IGAC AÑOS "T,== °̀ 1935 - 2015 Territorial Magdaiena

TODOS POR UN NUEVO PAiS PA: t()L, DA0 IDJeAC■CA

ACTA DE COMITÉ DE MEJORAMIENTO TERRITORIAL MAGDALENA

ACTA No 003/2015

FECHA: Santa Marta, 15 de Octubre del 2015

HORA: 9:00 a 12:00 PM

LUGAR: DIRECCION TERRITORIAL MAGDALENA

ASISTENTES: José de Jesús Villamil Quiroz-Director Territorial Simbad Obispo Hernández-Prof. Univ. Conservación Yanet Perez Bernal-Responsable Área Actualización Maria Gladys Silva- Profesional-Especializada/jurídica Maria Claudia Serrano.- Facilitadora de Calidad Miliam Bolivar Castro- Responsable del CIG Hernan Heli Acevedo- Responsable Mercadeo Inmobiliario Jennifer Cabrales Velázquez- Profesional apoyo Comunicaciones Yuris Ramírez Navarro- Profesional Apoyo Dirección Luis Fernando Alexander-Coordinador SIG Edith Betancourt- Responsable área Informática Yasmin Campo- Responsable PQRDS Fredy Mazenet Gonzalez- Coordinador Conservacion

AGENDA DEL DIA

1. Seguimiento Plan de Acción Anual 2. Seguimiento de Indicadores y Análisis de Datos 3. Análisis Causas Producto No conforme — PNC 4. Seguimiento PQRS 5. Análisis a las ACPM en proceso 6. Seguimiento a los programas y otros temas ambientales 7. Análisis de riesgos (corrupción y Gestion)

DESARROLLO DE LA REUNION

1. Seguimiento Plan Acción Anual

Se realizó el seguimiento al Plan de Acción Anual, con corte al III trimestre del 2015, en el cual se analizaron los siguientes procesos:

Calle 15 N. 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santainarta@igac.gov.co web: www igac.gov.co

AÑOS jp,mioNcco 1935 - 2015 Territorial Magdalena cTODOS POR uN

NUEVO PAIS PAZ [QU'UD IOLICACHZA

• PROCESO DE CONSERVACION CATASTRAL:

En cuanto al proceso de Conservación Catastral para el III trimestre presento un avance del 33%. La meta consolidad de Enero a Septiembre del 2015 presenta un porcentaje de ejecución de 75.95% con un total de 39.892 mutaciones tramitadas.

A pesar que el área de Conservacion está cumpliendo con la meta programada, los responsables manifiestan que la meta sigue siendo muy alta y que se tienen que doblegar para poder dar cumplimiento.

El Director Territorial Manifiesta que los usuarios estan en descontento por la demora de los trámites; a los que los responsables informan que eso es debido a que los controles se encuentran demorados a causa del proyecto de Titulacion.

• PROYECTO DE DEPURACION CATASTRAL

De acuerdo a la meta asignada por la subdireccion de Catastro al plan de Depuración Catastral para el III trimestre la Territorial presento un avance de 7101 predios depurados a corte 30 de Septiembre del 2015. De enero a la fecha el proyecto ha depurado 14.395 predios de 23.015 programados para el termino de siete (7). Lo que equivale a 62%

Con el dato anterior el plan de depuración presenta un avance para el III trimestre del 30.85%

La Responsable del proceso de Depuración manifiesta que se cumplirá la meta siempre y cuando se refuerce el equipo de trabajo, manifestando que a uno de los reconocedores ya se le finalizo el contrato y el otro está próximo a finalizarse.

Hasta la fecha se lleva en avance aproximado del 50% situación que es compleja dado a que se estan acabando los contratos del personal de Depuración así como el del coordinador SIG.

Por otra parte manifiestan que el trabajo realizado por el grupo de Depuración es un trabajo de Calidad, y se han presentado inconvenientes debido a que se han encontrados predios y manzanas mal ubicadas.

