicación de sus variaciones. Informe de Inversión Económica y Social: Revela el valor de los recursos empleados en la adquisición o la construcción de Propiedades,Planta y Equipo, bienes de uso público, y otras inversiones, como resultado del desarrollo de la actividad económica y social del ente público, durante un período determinado, con indicación de las variaciones por amortizaciones, depreciaciones, provisiones, valorizaciones, ajuste por inflación y costos capitalizados.


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Informe de Inversión Financiera: Revela el valor de los recursos aplicados en títulos valores y demás documentos financieros, clasificados de acuerdo con la naturaleza de la Inversión, entidad emisora, modalidad de rentabilidad y forma de valoración, durante un período determinado, con indicación de las variaciones presentadas. Informe sobre la Inversión para Conservación Ambiental: revela el valor de los recursos aplicados en operaciones, bienes y servicios, con el propósito de preservar, mantener, mitigar y recuperar el medio ambiente, con indicación de las variaciones por valorizaciones. Informe sobre Capital Humano: proporciona información sobre la inversión, desarrollo y composición del capital humano que integra cada ente público. Este informe debe abarcar tanto datos de tipo cualitativo como cuantitativo, que giren en torno a mediciones de eficiencia y productividad del trabajo. Informe de Operaciones de crédito público: Presenta las obligaciones, amortizaciones de capital, refinanciaciones, intereses y demás costos asociados con el servicio de la deuda y préstamos gubernamentales del ente público, contraídas con la Nación, los entes y organismos Nacionales e internacionales y terceros en general, en moneda nacional o extranjera, clasificadas por plazos, durante un período determinado, con indicación de sus variaciones. Informe sobre Transferencias Aplicadas: Revela la suma de las transferencias recibidas y causadas por el ente público y su destinación específica, en un período dado , de conformidad con las normas institucionales y legales vigentes. Informe de Ejecución del Plan de Inversiones Públicas: revela las erogaciones y cargos realizados por el ente público, en desarrollo de proyectos, programas y subprogramas, el monto global de la Inversión, su grado de avance cuantitativo y cualitativo, y el cumplimiento de metas financieras, en concordancia con los valores presupuestados y los planes operativos de Inversión, durante un período determinado. Informe de Tesoro: Revela la situación de líquidez del ente público, representada por las disponibilidades de efectivo y los derechos de cobro ciertos, frente a las obligaciones de exigibilidad inmediata. Informe de la Hacienda: Revela los bienes y derechos, de poca liquidez y limitada negociabilidad, frente a las obligaciones exigibles a mediano y largo plazo, con el propósito de establecer la situación del patrimonio público. Son bienes y derechos de limitada negociabilidad los empleados en el desarrollo de la actividad financiera, económica y social del ente público.


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Informe de Ejecución Presupuestal: revela los ingresos efectivamente recaudados y los reconocimientos, así como los gastos incurridos o causados por el ente público, frente a los respectivos montos presupuestados, durante la vigencia fiscal. Informe de costos de Producción: Revela las erogaciones y cargos asociados con el proceso de producción de bienes y servicios, incurridos por el ente público, en desarrollo de su cometido estatal, durante un período determinado. Informes provisionales: Proporciónan información proyectada de las diferentes categorías contables que integran tanto los estados como los informes complementarios de los entes públicos. Estados Contables e Informes complementarios consolidados y agregados: Revelan la situación, actividad, y flujo de recursos de un grupo de entes públicos que conforman centros de consolidación, como si se tratara de un solo ente contable, a una fecha o período determinado. Así mismo surgen de la agregación de la información contable de un grupo de entes públicos. Estos consolidados o agregados pueden estructurarse a nivel sectorial, local, y regional permitiendo determinar magnitudes de oferta y demanda de bienes y servicios, empleos y remuneraciones, ingresos, gasto público, ahorro, inversión, endeudamiento, situación presupuestal y fiscal y, en general, información de importancia significativa para la definición, análisis, y control de decisiones de política macroeconómica. Estados Contables e Informes Complementarios institucionales: Muestran la situación, actividad y los flujos de recursos financieros, económicos, sociales, ambientales y presupuestales de los entes públicos, agrupados de acuerdo con la estructura organizativa del sector público y reflejan las instituciones y áreas responsables del manejo de recursos. Estados Contables e Informes Complementarios sectoriales: Muestran la situación, actividad, y los flujos de recursos financieros, económicos, sociales, ambientales y presupuestales de los entes públicos que realizan operaciones conexas o similares , en relación con su función administrativa o su cometido estatal. Estados Contables e Informes Complementarios regionales: Muestran la situación, actividad, y los flujos de recursos financieros, económicos, sociales, ambientales, y presupuestales de los entes públicos territoriales que conforman una región, departamento, provincia entre otros. Estados Contables e Informes Complementarios Territoriales: Muestran la situación, actividad y los flujos de recursos financieros, económicos, sociales, ambientales y presupuestales de los entes públicos que conforman el nivel territorial.


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Estados Contables e Informes Complementarios de la Nación: Muestran la situación, actividad, y flujos de recursos financieros, económicos, sociales, ambientales y presupuestales de los entes públicos que conforman el nivel nacional. Estados Contables e Informes Complementarios del Sector Público: son aquellos que muestran la situación, actividad y los flujos de recursos financieros, económicos, sociales ambientales y presupuestales del sector público en su conjunto.

1.3.5.3 Modelo Instrumental


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Conformado por el Catálogo de Cuentas y el Manual de procedimientos en el presente texto tomamos algunos apartes del modelo instrumental presentado por la Contaduría General de la Nación, en el PGCP de 2.003 Manual de Procedimientos Los procedimientos generales expedidos por la Contaduría General de la Nación, en desarrollo del mandato contenido en el artículo 354 de la Constitución Nacional y los literales b y c del articulo 3º y del artículo 4º de la Ley 298 de 1.996, son de obligatoria aplicación por parte de los entes públicos, los cuales tienen el propósito de garantizar la razonabilidad y consistencia de las cifras consignadas en los estados contables e informes complementarios, mediante acciones de validación y registro adecuado de las operaciones que permitan su confrontación con los flujos reales y físicos de los bienes, derechos y obligaciones que se reconocen en el proceso contable y revelan la situación patrimonial. El Manual de Procedimientos da las pautas y criterios a través de ejemplos sobre Normas técnicas y Marco Conceptual, en relación con depuración de saldos antiguos, valorización, depreciación, provisiones, amortizaciones, ajustes por inflación, pasivo prestacional, emisión de bonos; plazos, preparación, presentación, y validación de la información Financiera, Económica y Social presentada a la Contaduría General de la Nación por parte de los entes públicos. A continuación presentamos la tabla de vidas útiles de activos depreciables y los formatos de presentación de Información de información Financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación. Activos Depreciables La vida útil de un activo debe definirse por parte del ente público, en relación con el servicio esperado del activo. En circunstancias normales pueden considerarse como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de línea recta, suma de los digitos de los años o saldos decrecientes, los siguientes: Años de vida útil para activos depreciables

Activos depreciables Años de vida útil

Edificaciones 50

Embalses, represas, canales –obras civiles 50

Equipo y accesorios de generación, transmisión, distribución,producción,conducción,tratamiento,etc.

25

Torres, postes y accesorios 25

Redes, líneas,cables aéreos y sus accesorios 25

Redes, líneas,cables subterráneos y sus accesorios 25


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Plantas y ductos 15

Maquinaria y equipo 15

Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15

Equipo médico y científico 10

Muebles, enseres y equipo de oficina 10

Equipo de comunicación y accesorios 10

Equipo de transporte,tracción y elevación 10

Equipo de comedor,cocina,despensa y hoteleria 10

Equipo de computación y accesorios 5

En circusntancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las notas a los estados contables. Preparación de Informes Financieros

Formato CGN 96-001 Denominado CATALOGO DE CUENTAS Con el propósito de que la información financiera remitida en el modelo CGN-96-001, denominado Catálogo de Cuentas, no presente inconsistencias para su validación, a continuación se indican los pasos para su correcto diligenciamiento, el cual se hará consignando en cada columna la información requerida: La información contable que debe remitirse a la CGN deberá ajustarse a las siguientes reglas y requisitos: Modelo CGN-96-001 Catálogo de Cuentas Pasos para su diligenciamiento:

En las celdas A7 y B7, debe ir el título “CATÁLOGO DE CUENTAS”. En la celda D7, debe ir el título “VALORES EN MILES DE PESOS”.

En la celda A9, debe ir el título “CODIGO CONTABLE”. En la celda B9, debe ir el título “NOMBRE” En la celda C9, debe ir el título “CORRIENTE” En la celda D9, debe ir el título “NO CORRIENTE” En la celda E9, debe ir el título “TOTAL SALDO” En la celda A11, debe ir el código de la clase “100000”

En la celda B11, debe ir el nombre de la clase “ACTIVO”. En la celda C11, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente de la

clase detallada en las dos celdas anteriores.

En la celda D11, debe ir el valor correspondiente a la porción no corriente de la clase detallada en las celdas A11 y B11.


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En la celda E11, debe ir el valor correspondiente a la sumatoria de las celdas C11 y D11.

En la celda A12, debe ir el código del grupo “110000” En la celda B12, debe ir el nombre del grupo “EFECTIVO” En la celda C12, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente del

grupo detallado en las dos celdas anteriores. En la celda D12, debe ir el valor correspondiente a la porción no corriente del

grupo detallado en las celdas A12 y B12. En la celda E12, debe ir el valor correspondiente a las sumatorias de las

celdas C12 y D12.

En la celda A13, debe ir el código de la cuenta “110500” En la celda B13, debe ir el nombre de la cuenta “CAJA”

En la celda C13, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente de la cuenta detallada en las dos celdas anteriores.

En la celda D13, es importante aclarar que no debe ir ningún valor, pués esta cuenta no tiene porción de no corriente.

En la celda E13, debe ir el valor correspondiente a la C13 En la celda A14, debe ir el código de la subcuenta “110501”

En la celda B14, debe ir el nombre de la subcuenta “CAJA PRINCIPAL” En la celda C14, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente de la

subcuenta detallada en las dos celdas anteriores.

En la celda D14, es importante aclarar que no debe ir ningún valor, pues esta subcuenta no tiene porción no corriente.

En la celda E14, debe ir el valor correspondiente a la C14. Desde las celdas A15, B15,C15,D15 y E15, hasta las que sean necesarias, se

repetirá el proceso, de acuerdo con la cantidad de clases, grupos, cuentas y subcuentas utilizadas por el ente público.

