analisis matriz

SITUACION ACTUALANALISISSITUACION PROPUESTA

Documento de constitucin de la Empresa y Cdigo de ComercioNOMBRE DE LA UNIDAD ORGANICA:

Asamblea de accionista

CARGO RESPONSABLE:

Accionistas

UNIDAD ORGANICA DE QUIEN DEPENDE:

Ninguna

UNIDAD ORGANICA SUBORDINADA:

Junta Directiva

OBJETIVO DE LA UNIDAD ORGANICA:

Llevar la suprema direccin de la compaa, permitiendo tomar las decisiones estratgicas que permitan alcanzar los objetivos organizacionales, de igual manera resolver cualquier otro asunto que le fuere sometido especialmente a su consideracin y las dems atribuciones que le confiere el cdigo de comercio.

FUNCIONES DE LA UNIDAD ORGANICA:

1. Cumplir y hacer cumplir sus propias decisiones y las de la asamblea.

2. Nombrar, fijar sueldo y remover empleados y obreros.

3. Fijar los gastos generales de administracin.

4. Evaluar los estados financieros, determinando los resultados obtenidos para el reparto de beneficios.

5. Ordenar el pago de los beneficios.

6. Comprar, vender hipotecar, dar emprenda los bienes de la compaa.

7. Abrir, movilizar y cerrar toda clase de cuentas bancarias, de igual manera autorizar a la Gerencia de Administracin para la emisin a los bancos de Carta de Crditos.

8. Representar a la compaa ante los tribunales en toda clase de acciones.

9. Emitir, endosar, descontar, cancelar las letras de cambios o cualquier otro efecto mercantil.

10. Firmar toda clase de contratos con entidades pblicas o privadas.

ANALISIS:

Documento de constitucin de la Empresa y Cdigo de ComercioNOMBRE DE LA UNIDAD ORGANICA:

Junta Directiva

CARGO RESPONSABLE:

Presidente


Asamblea de Accionistas

UNIDAD ORGANICA SUBORDINADA:

Presidencia


Dar cumplimiento a las decisiones aprobadas por la asamblea de accionista, dndolas a conocer a los diferentes sectores que conforman la organizacin, generando un control de las estrategias y polticas de la compaa.

FUNCIONES DE LA UNIDAD ORGANICA:

1. Cumplir y hacer cumplir sus propias decisiones y las de la asamblea.

2. Nombrar, fijar sueldo y remover empleados y obreros.

3. Fijar los gastos generales de administracin.

4. Evaluar los estados financieros, determinando los resultados obtenidos para el reparto de beneficios.

5. Ordenar el pago de los beneficios.

6. Comprar, vender hipotecar, dar emprenda los bienes de la compaa.7. Abrir, movilizar y cerrar toda clase de cuentas bancarias, de igual manera autorizar a la Gerencia de Administracin para la emisin a los bancos de Carta de Crditos.8. Representar a la compaa ante los tribunales en toda clase de acciones.

9. Emitir, endosar, descontar, cancelar las letras de cambios o cualquier otro efecto mercantil.

10. Firmar toda clase de contratos con entidades pblicas o privadas.

NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANICA:

Gerencia de Recursos Humanos

CARGO RESPONSABLE:

Gerente de Recursos Humanos

UNIDAD ORGANICA DE QUIEN DEPENDE:Presidencia

UNIDADES ORGANICAS SUBORDINADAS:

Coordinacin de Seguridad Y Salud


Administrar y mantener las polticas, normas y procedimientos ms adecuados del personal.

FUNCIONES DE LAUNIDAD ORGANICA :

1. Planificar, coordinar y dirigir los programas de: reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, adiestramiento, evaluacin, remuneracin.

2. Ejecucin de la normativa legal en materia laboral.

3. Conformacin de nomina de pago, prestaciones sociales, vacaciones, utilidades, liquidaciones.

4. Dirigir los programas de bienestar social del personal, participar en la elaboracin, administracin y procesamiento de las entrevistas y pruebas.

