68021806 manual contabilidad pymes

CARABAYLLO... Ciudad con Inclusión Social

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CARABAYLLOGERENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

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Proyecto Municipal “Fortalecimiento de Capacidades Técnicas y de Emprendimiento de Mujeres y Personas con Discapacidad del Distrito de Carabayllo-Lima- Lima”

MANUAL DE CONTABILIDAD Y COSTOS


CARABAYLLO.... Ciudad con Inclusión Social 2

ÍNDICEPRESENTACIÓN ............................................................................................5PRÓLOGO .......................................................................................................6INTRODUCCIÓN ...........................................................................................8I. LA CONTABILIDAD ...................................................................................9

1.1. NACIMIENTO Y EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD ......................91.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE INCIDEN EN LA EMPRESA ....................................................................................................10

1.2.1. Aspectos legales ...........................................................................................101.2.2. Aspectos Organizativos y de Gestión .......................................................101.2.3. Aspectos de Comercialización ..................................................................101.2.4. Aspectos de Contabilidad y Costos ..........................................................10 1.3. CONCEPTOS GENERALES SOBRE EMPRESA, PYMES Y MYPES ...11 1.3.1. Concepto de empresa .................................................................................11 1.3.2. Micro y Pequeña Empresa .........................................................................11 1.3.3. Micro Empresa ............................................................................................11 1.3.4. Pequeña Empresa ........................................................................................11

II. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD .........................................................122.1. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD ......................................................122.2. CONCEPTO DE CONTABILIDAD ..............................................................122.3. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN ...............122.4. CONTABILIDAD, BASE DE DATOS Y FUENTE LEGAL ........................132.5. OBJETIVOS QUE CUMPLE LA CONTABILIDAD ...................................142.6. LOS FINES DE LA CONTABILIDAD ...........................................................152.7. LA CONTABILIDAD COMO BASE DE CONTROL Y EVALUACIÓN ..........................................................................................................16

III. CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD ..........................................16 3.1. LA CONTABILIDAD, SU CLASIFICACIÓN .................................................17

3.1.1. Contabilidad Publica .................................................................................17 3.1.2. Contabilidad Privada ..................................................................................17



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3.2. CONTABILIDAD POR SECTORES PRODUCTIVOS ..............................17 3.2.1. Contabilidad Comercial ................................................................................17

3.2.2. Contabilidad Industrial o de Costos ........................................................173.2.3. Contabilidad de Servicios ..........................................................................18

3.3. CONTABILIDAD POR SUJETO ....................................................................193.3.1. Contabilidad Individual .............................................................................193.3.2. Contabilidad Colectiva...............................................................................193.3.3. Contabilidad de Sociedad ..........................................................................193.4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA ....................................................19

IV. REGISTROS Y LIBROS CONTABLES .....................................................194.1. DEFINICION DE LIBROS DE CONTABILIDAD ......................................204.2. FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD ................................204.3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD ....................................................................................................21

V. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD ..............................................215.1. LIBROS PRINCIPALES ..................................................................................21

5.1.1. Libro Diario ................................................................................................225.1.2. Libro Mayor ................................................................................................225.1.3. Libro de Inventarios y Balances ................................................................22

5.2. LIBROS AUXILIARES ....................................................................................225.3. REGISTRO DE VENTAS ................................................................................235.4. REGISTRO DE COMPRAS ............................................................................245.4. LIBRO CAJA- BANCOS .................................................................................255.5. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS ..................................................................26

VI. PLANILLA ELECTRONICA ....................................................................276.1. BREVE ANTECEDENTE DE LAS PLANILLAS DE SUELDOS ...............27 6.2. PLANILLA ELECTRONICA ..........................................................................28

VII. INFORMACION FINANCIERA BÁSICA ..............................................307.1. DEFINICION DE ESTADOS FINANCIEROS ............................................307.2. BALANCE GENERAL ....................................................................................30

7.2.1. Activo ...........................................................................................................307.2.2. Pasivo ............................................................................................................317.2.3. Patrimonio ...................................................................................................317.2.4. Estado de Ganancias y Pérdidas ................................................................32



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VIII. COSTOS .................................................................................................348.1. DEFINICIÓN DE COSTOS ...........................................................................358.2. FINALIDAD DE LOS COSTOS .....................................................................358.3. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS ........................................................................... 368.4. TIPOS DE COSTOS POR SECTOR PRODUCTIVO ............................................ 37

8.4.1. Costos Industriales o Productivas ........................................................................ 378.4.2. Costos Comerciales ................................................................................................. 398.4.3. Costos de Servicios .................................................................................................. 39

IX. ELEMENTOS DEL COSTO INDUSTRIAL ........................................................409.1. MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES ...................................................................... 409.2. MATERIALES AUXILIARES ...................................................................................... 419.3. MANO DE OBRA .......................................................................................................... 419.4. GASTOS DE FABRICACIÓN .................................................................................... 41

X. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS ....................................................................4210.1. COSTOS FIJOS............................................................................................................. 4210.2. COSTOS DIRECTOS ................................................................................................. 42

XI. REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS ..............................................................4311.1. REGISTRO PERMANENTE EN UNIDADES (vincard) .................................... 4311.2. INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO (Kardex) ................................ 4411.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES .......................................................................................................................... 45

XII. EL IGV NO FORMA PARTE DEL COSTO .......................................................46XIII. MINIMIZAR LOS COSTOS .............................................................................48

ANEXO 1: LIBRO DIARIO ................................................................................................. 49ANEXO 2: LIBRO MAYOR ................................................................................................. 50ANEXO 3: INVENTARIO Y BALANCES ....................................................................... 51ANEXO 4: INVENTARIO Y BALANCES ....................................................................... 52ANEXO 5: REGISTRO DE COMPRAS ........................................................................... 53ANEXO 6: CAJA Y BANCO DETALLE .......................................................................... 55



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PRESENTACIÓNDesde que iniciamos nuestra gestión municipal

el año 2010, hemos señalado la necesidad de dotar-le a hombres y mujeres del distrito de Carabayllo, herramientas para que fortalezcan sus propias capa-cidades emprendedoras, en un mercado tan compe-titivo y muchas veces desigual.

Es en este sentido, que el Proyecto Municipal “Fortalecimiento de Capacidades Técnicas y de Em-prendimiento de Mujeres y Personas con Discapa-cidad” surgido del Presupuesto Participativo 2011, busca generar oportunidades laborales para que las mujeres y las personas con discapacidad mejoren su calidad de vida.

El presente Manual de Contabilidad forma parte de un paquete pedagógico empresarial junto a otros tres manuales: Manual de Organización y Gestión, Manual de Asuntos Legales y Tributarios, y Manual de Comercialización, que han sido diseña-dos de manera sencilla para el uso incluso del entor-no familiar y comunal del beneficiario, facilitando así la expansión de sus efectos e inclusión laboral con énfasis en la promoción de políticas locales de igualdad de oportunidades y equidad de género.

Considero que esta publicación municipal será de gran ayuda para toda aquella persona dispuesta a superar sus niveles de pobreza y desempleo. Cara-bayllo requiere del desarrollo humano de su gente para poder ser una ciudad inclusiva y futuro real de nuestros hijos.

CPC. Rafael Álvarez Espinoza

Alcalde



Mucho se ha escrito sobre Organización y Gerencia. Teoría y práctica. Biblio-tecas enteras. Pero hasta donde sé, este manual es parte de un primer intento de perennizar lo compartido desde la Corporación Edil de Carabayllo a los miles de vecinos emprendedores del distrito.

En la cotidianeidad de nuestros actos, es permanente la interacción que ejerce-mos con las organizaciones, el desempeño de la sociedad depende cada vez más de éstas. Las mismas abarcan aspectos como educación, salud, seguridad, protección del medio ambiente y la actividad económica. En éste último punto es donde en-contramos ese gran número de organizaciones llamadas empresas con las cuales nos contactamos de distintas maneras (por pertenecer a ellas, por proveerles algún bien o servicio o por el consumo de bienes y servicios que ellas nos ofrecen).

A lo largo de los trece capítulos que integran este manual se aborda, de una forma eminentemente equilibrada, tanto desde el punto de vista intensivo, como extensivo, el inventario de materias que a la fecha de hoy puede contener un manual útil de contabilidad financiera, también denominada, como es sabido, contabilidad externa, o simplemente contabilidad general, esto es, la relativa a las operaciones y la información que trascienden al exterior o entorno de la empresa, entorno este cada vez más amplio, exigente y entendido en cuanto a la información contable que demanda de las unidades empresariales. Los “tipos de contabilidad”, los diversos registros y libros contables, la información financiera básica que toda persona em-prendedora debe de saber interpretar mínimamente, los costos y los costos para la toma de decisiones.

El concepto de Contabilidad Gerencial como sistema de información ha des-plazado al arcaico concepto de la contabilidad como mero registro y memoria de datos históricos, los objetivos de la contabilidad gerencial como contabilidad orien-tada a la toma de decisiones, o sea hacia adentro de la empresa no quita la validez sino que coexisten con los clásicos objetivos de la contabilidad patrimonial (que son los de informar hacia fuera de la empresa).

