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 I. INTRODUCCION El “Archivo Técnico” de la Empresa de Saneamiento de Ar eq ui pa SEDAPAR S. A. tradicionalmen te denominada como “LA PLAN OTECA empea formarse aproximadamente desde el año 1961 con la creación de la Corporación de Saneamiento creada con el objeto de supervis ar las obras sanitarias desarrolladas en el Plan Pflucker, De la pla noteca inicialmente se tenía la percepción que este era un depósi to de doc umentos, donde se guardaban los planos y memorias. En su archivo obran planos históricos como la Línea de Conducción de Yumina realizado por H.J. Binghan de la FUNDATION así como los planos y documentos técnicos cor res pon diente a las diversas eta pas de desarrollo que fueron pro gramadas para el abastecimiento de los servicios básicos de Arequipa como es el Plan Maestro de Agua y Desagüe al año 2010, así como div ers os estudios rea liz ado s par a provincias. El archivo técnico ti ene como misión regi st rar y cust od iar la historia de SEDAPA R, gu ardand o celosa ment e toda la información cn ica de ca da localidad que administra tanto en Arequipa como en Provincias, información que pone a disposición de las ár eas como del blico en general que re quieren consultar datos técnicos sobre el sistema de agua potable y alcantarillado.

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I. INTRODUCCION

El “Archivo Técnico” de la Empresa de Saneamientode Arequipa SEDAPAR S.A. tradicionalmentedenominada como “LA PLANOTECA” empezó aformarse aproximadamente desde el año 1961 con lacreación de la Corporación de Saneamiento creadacon el objeto de supervisar las obras sanitariasdesarrolladas en el Plan Pflucker, De la planotecainicialmente se tenía la percepción que este era undepósito de documentos, donde se guardaban losplanos y memorias.

En su archivo obran planos históricos como la Líneade Conducción de Yumina realizado por H.J. Binghande la FUNDATION así como los planos y documentostécnicos correspondiente a las diversas etapas dedesarrollo que fueron programadas para elabastecimiento de los servicios básicos de Arequipacomo es el Plan Maestro de Agua y Desagüe al año2010, así como diversos estudios realizados paraprovincias.

El archivo técnico tiene como misión registrar y

custodiar la historia de SEDAPAR, guardandocelosamente toda la información técnica de cadalocalidad que administra tanto en Arequipa como enProvincias, información que pone a disposición de lasáreas como del público en general que requierenconsultar datos técnicos sobre el sistema de aguapotable y alcantarillado.

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Diagnóstico SituacionalARCHIVO TECNICO

Con el transcurrir de los años se ha idoincrementando vertiginosamente suacerbo, precisando de implementar técnicas modernas aplicables a

sistemas de gestión de bibliotecas, asícomo implementar un ambiente másamplio y seguro a fin de salvaguardar laintegridad de los documentos que obranen el Archivo Técnico.

Mejorar el sistema de catalogación, codificación,clasificación y disposición de la información física ydigital coadyuvará a mejorar el desempeño de losservicios que presta el Archivo Técnico a sus usuarios

internos (Empresa) y externos (Público), así comogenerar mayores recursos financieros al clasificar losproductos que puedan tener un valor económico deventa.

II. CONFORMACION DEL ARCHIVO TECNICO

Desde su creación es una dependencia que siempre perteneció al Área Técnica, actualmentedepende directamente de la Sub Gerencia de Investigación y Desarrollo SGID, con calidad deadjunta, no siendo favorable para su desarrollo; pues debe integrarse a una Unidad Orgánicaconstituida como Catastro Técnico, de acuerdo a la Resolución No. 664-2006/S-1002 de fecha 26-

10-2006 que aprobó la nueva estructura organizacional de SEDAPAR S.A.

 

GERENCIAGENERAL

SUB-GERENCIA DEINVESTIGACION Y

DESARROLLO

ESTUDIOS YPROYECTOS

DEP. DEOBRAS

Res. 664-2006/S-1002 -- 26 Octubre del 2006

GESTION I.

CATASTRO

MEDIO AMB.

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Según el Cuadro de Asignación de Personal (CAP) de Empleados y Obreros de la EPS SEDAPARS.A. aprobado con Resolución No. 25766-2006/S-1010 de fecha 27-10-2006 tiene la SiguienteEstructura:

Cuadro Nº - 01

Categoría

Cargo1. Profesional T-2 Zegarra Paredes, Adalu

2. Tecnico 1 TE-2 Samos Ruiz, Agustin

 

Nombre delCargosNo.

