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I N D I C E

TEMA PAG. I Presentación 5 II Objetivos 6 III Instrucciones para el uso del material didáctico 7 IV Profesiograma 8 1 Auxiliar de almacén 8 V Almacén Institucional 9 1 Definición 9 2 Objetivos 9 3 Funciones 9 4 Organización 10 5 Políticas 10 6 Definición de Términos 14 7 Tipos de Unidades Almacenarias 25 VI Movimientos de Artículos en el Almacén 26 1 Recepción e Inspección 26 2 Registro de operaciones 27 3 Acomodo de artículos 27 4 Métodos de almacenamiento 28 5 Manejo de artículos 29 6 Manejo de equipo auxiliar 29 7 Embarques 30 8 Control de caducidades 30 9 Control de cámaras frías 30 10 Surtido de artículos a los servicios y a la CEYE 30 11 Reposición de artículos 31 VII Control de existencias 32 1 Definición 32 2 Objetivos 32 3 Nivel de existencias 32 4 Inventario 32 4.1 Inventario físico 32 4.2 Inventario rotativo 34 4.3 Inventario selectivo 35

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TEMA PAG. VIII Medidas de Seguridad e Higiene 36 1 Accidente de trabajo 36 2 Causas de accidentes de trabajo 36 3 Factores individuales de riesgos 36 4 Recomendaciones de cargas 37 5 Prevención de incendios 37 6 Red fría 37 7 Sistema computarizado 39 IX Principios de Computación 40 1 Definición 40 2 Niveles de funcionamiento 40 2.1 Hardware 40 2.2 Software 40 2.3 Programa de computadora 40 3 Componentes de una computadora 41 3.1 Dispositivos de entrada 41 3.1.1 Cd’ Rom (Disco Compacto) 41 3.2 Unidad Central de Proceso 41 3.3 Dispositivos de Salida 42 4 Descripción y funcionamiento del equipo 42 4.1 Módulo base 42 4.2 Pantalla 42 4.3 Teclado 43 4.4 Cd-Rom (Cd’R) 43 4.4.1 Colocación y Manejo 43 4.4.2 Recomendaciones para el cuidado de los Cd’R 43 4.5 Impresora 43 5 Recomendaciones de uso del equipo 44 5.1 Requisitos de limpieza 44 5.1.1 Pantalla de video 44 5.1.2 Teclado 44 5.1.3 Impresora 44 6 En caso de falla 44 X Sistema de Abasto Institucional (SAI) 46 1 Definición 46 2 Beneficios 46 3 Configuración del SAI 46 3.1 Proceso 46 3.2 Función 47 3.3 Funciones del “Proceso de Catálogos” 47

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3.3.1 Artículos 47 3.3.2 Unidades 47 3.3.3 Máximo y Mínimo , Calendario de Resurtido 47 3.3.4 Catálogo de responsables de servicio 47 3.4 Funciones del “Proceso Entradas” 48 3.5 Funciones del “Proceso Salidas” 48

TEMA PAG. 3.6 Funciones del “Proceso CEYE” 48 3.7 Funciones del “Proceso Estadísticas” 48 3.8 Funciones del “Proceso Cierre” 49 3.8.1 Fin de día 49 3.8.2 Informe de fuentes alternas de abasto 49 3.8.3 Informe directivo 49 3.8.4 Artículos suspendidos 49 3.8.5 Movimientos valorizados 50 3.8.6 Transmisión contabilidad / presupuesto 50 3.8.7 Restauración de archivos 50 3.9 Funciones del “Proceso Utilerías” 50 3.10 Funciones del “Proceso Especiales” 50 3.10.1 Presupuesto de operación 50 3.10.2 Tablas y parámetros 50 3.11 Funciones del “Proceso Enlaces” 51 Anexos 1 Reporte de movimientos varios 52 2 Reporte de diferencias de artículos entre recepción y

remisión 54

3 Reporte de control de existencias 56 4 Reporte de registro de control de caducidades 58 5 Solicitud de reaprovisionamiento y control de material de

servicios en unidades de atención médica f/rs/1/94 60

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I PRESENTACIÓN El Instituto Mexicano del Seguro Social apegado a la dinámica de la administración moderna, ha creado la infraestructura necesaria que permite el mejor funcionamiento de sus almacenes en el ámbito institucional. En los sistemas de almacenamiento y distribución, se han generado profundos cambios que definen mejor la función de los almacenes, su ubicación, tipo de construcción, técnicas requeridas para el manejo y almacenamiento de artículos, selección y utilización del equipo requerido; así como procedimientos de embarque y distribución de artículos. El sistema automatizado de información, Sistema de Abasto Institucional (SAl), permite a través de una central de procesos controlar y realizar la transmisión en red desde la unidad de atención médica al almacén delegacional, sobre la recepción, almacenaje y distribución con intercambio de información relativa a los bienes de consumo de las diferentes áreas que concurren en la operación del abasto institucional. El presente material tiene como finalidad colaborar a este propósito. Se muestra al candidato de Primer Categoría una panorámica general sobre el lugar de trabajo donde labora, sus funciones y conocimientos básicos que le serán de utilidad para el desarrollo de sus funciones con calidad y seguridad.

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II OBJETIVOS 1. Al finalizar el estudio del material didáctico, el aspirante podrá describir las funciones principales y las actividades propias de la categoría de “Auxiliar de almacén” y será capaz de desempeñarlas en la fase práctica de la evaluación. 2. Presentar un instrumento de utilidad para el futuro “Auxiliar de almacén” el cual lo motive a continuar preparándose para poder brindar una mejor atención al derechohabiente a través de una capacitación continua.

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III INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MATERIAL DIDÁCTICO Éste material reúne los conocimientos básicos que se requieren para el buen desempeño en la categoría "Auxiliar de almacén", todo ello con objeto de facilitar su capacitación. Este ha sido estructurado en temas donde se describen los procedimientos inherentes a las funciones y actividades que se deberán realizar en la operación. Se recomienda que al término de cada apartado se autoformulen preguntas acerca del mismo, con el fin de reafirmar los conocimientos adquiridos e identificar puntos que no le hayan quedado claros.

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IV PROFESIOGRAMA 1 Auxiliar de Almacén

• Recibe, verifica, coloca, mueve y/o acomoda, asea, empaca, envasa, surte, entrega, carga y descarga los artículos o materiales en los locales del almacén en vehículos de transporte, o en el lugar que se indique.

• Vigila la adecuada conservación de los productos. • Reporta al superior inmediato, los artículos dañados, obsoletos y en general

cualquier irregularidad que se observe en la mercancía que maneja. • Elabora y mantiene actualizados los registros del almacén de su adscripción, a

través de equipos de cómputo de acuerdo con el sistema de control de existencia que el Instituto determine.

• Participa en la toma de inventarios. • Opera máquinas y equipo de oficinas y de operación de almacenes de acuerdo

a las normas que el Instituto determine, así como los de intercomunicación y teléfonos.

• Marca la ropa y artículos que se surtan del almacén de acuerdo con las normas

del Instituto. • Registra la temperatura de cámaras frigoríficas y/o refrigeradores, reportando a

su jefe inmediato de los cambios en los rangos de la misma. • Asea mobiliario, equipo y zonas de almacenaje de su adscripción. • Asiste a cursos de capacitación que el Instituto determine. • Informa de las actividades realizadas.

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V ALMACÉN INSTITUCIONAL 1 Definición

Es el área designada en el Instituto donde se reciben, custodian, guardan, almacenan, controlan y despachan bienes de consumo e inversión dentro de la circunscripción que le corresponda. Tienen la facultad de otorgar sellos de alta por recepción de los bienes.

2 Objetivos

• Suministrar a las unidades operativas los artículos bajo su área de responsabilidad de acuerdo a la normatividad vigente con la oportunidad y en la cantidad necesaria para garantizar la operación normal.

• Mantener un adecuado nivel de existencias evitándose el excedente o faltante de los artículos bajo su custodia.

3 Funciones

Satisfacer las necesidades de artículos bajo su responsabilidad a las unidades operativas de su circunscripción con eficacia y eficiencia por medio de la recepción, custodia y distribución de artículos.

Para cumplir su función se realizan en el almacén los siguientes movimientos con los artículos:

Movimientos de entrada: Son aquellos por medio de los cuales ingresan artículos al almacén, de otras unidades, de proveedores y devolución de servicios, a esto se le denomina recepción.

Movimientos internos: Son los realizados cuando los artículos han sido ingresados, su propósito fundamental se relaciona con el control de existencias, a modo de mantenerlas dentro de los límites establecidos por la norma y garantizan la calidad del producto, entre ellos tenemos el inventario rotativo, acomodo y control de caducidades.

Movimientos de salida: Se refieren a las actividades de surtido de artículos, su concentración y traspaso, afectándose el inventario del almacén. Para llevar a cabo estas actividades es necesario siempre el efectuar los registros de los movimientos en los controles. Estos registros verdaderos, actualizados son indispensables para el correcto manejo no solo del almacén ya que en base a ellos se toman decisiones a otros niveles del Instituto.

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4 Organización

Al organizar el almacén se establece la estructura formal bajo la cual se determinan, ordenan y agrupan las actividades necesarias para ejecutar los planes y lograr los objetivos previamente determinados.

Es conveniente considerar los siguientes aspectos:

• De acuerdo a los procesos necesarios y prioritarios de la institución se deben establecer los puestos y determinar las funciones, y jerarquizar las categorías de los trabajadores que en ella laboran.

• Para integrar el personal al área de trabajo es importante recordar “Personal adecuado en el puesto necesario”.

• Cada trabajador debe tener el conocimiento, las habilidades y el equipo para realizar sus funciones de una manera responsable y con la calidad requerida.

Es importante que el trabajador conozca:

• Las categorías, funciones y responsabilidades del personal con el que labora.

• Los objetivos de su área de trabajo, estos deben estar claramente determinados, ser por escrito, alcanzables con la finalidad de canalizar su esfuerzo al cumplimiento de los mismos.

• Las políticas institucionales relacionadas con las funciones le servirán de guía para la toma de decisiones adecuada conforme a la normatividad institucional.

• Las medidas de seguridad e higiene del almacén, además de proteger la salud del trabajador evitan pérdidas o daños al equipo de trabajo y al patrimonio institucional.

5 Políticas

5.1 La Dirección de Administración y Evaluación de Delegaciones, a través de la Unidad de Administración, será el órgano normativo técnico-administrativo para el funcionamiento de los almacenes de las unidades médicas, bajo la vigilancia de las Coordinaciones Delegacionales de Abastecimiento y Equipamiento y Departamentos de Abastecimiento de la UMAE.

5.2 La Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento dependiente de la Unidad de Administración, de la Dirección de Administración y Evaluación de Delegaciones será el órgano responsable de emitir las normas en materia de abastecimiento para los almacenes de unidad médica, así como de evaluar la

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aplicación de éstas, a través de la División de Control de Abasto, adscrita a la Coordinación Técnica de Evaluación y Control del Abasto

5.3 La División de Control de Abasto, dependiente de la Coordinación Técnica de Evaluación y Control del Abasto, adscrita a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento, será el órgano responsable de recibir, atender y establecer la comunicación necesaria con la Coordinación de Tecnología para la Administración de Recursos Institucionales a fin de resolver, optimizar y mejorar los procesos automatizados del SAI-Almacenes.

5.4 Será responsabilidad de la División de Control de Abasto, dependiente de la Coordinación Técnica de Evaluación y Control del Abasto, adscrita a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento, efectuar visitas de supervisión a los almacenes de las unidades médicas para verificar el correcto cumplimiento de las normas establecidas.

5.5 Será responsabilidad del almacén de la unidad médica el abastecimiento oportuno y suficiente al almacén a granel y de la central de equipos y esterilización (CEYE) con base en las normas establecidas para el almacén de la propia unidad.

5.6 Será responsabilidad del personal de los almacenes de unidad médica que todo documento que genere algún tipo de movimiento de almacén, sea requisitado de forma inmediata de acuerdo a su instructivo de llenado y registrado en el control de inventarios establecido.