• PROCESO DE GESTION DE DIFUSION Y COMERCIALIZACION

De acuerdo a las metas establecidas por la sede central mediante circular CI 37 del 10-02-2015 de ingresos por ventas de productos y servicios es de ($187.748.075), durante el tercer trimestre se realizó una venta de 55.176.880 que corresponden al 29.38% de la meta trimestral

Los ingresos de los meses de enero a Septiembre son por valor de $ 162.190.955 lo que corresponden al 86.38% de la meta anual.

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: vvww igac.gov.co

ala IGAC AN- OS"Tmn.°Ir"1" 1935 - 2015 Tentcnal Magda ena

TODOS POR UN NUEVO PAIS P*Z IQUICI*D IDUCAL■0*

En cuanto a los eventos y ferias la Territorial participo en tres eventos durante el tercer trimestre los cuales se desarrollaron en el Comité de Cafeteros, Hotel Casa Grande y Universidad del Magdalena.

Para las encuestas de Satisfacción del primer semestre la Territorial alcanzo un porcentaje de satisfacción del ciudadano en la Territorial Magdalena fue del 82%; representándose de la siguiente Manera

• Instalaciones y recursos: 83% • Atención del personal: 92% • Atención Telefónica: 19% • Expectativa del servicio: 88%

Cabe resaltar que no se alcanzó en su totalidad la meta asignada debido a que afectaron factores como fueron la Infraestructura del edificio y atención Telefónica, para lo cual la territorial no está de acuerdo debido a las siguientes consideraciones:

• La evaluación fue de 27% de satisfacción por que el 73% de los encuestados no respondieron ya que nunca han utilizado el servicio telefónico para el acceso a los servicios del IGAC

• Si 56 encuestados es el 100% del universo, entonces el 27% equivale a 15 personas que si utilizaron el servicio.

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, la muestra es de 15 encuestas y por lo tanto la calificación debería ser 73% y por lo que afectaría notablemente el resultado final de la encuesta.

Actualmente se está trabajando en la elaboración de las encuestas del II semestre.

Las Responsable del CIG manifiesta que actualmente manifiesta que el plotter se encuentra dañado lo que atrasaría notablemente el proceso, por lo cual solicita al Director solicitar el mantenimiento a la Sede Central

El Director Territorial felicita el grupo de CIG por su compromiso y el trabajo realizado.

• PROCESO DE AVALUO:

La meta programada para la realización de avalúos VIS y administrativos solicitados por entidades del orden nacional, departamental o municipal son de 40 avalúos. Para el Tercer trimestre se presentó un avance de 27.5%, al realizar once (11) avaluos. Para este trimestre no se cumple con la meta de avaluos, dado que no se han presentado las suficientes

Calle 15 N ° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: www igac.gov.co

611 IGAC ANOS 1935 - 2015 Turrtcrial Maur:llena ti PAZ [QUICIAL) 1011CAC,0«

TODOS POR UN NUEVO PAIS

solicitudes por parte de los usuarios, actualmente los funcionarios del área se encuentran en labores de mercadeo en las entidades con el fin de dar a conocer este servicio de la entidad.

Con respecto a lo manifestado por los responsables, el Director Territorial solicita que se debe hacer seguimiento a cada avalúo y presionar a la sede central para la entrega oportuna de estos a los usuarios; actualmente los funcionarios del área, la comercializadora y la Dirección se encuentran en labores de mercadeo en las entidades con el fin de dar a conocer este servicio de la entidad.

El responsable manifiesta que es muy difícil darle cumplimiento a la meta dado a que no se recibe suficientes solicitudes, a lo que el Director informa que envío oficio a la oficina asesora de Planeación con el fin de modificar la meta sin embargo verbalmente le informaron que esta solicitud no es viable.

• PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQRS)

De acuerdo a las Peticiones, Quejas y Reclamos con corte a 30 de Septiembre del 2015 se presentó un avance para el tercer Trimestre de 26.6 %, de un 27% de la meta proyectada

CONSOLIDADO In TRIMESTRE PQRS 2015

%ACUERDO GESTION

PROGRAMADO

% ACUERDO GESTION

EJECUTADO

MESES

NUMERO DE PETICIONES\ (PORO) ATENDIDAS EN EL ME-.. EN TERMINOS LEGALES

NUMEROS PETICIONES pQRD) EN TRAMITE DE

TÉRMINOS LEGALES VIGENTES DENTRO DEL MES

CUMPLIMIENTO DE TERMINOS

JULIO 19 19 100,00% 9,1% 9,1% AGOSTO 16 16 100,00% 9,1% 9,1% SEPTIEMBRE 24 26 92,31% 9,1% 8,4% TOTAL III TRIMESTRE 27% 26,6%, OBSERVACIONES:

Para este trimestre no se cumplió con la meta proyectada, debido a que respondieron 24 oportunamente y 2 fuera de término (1 día de atraso).