EQUIPO DE CATASTRO TECNICO

Con Resolución No. 616-2005/S-1002 de fecha 29-08-2005 se Aprueba el Manual de Organizacióny Funciones de la Jefatura Desarrollo en donde se detalla las funciones del personal que laboraen el Equipo de Catastro Técnico (Ver Anexos Nº 1).

III. INSTALACIONES FÍSICAS Y MOBILIARIO EXISTENTE

El Archivo Técnico, se encuentra físicamente ubicado en el primer nivel del edificio de la SedeCentral, compartía un mismo ambiente con la Oficina de Catastro Técnico desde enero del 2005,fecha en que se retiro la mampostería que dividía los ambientes de Planoteca y Catastro,existiendo dos accesos de ingreso a este ambiente común, volviéndolo altamente vulnerable, sibien se ganó algo de iluminación en las instalaciones se perdió el control de ingreso por cuanto esdiversa la gente que asistía a los ambientes de Catastro y que de alguna manera hacían suingreso al archivo, habiéndose perdido de alguna forma el control, facilitándose el mayor ingresode personal, situación que no debe darse en lugares en donde se administra documentación, puessolamente ingresa el personal responsable y por ventanilla se atiende tanto a personal de laempresa como a público en general.

Frente a esta vulnerabilidad en el mes de setiembre-05, se clausuró una de las puertas, quedandosolo un ingreso habilitadose, cambió la chapa principal, pues esta se podía abrir con cualquier llave, quedando únicamente en estas circunstancias la seguridad a través de candados que fueroncolocados cuando el personal que laboraba en Planoteca había observado años atrás (2003) lamanipulación de la que había sido objeto la chapa de la puerta que daba acceso a susinstalaciones.

El 23 de Noviembre del 2006 se restituyo la Mampara que divide actualmente al Archivo Técnicode Catastro Técnico con ingresos independientes.

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El Archivo Técnico cuenta con mobiliario que es insuficiente (Cuadro Nº 2 ), pues estos no ofertanla capacidad física necesaria para guardar toda la documentación física, existiendo paquetes dedocumentación que aún no han sido clasificados como se puede apreciar en las siguientes fotos.

Cuadro Nº - 02

Cantidad Descripción10 Gaveteros metálicos de cuatro cajones

3 Gaveteros metálicos para planos

1 Gaveteros metálicos para planos

4 Estantes de madera medianos

 

Inventario de Inmobiliario Archivo Téc

 

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Muebles poco adecuados para guardar planos

Se observa una puerta como base de la estantería

Información contenida en paquetes pendientes de clasificar 

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Información contenida en paquetes pendiente de clasificar 

Se detalla a continuación ( Cuadro Nº 3) los equipos que obran en el Archivo, señalando que laFotocopiadora de Planos que fue adquirida en el año 2000, tiene malogrado el sistema automáticode giro del cilindro lo que impide que la alimentación del toner sea eficiente, ayudándolo

manualmente para efectos de superar la falta de nitidez de los planos que se fotocopian, teniendotambién malogrado el indicador de toner, el mercado local no ofrece especialistas en arreglo defotocopiadoras Xerox, la empresa no concretó el compromiso de mantenimiento con la empresa deXerox de Lima por lo que no es posible acceder a este soporte técnico especializado.

Cuadro Nº 3

Cantidad Descripción Estado Año

1 Fotocopiadora Ozalid de Planos Regular 1982

1 Fotocopiadora Xerox de Planos Deteriorada 2000

1 Equipo de Cómputo - P-IV Bueno 2005

Inventario de Equipos Archivo Técnico

No se cuenta con un adecuado sistema de ventilación que permita evacuar en forma rápida losgases del amoníaco que emana cuanto se efectúa copias en Ozalid utilizando para su veladoAmoníaco Comercial al 30% de concentración, si bien no es muy frecuente su utilización esteatenta contra la salud de la persona que efectúa dicha labor, tecnología que se deberá seguir usando mientras no se cuente en CAD con las láminas de Alcantarillado que actualmente se

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Diagnóstico SituacionalARCHIVO TECNICO

encuentran en papel Kanson sensibilizado que toma un color zepia oscuro y la única forma deefectuar su copiado es mediante el sistema de Ozalid.

