alfabetizacion excel 1º parte 2008

8/3/2019 Alfabetizacion Excel 1 parte 2008

1/34I n t e r n e t y C a p a c i t a c i n G r a t i e n t u B i b l i o t e c a P b l i c

ExcelPrograma de Capacitacin del Programa BiblioRede

p ar aT r ab a j a r

Nivel I


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I n t e r n e t y C a p a c i t a c i n G r a t i s e n t u B i b l i o t e c a P b l i c a

ExcelPrograma de Capacitacin del Programa BiblioRedep ar a

T r ab a j a r

Nivel I


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Elaborado por :

Coordinacin de Capacitacin

Programa BiblioRedes

Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

Excel para Trabajar Nivel I

Manual de Capacitacin del Programa BiblioRedes

Propiedad del Programa BiblioRedes de la

Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

Registro de Propiedad Intelectual N XXX.XXX

Este material podr ser reproducido para eectos de capacitacin y/o de reerencia con el consentimiento del Programa BiblioRedes y no podr ser comercializado.


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Tabla de Contenido

Concepto Bico 5

Introduccin 5

1. AbrirHojasdeClculo 5

2. ConceptosBsicos 5

Actiidade de aprendiae: Eercicio 1 8

Creacin de Tabla 9

Introduccin 9

1. Cmoingresarymodicarnmerosytextosenunacelda 9


1.1. Cmo borrar el contenido de una celda 11

1.2. Cmo modicar el contenido de una celda 11

1.3. La funcin Autocompletar de Excel 13

2. Seleccinderangosdeceldasadyacentesynoadyacentes 13

2.1. Seleccin de un rango de celdas contiguas 13

2.2. Seleccin de un rango de celdas no adyacentes 14

3. Losdiferentescomponentesdeunafrmula 15

3.1. Signos de operaciones 15

3.2. Ingresar una referencia una celda 16


Uo de Funcione y Creacin de Tabla Dinmica 18

Introduccin 18

1. Cmousarunafuncin 18

1.1. Argumentos 18

1.2. Nombres de funcin 19

2. CmousarelAsistentedeFunciones 19

2.1. Cmo ingresar una funcin usando el Asistente de Funciones 19

3. ElbotnAutosuma 22

3.1. Cmo usar el botn Autosuma 22

4. LafuncinPromedio 23

4.1. Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio 23


5. CmousarlafuncindeAutoltro 25


6. Cmoordenardatosenordenalfabticoynumrico 28



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Concepto Bico

Concepto Bico

Qu sabr o qu podr hacer al fnalizar esta seccin?

Abrir una aplicacin de hoja de clculo.Abrir una hoja de clculo existente.Abrir varias hojas de clculo.Reconocer conceptos bsicos de Excel (celdas, columnas, las, etc.)

Cerrar la aplicacin de hoja de clculo.

Introduccin

Excel es un programa dehoja de clculo, es decir, una aplicacin diseada para trabajar

con datos y nmeros. Este poderoso programa es til para realizar desde simples sumas

hasta clculos de rmulas qumicas complejas o manipulaciones y representaciones deestadsticas en orma grca.

Como su desarrollo est basado en el concepto de una hoja tabular, o sea en orma detabla, aprender a usar las unciones bsicas de Excel es tan cil como llenar una.

1. Abrir Hojas de Clculo

Excel tiene mucho en comn con los otros programas de Microsot como Word yPowerPoint, entre otros. Todos estos programas se pueden abrir de la misma manera.

Visualmente son relativamente parecidos y muchos de los comandos bsicos sonsimilares.

2. Conceptos Bsicos

Al abrir la aplicacin de Excel, encontraremos una hoja de clculo en blanco y en laparte superior de la pantalla, una barra de men.


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Programa de Capacitacin del Programa BiblioRede / Excel Niel I

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Si hacemos clic sobre cada una de estas palabras, se nos abrir un men dierente. Cada

men nos orece una seleccin distinta de posibles acciones.

Debajo de la barra de men encontraremos la barra de herramientas:

Esta barra presenta var ios conos, correspondientes a unciones dierentes. Aunque enalgunos casos, stas son las mismas a las que se accede a travs de la barra de men.

Debajo de la barra de herramientas encontrar una casilla larga y a la izquierda de sta,el smbolo =. sta se llama la barra de rmulas.

