Manuales Funcionales ADEMPIEREI. Administracin del Sistema II. Relacin con Terceros III. Desde Requisicin hasta Factura IV. Desde Cotizacin hasta Factura V. Punto de Venta VI. Gestin de Materiales VI. Gestin de Materiales(PARTE 2) VII. Gestin de Proyectos VIII. Saldos Pendientes IX. Anlisis de Desempeo X. Configuracion de Impuestos de Colombia XI. Saldos Iniciales XII. Calculo de Utilidades(Contabilidad Colombia) XIII. Manual de Formatos de Impresin XIV. Configuracin Para Envi de Cotizaciones a Proveedores. XV. Manual de Devoluciones usando RMA. XVI. Procedimiento Instalacin de Parches. XVII. Nomina.

I. Administracin del Sistema1 Creacion Del Men Personalizado 1.1 Mantenimiento del rbol 2 Creacin de Roles 2.1 Configurando Roles 3 Creacin de Usuarios 3.1 Agregando Registros de Usuarios 3.2 Concediendo Acceso a un Empleado

Creacion Del Men PersonalizadoAdempiere permite la creacin de mens personalizados para los usuarios del sistema, de acuerdo a su funcionalidad se le asignan las ventanas, los procesos y documentos a los cuales va a tener acceso. Esto se hace a partir de la creacin y definicin de rboles, desde el men de Adempiere en la siguiente ruta, como se indica en la figura 1. Es necesario ingresar al sistema como administrador.

Figura 1. Men rbol e Imagen de Nodo

Mantenimiento del rbolUna vez se ha creado el rbol, es necesario personalizarlo, esto se hace desde la opcin Mantenimiento del rbol, como se indica en la figura 2.

Figura 2. Mantenimiento de rbol

El men se selecciona en la parte superior izquierda, este se ubica al lado izquierdo de la pantalla, mientras que sobre el lado derecho estn los posibles mens que se pueden elegir, utilizando las flechas sobre la parte superior de la pantalla para agregar o remover estas de su men. Para mover tems hacia arriba o abajo en su men, simplemente arrastre y suelte un tem mientras tiene el cursor posicionado sobre el tem que aparece directamente arriba del men. Para poner los tems dentro de una carpeta, simplemente arrstrelos dentro de la carpeta deseada. Una vez que el men se ve correcto, salga de esta pantalla e ingrese en la pantalla de Rol, a fin de asignar el men a un determinado rol. Note como

nuestro nuevo men aparece en la lista. Seleccinelo y grabe su registro para que su nuevo men pueda ser utilizado. Como se indica en la figura 3.

Figura 3. Asignacin de rbol de Men

Creacin de RolesAdempiere trae dos usuarios estndar definidos, estos son el usuario System y el usuario SuperUser. El usuario System tiene perfil de administrador del sistema. Mientras que el usuario SuperUser hereda todos los roles del sistema, incluido el rol de administrador del sistema, este usuario puede resolver problemas o situaciones de emergencia. Debera asignarse este rol a algunos usuarios de alto nivel. Un Rol permite tener control de acceso sobre ventanas, tareas y reportes. Es posible definirle ms de un rol a un usuario. Adempiere trae predefinidos los siguientes roles:

System Administrator (Administrador del Sistema): este Rol tiene acceso a registros a nivel del sistema, como: los formatos de impresin y tipos de documentos. No tiene acceso a informacin de las compaas. Este rol no se puede modificar y mucho menos eliminar. Administrador de la compaa: tiene acceso a todos los datos y pantallas del sistema para una compaa especifica. Este rol puede modificarse. Usuario de la Compaa: tiene acceso bsico a la informacin de la compaa, no se le da acceso a la contabilidad ni a los reportes.

Configurando RolesAdems de los roles ya definidos, usted podr definir roles de acuerdo a las tareas que realizan los usuarios del sistema, por ejemplo: el rol de compras, ventas, cartera, depsito o almacn, etc. Esta opcin se encuentra desde el men de Adempiere en la siguiente ruta: Administracin del Sistema -> Reglas Generales ->Rol. Como se muestra en la figura 4. Es necesario iniciar sesin como Administrador del Sistema.

Figura 4. Pestaa Rol Usuario

Cuando se crea un nuevo registro desde la pestaa rol, como se muestra en la figura 4 se requiere definir la siguiente informacin de configuracin del ROL. Nombre: con el cual se va a describir el Rol. Nivel de Usuario: brinda las siguientes opciones:Cliente: Acceso solamente a datos de referencia (por ejemplo puede configurar Socios de Negocio, Trminos de Pago, etc.) Organizacin: Solo acceso a datos transaccionales (por ej. Ordenes, Pagos, etc.) Cliente + Organizacin: Acceso a ambos datos (referencias y transacciones) Sistema: Acceso a datos de referencia solamente (por ej. Tipos de Documento).

Manual: si no est seleccionada esta opcin indica que el rol se actualizara automticamente cuando se realice migracin de los datos. En caso contrario se debe seleccionar. Monto de Aprobacin: indica que un documento requiere de una aprobacin. Aprobar sus propios Documentos: indica que los usuarios con ese rol tendrn permitido aprobar los documentos que ellos han creado. Mantener esta opcin deshabilitada indica que la aprobacin debe ser efectuada por un usuario diferente. rbol de Men: permite indicar el men que le aparecer a los usuarios con dicho rol. Sobrescribir Precio Lmite: indica que el usuario podr ingresar precios en rdenes y facturas que son menores a los precios lmite definidos. Nivel de Preferencia: determina si los Usuarios con este Rol pueden configurar Preferencias de Usuario o Valores de Preferencia.Ninguno: No puede configurar preferencias en Adempiere. Usuario: Puede solamente configurar preferencias para l mismo. Organizacin: Puede configurar preferencias que otros utilizarn en la misma organizacin. Cliente: Puede establecer preferencias en cualquier nivel en Adempiere.

Mantenimiento de Cambios de Log: Cuando esta opcin est seleccionada todos los cambios efectuados por los usuarios sern registrados en el log. Solo los usuarios con un rol cuyo Nivel de Preferencia est establecido como Cliente

pueden ver este log. Como Adempiere registra en el log toda la informacin referente a cualquier transaccin, nuestra recomendacin es que esta opcin no sea seleccionada, excepto cuando desee localizar fallas. Muestra Contabilidad: le permite mostrar u ocultar automticamente las pantallas y pestaas de Contabilidad para ese rol. Acceso a todas las Org: Los Usuarios con esta opcin seleccionada accedern automticamente a todas las organizaciones en su sistema, a menos que usted establezca otras restricciones en otras pestaas. Usuario usa Acceso a Organizacin: En el caso que usted tenga muchas organizaciones podra no querer establecer una organizacin resumen, sino administrar los derechos entre usuarios y organizaciones directamente. Puede hacer Informes: Determina cuando los usuarios con este Rol pueden generar reportes. Puede Exportar: Determina cuando el usuario puede exportar datos fuera de Adempiere. Bloqueo Personal: Los registros en Adempiere pueden ser bloqueados, en cuyo caso solo los usuarios con un acceso especial pueden verlos. Cuando esta opcin est activada, el usuario puede marcar un registro como bloqueado, mientras que seleccionando Acceso Personal le permite al usuario ver los registros que se encuentran bloqueados. Perfil de Conexin:Seleccione entre LAN, WAN, VPN o Terminal Server. Desde la pestaa acceso a la organizacin se definen las organizaciones a las cuales tendr acceso este perfil. En la figura 5 se muestra la ventana de configuracin de acceso a la organizacin, donde debe definirse en el campo Organizacin aquella a la cual tendr acceso.

Figura 5. Pestaa Acceso a la Organizacin

En las pestaas de acceso a formularios y acceso a las ventanas, se define aquellos tems a los cuales se les va a dar acceso al rol que se est definiendo. Como se muestra en la figura 6. Ntese que la opcin lectura y escritura est habilitada, al deshabilitarla se estar indicando que el rol no tendr ms derechos de acceso a este formulario. Si usted desea remover el tem del men, puede deshabilitar la opcin Activa que se encuentra al lado de la de Lectura Escritura.

Figura 6. Pestaa de Acceso a la Ventana

Cuando se est accediendo al sistema, se muestra el listado de roles con que cuenta el sistema de acuerdo al usuario especificado, como se muestra en la figura 7.

Figura 7. Ventana de Acceso a la Organizacin

Creacin de UsuariosEs necesario definir los usuarios del sistema en la compaa, un usuario puede ser cualquier empleado de la compaa, los vendedores o clientes, a quienes se les definen roles y se le asigna una contrasea de acceso al sistema.

Agregando Registros de UsuariosLo primero antes de asignarle un registro a un empleado, es verificar si existe en el sistema como tercero, en caso de no existir debe agregarse el tercero. Si el usuario es un vendedor debe verificarse el registro de contacto desde la pestaa Contacto Usuario de la ventana Terceros como se indica en la figura 8.

Figura 8. Pestaa Contacto

Debe definirse la siguiente informacin: Nombre: desde aqu se define el nombre de usuario para ingresar a Adempiere Direccin de Email: debe definirse la direccin de mail para enviarle flujos de trabajo o documentos. Contrasea: desde aqu se ingresa la contrasea para el usuario, el texto aparecer enmascarado y es sensible a maysculas y minsculas. Es posible cambiar la contrasea posteriormente. El resto de la informacin es opcional.

Concediendo Acceso a un EmpleadoUna vez se ha verificado la existencia del tercero en el sistema, debe definirse un registro de usuario para est, y al menos un rol. Esto debe hacerse desde el men de Adempiere en la siguiente ruta: Administracin del Sistema -> Reglas Generales ->Usuario. Como se muestra en la figura 9.

Figura 9. Ventana Usuario

Desde la pestaa Usuario se carga la informacin que se ha definido en el Tercero. La informacin Interna y Externa es opcional.

Figura 10. Pestaa Rol de Usuario

La asignacin de los roles a un usuario se hace desde la pestaa Rol de Usuario como se indica en la figura 10. Para definir un rol al usuario se debe hacer clic sobre el botn rol.

Figura 11. Ventana Informacion ROL

Luego se despliega la ventana que se muestra en la figura 11, para escoger el Rol, desde aqu se realiza la bsqueda de los roles ya creados, en el encabezado de la ventana se muestran los campos Nombre y Descripcin para filtrar los roles ya definidos de acuerdo a la informacin suministrada, otra opcin es hacer clic sobre el botn refrescar. Se recomienda tener conocimiento de los roles antes de seleccionar un Rol para un usuario. Es posible en Adempiere que un usuario tenga ms de un rol

asignado, pero desde ese perfil solo podr ver las pantallas y datos asociados con el rol que ha accedido al sistema. En la pestaa Usuario Sustituto se puede almacenar informacin sobre un usuario que podra estar en reemplazo de otro en determinada circunstancia. Esta pestaa es solo informativa. Desde la pestaa Acceso a la Organizacin se pueden seleccionar aquellas organizaciones a las cuales podr tener acceso el usuario como se indica en la figura 12. Esto debe hacerse siempre y cuando se halla seleccionado la opcin Usuario usa acceso a Organizacin en la ventana ROL, la cual indica que el acceso a la organizacin estar definido por el usuario y no por el rol.