5.7 El personal del almacén de unidad médica deberá realizar los cierres diarios, y la transmisión diaria de consumos y existencias, las demás transmisiones serán con la periodicidad que defina la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento, observando todas aquellas instrucciones que se emitan para realizar los respaldos de información y el cierre mensual, en las unidades incorporadas al SAI.

5.8 Toda “solicitud de reaprovisionamiento” deberá, invariablemente, contener la clave presupuestal conforme al módulo de unidades de servicio, del subsistema normativo, establecidos por la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera y el número de folio asignado por el almacén delegacional.

5.9 Será responsabilidad del personal de los almacenes de unidad médica, realizar todas las operaciones descritas en el manual del usuario del módulo de almacenes de unidad médica en las unidades que cuenten con sistema computarizado SAI.

5.10 Será responsabilidad del personal de los almacenes de unidad médica, respetar el calendario de resurtido tanto del almacén delegacional como el correspondiente a los servicios de la unidad médica.

5.11 Será responsabilidad del personal del almacén de la unidad médica el reabastecimiento al almacén a granel y a la central de equipos y esterilización (CEYE) el cual se realizará como mínimo cada 10 (diez) días en todas las unidades médicas.

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5.12 Será responsabilidad del personal del almacén de la unidad médica que el surtido del almacén a granel y de la CEYE a los servicios, se realice cada 24 horas.

5.13 Será responsabilidad del personal del almacén de la unidad médica verificar que el surtido de artículos del almacén a granel y de la CEYE a los servicios, deba ser la cantidad mínima en unidad a surtir, o sea, litro, kilogramo, metro, pieza, etc. Para el suministro de 24 hrs. y para el suministro mensual deberá ser en unidades marcadas por cuadro básico.

5.14 Será responsabilidad del personal del almacén de la unidad médica asignar un solo número de folio progresivo y por grupo de suministro a toda solicitud de reaprovisionamiento de los servicios.

5.15 Será responsabilidad del personal del almacén de la unidad médica vigilar continuamente aquellos artículos cuyo consumo o reaprovisionamiento no sea regular a fin de evitar que se agoten o presenten sobreexistencia.

5.16 Será responsabilidad de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento, a través de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento y de los Jefes de Abastecimiento de la UMAE, mantener actualizados los programas del SAI-Almacenes de unidad médica, con la frecuencia requerida.

5.17 Los directivos de la unidad médica deberán autorizar al personal que tendrá acceso al equipo de cómputo destinado para la operación del SAI-Almacenes de Unidad Médica y módulo de Entrega en Unidades.

5.18 Las dudas y problemática presentadas en la utilización del SAI-Almacenes de unidad médica, deberán ser reportadas a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, Jefes de Abastecimiento de la UMAE y a la Coordinación de Informática Delegacional.

5.19 El responsable del almacén de la unidad médica deberá aplicar los indicadores de desempeño anexos a este procedimiento.

5.20 El personal de los Almacenes de Unidad Médica responsables de recibir los artículos, deberán verificar la documentación con la que se recibe y emitir el alta correspondiente, revisando y contando en presencia del representante del proveedor que efectúe la entrega.

5.21 El personal del almacén será responsable de la recepción y acomodo de los bienes de acuerdo a lo que indica la “Norma que establece las disposiciones generales para la administración y operación de almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social”.

5.22 El personal del almacén deberá verificar que los bienes de consumo recibidos en las áreas almacenarias, entregados en empaques colectivos o secundarios estén identificados con la clave del artículo, nombre genérico, número de lote, cantidad, fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricación, así como las instrucciones para su conservación.

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5.23 El personal del almacén será responsable, para el caso de los bienes que requieren de refrigeración, cumplir con la “Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los equipos de la red fría en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social”.

5.24 El personal del almacén será responsable de llevar el control de caducidades a efecto de evitar el vencimiento del material que se maneja bajo estas características.

5.25 El responsable del almacén deberá vigilar que por ningún motivo sean utilizados para su uso, los artículos que se encuentren suspendidos por las autoridades superiores.

5.26 El responsable del almacén deberá revisar que los bienes suspendidos, que estén deteriorados o que hayan caducado, sean considerados como existencias no disponibles, en tanto no se liberen, se den de baja o se concentren para efectuar su canje.

5.27 El personal del almacén de unidad médica deberá proporcionar a las autoridades de la unidad médica, los requerimientos de información necesarios para que éstas determinen las necesidades de bienes, el control de existencias y estadísticas de consumos de los mismos.

5.28 Será responsabilidad del Almacén de la Unidad de Atención Médica el buen funcionamiento del almacén a granel y de la Central de Equipos y Esterilización (CEYE) con base en las normas establecidas para el almacén de la propia unidad.

5.29 Las unidades almacenarias se regirán por los cuadros básicos institucionales, el Catálogo General de Artículos, Catálogo de Unidades de Servicio, Catálogo de Proveedores, Pesos y Volúmenes contenidos en el subsistema normativo del SAI y el catálogo Operativo de Artículos.

5.30 El acomodo de los artículos se efectuará por grupo de suministro y conforme al catálogo de Artículos del Subsistema de Control del Abasto

5.31 El acomodo deberá efectuarse conforme al sistema de “Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)”, a excepción del material sujeto a caducidad donde el acomodo se hará para surtir primero los que estén más próximos a vencer.

5.32 Los artículos que por su volumen no se puedan acomodar en los anaqueles deberán ser estibados correctamente por grupos de suministro y por orden alfabético respetando el sistema de “Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)”.

5.33 Los artículos que requieran refrigeración serán colocados, inmediatamente después de su recepción en la cámara fría o refrigerador para evitar alteraciones del producto. El sistema de red fría contará con un registro de temperaturas (2-8 grados) mismas que serán verificadas cada 2 horas por el personal del Almacén de la Unidad de Atención Médica.

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5.34 El acomodo del material y los artículos se efectuará con el nombre y la clave hacia el frente.

5.35 Deberá contarse con un área de almacenamiento especial para la guarda de artículos de elevado costo y otra para los de pequeño volumen.

5.36 Los artículos considerados como delicados, peligrosos o que requieran movilización o guarda especial se almacenarán por separado de los demás artículos de acuerdo a sus características de temperatura, autocombustión, influencia corrosiva, peligro de envenenamiento por aspiración, descomposición o explosión para mayor seguridad del personal de almacén.

5.37 Los artículos inflamables tales como alcohol, acetona, etcétera deberán estar separados de los otros artículos y en un sitio provisto de extintores y demás medidas de seguridad contra incendio.

5.38 Los anaqueles y estibas no deberán obstruir los equipos contra incendio ni los accesos del personal, mismos que deberán estar acomodados respetando las normas de seguridad e higiene en el trabajo.

5.39 En el equipo de cómputo destinado para la operación del SAI-Almacenes de Unidad Médica, no deberán utilizarse programas que no sean autorizados por la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento.

6 Definición de términos

administración de existencias: Es el proceso mediante el cual se planean, organizan, ejecutan y controlan las existencias de bienes de consumo e inversión, a fin de obtener el nivel óptimo de inversión.

adquisición: Acto o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de una cosa -mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella. Significa también cosa adquirida. Puede tener efecto: a título o gratuito; a título singular o universal.

La compra para el suministro de bienes muebles que deban incorporarse, adherirse a un bien inmueble o destinarse a un servicio. Acción mediante la cual el IMSS toma la propiedad de una mercancía, materia prima o bien mueble por cualquiera de los medios o formas en que deba ser transmitida, desde el momento en que legalmente se considera perfeccionado el acuerdo de voluntades , mediante la celebración de un contrato de suministro o el financiamiento de un pedido.

almacenamiento: Es la acción de guardar de manera ordenada los bienes considerando su identificación según su tipo y grupo de suministro, número de lote y fecha de caducidad en su caso. El acto de almacenar o de estar bien resguardado o custodiado, en un lugar designado para su protección.

alta de almacén: Es el Trámite por el cual se da entrada oficial a los bienes en un almacén institucional, otorgando sello oficial con número, fecha y firma del

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responsable del almacén en la orden de reposición, remisiones de pedidos de proveedor ó remisiones de almacén y por traspaso.

Conjunto de expedientes o documentos organizados, con el fin de integrar una fuente de información en razón de las actividades de recepción de una institución.

artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes Nacionales.

baja de bienes: Trámite por medio del cual los bienes patrimonio del Instituto, son descargados del inventario debido a que fueron retirados del servicio por obsolescencia, rotura, caducidad, pérdida de los mismos. Incosteabilidad de mantenimiento, reparación o recuperación, sin menoscabo de sus atributos que los hacen utilizables o para la venta o donación. La cancelación de los registros de los bienes en los inventarios en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

bienes de consumo o artículos: Los bienes muebles que por su utilización en el desarrollo de las actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico y no terapéutico.

caducidad: Fecha de vencimiento impresa en el marbete del producto. Característica que tienen los insumos para perder en un lapso de tiempo la potencia para ser consumidos, tales como: medicinas, vacunas, lácteos, reactivos, químicos, materiales de curación y otros.

canje: Intercambio de algo. Negociación que realiza el Instituto con sus proveedores, para cambiar bienes en mal estado que no pueden ser utilizados; por bienes nuevos del mismo tipo.

catálogo general de artículos: Es una relación detallada de claves con descripciones y tipos de presentación, por grupo, y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de inversión); señalando si están dentro o fuera de cuadro básico o en proyecto; si son del sector salud o del IMSS y otros datos normativos.

centro de costos: Es la codificación de seis dígitos que identifican a los servicios en la unidad, de acuerdo al catálogo de servicios de la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera.

CEYE: Entiéndase como a la Central de Equipos y Esterilización.

ciclo de abastecimiento: Periodo determinado para cubrir las etapas de identificación y determinación de necesidades, consolidación, adquisición, suministro, control de calidad, distribución y consumo de los bienes muebles que requiere el Instituto para garantizar los servicios que presta a la población derechohabiente.

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clave de artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación.

clave presupuestal: Representación numérica o alfanumérica de los distintos elementos presupuestarios, de acuerdo con la secuencia determinada por la estructura orgánica del IMSS y del presupuesto.

concentración de bienes: Son los envíos de bienes de una unidad almacenaría inferior a una superior, o al almacén delegacional en el cual se deben concentrar los bienes para canje al proveedor.

consumo: Salida, uso y utilización de los bienes muebles, mercancías, materias primas y servicios adquiridos y suministrados por el IMSS. Pueden ser registrados a partir del surtimiento de una receta individual o colectiva, una salida de almacén de unidad médica, de una CEYE. (Central de Equipos y Esterilización), almacén a granel ó almacén delegacional.

consumo promedio mensual (CPM): Es el consumo que se obtiene de la suma de los consumos por artículo de un año, dividido entre doce meses, en el caso del cálculo de dotación autorizada. Para niveles de inversión en el módulo de inventarios del SAI será la suma de los consumos de un artículo durante un año dividido entre el número de meses con cantidad mayor a cero.

consumo sustituto: Entrega de un artículo en lugar de otro con características semejantes, con autorización del responsable del servicio demandante, derivado de la falta del originalmente solicitado.

control de existencias: Registro físico y valorizado de todos los movimientos referidos; tanto a los movimientos de entradas y salidas reales, como a los movimientos de la misma naturaleza, pero motivados por ajustes contables en valores o sobre ajustes en lo físico por faltantes y sobrantes de inventario, de acuerdo a las normas establecidas por la Coordinación de Abastecimiento, para los bienes de consumo.

conversión a granel: Actividad que consiste en dividir la cantidad de presentación del artículo a la unidad de medida, pieza., kilo, litro, etc., para el surtido a los servicios consumidos por el almacén a granel de la unidad médica y por la CEYE.

cuadro básico institucional: Documento que relaciona los bienes por grupo de suministro determinados como fundamentales e indispensables en la operación del Instituto. Deberá estar autorizado por la comisión de cuadro básico correspondiente.

demanda no atendida: Requerimiento no entregado al servicio solicitante, derivado por la falta de existencias, mismo que debe ser considerado en las estadísticas de la unidad de atención médica como consumo para cálculos futuros.