5. Inclusin y retiro de trabajadores al IVSS.

6. Seleccin de aprendices INCES.

7. Mantener actualizado el registro de elegibles.

8. Actuar en representacin de la empresa ante la inspectora del trabajo.

9. Elaborar los manuales, normas, procedimientos y formularios.

10. Elaborar los trmites de movimiento de personal en cuanto a cambios de cargos, pensiones, cambios de salarios, permisos, ingresos.

11. Disear plan de adiestramiento.ANALISIS:

El nombre de la unidad orgnica no coincide con el nombre reflejado en la estructura de la organizacin, ya que este hace mencin al cargo responsable y no cumple los criterios tcnicos de jerarqua y funcionalidad, por ende se recomienda modificar haciendo uso del nombre y denominacin adecuada.

Corresponde al cargo responsable de la unidad, el cual se encuentra reflejado en el organigrama de cargos y cuestionario; sin embargo, no se representa adecuadamente en la estructura organizativa suministrada, debido a que no indica en forma detallada los cargos que contiene la unidad. En este sentido el contenido del rectngulo debe reflejar el nombre de la unidad orgnica seguido el cargo responsable y los operativos, por lo cual se recomienda modificar.

ANALISIS:

Se presenta incongruencia en cuanto a lo que refleja la tcnica aplicada de levantamiento de informacin y la estructura organizativa, puesto que esta ultima indica, que esta unidad orgnica se encuentra subordinada a la Vice-Presidencia. Aun cuando estructuralmente depende de la Vice- presidencia, todas las decisiones son autorizadas por la presidencia, por lo que se recomienda que esta unidad dependa directamente de la presidencia. Por lo que se recomienda eliminar la Vice- Presidencia como unidad orgnica y reubicar el cargo dentro de la Presidencia.

ANALISIS:

No se refleja la misma cantidad de Unidades Orgnicas subordinadas que fueron indicadas en el instrumento de anlisis, en comparacin con lo plasmado en la estructura organizativa, y en esta se muestran unidades con referencia a los cargos que all se desempean por que la empresa dise un organigrama de cargos, por ende se recomienda eliminar los cargos que no aplican a las actividades desarrolladas por esta unidad, dejar solo una unidad subordinada con la denominacin: Coordinacin de Seguridad y Salud. Con respecto al resto de los cargos, deben ser asumidos dentro de la Gerencia de Recursos Humanos.

Aun cuando el objetivo guarda relacin con las funciones de la unidad orgnica, se hace necesario redactarlo de una manera ms amplia que permita abarcar todos los niveles que conforman a la organizacin.

ANALISIS:

Segn el anlisis las funciones indicadas est coordinado con el objetivo de la unidad, sin embargo algunas presentan una errada redaccin en cuanto a los verbos utilizados, los mismos deben ser redactados en verbos infinitivos, El no realizar las modificaciones indicadas en la propuesta genera confusin, dejando ver a la gerencia como unidad operativa. Es importante destacar que no hacen mencin a las actividades que desarrolla la unidad subordinada: Coordinacin de Seguridad y Salud Laboral, indicada en el anlisis anterior.NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANICA:

Gerencia de Recursos Humanos

CARGO RESPONSABLE:

Gerente de Recursos Humanos


Presidencia


Coordinacin de Seguridad Y Salud


Administrar y mantener eficientemente las polticas, normas y procedimientos que permita la realizacin humana y profesional del personal a travs del establecimiento y aplicacin de efectivos planes de carreras.

FUNCIONES DE LAUNIDAD ORGANICA :

1. Planificar, coordinar y dirigir los programas de: reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, adiestramiento, evaluacin, remuneracin.

2. Velar por el cumplimiento de las polticas y normas legales establecidas en la empresa y por organismos del estado, en materia de seguridad industrial e higiene ocupacional.3. Coordinar la Conformacin de la nomina de pago, prestaciones sociales, vacaciones, utilidades, liquidaciones.

4. Dirigir los programas de bienestar social del personal, participar en la elaboracin, administracin y procesamiento de las entrevistas y pruebas

5. Representar a la empresa ante la inspectora del trabajo y canalizar la inclusin y retiro de trabajadores al IVSS.

6. Mantener actualizado el registro de elegibles.

7. Coordinar el proceso de inspeccin en los puestos de trabajo.8. Analizar las estadsticas de accidentes laborales, determinar sus causas y recomendar las medidas correctivas.9. Tramitar los movimientos del personal en cuanto a cambios de cargos, pensiones, cambios de salarios, permisos, ingresos.

