Información General

Conocimientos Previos

Este manual supone que ya se tienen algunos conocimientos contables. No es su objetivo enseñar contabilidad, sino, por el contrario, como implementar prácticas contables en un sistema de contabilidad automatizado.

Requerimientos del Sistema

Para usar el Sistema de Contabilidad (SISCON), necesita los siguientes equipos de computación:

Una computadora personal IBM compatible 486 o superior.

12 Mb de memoria RAM.

Sistema operativo WINDOWS 95

Una impresora.

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Inicio

Al iniciar el Sistema de Contabilidad (SISCON), el programa mostrará una forma como la de la figura 1, solicitando su identificación de usuario y su contraseña para poder darle acceso, habilitando las opciones a las que usted tiene acceso de acuerdo a lo asignado por el administrador del sistema. La primera vez que accesa utilizará el id. De Usuario SISCON y la contraseña SISCON.

Después de accesar al Sistema se le presentará un menú como el mostrado en la figura 2.

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Figura 1

Figura 2

Archivo

El menú archivo es donde se captura toda la información utilizada por el sistema, la manera lógica de introducir los datos es:

Datos Iniciales y Generales

Asientos Diarios.

Datos Iniciales y Generales

Períodos Fiscales...

Todas las formas (pantallas donde se capturan datos) tienen en común una barra de herramientas en la parte inferior, como la de la figura 3 mostrada en la siguiente página, su funcionamiento es el siguiente:

Ubica el puntero en el primer registro de la tabla, mostrando la información del registro en la forma (pantalla de captura de datos).

Mueve el puntero de la tabla al registro anterior, mostrando la información por pantalla.

Mueve el puntero al siguiente registro de la tabla.

Mueve el puntero al último registro de la tabla.

Sirve para buscar registros (datos); lo realiza presentando una forma para que los usuarios digiten los valores o criterios de búsqueda, del registro que deseamos visualizar en la pantalla.

Envía a impresora un reporte relacionado directamente con los datos de la forma en la que el usuario se encuentra.

Muestra una vista previa del reporte por pantalla.

Agrega un nuevo registro, es equivalente a presentar una forma limpia (sin datos) para que sea llenada por el usuario. Cuando se oprime este botón de comando, se conmuta con el botón para Guardar, ya que hasta que se guardan los datos quedan grabados en el disco duro.

Graba el registro en el disco, ya sea que se esté agregando uno o modificando alguno existente (siendo en este caso que solamente guarda las modificaciones)

Modifica el registro (datos) en que se encuentra ubicado el puntero. Es como si se cambiaran algunos datos de una hoja de

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formulario. Al modificar un registro este botón se conmuta con el de Revertir.

Revierte los datos; en el caso de que se está agregando un nuevo registro, al revertir elimina el registro de la memoria de la computadora; mientras que en el caso que se modifica un dato solamente vuelve a mostrar en la forma los datos anteriores del registro.

Borra el registro (datos) que se muestra en la forma. Al borrar un registro el computador solamente lo marca como borrado pero físicamente sigue existiendo en el disco duro (como basura), para eliminarlo del disco tiene que organizar los archivo utilizando la opción para este fin del menú de utilitarios.

Cierra la forma y retorna a la pantalla anterior.

Los períodos fiscales es una información vital para el funcionamiento del Sistema de contabilidad. El período fiscal es utilizado como llave primaria de la contabilidad para ubicar la información del período, así como para dar el nombre a la base de datos histórica, donde se puede almacenar un año de información, de esta manera se tiene un control estricto de la información vía archivos manipulables por el usuario.

La base de datos de cada período fiscal lo forman tres tablas, que sus nombres serían por ejemplo para el período 1997-1998 los siguientes:

C9798.DBF Tabla en la que se guardan los datos generales de cada jornal del período.

C97982.DBF Tabla en la que se guardan el detalle de cada jornal, o sea las partidas contables (débitos y créditos) a nivel de cuenta de detalle.

C9898S.DBF Tabla de saldos del período fiscal. En esta tabla es una copia del catálogo de cuenta con los saldo acumulados por cada mes del período de referencia.

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Figura 3

Estas tablas pueden ser borradas utilizando las opciones del explorer de Windows 95, de esta manera podrá mantener en disco la cantidad de años que requiera su empresa o solamente los que exige la Ley (por ejemplo cinco años).

En esta forma existen otros datos de mucha utilidad para el sistema como es el control de cada mes del período fiscal. Cada mes tiene un rango de fecha así como una letra que identifica su Estado (P = Pendiente, A = Actual, C = Cerrado). El sistema no permite grabar jornales con fechas fuera del rango del mes actual, por lo tanto es aquí donde busca dicha información para poder grabar las transacciones.