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derechohabiente: Asegurado o pensionado y sus beneficiarios legales que tienen derecho a estar protegidos en los términos de la Ley del Seguro Social y sus Reglamentos.

despacho: Es el documento elaborado manualmente que formaliza los envíos que realizan las unidades almacenarias.

devolución de bienes: Es el acto de enviar para su concentración aquellos bienes excedentes, caducos, con alteración de calidad y que por instrucciones superiores serán devueltos, canjeados, donados o dados de baja. La devolución puede efectuarse a proveedores o a los almacenes centrales y delegacionales.

diagrama: Representación gráfica de un proceso, un sistema, un hecho, movimiento, función o fenómeno cualquiera, dentro de una organización, el cual se presenta para su análisis y evaluación o mejoramiento por medio de símbolos convencionales.

diferenciador: Se establece mediante dos dígitos en la clave del artículo, por medio de los cuales en el Módulo de Artículos en el SAI se distinguen los que tienen las mismas funciones, pero con características sensiblemente diferentes.

distribución: Acción de repartir algo (materia prima, producto, bienes, etcétera), y de llevarlo al punto o lugar en que se desea utilizar. Es el conjunto de procedimientos administrativos encaminados a asegurar un reparto ordenado, regular y sistemático de los bienes, así como del control de entradas y salida de almacén en todos los niveles administrativos del sistema donde se genere.

distribuidor: El término distribuidor se refiere a una agencia para el mercado de los bienes. Un distribuidor almacena y distribuye los productos de un fabricante en un área con base exclusiva o no exclusiva. Vende a otros “intermediarios” (mayoristas, distribuidores, detallistas, etcétera) y a consumidores industriales. Para el IMSS es un proveedor que adquiere por su cuenta bienes para su reventa a un mayorista, detallista o consumidor final.

Puede vender bienes de su propiedad o inventario, de una existencia a consignación en su posesión o puede vender por medio de embarques directos del inventario del fabricante. También puede considerarse distribuidor exclusivo o distribuidor autorizado para X tipo de bienes, en forma local, regional o nacional.

eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos en un tiempo determinado.

eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar dispendios y errores.

empacar: Acción de preparar un bien para su embarque o almacenamiento. Incluye el flejado si se requiere, acojinarlo, envolverlo, sujetarlo con correas, colocarlo en el envase de embarque y marcarlo.

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empaque colectivo: La preparación o embalaje de un bien en cajas rectangulares, bajas, con anotaciones o leyendas cuando menos en dos lados contiguos, en forma legible, clara y en el tamaño apropiado: El número de clave, marca registrada, país de origen, descripción del bien, número de lote, cantidad y fecha de caducidad y/o fabricación, nombre del fabricante y/o distribuidor.

empaque individual: La preparación primaria de un bien con ciertas características específicas de uso y manejo que facilite la conservación del mismo.

envase o empaque: Todo recipiente destinado a contener un producto y que entra en contacto con el mismo, conservando su integridad física, química y sanitaria. Se considera envase secundario aquel que contiene al primario. Ocasionalmente agrupa los productos de envasados con el fin de facilidad su manejo.

específico: Se utiliza en el Instituto en los cuadros básicos institucionales y el Catálogo General de Artículos y es parte de la clave del artículo que corresponde a las características particulares del mismo, permitiendo la identificación única, entre otros bienes del mismo genérico o familia.

existencia: Volumen físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio.

existencia no disponible: Es la cantidad de artículos que se encuentra fuera de uso, “congelado” o suspendido por la autoridad competente, mismo que podrá ser dado de baja, devuelto o incorporado nuevamente a las existencias disponibles.

factura: Es un documento oficial, aprobado por las autoridades hacendarias que muestra el tipo, la cantidad, el precio unitario, importe total, impuestos, los términos, clase, forma de entrega y otras particularidades de la mercancía vendida o de los servicios prestados.

Puede ser una cuenta por pagar. Es una declaración detallada de la mercancía embarcada o de los servicios prestados a un comprador o consignatario y es la base por la cual el vendedor espera que se pague por los bienes o servicios proporcionados.

fecha de fabricación: Información proporcionada por el fabricante en el embarque o la documentación que lo ampara donde este señala la fecha de fabricación del mismo.

frecuencia del suministro: Atributo por unidad servicio, grupo de suministro y partida presupuestal que indica la periodicidad con que se suministran los bienes a esa unidad. La periodicidad podrá ser semanal, quincenal, mensual o bimestral, tiene como parámetro el factor máximo y mínimo asignado.

fuente alterna de abasto: Procedimiento para obtener el suministro inmediato, por parte de mayoristas, distribuidores, cadenas de farmacias o farmacias de la localidad de claves desabastecidas.

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funciones: Grupos de actividades asignadas a cada área o dependencia y que están orientadas al cumplimiento de la misión de la dependencia. funciones sustantivas o básicas: Es la que identifica la esencia de la dependencia y que desarrollan sus órganos, para el cumplimiento de los objetivos y los procesos generales y específicos a su cargo. Es aquella cuya realización coadyuva directamente con el cumplimiento del objetivo del órgano que se crea o reestructura.

gasto: Erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los bienes necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, públicos o privados.

genérico: Se utiliza en la clave del artículo para señalar el agrupamiento o familia de bienes con características iguales o funciones semejantes, de acuerdo con el grupo o subgrupo de suministro. grupo de suministro: Es una clasificación administrativa señalada por la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera que permite el control de los bienes de consumo a través de las diferentes fases del proceso del abastecimiento y está relacionado con la partida presupuestal. indicador: Es el instrumento cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. inventario: Documento oficial que reporta la cantidad de artículos propiedad disponible y no disponible, en cualquier momento dado; una lista desglosada por artículo de las cantidades de propiedad indicada como disponible y no disponible, en un momento determinado. inventario físico: Es la acción física de certificar por medio de recuentos las existencias de artículos, verificación periódica en las unidades almacenarias a efecto de comprobar el grado de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. Por lo regular se practica anualmente la toma o levantamiento físico de inventario de los bienes de consumo del IMSS. inventario rotativo: Este método consiste en efectuar recuentos por partes de bienes debidamente programados, por etapas periódicas hasta lograr, en el lapso establecido (se recomienda máximo en un año) tener la comprobación física de todas las existencias. inventario selectivo: Por este método se efectúan recuentos en determinadas líneas de bienes escogidos al azar, con el objeto de evaluar de inmediato la confiabilidad de los registros que se tengan de dichas líneas de bienes. manual: Que se ejecuta con las manos o relativo a ellas. Libro o documento que contiene el conjunto de maniobras, prácticas o abreviaturas de las nociones de una

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ciencia. En el Instituto se consideran instrumentos normativos a los manuales de organización, manuales de procedimientos, del usuario y/o manuales técnicos. manual de procedimientos: Documento que describe en secuencia lógica y ordenada las actividades que forman el proceso general de una dependencia, un servicio o un sistema y su empleo debe facilitar las labores de supervisión y coordinación, así como introducir al puesto a nuevos empleados. material de curación: Recursos materiales utilizados para aplicar la medicina curativa en los servicios de hospital. Podrán ser estériles o no estériles. Con caducidad impresa en el marbete o con fecha de fabricación únicamente. máximos: En los almacenes del Instituto es un término que representa la cantidad máxima de número de bienes permitido, expresados en presentación del Cuadro Básico Institucional que se calcula, para efectos del proceso de reabastecimiento. Esta cantidad se obtiene por mes para Unidad de Servicio, Almacén Delegacional y Almacén Central. máximo (almacén delegacional): Es la sumatoria de todas las frecuencias de las unidades de servicio que dependen del Almacén. Asociada con el factor máximo por consumo promedio diario. mínimos: Para los almacenes del Instituto es un término que representa la cantidad mínima de número de bienes permitido, expresados en presentación de Cuadro Básico Institucional que se calcula para efectos del proceso de reabastecimiento Esta cantidad se obtiene por mes para unidad de servicio, almacén delegacional, almacén regulador y almacén central. mínimo (almacén delegacional): Es la sumatoria de todas las frecuencias de las unidades de servicio que dependen del almacén asociada con el factor mínimo por el consumo promedio diario. módulo de almacenes de unidad médica: Es un sistema automatizado de administración de bienes de consumo de uso terapéutico de los grupos de suministro del 060-Material de curación al 537-Instrumentos de Cirugía de Especialidad, que forma parte del Sistema de Abasto Institucional (SAI) para procesar contablemente las entradas y salidas de materiales mediante el control de inventarios, suministros a la CEYE y a los servicios de la Unidad de Atención Médica, consumos directos o indirectos, movimientos de bajas, devoluciones, concentraciones, canjes y demás inherentes a la operación de un almacén. módulo de artículos: Es el sistema automatizado que sirve de base y es la infraestructura del Sistema de Abasto Institucional (SAI), para el proceso abasto de los bienes de consumo (e inversión), controlando las claves de los artículos, alimentos y algunos servicios, dentro y fuera de los cuadros básicos institucionales y sectoriales. Cada una de las claves cuenta con información normativa y de apoyo adicional, así como para la propia operación a nivel nacional. Se enlaza en forma automatizada a través de la Red de Abastecimiento y en el Sistema, con el resto de los Subsistemas y Módulos que conforman el citado SAI. Contiene aproximadamente

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100,000 claves de las cuales, 40,000 quedarán normadas vigentes y el resto en un archivo histórico.

módulo entrega en unidades: Programa que relaciona tablas de los Subsistemas farmacia y almacén del SAI, con tablas del Subsistema Control del Abasto de uso exclusivo del esquema de entrega en unidades, solo opera en farmacia y almacén de unidad médica.

módulo de unidades de Servicio (clasificaciones presupuestales): Es un catálogo diseñado en el Sistema de Abasto Institucional SAI, específicamente en el Subsistema Normativo para enlazarse en forma mensual con el Departamento de Catálogos de la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera. Este catálogo contiene el número de codificaciones de las que están compuestas las clasificaciones presupuestales por cada unidad de servicio y tipo de servicio en el IMSS, así como su domicilio, permitiendo validad la circunscripción, localidad, tipo de servicio, tipo de explotación, inmueble y partida presupuestal. monitor de almacén de unidad médica: Es la persona responsable de supervisar y apoyar en la implantación y operación recurrente de sistemas automatizados. Categoría aprobada por la Dirección de Organización y Calidad, con el curso de Habilitación de Instructores para capacitar y transmitir al personal de unidades de atención médica diferentes cursos una vez capacitado él, en el tema que se trate. muestra: Grupo de unidades o porción de material tomado de un universo y que se utiliza para conocer o investigar el estado o situación del universo al cual pertenece. norma: Regla de conducta que rige y determina el comportamiento humano. Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular acciones de los distintos agentes económicos, se traduce en un enunciado técnico que a través de parámetros cuantitativos y/o cualitativos sirve de guía para la acción. objetivo: Fin último que se pretende alcanzar a corto, mediano y largo plazos, mediante la realización de sus funciones, actividades y tareas. orden de compra: Documento oficial mediante el cual se solicita al proveedor suministre bienes directamente en las unidades de atención médica de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato abierto de suministro. orden de compra en unidad de atención médica: Documento oficial mediante el cual se le solicita al proveedor suministre bienes directamente en la Unidad de Atención Médica, para cubrir necesidades inmediatas. partida presupuestal: Elemento presupuestario y relacionado con el grupo de suministro en que se subdividen los conceptos y que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo específico del gasto.

