Un lugar organizado es señal de una mente organizada...

POR: CARMEN V. RIVERA

AGENDA

• Que es una oficina

• Herramientas de trabajo

• Poder del enfoque

- Urgente vs. Importante

• Recomendaciones

• Conclusión

¿QUE ES UNA OFICINA?

Es el lugar donde se centralizan las informaciones comerciales,

se organizan ideas y actividades de un negocio. Es el centro

nervioso de la corporación donde se procesa la información.

Es un grupo de personas con cualidades de administrar ciertas

actividades esenciales.

• Pasamos 8 horas diarias, 5 días por semana en la oficina.

ALGUNOS EJEMPLOS

• Cuánto tiempo habrás perdido buscando cosas que no sabes

dónde las pusiste. El estado en el que tengas tu oficina del

trabajo, refleja lo organizado o desorganizado que estés.

• ¿Alguna vez te ha tocado entrar a la oficina de alguien y

quedarte impresionado por el desorden y la cantidad de cosas

que había en ese espacio? Uno se pregunta cómo es que una

persona puede funcionar bien dentro del desorden.

• ¿Confiarías en alguien así para encargarle algún trabajo o

servicio y que lo cumpliera a tiempo? Seguramente que no. Lo

que tenemos alrededor, refleja cómo tenemos la información en

nuestra mente.

¿QUÉ PUEDES HACER PARA ORGANIZAR TU OFICINA?

• Para que la mente esté despejada, es necesario que nuestra

oficina, también esté despejada, en orden y cuidando de tener

alrededor únicamente las cosas que necesitas para funcionar

en tu máximo rendimiento cada día.

¿CÓMO PUEDES TENER TU MENTE CLARA PARA TOMAR

DECISIONES SI TIENES TU ALREDEDOR SOBRECARGADO?

TE OFREZCO ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA

QUE PUEDAS ORGANIZAR TU ESPACIO DE TRABAJO.

TÓMATE EL TIEMPO DE IR HACIÉNDOLO POR PARTES

HASTA QUE LO COMPLETES

LIBERA EL ÁREA DE TODO LO QUE NO LE CORRESPONDA

• Revisa todo el lugar

• Deshazte de lo que no te sirva o no utilices

• Deja solamente lo que tenga que ver con tu trabajo.

• Utiliza una caja para ir colocando todo lo que vas a quitar para

disponer de ello una vez que hayas terminado.

ORDENA TU ESCRITORIO

Debe de quedar la mayor parte del espacio de tu

escritorio libre para trabajar.

Coloca los documentos en su lugar y solamente deja

en el escritorio los proyectos en los que estés

trabajando y tu lista de pendientes, el resto deberá

estar guardado.

ORDENA TODO DE MANERA QUE TE QUEDE MÁS A LA MANO

Las cosas que utilizas más a menudo cerca y en los lugares más alejados lo

que menos uses. Ahorrarás tiempo y te sentirás más a gusto.

REVISA LOS DOCUMENTOS QUE TENGAS

PENDIENTES DE ATENDER.

• Decide inmediatamente:

• lo que se vaya a delegar

• lo que haya que archivar

• lo que se tira

• a lo que hay que darle seguimiento.

• Utiliza las etiquetas adheribles para marcar los documentos y

haz grupos con la misma categoría.

ORGANIZA TU LUGAR DE ARCHIVO • Ya tienes un sistema de archivo:

• Revisa que los títulos de los archivos vayan de acuerdo a su contenido para facilitar la búsqueda o al archivarlos.

• Procura que los títulos estén claros, de ser posible con etiqueta para que sea más fácil su visualización.

• Revisa el orden y siempre que guardes uno, colócalo en el mismo lugar, eso te facilitará la búsqueda una próxima vez, colócalos siempre en la misma posición.

• Saca todo lo que no sirve de cada fólder, es un trabajo que puedes ir haciendo un rato cada día hasta completarlo, y te servirá para estar seguro de que todo lo que guardas es necesario y que sea el mínimo, habiendo desechado lo que ya no sirva.

