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GUÍA PARA EL SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

Bogotá D.C., Agosto de 2018

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GUÍA PARA EL SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SIGEPRE

Código: G-DE-03

Versión 09

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO: ----------------------------------------------------------------------------------------------- 4 2. ALCANCE: ----------------------------------------------------------------------------------------------- 4 3. TERMINOS Y DEFINICIONES: ------------------------------------------------------------------------- 4

3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SIGEPRE ---------------------------------------------------------- 5 4.1 GENERALIDADES PARA LA FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES ------------------------------- 5

4.1.1 Beneficios de la medición a partir de la formulación de indicadores --------------------------------- 5

4.1.2 Características ---------------------------------------------------------------------------------------- 5

4.1.3 Tipo o naturaleza de los indicadores ----------------------------------------------------------------- 6

4.1.4 Alineación de los Indicadores ------------------------------------------------------------------------ 8

4.1.4.1 Indicadores del Plan Nacional de Desarrollo - Sinergia -------------------------------------------- 10

4.1.4.1.1 Mantenimiento -------------------------------------------------------------------------------------- 10

4.1.4.1.2 Incremento ------------------------------------------------------------------------------------------ 11

4.1.4.1.3 Decremento ----------------------------------------------------------------------------------------- 12

4.1.4.2 Indicadores de Objetivos de Desarrollo Sostenible ------------------------------------------------ 13

4.1.4.3 Indicadores del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente – SSST-MA ---- 13

4.1 CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DE INDICADORES EN EL SIGEPRE ----------------------- 13

4.2 DEFINICIÓN DE LOS RANGOS DEL INDICADOR ----------------------------------------------------- 17

4.3 META ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 18

4.4 PERIODICIDAD ------------------------------------------------------------------------------------------ 18

4.5 FUENTE DE DATOS DE INDICADORES --------------------------------------------------------------- 18

4.6 DOCUMENTACIÓN Y APROBACIÓN DE INDICADOR EN EL APLICATIVO SIGEPRE ------------- 19

4.6.1 Solicitud creación, modificación, eliminación de indicadores: ------------------------------------- 19

4.6.2 Verificación y validación de la solicitud por el jefe de la dependencia. ---------------------------- 25

4.6.3 Revisión de la solicitud por parte del Asesor encargado de la Oficina de Planeación ------------ 26

4.6.4 Aprobar el Indicador -------------------------------------------------------------------------------- 27

4.6.5 Crear o modificar el Indicador en el aplicativo Sigepre -------------------------------------------- 28

4. DESPLIEGUE DE MEDICIÓN DEL SIGEPRE ------------------------------------------------------- 32 5.1 DESPLIEGUE -------------------------------------------------------------------------------------------- 32

5.2 MEDICIÓN AL SIGEPRE -------------------------------------------------------------------------------- 32

5.2.1 Medición de indicadores del Mapa Estratégico y Planes de Acción ------------------------------- 32

5.2.2 Medición de indicadores de proceso o riesgos ----------------------------------------------------- 38

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5.2.3 Reporte de seguimiento de indicadores ------------------------------------------------------------ 40

6. SEGUIMIENTO DEL SIGEPRE ----------------------------------------------------------------------- 43 6.1 REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN ----------------------------------------------------------------- 44

6.2 ENCUESTAS DE PERCEPCIÓN DE CLIENTE EXTERNO --------------------------------------------- 44

7. MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------- 44 8. REQUISITOS TÉCNICOS. ---------------------------------------------------------------------------- 44 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------ 44 10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------- 44

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1. OBJETIVO:

Proporcionar una herramienta que facilite la formulación, medición y el análisis de los indicadores del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - Sigepre.

2. ALCANCE:

Esta guía orienta la formulación, seguimiento y medición de los indicadores que componen el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – Sigepre y debe ser aplicada por todos los servidores públicos que tengan a cargo la formulación y seguimiento de indicadores, por los responsables de los procesos, dependencias y/o el administrador del sistema.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES:

Análisis de Datos: Estudio del comportamiento del indicador, frente al cumplimiento de la meta.

Indicador: Representa la realidad de forma cuantitativa y directa que permite medir el estado del

resultado a evaluar en un momento determinado.

Medición: Es la acción y efecto de medir, determinar una cantidad comparándola con otra.

Medio de verificación: Fuentes y flujos de información disponibles para verificar los logros y avances reportadas por el indicador, respecto a los objetivos definidos.

Meta: Producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo determinado

(cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.).

Periodicidad de los indicadores: Se define dependiendo del proceso o de los períodos en los que se pueden obtener los datos.

Responsable de la medición: Cada responsable de proceso o dependencia designa a una persona que se encargue de la recolección y registro de la información necesaria para hacer el seguimiento a los indicadores, en la herramienta dispuesta para tal fin.

Responsable del análisis: Es el responsable designado por el jefe de la dependencia quien debe analizar el desempeño de los indicadores. Adicionalmente, es responsable de la formulación e implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados esperados a partir del análisis de los datos del indicador.

Sistema de Medición: Herramienta estratégica que le permite a la entidad, monitorear y evaluar su desempeño de manera integral frente a los planes, programas y procesos.

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Sigepre: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.

3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SIGEPRE

4.1 GENERALIDADES PARA LA FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES

4.1.1 Beneficios de la medición a partir de la formulación de indicadores

Establecen el logro y el cumplimiento de la misión, objetivos, metas, programas o

políticas de la Entidad y del Gobierno.

Permiten evaluar el Sistema Integrado de Gestión y son referencia de comparación tanto al interior como al exterior de la Entidad.

Evidencian el nivel de cumplimiento de las metas establecidas por la Entidad.

Apoyan el proceso de planificación de la Entidad.

Permiten detectar procesos o estrategias cuyo desempeño no es el deseado. Esto se

traduce en formulación de oportunidades de mejora encaminadas al logro de los objetivos planteados.

Generan mayor transparencia de la Entidad relacionada con la gestión de recursos.

Miden la satisfacción del cliente respecto a la prestación de un servicio.

Permiten definir de manera clara y precisa la gestión realizada por la Entidad. Tiene

como finalidad evaluar y/o demostrar el progreso de la entidad respecto a las metas establecidas.

4.1.2 Características

El seguimiento y control a los objetivos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República se realiza a través de los indicadores que deben procurar su validez, pertinencia y consistencia teniendo en cuenta las siguientes características:

Claros: Deben ser fácil de interpretar por quienes lo evalúan y por quienes lo analizan. Confiables: Las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar

claramente lo que se pretende evaluar.

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Comparables: Los indicadores brindan información cualitativa y cuantitativa, pueden estar conformados por una o más variables las cuales deben estar relacionadas y su resultado debe poderse confrontar con periodos anteriores y con la meta definida, así como con indicadores similares que hayan formulado otras entidades.