La empresa moderna requiere una contabilidad moderna, entonces debemos preguntarnos cuáles son las características que debe tener la contabilidad para cum-plir eficazmente su función de sistema de información de la empresa:

Funcional: Información oportuna y eficaz para que la dirección tome decisiones.

Estratégica: Debe contemplar todas las acciones que se podrían tomar.

PRÓLOGO



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Anticipada: Anticiparse a los hechos, preverlos, estimarlos.

Comparativa: Debe comparar lo previsto con lo realizado.

Causal: Debe ir a las causas y no sólo a los efectos.

Analítica: Detalles específicos de cada función, sector y producto.

Selectiva: Referida a datos relevantes y seleccionados.

Continua, Adaptativa

Hay diferencia entre el Sistema de Información y las Tecnologías de Informa-ción, los contadores somos responsables del Sistema de Información, no de su im-plementación (no siempre) o programación. Nos interesa conceptos de Sistema de Información, no las Tecnologías de Información.

La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresa-rial, que recogiendo y registrando los datos útiles para la empresa, tanto internos como externos (perspectiva situacional), del pasado, del presente y proyecciones al futuro (perspectiva temporal), de la situación y movimientos patrimoniales, econó-micos y financieros de la organización (perspectiva operacional), los procese, emita y ponga a disposición de quien deba utilizarla (la dirección superior), la informa-ción que le permita llevar a cabo eficazmente su gestión.

Finalmente debo incidir, en que la información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivadas de la asunción y cumplimiento de responsabilida-des, responsabilidades que cada usuario de la información en cada uno de los nive-les de la gestión debe asumir acorde a su formación, capacitación, jerarquía y sobre todo compenetración con la cultura organizacional de la empresa que le da la opor-tunidad de desempeñarse laboralmente.

No me queda sino felicitar ésta iniciativa del Gobierno Local de Carabayllo. Les agradezco por su gentileza de invitarme a prologar éste esfuerzo editorial de la que tanto aprenderemos todos y os insto a seguir obsequiándonos con tan buenas iniciativas de compartir conocimientos y generar capacidades a nuestros vecinos de Carabayllo y con ello a generar crecimiento de nuestro Perú desde nuestra cuatri-centenaria “patria chica”, nuestro histórico y ecológico distrito de Carabayllo, cuna y génesis de Lima Norte.

CPC Claudio Iván Zegarra Arellano

Catedrático universitario

Ponente en Gerencia Pública y Cursos de Gestión y Negocios



INTRODUCCIÓN

El Manual sobre Contabilidad y Costos esta dirigido a los Em-prendedores de las PYMES, y tiene como objetivo constituirse en una herramienta básica que coadyuve a un adecuada administra-ción de su negocio.

La Municipalidad Distrital de Carabayllo, contribuye con el sector de las PYMES, elaborando y difundiendo el presente manual, con el propósito de ser una guía orientadora, en el aspecto contable y costos.

El Manual se encuentra diseñado en forma sencilla para que sea una herramienta útil cotidianamente, donde se encuentre pautas claras a seguir en la determinación de sus costos de productos o ser-vicios, así como los documentos administrativos que se constituirán en documentos fuentes para el registro y procesamiento contable. Cuyo producto final serán la emisión de estados financieros con el cual podrá evaluar la gestión que viene realizando cada emprende-dor en sus respectivos negocios.

Consideramos como Municipio que las PYMES, son parte im-portante del desarrollo económico del país, por esta razón hacemos lo posible por proporcionarles herramientas útiles en la gestión sus negocios.



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1.1. NACIMIENTO Y EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD

La Contabilidad, nace y evoluciona con el desa-rrollo del hombre en sus diferentes épocas de la his-toria universal, ya que los grupos humanos debie-ron relacionarse con conjunto de personas dentro de una sociedad económica y por consiguiente con la necesidad de cuantificar sus utensilios, animales y otras propiedades, cuyos vestigios mas antiguos han sido encontrados 6,000 años antes de cristo, en Mesopotania, Egipto, Grecia y Roma donde se han encontrado tipos de registros donde anotaban las operaciones evidenciándose la valoración de las operaciones comerciales con monedas.

Con el transcurrir de la historia, el hombre inventa signos para representar can-tidades que son los números con los cuales se puedan registrar operaciones, allí es donde surge la necesidad de conocer a cuanto asciende sus ingresos y egresos y que importe tiene como utilidad.

Estas necesidades fueron creciendo con el transcurrir del tiempo, la misma que fue evolucionando en cada una las épocas de la historia universal, por lo que tam-bién se fueron creando signos, métodos, procedimientos y registros con la finalidad de elaborar cuentas para ordenar los negocios y que estos cuenten con una informa-ción, histórica, veraz y responsable que le permita conocer resultados de la gestión realizada en un determinado periodo, y que a su vez esta información constituya herramienta básica para la toma de decisiones en la marcha de la empresa.

Los registros contables son fuente documentaria de los estados financieros, cu-yos informes deben ser utilizados como una herramienta administrativa básica e importante que permite al gestor de una empresa conocer la situación económica y los resultados obtenidos en un determinado período de tiempo.

I. LA CONTABILIDAD



1.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE INCIDEN EN LA EMPRESA

El gestor que administra y dirige una empresa, debe tener en consideración que existen factores externos a la empresa, que tienen mucha influencia en su desarrollo y estabilidad económica, estos factores están referidos a las políticas generales de orden social y económicas adoptadas por del Gobierno Central, Gobierno Regional y Gobierno Local. Sin embargo el gestor y administrador de una empresa necesita reconocer y analizar los factores internos directos que afecta a la empresa en mar-cha, los cuales podemos clasificar en los siguientes aspectos:

1.2.1. ASPECTOS LEGALES.

Esta referido al primer paso que debe dar el emprendedor o gestor de negocio, es la primera decisión que toma y esta rela-cionada con la constitución y forma organizativa que adoptara la empresa que va ha dirigir, es el punto que dará inicio para su existencia física legal.

1.2.2. ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y DE GESTIÓN

Este aspecto comprende el ordenamiento que debe realizar su administración para racionalizar sus recursos económicos y potencial humano, en las diferentes áreas operativas de su empresa, para lograr un desempeño con eficiencia y eficacia.

1.2.3. ASPECTOS DE COMERCIALIZACIÓN

Este punto comprende las estrategias y las diversas polí-ticas comerciales, que deben ser tomadas en cuenta por el emprendedor y gestor de empresas, para colocar su producto en el mercado aprecios competitivos.

1.2.4. ASPECTOS DE CONTABILIDAD Y COSTOS

Es uno de los aspectos principales que debe conocer todo emprendedor o gestor de empresas, ya que la contabilidad le proporcionara un instrumento de gestión valioso e in-dispensable que le permite conocer a través de los estados financieros básicos, y en forma permanente, la situación financiera, económica y administrativa de la Empresa.



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1.3. CONCEPTO GENERALES SOBRE EMPRESA, PYMES Y MYPES

1.3.1. CONCEPTO DE EMPRESA

La Empresa es una unidad económica generadora de rentas de tercera catego-ría, tiene un fin de lucro.

1.3.2. MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

Unidad económica definida por la Ley MYPE ,constituida por una persona natural o jurídica, bajo cualquier forma de organización o gestión empresarial contemplada en la legislación vigente, que tiene por objeto desarrollar activi-dades de extracción, transformación, producción.,comercialización de bienes o prestación de servicios.

Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N° 007-2008-TR publicado el 30-09-08

1.3.3. MICRO EMPRESA

Unidad económica que comprende contar de uno (1) hasta ( 10 ) trabajadores inclusive, y ventas anuales hasta el monto máximo de 150 unidades impositivas tributarias (150 UIT)

Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N° 007-2008-TR publicado el 30-09-08

1.3.4. PEQUEÑA EMPRESA

Unidad económica que comprende contar de uno (1) hasta (100) trabajadores inclusive y ventas anuales hasta el monto máximo de 1700 unidades impositi-vas tributarias (1700 UIT)

Base legal: TUO de la ley MYPE-Decreto Supremo N° 007-2008-TR publicado el 30-09-08.



2.1. EVOLUCIÓN DE LA CONTABILIDAD

Como la historia nos demuestra que los grupos humanos desde los inicios de la civilización han tenido la preocupación y necesidad de buscar diferentes medios para registrar, ordenar y tener informaciones cuantitativas de sus cosas, bienes y negocios, hecho que con la evolución del hombre en el tiempo se ha ido perfeccio-nando hasta constituir la CONTABILIDAD, la misma que en la actualidad es un instrumento de gestión muy importante que le permite al gestor de empresas cono-cer su situación económica y financiera en un determinado período.