El control de consumo de Amoníaco se informa mensualmente según formato preestablecido al

Equipo de Producción – La Tomilla, el mismo que en forma conjunta es presentado a la Oficina delDepartamento de Investigación y Control de Insumos Químicos fiscalizados de la DIVANDRORPA. XI DIRTEPOL para su control respectivo.

En las instalaciones, se cuenta con una Línea Estabilizada, la cual es compartida en toda el áreade catastro, y sirve para proteger el total de equipos electrónicos

Se cuenta con un 01 Extinguidor de 6 kilos en base a polvo químico seco debiendo ser este deGas Carbónico NTP-350-086, teniendo en consideración que los equipos electrónicos que seutilizan (Fotocopiadora de Planos X.erox y Ozalid).

No se cuenta con un sistema de alarma contra incendio.

IV. INFORMACIÓN FÍSICA Y DIGITAL

En los últimos años no se realizó un Inventario Integral de toda la documentación que obra enPlanoteca por lo que no se puede saber con exactitud la cantidad de material existente,estimándose que entre Expedientes y Planos se tendría alrededor de 11400 documentos, tal comose describe en el siguiente cuadro.

Cuadro Nº 4

No. Tipo Documento Cantidad

1. Límites de Factibilidad 1,7

2. Proyectos Aprobados 1,7

3. Proyectos Recepcionados 1,4

4. Expedientes Técnicos 1

5. Ampl. Redes, Conex.Espec. 3,8

6. Planos 2,0

7. Otros documentos 2

8. Información or recu erar 1

Fuente : Información Archivo Técnico, set. 2007

Información estimada que corresponde a las 19 localidades que administra SEDAPAR tanto enArequipa Metropolitana como en Provincias, existiendo más del 90% de información quecorresponde al ámbito de Arequipa Metropolitana.

Para el registro de la documentación se utiliza un cuaderno en donde se consigna la fecha derecepción, Número de registro, Descripción, Distrito, Ubicación y Trámite de cada expediente.

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Tipo de Documentos que obran en el Archivo Técnico

DOCUMENTO DESCRIPCIÓN

Certificados deFactibilidad

Los Antecedentes, Plano y Certificado que acompaña al expedientepara la emisión del Certificado de Factibilidad es integrada por Númerode Registro, juntando todas las actualizaciones que correspondan por número de registro, estos se encuentran en Archivos de Palancaclasificados por distrito y por año. En la actualidad estos dada suimportancia fueron colocados en un ambiente interno que tiene supropia seguridad, inicialmente estos se encontraban en un armario demadera sobre los gaveteros metálicos, habiendo sido de fácilmanipulación.

Proyectos Aprobadosde Agua Potable yAlcantarillado

Una copia de la revisión y aprobación del proyecto sea de edificios oHabilitaciones Urbanas es entregado al Archivo Técnico, estos seencuentran codificados de acuerdo al gabetero metálico que locontiene, clasificado de igual forma por distrito.

ProyectosRecepcionados deAgua Potable yAlcantarillado

Una copia del proyecto recepcionado es entregada al Archivo Técnico,estos se encuentran codificados de acuerdo al gabetero metálico que locontiene, clasificado de igual forma por distrito, uniéndose en un soloexpediente tanto agua como alcantarillado.Este componente es incluido conjuntamente con el expediente queaprobó su correspondiente proyecto.

Expedientes Técnicos No obran en el Archivo todos los Expedientes Técnicos, pues mucho deellos al ser aprobados con Resolución son remitidos a la Oficina deTrámite Documentario, no estando claro el mecanismo que impera enmateria de trámite de la mencionada información, los pocos expedientesde este tipo que obran en el Archivo se encuentran en los archivadoresmetálicos de 4 cajones y el resto mas antiguo en el estante de madera.

Ampliación de RedesEstos en su gran mayoría son presentados en un plano y en algunoscasos se adjunta una breve Memoria Descriptiva, provienen deproyectos realizados por tercero o también son realizados por laempresa pero en su mayoría costeados por el usuario, estosdocumentos son recepcionados para su archivo. En el rótulo de la

lámina se encuentra inscrito el Número de registro, todos estos enforma conjunta se encuentran archivados en el los Gaveteros de Planosy en archivadores de palanca.