Cuantificables: El resultado de la evaluación debe permitir que se convierta en números, cifras o

datos que faciliten el proceso de toma de decisiones. Excluyentes: Deben evaluar un aspecto único de la gestión. Estos aspectos pueden estar

enfocados en las dimensiones económicas, sociales, culturales, políticas, etc. Explícitos: Deben definir claramente las variables que lo componen. Precisos: Deben medir con un grado aceptable de precisión los resultados que se alcanzan así

como los desfases en relación con los objetivos y metas propuestas. Esto ayudará a la toma de decisiones que permitan reorientar la gestión.

Representativos: Deben permitir evaluar el cumplimiento del objetivo planteado. Oportunos: Deben permitir obtener información de manera oportuna y de forma adecuada,

dependiendo de su periodicidad. Que agreguen valor: Debe proporcionar información suficiente y confiable para la toma de

decisiones. Verificables: Los datos obtenidos a través del seguimiento del indicador deben permitir su

validación por medio de evidencias objetivas, documentos, o cualquier otro medio verificación

4.1.3 Tipo o naturaleza de los indicadores

Existen diversos tipos de clasificaciones de indicadores, según su medición, nivel, jerarquía y calidad. Dichas clasificaciones no son excluyentes ya que en la mayoría de los casos se agrupan dependiendo de lo que se desea medir. Para la aplicación de esta guía se tendrá en cuenta la categorización que se muestra a continuación:

Tipo de indicador Eficacia Eficiencia Efectividad

Definición Miden el logro de los resultados propuestos y provee información sobre el grado en el que se realizan las actividades planificadas

Evalúan la relación entre los recursos y el grado de aprovechamiento de estos. Miden la relación entre los resultados logrados y los

Mide el impacto de la gestión en el logro de los resultados y en el manejo de recursos.

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y la capacidad o acierto de la entidad para conseguir un resultado definido.

recursos utilizados y proveen información sobre la manera como se hacen las cosas y se administran los recursos ya sean humanos, financieros, tecnológicos etc. para alcanzar un resultado.

También miden el nivel de satisfacción del usuario que aspira a recibir un servicio o producto en condiciones favorables de costo y oportunidad.

Ejemplo 1 Nombre del indicador Vías Mejoradas en zonas afectadas por el conflicto en Municipios Atendidos. Formula del indicador N° de Vías Mejoradas en zonas afectadas por el conflicto en Municipios Atendidos.

Nombre del indicador Oportuna atención en el trámite de cuentas para pago. Formula del indicador (No. de cuentas tramitadas en un tiempo menor o igual a 5 días / No. de cuentas tramitadas en el período)*100.

Nombre del indicador Nivel satisfacción servicios de seguridad integral. Formula del indicador (Promedio de la calificación obtenida por los clientes encuestados / Calificación máxima posible)*100.

Ejemplo 2 Nombre del indicador Entidades asistidas en enfoque diferencial. Formula del indicador Entidades Territoriales asistidas + Entidades Nacionales asistidas

Nombre del indicador Oportuna atención a solicitudes de modificación al PAA. Formula del indicador (Número de solicitudes de modificación al PAA atendidas en menos de 5 días / Total de solicitudes de modificación al PAA recibidas).

Nombre del indicador Índice de conocimientos del Sigepre adquiridos a través de capacitaciones. Formula del indicador (Porcentaje promedio de calificación de conocimientos del Sigepre* Total de servidores que evaluaron sus conocimientos) / Total de servidores del Dapre.

Para el reporte de los indicadores a la Contraloría General de la República (CGR), que se definen en los tipos de economía, eficiencia, eficacia, equidad, valoración de costos ambientales y otros, se alinearán con los tipos establecidos al interior de la Entidad, es decir, de eficacia, eficiencia o efectividad.

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Con el fin de dar claridad, a continuación se da la definición de cada uno, de acuerdo con la Guía de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral1:

Principio de Eficiencia: Evalúa la relación existente entre los recursos utilizados en la producción de bienes y/o servicios frente a los resultados obtenidos.

La eficiencia tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la económica en términos monetarios (costos). Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una asignación adecuada de recursos.

Principio de Eficacia: Es el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad.

Principio de Equidad: Identifica los receptores de la acción económica y evalúa la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos.

Principio de Aporte a la Sostenibilidad Ambiental: El principio de valoración de costos ambientales (Componente ambiental) permite evaluar la gestión que adelantan los Sujetos de Control en el uso, explotación, protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente, para contribuir al desarrollo sostenible del país. Tal evaluación implica que para cada sujeto de control se identifique y evalúe el cumplimiento de las funciones y obligaciones ambientales directas en los de economía son aquellos que se relacionen con la ejecución del presupuesto, cajas menores y en general la administración de los recursos financieros de la Entidad

4.1.4 Alineación de los Indicadores

Se debe identificar si el indicador se encuentra alineado con los siguientes

Tipo de Alineación Referencia Asociado a:

Proyecto de Inversión

Los indicadores de producto de los proyecto de inversión con sus respectivas metas, se deben relacionar a las estrategias que hacen parte del plan de acción anual de la dependencia responsable.

Plan de Acción Anual

Sinergia

Las dependencias que son responsables de indicadores que hacen parte del Plan Nacional de Desarrollo del cuatrienio y son administrados en el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados (Sinergia), deben ser asociados a las

Plan Estratégico Plan de Acción Anual

1 Contraloría General de la República

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Tipo de Alineación Referencia Asociado a:

estrategias que conforman el plan de acción de la dependencia y hacen parte del Plan Estratégico Institucional. Nota: Para la formulación de este tipo de indicadores, ver numeral 4.1.4.1. de este documento.

Temática Víctimas

Las dependencias que hacen parte del Sistema Nacional de Atención y Reparación a Víctimas –SNARIV-, deben contemplar dentro de su plan de acción las actividades e indicadores que harán parte del Plan de Acción de Víctimas del Dapre para esta vigencia.

Plan de Acción

CONPES

Se define una estrategia transversal en los planes de acción de acción de las dependencias que son responsables de actividades en documentos Conpes, así mismo, se define un indicador de seguimiento a dicha estrategia.

Plan de Acción Anual

Plan Estratégico Sectorial

Los indicadores que hacen parte del Plan Estratégico Sectorial y bajo la responsabilidad de las dependencias del Dapre, se deben identificar dentro de esta alineación.


Objetivos de Desarrollo Sostenible

Son los indicadores que miden los objetivos de desarrollo sostenible, es decir, un conjunto de objetivos globales, voluntarios y de aplicación universal que buscan el equilibrio en la economía, social y ambiental con proyección al 2030. Por tal razón, se deben asociar a las estrategias del plan de acción de la dependencia responsable y harán parte del Plan Estratégico Institucional. Ver numeral 4.1.4.2. de este documento.


Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente

Todos aquellos indicadores que hacen parte del Sistema de Seguridad y Saluda en el Trabajo y Medio Ambiente se deben marcar dentro de esta alineación.