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periodo de resurtido: Es el número de días que se asigna a la Unidad de Servicio por la Unidad Almacenaria, de conformidad con el grupo de suministro y frecuencia del mismo. política: Guía o curso de acción. Criterio necesario para orientar el cumplimiento global o específico de las funciones de los órganos que integran la estructura. Criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. precio unitario uniforme: Es el precio calculado por el Instituto y que se utiliza para la valoración de inventarios de los bienes de consumo en el Sistema Almacenario Institucional. precio de conversión: Es el precio unitario uniforme entre la cantidad de presentación, para obtener el precio de una unidad de medida, a efecto de calcular los importes del consumo a granel. presupuesto de gastos de operación anual: Es la previsión supuesta de gastos de administración y operación, por centro de costo y autorizado por la Dirección de Finanzas y Sistemas. procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones ordenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de realización, uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. programa de entrega: Es el tiempo requerido o convenido para la recepción de artículos para un periodo de tiempo determinado. prorrateo: Acción que efectúan las unidades almacenarias para repartir equitativamente entre sus unidades de servicio la cantidad existente disponible en su almacén para suministrar a dichas unidades. proveedor: Es aquella persona física o moral, nacional o extranjera, que se encuentra autorizado para vender los insumos que comercia y a quien se le puede encomendar mediante contrato el abastecimiento de bienes a favor del Instituto. El que celebre contratos con el Instituto derivado de licitaciones, adquisiciones por invitación restringida a cuando menos tres proveedores o adjudicación directa. Empresa nacional o extranjera que celebre contratos de adquisiciones y/o servicios en el IMSS.

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queja: Acto mediante el cual una persona hace del conocimiento de la autoridad administrativa el incumplimiento de las obligaciones legales y administrativas por parte de algún servidor público, cuando dicho incumplimiento cause agravio. Recurso conciliatorio por medio del cual, el usuario de los servicios institucionales podrá, por sí o por medio de representante acreditado, sin menoscabo de su derecho a interponer recurso de inconformidad, manifestar sus insatisfacciones respecto de los servicios otorgados, actos y omisiones del personal del Instituto que hagan presumir la existencia de violaciones a sus derechos. reaprovisionamiento: Procedimiento mediante el cual las unidades almacenarias abastecen de bienes en forma periódica a las unidades de servicio, para que éstas no almacenen más de lo que consumen. reclasificación: Cambio en la agrupación de las partidas presupuestales que integran los estados financieros, modificaciones a los saldos de las cuentas contables cuando dejan de ser representativas de la realidad. recuperación: Obtener en especie o en dinero el equivalente a los bienes de consumo devueltos al proveedor por rechazos en la calidad de los mismos, dictaminada por la Unidad de Control Técnico de Insumos, la cual se podrá dar por la misma clave de diferente lote, diferente clave que sume el mismo importe, en nota de crédito o cheque certificado a favor del Instituto. registro contable: Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. remisión de almacén: Es el documento oficial mediante el cual las unidades almacenarias surten a otras unidades almacenarias y es la base para contabilizar las entradas y salidas de un almacén a otro almacén. Invariablemente se deberá recabar el sello de alta en el almacén receptor para que tenga validez. sistema: Es un conjunto de elementos interconectados, acciones y eventos relacionados que interactúan unos con otros para ejecutar una tarea, en un todo interrelacionado y complejo. Comprende la entrada, proceso y salida de información. sistema de abasto institucional (SAI): Es una innovación al sistema automatizado de información en el Instituto que permite a través de una unidad central de procesos, controlar y realizar la transmisión automatizada en red, desde la Unidad de Atención Médica al almacén delegacional y al nivel central sobre la recepción, proceso e intercambio de la información relativa a los bienes de consumo, a las diferentes áreas que concurren en la operación del abasto institucional. Conjunto de acciones que con la utilización de medio electrónicos permiten realizar actividades comprendidas en el proceso de abastecimiento y suministro de manera ágil, oportuna, uniforme y confiable para la operación y la toma de decisiones directivas.

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sistema de información: Conjunto de personas, datos, procesos y procedimientos que funcionan articulados y que buscan facilitar y apoyar el desempeño de las personas para cumplir con las actividades para el buen funcionamiento de la organización. sobreinversión: Cantidad excedente de nivel de inversión autorizado. Es la existencia de bienes en las unidades almacenarias de la institución, superior a nivel máximo de inversión. solicitud de abastecimiento: Es el documento oficial mediante el cual en las unidades de servicio de una delegación, solicitan a su almacén delegacional los bienes de consumo necesarios para satisfacer las necesidades de un periodo determinado. subsistema de almacenes: Es un conjunto de procesos diseñados en el sistema de abasto para la administración de los almacenes centrales y delegacionales de unidad médica y farmacias, en el manejo, control, recepción y distribución de bienes de consumo conforme a los niveles de inversión y calendarios de suministro establecidos. Se enlaza directamente con los subsistemas de control del abasto y de adquisiciones además de los módulos de farmacias, almacén de unidad médica y contable para registrar y controlar todos los movimientos de entrada, salida, emisión de altas, devoluciones, canjes, traspasos, bajas, etc.

suministro: Acción de surtir. Es la función sustantiva del abastecimiento que consiste en tramitar la solicitud, recepción, guarda, custodia, distribución y entrega oportuna de los bienes de consumo e inversión que en forma programada, demandan las unidades de la Institución.

suministro complementario: (Surtido o reposición) es el surtimiento adicional al suministro ordinario de bienes a los almacenes delegacionales o a los almacenes de unidades médicas o de servicios, por arribos posteriores de bienes, al suministro ordinario, por parte del almacén central ó almacén delegacional.

suministro extraordinario: (Surtido o reposición) es el surtimiento que se da por situaciones especiales no consideradas en el surtimiento ordinario o fuera de programa, por parte de las unidades almacenarias.

suministro ordinario: Es el surtimiento programado de bienes a los almacenes delegacionales, de unidad médica ó de servicios, de acuerdo a un calendario de suministro establecido.

surtido directo: Entrega de artículos al servicio solicitante.

transportista: Persona física o moral, autorizada por el gobierno, dedicada al negocio de transportar una propiedad de un lugar a otro, por una compensación. El que presta un servicio público o privado de autotransporte de carga.

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traspaso: Movimiento de bienes, materiales y equipos en almacenes de un mismo nivel, que se originan como consecuencia de un reordenamiento y optimización de las existencias disponibles.

unidad de presentación: Término que se utiliza para designar la forma en la cual se identificará un bien. Tipo o variedad con la que se fabrica y entrega un bien. Para el Instituto es la unidad de adquisición y/o almacenamiento. Por ejemplo: caja con 5 supositorios, frasco con 20 tabletas, caja con 50 ampolletas, etc.

unidad de medida: Es el contenido mínimo a surtir a los servicios, por unidad, por tipo de presentación; por ejemplo: kilogramo, litro, metro, etc.

usuario: persona física o moral que recibe el servicio de algo. El que contrate con un transportista el traslado de personas o el transporte de carga.

variante: Se identifica mediante dos dígitos en la clave del artículo que emite el módulo de catálogos para distinguir de un mismo artículo cuando se entrega por el proveedor con diferentes presentaciones. Ejemplo: caja con un frasco, caja con cinco frascos, etc.

volante de codificación: Póliza de diario. Documento donde se expresan los asientos contables que reflejan las operaciones de una Entidad Económica. Registro de los movimientos de entrada y salida en el Instituto.

7 Tipos de Unidades Almacenarias

En el IMSS, las áreas consideradas como unidades almacenarias son las siguientes:

• Almacén central • Almacén delegacional • Almacén de unidad médica (incluye almacén a granel) • Farmacia • CEYE (Central de Equipos y Esterilización)

almacén central: Área facultada en el IMSS para la recepción, custodia, resguardo, almacenamiento, control y despacho de bienes; destinados a mantener una existencia de bienes para ser distribuidos a todas las unidades de la institución que los requieren para su operación y adecuado funcionamiento, dentro de las condiciones de uso y con calidad requerida.

almacén delegacional: Área facultada en la delegación, para la recepción, custodia, control, despacho y distribución de bienes de consumo e inversión, así como la expedición de altas por la recepción de los mismos.

almacén de unidad médica: Área facultada en la unidad de atención médica para la recepción, custodia, control y entrega de bienes de consumo e inversión para el uso y servicio de la unidad.

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farmacia: Unidad almacenaria especializada en proporcionar el suministro de los medicamentos que prescriben los médicos. Cumple con las funciones de solicitar, recibir, almacenar, controlar y entregar los medicamentos controlados y no controlados a los derechohabientes y servicios del hospital.

central de equipos y esterilización (CEYE): Área donde se esteriliza el instrumental, material de curación, equipo médico, ropa para uso quirúrgico y hospitalario; a efecto de destruir microorganismos patógenos por medios físicos o químicos en el instituto, además proporciona bienes de uso terapéutico a granel (cantidad de presentación a la unidad de medida) por ejemplo: pieza, kg., litro, etc.

VI MOVIMIENTOS DE ARTÍCULOS EN EL ALMACÉN

En los almacenes de unidad médica existen los siguientes procesos que regulan los movimientos de artículos en el mismo:

1 Recepción e Inspección:

Actividad por medio de la cual se comprueba que los artículos que se admiten sean precisamente los que se necesitan, verificándose contra documentación que ampara el arribo en cantidad y calidad de los mismos.

Se reciben los artículos requeridos por el Instituto a través de un “Fincamiento de pedido” en las condiciones y con las características que se señalan.

Los almacenes pueden recibir productos de:

• Almacén delegacional • Almacenes de otras unidades • Servicios de la unidad • Proveedores

Los artículos provenientes del almacén delegacional para su recepción en el almacén deberán acompañarse del reporte de “Remisión de almacén”.

Los que proceden de otras unidades de servicio, por traspaso y por devoluciones de los servicios se deben de especificar en el reporte de “Movimientos Varios” y el motivo de movimiento.

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Los artículos que proceden de los proveedores, sólo se pueden recibir por indicaciones expresas del área de altas en los departamentos de abastecimiento delegacional; mientras que en las unidades de servicio con indicaciones de las autoridades del área de abastecimiento, se debe presentar la forma “Remisión de pedido” o la factura correspondiente, o en su caso la orden de reposición.

• Cualquier recepción de bienes que arribe a los almacenes de unidad médica debe llegar acompañada del documento de entrada correspondiente, según la fuente de reaprovisionamiento de que se trate.

• El responsable del área de recepción deberá vigilar que los bienes arriben en buen estado, dentro de las condiciones de empaque requeridas según el tipo de artículo, cantidad, caducidad, etc.

• Cualquier recepción de bienes deberá ser verificada documental y físicamente, cotejando número de pedido, número de clave, descripción del artículo, cantidad, caducidad, etc.

• Se deberá verificar que los artículos sujetos a caducidad estén dentro de los límites establecidos.

• De no coincidir, proceder a las instrucciones establecidas en el Manual de Procedimientos Administrativos.

2 Registro de operaciones

Es el control mediante el registro los movimientos de entrada y salida de artículos del almacén por cualquier concepto. Este registro puede ser en forma manual, utilizando la “Tarjeta de control de Existencias” (anexo 3) y el marbete de casillero ó utilizándose el sistema de cómputo “SAI Almacenes de Unidad Médica”, si la unidad cuenta con el.

Registros de entrada

Al dar entrada a los artículos al almacén, este movimiento se registra en la “Tarjeta de control de Existencias” y en el SAI Almacenes de Unidad Médica, si la unidad cuenta con el ó a través del módulo de Entrega en Unidades.

Registros de salida

Al documento que certifica la salida de artículos se le da “Número de despacho”, se entrega el artículo y se firma de recibido. Este registro se realiza en la “Tarjeta de Control de Existencias” y en el SAI Almacenes de Unidad Médica.

Tarjetas de control de existencias

Su objetivo es registrar los movimientos de entrada y salida de artículos, así como existencias físicas.

3 Acomodo de Artículos

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Es la actividad mediante la cual los artículos son colocados en las áreas de almacenamiento, obedece a los lineamientos específicos que tienen por objeto facilitar su administración.