10. Establecer medidas correctivas en forma de talleres y seminarios.


Gerencia de Contabilidad

CARGO RESPONSABLE:

Gerente de ContabilidadUNIDAD ORGANICA DE QUIEN DEPENDE:

Presidencia


Ninguna


Registrar oportunamente las operaciones contables que puedan suceder en los resultados de los estados financieros para la toma de decisiones, basndose en anlisis, auditorias y sobre todo en normas gubernamentales.

FUNCIONES DE LA UNIDAD ORGANICA :

1. Registro de cuentas por pagar, pagare bancarios y todas aquellas transacciones que opere la empresa (compra, ventas, impuestos, entre otros).

2. Conciliaciones Bancarias.

3. Anlisis de todas las cuentas incorporadas en el plan de cuenta.

4. Presentar trimestralmente los estados financieros.

5. Llevar los libros contables y especiales.

6. Clculo y determinacin del I.S.L.R.

7. Anlisis y registro de las retenciones de I.V.A e I.S.L.R.

8. Procesar, registrar y analizar las cuentas por cobrar de la casa matriz y sucursales.

9. Chequeo de las facturas de compras y ventas para que administracin realice las declaraciones de I.V.A.

10. Velar porque la contabilidad se lleve de acuerdo a las legislaciones venezolanas.

ANALISIS:El nombre de la unidad orgnica no coincide con el nombre reflejado en la estructura de la organizacin, ya que este hace mencin al cargo responsable y no cumple los criterios tcnicos de jerarqua y funcionalidad, por ende se recomienda modificar el nombre de la unidad orgnica haciendo uso de la denominacin correcta. Es importante destacar que esta unidad es nueva dentro de la empresa, debido a que se manejaba como un outsorcing, la cual no ha sido modificada en la estructura de cargos, porque se pretende crearla como una Gerencia.

ANALISIS:El cargo responsable reflejado en el cuestionario corresponde al de la unidad orgnica, aunque la estructura que utiliza la empresa es de tipo cargos, debera indicar en forma detallada los cargos que contiene la unidad y no los refleja, Es por ello que el contenido del rectngulo debe reflejar el nombre de la unidad orgnica seguido el cargo responsable y los operativos, por lo cual se recomienda modificar. Existe incoherencia entre la informacin recopilada (cuestionario y estructura organizativa), debido a que esta unidad orgnica se encuentra subordinada a la Vice-presidencia. Sin embargo, todas las decisiones emanan de la presidencia, por lo que en realidad es Presidencia la unidad orgnica de quien depende la Gerencia de Contabilidad.

ANALISIS:Esta unidad orgnica no posee unidades a su cargo.

El objetivo debe ir relacionado con las funciones establecidas en esta gerencia como unidad orgnica, por lo tanto el rea contable que ejecute la empresa, debe vigilar, supervisar y coordinar, el bienestar del patrimonio, la integridad de las operaciones que registren los analistas y de que estas cumplas con las normativas vigentes.Aun cuando las funciones estn acorde al objetivo de la unidad orgnica y la empresa, algunas se encuentran redactadas en verbo presente y no en infinitivo como es el uso correcto de los verbos relacionados a Gerencias.NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANICA:

Gerencia de Contabilidad

CARGO RESPONSABLE:

Gerente de ContabilidadUNIDAD ORGANICA DE QUIEN DEPENDE:

Presidencia


NingunaOBJETIVO DE LA UNIDAD ORGANICA:

Vigilar, supervisar y coordina; el bienestar patrimonial de la organizacin y el registro de las operaciones contables, todo ello con el objetivo de cumplir con lo establecido en las normativas vigentes.FUNCIONES DE LA UNIDAD ORGANICA :

1. Coordinar y supervisar la ejecucin de los registros y las operaciones contables a fin de asegurar que estas cumplan con las normativas vigentes.

