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Contabilidad

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Manual de Contabilidad

PRESENTACION

La Contabilidad se define como la planificación, proceso, conservación, análisis e interpretación de todas las operaciones económico - financieras de un negocio.

El presente manual tiene la Finalidad de proporcionar al usuario una valiosa herramienta para la correcta implementación, utilización y aprovechamiento del Sistema de Contabilidad DATCORP. Para ello, el manual esta diseñado pensando en las necesidades del usuario y la practicidad para su aplicación; de tal manera que en la medida que se avance con la lectura del presente manual y con la ayuda de los gráficos incorporados, el usuario podrá aprender en forma sencilla las bondades del Sistema de Contabilidad.

Hoy en día una Contabilidad eficiente y eficaz, debe reunir indefectiblemente estas características, de tal forma que los informes que esta emita reúnan las mismas condiciones de oportunidad y razonabilidad para una adecuada toma de decisiones.

Teniendo en cuenta, esta gran necesidad de las empresas, el Sistema Integral DATCORP, a través del Sistema de Contabilidad brinda hoy en día la mejor herramienta para la centralización y registro de las operaciones generadas en los diversos Sistemas de Gestión adquiridos. He aquí, la importancia de lo integral del Sistema DATCORP, pues la información fluye al Sistema de Contabilidad en forma automática y de igual forma se traduce en asientos contables, listos para ser procesados y obtener los Estados Financieros oportunamente, que es el principal objetivo del Área de Contabilidad.

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Capítulo 1 - SISTEMA DE CONTABILIDAD

Con DATCORP los asientos son registrados directamente al sistema o transferidos en forma automática desde los otros sistemas (si estos han sido adquiridos). Todos estos asientos tanto los registrados directamente como lo generados de los otros sistemas son guardados, si el asiento reúne todas las características básicas y predefinidas, el sistema le atribuye la condición de pendientes.

Concluido el registro de todos los asientos de un período (que es definido por el usuario; por ejemplo diario, semanal, quincenal, mensual) se realiza el proceso de Actualización (o mayorización) en cual se actualizan los saldos de las cuentas en base a todos los asientos guardados con la condición de “pendientes”. A partir de este proceso se pueden obtener todos los informes (reportes y consultas) que emite el sistema Contable.

A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un Sistema Informático Integral como el DATCORP se deben seguir ciertos lineamientos que les va a permitir una mejor contabilización y control de sus operaciones reflejado en reportes confiables y oportunos, aunque no sea necesario definir completamente la Contabilidad para usar los otros sistemas, como FACTURACION, INVENTARIOS, CUENTAS POR COBRAR, CUENTAS POR PAGAR, etc., ni tampoco será necesario definir completamente u obtener estos otros Sistemas DATCORP para utilizar y beneficiarse de las bondades del Sistema de Contabilidad.

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ESTRUCTURA DE LOS MÓDULOS Al ingresar al Módulo de Contabilidad, observamos el menú disponible, el cual contiene una serie de opciones, permitiendo así poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar. El menú se muestra bajo la siguiente estructura:

Tablas Básicas Registro de Transacciones Procesos de Actualización Informes Consultas Centralizaciones de Módulos

1. TABLAS Nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las tablas básicas del sistema contable. Estos datos generalmente son información relativamente fija en el sistema; es decir, sufren modificaciones muy rara vez Como contiene la configuración general del módulo de Contabilidad, muchas de las mismas sirven de base para ser usada en todo el sistema Datcorp. Por tanto, la adecuada configuración de las tablas permitirá un registro eficiente, dinámico y seguro de sus operaciones. Es por ello que se recomienda de manera categórica, que dichas tablas sean configuradas por personal con un alto grado de capacitación, criterio y experiencia en la empresa a fin de que plasme en las tablas del

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DATCORP las necesidades de información propias de la empresa. Entre los procesos que se permiten realizar en este menú son: el de mantenimiento (Creación, modificación, eliminación, consulta) y listado de los datos contenidos en estas tablas. Las opciones definidas en el menú de TABLAS son las siguientes:

1.1 Entorno del sistema 1.2 Períodos contables 1.3 Plan de cuentas local 1.4 Plan de cuentas equivalente 1.5 Centros de utilidad 1.6 Centros de costos 1.7 Monedas 1.8 Bancos 1.9 Giros de negocio 1.10 Códigos auxiliares 1.11 Tipos de impuestos 1.12 Subdiarios 1.13 File 1.14 Numeradores 1.15 Tipos de Cambio 1.16 Tipos de documento 1.17 Estados Financieros

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1.1 ENTORNO DEL SISTEMA: En el Entorno del Sistema se determinan los ejercicios contables a trabajar en el Sistema Integral DATCORP, además de ello, tiene por función establecer los meses de dichos ejercicios que permanecerán abiertos y aquellos que estarán cerrados.

Al dar un click sobre la pestaña ‘Entrada de Datos’, se mostrará la ventana que a continuación se presenta:

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Los datos a ingresar en esta ventana son los siguientes: a) Año 1: Se debe digitar el primer año o ejercicio

contable a partir del cual se ingresará la información contable. Cabe resaltar que una ingresado el año, el ingreso de información contable puede iniciarse en cualquiera de los meses.

b) Meses: Para cerrar un mes (no acepta

modificaciones, solo da acceso a reportes y consultas) se digita la letra ‘C’ y se da un click en guardar de la Barra de Herramientas. Los meses abiertos, son aquellos cuyas casillas están en blanco. No es necesario cerrar el mes anterior para cerrar el actual. Nota: El cierre del entorno, impide el acceso a los comprobantes, protegiéndolos de cualquier alteración, por lo cual consiste en un proceso, ni genera registros adicionales.

c) Año 2: Los procedimientos son los mismos. d) Meses: Los procedimientos son los mismos.

Ej. : El mes de enero ha sido cerrado, y se intenta ver sus comprobantes fuentes:

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1.2 PERIODOS CONTABLES El ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el ingreso de información en los libros y culmina con la emisión de los reportes financieros. Para ello se debe definir un ‘periodo’ generalmente 12 meses (llamado ejercicio fiscal) en algunos países esta reglamentado el periodo fiscal para ciertas clases de negocios, se pueden tener periodos de 4, 6, 12 meses, etc. En estas tablas se definen los periodos contables en los cuales se trabajarán las operaciones de registro. Con tal fin se presentan dos tablas. Una para crear los ejercicios fiscales y otra para matricular los periodos que existirán en cada ejercicio. Cada vez que se configure una nueva empresa el sistema solicitará el llenado de estas tablas Cada vez que se ingrese al sistema éste validará que los periodos para la fecha ingresada hayan sido previamente matriculados.

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Ejercicios Fiscales Bajo esta opción matriculamos los ejercicios fiscales de acuerdo a los siguientes pasos

Asignamos el código del ejercicio. Este campo consta de 6 caracteres. Por ejemplo: Creamos el ejercicio fiscal bajo el código EJ2006 para hacer más fácil la lectura que nos estamos refiriendo al ejercicio correspondiente al año 2006.

Como habrán notado el código que nosotros asignemos es libre, razón por la cual consideramos muy importante estructurar adecuadamente el mismo.

Indicamos la descripción del código. Para el

ejemplo indicaremos ‘EJERCICIO 2006’

Indicamos la fecha de inicio y fin para el periodo que estamos creando. Para el ejemplo indicamos desde el 01/01/2006 al 31/12/2006. Es importante indicar que no necesariamente las fechas de inicio y fin deben coincidir con el periodo calendario, puesto que en algunos países los ejercicios fiscales inician en un mes diferente a enero y por lo tanto concluyen en otro mes diferente al de diciembre.

Indicamos el número de periodos que tendrá el ejercicio fiscal que estamos creando. Para el ejemplo indicamos 12 para hacer referencia a los doce meses del año. Sin embargo podemos asignar mas periodos.

Indicamos el Prefijo del período. El sistema guarda en la base de datos de todos los movimientos el código del período al cual pertenece. Este código de período se construye concatenando el Prefijo que le indiquemos mas un correlativo. Para el ejemplo indicaremos el siguiente prefijo: EJ06.

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Indicamos el correlativo con el cual va a iniciar el primer período dentro de este ejercicio. Para el ejemplo indicamos el valor 1 para hacer referencia que nuestro primer periodo mensual empezará en ese valor.

Por tanto los periodos mensuales que indiquemos en la siguiente tabla tendrán como código la siguiente estructura. EJ0601 que viene a ser el prefijo + el correlativo

Períodos Mensuales

Bajo esta opción matriculamos los períodos mensuales pertenecientes al ejercicio fiscal que acabamos de crear. Esta se realiza de acuerdo a los siguientes pasos:

Seleccionamos el ejercicio fiscal previamente creado y para el cual deseamos crear sus períodos mensuales.

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Al aceptar este código, automáticamente se crean los periodos mensuales así como sus códigos de período de acuerdo a los parámetros indicados en la tabla de ejercicios fiscales. Para el ejemplo: Se crearán automáticamente 12 períodos mensuales y que tendrán como código EJ0601 hasta el EJ0612

Una vez indicado ingresada a esta opción necesariamente tienen que completarse los datos que faltan para el número de periodos mensuales creados. De otra manera el sistema le mostrará el siguiente mensaje

Para completar los datos para los períodos mensuales ubicamos el cursor en el período que queremos completar haciendo un click con el botón izquierdo del Mouse. Para el ejemplo nos posicionamos en el período EJ0601 y hacemos clic. En la parte superior se muestra el texto CODIGO del período mensual en donde hemos seleccionado.

A la derecha del texto CODIGO completamos el nombre del período mensual al cual nos referimos. Para el ejemplo se muestra el valor EJ0601, entonces digitamos ENERO o cualquier otro nombre que ustedes designen. Tal como se muestra en la figura

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En la fecha de inicio indicamos la fecha de inicio y fin del periodo mensual. Para el ejemplo estamos indicando que se inicia el 01 de enero del 2006 y concluye el 31 de enero del 2006.

