alfabetizacion excel1º

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  • I n t e r n e t y C a p a c i t a c i n G r a t i s e n t u B i b l i o t e c a P b l i c a

    ExcelPrograma de Capacitacin del Programa BiblioRedes

    p a r aT r a b a j a r

    Nivel I

  • I n t e r n e t y C a p a c i t a c i n G r a t i s e n t u B i b l i o t e c a P b l i c a

    ExcelPrograma de Capacitacin del Programa BiblioRedes

    p a r aT r a b a j a r

    Nivel I

  • Elaborado por:

    Coordinacin de Capacitacin

    Programa BiblioRedes

    Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

    Excel para Trabajar Nivel I

    Manual de Capacitacin del Programa BiblioRedes

    Propiedad del Programa BiblioRedes de la

    Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

    Registro de Propiedad Intelectual N XXX.XXX

    Este material podr ser reproducido para efectos de capacitacin y/o de referencia con el consentimiento del Programa BiblioRedes y no podr ser comercializado.

  • Tabla de Contenidos

    Conceptos Bsicos 5Introduccin 5

    1. AbrirHojasdeClculo 5

    2. ConceptosBsicos 5

    Actividades de aprendizaje: Ejercicio 1 8

    Creacin de Tablas 9Introduccin 9

    1. Cmoingresarymodificarnmerosytextosenunacelda 9

    Actividades de aprendizaje: Ejercicio 2 10

    1.1. Cmo borrar el contenido de una celda 11

    1.2. Cmo modificar el contenido de una celda 11

    1.3. La funcin Autocompletar de Excel 13

    2. Seleccinderangosdeceldasadyacentesynoadyacentes 13

    2.1. Seleccin de un rango de celdas contiguas 13

    2.2. Seleccin de un rango de celdas no adyacentes 14

    3. Losdiferentescomponentesdeunafrmula 15

    3.1. Signos de operaciones 15

    3.2. Ingresar una referencia una celda 16

    Actividades de aprendizaje: Ejercicio 3 17

    Uso de Funciones y Creacin de Tablas Dinmicas 18Introduccin 18

    1. Cmousarunafuncin 18

    1.1. Argumentos 18

    1.2. Nombres de funcin 19

    2. CmousarelAsistentedeFunciones 19

    2.1. Cmo ingresar una funcin usando el Asistente de Funciones 19

    3. ElbotnAutosuma 22

    3.1. Cmo usar el botn Autosuma 22

    4. LafuncinPromedio 23

    4.1. Cmo usar el Asistente de Funciones para ingresar la funcin Promedio 23

    Actividades de aprendizaje: Ejercicio 4 24

    5. CmousarlafuncindeAutofiltro 25

    Actividades de aprendizaje: Ejercicio 5 26

    6. Cmoordenardatosenordenalfabticoynumrico 28

    Actividades de aprendizaje: Ejercicio 6 28

  • Conceptos Bsicos

    5

    Conceptos Bsicos

    Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?

    Abrir una aplicacin de hoja de clculo. Abrir una hoja de clculo existente.Abrir varias hojas de clculo.Reconocer conceptos bsicos de Excel (celdas, columnas, filas, etc.)

    Cerrar la aplicacin de hoja de clculo.

    Introduccin

    Excel es un programa de hoja de clculo, es decir, una aplicacin diseada para trabajar con datos y nmeros. Este poderoso programa es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de frmulas qumicas complejas o manipulaciones y representaciones de estadsticas en forma grfica.

    Como su desarrollo est basado en el concepto de una hoja tabular, o sea en forma de tabla, aprender a usar las funciones bsicas de Excel es tan fcil como llenar una.

    1. Abrir Hojas de Clculo

    Excel tiene mucho en comn con los otros programas de Microsoft como Word y PowerPoint, entre otros. Todos estos programas se pueden abrir de la misma manera. Visualmente son relativamente parecidos y muchos de los comandos bsicos son similares.

    2. Conceptos Bsicos

    Al abrir la aplicacin de Excel, encontraremos una hoja de clculo en blanco y en la parte superior de la pantalla, una barra de men.

  • Programa de Capacitacin del Programa BiblioRedes / Excel Nivel I

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    Si hacemos clic sobre cada una de estas palabras, se nos abrir un men diferente. Cada men nos ofrece una seleccin distinta de posibles acciones.

    Debajo de la barra de men encontraremos la barra de herramientas:

    Esta barra presenta varios conos, correspondientes a funciones diferentes. Aunque en algunos casos, stas son las mismas a las que se accede a travs de la barra de men.

    Debajo de la barra de herramientas encontrar una casilla larga y a la izquierda de sta, el smbolo =. sta se llama la barra de frmulas.

    Debajo de estas barras hay una cuadrcula que, en el borde superior est identificado con letras y, en el lado izquierdo, con nmeros. Este es el espacio de trabajo de Excel. Cada uno de los cuadritos en la cuadrcula se llama celda y todas las celdas en una lnea vertical forman parte de una columna, y todas las celdas en una lnea horizontal forman parte de una fila. Cada hoja de clculo tiene exactamente 65.536 filas y 256 columnas.

