mi primer sistema de contabilidad para pymes
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Mi primer sistema de contabilidad para Pymes
Proyecto Tecnológico, “Crear, compartir y descubrir”, MEP
Profesora, MAF Karina Hernández Hernández
Mi Primer Sistema de Contabilidad para PYMES Prof.MAF Karina Hernández
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Autora:
MAF. Prof. Karina Hernández Hernández, docente técnica de Contabilidad, de los
Colegios Técnicos San Antonio de Escazú y San Juan Sur Corralillo de Cartago.
Materias (Subareas) Contabilidad y Tecnología aplicada a la Contabilidad
Especialidades: Contabilidad décimo año y Talleres Exploratorios
Modalidad: Comercial y Servicios de Educación Técnica
Cedula: 109700322
Teléfono: 8910-3896
Correo: [email protected]
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Contenido
CONTEXTO-JUSTIFICACIÓN 4
OBJETIVOS GENERALES 6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6
RECURSOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS 7
CONTENIDO 8
DESARROLLO 8
Consideraciones previas 8
Desarrollo 9
El modulo de inventarios 10
Módulo de Facturación 11
Módulo de activos fijos 13
Módulo de planillas 14
Módulo de Contabilidad 16
Estado de Resultados 17
CONCLUSIONES 18
RECOMENDACIONES 18
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Contexto-Justificación
La especialidad de Contabilidad en los Colegios Técnicos de Costa Rica, se imparte en la
mayoría de los Centros Educativos de esta modalidad, tanto en lecciones nocturnas como
diurnas, esto se debe a la alta demanda de las empresas transnacionales instaladas en el
país; las cuales ocupan personal técnico en el área financiera-contable, tanto para
elaborar en su propia contabilidad, como para dar servicios internacionales a empresas
hermanas en el resto del mundo, compañías tales como Intel, Coca Cola, Bridgeston,
Protec and Gamble, y muchas más han establecido su centro de servicios financieros
internacional en Costa Rica.
La tendencia sigue creciendo debido a los avances tecnológicos, la descentralización de
operaciones profesionales y técnicas, a mercados con mano de obra con niveles
académicos aceptables y además, con rangos salariales por debajo del promedio de los
países desarrollados donde se encuentran su casa matriz.
Las empresas nacionales también requieren personal capacitado en las áreas antes
mencionadas, para desarrollar sus operaciones.
Aunado a esto la profesión de contabilidad no se limita solo a un puesto determinado de
Gerencia (con un grado universitario), Contador o Asistente (puestos técnicos), sino que el
colaborador profesional en esta especialidad, tiene un amplio campo donde se puede
desarrallorar en empresas de todos tipos: tecnológicas, agrícolas, de servicios, financieras
o industriales, y además en una variedad de posiciones, dentro de los diferentes
departamentos y unidades funcionales de las empresas, Instituciones públicas o
compañías sin fines de lucro.
Posiciones en tesorería, auditoria, (sistemas, financiera, operativa, fiscal, o forense) bolsas
de valores, Intermediarias financieras, planillas, inventarios, administración y mucho más
son los puestos y empleos potenciales para los egresados de las carreras de contabilidad
tienen la posibilidad de optar.
Es por esto que nace la preocupación para el docente de la especialidad antes
mencionada; que los estudiantes ingresen al mercado laboral competitivo y además
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globalizado de Costa Rica (como se explicó en líneas anteriores), conocedores de las
herramientas que utilizaran en su trabajo diario.
Para el egresado de contabilidad dominar un software contable y una hoja electrónica
es tan necesaria como saber por ejemplo, que es un débito o crédito.
Sin embargo en la mayoría de Colegios técnicos Profesionales Públicos no se cuenta con
software de contabilidad para preparar a los alumnos; debido a muchas situaciones las
cuales se enumeran a continuación:
Alto precio de las licencias
Alto costo del mantenimiento del sistema (actualizaciones, canones)
Alto costos del hardware necesario, y vida útil limitada por sus características
Escasa capacitación de los docentes de los programas contables
Desconocimiento de los profesores de sistemas contables comerciales debido a
que existen varios en el mercado
Falta de experiencia laboral del docente “en la calle”, ya que solo se han
desempeñado como educadores y no han ejercido su profesión técnica, lo que
limita su conocimiento de la utilización de sistemas contables en las diferentes
compañías
Desconocimiento de las fases de implementación de software en los Colegios
Técnicos ya que este requiere de un proceso y trabajo en equipo, de la empresa
dueña del programa, los docentes y encargados de soporte técnico de las
Instituciones Educativas.