De acuerdo a lo expresado anteriormente, podemos notar que esta información debe ser una de las primeras a ingresar en el sistema para que éste pueda funcionar.

Grupos Contables...

Al seleccionar esta opción muestra un formulario (figura 4) en la que se graban los datos de la Tabla de Grupos Contables.

El funcionamiento de esta forma es idéntico al explicado anteriormente con la Tabla de Períodos Fiscales.

Los datos a ingresar determinan la estructura del catálogo de cuenta así como cuales son las Cuentas Reales y cuales son las Cuentas de Orden, para que el Sistema no permita partidas dobles entre ellas ya que eso ocasionaría un descuadre de ambas contabilidades.

La inclusión de esta información es de carácter obligatorio aunque su contabilidad no tenga cuentas de orden, ya que el sistema siempre verificará que sus jornales sean solamente de un mismo tipo de cuentas.

Nota: Este programa es instalado con los siguientes grupos de cuentas reales:

1 Activos

2 Pasivos

3 Patrimonio

4 Ingresos

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Figura 4

5 Costos y Gastos

De esta manera le quedan cuatro grupos para ser utilizados como cuentas de orden, la vista previa del reporte que emite es la siguiente, en la cual se indica la funciones que tiene su barra de herramientas.

Tipos de Jornal...

Los Tipos de Jornal son utilizados por el Sistema en la captura de los jornales para poder categorizarlos. Es de carácter obligatorio introducir esta información en la forma mostrada en la figura 5, ya que dependiendo del tipo de jornal el sistema realiza diferentes acciones.

Por ejemplo si el jornal es de ajuste (AJ), al momento de aplicar los asientos, el sistema actualiza información adicional en el registro de control relacionada con la última fecha de ajuste aplicado. De la misma manera realiza algunos procesos adicionales cuando el tipo de jornal que se aplica es (JC = Jornal de Cierre).

El usuario puede agregar la cantidad de tipos de jornal que considere de utilidad para su empresa. El reporte que se imprime es el siguiente.

Tipos de Cambio...

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Figura 5

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No.

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Zoom de la Vista Previa

Cerrar la Vista Previa

Enviar a la Impresora

Una de las mejores bondades del sistema, es que puede generar automáticamente ajustes por deslizamiento de la moneda. Para tal fin es obligatorio grabar la tabla de tipos de cambio utilizando la opción del menú archivo que muestra la forma de captura de datos como la de la figura 6.

Catálogo de cuentas...

La forma para captar los datos del catálogo (figura 7), funciona validando que todas las cuentas formen una estructura lógica, las validaciones son las siguientes:

Verifica que no se grabe a dos cuentas el mismo código.

La naturaleza deudora o acreedora que activa para la cuenta que está agregando, es la misma que la cuenta de nivel superior, si el usuario cambia dicha opción el sistema le envía un mensaje advirtiendo lo indebido del caso.

El nivel de la cuenta puede ser detalle, solamente cuando la cuenta de nivel superior es de nivel total y no tenga subcuentas.

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Figura 6

Cuando la cuenta es nivel de detalle, habilita la casilla de verificación Mantenimiento de Valor, al hacer clic en dicha casilla, el programa habilita la lista desplegable, en la que se selecciona o se digita la contra cuenta utilizada para elaborar el comprobante de ajuste por deslizamiento de la moneda.

La última validación es la que efectúa cuando se graba el registro, verificando que no falte algún dato que llenar para poder grabar dicho registro, de lo contrario le muestra un mensaje notificándole lo sucedido y ubicando el cursor en el lugar del formulario pendiente de llenar.

Este formulario le permite ver el detalle de los saldos del período fiscal actual con solo hacer clic en el Botón de Comando a como se muestra en la Figura 7A.

Al hacer clic en el botón imprimir que se encuentra en la barra de herramientas en la parte inferior del formulario, se envía a impresora el listado del catálogo de cuentas a como se muestra a continuación.

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Figura 7

Figura 7A

Registro de Control...

El registro de control es una forma en la que se guarda información general para el funcionamiento del sistema. La barra de herramientas solo tiene dos botones, el botón Guardar y el botón Revertir, como se muestra en la figura 8.

Esta forma muestra datos que no pueden ser modificados, los cuales son:

Nombre de la Empresa.

Período Fiscal.

Mes en Proceso.