GUARDA APARTE LO MENOS NECESARIO

• De los documentos tenemos muchas cosas archivadas que no se

están utilizando más que de vez en cuando y en algunos casos las

guardamos solo por si se necesitaran en un futuro

• Así que puedes liberar mucho espacio en tu archivo, si sacas esos

documentos y los guardas en sobres tamaño carta, rotulados

claramente para saber cuál es su contenido. Colocándolos en las

gavetas mas distantes, aparte sin que te estorben.

• Sabrás que los tienes en orden y al alcance en caso necesario.

ORGANIZA TUS HERRAMIENTAS DE TRABAJO

• Necesitamos tener repuestos de las cosas que más utilizamos, así

que revisa y organiza los folders, clips, bolígrafos, repuestos, tijeras,

papel engomado, etiquetas adheribles, y todo lo que generalmente

necesitas para trabajar.

• Ordena los cajones con todo a la mano y haz una lista de lo que

necesites.

• Cada vez que te quede poco de algo, anótalo en una lista de

pendientes para que nunca te falte nada.

SÍNDROME DEL BOLÍGRAFO SIN TINTA

ORGANIZA TAMBIÉN TU COMPUTADORA.

También en el equipo debemos de llevar un orden para archivar

los documentos y poder tener fácil acceso a ellos sin tener que

ocupar mucho tiempo en búsquedas, revisa este articulo sobre

cómo organizar los archivos en tu PC

ORGANIZA TU BUZÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS.

• También es importante hacer una limpieza de los correos que

hayas recibido y organizar con carpetas los que deseas conservar.

Si necesitas una orientación más amplia respecta al uso de tu

buzón, puedes pedir la Guía para organizar tu buzón .

• Decide en qué momento del día revisarás tus mensajes y hazlo

todos los días para darle continuidad y no perderte de información

o invitaciones por falta de revisión.

CORREOS ELECTRONICOS

• Organízalos por procedimientos

• Persona que lo envía

• Nivel de importancia

• Colócalos en Carpetas

• Era de la digitalización

¿CÓMO ORGANIZAR SU OFICINA RÁPIDAMENTE?

Advertencia, muy probable que de

paso aumente la productividad!

LIBÉRATE

• Con estas acciones irás logrando tener tu espacio más liberado y en orden, y eso

provocará que tu mente también se vaya liberando. El trabajo de organización es

integral, no solo por fuera, sino también por dentro.

• Verás que cuando hayas completado estas tareas, te sentirás más relajado y

mucho más a gusto en tu lugar de trabajo. Procura mantenerlo así para no tener

que hacer de nuevo todo el trabajo y recuerda que…

¡Organizar tu vida es para vivirla mejor!

UNA CITA DIARIA DEDICADA A ARREGLAR SU OFICINA.

¿Que hace cada día antes de irse de su trabajo?

• Los comerciantes tienen por costumbre arreglar su tienda antes de

irse. Un buen punto para comenzar es hacerlo también. Es decir

consagrar 10 minutos cada día a arreglar su oficina. Arreglar la

oficina es a veces muy fastidioso para algunos. Un consejo es poner

una cita, en un lugar visible que diga los siguiente: ” Arreglar la

oficina”. Otra aproximación es hacer como los comerciantes. Es

decir habituarse a arreglar todo antes de dejar la oficina.

INSTITUCIONALIZAR LA UTILIZACIÓN DEL ZAFACÓN

• Hacer uso de el cubo de la basura debería ser una costumbre casi

mecánica para poder organizar su oficina. Esto consiste en poner

inmediatamente en la basura a todo papel que no es pertinente /

interesante. Esto depende de cada uno, solo usted sabrá, sobre lo

que ya no necesita.

• También puede proceder de la misma manera para todos los e-

mails. Mírelos, ¿cuánto de ellos le interesan o le sirven en su

trabajo?

DECIDA RÁPIDAMENTE SOBRE LO QUE HAY QUE HACER Y

SOBRE LO QUE HAY QUE ARCHIVAR.

• Cuando usted guarda sólo los documentos y los e-mails

verdaderamente útiles, es posible pasar a la segunda etapa: ¡ el

envío! Esto consiste en decidir inmediatamente lo que usted va a

hacer sobre los documentos.

