procedimiento de denuncias - esmax

PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS

Gerencia de Auditoría InternaCód.: AUDI-PR-7-2

2 PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS

1. Objetivo 3

2. Alcance 3

3. Definiciones 4

4. Responsabilidades 11

5. DescripcióndelProcedimiento 11

6. FrecuenciadeRevisiónyActualizacióndelProcedimiento 26

7. ControldeCambios 26

8. Registros 27

ÍNDICE

Aprobado por: Gerencia de Auditoría Interna

Fecha de Liberación: 07.07.2020

Fecha Próxima Actualización: 07.07.2021

Elaborado por: Gerencia Auditoría Interna

3PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS

La información contenida en este documento es de carácter corporativo y de uso interno Esmax y Filiales

1. OBJETIVO Establecer un procedimiento para la recepción, análisis, investigación y resolución de las

denunciasrecibidasaposiblescasos,situacionesoprácticascuestionablesenquenoseesté

cumpliendoloestablecidoenelModelodePrevenciónDelitos,elCódigodeÉticayConducta,

y/oleyes,estándares,reglamentos,políticas,procedimientosynormasexternaseinternas,

entreotras.

Esteprocedimientoesdealcanceparalassiguientesorganizaciones:

EsmaxDistribuciónSpA.

EsmaxRedLimitada.

EsmaxIndustrialSpA.

EsmaxInversionesS.A.

EsmaxInversionesIIS.A.

EnadelanteeindistintamentesemencionaráncomoESMAXyFiliales.

2. ALCANCE


Canal de Denuncias

Medioporelcuallosempleadosoterceros,puedenrealizarsusdenunciasanteviolaciones

a los EstándaresCorporativosdeConductaÉtica, reglamentos,políticas,procedimientos y

demásnormasinternasyexternasasociadasalaconductaéticayalModelodePrevención

deDelitos.

Estándares Corporativos de Conducta Ética

Guía para que los miembros del Directorio de ESMAX y Filiales y para cada empleado

independientedesurangojerárquico,presentenunaconductabasadaenuncomportamiento

cuyosvalorescorrespondanalosqueESMAXyFilialesdeseapromoverqueincluyeelCódigode

ÉticayConductaypolíticasyprocedimientosquelocomplementan,ModelodePrevención

deDelitos,yotrosprocedimientosypolíticasestablecidosporlaCompañía.

3. DEFINICIONES



Denuncia

Es la puesta en conocimiento de una conducta o situación cuestionable, inadecuada o

aparenteincumplimientodelosEstándaresCorporativosdeConductaÉtica,leyes,políticas,

procedimientosydemásnormasinternasyexternasanteelentecompetentedesignadopor

ESMAXyFiliales.

Denunciante

Sujeto que mediante los conductos establecidos y regulares puede revelar o poner en

conocimiento violaciones a leyes, estándares, reglamentos, políticas, procedimientos y

demásnormasinternasyexterna.

Sanción

Consecuencia o efecto de cometer una infracción asociada al incumplimiento de leyes,

estándares,reglamentos,políticas,procedimientosydemásnormasinternasyexternas.


Lavado de activos (en aspectos de la Ley N°20.393)

Seentiendecualquieractotendienteaocultarodisimularelorigenilícitodedeterminados

bienes,asabiendasqueprovienendelaperpetracióndedelitosrelacionadosconeltráfico

ilícitodedrogas,terrorismo,tráficodearmasyotros,deconformidadaloestablecidoenel

artículo27delaLeyN°19.913.

Financiamiento al terrorismo (en aspectos de la Ley N°20.393)

Consisteenlaacciónejecutadaporcualquiermedio,directaoindirectamente,desolicitar,

recaudaroproveerfondosconlafinalidaddequeseutilicenenlacomisióndecualquiera

delosdelitosterroristasseñaladosenelartículo2º.Loanterior,deconformidadalartículo

8delaLeyN°18.314.

Receptación (en aspectos de la Ley N°20.393)

El que conociendo su origen o no pudiendo menos que conocerlo, tenga en su poder, a

cualquiertítulo, especieshurtadas, robadasuobjetode abigeato; las transporte, compre,



venda,transformeocomercialiceencualquierforma,auncuandoyahubiesedispuestode

ellas,deacuerdoalartículo456bisA,delCódigoPenal.