Figura 12. Pestaa Acceso a la Organizacin

Cuando se crea un nuevo registro, debe seleccionarse del campo organizacin, aquella sobre la cual se le va a dar acceso al usuario. Una vez creado el Usuario y definida su contrasea este podr tener acceso al sistema.

II. Relacin con Terceros1. Introduccin a la Relacin con TercerosLos terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones en la organizacin. Hay tres tipos de terceros, estn: los clientes, los empleados y los proveedores. Adempiere le permite a un tercero pertenecer a ms de un tipo, por ejemplo un empleado puede ser cliente de la compaa. Desde el men de Adempiere se encuentra el rbol de Relacin con terceros->Reglas de tercero->Tercero. De aqu se despliega la ventana que se muestra en la figura 1.

Figura 1. Men Terceros

1.1. Terceros

En la ventana Terceros se configura la informacin de los terceros, en la figura 1 se muestra esta ventana, la cual est distribuida como sigue: En la parte superior se define la operacin y el nombre del socio de negocio. El campo clave de bsqueda se refiere a una abreviacin interna que se utiliza para realizar bsqueda de los terceros. El Nombre es un nombre descriptivo del tercero, que va a aparecer en los documentos que se elaboren. Adems se debe definir la informacin financiera del tercero, los campos ubicados en la parte media de la ventana se utilizan para esta actividad, tales como: el estado de crdito, identificador de impuestos, etc. Los terceros se pueden agrupar de acuerdo a caractersticas especficas en grupos de terceros, haciendo clic derecho sobre esta opcin y dando clic sobre la opcin acercar se pueden configurar los grupos de terceros. En la parte inferior de la ventana incluye informacin sobre el monto de sus transacciones con el Socio de Negocio. Esta parte de la pantalla estar oculta si la persona es un empleado. Los Terceros pueden tener asignadas ubicaciones, como as tambin cuentas bancarias. Tambin pueden tener relaciones con otros terceros, permitiendo hacer entregas a un tercero, mientras la facturacin se realiza al tercero relacionado. Un Tercero puede tambin ser definido como perteneciente a una Organizacin. Esto le permite tener depsitos o almacenes separados, inventarios y contabilidad para ese Socio de Negocio. Si su rol le permite ver informacin contable, entonces podr ver otras pestaas adicionales tales como Contabilidad Cliente o Contabilidad Proveedor. Estas le permiten seleccionar centros de costo para sus transacciones. En general, muchas empresas no encontrarn necesario cambiar aqu los valores que estn predefinidos. Note que las pestaas Acceso SN y rea de Inters, se encuentran indentadas bajo la pestaa Contacto (Usuario). Cuando vea pestaas indentadas como esas, primero debe seleccionar la pestaa padre (en este caso Contacto) antes de poder ver las pestaas que son hijas. A continuacin se define cada una de las pestaas de la ventana Terceros.

1.1.1. Pestaa Clientes En la figura 2 se muestra la pestaa Cliente. Desde esta pestaa se escogen los valores predefinidos que aparecern en los documentos. Adems se incluyen los trminos y reglas de pago, las reglas de facturacin y el mtodo estndar de entrega.

Figura 2. Pestaa Clientes

Adems se deben definir los campos esquemas de Descuento y los porcentajes de descuentos, que se utilizan para resumir algn descuento adicional que pueda ser otorgado a ese cliente. El campo Representante de Ventas se utiliza para establecer un valor predefinido a cualquier ingreso para este Tercero. Puede dejarse en blanco si lo desea. Los campos Referencia de Orden y Descripcin sern impresos por defecto en todas las rdenes para este cliente en particular. El texto puede modificarse como sea necesario para una orden especfica. El Formato de Impresin de Factura se utiliza para definir un formato de impresin diferente si el cliente lo requiere. Si lo desea, puede seleccionar un Lmite de Crdito para un cliente. Este indica cuanto crdito tiene disponible antes que el procesamiento de la orden sea detenido. Si indica un valor 0, entonces no tiene lmite de crdito. Si ellos

tienen facturas pendientes, entonces el sistema le muestra el total en el campo Crdito Utilizado. 1.1.2. Pestaa Proveedor En la figura 3 se muestra la pestaa Proveedor. Desde esta pestaa se indican los trminos de pago y las reglas para cuando se realizan compras a los proveedores.

Figura 3. Pestaa Proveedor

Debe seleccionarse la opcin Proveedor y seleccionar reglas y trminos de pago para este proveedor. 1.1.3. Pestaa Empleado En la figura 4 se muestra la pestaa Empleado, desde aqu se indica si el tercero es un empleado. Se debe seleccionar la opcin Representante Comercial para indicar que es un vendedor.

Figura 4. Pestaa Empleado

1.1.4. Cuenta Bancaria

En la figura 5 se muestra la ventana de la pestaa Cuenta Bancaria donde se almacena informacin financiera y otra informacin personal segura, tal como SSN.

Figura 5. Pestaa Empleados.

Desde esta ventana se puede ingresar informacin de la tarjeta de crdito o cuenta bancaria. Es opcional completar los campos Licencia de Conducir, N Seguro Social, cuenta de email, direccin verificada y cdigo postal. 1.1.5. Localizacion Desde la figura 6 se muestra la pestaa Localizacin, donde se almacenan las direcciones de los terceros, los nmeros telefnicos y nmeros de fax.

Figura 6. Pestaa Localizacion.

Es posible almacenar ms de un registro de localizacin de los terceros. Al hacer clic sobre la derecha del campo Direccin, se despliega la ventana Actualizar Direccin, que se muestra en la figura 7.

Figura 7. Pestaa Actualizar Localizacin.

El diligenciamiento del campo direccin es obligatorio, el resto de la informacin de esta pestaa es opcional. Las opciones de Direccin de

Entrega, Direccin de Facturacin, etc., pueden ser utilizadas si son necesarias. Esto indica que usted puede escoger la direccin al momento de la entrega, factura, etc. Si usted tiene mltiples direcciones para una organizacin, note que cada direccin tiene un nombre (justo encima de la opcin Activa). Puede querer reagrupar las direcciones descriptivamente para que sea ms fcil seleccionar la direccin apropiada desde las pantallas de entregas y facturas. 1.1.6. Contacto/Usuario Desde la ventana se almacenan los contactos relacionados con el Tercero. Desde aqu se visualizan las personas de contacto de los Terceros con los cuales se interactua. En la figura 8 se puede ver la ventana de la pestaa Contacto.

Figura 8. Pestaa Contacto.

Desde aqu se puede agregar el nombre y la informacin de contacto aqu. El campo Nombre es obligatorio, el resto de la informacin es opcional. La opcin Total Acceso SN indica si e contacto tiene acceso a ver todos los documentos (facturas, rdenes, etc), requerimientos y activos que implica a ellos mediante la tienda web. Este solo acceso, no le otorga derecho sobre su

versin de Adempiere ni a ver ningn dato propietario. Si la opcin Total Acceso SN no est activada, usted necesitar hacer una entrada en la siguiente pestaa llamada Acceso SN para determinar qu acceso tendrn ellos mediante la tienda web. Los campos Email Verificado, Verificacin de Informacin, Ultimo Contacto, y ltimo Resultado son mantenidos por el sistema. Ellos son actualizados cuando el usuario accede a la tienda web. '1.1.7. Acceso SN' Le permite a usted decidir que informacin podr ver un Tercero sobre l mismo en la tienda web. Es posible visualizarla desde la figura 9.

Figura 9. Pestaa Acceso SN.

Esta es una Pestaa avanzada. Solamente ser mostrada si su rol permite acceder a estas pestaas y si la opcin Ver Pestaas Avanzadas est seleccionado en sus Preferencias. Cuando la opcin Total Acceso SN no est seleccionada en la pestaa Contacto (Usuario), necesitar hacer una entrada aqu para indicar que acceso

tendrn ellos. Notar en el ejemplo arriba, que el acceso est permitido para Documentos de Socio, esto es facturas, rdenes y rdenes de compra. '1.1.8. rea de Interes' Le permite definir e-mails y otras listas de distribucin para propsitos de marketing. Se visualiza esta pestaa desde la figura 10.

Figura 10. Pestaa rea de Interes.

rea de Inters es una herramienta de marketing que le permite agrupar clientes para el envo de e-mails o boletines. Con tal que usted haya definido reas de Inters en otra parte del sistema, esta pestaa le mostrar cuando una persona se suscribe sobre esa rea de Inters y, si es aplicable, la fecha que ellos escogieron quedar fuera de la misma. '1.1.9. Retencin.' Desde esta pestaa se pueden definir informacin de retenciones para empleados. Esta ventana se visualiza en la figura 11.

Figura 11. Pestaa Retencin.

III. Desde Requisicin hasta FacturaContents 1 1. Introduccin Al Proceso De Compras 2 2. Asunto SCP 3 3. Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ) 4 4. Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta. 5 5. Orden de Compra (Manual) 6 6 rdenes de Compra desde Requisiciones 7 7. Recibo de Material. 8 8. Facturas del Proveedor

1. Introduccin Al Proceso De ComprasEL proceso de Compras en Adempiere va desde la Requisicin hasta el pago a los Proveedores, siguiendo una serie de subprocesos como se indica en la figura 1. Entre estos subprocesos se encuentran: la requisicin, la generacin de la orden de compra, la recepcin del material, la facturacin y los pagos a proveedores (en efectivo o a crdito). Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del proceso siguiente. Estos procesos tambin se pueden realizar manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobacin de un empleado. Tambin es posible omitir alguno de ellas.

Figura 1. Diagrama del Proceso de Compras

El proceso de compras en Adempiere, se encuentra en el rbol Compras (Requisicin-a-Factura). El proceso inicia desde una orden de compra, la cual puede ser generada manualmente o desde una requisicin. Una vez realizada la orden de compra se procede a recibir el material comprado. Se genera la factura al proveedor y por ltimo se realiza el pago. El men de Compas se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Men de Compras

2. Asunto SCPUn Asunto de SCP o Asunto de Solicitud para Cotizaciones, se utiliza para realizar las cotizaciones a los proveedores en Adempiere. Aqu se definen las operaciones y los responsables de las cotizaciones. El proceso de Cotizaciones Inicia definiendo un Asunto de SCP, opcin que se encuentra en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), haciendo clic sobre la opcin Asunto de SCP. En la figura 3 se muestra la ventana de Asunto SCP.

