bogotá d.c., septiembre de 2017 - presidencia de la...
TRANSCRIPT
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA
VERSIOacuteN Ndeg 2
Bogotaacute DC Septiembre de 2017
2
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIOacuteN -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1 OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 2 ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 3 TEacuteRMINOS Y DEFINICIONES ----------------------------------------------------------------------------------- 4 4 POLIacuteTICA DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA ------------------------------------------- 5 5 LINEAMIENTOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
51 GENERALES --------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
511 Contenido ------------------------------------------------------------------------------------------------ 6
512 Forma ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
513 Seguridad de la Informacioacuten ------------------------------------------------------------------------- 7
52 ESPECIacuteFICAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7
53 Comunicacioacuten Interna ---------------------------------------------------------------------------------------------- 9
531 Plan de Comunicacioacuten Interna -------------------------------------------------------------------------------- 9
54 Comunicacioacuten Externa ------------------------------------------------------------------------------------------- 13
543 Canales de Comunicacioacuten Externa ------------------------------------------------------------------------ 16
5212 Esquema de Comunicacioacuten Externa ------------------------------------------------------------------- 20
6 POLITICA EDITORIAL ------------------------------------------------------------------------------------------ 23 8 MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 9 REQUISITOS TEacuteCNICOS--------------------------------------------------------------------------------------- 24 10 DOCUMENTOS ASOCIADOS------------------------------------------------------------------------------ 24 11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO -------------------------------------------------------------------- 24
3
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
INTRODUCCIOacuteN
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) se propende por el fortalecimiento de la comunicacioacuten tanto al interior como al exterior de la entidad De esta manera se promueve la transparencia y la participacioacuten de funcionarios oacuterganos de control veeduriacuteas ciudadanas y ciudadaniacutea en general a traveacutes de la divulgacioacuten de la informacioacuten institucional a estos grupos de intereacutes fortaleciendo asiacute el quehacer institucional la imagen institucional y la toma de decisiones al interior de la Entidad De acuerdo con lo anterior y considerando que en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) se mantiene comunicacioacuten continua con la ciudadaniacutea y diversos grupos de intereacutes internos y externos y que por su naturaleza requiere la recepcioacuten y entrega oportuna de informacioacuten pone en funcionamiento diversas estrategias de comunicaciones A continuacioacuten se presenta el Manual de Comunicacioacuten Interna y Externa el cual se configura en un elemento estrateacutegico de la planeacioacuten y va maacutes allaacute de la entrega de informacioacuten a las partes interesadas Este se encuentra en concordancia con las leyes decretos directivas presidenciales y poliacuteticas gubernamentales relacionadas con las comunicaciones del DAPRE y el Gobierno Nacional
4
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
1 OBJETIVO Establecer las directrices generales para el manejo efectivo de la comunicacioacuten interna y externa asociado a todos los procesos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) en el marco de las funciones responsabilidades y la normatividad aplicable
2 ALCANCE Las directrices definidas en este manual aplican para todos los funcionarios y contratistas del DAPRE en la ejecucioacuten de sus procesos el desarrollo de sus funciones y la normatividad aplicable
3 TEacuteRMINOS Y DEFINICIONES Canal de comunicacioacuten Espacio o escenario a traveacutes del cual se emite un mensaje y se da la posibilidad de interactuar estableciendo un contacto directo entre el emisor del mensaje y los receptores del mismo Clientes usuarios o grupos de intereacutes Son las partes interesadas con las cuales se establece un flujo de comunicacioacuten que aplica para todos los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica Entre estos se incluyen Presidente y Vicepresidente de la Repuacuteblica Entidades estatales Poblacioacuten beneficiaria Entes de control Servidores puacuteblicos DAPRE Gremios Academia y medios de comunicacioacuten Poblacioacuten general Comunicacioacuten Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexioacuten en un momento y espacio determinados para transmitir intercambiar o compartir ideas informacioacuten o significados que son comprensibles para ambos Emisor Es la persona encargada de codificar generar y transmitir un mensaje de intereacutes a traveacutes de diferentes medios y canales Informacioacuten Hace referencia a un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje Informacioacuten y Comunicacioacuten Interna ldquoEs el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la funcioacuten de la entidad y se difunden en su interior para una clara identificacioacuten de los objetivos
5
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
las estrategias los planes los programas los proyectos y la gestioacuten de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidadrdquo1 Este tipo de comunicacioacuten estaacute dirigida al usuario interno funcionario puacuteblico o contratista que hace parte de la entidad y conlleva a implementar estrategias de manera coordinada al interior de la entidad promoviendo la participacioacuten en el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutan y en muchos casos se visibilizan al exterior Informacioacuten y comunicacioacuten externa ldquoHace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente yo usuario externo Es a traveacutes de la cual la organizacioacuten estaacute en contacto directo con la ciudadaniacutea los proveedores los contratistas las entidades reguladoras las fuentes de financiacioacuten y otros organismos o en contacto indirecto pero que afecta su desempentildeo como el ambiente poliacutetico las tendencias sociales las variables econoacutemicas el avance tecnoloacutegico entre otrosrdquo2 Es decir es la vinculacioacuten de la entidad con su entorno con el objetivo de posicionar la imagen institucional y alcanzar un alto nivel de reconocimiento de acuerdo con la gestioacuten que realiza en el diacutea a diacutea proyectaacutendose como una entidad liacuteder Informacioacuten puacuteblica es la informacioacuten generada por el sector puacuteblico o que sea de naturaleza puacuteblica que es puesta a disposicioacuten de la ciudadaniacutea a traveacutes de varios medios Receptor Es aquella persona que es destinatario y recibe un mensaje de intereacutes Comunicado de prensa Informacioacuten de intereacutes periodiacutestico dirigido a los medios de comunicacioacuten Tanto en su estructura como en su lenguaje debe seguir los principios del periodismo en cuanto a claridad brevedad precisioacuten sencillez intereacutes y fluidez Hoja de datos Documento destinado a ofrecer un contexto miacutenimo indispensable para la comprensioacuten de los temas de Gobierno utilizado como insumo baacutesico para la preparacioacuten de comunicados de prensa o declaraciones Puede ir acompantildeado de tablas y graacuteficas En este punto se podriacutean incluir estos conceptos ya que no solo se desarrollan comunicados de prensa y hojas de datos
4 POLIacuteTICA DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) con el fin de fortalecer su comunicacioacuten y espacios de transparencia institucional con las partes interesadas se compromete a ofrecer la informacioacuten de su gestioacuten tanto para los clientes internos como externos de forma oportuna objetiva veraz completa clara y actualizada en aquellos canales establecidos por la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente
1 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP 2 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP
6
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
5 LINEAMIENTOS
51 GENERALES
511 Contenido
Las comunicaciones producidas por el DAPRE independientemente de si buscan ser utilizadas para puacuteblicos internos o externos deben ofrecer alguacuten beneficio para los destinatarios ser claras y precisas Se debe evitar que las comunicaciones den pie a interpretaciones erradas
La comunicacioacuten debe estar enmarcada de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016 y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Los contenidos de ninguna forma pueden ser ofensivos sexistas racistas discriminatorios u obscenos En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado
Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza geacutenero religioacuten origen eacutetnico localizacioacuten geograacutefica orientacioacuten sexual discapacidad apariencia fiacutesica o estrato social
No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso comuacuten en alguacuten lugar del paiacutes pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas
Se procuraraacute que los contenidos se cintildean a las normas baacutesicas de ortografiacutea gramaacutetica sintaxis y estilo establecidas por la Real Academia Espantildeola
Las entidades deben ofrecer soacutelo aquellos contenidos que sean de su competencia y
sobre los cuales se tenga completa seguridad en teacuterminos de veracidad de los
mismos En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad se
debe incluir la fuente de donde fueron tomados
La informacioacuten debe provenir de fuentes totalmente confiables
Antes de ofrecer contenidos se debe validar la vigencia y calidad de los mismos
En caso que se detecten errores omisiones malas interpretaciones o cualquier
situacioacuten en la que el contenido quede en duda se debe corregir esta informacioacuten de
la manera diligente
512 Forma
7
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Cuando se publique informacioacuten en archivos para descargar se debe indicar la fecha de publicacioacuten o de su uacuteltima actualizacioacuten
Cualquier material que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser
considerado como una cita textual por lo cual debe ir entre comillas dobles (ldquo ldquo) y se
debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita con al menos los
siguientes datos autor(es) libro u otra fuente del cual fue tomada fecha de publicacioacuten
Se deben implementar las directrices de identidad visual y uso de la imagen
consolidada y unificada desde Presidencia Esta informacioacuten se puede consultar en la
G-SA-01 Guiacutea Sistema Graacutefico
Adicionalmente se deben tener en cuenta los lineamientos de la Guiacutea de Lenguaje
Claro para servidores Puacuteblicos de Colombia del Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacioacuten (DNP)
513 Seguridad de la Informacioacuten