Plan de Acción Proceso

Anticorrupción y Atención a la Ciudadanía

Uno de los mecanismos para controlar el cumplimiento del PAAPC, es medir sus componentes: Gestión de Riesgo de Corrupción, racionalización de trámites, rendición de cuentas y participación ciudadana, mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y los mecanismos para la transparencia y acceso a la información pública.

Plan de Acción Proceso

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4.1.4.1 Indicadores del Plan Nacional de Desarrollo - Sinergia

El Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA se ha consolidado en Colombia como una de las fuentes de información más relevante en materia de seguimiento y evaluación de Políticas Públicas. El sistema liderado desde el Departamento Nacional de Planeación, gestiona el manejo de la información relacionada con la agenda de evaluación, el seguimiento al plan nacional de desarrollo y el afianzamiento de la cultura de gestión pública por resultados en el país y en la región de América Latina.2 Los lineamientos para la construcción de los indicadores Plan Nacional de Desarrollo (PND) y su registro (creación, modificación o eliminación) en Sinergia se encuentra a cargo del Departamento Nacional de Planeación (DNP), con la validación técnica y visto bueno previo de la Oficina de Planeación. A continuación se explicará la metodología determinada por el DNP3 para definir el porcentaje de avance del indicador de acuerdo con la definición de las metas, las mediciones a registrar y la línea base. Esta metodología se determina como tipo de acumulación, para lo cual se establecen 6 tipos:

4.1.4.1.1 Mantenimiento

Stock: Este indicador mide los esfuerzos de una entidad por mantener un resultado que se tiene a una fecha determinada. Característica: La línea de base, las metas anuales y la meta del cuatrienio son los mismos valores.

2 www.sinergia.dnp.gov.co 3 Presentación Análisis de Indicadores, Departamento Nacional de Planeación

• Stock

Mantenimiento

• Flujo

•Acumulado

•Capacidad

Incremento

•Reducción

•Reducciónanual

Decremento

𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑎ñ𝑜 % = 𝑈𝐷

𝑀𝐴

𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑐𝑢𝑎𝑡𝑟𝑖𝑒𝑛𝑖𝑜 % = 𝑈𝐷

𝑀𝐶

http://www.sinergia.dnp.gov.co/

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4.1.4.1.2 Incremento

Flujo: Mide los logros en aquellas actividades que se repiten cada año y a lo largo de éste, sin que los resultados de un año afecten el del año anterior o el siguiente. Características: a) Para la línea base se toma como referencia lo realizado durante el último año del periodo de gobierno inmediatamente anterior, b) Todos los años comienza en cero (0), c) Únicamente se puede tener el avance anual cuando haya finalizado el año, es decir, cuando se pueda comparar con la meta, d) El logro del cuatrienio está determinado por el desempeño del último año de Gobierno, es decir, la meta de 2018 y del cuatrienio son la misma.

Año Avance Anual

Avance Cuatrienio

General 𝑈𝐷

𝑀𝐴

𝑈𝐶

𝑀𝐶

Durante el año 2

𝑈𝐷2𝑀𝐴2

𝑈C1

𝑀𝐶2018

….. ……

Durante el año 4

𝑈𝐷4𝑀𝐴4

𝑈𝐷4

𝑀𝐶2018

Acumulado: Mide el resultado obtenido en un indicador en una fecha determinada, e incluye aquellos obtenidos en períodos anteriores. Características: a) El logro del cuatrienio es equivalente a la suma de los resultados registrados durante cada año del periodo de gobierno, b) La línea base corresponde al resultado del cuatrienio inmediatamente anterior.

Avance Anual Avance Cuatrienio

𝑈𝐷

𝑀𝐴

∑𝑈𝐶

𝑀𝐶 = ∑𝑀𝐴𝑖

Capacidad: Mide el resultado obtenido en un indicador en una fecha determinada, e incluye aquellos obtenidos en períodos anteriores. Características: a) El logro del cuatrienio es equivalente a la suma de los resultados registrados durante cada año del periodo de gobierno, b) La línea base corresponde al resultado del

Avance Anual Avance Cuatrienio

𝑈𝐷 − 𝐿𝐵

𝑀𝐴 − 𝐿𝐵

𝑈𝐷 − 𝐿𝐵

𝑀𝐶 − 𝐿𝐵

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cuatrienio inmediatamente anterior.

4.1.4.1.3 Decremento

Reducción: El indicador de reducción mide los esfuerzos de una entidad por disminuir un valor que se tiene a una fecha determinada. De esta manera, los resultados son mejores en tanto un valor específico empiece a disminuir. Características: i) Si no se tiene una Línea Base, no se puede saber si se está mejorando o no, ii) la línea de base corresponde al dato disponible al comenzar el periodo de gobierno.

Avance Anual

Avance Cuatrienio

𝐿𝐵 − 𝑈𝐷

𝐿𝐵 −𝑀𝐴

𝐿𝐵 − 𝑈𝐷

𝐿𝐵 −𝑀𝐶

Reducción Anual: Mide los esfuerzos de un sector o entidad por disminuir un valor que se tiene a una fecha determinada, pero a diferencia de la reducción nueva, los avances se acumulan durante el año y se busca que al final de éste se alcance un valor menor al de la línea de base. Para tener alertas tempranas se mensualiza la línea de base y la meta anual y del cuatrienio, suponiendo que todas se comporta de manera lineal. Ejemplo: Muertos por accidente de tránsito

Avance Anual

Avance Cuatrienio

∑𝑳𝑩𝟏𝟐

𝟏𝟐𝒕=𝟏 𝒕 − 𝑼𝑫

∑𝑳𝑩 −𝑴𝑨

𝟏𝟐𝟏𝟐𝒕=𝟏 𝒕

∑

𝑳𝑩𝟏𝟐

𝟏𝟐𝒕=𝟏 𝒕 − 𝑼𝑫

∑𝑳𝑩 −𝑴𝑪

𝟏𝟐𝟏𝟐𝒕=𝟏 𝒕

Es de aclarar que estos indicadores se deben registrar en el formato F-DE-30 Caracterización de Indicadores, se cargarán en el módulo de indicadores del Sigepre, para el posterior ingreso de las mediciones y análisis de los resultados obtenidos por parte de la dependencia responsable.

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4.1.4.2 Indicadores de Objetivos de Desarrollo Sostenible

Los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) retoman los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM) y buscan consolidar los avances de estos, así como concretar los retos que quedaron planteados para los próximos años.

Los ODS definen la nueva Agenda de Desarrollo Global hacia el año 2030. Se trata de un conjunto integrado de objetivos globales, voluntarios y de aplicación universal que buscan un equilibrio entre las dimensiones económica, social y ambiental del desarrollo sostenible, con el propósito de alcanzar mayores niveles de bienestar en el mundo, orientados por el lema de “No dejar a nadie atrás”.

