Manual de usuario del Sistema Integral de Operación de Fondos.

Módulo de Contabilidad

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INDICE

Concepto Página

Catálogos:Tipos de Póliza 3Tipo de Moneda 4Catálogo de Cuentas Contables 5Divisas Detalles 9

Pólizas:Movimiento de Pólizas 10Reporte de Pólizas 13Desafectación de pólizas 14

Procesos:Apertura y Cierre de Mes 15Traspaso Mensual 16Reevaluación 19Carga de Activo Fijo y Gastos de Instalación 20Depreciación y Amortización 21

Procesos Anuales:Póliza de Pérdidas y Ganancias 23

Reportes:Balanza de comprobación

27Auxiliares 28Relación de Saldos 30Libro Diario 31Libro Mayor 32Estado de Resultados y Balance 33Comparativo de Cuentas 34

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CATALOGOS

TIPOS DE POLIZA

Esta pantalla permitirá visualizar las diferentes series de pólizas que maneja el módulo de contabilidad así como las pólizas utilizadas por mes.

Para imprimir debe dar click en la opción de Imprimir mostrando la pantalla siguiente misma que podrá ser impresa.

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TIPOS DE MONEDA

Esta pantalla permite dar de alta las diferentes divisas (monedas) que pueden ser manejadas por el Fondo de Aseguramiento.

Para crear demos click en Nueva, lo que permitirá habilitar los campos requeridos.

En el Tipo de Divisa nos da el número consecutivo del registro, y en Descripción permite capturar el nombre de la divisa y al terminar demos Guardar para que quede registrado.

Para verificar si esta debidamente dada de alta demos click en Ver mostrando la pantalla siguiente.

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CATALOGO DE CUENTAS CONTABLES

Esta pantalla permitirá dar de alta cuentas nuevas siempre y cuando sean autorizadas por la Comisión Nacional de Seguros y Finazas (CNSF) a nivel Cta., SC, y SSC. El Fondo de Aseguramiento únicamente podrá dar de alta los auxiliares que requiera para el manejo de su información para efectos internos.

Para dar de alta una cuenta nueva, demos click en Nueva (en el ejemplo que se capturó en pantalla es una cuenta que no está en catálogo autorizado únicamente es ejemplo).

Moneda: designar el tipo de moneda que utilizará la cuenta.Cuenta: capturar el número.Nombre: capturar el nombreDescripción: que se registrará.Desc. Corta: abreviación nombre corto.Naturaleza: despliega una pantalla de selección y se elige la naturaleza de la cuenta deudora o Acreedora.Reexpresión: se asigna la clase de cuenta para reexpresión, si es Monetaria ($) o no monetaria (bienes tangibles).Afectable: indicaremos si a este nivel de cuenta se requiere afectación contable o no, (No es posible realizar una afectación contable a nivel cuenta SC, SSC, únicamente puede ser afectable a nivel subsubcuenta o auxiliar).Activa: si estará en uso o no

Al terminar de capturar la pantalla demos Guardar y nos despliega un mensaje “registro dado con éxito”.

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Alta de Subcuenta.

Para registrar la subcuenta demos Nueva, nos limpiará la pantalla y proseguiremos a dar la cuenta seguida de tabulador, donde nos desplegará los datos de la cuenta a nivel mayor y nos ubica en el campo de subcuenta donde procederemos a registrar la subcuenta con el mismo procediendo del alta de la cuenta de mayor que a continuación se describe:

Nombre: capturar el nombreDescripción: que se registrará.Desc. Corta: abreviación nombre corto.Naturaleza: despliega una pantalla de selección y se elige la naturaleza de la cuenta deudora o Acreedora.Reexpresión: se asigna la clase de cuenta para reexpresión, si es Monetaria ($) o no monetaria (bienes tangibles).Afectable: indicaremos si a este nivel de cuenta se requiere afectación contable o no, (No es posible realizar una afectación contable a nivel cuenta únicamente puede ser afectable a nivel subsubcuenta o auxiliar).Activa: si estará en uso o no

Al terminar de capturar la pantalla demos Guardar y nos despliega un mensaje “registro dado con éxito”.