A pesar que la territorial magdalena trabaja constantemente para responder oportunamente las PQRSD, como se puede observar en cada uno de los seguimientos efectuados, se evidencia que el indicador SISGES siempre arroja un resultado negativo para la territorial a pesar de que se supera el límite superior, esta situación ya ha sido informada al GIT de PQRS y a la fecha no hemos tenido respuesta alguna.

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: vAvw igac.gov.co

tS IGAC ANOS .srrnsTo GEOCAMCO AGLISTIN COC1•221

1935 - 2015 Ter ftcnal P.tapdaena' cTODOS POR UN NUEVO PAIS PAZ IQUIDA41 SOUCAC1011

• GESTION HUMANA

En el avance realizado en el proceso de Gestión Humana para el periodo del Tercer Trimestre fueron los siguientes:

PLAN DE BIENESTAR SOCIAL 2015

Durante el III trimestre se desarrollaron en la Dirección Territorial siete (7) actividades de las cuales fueron participes funcionarios y contratistas del Instituto como se detalla en el siguiente cuadro

El porcentaje de Cumplimiento de Enero hasta la fecha es de 84% en relación a los diecinueve (19) eventos programados durante todo el año.

CRONOGRAMAPLAN DE BIENESTAR SOCIAL 2015

TRIMESTRE ACTIVIDAD No actividad PROGRAMADO

TRIMESTRAL EJECUTADO EJECUTADO TRIMESTRA

III

BRIGADA DE SALUD

6 32% 7 37,0%

CONMERACION CUMPLEAÑOS JULIO

ANIVERSARIO IGAC

CONMERACION CUMPLEAÑOS AGOSTO

CELEBRACION DIA AMOR Y AMISTAD

PARTICIPACION CAMPEONATO Volleyball

CONMERACION CUMPLEAÑOS SEPTIEMBRE

TOTAL 32,0% 37%

Las evidencias de dichas actividades reposan en la carpeta de Bienestar Social de la territorial

Magdalena.

• MEDICINA PREVENTIVA

Para el III trimestre se continuó con las actividades programadas en el cronograma para el

cumplimiento de las actividades de Medicina Preventiva para lo cual se desarrollaron

actividades como fueron:

Calle 15 N. 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: VAWI igac.gov.co

IGAC GEOGRÁFICO ANOS AcurriN COOÁZZI

1935 - 2015 Temterial Magcbena

oity TODOS POR UN NUEVO PAIS bit to1.110AD CDLICACIók

• Pausas Activas: se realizaron actividades de pausas activas para los funcionarios y contratistas de la entidad, con el fin de mejorar el rendimiento físico y mental, Disminuir

los riesgos que produzca enfermedades profesionales mejorar la relación interpersonal laboral puesto que las pausas activas son un periodo de recuperación del cuerpo, que sigue a los estados de tensión por consecuencia de carga física generada por la

actividad laboral y fuera de esta.

• Ausentismo: Se envió el reporte de ausentismo a la Sede central en el aplicativo

exigido

CRONOGRAMA MEDICINA PREVENTIVA

ACTIVIDAD MES CANTIDAD EJECUTADO % PROG % EJECUT PAUSAS ACTIVAS

JULIO 2 2 8% 8% AUSENTISMO

PAUSAS ACTIVAS AGOSTO 2 2 8% 8%

AUSENTISMO

PAUSAS ACTIVAS SEPTIEMBRE 2 2 8% 8%

AUSENTISMO

TOTAL 24% 24%

De enero a la fecha se lleva un acumulado del 80% en cumplimiento del cronograma de medicina preventiva.