2.2. CONCEPTO DE CONTABILIDAD

Con la finalidad que este concepto sea fácilmente comprendido por todos los gestores o conductores de las PYMES, diremos que:

Contabilidad es la ciencia que proporciona a una Empresa información financiera y económica expresada en términos monetarios, como resultado de los registros de todas las operaciones que realiza en su actividad coti-diana, dentro de un periodo de tiempo. La contabilidad

es una ciencia aplicada de carácter social y de naturaleza económica que proporcio-na información financiera, la cual expresa en forma clara la situación económica de una empresa en un determinado periodo de tiempo.

2.3. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN

La Contabilidad es un sistema de información que se encarga de ordenar, clasificar, codificar y registrar todas las transacciones económicas que realiza una empresa, todo ello expresados en una unidad monetaria.

Todas las operaciones administrativas, financiera y productivas procesadas a través de la contabilidad, permi-te obtener diversos, entre los cuales los principales

II. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD



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son los denominados estados financieros, los mismos que pueden ser sometidos a ser analizados e interpretados por los especialistas.

Los estados financieros e constituyen en un instrumento administrativo impor-tante para un gestor de una empresa porque le permitir a conocer su situación econó-mica y financiera y tomar decisiones oportunas.

La contabilidad como sistema, proporciona información de una fuente legal y confiable, proporciona información del pasado, presente y futuro por eso se dice que:

• La información contable del pasado, sirve como base de datos, que conserva en forma histórica los hechos ocurridos, asimismo esta información le per-mitirá efectuar comparaciones para determinar las causas de sus variaciones.

• La Información contable del presente, indica la calidad y la dirección del de-sarrollo de los acontecimientos a la fecha, le permite conocer su situación económica y financiera a la fecha.

• La información contable del futuro, porque con el conocimiento del pasado y presente permite anticipar hechos del futuro a través de proyecciones.

2.4. CONTABILIDAD, BASE DE DATOS Y FUENTE LEGAL.

La contabilidad constituye la fuente legal que respalda de la información financie-ra que emite para usuarios:

• Internos: conductores y gestores de PYMES, Accionistas, socios.

• Externos: proveedores, Clientes, Bancos y el Estado.

La Contabilidad es una base de datos al servicio del conductor o gestor de las PYMES, y puede reportar la información que requiera, de acuerdo a su necesidad. El Promotor Municipal Empresarial de PYMES debe difundir la utilización y gran utilidad en la gestión em-presarial de la Contabilidad porque de ella proporciona los estados financieros e informaciones importantes como las que indicamos a continuación:

* Da a conocer cuánto se ha vendido.

* Cuánto ha costado producir.

* Cuáles son los gastos efectuados.

* Expresa los derechos que tiene.

* Muestra las obligaciones, asumidas.

* Indica el patrimonio que posee.



2.5. OBJETIVOS QUE CUMPLE LA CONTABILIDAD

Si bien el objeto principal de la contabilidad es suministrar información finan-ciera, la cual refleja el patrimonio de la empresa lo cual permite ejercer un control y tomar decisiones.

La contabilidad también tiene como objetivos:

* Medir recursos

Proporciona datos sobre los montos de ventas y gastos que va generando en un determinado periodo.

* Reflejar derechos

Proporciona información, sobre los derechos que tiene la empresa frente a terceros, así como obligaciones asumidas.

* Permite conocer la evolución de los cambios

Conserva datos históricos que permite conocer la evolución de los cambios dados en un determinado periodo de tiempo.

* Permite evaluar gestión por periodos.

La contabilidad permite expresar la evaluación de una gestión a nivel de resultados, a través de sus estados financieros.

* Controla las propiedades de la empresa.

Permite mantener un control detallado a través de los inventarios perma-nentes de activos y existencias.



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2.6. LOS FINES DE LA CONTABILIDAD

Es importante que se difundan a los gestores de las PYMES que la Contabilidad adecuadamente llevada le brinda valiosa información sobre su empresa y podrá tener:

◆ Control permanente:

De la situación Financiera y resultados operativos, le permite conocer sus variaciones, dandole la oportu-nidad de tomar decisiones oportunas.

◆ Información estadística:

Le permite tener datos para el planeamiento de otras futuras operaciones donde pueda buscar mayo-res índice de rentabilidad.

◆ Información Operativa:

Para uso exclusivo del administrador de las PYMES, pues le proporcionara los costos de produc-ción, operación y distribución, que son asumidas por la empresa en un determinado periodo económico. Asimismo permite conocer la rentabilidad del negocio.

◆ Información financiera para terceros:

Permite entregar información contable a terceros como son los proveedores, clientes, Bancos etc., Tam-bién al Estado, a quien anualmente se debe informar mediante una Declaración Jurada, que se presenta a la SUNAT.



2.7. LA CONTABILIDAD COMO BASE DE CONTROL Y EVALUACIÓN

El Gestor de las PYMES, debe tomar como parte de la cultura empresarial, el manejo y conocimiento de la Contabilidad, porque si quiere desarrollarse y alcanzar las metas trazadas tendrá en la contabilidad un instrumento valioso, que le propor-cionara información permanente sobre su situación financiera y económica.

• Es órgano visual de sus actividades.

• Es el termómetro que expresa la situación eco-nómica real de una empresa.

• Es uno de los instrumentos de gestión necesa-rios para la toma de decisiones.

La utilidad de la Contabilidad se sustenta en sus finalidades que le permiten:

• Controlar y evaluar su gestión administrativa,

• Analizar las desviaciones y sus causas,

• Tomar las decisiones oportunas.

III. CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD

3.1. LA CONTABILIDAD, SU CLASIFICACIÓN

Se clasifica en dos sectores:



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3.1.1. CONTABILIDAD PUBLICA

Esta referida a la contabilidad de los organismos estatales como son Gobierno Central, Gobierno Regional y Gobierno Local, es decir esta referido a la conta-bilidad que lleva el Estado en sus diferentes Instancias administrativas y Opera-tivas.

Permite tomar decisiones en materia tributaria, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

3.1.2. CONTABILIDAD PRIVADA

Esta referida a la contabilidad, que es llevada por todas las empresas privadas, independiente de su formación jurídica.

Esta contabilidad, clasifica, codifica, registra y analiza todas las operaciones económicas de las personas jurídicas o personas naturales, y con la informa-ción financiera que proporciona permite tomar conocimiento y decisiones administrativas, financiero, económico, legal, laboral o tributarios.

La contabilidad privada, a la vez se divide en:

• Contabilidad por sectores productivos

• Contabilidad por sujeto

3.2. CONTABILIDAD POR SECTORES PRODUCTIVOS

3.2.1. CONTABILIDAD COMERCIAL

Tiene por objetivo los registros de operaciones de com-pra y venta de productos terminados, es decir la comerciali-zación de mercaderías.

3.2.2. CONTABILIDAD INDUSTRIAL O DE COSTOS

Tiene como objetivo el registro de todas las etapas de transformación de la materia prima, dentro de un proceso de fabricación, con la finalidad de conocer los resultados de los costos de producción o los cos-tos de los productos fabricados y luego determinar el precio de venta de mercaderías.



3.2.3. CONTABILIDAD DE SERVICIOS

Tiene por objetivo los registros de operaciones de los gastos que se incurren para la prestación de un servicio, y su consi-guiente utilidad que genera.

La contabilidad de Servicios, se ha desarrollado por especiali-dades, así tenemos:

i. Contabilidad bancaria

Referido al sector de prestación de servicios monetarios, que registra todas las operaciones de cuentas de depósitos o retiros de dineros de las cuentas corrientes cuentas de ahorros, depósitos a plazos etc.

ii. Contabilidad de Cooperativas

Permite controlar las actividades que realiza para satisfacer a sus asociados sin fines de lucro, en el tipo de Cooperativa que se en-cuentre ubicada ya sea productiva, Transportes, salud, Educación etc.

iii. Contabilidad Hotelera

Es la contabilidad que esta relacionada con el turismos, por lo que registra el ingreso y salida de grupos de visitantes nacionales y ex-tranjeros a los diferentes localidades históricas.

iv. Contabilidad Restaurantes

En este campo, registra todas las operaciones de insumos y ventas proporcionando al emprendedor conocimiento de su rentabili-dad.

v. Contabilidad de Educativa

Esta contabilidad esta referida al registro de las operaciones reali-zadas por los Institutos, Colegios y Universidades.

vi. Contabilidad Agropecuaria

Registra todas las operaciones que el agricultor realiza para el cultivo de la tierra o para la ganadería, con la finalidad de obte-ner los costos de producción y determinar así los precios de la distribución o venta; conocer los resultados de las operaciones de comercialización y crédito.



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3.3. CONTABILIDAD POR SUJETO

3.3.1. CONTABILIDAD INDIVIDUAL

Significa cuando la empresa es unipersonal y tiene un solo representante, quien es el beneficiario con las ganancias y responsables por las pérdidas que se obtiene. Su organización y resultado depende de una sola persona.