En total, se trata de 17 objetivos y un conjunto de 169 metas asociadas con las tres dimensiones del desarrollo sostenible (social, económica y ambiental) y con esferas relacionadas con las personas, el planeta, las alianzas, la justicia y la prosperidad.4 El Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE) definen la metodología y lineamientos para la construcción y seguimiento de los indicadores de los objetivos de desarrollo sostenible, los cuales deben ser adoptados por las dependencias que tenga bajo su responsabilidad este tipo de indicadores y la Oficina de Planeación se alineará a las disposiciones definidas con un enfoque técnico. Es de aclarar que estos indicadores se deben registrar en el formato F-DE-30 Caracterización de Indicadores, se cargarán en el módulo de indicadores del Sigepre, para el posterior ingreso de las mediciones y análisis de los resultados obtenidos.

4.1.4.3 Indicadores del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente – SSST-MA

Para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, el cual es liderado por el Área de Talento Humano y participan otras dependencias del Dapre, se deben definir indicadores que harán parte de este sistema y por ende, es necesario identificarlos dentro del Sigepre.

4.1 CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DE INDICADORES EN EL SIGEPRE

Para realizar la formulación de los indicadores del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – Sigepre, se debe dar respuesta a las siguientes preguntas relacionadas con la Entidad, proceso y/o dependencia:

4 www.sinergia.dnp.gov.co

http://www.sinergia.dnp.gov.co/

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¿Qué se hace? Establecer las principales actividades y funciones.

¿Qué se desea medir? Priorizar las actividades y funciones estableciendo rangos de valoración de 0 a 10.

¿Quién utilizará la información?

Evaluar quienes serán los destinatarios de la información.

¿Cada cuánto se debe medir? Establecer la periodicidad con la que se requiere obtener la información.

¿Con qué se compara? Establecer referentes comparables, pueden ser internos o externos.

Fuente: Guía para la construcción de indicadores de gestión - DAFP

La construcción de los indicadores debe contar con la participación de todas las personas que intervienen en el desarrollo de las diferentes actividades al interior de cada una de las dependencias del Dapre.

De manera paralela, se deben tener en cuenta entre otros los siguientes criterios:

a. Alineación del indicador con el objetivo institucional, estrategia o proceso/riesgo a medir: Es importante

identificar si el indicador mide total o parcialmente el objetivo institucional, estrategia o proceso/riesgo.

b. Identificar la Política de Gestión y Desempeño Institucional a la que le apunta el indicador, definidas en el Decreto1499 de 2017.

c. Identificar el objetivo del indicador: Constituye la razón de ser del indicador, establece el propósito o fin

último de la medición.

Para la redacción del indicador se sugiere la siguiente estructura:

Ejemplos:

SujetoVerbo en participio

pasadoComplemento (Si

aplica)

Documento de evaluación de la asistencia técnica

realizada a municipios focalizados

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d. Identificar el tipo o naturaleza del indicador de acuerdo con las normas técnicas aplicables al Sigepre:

Eficiencia

Eficacia

Efectividad e. Identificar las posibles variables (cuantitativas o cualitativas): Una vez identificado el tipo de indicador

y las fuentes de información de los datos se definen las variables.

f. Determinar la fórmula de cálculo del indicador: la fórmula de cálculo puede ser de diferentes tipos (Ver tabla 1)

Tabla 1: Algunas fórmulas de cálculo del indicador

Tipo Descripción Fórmula

Índice o razón Relación entre dos valores que pueden ser de una misma variable y

xa

Proporción Relaciona en forma de igualdad dos índices ó razones n

m

y

x

Coeficiente Valor numérico obtenido al relacionar las variables de una razón o proporción, teniendo en cuenta las unidades correspondientes

y

xK

hr 5

inf 10K

inf/hr 2K

Porcentaje Promedio obtenido al relacionar una variable con las mismas unidades

100*y

xa

Valor absoluto Valor obtenido al relacionar una sola variable Documentos elaborados=No. de documentos elaborados

aa

Una vez se ha seleccionado la fórmula de cálculo del indicador, se procede a relacionar las variables previamente identificadas. Ejemplos:

Kilómetros de Red Vial Construidos N.A.

Contenidos de Oferta institucional para el acceso, vinculación, y participación

de los jóvenes

Difundidos N.A.

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Alineación Indicador Objetivo

Política de Gestión y

Desempeño Institucional

Nombre del indicador

Tipo de indicador

Variables del indicador / Formula

Objetivo Institucional

Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa.

Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

Comités de la OCDE a los que Colombia accede como miembro pleno

Eficacia

Número de Comités de la OCDE a los que

Colombia accede como miembro pleno

Estrategia / Proyectos de

inversión / Metas de Gobierno

Meta de Gobierno registrada en SINERGIA

Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

Porcentaje de víctimas civiles de MAP, MUSE y AEI registradas en el IMSMA, con seguimiento al acceso a las medidas de atención, asistencia y reparación integral

Efectividad

Número de víctimas civiles de MAP,

MUSE y AEI registradas en el IMSMA en el año

anterior con reporte de seguimiento /

Total de número de víctimas civiles de MAP, MUSE y AEI registradas en el IMSMA en el año inmediatamente

anterior

Proceso Adquisición de Bienes y Servicios

Gestión presupuestal y Eficiencia del gasto público

Contratos perfeccionados y legalizados

Eficacia

(Cartas de Aceptación

perfeccionados y legalizados+

Contratos perfeccionados y

legalizados) / Número de

solicitudes recibidas mes anterior al vencimiento del

período

Riesgo

Inadecuada identificación de las actividades en el Plan Institucional de Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional

Talento Humano

Modificaciones generadas por definición de temáticas no adecuadas (R)

Efectividad

Número modificaciones generadas por definición de temáticas no adecuadas

Cabe anotar que el número de indicadores que formularán los líderes de proceso y/o jefes de dependencias, y que se medirán en el Sigepre, dependen de los objetivos, estrategias, productos de los

http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/rsk/risk;jsessionid=B7BD432182F573C7A1C3D69356356C43?soa=7&mdl=rsk&id=561





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proyectos de inversión (si aplica), Temática de Víctimas (si aplica), Conpes (si aplica), indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno (si aplica).

4.2 DEFINICIÓN DE LOS RANGOS DEL INDICADOR

Establece los intervalos o límites de calificación que se toman como referente para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es sobresaliente, satisfactorio o deficiente. Estos rangos del indicador son los mismos que se definen en el aplicativo Sigepre.

Sobresaliente Satisfactorio Deficiente

Límite superior Limite intermedio Límite inferior

Sobresaliente: Cuando el resultado se encuentre ubicado en el límite superior Si se trata de un indicador de tendencia ascendente, el límite superior no podrá ser inferior al 90%, esto quiere decir que cualquier valor superior a este, corresponde a un comportamiento o desempeño sobresaliente. Si por el contrario se trata de un indicador de tendencia descendente, el límite superior no podrá ser mayor al 10%, es decir cualquier resultado igual o inferior a este valor, correspondería a un comportamiento o desempeño sobresaliente


Ascendente Mayor o igual a

90%

Descendente Menor o igual a

10%

Satisfactorio: Cuando el resultado se encuentre ubicado en el límite intermedio establecido. Si se trata de un indicador de tendencia ascendente, el límite intermedio deberá estar comprendido entre 81% y 89%, esto quiere decir que cualquier valor incluido en este intervalo corresponde a un comportamiento o desempeño favorable. Si por el contrario se trata de un indicador de tendencia descendente, el límite intermedio deberá estar entre 11% y el 19% es decir cualquier resultado incluido dentro de este rango, correspondería a un comportamiento o desempeño satisfactorio.