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

En cuanto al cronograma de Seguridad en el trabajo para el III trimestre se ejecutaron ocho (8) actividades de trece (13) programadas, esto es debido a que no la ARL no ha realizado todas las actividades pactadas en el cronograma enviado por la sede central.

El porcentaje de cumplimiento en el Tercer trimestre para las actividades de seguridad y salud en el trabajo fue de: 24%

CRONOGRAMA MENSUAL SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO ACTIVIDAD MES CANTIDAD EJECUTADO % PROG % EJECUT

INSPECCIONES PLANEADAS

JULIO 4 1 12% 3% CONCEPTOS BASICOS DECRETO

1443

SIMULACRO

COPASO

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: VAVY1 igac.gov.co

•ItSTTTlfrO GE-OGKÁRCO Azul-11N coowza IGAC

AÑOS 1935 - 2015 Temtonal Klapdaena

TODOS POR UN NUEVO PAÍS PAZ ZQUIDAD IDUCACiOR

BRIGADA DE EMERGENCIA

MANIPULACION DE CARGA

COPASO AGOSTO 4 2 12% 6%

COMPORTAMIENTO SEGURO EN EL TRABAJO

COPASO

MANIPULACION DE CARGAS

SEGURIDAD VIAL SEPTIEMBRE 5 5 15% 15% DIA DEL AMOR Y AMISTAD Y

CONVIENCIA

COMITÉ CONVIVENCIA

TOTAL 39% 24%

El porcentaje de cumplimiento de Enero a la fecha es del 60%

Las evidencias de dichas actividades reposan en la carpeta seguridad y salud en el trabajo de la territorial Magdalena.

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION

De acuerdo al plan de capacitación para el III trimestre se realizaron capacitaciones en temas misionales y de apoyo a funcionarios y contratistas como se indica en el siguiente cuadro

CRONOG RAMA CAPACITACION TEMAS MISIONALES Y DE APOYO

TRIMESTRE ACTIVIDAD No actividad PROGRAMADO TRIMESTRAL

EJECUTADO EJECUTADO

TRIMESTRA

III

Seguridad Informática

1 9,1% 3 27,3%

Entrenamiento en herramientas de

argumentación oral y escrita

Foro regional territorio caribe la esquina de la

competitividad

Para el III trimestre se obtuvo un porcentaje de ejecución del 27.3% ejecutando tres (3) de las once (11) actividades programadas para el año.

De enero a la fecha se lleva un porcentaje de cumplimiento del: 73%

• GESTION FINANCIERA

El avance proyectado el área de Pagaduría con respecto a los recursos comprometidos, pagados y la apropiación del presupuesto anual con corte a 30 de Septiembre del presente año se detalla en el siguiente cuadro.

Calle 15 N. 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santarnarta@igac.gov.co web: vwvw igac.gov co

therrrtvro GEOGRÁFICO ÁGUITh4 COOAZZI

IGAC ANOS 1935 - 2015 Terracnal Magdzena

TODOS POR UN NUEVO PAIS PAZ tQUIDAD IDLICACIOX

RECURSOS MESES APROPIAPON VIGENTE COUPRDIALSOS 0811GADYES CanIk°tal

AProP ObilAttal A prop

FUNOCNMENOCN'.1.ent

TOTAL

E:N ERO 573.5W 1 15$ 5133.175 77 544 7C-1,339 13% r-,

R..0 5: U9.370.117 5504.05e..)35 5109322.913 19% 1%

kl.¿R= 5: 34e..)::.5e: 5993.375.559 52.X.7e1 154 22% 4%

?la Ri 5: 3/M 375:3::: 51.247.!5Z 1C2 534:.53'.5+:: 12*:, 14%

MAY.) 51 352 .51.513 51.374.C41 .413/J 5503.1 91 te2 e% 1,, JUNC S: 915.55223, 51 4,52.15223Z 573.2 101070 '5% 11- ► Jj_C 51 33,5 513.:.,.5 51.55.3-37.13-9 $397 .3 47.745 1', 7",

AGC SIC S: w.753.54: 51.175.352 .732 51.:9).W.,3.347 e% 5% 5:--.71-1E-V3 SZ C20 .731$25 $1 751211.513 5 1 2a5.119.53 2 3", 9,,

87% 64%

Con anterior se puede evidenciar que el porcentaje de ejecución para el III trimestre fue el siguiente:

Total de recurso comprometidos y ejecutados / total de recursos apropiados en el presupuesto anual = 87%

Total de recursos con pagos u obligaciones / total de recursos apropiados en el presupuesto anual = 64%.