En relación con las subcuentas de las clases de Activo y Pasivo debe tenerse en cuenta la clasificación en corriente y no corriente: Activo Corriente: Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden realizarse en un período no superior a un año. Activo No Corriente: Comprende los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el ánimo de explotarlos, consumirlos o utilizarlos, y no con la intención de venderlos. Pasivo Corriente: Agrupa las obligaciones derivadas de las actividades del ente público, exigibles en un período no mayor de un año. Pasivo No Corriente: Agrupa las obligaciones exigibles en un período mayor a un año.


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Grupos del Activo de naturaleza corriente que debe aparecer en la columna C. 11 Efectivo 15 Inventarios Grupos del Activo y del Pasivo de naturaleza corriente y no corriente, cuyos valores pueden aparecer en la columna C y en la columna D. 12 Inversiones 13 Rentas por Cobrar 14 Deudores 19 Otros Activos 21 Operaciones de banca central y entidades financieras 22 Operaciones de Crédito Público 23 Obligaciones Financieras 24 Cuentas por Pagar 25 Obligaciones laborales y de seguridad social integral 26 Otros bonos y títulos emitidos 27 Pasivos Estimados 29 Otros Pasivos Grupos del activo de naturaleza No Corriente: Los valores de las cuentas y subcuentas que solo deben aparecer en la columna D. 16 Propiedades, Planta y Equipo 17 Bienes de beneficio y uso público 18 Recursos Naturales y del ambiente. Es necesario precisar que todos los códigos de clase, grupo, cuenta y subcuenta deben ser de 6 dígitos y corresponder exactamente a los descritos en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, PGCP 2001 y Resolución No 226 de mayo de 2.003 Los valores correspondientes a las subcuentas, cuentas y grupos de las clases 3,4,5,6,7,8,9 y 0 deben aparecer en la columna D. Aquí vá cuadro 25. ejemplo del modelo CGN96001, Catálogo de Cuentas Esta información debe remitirse en forma impresa , en formato de hoja electrónica Excel, lotus 123 o Q-Pro, medio magnético o por Internet, debidamente firmada por el representante legal, responsablñe del área financiera y el contador o revisor fiscal que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información en forma trimestral.


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Formato CGN-96-002 denominado INFORMACION SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECIPROCAS

Igualmente este formato debe cumplir una serie de requisitos, y deben diligenciarlo las entidades públicas para que la información sea consistente y validada correctamente, este formato contiene el detalle de las operaciones que se sucedan con otras entidades públicas, que para efectos de la consolidación del balance de la nación deban eliminarse. Pasos para su diligenciamiento:


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En las celdas A7 y B7 debe transcribirse el título “Información sobre saldos de operaciones recíprocas”.

En la celda F8 debe transcribirse el título “valores en miles de pesos” En la celda A9, debe transcribirse el título “código contable de la subcuenta” En la celda B9, debe transcribirse el título “nombre de la subcuenta”

En la celda C9, debe transcribirse el título “valor corriente” En la celda D9, debe transcribirse el título “Valor no corriente” En la celda E9, debe transcribirse el título “código entidad”, con la cual se

posee el saldo recíproco.

En la celda F9, debe transcribirse el título “Nombre de la entidad” con la cual se posee el saldo recíproco.

En la celda G9, debe transcribirse el título “Participación Patrimonial %”. En la celda A10, debe transcribirse el código de la subcuenta correspondiente

a la primera operación recíproca que vaya a relacionarse, recuerde que esta celda debe tener formato numérico.

Cuando en el saldo recíproco reportado participe más de un ente público, debe repetirse en las filas inmediatamente siguientes a la columna A, tantas veces como sea necesario, el código de la subcuenta relacionada. En la celda B10, debe transcribirse el nombre de la subcuenta, correspondiente al código detallado en la celda anterior. Al igual que para los códigos de las subcuentas, en caso de que en el saldo recíproco reportado participe más de un ente público debe repetirse, en las filas inmediatamente siguientes en la columna B, el nombre de la subcuenta relacionada, tantas veces como sea necesario. En la celda C10, debe transcribirse el valor del saldo de la operación recíproca si éste es de tipo corriente, es decir, cuando los saldos recíprocos sean exigibles, se paguen o causen en el período contable en curso. Igualmente, deben incluirse en esta celda los montos exigibles o pagados durante el período contable en curso de los saldos clasificados como no corrientes. Esta celda debe tener formato numérico. Cuando en el saldo corriente de la operación recíproca, anteriormente descrito, participe más de un ente público, deberá relacionarse, en las filas inmediatamente siguientes, en la columna C, la alícuota correspondiente a cada entidad hasta concurrencia del saldo total recíproco. En la celda D10, debe transcribirse el valor del saldo de la operación recíproca, si el saldo de la subcuenta es no corriente, es decir, si el saldo es exigible o se causa en más de un período contable.Esta celda debe contener formato numérico. Cuando en el saldo no corriente de la operación recíproca participe más de un ente público deberá relacionarse en las filas inmediatamente siguientes de la columna D,


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la alícuota correspondiente a cada entidad hasta concurrencia del saldo total recíproco no corriente. En la celda E10, debe transcribirse el código institucional de la entidad con la cual se posee el saldo de la operación recíproca, en formato número, empleando los 9 dígitos que se encuentran en “la codificación institucional para la consolidación de los estados contables de las entidades del sector público”. Si la transacción es efectuada con más de un ente público, deberán emplearse filas sucesivas en la columna E, indicando en cada celda el código de cada uno de los entes públicos partícipes en la transacción. En la celda F10, debe transcribirse el nombre de la entidad con la cual se efectuó la operación recíproca. En caso de que en el saldo recíproco reportado participe más de un ente público,debe indicarse, en las filas inmediatamente siguientes de la columna F, el nombre de cada una de las entidades partícipes. En la celda G10 debe transcribirse el porcentaje de participación patrimonial, siempre que se esté relacionando como operación recíproca, bien sea el saldo de las subcuentas de Inversión, tratándose de un ente público inversionista, o bien el saldo de las subcuentas patrimoniales, tratándose del ente público receptor de la inversión. Los valores incorporados deben estar en el rango de 0 a 100 y la celda no debe poseer formato porcentaje. Cuando en el patrimonio de un ente público, a su turno, exista participación de más de un ente público, cualquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan, para establecer los saldos recíprocos que deberá incluirse en los formatos, la entidad reportante de las subcuentas patrimoniales aplicará el porcentaje establecido, para cada ente público, a todas y cada una de las subcuentas del patrimonio y los relacionará en las filas inmediatamente siguientes de la columna D. Desde la celda A11 hasta G11, y así sucesivamente, hasta donde sea necesario, se repetirán, según sea el caso, los procesos anteriormente descritos. Es importante destacar que el nombre del archivo no debe incluir la extensión propia de la hoja electrónica utilizada, el disquette debe identificarse mediante una etiqueta que contenga: código y nombre del ente público, fecha de actualización y hoja electrónica utilizada. El código del ente público corresponde a los 9 dígitos que se encuentran en el listado denominado “ENTES PUBLICOS”. Ubique el nombre de su entidad y transcriba el código asignado donde sea solicitado.


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El contenido del archivo debe ajustarse en su totalidad al diseño del modelo siguiente:


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Esta información debe remitirse trimestralmente en forma impresa, en formato de hoja electrónica excel, lotus 123 o Q pro, en medio magnético o por Internet, debidamente firmada por el representante legal, responsable del área financiera y el contador o revisor fiscal que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información. Su finalidad es para efectuar las correspondientes eliminaciones en el proceso de consolidación de la información de los niveles territorial y nacional.

Diligenciamiento del modelo CGN 98-003 denominado “INFORMACION SOBRE PARTICIPACION PATRIMONIAL”

Para aquellas entidades públicas en las cuales el patrimonio corresponde a Inversiones de otros entes públicos, deben relacionar detalladamente el valor y porcentaje patrimonial de participación. Pasos para su diligenciamiento : En la celda B1 debe incluirse el nombre del departamento, en la celda B2 el nombre del municipio, en la celda B3 el nombre de la entidad, en la celda B4 el código del ente púbñico(9 dígistos sin espacios) y en la celda B5 la fecha de actualización cuando se presente alguna variación en la composición patrimonial. En la celda C2 el nombre “Modelo CGN-98-003” y en la C3 el nombre “CONTADURIA GENERAL DE LA NACION”. Para diligenciar el formato CGN-98-003 “INFORMACION SOBRE PARTICIPACION PATRIMONIAL” deberá tomarse como documento fuente el acto de creación de la entidad reportante y, a efecto de las actualizaciones, el acta de la asamblea, junta directiva u órgano competente, en la cual conste expresamente la decisión de compra o venta de acciones, fusión, escisión,supresión, o liquidación del ente público. En forma complementaria deberá indicarse la clasificación de la entidad pública reportante como principal, adscrita o vinculada, directa o indirecta. Son entidades públicas del nivel nacional los ministerios, departamentos administrativos, y la Presidencia de la República; en el nivel territorialñ, los departamentos, municipios y territorios indígenas. Son entidades públicas adscritas aquellas que se constituyen por iniciativa de una entidad princiapl y que, de conformidad con la ley 489 de 1.998, desarrollan principalmente funciones administrativas en los términos que les señale la ley bajo al orientación y control de las respectivas entidades públicas principales. Son entidades públicas vinculadas a la administración, aquellas que se constituyen por iniciativa de una entidad principal, de conformidad con la Ley 489 de 1.998


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desarrollan principalmente funciones de producción o comercialización, y están sujetas a su orientación. Coordinación y control en los términos de las leyes y estatutos que las rijan. Son entidades vinculadas duirectas aquellas que se constituyen a partir de una entidad principal y desarrollan principalmente funciones de producción o comercialización.


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Esta información debe remitirse en forma impresa, medio magnético o por Internet, en formato de hoja electrónica Excel, Lotus 123 o Q Pro, debidamente firmada por el representante legal, responsable del área financiera y el contador o revisor fiscal que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información. Plazos para presentar los informes:

Información a: Fecha de presentación:

Marzo 31 Abril 30

Junio 30 Julio 31

Septiembre 30 Octubre 31

Diciembre 31 Febrero 15 (ste año)

Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, la

presentación será el ste día hábil.

La información semestral debe ir acompañada de las correspondientes notas, informe de control interno (si no están obligados a tener revisor fiscal).

