Módulo 4
11 de abril de 2019
Canales de Denuncia en Argentina
Diego H. Martínez
Impacto en el descubrimiento del fraude
Enfoque
Enforcement esperable por las autoridades de Argentina
Consideraciones útiles para las empresas de Argentina que deben implementarlas desde cero
Perspectiva del marco legal doméstico
Experiencia práctica
Fuente: Reporte a las Naciones 2018 de ACFE (Association of Certified Fraud Examiners)
Impacto en el descubrimiento del fraude
Impacto
• Incrementa chances de detección
• Reduce impacto de pérdida económica
• Especialmente útil p/ detección de la corrupción
KPMG. Global Profile of the fraudster. 2016.
Impacto en el descubrimiento del fraude
Pero…
KPMG. Global Profile of the fraudster. 2016. BDO. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015
Impacto en el descubrimiento del fraude
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Fraude, Investigaciones y Disputas
EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015
4. La malversación de fondos superaron los casos de conflictos de interésDurante el 2013, los casos de conflictos de intereses lideraron el ranking de fraudes. Si bien se mantienen en un rango similar, se nota un aumento de más del 100% en los casos de malversación de fondos. El dinero es el objetivo favorito de muchos defraudadores debido a que no necesita conversión o reducción y es fácil de ocultar. Muchas empresas y organizaciones, que consideran efectivos sus controles en torno a las disponibilidades, suelen presentar groseras vulnerabilidades que permiten que este tipo de fraudes.
5.¿Cómo se detectaron los casos?Los casos reportados se detectaron principalmente por denuncias anónimas, confirmando así la necesidad de implementar efectivos canales de recopilación de denuncias bajo esta modalidad.
Por denuncias anónimas (no línea ética) 39,0%
Por Línea Ética 25,7%
Unidad de prevención de fraudes 10,5%
Por causalidad 7,6%
Controles Gerenciales/Supervisión 6,7%
Auditoría Interna 5,7%
Por denuncias no anónimas (no línea ética) 3,8%
Otros 1,0%
Tipo de fraude
Malversación de fondos (efectivo y cheques) 44%
Conflicto de Interés 20.2%
Falsificación de firmas y documentos 11.0%
Fraude en compras y contrataciones 10.1%
Sobornos 7.3%
Inventarios 7.3%
Fraude en facturación, descuentos y reembolsos 5.5%
Regalos o beneficios ilegales 3.7%
Reembolsos de gastos 3.7%
Fraude en cuentas por cobrar(incobrables, rotacion de cobranzas, etc) 1.8%
Fraude en recursos humanos (selección, empleados fantasmas, liquidación, etc) 1.8%
Uso personal de bienes 1.8%
Acuerdo entre proveedores 0.9%
Alteración/manipulación de estados contables o de gestión 0.9%
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No es la única ni la principal alternativa
Sistema de denuncia
Obligación interna de denunciar
Línea Ética
Protección de whistleblower
Investigación interna
Cooperación con las autoridades
Reacción interna adecuada
Código / Políticas
Marco legal
• Derecho de control de los medios de producción reconocido en Art. 70 de LCT
• Derivación lógica del deber de vigilancia de los integrantes para evitar comisión de delitos (art. 304 CP)
• Elemento de un Pograma de Integridad adecuado en los términos de art. 23.III de Ley 27.401
• Límites en la confidencialidad de la información y la protección de datos personales.
“En la sociedad, además del infractor y el Estado, existen las víctimas y los no infractores, y ellos también tienen derechos. Es también un derecho constitucional de las víctimas, y de los no
infractores, la reconstrucción de los ilícitos” Fallo Skanska
Contexto
Características de la organización:• Cantidad de trabajadores• Dispersión en sedes• Acceso a medios de comunicación interna• Recursos
Idiosincracia y cultura:• Vocación participativa• Clima laboral• Fluidez de la comunicación interna
La relación con 3Ps:• Terceros relevantes y características de la relación• Idiosincracia de los integrantes de las 3Ps.
Interna:
-Mejor conocimiento insider.
-Mayor control por las autoridades.
-Integralidad de la respuesta ante crisis
-Solución artesanal a medida
Externa:
-Mayor independencia, profesionalismo y experiencia
-Más confiable para reportantes y stakeholders
- Estandarizadación según buenas prácticas
Según el relevamiento efectuado por BDO mas del 80% de las líneas éticas implementadas por empresas son de administración externa. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015
Cuestiones importantes
Obligación de denunciar correctamente establecida y comunicada
Canales accesibles a público interno y externo
Garantía de anonimato y reserva
Interacción segura con el reportante
Confidencialidad de la información y resguardo de datos personales
Múltiples canales
Pluralidad de canales
BDO. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2:
ARGENTINA 2014-2015
Telefónico Formulario web App Presencial
Postal Mail Buzón
¿y con lo que entra
por fuera de la línea que
hago…?