Así mismo existen otros datos que permite su modificación:

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Figura 8

Ultimo comprobante. Se refiere al último número de comprobante que se grabó en la opción de Jornales (no aplicados)... del menú Archivo. El programa utiliza este dato para asignar el no. de comprobante incrementalmente, reiniciando la numeración al inicio de cada mes.

Generar ajustes. Es una casilla de verificación que al activarla haciendo clic en ella (Si), el sistema toma el control de las fechas de los jornales, avanzando a un nuevo día solamente cuando se genera el ajuste por deslizamiento.

Cta. de Utilidades. Se digita la cuenta a nivel de detalle, donde se presentará la pérdida o ganancia del ejercicio en el reporte del Balance General de los Estados Financieros.

Logo de la empresa. Es una casilla de verificación con la que se activa o desactiva la impresión del logo en los reportes del sistema.

Cambiar Logo. Presenta una forma (figura 9) para buscar archivos de imagen y retornar el nombre al registro de control.

Papel Tapiz. Activa o desactiva el papel tapiz del Sistema de Contabilidad.

Cambiar papel tapiz. Presenta una forma (figura 9) para buscar archivos de imagen que sirvan como papel tapiz del sistema, retornando el nombre de dicho archivo al registro de control.

Después de cambiar los datos, puede oprimir cualquiera de los únicos dos botones que tiene la barra de herramienta de esta forma, los cuales son los botones para Grabar y Revertir.

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Figura 9

ABC de Usuarios...

Esta forma (figura 10) es la primer opción del sub-menú de Control de Acceso. En esta forma se agregan, modifican y eliminan los usuarios del sistema, siendo permitido el acceso únicamente al administrador del sistema.

El administrador después de agregar un usuario al sistema, solamente puede modificar las propiedades relacionadas con los módulos u opciones de menú, o eliminar a dicho usuario del sistema, pero no puede cambiar los otros datos.

Los únicos niveles de usuarios son dos:

U = Usuario

A = Administrador

Es importante notar que pueden haber más de un Administrador del Sistema, esto con el fin de que sirva como prevención a problemas de personal.

A cada usuario se le puede definir el acceso a cada módulo u opción de menú, además el acceso se puede restringir al activar o desactivar las opciones que permiten agregar, modificar y borrar información. El usuario impreso es como se muestra a continuación, en cuyo reporte se visualiza los permisos que tiene dicho usuario

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Figura 10

Cambio de PassWord...

Presenta una forma (figura 11) en la que el usuario actual del sistema puede cambiar su PassWord. Esta forma al igual que la del registro de control muestra una barra de herramientas con solo dos botones (Guardar y Revertir).

Plantilla de Usuario...

Esta forma (Figura 12), la utiliza el administrador del sistema para definir una plantilla de usuario, esto significa que cada vez que agreguemos un usuario, iniciará con el acceso especificado en esta plantilla.

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Figura 11

Asientos Diarios

En el menú de archivo existen tres opciones de Asientos Diarios:

Jornales (no aplicados)...

Jornales (aplicados)...

Jornales (meses posteriores)...

Jornales (no aplicados)...

La forma (figura 13) que aparece al ejecutar la opción de menú jornales (no aplicados) es la de mayor utilidad en el sistema. En esta forma se ingresan todos los jornales para su posterior aplicación (registro electrónico en los libros). Su funcionamiento es el siguiente:

Si no está activada la opción Generar ajustes en el Registro de Control, el sistema le permite digitar la fecha del Jornal. La fecha tiene que estar dentro del rango válido para el mes, de acuerdo a lo establecido en la tabla de períodos fiscales, de lo contrario no permitirá grabar el jornal. La fecha se va limitando conforme se aplican los movimientos a un rango comprendido entre el último día aplicado y el último día del mes en proceso (mes actual).

El tipo de jornal puede seleccionarse a través de una lista desplegable, también puede digitar el código respectivo.

El número de jornal, es automático utilizando el registro de control.

La referencia es utilizada para guardar números de facturas, cheques, recibos de cajas y otros números que identifiquen el tipo de documento con el que estemos trabajando de acuerdo a lo seleccionado en Tipo.

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Figura 12

El concepto del jornal puede ser un texto de cualquier tamaño, ya que este dato tiene las características de un memo.

En el formato hay una cuadrícula con dos botones de comando al lado derecho (Agregar, Eliminar). En esta cuadrícula se graban los asientos contables. El botón Agregar, como su nombre lo dice, agrega una línea en la cuadrícula para que sea llenada de los datos posteriormente explicados, el botón Eliminar Borra la línea en la que se encuentra ubicado el puntero dentro de la cuadrícula.