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Para capturar la subsubcuenta se sigue el procedimiento anterior verificando si a este nivel será afectable o no.

Alta del auxiliar.

Este procedimiento es similar a los anteriores, primero demos Nuevo y, capturemos la cuenta y subcuenta y subusubcuenta seguida de tabulador, esto

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desplegara los datos a ese nivel proseguimos a capturar el auxiliar con sus datos respectivos como se vio en los procesos anteriores, capturemos el nombre correcto y aquí debemos señalar que sí se afecta contablemente como se muestra en la siguiente imagen.

Eliminar cuenta contable.

Para realizar este proceso debemos dar Nuevo capturar la cuenta seguida de tabulador subcuenta y así sucesivamente hasta el auxiliar, ya visualizando toda la cuenta demos Eliminar, el programa desplegará el aviso “Registro borrado con éxito” como se muestra en la pantalla.

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DIVISAS DETALLES

Esta pantalla permite capturar el Tipo de Cambio del Dólar a moneda nacional.

Para realizar esta carga deberá dar click en Nuevo, con esta opción habilitara los campos a capturar, primeramente de la fecha del tipo de cambio, continuando con el tipo de moneda que en este caso será dólar y, por último el tipo de cambio seguido del click en guardar.

Para visualizar el reporte de los dólares dar click en Reporte, el sistema desplegará la siguiente pantalla mostrando los tipos de cambio por día y mes, como se muestra a continuación:

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POLIZAS

MOVIMIENTO DE POLIZAS.

Este proceso te permitirá capturar pólizas en forma manual así como modificarlas o cancelarlas.

Para registrar una póliza en forma manual debemos hacer lo siguiente:

Primero: Dar click en Nuevo.Origen de póliza: se debe seleccionar nueva.Tipo de póliza: si es de diario, egresos o ingresos, etc., por default muestra de diario.Concepto: la descripción del movimiento.Fecha contable y de Operación: La primera es la fecha del registro contable, la segunda es la fecha de la computadora al momento de realizar la operación.Tipo de Divisa: seleccionar si el movimiento es en dólares o pesos (preestablecida la de Pesos).Detalle: una vez que se captura la cuenta de mayor se puede utilizar la función “F3”, misma que muestra la integración del catálogo contable de la cuenta capturada, permitiendo en la pantalla secundaria seleccionar la cuenta completa a capturar dando doble click sobre la cuenta elegida o seleccionar Insertar, con esto la cuenta se carga en forma automática como se muestra en la pantalla inferior.

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Al capturar cuenta, subcuenta, subsubcuenta y auxiliar, el sistema en el campo del concepto muestra mostrará el nombre correspondiente de acuerdo al catálogo contable cargado en SIOF, lo que permitirá al usuario contar con un control de captura.

Otras de las opciones nuevas del SIOF, es que ya no es necesario realizar un proceso de afectación, toda vez que al momento de guardar la ficha contable, automáticamente se registra en la contabilidad siempre y cuando ésta se encuentre debidamente cuadrada(tenga sumas iguales), como se muestra en la imagen siguiente:

Al guardar la póliza muestra una leyenda con el número correspondiente de acuerdo a la fecha y tipo de póliza registrada, como se muestra a continuación:

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Al registrar correctamente la póliza contable se habilitará la opción de reporte, donde podremos visualizarla e imprimirla como se muestra en la siguiente pantalla.

Para Cancelar o Modificar, (previamente la ficha tiene que estar Desafectada, este proceso se vera en la pagina No 14) primero dar click en Actualizar, esto permite capturar el folio de la póliza a modificar y la fecha del registro contable, al dar doble click en el folio desplegará los datos de la misma, al tener los datos en pantalla se puede complementar o corregir algún rubro de la póliza.

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Para corregir el rubro demos doble click sobre el registro, donde muestra en la pantalla superior los datos que podrán ser corregidos y se Guarda Automáticamente.