Luego Hacemos un clic sobre el signo + para aceptar ese cambio respecto a ese período mensual. Al realizar esto el sistema les mostrará la siguiente imagen

Otro dato importante es referente a asignar el mes en el cual se registrará el asiento de apertura. Para el ejemplo el sistema asume que el primer período contendrá el asiento de apertura, razón por la cual la marca con un check al código EJ0601. Si se requiere se le puede indicar un mes diferente para el asiento de apertura.

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Luego de completar el primer período continuamos con el siguiente de la misma forma.

En esta tabla también se indica el tipo de cambio cierre para cada mes. Sólo es necesario cuando se requiera procesar el mes que necesitemos emitir el balance. Por lo tanto para efectos de la creación de los períodos mensuales no es obligatorio completarlos.

Una vez que hayamos concluido con todos los períodos mensuales del ejercicio fiscal seleccionado procedemos a guardar la información. Para ello nos ubicamos en el icono que contiene la figura de un Diskette.

1.3 PLAN DE CUENTAS Al seleccionar del menú Tablas la opción ‘Plan de Cuentas’ el sistema le muestra la siguiente ventana:

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A) LISTA: En la pestaña de ‘Lista’ se muestra por defecto las 50 últimas cuentas creadas; Si requerimos que nos muestre todas las cuentas nos ubicamos en el texto BUSCAR POR y seleccionamos la opción ‘NINGUN FILTRO’ Si necesitamos ubicar una cuenta o grupo de cuentas primero elegimos el criterio de nuestra búsqueda. El sistema nos permite buscar por Código de cuenta contable CUENTA o por el nombre de la misma DESCRIPCION Una vez elegido el criterio tenemos que indicar el valor de nuestra búsqueda. Para ello tenemos las siguientes alternativas.

Búsqueda por dato exacto: Si tengo el nombre completo del valor que busco entonces lo digito completamente. Por ejemplo si necesitamos ubicar la cuenta contable 12101 el sistema buscará el dato exacto, si no encuentra no mostrará ningún valor en la LISTA

Búsqueda por valor de inicio: Digito el valor de búsqueda seguido de %. El sistema buscará los datos del valor digitado que empiecen con ese valor. Por ejemplo si digitamos 121% el sistema ubicará todas las cuentas que empiecen con el valor 121

Búsqueda por valor final: Digito % seguido del valor de búsqueda. El sistema buscará los datos que culminen en ese valor digitado. Por ejemplo si digitamos %121 el sistema ubicara todas las cuentas que culminen con el valor 121

Búsqueda por valor que contenga: Digito % al inicio y al final del valor de búsqueda. El sistema buscará los datos que contengan el

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valor de búsqueda. Por ejemplo si digitamos % 121% el sistema mostrará todas las cuentas que contengan un valor 121

Es importante indicar que una vez elegido el criterio de búsqueda se mostrará la lista siempre que indiquemos F5 Ej. : Deseo ver la configuración de la cuenta “12102” 1. Dar un Click al botón ‘Buscar’ de la Barra de

Herramientas. 2. Indicar la Clave de Búsqueda o tipo de búsqueda

(por cuenta) utilizando el botón desplegable.

3. Ingresar la Cuenta o descripción a buscar según lo

indicado en la opción anterior (12102). 4. Ubicamos el valor en la lista lo cual le permite

entrar a las pestañas ‘Datos Generales’ ’Configuración 1 y/o 2’ para dar mantenimiento

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Esta forma de búsqueda de cuentas la podrá ejecutar en muchas ventanas del Sistema y en cualquiera de las pestañas de entradas de datos. Para crear las cuentas contables debe hacer un click en el botón ‘Nuevo’, con lo cual el sistema le muestra la pestaña ‘Datos Generales’ totalmente en blanco parar la creación de una cuenta contable. B) DATOS GENERALES: En esta pestaña se crean, modifican y definen las “exigencias” de las cuentas al momento de su registro (Coa, Registro, C. Costo). También se establece la forma en que las mismas habrán de cancelarse durante la Mayorización. Y por último se configuran los asientos automáticos por diferencia de cambio.

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a) Código: Ingrese el número de la cuenta contable.

Las cuentas de último nivel pueden tener hasta 10 dígitos (lo cual puede ser ampliado a solicitud del cliente). No está de más recordar que el Plan Contable General Revisado todavía está vigente, por lo que debe respetarse su codificación mínimo hasta los 3 dígitos.

b) (T) título/ (D) Detalle: Se debe indicar si el código

registrado es una cuenta de registro. El valor ‘T’ se usa para cuentas de agrupamiento y ‘D’ para cuenta de detalle. El estándar del Sistema es para tres niveles de agrupamiento de cuentas (Ver Ej. de Descripción)

c) Descripción: Nombre de la cuenta. Ej. : CUENTA DESCRIPCION T / D NIVEL 10 CAJA Y BANCOS T 2 dígitos 104 CTAS. CTES. BANCARIAS T 3 dígitos 10401 BANCO DE CREDITO M.N. D Cuenta

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d) Partida: Registrar el código de la partida presupuestal a la que esta asociada esta cuenta contable. Este dato es exigible si cuenta con el sistema de presupuestos.

e) Cuenta Equivalente: Se registra el código de la

cuenta de un Plan de Cuentas adicional, lo cual permite llevar una sola contabilidad según dos planes de cuentas equivalentes. Se puede llamar la ventana de ayuda (click derecho) para seleccionar la cuenta equivalente a la que se está creando.

f) Coa: Al indicar la opción “si”, cada vez que se quiera

registrar un asiento utilizando esta cuenta, el sistema le exigirá que ingrese un “Código Auxiliar”. Con ello se asigna el registro de la cuenta contable a un Coa específico, pudiendo obtener saldos de cuentas contables por cada uno de las coas registrados.

g) Registro: Es una exigencia que consiste en indicar

al sistema si deseamos que en los registros y saldos de cuentas por código (indicado anteriormente) se asigne además un detalle de los documentos que lo conforman.

h) Tipo de Cancelación: Es importante resaltar que de

poco sirve haber escogido las opciones anteriores correctamente, si luego no indicamos el tipo de cancelación concordante con dichas especificaciones. Contablemente el “Tipo de Cancelación” se refiere al tipo de mayorización efectuado (en memoria), a fin de establecer el nivel de análisis de los saldos finales.

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Ej.: Para la cuenta 12102 “Facturas por Cobrar en M.E.” las indicaciones serán: - Coa: “SI” (para indicar el código del cliente al

provisionar una factura). - Registro: “SI” (para indicar el # de factura motivo

de provisión. - Tipo de Cancelación: “Por Cuenta Coa y

Registro” (para obtener el saldo de la cuenta 12102 por Cliente y disgregado por documento.

i) Centro de Utilidad: Indicamos si la cuenta exigirá

que se le asigne un centro de utilidad. Una cuenta que exige centro de utilidad no se permite que exija centro de costo. Estos son excluyentes. Generalmente las cuentas de ingresos por resultados tales como ventas, Ingresos Diversos, Ingresos excepcionales son las que exigirán centros de utilidad

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j) Centro de Costos: Consiste en la asignación de gastos a los Centro de Costos creados por la empresa. Con ello se podrá obtener cuadros de los gastos incurridos por cada uno de los centros. Generalmente las cuentas que exigen centro de costo son las cuentas de gastos.

k) Moneda Extranjera: Sirve para indicarle al sistema

las cuentas contables que tendrán movimiento en dólares (u otra moneda). Con el objeto de que el sistema calcule la diferencia del tipo de cambio en la cancelación o el cierre tomando como referencia los importes en dólares.

l) Tipo Diferencia de Cambio: Esta indicación es muy

importante para que el sistema calcule correctamente el importe de las diferencias de cambio.

Sirve para indicarle al sistema cual es el saldo en moneda extranjera que debe tomar para calcular dicha diferencia:

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• El ajuste por saldo consiste en tomar el saldo en dólares de la cuenta y ajustarlo al tipo de cambio de cierre.

• El ajuste por saldo analizado, toma el saldo de

cada registro, a fin de atribuirle a este el efecto de la diferencia de cambio. Ej. :

CUENTA M.E. TIPO DE DIF. CAMBIO T.C.

10402 SI AJUSTE POR SALDO COMPRA 12102 SI A. POR SALDO ANALIZADO COMPRA 42102 SI A. POR SALDO ANALIZADO VENTA

Se recomienda que las cuentas que tengan exigencia de coa y registro y que a su vez exijan dólares se le indiquen en esta opción que el ajuste por diferencia en cambio sea a nivel analítico. m) Tipo de cambio: Indica cual es el tipo de cambio de

cierre a utilizar (compra o venta) con el fin de calcular la diferencia correcta. Ver ejemplo anterior.

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n) Cuenta ganancia: Indica la cuenta contable en la que se registrará (en caso exista) la ganancia por diferencia de cambio. Puede llamarse la ventana de ayuda (click derecho).

o) Cuenta pérdida: Indica la cuenta contable en la

que se registrará (en caso exista) la pérdida por diferencia de cambio. Puede llamarse la ventana de ayuda (click derecho).

Ejemplo de la Configuración de una Cuenta Contable

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p) Cuenta de Destino: En esta opción se indican las cuentas de destino que automáticamente generara el sistema. Se pueden definir hasta dos asientos automáticos de destino. También se indica a que columna del “Balance Columnado” irá el saldo de esta cuenta a fin obtener los 3 Estados Financieros Básicos; es importante resaltar que muchas veces el Balance Columnado no cuadra por que estos datos (destino y columna) no fueron correctamente definidos. • Asiento Automático 1: Esta opción permite

generar asientos por Transferencia o por Destino. Este ‘asiento’ se genera automáticamente durante el proceso de “Actualización” (Pág. XX) y por los mismos importes que el consignado para esta cuenta. Su utilización más frecuente es para generar los asientos de destino de la clase 6 a la clase 9 o viceversa.

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Para simplificar la búsqueda de las cuentas automáticas, se da un click derecho sobre las etiquetas a fin de llamar a la ventana de ayuda y ubicar mejor la cuenta necesaria.