Figura 3. Ventana Asunto de SCP

Se destacan tres pestaas de la ventana Asunto de SCP, estas son: Asunto, Suscriptor y Restriccin. En la pestaa Asunto se debe especificar el encabezado de la cotizacin, para lo cual se requiere de la siguiente informacin: El nombre de la Organizacin, Un Nombre que identifique la cotizacin y una Descripcin del asunto, como se indica en la figura 3. Desde la pestaa Suscriptor se definen los proveedores que respondern a las cotizaciones realizadas. En la figura 4 se visualiza la pestaa Suscriptor. Es necesario definir la informacin del Tercero.

Figura 4. Pestaa Suscriptor

Y en la pestaa Restriccin se definen los productos a los cuales un proveedor responder cuando se realice una cotizacin asociada al asunto tratado. Es necesario definir la informacin de los productos.

Figura 5. Pestaa Restriccin

3. Solicitud a Cotizacin del Proveedor SCP (RFQ)Una vez definido el asunto, se crea la cotizacin en el rbol principal en Compras (Requisicin-a-Factura), haciendo clic sobre el botn SCP (RfQ). En la figura 6 se indica la ubicacin y se muestra la ventana de Solicitudes de Cotizacin.

Figura 6. Ventana SCP

La ventana SCP o Solicitud de Cotizacin a Proveedores consta de las siguientes tres pestaas: SCP (RFQ), Lneay Cantidad. En la figura 6 se destaca la pestaa SCP (RFQ) y la informacin requerida. Entre estos campos se encuentran: Un Nombre que identifique la cotizacin, un Representante Comercial realiza la venta, Asunto SCP, Tipo SCP, Fecha de la Respuesta. Una vez se ha definido la informacin de bsica de la Solicitud de Cotizacin,

se deben definir las lneas de la cotizacin, que corresponden a los productos y sus detalles; desde la pestaa Lnea como se indica en la figura 7.

Figura 7. Pestaa Lnea SCP

Luego de haber definido los productos, desde la pestaa Cantidad, se define la cantidad que se va a cotizar del producto, como se indica en la figura 8. Deben definirse los siguientes campos: UM (Unidad de Medida), Cantidad, SCP (RFQ) Cantidad indica que al generar las respuestas esta cantidad es incluida, Precio patrn se utiliza para comparar respuestas, Cantidad de Compra indica que la cantidad seleccionada se usa para generar la orden de compra, si este campo no es seleccionado al momento de generar la orden de compra no se incluir la cotizacin del producto. Los dems campos son informacin adicional que no es requerida.

Figura 8. Pestaa Cantidad SCP

Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda.El nmero de respuestas creadas depender del nmero de proveedores agregados en el asunto. Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaa SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botn Crea e Invita para conocer el nmero de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda. El nmero de respuestas creadas depender del nmero de proveedores agregados en el asunto. Cuando se han registrado las respuestas y se selecciona los proveedores con los cuales se desea hacer la transaccin de compras, se debe hacer clic sobre el botn Valuacin de Respuestas, para validar si las rdenes de compra pueden o no generarse, mostrando un mensaje de error o xito en la parte inferior izquierda de la ventana. Mensaje de error: No completed RfQ Responses found. Indica que no se ha encontrado ninguna respuesta procesada, es decir que aun no hemos definido a quien comprar que producto.

Mensaje de xito: Only one completed RfQ response found. Indica que solo se respondi a una cotizacin. # : Indica que completaron todas respuestas. Luego de verificar, desde esta pestaa se ingresa informacin del tercero al cual se le realizara la compra desde el campo Tercero, este paso puede obviarse si en la respuesta se marca un proveedor como Ganador Seleccionado. Ahora se debe generar la orden de compra, desde el botn Crear Orden de Compra, y se despliega la ventana que se muestra en la figura 9. Desde este proceso se pueden crear rdenes de compra para las repuestas.

Figura 9. Crea Orden de Compra

Al hacer clic sobre el botn OK se genera el mensaje que se muestra en la figura 10, en el cual aparece el cdigo de la orden de compra generada.

Figura 10. Mensaje Orden de Compra.

4. Respuestas de Solicitud de Cotizacin a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta.Desde la ventana SCP (RFQ) Respuesta es posible definir el proveedor al cual se le va a realizar la compra segn las cotizaciones. Esta opcin se encuentra en el rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin SCP (RfQ) Respuesta, esta ventana se muestra en la figura 11.

Figura 11. Ventana SCP (RFQ) Respuestas.

La ventana SPC (RFQ) Respuesta consta de las pestaas respuesta, lnea de respuesta y cantidad de respuesta. Es necesario definir los siguientes campos en la ventana de Respuesta SCP (RfQ) que indica el nmero de la cotizacin que gnero la respuesta, Nombre indica el nombre de la cotizacin que gnero la respuesta, Tercero indica el proveedor al que se le hace la cotizacin,

Moneda indica la moneda en la que se llevo a cabo la cotizacin, Ganador Seleccionado indica si toda la compra se le har a este proveedor, si se selecciona este campo est seleccionado no hacen caso las selecciones de lnea. Desde la pestaa Lnea de Respuesta se seleccionan los productos y las cantidades que se van a comprar al proveedor, aqu se muestran los productos que se han cotizado, como se indica en la figura 12. Deben definirse los campos Respuesta SCP (RfQ) que presenta el nmero del documento de cotizacin y el producto cotizado en la lnea, y el campo Ganador Seleccionado que indica que se va adquirir este producto del proveedor mostrado en la pestaa Respuesta.

Figura 12. Pestaa Lnea de Respuesta SCP (RFQ) Respuestas

El precio del producto cotizado se define desde la pestaa Cantidad de Respuesta. Como se indica en la figura 13. Es necesario definir los siguientes campos: Lnea de la respuesta que indica el nmero de la cotizacin y el producto cotizado, la Cantidad de Lnea SCP Indica la unidad y la cantidad cotizada, el Precio que indica el precio con el cual el proveedor ofrece el producto, y el % Descuento que indica el descuento aplicado.

Figura 13. Pestaa Cantidad Respuesta SCP (RFQ) Respuestas

Una vez se ha diligenciado la informacin de la pestaa Cantidad de Respuesta desde la pestaa Respuesta se debe hacer clic sobre el botn Completar Verificacin ( ) para finalizar el proceso de respuesta de cotizaciones.

5. Orden de Compra (Manual)En Adempiere es posible generar rdenes de compra de forma manual, sin necesidad de haber hecho previamente una requisicin. La opcin se encuentra en el rbol principal en el men Compras (Requisicin-a-Factura) y hacer clic en la opcin rdenes de Compra como se indica en la figura 14.

Figura 14. Ventana Orden de Compra.

En la pestaa Orden de Compra se configura la informacin bsica de la orden, relacionada con el proveedor. Al crear un nuevo registro es necesario especificar la siguiente informacin: Tipo de Documento aqu se debe especificar el tipo de orden a realizar, para este caso se debe seleccionar Purchase Order u Orden de Compra. Es necesario definir el Tercero (proveedor) que se escoge haciendo clic sobre el botn ( ); luego se despligala ventana que se muestra en la figura 15.

Figura 15. Ventana Informacin Socio de Negocio.

Es posible filtrar la bsqueda de los terceros diligenciando la informacin que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 15. Marcando la opcin Solamente Proveedores simplifica la bsqueda a nicamente los terceros que son proveedores. Haciendo clic sobre el botn Refrescar ( ) u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de terceros. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botn OK ( ). Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe suministrar la siguiente informacin: Direccin del Tercero: direccin definida que tiene el proveedor. Almacn: Indica en que bodega ser almacenado el producto una vez recibido. Prioridad: Indica la prioridad del documento. Lista de Precios: Indica que lista de precios va a ser usada para la compra. Comprador: Indica quien realiza la compra (usuario del sistema) Forma de Pago: indica la forma de pago de la compra (efectivo, crdito, etc.). Para cambiar la forma de pago se debe presionar el botn y se selecciona la forma de pago.

Termino de pago: Aqu se indica el tiempo en que se va a pagar y los descuentos. Los productos y detalles de la orden se configuran desde la pestaa Lneas del Producto como se indica en la figura 16.

Figura 16. Lnea de Orden Compra

Cuando se crea un nuevo registro se debe escoger el producto que se va a comprar, desde la opcin Producto haciendo clic sobre el botn. Se despliega la ventana que se muestra en la Figura 17, donde se despliega un listado de productos.

Figura 17.Informacin del Producto

Es posible filtrar la bsqueda de los productos diligenciando la informacin que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 17. Haciendo clic sobre el botn Refrescar u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de productos. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botn OK. Para completar la informacin de la orden de compra, adems del tercero se debe suministrar la siguiente informacin requerida: Cantidad: Indica la cantidad a comprar del producto. Precio: Indica el precio a pagar por el producto. Impuesto: Aqu se selecciona el impuesto que afecta al producto comprado. % Descuento: es el porcentaje del descuento recibido en la compra. El resto de la informacin no es requerida. Si se desea agregar ms de un producto a la orden se debe agregar una nueva Lnea de orden de Compra. Una vez diligenciada la orden se debe hacer clic sobre el botn Completar ( ) desde la pestaa orden de compra para aprobar la orden de compra.

6 rdenes de Compra desde Requisiciones6.1. Requisicin Desde Adempiere es posible generar Requisiciones de Productos. Esta opcin se encuentra en el men en el rbol de Compras (Requisicin-a-Factura) se debe hacer clic en la opcin Requisicin:

Figura 18. Ventana Requisicin

La ventana Requisicin consta de 3 pestaas que son: Requisicin, Lnea de Requisicin y rdenes de Compra. Desde la pestaa Requisicin se configura la informacin bsica de la requisicin como se muestra en la figura 18. Cuando se crea una nueva pestaa debe diligenciar la siguiente informacin: el tipo de documento que indica el tipo de documento que se va a generar, se

debe escoger Purchase Requisition (Requisicin de compra), el usuario que indica quien realiza la requisicin, la prioridad del documento, la fecha requerida, el almacn que indica en donde se almacenara el producto a comprar una vez llegado a inventario. Y la lista de precios a utilizar en la compra. Se recomienda dejar el campo de No. de Documento en blanco para que el sistema genere automticamente el nmero. Los campos Descripcin y Ayuda son utilizados para ingresar informacin adicional sobre la requisicin, y no es necesario llenaros para crear una requisicin. Los productos y sus detalles se configuran desde la pestaa Lnea de Requisicin como se indica en la figura 19.

Figura 19. Pestaa Lnea de Requisicin

Es necesario definir la siguiente informacin: Producto: indica el artculo que se va a comprar. Es necesario seguir el procedimiento explicado en el captulo 5 para escoger el producto en las lneas de la orden. Nota: Es importante que al momento de seleccionar el producto, cuando es buscado en el panel de bsqueda de productos que los parmetros de lista de precio y almacn coincidan con los colocados en la cabecera de la requisicin (pestaa Requisicin). Si no hacemos esto, no podremos generar una orden de compra desde la requisicin. Cantidad: cantidad a solicitar.