En la celda de la columna cuenta se digita el código de la cuenta contable, el sistema deja en blanco la celda y no permite que avance en los casos siguientes: cuando la cuenta no existe, cuando la cuenta no es de detalle o cuando el jornal es de cuentas reales y la cuenta digitada es de orden o viceversa.

La descripción es puesta automáticamente cuando se digita un código de cuenta aceptado por el sistema.

El tipo de asiento puede ser D (Débito) y C (Crédito).

De acuerdo al tipo digitado, el cursor se ubica en la celda de la columna de débitos o en la de créditos. Después de grabar el monto, se actualizan los totales ubicados en el pie de la cuadrícula.

Al ejecutar el botón Grabar de la barra de herramientas, el programa para poder grabar el jornal verifica que se cumpla lo siguiente: que el jornal esté balanceado, que no existan filas sin datos, que todos los datos requeridos del jornal estén llenos y que la cuadrícula no esté vacía.

Cuando el jornal está grabado se activan todos los botones de la barra de herramientas, por lo tanto puede imprimir el comprobante de diario a impresora (figura 13A) o una vista previa (figura 13B), utilizando los botones para tales fines.

Al hacer clic en el botón imprimir aparece la forma mostrada en la parte superior de la figura 13A, en este formulario usted puede seleccionar cualquier impresora

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Figura 13

que esté instalada en su equipo apareciendo un formulario como el mostrado en la parte inferior de la figura 13A. Después de seleccionar el intervalo de impresión y la cantidad de copias haga clic en el botón Aceptar y se imprimirá su comprobante.

Si quiere eliminar un comprobante de diario no aplicado, el sistema le pedirá su confirmación.

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Figura 13A

Jornales (aplicados)...

Al ejecutar la opción de menú Jornales (aplicados), el sistema abre una forma como la mostrada en la figura 14. Dicha forma contiene los jornales del mes en

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Figura 13B

Figura 14

proceso que ya han sido aplicados, los cuales solamente los pueden ver e imprimir, ya que la barra de herramientas de esta forma no tiene los botones para agregar, modificar o borrar asientos. Esta limitación se debe a que estos jornales ya han sido registrados en los libros electrónicos.

Jornales (meses posteriores)...

Este formulario funciona igual que Jornales (no aplicados)..., con la diferencia que la fecha permitidas para grabar jornales debe ser superior al mes de proceso actual. Al hacer clic en esta opción se presenta el formulario mostrado en la figura 15.

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Figura 15

Procesos

El menú proceso (figura 16) contiene todas las opciones de los procesos automáticos contables del sistema. Estos procesos se dividen en tres grupos:

Procesos Diarios

Proceso Mensual

Procesos del Ejercicio

El sistema por seguridad obliga al usuario a respaldar la información antes de ejecutar cualquiera de los procesos incluidos en este menú, así mismo como es requisito indispensable la existencia o no de asientos pendientes de aplicar, el sistema verifica los datos y envía los mensajes necesarios al usuario para que este sepa que acción tomar en cada caso.

Procesos Diarios

Generar ajustes por deslizamientos...

Este proceso presenta una forma (figura 17), en la que se introduce la fecha hasta la que quiere deslizar las cuentas, para efecto de control muestra los tipos de cambio del ultimo ajuste y de la nueva fecha a ajustar. Una vez que se hace clic en el botón de comando Ok, el programa genera un comprobante de ajuste el cual puede ser impreso y visto en la opción del menú de archivo Jornales (no aplicados).

Este proceso está relacionado con la opción de Generar ajustes que se encuentra en el Registro de Control y con la forma de Jornales (no aplicados). Si está marcada o no la opción de Generar ajustes, el programa

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Figura 16

Figura 17

permite o no al usuario digitar la fecha de proceso en la forma de Jornales (no aplicados), en el caso que no permita digitar la fecha, la única manera que tiene el usuario de avanzar a una nueva fecha de proceso es generando el comprobante de ajustes y aplicando posteriormente dicho asiento, siendo ésta la relación existente entre este proceso y las opciones antes mencionadas.

Trasladar Asientos...

Esta opción (figura 18), se utiliza para trasladar los asientos de meses posteriores o los asientos del módulo de banco al archivo de asientos no aplicados, cuando la fecha de proceso alcanza en el tiempo, a los jornales antes mencionados. Esta función es de gran utilidad porque el usuario puede ir al día con banco y el resto de jornales en meses posteriores, aunque su contabilidad se encuentre atrasada por las diferentes causas que lo ocasionan. Cuando el mes de proceso contable cambia al siguiente, el usuario no tendrá que digitar nuevamente toda la información, solamente la trasladará de un lugar a otro.