Cohecho (en aspectos de la Ley N°20.393)

Consiste en ofrecer o consentir en dar a un funcionario público nacional o extranjero un

beneficioeconómicoodeotranaturaleza,enprovechodeésteodeuntercero,paraque

realiceciertasaccionesoincurraenomisionespropiasdesucargo.Loanterior,deconformidad

alosartículos250y251bisdelcódigopenal.

Soborno entre particulares (en aspectos de la Ley N°20.393)

Solicitar, aceptar, dar u ofrecer un beneficio económico o de otra naturaleza, para sí o

un tercero,para favorecer la contratación conunoferentepor sobreotro.Conformea lo

establecidoenlosartículos287bisy287terdelcódigopenal.


Negociación incompatible (en aspectos de la Ley N°20.393)

El director o gerente de una sociedad anónima que directa o indirectamente se interese

personalmenteencualquiernegociaciónqueinvolucrealasociedad.Conformealoestablecido

enelartículo240delcódigopenal.

Apropiación indebida (en aspectos de la Ley N°20.393)

A los que, enperjuicio deotro, se apropien dedineroo bienes, quehubiese recibido en

administración, existiendo la obligación de devolverlo. Conforme a lo establecido en el

numeral1delartículo470delcódigopenal.

Administración desleal (en aspectos de la Ley N°20.393)

Elqueteniendoasucargolagestióndelpatrimoniodeotrapersona,ocasionareperjuicio

alinterésdeldueñodelpatrimonio.Conformealoestablecidoenelnumeral11delartículo

470delcódigopenal.



Delito de contaminación de aguas

Al que, sin autorización, o contraviniendo sus condiciones o infringiendo la normativa

aplicableintrodujereomandareintroducirenelmar,ríos,lagosocualquierotrocuerpode

agua,agentescontaminantesquímicos,biológicosofísicosquecausendañoalosrecursos

hidrobiológicos. Lo anterior, por imprudencia omera negligencia ejecutare las conductas

descritas.

Delito relacionado con la veda de productos

Procesamiento,apozamiento,transformación,transporte,comercializaciónyalmacenamiento

derecursoshidrobiológicosvedadosylaelaboración,comercializaciónyalmacenamientode

productosderivadosdeéstos.

Pesca ilegal de recursos del fondo marino

Realizacióndeactividadesextractivasenáreasdemanejoyexplotaciónderecursosbentónicos

sinlosderechoscorrespondientes.(Art139bis)


Procesamiento, almacenamiento de productos escasos (colapsados o

sobreexplotados) sin acreditar origen legal

Procesamiento, elaboración o almacenamiento de recursos hidrobiológicos o productos

derivadosdeellos,respectode loscualesnoseacreditesuorigen legal,ycorrespondana

recursosenestadodecolapsadoosobreexplotado;ysucomercialización.(Art139ter)

Inobservancia del aislamiento u otra medida preventiva

El que, a sabiendas y teniendo autoridad para disponer el trabajo de un subordinado, le

ordeneconcurrirallugardedesempeñodesuslaborescuandoésteseadistintodesudomicilio

oresidencia,yeltrabajadorseencuentreencuarentenaoaislamientosanitarioobligatorio

decretadoporlaautoridadsanitaria,serácastigadoconpresidiomenorensusgradosmínimo

amedioyunamultadediezadoscientasunidadestributariasmensualesporcadatrabajador

alqueselehubiereordenadoconcurrir.(Art.318ter)



Terceros

Cualquierpersonanaturalojurídica,quesevinculayaseaporunarelacióncomercial,jurídica

odeotrotipoaESMAXyFiliales.

El Comité de Ética y el Encargado de Prevención de Delitos son los responsables de la

operacióndeloscanalesdedenuncias,asícomodeladifusióndeesteprocedimiento.

A. Sujetos involucrados

Denunciante

Cualquier sujeto (empleado, contratista, tercero) que desee usar los conductos regulares

jerárquicos o especiales, para revelar o poner en conocimiento una potencial violación a

losEstándaresCorporativosdeConductaÉtica,normativasinternas,legalesoalModelode

PrevencióndeDelitosoCódigodeÉticayConducta.

