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Manual de

Grupos Estudiantiles

EM 2008

Por: Jesús Salazar

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Introducción

Grupos Estudiantiles es un área dónde se les brinda apoyo a las asociaciones, grupos, y Sociedades de Alumnos del Tecnológico de Monterrey. Es en donde nacen los sueños del ambiente estudiantil.

El ser parte de un grupo estudiantil le permite al alumno obtener herramientas y habilidades para la vida después de graduarse, aprender a trabajar en equipo, luchar por un ideal y realizar proyectos de una manera responsable y de bien social.

Todas las actividades extraacadémicas que pueda llevar a cabo… serán un valor agregado en su vida profesional. En ellas podrá practicar y sensibilizar su forma de pensar, crear y participar.

Un grupo estudiantil siempre será la plataforma perfecta para aprender, enseñar, aplicar, expresar y organizar; ahora que el alumno tiene la oportunidad de estar en este espacio, es importante recordarle que:

“Todo lo que claramente soñamos, ardientemente deseamos, sinceramente imaginemos y entusiastamente emprendamos

inevitablemente, sucederá”. ¡Hagamos QUE SUCEDA!

Estimados Líderes Estudiantiles,

Antes que nada espero que este año esté lleno gratas sorpresas en sus vidas y que todos sus proyectos personales y profesionales se logren cumplir. Cada semestre, el departamento de Desarrollo Estudiantil prepara un evento muy especial para todos nuestros alumnos que han decidido aventurarse en la vida de Grupos Estudiantiles, denominado: ¡Luces, cámara…arrancamos!

Por esta razón todo el equipo de trabajo del departamento se ha dado a la tarea de preparar para ustedes una serie de actividades para que conozcan todo lo que Desarrollo Estudiantil puede ayudarlos para la organización de sus eventos. Durante esta mañana conocerán a cada una de las personas que durante un año estarán trabajando muy cerca de ustedes y que sin lugar a duda serán las piezas claves para éxito de sus eventos.

No me queda más que agradecerles que hayan asistido a esta Inducción y que disfruten y aprovechen al máximo la experiencia de ser parte de una de las actividades co-curriculares que más satisfacciones te dejará en tu vida personal y profesional: Grupos Estudiantiles. Y al final de esta experiencia podrán decir: ¡Mucho de lo que sé, lo aprendí en Grupos Estudiantiles!

Lic. Miguel Elias Lases

Director de Desarrollo Estudiantil

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Te leíamos la mente… este

manual te ayudará mucho a

comenzar con el pié derecho

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a. Objetivo del manual de grupos estudiantiles El objetivo de este manual es ser una herramienta confiable y un respaldo en la actividad diaria de los miembros de grupos estudiantiles. b. Misión de grupos estudiantiles Es misión de los grupos estudiantiles ser un espacio que complemente la formación humana, el desarrollo de habilidades y consolide la identidad de los estudiantes del Tecnológico de Monterrey con su comunidad, bajo un marco de responsabilidad social, siendo un vínculo de apoyo entre sus participantes y el entorno. Lo anterior a través de la organización de actividades y eventos académicos, culturales, deportivos, recreativos y de apoyo comunitario; los cuales estén basados en los valores del Tecnológico de Monterrey.

c. Historia del Tecnológico de Monterrey El Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey fue fundado en el año de 1943. Su creación fue auspiciada por don Eugenio Garza Sada a la cabeza de un grupo de empresarios de Monterrey. Esta institución de educación privada nació para formar a los profesionales que requería entonces la naciente sociedad industrial mexicana y también como esfuerzo de la descentralización cultural, ya que en esta época la capital del país concentraba a la mayor parte de los alumnos de educación superior. El Instituto fue orientado hacia las carreras de ingeniería, pero también se incluyeron las del área administrativa. Dentro de la tradición universitaria mexicana, fue necesario ofrecer estudios de preparatoria que se consideran como antecedente académico para la enseñanza universitaria. Desde sus orígenes, el Tecnológico de Monterrey recibió alumnos procedentes de otros estados del país, característica importante que lo ha distinguido de otras instituciones y le ha dado cobertura nacional. Este hecho es significativo pues, a pesar de la baja disposición de los mexicanos a cambiar su lugar de residencia, se logró atraer alumnos de toda la República y del extranjero. La unión con el sector privado, la formación de profesionales técnicamente preparados y el desarrollo fuera del Distrito Federal, a pesar de la costumbre de establecerse en la capital, típica de un país centralizado como es México, dieron perfil al Tecnológico de Monterrey. En los años cincuenta, el prestigio del Instituto se había extendido a todo el país. En retrospectiva podemos ver que los factores que incidieron en tal éxito fueron: un alumnado con niveles académicos y un estrato económico

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por encima del término medio; una enseñanza basada en profesores de planta del Instituto, concepto nuevo en el país, y el apoyo activo del sector privado. En 1950, y como consecuencia del número de carreras con las que contaba el Tecnológico y el incremento del alumnado, se diseñó una organización donde convivían el sistema departamental y el sistema por escuela, esta estructura se conservó hasta 1970. A finales de la década de los sesenta, época de inquietud universitaria mundial, el crecimiento del Instituto rebasó la antigua organización. La necesidad y la solicitud de profesores y estudiantes llevaron a que se constituyera un comité para preparar esta reestructuración. Por ello se crearon cinco vicerrectorías: de Enseñanza Profesional y de Graduados, de Enseñanza Media, de Finanzas y Desarrollo, Administrativa y de Asuntos Estudiantiles. Igualmente se suprimió la organización tradicional por la escuela y se dividió el trabajo entre departamentos académicos y carreras profesionales, agrupados matricialmente en divisiones académicas. El interés de los profesores llevó a la constitución de la Facultad y el Senado Académico como cuerpos colegiados, responsables últimos de la legislación académica.

d. Historia de Grupos Estudiantiles Según Ricardo Elizondo en su libro titulado “El Tecnológico de Monterrey: Relación de 50 años”:

Desde los primeros semestres, la inquietud política de los alumnos del Tec fue no solo permitida, sino alentada. Los estudiantes podían organizarse, jerarquizarse, general planillas, hacer votaciones y cumplir sus promesas de candidatos. Fue así como los estudiantes crearon primero una incipiente forma de organización, la Sociedad de Alumnos, encargada fundamentalmente de la planeación y realización de eventos deportivos y bailes.

Este tipo de agrupación del alumnado se dio hasta 1965. Este año se adoptó el nombre de Federación de Estudiantiles del Tecnológico (FETEC), nombre que resultaba más adecuado a la nueva organización puesto que en ella se reunirían estudiantes de distintas carreras, a diferencia de otras sociedades de alumnos, que eras agrupaciones de una misma facultad o escuela.

Todos los grupos que existían entonces se asociaron a la FETEC: eran 15 sociedades de alumnos, 34 asociaciones de estudiantes de distintas ciudades del país, 7 asociaciones de alumnos extranjeros y 4 agrupaciones estudiantiles.

Al existir una Federación, sus funciones fueron más amplias que las que antes llevaban a cabo las sociedades; ahora se buscaba ser una representación efectiva del estudiantado, dar orientación a los alumnos de reciente ingreso, fomentar las relaciones entre maestros y alumnos, celebrar ciclos de conferencias y difundir la cultura. La FETEC, para responder adecuadamente a la nueva responsabilidad, comenzó a organizar reuniones para estudiar el

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Reglamento de la Federación y sus posibles cambios, para delinear actividades del Comité Ejecutivo, para tratar temas generales y para ventilar problemas.

En los setentas, al comenzar la expansión del Tecnológico de Monterrey, hubo necesidad de hacer un nuevo cambio de nombre de la Federación, ya que en cada campus empezaron a organizarse de igual forma los estudiantes. Fue entonces que, en 1979, cuando nació la FEITESM, que es una Federación de Federaciones. Actualmente la FEITESM es el máximo organismo estudiantil, representando a la totalidad de los alumnos del Sistema ITESM. Para cumplir sus funciones, cuenta con un Comité Ejecutivo, un Comité Electoral y un Consejo Estudiantil.

La FEITESM, además de sus actividades representativas y de diálogo con los estudiantes, directivos, empresarios y autoridades, resulta un buen apoyo en proyectos de beneficio general. (Elizondo, 1993, 131)

Elizondo, R (1993). El Tecnológico de Monterrey: Relación de 50 años, “FEITESM”, Ed. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Monterrey, N.L.: Wetmore and Company, pp.pp. 131-133.

Los Grupos Estudiantiles existen en el Tecnológico de Monterrey ya que se deseaba fomentar algo más que el estudio, se requería:

• Entretener a los estudiantes • Ambientar el Campus • Enriquecer el ámbito académico • Contribuir a la educación • Cumplir con una necesidad de nuestro estudiante • Involucrarlo con otros estudiantes en actividades extra-académicas • Involucrarlo con la sociedad externa al instituto

Es así que encontramos el motivo por el cual se deberían de reunirse los grupos estudiantiles como los verdaderos estudiantes comprometidos con su futuro, los que no se conforman con dar sólo lo necesario, sino que constantemente están en busca de la superación y de ir un poco más allá de lo que se le exige, son aquellos que siempre dan un más que los hace ser mejor. Dentro del Campus Monterrey todo inició en: 1946 Fundación de la Sociedad de Alumnos del TEC Club Deportivo presidido por Ignación Ríos B. 1944 Primer dato que se tiene como presidente de la sociedad de alumnos

es de Guillermo Junco Se realizan los primeros eventos como la cena de Navidad, comida

regional, día del maestro, elección de reina, concurso de oratoria, entre otros.