El término trasladar asientos se aplica estrictamente a los jornales de meses posteriores porque al finalizar este proceso, desaparecen de meses posteriores y se aparecen en Jornales no aplicados. En el caso del módulo de banco es diferente, lo que el programa realiza es simplemente una copia de la información.

Aplicar asientos...

El proceso de Aplicar asientos (figura 19) es el que se encarga de registrar los datos en el libro diario y el libro mayor electrónico, traslada los datos al archivo de asientos aplicados del mes y vacía el archivo de asientos no aplicados. A partir de este momento esa información es reflejada en los reportes de Estados Financieros, Anexos y Auxiliares.

Para ejecutar esta opción basta con seleccionarla en el menú de Procesos y hacer clic en el botón de comando ok.

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Figura 18

Figura 19

Proceso Mensual

Iniciar un nuevo mes...

Al ejecutar esta opción el sistema procede a lo siguiente:

Traslada los asientos aplicados del mes al archivo histórico del ejercicio actual y limpia el archivo del mes.

Trasladas los saldos finales a iniciales y deja en cero los totales de débitos y créditos del mes.

Prepara el registro de control con el nuevo rango de fechas permitidas para ingresar datos, de acuerdo al nuevo mes.

Todas estas acciones son efectuadas simplemente al hacer clic en el botón de comando Ok, como el mostrado en la figura 20.

Procesos del Ejercicio

Generación del jornal de cierre del ejercicio...

La opción de Generación de jornal de cierre del ejercicio muestra una forma como la de la figura 21. Esta forma presenta la siguiente información:

Período

Més en proceso

Ultimo día aplicado

Al hacer clic en el botón Ok, el sistema genera en el

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Figura 20

Figura 21

archivo de asientos no aplicados, un jornal cancelando las cuentas de resultado y trasladando a la cuenta de Utilidad o Pérdida del Ejercicio el resultado del mismo.

Este jornal puede ser impreso en la opción del menú de Archivo Jornales (no aplicados) y aplicado en la rutina para tal fin del menú de procesos.

Para tener disponible este proceso el sistema verifica que:

Ya se haya salvado la base de datos

Que el mes de proceso sea el último del período fiscal

Que no existan asientos pendientes de aplicar

Iniciar un nuevo ejercicio...

Esta opción se ejecuta para poder hacer que el sistema se prepare para un nuevo período (ejercicio) contable. Para tal fin seleccione en el botón desplegable el período que quiere iniciar y luego haga clic en el botón Ok figura 22. El sistema hará lo siguiente:

Efectúa las operaciones normales de fin de mes.

Copia el archivo de saldos a un archivo de nombre cXXXXs.dbf, donde XXXX es el ejercicio contable que queda cerrado, por ejemplo si se quiere inicializar el período 1998-1999, el nombre del archivo de saldos del período que cierra tendrá el nombre de c9798s.dbf

Traslada el saldo final del período al saldo inicial del período, después limpia los otros datos (totales de movientos, saldos mensuales, saldos finales).

Crea los nuevos archivo donde se guardan los asientos para el período que inicia, estos archivos tendran los siguientes nombres cXXXX.dbf y cXXXX2.dbf, donde XXXX es el período que inicia, siguiendo con el ejemplo anterior serían c9899.dbf y c98992.dbf

Prepara el registro de control con la información del nuevo ejercicio contable.

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Figura 22

Informes

Estados Financieros

Balanza de Comprobación...

Para imprimir la Balanza de Comprobación, basta con seleccionar si se imprimirá Hasta nivel de detalle o Resumen, así como seleccionar el Mes Actual u Otro Mes, luego hacer clic en el botón de comando Ok como lo muestra la figura 23.

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Al hacer clic en Ok, se presenta la forma que controla la impresión, en la cual puede seleccionar la impresora, la cantidad de copias a imprimir, el rango de páginas, y luego imprimir el informe; esta forma es standard (figura 23A) y se presentará después de ejecutar el botón Ok de cada una de las formas de informes.

El formulario para imprimir permite visualizar por pantalla (figura 23B), por impresora y al disco. Si selecciona la salida por impresora podrá definir el rango de páginas a imprimir, así como el número de copias que requiere.

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Figura 23

Figura 23A

Balance General...

El reporte del Balance General tiene dos presentaciones, una en forma de cuenta y la otra en forma de reporte. Para imprimir cualquiera de estos dos formatos solamente tiene que seleccionar la opción como la mostrada en la figura 24, y hacer clic en el botón Ok. Así mismo podrá imprimir el Balance del mes actual o

de cualquier otro mes que se encuentre cerrado en el sistema. Las presentaciones previas de ambos reportes se muestran a continuación.