4. RESPONSABILIDADES

5. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO


Encargado de Prevención de Delitos

Funcionario interno con dependencia directa del Directorio de ESMAX y Filiales, que

coordinarálasactividadesadesarrollar,unavezrecibidayanalizadaqueladenunciatiene

relaciónalaLeyN°20.393.Eselencargadoderecabarantecedentespreliminaresparaversi

correspondeinformaralComitédeÉticaparadarcursoaaccionespertinentes.

Comité de Ética

Eselórganoencargadodefomentarypromoverlasconductaséticasenlosnegociosenlos

queparticipaESMAXyFiliales,ademásdevelarporelcumplimientodeésteprocedimiento.

Recibe lasdenunciasydefineel iniciode la investigaciónoelcursoaseguir.ElComitéde

ÉticaestáintegradoporelGerenteGeneral,GerentedeAuditoríaInterna,GerentePersonas,

GerentedeAdministraciónyFinanzasyGerenteLegal.



B. Canales de consultas y denuncias

Cuando un empleado toma conocimiento de alguna circunstancia o hecho que pueda

constituir una violación o infracción al Estándar Corporativo de Conducta Ética o ante

uno de los delitos incorporados en nuestro Modelo de Prevención de Delitos tiene la

responsabilidad de reportarlo a través de alguno de los Canales de Denuncias

habilitados. También es obligación de los empleados o usuarios del sistema, utilizar el

Canal de Denuncias exclusivamente para los fines establecidos en este Procedimiento.

EsmaxyFilialesconsideradiversasvíasasociadasalacanalizacióndedenuncias,a lascuales,

tantoempleadoscomotercerospuedenacudirencasodedudasodedetectarincumplimientos:

CorreoelectrónicoalEncargadodePrevencióndeDelitos:canaldenuncias@

esmax.cl.

Correogenéricoatravésdelapáginawebwww.esmax.cl.

Correogenéricoatravésdelaintranetcorporativa.


ContactotelefónicoalEncargadodePrevencióndeDelitos:800800688.

Cualquier denuncia deberá efectuarse de buena fe y contener antecedentes suficientes

que permitan dar curso a una investigación. Se considerará una violación al presente

procedimiento, lapresentacióndeunadenuncia falsaconconocimientodedichafalsedad

o hecha con el solo objeto de perjudicar a algún otro empleadoo tercero o la imageno

reputacióndelaCompañía.

ElEncargadodePrevencióndeDelitosgarantizarálaconfidencialidaddelainformaciónde

lassituacionesinformadas.

C. SeguimientodelaDenuncia

RecepcióndelaDenuncia:Acadadenunciarecibidaseleasignauncódigode

denuncia.



ClasificacióndelaDenuncia:Cuandosetratededenunciasqueserefierana

presuntasviolacionesoincumplimientosdelModelodePrevencióndeDelitosdeESMAXy

FilialesoquetenganrelaciónconlosdelitosestablecidosenlaLeyN°20.393,elEncargado

dePrevencióndeDelitos las analizará y se regiráporel presenteprocedimiento y tendrá

unplazode3díashábiles,contadosdesdelarecepcióndelamismaparainiciarlaetapade

investigación.

Cuandose tratededenunciascuya investigaciónseencuentre reguladapor ley, (ejemplo:

acososexual),éstassederivaránaláreacorrespondientedeacuerdoalprocedimientoque

corresponda.

SiladenunciaesdealtagravedadseenvíaalPresidentedelComitédeÉticaparavalidarcomo

proceder. Las denuncias de alta gravedad corresponden a aquellas denuncias que tienen

comodenunciadoaalgúnmiembrodelComitédeÉtica,Directorio,miembrodeláreaque

resuelvelasdenunciasolaprimeralíneadelaadministración.


D. Investigación de la Denuncia (cuando tenga relación con la Ley N°20.393)

ElEncargadodePrevencióndeDelitosoquienéstedesigne,previoacuerdoconelComité

de Ética, realizará la investigación, estando facultadopara interactuar con elDenunciante

para efectos de recabar mayores detalles y así dar un apropiado y oportuno curso a la

investigación.

i. Revisión preliminar de antecedentes

ElEncargadodePrevencióndeDelitosrealizaráunarevisiónpreliminardeantecedentesde

acuerdoalosiguiente:

Fechayhoradeladenuncia.

Lugarendondehasucedidoelincidente.

Tipodeinfracción:

Lavadodeactivo.