- Cuenta Debe 1: Indicar la cuenta contable que irá en el “debe” al generar el primer asiento automático de destino. Ej.: Destino de la Cuenta Contable “60601” Compra de Suministros Diversos

- Cuenta Haber 1: Indicar la cuenta contable que irá en el “haber” al generar el primer asiento automático de destino.

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a) Asiento Automático 2: El procedimiento es el

mismo que el indicado para configurar el ‘Asiento Automático 1’.

b) Columna de Balance: Se anota el tipo de cuenta

que se registra (B, F, N o A) a fin de que en el reporte de Balance Columnado se ubique el saldo de la cuenta en la(s) columnas correctas. Ej.:

CUENTA DEBE 1 HABER 1 COL. B.

12102 B 60101 20101 61101 N 94905 65905 79101 F 70101 A 79101

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1.3 PLAN DE CUENTAS EQUIVALENTE: Permite la creación de códigos de cuentas adicionales al Plan de Cuentas Regulado por leyes locales. Este usa por ejemplo cuando un grupo empresarial maneja un Plan de cuentas corporativo distinto al de la empresa o para compañías subsidiarias de corporaciones transnacionales que informan sus balances y movimientos según el Plan de Cuentas de la Principal.

Para crear una cuenta adicional se da un click al botón ‘Nuevo’, con lo cual el sistema muestra la pestaña ‘Entrada de datos’ en blanco. Los datos a ingresar son: a) Código: Ingresar el número de la cuenta

equivalente, en este caso no se distinguen niveles, puesto que asumen todas los importes y características de las cuentas del Plan Contable con la cual se relacionan. El máximo de dígitos a emplearse es 10 (puede ser ampliado).

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b) Descripción: Digitar el nombre de la cuenta equivalente. Ej.:

CTA. DESCRIP. CTA. C. EQUIV.

DESCRIP. C. EQ.

101 CAJA 10101 DISP. EN CAJA O BCOS 104 CTAS. CTES. 10101 DISP. EN CAJA O BCOS 121 FACTURAS 15101 DEUDAS COMER. CTES. 123 LETRAS 15101 DEUDAS COMER. CTES.

1.4 CENTRO DE UTILIDAD: Objetivo: Actualización y mantenimiento de la tabla de Centros de utilidad que se emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y contabilización. Esta Tabla debe contener las descripciones de las áreas orgánicas o funcionales a los que se destinan los Ingresos. Gracias a esta tabla se controla la utilidad operativa por cada área orgánica o funcional.

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Uno de los objetivos del sistema es crear mecanismos que respondan las inquietudes de la gerencia sobre la organización .Por tal fin se crean los centros de utilidad que no es otra cosa que las divisiones autónomas de una organización y que constituyen lo que se ha dado en llenar una cartera de negocios.

Por tanto los centros de utilidad nos permitirán medir y controlar la rentabilidad de divisiones y departamentos dentro de una organización.

Características de los Centros de utilidad

Los centros de utilidad se configuran de acuerdo a la necesidad de información y giro de la empresa que estamos implementando

Un centro de utilidad comprende un conjunto de centros de costos.

Manejo de distintos centros de utilidad en archivos independientes al plan contable permitiendo llevar el saldo de cada cuenta por cada centro de costos y agrupados por centros de utilidad

Al crear un centro de utilidad independiente para cada unidad de expansión significaría un estado de pérdidas y ganancias para cada administrador. Así, la suma de las utilidades (o pérdidas) de cada centro de utilidad, generará la utilidad total ( o la pérdida total) de la empresa. Permitiendo evaluar la gestión de cada área.

Los centros de utilidad permiten delegar autoridad

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Al crear una estructura empresarial se delega autoridad y responsabilidad a sus empleados clave, lo cual está vinculado con las ganancias y la responsabilidad. Esto se convierte en un "centro de utilidad" que administra el empleado clave. Cada centro de utilidad tiene una contabilidad de ganancias y pérdidas independiente, que se examina con frecuencia. (¡Muchas tiendas de comida rápida operan en base a estados de pérdidas y ganancias semanales!) La idea es crear un ambiente donde su personal clave sienta que tiene la autoridad para tomar decisiones empresariales y que se les paga incentivos en base a sus propios centros de utilidad

EJEMPLO DE POTENCIALES CENTROS DE UTILIDAD:

Los centros de utilidad se estructuran en base las actividades de la empresa. Por ejemplo: mercadeo, Gestión de la Producción, Recursos Humanos, Gestión del crédito, Informes Financieros, Compras. Si la empresa que estamos implementando no desea estructurar en base a estos supuestos entonces bastará con crear un solo centro de utilidad General para la empresa en su conjunto. En otras empresas se optará por crear centros de utilidad por líneas de productos, sucursales, etc. 1.5 CENTRO DE COSTOS: Objetivo: Actualización y Mantenimiento de la tabla de Centros de Costo que se emplearán en las transacciones contables, para facilitar su identificación y contabilización. Esta Tabla debe contener las

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descripciones de las áreas orgánicas o funcionales a los que se destinan los gastos de la empresa. Esta tabla determina mediante un código los departamentos administrativos o plantas de producción en las que estará divididos la empresa para efectos de costeo y así determinar la procedencia del gasto. También puede usarse para identificar líneas de productos o servicios, así como otra aplicación que le pueda dar la empresa. Recordemos que se crean centros de costos por cada centro de utilidad a) Código: Ingresar el código (alfanumérico) que

desee asignarse al Centro de Costos. b) Descripción: Digitar el nombre del Centro de

Costos. c) Abreviatura: Digitar una abreviación del nombre, el

cual será utilizado para ciertos reportes por Centro de Costos.

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1.7 MONEDAS Esta tabla servirá para identificar los tipos de monedas a usarse en todo el Sistema, dicho código tendrá un campo de dos (2) caracteres. EJEMPLO: CÓDIGO DESCRIPCION 01 Soles 02 Dólar 1.8 BANCOS Esta tabla permite crear códigos de todas las cuentas corrientes, de ahorro y de las mismas cajas de la empresa, de tal forma que se procesen e impriman los libros bancos y libros cajas necesarios para la contabilidad. De adquirir, el Sistema de Tesorería DatCorp, esta tabla permitirá la contabilización automática de movimientos registrados en dicho sistema.

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Al pulsar un click sobre esta opción del menú ‘Tablas’ se mostrará la ventana siguiente:

Para modificar un Código de Banco de la lista, se selecciona dicho banco y luego se pulsa un click en la pestaña ‘Entrada de Datos’. Para Crear o Eliminar se usan los iconos ‘Nuevo’ o ‘Eliminar’ respectivamente. Los datos a ingresar para configurar un nuevo ‘Banco’ o ‘Caja’ de la empresa, son los siguientes:

a) Código de Banco: Conformado por tres (03)

dígitos alfanuméricos. b) Descripción: Es el nombre del Banco o la Caja a

que hace referencia el código.

c) Nro. Cta. Cte.: Indica él # de la Cta. Cte. o Cta. de Ahorro.

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d) Cta. Contable: Para seleccionar la cuenta, se da un click derecho (ventana de ayuda) y se elige la cuenta relacionada con el Banco o Caja creada.

Ej.: La Cta. Cte. en dólares del Banco Continental, tiene una cuenta contable en la cual deberán asentarse todas las operaciones que involucren el código 002 “Bco. Crédito ME”

e) Nro. Cheque: Indica el último Número de Cheque

emitido. f) Moneda: Seleccionar con ayuda del botón

desplegable, la moneda en que está expresada la Cta. Bancaria o Caja creada.

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1.9 GIROS DE NEGOCIO Mediante esta tabla se crean los giros de negocio que se les puede asignar a los códigos auxiliares. Para tal efecto se crean un código de 3 caracteres. Por ejemplo, se pueden crear los giros de negocio como:

001 Imprentas 002 Asesoría Legal 003 Transportes 004 Hospitales Etc.

1.10 CODIGOS AUXILIARES: En esta Tabla se registran todos los códigos necesarios para el registro de los asientos y análisis de las cuentas contables. Por ejemplo:

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• Proveedores; a fin de obtener el saldo detallado

por proveedor de las Cuentas por Pagar. • Clientes; a fin de obtener el saldo detallado por

cliente de las Cuentas por Cobrar. • Empleados; a fin de obtener el saldo detallado por

empleado de las Cuentas por Cobrar, Pagar, entregas a rendir, etc.

• Otros; cuando quiera que el código esté disponible en todos los Sistemas DATCORP.

Esta tabla es común a varios de los Sistemas DATCORP como por ejemplo; si usted cuenta con el sistema Facturación DATCORP los clientes registrados en esta tabla serán los mismos que se usaran para facturar. Sucede de la misma manera si usted tiene el Sistema de Cuentas por Pagar DATCORP para el caso de los códigos de los proveedores.

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A) DATOS GENERALES La información solicitada en esta pestaña son los datos generales del código auxiliar, de tal forma que pueda ser utilizado para guardar la información del trabajador, cliente o proveedor que se estime conveniente. Se recomienda usar el TAB del teclado para desplazarse mejor por todos los campos.

La información solicitada en las siguientes pestañas son los datos necesarios para la facturación o cuentas por pagar y no son indispensables para la Contabilidad. Si desea mayor detalle de esta parte remítase al Manual del Sistema de Facturación o Cuentas por Pagar DATCORP. Es importe señalar que solo se dará acceso a la ‘Datos de Cliente 1-2’ cuando en la primera pestaña se haya indicado en el campo ‘Clasificación’ cualquier opción distinta a la de “Proveedor”, puesto que los datos a ingresar serán de uso exclusivo para las ventas.

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1.11 TIPO DE IMPUESTO

EL objetivo es actualizar y mantener una serie de variables que vienen predefinidos por el sistema.