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Figura 23B

Figura 24

Estado de Resultados...

Para imprimir el estado de resultado solamente tiene que seleccionar dicha opción en el menú, luego aparece una ventana como la figura 25, y seleccione el mes que desea imprimir.

La presentación del Estado de Resultado es la siguiente.

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Libros

El sistema almacena los libros electrónicos de Diario y Mayor, los cuales deben de imprimirse al final de cada mes para ser archivados en duro en papel sellado y foliado por las autoridades competentes. Para imprimir dichos libros solamente seleccione cada una de las opciones mostradas en el submenu Libros.

Libro Diario...

Al seleccionar esta opción aparece una ventana como la de la figura 26, en la cual solamente debe hacer clic en el botón de comando Ok.

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Figura 25

La vista previa es la siguiente.

Libro Mayor...

Al seleccionar esta opción, como en el caso de la opción anterior, aparece una ventana como la de la figura 27, en la cual solamente debe hacer clic en el botón de comando Ok.

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Figura 26

Informes de Cuentas

Anexos...

Los Anexos contienen el detalle que componen los saldos de las cuentas, por tal fin al presentarse la forma (figura 28) en el computador, el usuario seleccionará las cuentas que desee imprimir su detalle haciendo clic en la casilla de verificación ubicada a la derecha de la cuenta. Esta información quedará guardada en la Contabilidad, de tal manera que la próxima vez que desee imprimir los Anexos, solamente tendrá que hacer clic en el botón de comando Ok.

Auxiliar de Cuentas...

Los Auxiliares de Cuentas equivalen a la tarjeta auxiliar que llevan en la contabilidad tradicional manual, con este informe se imprime el equivalente a dichas tarjeta seleccionando el rango de cuentas que desea imprimir y el rango de meses a incluir de información. Estas acciones las efectúa en la forma para

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Figura 27

Figura 28

tal fin mostrada en la figura 29. Finalmente para imprimir el informe bastará con hacer clic en el botón de comando Ok.

A continuación se muestra la vista previa de este informe.

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Figura 29

Otros Informes

Tipos de Cambio...

En el sistema se graban en una tabla los tipos de cambio, ya que son utilizados para el cálculo del deslizamiento monetario (ajuste por deslizamiento), que es uno de los procesos diarios de la contabilidad. En la forma de captura de dichos datos se tiene la opción de imprimir todos los tipos de cambio que se han agregado al sistema, por tal razón se ha agregado esta opción en el menú de Informes (figura 30), para que se puedan imprimir los tipos de cambio de un rango específico de fechas.

La vista previa es la siguiente.

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Figura 30

Listado de Asientos del Mes...

Como todo sistema, este tiene listadores para validar los datos ingresados. El Listado de Asientos del Mes permite imprimir todos los jornales, o solamente los de un tipo; además permite listar los Asientos Aplicados, los Asientos no Aplica-dos y los Asientos de Meses Posteriores. Estas opciones se le indican al progra-ma en la forma (figura 31) que presenta al ejecutar su respectiva opción de me-

nú.

La siguiente figura muestra la vista previa de este informe.

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Figura 31

Resumen de Asientos del Mes...

La información del mes se puede resumir a través de este reporte, al hacer clic en esta opción de menú aparece el formulario mostrado con la figura 32, en dicho formulario podrá seleccionar si desea imprimir todos los jornales o solamente los jornales de un solo tipo. También podrá seleccionar si el origen de la información son los asientos no aplicados o los aplicados.

La vista previa del reporte es la siguiente.

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Figura 32

Módulo de Banco

Movimiento de Banco

En esta sección se captura, modifica y elimina la información relacionada con el saldo de cada cuenta de banco. Las opciones de menú que conforman el movi-miento son las que siguen a continuación.

Cheques...

Al seleccionar esta opción, aparecerá un formulario (figura 33), en la cual la infor-mación está clasificada en dos partes, la primera presenta la información del che-que y la segunda la jornalización del mismo.

Con lo que respecta a la información del cheque se digita la información requeri-da (No. De Cheque, Fecha, Beneficiario, Monto en córdobas o en dólares depen-diendo de la moneda que afecte la cuenta de banco, el concepto y una informa-ción muy importante para poder imprimir el resumen de ingresos y egresos la ca-tegoría).