2. Preparar los informes financieros y especiales.

3. Evaluar la ejecucin de los ingresos y egresos de la organizacin.

4. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contradas por la organizacin.

5. Supervisar y validar los estados financieros, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

6. Validar el cumplimiento del presupuesto.

7. Dirigir y coordinar el desarrollo y mantenimiento del sistema de contabilidad.

8. Asesorar en materia de financiera y tributario.

9. Coordinar la creacin del plan de cuentas, estableciendo cuentas adecuadas para el anlisis de la informacin y toma de decisiones.

10. Supervisar el correcto manejo de la situacin patrimonial.


Gerencia de Administracin

CARGO RESPONSABLE:

Gerente de Administracin


Presidencia


Ninguna


Aplicar los principios bsicos y administrativos, al momento de administrar los recursos humanos y materiales, adems de todos los procesos administrativos de la empresa.


1. Gestin de tesorera.

2. Planificacin de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

3. Emisin de cheques.

4. Planificacin de las deudas bancarias.

5. Flujo de caja.

6. Pago de tributos nacionales y regionales.

7. Supervisin y coordinacin de AAD y ALD.

ANALISIS:

El nombre de la unidad orgnica no coincide con el nombre reflejado en la estructura de la organizacin, ya que este hace mencin al cargo responsable y a la funcionalidad, pero no a la jerarqua. Por lo que se sugiere colocar la adecuada denominacin de la unidad.

Esta claramente definido el cargo responsable, puesto que corresponde con la unidad orgnica que representa.

En cuanto a la unidad orgnica de quien depende no corresponde con la que se presenta en el cuestionario y la estructura organizativa, puesto que en el organigrama se refleja que depende de la Vice-Presidencia. Sin embargo esta unidad no representa el grado de autoridad, responsabilidad y funciones que realiza, por lo cual todas las decisiones son direccionadas por la presidencia.

ANALISIS:En la tcnica aplicada de levantamiento de informacin no se presentan unidades orgnicas subordinadas, pero cabe destacar que en el organigrama si se reflejan unidades orgnicas a su cargo las cuales estn erradas puesto que son cargos de la unidad, por lo que se recomienda eliminarlas de la estructura organizativa.

El objetivo guarda relacin con la meta que la empresa tiene visualizada a la Gerencia de Administracin, pero es recomendable que sea un poco ms clara de manera que no se redunde en las palabras.

ANALISIS:

Aun cuando las funciones guardan relacin con la unidad orgnica, estn redactadas de manera incorrecta en el instrumento diagnostico, al no utilizar los verbos correctamente, se recomienda colocarlas en verbo infinitivo. Cabe destacar que la funcin de emisin de cheques no corresponde a funcin de la gerencia, sino a los cargos operativos que laboran dentro de la misma.NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANICA:

Gerencia de Administracin

CARGO RESPONSABLE:

Gerente de Administracin


PresidenciaUNIDADES ORGANICAS SUBORDINADAS:

No posee Unidades Orgnicas a su cargo.


Aplicar los principios bsicos administrativos, que ayuden eficientemente a lograr las metas planteadas, y la administracin de los recursos fsicos, financieros y materiales de la organizacin.

FUNCIONES DE LA UNIDAD ORGANICA :1. Gestionar las actividades de tesorera.

2. Planificar y realizar todas las actividades relacionadas con las cuentas por pagar y por cobrar.

3. Afectar la disponibilidad Bancaria, autorizando la emisin de cheques.

4. Planificar y controlar las deudas bancarias.

5. Establecer, elaborar y coordinar el flujo de caja.

6. Elaborar y coordinar las obligaciones tributarias.

7. Sugerir e incorporar elementos que permitan agilizar y optimizar los procesos administrativos de la empresa.

8. Elaborar y ejecutar el presupuesto de ingresos y gastos.

9. Instruir y garantizar el logro de las metas propuestas..

10. Monitorear los hechos, antes, durante y despus, para que se adecuen a los planes.


Gerencia de ProduccinCARGO RESPONSABLE:

Gerente de Planta


Presidencia


1. Coordinador de Gestin de Calidad.

2. Supervisor de Produccin.

3. Coordinador de Mantenimiento.

4. Operadores, Montacarguistas.

5. Inspectores y Jefes de Mantenimientos.


Analizar las formulas necesarias para la fabricacin de los productos, cumpliendo con las normas reglamentarias.