La facilidad de esta tabla es que nos permite variar la tasa de acuerdo a los requerimientos fiscales. Los códigos a usarse son:

IVA: Se refiere para el impuesto a las ventas. Se indica el porcentaje establecido

IES: Se refiere al impuesto extraordinario de solidaridad

R10: Se refiere a la retención del impuesto por cuarta categoría a usarse al momento de provisionar los recibos por honorarios profesionales. En este caso se aplica el 10%

R05: Se refiere al impuesto a la renta de 4ta categoría. Válido para afectar las retenciones por recibos por honorarios. En este caso se aplica el 5%

1.12 SUB DIARIOS: La información contable en el sistema DATCORP esta clasificada para un adecuado y ordenado manejo, agrupando todos los asientos según la naturaleza de la operación. A este agrupamiento de comprobantes según su naturaleza se le denomina sub. Diario, también se conocen como Libros Auxiliares.

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Ejemplos de Sub Diarios son:

Subdiario de Caja Bancos Subdiario de Almacén Subdiario de Compras Subdiario de Ventas Subdiario de Activos Fijos Subdiario de Planilla Subdiario de comprobantes de Diario Asiento de apertura Asiento de Cierre Subdiario de Diferencia en cambio Etc.

Estas se crean agrupan o amplían de acuerdo a la necesidad de la empresa que estamos implementando Con un click en el botón ‘Nuevo’ se podrán crear los Sub Diarios. a) Sub Diario: Ingresar el código (alfanumérico) que

desee asignar al Sub Diario. El máximo de dígitos a emplearse es 3.

b) Descripción: Digitar el nombre del Sub Diario a

crearse. c) Tipo de Cambio: Indicar el tipo de cambio que se

usará (Compra o Venta) para convertir los importes de moneda extranjera en moneda nacional y viceversa.

d) Tipo de Proceso: Indicar (colocando algunas de la

letras mostradas) si el Sub Diario es para registro de comprobantes mensuales (Ventas, Compras, Planillas, etc.) o para los otros procesos que se detallan.

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1.13 FILES DE SUBDIARIOS El Sistema de Contabilidad DATCORP se deberán crear los Files, los cuales permitirán una agrupación más detallada y ordenada de los comprobantes. En tal sentido, los Files deben respetar la agrupación general establecida por los Sub Diarios creándose en función a estos últimos. Con un click en el botón ‘Nuevo’ se podrá crear los Files. a) Sub Diario: Ingresar el código del Sub Diario en el

cual se creará el File. Puede llamar la ventana de ayuda con click derecho sobre el campo. Ej.:

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1.14 NUMERADORES El Sistema de Contabilidad DATCORP enumera automáticamente los comprobantes de forma correlativa a medida que se registran, para lo cual se deberán crear por cada file definido un numerador.

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1.15 TIPOS DE CAMBIO: El Sistema de Contabilidad DATCORP es bimonetaria, es decir, registra, procesa y emite informes en la moneda oficial del país y en cualquier otra moneda que se desee. Para efectuar los cálculos en ambas monedas el sistema usa un tipo de cambio (del día de operación) que refleje la relación existente entre ambas monedas a fin de poder convertir los importes registrados de una moneda a otra. Por lo tanto, “todos los días, antes del inicio de las operaciones del día” se debe ingresar el tipo de cambio compra y venta que manejara la empresa. 1.9 DOCUMENTOS El Sistema de Contabilidad DATCORP está diseñado para trabajar también en forma independiente de los otros Sistemas, por ello algunas de sus tablas son las mismas a las que se tiene acceso por otro Sistema DATCORP. Este es el caso de la tabla ‘Documentos’ en la cual se crean los documentos por pagar y los documentos por cobrar a ser registrados como comprobantes de Compras y Comprobantes de Ventas respectivamente. Sin embargo, si se adquirió los Sistemas Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar DATCORP, estos documentos deberán ser creados por los responsables de dichos Sistemas y la configuración de las cuentas contables deberá estar a cargo del Departamento de Contabilidad.

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Si no tuviera los sistemas antes mencionados de un click a la opción sombreada y se mostrará una ventana para indicar si el documento a crear, configurar o modificar es un documento por pagar (proveedor) o por cobrar (cliente). Al ‘Aceptar’ la selección efectuada, se mostrará la ventana siguiente:

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Para crear un documento se da un click al icono ‘Nuevo’ de la Barra de Herramientas. Pero, si lo que desea es eliminar el documento, selecciónelo y pulse un click en el icono ‘Eliminar’ de la Barra de Herramientas. Ahora, si desea modificar la configuración de un documento creado, selecciónelo (un click) y luego pulse otro click en la pestaña ‘Entrada de Datos’.

a) Documento: Ingresar el código del documento por

cobrar a registrar como comprobante de venta. Ej.: FV = Factura de Venta NC = Notas de Crédito ND = Notas de Débito

b) Descripción: Ingresar el nombre del documento.

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c) Cod. Documento – SUNAT: Es el código (numérico) que la SUNAT a establecido para los comprobantes a ser anotados en el Registro de Compras y/o Ventas.

Estos son los únicos datos que se necesitan registrar comprobantes de Ventas en el Sistema de Contabilidad DATCORP, sin embargo, de adquirir el Sistema de Cuentas por Cobrar, se tendrá que configurar completamente los documentos. Ver el Manual de Cuentas por Cobrar Al ‘Aceptar’ la selección, se mostrará la ventana correspondiente a los documentos por pagar. Para crear un documento se da un click al icono ‘Nuevo’ de la Barra de Herramientas. Pero, si lo que desea es eliminar el documento, selecciónelo y pulse un click en el icono ‘Eliminar’ de la Barra de Herramientas. Ahora, si desea modificar la configuración de un documento creado, selecciónelo y luego pulse otro click en la pestaña ‘Entrada de Datos’.

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a) Documento: Ingresar el código del documento por pagar a registrar como comprobante de venta. Ej.: FP = Facturas por Pagar NP = Notas de Crédito del Proveedor ND = Notas de Débito

b) Descripción: Ingresar el nombre del documento. c) Cod. Documento – SUNAT: Es el código

(numérico) que la SUNAT a establecido para los comprobantes a ser anotados en el Registro de Compras y/o Ventas.

De adquirir el Sistema de Cuentas por Pagar, se tendrá que configurar completamente los documentos. Ver el Manual de Cuentas por Pagar

1.12 TABLA DE EE.FF. Esta tabla permite configurar la estructura y presentación de los Estados Financieros y Estados de Resultados de la empresa. A través de esta opción, se determinarán los conceptos que formarán parte de los dichos Reportes, así como las Cuentas Contables cuyos saldos serán considerados para la elaboración de los Estados Financieros.

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La ventana inicial de los Estados Financieros, muestra en la pestaña “Lista” las líneas que aparecerán en los reportes. Dichos reportes están diferenciados por códigos, los mismos que se crean en esta opción y aparecen en la columna final de la lista.

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Para modificar alguna línea de algún reporte, se selecciona la línea deseada y se pulsa un click sobre la pestaña ‘Entrada de Datos’. Para crear un reporte o línea de este, se pulsa el icono ‘Nuevo’.

a) Código del Reporte: Digitar el código de reporte

que deseo crear o modificar, se crea cuando es la primera vez que configuro el reporte, por lo tanto, el código que digito la primera vez, tendré que ingresarlo cada vez que quiera adicionar alguna línea a dicho reporte. Ej.:

EF1 BALANCE GENERAL EF2 EST. DE GAN. Y PERD. POR FUNCION EF3 EST. DE GAN. Y PERD. POR NATURALEZA

b) Orden: Indica la posición que tendrá la línea dentro

del reporte que se esté configurando, de lo cual se deduce, que para un mismo código de reporte, el sistema no aceptará dos números de orden iguales. El orden es ascendente y empieza desde el 1.

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c) Tipo: En este campo se indica la naturaleza de la línea y se podrán indicar los siguientes únicos valores: TG: Se utiliza para indicar que esa línea contiene el título general del reporte. D: Se utiliza para indicar una línea de detalle lo cual significa que en esta línea se presentaran los resultados de una o varias cuentas. ST: Se utiliza para indicar una línea de subtítulos, esto índica que puede informarse un subtítulo como resultado de una operación de acumulación de varias líneas de detalle. L : Se utiliza para indicar la impresión de una línea en el formato. A : Indica un acumulador interno a utilizarse en el formato, este solo sirve para propósitos internos y en ningún caso se imprime en el formato.

d) Descripción: Es el texto que aparecerá como concepto o elemento del reporte, pudiendo ser diferente al nombre de la Cuenta Contable. Ej.: CTAS. POR COBRAR COMERCIALES x (CLIENTES) ACTIVO FIJO x (INMUEBLES MAQ. Y EQUIPOS)

e) Cuentas: Son las Cuentas Contables cuyos saldos serán considerados como importes de las descripciones antes mencionadas. Ej.:

CTAS. POR COBRAR COMERCIALES x (12) ACTIVO FIJO x (33)

f) Operación: Esta campo se utiliza para indicar cálculos a efectuarse basándose en los números de orden asignados a las anteriores líneas. Ej.:

DESCRIPCION CUENTA NRO. ORDEN OPERACIÓN

Ventas Brutas 70 5 Descuentos 74 6 Ventas Netas 7 5 – 6

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g) Signo: Esta columna no esta en uso actualmente

h) Columna: En este campo se deben indicar las líneas que conforman al Activo y Pasivo, los calores posibles en este campo:

“A” => Para líneas de Activo “B” => Para líneas de Pasivo La depreciación en el Activo debe indicar en columna “P”

1.13 REPORTE DE PLAN DE CUENTAS

Esta opción permite imprimir las diversas Tablas ingresadas en el Sistema de Contabilidad DATCORP, ya sea para tenerlas como herramientas adicionales a las ventanas de ayudas en el registro de comprobantes, o para revisar las tablas contables creadas hasta el momento, a efectos de establecer faltantes o detectar errores en la configuración de los ya creados.