    Columna

    Celda

    Fila

  • Conceptos Bsicos

    7

    Cada columna o fila se denomina por la letra o el nmero correspondiente. Las filas estn numeradas de 1 a 65.536 y las 256 columnas estn marcadas, cada una, con letras (A, B, CH, CI, DE, etc). Las letras y los nmeros tambin se usan para determinar el nombre de cada una de las celdas. Por ejemplo, la primera celda en la esquina izquierda del lado superior de la cuadrcula, que est formando parte de la columna A y de la fila 1, se llama A1. Si hacemos clic sobre una de las letras, se selecciona la columna correspondiente a la letra. De igual manera se seleccionan las filas mediante un clic sobre el nmero que corresponda. Para seleccionar una de las celdas solo tenemos que hacer clic sobre ella y apare-cer el nombre correspondiente en una casilla pequea a la izquierda de la barra de frmulas (en el recuadro rojo de la figura siguiente).

    Cuando una columna o fila est seleccionada por completo, el espacio que est adentro cambia de color blanco a celeste rodeado por un borde grueso. Cuando una celda est seleccionada, no cambia de color, pero el borde s se engrosa.

    El objetivo de seleccionar una parte de la hoja de clculo es modificar, copiar o, de alguna manera, trabajar con la informacin contenida dentro de esos parmetros.

    En Excel, la cuadrcula entera tiene el nombre de hoja de clculo. Los archivos de Excel se conocen como libros de trabajo, y cada uno de estos puede tener varias hojas de clculo.

    Para navegar de una hoja de clculo a otra, se utilizan las pestaas que se encuentran al extremo inferior izquierdo de la hoja de clculo del ejemplo. Las pestaas dicen Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3 y, como la hoja de clculo est ahora abierta en la hoja Hoja 2, aparece escrito en una letra ms oscura que las de las otras dos pestaas.

  • Programa de Capacitacin del Programa BiblioRedes / Excel Nivel I

    8

    Como todava no hemos escrito dentro de ninguna de las hojas, no es muy evidente la diferencia entre ellas. Pero podemos notarlo seleccionando celdas distintas en cada una de las hojas.

    ACTIvIDADEs DE APRENDIzAjE T

    Ejercicio 1

    AbralaaplicacinExcel.1.

    Dentrodeunahojadeclculo,hagaclicsobrelaletraEparaseleccionartodalacolumna.2.

    Hagaclicsobreelnmero3paraseleccionartodalafilacorrespondiente.Veaqupasaconla3. columnaseleccionadaanteriormente.

    HagaclicsobrelaceldaE3.Veaqueapareceelnombredeestaceldaenlacasillaenlabarrade4. frmula.

    HagaclicsobrelaceldaB7yveacomocambiaelnombreenlacasillamencionadaarriba(extremo5. superiorizquierdo).

    Dentrodeestahoja,seleccionelaceldaF11.6.

    Cambiealasegundahojadeclculo(Hoja2),veacomoahoralaceldaqueestseleccionadanoes7. lamismaF11querecinseleccionenlaprimerahoradeclculo,veaquelaceldaseleccionadaeslaA1.FjesetambinqueahoraHoja2estescritaenunaletramsoscuraqueladelosotrosdosbotonesenlabarraabajodelacuadrcula.

    SeleccionelaceldaC4delaHoja2.8.

    CambiealaHoja3,veaquedenuevolaceldaA1estseleccionadayqueahoraHoja3estes-9. critaenletrasmsoscuras.

    SeleccionelaceldaE8delaHoja3.10.

    CambiedehojaotravezalaHoja2.PuedeverHoja2escritoenletrasoscurasylaceldaC4se-11. leccionadadenuevoparadarsecuentadequeefectivamenteestenlaHoja2.

    Finalmente,guardeestearchivocomoEjercicio1.12.

    Ahora, para saber cunto aprendi o si le quedaron dudas, desarrolle la autoevaluacin de la pgina 29, antes de empezar con el siguiente captulo.

  • Creacin de Tablas

    9

    Creacin de Tablas

    Qu sabr o qu podr hacer al finalizar esta seccin?

    Ingresar nmeros y textos.Usar el comando Deshacer.Crear una tabla de datos.Seleccionar un rango de celdas adyacentes.Seleccionar celdas no adyacentes.Reconocer las diferentes partes de una frmula.Ingresar una frmula sencilla.

    Introduccin

    En esta unidad aprenderemos a usar la funcin ms bsica que tiene Excel, la de crear tablas. Las tablas se utilizan para organizar cualquier tipo de informacin, de manera que sea ms fcil ver la relacin entre los datos. Esta tabla tambin es la base para una infinidad de funciones y aplicaciones disponibles en Excel.

    1. Cmo ingresar y modificar nmeros y textos en una celda

    En una hoja de clculo se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, nmeros y fr-mulas. Los primeros dos tipos de datos, los nmeros y el texto, son lo que llamamos valores constantes. Esto quiere decir que este valor no cambia, a no ser que lo mo-difiquemos o lo borremos.

    Una frmula es un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc.,

    y que producen un resultado. Si modificamos el valor de una celda a la que la frmula est haciendo referencia, el resultado de la frmula vara automticamente. Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=).

  • Programa de Capacitacin del Programa BiblioRedes / Excel Nivel I

    10

    ACTIvIDADEs DE APRENDIzAjE T

    Ejercicio 2

    Primero,abraunanuevahojadeclculoenelprogramaExcelyseleccioneunacelda.1.

    Escribaalgntexto,sunombre,porejemplo.2.

    Fjesequeamedidaquevaingresandoeltexto,stenosoloempiezaaaparecerenlacelda