152 auditoria calidad

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALPOLICA NACIONAL

POLICA METROPOLITANA DE CCUTA San Jos de Ccuta, 27 de abril de 2014

ORDEN SERVICIO No. 152 / COMAN - PLANE - 38.16 REALIZACION AUDITORIA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, POR PARTE DEL AREA DE CONTROL INTERNO A LA POLICIA METROPOLITANA DE CUCUTA.

I. MOTIVO A. FINALIDAD

En cumplimiento a la Directiva Administrativa Transitoria No.003 del 17/01/2014 "Programa Anual de Auditoria para la Vigencia 2014" y con el fin de evaluar la gestin y el control de los procesos e identificar los aspectos susceptibles de mejora que permitan fortalecer el desempeo de los mismos, contribuyendo a un mejor resultado de los objetivos institucionales y la mejora continua en la prestacin del servicio, la Direccin General de la Polica Nacional, dispone llevar a cabo una auditoria al Sistema de Gestin de la Calidad a la Polica Metropolitana de Ccuta.

B. REFERENCIAS

1. Constitucin Poltica de Colombia.2. Ley 872 del 30/12/2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios3. Decreto 3622 del 10/10/2002 Por el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el captulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.4. Decreto N 1599 del 20/05/2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano.5. Resolucin N 03515 del 14/06/2006 Por el cual se adopta el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.6. Decreto N 4485 del 18/11/2009 Por medio del cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Publica7. Resolucin 02900 del 17/08/2012, Por el cual se actualiza la Plataforma Estratgica 2011-2014 de la Polica Nacional y se derogan unas disposiciones. 8. Resolucin N. 04210 del 29/10/2013 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucin 02900 del 17/08/20129. Resolucin N00176 del 26/03/2013 Por la cual se adopta la actualizacin del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional10. Directiva Administrativa Transitoria No.003 del 17/01/2014 "Programa Anual de Auditoria para la Vigencia 2014"11. Directiva Administrativa Transitoria N. 40/40.5 006/ DIPON-OFPLA- 23.2, de fecha 21/01/2014 AMPLIACIN Y CONSOLIDACIN DE LA MADUREZ DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL A TRAVS DEL MODELO DE IMPLEMENTACIN Y ASEGURAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y CERTIFICACIN BAJO LAS NORMAS NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 Y OHSAS18001 EN LA POLICA NACIONAL12. Lineamiento de la Direccin General: Efectividad, Solidaridad, Respeto por los Derechos Humanos y Transparencia, enmarcados en la base del Humanismo y Gestin Humana como concepto superlativo que afianzara el respeto a la dignidad humana y al desarrollo armnico interno, puesto en prctica en el actuar policial.

C. VIGENCIA

Del 28 de Abril al 02 de mayo del ao 2014.

II. INFORMACIN

La auditora interna se realizar del 28 de Abril al 02 de Mayo del 2014 de acuerdo al cronograma del plan anual de auditoras, y comprende la verificacin de la integridad de los procesos y procedimientos establecidos en el mapa de procesos de la Polica Metropolitana de Ccuta, teniendo como criterio de los lineamientos institucionales, auditora la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, el Modelo estndar de Con trol Interno MECI 1000:2005 v2 y la Norma ISO 9001:2008.

Objetivo general:

Evaluar el grado de conformidad de gestin de la calidad frente a cada uno de los requisitos de la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000: 2009 e ISO 9001:2008, en la Polica Metropolitana de Ccuta.

Objetivos especficos:

Evaluar la medicin y anlisis de los procesos

Determinar en los procesos si las actividades y los resultados relacionados con la calidad, satisfacen las disposiciones previamente establecidas, si se han implementado efectivamente y si son adecuadas para el logro de los objetivos propuestos.

Valorar la identificacin de oportunidades de mejora e implementacin inmediata de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Determinar la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones de mejoramiento implementadas.

Evaluar la gestin y el control establecidos para cada proceso.

Verificar la evaluacin de la satisfaccin del cliente.

Evaluar el tratamiento efectuado a las no conformidades en el servicio

Valorar los riesgos identificados en los procesos y efectuar seguimiento a la ejecucin de los planes manejo de riesgos

Evaluar el desarrollo de los compromisos para la mejora resultado de revisin por la Direccin

Evaluar la poltica de calidad de la estrategia de la institucin, como poltica de calidad funcional de cada uno de los procesos.

Evaluar selectivamente el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de los servidores pblicos, verificando que estn definidas claramente, as como la autoridad en la toma de decisiones, su competencia para el desarrollo de las mismas, especialmente de aquellos cargos que afecten la conformidad del servicio.

Valorar la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad, comprobando que los procesos y desarrollo del trabajo en las distintas reas y grupos se ajusten a los procedimientos documentados.