1956 Se cambia el nombre de FETEC para cambiar definitivamente a FEITESM

1951 Se crea la Guía T y la Publicación El Borrego Surge el grupo estudiantil Congregación Mariana A. a este grupo

pertenecio Antonio Gozález Aréchiga, quien es el actual rector del UMNE

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1952 Nacen las Asociaciones de Estudiantes de Baja California, Chihuahua, Estado de México, Guanajuato, San Luis Potosí y Sonora. Posteriormente surge la Asociación de Veracruz, Laguna, Matamoros y otros.

1952 Se crea la primera banda del Tec: “Son Jarochos”, después nace el trío “La Silla” y el cuarteto “Yucateco o Tecnológico”. Ese mismo año se crea Grupo Scout, Club de Radio, Grupo Charros, Club de Ajedrez, Club Internacional (El Salvador, España, Honduras, Colombia)

1955 Creación del Club de Agronomía, el Club de Sigma Tsu ( mujeres estudiantes), este mismo año surge la Cámara de Representantes Agrupados según su lugar de origen., inicia la AERTEM, Asociación de Residentes, Sociedad de Alumnos de Arquitectura, Cd, Victoria y la Sureste (Yucatán, Campeche, Tabasco y Quintana Roo)

1960 Se consolidan las sociedades de alumnos de IME, IQ, IMA y las asociaciones de Jalisco, Puebla, Oaxaca, Sinaloa, Tamaulipas, Monclova y Querétaro.

1967 Se lleva a cabo el primer Simposium de Contadores Públicos. 1969 Surge la DAE ( Dirección de Asuntos Estudiantiles) tal y como la

conocemos ahora. -------- La FEITESM organiza por primera vez el Festival de la Canción. 1980 Se celebra por primera vez la EXPOTEC, como evento de la FEITESM,

para posteriormente organizarlo el CARE.

e. Misión del Tecnológico de Monterrey Es misión del Tecnológico de Monterrey formar personas íntegras,

éticas, con una visión humanística, y competitivas internacionalmente en su campo profesional, que al mismo tiempo sean ciudadanos comprometidos con el desarrollo económico, político, social y cultural de su comunidad y con el uso sostenible de los recursos naturales.

A través de sus programas educativos y de investigación y desarrollo el Tecnológico de Monterrey forma personas y transfiere el conocimiento para:

• Promover la competitividad internacional de las empresas con base en el conocimiento, la innovación, el desarrollo tecnológico y el desarrollo sostenible.

• Desarrollar modelos de gestión de empresas para competir en una economía globalizada.

• Crear, implantar y transferir modelos y redes de incubadoras para contribuir a la generación de empresas.

• Colaborar en la profesionalización de la administración pública; y analizar y plantear políticas públicas para el desarrollo del país.

• Contribuir al desarrollo sostenible de la comunidad con modelos y sistemas innovadores para mejorarla en lo educativo, social, económico y político.

Con esta misión, el Tecnológico de Monterrey y la comunidad que en torno a él se forma se comprometen a contribuir al desarrollo de la sociedad.

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f. Perfil del alumno

El Tecnológico de Monterrey establece que los estudiantes que aspiran a ingresar a él deberán haber obtenido resultados académicos de alto nivel en el ciclo anterior de sus estudios y haber mostrado una conducta aceptable. Asimismo, establece que los solicitantes tendrán que demostrar una capacidad de razonamiento verbal y matemático, acorde al nivel de estudios en el cual desean inscribirse.

De igual forma, se espera que los estudiantes se comprometan, al momento de su ingreso, con los principios, la visión, la misión, las políticas y las normas del Tecnológico de Monterrey. Se espera, además, que manifiesten responsabilidad e interés por aprender, apego a conductas de urbanidad adecuadas, interés por participar en actividades extraacadémicas, y que mantengan un buen desempeño académico durante su vida estudiantil.

Por su parte, el Tecnológico de Monterrey promueve, a través de actividades diversas, que sus estudiantes desarrollen, además de los mencionados para toda la comunidad educativa, los siguientes valores, actitudes y habilidades para que los manifiesten como egresados:

• Coherencia ética como personas, profesionistas y ciudadanos. • Aprecio por la cultura humanística en sus diversas manifestaciones. • Aprecio por la identidad histórica y cultural de México y sus regiones. • Aprecio por el conocimiento. • Aplicación del conocimiento para el bien personal y el bien común. • Pensamiento crítico. • Valoración crítica del desarrollo tecnológico. • Capacidad de investigar y aprender por cuenta propia. • Capacidad emprendedora y de innovación. • Capacidad de liderazgo. • Visión y cultura internacional. • Interés en actualizarse a lo largo de su vida profesional. • Comunicación efectiva, oral y escrita, en español y en inglés.

Asimismo, durante sus estudios deberán adquirir los conocimientos requeridos para tener un desempeño profesional de alto nivel.

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La Dirección de Asuntos

Estudiantiles y el Departamento de

Desarrollo Estudiantil

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a. Misión de la Dirección de Asuntos Estudiantiles

Enriquecer la formación integral de los estudiantes del Tecnológico de Monterrey promoviendo y desarrollando en ellos competencias (conocimientos, habilidades, vivencias, actitudes y valores) tales como:

• El sentimiento de pertenencia y orgullo por su Alma Mater. • El aprecio y la práctica de los valores culturales, sociales, históricos y

artísticos. • El liderazgo comprometido con el desarrollo sostenible de sus

comunidades. • El aprecio, la práctica y el cuidado de la salud física y mental a través

de los programas y servicios que ofrecemos. • La confirmación de su vocación como persona, profesionista y

ciudadano con un comportamiento fundamentado en la ética. • El respeto a las personas y la actitud de tolerancia a la diversidad. • El manejo responsable de los recursos humanos, económicos y

materiales. Para ello promueve el trabajo colaborativo así como el espíritu de compromiso, superación, solidaridad y servicio que contribuya a este desarrollo y propicie un ambiente agradable de convivencia e integración. b. Misión del Departamento de Desarrollo Estudiantil

Grupos Estudiantiles como departamento de la DAE, conforme a la misión del Tecnológico de Monterrey, se encarga de fomentar la creación de espacios para que los alumnos participen en actividades académicas de tipo político, económico y social logrando:

1. El desarrollo de las cualidades de líderes comprometidos con el mejoramiento de su comunidad.

2. El aprecio por sus valores culturales, históricos y sociales 3. El sentimiento de identidad y aprecio por el Tecnológico de Monterrey.

c. Objetivos de la Dirección de Desarrollo Estudiantil

La Dirección de Grupos Estudiantiles tiene como principal objetivo formar personas comprometidas con el desarrollo de su comunidad, capaces de planear, organizar, desarrollar y evaluar proyectos por medio de una asociación estudiantil, a través del sentido de responsabilidad promoviendo valores, actitudes y habilidades. Objetivos Generales:

• Lograr la integración del alumnado en grupos estudiantiles, con el fin de que éstos realicen proyectos y eventos que desarrollen sus inquietudes, aspiraciones y habilidades personales fomentando además en ellos el espíritu de compromiso con su entorno.

• Promover en los estudiantes del Tecnológico de Monterrey, el compromiso con el desarrollo de la comunidad a través de la

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realización de actividades de servicio social y que éstas contribuyan en su desarrollo profesional.

• Fomentar el espíritu emprendedor e innovador. • Asesorar eficientemente a los equipos de trabajo, tanto en lo

referente a sus organizaciones como a las acciones que emprendan para el logro de sus objetivos.

• Desarrollar un ambiente propicio para la creación de asociaciones, equipos de líderes, eventos especiales y la integración de alumnos en general.

Objetivos Específicos:

• Crear e implementar a través de las asociaciones estudiantiles y equipos de líderes proyectos especiales de desarrollo.

• Coordinar eventos conjuntos. Supervisar el desarrollo de eventos específicos por asociación y líderes.

• Involucrar a todo el Campus en la celebración de eventos especiales de la Dirección, de las asociaciones y los grupos estudiantiles en general.

• Representar a todos los estudiantes del Campus a través de las asociaciones y grupos correspondientes.

d. Reglamento General de Alumnos (Se reproduce sólo el capítulo Tercero) Capítulo Tercero Los alumnos tienen el derecho de asociarse con el fin de atender y promover sus intereses en su calidad de estudiantes. Las autoridades del Instituto sólo reconocerán como representantes legítimos del interés estudiantil a aquellas asociaciones que demuestren reunir las siguientes características en el Instituto:

a) Que estén integradas y dirigidas exclusivamente por y para estudiantes inscritos en el Instituto.

b) Que sus estatutos no contradigan en forma alguna los principios y reglamentos del Instituto.

c) Que estén integradas en la mayoría por estudiantes de su área, según se trate por carrera, por división académica.

d) Que sus estatutos establezcan la forma democrática de integración de sus órganos de gobierno.

e) Las asociaciones por carrera de un Campus pueden reunir una federación estudiantil de ese Campus siempre que, integrándose por la mayoría de esas asociaciones, se respeten las condiciones anteriores en lo que le sean aplicables.

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GRUPOS ESTUDIANTILES

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a. Estatutos Básicos de un Grupo Estudiantil

Disposiciones Generales

El Departamento de Desarrollo Estudiantil se encarga de coordinar el buen desempeño de los Grupos canalizando en los alumnos el espíritu Emprendedor y de Liderazgo.

Un Grupo Estudiantil es un grupo de alumnos que se encarga de la planeación, organización y realización de actividades que satisfagan las necesidades de los alumnos, y que complementen su formación integral al:

• Complementar la formación profesional de alumno otorgándole

vivencias que no se obtienen en el salón de clases. • Participar activamente para lograr el desarrollo y establecimiento de

un ambiente de convivencia que propicie la integración entre los alumnos, maestros y directivos, es decir, el Ambiente TEC.