En la segunda página solicita la información de la jornalización del cheque, fun-cionando de la misma manera que la de los Jornales no aplicados del sistema de contabilidad, con la única diferencia que tiene un botón de comando adicional lla-mado Banco, el cual al ser ejecutado, graba automáticamente la cuenta contable de banco, así como el monto cordobizado en el caso de cuenta en dólares, ubi-cándolo en el haber, ya que un cheque disminuye el saldo en banco. El progra-ma no permite que se grabe el cheque si el jornal no está balanceado, también es requerido que la información del cheque este completa para poder grabar.

El módulo permite modificar solamente la información correspondiente a la Jorna-lización del Cheque y la categoría.

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Cheques Anulados...

Con esta opción, el sistema permite grabar cheques anulados, o sea cheques que por diversas causas no fueron utilizados, pero que es necesario por control tener el consecutivo de los mismos (figura 34)

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Figura 33

Depósitos...

La información que se graba en los depósitos (figura 35) es similar a la de los cheques, en vez de Beneficiario se graba el depositante, el resto de la informa-ción es idéntica, con la diferencia que el monto aumenta el saldo en banco.

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Figura 34

Figura 35

Notas de Débito...

La Notas de Débito (figura 36), son las emitidas por el banco, o sea que disminu-yen el saldo en nuestra cuenta.

En el caso de transferencias bancarias entre dos cuentas nuestras, recibiremos del banco las respectivas notas de débitos y créditos que respalden dicha opera-ción. Por tal situación el sistema permite con estos dos formularios que no sea requisito indispensable para grabar la información, el tener la jornalización, ya que basta con jornalizar en una de ellas para que contablemente se encuentre registrado correctamente.

Notas de Crédito...

Las notas de créditos emitidas por el banco aumentan nuestro saldo y la informa-ción requerida por el sistema es la mostrada en la figura 37.

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Figura 36

Anulación de Cheques...

A diferencia de cheques anulados, esta opción sirve para anular cheques que fueron emitidos con el sistema, por lo tanto el saldo ya había sido afectado por el mismo. El funcionamiento de este formulario (figura38) es el siguiente, hacer clic en el botón de búsqueda y digitar el número de cheque que desea anular, des-

pués digite el botón de modificar, hacer clic en el botón Anular Cheque y final-mente grabe la información. Automáticamente el módulo de banco revertirá el cheque y actualizará el saldo de banco.

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Figura 37

Figura 38

Otros Datos de Banco

Existe otra información relacionada con el módulo de banco, que es de gran im-portancia para el buen funcionamiento del módulo.

Conciliación Bancaria...

Una de las funciones de uso cíclico es la conciliación bancaria. Para efectuarla tendrá primero que seleccionar la cuenta de banco correspondiente a como se explica más adelante en este manual en la sección correspondiente al Registro de Control de Banco.

Al hacer clic aparece un formulario (figura 39), en el cual para conciliar tendrá que hacer clic en el botón modificar, luego en la cuadrícula (formado por filas y columnas), basta con hacer clic en el botón de verificación llamado conciliado. Finalmente después de conciliar cada transacción deberá grabar la información. Luego imprimirá el informe de conciliación haciendo clic en el botón imprimir mostrando el formulario (figura 40). En este formulario digite la fecha de corte, el saldo según banco y finalmente el botón de comando Ok, presentando un reporte con el de la figura 41.

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Figura 39

Página 39

Figura 40

Figura 41

Tabla de Cuentas Bancarias...

La tabla de cuentas bancarias (figura 42) es el lugar donde se registra toda la in-formación relacionada con una cuenta en banco. El código sirve para identificar la cuenta bancaria en el sistema, el banco es un descriptor de la entidad finan-

ciera en la que se encuentra la cuenta, cuenta corriente es el número dado por el banco, la moneda especificada solo puede ser Córdoba y Dólares, la fecha de control contable es la última fecha de jornales aplicados en el sistema, la fecha de saldo y el saldo inicial depende de la fecha a la que quiere iniciar a registrar su libro de banco.

Tabla de Categorías...

Las categorías (figura 43) son las utilizadas para el informe de Ingresos y Egre-sos, es de mucha utilidad para la gerencia por lo que presenta la información co-mo un flujo de efectivo de banco, clasificado de acuerdo al criterio del funcionario a cargo.

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Figura 42

Figura 43

Registro de Control de Banco...

Para trabajar con el módulo de banco, primero deberá seleccionar la cuenta de banco que pondrá activa, esa operación se efectúa en el formulario del Registro de Control de Banco (figura 44) haciendo clic en el Código de Cuenta Corriente y seleccionando la cuenta que desea activar. Después haga clic en el botón gra-bar y proceda a utilizar el módulo de banco para esa cuenta bancaria.

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Figura 44

Informes

Resumen de Saldos...