3.3.2. CONTABILIDAD COLECTIVA

Cuando los propietarios de la empresa se encuentran constituido por varias personas, llamados socios, quienes se benefician con las utilidades y responden por las pérdidas.

3.3.3. CONTABILIDAD DE SOCIEDAD

Cuando la Empresa lo conforma, más de dos personas llamados accionistas, quienes se benefician con las utilidades y responden por las pérdidas.

3.4. CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

En la actualidad el desarrollo tecnológico a permitido que la contabilidad se lleve en forma computarizada, por la ventaja de rapidez del proceso, minimiza-ción de errores significativos y proporcionar información financiera y contable en forma actualizada.

La generación de libros así como el procedimiento de autorización es el mis-mo previsto por la ley.

IV. REGISTROS Y LIBROS CONTABLES

Como se explicara, la Contabilidad registra todas las ope-raciones económicas y administrativas que tienen una empresa, estas operaciones deben quedar registradas en los libros de con-tabilidad.

La contabilidad puede llevarse en forma manual o sistemati-zada a través de programas contables.



4.1. DEFINICIÓN DE LIBROS DE CONTABILIDAD

Se denominan Libros de Contabilidad, a aquellos libros con rayados especiales, foliados, empastados y debidamente legalizados, donde se registran en forma ordenada y cronológica, las distintas operaciones ade-cuadamente sustentadas, que realizan las PYMES, de acuerdo a normas y principios contables, las leyes la-borales, tributarias y otras vigentes que afectan a las PYMES.

4.2. FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad se utilizan para los siguientes fines:

◆ Cumplir con las leyes: Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Código de Comercio, el Código Tributario, las normas societarias y demás normas, porque ellas le dan legalidad, para que puedan ejercitar sus dere-chos, cumplir obligaciones tributarias, laborales y con terceros.

◆ Reflejar su real situación: En los aspectos financieros y económicos de la empresa dando una seguridad a los acreedores y deudores de la empresa.

◆ Registrar y controlar activos: Contabilizando las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo que permite resguardar el patrimonio.

◆ Registrar como base de datos: Dejar el antecedente escrito de las operacio-nes realizadas, manteniendo el orden cronológico de la realización de los hechos, constituyendo siempre como una fuente informativa.



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4.3. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

La Contabilidad, por ser una fuente valiosa de información, con validez legal, el registro de los libros contables, deben cumplir ciertos requisitos exigidos por Ley, como son:

• Legalización de Libros.

* Debe hacerse ante Notario Público, antes de ser utilizado.

* La legalización consiste en registrar, la denomi-nación social, el título del libro, número de folios, fecha, sello y firma del Notario.

* Llevan sello notarial en todas sus páginas.

• Prohibiciones de acuerdo al Código de Comercio, Código Tributario y Código Penal

* Dejar reglones en blanco.

* Hacer enmendaduras, raspaduras etc.

* Mutilar alguna parte del libro.

* Alterar encuadernación.

* Registrar en moneda o idioma extranjero, con excepción de previa autorización.

V. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD

En Contabilidad debemos distinguir que los libros contables que se encuentran clasificados en:

5.1. LIBROS PRINCIPALES

En estos libros se registran y centralizan todas las transacciones comerciales que realiza una empresa, en forma debidamente clasificada por operaciones y cuen-tas de los códigos contables.



Entre libros principales tenemos los denominados:

5.1.1. LIBRO DIARIO

Centraliza las operaciones efectuadas en forma mensual y que se encuentran registradas en los libros auxiliares.

El Modelo del formato utilizado para el Libro Diario, corresponde al formato diseñado por la SUNAT, FORMATO 5.1: “LIBRO DIARIO”, cuyo uso es obliga-torio a partir de Julio del 2010.

Se presenta en el presente Manual como Anexo 01: “LIBRO DIARIO”.

5.1.2. LIBRO MAYOR

Centraliza las operaciones en forma ordenada y de acuerdo al código de cuen-tas.

El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 6.1: “LIBRO MAYOR” cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010.

Se presenta en el presente Manual como Anexo 02: “LIBRO MAYOR”.

5.1.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

En el cual se registra el inventario de sus activos, pasivos y patrimonio que posee una empresa en un determinado periodo de tiempo.

El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 3.1 al 3.20: “LIBROS DE IN-VENTARIOS Y BALANCES” cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010.

Se presenta en el presente Manual, solo el modelo de un Formato, como Anexo 3: “LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES”.

5.2. LIBROS AUXILIARES

Son los libros en los cuales se registran todas las operaciones comerciales en forma individualizada y ordenada cronológicamente.



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El uso de algunos de estos libros son de obligación legal, pues ellos sirven de base para verificación por parte de las Entidades Supervisoras del Estado como son SUNAT, Ministerio de Trabajo etc.

Entre los libros denominados auxiliares, tenemos:

- Registro de Ventas

- Registro de Compras

- Libro de Planillas de Sueldos y Salarios

- Registro Auxiliar de Bancos.

El manejo y administración de estos registros auxiliares debe ser de pleno co-nocimiento de los emprendedores de las pequeñas empresas, para evitar cometer infracciones tributarias que conlleven a sanciones tributarias, razón por la cual en el presente manual nos ocuparemos de cada uno de ellos en forma individualizada.

5.3. REGISTRO DE VENTAS

Es un libro auxiliar obligatorio de foliación doble, así como de su legalización.

Es importante porque sirve para registrar las operaciones de ventas de produc-tos terminados, mercaderías o servicios.

• FINALIDAD DEL REGISTRO DE VENTAS

* Determinar exactamente las ventas realizadas y los impuestos retenidos, los descuentos, intereses y también las condiciones de venta a nuestros clientes.

* Guardar informaciones estadísticas, para efectuar comparativos y así com-probar las variaciones ocurridas.

* Constituir un control interno de la empresa.



• INFORMACIÓN MÍNIMA EN UN REGISTRO DE VENTAS.

El Registro de Ventas deberá contener la siguiente información mínima:

* Fecha de emisión del comprobante de pago.* Tipo de documento,* Número del comprobante de pago* Numero de identificación del cliente* Descripción del producto* Valor unitario* Valor de venta* Descuentos* Impuestos* Total factura

• FORMATO DEL REGISTRO DE VENTAS

El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato dise-ñado por la SUNAT, denominado FORMATO 14.1: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como Anexo 04: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS.

5.4. REGISTRO DE COMPRAS

El Libro Registro de Compras es considerado como un libro obligatorio y au-xiliar, de foliación doble, aquí se registran todas las compras de materias primas, mercaderías y servicios, independiente, ya sean al contado o al crédito.

El Libro Registro de Compras para tener valor legal debe estar legalizado ante Notario Público.

• FINALIDAD DEL REGISTRO DE COMPRAS

* Determinar exactamente las compras realizadas y los impuestos pagado, los descuentos, obtenidos, intereses y también las condiciones de compra, crédito o contado.

* Guardar informaciones estadísticas, para efectuar comparativos y así comprobar las variaciones ocurridas.

* Constituir un control interno de la empresa.



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• INFORMACIÓN MÍNIMA DEL REGISTRO DE COMPRAS

El Registro de Compras deberá contener un rayado con las siguientes co-lumnas:

* Fecha de emisión del comprobante de pago extendido por el proveedor.* Tipo de documento con que se adquiere el bien.* Número del comprobante de pago.* Número de identificación del proveedor (RUC).* Nombre, razón social o denominación del Proveedor.* Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito

fiscal.* Monto del Impuesto correspondiente a la adquisición.* Importe total de las adquisiciones según comprobante de pago.

• FORMATO DEL REGISTRO DE COMPRAS

El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato dise-ñado por la SUNAT, denominado FORMATO 8.1: REGISTRO DE COMPRAS, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como:

Anexo 05: REGISTRO DE COMPRAS

5.4. LIBRO CAJA- BANCOS

El Libro Caja es un libro principal obligatorio de foliación doble, para que tenga validez ante la ley al igual que otros libros se legaliza en la primera página.

En este Libro registramos todas las operaciones que realiza la empresa al contado. (efectivo o cheque), los registros a efectuarse son diariamente en forma or-denada y cronológica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones.

• REGISTRO DE LAS OPERACIONES

Se registra las operaciones de acuerdo a la secuencia de las transacciones comerciales.

En este sistema para todas las operaciones se hace un doble registro, es decir el cargo y abono de cada operación.



• INFORMACIÓN MÍNIMA DEL LIBRO DE CAJA

El Libro Caja debe contener la siguiente información:

* Título o encabezamiento

* Fecha en que se realiza la operación de ingreso o Egreso.

* Detalle de la operación y otros.

* Importe total general de la operación

* Códigos contable de las cuentas

• FORMATO DE CAJA

El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado Formato 1.1: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DETA-LLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO”, cuyo uso es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como:

Anexo 06: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO”

5.5. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

Es un Libro Auxiliar de Bancos es voluntario que no necesita legalizar, se utiliza de acuerdo a la necesidad de la empresa.