Manejo de la línea
Reglas claras
Responsables, permiso y acceso
Registración, gestión y traking de los asuntos
Seguridad de la información almacenada y transmitida
Filtros de clasificación de la información entrante
Tratamiento adecuado y expedito de los asuntos que ingresan
Derivación y archivo interno
Empleo de la información para reportes y estadísticas
Funcionamiento de líneas de denuncia
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Fraude, Investigaciones y Disputas
EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015
ii. Preferencia por la denuncia telefónica
El 43 % de las denuncias se recibieron en forma telefónica, seguido un 37,9% por plataforma web:
Canales de denuncias utilizados
0800 gratuito
Plataformas web
No sabe
43.1%
37.9%
8.6%10.3%
iii.El horario laboral es el elegido para denunciar
El 56,7% de las denuncias se recibieron durante el horario laboral, mientras que un 27% se produjeron hasta una hora antes del inicio del mismo y un 8,1% hasta dos horas después de culminada la jornada. El 5,4% se recibieron durante el horario nocturno y apenas el 0,03% durante días no laborables.
Muchas denuncias son una respuesta a un impulso, a un hecho al cual el empleado o tercero responde reactivamente.
Por ejemplo, el pedido de una coima que despierta la indignación de un proveedor o una situación de acoso sexual que motiva a un compañero de la víctima. De ahí que la mayoría de las denuncias se produzcan en el horario laboral.
Aquellos que eligen la mañana, previo al ingreso, corresponden más a casos donde el denunciante viene conviviendo con una situación intolerable, cuya disconformidad se acrecienta cada mañana como una carga insostenible que incrementa diariamente. Los post trabajo, en cambio, son aquellos que procesan el dilema de denunciar o no camino a casa.
Un efectivo sistema de línea ética debe cubrir todas las opciones. Esto se logra a través de una combinación de canales, mínimamente incluyendo teléfono, plataforma web y email. Siendo que el principal método elegido es el teléfono, se sugiere asegurar una cobertura que al menos comience una hora antes del inicio de la jornada y se extienda durante la misma. El resto del tiempo, la cobertura telefónica no se justificaría en relación del mayor costo versus al beneficio que representa.
Asimismo, observamos una elevada cantidad de participantes (37%) sin información estadística sobre el funcionamiento de su línea ética. Este permite inferir una nula o pobre comunicación sobre los resultados de esta herramienta, recomendable para promover e incentivar su uso.
Oportunidad de las denuncias recibidas por línea ética
Durante el horario laboral
Hasta una hora antes del inicio de la jornada laboral
Hasta dos horas despues del fin de la jornada laboral
Durante la noche
Durante fines de semana y feriados
16.9%
3.4% 1.7%
5.1%
35.6%
BDO. EL FRAUDE EN TIEMPO DE CRISIS 2: ARGENTINA 2014-2015
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iv.Un empresa recibió 300 denuncias en un año
La fortaleza o debilidad del programa ético de la organización incide en la cantidad de denuncias recibidas. La implementación de canales de denuncias es la mitad del camino. Sin acciones concretas y notorias relativas a las denuncias, los empleados leales dejarán de confiar y, por ende, de denunciar. Es necesario mantener activo el programa de difusión de los canales a través de actividades a lo largo del año.
La empresa que recibió 300 denuncias en un año, es decir un promedio de 25 mensuales, refleja un programa activo y efectivo. Evidentemente, el tamaño de la empresa también influye en el número de denuncias.
El 65,9% de los participantes han manifestado que sus líneas éticas han recibido más de 50 denuncias anuales, en rangos inferiores se dividen el resto de los participantes, siendo de destacar que solo una minoría ha recibido menos de 10 denuncias anuales:
v. Las organizaciones confían en las líneas éticas contratadas a especialistas
Hay básicamente tres sistemas de líneas éticas: interna, externa o mixta. La primera refiere a los canales manejados dentro de la organización. La externa es cuando se contrata el servicio a una firma especializada y mixta cuando hay una combinación de ambas, por ejemplo: teléfonos atendidos en la organización, página web y email contratados. Todos los sistemas tienen sus pros y sus contras.
Denuncias anuales
Más de 50 65,9%
Entre 25 y 50 20,1%
Entre 10 y 25 10,2%
Menos de 10 3,8%
El 81% de los participantes informaron que cuentan con un servicio de línea ética contratado:
Interna
Externa
Mixta
80.7%
12.3%7%
Consejos para contratar una línea ética
Adecuado balance entre precio y servicio: caro no siempre significa mejor. Los costos operativos de un servicio de línea ética no justifican costos astronómicos.
Servicio integral: debe contar con un número de teléfono gratuito tipo 0800, además de página web e email.
Manejada por especialistas en fraudes: la línea ética no es un call center para reclamos. Los operadores debe ser versados en fraude, contención humana y entrevistas.
Comunicación de denuncias a la empresa en tiempo real: Ud. no puede esperar 24 o 48hs a que el proveedor del servicio elabore un informe.
Contar con información estadística: el proveedor debe facilitarle el trabajo, aportando datos sobre tipo de denuncias, vía de ingreso y seriedad, entre otros.
Administración de casos: la herramienta provista debería contar con un administrador de casos para darle seguimiento a las denuncias y el resultado de las investigaciones.
Asesoramiento: el proveedor debe estar en condiciones de brindar asesoramiento para resolver los casos, mejorar el código de conducta e implementar protocolos de investigación.
Protección a WB
Falta de marco legal nacional
Necesidad de reglas internas
Anonimato y reserva por sobre
todo
No desvinculación / traslado / retaliación
Parte de las responsabilidades
del CCO
Límite a resguardo de
indentidad ante justicia
¡La protección al denunciante empieza en el diseño y manejo de la linea!
Denunciar es contrario al instinto de conservación… cuidemos al que se anima
Muchas gracias. Sigamos conversando
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