Por lo anterior, y tratando de buscar una solución que permitiera a los estudiantes contar
con una opción accesible y practica de una simulación de software contable, tanto para
que tuvieran una idea general de los procesos que se llevan en la contabilidad a nivel de
sistemas (como se utiliza en la actualidad) y no solo en papel , libros y hojas columnares
(como los profesionales de hace 30 años), se realizó en una hoja electrónica de Excel
2007, una simulación de sistema contable, utilizando las macros de visual basic y todas las
formulas y herramientas que permiten este programa amigable.
Como segundo fin y no menos importante el aprendizaje del uso de la herramienta de
Excel, la cual es utilizada en el 100% de las empresas en sus departamentos financieros-
contables.
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Objetivos Generales
Facilitar a los estudiantes de Contabilidad de Colegios Técnicos tanto diurnos
como nocturnos, un software contable, amigable y accesible en la mayoría de
centros educativos del país.
Desarrollar las capacidades tecnológicas de los estudiantes de las especialidades
de contabilidad en la hoja electrónica de Excel.
Objetivos Específicos
Que el estudiante con “Mi primer sistema de contabilidad para Pymes” obtenga de
forma general el conocimiento los procesos básicos efectuados en un programa
informático de contabilidad, donde se complete todo un ciclo de operación.
Que el alumno logre apreciar la interacción de los diferentes módulos financieros
(inventarios, facturación etc.) en un software contable.
Preparar al educando como un usuario capacitado de la hoja electrónica de
Microsoft Excel.
Concientizar en el colegial la importancia de preparar los diferentes auxiliares
contables, brindándole la herramienta informática de la hoja electrónica de Excel
para este fin.
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Recursos Tecnológicos Utilizados
Debido a la necesidad de tener una educación continua cuando se es profesor, y
actualizarse en el área tecnológica, pensando que los estudiantes de educación técnica
secundaria deben ser formados adecuadamente en este campo, la autora de esta obra
utilizo como herramienta principal una capacitación de 192 horas virtuales en el Instituto
Nacional de Aprendizaje en “Aplicaciones Ofimáticas”, y el conocimiento adquirido como
contadora de empresas nacionales e internacionales durante diez años de experiencia,
no se consultó bibliografía adicional.
Computadora laptop, Sony core i5.
Internet.
Un proyector para las demostraciones en clase.
El software office 2007.
Dispositivos de almacenamiento USB
Sitio web www.Powtoon.com (version gratuita)
Sitio web www.youtube.com (version gratuita)
Los productos que se obtuvieron y que se han utilizado en la enseñanza de estudiantes de
contabilidad, de todos los niveles así como en los diferentes talleres exploratorios (en este
último caso solamente a modo de ejemplo), fueron:
Un ejemplo de un software de contabilidad creado en la hoja electrónica de Excel
2007, donde se puede demostrar a los estudiantes la función de varios módulos
(Contabilidad, Inventarios, facturación, activos y planillas), para luego obtener los
Estados Financieros con la información y datos generados de estos.
Archivos de práctica para poder capacitar paso a paso a los alumnos en la
creación y programación de este software utilizando las formulas, funciones y
macros de Excel 2007.
Archivos confeccionados para la evaluación del aprendizaje con su rúbrica
correspondiente para el docente.
Video demostrativo en la página: https://www.powtoon.com/online-
presentation/fFkrqNdN0eE/mi-primer-software-de-conta/#/
Video demostrativo en: https://www.youtube.com/watch?v=UCuwG6DGwFc
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Uno de los puntos más importantes es que el módulo de planilla, está confeccionado
adaptado estrictamente a la realidad de la legislación fiscal y parafiscal del país, para el
periodo 2015, es decir los diferentes porcentajes de cargas fiscales e impuestos de renta
están actualizados a la fecha indicada, por lo que el alumno obtiene una excelente
herramienta para capacitarse en el tema de nóminas, de los más complejos y de
volúmenes de trabajo en las empresas e industrias.
Contenido
El presente proyecto es un desarrollo de un sistema básico contable con fines
pedagógicos, programado en la hoja de Excel office 2007, donde el estudiante puede
apreciar de una forma muy simple la interacción de un micro ciclo contable, desde el
ingreso de facturas, notas de crédito, o la elaboración de una planilla de 30
colaboradores, registro de activos no corrientes en un auxiliar, administración de
inventarios, hasta la mayorizacion de todos los anteriores, confección de una hoja de
trabajo, dando como resultado los estados financieros de una PYME.