Descripcin:permite el ingreso de informacin adicional del producto a solicitar. No es necesario llenarlo. Si se va a ingresar nuevos productos es necesario crear nuevos registros. Para completar el proceso de requisicin es necesario hacer clic sobre el botn Completar desde la pestaa Requisicin. Nota: La pestaa rdenes de Compra, muestra la orden de compra generada a partir de la requisicin observada. Pero solo se mostrara cuando sea generada una orden de compra desde la requisicin. 6.2. Generacin de Orden de Compra desde Requisicin Una vez terminada la requisicin, para generar una Orden de Compra desde la requisicin, el producto o los productos a comprar deben tener asociados un proveedor, lo cual se verifica desde el men principal en el rbol de gestin de materiales -> reglas de gestin de materiales -> Producto, como se indica en la figura 20.

Figura 20. Men Gestin de Materiales

Se debe buscar el producto que se va a comprar, lo cual se hace desde el men Editar -> Encontrar Registro de la barra de herramientas. Se despliega la ventana que se muestra en la figura 21.

Figura 21. Encontrar Registro

El producto se puede buscar a travs de la llave (Cdigo de identificacin), nombre y/o descripcin del producto. Al ingresar los parmetros deseados presionamos el botn OK. Si no lo deseamos buscar de esta manera dejamos los parmetros vacos, para que nos muestre todos los productos creados para as buscar entre estos el producto desea. Una vez se ha localizado el producto, entonces s, se verifica que el producto tenga asociado un proveedor, se hace desde la pestaa compras en la ventana productos que se muestra en la figura 22.

Figura 22. Pestaa Compras de Ventana Productos

El proveedor est asociado si el campo tercero esta diligenciado y el campo activo esta seleccionado. En caso contrario no se ha habilitado un proveedor para el producto y es necesario crear el registro. Una vez se ha verificado el proveedor del producto, se puede generar la orden de compra, para llevar a cabo este proceso debe dirigirse al rbol Compras (Requisicin-a-Factura), y abrir la opcin Crear OC desde Requisicin, como se indica en la figura 23.

Figura 23. Proceso Crear OC desde Requisicin

Al hacer clic sobre el proceso Crear OC desde Requisicin, se despliega la ventana que se muestra en la figura 24.

Figura 24. Proceso Crear OC desde Requisicin

Si se desea procesar solo una requisicin, es necesario seleccionar la requisicin a la cual se le va a generar la orden de compra, y esto se hace en el campo Requisicin de Material. En caso de procesar varias requisiciones, se deja en blanco este campo para que se procesen las requisiciones generadas que no tienen rdenes de compra asociadas. Se requiere diligenciar los siguientes campos: Organizacin Almacn: en el que se almacenarn los productos Consolidado en un documento: Si se encuentra seleccionado, agrupara todos los productos requeridos por Proveedor y generara una orden de compra a dicho proveedor. Si no est seleccionado generara una orden de compra por producto requerido. Los dems campos son opcionales. Para completar el proceso se hace clic sobre el botn Comenzar, cuando aparece la ventana que se muestra en la figura 25, donde se visualiza el cdigo y el total de la orden generada.

Figura 25. Impresin OC desde Requisicin

Aprobacin de la Orden de Compra. La orden de compra generada tiene diligenciada la informacin que se ha suministrado desde la requisicin, se recomienda revisarla y suministrar la informacin faltante. Por ltimo se debe hacer clic sobre el botn Procesar y se cambia la accin en el documento a Completar para finalizar el proceso.

7. Recibo de Material.La recepcin de los productos se lleva a cabo desde la opcin Recepcin de Producto, ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura), y hacer clic sobre esta como se indica en la figura 26.

Figura 26. Ventana

Recibo de Productos

Al hacer clic sobre la opcin recibo de productos, se despliega la ventana que se muestra en la figura 26 que consta de las siguientes pestaas: Recibo de material, Lnea de Recibo, Confirmaciones, OC asignadas, Facturas Asignadas. Desde la pestaa Recibo de Material se configura la informacin bsica de la recepcin del material. Al crear un nuevo registro debe suministrase la siguiente informacin: Tipo de Documento: se debe escoger MM Receipt. Tercero: se refiere al proveedor. Almacn: indica la bodega donde se almacenaran los productos comprados. Comprador: indica quien realizo la compra. Regla de Costo de Flete: desde aqu se indica que mtodo se usa para cargar los fletes. Crear Desde: Al hacer clic sobre este botn se despliega la ventana que se muestra en la figura 27. Es necesario especificar desde que tipo de documento se est recibiendo, si es una orden de compra o una factura de proveedor.

Figura 27. Ventana

Entrega/ ReciboCrear desde

Una vez seleccionado el documento del cual se va a recibir el producto, se debe seleccionar los productos que van a ser recibidos y se hace clic sobre el botn OK ( ).

Desde la pestaa Lnea del Recibo se verifican los productos que se van a recibir, los cuales han sido cargados a partir del documento del cual se ha recibido. Como se indica en la figura 28.

Figura 28. Pestaa Lnea de Recibo

Desde esta ventana se verifica la siguiente informacin: Producto se refiere al producto recibido, ubicacin indica la ubicacin en el almacn donde se va a recibir el producto, cantidad indica la cantidad especificada en la orden de compra, y cantidad confirmada que Indica la cantidad que realmente llego. Esta cantidad no es editable, y es llenada despus de realizado el procedimiento de confirmacin. Con esta cantidad se realizan los movimientos de inventario, cuentas contables y facturacin. El proceso de recepcin se completa haciendo clic en el botn procesar escogiendo la opcin completar ( ), desde la pestaa Recibo de Producto. Las entradas contables se generan haciendo clic sobre el botn No Aplicado ( ). El mensaje de No Aplicado cambia a Aplicado una vez se ha realizado el movimiento. Esto solo puede hacerse una vez completado el recibo. Confirmaciones Una vez se ha recibido el producto, puede generarse una confirmacin del mismo, haciendo clic sobre el botn Crea Confirmacin ( ) de

la pestaa Recibo de Material, de all se despliega la ventana que se muestra en la figura 29.

Figura 29. Ventana Crea Confirmacin

Se escoge el tipo de confirmacin que se desea hacer, para este caso se debe seleccionar Confirmacin Despacho/Recibo, luego se hace clic sobre el botn OK, al terminar el proceso en la parte inferior izquierda de la ventana recibo de material se muestra el cdigo de la confirmacin creada. Nota: Este proceso debe hacerse antes de completar el recibo de producto, es necesario completar primero la confirmacin antes de completar este.

8. Facturas del ProveedorEl procesamiento de las facturas del proveedor se lleva a cabo desde la opcin Facturas y CxP (Proveedor) ubicada en el rbol principal a Compras (Requisicin-a-Factura). Esta ventana se muestra en la figura 30.

Figura 30. Ventana Factura CxP.

Es posible crear las facturas de dos maneras: 1. Automtica desde un Recibo de Producto: Las facturas se generan de forma automtica haciendo clic en el botn Generar Facturas desde Recibos ( ), ubicado en la pestaa Recibo de Material de la Ventana Recepcin de

Producto. La factura puede visualizarse desde la (Proveedor).

ventana Facturas

2. Manualmente: el procedimiento a seguir se describe a continuacin. Desde la ventana Facturas (Proveedor) que se muestra en la figura 30 se crea un nuevo registro y se configura la siguiente informacin: Tipo de Documento Destino: se debe escoger Factura o AP Invoice. Tercero: indica el Proveedor a quien se le hizo la compra. Lista de Precios: indica la lista de precios que usa para realizar la compra. Comprador: indica el usuario del sistema que realiza la compra. Como se pagara la factura: indica la forma de pago. La factura se genera desde una Orden de Compra o Desde La Entrega/Recibo. Haciendo clic sobre el botn Crear Desde. Donde se despliega la ventana que se muestra en la figura 31.

Figura 31. Ventana Factura CxP.

Luego de haber escogido el documento, se seleccionan los productos que se va a facturar y se presiona el botn OK ( ). Los productos a facturar se verifican desde la pestaa Lnea de Factura. Se completa la factura haciendo clic en el botn procesar escogiendo la opcin del documento Completar ( ). Para

visualizar la factura impresa, se debe hacer clic sobre el botn Vista Preliminar ( ) y para Imprimirla sobre el botn Imprimir ( ).

IV. Desde Cotizacin hasta FacturaContents[hide]

1 Introduccin Al Proceso De Ventas 2 Ordenes de Venta 2.1 Cotizaciones (Binding Offer) 2.2 Orden de Punto de Venta (POS Order) 3 Despachos 3.1 Despachos (Cliente) 3.2 Generar Despachos (manual) 3.3 Generar Despachos 4 Facturas 4.1 Facturas y CxC (Cliente) 4.2 Generar Facturas (Manual) 4.3 Generar Facturas 4.4 Imprime Facturas

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Introduccin Al Proceso De VentasEl proceso de Ventas involucra una serie de subprocesos que se llevan a cabo para ir desde la cotizacin de los productos hasta el recaudo del dinero. Entre los cuales estn: la generacin de rdenes de pedido, los despachos, las facturas, los recibos de productos. Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del proceso siguiente. Estos procesos tambin se pueden realizar manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobacin de un empleado. Tambin es posible omitir alguno de ellas. A continuacin en la figura 1 detalla paso a paso el flujo de procesos que deben seguirse para realizar Ventas en Adempiere.

Figura 1. Diagrama del Proceso de Ventas

Ordenes de VentaUna orden de venta en Adempiere es un documento de control, que se utiliza para realizar transacciones con los clientes. Desde una orden de venta Adempiere permite generar de manera automtica documentos de entregas, gua y facturas. Tambin es posible la generacin de rdenes de Compra a partir de una Orden de Venta. Las rdenes contienen toda la informacin bsica de los clientes, las reglas de facturacin, los productos ordenados y los impuestos sobre la venta. En la figura 2 se muestra la ventana rdenes de venta. La cual consta de 3 pestaas: Orden, Lneas de la Orden e Impuestos de la Orden. Orden de Venta

Figura 2. Ventana de Orden de Venta

Desde la pestaa Orden se configura la informacin necesaria para poder realizar la transaccin, como se muestra en la figura 2. Informacin relacionada con los Terceros (Clientes), informacin relacionada con la entrega y facturacin. De acuerdo al comportamiento del proceso de negocio Adempiere maneja los siguientes tipos de Documentos: Cotizacin (Binding Offer): Tambin llamado cotizacin, este tipo de orden reserva en inventario y pude convertirse manualmente en otro tipo de documento de orden. Orden a Crdito: Este tipo de documento crea la orden de venta, el despacho y la factura. El pago de la factura puede hacerse de forma manual, una vez recibido. Generalmente se debe utilizar para aquellos clientes identificados, a los cuales se le haya asignado crdito o no.