En los casos en que se solicite informacioacuten de los particulares se debe contar con su
autorizacioacuten y aclarar que la misma soacutelo seraacute utilizada para los fines para los cuales
fue solicitada
Para hacer uso (reproduccioacuten transformacioacuten o puesta a disposicioacuten) de materiales y
obras protegidas por el derecho de autor debe cerciorarse de contar con la debida
autorizacioacuten del titular de los derechos sobre dicho material
La proteccioacuten del derecho de autor se aplica sobre los textos imaacutegenes dibujos fotos
y cualquier otro material graacutefico sonoro o visual y los programas informaacuteticos y bases
de datos
La proteccioacuten de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se
observaraacuten en lo relativo a marcas nombres comerciales logos ensentildeas lemas
nombres de dominio secretos empresariales saber-hacer disentildeos industriales
patentes modelos de utilidad y derecho de autor
Adicionalmente se deben seguir los lineamientos de administracioacuten de seguridad ndash
TICS los cuales se pueden consultar en Sigepre con el coacutedigo L-TI-03
52 ESPECIacuteFICAS
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
2
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIOacuteN -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1 OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 2 ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 3 TEacuteRMINOS Y DEFINICIONES ----------------------------------------------------------------------------------- 4 4 POLIacuteTICA DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA ------------------------------------------- 5 5 LINEAMIENTOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
51 GENERALES --------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
511 Contenido ------------------------------------------------------------------------------------------------ 6
512 Forma ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
513 Seguridad de la Informacioacuten ------------------------------------------------------------------------- 7
52 ESPECIacuteFICAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7
53 Comunicacioacuten Interna ---------------------------------------------------------------------------------------------- 9
531 Plan de Comunicacioacuten Interna -------------------------------------------------------------------------------- 9
54 Comunicacioacuten Externa ------------------------------------------------------------------------------------------- 13
543 Canales de Comunicacioacuten Externa ------------------------------------------------------------------------ 16
5212 Esquema de Comunicacioacuten Externa ------------------------------------------------------------------- 20
6 POLITICA EDITORIAL ------------------------------------------------------------------------------------------ 23 8 MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 9 REQUISITOS TEacuteCNICOS--------------------------------------------------------------------------------------- 24 10 DOCUMENTOS ASOCIADOS------------------------------------------------------------------------------ 24 11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO -------------------------------------------------------------------- 24
3
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
INTRODUCCIOacuteN
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) se propende por el fortalecimiento de la comunicacioacuten tanto al interior como al exterior de la entidad De esta manera se promueve la transparencia y la participacioacuten de funcionarios oacuterganos de control veeduriacuteas ciudadanas y ciudadaniacutea en general a traveacutes de la divulgacioacuten de la informacioacuten institucional a estos grupos de intereacutes fortaleciendo asiacute el quehacer institucional la imagen institucional y la toma de decisiones al interior de la Entidad De acuerdo con lo anterior y considerando que en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) se mantiene comunicacioacuten continua con la ciudadaniacutea y diversos grupos de intereacutes internos y externos y que por su naturaleza requiere la recepcioacuten y entrega oportuna de informacioacuten pone en funcionamiento diversas estrategias de comunicaciones A continuacioacuten se presenta el Manual de Comunicacioacuten Interna y Externa el cual se configura en un elemento estrateacutegico de la planeacioacuten y va maacutes allaacute de la entrega de informacioacuten a las partes interesadas Este se encuentra en concordancia con las leyes decretos directivas presidenciales y poliacuteticas gubernamentales relacionadas con las comunicaciones del DAPRE y el Gobierno Nacional
4
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
1 OBJETIVO Establecer las directrices generales para el manejo efectivo de la comunicacioacuten interna y externa asociado a todos los procesos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) en el marco de las funciones responsabilidades y la normatividad aplicable
2 ALCANCE Las directrices definidas en este manual aplican para todos los funcionarios y contratistas del DAPRE en la ejecucioacuten de sus procesos el desarrollo de sus funciones y la normatividad aplicable
3 TEacuteRMINOS Y DEFINICIONES Canal de comunicacioacuten Espacio o escenario a traveacutes del cual se emite un mensaje y se da la posibilidad de interactuar estableciendo un contacto directo entre el emisor del mensaje y los receptores del mismo Clientes usuarios o grupos de intereacutes Son las partes interesadas con las cuales se establece un flujo de comunicacioacuten que aplica para todos los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica Entre estos se incluyen Presidente y Vicepresidente de la Repuacuteblica Entidades estatales Poblacioacuten beneficiaria Entes de control Servidores puacuteblicos DAPRE Gremios Academia y medios de comunicacioacuten Poblacioacuten general Comunicacioacuten Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexioacuten en un momento y espacio determinados para transmitir intercambiar o compartir ideas informacioacuten o significados que son comprensibles para ambos Emisor Es la persona encargada de codificar generar y transmitir un mensaje de intereacutes a traveacutes de diferentes medios y canales Informacioacuten Hace referencia a un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje Informacioacuten y Comunicacioacuten Interna ldquoEs el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la funcioacuten de la entidad y se difunden en su interior para una clara identificacioacuten de los objetivos
5
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
las estrategias los planes los programas los proyectos y la gestioacuten de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidadrdquo1 Este tipo de comunicacioacuten estaacute dirigida al usuario interno funcionario puacuteblico o contratista que hace parte de la entidad y conlleva a implementar estrategias de manera coordinada al interior de la entidad promoviendo la participacioacuten en el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutan y en muchos casos se visibilizan al exterior Informacioacuten y comunicacioacuten externa ldquoHace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente yo usuario externo Es a traveacutes de la cual la organizacioacuten estaacute en contacto directo con la ciudadaniacutea los proveedores los contratistas las entidades reguladoras las fuentes de financiacioacuten y otros organismos o en contacto indirecto pero que afecta su desempentildeo como el ambiente poliacutetico las tendencias sociales las variables econoacutemicas el avance tecnoloacutegico entre otrosrdquo2 Es decir es la vinculacioacuten de la entidad con su entorno con el objetivo de posicionar la imagen institucional y alcanzar un alto nivel de reconocimiento de acuerdo con la gestioacuten que realiza en el diacutea a diacutea proyectaacutendose como una entidad liacuteder Informacioacuten puacuteblica es la informacioacuten generada por el sector puacuteblico o que sea de naturaleza puacuteblica que es puesta a disposicioacuten de la ciudadaniacutea a traveacutes de varios medios Receptor Es aquella persona que es destinatario y recibe un mensaje de intereacutes Comunicado de prensa Informacioacuten de intereacutes periodiacutestico dirigido a los medios de comunicacioacuten Tanto en su estructura como en su lenguaje debe seguir los principios del periodismo en cuanto a claridad brevedad precisioacuten sencillez intereacutes y fluidez Hoja de datos Documento destinado a ofrecer un contexto miacutenimo indispensable para la comprensioacuten de los temas de Gobierno utilizado como insumo baacutesico para la preparacioacuten de comunicados de prensa o declaraciones Puede ir acompantildeado de tablas y graacuteficas En este punto se podriacutean incluir estos conceptos ya que no solo se desarrollan comunicados de prensa y hojas de datos
4 POLIacuteTICA DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) con el fin de fortalecer su comunicacioacuten y espacios de transparencia institucional con las partes interesadas se compromete a ofrecer la informacioacuten de su gestioacuten tanto para los clientes internos como externos de forma oportuna objetiva veraz completa clara y actualizada en aquellos canales establecidos por la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente
1 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP 2 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP
6
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
5 LINEAMIENTOS
51 GENERALES
511 Contenido
Las comunicaciones producidas por el DAPRE independientemente de si buscan ser utilizadas para puacuteblicos internos o externos deben ofrecer alguacuten beneficio para los destinatarios ser claras y precisas Se debe evitar que las comunicaciones den pie a interpretaciones erradas
La comunicacioacuten debe estar enmarcada de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016 y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Los contenidos de ninguna forma pueden ser ofensivos sexistas racistas discriminatorios u obscenos En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado
Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza geacutenero religioacuten origen eacutetnico localizacioacuten geograacutefica orientacioacuten sexual discapacidad apariencia fiacutesica o estrato social
No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso comuacuten en alguacuten lugar del paiacutes pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas
Se procuraraacute que los contenidos se cintildean a las normas baacutesicas de ortografiacutea gramaacutetica sintaxis y estilo establecidas por la Real Academia Espantildeola
Las entidades deben ofrecer soacutelo aquellos contenidos que sean de su competencia y
sobre los cuales se tenga completa seguridad en teacuterminos de veracidad de los
mismos En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad se
debe incluir la fuente de donde fueron tomados
La informacioacuten debe provenir de fuentes totalmente confiables
Antes de ofrecer contenidos se debe validar la vigencia y calidad de los mismos
En caso que se detecten errores omisiones malas interpretaciones o cualquier
situacioacuten en la que el contenido quede en duda se debe corregir esta informacioacuten de
la manera diligente
512 Forma
7