Comprobar que el producto y/o servicio est en conformidad con la documentacin tcnica (requisitos, especificaciones, normas, disposiciones legales. documentos internos, etc.), verificando la existencia y aplicacin de mtodos establecidos para efectuar seguimiento y medicin de las caractersticas y estndares.

Verificar la evaluacin de los indicadores de los procesos y de la estrategia. al igual que las acciones de mejoramiento formuladas respecto al anlisis de los mismos.

Evaluar las acciones emprendidas para atender las no conformidades y las oportunidades de mejora evidenciadas por el ICONTEC en la auditoria de mantenimiento de la certificacin en la vigencia 2013.

METODOLOGIA:

Para el desarrollo de la auditoria e identificacin de oportunidades de mejora, ser utilizada la Gua para realizar auditoras internas 1CI-GU-0002, el procedimiento Auditoria Interna 1CI-PR-0001 y las tcnicas de auditoria como son: el uso de tecnologas de informacin y comunicacin, la observacin, la entrevista, la verificacin de soportes, la realizacin de pruebas tcnicas (sustantivas, de cumplimiento y de doble propsito), bajo los parmetros de las Normas Internacionales de Auditora, Normas Gubernamentales Colombianas de Auditoria, que permitan realizar una observacin objetiva de las actividades, indicadores, riesgos y puntos de control para obtener evidencias suficientes sobre el desempeo de los procesos.

DETERMINACION DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORIA

La auditora se considera viable en atencin a que la informacin es suficiente y apropiada, la cooperacin es adecuada por parte de los dueos, responsables y ejecutores de los procesos, los auditores, el tiempo y recursos se consideran disponibles para la realizacin de la misma

EQUIPO AUDITOR

El equipo auditor asignado para la Polica Metropolitana de Ccuta est conformado por:

MY. ARMANDO RAFAEL AMAYA PARDO (Auditor lder)ST. EDUARDO NARANJO USTESIT. ANGEL ALVAREZ CASTROSI. FRANKY PLAZASSI. HENDER ALFONSO GARRIDO MARTINEZ

PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS A AUDITAR

1DH-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO 1IC-CP-0001 INVESTIGACION CRIMINAL 1CP-DP-0004 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACION PUBLICA 3IN-CP-0001INTELIGENCIA TERCER NIVEL 3IC-CP-0001INVESTIGACION CRIMINAL TERCER NIVEL 3CS-CP-0001 CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA TERCER NIVEL 3PR-CP-0001 PREVENCIN TERCER NIVEL 1DE-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1DS-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL 1IP-DP- 0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL, LA-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO 1DT-CP-0001DIRECCIONAMIENTO TECNOLOGICO 1GD-CP-0001 GESTION DOCUMENTAL 1AR-DP-P0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO ADMINISTRACIN RECURSOS FINANCIEROS 1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA, 1AJ-DP-0001 ACTUACIN JURDICA 1MC-CP-0001 MEJORA CONTINUA 1CI-CP-0001CONTROL INTERNO

III. EJECUCIN

A. CONCEPTO DEL SERVICIO

Se verificar la efectividad del Sistema de Control Interno, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecucin de los planes y programas. los resultados de la gestin, la valoracin de las acciones ejecutadas, la efectividad de los puntos de control sobre los procesos, su implementacin y el valor agregado que estn generando respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos establecidos para la prestacin del servicio, se evaluarn los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan impacto considerable en la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes, usuarios y/o beneficiarios, lo anterior con el fin de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones hacia la mejora continua del Sistema de Gestin Integral de la Institucin.

B. MISIN GENERAL

Corresponde al Comando de la Polica Metropolitana de Ccuta, impartir rdenes e instrucciones para la realizacin de la auditoria del Sistema de Gestin de la Calidad

Coordina con el equipo auditor la realizacin de la apertura y cierre de auditoria.

Ordena la elaboracin y presenta al rea de Control Interno, previa coordinacin con los responsables de los procesos, el Plan de Mejoramiento respecto de las oportunidades de mejora evidenciadas, de acuerdo a los trminos establecidos en la gua para realizar auditoras internas.

Dispone lo pertinente para el cumplimiento de lo sealado en la presente orden de servicios, de acuerdo a los requerimientos del auditor del rea de Control Interno.

C. MISIONES PARTICULARES

1. SUBCOMANDANTE POLICIA METROPOLITANA DE CUCUTA

1. 1.1 Implementa la sinergia institucional para el cumplimiento de la presente orden de servicios.

1.2 Ordena al personal auditado atender en lo de su competencia lo dispuesto en la Gua 1DS-GU-0002 Gua para realizar auditoras internas.

1.3 Autoriza a los funcionarios responsables de la ejecucin de los procesos y procedimientos, para que faciliten las evidencias necesarias (documentos y/o fotocopias) solicitadas por el auditor.

1.4 Ordena la facilitacin de los medios logsticos, tecnolgicos y transporte terrestre necesario para la realizacin de la auditoria.