Área de almacenamiento

Es el espacio que se destina a algún artículo conforme al procedimiento establecido, es el recurso básico de un almacén, su buen aprovechamiento nos lleva a una operación eficiente y por consecuencia costos adecuados por manejo de artículos.

Es de suma importancia vigilar el cumplimiento de las actividades de limpieza en esas áreas.

La distribución tiene como finalidad buscar el máximo aprovechamiento del espacio y la protección adecuada de los artículos y el personal que en él labora.

La optimización de las áreas, se logra con la determinación de la superficie efectiva en metros cúbicos (m3), lo que permite estibar los artículos hasta donde sea recomendado y planear el método de almacenamiento más adecuado, así como el equipo auxiliar que se utilizará.

La disposición final de los artículos en el almacén, se hará con base en grupos de suministro, considerando los factores de:

• Rotación • Peso • Volumen • Riesgo

De acuerdo al “Catálogo Operativo de Artículos”.

El acomodo deberá efectuarse conforme al sistema “Primeras Entradas – Primeras Salidas” (PEPS), a excepción de los artículos sujetos a caducidad, donde el consumo se hará para surtir primero los que estén próximos a vencer.

4 Métodos de almacenamiento

Es el procedimiento que se lleva a cabo para el acomodo correcto de los artículos, de acuerdo a sus características físicas y de rotación.

La utilización de dichos métodos nos sirven de máximo aprovechamiento del espacio, de la mano de obra y del equipo auxiliar, así como la protección y accesibilidad de los artículos y la rotación efectiva de las existencias.

Para seleccionar el método de almacenamiento de los artículos tendremos que tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Unidad de presentación

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• Dimensiones • Peso • Empaque o envase • Rotación • Manejo de artículos especiales (alto costo)

De acuerdo al artículo se podrán utilizar los siguientes métodos:

Estantes o anaqueles: Destinado a artículos pequeños o aquellos que por su empaque o envase permita que sea en tarimas.

Tarimas o plataformas: Para artículos voluminosos que su empaque lo permita, su movimiento sea frecuente y en cantidades considerables.

Piso: Para artículos voluminosos que su empaque lo permita, su movimiento y cantidades deben ser bajos. Tendrán que protegerse de la humedad relativa del piso.

Estantes con cajones o compartimentos: Para artículos pequeños en unidad por pieza y que se manejen sin empaque; estos mismos equipos se podrán utilizar para artículos de valor que requieran una mayor seguridad.

El método de almacenamiento cualquiera que sea el requisito deberá permitir que se ejerza un estricto control de los artículos, evitando con esto, pérdidas, mermas, deterioro o descomposición y sobre inversión.

5 Manejo de Artículos

Es todo movimiento o traslado del artículo desde su recepción hasta que sale del almacén destinando al área que se requiere para su uso. En los almacenes centrales y delegacionales, la salida de artículos es a través del área de embarques; en ella se efectúan y verifican las actividades de empacado y etiquetado para la entrega correcta y oportuna a las unidades, evitando el deterioro durante su traslado.

6 Manejo de Equipo Auxiliar

El equipo auxiliar se considera cualquier aparato o adaptación al área que se determine para lograr una mayor eficiencia en las actividades de traslado de artículos.

La utilización del equipo auxiliar, permite manejar en condiciones de uso los artículos y brindan mayor seguridad durante su custodia.

Se clasifican en:

• Equipos auxiliares para el almacenaje • Equipos auxiliares para el manejo de artículos

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Equipos auxiliares para el almacenaje:

• Cámara de refrigeración: Para artículos que se requiera un control de temperatura especial.

• Enrejados: Para artículos que se requiera un control estricto y se manejan en grandes volúmenes.

• Cuartos, anaqueles o archiveros con chapa: Para artículos que su control sea estricto y se manejen pequeños volúmenes o su presentación sea en piezas o sin empaque, así como para los de alto costo.

• Rack: Para la optimización del área y el método de almacenaje en tarimas.

Equipos auxiliares para el manejo de artículos:

• Carretillas y vagonetas: Es el equipo mas sencillo y se utiliza para artículos cuyos volúmenes sean pequeños y se encuentren almacenados en anaqueles o estantes; se utilizan en distancias cortas o intermitentes.

• Carretillas elevadoras o patines hidráulicos: Se utilizan para artículos almacenados en pilas sobre plataformas o tarimas y cuyo movimiento sea de forma horizontal en distancias cortas y sin mucha altura.

• Automontacarga: Se utiliza para artículos que se encuentran almacenados en las pilas sobre tarimas, que su movimiento sea en forma horizontal y vertical sin importar las distancias, siempre y cuando el artículo no corra peligro, ni el personal.

7 Embarques

La distribución de los artículos surtidos será a través del área de embarques. Siendo función de esta área la recepción, guarda, custodia, empaque y distribución de los artículos.

Esto será desde el momento que le son entregados con este fin, hasta el momento de su distribución al área solicitante.

8 Control de Caducidades

Es el sistema que se aplica para el control eficaz y continuo de los artículos que pueden caducar, con el objeto de evitar pérdidas por este concepto. Para el control de caducidades se utiliza un formato en donde se registran los artículos que se reciben. Las actividades a realizar son: • Revisar mensualmente en el "Registro de control de caducidades" (anexo 4),

identificando las claves y lotes cuya fecha de caducidad estén en condiciones de ser consumidas, realizando su recuento físico.

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• Determinar con base en el promedio de consumo, si la cantidades en existencia de cada clave y lote pueden ser consumidas dentro de los siguientes tres meses.

• Si pueden ser consumidas, se conservan existencias para el surtido de artículos si no pueden ser consumidas informa a su superior inmediato.

• Actualizar las tarjetas de "Registro de control de caducidades" con base en la revisión antes mencionada.

9 Control de cámaras frías Los artículos que por sus características físicas requieren que se les controle la temperatura, para evitar alteraciones del producto, deberán ser colocados en la cámara fría o refrigerador. • Una vez que se realiza el conteo de estos artículos en la recepción serán

colocados inmediatamente en la cámara fría o refrigerador. • Verificar si están sujetos a caducidades para llevar su control. • Verificar cada dos horas la temperatura normada institucionalmente para el

almacenaje adecuado de los artículos que lo requieran, registrándola en la gráfica.

• En caso de alteración de la temperatura, avisar a mantenimiento y a las autoridades superiores.

10 Surtido de artículos a los servicios y a la CEYE El almacén recibe del servicio solicitante la forma “Solicitud de reaprovisionamiento y Control de Material a Servicios en Unidades de Atención Médica F/RS/1/94”(anexo 5) de acuerdo al calendario de resurtido. En el caso del suministro para 24 horas se entrega al almacén a granel o a la CEYE según sea el caso. Se verifica que dicho formato este debidamente requisitado y autorizado, se le asigna número de folio y esta solicitud se revisa; si hay existencias disponibles para el surtido: se ordenan los artículos, anotando en el formato F/RS/1/94 la cantidad, fecha, nombre y firma de la persona que surte. De no haber existencias de algunos artículos o en su totalidad, se anota en los renglones respectivos “Despacho Negado” informándosele al responsable del servicio. 11 Reposición de Artículos Es la solicitud de artículos para satisfacer la demanda de los servicios de la Unidad Médica.

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VII CONTROL DE EXISTENCIAS 1 Definición Es el conjunto de procedimientos que se establecen para determinar y mantener las cantidades adecuadas y para cubrir en el momento preciso las necesidades de consumo de las unidades que lo requieran. 2 Objetivos • Evitar el exceso o la falta de artículos. • Asegurar la reposición oportuna de los artículos y el seguimiento hasta la entrega

de estos a los servicios. • Registrar en forma oportuna y correcta los movimientos que se efectúen con los

artículos. • Recuperar y evitar dispendio de artículos.

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• Proporcionar información necesaria para ejercer un estricto control contable de las existencias y consumos.

• Evitar caducidades o la descomposición de los artículos que requieren refrigeración.

3 Nivel de existencias Es la cantidad óptima de artículos almacenados que garantiza el correcto funcionamiento del almacén. Para determinar el nivel de existencias, se toma en cuenta el consumo promedio mensual. La variación del nivel de existencias de cada artículo está relacionada con la capacidad de almacenaje, el tiempo de reposición, el tipo de artículo y las políticas institucionales vigentes. 4 Inventario Definición: Documento oficial que reporta desglosando la cantidad disponible y no disponible de artículos en un momento determinado. La comprobación de que los registros oficiales cumplen con su cometido se realiza a través del inventario. Dentro del almacén existen tres tipos de inventarios: • Físico • Rotativo • Selectivo 4.1 Inventario Físico Es la acción física de certificar por medio de recuentos las existencias de artículos, verificación periódica en las unidades almacenarías a efecto de comprobar el grado de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. Por lo regular se practica anualmente la toma o levantamiento físico de inventario de los bienes de consumo del IMSS. Consta de tres fases que son: • Preparativo • Desarrollo • Resultado Con el propósito de obtener una óptima toma de inventario físico, será necesario que las actividades que se citan a continuación se realicen con toda oportunidad en los diferentes niveles de responsabilidad para asegurar los mejores resultados del inventario. Preparativo

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• Difusión del calendario de inventario. • Acomodo adecuado de artículos. • Elaboración de la documentación y envío total de los artículos surtidos. • Programa especial de reaprovisionamiento para tiempo de inventario. • Registro total de la documentación que origina movimientos. • Depuración de la cuenta de tránsitos. • Revisión, verificación y corrección de la "Cuenta 13 de inventario", antes del cierre

contable que corresponden a la fecha de inventario. • Obtención anticipada de los marbetes mecanizados de toma de inventario con los

datos correctos del artículo utilizando para ello el formato "Marbete para inventario físico" (Anexo 12.4).

• Elaboración de la documentación y trámite correspondiente para dar de baja los artículos obsoletos.

Desarrollo • Colocación del "Marbete para inventario físico" en el lugar del artículo. Nota: Se elaboran todos los marbetes necesarios, pero puede suceder que el artículo se encuentre en más de un lugar o en estibas, de ser así, entonces se elaborará un marbete adicional por cada lugar donde exista el mismo artículo. • Se dejan pendientes en el marbete los espacios correspondientes a cantidades e

iniciales. • Después de poner todos los marbetes se realiza el primer conteo y ahora se

anota la cantidad resultante y las iniciales de quien contó. • Se notifica al coordinador del inventario el término del primer conteo, para

ponerse de acuerdo con el supervisor quien dirá en que momento se levantarán los marbetes del primer conteo.

• Se separa y se concentra el primer conteo, se organiza al personal para realizar el segundo conteo, cuidando que no sean las mismas personas.

• Se realiza el segundo conteo y se anota la cantidad de artículos y las iniciales de quien lo llevó a cabo.

• Se notifica al coordinador del inventario, el término del segundo conteo y este a su vez se pone de acuerdo con el supervisor (auditor) para realizar las supervisiones correspondientes.

• Se realiza supervisión de los conteos y nuevamente se anotan las iniciales, si son correctas las cifras.

Nota: Esta supervisión puede realizarse en el primer conteo o en el segundo, el supervisor (auditor) decidirá los casos que lo requieran. • Se levantan los marbetes dando por terminado los conteos, estos los concentra el

coordinador del inventario. • Se coteja el segundo conteo contra el primero, verificando que sean iguales. • En caso de discrepancia o error, se realiza un tercer conteo, se tacha la cantidad

con una cruz y se anota la correcta. .

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• Los artículos que se deterioran durante el inventario se consideran como existencias y al finalizar el inventario se tramita su baja.

• Hay que tener cuidado de conservar el antecedente de los artículos y cantidades no disponibles.

Resultado • El coordinador del inventario se encarga de concentrar los marbetes y entregarlos

al área correspondiente. • Se inicia la elaboración de informes con base en los resultados del inventario, con

lo cual se determinan las existencias y su valor, que nos da el nivel de inversión, las deficiencias y/o bondades del sistema nos permite actualizar registros, todo esto de acuerdo con los datos de los marbetes del segundo conteo.