FUNCIONES UNIDAD ORGANICA :

1. Realzar el producto, aprobarlos y llenarlo en los envases correspondientes, dependiendo de la presentacin a fabricar.

2. Asegurar el buen funcionamiento de las maquinarias y equipos utilizados en la fabricacin del producto.

3. Coordinar los productos a fabricar dependiendo del stock en almacn.

4. Analizar las materias primas y el material de empaque a utilizar en la produccin.

5. Analizar y aprobar los productos terminados antes de ser llevado.

6. Asegurar la calibracin de los equipos de laboratorios.

ANALISIS:

El nombre de la unidad orgnica no coincide con el nombre reflejado en la estructura de la organizacin, ya que este hace mencin al cargo responsable y a la funcionalidad, pero no a la jerarqua. Por lo que se sugiere colocar la adecuada denominacin de la unidad para no generar confusiones con un organigrama de cargos.

Se corresponde con el nombre indicado en el cuestionario, y se identifica claramente con las actividades que ejerce. Es necesario mencionar que este cargo dentro de la estructura, representa una autoridad importante en la toma de decisiones por la presidencia

ANALISIS:

Se presenta incongruencia en cuanto a lo que refleja la tcnica aplicada de levantamiento de informacin y la estructura organizativa, puesto que esta ultima indica, que esta unidad orgnica se encuentra subordinada a la Vice-Presidencia, pero todas los sectores dependen funcionalmente de la presidencia, por lo que se recomienda modificar la representacin grafica de la empresa.

Se hace necesario renombrar la supervisin de produccin, crendola como coordinacin de produccin. Esto debido a la importancia que representa para la empresa y a las actividades que desarrolla, as como el impacto que tienen en el clculo de las remuneraciones de cada uno de los responsables en las unidades subordinadas. Por otro lado se recomienda incluir los cargos dentro de cada una de las coordinaciones donde desarrollan sus actividades, ya que se encuentran representados grficamente como unidades orgnicas, lo cual es incorrecto.

ANALISIS:

En el instrumento de recoleccin de datos, se muestra de manera especfica el objetivo de la Coordinacin de Gestin de Calidad, por lo que se sugiere ampliarlo de manera detallada que plasme el objetivo de todas las Coordinaciones que conforman la Gerencia de Planta.

Segn el anlisis, las funciones indicadas estn coordinadas con el objetivo de la empresa y denominada de manera correcta. Dentro del marco de las funciones que debe establecer para las reas de planta se hace necesario incorporar actividades macros, ya que como se indico en los puntos anteriores del anlisis, le corresponde a las unidades subordinadas el cumplimiento de las funciones operativas.


Gerencia de PlantaCARGO RESPONSABLE:

Gerente de Planta


Presidencia


1. Coordinacin de Produccin.

2. Coordinacin de Gestin de Calidad.

3. Coordinacin de Mantenimiento.OBJETIVO DE LA UNIDAD ORGANICA:

Garantizar la calidad de los productos, cumpliendo con las normas y estndar de calidad, permitiendo a la organizacin la maximizacin en la utilizacin de los recursos.FUNCIONES UNIDAD ORGANICA :

1. Colaboracin y participacin en el plan estratgico de la empresa.

2. Alinear la estructura y operaciones de la empresa con las necesidades a corto, medio y largo plazo.

3. Marcar los objetivos de las reas que forman parte de operaciones, realizar el seguimiento de los mismos analizando las desviaciones y tomando las medidas oportunas para corregirlas.

4. Reportar al director general los resultados del rea.

5. Dirigir y controlar las actividades de los procesos de la Planta, la disponibilidad y utilizacin de recursos necesarios para el cumplimiento de los programas de produccin y mantenimiento.