La Información anual para las entidades obligadas a tener Revisor Fiscal debe presentar el dictamen anual hasta el 15 de febrero.

Apartes del Catálogo General de Cuentas El catálogo general de cuentas es uno de los componentes del modelo instrumental incluido en el Plan General de Contabilidad Pública, resoluciones 4444/1995, 400/2000 y 226/2003, que tiene como propósito uniformar la presentación de la información contable que deben reportar los entes públicos que hacen parte del ámbito de aplicación del citado plan. El catálogo y las modificaciones que se han incorporado fueron concebidos con base en estudios en las principales empresas públicas del país, que procesan información particular y con características propias, de tal forma que se inscriban en las principales actividades y servicios que se realizan por parte de este tipo de organizaciones. La aplicación del Catálogo general de Cuentas es obligatoria a partir del 1º de Enero de 1.996 para todos los ente spúblicos sujetos a la normatividad expedida por la CGN. Mediante resoluciones 274/97, 400/2000 y 226/2003 se há modificado el catálogo general de cuentas, incorporando algunos conceptos que en principio no habían sido considerados. Además del Catálogo General de Cuentas se presentan la descripción y dinámica de las mismas; para facilitar y orientar el registro de las operaciones y contribuír al entendimiento de las actividades propias de los organismos.


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En materia de registros y presentación de estados contables, se establece que éstos deberán elaborarse y presentarse siguiendo los parámetros establecidos en la codificación, puesto que ésta servirá como elemento de homogeneización y consolidación. Se constituye en un instrumento para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, del ente público, con base en una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas, que mantiene la identidad, naturaleza y operación de las actividades que conforman el sector público en su conjunto. Estructura El Catálogo General de Cuentas está conformado por cinco niveles de clasificación, con seis dígitos que conforman el código contable, además de los dígitos necesarios que se anteponen como clasificador institucional. Cuadro 29. Estructura del Catálogo General de Cuentas

Clase Grupo Cuenta SubCuenta Auxiliar

X X XX XX

Con base a lo anterior, el primer dígito corresponde a la clase, el segundo al grupo, el tercero y cuarto dígitos corresponden a la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta. El código contable del Catálogo General de Cuentas del PGCP está conformado por 5 niveles de clasificación denominados Clase, Grupo, Cuenta, Subcuenta y Auxiliar, donde cada uno está contenido en el inmediatamente anterior con características homogéneas, de acuerdo con la naturaleza contable del nivel que se esté desagregando. La definición de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, está reservada para la Dirección General de la Contabilidad Pública, a través de los actos administrativos que el Contador General de la Nación expida para tal efecto. En el nivel auxiliar los entes públicos podrán definir, discrecionalmente, los conceptos que consideren necesarios en relación con su función administrativa o cometido estatal. Elregistro contable que se efectúe en el nivel auxiliar tiene relación directa con los libros auxiliares así como la información contenida en ellos, siempre y cuando se identifique plenamente la opreación objeto del registro. La clase y grupo de cuentas están contenidos en el PGCP, RESOLUCIÓN 400 DE 2.000, modificado por la resolución 226 de mayo 22 de 2.003, expedida por la Contaduría General de la Nación, y que rige a partir del 1º de Enero de 2.001.


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El Catálogo general de cuentas está integrado por las diez clases que se subdivide en grupos de cuentas. Las clases 1 al 3 contienen las cuentas de Balance; las clases 4 al 7 contienen las cuentas de actividad; las clases 8 y 9 conforman las cuentas de orden y la clase o corresponde a las cuentas de Planeación y Presupuesto. Las clases se desagregan a su vez en grupos, con características homogéneas, de acuerdo con la naturaleza contable de la clase, como sigue. Presentación de las cuentas principales del catálogo general de cuentas 2001, modificado por la resolución 226 de 2.003

1. Activo 11 Efectivo

1105 Caja 1106 Cuenta única nacional 1107 Reservas Internacionales 1109 Depósitos en institutos financieros y cooperativas 1110 Bancos y Corporaciones 1112 Administración de líquidez 1115 Fondos vendidos con compromiso de reventa 1116 Fondo de recuperación de la inversión de servicios 1117 Fondo de solidaridad y redistribución del ingreso 1120 Fondos en Tránsito 1125 Fondos especiales 1130 Fondos pensionales

12 Inversiones 1201 Inversiones administración de líquidez renta fija 1202 Inversiones administración de líquidez renta variable 1203 Inversiones con fines de política renta fija 1206 Inversiones operaciones de cobertura 1207 Inversiones patrimoniales método del costo 1208 Inversiones patrimoniales método participación 1209 Inversiones renta fija-DTN 1211 Inversiones renta fija- fondos administrados –DTN 1212 Inversiones de las Reservas Internacionales 1220 Derechos de recompra de Inversiones 1280 Provisión para protección de Inversiones (Cr)

13 Rentas por Cobrar 1305 Vigencia actual 1310 Vigencia anterior 1315 Difícil recaudo 1380 Provisión para rentas por cobrar (Cr)

14 Deudores 1401 Ingresos no tributarios


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1402 Aportes cotizaciones 1403 Rentas parafiscales 1404 Fondos especiales 1406 Venta de Bienes 1407 Prestación de servicios 1408 Servicios públicos 1409 Servicios de Salud 1410 Aportes por cobrar a entidades afiliadas 1411 Administración del sistema de seguridad social en 1413 Transferencias por Cobrar 1415 Préstamos concedidos 1416 Préstamos gubernamentales otorgados 1417 Administración del sistema de seguridad social 1418 Administración del sistema de seguridad social en riesgo 1420 Avances y anticipos entregados 1422 Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones 1425 Depósitos entregados 1426 Fondo de ahorro de estabilización petrolera 1427 Derechos de recompra de deudores 1428 Fondo de Garantías FOGAFIN 1429 Fondo de Garantías FOGACOOP 1470 Otros Deudores 1475 Deudas de difícil cobro 1476 Cuotas partes de bonos y títulos pensionales 1480 provisión para deudores (Cr)

15 Inventarios 1505 Bienes producidos 1510 Mercancias en existencia 1512 Materias primas 1516 Envases y empaques 1517 Materiales para la producción de bienes 1518 Materiales para la prestación de servicios 1519 Banco de componentes anatómicos y de sangre 1520 Productos en Proceso 1525 En Tránsito 1530 En poder de terceros 1580 Provisión para Protección de Inventarios(Cr)

16 Propiedades, Planta y equipo 1605 Terrenos 1610 Semovientes 1612 Plantaciones agrícolas perennes 1615 Construcciones en curso 1620 Maquinaria, planta y equipo en montaje 1625 Propiedades, planta y equipo en tránsito 1630 Equipos y materiales en depósito


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1635 Bienes muebles en bodega 1636 Propiedades, planta y equipo en mantenimiento 1637 Propiedades, planta y equipo no explotados 1640 Edificaciones 1643 Vías de comunicación y acceso internas 1645 Plantas, ductos y túneles 1650 Redes, líneas y cables 1655 Maquinaria y Equipo 1660 Equipo Médico y Científico 1665 Muebles, enseres y equipo de oficina 1670 Equipos de comunicación y computación 1675 Equipo de transporte, tracción y elevación 1680 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 1685 Depreciación acumulada (Cr) 1686 Amortización acumulada (Cr) 1690 Depreciación Diferida 1695 Provisiones para protección de propiedades

17 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales 1703 Materiales 1704 Materiales en Tránsito 1705 Bienes de beneficio y uso público en construcción 1710 Bienes de beneficio y uso público en servicio 1715 Bienes históricos y culturales 1720 Bienes de beneficio y uso público entregados 1785 Amortización acumulada de bienes de beneficio

18 Recursos Naturales y del Ambiente 1804 Recursos Naturales renovables en conservación 1806 Inversiones en recursos naturales renovables 1810 Recursos naturales renovables en explotación 1815 Agotamiento acumulado de recursos naturales renovables 1820 Recursos naturales no renovables en explotación 1825 Agotamiento acumulado de recursos naturales no renovables 1830 Inversión en Recursos Naturales Renovables 1835 Amortización acumulada de inversiones en recursos 1840 Inversiones en recursos naturales no renovables 1845 Amortización acumulada de inversiones en recursos

19 Otros Activos 1905 Gastos pagados por anticipado 1910 Cargos diferidos 1911 Inversión Social diferida 1915 Obras y mejoras en propiedad ajena 1920 Bienes entregados a terceros 1925 Amortización acumulada de bienes entregados 1926 Bienes y derechos en proceso de titularización


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1930 Bienes recibidos en dación de pago 1935 Provisión bienes recibidos en dación de pago(Cr) 1940 Activos adquiridos de instituciones inscritas 1941 Bienes adquiridos en “leasing financiero” 1942 Depreciación de bienes adquiridos en leasing 1950 Responsabilidades 1955 Provisión para Responsabilidades (Cr) 1960 Bienes de arte y cultura 1965 Provisión de bienes de arte y cultura(Cr) 1970 Intangibles 1975 Amortización acumulada de intangibles (Cr) 1995 Principal y Subalterna 1996 Bienes y derechos en investigación administrativa 1997 Provisión para bienes y derechos en investigación 1999 Valorizaciones

21 Operaciones de Banca Central y entidades financieras 2105 Operaciones de banca central 2106 Títulos de regulación monetaria y cambiaria 2107 Gastos Financieros por Pagar- operaciones 2110 Operaciones de captación y servicios financieros 2111 Gastos Financieros por pagar por operaciones de captación

22 Operaciones de Crédito Público 2202 Deuda pública interna de corto plazo por amortizar 2203 Deuda pública interna de corto plazo 2204 Deuda pública externa de corto plazo por amortizar 2206 Deuda pública externa de corto plazo 2207 Deuda pública interna de largo plazo por amortizar 2208 Deuda pública interna de largo plazo 2216 Prima en colocación de bonos y títulos de deuda interna 2217 Descuento en colocación de bonos y títulos de deuda 2218 Prima en colocación de bonos y títulos de deuda interna 2219 Descuento en colocación de bonos y títulos de deuda 2220 Deuda pública externa de largo plazo por amortizar 2221 Deuda pública externa de largo plazo 2226 Prima en colocación de bonos y títulos de deuda

2227 Descuento en colocación de bonos y títulos de deuda 2228 Prima en colocación de bonos y títulos de deuda externa 2229 Descuento en colocación de bonos y títulos de deuda 2240 Préstamos gubernamentales de corto plazo por amortizar 2241 Préstamos gubernamentales de corto plazo 2245 Préstamos gubernamentales de largo plazo por amortizar 2246 Préstamos gubernamentales de largo plazo 2258 Intereses deuda pública externa de corto plazo


