12 pasos para una pmo exitosa v5

12 pasos para la implementación

exitosa de una PMO

Un proyecto que no puede fallar

Ing. Andreína Siller Botti, PMP, MBADirectora General

© e2 en Proyectos, S.A. de C.V.

Agenda

Introducción

Homologando conceptos

12 pasos para implementar una oficina de proyectos exitosa

Consideraciones finales


Introducción

Lista de doctores esperando para utilizar alguna de las salas: 76

Lapso que se permite el uso de la sala por cada doctor: 15 minutos

¿Cuál es la solución?


Proyecto AProyecto BProyecto CProyecto DProyecto EProyecto FProyecto GProyecto HProyecto I

Ppto.Avance Valor

97283618

10

Proyecto A

Proyecto B

Proyecto D

Proyecto F

Proyecto H

Proyecto I

Avance Valor

9

7

8

6

8

10

Ppto.

9 Proyectos – todos mal, 3 sin valor 6 Proyectos – 3 excelente, 3 bien

¿Qué portafolio prefiere para su empresa?


PMO

Estructura organizacional que busca apoyar a cumplir los

objetivos del negocio.

PPM PM

Procesos para la mejor selección y

monitoreo del conjunto de

proyectos relevantes para la organización.

Procesos para asegurar que cada proyecto seráplaneado, ejecutado y controlado para alcanzar el éxito .Interactúan

DO THE RIGHT PROJECT DO THE PROJECT RIGHT

Homologando conceptos


1. Es un proyecto. Publicar el Charter

¿Cuál es la necesidad (es) que se pretende (n) satisfacer?

¿Quién o quiénes son los clientes y patrocinadores?

¿Cuánto dinero están dispuestos a invertir?

¿Qué beneficios se esperan obtener?

¿Cómo se justifica el proyecto?

¿Qué riesgos se contemplan?

¿Qué expectativa de tiempo se tiene?

¿Quién es el Project Manager?


2. Entender y alinear expectativas

Project Manager de este proyecto

Rec

ursos Hum

anos

Calidad

Geren

tes func

iona

les

Tec

nologías de inform

ación

Prov

eedo

r (es)

Com

pras

Patroc

inad

or (es)

Líde

res de

Proye

cto

Clien

te (s)


Este alcance se establece en varios aspectos:

Tipo de programas / proyectos

Áreas de la organización

Procesos / metodologías de la PMO

Herramientas a utilizar, incluyendo repositorio

Estructura de entregables a realizar (WBS)

3. Definir el alcance de la PMO y repositorio


3. Definir el alcance de la PMO - procesos

A

Procesos de gobierno

A

Procesos de Portfolio

Management(alineación)

A

Procesos de Monitoreo y

Control

A

Procesos de servicio

Proyecto A

Proyecto B

Proyecto D

Proyecto F

Proyecto H

Proyecto I

Avance Valor

9

7

8

6

8

10

Ppto.


4. Desarrollar el plan estratégico

Misión

Visión

Objetivos a mediano y corto plazo

Métricas para evaluar la PMO

Estrategia de implementación

Estructura organizacional de la PMO


5. Planear la gestión del cambio

Esquemas de comunicación de la alta dirección

Comunidades de apoyo y resistentes identificadas

Material publicitario y de convencimiento

Estrategia para reducir la resistencia al cambio

Apoyo al plan de capacitación

Una eficiente gestión del cambio reduce el tiempo de implementación. Puede incluir:


6. Completar plan de proveedores

Este plan puede incluir:

Selección y contratación de consultores para diseño de procesos

Selección y contratación de consultores para la gestión del cambio

Selección y contratación de consultores para diseñar e impartir la capacitación

Selección y adquisición de herramientas (en este proceso puede ser recomendable que participen los consultores)


7. Ejecutar la contratación de consultores

Se completa y envían los documentos de requerimiento de propuesta (RFP) para los consultores que se van a buscar

Se revisan propuestas, se validan referencias y se seleccionan los consultores más convenientes

Se firman los contratos


8. Formalizar el plan integral del proyecto

Asegurarse de incluir:

Plan de recursos humanos (organigrama y matriz de Roles y Responsabilidades)

Plan de calidad (criterios de aceptación y mecanismos de revisión)

Plan de riesgos

Plan de comunicaciones y de escalamiento

Cronograma y presupuesto

Procedimiento de control de cambios

Plan de monitoreo


Se ejecuta el plan de gestión del cambio

Los consultores trabajan en el desarrollo de procesos

Se asegura la revisión y aprobación de los procesos desarrollados

A partir de este momento se ejecuta, monitorea y controla el proyecto, de acuerdo al plan.

9. Desarrollar procesos y gestionar el cambio

Se ejecuta el plan para adquirir e instalar herramientas

Se coordina la configuración de herramientas con el desarrollo de procesos

Se revisa y aprueba la configuración de herramientas


10. Adquirir y configurar herramientas


El consultor seleccionado (o la empresa):

Recolecta la información de procesos y herramientas

Confirma el plan de capacitación

Desarrolla los materiales de capacitación

Imparte los cursos desarrollados

11. Diseñar e impartir la capacitación


Revisar y ajustar la estrategia y el plan de implementación:

□ Qué proyectos

□ Qué elementos de la metodología

Monitorear semanalmente el avance de la carga de proyectos reales

Controlar, tomando las acciones necesarias para resolver los problemas que se presenten en la carga de los proyectos

Festejar la terminación del proyecto

12. Implementar proyectos reales y festejar


Resumiendo

1. Publicar el Charter

2. Entender y alinear expectativas

3. Definir el alcance de la PMO

4. Desarrollar el plan estratégico

5. Planear la gestión del cambio

6. Completar plan de proveedores

7. Ejecutar la contratación de consultores

8. Formalizar el plan integral del proyecto

9. Desarrollar procesos y gestionar el cambio

10. Adquirir y configurar herramientas

11. Diseñar e impartir la capacitación

12. Implementar proyectos reales y festejar


Consideraciones finales

Elementos indispensables para el éxito de una PMO

Cultura de la organización involucrada

Apoyo de la alta dirección

Amplio alcance organizacional

Pragmatismo en procesos y metodologías

Desarrollo de competencias

Plan claro de implementación

Monitoreo a la implementación, al menos, 6 meses

Muchas gracias

Ing. Andreína Siller Botti, MC, PMPDirectora General

Practum

[email protected]

+52 (81) 8315 2324

12 pasos para una pmo exitosa v5

Documents