Propuesta (Non binding Offer): Este documento no reserva inventario automticamente, tambin puede convertirse manualmente en los otros tipos de documentos. Orden Estndar: Este tipo de documento brinda mayor flexibilidad para generar los despachos y las facturas correspondientes de acuerdo a las condiciones de pago y de entrega que se han seleccionado para el tercero (cliente). Esta orden reserva los productos en el inventario. Puede utilizarse cuando la entrega de los productos se realiza de acuerdo a la disponibilidad Orden de Punto de Venta (Pos Order): Este tipo de documento permite omitir los pasos que se deben realizar en las rdenes estndar, en una sola transaccin realiza todo el proceso, genera automticamente un despacho y una factura, en funcin de las condiciones de pago. Recibe el pago (efectivo, cheque, tarjeta de crdito, transferencia). Generalmente se utiliza para ventas en mostrador o con entrega inmediata, con clientes annimos. Orden Prepago: La factura debe pagarse antes de ser entregados los productos. Los pagos pueden hacerse directamente en la orden o enlazarse a esta. Una vez recibido el dinero correspondiente genera la factura y genera automticamente el pago. Orden de Almacn: Este tipo de documento est configurado para generar automticamente la entrega o una nota de crdito. Las facturas son creadas de forma manual posteriormente. Se utilizan cuando se realizan facturas que agrupan diversas rdenes. Las facturas se generan de acuerdo a las reglas de facturacin. Es posible copiar lneas desde rdenes ya existentes, haciendo clic en el botn Copiar Lnea, es necesario seleccionar la orden y se cargaran inmediatamente todas las lneas de esta orden. Desde la ventana que se muestra en la figura 3.

Figura 3. Ventana Copiar Lneas desde otra Factura

Se debe escoger la orden de la cual se desean copiar las lneas haciendo clic en el botn que se muestra en la figura 3. Se despleg una ventana en la cual se pueden visualizar un listado de todas las rdenes de venta realizadas, es posible filtrarlas de acuerdo a ciertos criterios como: N Documento, Tercero, Fecha de la Orden, entre otros.

Figura 4. Ventana Copiar Lneas desde otra Factura

Linea de la Orden

En la figura 3 se muestran la ventana de la pestaa Lnea de la Orden, en la cual se muestran los tems y los detalles de la orden. Desde la lneas se listan los productos que van a ser vendidos.

Figura 5. Ventana Lnea de la Orden

Al hacer clic en una nueva lnea de la orden se mostrarn los siguientes campos: Nmeros de Lneas: estos incrementaran como sigue: 10, 20, etc. Seguido del nmero de la lnea se muestran los campos en los cuales, se asignan los productos, o los cargos asignados a un recurso que se est vendiendo. Al hacer click en el botn productos se desplegara la ventana que se muestra en la figura 6 relacionada con la informacin del producto. El

producto se escoge de acuerdo a criterios especficos como el almacn o el nombre del producto. En la parte inferior de la ventana se muestra la disponibilidad del producto en los almacenes con los cuales se cuenta en la organizacin.

Figura 6. Ventana Informacin del Producto

Es necesario especificar la cantidad ordenada del producto. La unidad de medida del producto se pondr por defecto. Se calcula automticamente el precio del producto o cargo de acuerdo a la lista de precios seleccionada en la pestaa orden de venta. Si es necesario se puede modificar el precio y el impuesto del producto. Tambin es posible asignar descuentos a la lnea de la orden. Impuestos de la Orden

Figura 7. Pestaa Impuestos de la Orden.

Los cambios que se hagan a los precios, si se concede descuentos se reflejan sobre la base del impuesto en la pestaa impuestos de la orden que se muestra en la figura 7. Desde esta pestaa se visualiza el impuesto de la orden. Esta ventana es de solo lectura para validar los datos nicamente.

Cotizaciones (Binding Offer)Adempiere permite la creacin de cotizaciones a los clientes, para lo cual se basa en un listado de precios generales o especficos del cliente. Desde las cotizaciones es posible hacer reserva de productos en el inventario. Como se explico anteriormente desde la pestaa Orden de venta se debe escoger el tipo de Documento correspondiente a la cotizacin, luego de diligenciar las pestaas Orden de Compra y Lneas de Orden se debe hacer click sobre el botn preparar. En la figura 8 se mustrala ventana correspondiente a una cotizacin.

Figura 8. Ventana Orden de venta Tipo Cotizacin.

Las cotizaciones pueden hacer reservas de los productos, estas pueden modificarse y convertirse en rdenes de venta de cualquier otro tipo de documento. En la figura 9 se muestra la ubicacin del proceso que permite Hacer la conversin de las cotizaciones.

Figura 9. Ventana Orden de venta Tipo Cotizacin.

Al ejecutar el proceso se desplegara la ventana que se muestra en la figura 10. Desde el campo orden de venta se escoge la orden de tipo cotizacin. Y desde tipo de documento se escoge el tipo de documento final.

Figura 10. Ventana Proceso Convertir Cotizacin.

Cuando se ha definido el documento Origen y el tipo de documento destino, se debe hacer click en el botn comenzar. Luego de procesar aparecer un mensaje que indica que se ha creado la orden y el cdigo de esta, como el que se muestra en la figura 11.

Figura 11. Mensaje de Conversin de Cotizacin a Orden de Venta.

Orden de Punto de Venta (POS Order)

Este tipo de documento se utiliza para las ventas que se hacen en mostrador o punto de ventas, como se indico antes este tipo de documento realiza los procesos de Entrega o Despacho y realiza la facturacin. En la figura 12. Se muestra la ventana correspondiente a una orden de tipo Orden de Punto de Venta que ya ha sido procesada. Se destaca de esta figura en el men de herramientas, el botn Visualiza detalle donde es usado, donde se asocia el documento de entrega y la factura generada.

Figura 12. Orden de Tipo Orden de Punto de Venta.

Despachos

Figura 13. Men Entregas.

Despachos (Cliente)Al hacer clic sobre la opcin Despachos, colgada en el men de Adempiere se despliega la ventana para la configuracin de los despachos que se muestra en la figura 14.

Figura 14. Ventana Despachos.

Los despachos o entregas de productos en Adempiere se realizan a partir de los detalles tomados de las rdenes de venta. Para realizar el despacho se debe seguir el siguiente proceso: 1. Es necesario escoger un tercero (cliente), a quien se le va a despachar el producto. 2. Desde la opcin rdenes de venta se desplegara una ventana en la cual aparecern las rdenes de venta relacionadas con el tercero. Se escoge la orden de la cual se va a realizar el despacho. 3. Se verifica la informacin que se ha trado desde la orden de venta para configuracin de la orden de despacho. 4. Luego se verifica en la pestaa Lneas de la Entrega las lneas de orden de venta, que jalan el producto y los detalles de las respectivas lneas de la orden de venta para su despacho. Como se indica en la figura 15.

Figura 15. Pestaa Lneas de Entrega.

5. Para finalizar el despacho se da completar a la orden de despacho y se verifica el informe generado en el botn Vista Preliminar del men de herramientas. Desde los despachos es posible requerir la confirmacin del despacho, estas se utilizan para manejar los movimientos de inventario, si el rea tiene un control explicito. Desde la ventana que se muestra en la figura 14, aparece el botn Crear Confirmacin, luego aparecer la ventana que se muestra en la figura 15. Desde aqu se escoge el tipo de confirmacin que se va a realizar y se hace clic sobre el botn OK.

Figura 16. Crear Confirmacin

Desde este proceso se ha generado la confirmacin que se puede visualizar desde el botn Visualiza detalle donde es Usado como se indica en la figura 12. Al hacer clic sobre este, muestra la ventana de confirmacin de la orden que aparece en la figura 16.

Figura 17. Ventana Confirmacin.

Por ltimo es necesario hacer clic sobre el botn completar para procesar las confirmaciones.

Generar Despachos (manual)Es posible generar despachos de diferentes rdenes de venta de acuerdo al tercero (cliente), de forma manual. Es necesario seleccionar el socio de negocio al cual se le va a despachar el producto y el almacn del cual se van a realizar los despachos. Se debe escoger el tipo de documento para este caso se escoge Orden, luego se debe hacer clic en el botn OK. Como se indica en la figura 17.

Figura 18. Ventana Generar Despachos (manual)

Luego aparecer una ventana como la que se muestra en la figura 18. Indicando que la factura ha sido creada, por ltimo se imprime la factura haciendo clic sobre el botn ok de la ventana que muestra el mensaje de Imprimir Entregas.

Figura 19. Facturas Creadas.

Generar DespachosEs posible en Adempiere realizar los despachos de varias rdenes de venta (Excepto Ordenes POS), sin importar que hayan sido confirmadas. Desde el proceso Generar Entregas, se escogen los criterios sobre los cuales se desea obtener las rdenes de venta que van a ser confirmadas. Es posible preparar o completar la orden que se est generando. Luego de escogerlos se hace clic en el botn comenzar. Como se indica en la figura 19.

Figura 20. Generar Entregas.

Luego de procesar la generacin de los despachos, aparecer la ventana que se muestra en la figura 20, que indica que se han generado las entregas, haciendo clic en el botn OK se imprimirn las rdenes de Entrega.

Figura 21. Impresin de Ordenes de Entrega

FacturasLas facturas obtenidas del proceso de Ventas en Adempiere se pueden generar desde el men Facturas de Ventas ubicado en el men principal como se indica en la figura 21.

Figura 22. Men Facturas de Venta.

La facturacin se puede llevar a cabo de acuerdo a las polticas establecidas por los clientes, puede ser: Inmediatamente despus de cada despacho. Cuando la orden se entrega de manera completa, o basadas en un calendario de facturacin predefinido para el cliente. Por ejemplo, una factura resumen, que contiene todos los despachos realizados en los das previos, semanas o meses. A continuacin se describen los diferentes procesos que brinda Adempiere para la generacin de las facturas, que van desde la generacin automtica de facturas hasta la generacin manual. Tambin es posible la generacin de facturas en lotes.

Facturas y CxC (Cliente)En la figura 22 se muestra la Ventana de Facturas de Cuentas por cobrar, desde la pestaa Factura es posible diligenciar directamente las facturas suministrando la informacin del tercero, la fecha y otra informacin requerida. Tambin es posible visualizar aquellas facturas que han sido generadas.

Figura 23. Ventana Facturas CxC

Los productos, recursos o cargos que se estn vendiendo se deben asignar a la factura desde la pestaa lneas de la factura como se indica en la ventana que se muestra en la figura 23. Es necesario configurar los productos y detalles de la factura.