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2259 Intereses deuda pública externa de corto plazo 2260 Intereses deuda pública interna de corto plazo 2261 Intereses deuda pública interna de largo plazo 2262 Intereses deuda pública interna de largo plazo por amortizar 2263 Intereses deuda pública interna de largo plazo 2264 Intereses deuda pública externa de largo plazo por amortizar 2265 Intereses deuda pública externa de largo plazo 2266 Intereses préstamos gubernamentales de corto plazo por amortizar 2267 Intereses préstamos gubernamentales de corto plazo 2268 Intereses préstamos gubernamentales de largo plazo 2269 Intereses préstamos gubernamentales de largo plazo 2278 Comisiones deuda pública externa de corto plazo por amortizar 2279 Comisiones deuda pública externa de corto plazo 2280 Comisiones deuda pública interna de corto plazo por amortizar 2281 Comisiones deuda pública interna de corto plazo 2282 Comisiones deuda pública interna de largo plazo por amortizar 2283 Comisiones deuda pública interna de largo plazo 2284 Comisiones deuda pública externa de largo plazo por amortizar 2285 Comisiones deuda pública externa de largo plazo 2286 Comisiones préstamos gubernamentales de corto plazo por amortizar 2287 Comisiones préstamos gubernamentales de corto plazo 2288 Comisiones préstamos gubernamentales de largo plazo por amortizar 2289 Comisiones préstamos gubernamentales de largo plazo

23 Obligaciones Financieras 2301 Administración de líquidez 2302 Créditos Obtenidos 2303 Créditos asumidos por FNG 2315 Fondos adquiridos con compromiso de recompra 2320 Intereses administración de líquidez 2321 Intereses créditos asumidos por FNG 2322 Intereses créditos obtenidos 2323 Intereses fondos adquiridos con compromiso de recompra

PASIVOS 24 Cuentas por Pagar 2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales 2403 Transferencias 2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior 2415 Operaciones de seguros y reaseguros 2420 Aportes por pagar a afiliados 2425 Acreedores 2430 Subsidios asignados


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2436 retención en la Fuente e impuesto de timbre 2437 Retención de impuestos de industria y comercio por pagar 2440 Impuestos, contribuciones y tasas por pagar 2445 Impuesto al valor agregado IVA 2450 Avances y anticipos recibidos 2455 Depósitos recibidos de terceros 2460 créditos judiciales 2465 Premios por pagar 2470 Administración del sistema de seguridad social 2475 Fondo de solidaridad y garantía en salud 2480 Administración y prestación de servicios de salud 2490 Otras Cuentas por Pagar

25 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral 2505 Salarios y Prestaciones Sociales 2510 Pensiones por Pagar 2550 Seguridad Social en Salud 2560 Seguridad Social en Riesgos profesionales 2570 Seguridad Social en pensiones

26 Otros bonos y títulos emitidos 2625 Bonos pensionales 2630 Títulos emitidos

27 Pasivos Estimados 2705 Provisión para obligaciones fiscales 2710 Provisión para Contingencias 2715 Provisión para Prestaciones Sociales 2720 Provisión para Pensiones 2721 Provisión para Bonos Pensionales 2725 Provisión para Seguros 2730 Provisión Fondo de Garantías FOGAFIN 2731 Provisión para Fondo de Garantías FOGACOOP 2790 Provisiones Diversas

PASIVOS 29. Otros Pasivos 2905 Recaudos a favor de terceros 2910 Ingresos Recibidos por anticipado 2915 Créditos Diferidos 2917 Anticipo de Impuestos 2921 Operaciones Fondo de Garantías FOGAFIN 2922 Operaciones Fondo de Garntías FOGACOOP 2923 Recursos en entidades no Financieras


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2996 Obligaciones en Investigación Administrativa

3. Patrimonio 31 Hacienda Pública 3105 Capital Fiscal 3110 Resultado del ejercicio 3115 Superávit por Valorización 3117 Superávit por el método de participación patrimonial 3120 Superávit por Donación 3125 Patrimonio Público Incorporado 3127 Deterioro por utilización de bienes de beneficio y uso público 3130 Revalorización Hacienda Pública 3135 Ajustes por Inflación

32 Patrimonio 3203 Aportes Sociales 3204 Capital Suscrito y Pagado 3206 Capital Parafiscal 3208 Capital fiscal 3209 Aporte en especie 3210 Prima en colocación de acciones, cuotas o partes 3215 Reservas 3220 Dividendos y participaciones decretados 3224 Excedentes financieros distribuidos en exceso 3225 Resultados de ejercicios anteriores 3226 Resultados de ejercicios anteriores Banco de la república 3227 Resultados de ejercicios anteriores-Fondos de Garantía 3230 Resultados de Ejercicio 3231 Resultados del ejercicio-Bco de la república 3232 Resultados del ejercicio-Fondos de Garantía 3235 Superávit por Donación 3237 Superávit por Formación de intangibles 3240 Superávit por Valorización 3242 Superávit Banco Central 3243 Superávit por el método de participación patrimonial 3245 Revalorización del patrimonio 3250 Ajustes pòr inflación 3255 Patrimonio institucional incorporado 3257 Deterioro por utilización de bienes de beneficio y uso público

4. ingresos 41 Ingresos Fiscales 4105 Tributarios 4110 No Tributarios 4114 Aportes y Cotizaciones 4115 Rentas Parafiscales 4120 Ingresos por Fondos especiales 4195 Devoluciones y Descuentos (Db)

42 Venta de Bienes


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4201 Productos agropecuarios de silvicultura y pesca 4202 Productos de minas y minerales 4203 Productos alimenticios, bebidas y alcoholes 4204 Productos manufacturados 4206 Construcciones 4210 Bienes comercializados 4295 Devoluciones, rebajas y descuentos en venta

43. Venta de Servicios 4305 Servicios educativos 4311 Administración del régimen de seguridad social en salud 4312 Servicios de salud 4313 Administración del sistema de seguridad social en riesgos 4315 Servicio de Energía 4321 Servicio de Acueducto 4322 Servicio de alcantarillado 4323 Servicio de aseo 4325 Servicio de gas combustible 4330 Servicio de tránsito y transporte 4333 Servicio de comunicaciones 4335 Servicio de Telecomunicaciones 4340 Juegos de suerte y azar 4345 Servicios hoteleros y de promoción turística 4350 Servicios Financieros 4353 Operaciones de banca central 4355 Servicios de seguros y reaseguros 4360 Servicios de documentación e identificación 4370 Servicios Informáticos 4375 Operaciones Fondo de Garantías FOGAFIN 4376 Operaciones Fondo de Garantías FOGACOOP 4390 Otros Servicios 4395 Devoluciones, rebajas y descuentos en venta

4. INGRESOS 44. Transferencias 4403 Corrientes del gobierno General 4404 Corrientes de las Empresas 4407 Situado Fiscal 4411 De capital del gobierno general 4412 De Capital de las empresas 4419 Por participación en los Ingresos Ctes de la Nación 4421 Del Sistema General de seguridad social en salud


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45 Recursos de fondos de entidades administradoras de pensiones 4501 Cotizaciones 4502 Recuperación de cartera 4503 Devolución de aportes de la AFP 4504 Intereses de mora 4505 Reintegros pensionales 4506 Convalidación pensional 4507 Reconocimiento de semanas 4508 conmutación pensional 4509 Cuotas de partes de bonos pensionales 4510 Cuotas partes de pensiones

47. Operaciones interinstitucionales 4705 Aportes y traspasos de fondos recibidos 4720 Operaciones de enlace con situación de fondos 4722 Operaciones de enlace sin situación de fondos 4725 Operaciones de traspaso de bienes y derechos

48. Otros Ingresos 4805. Financieros 4806 Ajuste por diferencia en cambio 4807 Utilidad por el método de partcipación patrimonial 4810 extraordinarios 4815 Ajuste de ejercicios anteriores

49. Ajustes por Inflación 4905 Correción Monetaria

51. Administración 5101 Sueldos y Salarios 5102 Contribuciones imputadas 5103 Contribuciones efectivas 5104 Aportes sobre la Nómina 5111 Generales 5120 Impuestos, contribuciones y tasas

5.GASTOS Provisiones,agotamiento,depreciaciones y amortizaciones

5302 Provisión para protección de Inversiones 5303 Provisión para Rentas por Cobrar 5304 Provisión para Deudores 5306 Provisión para Protección de Inventarios 5307 Provisión para protección de Propiedad, planta y equipo 5308 Provisión bienes recibidos en dación de pago 5309 Provisión para Responsabilidades


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5311 Provisión bienes de arte y cultura 5312 Provisión para bienes y derechos en Investigación 5313 Provisión para Obligaciones Fiscales 5314 Provisión para Contingencias 5317 Provisiones Diversas 5318 Provisión Fondo de Garantías FOGAFIN 5319 Provisión Fondo de Garantías FOGACOOP 5321 Agotamiento 5330 Depreciación de Propiedades, planta y Equipo 5331 Depreciación de bienes adquiridos en leasing financiero 5340 Amortización de Propiedades, planta y equipo 5342 Amortización de Inversiones en recursos naturales 5343 Amortización de Inversiones en recursos Naturales 5344 Amortización de bienes entregados a terceros 5345 Amortización de Intangibles

54. Transferencias 5401 Por convenios con el sector privado 5403 Corrientes al Gobierno General 5404 Corrientes a las Empresas 5407 Situado Fiscal 5411 De capital al Gobierno General 5412 De capital a las Empresas 5417 Transferencias giradas al exterior 5419 Participación en los Ingresos corrientes de la Nación 5421 Para el sistema general de seguridad social en salud

55 Gasto Público Social 5501 Educación 5502 Salud 5503 Agua Potable y Saneamiento Básico 5504 Vivienda 5505 Recreación y Deporte 5506 Cultura 5507 Desarrollo Comunitario y Bienestar Social 5550 Subsidios asignados

5. Gastos 56. Gasto Inversión Social 5601 Salud 5602 Educación, arte y cultura, recreación y deporte 5603 Medio ambiente, agua potable, saneamiento básico 5604 Vivienda 5605 Desarrollo Comunitario, equipamiento,y prevención