En cuanto al área de financiera solicita a los supervisores verificar para la última cuenta del contratista el Paz y salvo. Sin esta diligenciada no se realizara el pago.

2. Seguimiento de Indicadores y Análisis de Datos

Se realizó la verificación del cargue de indicadores al SISGES correspondiente al III trimestre del 2015 en el cual se puede evidenciar el reporte por parte de los responsables de proceso

A continuación presento un análisis detallado de cada uno de los indicadores y su estado.

ACTUALIZACIÓN: No se asignaron metas de Actualización Catastral para el año 2015, por lo tanto no se han reportado datos en el aplicativo.

CONSERVACIÓN Se evidencia el diligenciamiento correspondiente al mes de Septiembre en el cual se observa que en cuanto al indicador de:

✓ Eficacia Trámite de Mutaciones de Terreno: presenta oportunidad al diligenciamiento de la información, su avance se encuentra en el límite inferior, con un porcentaje de avance del 39% El indicador presenta análisis en la cual informa que el atraso es debido a que se presentan tramites con documentación incompleta que ingresan por

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: VAN/4 igac.gov.co

IGAC AÑOS t.

TODOS POR UN NUEVO PAIS • IQI.HOAD IDLICACM

o warrnrro ceoGRFaco Acurrim cookma

1935 - 2015 Twdonal Magdalena

ventanillas muchos tramite de mutaciones de quinta clase, los cuales al programarse y entregársele al reconocedor este pierde mucho tiempo en terreno en la localización de los predios.

✓ Oportunidad Tramite mutaciones de Terreno: Se evidencia cumplimiento en el diligenciamiento del indicador, sin embargo no se alcanza la meta debido a los saldos que tiene el proceso su estado es Rojo con un porcentaje de avance del 27%. No se cumplió debido a que el número de mutaciones tramitadas en el plazo legal de 30 días es menor que el número de mutaciones de terreno radicadas en el periodo y el saldo de mutaciones de terreno se ha incrementado. Se ajustaran los controles para el cumplimiento de las metas programadas de terreno y depurar el radicador para bajar saldo, ya que muchas mutaciones de quinta no fueron anuladas.

✓ Eficacia Trámite de Mutaciones de Oficina: presenta oportunidad al diligenciamiento, su porcentaje de avance es del 100% encontrándose en el límite superior, Su estado es verde, presenta análisis.

✓ Oportunidad Tramite mutaciones de Oficina: presenta oportunidad al diligenciamiento, su porcentaje de avance es del 73% encontrándose en el límite inferior, Su estado es rojo, A pesar que el indicador subió no se cumplió con éste debido a que las mutaciones de oficina tramitadas en el plazo establecido de 3 días es menor que el número de radicaciones de oficina del mes, a pesar que se tramitaron casi todas las mutaciones radicadas en el periodo, seguiremos controlando lo radicado por estudio de aviso para que se tramiten antes de los 3 días de radicados.

✓ Eficacia Revisiones de Avaluos: Para el mes de Septiembre se reporta porcentaje de avance del 61% en este indicador, Su estado es rojo, el análisis incluido manifiesta que el indicador no se cumplió pesar que subió el número de revisiones de avaluó tramitadas debido al gran número de revisiones que ingresaron y que no alcanzaron a ser grabadas por estar pendiente del control de calidad, se necesita otro coordinador que apoye en el área con amplio conocimiento en la parte técnica catastral, para poder mantener al día no solo el tema de revisiones de avaluó sino los saldos de mutaciones en general.

✓ Oportunidad Revisiones de Avaluos: Se evidencia cumplimiento en el diligenciamiento del indicador, sin embargo no se reporta oportunidad dado que no se cumplió con la oportunidad en ninguna revisión. Su estado es Rojo.