Ascendente Entre 80% y 89%

Descendente Entre 11% y 19%

Deficiente: Cuando el resultado se encuentre ubicado en el límite inferior identificado. Si se trata de un indicador de tendencia ascendente, el límite inferior no podrá ser superior a 81%,

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lo que quiere decir que cualquier valor menor o igual a 80%, corresponde a un comportamiento o desempeño desfavorable. Si por el contrario se trata de un indicador de tendencia descendente, el límite inferior no deberá ser menor al 21%, es decir cualquier resultado igual o superior a este valor, correspondería a un comportamiento o desempeño deficiente.


Ascendente Menor que 80%

Descendente Mayor o igual que 20%

4.3 META

Corresponde al resultado esperado del indicador en un periodo determinado. Esta debe ser coherente con el rango definido para el indicador. La meta se define teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Datos históricos

Análisis de tendencia (para indicadores existentes)

Existencia de indicadores del mismo tipo en otras entidades.

Existencia del mismo indicador en otros Sistemas de medición, como por ejemplo SPI, Sinergia, conpes, etc., para lo cual se deberá asignar la misma meta.

Nota: Si los resultados del indicador no corresponden a lo planeado, en el análisis del indicador se explicara claramente la situación presentada, si los resultados negativos se vuelven recurrentes se deberán determinar las acciones necesarias para corregir las deviaciones a través de la formulación de planes de mejora.

4.4 PERIODICIDAD

Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del indicador, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución, así como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por el responsable del proceso y/o dependencia, teniendo en cuenta que como mínimo se debe realizar la medición una vez al año. Nota: Se recomienda, en lo posible, definir periodicidades menores a las anuales, teniendo en cuenta que frente a los resultados obtenidos y el análisis para la toma de decisiones se puede tener una mejor oportunidad en desarrollar las acciones necesarias para el cumplimiento del indicador.

4.5 FUENTE DE DATOS DE INDICADORES

Hace referencia a documentos, sistemas de información, bases de datos, grupos o personas que poseen o suministran la información necesaria para obtener los datos de las variables definidas. Por ejemplo, para el seguimiento a la ejecución presupuestal de la entidad una fuente de datos es el aplicativo SIIF.

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4.6 DOCUMENTACIÓN Y APROBACIÓN DE INDICADOR EN EL APLICATIVO SIGEPRE

Para documentar el indicador se debe tener en cuenta la alineación. La solicitud se realiza a través del aplicativo Sigepre, módulo de mejoras, seleccionar el flujo correspondiente y continuar con los pasos para la respectiva aprobación: (1) Cuando los indicadores corresponden a plan de acción se selecciona el flujo – Creación o modificación de planes o (2) Cuando los indicadores midan o riesgos o procesos o ambos se selecciona - Creación, modificación o eliminación de indicadores.

Nota: En cualquiera de los pasos del flujo de creación, modificación o eliminación de indicadores se puede realizar la devolución de la solicitud al enlace de la dependencia para ajustes. Nota: En los casos en que la solicitud involucre estrategias – actividades del plan de acción, es necesario referirse a los Numerales 9 y 10 de la Guía G-DE-02 Formulación y seguimiento planeación institucional.

4.6.1 Solicitud creación, modificación, eliminación de indicadores:

a. Diligenciar el Formato F-DE-30 Caracterización de Indicadores: La persona designada como enlace del Sigepre, diligencia el formato F-DE-30 Caracterización de indicadores, así:

1

• El enlace de la dependencia diligencia el Formato F-DE-30 y solicita la creación, modificación o eliminación deindicadores a través del módulo de mejoras del aplicativo Sigepre.

2

• El lider de proceso o jefe de la dependencia verifica y valida la calidad de la información del indicador que seplantea crear, modificar o eliminar. Adicionalmente, aprueba o devuelve el paso para ajustes.

3

• El Asesor encargado de la Oficina de Planeación revisa la calidad de la información registrada en el F-DE-30, asícomo la justificación de creación, modificación o eliminación de indicadores.

4

• El Jefe de la Oficina de Planeación valida la calidad de la información del indicador susceptible a crear, modificar oeliminar, y posteriormente aprueba la solicitud. En las solicitudes coprepondientes a indicadores de proceso o riesgos,en calidad de Representante de la Alta Dirección realiza el paso.

5• Un Asesor de la Oficina de Planeación crea, modifica o elimina el o los indicadores en el aplicativo Sigepre.

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Plan: Marque con una “X” el plan al cual está asociado el indicador, Plan estratégico, Plan de Acción, Proceso o Riesgo. Nombre del Objetivo Institucional: Seleccione de la lista desplegable el objetivo al cual le está apuntando la estrategia e indicador, en el caso en que haya seleccionado Plan Estratégico. Nombre de la estrategia: De acuerdo a la selección anterior relacione la estrategia que permite medir el indicador, en el caso en que haya seleccionado Plan de Acción. Nombre del Proceso o riesgo: Seleccione el nombre del proceso de la lista desplegable o digite el nombre del riesgo al cual le está apuntando el indicador, en el caso en que haya seleccionado Proceso – Riesgo. Nombre del Indicador: Indique el nombre con el que se identifica el indicador, teniendo en cuenta la estructura establecida en el literal c del punto 4.1. Unidad en la que se captura el indicador: Seleccione de la lista desplegable alguna de las siguientes unidades: número, porcentaje, unidades, decimal, dólar, pesos, millones de pesos, millones de dólares o días. Periodicidad de captura del indicador: Seleccione la periodicidad de captura del indicador entre mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual. Forma de obtención del indicador: Seleccione la forma de obtención entre manual (cuando el indicador se compone de una única variable que se registra directamente por el enlace), calculada (cuando el indicador se compone de 2 o más variables manuales que el sistema calcula automáticamente). Fórmula del indicador (Relación de variables): Indique la fórmula para el cálculo del indicador según la relación de sus variables, en caso de no componerse de variables indique el nombre del indicador. Descripción del Indicador: Describa para que sirve, que mide el indicador, para que se usará, etc. Fecha de inicio de captura: Indique la fecha desde la que se empezará a registrar el dato del indicador de acuerdo con su periodicidad en formato dd/mm/aaaa. Orientación del indicador: Seleccione la orientación del indicador hacia arriba (si la meta es llegar a 100), hacia abajo (si la meta es llegar a 0) y punto medio (valor fluctuante entre otro valor, ej.: +-5.