• FINALIDAD DEL REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS

Su finalidad principal es de:

* Controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronológica los depósitos en Cuenta Corriente Cheques Girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono.

* Proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados; que pueden ser deudores o acreedores.



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• USO DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permi-te conocer en forma detallada los ingresos y egresos que a efectuado en el mes, proporcionando información permanente y confiable sobre el saldo en cuenta corriente.

El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta, el cual sirve para efectuar una verificación de los ingresos y egresos en el banco.

• FORMATO DE LIBRO BANCOS

El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato dise-ñado por la SUNAT, denominado Formato 1.2: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DE-TALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE”, cuyo uso es obligatorio.

6.1. BREVE ANTECEDENTE DE LAS PLANILLAS DE SUELDOS.

Todo empleador estaba obligado a llevar libros de planillas de pago de remuneraciones u otros derechos sociales de sus trabajadores.

Los libros de Planillas podrían ser susti-tuidos por planillas en hojas sueltas, cuando el empleador pruebe que dicho sistema le es más conveniente sin perjuicio para los trabajadores.

Las planillas u hojas sueltas debían ser au-torizadas por la autoridad administrativa de trabajo del lugar donde se encontraba ubicado el centro de trabajo.

Los empleadores registraran obligatoriamente a sus trabajadores en sus planillas autorizadas, dentro de las veinticuatro (24) horas de haber ingreso a prestar servicios.

VI. PLANILLA ELECTRÓNICA



Los empleadores están obligados a conservar sus planillas hasta cinco (5) años después de la terminación de sus actividades como tales, salvo disposición especial. Asimismo, están obligados a conservarlos duplicados de las boletas de pago relativas a cada trabajado, hasta cinco años después de efectuado el pago correspondiente.

6.2. PLANILLA ELECTRÓNICA

• DEFINICIÓN DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA

De acuerdo a lo indicado por la SUNAT, la Planilla Electrónica es un nuevo soporte tecnológico para el registro de información de los pagos que realiza el Empleador a los Trabajadores, Prestadores de Servicios y Pensionistas.

Es la información estandarizada del recurso humano: el más valioso de las empresas o entidades. es el registro del empleo, además del registro tradicional del trabajo formal.

La Planilla Electrónica- PDT-601 , sustituye al Libro de Planilla, al Libro de Modalidades Formativas y a los PDTS, de remuneraciones, SCTR y Retencio-nes de Impuesto a la Renta de Cuarta categoría. Entra en vigencia desde el 01 de enero de 2008.

La SUNAT, es la encargada de recepcionar la Planilla electrónica mensual-mente, emite la constancia Tributaria por el cumplimiento del pago respectivo, asimismo emite la constancia Laboral, la cual pone a disposición del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo- MTPE.

Asimismo a la fecha sigue vigente la obligatoriedad para la conservación de las Boletas de pago.

El plazo de presentación es de acuerdo al cronograma mensual de venci-mientos tributarios.



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• ÁMBITO DE APLICACIÓN DE PLANILLA ELECTRÓNICA

De acuerdo a lo establecido por la SUNAT, los sujetos obligados a lle-var la Planilla electrónica cuando cumplan con algunos de los siguientes supuestos:Cuenten con mas de 3 trabajadores.

* Cuenten con uno o mas prestadores de servicios y/o personal de terceros.

* Cuenten con uno o mas trabajadores, o pensionistas que sean asegurados obligatorios del SNP.

* Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del impuesto a la ren-ta de cuarta o quinta categoría.

* Tengan a su cargo uno o mas artistas de acuerdo a la Ley Nº 28131

* Hubieran contratado los servicios de la EPS u otorguen servicios propios de salud.

• IMPACTO DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA

* Se eliminan todos los Costos de los aspectos formales.

* No hay obligación legal de almacenamiento físico y la ONP lo tiene dispo-nible inmediatamente.

* Control extensivo informático oportuno: mes a mes.

* Eliminación de las obligaciones adicionales, lo cual ahorra costos a los Empleadores.

* Se presenta un sólo PDT.

• INFORMACIÓN DE LA PLANILLA ELEC-TRÓNICA

* Datos del Imperador

* Datos de la Trabajadores, pensionistas, derecho-habientes, prestadores de servicios y personal de terceros.

* Información mensual de los trabajadores, pen-sionistas, derecho habientes, prestadores de ser-vicios y personal de terceros



7.1. DEFINICIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Los gestores y promotores de las PYMES, deben promover que el conocimiento y manejo de la información financiera de la empresa es muy importante, para la toma de decisiones, debido que estos informes constituyen un instrumento de ges-tión básico sobre diferentes aspectos de su actividad empresarial.

Los estados financieros básicos, de mayor uso y manejo para las empresas son:

- El Balance General y

- El Estado de Ganancias y Pérdidas.

7.2. BALANCE GENERAL

El Balance General es un estado financiero en el cual, se muestra la situación financiera de una empresa, por un determinado periodo.

El Balance General, semeja a una fotografía de la empresa que permite conocer su situación económica financiera, podemos afirmar que es una Balanza que mues-tra un equilibrio, por una parte todos los recursos de la organización y por la otra todas las obligaciones que tiene.

En el Perú, el ejercicio económico es anual coincidente con el año fiscal., es de-cir comprende del 01 de Enero al 31 de Diciembre.

El Balance General, muestra tres aspectos importantes de la Empresa clasifica-dos en:

7.2.1. ACTIVO

En esta parte del balance general, se muestran los fondos disponibles, los derechos exigibles y realiza-bles que tiene una Empresa, así como las propiedades que posee y comprende las siguientes cuentas:

VII. INFORMACIÓN FINANCIERA BÁSICA



31

- Efectivo y Equivalente de efectivo- Inversiones financieras- Cuentas por Cobrar Comerciales a Terceros- Cuentas por Cobrar Comerciales a Relacionados.- Cuentas por Cobrar al Personal, socios, accionistas, directores y gerentes.- Cuentas por Cobrar Diversas- Terceros- Cuentas por Cobrar Diversas – Relacionados- Existencias- Activos Fijos- Inversiones Inmobiliarias- Intangibles

7.2.2. PASIVO

En un balance general, agrupa todas las obligaciones asumidas y reconocidas por una empresa, con las entidades financieras, el Estado, Proveedores, con terceros, con los trabajadores etc. Y comprende las siguientes cuentas:

- Tributos por pagar,- Remuneraciones y participaciones por pagar,- Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros.- Cuentas por Pagar Comerciales – Relacionadas- Cuentas por Pagar a los Accionistas, Socios,

Directores y Gerentes.- Obligaciones Financiera.- Cuentas por pagar a Terceros- Cuentas por Pagar – Relacionados.- Provisiones- Pasivo Diferido.

El valor de todas las obligaciones asumidas por la empresa, se ubican en lado derecho del Balance.

7.2.3. PATRIMONIO

Muestra el aporte de capital con el cual cuenta una Empresa, para su gestión y los resultados obtenidos en cada ejercicio.



Entre los rubros que lo conforman esta:

- Capital- Acciones de Inversión- Capital Adicional- Excedente de Revaluación- Reservas- Resultados Acumulados

El patrimonio representa todo lo que el dueño o los socios han invertido en la empresa, así como las ganancias o pérdidas que éste les genera.

Se ubica en el lado derecho del balance y debajo de los pasivos.

El Balance general puede graficarse de la siguiente manera para mejor entender o resumir lo indicado anteriormente:

ACTIVO PASIVO

MUESTRAN LOS DERECHOS Y BIENES DE LA EMPRESA

MUESTRA DEUDAS Y OBLIGACIONES DE LA EMPRESA

PATRIMONIO

CAPITAL Y LOS RESULTADOS

7.2.4. ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Es un estado financiero, el gestor de una empresa puede visualizar, los ingresos generados y los gastos efectuados dentro de un periodo de tiempo así como la utilidad obtenida:

• Los ingresos obtenidos en un determinado periodo.

• Los costos incurridos, para las ventas efectuadas.

• Los gastos administrativos y financieros incurri-dos en el periodo.

• La utilidad generada en un determinado periodo.

• Los impuestos a ser pagados al Fisco.



33

• INGRESOS

Las cuentas de ingresos representan actividades u operaciones que generan ingresos de dinero a la empresa y esta conformado por:

Ventas

- Ingresos financieros, constituidos por: intereses recibidos, descuentos sobre compras

- Ingresos varios,

- Ingresos extraordinarios, etc.

• COSTO DE VENTAS

Es el costo determinado por la empresa, por la fabricación de un producto o el bien que comercializa.

• GASTOS

Cuentas de gastos, representan actividades u operaciones que originan desembolsos de dinero a la Empresa, con el objeto de generar ingresos y comprenden:

- Los administrativos,

- Los gastos financieros

- Otros gastos extraordinarios.