El resumen de saldo es un reporte corto que muestra solamente los saldos de cada una de las cuentas de banco, como se muestra a continuación.

Estado de Cuentas...

Al hacer clic en esta opción se presenta un formulario (figura 45), que sirve para seleccionar la cuenta para el informe, luego haga clic en ok.

Resumen de Ingresos...

Este es el reporte que utiliza las categorías bancarias, basta con definir un rango de fechas así como definir con cual moneda generará el informe y el programa se encarga de resumir los ingresos y egresos para poderlos imprimir. El formulario es el mostrado con la figura 46.

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Figura 45

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Figura 46

Herramientas

Organizar Archivos

Esta opción de Menú organiza la base de datos, eliminando los registros del sis-tema que fueron marcados como borrados. Se recomienda ejecutar esta opción después de eliminar información o después de ejecutar cualquiera de las opcio-nes del menú proceso.

Respaldar Base de Datos

Al ejecutar esta opción aparece un formulario como el mostrado en la figura 47, en la cual selecciona la unidad en la que realizará el respaldo (la cual puede ser el floppy disk 3.5” o cualquier otra unidad de disco disponible para tal fin). Des-pués de seleccionar la unidad, digite el nombre que tendrá el respaldo y final-mente haga clic en el botón Grabar.

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Figura 47

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Restaurar Base de Datos

En los casos en que tenga que recuperar información de los diskettes o de cual-quier otro medio de disco donde se encuentre grabado el respaldo de la contabili-dad, ejecute esta opción y utilice el formulario (figura 48) para tal fin.

Nota: es importante saber que al ejecutar esta opción, perderá toda la informa-ción que tenga en su sistema, ya que será sustituida por la que contenga el res-paldo, por tal razón ejecute esta opción solo en caso de pérdida de información o en otro caso que lo amerite.

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Figura 46

Tabla de ContenidoInformación General...............................................................................................................1

Conocimientos Previos.......................................................................................................1Requerimientos del Sistema................................................................................................1

Inicio.......................................................................................................................................2Archivo....................................................................................................................................3

Datos Iniciales y Generales.................................................................................................3Grupos Contables............................................................................................................5Tipos de Jornal................................................................................................................6Tipos de Cambio.............................................................................................................7Catálogo de cuentas........................................................................................................7Registro de Control.........................................................................................................9ABC de Usuarios..........................................................................................................11Cambio de PassWord....................................................................................................12Plantilla de Usuario.......................................................................................................12

Asientos Diarios................................................................................................................13Jornales (no aplicados)..................................................................................................13Jornales (aplicados).......................................................................................................16

Procesos................................................................................................................................18Procesos Diarios................................................................................................................18

Generar ajustes por deslizamientos...............................................................................18Trasladar Asientos.........................................................................................................19Aplicar asientos.............................................................................................................19

Proceso Mensual...............................................................................................................20Iniciar un nuevo mes.....................................................................................................20

Procesos del Ejercicio.......................................................................................................20Generación del jornal de cierre del ejercicio................................................................20Iniciar un nuevo ejercicio..............................................................................................21

Informes................................................................................................................................22Estados Financieros...........................................................................................................22

Balanza de Comprobación............................................................................................22Balance General............................................................................................................24Estado de Resultados....................................................................................................25

Libros................................................................................................................................26Libro Diario...................................................................................................................27Libro Mayor..................................................................................................................27

Informes de Cuentas..........................................................................................................28Anexos..........................................................................................................................28Auxiliar de Cuentas.......................................................................................................28

Otros Informes..................................................................................................................30Tipos de Cambio...........................................................................................................30Listado de Asientos del Mes.........................................................................................31Resumen de Asientos del Mes......................................................................................32

Módulo de Banco..................................................................................................................33Movimiento de Banco.......................................................................................................33

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Cheques.........................................................................................................................33Cheques Anulados.........................................................................................................34Depósitos.......................................................................................................................35Notas de Débito.............................................................................................................36Notas de Crédito............................................................................................................36Anulación de Cheques..................................................................................................37

Otros Datos de Banco.......................................................................................................38Conciliación Bancaria...................................................................................................38Tabla de Cuentas Bancarias..........................................................................................40Tabla de Categorías.......................................................................................................40Registro de Control de Banco.......................................................................................41

Informes............................................................................................................................42Resumen de Saldos.......................................................................................................42Estado de Cuentas.........................................................................................................42Resumen de Ingresos....................................................................................................42

Herramientas.........................................................................................................................44Organizar Archivos...........................................................................................................44Respaldar Base de Datos...................................................................................................44Restaurar Base de Datos...................................................................................................45

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