1.5 Nombra a la seora Teniente Coronel CLAUDIA PATRICIA BARRERO QUINTERO, como Oficial de enlace encargada de facilitar y agilizar la labor de la auditoria.

2. COMANDANTE OPERATIVO DE SEGURIDAD CIUDADANA2.

2.1 Verifica el cumplimiento de las actividades del proceso de Convivencia y Seguridad Ciudadana Tercer Nivel, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.

2.2 Realiza el ejercicio del autoevaluacin del control y la gestin del proceso, asegurndose que se realice el anlisis de los indicadores y riesgos materializados, formulando acciones correctivas y preventivas de acuerdo con los resultados obtenidos, de igual forma verificar las autoevaluaciones realizadas durante el ao 2013.

2.3 Organiza la documentacin conforme a lo establecido por la ley general de archivo y realiza las transferencias documentales al archivo central de la Polica Metropolitana de Ccuta.

2.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del proceso de Convivencia y seguridad Ciudadana Tercer Nivel.

2.5 Interioriza al personal bajo su mando la misin, visin, mega, principios y valores institucionales, objetivos de calidad, poltica de calidad, plan estratgico institucional, mapa de procesos, caracterizacin del proceso, procedimientos, producto y servicio del proceso, lineamientos, plan de accin, mapa de riesgos y dems documentos de carcter general

2.6 Facilita las evidencias necesarias (documentos y/o fotocopias) solicitadas por el auditor, para la verificacin de los procesos y procedimientos segn la programacin establecida.

2.7 Realiza el anlisis de la recurrencia e impacto de la identificacin del producto o servicio no conforme y desarrolla las acciones de mejoramiento requeridas.

2.8 Verifica minuciosamente las respuestas y contenidos de los diferentes requerimientos que puedan realizar los auditores, con el fin de evitar inconsistencias o errores involuntarios en el suministro de la informacin, en caso de existir alguna duda, frente a los cuestionamientos del auditor, abstenerse de dar respuesta sin los fundamentos y el debido conocimiento; en tal virtud es procedente solicitar plazo para la entrega de la informacin.

3. OFICIAL DE ENLACE CON EL EQUIPO AUDITORTC. CLAUDIA PATRICIA BARRERO QUINTERO3.

3.1 Asume como Oficial de enlace entre la Polica Metropolitana de Ccuta y el equipo auditor del rea de Control Interno para la atencin de la Auditoria del Sistema de Gestin de la Calidad que se desarrollara del 28/04/2014 al 02/05/2014.

3.2 Asiste a la apertura y cierre de la auditoria.

3.3 Adelanta las coordinaciones necesarias que se requieran para garantizar el desarrollo de las actividades establecidas dentro del Plan de Auditoria, informando de manera oportuna al Comando de Polica MECUC cualquier novedad o situacin en particular que se pueda presentar.

3.4 Verifica minuciosamente las respuestas y contenidos de los diferentes requerimientos que efectan los auditores, con el fin de evitar inconsistencias o errores involuntarios en el suministro de la informacin.

3.5 Asiste a las reuniones diarias con el equipo auditor, a fin de estar enterada de los avances de la actividad de auditoria.

4. JEFE GRUPO PLANEACION

4. 4.1 Verifica el cumplimiento de las actividades del despliegue de los procesos de Direccionamiento Estratgico y Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral, y el proceso de Mejora Continua, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.

4.2 Realiza el ejercicio del autoevaluacin del control y la gestin de los procesos, asegurndose que se realice el anlisis de los indicadores y riesgos materializados, formulando acciones correctivas y preventivas de acuerdo con los resultados obtenidos, de igual forma verificar las autoevaluaciones realizadas durante el ao 2013.


4.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro de del despliegue de los procesos de Direccionamiento Estratgico, Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral y el proceso de Mejora Continua




4.8 Revisa, corrige y aprueba los Planes de Mejoramiento allegados de las dependencias auditadas, donde se evidencien oportunidades de mejora, con el fin de consolidar y enviar al rea de Control Interno para el concepto de conveniencia y adecuacin.

5. JEFE SECCIONAL DE INTELIGENCIA

5. 5.1 Verifica el cumplimiento de las actividades del proceso de Inteligencia Tercer Nivel, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



5.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del proceso de Inteligencia Ciudadana Tercer Nivel.





6. COMANDANTES DE DISTRITO, ESTACION, SUBESTACION, CAI

6. 6.1 Verifican el cumplimiento de las actividades dentro de los procesos misionales (Convivencia y Seguridad Ciudadana Tercer Nivel y Prevencin Tercer Nivel) al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin, acciones correctivas y preventivas.

6.2 Realizan reunin con el personal bajo su mando con el fin de impartir instrucciones sobre las responsabilidades y compromisos que se deben tener frente a los requerimientos que se den por parte de los auditores del rea de Control Interno.

6.3 Mantienen actualizada la lnea de mando de la Polica Nacional (Fotografas), Misin, Visin, Objetivos, mapa de procesos, los cuales debern estar en lugar visible.

