Módulo 4

11 de abril de 2019

Canales de Denuncia en Argentina

Diego H. Martínez

Impacto en el descubrimiento del fraude

Enfoque

Enforcement esperable por las autoridades de Argentina

Consideraciones útiles para las empresas de Argentina que deben implementarlas desde cero

Perspectiva del marco legal doméstico

Experiencia práctica

Fuente: Reporte a las Naciones 2018 de ACFE (Association of Certified Fraud Examiners)

Impacto en el descubrimiento del fraude

Impacto

• Incrementa chances de detección

• Reduce impacto de pérdida económica

• Especialmente útil p/ detección de la corrupción

KPMG. Global Profile of the fraudster. 2016.

Impacto en el descubrimiento del fraude

Pero…

KPMG. Global Profile of the fraudster. 2016. BDO. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015

Impacto en el descubrimiento del fraude

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Fraude, Investigaciones y Disputas

EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015

4. La malversación de fondos superaron los casos de conflictos de interésDurante el 2013, los casos de conflictos de intereses lideraron el ranking de fraudes. Si bien se mantienen en un rango similar, se nota un aumento de más del 100% en los casos de malversación de fondos. El dinero es el objetivo favorito de muchos defraudadores debido a que no necesita conversión o reducción y es fácil de ocultar. Muchas empresas y organizaciones, que consideran efectivos sus controles en torno a las disponibilidades, suelen presentar groseras vulnerabilidades que permiten que este tipo de fraudes.

5.¿Cómo se detectaron los casos?Los casos reportados se detectaron principalmente por denuncias anónimas, confirmando así la necesidad de implementar efectivos canales de recopilación de denuncias bajo esta modalidad.

Por denuncias anónimas (no línea ética) 39,0%

Por Línea Ética 25,7%

Unidad de prevención de fraudes 10,5%

Por causalidad 7,6%

Controles Gerenciales/Supervisión 6,7%

Auditoría Interna 5,7%

Por denuncias no anónimas (no línea ética) 3,8%

Otros 1,0%

Tipo de fraude

Malversación de fondos (efectivo y cheques) 44%

Conflicto de Interés 20.2%

Falsificación de firmas y documentos 11.0%

Fraude en compras y contrataciones 10.1%

Sobornos 7.3%

Inventarios 7.3%

Fraude en facturación, descuentos y reembolsos 5.5%

Regalos o beneficios ilegales 3.7%

Reembolsos de gastos 3.7%

Fraude en cuentas por cobrar(incobrables, rotacion de cobranzas, etc) 1.8%

Fraude en recursos humanos (selección, empleados fantasmas, liquidación, etc) 1.8%

Uso personal de bienes 1.8%

Acuerdo entre proveedores 0.9%

Alteración/manipulación de estados contables o de gestión 0.9%

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No es la única ni la principal alternativa

Sistema de denuncia

Obligación interna de denunciar

Línea Ética

Protección de whistleblower

Investigación interna

Cooperación con las autoridades

Reacción interna adecuada

Código / Políticas

Marco legal

• Derecho de control de los medios de producción reconocido en Art. 70 de LCT

• Derivación lógica del deber de vigilancia de los integrantes para evitar comisión de delitos (art. 304 CP)

• Elemento de un Pograma de Integridad adecuado en los términos de art. 23.III de Ley 27.401

• Límites en la confidencialidad de la información y la protección de datos personales.

“En la sociedad, además del infractor y el Estado, existen las víctimas y los no infractores, y ellos también tienen derechos. Es también un derecho constitucional de las víctimas, y de los no

infractores, la reconstrucción de los ilícitos” Fallo Skanska

Contexto

Características de la organización:• Cantidad de trabajadores• Dispersión en sedes• Acceso a medios de comunicación interna• Recursos

Idiosincracia y cultura:• Vocación participativa• Clima laboral• Fluidez de la comunicación interna

La relación con 3Ps:• Terceros relevantes y características de la relación• Idiosincracia de los integrantes de las 3Ps.

Interna:

-Mejor conocimiento insider.

-Mayor control por las autoridades.

-Integralidad de la respuesta ante crisis

-Solución artesanal a medida

Externa:

-Mayor independencia, profesionalismo y experiencia

-Más confiable para reportantes y stakeholders

- Estandarizadación según buenas prácticas

Según el relevamiento efectuado por BDO mas del 80% de las líneas éticas implementadas por empresas son de administración externa. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015

Cuestiones importantes

Obligación de denunciar correctamente establecida y comunicada

Canales accesibles a público interno y externo

Garantía de anonimato y reserva

Interacción segura con el reportante

Confidencialidad de la información y resguardo de datos personales

Múltiples canales

Pluralidad de canales

BDO. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2:

ARGENTINA 2014-2015

Telefónico Formulario web App Presencial

Postal Mail Buzón

¿y con lo que entra

por fuera de la línea que

hago…?