Las funciones del Departamento de Desarrollo Estudiantil son las siguientes:

• Guiar a las Sociedades de Alumnos con todo lo referente a la convocatoria de nuevas sociedades.

• Actualizar el contenido del Manual de Grupos Estudiantiles • Convocar a las Sociedades de Alumnos a que informen lo más

sobresaliente de su gestión. • Solicitar y revisar los planes de trabajo de cada sociedad de alumno o

grupo estudiantil. • Asesorar la calendarización de las actividades y/o eventos

estudiantiles. • Verificar que se cumplan los tiempos de los cronogramas previamente

descritos para cada actividad estudiantil. • Convocar periódicamente a los presidentes a junta para comunicarles

avisos importantes y darle seguimiento personalizado de la planeación de las actividades estudiantiles.

• Realizar el Presupuesto Tentativo de la CGE. • Asistir el mayor número posible de veces a las juntas de los sociedades

y eventos estudiantiles. • Apoyo en los Eventos Generales de la DAE. • Asesorar y coordinar la logística de Eventos Académicos que realicen las

Sociedades de Alumnos o Grupos Estudiantiles. • Organizar eventos especiales para la integración de los miembros de las

diferentes sociedades. Es responsabilidad de los Directores de Carrera:

• Supervisar y apoyar las actividades de las Asociaciones Estudiantiles. • Asesorar a los alumnos en la calidad académica de eventos como

simposios, jornadas, congresos, conferencias, entre otros, además, motivar la participación del resto de los alumnos a asistir a los eventos que realice la sociedad de alumnos de su carrera.

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• En coordinación con las sociedades de alumnos correspondientes a su Dirección de carrera, deberá lanzar convocatoria para las nuevas planillas y dar fe de las votaciones, cumpliendo el presente manual de Grupos Estudiantiles.

b. Organización de los Grupos Estudiantiles Un grupo estudiantil debe estar conformado como mínimo por los siguientes puestos:

• Presidente • Vicepresidente • Tesorero • Coordinador General de Eventos • Secretario • Coordinador de Acciones por México

Obligaciones y responsabilidades del Presidente.

• Es un líder y por lo tanto un ejemplo a seguir. Debe tener la capacidad de planear y determinar su equipo de trabajo, unirlo y guiarlo hacia el mismo fin. Es responsable de que todos los elementos del grupo se mantengan hacia el mismo objetivo.

• Es el responsable último de todas las acciones de la asociación que

representa. Responsable de acuerdos con otras empresas contando con la aprobación del director de Desarrollo Estudiantil y debiendo terminar éstos al finalizar su periodo.

• El presidente tiene como responsabilidad que el equipo de trabajo,

trace metas y se cumplan. Debe definir los límites para que las “cosas” sucedan.

• Mantener informado al Director de Desarrollo Estudiantil, al Director de

Asuntos Estudiantiles y al Director de Carrera de todas las actividades que realiza.

• Responsabilidades:

Debe asistir a la junta del Consejo Estudiantil. (Ver manual de

Consejo Estudiantil). Elaborar el apartado de fechas de los eventos. Elaborar junto con el tesorero el cierre financiero de todas las

actividades que su asociación realizó. Elaborar el reporte final de actividades que en su tiempo se

realizaron Asistir a juntas extraordinarias, según el caso.

• El Presidente deberá tener un desempeño académico destacado,

debiendo tener un promedio acumulado mayor o igual a 78.

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Obligaciones y responsabilidades del Vicepresidente.

• Es el brazo derecho del presidente, debe fungir como un enlace para los demás y al igual que el presidente debe ser responsable y eficaz. Capaz de decidir cuando el presidente no pueda hacerlo y encargarse de proyectos especiales, supervisará que el trabajo se realice bien y a tiempo.

• Debe asumir todas las responsabilidades del presidente en ausencia de

éste.

• Responsabilidades:

Trabajar con los miembros de la asociación con el fin de hacer el seguimiento de las actividades que la asociación tiene programadas.

Actualizar periódicamente la página Web de la sociedad a la que pertenece, se recomienda que sea máximo dos días después de que la Sociedad tenga un evento.

Deberá incluir una pequeña nota del evento y mostrarlo gráficamente con fotografías alusivas al evento.

Obligaciones y responsabilidades del Tesorero.

• Es la persona encargada del control financiero, es decir, monitorea el estado financiero de la asociación, elaborará los presupuestos manejando los egresos e ingresos, vigilará el buen manejo de sus recursos. Es responsable del buen manejo de los fondos de la asociación y de la pronta entrega de los reportes financieros a las autoridades correspondientes. Ya que su labor es extremadamente importante y pesada se recomienda que cuente con un asistente.

• Responsabilidades:

Elaborar el reporte financiero final de cada evento y del periodo

como asociación. Entregar a la mesa directiva siguiente un estado de cuenta que

debe contener todos lo ingresos y egresos que existieron en su periodo.

Tener el saldo al día de la asociación. Hacer un reporte de los gastos y egresos. Las actividades del documento de control presupuestal.

Obligaciones y responsabilidades del secretario.

• Este cargo demanda que la persona sea organizada y lleve un orden en las juntas, tomando nota de los puntos que se traten en la misma, y realizar al final de la misma una minuta con los puntos que se trataron para que la gente que no haya asistido esté enterada de lo que se

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presentó; así como llevar un control de las actividades de la asociación, y tener informada a la gente sobre las juntas, cursos o actividades que se presenten.

• Responsabilidades:

Elaborar la minuta de las juntas. Mantener el contacto entre todos los miembros de la asociación. Elaborar el directorio de la asociación y mantenerlo actualizado

e informar cambios a la Dirección de Desarrollo Estudiantil. Mandar información al periódico interno de las actividades

realizadas o por hacer. Obligaciones y responsabilidades del Coordinador General

• El coordinador general es un miembro clave y muy importante dentro de los grupos estudiantiles. Tiene la gran responsabilidad de que los eventos sucedan, de su planeación, organización y buena terminación. Es el director operativo de los eventos bajo la responsabilidad del grupo estudiantil.

• Responsabilidades:

Planeación los eventos. Coordinar la ejecución de los mismos. Reclutar colaboradores. Presentar avances a la Coordinación de Grupos Estudiantiles.

Elaborar el presupuesto, conseguir varias cotizaciones y conseguir el mejor precio, buscar apoyos económicos a través de patrocinios, donativos y cuotas de recuperación. Encargado de las relaciones publicas del evento y trato con directivos.

Asistencia a la juntas para coordinadores que promueve la Coordinación de Grupos Estudiantiles.

El éxito de este puesto dependerá mucho de sus habilidades para trabajar en equipo, motivar a los colaboradores y su liderazgo proactivo.

Obligaciones y responsabilidades del Coordinador de Acciones por México

• Miembro responsable de diseñar la estrategia con la que el grupo estudiantil apoyara a la comunidad. Definir metas, objetivos y la metodología para lograrlo.

• Responsabilidades:

Definir la estrategia de apoyo a la comunidad. Invitar a los

colaboradores. Conseguir los apoyos necesarios para su realización. Seguimiento

y reporte de los avances de los proyectos.

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El Departamento de Desarrollo Estudiantil podrá ejecutar una baja de

la mesa directiva en el caso de que algún integrante deje de cumplir con el promedio mínimo requerido.

Al finalizar el semestre, cada grupo estudiantil es responsable de entregar al Director de Desarrollo Estudiantil un reporte por escrito de todas las actividades realizadas por la asociación incluyendo resultados y comentarios que puedan ser importantes para mejorarlos en un futuro.

Durante las dos últimas semanas de clases de cada semestre, no se puede realizar ningún evento y el reporte financiero del grupo debe estar completo, es decir no se puede quedar a deber ningún tipo de comprobación. e. Requisitos para ser parte de un Grupo Estudiantil

El promedio de cada uno de los alumnos integrantes de una planilla que desee registrarse ante los Comités Electorales de FEITESM o CARE o de un grupo estudiantil nuevo que desee registrarse ante Grupos Estudiantiles y grupos especializados deberá ser de 80 (ochenta).

Poder permanecer en Grupos Estudiantiles el departamento considerará solvente académicamente un alumno que mantiene un promedio superior a 78 (setenta y ocho) y que se esfuerza por no reprobar ninguna materia al final del semestre.

Una asociación estudiantil debe estar conformada como mínimo por los siguientes puestos:

• Presidente • Vicepresidente • Tesorero • Secretario • Coordinador de Acciones por México

Para llevar a cabo el registro de una planilla aspirante a mesa directiva o

una mesa directiva es necesario dirigirse directamente al Comité Electoral que le corresponda dependiendo de la finalidad de dicho Grupo Estudiantil (FEITESM, AGE O CARE).

Los alumnos al ocupar los puestos mencionados deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar inscritos como alumnos del Tecnológico de Monterrey, Campus Monterrey durante los últimos dos semestres.

• No estar condicionado a baja, ni pertenecer al programa de accesoria académica (PAA).

• Faltarle como mínimo a graduarse el equivalente a dos semestres, u ocho materias, las cuales deberán estar distribuidas en dos periodos académicos regulares.

• No pertenecer a la mesa actual.

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f. Comportamiento en eventos estudiantiles oficiales

1. Se consideran como eventos oficiales, todas las actividades desarrolladas por algún grupo estudiantil reconocido, dentro o fuera del Campus.

2. El organizador debe mantener y vigilar el suministro y consumo

moderado de bebidas alcohólicas en eventos donde se autorice el consumo de ellas.

3. Invariablemente el organizador tiene la responsabilidad ante el

Instituto de mantener el buen comportamiento de los asistentes al evento, durante el desarrollo y hasta la terminación del mismo.