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Propietario: Diligencie el nombre de la persona que debe registrar los datos en el aplicativo Sigepre de modo manual. Gestor: Diligencie el cargo del responsable del indicador en la dependencia. Meta del indicador: De acuerdo a la periodicidad de captura del indicador definida, registre las metas previstas de acuerdo para cada uno de los periodos. Meta constante: Valor fijo el cual debe ser alcanzado en cada periodo de medición. Meta variable: Valor alcanzado acumulado y progresivo de acuerdo con la periodicidad de captura del indicador. Meta indicador para el cuatrienio: Registre cada una de las metas anuales para el cuatrienio. Si el indicador mide los objetivos del Plan Estratégico, la meta se registra acumulada. Política de Gestión y Desempeño Institucional: Seleccione el nombre de la Política de Gestión y Desempeño Institucional a la cual se encuentra alineado el indicador. Objetivo institucional: Seleccione de la lista el objetivo institucional al cual contribuye el indicador. Proceso: Seleccione el nombre del proceso si el indicador hace parte de este. Dependencia: Registre el nombre de la dependencia. Año: Seleccione el año de aplicación del indicador. Proyecto de Inversión: Indique si el indicador hace parte del proyecto de inversión de la dependencia. Registrado en Sinergia: Indique si el indicador está registrado en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno- Sinergia. Plan de Fortalecimiento a Víctimas: Indique si el indicador hace parte del Plan de Fortalecimiento a Víctimas. Conpes: Indique si el indicador hace parte del Conpes. Plan Estratégico Sectorial: Indique si el indicador hace parte del Plan Estratégico Sectorial Fuentes de información: Indique la fuente de origen de la información, esta permitirá tener la trazabilidad en los ejercicios de auditoría. Ej.: Plan Anual de Adquisiciones, Base de datos de la dependencia, Aplicativo Altiris, Aplicativo SIGOB, etc. Tipo: Seleccione el tipo de indicador teniendo en cuenta la siguiente caracterización: eficacia (mide el logro de los resultados propuestos y provee información sobre el grado en el que se

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realizan las actividades planificadas y la capacidad o acierto para conseguir un resultado definido), eficiencia (miden la relación entre los resultados logrados y los recursos utilizados), efectividad (mide el impacto de la gestión en el logro de los resultados y en el manejo de recursos). Descripción de las variables del indicador Nombre de la variable: Indique el nombre con el que se identificarán cada una de las variables que componen el indicador. Unidad en la que se captura la variable: seleccione de la lista alguna de las siguientes unidades número, porcentaje, unidades, decimal, dólar, pesos, millones de pesos, millones de dólares o días. Periodicidad de captura de la variable: seleccione la periodicidad de captura de la variable entre mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual. Debe coincidir con la periodicidad de captura del indicador. Propietario: diligencie el nombre de la persona que debe registrar los datos en el aplicativo Sigepre de modo manual. Gestor: diligencie el cargo del responsable de la variable en la dependencia.

Nota: En el caso de priorización de indicadores que hacen parte del mapa estratégico del Dapre, se deberá marcar X en la opción Plan Estratégico así como en la opción a la cual está asociado el indicador. Adicionalmente, las metas de los indicadores priorizados por las dependencias que harán parte del Plan Estratégico de la Entidad y los que se formulen para las estrategias del Plan de Acción deben abarcar un horizonte de cuatro años (periodo de Gobierno). Es decir, sin importar la periodicidad en que se requiera medir el indicador, este debe tener una meta anual para cada uno de los cuatro años del Gobierno.

b. Solicitar la Creación, modificación o eliminación de Indicador de plan de acción:

Una vez diligenciado el formato F-DE-30, caracterización de Indicadores, se crea la solicitud en el aplicativo Sigepre: Ruta: Módulo mejoras - Solicitar.

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Posteriormente se diligencian los campos como se muestra a continuación: Se selecciona el flujo acorde con la alineación del indicador.

Registrar nombre de la solicitud, Por ejemplo Creación indicadores Secretaría Jurídica 2014

Se debe elegir el flujo “Creación o modificación de planes” o “Creación, modificación o eliminación indicadores”

El aplicativo automáticamente lo asigna

El aplicativo automáticamente trae el flujo de mejoramiento

Se elige Área Organizativa

El aplicativo automáticamente asigna a la persona que está creando la solicitud

Se registra el comentario de lo que se requiere del indicador

Se da clic en guardar

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Una vez la solicitud ha sido generada, se debe diligenciar en el sistema el soporte de la creación, modificación o eliminación de indicadores, adjuntando el formato F-DE-30 diligenciado. Indicadores Plan de Acción

Indicadores proceso o riesgo

Se hace una descripción detallada del indicador que se pretende crear, modificar o eliminar

Adjuntar archivos: Dar clic en examinar y se busca el archivo del formato F-DE-30, selecciona; le dice abrir, después se le da Agregar a la lista para que el archivo quede formalmente adjunto.

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Cuando el indicador mide riesgo o proceso, en alcance se selecciona proceso y de la lista desplegable se selecciona el proceso.

4.6.2 Verificación y validación de la solicitud por el jefe de la dependencia.

Cuando la solicitud ha sido documentada de forma adecuada y soportada con las fichas de los indicadores que se desean crear, modificar o eliminar, el flujo continua para la aprobación del jefe de la dependencia.

El jefe de la dependencia entra al aplicativo Sigepre - Modulo Mejoras – Mis responsabilidades, en donde encontrará la solicitud generada, debe dar clic en el nombre y se abre una ventana donde se puede ver el estado del flujo, allí verificará la solicitud y consultará el formato F-DE-30, con el objetivo de revisar y verificar la información diligenciada. En este punto podrá aprobar la solicitud o devolver el paso para ajustes.

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Cuando el indicador o indicadores miden riesgos o procesos, el Líder del proceso da el Visto Bueno a la creación, modificación o eliminación.

4.6.3 Revisión de la solicitud por parte del funcionario encargado de la Oficina de Planeación

Cuando la solicitud se encuentra aprobada por parte del jefe de la dependencia o Líder del proceso, el funcionario de la Oficina de Planeación deberá revisar la calidad de la información registrada en la solicitud, así como en el formato F-DE-30 y mediante comentario informa si la calidad de la información es la adecuada o no, como lo indica el procedimiento P-DE-02 Formulación, registro y análisis de indicadores.