Aunque el área de Conservacion Catastral está cumpliendo con la meta estipulada por la Subdireccion de catastro, se evidencia un porcentaje de ejecución bajo en el SISGES lo cual es a causa de los saldos que presenta el área, por lo cual planeta depurar completamente los saldos debido a que está afectando el SISGES.

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: vnvw igac.gov.co

IGAC Geo~co AN- OS= 1935 - 2015 Ten-bienal Magdalena tTODOS POR UN

NUEVO PAIS PAZ COUIDAD tDUCACIOR

AVALUOS

Para el mes de Septiembre se reportó la información de un avalúo en el cual se registró un avance de 100%. Al realizarse cuatro (6) avaluos; No presenta análisis.

GESTIÓN FINANCIERA

Para el mes de Septiembre se realizó el diligenciamiento del Indicador evidenciando lo siguiente

✓ Ejecución presupuestal de gastos APGN en la vigencia: para este indicador se presenta un avance de ejecución del 92% encontrándose en el límite intermedio. Su estado es Amarillo

✓ Ejecución presupuestal de gastos en la vigencia: para este indicador no se cumple con lo programado al presentarse una sobre ejecución con un porcentaje de 114.55% se evidencia estado rojo en este indicador. Se evidencia análisis correspondientes en sus dos indicadores.

GESTIÓN JURIDICA:

✓ Oportunidad en la elaboración de contratos de ingreso: (No. de Contratos elaborados en el mes/No. de solicitudes presentadas para elaborar contratos)*100

Para el mes de Septiembre no se registró la elaboración de un contrato de ingreso, por lo cual se registra en cero

GESTIÓN HUMANA:

✓ Evaluación del Desempeño: (No de funcionarios calificados/ número de funcionarios de carrera administrativa)*100.

Se cumple con el ingreso de la información en el aplicativo, no se registra para este mes debido a que las calificaciones fueron realizadas en el mes de agosto.

✓ Cumplimiento de ejecución plan funcionarios para capacitar: (Numero de eventos del plan realizados /No de eventos del plan programados para capacitar)*100.

Se cumple con el ingreso de la información registrando un (1) evento de capacitación como fue el foro regional Territorio Caribe esquina de la competitividad. Su estado es verde

✓ Cumplimiento de ejecución de plan de bienestar: (No de eventos del plan realizados/No de eventos programados)*100.

Calle 15 N. 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: www igac.gov.co

a , IGAC AÑ- OS "X=Gcoc,E'"'jc° 1935 - 2015 TerritcÑi Magdalena cTODOS POR UN

NUEVO PIUS PAZ tQUIDAD (011CACI011

Se evidencia el reporte de la aplicación en el aplicativo, para el mes de Septiembre en cual su estado es verde al realizarse once (11) eventos del plan de Bienestar como fue la conmemoración de cumpleaños del mes de Septiembre, participación campeonato voleyball, celebración Día del amor y la amistad adicionalmente se realizaron las actividades correspondiente al plan de Medicina preventiva y seguridad y salud en el trabajo

GESTIÓN EN MEJORA CONTINUA:

✓ Cumplimiento de las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias solucionadas dentro del tiempo legal establecido. (No de peticiones (derechos de petición, quejas, reclamos y denuncias) atendidas en el mes en términos legales/No de peticiones (derechos de petición, quejas, reclamos y denuncias) en trámite de términos legales vigentes dentro del mes)*100

Se da cumplimiento al reporte de la Información en el aplicativo para el mes de Septiembre y se presenta su análisis correspondiente. Para este mes su porcentaje de cumplimiento se encuentra en el límite superior al registrarse un 92%. La funcionaria responsable se compromete a continuar realizando el seguimiento como lo viene haciendo, se evidencia que el indicador presenta problema al reflejarse en Rojo su estado, se han elevado solicitudes de aclaración a la Secretaria General

GESTION DE DIFUSION Y COMERCILIZACION:

✓ Cumplimientos de Ventas: (Recaudo o Ingreso Acumulado/Meta de Ventas acumuladas)*100

Se evidencia reporte correspondiente al mes de Septiembre, se da cumplimiento a la meta alcanzando un 242% recaudado hasta la fecha $ 162.190.955. Su estado es Rojo al sobrepasar el límite superior y presenta análisis correspondiente el cual indica que Se logró la meta programada en certificados, dada la Titulacion de predios del departamento. Se hizo gestión para vender los demás productos y servicios del IGAC. Se solicitó a la sede central considerar bajar la meta de venta de avaluos especiales ya que solo se han elaborado 20 avaluos y ellos entran por ingresos por convenios.