6. Analizar los costos de ventas para definir los precios de ventas.

7. Incorporar nuevas tecnologas y sistemas de control.

8. Garantizar una calidad elevada en los productos, con bajos costos.

9. Velar por el mejoramiento continuo de los procesos y capacidades de las coordinaciones bajo su gestin.

10. Evaluar peridicamente los resultados operativos y tomar las decisiones en forma oportuna, con el propsito de alcanzar un ptimo aprovechamiento del personal productivo y de los recursos materiales.


Gerencia de VentasCARGO RESPONSABLE:

Gerente de VentasUNIDAD ORGANICA DE QUIEN DEPENDE:

Presidencia

UNIDADES ORGANICAS SUBORDINADAS:OBJETIVO DE LA UNIDAD ORGANICA:

Distribuir y vender los productos, y dar seguimiento da a da a las rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecer el mercado nacional.


1. Distribucin fsica del producto.2. Distribucin rutas de vendedores. 3. Planificar las ventas (estudio de mercado).

4. Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas y cuentas por cobrar.

5. Elaborar rdenes de entrega y cotizaciones.

6. Atencin al cliente, dando respuestas inmediatas a las necesidades del mismo.

7. Establecer estrategias comerciales que incremente la cartera de clientes.

ANALISIS:

No corresponde el nombre de la unidad orgnica reflejado en la estructura organizativa ya que en esta reflejan es Gerente de venta el cual es el cargo, por ende se recomienda modifique la denominacin de la misma.Si corresponde el cargo de la unidad orgnica con el cuestionario aplicado, aunque es de denotar que la empresa maneja una estructura de tipo cargos, debera indicar en forma detallada los cargos que contiene la unidad y no los refleja, el contenido del rectngulo debe reflejar el nombre de la unidad orgnica seguido el cargo responsable y los operativos, por lo cual se recomienda modificar.De acuerdo a lo que refleja la estructura organizativa, esta unidad orgnica se encuentra subordinada a la Vice-Presidencia, pero todos los sectores dependen funcionalmente de la presidencia, por lo que se recomienda modificar la estructura organizativa.

ANALISIS:

Esta unidad orgnica no posee unidades a su cargo, pero se considera importante denotar que la misma debera crear una coordinacin de Publicidad y mercadeo, ya que no se refleja en ninguna rea de la estructura organizativa, es importante ya que esta se encargara de programar, coordinar y ejecutar las actividades necesarias para dar a conocer el producto en el mercado.

El objetivo al que hace referencia esta unidad en el instrumento de recoleccin de informacin no corresponde al de una Gerencia, puesto que esta no es ejecutora sino a nivel estratgico en la coordinacin, direccin y control de todas las actividades de ventas y comercializacin de productos que la empresa ofrece al mercado. Adems esta debe hacer seguimiento a las actividades que desarrollan las sucursales que tienen en Barquisimeto y Margarita.

ANALISIS:

Las funciones de esta unidad orgnica aun cuando se encuentran orientadas al objetivo de la organizacin, se hace necesario desarrollarlas de una manera amplia, incorporando las actividades de la Coordinacin de Publicidad y Mercadeo propuesta en el anlisis anterior.NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANICA:

Gerencia de VentasCARGO RESPONSABLE:

Gerente de VentasUNIDAD ORGANICA DE QUIEN DEPENDE:

Presidencia


Coordinacin de Publicidad y Mercadeo


Mantener y aumentar las ventas mediante el desarrollo eficiente de la gestin pre y post - venta, que permitan aumentar los mrgenes de ventas y consolidarse como una marca dentro del mercado nacional.

FUNCIONES DE LA UNIDAD ORGANICA :1. Preparar planes y presupuestos de ventas, implementando en ellos metas y objetivos.

2. Distribuir las rutas de los vendedores y establecer las cuotas de ventas.

3. Implementar polticas de cobro.

4. Preparar informe de la gestin de ventas.

5. Compensar, motivar y guiar a la fuerza de venta hacia el logro de los objetivos.

6. Coordinar actividades de ventas que introduzcan el producto en el mercado; publicidad, propaganda, exhibiciones entre otros.

7. Supervisar a la cartera de clientes.

8. Calcular la demanda y pronosticar las ventas.

9. Evaluar el desempeo de la fuerza de ventas.

10. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de desempeo.

analisis matriz

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