Sumado a lo anterior se le pedirá al estudiante que confeccione el mismo, un sistema
contable, para capacitarlo en el adecuado manejo del sistema Excel, (utilizado
prácticamente en todos los departamentos contables de las empresas, como herramienta
básica de trabajo), y a la vez desarrollar sus competencias en la creación de fórmulas, uso
de funciones y programación de macros, todo lo anterior parte del día a día de un
contador cuando se encuentra en el campo laboral.
El alumno encontrara en esta forma práctica de obtener aprendizaje y capacidades en
el área tecnológica aplicada a su área técnica de trabajo; la contabilidad.
Desarrollo
Consideraciones previas
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Antes de comenzar a utilizar el software contable elaborado para este proyecto, los
estudiantes de colegios técnicos, de la especialidad de contabilidad deben haber
recibido según cronograma del MEP los siguientes temas para el área de Contabilidad:
“Ciclo contable de una empresa de servicios” y “Ciclo contable de una empresa
comercial”,
Para el área de “Tecnología Aplicada a la Contabilidad” el software de hojas
electrónicas.
En el caso de los talleres exploratorios se recomienda solo utilizar el software “Mi primer
Sistema de contabilidad para Pymes” de manera meramente ilustrativa de cómo funciona
a modo general este tipo de herramientas, o por el contrario específicamente solo los
módulos necesarios para explicar cierta área, por ejemplo en el “Taller Exploratorio
Ideando mi pequeño negocio”, se debe estudiar el tema de “Salarios” y “Beneficios
económicos y sociales”, se podría utilizar el perfectamente el módulo de planillas.
Para utilizar los sistemas y archivos de Excel se deben “Habilitar las macros”, es decir
cuando se abren el archivo de Excel, se muestra la siguiente caja de dialogo:
Ilustración #1, muestra como habilitar los macros en una hoja electrónica de Excel 2007.
Desarrollo
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Se le muestra mediante un sesión de presentación utilizando un proyector, a los
estudiantes la aplicación práctica de “Mi primer sistema de contabilidad para Pymes”
Como se detalla en la ilustración siguiente, de esta forma se va a presentar el panel de
control del programa, este es interactivo es decir, al oprimir el botón de por ejemplo
“inventarios” el automáticamente lo llevara al modulo indicado.
Ilustración #2, Panel de control
El modulo de inventarios
Ilustración #3, muestra como el sistema se dirige al módulo de inventarios…
Este módulo, muestra la lista de productos, con su respectivo código, descripción, si este
es gravado o exento y por su puesto su precio, como se indica en la ilustración #4.
“Oprimir
aqua”
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Ilustración #4 Modulo de inventarios…
Módulo de Facturación
Ilustración #5, Se puede visualizar como accesar el módulo de facturación.
Op
rima aq
ui
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Ilustración #6, Este es el formato de una factura.
Dentro de las ventajas que posee los formatos de este apartado
Se tiene la posibilidad de realizar facturas y notas de crédito.
Automáticamente inserta la fecha del día, (función Hoy)
Posee una lista desplegable para asignar el vendedor (previamente ingresados los
colaboradores).
Tiene opción para indicar si la factura es al contado o crédito (y así más adelante,
poder utilizar la respectiva cuenta contable a cargar cuentas por cobrar o Bancos)
Con solo digitar el código, el sistema automáticamente, despliega el nombre del
articulo precio y si posee impuesto de ventas o no.
Todas las operaciones aritméticas, totales y subtotales se calculan
automáticamente.
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Módulo de activos fijos
Ilustración #7, Indica como desplazarse al módulo de activos.
La función principal de este módulo es capacitar al estudiante para realizar un auxiliar de
activos fijos, sobre todo los detalles que debe tener para poder controlar adecuadamente
esta cuenta, y a la vez conocer el gasto de depreciación mensual que se debe cargar a
resultados.
En muchas empresas, donde los activos no corrientes no representan una partida
significativa en sus estados financieros, relegan los registros de auxiliares y el control de
esta cuenta, “para cuando tenga tiempo”.
En este módulo se podrá obtener la siguiente información actualizada:
Placa
Descripción
Foto o imagen
Fecha de compra
Valor Histórico
Valor en libros
Depreciación acumulada
Gasto de depreciación
Porcentaje de depreciación
Centro de costos o departamento asignado
Oprime
aqui
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Ilustración #8 Modulo de activos, donde se muestra la imagen del activo, su número de placa, porcentaje de
depreciación según la ley de renta, depreciación mensual, acumulada y su correspondiente del valor
histórico.