Debajo de estas barras hay una cuadrcula que, en el borde superior est identicadocon letras y, en el lado izquierdo, con nmeros. Este es el espacio de trabajo de Excel.Cada uno de los cuadritos en la cuadrcula se llama celda y todas las celdas en unalnea vertical orman parte de una columna, y todas las celdas en una lnea horizontal

orman parte de una la. Cada hoja de clculo tiene exactamente 65.536 las y 256columnas.

Columna

Celda

Fila


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Concepto Bico

Cada columna o la se denomina por la letra o el nmero correspondiente. Laslas estn numeradas de 1 a 65.536 y las 256 columnas estn marcadas, cada una,

con letras (A, B, CH, CI, DE, etc).Las letras y los nmeros tambin se usan para determinar el nombre de cada una de

las celdas. Por ejemplo, la primera celda en la esquina izquierda del lado superior dela cuadrcula, que est ormando par te de la columna A y de la la 1, se llama A1.Si hacemos clic sobre una de las letras, se selecciona la columna correspondiente ala letra. De igual manera se seleccionan las las mediante un clic sobre el nmeroque corresponda.

Para seleccionar una de las celdas solo tenemos que hacer clic sobre ella y apare-cer el nombre correspondiente en una casilla pequea a la izquierda de la barrade rmulas (en el recuadro rojo de la gura siguiente).

Cuando una columna o fla est seleccionada por completo, el espacio que est adentro

cambia de color blanco a celeste rodeado por un borde grueso. Cuando una celda est

seleccionada, no cambia de color, pero el borde s se engrosa.

El objetivo de seleccionar una par te de la hoja de clculo es modifcar, copiar o, de alguna

manera, trabajar con la inormacin contenida dentro de esos parmetros.

En Excel, la cuadrcula entera tiene el nombre de hoja de clculo. Los archivos de

Excel se conocen como libros de trabajo, y cada uno de estos puede tener variashojas de clculo.

Para navegar de una hoja de clculo a otra, se utilizan las pestaas que se encuentran alextremo inerior izquierdo de la hoja de clculo del ejemplo. Las pestaas dicen Hoja1, Hoja 2 y Hoja 3 y, como la hoja de clculo est ahora abierta en la hoja Hoja 2,aparece escrito en una letra ms oscura que las de las otras dos pestaas.


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Como todava no hemos escrito dentro de ninguna de las hojas, no es muy evidentela dierencia entre ellas. Pero podemos notarlo seleccionando celdas distintas en cadauna de las hojas.

ACTIvIDADEs DE APRENDIzAjET

Eercicio 1

AbralaaplicacinExcel.1.

Dentrodeunahojadeclculo,hagaclicsobrelaletraEparaseleccionartodalacolumna.2.

Hagaclicsobreelnmero3paraseleccionartodalalacorrespondiente.Veaqupasaconla3.

columnaseleccionadaanteriormente.

HagaclicsobrelaceldaE3.Veaqueapareceelnombredeestaceldaenlacasillaenlabarrade4.

frmula.

HagaclicsobrelaceldaB7yveacomocambiaelnombreenlacasillamencionadaarriba(extremo5.

superiorizquierdo).

Dentrodeestahoja,seleccionelaceldaF11.6.Cambiealasegundahojadeclculo(Hoja2),veacomoahoralaceldaqueestseleccionadanoes7.

lamismaF11querecinseleccionenlaprimerahoradeclculo,veaquelaceldaseleccionada

eslaA1.FjesetambinqueahoraHoja2estescritaenunaletramsoscuraqueladelosotros

dosbotonesenlabarraabajodelacuadrcula.

SeleccionelaceldaC4delaHoja2.8.

CambiealaHoja3,veaquedenuevolaceldaA1estseleccionadayqueahoraHoja3estes-9.

critaenletrasmsoscuras.

SeleccionelaceldaE8delaHoja3.10.

CambiedehojaotravezalaHoja2.PuedeverHoja2escritoenletrasoscurasylaceldaC4se-11.

leccionadadenuevoparadarsecuentadequeefectivamenteestenlaHoja2.

Finalmente,guardeestearchivocomoEjercicio1.12.