Conexiones EspecialesEste tipo de documento al igual que el anterior es presentado en unplano, conteniendo en su rótulo el Número de registro, estos en formaconjunta se encuentran archivados en los gaveteros de planos, y enarchivadores de palanca. Igualmente se registra el caso de piletaspúblicas.Existen las Láminas Básicas de Agua Potable y Alcantarillado, así como

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DOCUMENTO DESCRIPCIÓNPlanos diversos planos correspondientes a la infraestructura hidráulica, los

cuales se encuentran archivados en el Gavetero de Planos, clasificados

por agua, desagüe, Plan Maestro y otros.

Existe documentación que como producto de intervenciones de estudios y proyectos realizadoshan generado información técnica, la misma que no obra en su totalidad en el Archivo Técnicocomo es el caso del Plan Maestro de Agua Potable y Alcantarillado para la ciudad de Arequipa alaño 2010 realizado por GITEC, así como su correspondiente Estudio de Factibilidad y su Reajuste,de igual manera lo del Cono Norte y Proyectos elaborados por administración directa, para lo cualformalmente se ha solicitado la entrega de las mismas, pues es de entender que en el archivotécnico debe obrar toda la información técnica que la EPS produce ya sea con sus recursos o deterceros.

En el año 1994 se implementó un programa informático de archivo para la Planoteca desarrolladoen FoxPro para DOS, en el cual se ingresaron a esa fecha la documentación existente, utilizandouna codificación alfanumérica en donde relacionaba la ubicación física referida a los gaveterosmetálicos, pero al parecer no fue lo suficiente práctico según opiniones del personal que utilizabadicho programa, este se encontraba instalado en el CPU que era utilizado para tal fin en laPlanoteca, este correspondía a un procesador 486, el cual al presentar una falla física se perdió lainformación contenida en él, esta computadora también era utilizado por personal de Estudios yProyectos como actividades de apoyo, esto debido a la ausencia de Equipos Informáticosasignados a dicha área.

Como consecuencia de tal percance el Técnico de Archivo procedió a reconstruir los listados enExcel, los cuales a la fecha sirven para efectuar la búsqueda de documentación, constituyéndose

en un Sistema Manual de localización de información física, realizada con la ayuda de lasmencionadas listas.

Es poca la información digital que obra en el Archivo relacionada con la documentación que serecepciona, teniéndose a la fecha un total de 100 unidades magnéticas entre Disquetes y CDs.

Cuadro Nº 5

No. Tipo Documento Cantidad

1. Cds 60

2. Disquetes 40

Total 100

Documentación Digital

V. SERVICIOS QUE OFRECE EL ARCHIVO TECNICO

Existen dos tipos de servicios que brinda el Archivo Técnico tanto para el Área Técnica, Comercialy Operacional como al público en general que se encuentra efectuando algún trámite para lograr los servicios de agua potable y alcantarillado estos son servicios gratuitos y serviciosremunerados.

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Entre los servicios gratuitos se tiene los sistemas de búsqueda de información tanto de proyectoscomo de redes, para lo cual se cuenta con la “Plataforma de Información Catastral” instalada en unpequeño espacio ubicada a la entrada de la oficina de Archivo Técnico, en ella se encuentran encopia las láminas básicas de agua en 90 hojas correspondientes a cada cuadrante del Plano

Básico de Arequipa dentro del ámbito que administra sedapar y 71 láminas de Alcantarillado, enalgunos casos el Técnico en Archivo Técnico dada su amplia experiencia y conocimiento de laEmpresa por sus 46 años que labora en nuestra institución en el área técnica asiste en labúsqueda de información como parte del servicio que se presta a los usuarios.

Cuadro Nº 6

Julio Agosto SetiembreEquipo de Promoción 24 45 33

Equipo de Obras 32 50 28

Equipo de Supervisión 35 37 22

Equipo de Estudios y Proyectos 66 150 53

Jefatura Zonales 15 23 18

Total 172 305 154Fuente : Informe Mensual de Archivo Técnico

Archivo Técnico

AreaA O 2007

Un promedio de 215 casos por mes se registran como solicitudes de búsqueda de información quese atiende, la misma que viene incrementandose por la mayor demanda de servicios.