Figura 24. Lnea de la Factura.

Por ltimo es necesario completar el proceso de generacin de la factura desde el botn Completar. La factura se puede visualizar desde el botn Visualiza detalle donde es usado del men de herramientas.

Generar Facturas (Manual)Es posible generar las facturas de forma manual, Adempiere brinda la opcin de escoger las rdenes de venta de las cuales se desea facturar. Es necesario

escoger el tercero, la organizacin y el tipo de documento que se desea generar.

Figura 25. Generar Facturas (Manual).

Luego se selecciona la o las ordenes a las cuales se les va a generar la factura y se hace clic sobre el botn OK. Se despliega la ventana que se muestra en la figura 25 que indica que la factura se ha creado y el o los nmeros de facturas creados. Adems se despliega la ventana de Impresin de Facturas Generadas Manualmente, se hace clic sobre el botn Ok y se visualiza el documento de la factura.

Figura 26. Impresin de Facturas Generadas (Manual)

Generar FacturasDesde el Proceso Generar Facturas, es posible generar las facturas de una orden de venta que se especifica. Adems se debe escoger el tercero, la fecha de facturacin y la accin que se desea hacer sobre el documento. Como se indica en la figura 26.

Figura 27. Generar Facturas (Automticamente).

Al hacer clic sobre el botn Comenzar se genera la ventana que se muestra en la figura 27, donde se indica el cdigo de la factura generada. Adems se despliega una ventana que permite la impresin de la factura haciendo clic sobre el botn Ok

Figura 28. Impresin de facturas generadas (Automticamente).

Imprime FacturasDesde este proceso es posible imprimir las facturas, de acuerdo a diferentes criterios: La fecha de Factura, Tercero, Nmero de la Factura. Luego de configurar estos criterios se debe hacer clic sobre el botn Comenzar. Como se muestra en la figura 27.

Figura 29. Ventana Imprime facturas.

Luego de hacer clic sobre el botn Comenzar se despliega una ventana que indica que la impresin se va a realizar, es necesario hacer clic sobre el botn OK y se obtienen las impresiones

Figura 30. Confirmacin Impresin

V. Punto de VentaContents[hide]

1 1. Introduccin Punto de Ventas. 2 2. Llave de PDV 3 3. Terminal PDV 4 4.Punto de Venta

1. Introduccin Punto de Ventas.En busca de agilizar el proceso de ventas, Adempiere trae integrado un punto de venta, que permite simplificar la creacin de facturas, permitindole a las empresas ser ms eficiente. Esta opcin se puede acceder desde el men de Adempiere en el rbol de Ventas (Cotizacin-a-factura) rdenes de venta. Se destacan las ventanas PDV llave disposicin, Terminal PDV y Punto de Venta, que permiten configurar y utilizar el punto de venta. Estas opciones se resaltan en la figura 1.

Figura 1. Men de Punto de Venta.

La utilizacin del punto de venta resulta ser un proceso sencillo, a lo largo de este captulo se explicara en qu consiste.

2. Llave de PDVUna llave de PDV se refiere a un conjunto de botones de acceso rpido, desde los cuales es posible agregar conceptos/productos a la factura de venta de forma gil. Como ya se ha explicado en el capitulo (de ventas), cuando se lleva a cabo el proceso de ventas es necesario escoger el producto y agregarlo a la venta siempre y cuando exista disponibilidad en inventario, adems debe especificarse la cantidad del producto que se va a vender. La llave de PDV permite incluir en el punto de venta una serie de botones que representarn los productos con cantidades determinadas de los mismos, y solo con hacer clic sobre uno de estos botones se cargan los productos a la factura de venta, sin necesidad de seguir el proceso antes mencionado. Al hacer clic sobre la ventana Llave de PDV que se indica en la figura 1, se despliega la ventana que se muestra en la figura 2.

Figura 2. Llave de PDV

Para crear una Llave de Punto de Venta se debe crear un nuevo registro desde la pestaa Llave de PDV Layout, es necesario especificar la siguiente informacin: Organizacin indica el nombre de la organizacin, Compaa indica el nombre de la compaa, Nombre se refiere al nombre que se le da la llave de PDV, Descripcin este campo puede ser usado para definir caractersticas de la llave, y por ltimo el campo Ayuda que se utiliza para agregar informacin adicional de la llave de PDV. Desde la figura 2 se visualizan estos campos. Una vez se ha creado la llave de PDV, es necesario agregarle los botones con los que se va a representar a los productos/concepto, lo cual se hace desde la pestaa llave de PDV, que se muestra en la figura 3.

Figura 3. Pestaa Llave de PDV

Cuando se crea un nuevo registro, se debe diligenciar la siguiente informacin: Secuencia: se refiere a la posicin del botn en el conjunto (la primera posicin es cero, a medida que se agreguen productos aumentara la secuencia). Nombre: indica el nombre que va a mostrarse en el botn. Descripcin: es una descripcin corta del producto/concepto.

Producto: desde esta opcin se asocia el botn que se est creando al producto, cuando se hace clic sobre el botn ( ) se despliega una ventana de bsqueda para la seleccin del producto. Este proceso se explico en el captulo de ventas en la figura 6. Cantidad: desde esta opcin se escoge la cantidad de producto que se desea asignar al botn. Generalmente se debera asignar un solo producto, aunque se pueden presentar casos en los que es necesario asignar ms de un producto. Por ejemplo: si es usual que los clientes compren ms de una unidad de un determinado producto. El resto de la informacin es opcional. Se debe crear un nuevo registro por cada botn que se desee agregar a la llave de PDV.

3. Terminal PDVUna vez creada la llave de PDV, debe crearse la terminal de punto de venta. Esta opcin se encuentra desde el rbol de rdenes de venta, como se indica en la figura 1. Luego de hacer clic sobre la opcin Terminal PDV se despliega la ventana que se muestra en la figura 4, para la configuracin de la Terminal de PDV.

Figura 4. Terminal PDV

Cuando se crea un nuevo registro es necesario diligenciar la siguiente informacin para la configuracin de la Terminal de PDV: Compaa y organizacin: se define la compaa. Organizacin: se define la organizacin actual, en caso de manejar en la empresa diferentes sucursales o departamentos con puntos de venta diferentes se debe manejar organizaciones diferentes. Nombre: indica un nombre para que identifique al punto de venta. Descripcin y Ayuda: se indica informacin del punto de venta. Representante comercial: se refiere a quien se encarga de manejar el punto de venta. Lista de precios: se define la lista de precios que se va utilizar en el punto de ventas. Almacn: Se refiere a la bodega de donde se va adquirir los productos del punto de venta. Caja menor: indica la caja menor que se le va a asignar al punto de venta. Tipo de documento: el tipo de documento que deseamos que sea generado por las transacciones del punto de venta, seleccionamos POS Order. PDV_Disposicin de la llave: aqu se indica la llave PDV que se va asignar.

4.Punto de VentaUna vez creado el Terminal de Punto de Ventas se ha configurado el Punto de Ventas y ha quedado listo para su uso. Se accede a l desde el rbol de ventas como se indica en la figura 1. Al hacer clic sobre la opcin Punto de Venta se despliega la ventana que se muestra en la figura 5.

Figura 5. Punto de Venta.

La interfaz de la ventana de Punto de Venta es muy amena y organizada, a continuacin se explica de forma detallada su uso: En la parte superior de la ventana haciendo clic sobre el botn Tercero ( ) es posible agregar el cliente con el cual se va realizar la transaccin de venta. De all se despliega la ventana que se muestra en la figura 6. Es necesario hacer clic sobre el botn Refrescar ( ) para que se muestre el listado de clientes, o filtrarlo de acuerdo a la informacin para la consulta.

Figura 6. Seleccin de Proveedor

Punto de Venta.

Haciendo doble clic sobre el nombre del cliente que se va a escoger, se carga directamente a la orden de venta. Considerando que por normatividad los sistemas de puntos de venta, tales como, las cajas registradoras de los supermercados, no estn obligadas a incluir el nombre del cliente en el recibo que se expide, se recomienda utilizar un tercero estndar para todas las transacciones de venta. Ya se ha configurado el Tercero, ahora se deben agregar los productos/ conceptos que van a conformar las lneas de la factura del punto de venta. Hay dos formas de realizar esta actividad: Una de ellas es utilizando los botones de la llave de PDV que se han creado que se indican en la figura 5. A medida que se hace clic sobre estos botones se generan lneas de la orden de venta con el producto del correspondiente botn. La segunda forma de agregar productos a la venta es hacer clic sobre el botn producto. De aqu se despliega la ventana que se muestra en la figura 7. Es necesario hacer clic sobre el botn Refrescar para que se muestre el listado de productos, o filtrarlo de acuerdo a la informacin para la consulta.

Figura 7. Seleccin de Producto Punto de Venta.

Haciendo doble clic sobre el nombre del producto que se va a escoger, se carga directamente a la lnea de orden de venta. La cantidad del producto deseado se define haciendo clic sobre los botones ( ). Para continuar agregando productos, es necesario generar un nuevo registro desde el botn Nuevo que se muestra en la figura 7.

Figura 8. Seleccin de Producto Punto de Venta.

Una vez se han cargado los productos y los terceros, como se indica en la figura 8, es necesario agregar la cantidad de dinero que se recibe por parte del cliente, lo cual se hace desde el campo Efectivo Dado. Y se hace clic sobre el botn pago para que se genere el pago y devuelva el total de cambio. Ahora es posible visualizar la factura de forma preliminar, an no ha sido cargada al sistema, desde el botn imprimir. Es posible visualizar el nmero de la factura haciendo clic sobre el botn resumen. Cabe destacar que en la esquina inferior izquierda de la pantalla aparece el nmero de la orden de venta asociada a la venta realizada. Para generar la factura e imprimirla se debe hacer clic sobre el botn proceso. Una vez generada queda pendiente para ser pagada, Las facturas son relacionadas en un Reembolso de Caja Menor, donde se almacenan los movimientos diarios. Para acceder a los reembolsos de caja menor se debe hacer clic sobre el botn ubicado en el panel inferior izquierdo, de aqu se despliega la ventana que se muestra en la figura 9, y hacer clic sobre el botn Input Ouput o Cash Closing. De aqu se despliega la ventana de reembolso de caja de menor que se muestra en la figura 10.

Figura 9. Funciones de pago.

Una vez desplegada la ventana de caja menor se destacan tres pestaas: la pestaa reembolso de caja menor, lnea de efectivo y retencin.

Figura 10. Reembolso de Caja Menor.