Ahora, para saber cunto aprendi o si le quedaron dudas, desarrolle la autoevaluacin de la

pgina 29, antes de empezar con el siguiente captulo.


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Creacin de Tabla

Creacin de Tabla


Ingresar nmeros y textos.Usar el comando Deshacer.Crear una tabla de datos.Seleccionar un rango de celdas adyacentes.Seleccionar celdas no adyacentes.

Reconocer las dierentes partes de una rmula.Ingresar una rmula sencilla.

Introduccin

En esta unidad aprenderemos a usar la uncin ms bsica que tiene Excel, la de creartablas. Las tablas se utilizan para organizar cualquier tipo de inormacin, de maneraque sea ms cil ver la relacin entre los datos. Esta tabla tambin es la base para una

innidad de unciones y aplicaciones disponibles en Excel.

1. Cmo ingresar y modicar nmeros y textos en una celda

En una hoja de clculo se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, nmeros yr-

mulas. Los primeros dos tipos de datos, los nmeros y el texto, son lo que llamamosvalores constantes. Esto quiere decir que este valor no cambia, a no ser que lo mo-diquemos o lo borremos.

Una rmula es un valor especial que hace reerencia a celdas, nombres, datos, etc.,

y que producen un resultado. Si modicamos el valor de una celda a la que la rmulaest haciendo reerencia, el resultado de la rmula vara automticamente. Las rmulas

comienzan siempre con el signo igual (=).


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Eercicio 2

Primero,abraunanuevahojadeclculoenelprogramaExcelyseleccioneunacelda.1.

Escribaalgntexto,sunombre,porejemplo.2.

Fjesequeamedidaquevaingresandoeltexto,stenosoloempiezaaaparecerenlaceldaac-3.

tiva(laqueacabdeseleccionar),sinoquetambinaparece,simultneamente,enlabarrade

frmulas.

Unavezescrito,haytresmanerasdeaceptarelcontenidoreciningresado:oprimiendolatecla4.

Enterensuteclado;pulsandoalgunatecladedesplazamientodelteclado,ohaciendoclicenla

barradefrmulassobreelbotn Introducir(enelrecuadrorojo).

Es posible que el texto que acabamos de ingresar sea ms largo que lo que se ve en la

longitud de la celda y puede invadir las celdas adyacentes a su derecha, siempre queestn vacas. Si no lo estn, el texto ser recor tado dentro de la celda. Pero es impor-

tante recalcar que, aunque el texto parezca invadir el espacio de las celdas adyacentes,stas siguen vacas y en realidad todo el texto sigue contenido dentro de la celdadnde hemos empezado a escribirlo.


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Creacin de Tabla

Los nmeros que son demasiado largos para caber dentro de una celda se expresande otra manera en Excel (notacin cientca). La barra de rmulas muestra siempreel valor que ingresamos originalmente. Pero si ensanchamos la columna que contiene

la celda en cuestin, el nmero se mostrar completo.

Para ensanchar una columna o una la, basta con que coloquemos el cursor sobrela lnea que la divide de la siguiente y, manteniendo el botn del mouse apretado, ladesplacemos hacia la izquierda o hacia la derecha, dependiendo si lo que queremos es

ampliarla o reducirla. El cursor, al posicionarse entre columnas o entre las, adquiere laorma de fechas en distintas direcciones.

1.1. Cmo borrar el contenido de una celda

Hay tres maneras dierentes de borrar el contenido de una celda:

Una posibilidad es que seleccionemos la celda con un clic y, luego, oprimamos latecla Suprimir (o la tecla Del);

Tambin podemos seleccionar la celda con un clic y hacer clic sobre la opcinEdi-

cin en la barra de men. Entre la lista de opciones que se abre, elegimos Borrary, luego, la opcin Contenido; o

Seleccionamos la celda con un clic (del botn izquierdo del mouse) y, luego, hacemos

clic con el botn derecho del mouse, aparecer un men contextual. Entre la listade opciones que se abren, debemos seleccionar borrar contenido.

1.2. Cmo modicar el contenido de una celda

Tal como otros procesos bsicos de Excel, hay varias maneras dierentes para modi-

car el contenido de una celda. Adems, el proceso es distinto dependiendo del tipode modicacin.