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5606 Justicia, Defensa y Seguridad 5607 Desarrollo agropecuario, industrial, comercial y turístico 5608 Trabajo y Seguridad Social 5609 Comunicación, Transporte e Infraestructura Vial 5610 Energético y Minero 5611 Gobierno, planeación y desarrollo institucional 5612 Ciencia y Tecnología

57 Operaciones Interinstitucionales 5705 Aportes y traspasos de Fondos Girados 5720 Operaciones de enlace con situación de Fondos 5722 Operaciones de enlace sin situación de Fondos 5725 Operaciones de traspaso de bienes,derechos

58 Otros Gastos 5801 Intereses 5802 Comisiones 5803 Ajuste por diferencia en cambio 5805 Financieros 5806 Pérdida por el método de la participación patrimonial 5810 Extraordinarios 5815 Ajuste de ejercicios anteriores 5897 Costos y gastos por distribuir 5899 Gastos asignados a costos de producción y/o a servicios

59 Cierre de Ingresos, Gastos y Costos 5905 Cierre de Ingresos, Gastos y costos

62. Costo de Venta de Bienes 6205 Bienes producidos 6210 Bienes comercializados

6. Costos de Ventas y servicios

63 Costo de Ventas de Servicios 6305 Servicios educativos 6310 Servicios de salud 6315 Servicios de Energía 6320 Servicio de Acueducto 6325 Servicio de Alcantarillado 6330 Servicio de Aseo 6335 Servicio de Gas Combustible 6340 Servicio de telecomunicaciones 6345 Servicio de Transporte 6350 Servicios hoteleros y de promoción turística 6390 Otros servicios

64 Costos de Operación de Servicios 6401 Seguridad social en pensiones 6402 Seguridad Social en salud


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6403 Seguridad Social en Riesgos Profesionales 6410 Operaciones de captación y servicios financieros 6411 Operaciones de Banca Central 6412 Por Seguros 6420 Juegos de suerte y azar

7. Costos de Producción 71 Producción de Bienes 7101 Productos Agrícolas 7102 Productos Forestales 7103 Productos piscícolas 7104 Semovientes 7108 Carbón 7109 Petróleo Crudo 7110 Gas Natural 7114 Productos de minas y canteras 7115 Sal 7116 Impresos y publicaciones 7117 Combustibles y otros derivados del petróleo 7118 Lubricantes 7119 Aditivos 7120 Productos químicos 7121 Subproductos 7122 Medicamentos 7123 Medicamentos de uso veterinario 7124 Productos Artesanales 7125 Productos metalúrgicos y de microfundición 7126 Productos bélicos y explosivos 7127 Productos de madera 7128 Licores, bebidas y alcoholes 7129 Productos alimenticios

7. Costos de Producción 7130 Construcciones 7131 Especies monetarias 7132 Productos petroquímicos 7135 Prendas de vestor y calzado 7136 Equipos 7190 Otros bienes producidos

72 Servicios Educativos 7201 Educación formal preescolar 7202 Educación formal básica primaria 7203 Educación formal básica secundaria 7204 Educación formal media académica 7205 Educación formal media técnica 7206 Educación formal Superior Formación técnica 7207 Educación formal superior Formación tecnológica 7208 Educación formal superior Formación


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Profesional 7209 Educación formal Superior post grado 7220 Educación no formal Validación de niveles y grados 7221 Educación no formal Formación Extensiva 7231 Educación informal continuada 7232 Educación informal Validación para la educación 7233 Educación informal Difusión artística y cultural 7250 Servicios conexos a la educación

73 Servicios de Salud 7301 Urgencias Consultas y procedimientos 7302 Urgencias Observación 7310 Servicios ambulatorios Consulta Externa 7311 Servicios ambulatorios Consulta Especializada 7312 Servicios ambulatorios salud oral 7313 Servicios ambulatorios Promoción y Prevención 7314 Servicios ambulatorios Otras actividades 7320 Hospitalización estancia General 7321 Hospitalización Cuidados Intensivos 7322 Hospitalización Cuidados Intermedios 7323 Hospitalización Recien Nacidos 7324 Hospitalización Salud Mental 7325 Hospitalización quemados 7326 Hospitalización Otros cuidados especiales 7330 Quirófanos y salas de parto quirófanos 7331 Quirófanos y salas de parto-Salas de parto 7340 Apoyo diagnóstico Laboratorio Clínico 7341 Apoyo diagnóstico Imagenología

7. Costos de Producción 7342 Apoyo diagnóstico Anatomía Patológica 7343 Apoyo diagnóstico Otras unidades de apoyo 7349 Apoyo terapeútico Rehabilitación y terapias 7350 Apoyo terapeútico Banco de componentes 7351 Apoyo terapeútico Banco de Sangre 7352 Apoyo terapeútico Unidad renal 7353 Apoyo terapeútico Unidad hemodinamia 7354 Apoyo terapeútico Terapias Oncológicas 7355 Apoyo terapeútico Farmacia e insumos hospitalarios 7356 poyo terapeútico Otras unidades de apoyo 7380 Servicios conexos a la salud Medio Ambiente 7381 Servicios conexos a la salud Ancianatos y albergues 7382 Servicios conexos a la salud centros y puestos 7383 Servicios conexos a la salud Servicios docentes 7384 Servicios conexos a la salud Investigación


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científico 7385 Servicios conexos a la salud Medicina legal 7386 Servicios conexos a la salud servicio 7387 Servicios conexos a la salud Servicio

74. Servicio de Transporte 7401 Servicio de transporte aéreo 7402 Servicio de Transporte terrestre 7403 Servicios Aeronáuticos 7404 Servicios aeroportuarios 7405 Servicio de terminal de transporte terrestre 7406 Servicio de terminal de transporte fluvial o marítimo 7407 Servicio de transporte por ductos 7490 Otros servicios de transporte

75 Servicios Públicos 7501 Energía 7502 Acueducto 7503 Alcantarillado 7504 Aseo 7505 Gas Combustible 7506 Telecomunicaciones

76 Servicios hoteleros y de promoción turística 7601 Alojamiento 7602 Suministro de bebidas y alimentos 7690 Otros servicios de hotelería y de promoción turística

7. Costos de Producción 79 Otros Servicios 7901 Servicios de documentación e identificación 7902 Servicios Informáticos 7903 Recreativos Culturales y deportivos 7904 Servicios de apoyo industrial 7905 Servicios de comunicaciones 7906 Servicios de Investigación cientifica y tecnológica 7907 Servicio de matadero

8. Cuentas de orden deudoras

81. Derechos Contingentes 8110 Bienes entregados en garantía 8120 Litigios y Demandas 8121 Recursos y derechos Potenciales 8124 Contragarantías recibidas por la Nación 8125 Garantía estatal en el régimen de prima media 8127 Fondos de Pensiones 8128 Garantías Contractuales 8129 Operaciones con derivados


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8140 Capital Garantía 8190 Otros Derechos Contingentes

83 Deudoras de Control 8303 Bienes recibidos por contratos leasing 8306 Bienes entregados en custodia 8310 Bonos, Títulos y especies no colocados 8312 Documentos entregados para su cobro 8313 Mercancias entregadas en consignación 8315 Activos totalmente depreciados, agotados 8316 Bienes y derechos en Investigación Administrativa 8317 Bienes entregados en explotación 8320 Títulos de Inversión amortizados 8325 Bienes incautados o aprehendidos 8330 Bienes pendientes de legalizar 8333 Facturación glosada en venta de servicios de salud 8340 Inventario de obsoletos y vencidos 8344 Bienes y derechos titularizados 8350 Préstamos aprobados por desembolsar 8355 Ejecución de Proyectos de Inversión 8390 Otras cuentas deudoras de control

89 Deudoras Por el contrario (Cr)

9. Cuentas de Orden Acreedoras 91 Responsabilidades Contingentes 9110 Bienes recibidos en garantía 9120 Litigios o demandas 9121 Obligaciones Potenciales 9125 Deuda Garantizada por la Nación 9126 Garantía estatal en el régimen de prima media 9127 Fondos de Pensiones 9128 Garantías Contractuales 9129 Operaciones con derivados 9135 Reservas Presupuestales 9140 Capital Garantía

93 Acreedoras de Control 9303 Contratos de leasing operativo 9306 Bienes recibidos en custodia 9313 Mercancias recibidas en consignación 9317 Bienes recibidos en explotación 9325 Bienes incautados o aprehendidos


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9346 Bienes recibidos de terceros 9350 Empréstitos por recibir 9390 Otras cuentas acreedoras de control

99 Acreedoras por el contrario(Db) 9905 Responsabilidades contingentes por el contrario(Db) 9910 Acreedoras fiscales por contra(Db) 9915 Acreedoras de Control por Contra(Db)

0 Cuentas de Planeación y Presupuesto

02 Presupuesto de Ingresos 0201 Ingresos aprobados(Db) 0206 Ingresos por ejecutar(Cr) 0211 Recaudos en Efectivo(Cr) 0212 Ejecución en papeles y otros(Cr) 0241 Reconocimientos(Cr) 0246 Recaudos por Ingresos no aforados(Db) 0251 Reconocimientos de vigencias anteriores(Db) 0256 Reconocimientos por ejecutar vigencias (Db) 0261 Recaudos por reconocimientos de vigencias(Db)


03 Presupuesto de Gastos de la Vigencia 0305 Gastos aprobados(Cr) 0310 Gastos por afectar(Db) 0312 Certificados de disponibilidad expedidos(Db) 0315 Gastos Comprometidos(db) 0322 Obligaciones contraídas (Db) 0330 Pagos en efectivo de la vigencia(Db) 0333 Ejecución sin flujo de efectivo

04 Reservas Presupuestales 0405 Reservas presupuestales constituidas(Cr) 0410 Reservas Presupuestales por ejecutar(Db) 0415 Obligaciones contraídas por Reservas(Db)

05 Cuentas por Pagar 0505 Cuentas por pagar constituidas(Cr) 0510 Cuentas por pagar pendientes de cancelar(Db) 0515 Cuentas por pagar canceladas(Db)

06 Vigencias Futuras


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0605 Vigencias futuras comprometidas(Cr) 0610 Vigencias futuras comprometidas por presupuestar(Db)