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Cuando se publique informacioacuten en archivos para descargar se debe indicar la fecha de publicacioacuten o de su uacuteltima actualizacioacuten
Cualquier material que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser
considerado como una cita textual por lo cual debe ir entre comillas dobles (ldquo ldquo) y se
debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita con al menos los
siguientes datos autor(es) libro u otra fuente del cual fue tomada fecha de publicacioacuten
Se deben implementar las directrices de identidad visual y uso de la imagen
consolidada y unificada desde Presidencia Esta informacioacuten se puede consultar en la
G-SA-01 Guiacutea Sistema Graacutefico
Adicionalmente se deben tener en cuenta los lineamientos de la Guiacutea de Lenguaje
Claro para servidores Puacuteblicos de Colombia del Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacioacuten (DNP)
513 Seguridad de la Informacioacuten
En los casos en que se solicite informacioacuten de los particulares se debe contar con su
autorizacioacuten y aclarar que la misma soacutelo seraacute utilizada para los fines para los cuales
fue solicitada
Para hacer uso (reproduccioacuten transformacioacuten o puesta a disposicioacuten) de materiales y
obras protegidas por el derecho de autor debe cerciorarse de contar con la debida
autorizacioacuten del titular de los derechos sobre dicho material
La proteccioacuten del derecho de autor se aplica sobre los textos imaacutegenes dibujos fotos
y cualquier otro material graacutefico sonoro o visual y los programas informaacuteticos y bases
de datos
La proteccioacuten de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se
observaraacuten en lo relativo a marcas nombres comerciales logos ensentildeas lemas
nombres de dominio secretos empresariales saber-hacer disentildeos industriales
patentes modelos de utilidad y derecho de autor
Adicionalmente se deben seguir los lineamientos de administracioacuten de seguridad ndash
TICS los cuales se pueden consultar en Sigepre con el coacutedigo L-TI-03
52 ESPECIacuteFICAS
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
3
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
INTRODUCCIOacuteN
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) se propende por el fortalecimiento de la comunicacioacuten tanto al interior como al exterior de la entidad De esta manera se promueve la transparencia y la participacioacuten de funcionarios oacuterganos de control veeduriacuteas ciudadanas y ciudadaniacutea en general a traveacutes de la divulgacioacuten de la informacioacuten institucional a estos grupos de intereacutes fortaleciendo asiacute el quehacer institucional la imagen institucional y la toma de decisiones al interior de la Entidad De acuerdo con lo anterior y considerando que en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) se mantiene comunicacioacuten continua con la ciudadaniacutea y diversos grupos de intereacutes internos y externos y que por su naturaleza requiere la recepcioacuten y entrega oportuna de informacioacuten pone en funcionamiento diversas estrategias de comunicaciones A continuacioacuten se presenta el Manual de Comunicacioacuten Interna y Externa el cual se configura en un elemento estrateacutegico de la planeacioacuten y va maacutes allaacute de la entrega de informacioacuten a las partes interesadas Este se encuentra en concordancia con las leyes decretos directivas presidenciales y poliacuteticas gubernamentales relacionadas con las comunicaciones del DAPRE y el Gobierno Nacional
4
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
1 OBJETIVO Establecer las directrices generales para el manejo efectivo de la comunicacioacuten interna y externa asociado a todos los procesos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) en el marco de las funciones responsabilidades y la normatividad aplicable
2 ALCANCE Las directrices definidas en este manual aplican para todos los funcionarios y contratistas del DAPRE en la ejecucioacuten de sus procesos el desarrollo de sus funciones y la normatividad aplicable
3 TEacuteRMINOS Y DEFINICIONES Canal de comunicacioacuten Espacio o escenario a traveacutes del cual se emite un mensaje y se da la posibilidad de interactuar estableciendo un contacto directo entre el emisor del mensaje y los receptores del mismo Clientes usuarios o grupos de intereacutes Son las partes interesadas con las cuales se establece un flujo de comunicacioacuten que aplica para todos los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica Entre estos se incluyen Presidente y Vicepresidente de la Repuacuteblica Entidades estatales Poblacioacuten beneficiaria Entes de control Servidores puacuteblicos DAPRE Gremios Academia y medios de comunicacioacuten Poblacioacuten general Comunicacioacuten Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexioacuten en un momento y espacio determinados para transmitir intercambiar o compartir ideas informacioacuten o significados que son comprensibles para ambos Emisor Es la persona encargada de codificar generar y transmitir un mensaje de intereacutes a traveacutes de diferentes medios y canales Informacioacuten Hace referencia a un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje Informacioacuten y Comunicacioacuten Interna ldquoEs el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la funcioacuten de la entidad y se difunden en su interior para una clara identificacioacuten de los objetivos
5
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
las estrategias los planes los programas los proyectos y la gestioacuten de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidadrdquo1 Este tipo de comunicacioacuten estaacute dirigida al usuario interno funcionario puacuteblico o contratista que hace parte de la entidad y conlleva a implementar estrategias de manera coordinada al interior de la entidad promoviendo la participacioacuten en el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutan y en muchos casos se visibilizan al exterior Informacioacuten y comunicacioacuten externa ldquoHace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente yo usuario externo Es a traveacutes de la cual la organizacioacuten estaacute en contacto directo con la ciudadaniacutea los proveedores los contratistas las entidades reguladoras las fuentes de financiacioacuten y otros organismos o en contacto indirecto pero que afecta su desempentildeo como el ambiente poliacutetico las tendencias sociales las variables econoacutemicas el avance tecnoloacutegico entre otrosrdquo2 Es decir es la vinculacioacuten de la entidad con su entorno con el objetivo de posicionar la imagen institucional y alcanzar un alto nivel de reconocimiento de acuerdo con la gestioacuten que realiza en el diacutea a diacutea proyectaacutendose como una entidad liacuteder Informacioacuten puacuteblica es la informacioacuten generada por el sector puacuteblico o que sea de naturaleza puacuteblica que es puesta a disposicioacuten de la ciudadaniacutea a traveacutes de varios medios Receptor Es aquella persona que es destinatario y recibe un mensaje de intereacutes Comunicado de prensa Informacioacuten de intereacutes periodiacutestico dirigido a los medios de comunicacioacuten Tanto en su estructura como en su lenguaje debe seguir los principios del periodismo en cuanto a claridad brevedad precisioacuten sencillez intereacutes y fluidez Hoja de datos Documento destinado a ofrecer un contexto miacutenimo indispensable para la comprensioacuten de los temas de Gobierno utilizado como insumo baacutesico para la preparacioacuten de comunicados de prensa o declaraciones Puede ir acompantildeado de tablas y graacuteficas En este punto se podriacutean incluir estos conceptos ya que no solo se desarrollan comunicados de prensa y hojas de datos
4 POLIacuteTICA DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) con el fin de fortalecer su comunicacioacuten y espacios de transparencia institucional con las partes interesadas se compromete a ofrecer la informacioacuten de su gestioacuten tanto para los clientes internos como externos de forma oportuna objetiva veraz completa clara y actualizada en aquellos canales establecidos por la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente
1 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP 2 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP
6
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
5 LINEAMIENTOS
51 GENERALES
511 Contenido
Las comunicaciones producidas por el DAPRE independientemente de si buscan ser utilizadas para puacuteblicos internos o externos deben ofrecer alguacuten beneficio para los destinatarios ser claras y precisas Se debe evitar que las comunicaciones den pie a interpretaciones erradas
La comunicacioacuten debe estar enmarcada de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016 y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Los contenidos de ninguna forma pueden ser ofensivos sexistas racistas discriminatorios u obscenos En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado
Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza geacutenero religioacuten origen eacutetnico localizacioacuten geograacutefica orientacioacuten sexual discapacidad apariencia fiacutesica o estrato social
No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso comuacuten en alguacuten lugar del paiacutes pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas
Se procuraraacute que los contenidos se cintildean a las normas baacutesicas de ortografiacutea gramaacutetica sintaxis y estilo establecidas por la Real Academia Espantildeola
Las entidades deben ofrecer soacutelo aquellos contenidos que sean de su competencia y
sobre los cuales se tenga completa seguridad en teacuterminos de veracidad de los
mismos En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad se
debe incluir la fuente de donde fueron tomados
La informacioacuten debe provenir de fuentes totalmente confiables
Antes de ofrecer contenidos se debe validar la vigencia y calidad de los mismos
En caso que se detecten errores omisiones malas interpretaciones o cualquier
situacioacuten en la que el contenido quede en duda se debe corregir esta informacioacuten de
la manera diligente
512 Forma
7
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Cuando se publique informacioacuten en archivos para descargar se debe indicar la fecha de publicacioacuten o de su uacuteltima actualizacioacuten
Cualquier material que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser
considerado como una cita textual por lo cual debe ir entre comillas dobles (ldquo ldquo) y se
debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita con al menos los
siguientes datos autor(es) libro u otra fuente del cual fue tomada fecha de publicacioacuten
Se deben implementar las directrices de identidad visual y uso de la imagen
consolidada y unificada desde Presidencia Esta informacioacuten se puede consultar en la
G-SA-01 Guiacutea Sistema Graacutefico
Adicionalmente se deben tener en cuenta los lineamientos de la Guiacutea de Lenguaje
Claro para servidores Puacuteblicos de Colombia del Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacioacuten (DNP)
513 Seguridad de la Informacioacuten
En los casos en que se solicite informacioacuten de los particulares se debe contar con su
autorizacioacuten y aclarar que la misma soacutelo seraacute utilizada para los fines para los cuales