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Por ejemplo, si lo que queremos hacer es simplemente reemplazar un contenido

con otro, el proceso es similar al de borrar el contenido de una celda:

Primero, ingresamos algn texto o nmero nuevo en cualquier celda de la hoja

de clculo y, luego, oprimimos la tecla Enter para aceptarlo.

Ahora hacemos clic de nuevo sobre la celda para reemplazar el contenido que

acabamos de ingresar.

Debemos recordar que para hacer una modifcacin a algn texto dentro de una

hoja de clculo es necesario seleccionar la celda donde comienza el texto, no en

una de las celdas adyacentes en las cuales el texto parece extenderse.

Escribimoselnuevocontenido;alempezaraescribirlo,automticamente,iremos

reemplazando el anterior contenido de la celda.

En cambio, si queremos solamente hacer una modicacin al contenido existen-

te de una celda, y no reemplazarlo completamente, lo que debemos hacer es losiguiente:

Hacemos doble clic sobre la misma celda.

Aparecer un cursor al interior de la celda. Ahora podremos hacer una modifca-

cin al texto de la manera como se hara en un documento de Word, utilizando

las fechas direccionales del teclado y las teclas Suprimir y Retroceder.

Cuandohayamosterminadodemodifcarelcontenidodelacelda,slodebemos

oprimir la tecla Enter para aceptar el cambio.

Otra manera de lograr el mismo resultado es la siguiente:

Seleccionamos la celda con un solo clic.Hacemos clic sobre la barra de rmulas donde aparece el contenido de la celda

seleccionada. Realizamoslamodifcacinnecesariay,alterminar,oprimimoslateclaEnteroha-

cemos clic sobre botn Introducir para aceptar el cambio.


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Creacin de Tabla

1.3. La uncin Autocompletar de Excel

La uncin Autocompletar de Excel mantiene en la memoria el texto que ya ue in-gresado en una columna y puede completar otras entradas con la misma inormacin,

en la misma columna.

Por ejemplo, digamos que hemos ingresado el nombre Claudia Rojas en la celda A1y, luego, escribimos la letra C en la celda A2, Excel completar la celda automtica-

mente con el texto Claudia Rojas. Si ste es el texto que deseamos ingresar, pulsamos

la tecla Enter para aceptar el texto. De lo contrario, continuamos escribiendo y as

desactivaremos la uncin Autocompletar.

2. Seleccin de rangos de celdas adyacentes y no adyacentes

En Excel, una celda activa es la celda que se encuentra seleccionada en ese momento.

Un grupo de celdas se denomina rango. Para seleccionar un rango de celdas, tenemosque hacer lo siguiente:

2.1. Seleccin de un rango de celdas contiguas

Hacemos clic sobre la celda de uno de los extremos del rango que queremos

seleccionar.Mantenemos oprimido el botn izquierdo del mouse, arrastrndolo hacia el extre-mo opuesto, soltamos y el rango ya est seleccionado.

Las celdas que seleccionamos aparecern sombreadas.


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Si en vez de seleccionar un rango, lo que necesitamos es seleccionar solamente algunas

columnas, si stas son adyacentes, podramos seleccionarlas de la misma manera queutilizamos para seleccionar un rango entero. En cambio, si uesen columnas o celdasno adyacentes, debemos usar el siguiente proceso:

2.2. Seleccin de un rango de celdas no adyacentes

Seleccionamos la primera columna (columna B).Oprimimos la tecla Ctrl. en el teclado.

Manteniendo la tecla oprimida, seleccionamos la columna siguiente (columna D).Observemos que mientras la segunda columna se selecciona, la primera todavasigue seleccionada. Al terminar de seleccionar la segunda columna, soltamos el botn

izquierdo del mouse y la tecla Ctrl.


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Creacin de Tabla

3. Los diferentes componentes de una frmula

Con Excel no es necesario memorizar rmulas para poder aplicarlas, ya que, stas estn

almacenadas en el programa y, por lo tanto, no es necesario realizar las operaciones

aritmticas mentalmente.

En una celda, la rmula relaciona los valores de diversas celdas y de diversas rmulaspara producir un resultado.

Una rmula puede constar de cualquiera de los siguientes elementos:

Signos de operaciones: como los signos + para sumar o * para multiplicar.

Valores, textos o valores lgicos: Entre otras cosas, la rmula puede incluir n-meros y letras.