• Los marbetes del primer conteo se quedan en el área de almacenamiento, nos sirven como base para el registro de cantidades en los marbetes de casillero y las cifras de estos son el inventario inicial.

4.2 Inventario Rotativo Este método consiste en efectuar recuentos por partes de bienes debidamente programados, por etapas periódicas hasta lograr, en el lapso establecido tener la comprobación física de todas las existencias. Debido al tiempo que transcurre entre un inventario físico anual y otro las diferencias o incidencias se incrementan, por lo que es necesario acortar el tiempo de detección y evaluación del almacén. El inventario rotativo consiste en verificar las cantidades en registro contra las existencias físicas en un periodo determinado. Este inventario se realiza seleccionando la cantidad de claves que se contarán diariamente, de manera que para el siguiente inventario físico, ya se habrán contado las claves existentes. Se consideran los siguientes aspectos: • Determinar el periodo de duración del inventario rotativo, debe llevarse a cabo por

lo menos tres veces al año. • Elaborar el calendario de claves que se contarán diariamente sin tomar en cuenta

los días que no se labora. • Considerar los documentos que amparan artículos que se encuentran en el área

de recepción y despacho, que no están registrados. • Los conteos deberán realizarse durante la hora de menor carga de trabajo. • Elaborar informes y seguimiento de las diferencias que se detectan, con el fin de

contar con antecedentes en el momento del inventario físico. 4.3 Inventario selectivo:

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Por este método se efectúan recuentos en determinadas líneas de bienes escogidos al azar, con el objeto de evaluar de inmediato la confiabilidad de los registros que se tengan de dichas líneas de bienes. VIII MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE La seguridad y la higiene aplicadas a los a los centros de trabajo, tienen como objetivo salvaguardar la vida y preservar la salud y la integridad física de los trabajadores por medio del dictado de normas encaminado a que les proporcione las condiciones adecuadas para el trabajo, como a capacitarlos y adiestrarlos para que se eviten, dentro de lo posible las enfermedades y los accidentes laborales. 1 Accidente de Trabajo

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Es toda lesión orgánica o perturbación funcional, inmediata o posterior, o a la muerte, producida repentinamente en ejercicio o con motivo de trabajo, cualquiera que sea el lugar y el tiempo en que se presente. 2 Causas de Accidentes de Trabajo A veces es necesario desplazar o mover algún objeto pesado: muebles, computadoras, cajas, materiales, etc. Una manipulación inadecuada puede producir lesiones, ya sean puntuales o acumulativas. Estas son:

• Lumbalgias • Hernias • Desgarramientos • Ciática • Lesiones de vértebras • Golpes en diversas partes del cuerpo • Caída del peso a los pies

Para reducir la posibilidad de lesionar la espalda, debemos aplicar las siguientes normas de seguridad:

• Procurar no exceder los 25Kg. • No levantar más que la carga que admita la capacidad de cada

individuo. • Agacharse para agarrar la carga. • NO DOBLAR LA ESPALDA.

3 Factores individuales de riesgos Constituyen factores individuales de riesgo: • la falta de aptitud física para realizar las tareas en cuestión; • la inadecuación de las ropas, el calzado u otros efectos personales que lleve el

trabajador; • la insuficiencia o inadaptación de los conocimientos o de la formación; • la existencia previa de patología dorsolumbar. 4 Recomendaciones de Cargas Considerar estos seis elementos a la hora de levantar un peso:

1. Abrir las piernas ligeramente y colocar los pies rodeando la carga a levantar. 2. Flexionar las piernas y mantener la espalda derecha, no necesariamente

vertical. 3. Mantener la barbilla cerca del cuerpo. No estirar el cuello. 4. Utilizar la palmas de las manos para agarrar fuertemente la carga procurando

seguir el contorno de la carga.

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5. Situar los codos pegados al cuerpo y efectuar el levantamiento con la fuerza de la musculatura de los muslos, nunca con los de la espalda.

6. Acercar el cuerpo a la carga para centralizar el peso.

5 Prevención de incendios

• Para protegerse contra incendios se contará con el equipo de extintores con cargas vigentes y debidamente distribuidos y señalados en sitios especialmente destinados para ello.

• Se situarán los extintores en las áreas de almacenamiento general y se colocará uno por cada 35m2, disponiéndolos de tal manera, que la distancia desde cualquiera punto del área hasta el extintor no exceda de veinte metros.

• Se prohibirá de manera terminante, fumar o producir cualquier tipo de fuego en las áreas de almacenamiento. Se colocarán avisos en los lugares donde exista la prohibición.

• Se llevará un control estricto de las fechas de vencimiento de las cargas de los extintores para que sean recargados con oportunidad.

• Se verificará que exista en el tipo de extintores para el equipo de cómputo.

6 Red Fría

De contarse con red fría en el almacén, deberá ser revisada periódicamente para prevenir fallas y evitar asi que los artículos sufran alteraciones o cambios que impidan su consumo.

Objetivos

• Minimizar los accidentes de refrigeración en los artículos que se guardan en la red fría.

• Proporcionar al personal involucrado en la recepción, almacenamiento, manejo, control y distribución de artículos de red fría; los elementos necesarios para la toma de acciones de emergencia necesarias al detectar cualquier accidente de refrigeración.

Definición de accidentes de refrigeración

Falla ocurrida en la cámara fría, refrigerador o caja termo que resguarda artículos. Puede ser ocasionada por interrupción de energía eléctrica, fallas del equipo o humanas que originan la elevación o disminución de la temperatura normada de 2° a 8°C.

Generalidades

• Es importante que los artículos se conserven dentro de los límites de temperatura de 2° a 8°C. en un refrigerador exclusivo para este uso.

• Los artículos de alto riesgo y productos distintos serán preservados en otro equipo.

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• En todos los casos cada unidad de refrigeración deberá estar conectada a la planta de energía eléctrica de emergencia y contar permanentemente con un termómetro y/o termograficador, con alarma y con el registro manual diario correspondiente.

• Estos productos se colocarán de preferencia en el equipo de refrigeración.

En los equipos de refrigeración pueden presentarse diferentes tipos de fallas que afectan el control de las temperaturas; cuando se presenta cualquiera de estas fallas existen dos posibilidades:

a) Que la temperatura no haya salido de los límites, pero se tenga la incertidumbre y haya que tomar acciones para garantizar que los productos no sufran algún daño.

b) Que la temperatura esté fuera de los límites permitidos de 2° a 8°C

Actividades Inmediatas

Deberán seguirse este tipo de acciones en todos los casos que se altere la temperatura, sea cual sea el motivo.

a) Al detectar el problema en horas hábiles, se procederá a registrar la temperatura de cada equipo al momento de detectar la falla e incluirla en el formato establecido, función que deberá realizar el personal del almacén.

b) Suspender el uso de los productos involucrados y preservarlos en el rango establecido (de 2 a 8°C) todo el tiempo que dure la emergencia informar a:

• Director o responsable de la Unidad • Administrador o subdirector administrativo • Jefe de conservación de la unidad • Jefe de abastecimiento

c) Cuando la falla ocurra en horario inhábil, el personal de conservación o vigilancia al percatarse de las actividades de las alarmas, deberá notificar en forma inmediata a quien deba salvaguardar los productos y a quien deba establecer el funcionamiento de los equipos de refrigeración, cuyos nombres y teléfonos deberán aparecer en su pliego de consignas.

d) En la unidad médica el personal usuario deberá localizar la causa de la falla y si es posible, corregir de inmediato verificando:

• El suministro de energía eléctrica • Que el equipo se encuentre conectado al sistema de energía eléctrica • Que el control de temperatura este en posición encendido • Que la puerta cierre automáticamente

e) Para los casos que la temperatura rebase los 8°C:

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• Transferir de inmediato los productos a otro refrigerador que registre temperaturas de 2 a 8°C

• De no contar con otro refrigerador, utilizar botellas con líquido refrigerante congelado y distribuirlas uniformemente entre los entrepaños del gabinete interior. De no contar con congelado botellas de líquido refrigerante, utilizar bolsas de plástico con hielo, de preferencia con sal de grano, cerradas herméticamente.

• Mantener cerrado el refrigerador y dar aviso a los responsables de forma inmediata durante las 2 primeras horas, de no presentarse en ese lapso, se deberá tomar la temperatura, anotarla y hacer cambio de las botellas. No usar hielo seco.

• Deberá tomarse la temperatura constantemente del termómetro con bulbo hasta que se corrija la falla.

• De no contarse con este tipo de termómetro en el refrigerador, y sea necesario abrir la puerta, deberá realizarse en un intervalo de 2 horas.

7 Sistema Computarizado Las medidas de seguridad con relación al sistema de cómputo, contribuyen a la durabilidad de los equipos y a su mejor aprovechamiento. • Vigilar que se utilice únicamente para los fines que fue implantado; implantar otro

tipo de programas ajenos al sistema puede ocasionar daños que en muchas ocasiones son irreversibles.

• Mantenerlo alejado de estibas y anaqueles del área donde se encuentra instalado.

• Prohibir fumar y consumir alimentos asi como bebidas en el área. • Mantener el área en óptimas condiciones de limpieza. • Colocar letreros preventivos. • El equipo deberá estar alejado de fuentes generadoras de calor y de material

inflamable. • Proteger el módulo central y los dispositivos periféricos con una cubierta que evite

la acumulación de partículas de polvo. • Realizar periódicamente la limpieza exterior del equipo utilizando un paño suave y

humedecido con agua(no usar solventes). • Proteger y guardar en lugar seguro los diskettes o Cd’s utilizados en el sistema

del módulo “Almacenes de Unidad Médica”. IX PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN

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1 Definición Ordenadores o computadoras, llamados así puesto que al principio se les utilizaba para realizar cálculos matemáticos (cómputo = cálculo), son máquinas electrónicas diseñadas para que funcionen como herramientas programables de procesamiento de información y faciliten el trabajo mediante tres actividades básicas: guardar, procesar y recuperar información. 2 Niveles de funcionamiento: 2.1 Hardware (del inglés ferretería). Comprende todos los elementos materiales, es decir, los componentes electrónicos, mecánicos y de soporte, como son: CPU, teclado, Unidad Central de Procesos, Cd´´R , impresora, lector óptico. 2.2 Software Neologismo inglés creado por similitud entre soft (blando) y hard (duro). Se refiere a los aspectos lógicos y abstractos que describen métodos acerca de cómo se ha de tratar la información, es decir, instrucciones acerca de lo que la computadora tiene qué hacer con el resto de la información que guarda. La computadora únicamente funciona si alguien la guía, o dicho en lenguaje técnico, si alguien la programa. A diferencia del hardware, es lo que no se ve, es decir los programas y aplicaciones que están guardadas en un disco duro, CD-ROM o disquetes. Instrucciones de computadora, los conjuntos de instrucciones constituyen el software. Existen dos grupos principales de software: Software del sistema es el software de control que realiza funciones comunes para todos los usuarios de la computadora (tales como sistema operativo o el sistema de manejo de datos)

Software específico para aplicaciones particulares del usuario de la computadora (tales como los inventarios, SAI almacenes de unidad médica. 2.3 Programa de computadora Conjunto detallado de instrucciones preparado por personas para dirigir la computadora, de manera que ésta funcione para que produzca el resultado deseado. Las computadoras son capaces del más exacto procesamiento de datos y las más altas velocidades; además, tienen la importante habilidad de comparar datos y luego ejecutar diferentes operaciones de acuerdo con los resultados de la comparación.