07 Plan Plurianual de Inversiones Aprobado(Cr) 0701 Sector Salud 0702 Sector Educación 0703 Sector agua potable y saneamiento básico 0704 Sector Vivienda 0705 Sector Recreación y Deportes 0706 Sector Arte y Cultura 0707 Sector desarrollo comunitario 0708 Sector defensa y seguridad 0709 Sector Justicia 0710 Sector Trabajo y Seguridad Social 0711 Sector Desarrollo Industrial 0712 Sector Desarrollo Comercial 0713 Sector Desarrollo Turístico 0714 Sector Agropecuario 0715 Sector Minero 0716 Sector Comunicaciones 0717 Sector Transporte 0718 Sector Infraestructura Vial 0719 Sector Eléctrico 0720 Sector Petróleo y Gas 0721 Sector medio ambiente


0722 Sector Gobierno, Planeación y desarrollo 0723 Sector Prevención y atención de desastres 0724 Sector equipamiento 0725 Sector Ciencia y Tecnología

08 Plan Plurianual de Inversiones por ejecutar(Db) Aquí se utilizan las mismas cuentas del grupo 07

09 Plan Plurianual de Inversiones Ejecutado(Db) Aquí se utilizan las mismas cuentas del grupo 07

La definición de los grupos, cuentas, y subcuentas, está reservada para la Contaduría General de la Nación (seis dígitos), a partir de allí, los entes públicos podrán


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habilitar, discrecionalmente, niveles auxiliares en función de sus necesidades específicas. Se detallan a nivel de cuenta, las Cuentas de Planeación y presupuesto, para que se familiaricen con la ejecución presupuestal vista en el capítulo anterior, en relación con la dinámica contable, ésta se detalla en el Plan General de Contabilidad Pública PGCP 2001, modificado por la resolución 226 de mayo 22 de 2.003. Dinámica de las Cuentas de Presupuesto A continuación en forma práctica y sencilla a través de la simulación de cuenta T, presentamos la dinámica que presenta el manejo de las cuentas de Planeación y Presupuesto para cada uno de los momentos de ejecución presupuestal, facilitando el entendimiento del registro de las cuentas cero.

Presupuesto de Ingresos (cuenta 02) Este grupo permite identificar los diferentes conceptos de rentas y recursos aprobados por el órgano competente para el ente público, los cuales se espera recaudar durante la vigencia fiscal. Comprende el registro de los ingresos corrientes (tributarios y no tributarios), aportes, transferencias y participaciones, recursos de capital, contribuciones parafiscales y fondos especiales. A continuación presentamos de una manera gráfica la Dinámica de las cuentas de ingresos presupuestada así:


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Podemos visualizar que en la aprobación o adición de Ingresos, se debita la cuenta de Ingresos aprobados 0201 y se acredita la cuenta Ingresos por ejecutar 0206, esta dinámica se efectúa a través de cuentas “T” para todos los casos.


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Las cuentas anteriores deben cancelarse al 31 de Diciembre de cada año, para registrar el presupuesto del siguiente año, los reconocimientos de ingresos pendientes se trasladan a las siguientes cuentas:

- Posterior a la vigencia del (01/01/XX a 31/12/XX)

Las cuentas anteriores no hacen parte del presupuesto de la vigencia. Su objetivo es realizar el seguimiento del recaudo de los valores en la vigencia anterior, se cancelará en la medida que estos dineros sean recaudados.

Presupuesto de Gastos de la Vigencia (cuenta 03) Este grupo representa los diferentes conceptos de gastos aprobados, afectados y ejecutados, para el cumplimiento de las funciones asignadas al ente público durante la vigencia fiscal. Contiene las apropiaciones para gastos de personal y generales; aportes, transferencias y participaciones; gastos de operación ya sean de comercialización o producción ; servicios de la deuda externa e interna y los gastos de Inversión en los diferentes sectores. Igualmente incluye los conceptos de vigencias expiradas aprobadas para el pago y con cargo a la vigencia actual, cuando las normas presupuestales asi lo permitan.


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Todas las cuentas anteriores deben quedar canceladas a Diciembre 31de cada año, para registrar el Presupuesto de la siguiente vigencia, y los compromisos legalmente adquiridos se constituyen en reservas presupuetales (cuenta 04), las obligaciones pendientes se trasladan a cuentas por pagar(05).

Reservas Prespuestales (cuenta 04) Representa las cuentas que permiten hacer seguimiento en la vigencia, a la ejecución de las reservas presupuestales constituidas con los compromisos de la vigencia anterior. Está conformada por las cuentas que detalla a continuación la siguiente dinámica:


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Cuentas por Pagar (cuenta 05) Representa las obligaciones adquiridas con el Presupuesto de la vigencia anterior, pendientes de pago, constituyéndose como cuentas por pagar, de conformidad con las normas legales. Está conformada por las cuentas que a continuación muestra la siguiente dinámica así:


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Vigencias Futuras (cuenta 06)

Registra las autorizaciones del órgano competente para comprometer apropiaciones de vigencias fiscales futuras, cuando su ejecución se inicia con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se llevará a cabo en varias vigencias, de acuerdo con la normatividad vigente. Está conformada por las cuentas que a continuación muestra la siguiente dinámica así:


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Plan plurianual de Inversiones-Plan de Desarrollo (cuentas 07,08 y 09).

Este grupo representa las cifras de los diferentes programas y proyectos de Inversión pública estimadas en el plan plurianual de Inversiones contenido en el plan nacional y en los planes departamentales, distritales o municipales de desarrollo económico y social, aprobadas por el respectivo órgano de representación popular o por el Gobierno en los casos señalados por las normas legales, para ser ejecutado por el mandatario en el período para el cual fue elegido. Identifica igualmente a, nivel de auxiliar, las fuentes con las cuales se financiaran los diferentes proyectos de Inversión. En este grupo se identifican los sectores, objeto de la acción económica y social, a los cuáles se dirige la Inversión pública, al interior de cada uno de los cuales se registran los componentes o usos de la Inversión, de acuerdo con las necesidades de evaluación y seguimiento de las autoridades respectivas. Para identificar la situación en la cual se encuentran los proyectos de Inversión y su financiación se han definido tres grupos, así: Plan plurianual de Inversiones aprobado, por ejecutar y ejecutado, distinguiendo en cada uno de estos momentos el sector de la Inversión, el uso de la misma y a nivel de auxiliar la fuente de financiamiento de cada programa o proyecto. Está conformada por las cuentas que a continuación visualiza la dinámica que sigue: Ver Página Siguiente: Figura 14. Dinámica de las Cuentas de Planeación y Presupuesto


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1.3.6 Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF El sistema Integrado de Información Financiera SIIF, es un conjunto integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la Producción de información para le gestión financiera pública. No podemos pasar por alto el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, para hacer los procesos sistematizados y oportunos en la preparación de la Información Contable, financiera, económica y social de las entidades púlicas. Como instrumento de Gestión pública, el SIIF ha sido pensado no sólo para introducir novedades en cuanto a la tecnología informática sino para facilitar la introducción de prácticas y procedimientos que conduzcan a la eficiencia y eficacia de la administración pública colombiana. Desde este marco, su implantación ha requerido la normalización y racionalización de los procedimientos de gestión aplicados por las entidades y la definición de clasificadores que resulten homogéneos para los usuarios del sistema (un clasificador es, por ejemplo, el Plan General de Contabilidad Pública.). 1.3.6.1 Objetivos Se han identificado 3 grandes objetivos para el SIIF:

Integrar las diferentes fases de la administración financiera a través de un sistema de información que permita la coherencia interna, la continuidad y compatibilidad de los flujos de información y la plena utilización de esta última para la toma de decisiones sobre la asignación de los recursos públicos.

Adecuar los sistemas de manejo financiero de las entidades para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones que la actual Constitución Nacional les ha asignado.

Mejorar el funcionamiento de los subsistemas del ciclo financiero, que se identifican como estratégicos para un manejo global integrado.

1.3.6.2 Estructura El Sistema está conformado por los módulos de Administración, Programa anual de Caja, Egresos, Cuenta única Nacional, Seguridad y Contabilidad.


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Sistema Integrado de Información Financiera

1.3.6.3 Propósitos

Registrar sistemáticamente todas las transacciones que se originan en los entes públicos y que afectan la situación financiera, económica y social de los mismos.

Presentar información contable y las referencias a sus soportes, ordenadas de tal forma que faciliten las tareas de control y auditoría.

Permitir que la información que sobre el sector público se procese y produzca, se integre automáticamente al sistema de cuentas nacionales.

Generar los estados contables e informes complementarios de la Administración Pública Colombiana.

Mejorar la información para la toma de decisiones en los gobiernos central y territorial.

Incrementar la transparencia en la utilización de recursos fiscales. Favorecer el acceso del público con fines de evaluación y control. Racionalizar los canales de comunicación entre los niveles nacional y

territorial, eliminando duplicaciones e instituyendo a la Contaduría General de la Nación como canalizador único y,

Apoyar procesos de fortalecimiento de la administración financiera en las entidades territoriales.

1.4 EL CONTROL DE ESTADO


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1.4.1 Generalidades Lo que en los últimos años há acontecido en nuestro país por las cifras mostradas por los entes controladores en cuanto a los malos manejos administrativos, nos puede llevar a pensar que cuando más se reglamenta y más entes controladores hay, mayor es la deficiencia administrativa, otros más optimistas pensamos que ahora si hay información sobre el cual se puede probar la corrupción y por lo tanto pueden salir a la luz pública las irregularidades presentadas por quienes administran recursos; podemos pensar que en corto plazo nuestros representantes en las entidades públicas serán asesores de alta gerencia y dirección, y comprometidos en el mejoramiento continuo buscando la eficiencia, y que a través de la honestidad y la idoneidad encuentren un cambio de imagen, saliendo de la crisis financiera actual. 1.4.1.1 Reglamentación legal del Control en Colombia

Entidad de Control Constitución Nacional Norma que la Desarrolla

Contaduría General de la Nación

Artículo 354 C. N. de 1.991 Ley 298 de 1.996 Ley 617 de 2.000 Artículo 94

Control Interno Artículo 209 y 269 C.N. de 1.991

Ley 87 de 1.993 Ley 489 de 1.998 D.P. No 4 de 2.000

Contraloría General de la República

Artículo 119 y 267 al 274 C.N. de 1.991

Ley 42 de 1.992 Ley 617 de 2.000, artículo 81

Congreso de la República Artículo 268 y 374 C.N. de 1.991

Participación Ciudadana Artículo 270 y 273 C.N. de 1.991

Ley 60 de 1.993 Artículos 2,3,4 y 23

Departamento Nacional de Planeación

Ley 617 de 2.000 artículo 79

Nuestra carta Política, crea diversos tipos de controles consagrados en los siguientes artículos:

Tipo de Control Artículo


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Administrativo Ciudadano Calidad de bienes y Servicios Constitucionalidad Contable Gestión Moralidad Resultados Financiero Fiscal Interno Jurisdiccional Político Servicios públicos domiciliarios

Artículos 119,189,209 y 352 Artículos 89 y 369 Artículo 78 Artículos 4,166,213,215,237 y 241 Artículo 354,267 y 274 Artículo 119,267,274 y 343 Artículo 118 Artículos 119,267 y 274 Artículos 267,268 y 274 Artículos 119,267,268,274 Artículos 209 y 269 Artículo 243 Artículo 114 Artículos 365 y 370

1.4.2.2 Sistema Nacional del Control Fiscal

1.4.2 Control Fiscal


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Según el artículo 267 de la Constitución Nacional el Control Fiscal se define como “una función pública la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Este será ejercido en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la República, las Contralorías Departamentales y municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley”. Por lo tanto las Contralorías han desarrollado esta facultad que les dá la Constitución Nacional, en sus propias normas para el ejercicio del control fiscal, que les permite evaluar la gestión administrativa de los entes públicos, y el buen uso de los recursos. Esta vigilancia debe incluir un control financiero, de gestión y de resultados , fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos. La Contraloría expidió en marzo de 1.999 basado en lo anterior, la resolución orgánica No 04727, mediante la cual adoptó el manual de procedimientos para el ejercicio del control financiero para las entidades y particulares que manejen fondos o bienes del estado y la aplicación de las metodologías para tal fin. Vale resaltar y mencionar que el control fiscal se perfecciona cuando existe una eficiente estructura organizacional y funcional a la cual se asignan los perfiles profesionales idóneos para el cargo; el sector público se ve influenciado por compromisos políticos para ocupar cargos siendo inconscientes en cuanto a que no siempre se asigna el cargo a la persona más indicada. Por esto mismo el catedrático Jesús María peña expresa que “ el control gubernamental se logra cuando es ejercido por profesionales incorruptibles”. 1.4.2.1 Sistemas de Control Fiscal La Ley 42 de 1.993, define los siguientes sistemas de control fiscal:

Control Financiero: determina la razonabilidad de las operaciones y estados financieros de las entidades mediante normas de auditoría de aceptación general, verificando el cumplimiento de las normas prescritas para ello.

Control de Legalidad: es la comprobación de las operaciones financieras y administrativas, para corroborar la realización según las normas que le sean aplicadas.

Control de Gestión: es el exámen de la eficiencia y la eficacia en la administración de los recursos públicos, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, utilizando para ello metodologías tales como la rentabilidad pública y desempeño, la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como los beneficios de su actividad.


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Control de Resultados: examen a través del cual se establece en que medida los sujetos del control fiscal logran los objetivos y cumplen con los proyectos y planes de la administración en un período determinado.

1.4.2.2 Principios de Control Fiscal Desde el punto de vista externo, existen diferentes áreas de la evaluación del manejo dado a los recursos públicos que abren amplios campos de acción a la auditoría pública:

Se generan pautas para el redireccionamiento de planes y políticas del sector al que pertenece la entidad.

Dota al gobierno de bases cuantitativas y analíticas en la asignación del Presupuesto nacional para las vigencias posteriores.

Detecta si las utilidades generadas por la entidad benefician a la sociedad o son apropiadas por unos pocos (personal, proveedores, entre otros).

Realiza auditoría de calidad de los bienes y servicios públicos.

Garantiza la protección y el cuidado de los recursos naturales. Para evaluar los aspectos mencionados, se utilizan metodologías ajustadas a las especificidades de los entes públicos, las cuales permiten profundizar en las causas endógenas y exógenas que afectan la gestión de la entidad y sirven de base en el proceso de planeación y toma de decisiones, tanto de la entidad como del contexto económico al que pertenece. Aquí vá Figura 32 Principios de Control Fiscal Así mismo el inciso segundo del artículo 267 de la Constitución Nacional y la ley 42 de 1.993 establece las siguientes pautas generales del control fiscal:

La eficiencia Que la asignación de los recursos sea lo más conveniente para maximizar los resultados.

La eficacia Que los resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas.

La Economía Que en igualdad de condiciones de calidad de los bienes y servicios se obtengan al menor costo.

La equidad Permite identificar los receptores de la Economía y analizar la distribución de los costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales.

La Valoración de Costos Ambientales

Cuantificar el uso o deterioro de los Recursos Naturales y el medio ambiente y se evalúa la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos(desarrollo sostenible).

1.4.2.3 El Control Fiscal y La Contabilidad


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La Contabilidad Pública es un istrumento de control por excelencia, puesto que recoge en forma macro y muy bien estructurada su marco conceptual que incluye los principios, normas, e informes; y un modelo instrumental compuesto por un manual de procedimientos y el catálogo General de Cuentas que armoniza toda la información financiera de los entes públicos, evaluando la gestión de los administradores a través de los indicadores. Además de servir como herramienta gerencial para la oportuna toma de decisiones, proporciona un conjunto de indicadores para la medición del desempeño en términos financieros, de legalidad, de gestión, y de resultados, teniendo como parámetro los principios del control fiscal. Para el ejercicio de nuestra profesión como contadores o asesores de los entes públicos, está en nuestras manos toda la información del manejo de los recursos del Estado, la cual debemos revelar con transparencia e imparcialidad dentro de los informes de nuestra responsabilidad en forma idónea y ética alos entes de control. 1.4.2.4 Funciones de las Contralorías De conformidad con el artículo 268 de la Constitución Política de Colombia, tiene entre otras las siguientes atribuciones:

a) Forma y establecimiento de métodos para la rendición de cuentas a los responsables del manejo de fondos o bienes del departamento, municipios y entidades descentralizadas de estos órdenes e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

b) Revisar y terminar con las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado, conforme a la reglamentación existente.

c) Llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales.

d) Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación.

e) Establecer la responsabilidad derivada de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso,recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.

f) Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del estado.

g) Presentar al Congreso de la República un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente.

h) Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas , investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan


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causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado. La Contraloría bajo su responsabilidad, podrá exigir, verdad sabida y buena fé guardada, la suspensión inmediata de los funcionarios mientras culminan las investigaciones o los respectivos procesos penales o disciplinarios.

i) Presentar proyectos de ley relativos al régimen del control fiscal y a la organización y funcionamiento de la Contraloría General.

j) Promover mediante concurso público a los empleados de su dependencia que haya creado la ley, con base en el régimen existente para la carrera administrativa para la selección, promoción y retiro de los funcionarios de la Contraloría. Se prohibe a quienes formen parte de las corporaciones que intervienen en la postulación y elección del contralor, dar recoemndaciones personales y políticas para para empleos en su despacho.

k) Presentar informes al Congreso de la República y al Presidente sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del estado de acuerdo con la Ley.

l) Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial.

m) Presentar a la cámara de representantes la cuenta general del Presupuesto del tesoro y certificar el Balance de la Hacienda presentado al Congreso por el Contador General.

1.4.3 CONTROL INTERNO 1.4.3.1 Generalidades Se ha asignado por parte del poder legislativo a las oficinas de Control Interno la evaluación de los sistemas de control interno de las entidades oficiales, por lo tanto, la información contable relativa a las operaciones y a la situación socioeconómica de los entes públicos requiere de controles que garanticen su fiabilidad, transparencia, claridad y obetividad, en los términos previstos en las normas particulares aplicables en su preparación y difusión; por esta razón, constitucional y reglamentariamente, se han asignado funciones de inspección y control sobre la misma, que tienen como ejecutoras a diferentes entidades, pero como propósito común , contribuir al mejoramiento de la calidad y oportunidad de los datos, estadísticas, informes, y otros medios a través de los cuales la comunidad conoce el estado de los recursos públicos y la destinación que de los mismos se hace. Cuando aplicamos control interno estamos evaluando entre algunos aspectos lo siguiente: el cumplimiento de las normas, el establecimiento de planes, proyectos, programas; la gestión de la administración, la legalidad de las operaciones, la utilización de los recursos; los procedimientos utilizados en las realizaciones de las funciones públicas; y la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones. En materia contable, estos controles coadyuvan en el desempeño institucional, y se


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ejercen sobre las actividades propias de las oficinas de contabilidad y sobre los informes y resultados de las mismas. No se puede caer en el error en pensar que solo con el diseño de procedimientos se puede hacer un efectivo control interno, también hay que elaborar manuales de funciones y procedimientos que aportan al desarrollo de actividades pero que, en la mayoría de los casos no son tenidos en cuenta para su óptimo uso. La Ley 87 de 1.993 define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración, de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. 1.4.3.2 Marco y Normatividad Legal El artículo 269 de la Constitución Nacional, establece que en las entidades públicas, que las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cuál podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. La ley 87 de 1.993, establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado; “la presente ley se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las Empresas Industriales y comerciales del estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más del Capital Social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal”. La ley 136 de 1.994 autoriza a los municipios y a las entidades descentralizadas, así como a las personerias y contralorías municipales, através de sus representantes legales, la adecuada organización e implementación de sistemas de control interno en la forma prevista por las normas legales correspondientes. La ley 60 de 1.999 acerca del control interno y fiscal se refiere a los departamentos y municipios y sus entidades descentralizadas para que diseñen e implanten sistemas de control interno en la forma prevista por las normas legales correspondientes. La Ley 489 de 1.998 crea el sistema nacional de Control Interno, y establece los principios de la función administrativa , la cual promulga que esta se desarrollará conforme a principios constitucionales, conservando o apuntando a la buena fé, la igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad, y transparencia. Los principios antes


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mencionados se aplicarán igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen. Definiciones de los Principios de la Función Administrativa Igualdad: Implica no realizar discriminaciones de nínguna índole. Moralidad: actuar con honestidad en el desarrollo del proceso administrativo y no en provecho propio. Eficacia: cumplimiento de los objetivos preestablecidos mediante el buen uso de los procedimientos existentes. Economía: Lograr los menores costos, en el menor tiempo posible mediante buena gestión administrativa. Celeridad: procurar que los procedimientos adtvos sean ágiles y breves evitando así la tramitología innecesaria. Imparcialidad: aplicación de los procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa por parte del área administrativa. Publicidad: hacer de conocimiento público todas las actuaciones del ente público, a fin de que sean juzgadas como prueba de una gestión tranparente. La implantación de normas de control interno implica no sólo hacer conciencia de la necesidad de garantizar la transparencia de la gestión pública, sino de actuar con idoneidad, mediante una capacitación constante que permita a los responsables de tal implantación, contar con una herramienta imprescindible en el desarrollo de su labor. Este ejercicio del control interno deberá consultar los principios de la función administrativa reciente mencionados, y deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en especial a aquellos que tengan responsabilidad del mando. El Control interno se expresará a través de políticas aprobadas por los niveles directivos y administrativos de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones, y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.