Reerencias a celdas (y a rangos de celdas): A dierencia de un nmero absoluto,

una reerencia a otra celda (o rango de celdas) es un valor relativo. Esto quiere decir

que, si se cambia un valor en una celda y si esa celda tiene reerencia a otra dentrode una rmula, el resultado de la rmula tambin se cambiar.

Funciones de hoja de clculo: como suma o promedio.

3.1. Signos de operaciones

Excel utiliza los siguientes signos de operaciones de uso estndar, presentes en todoslos teclados de las computadoras:

Acciones Desarrolladas Tecla Operacin Tecla

Suma + Prioridad (hacer estaoperacin primero)

( )

Resta - Igual a =

Multiplicacin * Dierente de < >

Divisin / Mayor que >

Exponente (a la potencia de) ^ Menor que


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Al comienzo de todas las rmulas de cualquier operacin (suma, resta, multipli-

cacin o divisin, etc.) se requiere un signo igual (=). Por ejemplo, una rmulasencilla de suma:

Al usar rmulas, los resultados cambian cada vez que se modican los nmeros. Parahacer esto, debemos incorporar la celda dentro de la rmula. Una celda se puedeagregar a la rmula en orma manual (escribiendo la letra y nmero correspondientesa su columna y la, respectivamente), pero otra orma de hacerlo es seleccionando la

celda con el mouse y haciendo clic sobre ella. La celda seleccionada tendr un recuadro

de 2 colores, con una lnea punteada intermitente:

=C2+C3

3.2. Ingresar una referencia una celda

En una celda que contiene una rmula se ve siempre la cira resultante y la rmulaen s se ve en la barra de rmulas arriba de la pantalla.

Frmula

Cira resultante


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Creacin de Tabla


Eercicio 3

Abraunahojadeclculo1.

EnlaceldaB2,ingreseelnmero8.2.

EnlaceldaC2,ingreseelnmero11.3.

EnlaceldaB3,ingreseelnmero5.4.

SeleccionelaceldaD2,dondeagregaremoslafrmula.5.

Escriba=.6.

Hagaclicsobrelaprimeraceldaquevaaincluirenlafrmula:B2.7.

Escribaunsignodeoperacinaritmtica.Paraesteejercicio,escribaelsignoms(+).Elsignode8.

operacinaparecerenlaceldayenlabarradefrmulas.

Hagaclicsobrelaprximaceldaquevaaincluirenlafrmula:C2.9.

Escribadenuevounsigno(+).10.

Hagaclicsobrelaltimaceldaquevaaincluirenlafrmula:B3.11.

Finalmente,paravalidarlafrmulayverelresultado,esnecesariooprimirlateclaEnterohacer12.

clicsobreelbotn Introducir(enelcrculorojo),situadoenlabarradefrmulas.Conestepaso

seconcluyelafrmula.

NOTA:Cuandoestingresandolafrmula(despusdeingresarelsigno=yantesdeoprimirlateclaEnter),si

enalgnmomentoustedsedesplazaaotracelda,Excelincluiresaceldaenlafrmula.Siloquequierehacer

escancelarlafrmulayseleccionarotracelda,debehacerunclicsobreel botn cancelar Xenlabarrade

frmulas.

Ahora, para saber cunto aprendi o si le quedaron dudas, desarrolle la autoevaluacin de

la pgina 29, antes de empezar con el siguiente captulo.


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Uo de Funcione y Ordenacin de Dato


Utilizar unciones para clculos con Excel.Utilizar la uncin Suma.Usar la uncin de Autoltro.Ordenar una lista por categora en orden alabtico o numrico.Manipular una lista de datos.

Introduccin

Adems de las rmulas, Excel cuenta con una herramienta llamada unciones. Las uncio-

nes de Excel nos orecen la posibilidad de reemplazar a series de rmulas que se utilizan

comnmente, tales como una sumatoria, un promedio, etc. Adems de estas unciones

matemticas, tambin son posibles las unciones fnancieras, estadsticas, trigonomtricas,

etc., expandiendo as su utilidad para incluir a muchas disciplinas dierentes.