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Estas capacidades fáciles de entender, hacen de la computadora una de las más poderosas herramientas que hayan existido hasta hoy; sin embargo, alguna falla en su aplicación puede producir errores. En la mayoría de los casos puede recaer en el personal que falla al operar la computadora. 3 Componentes de una computadora Una computadora está formada por diferentes componentes integrados que trabajan juntos para cumplir los pasos exigidos por cada tarea encomendada. Un sistema básico de cómputo consta de dispositivos de entrada, una unidad de proceso (CPU) y dispositivos de salida. 3.1 Dispositivos de entrada Los sistemas de computación usan muchos dispositivos para la entrada de datos. Algunos dispositivos permiten la comunicación directa entre los humanos y las máquinas, otros requieren que los datos estén grabados en un medio como el papel o dispositivos magnéticos. Son muy conocidos los dispositivos que leen grabados magnéticamente, en cintas plásticas revestidas especialmente o Cd´R Los dispositivos de entrada usados en la computadora son: el teclado, los Cd´R, los lectores ópticos de códigos de barras y el mouse. 3.1.1 Cd´Rom (Disco compacto) Contienen información digital, vale decir, datos que pueden ser representados por bits: combinaciones de unos y ceros. Así, a nivel microscópico, se puede encontrar en los surcos del CD pequeñas muescas y sectores planos, para indicar esos unos y ceros, que son leídos mediante un rayo láser, que va recorriendo la superficie del disco mientras éste va girando. 3.2 Unidad central del proceso El corazón de un sistema de computación es la unidad central del proceso (CPU), la que a su vez se subdivide en tres componentes principales que son: - Memoria. - Unidad aritmética lógica. - Unidad de control. En la memoria es en donde se almacena la información, es la que facilita la información y las instrucciones en cada etapa que efectúa la computadora.

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En la unidad aritmética lógica se realizan las instrucciones lógicas (de comparación' o decisiones) y las aritméticas (sumas, restas, etcétera). La unidad de control es la encargada de controlar la secuencia en que se debe ejecutar cada instrucción dentro de la computadora y actúa como un sistema nervioso central para sus otros componentes. 3.3 Dispositivos de salida Como las unidades de entrada, los dispositivos de salida son instrumentos de interpretación y comunicación entre los humanos y el sistema de la computadora. Los dispositivos de salida toman los resultados de salida del CPU en forma de código de máquina y los convierten en una forma que puedan ser usados, ya sea impresa (impresora), en Cd´R o en la pantalla de la computadora. Todas las unidades de entrada, salida o almacenamiento secundario son algunas veces llamadas dispositivos periféricos (o solamente periféricos). Esta terminología se refiere al hecho de que aunque estos dispositivos no son parte del CPU, se localizan casi siempre cerca de él. 4 Descripción y funcionamiento del equipo El equipo consta de los siguientes elementos básicos: módulo base, teclado, pantalla, unidad de Cd´R , impresora, lector óptico fijo y/o portátil. 4.1 Módulo base El módulo base es la parte principal del equipo y está integrado por una serie de circuitos electrónicos que componen el procesador, la memoria del equipo y otros componentes auxiliares. De éste parten los cables de comunicación con los demás elementos de la configuración y el cable toma corriente. En la parte frontal se encuentran la unidad de disco fijo y la unidad de Cd R, con sus respectivos indicadores de funcionamiento. En la parte posterior se encuentran los conectores, con los demás elementos de la configuración y el conector de alimentación, de estos conectores parten los cables mencionados anteriormente. La ubicación del interruptor de encendido/apagado depende del modelo. 4.2 Pantalla La pantalla del equipo tiene características similares a las de un televisor ordinario y en ella se visualizan las entradas de datos que se efectúan a través del teclado o bien, se despliega la información propia del sistema.

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La pantalla generalmente se ubica sobre el módulo base del computador, sobre el que gira libremente, cuenta con controles de brillo y contraste; así como con cable de comunicación con el módulo base. 4.3 Teclado Es el medio principal para introducir información a la computadora. Consta de tres grupos de teclas: - Teclas de funciones especiales. Dependiendo del modelo se ubican en el extremo izquierdo o parte superior. El objeto de estas teclas es facilitar la entrada de instrucciones de uso frecuente. - Teclado mecanográfico. Es similar al de la máquina de escribir. Se emplea para introducir la mayoría de los datos. - Teclado numérico. Se encuentra ubicado en el extremo derecho de manera similar al de una calculadora. 4.4 CD-ROM (Cd’R) 4.4.1 Colocación y manejo Oprima el botón de entrada, salida del compartimiento para Cd’R en su computadora. Introduzca el Cd’R en el compartimiento de plástico, de forma circular diseñado para tal efecto. Oprima nuevamente el botón del compartimiento. Para sacar el Cd’R debe esperar a que el indicador luminoso correspondiente se encuentre apagado, después bastará con presionar el botón del compartimiento para expulsarlo. Las unidades de Cd’R y la unidad de disco duro, tiene un foco piloto que sólo se enciende al activarse la unidad y deberá apagarse al terminar el acceso. 4.4.2 Recomendaciones para el cuidado de los Cd R - Insertar con cuidado. - No tocar con los dedos la parte magnética. - No exponerlos a los rayos solares ni a temperaturas altas. - No exponerlos a campos magnéticos generados por equipos electrónicos. - Nunca use pluma ni lápiz para escribir sobre ellos, salvo el plumón especial para tal efecto. 4.5 Impresora Las impresoras, según sus características, se diferencian por su velocidad y tipo de impresión, adecuado con las necesidades de los usuarios y de las computadoras.

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Las características de la impresora a utilizar son las siguientes:

- Es de alta velocidad. - Tiene teclas de control. - En la parte lateral o trasera se encuentra el interruptor de encendido y

apagado. - En la parte trasera, los cables de comunicación con la computadora y el de la

corriente. 5 Recomendaciones de uso del equipo El equipo es enfriado por un ventilador que dispone de entradas de aire alrededor de la base. Esta zona ha de mantenerse libre de papeles y otros objetos que pudieran obstruir la circulación del aire. 5.1 Requisitos de limpieza Cualquier esfuerzo que haga para mantener limpio su equipo de cómputo, redundará en gran eficiencia del mismo y habrá menos fallas. Considerando el precio de las computadoras y la facilidad de descompostura, unos pocos minutos gastados en mantener limpios estos dispositivos es tiempo bien empleado y así dará mayor durabilidad al equipo de cómputo. 5.1.1 Pantalla de video El video atrae el polvo como si fuera un magneto, una pantalla de video sucia puede agravar la vista cansada, causar fatiga y dolor de cabeza, lo cual contribuye a cometer errores. Si el operador es un fumador, una película de nicotina se forma en la superficie de la pantalla, de la misma manera que en el parabrisas de un coche. 5.1.2 Teclado Para prevenir que las teclas lleguen a trabarse, límpielas frecuentemente con un paño. Deben evitarse los paños que suelten partículas, un paño de algodón, es recomendable para limpiar los espacios entre cada tecla. 5.1.3 Impresora La cubierta de la impresora puede ser limpiada con una esponja o un paño húmedo, los mecanismos interiores de la impresora requieren de alguna atención especial. Un problema común es la acumulación de polvo de papel que sale de las perforaciones de las formas continuas, este polvo puede ser fácilmente extraído de la impresora por medio de una aspiradora especial para limpieza. 6 En caso de falla

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Si después de encender el equipo y esperar algunos segundos no se carga el sistema es posible que alguna tarjeta del sistema esté fuera del conector, que los cables de voltaje de la fuente no estén conectados o que algunos de los circuitos de memoria del procesador estén fallando. Revise todas las conexiones y vuelva a intentar el encendido. Si persiste la falla repórtela al técnico autorizado.

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X SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL (SAI) 1 Definición. Sistema automatizado de información en el lMSS que permitirá a través de una unidad central de procesos, controlar y realizar la transmisión automatizada en red, desde la unidad de atención médica al Almacén Delegacional sobre la información, proceso e intercambio de información relativa a los bienes de consumo, a las diferentes áreas que concurren en la operación del abasto institucional. 2 Beneficios

Permite un mejor control de existencias para optimizar los recursos, evitando la sub o sobreinversión de artículos.

Genera información homogénea oportuna para la toma de decisiones a nivel operativo, delegacional y central del Instituto. '

Proporciona a cada almacén los elementos necesarios para determinar en su oportunidad la cantidad a solicitar para el suministro de cada artículo.

Proporciona información contable por centro de costo. Identifica las existencias disponibles y no disponibles. Con la utilización de medios electrónicos permite realizar actividades

comprendidas en el proceso de abastecimiento y suministro de manera ágil, oportuna, uniforme y confiable para la operación y toma de decisiones directivas.

3 Configuración del SAl El Sistema de Abasto Institucional (SAl) almacenes de unidad médica está constituido por procesos y funciones. 3.1 Proceso Conjunto o secuencia de actividades en que se organiza la información que se maneja en los almacenes, con el fin de operar de una manera adecuada, está integrado por una serie de funciones. Los procesos del SAI Almacenes de Unidad Médica son los siguientes: 1 Catálogos 2 Entradas 3 Salidas 4 CEYE 5 Estadísticas

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6 Cierre 7 Utilerías 8 Especiales 9 Enlaces 3.2 Función. Es un grupo de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos deseados, forman parte de un proceso. Las funciones que tiene cada proceso varían de acuerdo con su objetivo y su complejidad. 3.3 Funciones del “Proceso Catálogos” En este proceso están los "Catálogos" de cada una de las bases de datos del sistema. Sus funciones nos sirven para manejar de una manera más eficiente la información, logrando evitar la redundancia y mantener la integridad de la misma en la base de datos.

Función Artículos. Unidades. Máximos y mínimos; Calendario de resurtido. Responsable de servicio.

3.3.1 Artículos Se puede tener transmisión y consulta. La transmisión de artículos se encarga de actualizar los datos del Catálogo de artículos. 3.3.2 Unidades Se puede tener transmisión y registro. La transmisión de unidades se encarga de actualizar los datos del “Catálogo de unidades” a las que se va a dar servicio. En la opción: "Registro" se capturan, consultan o dan de baja las diferentes unidades a las que se da servicio. 3.3.3 Máximo y Mínimo, Calendario de Resurtido Existe opción a enlace, consulta y reportes. En la opción enlace se actualizan de forma automática los valores de máximo, mínimo, consumo promedio mensual y calendario de resurtido. Al acceder a la opción "Consulta" se puede consultar información de calendario de resurtido y de máximo y mínimos. 3.3.4 Catálogo de responsables de servicio

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En esta función se capturan los datos de las personas que son responsables de los servicios de la unidad. 3.4 Funciones del “Proceso Entradas” En este proceso se registran las entradas al almacén de unidad médica.

Función Remisiones Fuente Alterna Movimientos internos de entrada Liberación de artículos

3.5 Funciones del “ Proceso "Salidas” En esta opción se capturan las salidas del almacén de unidad médica.

Función Reaprovisionamiento a la CEYE. Surtido a servicios Movimientos internos de salida Movimiento de artículos suspendidos

3.6 Funciones del “ Proceso CEYE” En este proceso se registran y controlan los movimientos de la CEYE.

Función Surtido a servicios por CEYE. Ajustes Inventario Claves con conversión

3.7 Funciones del “Proceso "Estadísticas” En esta opción se pueden consultar las diferentes estadísticas del almacén de unidad médica útiles para una correcta administración del mismo.

Función Opciones Estado del inventario Consulta

Reporte Inventario valorizado Artículos fuera de rango Agotado

Baja Existencia Sobreexistencia

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Estadística de consumo

Mensual Anual

Atención Almacén Delegacional Órdenes de almacén superior Consumo proyectado Detalle de movimientos

En este proceso se pueden consultar e imprimir reportes sobre: • Estado del inventario. • Inventario valorizado. • Artículos fuera de rango. • Estadística de consumo. • Suministro superior; se muestra la información de los artículos que envían los

almacenes delegacionales a la unidad. • Órdenes del almacén superior; en esta opción se consultan los artículos que

están pendientes de recibir o enviar al almacén delegacional. • Consumo proyectado; en esta función se consulta el consumo proyectado de

cada artículo en la unidad. • Detalle de movimientos 3.8 Funciones del “Proceso Cierre” En este proceso se efectúan los cierres diarios y mensuales; así como se obtiene información directiva.