El estado de ganancias y Perdidas puede graficarse de la siguiente forma:

INGRESOS (-)

COSTO DE VENTASGASTOS

UTILIDAD



Uno de los problemas principales que afrontan los gestores y conductores de PYMES (pequeños y medianos empresarios) es cómo conocer y determinar los cos-tos reales de la fabricación de sus productos y/o servicios..

Este desconocimiento los lleva a dos situaciones:

a. Subvaluación de los costos.

El afán que tienen Los emprendedores de las em-presas, es ingresar o ganar mercado, hace que en al-gunos casos sus valores de venta no cubran sus costos reales, porque estos se encuentran subvaluados al no considerar algún elemento que determina el costo de su producto (ejemplo: el local, gastos administrativos, etc.)

b. Sobrevaluación de los costos

Y en otros casos, los llevan a sobre valorar los costos de sus productos, al considerar equivocadamente algún elemento en exceso en la determinación de su costo.

La subrevaluación (sobrevalorar los costos) ge-neralmente se da por el desconocimiento del procedi-miento para determinar dichos costos.

El objetivo principal de los gestores de empresas, es llegar al mercado o ampliar mercado, sin embargo, se tienen que:

• Cuando se subvalúa un costo, el producto puede entrar al mercado, ven-diendo los productos, pero la empresa no podrá obtener el margen de uti-lidad que espera.

• Cuando sobrevalúa el costo, sus precios en el mercado no van a ser compe-titivos, y por lo tanto no venderá los productos.

Existe la necesidad para el gestor de la empresa, que se prepare y tome amplio conocimiento práctico del tema tratado en este manual, y encontrarse debidamente capacitado y preparado para asesorar, transmitir y difundir los conocimientos sobre los temas de costos y Contabilidad.

VIII. COSTOS



35

8.1. DEFINICIÓN DE COSTOS

Costo, es la suma de valores monetarios invertidos en el proceso productivo, para obtener un producto final, adquirir una mercadería o vender un servicio.

La inquietud de todo gestor de una empresa, es conocer las respuestas a las pre-guntas que muchas veces se hace como por ejemplo:

¿Cuánto realmente me cuesta producir mi pro-ducto?

¿A cuanto debo vender mi producto para ganar?

¿Hasta cuánto debo otorgar descuentos, sin que ello signifique perder?

Las respuestas a todas estas preguntas las iremos encontrando en el desarrollo de este manual.

8.2. FINALIDAD DE LOS COSTOS

Los costos tienen por finalidad proporcionar al gestor y conductor de una empresa, informaciones sobre el valor monetario asumido en la transformación, para obtener un producto final.

La información de los costos se convierte en datos es-tadísticos, permitiendo realizar, conocer y determinar pa-rámetros para la toma de decisiones y acciones de control, relativas a su proceso productivo.

SERVICIO PRODUCTO MERCADERÍA



Este manual, pretende ser un instrumento que sirva de guía al gestor de la em-presa o al Promotor Municipal.

Podemos indicar entonces que la finalidad de los costos son:

- Informar cuánto se pagó en materias primas, manos obra, y gastos de fabrica-ción, para producir un producto.

- Proporcionar datos reales sobre lo que pasó en el proceso productivo:

• ¿Qué tipo de material se utilizó?,

• ¿Cuánto tiempo se demoró?.

• ¿Cuánto nos costó una materia prima?

La sumatoria de los importes invertidos por los con-ceptos de materia prima, mano de hora y otros gastos nos dará el costo del producto final.

8.3. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS

Todo gestor o administrador de empresas, esta obligado a conocer la importan-cia que tiene la determinación de sus costos dentro de su empresa,

El conocimiento sobre la información de sus costos constituye una herramienta básica en la toma de decisiones con el objeto de:

• Determinar los precios de sus productos

• Sirve para efectuar comparaciones con los costos estimados o llamados también costos teóricos o presupuestados.

• Permite un mejor control el inventario de sus existencias o insumos utilizados en el proceso de su producción.

• Permite conocer las horas hombres realmente in-vertidas en el proceso de su fabricación.

• Proporciona información sobre las horas maquinas utilizadas en el proceso de fabricación del producto.

CARABAYLLO... CIUDAD CON INCLUSIÓN SOCIAL


37

• Da conocer los gastos adicionales en costos fijos o directos asumidos en el proceso productivo.

Teniendo conocimiento del costo, conocerá también el punto practico de equi-librio, sobre cuyo importe fijará el margen de utilidad, determinando así su valor de venta, sobre el cual podrá manejar descuentos rebajas o bonificaciones para colocar sus productos en el mercado

Teniendo el gestor de empresa pleno conocimiento del costo de sus productos le permitirá:

•Obtener una producción eficiente.

•Reducir al mínimo los desechos, desperdicios, y pérdida por fabricación.

•Mejorar los métodos y los procedimientos de fa-bricación.

8.4. TIPOS DE COSTOS POR SECTOR PRODUCTIVO

Los costos se determinan de acuerdo a la actividad económica que realicen cada una de las empresas, y según al sector productivo en el que se desarrolla:

Costos Industriales o Productivos

Costos comerciales y

Costos de Servicios

8.4.1. COSTOS INDUSTRIALES O PRODUCTIVAS

Llamado así, porque son aplicados en las empresas, dedicadas a la actividad productiva, donde se evalúa la transformación de las materias primas, pasando por distintos procesos hasta obtenerse un producto terminado, cuyo resultado son bie-nes capaces de satisfacer las necesidades del mercado.



En este tipo de empresas hay una transformación desde la materia prima hasta el producto Final, como se puede apreciar en el siguiente dibujo:

Los gestores o administradores de empresas, deben tener pleno conocimiento, que el valor acumulado en dinero de los tres elementos, es la base fundamental para determinar los costos de producción, como lo indicamos a continuación:

El consumo de las materias primas se obtie-ne de la información contenida en las tarje-tas de control de materiales.

El consumo de las mano de obra se obtiene de las pastillas de salarios.

Son los gastos fijos que tiene la PYME para el desarrollo de su actividad como alquiler del local, agua, luz, etc.

Es valor total en dinero invertido para fa-bricar su producto.

Madera en Materia Prima Proceso Producto Terminado

Materias Primas Y Auxiliares

Mano de Obra Consumidos

Gastos de Fabricación

Costo de Producción

+

+

=



39

Sin embargo para determinar el valor de venta de su producto, deberá adi-cionar los gastos administrativos que tiene la empresa, a partir de este monto, podrá determinar el margen de utilidad en ese producto.

8.4.2. COSTOS COMERCIALES.

Los costos comerciales son usados por las empresas, que se dedican a la co-mercialización, es decir a la compra y venta de productos, sin que haya existido transformación de materia.

No hay proceso de transformación, ejemplo se com-pra y se vendes bananas.

La actividad operativa que realizan estas empresas, es comprar productos, almacenarlos y ponerlos a exhibi-ción para su venta.

Este proceso se visualiza en el siguiente diagrama:

8.4.3. COSTOS DE SERVICIOS.

Los costos en estas empresas dedicadas a la prestación de servicios, están refe-ridos a inversión efectuada, para brindar al público diferentes actividades para satisfacer necesidades complementarias.

Ejemplo:

- Restaurantes, dedicados a la venta de comi-das.

- Unidades de transportes de pasajeros.

- Albañil, entre otros

La determinación de un costo de servicio, en las empresas dedicadas a esta actividad, es la suma de todos los elementos para brindar el servicio al público. Generalmente solo tienen costos fijos al cual se adiciona el margen de utilidad, para determinar su valor de venta.

Comercialización ComprasAlmacenaje Exhibición Publicidad

Ventas=



Los elementos que conforman el costo productivo, conocido también como costo industrial, y que los gestores de empresas, los conocen muy bien en la practica, ya que se encuentran conviviendo diariamente dentro de este proceso productivo, y son:

• Materias primas

• Mano de Obra

• Gastos de fabricación

9.1. MATERIAS PRIMAS Y AUXILIARES

Los conductores y gestores de las empresas dedicadas a la actividad productiva, tienen pleno conocimiento, de los componentes que sirven de base para la elabo-ración del producto al cual se dedican, saben también la cantidad exacta de su uso para fabricar un determinado producto.

La materia prima es el elemento base para la producción de cualquier producto.

Ejemplo:

- Madera, para confección de muebles

- Cuero para la fabricación de calzados, carteras etc.

- Algodón para confecciones de ropa.

- Arcillas para la confección de artículos cerámicas

IX. ELEMENTOS DEL COSTO INDUSTRIAL

Se puede apreciar el concepto en el siguiente diagrama:

ComercializaciónAlmacenaje Exhibición Publicidad

Ventas+ =



41

9.2. MATERIAS AUXILIARES

Para obtener el producto final, complementariamente estos gestores de empre-sas industriales, utilizan otros materiales par el acabado y dar por terminado su producto final, a todo lo cual se denomina materias auxiliares.

Ejemplo:

- Barniz, clavos, pintura, etc.

- Pasadores, broches, botones, cierre etc.

- Pinturas para los acabados de los artículos de arcilla etc.