6.4 Verifican las actas de asignacin de elementos, las cuales deben estar firmadas y archivadas adecuadamente.

6.5 Mantienen actualizados los libros asignados, los cuales debern estar con las respectivas firmas y en buen estado de presentacin.

6.6 Interiorizan al personal bajo su mando la misin, visin, mega, principios y valores institucionales, objetivos de calidad, poltica de calidad, plan estratgico institucional, mapa de procesos, caracterizacin del proceso, procedimientos, producto y servicio del proceso, lineamientos, plan de accin, mapa de riesgos y dems documentos de carcter general

6.7 Facilitan las evidencias necesarias (documentos y/o fotocopias) solicitadas por el equipo auditor, para la verificacin de los procesos y procedimientos segn la programacin establecida.

6.8 Verifican minuciosamente las respuestas y contenidos de los diferentes requerimientos que puedan realizar los auditores, con el fin de evitar inconsistencias o errores involuntarios en el suministro de la informacin, en caso de existir alguna duda, frente a los cuestionamientos del auditor, abstenerse de dar respuesta sin los fundamentos y el debido conocimiento; en tal virtud es procedente solicitar plazo para la entrega de la informacin.

6.9 Ordenan la organizacin de la documentacin conforme a lo establecido por la ley general de archivo y realiza las transferencias documentales al archivo central de la Polica Metropolitana de Ccuta.

7. JEFE SECCIONAL DE INVESTIGACION CRIMINAL

7. 7.1 Verifica el cumplimiento de las actividades del proceso de Investigacin Criminal Tercer Nivel, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



7.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del proceso de Investigacin Criminal Ciudadana Tercer Nivel.





8. JEFE REA TALENTO HUMANO

8. 8.1 Verifica el avance de actualizacin del SIATH en lo relacionado con los cargos y perfiles del personal, actualizacin de las historias laborales, vacaciones, excusados del servicio, retiros, formularios de evaluacin y desempeo policial y dems procedimientos que puedan ser objeto de auditoria.

8.2 Verifica el cumplimiento de las actividades del despliegue del proceso de Direccionamiento del Talento Humano, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



8.5 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro de del despliegue del proceso de Direccionamiento del Talento Humano.




9. JEFE TELEMATICA

9. 9.1 Verifica la conectividad de las unidades adscritas a la Polica Metropolitana de Ccuta, para el acceso y uso de la Suite Vision Empresarial, y dems herramientas informticas que puedan ser requeridas por los auditores.

9.2 Verifica el cumplimiento de las actividades del proceso de Direccionamiento Tecnolgico, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



9.5 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del proceso de Direccionamiento Tecnolgico.





10. JEFE ADMINISTRATIVO

10. 10.1 Facilita los medios logsticos, tecnolgicos y transporte terrestre necesarios para la realizacin de la auditoria.

10.2 Verifica el cumplimiento de las actividades del despliegue proceso de Administracin Recursos Financieros Segundo y Tercer nivel unidades con delegacin del gasto, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



10.5 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del despliegue proceso de Administracin Recursos Financieros Segundo y Tercer nivel unidades con delegacin del gasto.





11. JEFE CONTROL DISCIPLINARIO

11. 11.1 Verifica el cumplimiento de las actividades del despliegue proceso de Integridad Policial, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



11.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del despliegue proceso de Integridad Policial.





12. JEFE ASUNTOS JURIDICOS

12. 12.1 Verifica el cumplimiento de las actividades dentro del proceso de Actuacin Jurdica, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



12.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del proceso de Actuacin Jurdica.




13. JEFE AREA PREVENCION Y EDUCACION CIUDADANA

13. 13.1 Verifica el cumplimiento de las actividades del proceso de Prevencin Tercer Nivel, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



13.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del proceso de Prevencin Tercer Nivel.





14. JEFE OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO

14. 14.1 Verifica segn lo dispuesto, que las Oficinas de Atencin al Ciudadano, estn en lugares visibles, con la informacin suficiente para que el usuario tenga los conceptos claros.

14.2 Verifica el radicado de todas las quejas y que el libro este rayado de acuerdo al formato 1IP-FR-0003.

14.3 Verifica el uso y diligenciamiento de las planillas de solucin inmediata 1IP-FR-0014.

14.4 Verifica el diligenciamiento y firmas en las actas CRAET semanalmente.Verificar y responder las consultas, quejas, derechos de peticin en los trminos de ley ordenados.

14.5 Verifica que las unidades cuenten con el buzn de que quejas, actas de apertura de buzones de cada 8 das.

14.6 Verifica se de aplicacin al procedimiento 1MC-PR-0005 ejecutar acciones de mejoramiento, en los casos que lo ordena el procedimiento 1IP-PR-0003 atender PQRS.