1. Cmo usar una funcin

Una uncin es una rmula o una serie de rmulas ya escritas y preparadas en orma

simplicada, para realizar clculos comnmente usados. Son ms ciles de escr ibir queuna serie de rmulas y pueden resolver un problema matemtico en un slo paso

en lugar de muchos. Al escribir estas unciones necesitamos seguir un orden o sintaxis,tal como si estuviramos escribiendo una rase. La sintaxis correcta de una uncin esla siguiente:

1.1. Argumentos

Pensemos en un argumento como una pieza de inormacin que aclara lo que debehacer la uncin. En el ejemplo de arriba, se sumar todo el rango A1:A200. Es decir,que dentro de los parntesis que orman el contenido de la uncin se sumarn losdatos ingresados en las celdas A1, A2, A3, A4... hasta la A200.

Signo igual

=Suma (A1:A200)

Argumentos separados por

dos puntos y encerrados entreparntesis

Nombre de la uncin


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Uo de Funcione y Creacin de Tabla Dinmica

1.2. Nombres de uncin

Algunas de las unciones ms comunes incluyen:

Por ejemplo, si queremos sumar los datos contenidos en el rango compuesto por las

celdas B2 a B12 de una hoja de clculo, al crear una rmula para sumar estos 10 datos,en la barra de rmula aparecera lo siguiente:

= B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12.

Una uncin, sin embargo, puede simplifcar esta rmula de la siguiente manera:

=SUMA(B2:B12). Esta uncin es especialmente til cuando estamos sumando un rango

de celdas grande, de 10, 30 ms celdas.

2. Cmo usar el Asistente de Funciones

Una uncin se puede ingresar manualmente o se puede usar lo que se llama el Asis-tente de Funciones. Si conocemos bien qu uncin deseamos usar, es ms eciente

escribirla directamente en la celda. Si utilizamos esta modalidad, es importante recordar

que siempre es necesario incluir un signo = antes de cualquier uncin. Excel auto-mticamente convierte las unciones ingresadas manualmente a letras maysculas. Es

una buena idea escribir las en minsculas, porque si Excel no las convierte a maysculases porque no reconoce su entrada como una uncin (probablemente la escribi demanera incorrecta).

2.1. Cmo ingresar una uncin usando el Asistente de Funciones

Para ingresar una uncin usando el Asistente de Funciones, primero debemos selec-cionar la celda que contendr la uncin.

Funcin

Suma Suma series de nmeros.

Promedio Calcula el promedio de valores de un conjunto de celdas.

Mximo Devuelve el mximo valor de un conjunto de celdas.

evielMnimo Devuelve el mnimo valor de un conjunto de celdas.

Ahora Devuelve la hora y echa actuales.

Contar Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros que hay en lalista de argumentos.


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El Asistente de Funciones, consta de 2 niveles: el primero nos permite seleccionar una

categora y, en el segundo, nos permite observar la lista de unciones que se encuentran

dentro de cada categora.

En el men desplegable de la opcin O seleccionar una categora, seleccionamosa la opcin Todas.

En la lista Seleccionar una uncin use la barra de desplazamiento para encontrarla uncin SUMA.Al seleccionar esta uncin, en la parte inerior del Asistente de Funciones nos aparece

el nombre de la uncin y, entre parntesis, a la lista de argumentos necesarios pararealizar la operacin seleccionada, junto a una breve descripcin de la misma.

Luego, debemos abrir el Asistente de Funciones de acuerdo a una de las siguientes

modalidades:

Hacer clic sobre la opcin Insertar en la barra del men y, luego, se nos abrir unmen en el cual debemos seleccionar la opcin Funcin.Hacer clic sobre el siguiente botn Funcin de la barra de rmulas.


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En nuestro caso, Excel debera haber interpretado bien y dentro de la ranja debe

decir B2:B12, indicando as, que la uncin realizar la suma de los nmeros entodas las celdas desde B2 a B12.

Es posible incluir ms argumentos, si es que uera necesario (por ejemplo, B2:B12, C2:C7,si deseamos agregar a la suma de las celdas B2 a B12, los valores contenidos en lasceldas B2 a C7).

Esta otra lista de valores (argumentos) se agregaran en la ranja Numero 2 y, al agre-garlo, se abrira otra ranja por si acaso quisiramos seguir agregando ms argumentosa la uncin.

Ahora hacemos clic en el botn Aceptar y, en la barra de rmulas encontraremosla rmula =SUMA(B2:B12;C2:C7) y, la celda B13 contendr el resultado nal de la

operacin.