Función Fin de día Informe de fuentes alternas de abasto Informe directivo Artículos suspendidos Movimientos valorizados Transmisión Contabilidad Presupuesto Restauración de archivos Indicadores de desempeño

3.8.1 Fin de día En este reporte se muestran los movimientos realizados en el día actual y un día anterior, obteniendo el saldo del mes. 3.8.2 Informe de fuentes alternas de abasto Este reporte genera el resumen de todas las compras que se hicieron por este motivo 3.8.3 Informe directivo

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Presenta un resumen de los movimientos que hizo el almacén a la CEYE, "Atención del almacén de unidad de servicios", "Atención del inventario valorizado", "Remisión de pedido", "Claves fuera de rango", "Situación contable", "Cierre mensual" y "Cierre -anual". 3.8.4 Artículos suspendidos Se genera un reporte de los artículos suspendidos con anterioridad. 3.8.5 Movimientos valorizados Mediante esta opción se pueden consultar los diversos tipos de movimientos de entrada o salida en forma valorizada. 3.8.6 Transmisión contabilidad / presupuesto Mediante esta función se genera el enlace de los movimientos contables de la unidad para que se envíen a la Contraloría Delegacional. 3.8.7 Restauración de archivos Esta función hace el cierre mensual y deja los archivos limpios para guardar información del mes siguiente, calcula además la cantidad solicitada para el almacén delegacional. 3.9 Funciones del “Proceso Utilerías” Está constituido por una serie de herramientas, las cuales ayudan a manejar de una manera más eficiente el sistema, así como proteger y hacer un uso óptimo de la información.

Función Respaldo Impresiones Diskettes Control de acceso a usuarios

3.10 Funciones de “Procesos Especiales” Opción que nos permite el enlace del presupuesto de operación, y una serie de carpetas en las que se pueden consultar las tablas que contienen los parámetros para que el sistema funcione.

Función Presupuesto de operación Determinación de Necesidades Tablas y parámetros

3.10.1 Presupuesto de operación

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Esta función realiza el enlace de presupuesto de operación, cuenta con carpetas de gasto diario y gasto acumulado, donde se puede consultar el gasto por partida presupuestal o clave del artículo seleccionado. 3.10.2 Tablas y parámetros Esta función ofrece las siguientes carpetas: "Altas", "Bajas", "Cambios", "Consulta", "Imprimir", "Enlace" y "Actualizar", las cuales permiten funcionar el sistema. 3.11 Funciones del Proceso "Enlaces" Presenta una serie de funciones que permiten la transmisión diaria de movimientos de entrada y salida; así como las existencias y consumos; transmisión de embarques.

Función Transmisión Diaria Tránsito

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REPORTE DE MOVIMIENTOS VARIOS Instrucciones de llenado

Número Dato Anotar

1 Clave presupuestal Unidad remitente

Clave presupuestal de la Unidad que da salida a los artículos.

2 Clave presupuestal Unidad receptora

Clave presupuestal de la Unidad que recibe los artículos.

3 Grupo de suministro Número que corresponde de acuerdo con el catálogo de artículos.

4 Número de movimiento Campo no utilizado por almacén de la Unidad.

5 Elaboración día, mes, año Día, mes y año en que se elabora la forma. DD/MM/AAAA.

6 Unidad remitente Nombre y número de la Unidad que envía los artículos.

7 Unidad receptora Nombre y número de la Unidad que recibe los artículos.

8 Dirección Domicilio de la Unidad que envía los artículos.

9 Población Domicilio de la Unidad que recibe los Artículos.

10 Zona No se utiliza por Almacén de la Unidad 11 Movimiento ajuste, baja,

concentración, congelación y traspaso

Marca con una "X" el cuadro del movimiento del que se trate.

12 Motivo: Excedente, caducidad, apoyo y otros(especificar)

Marca con una "X" o anota el motivo de que se trate.

13 Genérico Los números correspondientes de la clave.

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REPORTE DE DIFERENCIAS DE ARTÍCULOS ENTRE RECEPCIÓN Y REMISIÓN Instrucciones de llenado

Número Dato Anotar 1 Delegación Nombre de la Delegación a la que pertenece

el almacén que elabora el reporte. 2 Unidad Nombre y número de la unidad en donde se

elabora el reporte. 3 Clave presupuestal Clave que identifica al almacén que genera el

reporte con base en el Catálogo de Unidades de Servicio.

4 Fecha Día, mes y año en que se elabora el reporte DD/MM/AAAA.

5 Clave Número de la clave que identifica el artículo sujeto de aclaración.

6 Número de remisión Número que identifica la remisión motivo de aclaración.

7 Fecha de recepción Día, mes y año en que se recibieron en el Almacén los artículos. DD/MM/AAAA

8 Cantidad remisionada Cantidad de unidades que ampara la remisión.

9 Cantidad recibida Cantidad de unidades que físicamente recibió el almacén.

10 Diferencias de más Las cantidades excedentes entre lo remisionado y lo recibido.

11 Diferencias de menos Las cantidades faltantes entre lo remisionado y lo recibido.

12 Precio unitario uniforme Importe unitario del artículo. 13 Importe El resultado de multiplicar el precio unitario

uniforme por las diferencias de más o de menos. Los importes de las diferencias de menos deberán señalarse entre paréntesis.

14 Observaciones Información adicional o comentarios relacionados con las diferencias detectadas y que permitan realizar aclaraciones.

15 Responsable de almacén

Nombre y firma del responsable del almacén.

16 Visto bueno Nombre y firma del Director o encargado de la Unidad.

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ARTÍCULO

TARJETA No.

CONTROL DE EXISTENCIAS FECHA REFERENCIA DESTINO PRECIO ENTRADA SALIDA EXISTENCIA FECHA REFERENCIA DESTINO PRECIO ENTRADA SALIDA EXISTENCIA

2 1

4 3 5 76 8 9

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REPORTE DE CONTROL DE EXISTENCIAS Instrucciones de llenado

OBJETIVO: Registrar los movimientos de Entrada y Salida de artículos así como

conocer las existencias físicas GENERADO POR: Personal del Almacén de Unidad Médica.

Número Dato Anotar 1 Artículo Clave numérica y descripción del Artículo. 2 Tarjeta No. Número consecutivo de tarjeta que

corresponda a las utilizadas en un periodo de un año de una misma clave de artículo.

3 Fecha Día, mes y año en que se elabora el requerimiento.

4 Referencia El Número de documento (entrada o salida, que dio origen al movimiento).

5 Destino Nombre del Servicio. 6 Precio El precio Unitario Uniforme autorizado para el

artículo. 7 Entrada Cantidad de artículos que ingresan al

Almacén. 8 Salida Cantidad de artículos que salen del Almacén. 9 Existencia Cantidad final o saldo del artículo existente en

el Almacén.

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REPORTE DE REGISTRO DE CONTROL DE CADUCIDADES Instrucciones de llenado

OBJETIVO: Controlar la vida útil de los bienes de consumo sujetos a caducidad. GENERADO POR: Encargado de grupo (Responsable del registro de caducidades). Número Dato Anotar

1 Día, mes y año Fecha en que se elabora cada tarjeta de control. DD/MM/AAAA.

2 Fecha de caducidad o fabricación

La fecha de caducidad y/o de fabricación del artículo. DD/MM/AAAA.

3 Cantidad recibida La cantidad de artículos recibidos de acuerdo a la documentación de entrada.

4 Clave El número de clave de los artículos de acuerdo con el catálogo de Artículos.

5 Lote El número de lote que el fabricante asignó

al artículo. 6 Unidad El tipo de presentación en que fue

entregado el artículo. 7 Existencia física La cantidad en unidades que se tenga del

artículo. 8 Consumo La cantidad que se tenga registrada como

máximo de la clave correspondiente. 9 Descripción El nombre genérico del artículo de acuerdo

al catálogo de artículos. Proveedor:

10 clave El número con que se identifica al proveedor y que fue asignado por el IMSS.

11 Nombre El nombre o la razón social del proveedor que surtió el artículo.

12 Número de notificación El número consecutivo que corresponda a la notificación de caducidades.

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SOLICITUD DE REAPROVISIONAMIENTO Y CONTROL DE MATERIAL DE SERVICIOS EN UNIDADES DE ATENCIÓN MÉDICA F/RS/1/94

Instrucciones de llenado

OBJETIVO: Determinar las dotaciones fijas de material de consumo y su

a los servicios, así como controlar las salidas de los mismos a través del almacén a

de la CEYE. GENERADO POR: Personal de la unidad médica. Número Dato Anotar

1 No. de folio Anotar el número de folio asignado 2 Nivel de suministro Anotar con una "X" en el cuadro

correspondiente de acuerdo al servicio que suministra el material, almacén, almacén a granel o CEYE .

3 Nivel de atención Colocar una "X" en el cuadro que corresponda, para señalar el nivel de atención de la unidad médica que la utiliza. (primer nivel UMF, segundo nivel HGZ, y tercer nivel Hospital de especialidades).

4 Tipo de solicitud Anotar con una ø en el cuadro correspondiente si la solicitud es ordinaria, complementaria o extraordinaria.

5 Delegación Anotar según proceda el nombre y número

de la delegación.

6 Unidad medida Tipo, número y nombre correspondiente.

7 Servicio Nombre del servicio solicitante.

8 Fecha de solicitud La fecha en que se elabora el pedido. DD/MM/AAAA

9 Periodo de necesidades a

cubrir

El tiempo que cubre la dotación.

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10 Fecha de suministro Registrar la fecha en la que se suministra

el pedido. DD/MM/AAAA. 11 Grupo de suministro El grupo de suministro que corresponde al

material, ejemplo: 060 material de curación.

12 Clave Clave completa que identifica al artículo. 13 Especificación del artículo La descripción del artículo, de acuerdo a.

lo señalado en el Cuadro Básico Institucional.

14 Presentación: Granel La presentación a granel, ejem. litros,

metros, piezas, etc. (este tipo de presentación se utiliza en el suministro a los servicios por el almacén a granel y por la CEYE).

Unidad Presentación o envases en que se adquiere el artículo, ejem. Caja, bolsa, lata, block, etc. este tipo de presentación se utiliza en el suministro a los servicios a través del almacén de la unidad.

15 Dotación fija Registrar la cantidad autorizada por artículo como dotación.

16 Existencia física Anotar la cantidad que el servicio tiene en existencia en cada renglón.

17 Fecha En su empleo para suministro a los servicios por la CEYE:

Anotar la fecha correspondiente al día que se abastece en la parte superior de cada columna.

18 Solicitud (Solic) En el artículo correspondiente, registrar la cantidad que se requiere para reposición de los consumos.

19 Surtido (Surt) Anotar la cantidad surtida por los centros abastecedores (almacén, almacén a granel o CEYE).

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20 Existencia: Granel Registrar en cada renglón, la suma de las

cantidades surtidas a los servicios por el almacén a granel o por la CEYE.

Unidad Anotar la suma de las cantidades suministradas al servicio, y en su caso efectuar y registrar el resultado de la conversión de cantidades a granel en unidades de presentación.

21 Precio unitario Anotar el precio correspondiente a la unidad de presentación de cada artículo que genere consumos.

22 Importe Consignar el costo de los consumos por cada artículo. (resultado de multiplicar la columna de total por el precio unitario).

23 Autorizaciones En el espacio correspondiente llevará pre impresas las firmas del Subdirector Administrativo y del Director de la unidad médica, con lo que queda autorizada la dotación al servicio, el espacio destinado designado para la firma del Jefe del Servicio, se utilizará cada vez que se efectúe un pedido.

24 Surte y recibe En la columna correspondiente, anotar el nombre de la persona que surte y de la que recibe el pedido.

25 Jefe de abastecimiento y contador

Estampar las firmas del Jefe de Abastecimiento o persona responsable de la sumarización y captación del precio unitario, así como del Contador responsable de obtener el importe al término de efectuar estas actividades.