4. Los compromisos básicos de los asistentes son:

a. Consumo moderado de bebidas alcohólicas. b. Comportamiento no ofensivo. c. Vestimenta adecuada. d. No agresiones físicas, ni verbales.

5. El organizador es responsable de ofrecer seguridad a los asistentes de

su evento. Se deberán seguir las recomendaciones de seguridad que la Dirección de Planta Física establece, como el buen uso de extinguidotes, reconocimiento de puertas de emergencia.

6. Se nombrará un organizador responsable que no consuma bebidas

alcohólicas para resolver adecuadamente los problemas que llegaran a surgir en el desarrollo del evento.

7. El organizador es el responsable de limitar el número de asistentes de

acuerdo a la capacidad del recinto para tener un control del evento.

8. Vigilar que el evento no atente contra la buena imagen del Instituto, así como a la comunidad en la cual se desarrolle.

9. El organizador deberá seguir las normas que establece el programa de

Conductor Designado.

10. El organizador deberá reportar a la Dirección de Grupos Estudiantiles cualquier incidente o anomalía que ocurra.

11. La Dirección de Grupos Estudiantiles en cualquier momento, de creerlo necesario podrá suspender o cancelar el evento.

12. Es importante solicitar los permisos necesarios para realización del

Evento social en la Presidencia Municipal, para evitar clausura o anomalías.

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13. Los organizadores deberán tener a la mano teléfonos de emergencia de la localidad

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS GRUPOS ESTUDIANTILES

Al ser un grupo estudiantil reconocido por el Campus Monterrey tienes ciertos derechos entre los que se encuentran:

1. Poder utilizar las instalaciones y los recintos del campus para

cumplir tus objetivos como grupo estudiantil, claro que deberás checar las agendas de dichos recintos y observar las reglas que tienen para su buen funcionamiento. Siempre que un lugar esté disponible se te brindará el servicio bajo las condiciones estipuladas por la Coordinación de Logística y Operaciones.

2. Poder participar en el correo de dulces que tradicionalmente celebremos el 14 de febrero y el 2 de noviembre en el Campus.

3. Derecho al apoyo y reconocimiento oficial del Tecnológico de Monterrey frente a la comunidad Mexicana, lo cual te abre puertas para convocar conferenciantes, pedir patrocinios y organizar eventos fuera del Campus.

4. Ser parte de un Consejo Estudiantil, ya sea la FEITESM si eres una mesa directiva de carrera, del CARE si eres un grupo estudiantil regional y/o extranjero, y del Consejo AGE si eres algún grupo especializado.

5. Organizar eventos estudiantiles, ya sea académicos, deportivos, sociales, de beneficencia, etc.

6. Podrás hacer promoción de tus eventos en todo el Tecnológico de Monterrey, Campus Monterrey.

7. Podrás además, recibir apoyo de Desarrollo Estudiantil y del Campus Monterrey para producir, administrar y controlar tus eventos.

8. Tendrás derecho a abrir una cuenta en el Centro de Finanzas de Desarrollo Estudiantil para llevar tus trámites financieros.

9. Si tus actividades lo requieren, podrás solicitar un número de FAC para realizar llamadas de larga distancia, ya sea nacionales o internacionales, siempre y cuando tengas una cuenta abierta en el CEFI y solvencia para poder hacer el cargo de las llamadas.

10. Dependiendo de los eventos organizados durante el semestre, tendrás derecho, al igual que tus compañeros del grupo estudiantil y organizadores, de una semana extra de faltas, siempre y cuando esté registrado el evento en la Coordinación de Grupos Estudiantiles.

En la lista anterior no hemos enumerado todos los beneficios que trae

consigo el pertenecer a grupos estudiantiles como lo son el conocer más gente, hacer amigos, aprender a organizarte, desarrollarte como líder y probar tus habilidades de dirección, aparte de tener un importante valor curricular para muchas empresas. De igual forma, como grupo estudiantil, tienes un compromiso con el Tecnológico de Monterrey, por lo que deberás cumplir con ciertas

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responsabilidades, es por eso, que se describen a continuación las actividades indispensables a realizar por ti durante tu paso por los grupos estudiantiles.

1. Deberás cumplir con el Reglamento General de Alumnos y todos los Reglamentos de Desarrollo Estudiantil.

2. Para poder hacer valer tus derechos como grupo estudiantil, es necesario que antes de hacer cualquier trámite, coordines el informe de mesa de tu grupo estudiantil, para que de esta forma, puedan ser reconocidos como tal ante el Tecnológico de Monterrey y así, se puedan ejercer sus derechos y obligaciones.

3. Así mismo, es indispensable que asistas a los alleres de inducción que el Departamento de Desarrollo Estudiantil organiza cada semestre.

4. Deberás presentar un informe detallado de tus eventos o plan de trabajo en la Coordinación de Grupos Estudiantiles.

5. De igual forma, deberás de registrar todos y cada uno de los eventos que organices (Hoja Verde), puesto que deberán ser autorizados por Desarrollo Estudiantil para poderse llevar a cabo.

6. Una vez autorizados tus eventos, deberás entregar un presupuesto de entradas y salidas de dinero, y registrar tu campaña financiera en el Centro de Finanzas.

7. Deberás cumplir con los requisitos administrativos en el manejo de tus cuentas en el Tec, es decir, entregar los presupuestos, comprobantes de gastos, etc.

8. Es necesario también, que para que tu voz sea escuchada, asistas a las juntas del Consejo al que perteneces como grupo estudiantil.

9. Deberás dejar la cuenta de tu grupo estudiantil con un saldo positivo, o en su defecto, en el mismo estado en que la tomaste.

10. Tanto el presidente, como los demás integrantes de la mesa directiva, deberán llevar todas las materias en curso, acreditadas. (Ver Reglamento Académico de Grupos Estudiantiles).

11. Siempre que alguna empresa o bien, persona física, apoyen económicamente tus eventos, deberás estar atento de cumplir con lo ofrecido (en el caso de los patrocinadores) así como de enviar una carta de agradecimiento al finalizar el evento.

12. Así como antes de iniciar el evento, se llenó una Hoja Verde para su registro y autorización, deberás llenar el Reporte de Resultado de tu evento en la Hoja Blanca una vez que tu evento haya terminado.

13. Para que tengas el derecho a tu semana extra de faltas, tendrás que entregar la lista con los nombres y matrículas de las personas organizadoras de tus eventos y con las especificaciones que Desarrollo Estudiantil te solicite en la fecha indicada.

14. Es necesario que tanto tú como tu grupo estudiantil estén pendientes de mantener limpio su lugar de trabajo así como los recintos o salas que soliciten, pues de no ser así, no se les facilitarán instalaciones en el Campus para sus actividades.

15. Se debe presentar un plan de trabajo y calendarización de todas las actividades a realizar durante cada semestre para ser autorizados por el Departamento de Desarrollo Estudiantil, con copia al Director

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de Carrera y establecer en conjunto un plan de organización para cada uno de los eventos.

16. El plan de trabajo con todas las actividades a realizar durante cada

semestre será revisado en conjunto con el Coordinador de Grupos Estudiantiles, para hacer las modificaciones correspondientes y proceder a su aprobación. Los estatutos deben contener la misión y objetivos de la asociación, su estructura y funcionamiento y la forma de cambio de mesa directiva, dentro del cual se debe tomar en cuenta que no existe la reelección y que el período de trabajo es de un año, en caso de no existir candidatos para tomar el cargo de presidente la decisión la tomarán en conjunto el Director de Desarrollo Estudiantil, el Presidente de la Asociación y el Director de Carrera. Esto mismo se realizará en caso de que algún miembro por causas extremas deba dejar su puesto.

17. Si un alumno renuncia a su cargo que ocupa dentro un grupo

estudiantil y/o Sociedad de Alumnos, deberá informar a la Coordinación de Grupos estudiantiles y a la Dirección de su carrera por escrito los motivos de la separación de su cargo. Es importante que el alumno conozca que no podrá ocupar posteriormente ningún puesto dentro de las actividades de Grupos Estudiantiles y/o Sociedades de Alumnos, salvo en casos fortuitos

18. En caso de que un miembro cumpla satisfactoriamente con un 90%

de sus obligaciones dentro de las actividades de la Sociedad de Alumnos y además el Presidente y el Coordinador de Grupos Estudiantiles consideren exitosa su colaboración durante toda la gestión, será acreedor a un diploma por su destacada participación en Sociedades de Alumnos del periodo correspondiente. Los criterios que se tomarán para una participación exitosa son haber demostrado responsabilidad, cumplimiento, compromiso, proactividad, y en general que haya desarrollado actitudes y habilidades tal como lo señala la misión.

19. Solamente se otorgarán diplomas de asistentes en aquellos eventos

académicos que a consideración del Departamento de Desarrollo Estudiantil lo ameriten.

20. Para los eventos académicos como Simposios, Congresos, Jornadas,

Ciclos de Conferencias, entre otros, es requisito entregar un plan de trabajo estructurado del evento. Deberá contener: Carta Compromiso (donde el Grupo Estudiantil se hace responsable del evento tanto la calidad como financieramente), título, fecha y logotipo del evento, nombre de las conferencias y posibles conferencistas, descripción de puestos y comités, nombres, matrículas y teléfonos de los responsables e integrantes de cada comité, calendarización de actividades y fechas límite de realización de las mismas, listado de patrocinadores, temáticas y posibles lugares de los eventos sociales, programa de publicidad y

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ventas, hoja de necesidades y el presupuesto del evento sustentado en cotizaciones. Este documento debe ser autorizado por la Coordinación de Grupos Estudiantiles quien cuidará el cumplimiento de esta calendarización.

NOTA: Este documento se debe entrar a la Coordinación de Grupos con previa revisión y aprobación de la Dirección de carrera o de preparatoria 6 (seis) meses antes del evento.