GESTIÓN INFORMATICA:

Se evidencia reporte de cumplimiento para el mes de Septiembre Al presentarse siete solicitudes Su estado es Verde. No presenta análisis correspondiente.

GESTIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS:

✓ Atención de solicitudes del parque automotor de direcciones territoriales: (Número de solicitudes atendidas/Número de solicitudes recibidas)*100

Calle 15 N. 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: stww igac.gov co

ad, IGAC ANOS ""TZoN"coo.E. ° 1935 - 2015 Temtcnal Magdlena

TODOS POR UN NUEVO PAIS 1*2 'Quiera(' f DUCACIOR

Se reporta información correspondiente al mes de Septiembre. Para el cual se recibió una (1) solicitudes de transporte Su estado es verde

✓ Grado de Satisfacción del servicio de transporte a nivel territorial: (Número de solicitudes atendidas con ejecución igual o mayor a cuatro (4)/número de servicio de transporte atendidos)

Se reporta información correspondiente al mes de Septiembre. Su estado es verde

GESTIÓN ADQUISICIONES:

✓ Cumplimiento de los plazos por modalidad de Contratación directa: Sumatoria No de días invertidos en la realización de un proceso de contratación directa/ No de procesos de contratación directa.

Se evidencia el cargue de la información para el mes de septiembre, se da cumplimiento a las metas establecidas, elaborando un proceso de contratación directa. Su estado es verde Con el análisis realizado a los indicadores se puede evidenciar que para el mes de Septiembre todos los procesos cumplieron con su reporte correspondiente.

3. ANALISIS CAUSAS PRODUCTO NO CONFORME — PNC

Para el III trimestre se identificaron y controlaron siete (7) productos No conforme por parte del área de Conservacion catastral en la cual la causa originadora fueron errores de grabación de resoluciones en cambio de nombres, de número de identificación y errores de dibujo, a cada de uno de estos se le realizo el tratamiento de corrección y fueron controlados en su totalidad

Durante el comité se evidencio que el área de conservación está registrando los productos No conformes en el formato establecido en el IGACNET y le está realizando el tratamiento correspondiente a cada uno.

4. ANALISIS DEL PQRD

Para este trimestre no se cumplió con la meta proyectada, debido alcanzo solo el 26.6% del 27% programado, esto es debido a que para el mes de septiembre se respondieron 2 peticiones fuera de la fecha oportuna

A pesar que la territorial magdalena trabaja constantemente para responder oportunamente las PQRSD, como se puede observar en cada uno de los seguimientos efectuados, se evidencia que el indicador SISGES siempre arroja un resultado negativo para la territorial a pesar de que se supera el límite superior, esta situación ya ha sido informada al GIT de PQRS y a la fecha no hemos tenido respuesta alguna.

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarla@igac.gov.co web VAW1 igac.gov.co

Ó 0 IGAC AÑOS "Zr...= 1935 - 2015 Territorial Magcla ena 4 taTODOS POR UN

NUEVO PM P•2 I BU( ACUDA

5. ANALISIS A LAS ACPM

A la fecha se encuentra abierta tres ACPM correspondientes a tres de mejora. A continuación presento un avance del estado de estas acciones:

ACPM 1189 (Fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestion): Acción de mejora abierta el 08/05/2015, el cual se programaron cinco (5) actividades para fortalecer el SGI en la Territorial, a la fecha se presenta un avance 86%, cumpliendo las fechas estipuladas de ejecución de la acción. Con el fin de dar cumplimiento a esta acción se han realizado actividades de Brigada Documentales a los procesos, socializaciones de los nuevos documentos y formatos e informes mensuales del ingreso y comportamiento de los procesos en el aplicativo SISGES

ACPM 1190 (Gestion Documental): Acción de mejora abierta el 08/05/2015, el cual se programaron cinco (5) actividades para fortalecer el proceso de Gestion documental en la Territorial Magdalena, a la fecha se presenta un avance 100%, cumpliendo las fechas estipuladas de ejecución de la acción. Se está a la espera la revisión por parte de control Interno.