Para realizar la cancelación de la póliza debemos realizar el procedimiento anterior de llamar la póliza deseada y al estar los datos en pantalla se oprime el botón de Cancelar póliza, mandando un mensaje de póliza cancelada con éxito.

REPORTE DE POLIZAS

Esta pantalla permite generar el reporte de tipos de pólizas con sus diferentes estatus.

Para utilizar esta pantalla es necesario seleccionar los campos de estatus de pólizas, tipos de pólizas, monedas (divisas) y periodos al dar click en imprimir mostrará la póliza o rango de pólizas solicitadas, esto para su impresión o consulta.

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Un ejemplo al darle imprimir, desplegará la pantalla siguiente:

DESAFECTACIÓN DE PÓLIZAS

Este proceso permitirá quitar de la contabilidad una póliza seleccionada, para realizar correcciones o cancelación de la misma, es importante señalar que este proceso solo es posible si el periodo esta abierto, si el periodo se encuentra cerrado, ver proceso de apertura pagina 15.

Para realizar este procedimiento debemos capturar los datos de la póliza elegida como Número de folio, Tipo de póliza y Fecha de póliza y dar click en Consultar lo que permitirá desplegar la información de la póliza y el asiento contable de la misma como lo muestra la pantalla siguiente.

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Proseguimos a dar clic en Desafectación contable mostrando un mensaje para proceder o no a realizar la desafectación, confirmemos y seleccionemos que Si, nos mostrará la otro mensaje confirmando la correcta desafectación de la póliza.

PROCESOS

APERTURA Y CIERRE DE MES

Este proceso permite cerrar la contabilidad del mes y ya no podrá ser afectada a menos que se abra nuevamente la contabilidad.

Para realizar el proceso debemos seleccionar el Año y el Mes y dar click en Abierto o Cerrado como se muestra a continuación:

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Nota: Es importante señalar que para realizar el cierre mensual se debe determinar en remanente y realizar el traspaso al patrimonio y al inicio del siguiente mes reversar la póliza del traspaso mensual (póliza automática), de otra forma el balance no cuadrará por el resultado.

El proceso mostrara una pantalla con el mensaje “Registro actualizado con éxito” como se muestra a continuación.

TRASPASO MENSUAL AUTOMÁTICO

Existe una nueva opción en procesos, es cierre mensual y dentro de ésta el traspaso mensual; en esta opción se manejará lo que conocemos como traspaso del resultado acumulado al mes, este traspaso es de forma automática.

Para generar este traspaso, seleccione el año, mes a realizar el proceso y, de un click en traspaso, el sistema internamente realizará el cálculo del resultado

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y generará la ficha contable mostrando el número de ficha correspondiente, la fecha de este traspaso siempre será el último día del mes.

En la siguiente pantalla se puede observar el proceso.

En la misma pantalla el usuario tiene la opción de imprimir para visualizar la ficha, revisar el resultado correcto y su afectación correspondiente.

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Al inicio del siguiente mes, el usuario deberá correr la cancelación del traspaso, dentro de este mismo proceso, para realizar la cancelación del mes anterior deberá seleccionar el año y el mes del cual se realizó el traspaso.

Ejemplo:

Si deseo cancelar el traspaso de abril, debo cancelar con el mes de abril para que me cancele el primer día de mayo.

La cancelación, al igual que el traspaso puede visualizar la póliza y mandarla imprimir.

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El sistema realiza validaciones para no correr el procedimiento dos veces ya que se puede duplicar.

REVALUACIÓN

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Este proceso permite actualizar las operaciones en dólares por la diferencia entre el tipo de cambio existente a la fecha de la transacción y el tipo de cambio vigente al cierre de los Estados Financieros, determinando un resultado positivo o negativo por actualización del tipo de cambio.

Para realizar este proceso elige la Fecha de la determinación del cálculo y da click en Ejecutar, mostrará una pantalla para confirmar el cálculo, selecciona Si, enviará un mensaje confirmando que se ha realizado proceso con éxito y nos muestra el número de la póliza correspondiente.