Desde la pestaa de reembolso de caja menor se debe verificar la siguiente informacin: Organizacin: indica la organizacin. Caja Menor: se muestra la caja menor que se indic en el momento de crear el punto de venta. Nombre: Identificador del reembolso a realizar. Por defecto se le asigna la fecha en la que fue creado Fecha de Estado de Cuenta: indica la fecha en la que se cre el reembolso. Fecha Contable: indica la fecha en que afecta la contabilidad. Saldo Inicial: Es el saldo anterior a hacer cualquier ajuste a los pagos o desembolsos. Una vez verificada la informacin de esta pestaa, se deben verificar las lneas de efectivo, que corresponden a las facturas realizadas desde el punto de venta.

Figura 11. Pestaa Lnea de Efectivo.

Es necesario verificar la siguiente informacin de las lneas de efectivo, ventana que se muestra en a figura 11. Desde la pestaa Retencin se indica si a la factura se le genera alguna retencin, como se indica en la figura 12.

Figura 12. Pestaa Lnea de Efectivo.

Una vez revisada la informacin debe completarse el reembolso de Caja Menor haciendo clic sobre el botn Completar ( ) para realizar el pago de las facturas procesadas. Tambin es posible acceder a la ventana de Reembolsos de caja

menor desde el men de Adempiere en el rbol de Saldos Pendientes -> Reembolso de Caja Menor, como se indica en la figura 13.

Figura 13. Pestaa Lnea de Efectivo.

VI. Gestin de Materiales1. Introduccin a la Gestin de MaterialesEn la gestin de materiales como en los dems procesos de Adempiere se deben establecer las reglas bajo las cuales se realizaran las distintas transacciones. Las reglas para la gestin de materiales hacen referencia a Productos, Listas de Precio, Almacn. Otras funcionalidades a tener en cuenta en este proceso son: Envos (Recepcin), Movimientos de Inventario, Inventario fsico, Inventario de Uso interno, Produccin, Reabastecimiento, Valor de Inventario.

2. Almacn y UbicacinAlmacn es la localizacin fsica donde se almacenan los productos o bien donde se prestan servicios. Se pueden configurar tantos almacenes como se requieran. Se pueden utilizar diferentes almacenes para cada propsito, por ejemplo almacenar bienes, o productos para la venta. Por otra parte, es posible

configurar los parmetros de contabilidad para los movimientos de inventarios de cada almacn. Para cambiar la organizacin a la cual pertenece un Almacn podemos utilizar el proceso Almacn de la Organizacin. Para crear un almacn podemos acceder al men Gestin de Materiales luego en el men Reglas de Gestin de Materiales. O bien hacer clic en el Flujo de Trabajo.

Figura Ubicacin, Pestaa Almacn

1:

Ventana

Almacn

y

La pestaa Almacn define cada almacn que se utiliza para almacenar productos. Si selecciona un almacn Fuente todos los productos se reabastecern de ese almacn. Si se pretende utilizar un algoritmo personalizado para el reabastecimiento es necesario definir la clase que ser utilizada. A su vez los almacenes pueden tener una o ms ubicaciones y esta a su vez se divide en tres dimensiones: Pasillo, Columna y Nivel. Rack: Pasillo de la ubicacin. Columna Nivel Si un producto est almacenado en ms de una ubicacin, se le puede dar prioridad a una de estas.

Figura 2: Ventana Almacn y Ubicacin, Pestaa Ubicacin

Los productos pueden ser movidos de cualquier ubicacin a otra en cualquier Almacn. No hay ninguna restriccin para movimientos entre almacenes.

3. Movimientos de MaterialLos movimientos de material pueden ser internos o externos. Los externos son los Recibos y Entregas. Un recibo es el documento para los productos que usted recibe mientras una Entrega es un documento para los productos que usted enva. Los movimientos internos comprenden Movimientos de Inventario, Inventario fsico y Movimientos de Produccin. Los movimientos son representados por un cambio en la ubicacin fsica o virtual de un producto. 3.1. Inventario Fsico Inventario fsico mueve una cantidad cuando la cuenta de productos en el sistema difiere de las cantidades reales. O bien para ingresar el conteo de inventario inicial en la empresa. Para realizarlo se deben llevar a cabo los siguientes pasos: Crear un lista de conteo Imprimir para el chequeo manual Ingresar las diferencias

Procesar el conteo de Inventario. * Si hay retrasos durante las transacciones de conteo fsico Adempiere le permite actualizar el conteo. Esto establece las diferencias entre la cantidad contada y la cantidad en libros permitiendo as procesar el retraso y continuar. Para crear, modificar o eliminar las existencias por medio del inventario fsico se debe abrir la ventana Inventario Fsico haciendo clic en el correspondiente men desde el men principal. Esta ventana permite generar listas de conteo de inventario. Estos conteos pueden ser procesados para actualizar el inventario actual con los nuevos conteos.

Figura 3: Ventana Inventario Fsico, Pestaa Conteo de Inventario

Se puede utilizar la pestaa Conteo de Inventario para definir los parmetros para un conteo manual y ajustar el inventario. 1.Hacer clic en el botn nuevo Registro. Digitar un Nmero de documento o permitir que el sistema asigne uno. 2.Seleccionar el Almacn donde se cuentan las existencias.

3.La Fecha de Movimiento se establece como la fecha actual pero puede ser modificada si es necesario. 4.Seleccionar un Tipo de Documento para este Inventario Fsico. Se pueden agregar otros tipos si es necesario. (Implementacin y Configuracin Bsica) 5.En el rea Referencia, se debe seleccionar un Proyecto o Campaa a ser utilizada por este Inventario Fsico. 6.Hacer clic en el botn Crear Lista de Conteo Fsico despus de guardar el registro para generar sus lneas de conteo de inventario.

Figura 4: Ventana del Proceso Crear Lista de Conteo Fisico.

7.Seleccionar una Ubicacin en la ventana que aparece y hacer clic. Se puede dejar la ubicacin en blanco para utilizar todas las ubicaciones. 8.Seleccionar una Clave de Ubicacin para crear una Lista de Conteo de Inventario para las ubicaciones seleccionadas. 9.Seleccionar una Clave de Productos para crear una Lista de Conteo de Inventario para los productos seleccionados. 10.Seleccionar una Categora de Producto y una Cantidad de Inventario. Puede seleccionar: Diferente de cero, 0 and =0. 11.Seleccionar Establecer contador de inventario en Cero o Cantidad Disponible. 12.Hacer clic en Aceptar para mostrar la Lista de conteo de inventario

13.Para imprimir la lista para el chequeo manual necesita primero abrir la pestaa Lnea de Conteo de Inventario y mostrar la tabla. Se puede crear un informe haciendo clic en el botn Informe de la barra de herramientas. Ahora se puede chequear manualmente y comparar el reporte con el inventario actual. Se deben digitar los cambios en la pestaa Lnea de Conteo de Inventario. Podemos cambiar a la vista de registro para trabajar mejor.

Figura 5: Ventana Inventario.

Inventario

Fsico,

Pestaa

Linea

de

Conteo

de

14.Ingresar la nueva Cantidad Contada, la cual puede ser fcilmente comparada con lo Cantidad en Libros. Adempiere permite agregar las diferencias entre los dos valores. As permite a su negocio continuar si hay un retraso entre el conteo y el procesamiento. 15.Seleccionar un Tipo de Inventario entre diferencia de Inventario y Cuenta de Cargo. Si selecciona la primera las prdidas o ganancias de inventario se reserva de la cuenta definida en el esquema contable. Si selecciona Cuenta de Cargo, se activa el campo Cargo, en donde se selecciona el cargo adicional que pueda generar la transaccin (Cargos de servicio bancario, cargos del proveedor, cargos de manejo). Esto permite dar cuenta de las diferencias en el inventario debido a daos. Tambin le permite mover elementos de inventario para uso interno y tener cuenta de ellos correctamente. Guardar los cambios y abrir otra lnea. Ingresar todos los valores y luego regresar a la ventana Conteo de Inventario.

Si desea continuar su inventario fsico el siguiente da, puede hacerlo. Puede colectar sus cuentas e ingresarlas utilizando la pestaa Lnea de conteo de Inventario en cualquier momento. Otra opcin es procesar todas las cuentas de una vez. Entonces debe regresar a la pestaa Conteo de Inventario y hacer clic en el botn Actualizar Cantidad. Este botn copia la informacin de las lneas en el sistema. Los cambios se vern reflejados en las cantidades. Si ya se ha completado el inventario fsico, debe hacer clic en el botn Completar para actualizar su inventario. El movimiento tambin aparecer en la pestaa Transacciones de la ventana Producto. El servidor de aplicaciones debe estar ejecutndose para que las entradas contables puedan ser creadas y aplicadas. 3.2. Inventario De Uso Interno Este inventario permite registrar el uso de productos por parte de la empresa. A diferencia del inventario fsico donde se cuenta la cantidad de cada uno de los tems, en el inventario de uso interno se debe indicar la cantidad que se va a utilizar del inventario. En otras palabras mueve las existencias que sern utilizadas por la empresa en vez de las unidades que son vendidas a un cliente.

Figura 6: Ventana Inventario Uso Interno

Se deben seguir los siguientes pasos:

1.Introduzca una No Documento o permita que el sistema asignar uno. 2.Introduzca una Descripcin 3.Seleccione el Almacn del cual se tomara el inventario. 4.Introduzca Fecha Movimiento para el documento. 5.Seleccione un Tipo de documento: uso interno. 6.Opcionalmente, puede seleccionar un Proyecto y/o Campaa. 7.Cuando se han completado los datos requeridos, Guardar el registro y seleccionar la pestaa Lnea de Uso Interno para ingresar los tems a mover.

Figura 7: Ventana Inventario Uso Interno, Pestaa Lnea Inventario Uso Interno

8.Introduzca un Nmero de lnea o utilice el valor por defecto del sistema. 9.Introduzca una Ubicacin o acepte el valor por defecto. 10.Seleccione el Producto que ser eliminado del inventario. 11.Si es necesario seleccione un Conjunto de Instancia de atributos. 12.Introduzca una Descripcin. 13.Introduzca la Cantidad de uso interno de esta lnea. 14.Seleccionar cuenta de Cargo que se utilizar cuando se contabilice esta reduccin de inventario 15.Guardar el registro. Repetir desde el paso 8 para agregar ms lneas. 16.Haga clic en la pestaa de Uso Interno para tramitar este documento. 17.Seleccione el botn Completar para procesar este inventario de uso interno. 18.El estado del Documento, ahora es "Terminado.

3.3. Movimientos De Inventario

Figura Inventario

8:

Ventana

Movimiento

de

Esta ventana permite mover inventario desde una ubicacin o almacn a otro. Despus de ingresar las lneas apropiadas debemos seleccionar el botn Procesar Movimientos para ajustar el inventario. La pestaa Movimientos define e identifica movimientos de uno o varios tems del inventario. AL crear un nuevo registro debemos establecer lo siguiente: 1.Escribir el Nombre y una Descripcin si lo desea. 2.Ingresar una Fecha de Movimiento y un Tipo de Documento. 3.Los cuadros de chequeo En Transito y Aprobado, y los campos Cantidad Aprobada y Fecha Recibido sern utilizados posteriormente. 4.Seleccionar un Proyecto y Campaa si se desea referenciar este movimiento de inventario. (Estos campos se mostraran solo si se ha seleccionado un esquema contable). 5.Cambiar a la pestaa Lnea de Movimiento para ingresar los tems a ser movidos.