14.7 Verifica el estado de funcionamiento de los medios para la recepcin de las PQRS (Correos electrnicos, Pagina Web, segn aplique)

15. JEFE LOGISTICO MECUC

15. 15.1 Verifica el cumplimiento de las actividades del despliegue del proceso de Logstica y Abastecimiento unidades policiales de segundo y Tercer Nivel, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



15.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del despliegue proceso de Logstica y Abastecimiento unidades policiales de segundo y Tercer Nivel.





16. JEFE GRUPO GESTION DOCUMENTAL

16. 16.1 Verifica la correcta aplicacin de los procedimientos de Gestin Documental realizando inspeccin a los archivos de gestin y central de la unidad.

16.2 Verifica el cumplimiento de las actividades dentro del proceso de Gestin Documental, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



16.5 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del proceso de Gestin Documental.





17. JEFE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS

17. 17.1 Verifica el cumplimiento de las actividades dentro del despliegue del proceso de Comunicacin Publica, procedimientos asociados, puntos de control, al igual que el cumplimiento de los indicadores, riesgos asociados, tareas del plan de accin vigencia 2013-2014, tratamiento del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas generadas durante auditorias del rea de Control Interno.



17.4 Aplica y tiene disponible la normatividad vigente dentro del despliegue del proceso de Comunicacin Publica.





IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIN

A. Los documentos y/o fotocopias solicitadas por el auditor como soporte del desarrollo de los procesos y procedimientos, se constituyen en evidencia de la verificacin.

B. La verificacin requiere la presencia de los Jefes de Dependencias responsables de los procesos y/o procedimientos.

C. El CAD notificar a todo el personal comprometido en la presente orden de servicios.

D. Para efectos de asesora, las diferentes dependencias podrn tomar contacto con la Oficina de Planeacin MECUC, y en el suministro de cualquier informacin en medio fsico o magntico.

E. En caso de evidenciarse hallazgos por parte del equipo auditor, se realizara reunin con el equipo de mejora continua y los responsables de procesos, fin realizar el respectivo Plan de Mejoramiento en el formato 1MC-FR-0004, aplicando la metodologa dispuesta en el proceso 1MC-CP-0001 Mejora Continua e Innovacin, y atendiendo lo dispuesto en la Gua 1DS-GU-0002 Gua para realizar auditoras internas, el cual deber ser entregado a la Oficina de Planeacin MECUC, para su revisin, aprobacin y consolidacin.

V. ADMINISTRACIN Y LOGSTICA

a) UNIFORME: De dotacin oficial.b) ARMAMENTO: No aplica.c) TRANSPORTE: Vehculos asignados a cada unidad.

VI. MANDO Y COMUNICACIONES

a) Mando: TC. CLAUDIA PATRICIA BARRERO QUINTEROOficial Enlace Auditoria

b) Comunicaciones: Propios de la Unidad.

Teniente Coronel GUSTAVO ADOLFO LASSO TRIGOSComandante Polica Metropolitana de Ccuta (E)

DISTRIBUCINPara conocimiento Para Cumplimiento

SEPRI COMANCOSEC - ADMIN GUTAH PLANE GUGED - PRECI - C.A.D COEST CODIN SIJIN SIPOL ASJUR GRULO TELEM

Reviso,

Mayor FAIVER BALAGUERA COBOSJefe Planeacin Polica Metropolitana de Ccuta

Elaborado Por: IJ. Sal OrtegaRevisado Por: MY. Faiver Balaguera CobosFecha de elaboracin: 27/04/2014Archivo: ESCRITORIO/PLANE2013/ORDENESDESERVICIO/2014

Avenida Demetrio Mendoza, calles 22 y 24Telfono 5760980 IP [email protected]

ANEXO 001 A LA ORDEN DE SERVICIOS N. 152 / DEL 27/04/2014 REALIZACION AUDITORIA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, POR PARTE DEL AREA DE CONTROL INTERNO A LA POLICIA METROPOLITANA DE CUCUTA.

TIPS PARA ATENDER AUDITORIAS

Responda y entregue solo la informacin relevante que solicitan los auditores.

Evite sugerir ms preguntas con sus respuestas.

Responda con lenguaje sencillo y fcil de comprender.

Siempre responda de forma directa y cerrada.

Evite ambigedades en sus respuestas.

Sea puntual en los conceptos y en el manejo del tiempo del auditor.

Evite el mutismo, controle su estrs, no sea autoritario y evite el antagonismo con los auditores.

Evite entregar informacin copiosa (soportes documentales).

Evite presentar quejas y reclamos de todo tipo de situaciones a los auditores.

Los conceptos personales deben deponerse, primarn los procesos y procedimientos.

Sea flexible y conciliador

Aplique siempre el ciclo PHVA

Revise y afiance su conocimiento de los procesos y procedimientos que se ejecutan en rea y grupo donde usted labora

Tenga a la mano el mapa de procesos, el manual de calidad, la caracterizacin de procesos, la documentacin de los procedimientos, reglamentos, manuales y todos los planes actualizados.