3. El botn Autosuma

La uncin SUMA es tan comn que tiene su propio botn en la barra de herramientas,

llamado Autosuma. Con el botn Autosuma ni siquiera es necesario usar el Asistentede Funciones o escribir la uncin para sumar un rango de datos. Usarla es tan simplecomo hacer clic sobre el botn con el icono de la barra de herramientas. Excel au-

tomticamente detecta cules son las celdas que se van a incluir en la uncin.

3.1. Cmo usar el botn Autosuma

Primero, debemos seleccionar la celda en la que queremos visualizar el resultado,

luego, hacemos clic en el botn Autosuma de la barra de herramientas y, nalmente,oprimimos Enter.


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Uo de Funcione y Creacin de Tabla Dinmica

4. La funcin Promedio

Aparte de la uncin Suma, otra uncin muy utilizada en Excel, es la de Promedio.Para realizar esta uncin de orma rpida, podemos seguir el procedimiento que de-

tallamos a continuacin:

4.1. Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la uncin Promedio

Primero, debemos seleccionar la celda F3, donde insertaremos el resultado de launcin, en este caso, para calcular el promedio de los nmeros en las celdas B3

a D3.Ahora, abrimos el Asistente de Funciones para ingresar la uncin Promedio.


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En el segundo paso del Asistente de Funciones, debemos asegurarnos que el rango

de celdas utilizadas en la uncin sea el correcto, es decir, B3:D3. Si estos nmerosno aparecen automticamente dentro de la ranja de Nmero 1 (en el crculorojo) del asistente, es necesario cambiarlos.Hacemos clic sobre el botn Aceptar y la uncin quedar insertada.


Eercicio 4

Cree una tabla similar a la que aqu aparece:1.

Utilice el Asistente de Funciones para calcular el promedio de los datos de marzo, abril y mayo para2.

ambos aos, obtenga los resultados en las celdas F3 y F4, respectivamente.

Utilice el botn de Autosuma para calcular los totales en la columna E.3.

Guarde el archivo en Mis Documentos, con el nombre de "Ejercicio 4".4.


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Manipulando Imgene

5. Cmo usar la funcin de Autoltro

En Excel la Funcin Autofltro o los fltros automticos son herramientas que nos permiten

buscar datos de acuerdo a distintos criterios en orma rpida y simple de ejecutar.

Para aprender a usar esta uncin debemos crear un archivo, el que denominaremoslistadedatos.xls. Dentro de este archivo crearemos una tabla con los siguientes en-cabezados de columnas:

Una vez hecho esto, agregaremos 6 las con datos inventados u obtenidos de algunagua de empresas. La lista de datos que usaremos para aprender esta herramienta es

relativamente pequea. Una lista de datos en Excel puede llegar a tener miles de registros(lneas) y muchas ms categoras que las 5 que se encuentran en esta lista de ejemplo.Con una lista de datos tan grande podra ser muy dicil manejar toda la inormacin

contenida adentro. He aqu la gran utilidad de los ltros de datos.

Apellido Nombre Empresa Ciudad Regin


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Eercicio 5

Dentrodelatablaquehemosconstruido,debemosseleccionarunaceldacualquieradentro1.

deella.

Unavezhechoesoabrimos,enlabarrademen,la2. opcin Datoy, luego, la opcin Filtro.

Al hacer esto se abrir otro pequeo men en el cual debemos seleccionar la3. opcin Autofltro.

Aparecern unas echas desplegables en las cabeceras de las columnas. Y haciendo clic sobre una4.

de esas echas se nos desplegar un men de varios criterios de ltro posibles.

Para este ejercicio, hagamos clic sobre la fecha de la columna Ciudad y, luego, elijamos una ciudad5.

en particular de las que hemos agregado a la tabla.

Excel oculta todas las las excepto aqullas que incluyen el elemento seleccionado. En otras pa-6.

labras, la lista se ltra por el elemento seleccionado, mostrndonos solamente las entradas para

las personas que trabajan en la ciudad que hemos elegido.

Luego de ltrar la lista, la echa arriba de la columna Ciudad cambia de color para recordarnos7.

que la lista est ltrada por un valor en esta columna.