fue solicitada
Para hacer uso (reproduccioacuten transformacioacuten o puesta a disposicioacuten) de materiales y
obras protegidas por el derecho de autor debe cerciorarse de contar con la debida
autorizacioacuten del titular de los derechos sobre dicho material
La proteccioacuten del derecho de autor se aplica sobre los textos imaacutegenes dibujos fotos
y cualquier otro material graacutefico sonoro o visual y los programas informaacuteticos y bases
de datos
La proteccioacuten de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se
observaraacuten en lo relativo a marcas nombres comerciales logos ensentildeas lemas
nombres de dominio secretos empresariales saber-hacer disentildeos industriales
patentes modelos de utilidad y derecho de autor
Adicionalmente se deben seguir los lineamientos de administracioacuten de seguridad ndash
TICS los cuales se pueden consultar en Sigepre con el coacutedigo L-TI-03
52 ESPECIacuteFICAS
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
4
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
1 OBJETIVO Establecer las directrices generales para el manejo efectivo de la comunicacioacuten interna y externa asociado a todos los procesos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) en el marco de las funciones responsabilidades y la normatividad aplicable
2 ALCANCE Las directrices definidas en este manual aplican para todos los funcionarios y contratistas del DAPRE en la ejecucioacuten de sus procesos el desarrollo de sus funciones y la normatividad aplicable
3 TEacuteRMINOS Y DEFINICIONES Canal de comunicacioacuten Espacio o escenario a traveacutes del cual se emite un mensaje y se da la posibilidad de interactuar estableciendo un contacto directo entre el emisor del mensaje y los receptores del mismo Clientes usuarios o grupos de intereacutes Son las partes interesadas con las cuales se establece un flujo de comunicacioacuten que aplica para todos los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica Entre estos se incluyen Presidente y Vicepresidente de la Repuacuteblica Entidades estatales Poblacioacuten beneficiaria Entes de control Servidores puacuteblicos DAPRE Gremios Academia y medios de comunicacioacuten Poblacioacuten general Comunicacioacuten Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexioacuten en un momento y espacio determinados para transmitir intercambiar o compartir ideas informacioacuten o significados que son comprensibles para ambos Emisor Es la persona encargada de codificar generar y transmitir un mensaje de intereacutes a traveacutes de diferentes medios y canales Informacioacuten Hace referencia a un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje Informacioacuten y Comunicacioacuten Interna ldquoEs el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la funcioacuten de la entidad y se difunden en su interior para una clara identificacioacuten de los objetivos
5
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
las estrategias los planes los programas los proyectos y la gestioacuten de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidadrdquo1 Este tipo de comunicacioacuten estaacute dirigida al usuario interno funcionario puacuteblico o contratista que hace parte de la entidad y conlleva a implementar estrategias de manera coordinada al interior de la entidad promoviendo la participacioacuten en el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutan y en muchos casos se visibilizan al exterior Informacioacuten y comunicacioacuten externa ldquoHace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente yo usuario externo Es a traveacutes de la cual la organizacioacuten estaacute en contacto directo con la ciudadaniacutea los proveedores los contratistas las entidades reguladoras las fuentes de financiacioacuten y otros organismos o en contacto indirecto pero que afecta su desempentildeo como el ambiente poliacutetico las tendencias sociales las variables econoacutemicas el avance tecnoloacutegico entre otrosrdquo2 Es decir es la vinculacioacuten de la entidad con su entorno con el objetivo de posicionar la imagen institucional y alcanzar un alto nivel de reconocimiento de acuerdo con la gestioacuten que realiza en el diacutea a diacutea proyectaacutendose como una entidad liacuteder Informacioacuten puacuteblica es la informacioacuten generada por el sector puacuteblico o que sea de naturaleza puacuteblica que es puesta a disposicioacuten de la ciudadaniacutea a traveacutes de varios medios Receptor Es aquella persona que es destinatario y recibe un mensaje de intereacutes Comunicado de prensa Informacioacuten de intereacutes periodiacutestico dirigido a los medios de comunicacioacuten Tanto en su estructura como en su lenguaje debe seguir los principios del periodismo en cuanto a claridad brevedad precisioacuten sencillez intereacutes y fluidez Hoja de datos Documento destinado a ofrecer un contexto miacutenimo indispensable para la comprensioacuten de los temas de Gobierno utilizado como insumo baacutesico para la preparacioacuten de comunicados de prensa o declaraciones Puede ir acompantildeado de tablas y graacuteficas En este punto se podriacutean incluir estos conceptos ya que no solo se desarrollan comunicados de prensa y hojas de datos
4 POLIacuteTICA DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) con el fin de fortalecer su comunicacioacuten y espacios de transparencia institucional con las partes interesadas se compromete a ofrecer la informacioacuten de su gestioacuten tanto para los clientes internos como externos de forma oportuna objetiva veraz completa clara y actualizada en aquellos canales establecidos por la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente
1 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP 2 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP
6
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
5 LINEAMIENTOS
51 GENERALES
511 Contenido
Las comunicaciones producidas por el DAPRE independientemente de si buscan ser utilizadas para puacuteblicos internos o externos deben ofrecer alguacuten beneficio para los destinatarios ser claras y precisas Se debe evitar que las comunicaciones den pie a interpretaciones erradas
La comunicacioacuten debe estar enmarcada de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016 y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Los contenidos de ninguna forma pueden ser ofensivos sexistas racistas discriminatorios u obscenos En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado
Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza geacutenero religioacuten origen eacutetnico localizacioacuten geograacutefica orientacioacuten sexual discapacidad apariencia fiacutesica o estrato social
No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso comuacuten en alguacuten lugar del paiacutes pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas
Se procuraraacute que los contenidos se cintildean a las normas baacutesicas de ortografiacutea gramaacutetica sintaxis y estilo establecidas por la Real Academia Espantildeola
Las entidades deben ofrecer soacutelo aquellos contenidos que sean de su competencia y
sobre los cuales se tenga completa seguridad en teacuterminos de veracidad de los
mismos En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad se
debe incluir la fuente de donde fueron tomados
La informacioacuten debe provenir de fuentes totalmente confiables
Antes de ofrecer contenidos se debe validar la vigencia y calidad de los mismos
En caso que se detecten errores omisiones malas interpretaciones o cualquier
situacioacuten en la que el contenido quede en duda se debe corregir esta informacioacuten de
la manera diligente
512 Forma
7
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Cuando se publique informacioacuten en archivos para descargar se debe indicar la fecha de publicacioacuten o de su uacuteltima actualizacioacuten
Cualquier material que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser
considerado como una cita textual por lo cual debe ir entre comillas dobles (ldquo ldquo) y se
debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita con al menos los
siguientes datos autor(es) libro u otra fuente del cual fue tomada fecha de publicacioacuten
Se deben implementar las directrices de identidad visual y uso de la imagen
consolidada y unificada desde Presidencia Esta informacioacuten se puede consultar en la
G-SA-01 Guiacutea Sistema Graacutefico
Adicionalmente se deben tener en cuenta los lineamientos de la Guiacutea de Lenguaje
Claro para servidores Puacuteblicos de Colombia del Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacioacuten (DNP)
513 Seguridad de la Informacioacuten
En los casos en que se solicite informacioacuten de los particulares se debe contar con su
autorizacioacuten y aclarar que la misma soacutelo seraacute utilizada para los fines para los cuales
fue solicitada
Para hacer uso (reproduccioacuten transformacioacuten o puesta a disposicioacuten) de materiales y
obras protegidas por el derecho de autor debe cerciorarse de contar con la debida
autorizacioacuten del titular de los derechos sobre dicho material
La proteccioacuten del derecho de autor se aplica sobre los textos imaacutegenes dibujos fotos
y cualquier otro material graacutefico sonoro o visual y los programas informaacuteticos y bases
de datos
La proteccioacuten de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se
observaraacuten en lo relativo a marcas nombres comerciales logos ensentildeas lemas
nombres de dominio secretos empresariales saber-hacer disentildeos industriales
patentes modelos de utilidad y derecho de autor
Adicionalmente se deben seguir los lineamientos de administracioacuten de seguridad ndash
TICS los cuales se pueden consultar en Sigepre con el coacutedigo L-TI-03
52 ESPECIacuteFICAS
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
5
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
las estrategias los planes los programas los proyectos y la gestioacuten de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidadrdquo1 Este tipo de comunicacioacuten estaacute dirigida al usuario interno funcionario puacuteblico o contratista que hace parte de la entidad y conlleva a implementar estrategias de manera coordinada al interior de la entidad promoviendo la participacioacuten en el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutan y en muchos casos se visibilizan al exterior Informacioacuten y comunicacioacuten externa ldquoHace referencia a todos los datos que provienen o son generados por el cliente yo usuario externo Es a traveacutes de la cual la organizacioacuten estaacute en contacto directo con la ciudadaniacutea los proveedores los contratistas las entidades reguladoras las fuentes de financiacioacuten y otros organismos o en contacto indirecto pero que afecta su desempentildeo como el ambiente poliacutetico las tendencias sociales las variables econoacutemicas el avance tecnoloacutegico entre otrosrdquo2 Es decir es la vinculacioacuten de la entidad con su entorno con el objetivo de posicionar la imagen institucional y alcanzar un alto nivel de reconocimiento de acuerdo con la gestioacuten que realiza en el diacutea a diacutea proyectaacutendose como una entidad liacuteder Informacioacuten puacuteblica es la informacioacuten generada por el sector puacuteblico o que sea de naturaleza puacuteblica que es puesta a disposicioacuten de la ciudadaniacutea a traveacutes de varios medios Receptor Es aquella persona que es destinatario y recibe un mensaje de intereacutes Comunicado de prensa Informacioacuten de intereacutes periodiacutestico dirigido a los medios de comunicacioacuten Tanto en su estructura como en su lenguaje debe seguir los principios del periodismo en cuanto a claridad brevedad precisioacuten sencillez intereacutes y fluidez Hoja de datos Documento destinado a ofrecer un contexto miacutenimo indispensable para la comprensioacuten de los temas de Gobierno utilizado como insumo baacutesico para la preparacioacuten de comunicados de prensa o declaraciones Puede ir acompantildeado de tablas y graacuteficas En este punto se podriacutean incluir estos conceptos ya que no solo se desarrollan comunicados de prensa y hojas de datos