Manejo de la línea

Reglas claras

Responsables, permiso y acceso

Registración, gestión y traking de los asuntos

Seguridad de la información almacenada y transmitida

Filtros de clasificación de la información entrante

Tratamiento adecuado y expedito de los asuntos que ingresan

Derivación y archivo interno

Empleo de la información para reportes y estadísticas

Funcionamiento de líneas de denuncia

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Fraude, Investigaciones y Disputas

EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015

ii. Preferencia por la denuncia telefónica

El 43 % de las denuncias se recibieron en forma telefónica, seguido un 37,9% por plataforma web:

Canales de denuncias utilizados

0800 gratuito

Plataformas web

Email

No sabe

43.1%

37.9%

8.6%10.3%

iii.El horario laboral es el elegido para denunciar

El 56,7% de las denuncias se recibieron durante el horario laboral, mientras que un 27% se produjeron hasta una hora antes del inicio del mismo y un 8,1% hasta dos horas después de culminada la jornada. El 5,4% se recibieron durante el horario nocturno y apenas el 0,03% durante días no laborables.

Muchas denuncias son una respuesta a un impulso, a un hecho al cual el empleado o tercero responde reactivamente.

Por ejemplo, el pedido de una coima que despierta la indignación de un proveedor o una situación de acoso sexual que motiva a un compañero de la víctima. De ahí que la mayoría de las denuncias se produzcan en el horario laboral.

Aquellos que eligen la mañana, previo al ingreso, corresponden más a casos donde el denunciante viene conviviendo con una situación intolerable, cuya disconformidad se acrecienta cada mañana como una carga insostenible que incrementa diariamente. Los post trabajo, en cambio, son aquellos que procesan el dilema de denunciar o no camino a casa.

Un efectivo sistema de línea ética debe cubrir todas las opciones. Esto se logra a través de una combinación de canales, mínimamente incluyendo teléfono, plataforma web y email. Siendo que el principal método elegido es el teléfono, se sugiere asegurar una cobertura que al menos comience una hora antes del inicio de la jornada y se extienda durante la misma. El resto del tiempo, la cobertura telefónica no se justificaría en relación del mayor costo versus al beneficio que representa.

Asimismo, observamos una elevada cantidad de participantes (37%) sin información estadística sobre el funcionamiento de su línea ética. Este permite inferir una nula o pobre comunicación sobre los resultados de esta herramienta, recomendable para promover e incentivar su uso.

Oportunidad de las denuncias recibidas por línea ética

Durante el horario laboral

Hasta una hora antes del inicio de la jornada laboral

Hasta dos horas despues del fin de la jornada laboral

Durante la noche

Durante fines de semana y feriados

16.9%

3.4% 1.7%

5.1%

35.6%

BDO. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015

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iv.Un empresa recibió 300 denuncias en un año

La fortaleza o debilidad del programa ético de la organización incide en la cantidad de denuncias recibidas. La implementación de canales de denuncias es la mitad del camino. Sin acciones concretas y notorias relativas a las denuncias, los empleados leales dejarán de confiar y, por ende, de denunciar. Es necesario mantener activo el programa de difusión de los canales a través de actividades a lo largo del año.

La empresa que recibió 300 denuncias en un año, es decir un promedio de 25 mensuales, refleja un programa activo y efectivo. Evidentemente, el tamaño de la empresa también influye en el número de denuncias.

El 65,9% de los participantes han manifestado que sus líneas éticas han recibido más de 50 denuncias anuales, en rangos inferiores se dividen el resto de los participantes, siendo de destacar que solo una minoría ha recibido menos de 10 denuncias anuales:

v. Las organizaciones confían en las líneas éticas contratadas a especialistas

Hay básicamente tres sistemas de líneas éticas: interna, externa o mixta. La primera refiere a los canales manejados dentro de la organización. La externa es cuando se contrata el servicio a una firma especializada y mixta cuando hay una combinación de ambas, por ejemplo: teléfonos atendidos en la organización, página web y email contratados. Todos los sistemas tienen sus pros y sus contras.

Denuncias anuales

Más de 50 65,9%

Entre 25 y 50 20,1%

Entre 10 y 25 10,2%

Menos de 10 3,8%

El 81% de los participantes informaron que cuentan con un servicio de línea ética contratado:

Interna

Externa

Mixta

80.7%

12.3%7%

Consejos para contratar una línea ética

Adecuado balance entre precio y servicio: caro no siempre significa mejor. Los costos operativos de un servicio de línea ética no justifican costos astronómicos.

Servicio integral: debe contar con un número de teléfono gratuito tipo 0800, además de página web e email.

Manejada por especialistas en fraudes: la línea ética no es un call center para reclamos. Los operadores debe ser versados en fraude, contención humana y entrevistas.

Comunicación de denuncias a la empresa en tiempo real: Ud. no puede esperar 24 o 48hs a que el proveedor del servicio elabore un informe.

Contar con información estadística: el proveedor debe facilitarle el trabajo, aportando datos sobre tipo de denuncias, vía de ingreso y seriedad, entre otros.

Administración de casos: la herramienta provista debería contar con un administrador de casos para darle seguimiento a las denuncias y el resultado de las investigaciones.

Asesoramiento: el proveedor debe estar en condiciones de brindar asesoramiento para resolver los casos, mejorar el código de conducta e implementar protocolos de investigación.

Protección a WB

Falta de marco legal nacional

Necesidad de reglas internas

Anonimato y reserva por sobre

todo

No desvinculación / traslado / retaliación

Parte de las responsabilidades

del CCO

Límite a resguardo de

indentidad ante justicia

¡La protección al denunciante empieza en el diseño y manejo de la linea!

Denunciar es contrario al instinto de conservación… cuidemos al que se anima

Muchas gracias. Sigamos conversando

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