ACTIVO FIJO

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CARGA DEL ACTIVO FIJO Y GASTOS DE INSTALACIÓN.

Este proceso permitirá realizar la captura del Activo Fijo y Gastos de Instalación para que el sistema realice el cálculo de la depreciación y/o amortización contable.

Para la carga de activo fijo a nivel auxiliar, el usuario debe dar de alta los auxiliares en las cuentas 1801 y 3204 según corresponda, debido a que si no existe auxiliar el sistema no permitirá realizar registro alguno.

Para iniciar la captura deben seleccionar los siguientes campos:Grupo Cuenta, debe elegir que tipo de bien desea capturar.Descripción, es el nombre de bien o bienes a capturar.Es muy importante la Fecha de Adquisición, ya que es la base de la depreciación.El Importe, es el monto original de la inversión.Por último la cuenta contable donde registrarán el bien a nivel auxiliar siempre y cuando así lo desee.

El siguiente paso, es dar click en Nuevo, lo permitirá agregar en la pantalla inferior el registro y, a continuación demos Guardar.

Para realizar alguna modificación o cancelación, seleccionemos el registro deseado con un click sobre el mismo, seguido de un click en Eliminar, automáticamente se iluminará de color anaranjado mostrando los registros en la parte superior; si únicamente desea Eliminar, da un click en Guardar y el registro será eliminado.

Si se desea modificar, después de eliminar y guardar, el registro queda en la parte superior de la pantalla donde el usuario podrá realizar la corrección, ya

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Para registrar un terreno debemos indicar marcando con un clic este campo y es únicamente para realización de Reexpresión ya que todos sabemos que no se le calcula depreciación.

con ésta realizada, da un click en nuevo con esto queda registrada correctamente, por último guardar.

DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES.

Este proceso realiza la determinación de la depreciación y amortización mensual, generando la póliza de registro correspondiente.

Para iniciar el proceso elijamos la Fecha de la determinación del cálculo, demos click en Ejecutar, mostrando una pantalla externa preguntando si proseguimos con la depreciación, selecciona Si.

Nos mostrara otra pantalla donde nos indica que se ejecutó con éxito mostrando el número de póliza, como se puede ver a continuación.

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Finalmente muestra la póliza contable como se puede apreciar en la imagen siguiente.

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PROCESOS ANUALES.

POLIZAS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS.

Este proceso de pérdidas y ganancias anual, realiza la cancelación de las cuentas del estado de ingresos y egresos determinando el remanente o déficit, creando la póliza contable.

Para ejecutarlo debemos elegir el Ejercicio y el Tipo de moneda y demos un click en Generar póliza, mostrando la póliza contable.

Nota: este proceso permite reconocer cualquier auxiliar en cuentas de resultados, no se limita al auxiliar “000000”, por lo que el usuario no realizará reclasificación alguna para que el sistema lo reconozca.

Para ejecutarlo debemos elegir el Ejercicio y el Tipo de monedan seguido de un click en Generar póliza.

El sistema muestra la póliza contable como se muestra a continuación:

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Para continuar con este proceso, realicemos la afectación de la póliza contable (registrarla en contabilidad), para esto, da un click en Afectación Póliza, esta opción mandará dos mensajes, “desea proseguir con al afectación contable”, en este caso damos click en “si” y mandará el segundo mensaje de “Afectación con éxito”.

Con esto ya se genero el proceso de Pérdidas y Ganancias, dejando el resultado en la cuenta 6706. Para concluir este proceso falta un paso, este es el traspaso del resultado del mes de diciembre; por lo que el usuario deberá remitirse a Procesos, Cierre Mensual, Traspaso Mensual y correr el proceso (la ficha tendrá fecha del 31 de dic, sin embargo se podrá visualizar únicamente en la balanza de cierre anual); con esto el resultado del ejercicio, que es el saldos de la cuenta 6706, se saldará (cancela) y lo traspasa al patrimonio.