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4.6.4 Aprobar el Indicador

Los indicadores del Plan de Acción, de proceso y riesgos son aprobados por el Jefe de la Oficina de Planeación, verificando que el indicador contenga los requisitos establecidos en esta guía y realiza el comentario de aprobación, modificación o eliminación del indicador, como lo indica el procedimiento P-DE-02 Formulación, registro y análisis de indicadores:

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4.6.5 Crear o modificar el Indicador en el aplicativo Sigepre Una vez aprobado el indicador por el Jefe de la Oficina de Planeación y de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento P-DE-02 Formulación, Registro y análisis de indicadores. El funcionario (administrador funcional) de la Oficina de Planeación crea o modifica en el aplicativo Sigepre –Indicadores la información del indicador, diligenciando los siguientes datos:

Dato o Meta: Se señala si datos cuando se va a crear una variable o el indicador, y se señala meta

cuando se va a crear metas mensuales, trimestrales, semestrales etc. Nombre: se registra brevemente como se va a llamar la variable o el indicador. Por ejemplo: Índice

de Desempeño Institucional Dapre Alias: Se define una estructura de acuerdo con lo dispuesto en el aplicativo Sigepre por ejemplo:

CALI_DAPRE_IDI Configurador: Se registra el nombre del administrador funcional que esta creado el indicador. Propietario: Se registra la persona encargada de ingresar los datos. Gestor: Se registra el nombre del responsable del indicador. Descripción: Se transcribe el comentario que trae el formato F-DE-30 diligenciado. Formato: El Aplicativo los registra automáticamente. Unidad de Captura: se escoge la unidad para medir el indicador Ejemplo: peso, número

porcentaje, entre otros.

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Unidad de almacenamiento: Es la misma que la unidad de captura y el aplicativo automáticamente lo registra.

Función resumen: Se escoge la función que trae el aplicativo en este caso siempre es último valor.

Temporizador de disparo: Corresponde a la periodicidad del indicador por ejemplo mensual, trimestral, semestral etc.)

Fecha de inicio y fecha final de captura: De acuerdo al temporizador de disparo así mismo se determina la fecha de inicio y terminación, por ejemplo: si es trimestral, entonces se inicia con fecha de 31/mar/2019 23:59, para la fecha final el aplicativo la determina automáticamente.

Orientación del valor: se escoge si es “Hacia arriba, Hacia abajo o Punto medio” Meta constante: Se registra cuando es permanente, es decir no cambia durante el horizonte de

tiempo que se mide el indicador. Forma de obtención: Se señala entre las opciones, manual, calculada o externa. Cuando el

indicador no cuenta con variables se marca manual, pero cuando contiene más de dos variables se señala calculada y se despliega una ventana para crear la formula.

Objetivo Estratégico: Seleccione el Objetivo Estratégico Política de Gestión y Desempeño Institucional: Se selecciona del listado una o más. Este último

con el teclado -Ctrl sostenido. Proceso: Seleccione el proceso Dependencia: seleccione la dependencia Año: Indique el año de aplicación del indicador Proyectos de Inversión: Indique SI o NO Registrado en Sinergia: Indique SI o NO Indicador de la temática de Víctimas: Indique SI o NO Indicador de un Conpes: Indique SI o NO Indicador del Plan Estratégico Sectorial: Indique SI o NO Indicador de Objetivo de Desarrollo Sostenible: Indique SI o NO Indicador Sistema de Gestión: Seleccionar -Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio

Ambiente o Sistema de Gestión de Seguridad de la Información o No aplica. Alineación del indicador: Indique si es Proceso, Mapa Estratégico, Plan de Acción, Riesgo o

seleccionar combinados cuando aplique. Tipo: Selecciones si es de eficiencia, eficacia o de efectividad Guardar: Por último se da guardar para que la variable o el indicador queden totalmente creados

en el aplicativo. A continuación se muestra un pantallazo del aplicativo de cómo queda registrado.

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Nota: Primero se crean las variables del indicador y luego el indicador como tal, después se crea la meta asociada al indicador.

Cuando se termina de crear, modificar o eliminar el indicador, el funcionario de la Oficina de Planeación, se remite al módulo – mejoras del aplicativo Sigepre (solicitud generada y aprobada en cada uno de los pasos del flujo de mejoramiento) se escribe el comentario relacionado con la creación, modificación o eliminación del indicador, se agrega como concepto asociado y finaliza el flujo.

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Paralelamente, los funcionarios de la Oficina de Planeación cargarán las metas registradas en las fichas de los indicadores, de acuerdo a las dependendencias que les fueron asignadas.

Se debe tener en cuenta, que una vez un indicador ha sido priorizado por la dependencia e incluido en el mapa estratégico de la Entidad, este no podrá ser eliminado. Sin embargo, se podrá dar por cerrado en caso de que la dependencia sea eliminada de la estructura organizacional de la Entidad o en caso de que las prioridades del Gobierno cambien. Por otro lado, las modificaciones se podrán realizar si los cambios obedecen a nuevos lineamientos, sin que afecten la estructura del indicador, es decir, si las modificaciones solicitadas se relacionan con la unidad de medida del indicador, la periodicidad de captura o cambie el objetivo que pretende medir el indicador, deberá formularse uno nuevo.

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4. DESPLIEGUE DE MEDICIÓN DEL SIGEPRE

5.1 DESPLIEGUE

Para realizar la medición al Sigepre se plantea en la Entidad un despliegue en la formulación que parte desde la misión y la visión del Dapre, la Política del Sigepre, y los objetivos institucionales definidos por la Entidad. La medición se hace de acuerdo al siguiente esquema Ver Gráfica 1 y con los reportes de Indicadores del Aplicativo Sigepre.

Gráfica 1: Despliegue de la medición de los objetivos

5.2 MEDICIÓN AL SIGEPRE

5.2.1 Medición de indicadores del Mapa Estratégico y Planes de Acción

Para la medición de los indicadores de Mapa Estratégico, Planes de Acción (ver procedimiento P-DE-01), se realiza a través del aplicativo Sigepre. El enlace de la dependencia registra los datos del indicador de acuerdo con su periodicidad, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

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Cuando se esté ubicado en el Home se deberá hacer clic en el reporte de seguimiento a la planeación de la vigencia correspondiente.

Se abrirá una nueva presentación con el esquema de la planeación. Posteriormente se

deberá hacer clic en Plan de Acción, así:

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A continuación, dar clic sobre Resultado de Indicadores Planes de Acción.

Se visualiza el organigrama de la Entidad con los resultados y avances del consolidado de indicadores por dependencia, como se muestra a continuación:

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En el reporte que se genera, clic sobre el nombre del indicador a reportar.

Se abrirá una nueva ventana con la información del indicador a reportar y se deberá Hacer

clic sobre ingresar valores.

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Posteriormente se abrirá una ventana “Árboles de entrada manual” y se procederá a hacer clic sobre la meta o el dato sobre el que se requiere reportar, se despliega cuadro y se deberá hacer clic sobre Ingresar datos.

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Una vez es sistema ha desplegado las variables debe hacer clic sobre cada una de ellas, de las opciones que despliega el sistema debe seleccionar ingresar datos, inmediatamente el aplicativo genera un campo donde se debe ingresar el dato que corresponde a la variable, y procederá a dar clic en guardar. Debe tener en cuenta que si el dato que se registra es numérico o porcentual (revisar el campo unidad), realizada esta acción el sistema pegunta “confirma que los datos están correctos?” si está seguro de realzar esta operación deberá dar clic en aceptar, tal como lo muestra el ejemplo a continuación.