Financiamientoalterrorismo.

Receptación.

Cohechoafuncionariopúbliconacionaloextranjero.

Sobornoentreparticulares.

Negociaciónincompatible.

Apropiaciónindebida.

Administracióndesleal.

Contaminacióndeaguas.

Inobservanciadelaislamientouotramedidapreventiva.

AcosoLaboral.

AcosoSexual.

Roboohurto.

Fraude.

Otros.


Sielpersonalesinternooexterno.

Deseodepermanecerenelanonimato.

Personascomprometidasenlasituación(nombre,apellido,cargoyárea).

Tiempoquesecreequehaestadosucediendolasituación.

Formaenquesediocuentadelasituación.

Detallesrelacionadosconlapresuntainfracción,inclusivelasubicacionesde

lostestigosycualquierotrainformaciónquepuedaservaliosaenlaevaluación

yresoluciónfinaldeestasituación.

Información de respaldo, por ejemplo: fotos, grabaciones de voz, videos,

documentos,entreotros.



Atendidalacomplejidadourgenciadeloshechosdenunciados,elEncargadodePrevención

deDelitos,posterioralarevisiónpreliminaryenbaseaésta,determinaráelcursodeacción

aseguir:

ParadenunciasquenotenganqueverconlosdelitosdelaLey20.393este

debeenviarlainformaciónaláreaquecorresponda.

ParadenunciasquetenganqueverconinfraccionesdelaLey20.393,sedebe

comenzarconlainvestigaciónyposteriormentepresentarlainformaciónenel

ComitédeÉtica,pararesolverladenunciarecibida,conlaevidenciaobtenida.

Para denuncia de alta gravedad , se debe presentar la información al

PresidentedelComitédeÉtica,previoalasesiónnormaldelComitédeÉtica,

paraconocercómoprocederconladenuncia.


ii. Notificación al Denunciado.

El Encargado de Prevención de Delitos, según corresponda, iniciará la etapa de

investigaciónpudiendonotificaraldenunciante(soloencasoqueladenunciaseanominativa)con

respectoaliniciodeunprocedimientodeinvestigaciónsiempreycuandodichanotificaciónno

obstaculice la recopilación de información. El Encargado de Prevención de Delitos debe

evaluar si los antecedentes aportados por elDenunciante son suficientes para iniciar una

investigación.Encasoquenolosean,contactaráalDenunciante(soloencasoqueladenuncia

seanominativa)parasolicitarquesecomplementenoagreguenantecedentes,quientendrá

unplazode10díashábilesparaaportarlos.Denorecibirselosantecedentesrequeridosen

elplazoindicado,sedaráporcerradoelcaso.Laconclusiónrespectodelainsuficienciade

antecedentesdeberáserfundada.



iii. Proceso de Investigación.

Cuando se trate de unaDenuncia que no deba ser tratada por un área en particular, de

acuerdo a la normativa vigente, el EncargadodePrevencióndeDelitos comenzará con la

investigaciónyarecabarlosantecedentesnecesariosparaposteriormentellevarloalasesión

delComitédeÉtica.

En el curso de una investigación, se podrá interactuar con el Denunciante (si se hubiera

identificado)paraefectosde recabarmayoresdetalles yasídarunapropiadoyoportuno

cursoalainvestigación.Lasactividadesalmenosaconsiderarson:

Recopilarinformaciónsobreelhechodenunciado.

EntrevistaralpersonalinvolucradoenlaDenuncia.

Analizarlainformaciónobtenidamediantelarecopilaciónyentrevistas

sostenidas.

Documentarlainvestigaciónefectuada(procedimientosypruebasrealizadas)

ylosresultadosobtenidos.


Concluiracercadelainvestigaciónrealizada.

Medidascorrectivasquesepuedanrecomendar.

El Encargado de Prevención de Delitos podrá informar al Denunciante si se encontrara

identificado,delasaccionestomadas,almomentodelarecepcióndelaDenuncia,durantesu

investigaciónyenlafinalizacióndelarevisión.

Una vez que el Encargado de Prevención de Delitos, haya concluido la etapa de investigación,

procederá a emitir un informe al Comité de Ética sobre la existencia de hechos

constitutivosdeinfracciónalModelodePrevencióndeDelitosoinfraccionesdeotrotipo,según

corresponda.Ademásdeunapropuestadesancionesaplicables.