1. El Departamento de Grupos Estudiantiles podrá cancelar el evento en caso de no cumplir con los estándares previamente establecidos.

2. Antes de utilizar los fondos de la asociación para la organización de

un evento, es requisito que el presupuesto pesimista del evento esté autorizado por el Departamento de Grupos Estudiantiles, además de seguir los procedimientos del Área de Finanzas de grupos estudiantiles del Departamento de Grupos Estudiantiles.

3. Al finalizar el periodo en gestión, se deberá entregar un reporte

escrito de todas las actividades realizadas, así como un reporte financiero final de dichas actividades. Así mismo deberán entregar los reportes financieros con sus respectivos documentos de comprobación. La fecha límite será el último viernes del mes de mayo En el caso de eventos como Simposios, jornadas, congresos entre otros, la fecha límite de entrega de memorias será como máximo 15 días posteriores al término del evento.

La memoria deberá contener mínimo los siguientes puntos:

a. Mensaje del Presidente de la Sociedad de Alumnos b. Agradecimientos c. Nombre y puesto de los miembros de la sociedad de alumnos d. Misión, objetivos y metas e. Resumen de la planeación, organización, implementación por cada

evento realizado. Deberá incluir análisis FODA del evento f. Fotografías de todos los eventos con una breve descripción de los

hechos. g. Estado Financiero final h. Recomendaciones en general i. Anexos

• Lista de contactos • Cartas modelo de patrocinios, de agradecimiento, entre

otras • Memorandos • Minutas de juntas • Reportes parciales financieros y otros documentos como

presupuestos, cotizaciones, etc. • Otros documentos que considere necesarios.

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Como puedes ver, son muchos los beneficios que puedes obtener de cumplir con tus responsabilidades como integrante de un grupo estudiantil. Además, no es nada complicado llevarlo a cabo. f. Acreditación para los Grupos Estudiantiles

Para que el Tecnológico de Monterrey reconozca oficialmente un grupo estudiantil éste deberá cumplir con los siguientes requisitos: • Estar inscritos como alumnos del Tecnológico de Monterrey,

Campus Monterrey durante los últimos dos semestres. • Haber aprobado por lo menos 12 materias del plan de estudios de

su carrera para el cargo de Presidente. Para los postulados a Presidentes de Profesional deberán ser mayor de edad.

• Para puestos como vicepresidente, tesorero y secretario podrán ser ocupados por alumnos de cualquier semestre, que preferentemente hayan pertenecido a la anterior sociedad de alumnos de su carrera o bien para alumnos de nuevo ingreso a profesional es válido su participación en sociedad de alumnos de la Prepa TEC.

• Para los puestos de presidente, vicepresidente, secretario y tesorero podrán ocupar dichos cargos siempre y cuando le falte como mínimo o el equivalente de dos semestres sin contar el actual, para graduarse.

• Tener un promedio igual o mayor a ochenta acumulado en su carrera avalado por una carta de la Dirección de Servicios Escolares.

• No estar condicionado a baja del Instituto y tener estatus normal. • Cumplir con los requisitos estipulados en los estatutos del Comité

Electoral correspondiente.

Al iniciar su periodo de actividades, cada grupo estudiantil deberá presentar un plan de trabajo a la Dirección de Grupos Estudiantiles firmado por el Director de Carrera. Este plan deberá incluir:

• Estatutos • Organigrama • Definición de comités: nombrando responsables e integrantes • Programación de las actividades a desarrollar, entre ellas deberá

contener actividades culturales, deportivas, académicas, sociales, de prevención y de beneficio a la comunidad. Así mismo, descripción de las actividades, documentación del simposio, jornada, congreso, etc..

• Directorio de integrantes: con matrícula, nombre, teléfono y/o celular, dirección de correo electrónico y comité al que pertenece

• Presupuesto y estrategias de recaudación de fondos. • Horario de clases de la mesa directiva.

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g. Eventos Estudiantiles

• Todos los eventos y actividades organizadas por grupos estudiantiles deberán cumplir con lo estipulado en el Reglamento General de Alumnos del Tecnológico de Monterrey.

• Los eventos organizados por los grupos estudiantiles, deberán estar ajenos a todo proselitismo político y religioso.

• Todos los eventos y actividades realizadas por las asociaciones estudiantiles deberán estar previamente autorizados por la Coordinación de Grupos Estudiantiles.

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EVENTOS ESTUDIANTILES,

FINANZAS Y CIERRE

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Clasificación de eventos

• SIMPOSIUM: Es un evento académico en donde se expone lo más reciente de un tema específico con conferencias previamente seleccionadas.

• CONGRESO: Es un evento académico en donde se comenta y

discuten temas específicos y/o generales, conferencistas previamente seleccionados, en donde los conferencistas también son participantes y viceversa.

• CURSO: Es un evento académico con mucha interacción y énfasis

en conocimientos.

• TALLER: Es un evento académico con mucha interacción y énfasis en habilidades y actitudes.

• FORO O CICLO DE CONFERENCIAS: Es un evento académico en

donde se expone lo más reciente de temas generales con conferencistas previamente seleccionadas.

• CONVENCIÓN: Es un evento en donde se exponen diferentes

situaciones de temas específicos y/o generales y además se llega a una decisión o propuesta.

• SEMINARIO: Es un evento académico que se realiza en serie, en

donde existe mucha interacción y énfasis en conocimientos.

• DIA DE...: Es un evento académico en el cual se reúnen alumnos para celebrar su día como carrera. Se organizan conferencias u algún otro tipo de actividades.

• RIFAS. Son aquello eventos en donde los grupos estudiantiles

invierten en la compra de algún producto y lo rifan con la idea de obtener mayores fondos

• VIAJE DE ESTUDIOS: Organización de un viaje en donde participe

un grupo grande de personas con la finalidad de darle valor agregado a los temas vistos en clase

• DEPORTIVOS: Aquellos eventos en donde los grupos estudiantiles

realicen actividades al aire libre y/o físicas. En estos eventos los alumnos realizan una convocatoria a todo el Campus.

• DE ACCIÓN SOCIAL: Aquellos eventos que tienen como objetivo el

apoyo a la comunidad

• INTEGRACIÓN: Todo tipo de eventos sociales en donde el objetivo principal es la integración de las mesas directivas. En estos eventos aplica el reglamento de fiesta segura.

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Check list

Este apartado es sugerido para monitorear las actividades que el Grupo Estudiantil debe hacer antes y después de sus eventos.

PLANEACIÓN AREA FECHA VoBo. ESTADO Y OBSERVACIONES Entrega de proyecto Lista de organizadores Ruta crítica Organigrama funciones Programa académico Programa social Asesoría Director Carrera Lista de conferencistas Lista conferencistas suplentes

Presupuesto Fijación de precios Plan de donativos Lista de patrocinadores Lista de proveedores Bloqueo de Servicios. Nombre del evento Pre-imagen Asesoría de la CGE

PREPARACIÓN AREA FECHA VoBo. ESTADO Y OBSERVACIONES Machote carta conferencista

Machote carta invitado Machote carta patrocinador

Lista cartas conferencistas Lista cartas invitados Vo.Bo. Invitados Programa académico Programa social Invitaciones mesa honor inauguración y clausura

Campaña financiera Lista cartas patrocinadores

Campaña patrocinios

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Verificar boletos tesorería Campaña ventas Logística conferencias Logística sociales Logística patrocinadores Logística general Junta Planta Física Nombre del evento final Imagen del evento final Boceto poster Boceto tríptico Boceto boleto Boceto playeras Boceto carpetas Originales mecánicos Vo.Bo. originales mecánicos

Impresiones Campaña de imagen VoBo de la CGE

PRE-EVENTO AREA FECHA VoBo. ESTADO Y OBSERVACIONES Protocolo Palabras presidente o coordinador general inauguración

Palabras presidente o coordinador general clausura

Lista conferencistas final Lista conferencistas suplentes final

Programa académico final Programa social final Curricula conferencistas Confirmación mesa de honor inauguración y clausura

Lista boletos vendidos Lista creditecs Lista patrocinadores final Presupuesto final Lista de egresos (actualizada)

Lista de ingresos

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(actualizada) Logística conferencistas final

Logística patrocinadores final

Logística sociales final Logística especial final Plan de contingencias Junta Centro de Servicios Junta Edecanes Memorias Diplomas conferencistas Diplomas participantes Encuestas Fijación Maestros Ceremonias

Junta con CGE POST EVENTO AREA FECHA VoBo. ESTADO Y OBSERVACIONES Reporte General Reporte contenido Retroalimentación conferencistas

Cartas agradecimiento Cierre campaña Financiera Reporte financiero Retroalimentación proveedores

Retroalimentación patrocinadores

Reporte logística Reporte Imagen Retroalimentación CGE

DE LA COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS… g. Publicidad de los eventos estudiantiles

a. Toda publicidad impresa o escrita deberá ser autorizada por Coordinación de Comunicación y Relaciones Públicas de Desarrollo Estudiantil antes de que sea impresa, y deberá incluir algún recuadro para ser sellado por el mismo departamento antes de poder pegarla.

b. No se permitirá colocar publicidad en puertas de vidrio ni madera, ventanas, paredes (que no sean de cerámica) ni dentro de los salones.