Para finalizar, se deberá realizar el análisis cualitativo del avance del indicador, ingresando al indicador en el campo comentario y adjuntar los soportes correspondientes.

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Nota: Para el reporte de las variables de un indicador se debe seguir los pasos explicados en este numeral.

5.2.2 Medición de indicadores de proceso o riesgos La medición de los indicadores de proceso o riesgos se realiza a través del aplicativo Sigepre. El enlace de la dependencia registra los datos del indicador de acuerdo con su periodicidad, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

Cuando se esté ubicado en el Home se deberá hacer clic en Mapa de Procesos

Se abrirá la presentación del Mapa de Procesos y se deberá hacer clic sobre el semáforo

del proceso del cual es responsable.

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Se abrirá la presentación con la información del proceso, clic en indicadores. Continuar con los pasos mencionados en éste mismo documento, página 35 y 36.

Nota: También puede consultar el Numeral 11 de la Guía G-DE-02 Formulación y seguimiento planeación institucional, página 34, Pasos para el registro de información de los indicadores, para el registro de indicadores de plan de acción, proceso o riesgos.

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. 5.2.3 Reporte de seguimiento de indicadores La Oficina de Planeación realiza seguimiento de manera trimestral a los avances de los Planes de Acción e indicadores de proceso. Para lo cual revisa la calidad de la información de cada indicador tanto de los datos ingresados como al análisis de los mismos y soportes, con el objetivo de evaluar la calidad de la información registrada. En caso de encontrar alguna observación, se remite correo electrónico al jefe de la dependencia para que realice los ajustes pertinentes a la información suministrada. Los criterios de valoración definidos por la Oficina de Planeación, con el propósito de realizar el seguimiento respectivo son: Indicadores Plan de Acción y/o Proceso

CRITERIOS DE VALORACIÓN

OPORTUNIDAD CALIDAD RESULTADO

Verde

Entre el 90% y el 100% de los indicadores cuentan con registro de información cuantitativa y cualitativa, reportada dentro de los diez (10) días calendario posterior a la fecha de corte de seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre).

La información registrada permite evidenciar el avance cualitativo del indicador. Los anexos aportan evidencia frente al cumplimiento del indicador.

El resultado promedio de los indicadores del Plan de Acción es superior o igual al 90%.

Amarillo


La información registrada permite evidenciar parcialmente el avance cualitativo del indicador. Los anexos aportan evidencia parcial frente al cumplimiento del indicador.

El resultado promedio de los indicadores del Plan de Acción es menor que el 90% y mayor o igual que el 80%, se pueden formular planes de mejoramiento preventivo.

Rojo


No hay registro de información, no adjuntan soportes o los mismos son totalmente inconsistentes.

El resultado promedio de los indicadores del Plan de Acción es inferior al 80%, es necesario formular plan de mejoramiento correctivo.

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Indicadores de Riesgos

CRITERIOS DE VALORACIÓN

OPORTUNIDAD CALIDAD RESULTADO

Verde

Entre el 90% y el 100% de los indicadores cuentan con registro de información cuantitativa y cualitativa, reportada dentro de los quince (15) días calendario posterior a la fecha de corte de seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre).

La información registrada permite evidenciar el avance cualitativo del indicador. Los anexos aportan evidencia frente al cumplimiento del indicador.

El resultado es superior o igual al 90%.

Amarillo

Entre el 80% y 89% de los indicadores cuentan con registro de información cuantitativa y cualitativa, reportada dentro de los quince (15) días calendario posterior a la fecha de corte de seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre).

La información registrada permite evidenciar parcialmente el avance cualitativo del indicador. Los anexos aportan evidencia parcial frente al cumplimiento del indicador.

El resultado es menor que el 90% y mayor o igual que el 80%, se pueden formular planes de mejoramiento preventivo.

Rojo

Entre el 0% y 79% de los indicadores cuentan con registro de información cuantitativa y cualitativa, reportada dentro de los quince (15) días calendario posterior a la fecha de corte de seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre).

No hay registro de información, no adjuntan soportes o los mismos son totalmente inconsistentes

El resultado es inferior al 80%, es necesario formular plan de mejoramiento correctivo.

Adicionalmente, la Oficina de Planeación presenta de manera trimestral los reportes de avance de los Planes de Acción ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Adicionalmente, la Oficina de Planeación a través del aplicativo Sigepre trimestralmente genera el reporte de indicadores así:

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Una vez seleccionada la opción diligencia la siguiente información:

Una vez creado el reporte, selecciona la opción vista previa para exportar el reporte así:

Selecciona los atributos del

reporte

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Una vez exportado el reporte, se remite al Área de Tecnología y Sistemas de Información para que sea publicado en la Página web del Dapre.

6. SEGUIMIENTO DEL SIGEPRE

El seguimiento del Sigepre se efectúa mediante múltiples herramientas que permiten verificar o evaluar el cumplimiento de los requisitos. A continuación se presentan las herramientas utilizadas entre otras en la Presidencia de la Republica para efectuar el seguimiento son:

Comité Sectorial e Institucional de Gestión y Desempeño (Revisión por la Alta Dirección) Comité de Coordinación de Control Interno Subcomités de Control Interno Encuestas de percepción de cliente externo Encuestas de percepción de clientes internos Encuestas de evaluación de servicios compartidos Autoevaluación de procesos Aplicativo Sigepre

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6.1 REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN

Anualmente se efectúa la revisión por la Alta Dirección del Dapre en el marco del Comité Institucional de Gestión y Desempeño quienes revisan los aspectos que permiten evidenciar la mejora del Sigepre y tomar los correctivos necesarios para su fortalecimiento, esta revisión se efectúa acorde con el procedimiento Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – Sigepre P-EM-04.

6.2 ENCUESTAS DE PERCEPCIÓN DE CLIENTE EXTERNO

Se efectúa las encuestas de percepción del cliente externo al Señor Presidente de la Republica, Vicepresidente de la Republica y Entidades estatales con el fin de evaluar el cumplimiento de las características de los servicios misionales, adicionalmente se efectúan evaluaciones a la población beneficiaria acorde con las actividades desarrolladas por las Consejerías, Direcciones y Secretaria de Transparencia, acorde con el Manual de Servicios Misionales M-AU-01

6.3 ENCUESTAS DE PERCEPCIÓN DE CLIENTES INTERNOS Se efectúa encuesta de percepción de los clientes internos asociados con los procesos de Dirección y Soporte con el fin de evaluar la calidad de la prestación de los servicios e de identificar mejoras que permitan fortalecer el enfoque al cliente, acorde con el Manual de Servicios Internos del Dapre M-AU-03.

7. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Nomograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento

8. REQUISITOS TÉCNICOS.

Norma Técnica Colombiana ISO 9001 Manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI. Manual Operativo MIPG.

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Planeación

guÍa para el seguimiento y mediciÓn del...

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