PLATAFORMA DE INFORMACION CATASTRAL: Lámina del Plano Básico de Arequipa

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Entre los servicios cobrados se tiene que con resolución No. 530-04/S-1002 de fecha 10-02-2004se aprobó la modificación de las estructuras de costos para los servicios complementarios queotorga la Gerencia de Desarrollo, Comercial, Agua Potable y Alcantarillado de la EPS SEDAPAR,

siendo aplicable al Archivo Técnico los siguientes conceptos:Cuadro Nº 7

Part. Descripción Unidad

m2.

Costo de los Servicios Complementarios año 2007(Expresado en Nuevos Soles)

La venta directa son las láminas básicas de agua potable y alcantarillado, así como copia de losCertificados de Factibilidad, para lo cual se solicita al usuario sustente el uso del material que encopia va ha adquirir a fin de demostrar si está autorizado para solicitarlo, se elabora el presupuestode acuerdo a las tarifas aprobadas según formato que líneas abajo se muestra, el mismo que escancelado en ventanilla, solo se toma nota del Número de recibo y se procede a entregar elmaterial solicitado. El Archivo Técnico no cobra directamente por ningún tipo de servicio.

E.P.S. SEDAPAR S.A.

Equipo Catastro Técnico

SOLICITANTE USO:

EXPEDIENTE No. FECHA:

No COSTO

M2 COP. M2

TOTAL

TOTAL Incluido IGV

RECIBO No ARCH, TECNICO V°B°JEFATURA

FORMATO

CONTROL COPIAS - ARCHIVO TECNICO

TIPOCONCEPTO TOTA

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La Mayor parte de Planos elaborados por la Empresa sus originales se encuentran en Kanson, por lo que no están firmados por el profesional proyectista, por lo que se precisa analizar el mejor mecanismo que permita lograr la aprobación de todo el material técnico que obra en el ArchivoTécnico, las copias como venta no tienen la denominación de copia simple, literal, autenticada u

otro tipo, por lo que es necesario mejorar la forma en que se realiza la venta de material.Asimismo en cumplimiento a la Resolución No. 25484-2006/S-1010 de fecha 02-02-2006 sedeclarará algunos rubros de información como reservada, disposición que se deberá tomar encuenta para los fines pertinentes.

En relación a la venta de productos digitales, estos no se dan, no existe ninguna autorizaciónsobre este tema.

VI. PLAN DE TRABAJO – PROGRAMA MODERNIZACION DEL ARCHIVO TECNICO

Las Tareas a realizar para lograr un sistema eficiente que mejore la Gestión del Archivo Técnico seplantea de la siguiente manera:

- Realizar el Inventario Integral de Documentación Física y Digital existente así como acopiar la que se encuentre en otros departamentos y que debe ser derivada al Archivo, con elobjeto de lograr integrar toda la información técnica existente en SEDAPAR, la misma queserá ingresada en un aplicativo digital que permitirá registrar el material bibliográfico,codificar, clasificar y disponer la información por tipo de documento, distrito, entre otrosíndices principales e implementar el sistema de préstamo automatizado con la generaciónde las respectivas estadísticas. También incluirá la validación de la informaciónfundamentalmente referida a suscripción de planos, redefinición de los servicios que prestael Archivo Técnico tanto a las otras áreas de la empresa como al público en general,

elaboración de reglamento y MAPROS correspondiente a las actividades que se realiza enel archivo técnico.- Realizar la indización temática de la documentación inventariada, para lo cual se utilizará

Macrothesaurus, sistema que permitirán ubicar información por su contenido temático, otrocomponente estará referido a la conformación de un sistema de respaldo de informacióntécnica, siendo fundamentalmente en forma digital, Renovación de Equipos comofotocopiadora de planos, Escáner de planos y Escáner formato A4, Fotocopiadora A4 yfundamentalmente la instalación de un sistema de alarma contra incendio.

6.1 Objetivos

• Efectuar el Inventario Integral de la documentación Física y Digital del Archivo Técnico• Mejorar la Gestión del Archivo• Normalizar y Estandarizar procedimientos• Renovación de Equipos deteriorados (Fotocopiadora, Escáner)• Implementación de Muebles para almacenar información nueva y no clasificada.• Readecuación de ambientes del Archivo Técnico.