4 POLIacuteTICA DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica (DAPRE) con el fin de fortalecer su comunicacioacuten y espacios de transparencia institucional con las partes interesadas se compromete a ofrecer la informacioacuten de su gestioacuten tanto para los clientes internos como externos de forma oportuna objetiva veraz completa clara y actualizada en aquellos canales establecidos por la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente
1 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP 2 Tomado del Manual Teacutecnico del MECI para el Estado Colombiano 2014-DAFP
6
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
5 LINEAMIENTOS
51 GENERALES
511 Contenido
Las comunicaciones producidas por el DAPRE independientemente de si buscan ser utilizadas para puacuteblicos internos o externos deben ofrecer alguacuten beneficio para los destinatarios ser claras y precisas Se debe evitar que las comunicaciones den pie a interpretaciones erradas
La comunicacioacuten debe estar enmarcada de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016 y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Los contenidos de ninguna forma pueden ser ofensivos sexistas racistas discriminatorios u obscenos En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado
Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza geacutenero religioacuten origen eacutetnico localizacioacuten geograacutefica orientacioacuten sexual discapacidad apariencia fiacutesica o estrato social
No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso comuacuten en alguacuten lugar del paiacutes pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas
Se procuraraacute que los contenidos se cintildean a las normas baacutesicas de ortografiacutea gramaacutetica sintaxis y estilo establecidas por la Real Academia Espantildeola
Las entidades deben ofrecer soacutelo aquellos contenidos que sean de su competencia y
sobre los cuales se tenga completa seguridad en teacuterminos de veracidad de los
mismos En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad se
debe incluir la fuente de donde fueron tomados
La informacioacuten debe provenir de fuentes totalmente confiables
Antes de ofrecer contenidos se debe validar la vigencia y calidad de los mismos
En caso que se detecten errores omisiones malas interpretaciones o cualquier
situacioacuten en la que el contenido quede en duda se debe corregir esta informacioacuten de
la manera diligente
512 Forma
7
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Cuando se publique informacioacuten en archivos para descargar se debe indicar la fecha de publicacioacuten o de su uacuteltima actualizacioacuten
Cualquier material que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser
considerado como una cita textual por lo cual debe ir entre comillas dobles (ldquo ldquo) y se
debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita con al menos los
siguientes datos autor(es) libro u otra fuente del cual fue tomada fecha de publicacioacuten
Se deben implementar las directrices de identidad visual y uso de la imagen
consolidada y unificada desde Presidencia Esta informacioacuten se puede consultar en la
G-SA-01 Guiacutea Sistema Graacutefico
Adicionalmente se deben tener en cuenta los lineamientos de la Guiacutea de Lenguaje
Claro para servidores Puacuteblicos de Colombia del Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacioacuten (DNP)
513 Seguridad de la Informacioacuten
En los casos en que se solicite informacioacuten de los particulares se debe contar con su
autorizacioacuten y aclarar que la misma soacutelo seraacute utilizada para los fines para los cuales
fue solicitada
Para hacer uso (reproduccioacuten transformacioacuten o puesta a disposicioacuten) de materiales y
obras protegidas por el derecho de autor debe cerciorarse de contar con la debida
autorizacioacuten del titular de los derechos sobre dicho material
La proteccioacuten del derecho de autor se aplica sobre los textos imaacutegenes dibujos fotos
y cualquier otro material graacutefico sonoro o visual y los programas informaacuteticos y bases
de datos
La proteccioacuten de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se
observaraacuten en lo relativo a marcas nombres comerciales logos ensentildeas lemas
nombres de dominio secretos empresariales saber-hacer disentildeos industriales
patentes modelos de utilidad y derecho de autor
Adicionalmente se deben seguir los lineamientos de administracioacuten de seguridad ndash
TICS los cuales se pueden consultar en Sigepre con el coacutedigo L-TI-03
52 ESPECIacuteFICAS
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
6
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
5 LINEAMIENTOS
51 GENERALES
511 Contenido
Las comunicaciones producidas por el DAPRE independientemente de si buscan ser utilizadas para puacuteblicos internos o externos deben ofrecer alguacuten beneficio para los destinatarios ser claras y precisas Se debe evitar que las comunicaciones den pie a interpretaciones erradas
La comunicacioacuten debe estar enmarcada de acuerdo con lo establecido en la Directiva Presidencial 01 de 2016 y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Los contenidos de ninguna forma pueden ser ofensivos sexistas racistas discriminatorios u obscenos En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado
Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza geacutenero religioacuten origen eacutetnico localizacioacuten geograacutefica orientacioacuten sexual discapacidad apariencia fiacutesica o estrato social
No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso comuacuten en alguacuten lugar del paiacutes pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas
Se procuraraacute que los contenidos se cintildean a las normas baacutesicas de ortografiacutea gramaacutetica sintaxis y estilo establecidas por la Real Academia Espantildeola
Las entidades deben ofrecer soacutelo aquellos contenidos que sean de su competencia y
sobre los cuales se tenga completa seguridad en teacuterminos de veracidad de los
mismos En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad se
debe incluir la fuente de donde fueron tomados
La informacioacuten debe provenir de fuentes totalmente confiables
Antes de ofrecer contenidos se debe validar la vigencia y calidad de los mismos
En caso que se detecten errores omisiones malas interpretaciones o cualquier
situacioacuten en la que el contenido quede en duda se debe corregir esta informacioacuten de
la manera diligente
512 Forma
7
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Cuando se publique informacioacuten en archivos para descargar se debe indicar la fecha de publicacioacuten o de su uacuteltima actualizacioacuten
Cualquier material que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser
considerado como una cita textual por lo cual debe ir entre comillas dobles (ldquo ldquo) y se
debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita con al menos los
siguientes datos autor(es) libro u otra fuente del cual fue tomada fecha de publicacioacuten
Se deben implementar las directrices de identidad visual y uso de la imagen
consolidada y unificada desde Presidencia Esta informacioacuten se puede consultar en la
G-SA-01 Guiacutea Sistema Graacutefico
Adicionalmente se deben tener en cuenta los lineamientos de la Guiacutea de Lenguaje
Claro para servidores Puacuteblicos de Colombia del Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacioacuten (DNP)
513 Seguridad de la Informacioacuten
En los casos en que se solicite informacioacuten de los particulares se debe contar con su
autorizacioacuten y aclarar que la misma soacutelo seraacute utilizada para los fines para los cuales
fue solicitada
Para hacer uso (reproduccioacuten transformacioacuten o puesta a disposicioacuten) de materiales y
obras protegidas por el derecho de autor debe cerciorarse de contar con la debida
autorizacioacuten del titular de los derechos sobre dicho material
La proteccioacuten del derecho de autor se aplica sobre los textos imaacutegenes dibujos fotos
y cualquier otro material graacutefico sonoro o visual y los programas informaacuteticos y bases
de datos
La proteccioacuten de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se
observaraacuten en lo relativo a marcas nombres comerciales logos ensentildeas lemas
nombres de dominio secretos empresariales saber-hacer disentildeos industriales
patentes modelos de utilidad y derecho de autor
Adicionalmente se deben seguir los lineamientos de administracioacuten de seguridad ndash
TICS los cuales se pueden consultar en Sigepre con el coacutedigo L-TI-03
52 ESPECIacuteFICAS
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
7
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Cuando se publique informacioacuten en archivos para descargar se debe indicar la fecha de publicacioacuten o de su uacuteltima actualizacioacuten
Cualquier material que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser
considerado como una cita textual por lo cual debe ir entre comillas dobles (ldquo ldquo) y se
debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita con al menos los
siguientes datos autor(es) libro u otra fuente del cual fue tomada fecha de publicacioacuten
Se deben implementar las directrices de identidad visual y uso de la imagen
consolidada y unificada desde Presidencia Esta informacioacuten se puede consultar en la
G-SA-01 Guiacutea Sistema Graacutefico
Adicionalmente se deben tener en cuenta los lineamientos de la Guiacutea de Lenguaje
Claro para servidores Puacuteblicos de Colombia del Programa Nacional de Servicio al
Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacioacuten (DNP)
513 Seguridad de la Informacioacuten
En los casos en que se solicite informacioacuten de los particulares se debe contar con su
autorizacioacuten y aclarar que la misma soacutelo seraacute utilizada para los fines para los cuales
fue solicitada
Para hacer uso (reproduccioacuten transformacioacuten o puesta a disposicioacuten) de materiales y
obras protegidas por el derecho de autor debe cerciorarse de contar con la debida
autorizacioacuten del titular de los derechos sobre dicho material
La proteccioacuten del derecho de autor se aplica sobre los textos imaacutegenes dibujos fotos
y cualquier otro material graacutefico sonoro o visual y los programas informaacuteticos y bases
de datos
La proteccioacuten de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se
observaraacuten en lo relativo a marcas nombres comerciales logos ensentildeas lemas