Módulo de planillas
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Ilustración #9, módulo de planillas, donde se puede apreciar los datos personales y desgloses de pago de
cada colaborador.
En este apartado el usuario tendrá acceso a los datos personales de cada colaborador,
así como su puesto, horas laboradas, salario bruto y base, horas laboradas, extras, rebajos,
retenciones de la fuente como el impuesto de renta (el cual es calculado
automáticamente sobre su sueldo bruto) o Asociación Solidarista, y cargas sociales
obreras y patronales.
Todo se determina automáticamente, con solo ingresar las horas laboradas del periodo al
sistema.
También son ajustables los porcentajes respectivos tanto de deducciones como registro
de cargas sociales, INS u Asociación Solidarista.
Oprima
aqui
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La información recabada indica el monto que hay que depositar a cada empleado, y
automáticamente se realizan además los asientos de diario, de nómina, donde además se
realizan las provisiones de los gastos acumulados vacaciones, aguinaldo y cesantía.
Este módulo a la vez permite tener una base actualizada de los datos de cada trabajador
de la empresa.
Módulo de Contabilidad
Ilustración #10, Indica la forma en que se mayoría cada una de las cuentas contables que tuvieron
movimiento en el periodo, la información proviene de los módulos antes expuestos además se totalizan, para
luego pasar a formar parte de la hoja de trabajo.
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Ilustración #11, hoja de trabajo, aquí se puede apreciar el balance de comprobación inicial; “las columnas
moradas” son los movimientos del mes, o lo que proviene de las “T” o mayorizacion. Finalmente las últimas
dos columnas el resultado final de la contabilidad del periodo, donde se totalizan las cuatro columnas
anteriores.
Estado de Resultados
Aqua!
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Oprimiendo el botón que se muestra en la figura anterior, se podrá acceder a los estados
de resultados de la empresa.
Cabe destacar que cada módulo cuenta con un menú interactivo que lo permite por
medio de un botón, devolverse al menú principal en cualquier momento.
Conclusiones
Después de poner en práctica “Mi primer software de Contabilidad para Pymes” como
ejemplo de un ciclo contable pequeño en forma digital, (simulando la labor de un sistema
financiero), ante los estudiantes del primer nivel de la especialidad de contabilidad
Colegio Técnico Nocturna de Escazú; se llega a la conclusión, de que este programa es
una excelente herramienta para ilustrar a estos alumnos el funcionamiento de un proceso
contable en la “practica” o en la” realidad”.
Ayuda de forma determinante a que se den una primera idea de cómo se dan a lo
interno de un software contable todos los pasos y procesos, hasta llegar a dar un
producto final; los estados financieros.
Los estudiantes en la mayoría de CTP, reciben estos conocimientos, por medio de
representaciones manuales, y es difícil desarrollarlos a un nivel informático por las
limitaciones, antes expuestas en las secciones previas, por estas razones la experiencia fue
satisfactoria para los alumnos, por tener una instrumento donde practicar todo lo
aprendido en forma teórica y práctica manual, en un sistema básico informático, y a la
vez el perfeccionamiento del uso de sus habilidades de una hoja electrónica (Excel), y
para el docente una herramienta indispensable para fines pedagógicos.
Recomendaciones
Sería deseable que el 100% de los colegios técnicos del país, gozaran de un laboratorio de
computo, en el cual se tuviera acceso a un sistema de contabilidad, para la preparación
de los estudiantes al mundo laboral, pero no solo la existencia de este garantiza en
proceso de capacitación en esta área, sino que debe existir un equipo de trabajo para la
implementación de este proyecto que involucre profesionales capacitados y asignados
por los entes encargados en mínimo las siguientes tareas:
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Implementar el software, con la ayuda conjunta de un equipo interdisciplinario (no
solo el docente), que debe incluir los profesores interesados, el encargado de
soporte técnico de la Institución, la empresa proveedora del Software.
Mantenimiento adecuado del hardware e instalaciones físicas,
Mantenimiento preventivo y actualización de los sistemas (mediante un contrato con
la empresa proveedora)
Capacitación a los docentes sobre el manejo de los sistemas informáticos de
negocios, con fines pedagógicos y técnicos.
Capacitación a los profesores mediante pasantías, en empresas que utilicen
sistemas contables (en especial para los que solo han laborado en el MEP)