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Si generamos la balanza de mes cierre podemos ver que ya no existe saldo en las cuentas de resultados y se realizo el traspaso del resultado a patrimonio.

Validaciones:

Si se genera el traspaso del resultado del mes de diciembre, antes que correr pérdidas y ganancias, manda un mensaje de advertencia, señalando que falta el proceso de pérdidas y ganancias y no realizará nada.

Si el usuario se equivoca y genera por segunda ocasión el proceso, el sistema no permite realizarlo mandando el siguiente mensaje no realizando nada.

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¿Qué hacer si existe una corrección en el resultado anual?

Si existirá la necesidad de modificar el resultado de un ejercicio, es necesario desafectar las pólizas del traspaso del mes de diciembre y la póliza de pérdidas y ganancias; con las pólizas desafectadas se procede a cancelarlas, con esto permitirá realizar la corrección y posteriormente regenerar los procesos.

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REPORTES

BALANZA DE COMPROBACIÓN.

Esta pantalla me permite seleccionar los diferentes parámetros para generar la balanza de comprobación a la fecha que el usuario requiera.

Para generar la balanza demos el Ejercicio, Mes y la Moneda, así como el nivel que requieren mostrar la cuenta contable, como se muestra en la pantalla siguiente y demos click en Imprimir.

Mostrará la balanza a la fecha y al nivel que sea requerida como se muestra a continuación.

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AUXILIARES

Esta pantalla me permite seleccionar cualquier cuenta para generar un auxiliar a la fecha que el usuario requiera, por mes o por periodo.

Para generar un auxiliar selecciona la Moneda, el Ejercicio, el Mes y la Cuenta, demos click en Ver.

En esta pantalla se agrega una nueva Consulta de Saldos, donde se pueden visualizar cualquier cuenta por mes, mostrando todo el año.

Esta pantalla mostrará el auxiliar como se puede apreciar a continuación.

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Nueva consulta.

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RELACION DE SALDOS

Esta pantalla me permite seleccionar cualquier cuenta para generar una relación de saldos a la fecha que el usuario requiera.

Para generar la relación de saldos debemos elegir la Cuenta, la Moneda, el Ejercicio y el Mes, demos click en Ver.

Podemos ver la relación de saldos solicitada mostrando saldos por cuenta.

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LIBRO DIARIO.

Esta pantalla me permite generar el Libro Diario a una fecha determinada que el usuario requiera, por mes o por un rango de fechas dentro del mismo año.

Para generarlo elige la Moneda y la Fecha que se requiera seguida del click en Ver.

Esta pantalla muestra el Diario correspondiente como aprecia a continuación.

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LIBRO MAYOR.

Esta pantalla me permite generar el Libro Mayor a una fecha determinada que el usuario requiera, por mes o por periodo del mismo año.

Para generarlo elige la Moneda, el Ejercicio y el Mes que se requiera seguida del click en Ver.

Esta pantalla muestra el Libro Mayor requerido como se aprecia a continuación.

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ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE.

Esta pantalla nos permitirá general los Estados Financieros por moneda y a una fecha determinada que el usuario requiera.

Para la generación de estos Estados Financieros, debemos elegir el Ejercicio, el Mes, la Moneda y el Tipo de Reporte, si es Balance General o Estado de Resultados (estado de Ingresos y Egresos) y si el Reporte es histórico (sin incluir reexpresión) o consolidado (sumando reexpresión ), ahora bien demos click en Imprimir.

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Esta pantalla mostrará el Balance General como se aprecia en la siguiente imagen.

Si se elige generar el Estado de Resultados (estado de Ingresos y Egresos), nos muestra el reporte que a continuación se aprecia imagen siguiente.

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COMPARATIVO DE CUENTAS

Este reporte permite revisar los saldos comparativos por meses del ejercicio.

Para visualizar las cifras, primero captura el período a consultar y la cuenta, seguido de un click en Consultar mostrando la siguiente pantalla, también permite visualizar el reporte.

Fin

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