PLAN DE AUDITORA

FECHA: LUNES 28/04/2013

HORAPROCESO - PROCEDIMIENTOACTIVIDADAUDITOR (ES)

07:0009:001CI-GU-0002 GUIA PARA EL DESARROLLO DE AUDITORIAS INTERNAS Y PLAN DE MEJORAMIENTO INTERNO POR PROCESOSReunin de apertura de la auditoria, exposicin de los objetivos, alcance, plan de auditora y aspectos ms importantes de la misma.MY. ARMANDO AMAYA ST. NARANJO USTESIT. ALVAREZ CASTROSI. FRANKY PLAZASSI. HENDER GARRIDO

09:0012:001DH-DP-0001 Despliegue Proceso Direccionamiento Del Talento Humano 1IC-CP-0001 INVESTIGACION CRIMINAL 3CS-CP-0001 CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA TERCER NIVEL, 1DE-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, 1DS-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, 1IP-DP- 0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL, LA-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO,1GD-CP-0001 GESTION DOCUMENTAL,1AR-D-P0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO ADMINISTRACIN RECURSOS FINANCIEROS,1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA, 1AJ-DP-0001 ACTUACIN JURDICA.1MC-CP-0001 MEJORA CONTINUA, 1CI-CP-0001CONTROL INTERNOVerificar el resultado de los indicadores y mapa de riesgos. Evaluar el control y la gestin de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos, asociados a los procesos de acuerdo con los lineamientos institucionales, NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 versin 2 y la norma ISO 9001: 2008.MY. ARMANDO AMAYA ST. NARANJO USTESIT. ALVAREZ CASTROSI. FRANKY PLAZASSI. HENDER GARRIDO

12:0014:00ALMUERZO

14:0019:001DH-DP-0001 Despliegue Proceso Direccionamiento Del Talento Humano 1IC-CP-0001 INVESTIGACION CRIMINAL 3CS-CP-0001 CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA TERCER NIVEL, 1DE-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, 1DS-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, 1IP-DP- 0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL, LA-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO,1GD-CP-0001 GESTION DOCUMENTAL 1AR-D-P0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO ADMINISTRACIN RECURSOS FINANCIEROS,1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA, 1AJ-DP-0001 ACTUACIN JURDICA.1MC-CP-0001 MEJORA CONTINUA, 1CI-CP-0001CONTROL INTERNOVerificar el resultado de los indicadores y mapa de riesgos. Evaluar el control y la gestin de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos, asociados a los procesos de acuerdo con los lineamientos institucionales, NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 versin 2 y la norma ISO 9001: 2008.MY. ARMANDO AMAYA ST. NARANJO USTESIT. ALVAREZ CASTROSI. FRANKY PLAZASSI. HENDER GARRIDO

Mayor FAIVER BALAGUERA COBOSJefe Planeacin Polica Metropolitana de CcutaHOJA 2 - ANEXO 002 A LA ORDEN DE SERVICIOS N. 152 / DEL 27/04/2014 REALIZACION AUDITORIA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, POR PARTE DEL AREA DE CONTROL INTERNO A LA POLICIA METROPOLITANA DE CUCUTA.

PLAN DE AUDITORA

FECHA: MARTES 29/04/2013HORAPROCESO - PROCEDIMIENTOACTIVIDADAUDITOR (ES)

07:0008:001CI-CP-0001 CONTROL INTERNO Y 1CI-GU-0002 GUIA PARA REALIZAR AUDITORIAS INTERNAS.Reunin diaria equipo de trabajo y funcionario de enlace EQUIPO AUDITOR ARCOI Y DELEGADO UNIDAD

08:0012:001DH-DP-0001 Despliegue Proceso Direccionamiento Del Talento Humano 1IC-CP-0001 INVESTIGACION CRIMINAL 3CS-CP-0001 CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA TERCER NIVEL, 1DE-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, 1DS-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, 1IP-DP- 0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL, LA-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO,1GD-CP-0001 GESTION DOCUMENTAL 1AR-D-P0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO ADMINISTRACIN RECURSOS FINANCIEROS,1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA, 1AJ-DP-0001 ACTUACIN JURDICA.1MC-CP-0001 MEJORA CONTINUA, 1CI-CP-0001CONTROL INTERNOVerificar el resultado de los indicadores y mapa de riesgos. Evaluar el control y la gestin de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos, asociados a los procesos de acuerdo con los lineamientos institucionales, NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 versin 2 y la norma ISO 9001: 2008.MY. ARMANDO AMAYA ST. NARANJO USTESIT. ALVAREZ CASTROSI. FRANKY PLAZASSI. HENDER GARRIDO