nombres de dominio secretos empresariales saber-hacer disentildeos industriales
patentes modelos de utilidad y derecho de autor
Adicionalmente se deben seguir los lineamientos de administracioacuten de seguridad ndash
TICS los cuales se pueden consultar en Sigepre con el coacutedigo L-TI-03
52 ESPECIacuteFICAS
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
8
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La comunicacioacuten de las entidades puacuteblicas promueve la transparencia de la gestioacuten de las mismas tanto al interior como al exterior Lo anterior teniendo en cuenta que debe existir una comunicacioacuten fluida entre servidores puacuteblicos las diferentes dependencias y los clientes o partes interesadas Para lo anterior es necesario establecer procesos y canales de faacutecil acceso que garanticen que la informacioacuten que se genera en el DAPRE llegue a cada parte interesada generando asiacute una relacioacuten bidireccional fortaleciendo la participacioacuten la rendicioacuten de cuentas y la transparencia en procura del Buen Gobierno Para contar con una entidad eficiente eficaz y transparente se requiere contar con equipos de trabajo comprometidos con su quehacer Para ello es necesario que todos los servidores puacuteblicos conozcan los objetivos institucionales la estructura organizacional sus funciones derechos y deberes Lo anterior depende de coacutemo nos comunicamos al interior del DAPRE a traveacutes de los diferentes mecanismos creados para tal fin como lo son las jornadas de induccioacuten los boletines perioacutedicos que algunas dependencias elaboran la cartelera institucional las actividades que incentivan la participacioacuten de funcionarios y contratistas entre otras Es asiacute que gracias a la comunicacioacuten interna se genera sentido de pertenencia y favorece la eficacia de la estructura de trabajo y la eficiencia de los servidores puacuteblicos en el desarrollo de sus funciones Esto se refleja en coacutemo nos ven desde afuera y al tener una entidad organizada se genera otro tipo de comunicacioacuten la cual se produce entre el DAPRE y sus partes interesadas o comunicacioacuten externa a traveacutes de la informacioacuten que se transmite a traveacutes de diferentes canales sobre los resultados de cada una de las dependencias de acuerdo con su misionalidad Sin embargo esto depende de coacutemo lo damos a conocer y para ello se requiere de procedimientos apropiados y estandarizados que promuevan la imagen institucional y de gobierno hacia afuera de la Entidad Teniendo en cuenta lo anterior se presenta a continuacioacuten el esquema de Comunicacioacuten Interna y externa del DAPRE
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
9
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 1 Esquema de comunicacioacuten DAPRE
53 Comunicacioacuten Interna
531 Plan de Comunicacioacuten Interna
De acuerdo con el esquema de comunicacioacuten del DAPRE la comunicacioacuten interna de la Entidad se encuentra plasmado en el Plan de Comunicacioacuten Interna cuya finalidad es establecer acciones responsables y recursos para fortalecer y hacer maacutes eficientes y eficaces los canales de comunicacioacuten internos de la Entidad
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
10
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
El Plan de Comunicacioacuten es elaborado anualmente por la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano y validado por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Este plan debe ser documentado en el moacutedulo de planes del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Presidencia de la Repuacuteblica (Sigepre) y publicado en la intranet a maacutes tardar el 31 de enero de cada vigencia
532 Canales de Comunicacioacuten Interna Correo electroacutenico interno Cada uno de los funcionarios del DAPRE cuenta con este servicio previa solicitud de creacioacuten del Jefe inmediato y aprobacioacuten por parte del Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten El correo facilita el enviacuteo y recepcioacuten de informacioacuten entre los funcionarios de la entidad garantizando una comunicacioacuten aacutegil veraz y eficaz Para consultar los criterios establecidos para la obtencioacuten y uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01) Manual de Poliacuteticas de Seguridad de la Informacioacuten (M-TI-01) Intranet Es el sitio web interno disentildeado para ser utilizado dentro de los liacutemites de la Entidad La diferencia entre un sitio de Internet es que las intranets son privadas y la informacioacuten que en ella reside tiene como objetivo de facilitar a los funcionarios la generacioacuten de valor para el DAPRE La intranet de la Entidad cuenta con acceso a diferentes aplicativos tales como Sigepre contratos comprobantes de noacutemina entre otros asiacute como de informacioacuten de intereacutes como cumpleantildeos calendario mensual tips disciplinarios etc Para ampliar la informacioacuten sobre el uso de este servicio se deberaacute consultar el Cataacutelogo de Servicios de Tecnologiacutea de Informacioacuten y Comunicaciones (D-TI-01)
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
11
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Imagen Ndeg 2 Intranet
Circulares internas Su objetivo es informar a los funcionarios de la Entidad sobre un asunto de caraacutecter normativo legal y disposiciones emitidas por la entidad Eacutestas tienen la particularidad de tratar cualquier tipo de circunstancialidad al interior del DAPRE que impacten en la gestioacuten de cada una de las dependencias Las circulares son remitidas por lo general a traveacutes del correo electroacutenico a cada uno de los funcionarios con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos Buzoacuten de Sugerencias Es un canal de informacioacuten que permite a los funcionarios formular sugerencias respecto de los temas que los afectan y tener un espacio de participacioacuten para que obtengan respuesta a las necesidades que alliacute plantean El responsable de su tratamiento es el Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
12
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Talleres y charlas de capacitacioacuten para los funcionarios De acuerdo con lo establecido en el tiacutetulo I capiacutetulo I el Decreto 1567 de 1998 el artiacuteculo 65 del Decreto 1227 de 2005 el Decreto 4665 de 2007 y el capiacutetulo 6 del Decreto 1072 de 2015 se elabora de manera anual el Plan Institucional de Capacitacioacuten Para su formulacioacuten se determinan las necesidades de capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades identificadas por cada una de las dependencias asiacute como los resultados de las auditoriacuteas evaluaciones de desempentildeo y otros lineamientos normativos De todo lo anterior se saca una priorizacioacuten de programas de educacioacuten formal y no formal al que pueden aplicar todos los funcionarios del DAPRE
La dependencia responsable de la ejecucioacuten de dicho plan es la Direccioacuten de Operaciones a traveacutes del Aacuterea de Talento Humano
Cartelera institucional Es un medio de comunicacioacuten general al interior del DAPRE para informar las disposiciones de las diferentes dependencias en las cuales quieran hacer partiacutecipes a los funcionarios de la Entidad La administracioacuten de las carteleras se encuentra a cargo del Aacuterea de Talento Humano por donde se canalizan las solicitudes de publicacioacuten de informacioacuten a traveacutes de correo electroacutenico
Campantildeas internas institucionales Consiste en las estrategias de comunicaciones que duraraacuten un tiempo determinado y pretenden llevar informacioacuten crear conciencia y cambiar actitudes entre los funcionarios y colaboradores acerca de alguacuten aspecto que se considere necesario cambiar mejorar o dirigir hacia un comportamiento diferente
Boletines informativos Es una publicacioacuten que se realiza de acuerdo con las necesidades de las dependencias que contiene temas de intereacutes de los funcionarios Estos pueden socializarse a traveacutes de correo electroacutenico en la cartelera institucional o Intranet La solicitud debe hacerse al Aacuterea de Talento Humano cuando es a traveacutes de correo institucional o a la Oficina de Planeacioacuten cuando es a traveacutes del correo del SIGEPRE Chat interno Programa de mensajeriacutea instantaacutenea conformado por la red de usuarios internos de la Entidad Este programa es administrado por el Aacuterea de Tecnologiacuteas y Sistemas de Informacioacuten y a traveacutes de este se pueden realizar reuniones grupales capacitaciones o tener contacto directo con el funcionario que se requiera Memorandos Comunicacioacuten de caraacutecter interno destinado a transmitir informacioacuten orientar recordar solicitar dar instrucciones y pautas a las dependencias o funcionarios que tengan relacioacuten laboral Los memorandos son remitidos por lo general a traveacutes del sistema de correspondencia oficial de la Entidad con el objetivo de que la comunicacioacuten llegue a la totalidad de los mismos o al funcionario que se requiera Comiteacutes Los comiteacutes del DAPRE estaacuten conformados por funcionarios que se encargan de tratar o resolver un asunto particular de acuerdo con las funciones asignadas a este La conformacioacuten de un comiteacute debe estar institucionalizado se estableceraacute a traveacutes de resolucioacuten
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
13
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
54 Comunicacioacuten Externa
Teniendo en cuenta que la comunicacioacuten del Estado debe ser entendida como un bien puacuteblico y el derecho que tiene la ciudadaniacutea de conocer la gestioacuten de las entidades puacuteblicas se requiere de la formulacioacuten de estrategias que promuevan no solo la publicacioacuten de informacioacuten sino una relacioacuten bidireccional con la ciudadaniacutea ya que de ella depende en gran medida la toma de decisiones y el funcionamiento del sector puacuteblico
Es asiacute que la comunicacioacuten externa se debe entender como toda la informacioacuten producida por el DAPRE de libre acceso dirigida a la ciudadaniacutea general los medios masivos de comunicacioacuten y los usuarios de medios digitales Todas las comunicaciones tendraacuten que estar alineadas con las poliacuteticas de Gobierno bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y la Guiacutea del Sistema Graacutefico (G-SA-01)
541 Productos de la comunicacioacuten externa
Comunicados de prensa Seraacuten producidos por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Secretariacutea de Prensa que evaluaraacute la pertinencia de divulgarla a traveacutes del Sistema Informativo de Gobierno (SIG) Los comunicados de prensa deben seguir las normas establecidas en la Guiacutea Sistema Graacutefico (G-SA-01)
Hojas de datos Seraacuten producidas por la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con insumos provenientes de las entidades relacionadas con el tema al que hagan referencia En esta categoriacutea se incluyen abeceacutes y documentos de preguntas y respuestas orientados a facilitar la comprensioacuten de los temas de Gobierno Las hojas de datos van dirigidas a validadores liacutederes de opinioacuten editores de medios electroacutenicos e impresos y en algunas ocasiones a liacutederes de opinioacuten digitales seguacuten sea el caso
