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HERRAMIENTAS

METODOLOGA PARA ELABORAR EL RBOL DE PROBLEMAS Y DEOBJETIVOS

El rbol de Problemas es una herramienta de anlisis en la fase deplanificacin de los procesos de fiscalizacin operativa y evaluativa. Dichaherramienta se puede aplicar ya sea despus de utilizar el Diagrama de Entorno,como tambin luego de la determinacin de las reas criticas, justo antes de iniciarla formulacin de los programas especficos de trabajo.

El rbol de Problemas es un apoyo metodolgico, cuya aplicacin coadyuva alestablecimiento de los objetivos general y especficos de un determinado programade trabajo. Esto permitir visualizar y establecer las alternativas de solucin, yestructurar tales objetivos de una forma ms expedita y fcil.

1. Definicin y partes de un problema o asunto de estudio.

El problema se refiere a una situacin que denota inconveniencia,insatisfaccin, o un hecho negativo. Se puede resumir por la carencia de algobueno o la existencia de algo malo. Conocer del problema consta de al menos dospartes:

Conocer su importancia, sus incidencias, el peligro que representapara la organizacin, es decir, los efectos que ocasiona, los cualesdeben estar claramente identificados. Este examen sistemtico

permite verificar que el problema merece ser resuelto. Identificar la razn de ser del problema, es decir, se deben tambin

identificar las causas que lo generan. Esto permite visualizar elcamino que se debe seguir para la bsqueda de soluciones.

2. Identificacin de la mejor opcin para un proyecto defiscalizacin.

Los criterios para decidir entre una u otra opcin para desarrollar un proyectode fiscalizacin se seleccionan segn mejor impacten el problema. Dos parmetroscomnmente utilizados son la factibilidad y la viablidad del proyecto; el primero se

orienta directamente al problema, y la viabilidad se relaciona con las orientacionesdel rea de fiscalizacin de la DFOE respecto del asunto en estudio.

3. rbol de Objetivos.

Este rbol permite que el problema, redactado en trminos positivos, seconvierta en el objetivo general para un determinado proyecto de fiscalizacin. De

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la misma manera, los efectos de primer y ms niveles se utilizan para laformulacin de los objetivos especficos.

4. Alternativas de solucin.

Las alternativas de solucin sirven para establecer ms acertadamente losbeneficios que se obtendran con la ejecucin de los proyectos de fiscalizacin.

5. Empleo de la herramienta rbol de Problemas.

Para elaborar el rbol de problemas, debe aplicarse el siguiente

procedimiento:

a. Identifique adecuadamente el problema.

b. Elabore una lluvia de ideas acerca de los posibles efectos que se puedengenerar para el problema determinado en el punto a. Los efectos puedenser de dos tipos: los que ya se vienen percibiendo efectivamente y los queconstituyen una amenaza o peligro si el problema no es manejadooportunamente, ambos deben identificarse y a la vez priorizar suimportancia en torno al problema.

c. Luego de tener un orden de importancia de todos los efectos, se debe

identificar las repercusiones encadenadas del problema, para ello seelabora el rbol de efectos; este consiste en representar grficamentehacia arriba los efectos priorizados en el punto b., identificados como unaconsecuencia del problema.

d. A continuacin coloque en el primer nivel (inmediato superior al problema)los efectos directos, cada efecto directo nace del problema; por lo que serepresenta con una flecha desde el problema hasta cada efecto directo ode primer nivel.

e. Pregntese si para cada efecto de primer nivel existe alguno o variosefectos superiores importantes que puedan derivarse de ese efecto.

Represntelos en un segundo nivel, derivndolos con flechas de abajohacia arriba desde el efecto de primer nivel que opera como causa. Si aun efecto concurre como causa otro efecto de primer nivel yarepresentado, indique la interdependencia con una flecha. Assucesivamente para los otros niveles, hasta llegar a un nivel que seconsidere como el superior, dentro de la rbita geogrfica o institucional

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donde se tiene competencia o posibilidades de intervencin. A continuacin se presenta un ejemplo1 de lomencionado hasta el punto e.de este procedimiento.