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Todos los reportes de los Sistemas DATCORP, antes de su impresión pueden ser visualizado por pantalla, inclusive, también pueden ser bajados a archivos y abiertos por programas como Excel o Word. Otra característica importante, es que las impresiones pueden realizarse por rangos seleccionados libremente. a) Plan de Cuentas: Para obtener este reporte,

deberá indicarse lo siguiente: Desde: indica la primera cuenta contable a considerar, para ello, se pulsa un click derecho sobre el campo (se llama la ventana de ayuda) y se ejecuta la búsqueda. Hasta: Indica la ultima cuenta contable a consideraren el reporte, para ello también se puede realizar una búsqueda.

Doble

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El reporte a obtener, visualizado en pantalla será:

b) Centro de Costos: La utilidad y forma de obtener

este reporte es similar a la del Plan de Cuentas. Ej. : De pulsar el botón ‘Aceptar’ en la figura de arriba, se mostrará por pantalla todos los Centros de Costos creados. Nota: En todo tipo de reporte, cuando el rango está vacío, se considera desde el primero hasta el último. c) Códigos Auxiliares: La ventana de para reportar

los códigos auxiliares es la siguiente: Una vez establecido el ‘Tipo de Código Auxiliar’ que se desea imprimir, se podrá indicar en la parte inferior, un rango más específico para el reporte, dicho rango

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puede establecerse basándose en los mismos Códigos Auxiliares o sus Descripciones. Ej. : Deseo imprimir todos los proveedores cuyos nombres comiencen con la letra ‘A’. Para ello, selecciono el tipo de código auxiliar ‘Proveedores’ y en la parte inferior indico un ordenamiento por descripción. d) Tipos de Cambio: En la ventana de reportes de

tipos de cambio, puede imprimirse los tipos de cambios de varios meses, según la selección:

Ej. : Si la selección fue desde ‘Enero’ hasta ‘Febrero’ el reporte será el Sgte. : e) Códigos Auxiliares / Giros de Negocio: Este

reporte permite filtrar los códigos, para uno o varios giros de negocio.

Ej. : Reportar los Proveedores que presenten servicios de Agentes de Aduana. II. REGISTRO DE ASIENTOS Después de haber terminado la definición y llenado de todas sus Tablas, esta listo para registrar todas las transacciones de la empresa, las cuales habrán de expresarse monetariamente y convertirse en asientos contables para su registro y control a través del Sistema de Contabilidad DATCORP. En este Sistema los asientos contables pueden ser de cuatro tipos: Comprobantes de Diario, de Ventas, de Compras y de Caja. El menú ‘Registro de Asientos’ contiene todos estos formatos, cada uno de los cuales está configurado especialmente

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registrar adecuadamente las operaciones respectivas.

De esta forma, la información y datos que requieren los Comprobantes de Caja serán distintos a los necesarios para provisionar un Comprobante de Compra o de Venta. Sin embargo, hay características y datos comunes a todas las ventanas. Por ejemplo, todos los Comprobantes imprimen los documentos - voucher que sustentan la operación registrada.

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2.1 COMPROBANTE DE DIARIO: En este formato se digitarán todos los demás asientos contables distintos a los de provisiones de compra, ventas y/o de caja. Estos asientos pueden ser:

- Reclasificaciones - Provisiones Diversas (Depreciaciones, CTS,

Vacaciones, Incobrables, etc.) - Devengados - Aplicaciones de Documentos, etc. Ej.: Canje de la Factura 001-5062 por 2 Letras

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DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un ‘Click’ en el botón desplegable,

seleccionar el ‘Subdiario’ indicado.

b) File: Esta opción muestra los ‘Numeradores o File’

creados para el ‘Subdiario’ seleccionado anteriormente. Para escoger el ‘File’ correcto también se hace uso del botón desplegable.

Una vez seleccionado el ‘File’ el Sistema enumera automáticamente el Comprobante asignándole un correlativo según la tabla ‘Numeradores’.

c) Coa: Indica el ‘código’ de la empresa, persona o área que tiene una relación más directa con la operación registrada, o que es responsable de la misma. Con ‘Click’ derecho, aparece la ventana de ayuda.

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d) Glosa: Es una explicación resumida del asiento efectuado.

DATOS DE LAS LINEAS a) Cuenta: Con ‘Click derecho’ sobre el campo,

aparece la ventana de ayuda, en la cual se efectúa la búsqueda de la misma por descripción o por código.

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b) C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla ‘Plan de cuentas’, por lo tanto, solo necesita llenarse este campo para ciertas cuentas contables (gastos) a las que se le indicó que deben exigir C. Costo.

La búsqueda se realiza también con la ventana de ayuda (click derecho).

c) Coa: Es otra exigencia configurable al igual que el

C. Costo. En este caso para, la cuenta 12101 este dato es obligatorio, y representa el la empresa o persona responsable de honrar la deuda por cobrar.

d) Registro: Es otra exigencia configurable al igual

que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 12101 este dato es obligatorio, y representa el número del documento sin separar la serie y el número del mismo.

e) Mon.: Colocar ‘01’ si el importe a registrar está

expresado o tiene naturaleza de moneda nacional, sin embargo, si el importe a registrar se refiere a una moneda extranjera (no oficial), debe digitarse ‘02’.

f) Debe y Haber MOF: Se activarán y podrá

registrase importes sobre uno de estos campos si la moneda indicada anteriormente fue ‘01’.

De ser así, los campos Debe y Haber MEX se calcularán automáticamente al Tipo de cambio que aparece en la cabecera.

g) Debe y Haber MEX: Se activarán y podrá

registrase importes sobre uno de estos campos si la moneda indicada anteriormente fue ‘02’.

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De ser así, los campos Debe y Haber MOF se calcularán automáticamente al Tipo de cambio que aparece en la cabecera.

BOTONES DE ADICIONALES h) Adicionar líneas: En el caso de que se trate de un

asiento que contenga tantas cuentas contables que no entren en el formato, se da un click sobre este botón y el sistema adicionará una cantidad igual de líneas para seguir aumentando cuentas. Este botón puede ser utilizado más de una vez.

i) Observaciones: Para colocar indicaciones o añadir

información más específicas en el registro. Dichas anotaciones serán impresas en el comprobante de Diario. Al dar un Click aparece la siguiente ventana donde se harán las anotaciones:

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j) Imprimir: Este icono activa la impresora

predeterminada del Windows para la impresión del Comprobante respectivo que sustente el asiento ingresado al sistema.

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Impresión del comprobante diario

2.2 COMPROBANTE DE VENTAS: En este formato se contabilizarán todos los documentos de ventas, tales como facturas, boletas, notas contables, etc. Los datos registrados en la cabecera serán utilizados para construir automáticamente el registro de ventas, mientras que los datos de las líneas formarán parte del proceso contable. Al activar el formulario de comprobantes de venta, aparecerá una ventana, en donde se muestra la relación de documentos ya registrados. Al dar un click en la ‘entrada de datos’ podrá visualizarse completamente el comprobante seleccionado, pudiendo ser modificado si el staff es diferente de “A”.

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Si la lista de documentos estuviere vacía, deberá dar un click en el botón ‘nuevo’ para poder registrar el primer documento de venta. Ej.: Provisión de la Factura 001-00002 DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un ‘Click’ en el botón desplegable,

seleccionar el ‘Subdiario’ indicado. b) File: Esta opción muestra los ‘Numeradores o File’

creados para el ‘Subdiario’ seleccionado anteriormente.

Para escoger el ‘File’ deberá utilizarse el botón desplegable.

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Una vez seleccionado, el Sistema enumera automáticamente el Comprobante asignándole un correlativo según la tabla ‘Numeradores’.

c) Coa: Indica el ‘código’ del cliente al cual se efectúa

la venta. Con ‘Click’ derecho, aparece la ventana de ayuda.

d) Fecha Contable, Tipo de Cambio: Ambos datos aparecen por defecto según la fecha indicada al entrar al sistema, sin embargo ambas son modificables. Al modificar la fecha, automáticamente se modifica el tipo de cambio apareciendo el correspondiente para dicha fecha. Adicionalmente el tipo de cambio puede modificarse independientemente de la fecha.

e) Glosa: Es un resumen de la venta efectuada

f) Zona: Asigna la venta a una zona específica, la

cual puede ser impresa en el comprobante. Para escoger la zona se llama la ventana de ayuda.

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g) Documento: Indica el tipo de documento que sustenta el registro, el cual tiene adicionalmente una codificación que debe imprimirse en el registro de ventas según las autoridades tributarias correspondientes.

En las casillas siguientes deberá indicarse la serie y número del documento en ese orden, el cual será llevado a las líneas del comprobante a efectos de tener un control por cuenta contable, cliente y número de comprobante.

h) Fecha Doc.: Es la fecha que figura en el

documento y puede ser distinta a la fecha de contabilización.

i) Moneda: Indica si el documento de venta está

expresado en moneda nacional o extranjera, para ello, se utiliza el botón desplegable.

j) Valor Venta: Se coloca el importe de la venta que

se encuentra afecto a impuesto. Si parte de la venta no se encontrara gravada, este importe se coloca en la casilla siguiente (Inafecto).

k) Otros gastos: Aquí se ingresan los cargos al cliente, dichos cargos se encuentran afectos al tributo.

l) Impuesto: Se refiere al Impuesto al valor, cuyo

porcentaje está determinado en la configuración del sistema y puede ser modificado por el administrador del mismo. Dicho porcentaje es aplicado sobre el siguiente valor:

(Valor afecto + Otros gasto – Descuentos)

m) Descuento: Es la rebaja comercial concedida al

cliente y discriminada en la factura.

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n) Valor Neto: Es el valor neto de la venta cuyo importe automático está conformado por:

(Valor afecto +Inafecto + Otros gastos – Dsctos)

o) Total Doc.: Es el importe total a cobrar que figura

en el documento de venta.



b) C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla

‘Plan de cuentas’, por lo tanto, solo necesita llenarse este campo para ciertas cuentas contables (gastos) a las que se le indicó que deben exigir C. Costo.

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La búsqueda se realiza también con la ventana de ayuda (click derecho).