Declaraciones a medios Se llevaraacuten a cabo por las dependencias interesadas bajo la supervisioacuten de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y la coordinacioacuten logiacutestica de la Secretariacutea de Prensa Adicionalmente corresponde a la Direccioacuten de Discursos la elaboracioacuten de las alocuciones y declaraciones del Presidente de la Repuacuteblica Para emitir una declaracioacuten el responsable del aacuterea correspondiente deberaacute consultar y obtener la aprobacioacuten del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones sobre la pertinencia mensaje y oportunidad de la accioacuten y obtener su aprobacioacuten
Programas de televisioacuten producidos por el DAPRE La Secretariacutea de Prensa con autorizacioacuten del Despacho del Director del Departamento y del Despacho del sentildeor Presidente de la Repuacuteblica determina un plan de programacioacuten de televisioacuten para ser emitido regularmente al puacuteblico a traveacutes de canales preestablecidos Tales programas seraacuten producidos directamente por la Secretariacutea de Prensa o a traveacutes de servicios prestados por contratistas seguacuten sea el caso
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
14
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Directivas Presidenciales Las directivas presidenciales son mensajes e instrucciones del sentildeor Presidente llevan su firma y se dirigen a funcionarios del Estado en su totalidad o a algunas aacutereas de la estructura del mismo Se trata de oacuterdenes ejecutivas de aclaraciones de las normas de orientaciones del jefe del Estado con caraacutecter obligatorio pero que no requieren ser emitidas mediante decreto presidencial Las directivas presidenciales son revisadas por el Despacho del Director del DAPRE y Secretariacutea Juriacutedica
Comunicaciones digitales (paacuteginas web blogs y redes sociales) Cada dependencia del DAPRE seraacute responsable de la creacioacuten y la administracioacuten de los contenidos de sus espacios web y tendraacute que centildeirse con lo establecido en los Lineamientos de la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de Contenidos Web (L-TI-13) La creacioacuten de nuevos espacios deberaacute ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones y contar con su visto bueno Adicionalmente tambieacuten se podraacuten consultar los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)Libros folletos publicaciones El objetivo de estas herramientas es dar a conocer a la ciudadaniacutea de los proyectos programas y poliacuteticas asiacute como la gestioacuten de las dependencias de acuerdo con su misionalidad y que quede tambieacuten como herramienta de consulta Para la generacioacuten de este tipo de material se deberaacute consultar el procedimiento P-BS-01 correspondiente para autorizacioacuten de impresos y publicaciones del DAPRE y el formato F-BS-44 Autorizacioacuten impresos y publicaciones por medio de los cuales se establecen los pasos a seguir para la aprobacioacuten y su posterior produccioacuten Adicionalmente en a favor del principio de austeridad se sugiere que las publicaciones se realicen a traveacutes de la paacutegina web de la Entidad o las paacuteginas de las dependencias
Plan Anticorrupcioacuten Atencioacuten y Participacioacuten Ciudadana Esta herramienta permite contar con una programacioacuten de acciones de participacioacuten ciudadana y rendicioacuten de cuentas que promueven la utilizacioacuten de muacuteltiples canales de comunicacioacuten con el propoacutesito de que la ciudadaniacutea y demaacutes partes interesadas esteacuten informados sobre la gestioacuten logros retos y manejo de los recursos de la Entidad entre otros aspectos de intereacutes general Para implementar estas acciones deberaacute tenerse en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Ejecucioacuten de Acciones de Participacioacuten Ciudadana y Rendicioacuten de Cuentas (L-DE-03)
Oficios Los oficios son tipos documentales que son utilizados para comunicar disposiciones o responder consultas a entidades y personas externas del DAPRE Por medio del Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea se gestionan las diferentes solicitudes de peticiones (PSQR) con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos por Ley El Manual de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea (M-AU-04) establece las poliacuteticas lineamientos y orientaciones generales para prestar de forma eficiente eficaz y oportuna la Atencioacuten
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
15
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
a la ciudadaniacutea a traveacutes de los diferentes canales de atencioacuten definidos en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica DAPRE
542 Tipo de contenidos Para la aplicacioacuten de este manual es importante conocer el tipo de contenidos que pueden producir las dependencias de la Entidad la periodicidad con que se publican y cada uno de los responsables encargados de aprobar supervisar y publicar contenidos
Contenidos noticiosos publicacioacuten diaria cuya finalidad es garantizar el derecho que tiene todo ciudadano a mantenerse informado sobre las actividades del DAPRE A traveacutes de este tipo de contenido se difunde la gestioacuten tanto del Sentildeor Presidente como de las diferentes dependencias de la Entidad
Textos para intervenciones puacuteblicas del Presidente de la Repuacuteblica Hace referencia a los discursos yo comunicados elaborados para el Sentildeor Presidente de acuerdo con el tema y en el momento que se requiera
Campantildeas de comunicacioacuten Hace referencia a una estrategia de comunicacioacuten creativa que se genera a partir de piezas publicitarias tales como afiches volantes cuntildeas de radio cuntildeas televisivas entre otras cuya finalidad es enviar mensajes de faacutecil recordacioacuten
Informacioacuten institucional Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con la gestioacuten realizada por una dependencia o entidad cuyo objetivo es servir de apoyo en los procesos de decisioacuten y determinacioacuten de objetivos ya que se pone a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y eacutesta puede ser partiacutecipe de la gestioacuten antes mencionada Adicionalmente la publicacioacuten de esta informacioacuten se encuentra reglada bajo los criterios establecidos en la Ley 1712 de 2014 ldquoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y sus decretos reglamentarios que definen los elementos miacutenimos que deben publicar las entidades del gobierno buscando garantizar el derecho de acceso a la informacioacuten por parte de la ciudadaniacutea De manera trimestral la Oficina de Planeacioacuten hace seguimiento a la implementacioacuten de la Ley a traveacutes de la matriz de la Procuraduriacutea el cual arroja el porcentaje de cumplimiento y de acuerdo con este se plantean mejoras para cumplir de manera efectiva con la misma
Normativas Hace referencia a aquella informacioacuten relacionada con actos normativos como leyes decretos resoluciones entre otras que puede afectar la gestioacuten de las entidades o a la ciudadaniacutea
A continuacioacuten se enmarcan los responsables y frecuencias en los contenidos externos con los que cuenta de la Entidad
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
16
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Tabla Ndeg 1 Frecuencia y responsables de contenidos externos
Contenido Periodicidad Generador Supervisor Publicador
Contenidos noticiosos
Diaria
Coordinacioacuten de Prensa de la Dependencia
respectiva
Secretariacutea de Prensa Publicador designado
para cada dependencia
Textos intervenciones
puacuteblicas del Presidente de la
Repuacuteblica
Por solicitud Direccioacuten de Discursos
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Comunicaciones Secretariacutea de Prensa
Campantildeas de Comunicacioacuten
Cada vez que se encuentre en ejecucioacuten una campantildea de
comunicacioacuten
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Publicador designado para cada dependencia
Informacioacuten Institucional
Seguacuten sea requerido
Encargado de la dependencia
responsable de la Informacioacuten
Oficina de Planeacioacuten Cada dependencia
Normativas
Seguacuten sea requerido en
cumplimiento a la ley
Secretariacutea Juriacutedica
Secretariacutea Juriacutedica Secretariacutea Juriacutedica
543 Canales de Comunicacioacuten Externa
A continuacioacuten se relacionan los canales de comunicacioacuten externa que se encuentran a disposicioacuten de la ciudadaniacutea y otras partes interesadas La actualizacioacuten de estos canales debe ser notificada a la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones con el objetivo de mantener actualizado el inventario que se presenta a continuacioacuten
Medio de
Comunicacioacuten Canal de
Comunicacioacuten Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina web
Presidencia de la Repuacuteblica
wwwpresidenciagovco
Vicepresidencia wwwvicepresidenciagovco Vicepresidencia
Escriacutebale al Presidente
httpsyscoprepresidenciagovcopublicofrmCiudadanoaspx
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
PSQR httpespresidenciagovcoAtencionCiudadanasistema-psqrformulario-
psqrd
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
Paacutegina Oficina del Alto
Comisionado para la Paz
httpwwwaltocomisionadoparalapazgovco
Oficina del Alto Comisionado para la Paz
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
17
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Alta Consejeriacutea para el Posconflicto
Derechos Humanos y Seguridad
wwwposconflictogovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Posconflicto
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para los Derechos
Humanos
httpwwwderechoshumanosgovco
Consejeriacutea Presidencial para los Derechos Humanos
Paacutegina Consejeriacutea
Presidencial para la Equidad de la
Mujer
httpwwwequidadmujergovco
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
Paacutegina Estrategia de
Cero a Siempre httpwwwdeceroasiempregovco
Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia
Paacutegina del Sistema
Nacional de Competitividad
Ciencia Tecnologiacutea e Innovacioacuten
httpwwwcolombiacompetitivagovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para el Sector Privado y Competitividad
Paacutegina Alta Consejeriacutea
Presidencial para las Regiones
httpwwwregionesgovco
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Regiones
Paacutegina Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra
Minas Antipersonales ndash Descontamina
Colombia
httpwwwaccioncontraminasgovco
Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Paacutegina Colombia Joven
httpwwwcolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
JUACO - Sistema
Nacional de Informacioacuten en
Juventud y Adolescencia de
Colombia
httpobscolombiajovengovco
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
Secretariacutea de Transparencia
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
18
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
Paacutegina Secretariacutea de Transparencia
httpwwwsecretariatransparenciagovco
wwwanticorrupcioacutengovco
Secretaria de Transparencia observatorio anticorrupcioacuten
Paacutegina Centro de Prensa
Internacional
httpwsppresidenciagovcocepriPaginascepriaspx
Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
Visitas Guiadas a la Casa de
Narintildeo httpvisitaspresidenciagovco Casa Militar
Urna de Cristal httpurnadecristalgovco
Secretariacutea de Prensa
Administra Min TIC
Redes sociales
posconflictoco Alta Consejeriacutea Presidencial para el
Posconflicto
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DirRegiones Alta Consejeriacutea Presidencial para las
Regiones
daicma Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
CPPI Consejeriacutea Presidencial para la Primera Infancia DeCeroaSiempre
Stransparencia Secretariacutea de Transparencia
PSQRPresidencia PSQR Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
infopresidencia Presidencia
ViceColombia Vicepresidencia
CEquidad Consejeriacutea Presidencial para la
Equidad de la Mujer
Flikr
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
descontimacolombia Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia accioncontraminas
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
19
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
consejeriaddhh Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
infopresidencia Presidencia
deceroasiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
NuestraColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
ConsejeriaDDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
Observatorio de Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
PresidenciadeColombia Presidencia
VicepresidenciaColombia Vicepresidencia
Consejeriacutea-Presidencial-para-la-Equidad-de-Geacutenero
Consejeriacutea Presidencial para la Equidad de la Mujer
deCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
No-Maacutes-Minas-Antipersonal Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Google +
+DerechoshumanosGovCo Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
httpsplusgooglecom116457651593370984296posts1164576515933
70984296posts
Direccioacuten del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven
+republicadecolombia Presidencia
Vimeo DeCeroaSiempre Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Youtube Youtube
Deceroasiempreoficial Consejeriacutea Presidencial para la
Primera Infancia
Consejeriacutea DDHH Consejeriacutea Presidencial para los
Derechos Humanos
ColombiaJoven Direccioacuten del Sistema Nacional de
Juventud Colombia Joven
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
20
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
Medio de Comunicacioacuten
Canal de Comunicacioacuten
Direccioacuten Nombre Usuario Dependencia
altocomisionadoparalapaz Oficina del Alto Comisionado para la
Paz
Observatorio Transparencia y Anticorrupcioacuten
Secretariacutea de Transparencia
SIGCOLOMBIA Presidencia
VicepresidenciaCol Vicepresidencia
accioncontraminas Direccioacuten para la Accioacuten Integral contra Minas Antipersonales ndash
Descontamina Colombia
Televisioacuten Televisioacuten El Gobierno Responde
Secretariacutea de Prensa Noticias SIG
Comunicaciones fiacutesicas
Correo electroacutenico
contactopresidenciagovco[1]
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica administrada por el Grupo de
Atencioacuten a la Ciudadaniacutea de la Direccioacuten de Operaciones
Chat Chat httpespresidenciagovcoAtencion
Ciudadana
Direccioacuten de Operaciones - Grupo de Atencioacuten a la Ciudadaniacutea
544 Roles Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA
PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
PLANEAR
Definir la estrategia de comunicaciones de acuerdo con los temas prioritarios (dar liacutenea)
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Formular planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas y temas del diacutea a diacutea
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
21
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Articular las comunicaciones entre Presidencia y demaacutes entidades del gobierno
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Coordinar las Relaciones Puacuteblicas en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repuacuteblica
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Crear y consolidar los contenidos comunicacionales alternativos (audiovisuales y escritos) desde la perspectiva de la gente
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Ejecutar planes de comunicacioacuten para la implementacioacuten de la estrategia de gobierno el manejo crisis relaciones puacuteblicas (a nivel regional e internacional) temas del diacutea a diacutea y desarrollar la estrategia digital
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional Funcionarios responsables de la estrategia digital
Elaborar memorandos estrateacutegicos boletines diarios documentos temaacuteticos e informes que marquen tendencia poliacutetica de intereacutes para el Gobierno
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto Funcionarios responsables de monitoreo
Realizar anaacutelisis de impacto poliacuteticos y mediaacutetico coyuntural
Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Realizar seguimiento a la gestioacuten y el proceso de paz
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la coordinacioacuten y anaacutelisis de estudios de opinioacuten internos y externos
Funcionarios responsables de Investigacioacuten y Estudios de Opinioacuten
Realizar la evaluacioacuten de los mensajes propuestos por la Alta Consejeriacutea Presidencial de Comunicaciones en la opinioacuten Puacuteblica
Alimentar Documentos temaacuteticos y Hojas de datos con informacioacuten sobre las audiencias
Construir un repositorio de informacioacuten del Gobierno para efectos comunicacionales
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
22
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
HACER
Elaborar de fichas para el Alto Consejero comunicados de prensa mensajes estrateacutegicos y coordinar la elaboracioacuten de mensajes con la Direccioacuten de Discursos
Funcionarios responsables de mensajes de Gobierno
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios regionales y medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten regional y coordinacioacuten Internacional
Coordinar acciones de gestioacuten de prensa con medios internacionales
Funcionarios responsables de la coordinacioacuten Internacional
Desarrollar piezas de comunicacioacuten plataforma logros y amplificar mensajes del Presidente y campantildeas
Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten Funcionarios responsables de la estrategia digital
Implementar el BrandCenter digital del gobierno Funcionarios responsables de campantildeas de comunicacioacuten
ACCIONES RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA
LAS COMUNICACIONES
VERIFICAR
Realizar seguimiento y evaluacioacuten de todos los equipos de trabajo
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones
Revisar y validar los contenidos comunicacionales desde la perspectiva del ldquotonordquo del gobierno Hojas de datos discursos mensajes de redes
Funcionarios responsables la temaacutetica de Narrativas
Hacer seguimiento los planes de comunicacioacuten Funcionarios responsables del desarrollo del Plan de Comunicaciones
Verificar la informacioacuten emitida en momentos coyunturales y de crisis
Funcionarios responsables de Investigacioacuten contenido y contexto
Recopilar y analizar reacciones sobre pronunciamientos o acciones de Presidencia
Funcionarios responsables de monitoreo
Monitorear redes sociales Funcionarios responsables de la estrategia digital
Monitorear las noticias relacionadas con la presidencia a nivel nacional e internacional
Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas sobre la informacioacuten publicada en redes sociales
Funcionarios responsables de la estrategia digital
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
23
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
ACCIONES
RESPONSABLES ALTA CONSEJERIacuteA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES
ACTUAR
Generar de alertas sobre contenidos en medios de comunicacioacuten que afecten al Gobierno yo al
Presidente Funcionarios responsables de monitoreo
Generar informes y alertas de la informacioacuten publicada
Funcionarios responsables de la estrategia digital Mapear e identificar de aliados y detractores en redes para formular acciones de contingencia en
caso de que se requiera
6 POLITICA EDITORIAL
La Poliacutetica editorial de la entidad podraacute ser consultada en el Lineamiento para la Poliacutetica Editorial y Actualizacioacuten de contenidos web (L-TI-13) el cual contiene las disposiciones y criterios institucionales que orientan al DAPRE en la elaboracioacuten de diferentes contenidos Estos criterios son establecidos por la Alta Consejeriacutea para las Comunicaciones quien es el encargado de asesorar a todas las dependencias del DAPRE en lo relacionado con el anaacutelisis de contenidos y las diferentes estrategias de divulgacioacuten y socializacioacuten de los mismos
7 SOBRE EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIOacuteN Y EL LENGUAJE EN EL USO DE REDES SOCIALES
La informacioacuten en redes sociales y el lenguaje en las mismas responderaacuten a las poliacuteticas editoriales del DAPRE y se centildeiraacuten siempre a los principios de distribucioacuten efectiva y veraz respeto por el usuario y oportunidad contenidos como ya se mencionoacute en el ldquoLineamiento de la poliacutetica editorial y actualizacioacuten de contenidos webrdquo (L-TI-13) 71 Lineamientos para Voceros
El Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones asesoraraacute al sentildeor Presidente de la Repuacuteblica en la definicioacuten de los funcionarios que serviraacuten de voceros para la divulgacioacuten de comunicaciones de la Presidencia o del Gobierno Los lineamientos para cada vocero seraacuten transmitidos por el Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones de conformidad con las caracteriacutesticas y el tono del mensaje que se decida emitir
72 Tratamiento especial a entrega de informacioacuten especiacutefica
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces
24
MANUAL DE COMUNICACIOacuteN INTERNA Y EXTERNA PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA
Coacutedigo M- SA 01
Versioacuten 02
Proceso asociado GESTIOacuteN DE SEGURIDAD APOYO LOGIacuteSTICO PRESIDENCIAL Y COMUNICACIOacuteN Y PRENSA
La entrega de informacioacuten especiacutefica informacioacuten dirigida exclusivamente a una persona medio organizacioacuten o entidad es una decisioacuten estrateacutegica de la Alta Consejeriacutea Presidencial para las Comunicaciones Se haraacute en los casos en que se considere necesario y por los canales o voceros que el propio Alto Consejero determine Por lo regular la entrega de este tipo de informacioacuten involucra uacutenicamente a quienes por razones del tema o poliacutetica a desarrollar sean designados para el efecto
8 MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
9 REQUISITOS TEacuteCNICOS
NTC ISO 9001 Modelo Estaacutendar de Control Interno ndash MECI eje transversal enfocado a la informacioacuten y comunicacioacuten Documento Metodoloacutegico Iacutendice de Transparencia de las Entidades Puacuteblicas-IacuteTEP
10 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE ndash Mapa de procesos ndash Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento
11 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones o quien haga sus veces