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6.2 Desarrollo

a. Readecuación de Ambientes

El Archivo Técnico deberá conformarse de un ambiente más amplio y adecuado que permita dar más seguridad al archivo, para lo cual se deberá plantear la modificación correspondiente ygestionar su aprobación e implementación, para lo cual se diseñará la nueva disposición de planta.

El responsable de atender la Planoteca con el personal asistente será el único que hará ingreso asus ambientes, no debiendo permitirse el ingreso a otro personal tanto de la EPS como público, ode lo contrario este deberá ser autorizado. Se precisará adaptar un ambiente adecuado donde seguarda físicamente la información, ambiente que deberá equiparse con el inmobiliario necesariopara comodidad de los usuarios a fin de que puedan realizar las consultas que considerenconvenientes, en este lugar se instalará la “Plataforma de Información Catastral” la misma que seimplementará con Guías de orientación sobre los productos y servicios que se darán a la ventadebidamente aprobados como servicios complementarios aprobados previamente como servicios

complementarios mediante resolución.

b. Implementación de Inmobiliario

Como se mostrara en imágenes en el Diagnóstico Situacional, se hace necesario renovar y ampliar la cantidad de contenedores de documentos, para lo cual se deberá adquirir gaveteros metálicosde 04 cajones, ángulos ranurados, Mueble Porta CDs para el archivo digital , Porta planoshorizontales y verticales, casillero para los carnés y fichas, todo ello para lograr una mejor distribución física del acerbo documentario. Asimismo se deberá dar mantenimiento a los mueblesexistentes dada su precariedad y mal estado físico.

c. Implementación de Equipos

Es conveniente contar con una Fotocopiadora (de planos), para efectos de evitar que los planosque son solicitadas en copia salgan de las instalaciones para su reproducción, evitando así, lamala manipulación y/o perdida de tales.

Se deberá mejorar el sistema de ventilación para lograr un mejor sistema de aireación cuando seefectúa copias en Ozalid, pues el gas que despide el Amoníaco es alto y atenta contra el bienestar de sus trabajadores, asimismo es conveniente que de darse la continuidad en el uso de estesistema de fotocopiado se le proporcione leche para el personal que opera este sistema, esto encumplimiento de lo establecido en los principios de la Salud Ocupacional.

Se deberá solicitar un sistema de detector de humos, para mejor resguardo y seguridad del

material de planoteca, dado su alto grado de vulnerabilidad.

d. Diseño, Programación, Pruebas y Documentación del Aplicativo Digital

Cada unidad entendida como material bibliográfico que es susceptible de ser descrito en unregistro bibliográfico como son los expedientes, planos, videos, CDs, etc. se ingresaran en unaplicativo informático diseñado para tal fin.

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El registro bibliográfico se define como el conjunto de información pertinente a un solo documentoy almacenado en una estructura lógica, única y completa, el registro bibliográfico incluirá ladescripción bibliográfica del documento como información unívoca que permita su correctaidentificación, estos elementos básicos se refiere a elementos como, número de registro, tipo de

documento, fecha de ingreso, autor, título, datos de edición, entre otros.El aplicativo se diseñará e implementara en red a fin que este se instale en puntosdescentralizados el módulo de consulta pensado fundamentalmente para el Área Técnica; estepermitirá al igual que un centro bibliotecario solicitar el material directamente a través de su códigode identificación utilizando fichas.

e. Acopio de Información Técnica

El Archivo Técnico por su naturaleza y función debe tener en custodia toda la información de ordentécnico, para lo cual oficialmente ya se ha solicitado la entrega de información que obra en otrasinstancias a fin de que esta sea entregada al archivo técnico, siendo necesario redefinir algunosprocedimientos a fin de garantizar por ejemplo que todos los Expedientes Técnicos ya sea en

copia o en original sean entregados al Archivo Técnico al igual que aquella información decaracterística digital.

f. Registro de Documentación (inventario)

Se procederá a inventariar toda la documentación física existente en el Archivo incluyendo la quese sume por el acopio y derivación técnica existente en otras áreas, este se efectuará por tipo de documento, se iniciará con los expedientes de Factibilidades y se continuará con losProyectos Aprobados, Recepcionados, Expedientes Técnicos, Ampliación de Redes,Conexiones Especiales, Planos y alguna otra documentación técnica que se clasifique comoproducto del inventario de la información.