C. Costo. En este caso para, la cuenta 12102 este dato es obligatorio, y representa la empresa o persona responsable de honrar la deuda por cobrar. El sistema por defecto asume el COA de la cabecera.

d) Registro: Es otra exigencia configurable al igual

que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 12102 este dato es obligatorio, y representa el número del documento sin separar la serie y el número del mismo. Este valor es llenado automáticamente por el sistema según lo indicado en la cabecera.

e) Mon.: Este valor también es asumido por el sistema

según la moneda escogida en la cabecera. f) Debe y Haber MOF o Debe y Haber MEX: Se

activarán algunos los campos correspondientes a la moneda seleccionada.

g) Glosa: Por defecto la colocada en la cabecera

(puede modificarse para cada cuenta).

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i) Observaciones: Para colocar indicaciones o notas

importantes al registro. Dichas anotaciones serán impresas en el comprobante de Venta. Al dar un Click aparece la siguiente ventana donde se harán las anotaciones:

j) Imprimir: Este icono activa la impresora

predeterminada del Windows para la impresión del Comprobante que sustenta el asiento de venta ingresado al sistema. Antes de imprimir deberá haber guardado el registro, de lo contrario el sistema preguntará si desea hacerlo.

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2.3 COMPROBANTE DE COMPRAS En este formato se contabilizarán todos los documentos de compras, tales como facturas, boletas, notas contables, ticket, liquidaciones de compras, recibos por honorarios, etc. Los datos registrados en la cabecera serán utilizados para construir automáticamente el Registro de Compras u Honorarios, mientras que los datos de las líneas formarán parte del proceso contable.

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Al activar el formulario de comprobantes de compra, aparecerá una ventana, en donde se muestra la relación de documentos ya registrados. Al dar un click en la ‘entrada de datos’ podrá visualizarse completamente el comprobante seleccionado, pudiendo ser modificado si el stat es diferente de “A”.

Para efectuar la búsqueda de documentos en la lista existen diferentes filtros o criterios de búsqueda: subdiario, coa, etc.; si se desea realizar la búsqueda por coa se debe digitar y dar clic en el botón de actualizar lista, tal como se muestra a continuación:

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Si la lista de documentos estuviere vacía, deberá dar un click en el botón ‘nuevo’ para poder provisionar el primer comprobante de compra. Ejemplo 1.: Provisión de la Factura 001-2030 DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un ‘Click’ en el botón desplegable,


creados para el ‘Subdiario’ seleccionado anteriormente. Para escoger el ‘File’ deberá utilizarse el botón desplegable.

Una vez seleccionado, el Sistema enumera automáticamente el Comprobante asignándole un correlativo según la tabla ‘Numeradores’.

c) Fecha Contable, Tipo de Cambio: Ambos datos aparecen por defecto según la fecha indicada al entrar al sistema, sin embargo ambas son modificables.

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Al modificar la fecha, automáticamente se modifica el tipo de cambio apareciendo el correspondiente para dicha fecha. Adicionalmente el tipo de cambio puede modificarse independientemente de la fecha.

d) Coa: Indica el ‘código’ del proveedor al cual se

efectúa la compra. Con ‘Click’ derecho, aparece la ventana de ayuda.

e) Glosa: Es un resumen de la compra efectuada f) Fecha Doc.: Es la fecha que figura en el

documento y puede ser distinta a la fecha de contabilización e inclusive puede referirse a meses anteriores al de proceso.

g) Documento: Indica el tipo de documento que

sustenta la compra, el cual tiene adicionalmente una codificación que debe imprimirse en el Registro de Compras según lo dispuesto por las autoridades tributarias correspondientes.

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En las casillas siguientes deberá indicarse la serie y numero del documento en ese orden, de ser el caso, dichos números unidos sin separación, deberán ingresarse en las líneas como registro de la cuenta contable por pagar a efectos de tener un control por cuenta contable, cliente y numero de comprobante.

h) Moneda: Indica la moneda en que está expresado

el comprobante. Los códigos a ingresar son: 01 = si está expresado en moneda nacional 02 = si está expresado en moneda extranjera

i) Valor Inafecto: Se coloca el importe de la compra que no está afecta a tributación.

j) Valor Afecto: Se coloca el importe de la venta que

se encuentra afecto a impuesto k) Otros gastos: Aquí se ingresan los cargos que el

proveedor traslada al comprador, dichos cargos se encuentran afectos al tributo.

l) Descuento: Es la rebaja comercial otorgada por el

proveedor y discriminada en la factura. m) Impuesto: Se refiere al Impuesto al valor que figura

en el comprobante de compra. n) Valor Neto: Es el valor neto de la compra cuyo

importe automático está conformado por:

(Valor afecto +Inafecto + Otros gastos – Dsctos) o) Total Pág.: Es el importe total a cobrar que figura

en el documento. p) Retención de 4ta.: Es el importe retenido al emisor

del Recibo por honorarios según las disposiciones

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legales y tributarias respecto del impuesto a la renta vigente.

q) I.E.S.: Es otra retención efectuada al emisor cuya

finalidad es asegurarse que el emisor de los recibos tribute por los ingresos obtenidos.



C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla ‘Plan de cuentas’ para ciertas cuentas contables (gastos) a las que se le indicó que deben exigir C. Costo La búsqueda se realiza también con la ventana de ayuda (click derecho).

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b) Coa: Es otra exigencia configurable al igual que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 42101 este dato es obligatorio, y representa la empresa o persona responsable de honrar la deuda por cobrar. El sistema por defecto asume el COA de la cabecera.

c) Registro: Es otra exigencia configurable al igual

que el C. Costo. En este caso para, la cuenta 63102 este dato no es obligatorio, sin embargo para la cuenta 42101 si lo es, y representa el número del documento.

d) Mon.: Este valor es asumido por el sistema según la moneda escogida en la cabecera.

e) Glosa: Por defecto se repite la colocada en la

cabecera (puede modificarse para cada cuenta).

BOTONES DE ADICIONALES

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f) Adicionar líneas: Con un click el sistema adicionará una cantidad igual de líneas para seguir aumentando cuentas contables. Este botón puede ser utilizado más de una vez.

g) Observaciones: Para colocar indicaciones u

explicaciones en el registro. Dichas anotaciones serán impresas en el comprobante de Diario. Al dar un Click aparece la siguiente ventana donde se harán las anotaciones:

h) Imprimir: Este icono activa la impresora

predeterminada del Windows para la impresión del Comprobante que sustenta el asiento de venta ingresado al sistema. Antes de imprimir deberá haber guardado el registro, de lo contrario el sistema preguntará si desea hacerlo.

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2.4 COMPROBANTE DE CAJA: En este formato se contabilizarán todos los documentos que sustenten un ingreso o egreso de alguna de las cuentas corrientes de la empresa, cuentas de ahorro, cajas, cajas chicas, etc. Los datos registrados en la cabecera serán utilizados para construir automáticamente el Libro Caja y/o Libro Bancos, mientras que los datos de las líneas formarán parte del proceso contable.

Al activar el formulario de comprobantes de caja, aparecerá una ventana, en donde se muestra la relación de documentos ya registrados.

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Al dar un click en la ‘comprobante contable’ podrá visualizarse completamente el comprobante seleccionado, pudiendo ser modificado si el staff es diferente de “A”. Si la lista de documentos estuviere vacía, deberá dar un click en el botón ‘nuevo’ para poder registrar el primer documento de caja. Ej.: Cancelación de la Factura 001-2589 DATOS DE LA CABECERA a) Subdiario: Con un ‘Click’ en el botón desplegable,


creados para el ‘Subdiario’ seleccionado anteriormente.

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Para escoger el ‘File’ deberá utilizarse el botón desplegable. Una vez seleccionado, el Sistema enumera automáticamente el Comprobante asignándole un correlativo según la tabla ‘Numeradores’.

c) Fecha Contable, Tipo de Cambio: Ambos datos aparecen por defecto según la fecha indicada al entrar al sistema, sin embargo ambas son modificables.

d) Coa: Indica el ‘código’ del cliente que efectúa el

depósito o el proveedor al cual se le gira el cheque, etc. Con ‘Click’ derecho, aparece la ventana de ayuda.

e) Glosa: Es un resumen de la operación efectuada.

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f) Cod. Bco.: Indica la Caja o Cuenta desde donde sale o hacia donde ingresa el dinero pagado o cobrado respectivamente.

g) Moneda.: La moneda está determinada por la

configuración del código del banco, por lo cual no puede ser modificada.

h) Cheque: Número del cheque depositado o

cobrado, en general, numero del documento que sustenta la operación, de no existir dicho número puede colocarse lo sgte: S/N

i) Fecha Doc.: Es la fecha que figura en el

documento y puede ser distinta a la fecha de contabilización.

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b) C.Costo: Es una exigencia configurable en la Tabla

‘Plan de cuentas’, por lo tanto, solo necesita llenarse este campo para ciertas cuentas contables (gastos).


C. Costo. En este caso para, la cuenta 10422 no es obligatorio, pero si para la cuenta 12101. El sistema por defecto asume el COA de la cabecera.

d) Registro: Es otra exigencia. En este caso para, la

cuenta 12101 representa el número del documento sin separar serie y número, tal como fue provisionado, de esta manera se asegura su cancelación.

e) Mon.: Este valor es asumido por el sistema según

la moneda que corresponda al código de banco o caja de la cabecera.

f) Debe y Haber MOF o Debe y Haber MEX: Se

activarán algunos los campos correspondientes a la moneda seleccionada.

g) Glosa: Por defecto la colocada en la cabecera

(puede modificarse para cada cuenta).

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i) Observaciones: Para colocar indicaciones o notas

importantes al registro. Dichas anotaciones serán impresas en el comprobante. Al dar un Click aparece una ventana donde se

harán las anotaciones: j) Imprimir: Antes de imprimir deberá haber guardado

el registro, de lo contrario el sistema preguntará si desea hacerlo.