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c. Sólo se puede pegar un solo anuncio del mismo tipo o evento por espacio.

d. La publicidad tiene que ver con actividades académicas, culturales y/o sociales.

e. Toda publicidad impresa (no debe exceder el tamaño 4 cartas) tendrán que ser colocados en los lugares específicos y destinados para publicidad, esto es en vitrinas, mamparas y pizarras destinadas para ello. Dicha publicidad deberá estar colocada en algún espacio vació y no sobre letreros vigentes.

f. Todo anuncio que no sea colocado en lugares determinados, y/o no esté sellado será removido de su lugar y desechado.

g. Los diferentes espacios para publicitar los eventos son: 1. Publicaciones escritas del Campus 2. Pizarras y vitrinas del Campus.

h. En el caso de eventos sociales, se deberá incluir en la difusión del evento la imagen del grupo estudiantil relacionado a la prevención de adicciones (CAT).

i. Cualquier tipo de publicidad (escrita, oral o gráfica) debe someterse a la moral del Instituto, establecida en los principios, misión, organización y estatuto general del Tecnológico de Monterrey:

1. No se permite mostrar a ninguna mujer u hombre en traje de baño o bikini, o en alguna pose que incite al sexo, mucho menos al desnudo.

2. No se puede pegar propaganda que incite a tomar bebidas alcohólicas, drogas, o que lleven impreso el logotipo de alguna cerveza, droga o bebida alcohólica.

3. No se permite poner alguna foto o comentario que dañe la imagen u honor de alguna persona.

4. No está permitido colocar imágenes alusivas al uso de preservativos.

j. Por ser un evento del Tecnológico de Monterrey, la publicidad deberá de utilizar el logotipo del Tecnológico en la parte superior izquierda, y en la parte superior derecha el logotipo de Desarrollo Estudiantil. El logotipo del Tecnológico debe ser más grande en proporción al tamaño que de los demás logotipos.

k. Toda publicidad escrita permite la inclusión de logotipos de patrocinadores siempre y cuando el área de los mismos no exceda el 10% del área total.

l. En el caso de permitir stands como publicidad, estos podrán ocupar como máximo un área de 9 mts2 cada uno.

h. Reglamento especial para eventos estudiantiles

1. No se aceptará el registro de ningún evento académico sin presentar previamente el programa del contenido del mismo con el visto bueno del director de carrera correspondiente; así como el listado con los nombres y puestos de todos los conferencistas que planean invitar. Esto deberá suceder en un plazo 6 meses antes del evento.

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2. Se deberá presentar un informe mensual con los avances del evento, con visto bueno de su director de carrera, que incluya todos los aspectos desde conferencias confirmadas, horario del programa, presupuesto y gastos ejercidos, finanzas y estrategia de ventas.

3. No se invitará a ninguna inauguración o clausura de los eventos a gobernantes, políticos, ni funcionarios públicos. Solo podrán ser invitados como conferencias cuando el programa lo justifique y tenga el visto bueno de su director de carrera, del Director de Desarrollo Estudiantil y del Rector de la Zona Metropolitana de Monterrey.

4. Si en el transcurso del la organización del evento se ven en la necesidad de invitar a un conferencista diferente a los previamente autorizados, se deberá proceder a conseguir la autorización de su director de carrera, e informar a la coordinación de grupos estudiantiles, antes de girarle la invitación.

5. Durante el año de campañas políticas queda estrictamente prohibido invitar a los eventos a precandidatos a algún puesto político federal, estatal o municipal. Los únicos que los pueden invitar son la FEITESM y solamente al Foro de Candidatos, y pueden colaborar cualquier otro grupo que le interese participar.

6. Un mes antes del evento debemos conocer todos los detalles de la inauguración del evento; así como el programa final del evento.

7. Para las atenciones especiales para personalidades importantes tales como gobernantes, funcionarios públicos, embajadores, y empresarios de alto nivel, se deberá informar con 15 días de anticipación su agenda en particular, durante su participación, mientras estén dentro del campus deberán indicar que estará haciendo el invitado especial, no se puede invitar a comer o desayunar a estas personas sin informar con tiempo.

8. A los invitados se les debe comunicar los detalles del evento lo más reales posibles para no crearles falsas expectativas, tales como; número de asistentes esperados, tipo de público, etc.

m. Reglamento para la invitación de figuras públicas

1. En ningún evento se podrán ocupar más de 20 minutos de las agendas de los rectores.

2. No sé podrá invitar a ningún funcionario público a las inauguraciones de los eventos.

3. Para cualquier inauguración de evento, deberán bajar los miembros del presidium antes de iniciar con la primera conferencia para dar oportunidad de que los rectores se retiren para continuar con sus agendas.

4. Toda persona que se pretenda invitar deberá consultarse con el Departamento de Desarrollo Estudiantil (específicamente con la Coordinación de Comunicación y Relaciones Públicas) y con la Dirección de Asuntos Estudiantiles para su aprobación.

5. Para cualquier personalidad que se piense traer es necesario desarrollar una agenda personalizada de las actividades que hará en

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el Tec y deberá coordinarse con la oficina de Relaciones Públicas del Sistema así como con Comunicación y Relaciones Públicas de Desarrollo Estudiantil.

6. El grupo estudiantil deberá proporcionar los contactos personales, de oficina y o avanzada del o los invitados al área de Comunicación y Relaciones Públicas de Desarrollo Estudiantil para su coordinación con su homólogo en el Sistema. Así mismo deberá proporcionar los datos del comité que se encargará del traslado del (los) invitado(s) hasta el Instituto (específicamente: teléfonos particulares, de oficina, celulares y contactos personales).

7. Toda invitación que se pretenda efectuar por algún grupo estudiantil deberá realizarse una vez que sea aprobada por escrito por la Dirección de Asuntos Estudiantiles y la Dirección de Desarrollo Estudiantil. El Instituto se reserva el derecho de la invitación Institucional si no ha sido reviso y autorizado previamente por las direcciones antes mencionadas.

8. El comité organizador del evento deberá supeditarse a las formas y fondos del protocolo institucional del Tecnológico de Monterrey, así como a todos los aspectos de logística, seguridad interna, movimientos y traslados dentro del campus.

9. El comité organizador del evento deberá pasar por escrito, y con una semana de anticipación a la Coordinación de Comunicación y Relaciones Públicas de Desarrollo Estudiantil, el protocolo, la lista de medios que se pretende invitar para cubrir el evento, así como la descripción del evento y los datos generales del conferenciante o figura a invitar.

10. Cualquier omisión o violación a este reglamento causará sanción.

Reglamento sobre la imagen Institucional

http://www.itesm.mx/identidad/

1. EL NOMBRE: Los nombres formales establecidos para la institución son: a. Oficial y Legal: Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de

Monterrey b. Institucional: Tecnológico de Monterrey

(Ninguno de estos nombres puede traducirse a otros idiomas.) • Tec o Tec de Monterrey pueden utilizarse para denominar, de manera

informal, coloquial o amigable, al Tecnológico de Monterrey, más no de manera formal.

• Las siglas ITESM no deben ser usadas para referirse al Tecnológico de Monterrey, salvo en los asuntos de carácter legal.

2. DENOMINACIONES: A continuación se mencionan algunas

denominaciones frecuentes y las restricciones establecidas para su uso:

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a. Instituto: La palabra Instituto no podrá usarse nunca aisladamente para referirse al Tecnológico de Monterrey. Sólo podrá utilizarse como parte del nombre oficial y legal.

Ejemplos: Correcto: El Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey forma parte de la Asociación... Incorrecto: El Instituto forma parte de la Asociación de…

b. Sistema: La palabra Sistema no podrá usarse nunca aisladamente

para referirse al Tecnológico de Monterrey. No podrá usarse unida a las palabras Instituto, Tecnológico de Monterrey o Tec de Monterrey. Sólo podrá usarse, en referencia al Tecnológico de Monterrey, cuando:

i. Se añada a los nombres de entidades organizacionales o puestos para indicar que sus funciones y responsabilidades abarcan a todo el Tecnológico de Monterrey.

Ejemplos: Correcto: Nuestro sistema universitario multicampus está reconocido… El Rector del Sistema… La Vicerrectoría Académica del Sistema… Incorrecto: El Sistema está reconocido…

c. Campus, Sede, Oficina de Enlace: identifican entidades que se distinguen por su ubicación geográfica, Estas palabras no podrán anteceder al nombre institucional, sino que deberán usarse después del nombre oficial, legal o institucional.

Ejemplos: Correcto: El Tecnológico de Monterrey, Campus Monterrey Incorrecto: El Campus Monterrey del Tecnológico de Monterrey

d. Rectoría, Vicerrectoría, División, Dirección, Departamento, Escuela, Centro, Rector, Vicerrector y Director: identifican entidades organizacionales y las palabras Rector, Vicerrector y Director, que identifican cargos de primer nivel, deberán anteceder al nombre oficial, legal o institucional cuando se encuentren ligadas a él.

Ejemplos: Correcto: La Rectoría de la Zona Occidente del Tecnológico de Monterrey… La Vicerrectoría de Administración y Finanzas del Tecnológico de Monterrey… El Rector de la Zona Sur de la Ciudad de México del Tecnológico de Monterrey… Incorrecto: El Tecnológico de Monterrey, Rectoría de la Zona Occidente… El Tecnológico de Monterrey, Vicerrectoría de Administración y Finanzas… El Rector del Tecnológico de Monterrey, Zona Sur de la Ciudad de México…

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3. ESCUDO: podrá utilizarse en forma individual, esto es, sin formar parte del logotipo institucional, solamente en los casos que se establecen a continuación:

1. Como sello: El escudo solo, cumpliendo la función de sello,

puede usarse en documentos legales y de importancia para la institución, como son:

i. Los títulos profesionales, grados académicos, diplomas de bachiller y certificados de estudios con crédito académico.

ii. Los convenios y contratos legales. iii. Los libros publicados oficialmente por el Tecnológico de

Monterrey, en cuyo caso se usará únicamente para sellar la página legal, aunque en la portada aparezca el logotipo institucional que se muestra en la sección 4.