Toda la información será primeramente verificada, encuadernada, foliada y catalogada, este últimoproceso se efectuará directamente con el aplicativo digital, para la normalización el sistema seutilizará normas de Catalogación Universales adecuadas a los requerimientos específicos deSEDAPAR, pudiendo ser la utilización de método de clasificación DEWEY ó UBIFIS, luego serotulará los documentos de acuerdo a la asignación de los códigos electrónicos que genere elaplicativo informático y culminando con la colocación en la ubicación física que le corresponda.

Cuadro Nº 8

No. Tipo Documento Cantidad

1. Límites de Factibilidad 1,727

2. Proyectos Aprobados 1,776

3. Proyectos Recepcionados 1,407

4. Expedientes Técnicos 150

5. Ampl. Redes, Conex.Espec. 3,869

6. Planos 2,080

7. Otros documentos 250

8. Información por recuperar 150

Total 11,409

Documentación Física a Inventariar (Estimado)

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Se estima que pueden existir un total de 11400 documentos que formarán parte del materialbibliográfico ha inventariar y 150 dispositivos de almacenamiento magnético.

Cuadro Nº 9

El tiempo estimado que se tomará en realizar todas las fases de catalogación del material

bibliográfico trabajando una sola persona a dedicación exclusiva es 14.5 meses, tiempo que puedeser reducido en proporción directa a la cantidad de recursos humanos que se asignen.

Cuadro Nº 10

No.Tipo Documento Rendimien

to

Minutos Metrado Total

Días

1 Límites de Factibilidad 0.2667 16.00 1,727 5

2 Proyectos Aprobados 0.2963 17.78 1,776 6

3 Proyectos Recepcionados 0.2963 17.78 1,407 5

4 Expedientes Técnicos 0.3478 20.87 150

5 Ampl. Redes, Conex.Espec. 0.1667 10.00 3,864 8

6 Planos 0.1667 10.00 2,080 4

7 Otros documentos 1.0000 60.00 250 31

8 Información por Recuperar 0.3478 20.87 150

9 Información Digital 0.1290 7.74 150

Inventario de Documentación Física yDigital

Duración Estimada

Total de Meses

g. Implementación de Servicios Complementarios

En el marco de l Ley de Transparencia, se definirá que información será considerada comoClasificada, se podrá implementar nuevos servicios complementarios, Venta de Información yServicios, para lo cual estos deberán ser calculados por Especialista de Costos (Estudios y

Proyectos), contar con la aprobación de los mismos vía resolución e implantarlos correctamente enel SISCOM para garantizar su correcta aplicación (facturación), se deberá conocer los códigosasignados por los servicios complementarios a fin de garantizar una correcta aplicación. Tambiénpara dar un servicio más rápido se deberá elaborar los Tarifarios y formas pre-impresas. En lareestructura de los servicios complementarios se deberá clasificar los tipos de copia que se venda;sea esta simple, fedateada, etc., para lo cual se deberá implementar los sellos de acuerdo al tipode copia de información que se provea al usuario que demanda este tipo de servicio.

No. Tipo Documento Cantidad

1. Cds 80

2. Disquetes 70

Total 150

Documentación Digital a Inventariar (Estimado)

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h. Comisión de Planos

Si bien mucha de la información fundamentalmente Planos se pueden conceptualizar comopropiedad intelectual de SEDAPAR, en estos se debe consignarse la firma del profesional que los

aprueba y observándose que muchos de ellos han sido elaborados por personal que ya no laboraen la Empresa, se deberá conformar una comisión a fin de proceder a su revisión y suscripción(firma y Sellado de Planos), no debiendo existir dada la naturaleza de Información Técnica queobra en el archivo Planos y/o Expedientes sin suscripción de aprobación por el profesionalcorrespondiente.