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1.4.3.3 Objetivos del Control Interno Según la Ley 87 de 1.993 y atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar a la administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de control interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;

b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. e) Asegurar la confiabilidad y oportunidad de la información y sus registros. f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir

desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos. g) Que se disponga de propios mecanismos de verificación y evaluación por

parte del sistema de Control Interno; h) Disponer de proceos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y

desarrollo organizacional, acordes a la naturaleza y características de la entidad.

Los conceptos de eficacia y eficiencia son comprensibles, por lo que ellos incorporan junto con otros aspectos normalmente asociados con el ejercicio del control; protección de los bienes y recursos de la organización, oportuna y confiable información, etc. 1.4.3.4 Características del Control Interno También la Ley 87 de 1.993 define las características del Control Interno así:

a) Es el sistema de control interno parte integrante de los sistemas contables, financiero, de Planeación, de Información, y Opreacionales de la respectiva entidad.

b) Es una responsabilidad de la máxima autoridad de la organización mantenerlo, establecerlo, perfeccionarlo acorde a la naturaleza, estructura y misión de la Organización.

c) Conforme a los niveles de autoridad establecidos en cada entidad, así mismo se mantendrán los niveles de responsabilidad en la aplicación y cumplimiento del control interno.

d) Es la unidad de control interno la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad, y proponer al represnetante legal del mismo, las recomendaciones para mejorarlo;


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e) Para la preparación de la información operativa, administrativa y Financiera, todas las transacciones de la entidad deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna.

1.4.3.5 Elementos del Sistema de Control Interno La Ley 87 de 1.993, autoriza que toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que orientarán la aplicación del control interno:

a) Establecimiento de metas y objetivos tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que se requieran.

b) Definición de Políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;

c) Adopción de un sistema de organización adecuado para la ejecución de planes;

d) Delimitación precisa de autoridad y niveles de responsabilidad; e) Adopción de Normas para la protección y utilización racional de los recursos; f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y

sanciones; g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control

interno; h) Establecimiento de mecanismos que permitan control ciudadano a la gestión

de las entidades. i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión

y el control; j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la Gestión; k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de

directivos y demás personal de la entidad, y l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

1.4.3.6 Responsabilidad del Control Interno Según el artículo 6º de la Ley 87 de 1.993, el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será del Representante Legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igualque la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de los jefes de cada una de las áreas de las distintas entidades y organismos. Vale decir que los informes de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando las autoridades lo soliciten.


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1.4.3.7 Evaluación del Control Interno Por ser un proceso de mejoramiento permanente, donde la entidad va gradualmente superando las etapas críticas, hasta alcanzar los óptimos niveles establecidos en el funcionamiento sistémico del control interno. El Control Interno no es un proceso dependiente, sino un sistema multidireccional, el cual se compone de las siguientes fases que funcionan interactivamente o simultáneamente acorde al desarrollo de cada entidad. (Ver Figura 18 Fases del Control Interno, página ste.) El artículo 8 de la Ley 87 de 1.993 , establece como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno al representante legal del mismo, el velar por un adecuado sistema de evaluación y control de gestión sobre el mismo, según las características de la entidad y normatividad legal vigente. 1.4.3.8 El Control interno y La Contabilidad Hay que hacer un recordelis de los objetivos del Control Interno para poder determinar la importancia de la Contabilidad Pública frente al mismo, ya que por medio de esta misma se identifica la totalidad de los hechos Financieros, Económicos y Sociales, que suceden en cada entidad, lo que a su vez permite que todas sus operaciones se registren y respalden debidamente en documentos soporte aplicando las normas vigentes. La Contabilidad Pública se hace más visible en este ordenamiento institucional en el campo del control, debido a que el articulo sexto del Decreto 2145 de 1.999, a la CGN le corresponde diseñar e implantar políticas de control interno y coordinar con las entidades el cabal cumplimiento de las disposiciones que expida. De otra parte el Contador General de la Nación tiene asiento en el consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, instancia a la que le corresponden tareas como la adopción, divulgación, capacitación y aplicación de políticas, además de emitir pronunciamientos sobre futuras normas al respecto. Con esta labor mancomunada entre las diferentes esferas del control y la contabilidad pública, podemos solucionar deficiencias en cuanto al manejo de la información financiera, utilizándo esta última como una excelente herramienta de planificación y toma de decisiones para un mejor manejo de los recursos. 1.4.3.9 Fortalecimiento del Control Interno


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La directiva presidencial No 4 de 2.000, ha venido impulsando y fortaleciendo los sistemas de Control Interno y el papel que deben cumplir las oficinas de coordinación del sistema de control interno con el propósito de mejorar la gestión y transparencia de los resultados de las entidades públicas. Para lo anterior se han dado expresas instrucciones para que la Gerencia pública adopte medidas, tendientes a fortalecer estos instrumentos. Es importante analizar lo evidenciado por el informe presentado al Honorable Congreso de la República el pasado 20 de Julio, donde se establecieron diversas limitantes para un efectivo control interno en las entidades como sigue así:

1. El insuficiente compromiso por parte de lo servidores públicos con la cultura de la Planeación y el Autocontrol.

2. La parcial percepción de la alta dirección de las entidades sobre el verdadero sentido de los sistemas y su importancia para el mejoramiento institucional de la administración pública.

3. Deterioro de los valores y principios éticos en la formación del nuevo ciudadano colombiano.

4. La carencia de definición de procesos y procedimientos que ha originado la subutilización del recurso tecnológico y la ausencia de sistemas de información, no obstante las cuantiosas inversiones en équipos de cómputo, redes y teleprocesos que no han sido aprovechados en toda su extensión.

5. Falta de independencia y objetividad por parte de algunos jefes de control interno en la evaluación de los sistemas, debido a la subordinación legal y funcional directa con el representante legal de la entidad a la cual pertenece.

A causa de lo acaecido con el caso del ordinal 5 antes mostrado, se ha decidido dar nuevamente facultad nominadora para determinar los nombres de los jefes de las oficinas de control interno de las entidades, buscando fortalecer esta herramienta gerencial de primer orden. A partir de esta comunicación y directiva todos los nominadores de los organismos y entidades de la rama ejecutiva del orden nacional deben abstenerse de nombrar, encargar, trasladar, aceptar renuncias y remover a los respectivos jefes de control interno, función que será ejercida directamente por el Presidente de la República. Es decir las necesidades en materia de provisión definitiva o temporal de los referidos cargos deben ser canalizados por los jefes de la entidad correspondiente hacia la Presidencia de la República, a través del Departamento Administrativo de la Función Pública, dirección de políticas de control interno estatal y racionalización de trámites, organismo que prestará la asesoría pertinente, teniendo en cuenta , entre otros, estrictos parámetros de eficacia y méritos con el fin de obtener perfiles idóneos para la implantación de una cultura de autocontrol al interior del Estado.


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El decreto 1677 de 2.000 realiza una reestructuración al Departamento Administrativo de la función Pública, dando paso a la nueva Dirección de políticas de control interno estatal y racionalización de trámites, con las siguientes funciones entre otras:

1. Diseñar las políticas generales de Control Interno, en busca de la eficiencia, la eficacia, y la transparencia de la Gestión Pública.

2. Diseñar y proponer metodologías e instrumentos que fortalezcan y faciliten el desarrollo y evaluación de los sistemas de control interno de las entidades del Estado delorden nacional y territorial.

3. Establecer los métodos, medios y formas de divulgación y capacitación en materia de control interno, en coordinación con las entidades y organismos competentes.

4. Realizar en forma selectiva el monitoreo de los sistemas de control interno de las entidades del Estado y formular las recomendaciones pertinentes.

5. Orientar y regular el accionar de las oficinas de control interno en las entidades del orden nacional y territorial.

6. Participar en la orientación de los programas y acciones gubernamentales orientados a fomentar la transparencia y moralidad de la gestión pública, a incorporar en el quehacer administrativo los principios de ética, transparencia, racionalización de trámites, y la lucha contra la corrupción.

También se ratifica la responsabilidad por las actuaciones administrativas a los Gerentes Públicos en el diseño, implantación, desarrollo y mejoramiento continúo de los sistemas de control interno, tal como lo expresa la Constitución Política. Así mismo se reitera la obligación de cumplir con las políticas y estrategias generadas por el DAFP, el programa presidencial de lucha contra la corrupción y el Consejo asesor del Gobierno en materia de Control Interno, así como la aplicación de las herramientas para la transformación de la administración pública, cuyo seguimiento está a cargo de los Jefes de Control Interno. 1.4.3.10 Informes de Control Interno El decreto 2145 de Noviembre 4 de 1.999, “por el cual se dictan normas de sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones”; en cuyo texto se dice que corresponde a las oficinas de coordinación del control interno o quien haga sus veces, presentar antes del 30 de Enero de cada año al representante legal de la entidad correspondiente un informe ejecutivo anual sobre la evaluación del sistema de control interno institucional y copia del mismo deberá ser remitido antes del 16 de Febrero de cada año al consejo asesor en esta materia. (art 5 literal c) y 8 literal e).


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En el caso de las entidades adscritas y vinculadas de los niveles nacional y territorial, deberá presentarse el citado informe a las respectivas juntas o consejos directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos o entidades principales. Este mismo decreto establece una estandarización por parte del consejo asesor para los criterios de elaboración de los informes y el funcionamiento del sistema en todo el ámbito nacional, razón por la cual se ha elaborado como documento preliminar la guía básica de las oficinas de control interno y en la parte correspondiente a la comunicación de los resultados se presenta un modelo de informe ejecutivo anual, que se transcribe como referencia para la estructura en la presentación del siguiente informe:


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Finalmente en la práctica se ha visto que falta presencia de los órganos de control en las entidades públicas , para hacer mejor la gestión del control fiscal, ya que a través de la expedición de normas desde el interior y enviarlas a los entes fuera de la ciudad no surte el efecto esperado, si estas no hacen seguimiento permanente.

TERMINOLOGIA DE APOYO (Glosario)


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contabilidad y finanzas públicas

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