2. Como símbolo institucional: El escudo solo, puede utilizarse

como símbolo institucional únicamente en los siguientes elementos:

i. Fachadas o puertas de edificios principales, banderas y podios.

ii. Invitaciones a eventos de carácter institucional e internacional y programas de graduación o de eventos institucionales de primer nivel.

iii. Artículos promocionales de obsequio de uso restringido y exclusivo para directivos de primer nivel.

4. LOGOTIPO INSTITUCIONAL: El logotipo institucional se compone del

escudo oficial y del nombre Tecnológico de Monterrey.

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La aplicación de este logotipo es obligatoria en toda forma de comunicación, publicidad y promoción externa, pero no es indispensable en formas de comunicación, publicidad y promoción interna, pero no es indispensable en formas de comunicación interna. El color oficial del logotipo del Tecnológico de Monterrey es el azul reflex. Sin embargo, se permite aplicarlo también en color negro y blanco, qué deberán ser usados al 100%. No está permitido en otros porcentajes de color. En la gráfica siguiente la dimensión “a” corresponde al diámetro el círculo central del escudo. Esta dimensión se usa para definir el área de protección del logotipo institucional, en los cuatro sentidos posibles, que no deberá de ser invadida por otros elementos para que el logotipo institucional siempre se vea limpio y se aprecie claramente.

No está permitido:

1. Utilizar fondos distintos al color azul, negro o gris 2. Realizar efectos 3. Modificar elementos 4. Utilizar fotografías o texturas en el fondo 5. Invadir área de protección 6. Alterar o distorsionar

Reporte Financiero Final y semana extra de faltas Al finalizar un evento o actividad, los grupos estudiantiles tienen un plazo de 10 días hábiles para entregar todas las comprobaciones de gastos y reporte final. A este reporte se adjunta: • Copia de listas de venta de boletos • Copia de lista de invitados. • Depósitos bancarios. • Talonario de boletos vendidos (en caso de utilizar boletos) • Lista de pagarés tramitados • Reporte de gastos con notas y facturas a nombre del ITESM. (Las notas sólo

para gastos menores de $50.00 pesos)

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(Los datos de facturación, cédula, se pueden pedir en el departamento de Grupos Estudiantiles). 1. El reporte se deberá entregar en una hoja impresa con los montos de cada

comprobante y un total. 2. Para el reporte final entregar en formato Excel en un disco y en forma

impresa, sobre las entradas y salidas del evento y/o actividad. 3. Las cantidades que resulten a favor de las asociaciones por utilidad de

algún evento podrán ser utilizadas para futuros gastos del grupo estudiantil.

4. Si el saldo es negativo, el grupo estudiantil deberá realizar algún proyecto

de recuperación financiera para saldar la deuda. 5. Se recomienda jamás cubrir los gastos del evento con dinero del comité

organizador, pues el instituto no responderá por ningún gasto que no haya sido previamente autorizado.

6.- Los gastos de papelería, facturas por proveedores, teléfono y otros serán

cargados al grupo estudiantil después de la realización del evento. 7.- Dos semanas antes del último día de clases del semestre, será el límite

para entregar el Reporte Financiero final de todas las actividades realizadas durante el semestre, y se deberán tener todos los gastos comprobados. Este reporte se deberá entregar en formato Excel en un disco y una impresión en el departamento de Grupos Estudiantiles.

Las entradas y salidas deberán estar por actividad y totalizadas. Si faltara algún evento por comprobar, llevar el reporte financiero de ese evento por separado junto con el reporte de gastos y comprobantes. Es importante recordar que, una vez cerrado financieramente cualquier evento, no se podrá hacer ningún trámite posterior de gastos, es decir, no se podrá hacer requisición de cheques para pagar algún gasto retrasado ni tampoco se podrán tramitar recibos de donativos. Hay que tomar en cuenta que todos los eventos y/o actividades deben ser auto financiables, es decir, no debe de quedar con deudas la asociación después de las mismas, así que se toma todo esto al planear su presupuesto, punto de equilibrio. etc. TEMAS CLAVE EN EL ÁREA DE FINANZAS DE GRUPOS ESTUDIANTILES

1. Creación de Cuentas. Para poder crear una cuenta a un Grupo Estudiantil tendrá que estar debidamente registrado. El registro se hace en la Coordinación de Grupos Estudiantiles. Las cuentas para un grupo estudiantil son del tipo 0020AEMXXX, y son llamados Centros de Beneficio (CeBe).

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Son de uso general para todas las actividades de los grupos estudiantiles y son necesarias para realizar trámites administrativos así como préstamos de espacios, renta de mobiliario y equipo dentro del Campus. En estos CeBe se depositan todos los fondos del grupo estudiantil y de estos se realizan transferencias o disposiciones en efectivo para realizar los pagos por la operación del grupo estudiantil. Por políticas del ITESM no se autoriza aperturar cuentas bancarias externas para manejo de fondos de GE.

2. Registro de Eventos: Todos los eventos que realice el grupo estudiantil (Simposium, Foro, Congreso, Taller, Viaje, Fiesta, etc.) deberán estar previamente autorizados por la Coordinación de Grupos Estudiantiles de lo contrario no se podrán hacer movimientos financieros.

3. Movimientos en Cuentas: Las personas Autorizadas para hacer movimientos financieros son el Tesorero y/o Presidente del Grupo Estudiantil.

4. Presupuestos: El tesorero y/o presidente deberá entregar un presupuesto del evento, si no se entrega no se autorizaran pagos a proveedores.

5. Ingresos y facturación a. Inscripciones: Los ingresos por inscripción o cuota de eventos

deberán ser depositados en la cuenta bancaria Bancomer BBVA Convenio CIE: 688517 Referencia genérica (20 dígitos): 002020XXXX100000003X A cada Grupo Estudiantil se le asignará una referencia genérica. Este dato es muy importante ya que si hay algún error en algún digito el dinero ingresará a una cuenta de otro campus, departamento y/o grupo estudiantil. Si el participante solicita factura, el tesorero y/o presidente deberá presentar

- Comprobante de pago - Datos Fiscales (Nombre o Razón Social, Domicilio Fiscal

Completo, RFC), para evitar errores deberán entregar Inscripción en el R.F.C. o copia del formato R1.

- Llenar formato de solicitud de factura. b. Patrocinios: Un patrocinio en efectivo son aquellos recursos

recibidos por medio de cheques, transferencias electrónicas o depósitos a las cuentas de grupos estudiantiles. Las empresas y personas que otorgan un patrocinio para las actividades de los grupos estudiantiles reciben a cambio promoción y publicidad única y exclusivamente en los recintos donde se realizara el evento en las fechas en que estos ocurren

Si el patrocinador requiere factura se podrá solicitar factura pagada o factura por cobrar. Una factura pagada (recomendada para no crear cartera) es aquella elaborada con un ingreso ya reconocido en la cuenta del ITESM. El tesorero y/o presidente deberá presentar:

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- Cheque, efectivo o comprobante de deposito - Datos de facturación de la empresa o persona física - Llenar formato de solicitud de factura

El depósito para tramitar una factura pagada se hará en la cuenta bancaria BANCOMER BBVA CONVENIO CIE 688517 y la referencia genérica (20dígitos) del Grupo Estudiantil correspondiente.

Una factura a cobro es aquella en la que se crea una cuenta por cobrar al grupo estudiantil. El tesorero y presidente serán los responsables y encargados de gestionar y hacer el cobro de la misma, por lo tanto deben asegurarse que el patrocinador reciba la factura. Para tramitar una factura por cobrar se deberá presentar:

- Inscripción en el R.F.C. o copia del formato R1 (Alta de la empresa o persona física ante SHCP)

- Llenar el formato para la solicitud de factura, el cual debe contener nombre y dirección fiscal, RFC, nombre de la persona que autorizo el patrocinio así como su correo electrónico y teléfono, también se debe incluir el monto por el que se va a facturar y el concepto que llevara la factura y por ultimo lo datos del Tesorero

Al momento de entregar al tesorero la factura a cobro se le da la cuenta bancaria y referencia en la que se debe hacer el pago, esta referencia es diferente a la referencia genérica del GE, una vez hecho el pago se deberá entregar en la coordinación de tesorería el comprobante del deposito o transferencia para verificar que el ingreso se registró correctamente. Si por alguna razón el patrocinador no hace el pago de la factura el tesorero y/o presidente deberán recuperar la factura original para su cancelación y anulación de la cartera.

El tesorero o presidente deberán recoger las facturas solicitadas a la coordinación financiera y asegurarse que la empresa o persona física la reciba. Si la factura emitida tiene algún un error en cualquiera de los datos, es obligatorio presentar la factura original para poder cancelarla y proceder a una refacturación. Para recurrir a esto, será requerido un soporte para cambiar los datos de registro en el sistema. El tesorero y/o presidente pueden solicitar un reporte de movimientos de su cuenta para verificar que todos sus ingresos se registran correctamente. Todas las actividades de grupos estudiantiles causan 15% de IVA por lo que se debe considerar al momento de solicitar patrocinios o al decidir el precio de inscripciones a eventos.

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Al momento que haya ingresos a las cuentas de grupos estudiantiles se retiene el 15% del IVA, es decir si un participante me paga $920.00 en la cuenta se reflejará $800.00. En caso que los depósitos o transferencias sean en dólares o desde el extranjero el tesorero se pondrá en contacto con el área financiera para que se le faciliten las cuentas correspondientes.

c. Donativos: Un donativo es la aportación en dinero o en especie que una persona o empresa otorga sin buscar el compromiso de quien recibe el donativo de brindarle algún servicio de cualquier tipo, como por ejemplo, publicidad o promoción.