Se definirá y aprobará el nuevo procedimiento de presentación de planos originales al archivotécnico.

i. Instalación del Servicio de Consulta al Material Bibliográfico

A través del aplicativo que se diseñe para la administración documentaria del Archivo Técnico, se

instalarán accesos en puntos estratégicos para facilitar los sistemas de búsqueda por las áreasdemandantes, para ello se asistirán de índices de búsqueda denominados “Descriptores” quepermitirán proporcionar la Ubicación Física del material consultado, para lo cual se implantara laFicha de Solicitud Bibliotecaria la que acompañada con el probable carné de Archivo Técnico quese emita a los usuarios acreditados quedaría en custodia como garantía del material que se retiradel Archivo Técnico.

 j. Sistema de Indicadores de Gestión y Estadísticas

Se formularán variables estadísticas para medir las actividades que realiza el Archivo Técnico,como documentos recepcionados por tipo (Factibilidades, Proyectos Aprobados, ProyectosRecepcionados, Expedientes Técnicos, Planos, Otros).

En cuanto a los Servicios se contabilizará Número de Consultas, Número de Búsquedas deInformación, Número de Préstamos de Material, Documentos más consultados, entre otros.

En relación al componente Financiero, la correcta implantación de Códigos por ServiciosComplementarios y Centros de Costos, permitirá valorizar el Total que por estos conceptos sefactura, propendiendo en el marco de Transparencia e Información clasificada generar mayoresrecursos económicos. Para el caso del servicio de fotocopiado para fines institucionales de igualmanera se podrá valorizar el gasto que generan las unidades demandantes de la empresa.

Se formularán indicadores como elementos informativos del control de cómo funciona unaactividad, para lo cual se hará referencia a parámetros (variables estadísticas) que servirán demagnitud de comprobación del funcionamiento del Archivo Técnico, entonces se formularáIndicadores de utilización (Porcentaje de documentos del Archivo utilizados), Indicadores deProductividad (Promedio de servicios que presta diariamente un bibliotecario) e IndicadoresEconómicos (Gasto primario ocasionado por servicios prestados).

k. Elaboración de MAPROS

Se elaborará el Reglamento Bibliotecario, con el objeto de normar y estandarizar las actividadesque realiza el Archivo Técnico, así como los Manuales de Procedimientos que sean necesarios

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implementar a fin de normar y estandarizar las actividades propias de la Gestión del ArchivoTécnico.

Al finalizar la Primera Etapa que se estima tendrá una duración de 11 meses se emitirá el Informe

Final, debiendo efectuar los ajustes que sean necesarios con el objeto de lograr los productosdescritos, para luego continuar con al elaboración del Plan de Trabajo correspondiente a la IIEtapa.

6.3 Costos de Operación y Mantenimiento

Recursos Humanos Costo/Año(S/.)

Sr. Agustín Samos Ruis 48000

Practicante 6600

Servicios (Mantenimiento de fotocopiadora, impresora, computadora,etc) 1500

Útiles de Oficina ( Papel bobina rollo, papel ozalid, toner, etc) 3000

Total 59100

6.4 Presupuesto del Programa

6.5 Cronograma

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CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN 1

II. CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO TÉCNICO 2

III. INSTALACIONES FISICAS Y MOBILIARIO EXISTENTE 3

IV. INFORMACIÓN FÍSICA Y DIGITAL 7

V. SERVICIOS QUE OFRECE EL ARCHIVO TÉCNICO 9

VI. PLAN DE TRABAJO – PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN 12

VI.1. Objetivos

12VI.2. Desarrollo

13

VI.3. Costos de Operación y Mantenimiento

17

VI.4. Presupuesto

18

VI.5. Cronograma

19

VI.6. Cronograma de Ejecución Física (% de Avance)

20

VI.7. Cronograma de Ejecución Financiera (% de Avance)

20

CUADROS

Cuadro Nº 1 Equipo de Catastro Técnico 3

Cuadro Nº 2 Inventario de Inmobiliario Archivo Técnico 4

Cuadro Nº 3 Inventario de Equipos (Archivo Técnico) 6

Cuadro Nº 4 Información Física y Digital 7

Cuadro Nº 5 Documentación Digital 9

Cuadro Nº 6 Archivo Técnico 10

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Cuadro Nº 7 Costos de Servicios Complementarios años 2007 11

Cuadro Nº 8 Documentación Física a Inventariar 14

Cuadro Nº 9 Documentación Digital a Inventariar 15

Cuadro Nº 10 Inventario de Documentación Física y Digital 15

ANEXOS

Funciones de Técnico de Catastro

Análisis de Precios Unitarios.Ficha de modelo del PMO (Proyecto 01)

Programación de las Inversiones

Plano Propuesto de Redistribución - Ambiente de Planoteca

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