9.3. MANO DE OBRA

Otro de los elementos básicos dentro de un proceso pro-ductivo, en cualquier empresa industrial, es la mano de obra del personal que participa directamente en la transformación de la materia prima y que es fácilmente identificable.

El control de este elemento se hace a través de la planilla de remuneraciones.

9.4. GASTOS DE FABRICACIÓN

Este es un tercer elemento, que interviene en el proceso productivo, y se define como aquellos gastos que se emplean para apoyar el proceso productivo, sin interve-nir directamente en ella, como son los costos fijos que tienen la empresa.

Así tenemos, por ejemplo:

Teléfono Energía Eléctrica Agua



Entre otros gastos tenemos:

- Alquiler del local.

- Lubricantes

- Combustibles

- Depreciación de las maquinarias y equipos de planta

- Limpieza

- Etc.

Es muy importante que el gestor de una empresa, conozca y ma-neje los conceptos de costos fijos, y costos variables, como factores de incidencia en la determinación de sus costos.

10.1. COSTOS FIJOS.

Son aquellos costos indirectos que la Empresa asume en forma permanente, haya o no producción. Como son los pagos de alquiler de local, agua, luz, teléfono, sueldos y salarios etc.

10.2. COSTOS DIRECTOS

Son aquellos costos que asume la empresa, en función directa a la cantidad en unidades o volumen de los bienes que produce.

Ejemplo

Materias primas y auxiliares.

X. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS



43

Es de necesidad fundamental que los gestores de empresas, aprendan a controlar todos los desembolsos que se originan para efectuar el proceso productivo de sus productos, los que deberán ser registrados con la finalidad de determinar los costos de pro-ducción real, en forma unitaria y total.

El conocimiento de los costos de producción, le permitirá al gestor o administrador de la empresa, tomar decisiones empresaria-les importantes como:

• Definir o asignar los valores de venta de sus productos.• Definir políticas de ventas• Definir medidas de control de calidad.

11.1. REGISTRO PERMANENTE EN UNIDADES (VINCARD)

Este registro consiste tener un control físico de las materias primas y auxiliares en forma exacta en numero de unidades.

En la tarjeta vincard Registra las entradas y salidas solamente en unidades; es decir sin necesidad de darles un valor en soles por unidad de material.

Esta tarjeta de control, que se coloca en un lugar visible para identificar al insu-mo, contiene los siguientes datos:

- Nombre del insumo, con el cual se identifica

- Fecha, de ingreso o salida del insumo

- Ingreso, se colocará el numero de unidades que ingresa

- Salida, controla el numero de unidades que sale a la producción

EJEMPLO REGISTRO DE INGRESO Y SALIDA

• Según factura Nº 8015, de fecha 05 de agosto del 2010, compramos al pro-veedor maderas Pucallpa, lo siguiente:

XI. REGISTRO Y CONTROL DE COSTOS



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Cant. Detalle P. Unitario Imp. Total50m2 Madera Caoba S/.50.00 S/. 2,500.00

IGV 450.00 Total 2,950.00

• Para producción hemos utilizado el 30 de agosto del 2010, según nota de salida de almacén Nº 120, la cantidad de 30 m2 de madera caoba.

Para llevar el registro de mi tarjeta de control visible, se toma información de la factura de compra, y consumo de producción registraremos éstos datos:

TARJETA DE CONTROL VISIBLE

Nombre del Insumo: MADERA CAOBA

Fecha Ref.dcmto Ingreso Salida Saldo 05-08-2010 Fact.8015 50 M2. 50 M2.30-08-2010 NSA.120 30M2l 20 M2l

Una vez registrado el ingreso nos da un stock disponible al cual deduciremos las salidas de este insumo para conocer cuánto de material nos queda.

11.2. INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO (KARDEX)

Este registro y control de insumo se lleva en una tarjeta muy similar al control anterior, porque en ella también se controla ingresos y salidas de insumo en canti-dades. La diferencia está que esta tarjeta se encuentra valorizada.

Este registro se denomina Kardex, y también es conocida como tarjeta de in-ventario permanente, porque con la simple visualización del saldo final, tendremos la información del stock de insumos y su respectivo valor.

Con la información del ejemplo anterior, registraremos la operación, en el si-guiente formato:

Tomaremos como base la información de la compra de la madera caoba, para complementar la tarjeta de kardex valorizado.



45

TARJETA DE KARDEX VALORIZADO

Insumo: ALGODÓN

Unidad. Medida : KILOS

Fecha Ref.dcmto Ingreso Salida Saldo

Und. s/. Und. s/. U Und. s/.

05-08-2010 Fact.8015 50 m2 50.00 50 2,500

30-08-2010 NSA.120 30 50.00 1,500 1,000

Como se ha podido apreciar con la simple visualización de la tarjeta, ya cono-cemos el stock de materias primas que tenemos y su respectivo valor.

Este control se puede llevar en forma manual.

O también puede llevarse a través de programas computa-rizados.

11.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIA-LES AUXILIARES.

Como se ha explicado en los párrafos anteriores, las materias primas son insu-mos identificables e individualizados con precisión, por lo que su consumo debe ser controlado, en registros ubicados en el ALMACEN, a través tarjeta de control visible de unidades o con el Kardex valorizado.



Gran parte de la población de gestores o administradores de empresas, se confunden con el valor adicional que constituye el IGV, muchos creen que es parte de los costos y por lo tanto, lo incluyen en el valor de sus materias primas y materias auxiliares.

Se tiene que dejar muy en claro que el IGV, es un valor ex-cluyente a las operaciones de compras y ventas que realiza una empresa, debido que es un impuesto que debe ser transferido al Estado, y por lo tanto no forma parte del costo ni gasto de una Empresa, como se puede apreciar en el siguiente diagrama:

EL IGV LE PERTENECE AL ESTADO

Al valor de este insumo no se le debe incluir el importe del IGV, porque no forma parte del costo.

Cuando la empresa realiza una operación de venta, también al valor de venta adicionamos un IGV, cuyo importe no forma parte de nuestra utilidad, puesto que este fondo debemos de transferir al Estado, luego de efectuar una liquidación entre el IGV retenido por venta y el IGV pagado por las compras efectuadas.

XII. EL IGV NO FORMA PARTE DEL COSTO

El control de su consumo en cada producción es importante, porque ello permitirá valorizar el proceso productivo del articulo que se esta fabricando, además de proporcionar información estadística.

Valor de Venta I.G.V.Precio de

Venta+ =



47

Ejemplo:

VENDEMOS:

Producto V.Unit Importe IGV Total 100mt cable 50.00 5,000.00 900.00 5,900.00

COMPRAMOS:

Producto V.Unita Importe IGV Total carretes 30.00 300.00 54.00 354.00

Sobre la base de estas operaciones, solo tomaremos los valores de ventas para controlar nuestras compras y nuestras ventas, y por el IGV efectuaremos en forma mensual una liquidación para pagar al Estado este impuesto.

Así tenemos la liquidación siguiente sobre la base de los datos del ejemplo an-terior:

Como se puede apreciar, el IGV liquidado para ser pagado al Estado, es la dife-rencia entre el IGV, retenido o cobrado a nuestros clientes al momento de la venta de nuestro producto, y el IGV pagado a nuestros proveedores por la compra de in-sumos para elaborar nuestro producto.

EL IGV de la Venta Cobrada

S/. 900.00

EL IGV de la Compra Cobrada

S/. 54.00

EL IGV por Pagar al Estado

S/.846.00- =



Una de las preocupaciones más grandes y permanentes que tienen los gestores y administradores de las empresas es buscar siempre la forma de reducir sus costos, para poner sus productos en el mercado a un menor precio de venta, accesible a mayor población.

Para lograr el objetivo de reducir sus costos al máximo, el gestor o administra-dor de la empresa, deberá lograr una mayor eficiencia en el proceso de producción, de comercialización o en la prestación de un servicio, es decir que:

1. En los tres sectores productivos, se debe tener un me-jor y control adecuado de los elementos que confor-man sus costos.

2. Reducir los costos fijos, con un racional uso.

3. Buena calidad del producto que produce.

Factores importantes, que influyen en la reducción de sus costos, que les permi-tirá mayores posibilidades de ventas al ofrecer precios competitivos en el mercado, así hacer que su empresa se desarrolle en el mercado.