12:0014:00ALMUERZO

14:0019:001DH-DP-0001 Despliegue Proceso Direccionamiento Del Talento Humano 1IC-CP-0001 INVESTIGACION CRIMINAL 3CS-CP-0001 CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA TERCER NIVEL, 1DE-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, 1DS-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, 1IP-DP- 0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL, LA-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO,1GD-CP-0001 GESTION DOCUMENTAL 1AR-D-P0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO ADMINISTRACIN RECURSOS FINANCIEROS,1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA, 1AJ-DP-0001 ACTUACIN JURDICA.1MC-CP-0001 MEJORA CONTINUA, 1CI-CP-0001CONTROL INTERNOVerificar el resultado de los indicadores y mapa de riesgos. Evaluar el control y la gestin de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos, asociados a los procesos de acuerdo con los lineamientos institucionales, NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005 versin 2 y la norma ISO 9001: 2008.MY. ARMANDO AMAYA ST. NARANJO USTES

IT. ALVAREZ CASTRO

SI. FRANKY PLAZAS

SI. HENDER GARRIDO


PLAN DE AUDITORA

FECHA: MIERCOLES 30/04/2013HORAPROCESO - PROCEDIMIENTOACTIVIDADAUDITOR (ES)

07:0008:001CI-CP-0001 CONTROL INTERNO Y 1CI-GU-0002 GUIA PARA REALIZAR AUDITORIAS INTERNAS.Reunin diaria del Equipo Auditor con el Oficial Enlace de la UnidadEQUIPO AUDITOR ARCOI Y DELEGADO UNIDAD

08:0012:001DE-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, 1DS-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL, 1IP-DP- 0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL, 1MC-CP-0001 MEJORA CONTINUA, 1CI-CP-0001CONTROL INTERNO,1AJ-DP-0001 ACTUACIN JURDICAEvaluar el control y la gestin de los procesos ejecutados. Evaluar la gestin y el control de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados a la caracterizacin del proceso.De igual forma se verificara la normatividad legal vigente emanada de la alta direccin. MY. ARMANDO AMAYA

08:0012:001DH-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO, 1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA.Evaluar el control y la gestin de los procesos ejecutados. Evaluar la gestin y el control de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados a la caracterizacin del proceso.Verificar el cumplimiento de la doctrina de comunicacin pblica de la Polica Nacional para fortalecer la cultura institucional, Verificar niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento de la InstitucinSI. HENDER GARRIDO

08:0012:003CS-CP-0001 CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA, PR-CP-0001 PREVENCIN TERCER NIVELEvaluar el control y la gestin de los procesos ejecutados. Evaluar la gestin y el control de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados a la caracterizacin del proceso.De igual forma se verificara la normatividad legal vigente emanada de la alta direccin. IT. ALVAREZ CASTRO

08:0012:001AR-D-P0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO ADMINISTRACIN RECURSOS FINANCIEROS SEGUNDO Y TERCER NIVEL UNIDADES CON DELEGACIN DEL GASTO, 1IC-CP-0001 INVESTIGACION CRIMINAL, INTELIGENCIAVerificar el cumplimiento de manera selectiva al desarrollo de los procedimientos contractuales y la ejecucin adecuada del objeto contractual, como el cumplimiento de las funciones encomendadas a los funcionarios que ejecutan los procedimientos.ST. NARANJO USTES

08:0012:001LA-DP-0001 LOGSTICA Y ABASTECIMIENTO UNIDADES POLICIALES DE SEGUNDO Y TERCER NIVEL, 1GD-CP-0001 GESTION DOCUMENTAL.Evaluar el control y la gestin de los procedimientos documentales, as como la administracin de los bienes y servicios en las diferentes unidades, desde su ingreso, pasando por el procedimiento de almacenamiento, salida definitiva, supervisin del buen uso y disposicin final asi como Evaluar la efectividad de las actividades realizadas por los responsables de los diferentes almacenes, en cunto a la recepcin, control cuantitativo y cualitativo, almacenamiento, transporte, sistematizacin y distribucin de elementos de intendencia y accesorios de la Polica Nacional.SI. FRANKY PLAZAS

12:0014:00ALMUERZO


14:0019:001DH-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO, 1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA.Evaluar el control y la gestin de los procesos ejecutados. Evaluar la gestin y el control de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados a la caracterizacin del proceso.Verificar el cumplimiento de la doctrina de comunicacin pblica de la Polica Nacional para fortalecer la cultura institucional, Verificar niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento de la Institucin.SI. HENDER GARRIDO



14:0019:001LA-DP-0001 LOGSTICA Y ABASTECIMIENTO UNIDADES POLICIALES DE SEGUNDO Y TERCER NIVEL, 1GD-CP-0001 GESTION DOCUMENTAL.Evaluar el control y la gestin de los procedimientos documentales, as como la administracin de los bienes y servicios en las diferentes unidades, desde su ingreso, pasando por el procedimiento de almacenamiento, salida definitiva, supervisin del buen uso y disposicin final as como Evaluar la efectividad de las actividades realizadas por los responsables de los diferentes almacenes, en cunto a la recepcin, control cuantitativo y cualitativo, almacenamiento, transporte, sistematizacin y distribucin de elementos de intendencia y accesorios de la Polica Nacional.SI. FRANKY PLAZAS


PLAN DE AUDITORA

FECHA: JUEVES 01/05/2013




08:0012:001DH-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO, 1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA.Evaluar el control y la gestin de los procesos ejecutados. Evaluar la gestin y el control de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados a la caracterizacin del proceso.Verificar el cumplimiento de la doctrina de comunicacin pblica de la Polica Nacional para fortalecer la cultura institucional, Verificar niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento de la InstitucinSI. HENDER GARRIDO




12:0014:00ALMUERZO


14:0019:001DH-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO, 1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA.