Figura 9: Ventana Movimiento de Inventario, Pestaa Lnea del Movimiento

6.Ingresar el Producto, Instancia de Conjunto de Atributos, Cantidad de Movimiento, y llenar el campo A_Ubicacin que indica la nueva ubicacin del producto. La Cantidad de Desperdicio, Cantidad a Recibir y Cantidad Confirmada se actualizaran cuando se crea una Confirmacin para este Movimiento de inventario. Las confirmaciones son documentos opcionales que pueden utilizarse. Para mayor informacin de Confirmaciones, refirase al captulo de Compras. 7.Ahora regresamos a la pestaa Movimiento y hacemos clic en el botn Completar para ajustar el inventario. 8.En la lnea de movimiento de Inventario especificamos el producto a circular y la Ubicacin para moverlo desde y hacia. 9.Volver a la pestaa "Movimiento" y seleccionamos el botn "Completar". 3.3.1 Confirmar Movimiento De Inventario Adempiere ofrece la posibilidad de solicitar una confirmacin con los movimientos de inventario. El proceso es similar a las Confirmaciones de envo y recepcin de materiales. Si el tipo de documento seleccionado para el movimiento tiene habilitada la opcin En Transito, entonces se crea automticamente una Confirmacin de Movimiento.

Para establecer la opcin En Transito: 1.Hacer Zoom en el campo Tipo de documento. Esto abre el tipo de documento para el registro de Movimiento de Material w / confirmacin. 2.Para el tipo de documento hemos seleccionado la casilla de verificacin En trnsito. Con esto se indica que la confirmacin es necesaria. Para modificar la confirmacin de movimiento se accede desde el men gestin de materiales o bien haciendo clic en Visualizar Detalle de la barra de herramientas de la ventana donde est activo el registro de movimiento. Si hay una diferencia en las cantidades, se creara un Inventario Fsico para el almacn fuente (Desde). Si hay una cantidad de desperdicio, se creara un Inventario fsico para el almacn destino (Hacia). En la ventana Confirmacin de Movimiento:

Figura 10: Ventana Confirmacin de Movimiento, Pestaa Linea

Este documento fue creado al hacer clic en el proceso 'Completar' de Movimiento de Inventario. A continuacin debemos seguir los pasos: 1.Seleccione la pestaa de lnea para confirmar las cantidades del movimiento. 2.Por defecto aparece en Cantidad Confirmada la misma Cantidad a Recibir. Tanto esta cantidad como la Cantidad de Desperdicio se pueden actualizar. 3.Si ingresamos una Cantidad de desperdicio, se creara un registro de Inventario Fsico para el almacn destino. Si hay una diferencia en las cantidades, se creara un Inventario Fsico para el almacn fuente (Desde). 4.Volver a la pestaa de confirmacin y Seleccione el botn Completar para completar esta confirmacin y actualizar el estado del Documento a Terminado.

Ahora, volver al registro de Movimiento de inventario y seleccionar la opcin "Completar" para completar el Inventario de Mover. Esto cambia el estado del documento a Terminado y ya puede ser publicado. 3.4. Produccin Los movimientos de produccin se generan cuando se producen o ensamblan productos que estn basados de una Lista de Materiales. Para utilizar esta funcionalidad se debe tener una Lista de Materiales (LDM).

Figura 11: Ventana Produccin, Pestaa Encabezado

Para generar un movimiento de Produccin debemos realizar los siguientes pasos: Crear un Plan de produccin 1.En la ventana produccin, seleccionar la pestaa Encabezado de Produccin (Figura 11). En esta se define el Nombre de la produccin y la fecha del Movimiento. Seleccionar opcionalmente un proyecto o campaa. 2.En la pestaa Plan de Produccin ingresamos el Producto (Debe ser Lista de Materiales) y la Cantidad a Producir (es decir la cantidad de producto final). Indicar la ubicacin donde el producto final ser almacenado. 3.Volver a la pestaa Encabezado de Produccin y hacer clic en el botn Crear/Aplicar Produccin. Si las lneas de produccin no existen entonces el proceso las crea, sino entonces procesara la produccin. Se puede forzar que la cantidad del producto deba estar en inventario haciendo clic en el correspondiente cuadro de chequeo. 4.La lnea inferior de la ventana le indica si el proceso se ha completado correctamente o no.

5.A continuacin, puede ir a la pestaa Lnea de produccin y hacer los cambios (es decir, si es necesario cambiar una de las partes de una LDM). 6.Tenga en cuenta que todos los elementos opcionales de la LDM se incluirn en la produccin. Adems, si se utilizan grupos alternativos ninguno de los tems de estos grupos que no sean utilizado debe ser eliminado. 7.Una vez que la produccin est completa, seleccione de nuevo el botn Crear / Aplicar Produccin para crear los movimientos de inventario (partes de inventario, el nuevo producto). Hay situaciones donde una lnea de produccin puede ser modificada (Ej. Al reemplazar una parte especfica sobre una base de tiempo). Se pueden modificar las lneas de produccin directamente y procesarla. No es necesario modificar la lista de materiales existente o crear una nueva. 3.5. Reabastecimiento Reabastecimiento, proporciona un mtodo para indicar que productos deben ser re-ordenados. Los productos que estn contemplados en el reabastecimiento debe ser almacenados por la empresa y deben tener slo un proveedor actual (definido en la pestaa de compra) y tener un tipo de Reabastecimiento (Mximo o por debajo del Mnimo, se define en la pestaa de reabastecimiento). La Fuente de Reabastecimiento puede ser un proveedor (cuando se crea una orden de compra) o un almacn fuente (cuando se crea un movimiento de inventario). Para ejecutar el Informe de Reabastecimiento y, crear opcionalmente una Requisicin, Orden de compra o Movimiento de Inventario, debemos abrir desde el men el Reporte de Reabastecimiento.

Figura 12: Ventana Reporte de Reabastecimiento

1.Seleccione un Almacn para este informe. El Almacn determinara qu productos se mostraran (basado en la reposicin de Regla) y los niveles de existencias que se utilizarn para determinar los niveles actuales (incluso Disponibles, Reservados y En Existencia). 2.Seleccione un Socio del Negocio para limitar el Informe de reposicin a un proveedor actual. 3.Seleccione un valor de la lista Crear (mover Inventario, Orden de compra o Requisicin). 4.Si ha seleccionado un valor en Crear, seleccione el Tipo de documento que se crear. 5.Seleccione el botn Aceptar para generar el Informe de Reabastecimiento y el Documento indicado. El reporte muestra producto, proveedor actual, cantidades mximas y mnimas, Cantidad mnima de pedido, disponible y Reservados, as como la cantidad Ordenada, Almacn Fuente, y la Regla de reabastecimiento. Por ejemplo, supongamos que tenemos 22 Sillas, 2 estn reservadas y ninguna solicitada. Hay una Regla de reabastecimiento para el mximo y la cantidad mxima es de 25. El Mnimo a Ordenar es 1 y la cantidad de paquete es 1. En este caso el Reporte de reabastecimiento recomendara ordenar 5 Sillas. Si, la Cantidad hubiese sido 2 y el mnimo a ordenar de 2, el reporte recomendara ordenar 6 Sillas. Si se selecciona Requisicin o Movimiento de Inventario entonces se crea un documento que representa los resultados del Reporte de Reabastecimiento. Estos slo pueden crearse cuando las Reglas de Reabastecimiento para el producto / Almacn definan a otro Almacn como fuente. Si selecciono Orden de Compra, se crea una orden de compra, uno para cada uno de proveedores del producto.

4. ProductosLos productos en Adempiere estn relacionados con todas las actividades de gestin de material, incluyendo entre otras Entradas/salidas del inventario, los movimientos de materiales, produccin y Listas de precios. Los productos en Adempiere incluyen aquellos que se venden a los clientes, los utilizados en la

manufactura de otros productos para los clientes y finalmente los productos que son comprados por la empresa. Para definir un producto podemos seguir el flujo de trabajo Definicin de Producto. En este flujo de trabajo se observa que antes de definir un producto deben existir registros de: 1. Almacn y Ubicacin los cuales se explicaron en la seccin anterior. 2. Unidad de medida y las conversiones de unidades. 3. Categoras de producto, que se pueden utilizar para facilitar la configuracin de la contabilidad, listas de precio, impuestos e informes. 4. Categoras de Impuesto. Una categora de Impuestos puede tener un impuesto nico o mltiples tipos de impuesto. Cada producto tiene una categora de impuestos lo cual facilita la actualizacin cuando los impuestos cambian. 4.1. Unidad De Medida Unidad de Medida se refiere a unidades de medida no monetarias y adems define si se permite la conversin entre unidades de medida y cmo se van a calcular. Si no se definen explcitamente, el sistema proporciona conversin automtica entre UDMs (por ejemplo, minuto, hora, da, da de trabajo, etc.) Debemos tener en cuenta que las conversiones deben ser directas, es decir, si se tienen las conversiones entre A-B y B-C, el sistema no convierte automticamente de A-C). Para abrir ventana de Unidad de Medida puede hacer clic en el correspondiente icono en el Men Principal.

Figura 14: Ventana Unidad de Medida

Debe llenar los campos: 1. Cdigo EDI. El EDI(Intercambio Electrnico de Datos) indica el Cdigo EDI X12 Cdigo Dato 355 (por unidad o Bases para la medicin). 2. Digitar el Nombre de la unidad de medida, por ejemplo, Toneladas, Metro Lineal o Megabytes. Opcionalmente se puede escribir un Smbolo (es el smbolo a ser desplegado e impreso para una unidad de medida) y una Descripcin. 3.Establecer la precisin estndar (La precisin estndar define el nmero de lugares decimales que sern redondeados los totales para transacciones contables y documentos) y precisin de costos (define el nmero de lugares decimales en que los totales sern redondeados cuando se ejecuten los clculos de costeo.). Si desea agregar una conversin para la Unidad de medida actual haga clic en la pestaa Conversin. La pestaa de conversin define los tipos de conversin entre dos Unidades de Medida.

Figura 15: Ventana Conversin de Unidad de Medida

4.Seleccione la UM destino en la lista desplegable. 5.Seleccione el Producto que utiliza esta conversin. Si otros productos van a utilizar esta conversin se deben crear nuevos registros de conversin. 6.Introduzca un Factor de Base a Destino (Tasa por la que se multiplica la fuente para encontrar el objetivo) o Factor de Destino a Base (Convierte el nmero fuente a nmero d