XIII. MINIMIZAR LOS COSTOS



49

ANEXO 1: LIBRO DIARIO

NÚ

MER

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CO

RR

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IVO

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EL A

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C:

APEL

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N S

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IAL:



ANEXO 2: LIBRO MAYOR

FECHA DE LA OPERACIÓN

NÚMERO CORRELATIVO

DEL LIBRO DIARIO (2)

GLOSA O DESCRIPCIÓN DE

LA OPERACIÓN

SALDOS Y MOVIMIENTOS

DEUDOR ACREEDOR

TOTALES

(1) El contribuyente elegira si lo lleva como titulo o columna

(2) Para los casos de contabilidad manual, cuando el número correlativo no permita relacionar el origen de la operación y/o documento de origen

PERIODO:

RUC:

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

CÓDIGO Y/O DENOMINACIÓN DE LA CUENTA CONTABLE (1)



51

ANEXO 3: INVENTARIO Y BALANCES

CUENTA REFERENCIA DE LA CUENTA SALDO CONTABLE FINAL

CÓDIGO DENOMINACIÓN

ENTIDAD FINANCIE-

RATABLA (3)

NÚMERO DE LA

CUENTA

TIPO DE MONEDA(TABLA 4)

DEUDOR ACREEDOR

TOTALES

EJERCICIO:

RUC:




ANEXO 4: INVENTARIO Y BALANCES

NÚ

MER

O

CO

RR

E-LA

TIVO

D

EL

ASIE

N-

TO O

C

ÓD

IGO

Ú

NIC

O D

E LA

OPE

-R

ACIÓ

N

FEC

HA

DE

EMI-

SIÓ

N

DEL

C

OM

-PR

O-

BAN

TE

DE

PAG

O

O

DO

CU

-M

ENTO

FEC

HA

DE

VEN

CI-

MIE

N-

TO Y

/O

PAG

O

CO

MPR

OBA

NTE

DE

PAG

OIN

FOR

MAC

IÓN

DEL

C

LIEN

TE

VALO

R

FAC

TU-

RAD

O

DE

LA

EX-

PORT

A-C

IÓN

BASE

IM

PO-

NIB

LE

DE

LA

OPE

-R

A-C

IÓN

G

RAV

A-D

A

IMPO

RTE

TOTA

L D

E LA

O

PER

ACIÓ

N

EXO

NER

ADA

O

INAF

ECTA

ISC

IGV

Y/O

IP

M

OTR

OS

TRIB

U-

TOS

Y C

AR-

GO

S Q

UE

NO

FO

R-

MAN

PA

RTE

DE

LA

BASE

IM

PO-

NIB

LE

IM-

PORT

E TO

TAL

DEL

C

OM

-PR

O-

BAN

TE

DE

PAG

O

TIPO

D

E C

AM-

BIO

REF

EREN

CIA

DEL

CO

MPR

OBA

NTE

D

E PA

GO

O D

OC

UM

ENTO

OR

IGI-

NAL

QU

E SE

MO

DIF

ICA

TIPO

(TAB

LA

10)

Nº

SER

IE

O N

º DE

SER

IE

DE

LA

MA-

QU

INA

REG

IS-

TRA-

DO

RA

NÚ

ME-

RO

DO

CU

MEN

TO

DE

IDEN

TID

ADAP

ELLI

-D

OS

Y N

OM

-BR

ES,

DEN

OM

I-N

ACIÓ

N

O R

AZÓ

N

SOC

IAL

EXO

-N

ERA-

DA

INAF

EC-

TAFE

CH

ATI

PO

(TAB

LA

10)

SER

IE

Nº D

EL

CO

M-

PRO

-BA

NTE

D

E PA

GO

O

D

OC

U-

MEN

TO

TIPO

(T

ABLA

2)

NÚ

ME-

RO

TOTA

LES

PER

IOD

O:

RU

C:

APEL

LID

OS

Y N

OM

BRES

, DEN

OM

INAC

IÓN

O R

AZÓ

N S

OC

IAL:



53

ANEXO 5: REGISTRO DE COMPRA

NÚ

MER

O

CO

RR

ELA-

TIVO

DEL

AS

IEN

TO

O C

ÓD

IGO

Ú

NIC

O D

E LA

OPE

RA-

CIÓ

N

FEC

HA

DE

EMI-

SIÓ

N D

E C

OM

-PR

O-

BAN

TE

DE

PAG

O O

D

OC

U-

MEN

TO

FEC

HA

DE

VEN

CI-

MIE

NTO

O

FE-

CH

A D

E PA

GO

(1

)

REF

EREN

CIA

DE

LA O

PE-

RAC

IÓN

Nº D

EL C

OM

PRO

-BA

NTE

DE

PAG

O,

DO

CU

MEN

TO, N

º D

E O

RD

EN D

EL

FOR

MU

LAR

IO

FÍSI

CO

O V

IRTU

AL,

Nº D

E D

UA,

DSI

O

LIQ

UID

ACIÓ

N

DE

CO

BRAN

ZA U

O

TRO

S D

OC

UM

EN-

TOS

EMIT

IDO

S PO

R L

A SU

NAT

PA

RA

ACR

EDI-

TAR

EL

CR

ÉDIT

O

FISC

AL E

N L

A IM

PORT

ACIÓ

N

INFO

RM

ACIÓ

N D

EL P

RO

-VE

EDO

R

ADQ

UIS

ICIO

-N

ES G

RAV

ADAS

D

ESTI

NAD

AS A

O

PER

ACIO

NES

G

RAV

ADAS

Y/O

D

E EX

PORT

ACIÓ

N

ADQ

UIS

ICIO

-N

ES G

RAV

ADAS

D

ESTI

NAD

AS A

O

PER

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NES

G

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ADAS

Y/O

D

E EX

PORT

ACIÓ

N

Y A

OPE

RAC

IO-

NES

NO

GR

AVA-

DAS

TIPO

(T

ABLA

10

)

SER

IE

CÓ

DIG

O

DE

LA

DEP

EN-

DEN

CIA

AD

UA-

NER

A (T

ABLA

11

)

AÑO

DE

LA E

MI-

SIÓ

N D

E LA

DU

A O

DSI

DO

CU

MEN

TO D

E ID

ENTI

DAD

APEL

LI-

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S Y

NO

M-

BRES

, D

ENO

-M

INA-

CIÓ

N O

R

AZÓ

N

SOC

IAL

BASE

IM

PON

I-BL

EIG

VBA

SE

IMPO

NI-

BLE

IGV

TIPO

(T

ABLA

2)

NÚ

ME-

RO

TOTA

LES

PER

IOD

O:

RU

C:

APEL

LID

OS

Y N

OM

BRES

, DEN

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INAC

IÓN

O R

AZÓ

N S

OC

IAL:

(1) S

eñal

ar la

fech

a co

rresp

ondi

ente

, de

acue

rdo

a lo

est

able

cido

en

el li

tera

l b) d

el in

ciso

II d

el n

umer

al 1

del

Arti

culo

10

del

Reg

lam

ento

de

la L

ey d

el IG

V.(2

) Sól

o pa

ra lo

s ca

sos

de u

tiliz

ació

n de

ser

vici

os o

adq

uisi

cion

es d

e in

tang

ible

s pr

oven

ient

es d

el e

xter

ior.

(3) S

ólo

para

los

caso

s de

det

racc

ione

s. E

s op

tativ

o el

llen

ado

cuan

do e

xist

a un

sis

tem

a de

enl

ace

que

man

teng

a di

cha

info

rmac

ión

y se

pue

da id

entifi

car l

os c

ompr

oban

tes

de p

ago

resp

ecto

de

los

cual

es s

e ef

ectu

ó el

dep

ósito

.



ADQ

UIS

ICIO

NES

G

RAV

ADAS

DES

TI-

NAD

AS A

OPE

RAC

IO-

NES

NO

GR

AVAD

AS

VALO

R

DE

LAS

ADQ

UI-

SIC

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NES

NO

G

RAV

A-D

AS

ISC

OTR

OS

TRIB

U-

TOS

O

CAR

-G

OS

IM-

PORT

E TO

TAL

Nº D

EL C

OM

PRO

-BA

NTE

DE

PAG

O

EMIT

IDO

PO

R

SUJE

TO N

O D

OM

I-C

ILIA

DO

(2)

CO

NST

ANC

IA D

E D

EPÓ

SITO

DE

DET

RAC

CIÓ

N (3

)

TIPO

DE

CAM

BIO

REF

EREN

CIA

DEL

CO

MPR

OBA

NTE

DE

PAG

O O

DO

CU

MEN

TO O

RIG

INAL

QU

E SE

MO

DIF

ICA

NU

ME-

RO

FEC

HA

DE

EMI-

SIÓ

NFE

CH

ATI

PO

(TAB

LA

10)

SER

IE

Nº D

EL

CO

M-

PRO

-BA

NTE

D

E PA

GO

O

DO

CU

-M

ENTO

BASE

IM

PON

IBLE

IGV



ANEXO 6: CAJA Y BANCO DETALLE

NÚMERO CO-RRELATIVO DEL

REGISTRO O CÓDIGO ÚNICO DE

LA OPERACIÓN

FECHA DE LA

OPERA-CIÓN

REFEREN-CIA DE LA CUENTAENTIDAD

FINANCIERATABLA (3)

NÚMERO DE LA CUENTA

DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

CUENTA CONTABLE ASOCIADA

SALDOS Y MOVIMIENTOS

CÓDIGO DENOMI-NACIÓN DEUDOR ACREE-

DOR

TOTALES

PERIODO:

RUC:




56

68021806 manual contabilidad pymes

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