Evaluar el control y la gestin de los procesos ejecutados. Evaluar la gestin y el control de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados a la caracterizacin del proceso.Verificar el cumplimiento de la doctrina de comunicacin pblica de la Polica Nacional para fortalecer la cultura institucional, Verificar niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento de la InstitucinSI. HENDER GARRIDO





PLAN DE AUDITORA

FECHA: VIERNES 02/05/2013




08:0012:001DH-DP-0001 DESPLIEGUE PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO, 1CP-DP-0001 DESPLIEGUE DEL PROCESO COMUNICACIN PBLICA.

Evaluar el control y la gestin de los procesos ejecutados. Evaluar la gestin y el control de las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados a la caracterizacin del proceso.Verificar el cumplimiento de la doctrina de comunicacin pblica de la Polica Nacional para fortalecer la cultura institucional, Verificar niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento de la InstitucinSI. HENDER GARRIDO




12:0014:00ALMUERZO

14:0018:001CI-GU-0002 GUIA PARA REALIZAR AUDITORIAS INTERNAS.Cierre de auditoria y entrega del ActaEQUIPO AUDITOR ARCOI

Nota: El desarrollo de la auditoria se encuentra sujeto a posibles cambios, teniendo en cuenta la dinmica institucional, la complejidad de los procesos a auditar y la disponibilidad del seor Comandante de la Metropolitana de Ccuta.




TEMAS ESPECFICOS DURANTE LA AUDITORIA

MisinLa Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. (Art. 218 CPC).

Responde:Qu somos?Qu hacemos?Para quin lo hacemos?Para qu lo hacemos?

VisinAl ao 2019, la Polica Nacional habr hecho una contribucin de excepcional valor en la convivencia y seguridad ciudadana para la construccin de un pas prspero y en paz; soportada en el humanismo, la corresponsabilidad y el trabajo cercano a la comunidad

Responde:Qu queremos hacer?Para qu lo queremos hacer?Cmo lo vamos a hacer?

MegaLa Polica Nacional prestar un servicio PROFESIONAL, respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano; que garantice comunidades seguras, solidarias y en convivencia. Al 2014, alcanzar los ms altos estndares de credibilidad, confianza, y posicionamiento ante los colombianos, destacndose como el mejor servicio policial de Amrica.

Qu es la Meta Estratgica Grande y Audaz?MEGAEs la meta intermedia entre lo que hacemos y lo que queremos hacer, es decir meta intermedia entre la misin y la visin.

PRINCIPIOS VIDA DIGNIDAD EQUIDAD Y COHERENCIA EXCELENCIA

VALORES INSTITUCIONALES Respeto Solidaridad Seguridad Honestidad Transparencia Honor policial Valor policial Justicia Tolerancia Lealtad Participacin Responsabilidad Vocacin de servicio Compromiso Disciplina

HOJA 2 - ANEXO 003 A LA ORDEN DE SERVICIOS N. 152 / DEL 27/04/2014 REALIZACION AUDITORIA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, POR PARTE DEL AREA DE CONTROL INTERNO A LA POLICIA METROPOLITANA DE CUCUTA.


Poltica de CalidadEn la Polica Nacional nos comprometemos a prestar un servicio profesional, respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, para garantizar comunidades seguras, solidarias y en convivencia, a travs del mejoramiento de los estndares de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin Integral.

Poltica AmbientalEn la Polica Nacional nos comprometemos a contribuir con la proteccin del medio ambiente a travs de la prevencin de la contaminacin, el cumplimiento de la legislacin y las diferentes regulaciones ambientales, y el control de los impactos ambientales adversos asociados a nuestras instalaciones, procesos y servicios, as como al mejoramiento continuo del desempeo ambiental de la institucin.

Objetivos de Calidad1. Crear condiciones de seguridad para la convivencia ciudadana2. Alcanzar la credibilidad y confianza con una mejor atencin, comunicacin y resultados efectivos.3. Garantizar la integridad policial, transparencia y la veedura social4. Contribuir a garantizar la gobernabilidad del pas a travs de la sinergia interinstitucional con autoridades territoriales, de justicia y fuerzas militares

MAPA DE PROCESOS III NIVEL



A qu proceso pertenezco?
















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152 auditoria calidad

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