En el caso de los donativos, al donante se le otorga un Recibo 100% deducible de impuestos. El beneficio de la empresa que da un donativo es hacerlo deducible de impuestos, por lo que no se le podrá algún tipo de publicidad, promoción o mención alguna durante el desarrollo del evento organizado por el grupo estudiantil

Los trámites de donativos están a cargo del Departamento de Campañas Financieras, sin embargo el primer contacto es la coordinación financiera de GE ya que la solicitud de donativo al momento de ser entregada en Campañas Financieras deberá llevar el sello de Desarrollo Estudiantil. La cuenta bancaria para depósitos de donativos es:

Bancomer BBVA Convenio CIE: 688517

Referencia: 00202020471000000035 Concepto: Nombre de la empresa o donante

El Tesorero y/o presidente son los responsable de entregar el comprobante deducible al donante. Los ingresos por donativos no causan IVA por lo que al momento de ingresar a la cuenta del GE se reflejara el monto total del donativo.

6. Pagos: La Coordinación de Tesorería y Finanzas es responsable de

custodiar los fondos de los grupos estudiantiles. a. Solo se autorizarán pagos que estén dentro del presupuesto

que se debió entregar en la Coordinación de Tesorería y Finanzas previo a cualquier movimiento.

b. Para tramites de pagos es indispensable presentar factura original de lo contrario no se podrán autorizar salidas de dinero.

c. Solo se tramitarán pagos de facturas de proveedores autorizados.

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d. Todos los gastos deben estar facturados a nombre del ITESM y se debe verificar que los datos fiscales sean correctos, de lo contrario la factura será devuelta para corrección.

e. En el concepto de la factura se deberá especificar el evento y grupo estudiantil al que se le prestó el servicio.

f. Los pagos se hacen vía transferencias electrónicas. g. Cuando algún integrante del GE hace pagos de sus fondos

personales se le podrá hacer reembolso siempre que el gasto esté contemplado en el presupuesto, presente facturas a nombre del ITESM y haya dinero en la cuenta del GE.

h. Para tramitar pagos el tesorero o presidente deberá: - Realizar el trámite viernes, lunes o martes para que la

coordinación financiera haga los trámites necesarios ante el departamento encargado de emitir los pagos.

- Llenar solicitud de pago a proveedores. - Entregar factura original

i. Los pagos a proveedores y/o reembolsos se hacen únicamente los días jueves y viernes.

j. Al momento de procesar el pago de una factura solo saldrá de la cuenta el subtotal de la factura, el 15% de IVA se compensa con el IVA que se retuvo al ingresar el dinero. Es decir cuando se tramite el pago de una factura por $920.00, solo se reflejará la salida de $800.00 que es el subtotal.

7. Traspasos entre cuentas: Cuando algún GE tenga que hacer un traspaso

a otro GE, el primero tendrá que solicitar el traspaso, para lo cual deberá llenar el formato de autorización, especificando la cuenta beneficiaria, monto, concepto del traspaso.

8. Autorización de efectivo: Por disposición de Contraloría no se autoriza disposición de efectivo, los pagos deberán hacerse a través de la cuenta de GE presentando la factura correspondiente. Solo en casos especiales, como el pago de servicios de casas de becados, se autorizará disposición de efectivo. El tesorero firmará una carta compromiso mediante la que se compromete a entregar las facturas que soportan el gasto correspondiente y autoriza que si en el periodo de 10 días hábiles no entrega la comprobación el monto entregado en efectivo no comprobado se le cargará a la cuenta de su matrícula.

9. Entrega de Reporte Final: El tesorero y presidente tendrá 10 días hábiles después de cada evento para presentar a la coordinación de Tesorería y Finanzas un reporte financiero final.

Semana extra de faltas Para que un grupo estudiantil tenga derecho a una semana extra de faltas deberá haber entregado y autorizado el reporte financiero final de todas las actividades, así como el reporte de actividades (llenando el formato del

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Departamento de Grupos Estudiantiles). Sin ello, ningún miembro del grupo estudiantil tendrá derecho a la semana extra (aunque esté en la lista por haber participado en otras actividades).

No habrá excepciones. Para ser candidato a la semana extra de faltas, se deberán reunir los siguientes requisitos: • El grupo estudiantil deberá haber realizado por lo menos un evento

considerado importante durante el semestre. • Haber participado activamente dentro del grupo estudiantil durante más

de la mitad o todo el semestre. • Haber cumplido con los procedimientos, normas y políticas

satisfactoriamente. Las faltas no serán justificadas en viajes no autorizados o actividades que no sean marcadas por el Departamento de Grupos Estudiantiles. Los criterios para él número de personas del equipo de trabajo con derecho a la semana extra de faltas son los siguientes:

Evento No. de

participantes

No. de personas permitidas

A) Grupos Estudiantiles Diversos que realizaron al menos una actividad tales como: encuentros deportivos y convivios.

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B) Grupos Estudiantiles que realizaron actividades tales como días, seminarios pequeños y conferencias.

50 a 300 50

C) Asociación del CARE que participaron en EXPOTEC 60

D) Asociación del CARE que no participo en EXPOTEC 15

E) Grupo estudiantil que realizo actividad como semana, simposium o congreso entre participantes

400 a 1000 80

F) Grupo estudiantil que realizo actividad como semana, simposium o congreso

Mas de 1000

130

G) Comité Ejecutivo de FEITESM 80

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H) Comité Electoral de FEITESM 50

I) Consejo Estudiantil de FEITESM 15

J) Consejo CARE 60

L) Consejo AGE 40

* La cantidad incluye la Mesa Directiva Todos los grupos estudiantiles deberán sujetarse a este criterio, en caso de dudas dirígete a la Coordinación de Desarrollo Estudiantil.

El listado deberá entregarse 10 días después de haber concluido el evento estudiantil, según los formatos proporcionados por la Coordinación de Desarrollo Estudiantil. El listado deberá:

• Tener como encabezado el nombre del grupo estudiantil. • Incluir las personas que realmente se merecen la semana extra de

faltas. • Estar en una hoja de Excel en el formato solicitado

Si no se cumple con este formato, no se acreditará dicha semana. Por reglamento académico un alumno tiene derecho a dos semanas de faltas, en caso de tener promedio igual o superior a 83 al tercer parcial es acreedor a una semana más de faltas. Sin embargo, la semana adicional por promedio y la semana adicional por ser miembro activo de una sociedad de alumnos no significa que dichas semanas de faltas sean acumulables, es decir un alumno puede tener como máximo TRES semanas de faltas en un semestre. Cabe señalar que si el alumno no cuenta con ese promedio y cumple con los requisitos anteriores, es acreedor a una tercera semana adicional de faltas.

¡Mucho de lo que SE, lo aprendí en Grupos Estudiantiles! A ser honesto, a divertirme, a desvelarme, a hacer mi sueños realidad, a motivar a la gente, a querer a mi país, a dar siempre un poco más, a saber que… si se puede, a resolver problemas, a tratar con la gente, a ser responsable, a ser alegre, a tomar decisiones, a responder en los momentos difíciles, a hacer amigos, a ser cumplido, a trabajar en equipo, a hacer las cosas bien, a disfrutar los triunfos, a ir de fiesta con… conductor designado, a convivir con mucha gente, a tratar con empresarios, a ahorrar, a servir a los demás, a estudiar aún más, a defender mis derechos, a dar mi opinión, a escuchar, a ser valiente, a respetar a los demás, a participar, a ayudar al necesitado, a cuidarme, a pagar a tiempo mis recibos de luz, agua, gas y

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teléfono, a negociar, a administrar recursos, a tener criterio, a vivir la vida y sobre todo a crecer como persona. ANEXOS IMPORTANTES… Consideralos para tus eventos Los 10 retos para un viaje de estudios altamente efectivo

1. Registrar el viaje en la coordinación de eventos y grupos estudiantiles 2. Solicitar el reglamento de viajes de estudio 3. Solicitar asesoría para promocionar el viaje 4. Solicitar una carta del director de carrera en donde se avale el viaje de

estudios 5. Solicitar una carta del empleado de planta o profesor responsable del

grupo. (Por cada 40 alumnos que viajan es un responsable del Tecnológico de Monterrey)

6. Por cada boleto que se venda, entregar un reglamento general de alumnos y una copia de la carta de exclusión de responsabilidades (anexo del reglamento de estudios)

7. Solicitar copia de credencial de Seguro de Gastos Médicos Mayores 8. Entregar la información del lugar, teléfonos y dirección a donde va el

grupo 9. Entregar documentos a la coordinación de eventos y grupos

estudiantiles 10. Reporte de las actividades que se realizaron durante el viaje.

Nota: el uso del logotipo del Tecnológico de Monterrey deberá consultarse en la Coordinación de Comunicación y Relaciones Públicas.

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REGLAMENTO PARA LA REALIZACION DE RIFAS

1. El valor del premio no deberá exceder al costo de la colegiatura de un semestre en el Tecnológico de Monterrey

2. El encabezado principal del boleto de la rifa deberá decir “RIFA

ENTRE AMIGOS”

3. El precio del boleto deberá ser indicado con la leyenda “cooperación” o “donativo”; nunca las palabras precio o costo.

4. La promoción y venta de los boletos deberá de ser interna, es decir

dentro del campus o entre sus amigos. No se permite que se anuncie en los medios (televisión, radio, periódico o Internet).

5. Deberá entregar un informe de ventas/costos y utilidad.

SUGERENCIAS:

Conseguir el premio patrocinado o donado para asegurarse que lo que obtenga de la venta de boletos es dinero ganado.

Hacer un análisis detallado de la actividad para que en dado caso de

que el costo del premio vaya a ser cubierto con el dinero obtenido por la venta de los boletos, la venta les genere suficiente para cubrirlos y obtener un remanente.

Considerar el hecho de que pueden no venderse todos los boletos. En

este caso hacer una consideración pesimista para obtener por lo menos el costo del premio.