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2.5 CONSULTA DE COMPROBANTES Esta consulta permite visualizar los totales de todos los comprobantes ingresados en un determinado Subdiario, mostrando además de ello el staff del mismo a efectos de detectar los comprobantes errados y/o los pendientes de actualización. Al activar la opción aparece el formulario de la consulta, en el cual debe indicarse el Subdiario del cual queremos revisar sus comprobantes.

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Para seleccionar adecuadamente un subdiario, puede hacerse uso de la ventana de ayuda, dando un click derecho sobre el campo del mismo nombre. En este caso, se desea consultar los comprobantes registrados en el Subdiario S40 ‘Subdiario de Compras’

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Si se desea visualizar la pantalla de registro del comprobante con toda la información del mismo, se debe dar clic en el botón inferior izquierdo.

2.6 CONSULTA DE COMPROBANTE POR CUENTA La diferencia con la consulta anterior, es que en esta consulta, el primer patrón de filtro es la misma cuenta contable y no el Subdiario. Además de ello, en esta consulta se muestra un detalle de todos los comprobantes e importes en los cuales se registró esta cuenta, lo que hace de esta consulta un tipo de ‘mayor’ muy útil para análisis preliminares. Al activar la opción aparece el formulario de la consulta, en el cual a de indicarse el rango de Cuentas Contables para los cuales el sistema mostrará su movimiento en los Subdiarios seleccionados.

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Cuando el rango de Subdiarios esta en blanco el sistema asume que la búsqueda debe efectuarla sobre todos ellos. En este caso, se desea los importes de las facturas por cobrar en M.E. canceladas en el mes.

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Como puede apreciarse, el detalle de facturas e importes cancelados es muy práctico, y en caso de correcciones el número de comprobante me permite una fácil ubicación. Si se desea visualizar la pantalla de registro del comprobante con toda la información del mismo, se debe dar clic en el botón inferior izquierdo.

2.7 REPORTE RESUMEN DE COMPROBANTES Este reporte permite principalmente obtener una relación de comprobantes cuyo ‘staff = E’ lo que quiere decir, que dichos comprobantes no reúnen todos los requisitos necesarios para su proceso. Por ello, a través de esta relación podrán ubicarse fácilmente los comprobantes mal registrados para su corrección. Al activar la opción aparece el formulario del reporte, en el cual a de indicarse el rango de sub diarios en los cuales se efectuará la búsqueda de los comprobantes errados.

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El resultado de la búsqueda puede ser visto de modo preliminar por pantalla, directamente enviado a impresión o incluso bajado a un archivo de texto para su modificación o adaptación. Cuando el rango de Subdiarios esta en blanco el sistema asume que la búsqueda debe efectuarla sobre todos ellos. El resultado será el siguiente: La indicación de Subdiario, File y Comprobante es imprescindible para ubicar en las listas de registros respectivas (Diario, Ventas, Compras y Caja) los comprobantes incompletos. 2.8 REPORTE DETALLADO DE COMPROBANTES Este reporte permite obtener del sistema (antes de la actualización) un total acumulado por cuenta contable del mes. Dicha acumulación puede efectuarse por Subdiario e inclusive por cada File de un Subdiario. Al activar la opción aparece el formulario del reporte, en el cual a de indicarse el rango de Subdiarios para los cuales el sistema hará una totalización por cada cuenta contable. El resultado de la búsqueda puede ser visto de modo preliminar por pantalla, directamente enviado a impresión o incluso bajado a un archivo de texto para su modificación o adaptación. En este caso, se desea ver los totales por cuentas contables de los comprobantes ingresados en el Subdiario 002 ‘Provisiones de Compras’ Entre otras cosas se puede saber el total de las compras efectuadas o el gasto incurrido en cualquier concepto.

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III. PROCESOS Luego de haber culminado el registro de todas sus operaciones y verificado el correcto ingreso de todos sus comprobantes, el sistema se encuentra listo para procesar dicha información con el objeto de poder obtener los Estados Financieros en forma automática.

3.1 ACTUALIZACION DE ASIENTOS: Es muy importante señalar que el resultado de la actualización de asientos está estrechamente ligada a la configuración del Plan de Cuentas, puesto que es en esta tabla donde se definen los asientos de destino, se configura la diferencia de cambio, se estable el tipo de análisis de una cuenta y además se indica la columna en que debe aparecer el saldo dentro del Balance de Comprobación.

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Al activar la opción el sistema pedirá una confirmación: Es muy importante antes de confirmar esta operación, asegurarse que el día de proceso es el último día del mes, y que para dicho día existe un tipo de cambio registrado en la tabla respectiva.

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Una vez aceptada la actualización el sistema corre todo un proceso automático, el cual comienza por no incluir dentro del futuro balance los comprobantes errados, tal como muestra la figura anterior. Mediante este proceso también se generan los asientos automáticos o de destino configurados para cada cuenta contable en la tabla ‘Plan de Cuentas’. Otro proceso consiste en efectuar la mayorización de cada cuenta según el tipo de cancelación indicado para cada una de ellas. Este es el proceso que permite obtener el reporte de análisis de las cuentas pendientes y canceladas por coa.

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La actualización del saldo de centros de costos consiste en actualizar un archivo relacionando los centros de costos con las cuentas contables configuradas para exigir uno durante su registro. Otra gran ventaja de la actualización es el cálculo y generación de asientos contables de la diferencia de cambio originada por las provisiones y/o cancelaciones de documentos en moneda extranjera.

Cabe resaltar que este es otro proceso 100% configurado por el usuario del sistema, desde escoger la cuenta contable, establecer su tipo de análisis para establecer el saldo a actualizar, escoger el tipo de

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cambio y definir las cuentas de los probables asientos por pérdidas o ganancias. Por ello se recomienda una revisión muy minuciosa de dicha configurar con el objeto de que el cálculo efectuado y el resultado obtenido sea el correcto. Por último, el proceso culmina con la actualización del saldo de todas las cuentas contables las mismas que figurarán en los Estados Financieros. 3.2 DESACTUALIZACION DE ASIENTOS: El resultado de la Actualización puede no ser el correcto debido a múltiples razones como: 1. El día de proceso no fue el correcto distorsionando

la diferencia de cambio. 2. Existían comprobantes incompletos o

descuadrados (errados) que no fueron corregidos. 3. La configuración de ciertas cuentas no es la

adecuada (tipo de cancelación, diferencia de cambio, asientos de destino, etc.)

4. No se registro un comprobante, etc.

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Para ejecutar este proceso el sistema también requerirá de una confirmación. Es muy importante tener presente que la desactualizacion debe realizarse el mismo día en que se ejecutó el proceso de actualización a efectos de revertir correctamente las diferencias de cambio originadas en el primer proceso.

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Una vez confirmado el proceso, el sistema comenzará a deshacer todos las actualizaciones efectuadas anteriormente, regresando los asientos a un estado ‘P’ (pendiente) listos para su modificación de ser el caso.

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IV. REPORTES Concluido el proceso de Actualización de los Comprobantes estos cambian su estatus de ‘P’ a ‘A’ con lo cual pasan a ser registros imposibles de modificar puesto que sustentan los Balances, Libros Contables y demás Reportes que a continuación detallamos: 4.1 LIBROS PRINCIPALES: a) Libro Diario: Es el principal libro de contabilidad en

el cual contiene en forma de asientos contables todas las operaciones financieras realizadas por la empresa.

Este es un libro obligatorio desde el punto de vista legal y principal desde la óptica profesional.

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Para una mejor presentación y mejor orden de los asientos, estos han sido agrupados por Sub Diarios, los cuales podrán ser impresos de manera independiente y posteriormente juntados para su legalización.

La visualización por pantalla sería la siguiente:

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b) Libro Mayor: Es otro libro obligatorio y principal, el cual agrupa todos los movimientos registrados para cada cuenta contable. De esta manera se obtiene reportes muy valiosos para realizar los análisis de las cuentas de balance.

De esta manera, se puede filtrar el mayor de una o varias cuentas contables.

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El mayor de una cuenta contiene las referencias suficientes para la fácil ubicación del comprobante en el cual se registró la cuenta, he inclusive (de contar con otros sistemas DATCORP) referencia la operación financiera que originó el asiento contable.

c) Registro de Compras: Este es otro libro que la ley

obliga a llevar, aunque contablemente es un registro auxiliar. En el se registran todos aquellas adquisiciones de bienes y/o servicios sustentados con comprobantes de pago admitidos por ley. Su finalidad es de verificar la correcta utilización del crédito fiscal declarado a la Administración Tributaria. Su presentación requiere de datos mínimos exigidos por ley y contenidos en el presente reporte.

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La ley establece que el orden en el cual deben aparecer los comprobantes en el registro, esta dado por la oportunidad de recepción de los mismos, ya que es un registro cuyo atrasado máximo está dado por días y no meses como otros libros obligatorios.

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Al colocar rango de fechas contables, se mostrará las compras contabilizadas durante ese rango independiente a las fechas de emisión de los documentos.

REPORTE DE HONORARIOS De seleccionar la opción Registro de Honorarios el Sistema ubicará todos los comprobantes de compras cuyo ‘doc’. Sea igual a ‘RH’ (Ver Registro de Comprobantes – de Compras) mostrando el sgte. Reporte. Mediante este reporte se podrá determinar el importe de los impuestos retenidos durante el mes y tomar las medidas del caso para su empozo en las arcas de la administración tributaria dentro de los plazos previstos.

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d) Registro de Ventas: Las características de este

registro es similar a la del registro de compras. El reporte muestra todos los comprobantes de venta emitidos por la empresa, ordenados en forma correlativa. Mediante este reporte se determina el débito fiscal del impuesto a las ventas.

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Este reporte para efectos tributarios debe presentarse expresado en moneda nacional, sin embargo para efectos financieros es importe obtener reportes de ventas en moneda extranjera.

e) Libro Bancos: Es un libro contable que contiene

todos los movimientos de dinero. Para una mejor presentación los libros bancos dividen según las cuentas corrientes o cajas que posea la empresa.

Con un click derecho se llama la ventana de ayuda y se selecciona el banco o rango de ellos a imprimir.