1 Ejemplo tomado del documento Conformidad de la infraestructura tecnolgica de la DFOE con los requerimientos de procesosy sistemas de informacin asociados a la fiscalizacin, de Agosto 2003, preparado por: Alejandra Peraza, Alex Monge, EvelynMora, Randall Montes, Mainor Montero, Gonzalo Elizondo y Rolando Castro, como parte del Curso Formulacin y Evaluacin deProyectos.DFOE-ST 3220-NIH-P-06

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No conformidad de la infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos y

sistemas asociados a la fiscalizacin

Duplicacin en el ingreso yconsulta de informacin enbases de datos paralelas

Altos tiempos de respuesta delas aplicaciones informticasutilizadas

Prdida de informacin porequipos poco robustos

Subutilizacin de los Sistemasde Informacin Institucionales

Desactualizacin de lainformacin de las basesde datos existentes

Falta de oportunidad en elingreso y acceso de lainformacin

Carencia de informacin oportunapara la toma de decisiones

Ineficiencia en el uso detiempo efectivo del usuario

Mayores costos en losprocesos de fiscalizacin

Detrimento de la Calidad de los proyectos de Fiscalizacin

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f. Una vez que tiene el problema, los efectos de primer y demsniveles identificados, se debe proceder a identificar las posiblescausas que dan origen al problema, para ello: Pregntese si para

cada causa de primer nivel existen alguno o varias causasinferiores importantes que puedan derivarse de ella.Represntelas en un segundo nivel derivndolas con flechas dearriba hacia abajo desde el problema hasta las causas de primernivel, y as sucesivamente. Si una causa es originada por otracausa, indique la interdependencia con una flecha. Acontinuacin se presenta un ejemplo para el establecimiento delas causas que originan el problema.

FORMULACIN DEL OBJETIVO GENERAL, ESPECFICOS,OPCIONES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

g. El siguiente paso, consiste en construir el rbol de objetivos para lasolucin. Se trata de colocar en trminos positivos todas lascausas y efectos del rbol de problemas. El rbol de objetivosser el flujo interdependiente de propsitos y fines para lasolucin de un problema o asunto determinado. A continuacinpara el ejemplo anterior se presenta el correspondiente rbol de

objetivos.

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No conformidadde la infraestructuratecnolgicacon losrequerimientosde losprocesosy sistemasasociadosa la fiscalizacin

Desvinculacin dela infraestructuratecnolgica conlos sistemas deinformacin

Desvinculacinde lainfraestructuratecnolgica conlosprocesos

Limitacionespresupuestarias para lacompra, mantenimiento yactualizacin de lainfraestructuratecnolgica

Inadecuadaplanificacin del

mantenimiento yactualizacin

Equiposdaados,obsoletos ydesactualizados

Inadecuada planificacin de laadquisicinde infraestructuratecnolgica

Insuficientecantidad deequiposporttiles yaccesoa red

InadecuadaDistribucin deEquipos

Insuficienteprogramacinpresupuestaria

Desvinculacin deinfraestr. tec. conlas funciones delosfuncionarios

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h. Identifique alternativas de solucin, estas son acciones parasolucionar el problema. Para cada base del rbol de objetivosplantee una alternativa que lo concrete efectivamente.

i. Para formular el objetivo general de un determinado proyecto defiscalizacin, este se toma del rbol de objetivos; especficamenteen la seccin donde se redact el problema en trminos positivos.

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Conformidadde la Infraestructuratecnolgicacon losrequerimientosde losprocesos

Unificacin en el ingreso yconsultade informacinen lasbases de datosexistentes

Bajos tiempos de respuestade las aplicacionesinformticasutilizadas

Minimizacinde la prdidadeinformacinde los equiposatravs de una capacidadadecuada

Optimizacinen el uso de losSistemas de InformacinInstitucionales

Basesde datosactualizadas

Oportunidad en el ingreso yaccesode la informacin

Suficiencia, oportunidad ycalidadde la informacinparala tomade decisiones

Eficienciaen el usode tiempoefectivodel usuario

Menores costos en losprocesosde fiscalizacin

Vinculacinde lainfraestructuratecnolgicacon lossistemasdeinformacin

Vinculacinde lainfraestructuratecnolgicaconlosprocesos

Suficientepresupuestoparala compra,mantenimientoyactualizacinde lainfraestructura

tecnolgica

Correctaplanificacindelmantenimientoy actualizacin

Modernizacinyactualizacindeequipos

Correctaplanificacinde la adquisicindeinfraestructuratecnolgica

Suficientecantidaddeequiposporttilesy accesoa red

Adecuada Distribucinde Equipos

Correctaprogramacinpresupuestaria

Vinculacindeinfraestr. tec.con lasfuncionesdelaspersonas

Lograr el mejoramiento continuo de los procesos de fiscalizacinrealizados,para cumplir con el objetivo primordial de ejercer un control superior de la Hacienda Pblica de manera eficaz y oportuna.

Alternativas de solucin

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j. Para formular los objetivos especficos, stos se toman de losefectos de primer y dems niveles en el rbol de objetivos.

k. Las alternativas de solucin sirven para mencionar cuales puedenser los beneficios a obtener si se ejecuta el proyecto defiscalizacin.

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