El informecontendrá la identificacióndelDenunciado,de los testigosquedeclararonyde

lapruebaofrecida,unarelaciónde loshechospresentados, lasconclusionesaque llegóy

sancionesqueseproponenparael caso.Encasodeque loshechos tengancaracteresde



delito(señaladosenlaLeyN°20.393)ynoseasuficiente lassanciones laboralesderivadas

delaviolaciónalModelodePrevencióndeDelitos,elComitédeÉticapodrádecidirquese

remitanantecedentesalasautoridadescompetentes.

Elprocesodeinvestigaciónnopodrásuperarelplazomáximode30díashábiles.Sidentro

dedichoplazo,nopudieraconcluirlainvestigación,deberáinformarelestadodeavancede

laDenunciaalComitédeÉtica,quiendecidirásiarchivaladenunciaolasaccionesaseguir.

Terminada la etapa de investigación y evacuado el informe respectivo, el Encargado de

PrevencióndeDelitos, lonotificará inmediatamentea laGerenciacorrespondiente, laque

adoptarálasanciónsugerida.

Todoelprocesodeinvestigaciónseconsignaráporescrito,dejándoseconstanciadelasac-

cionesrealizadasporelEncargadodePrevencióndeDelitos,delasdeclaracionesefectuadas

porlostestigos,siloshubo,ydelaspruebasqueseaportaron.Semantendráestrictareserva

delprocedimientoysegarantizaráaldenunciadolaposibilidaddeseroído.


Esmaxyfilialesseobligaa respetarentodomomento losderechos fundamentalesde los

empleadosdenunciadosydenunciantes.

Demanerainformativa,serealizaráunresumendelasdenunciasrecibidas,casosresueltos,

motivosdelasdenuncias,entreotrostemas,elcualserállevadoalDirectoriodemanerade

asegurarsudebidoconocimientorespectoalasdenuncias.

E. Comunicaciones

AlfinalizarelprocesodeinvestigaciónysielDenunciantesehubieraidentificado,elEncargado

dePrevencióndeDelitospodrácomunicarelresultadodelainvestigaciónpormedioidóneo:

Sielresultadohasidopositivo:“Hemosverificadolainformaciónquenosha

facilitadoyhemoscomprobadoqueseajustaa loshechosdenunciados.Enconsecuencia,

EsmaxyFilialeshaprocedidoatomarlasmedidasconqueleamparalalegislaciónvigente

paraestoscasos.Agradecemossucolaboraciónydamosporconcluidaestainvestigación”.



Si el resultado ha sido negativo por falta de información: “Agradecemos la

informaciónquenosha facilitado,aunque le informamosque losdatosaportadosnoson

suficientesparaconcluirsobreladenuncia”.

Sielresultadohasidonegativopornoconstituirinfracción:“Hemosverificadola

informaciónaportadaynohemospodidocomprobarqueseajustealoshechosdenunciados,

porloquedamosporconcluidaestainvestigación”.

Sial concluirelproceso,elDenunciantenoquedarasatisfechocon ladecisióncomunicada,

puede replantear por escrito la denuncia directamente al Comité de Ética, en un plazo

máximode10díashábiles,quienesdeterminaránsiespertinenteunanuevainvestigación,

informandooportunamentesobreladecisiónadoptadaalDenunciante.

ElDenunciantenoserá informadosobreeldetallede lasmedidascorrectivasosanciones

aplicadas.


El presente procedimiento será revisado y actualizado periódicamente en función de

las necesidades, a partir de su entrada en vigencia, por el Encargado de Prevención de

DelitosoelComitédeÉtica,quienespropondránloscambiostantodeformacomodefondo

correspondientes.

6. FRECUENCIA DE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHADEMODIFICACIÓN

001

002

22-03-2019

07-07-2020

ASPECTOSMODIFICADOS

· VersiónoriginalformatoPROMAX

·IncorporacióndelitodelArt.318ter,delcódigoPenal



8. REGISTROS

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO

Procedimiento deDenuncias

GRADODESIGILO

Eléctronico

PROTECCIÓN

Accesoalsistemaporclave ycontraseñaySistemaprotegidoporbackup

RECUPERACIÓN TIEMPODERETENCIÓN

Permanente

DESCARTE

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