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La presentación del libro Banco de Crédito M.E. será:

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4.2 BALANCES: a) Balance de Comprobación: Este balance permite

obtener el total de cargos y el total de abonos efectuado para cada cuenta contable durante el mes.

El total de cargos y abonos para una cuenta contable puede ser reportado a nivel de dos, tres y al ultimo nivel de cada cuenta contable, y los movimientos pueden estar expresados en moneda nacional o extranjera.

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El reporte podrá visualizarse por pantalla antes de imprimirse.

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b) Balance de Columnado: Es la principal hoja de trabajo para confeccionar los Estados Financieros definitivos a presentar a la alta dirección. En este balance se presentan los totales de las cuentas, sus saldos y su distribución en columnas previamente indicadas en el Plan de Cuentas. De esta manera se visualiza el resultado del ejercicio, el cual tiene que coincidir en los tres Estados Financieros.

El reporte puede ser obtenido en cualquiera de las monedas que utilice el sistema.

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Siendo la presentación del balance la siguiente:

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Cabe señalar, que si el saldo de una cuenta figura en una columna equivocada, producirá que los resultados que muestran los balances no sean iguales. Para corregir ello, bastará con ubicar dicha cuenta y modificar su configuración en la ‘Entrada de datos 2’ del Plan de Cuentas (sin necesidad de volver a correr el proceso de actualización). 4.3 LIBROS AUXILIARES: a) Análisis de Cuentas: Es el reporte que muestra

por cada cuenta contable, un detalle de los conceptos pendientes o cancelados a cierre del mes. El grado de análisis de las pendientes o canceladas de cada cuenta está dado por el tipo de cancelación indicado para cada una de ellas en el Plan de Cuentas.

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El nivel más general de análisis de una cuenta contable está dado por un detalle de saldo por Coa para dicha cuenta. Adicionalmente, si es el caso, el saldo de cada Coa puede dividirse por cada documento pendiente

En el caso de la cuenta 42101 Facturas por pagar en MN el grado de análisis es por proveedor y factura de cada uno de ellos.

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4.4 ESTADOS FINANCIEROS a) Estado de Ganancias y Pérdidas por Función:

Este reporte es el resultado de la configuración efectuada para el EEFF1 en la tabla de nombre ‘Tabla de EEFF’.

b) Balance General: La configuración que levanta

este reporte es la efectuada para el código EEFF3.

La presentación de ambos reportes es:

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4.5 OTROS REPORTES:

a) Gastos por Centro de Costos: Este reporte

permite agrupar sus gastos según el Centro de Costos, Unidad Operativa o Área Administrativa que lo consumió.

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El reporte de forma resumida sería el siguiente:

b) Gastos por Centro de Costos Anuales: Este

reporte es similar al anterior con la diferencia de que en este se puede obtener el reporte en forma comparativa con otros meses a efecto de evaluar la evolución del gasto de cada Centro.

Al no colocar rangos de costos no Cuentas, el sistema mostrará los gastos de todos los centros de Costos por todo concepto (todas las cuentas de gastos). Del gráfico se deduce que solo se procesado la actualización de asientos para el mes de enero. Sin embargo, si por ejemplo se desea analizar la evolución del gasto del centro de costos ‘Provisiones’ por cada partida del gasto, el reporte sería el siguiente:

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V. CONSULTAS Las consultas podrán ser efectuadas luego de haber concluido el proceso de actualización de los asientos contables. A diferencia de los reportes, las consultas permiten efectuar filtros y cambiarlos directamente en el formulario, además de una mejor ubicación de los datos y posibilidad en algunos casos de imprimir lo consultado. 5.1 BALANCE DE COMPROBACIÓN Esta consulta resume el total de cargos y abonos efectuado para cada cuenta contable durante el mes. El total de cargos y abonos puede ser consultado a nivel de dos, tres y al ultimo nivel de cada cuenta contable, y los movimientos están expresados en moneda nacional.

5.2 MENSUAL POR CUENTA Esta consulta muestra el movimiento de una cuenta seleccionada en la parte superior.

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La cuenta contable está a último nivel y los importes están expresados en nuevos soles. Es muy práctico para determinar losa saldos correctos de las cuentas y chequear lo movimientos de esta, es por ello que en la parte inferior se ha colocado un icono de impresora el cual al permite reportar la consulta efectuada.

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5.3 MENSUAL DE GASTOS Esta consulta es similar a la anterior con la diferencia que en la parte superior solo muestra las cuentas contables que deben exigir centro de costo (según configuración del Plan de Cuentas).

En la parte inferior detalla los centros de costos que componen el total gastado para la cuenta seleccionada. 5.4 ANALISIS DE POR CUENTA Y COA La consulta que muestra por cada cuenta contable, un detalle de los conceptos pendientes o cancelados al cierre del mes. El grado de análisis de las pendientes de cada cuenta está dado por el tipo de cancelación indicado para cada una de ellas en el Plan de Cuentas. El nivel más general de análisis de una cuenta contable está dado por un detalle de saldo por Coa para dicha cuenta. Adicionalmente, si es el caso, el saldo de cada Coa puede dividirse por cada documento pendiente.

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5.5 ANALISIS POR COA Y CUENTAS La consulta muestra por cada COA, un detalle de las cuentas pendientes o cancelados al cierre del mes. El grado de análisis está dado por el tipo de cancelación indicado para cada cuenta contable configurada en el Plan de Cuentas, la cual debe estar en armonía con las exigencias de la misma.

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5.6 SALDOS MENSUALES Esta consulta muestra los saldos de cada cuenta contable a cualquier nivel, según la cuenta seleccionada de la ventana de ayuda. Como se muestra en la figura, solo hay saldos para enero, puesto que los demás meses no han sido ‘Actualizados’.

La consulta puede ser efectuada en ambas monedas, con lo cual si existirá una cuenta contable que registre movimientos en dólares como es el caso de la cuenta de banco seleccionada, se hará un click donde indica la flecha y se escogerá la otra moneda obteniendo el saldo en la moneda de origen de la cuenta.

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VI. CENTRALIZACION 6.1 CENTRALIZACION Si su empresa cuenta con la integridad de los Sistemas de Gestión DATCORP, la opción de ‘Centralización’ mostrará la siguiente gama de operaciones a contabilizar.

Es muy importante señalar que el proceso de centralización consiste en construir automáticamente asientos contables en base a las operaciones registradas en los otros sistemas. Una vez centralizada la información, la operación registrada en el sistema de origen no puede ser alterada ni eliminada. Si tuviera que anularse un documento de gestión, primero se tendría descentralizar (capítulo VII).

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Es por ello que la orden de contabilizar debe ser confirmada:

Mediante este proceso, las operaciones financieras se convierten en asientos y pueden ser visualizados e inclusive modificados (staff P antes de la actualización) puesto que generan comprobantes de los 4 tipos ya revisados, y se incluyen dentro de las listas respectivas.

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En este caso se está contabilizando las facturas, boletas y notas contables emitidas en el Sistema de Facturación DATCORP. Los asientos generados formarán parte de la lista de Comprobantes de Ventas.

Si la configuración de las tablas de los otros sistemas fue implementada de manera correcta el sistema de contabilizar podrá registrar todas sus operaciones y emitirá un mensaje de conformidad.

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Sin embargo, pueden existir operaciones cuya contabilización no haya sido configurada, apareciendo el siguiente mensaje: Al pulsar el botón de ‘Ver detalles’ el sistema le indicará el motivo por el cual han quedado operaciones por contabilizar, dicha información debe ser obligatoriamente impresa para asegurase que sean corregidas dichas falencias. A continuación se muestra como efectuar la descentralización de un sistema. 6.2 DESCENTRALIZACION La descentralización es el proceso inverso al anterior, es decir, los asientos contables generados en la centralización son descontabilizados y las operaciones registradas en los otros sistemas de gestión pueden ser alteradas. Este proceso también de requiere de una confirmación. Una vez confirmado el proceso se inicia: Si el proceso culmina satisfactoriamente aparecerá el siguiente mensaje: Es importante resaltar que luego de la centralización se debe verificar que todos los asientos tengan este staff ’P’. Si luego de revisado y/o corregidos los asientos, se ejecuta el proceso de ‘Actualización’, los asientos contables ya no pueden ser alterados y mucho menos descontabilizados. Si se tratase de efectuar este último proceso, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

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INDICE:

PRESENTACION ...............................................................................1 I. SISTEMA CONTABLE ................................................................2 Estructura de los Módulos ...........................................................3 Entorno del Sistema..................................................................5 Ejercicios Fiscales ....................................................................8 Periodos Mensuales .................................................................9 Plan de Cuentas .....................................................................12 Datos Generales .....................................................................15 Cuentas Destino .....................................................................22 Asiento Automático.................................................................22 Plan de Cuentas Equivalente .................................................25 Centro de Utilidad ...................................................................26 Centro de Costos ....................................................................28 Bancos ....................................................................................30 Tipos de Impuesto ..................................................................36 Tipos de Cambio.....................................................................40 II. REGISTRO ASIENTOS......................................................51 Comprobante de Diario...........................................................53 Comprobante de Ventas.........................................................59 Comprobante de Compras .....................................................66 Comprobante de Caja.............................................................74 Consulta de Comprobante......................................................80 Consulta de Comprobante por Cuenta...................................82 III. PROCESOS ......................................................................86 Actualización de Asientos.......................................................86 Desactualización de Asientos.................................................90

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IV. REPORTES.......................................................................94 Reporte de Honorarios............................................................99 Balances ...............................................................................103 Libros Auxiliares....................................................................107 Estados Financieros .............................................................109 Otros Reportes......................................................................110 V. CONSULTAS....................................................................112 Balance de Comprobantes....................................................112 Mensual por Cuenta ..............................................................112 Mensual por Gastos..............................................................114 Análisis por Cuenta y COA ...................................................114 Análisis por COA y Cuenta ...................................................115 Saldos Mensuales.................................................................116 VI. CENTRALIZACION.........................................................117 Descentralización..................................................................120

manual de contabilidad

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