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Manipulando Imgene

Al usar el Autoltro, en el men desplegable, arriba de cada columna, aparecen todos

los valores que se encuentran dentro de esa columna y, adicionalmente, los siguienteselementos:

Orden ascendente: Ordena de menor a mayor o de la A a la Z, si se trata de texto.

Orden descendente: Ordena de mayor a menor o de la Z a la A, en caso de datosde texto.

Todas: Muestra todos los elementos de la columna. Se usa para eliminar el ltrode una columna.Diez mejores...: Filtra para mostrar los primeros 10 elementos de la lista.

Personalizar...: Le permite ltrar la lista por mltiples elementos: es igual a, no es iguala, y en el caso de nmeros es mayor que, es mayor o igual que, etc.


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Eercicio 6

Utilizando la planilla del archivo listadedatos.xls, seleccionamos cualquier celda de la columna A1.

(columna de Apellido).

Pulsamos el2. botnOrdenascendente de la barra de herramientas.

Observamos que, excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenado alfabticamente3.

segn el listado de apellidos.

Podemos efectuar la misma ordenacin, pero en orden descendente a travs del botn4.

Solo podemos ordenar datos verticalmente. Por ejemplo, una serie de datos escritos en una sola la5.

no se pueden ordenar.

Los nmeros se ordenan de la misma manera que las palabras. En columnas mixtas (cuando hay al-6.

gunas celdas con nmeros y otras con texto), los botones de ordenamiento pondrn todos los nmeros

primero y despus el texto.

Dirjase a la pgina 30, para que pueda autoevaluarse y aclarar sus dudas, antes de conti-

nuar con el captulo de Grfcos.

1. Para mostrar de nuevo la tabla completa, debemos hacer clic sobre la opcin Datos

en la barra del men y, luego, seleccionar Filtro y, nalmente, seleccionar Mostrartodo.

2. Para salirnos del modo ltro automtico y eliminar las fechas de los campos, selec-

cionamos de nuevo la opcin Datos, Filtro y Autoltro.

6. Cmo ordenar datos en orden alfabtico y numrico

Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interesa ordenar unalista de datos die-rentes campos (echas, nombres, precios, etc.). Una manera rpida de lograr esto es a

travs de los botones de orden ascendentes y orden descendentes.

Los dos botones uncionan de exactamente la misma manera, slo que uno ordena losdatos en una direccin contraria a la otra.


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Autoealuacin

Auto ealuacin

A medida que complete cada contenido, es importante que usted vaya monitoreandosu propio proceso de aprendizaje. De esta manera, usted podr determinar si necesitams horas de prctica y/o solicitar apoyo en los contenidos que necesita repasar.

Ponga una X en el casillero que mejor describa su percepcin del logro alcanzado y

apropiacin de su aprendizaje. Luego hgase alguna recomendacin de cmo proseguir

y convrselo con su capacitador o capacitadora.

Conceptos Bsicos

Aprendizajes Logrados Si En parte No

S como abrir una hoja de clculo.

Identico los elementos que componen unahoja de clculo.

Y ahora, cmo sigo?Marque la opcin que ms le acomoda o recomindese algo dierente.Continuar con la prxima unidad.F

Ejercitar un poco ms.F

Reunirme con algn compaero, compaera o mi capacitador o capacitadoraFpara aclarar dudas.

OtroF

Creacin de Tablas


S como borrar el contenido de una celda.

Puedo modicar el contenido de una celda.

Aplico la uncin de autocompletar.

S seleccionar rangos de celdas contiguas.

S seleccionar rangos de celdas no adyacentes.

Conozco la estructura de una rmula.Puedo ingresar la reerencia a una celda.




OtroF


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Uso de Funciones y Ordenacin de Datos


Conozco el uso de la unciones.

S cmo usar el Asistente de Funciones.

S usar el botn Autosuma.

Puedo usar sin problemas la uncin promedio.

Puedo aplicar el Autoltro a una tabla.

S ordenar los datos en orden alabtico ynumrico




OtroF


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ProgramadeCapacitacindelProgramaBiblioRedes

Excel

Elaborado por:

CoordinacindeCapacitacin

ProgramaBiblioRedes

DireccindeBibliotecas,ArchivosyMuseos

alfabetizacion excel 1º parte 2008

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