• Archivar solo algunos documentos de referencia. ¿ A menos que

considere lo contrario? En este caso, anote la acción que hay que

hacer sobre el documento o sobre el post-it que usted adjunta al

documento. Y ponga el documento en su lista de las cosas que hay

que hacer. En la medida de lo posible y si no requiere mucho

tiempo, es preferible hacerlo rápidamente.

CUIDADO!

CASOS REALES

• 2008 Wal-Mart • 29 de Julio 2011

COMO PUEDE SUCEDER

• Atacada con un bulto, el cual tenia

una piedra de un tamaño

significativo, todo fue tomado por

las cámaras de seguridad de la

oficina.

Anciano es golpeado y secuestran a

nieta, por que padre de la joven niega

servicios a individuo

CIUDAD REAL, TOLEDO, JAÉN, CUENCA, MADRID Y

ZARAGOZA (2013)

• Se detuvo a 21 personas y se han

esclarecido 72 hechos delictivos .

Esta noticia salió a la luz publica el,

18 de marzo de 2013. Trabajadores de

área de mantenimiento, ofrecían

información de clientes en oficinas

de gobierno y financieras. Los cuales

eran atacados, abusados, y robado

en sus hogares.

21 DE MARZO 2010, MEXICO

EVENTUALIDADES

• Limpieza Conductos de Aire

• Limpieza de Alfombras

• Eventos Atmosféricos Mayores

• Terremotos

• Plan Continuidad

• Visitas fuera de Control

• Personas Enfermas

• Personal de Otras Áreas (Mantenimiento)

EN DONDE PODEMOS VER ESTO

QUE PODEMOS ELIMINAR

DEBERIA ESTAR SOBRE EL ESCRITORIO?

SI TIENE MUCHO POLVO ES POR QUE NO LO USAS

FRECUENTEMENTE

QUE SUCEDE CUANDO HAY DEMASIADOS

DOCUMENTOS EXPUESTOS

OPORTUNIDADES

EL PODER DEL ENFOQUE

• Una persona exitosa es una persona enfocada, lo cual

maximiza su potencial, habilidades y proyecciones.

• Una persona enfocada debe tener la capacidad de

concentrarse

LA IMPORTANCIA DEL ENFOQUE

Enfoque

Disciplina

Atención

Concentración

Habito

“La tirania del lo urgente nos hace

perder de vista lo que realmente

es verdaderamente importante”.

VS.

Movimiento Avance

Actividad Progreso

RECOMENDACIONES

• Un escritorio debe ser ordenado de modo que pueda ser confortable y un lugar agradable donde trabajar. Evita o tira todos esos sobres ni bien los encuentres.

• Los elementos que son necesarios más a menudo pueden ser colocados en un cajón en vez de dejarlos encima del escritorio. Así también reduces el riesgo de tirarlos o romperlos con un desafortunado movimiento con el codo.

• Reduce los adornos que tengas en tu escritorio, es cierto que siempre es lindo tener una planta en la oficina (Plantas de acuerdo al tamaño y espacio disponible), esto no significa que tengas que atestar tu escritorio con un sinfín de pequeños adornos.

• Desarrolla un sistema de recepción, así sabrás donde va cada cosa a medida que las recibas y a medida que las termines.

RECOMENDACIONES

• Fotos en marcos 5X6, no mas de 2, siempre en dirección a usted.

• Hacer uso del Outlook para lista de tareas

• Procedimientos y carpetas deben estar ubicadas en un solo lugar

• Materiales de uso general deben ubicarse en un area particular

• Leer - 7 habitos de la gente altamente efectiva, Steven Coby

ADVERTENCIA

• Después de haber cambiado las cosas de su lugar es posible

que olvides donde pusiste todo. Escribe unas pequeñas notas y

colócalas en los cajones de modo que sepas donde dejaste

cada cosa.

EN CONCLUSIÓN:

Organizar la oficina, es liberar su espíritu! Una oficina mal

organizada, es la puerta a numerosas preocupaciones inútiles:

• Hacemos cosas tardías,

• Nos cargamos con papeles y e-mails inútiles,

• Nos confundimos,

• Nos enfermamos, etc.

• Lo peor todavía, una oficina mal organizada nos conduce al

olvido de acciones que hay que realizar!