ACPM 1231 (Gestion Adquisiciones): Acción de mejora creada el 18-08-2015 con el objetivo de fortalecer el proceso de Gestion de Adquisiciones la acción cuenta con cinco (5) actividades de las cuales se ha desarrollado una (1). En cuanto a esta actividad se realizó el cronograma de socializaciones que se le realizara a los supervisores, igualmente se programó para el día de hoy realizara la socialización de las responsabilidades que ejercen los supervisores de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual de supervisión e interventoría. Así como la elaboración de actas de supervisión, gastos de manutención y liquidación de contratos en el modulo control. Aunque las acciones estan en su curso normal y oportuno, la Facilitadora de Calidad reitera el compromiso con cada responsable para el oportuno tramite de la Accion.

6. SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS Y OTROS TEMAS AMBIENTALES

• Implementación del programa de ahorro y uso eficiente del agua A la fecha se han enviado los formatos F20604-06/14.V1 correspondiente al reporte de consumo de servicios públicos, en dichos formatos se puede evidenciar que para el piso cuatro (4) de la Territorial en consumo de metros cuadrados estuvo estable, sin embargo para el quinto (5) piso se presentó aumento, para lo cual se solicitaron revisiones a la empresa encarda de suministrar este preciado liquido

En cuanto al seguimiento de las fugas durante los meses Julio, Agosto y septiembre se enviaron los formatos (F20602-03/10) en la cual se solicitaron mantenimiento para las fugas que se encuentran en la Territorial en los tanques de sanitario del área de cafetería y baño de mujeres.

Calle 15 N. 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: www igac.gov.co

¿Id) IGAC AÑOS 1935 - 2015 Territcnal Nagdáena t TODOS POR UN

NUEVO PAÍS Mi !QUICIAL/ I DUCACIOE

ihem-runa GEOGRÁFICO AcurrIN COOAZ

Para los lavados de tanques, se informó que la Territorial Magdalena se encuentra en una propiedad horizontal, por tal razón se nos hace imposible realizar un cronograma de lavado de tanques puesto es responsabilidad de la administración del edificio. Sin embargo se remito oficio el día 05-08-2015 mediante radicado EE1253 solicitando a la administración nos informen sobre el cronograma de lavado de tanques que maneja el edificio BCH; a la cual los administradores del edificio manifestaron que se está esperando que la temporada invernal llegue con el fin de que los acueductos se llenen y el servicio de agua se normalice ya se este se encuentra bastante intermitente.

• Implementación del programa de ahorro y uso eficiente de la Energía

A la fecha se han enviado los formatos F20604-11/14.V1 correspondiente al reporte de consumo de servicios públicos, en dichos formatos se puede evidenciar que en los últimos meses se presentaron aumentos en el consumo de energía para la Territorial y U.O.C, el cual es debido a las intensas olas de calor que afronta la costa Caribe, lo que conlleva a que se utilicen abanicos, motobombas y demás equipos que aumentan el consumo de la energía.

En cuanto al seguimiento de los mantenimientos de tipo eléctrico se enviaron los formatos (F20602-03/15) de solicitud de servicio durante los meses Julio, Agosto y septiembre en la cual se solicitaron mantenimiento para el cableado del área de archivo que presento corto circuito, convirtiéndose en un riego latente para la información que hay se almacena.

Igualmente se envió el problema eléctrico que había en la Territorial, debido a que se disparan los tacos constantemente debido a la carga de energía que tenemos, a la fecha fue enviado el Ing. Eléctrico y estamos a la espera de que asignen prepuesto para solucionar el problema

• Implementación del programa del manejo integral de residuos

Se envió a la sede central la cantidad de diecinueve (19) tóner usados, con el fin de reciclarlos en la sede central, dado que en la ciudad no realizan este acopio

Se ha remitido a la sede central los consumos de resmas utilizados en la territorial mediante el formato F20604-11/14.V1, en la cual se realiza el control mensual del papel utilizado en cada proceso

Igualmente se ha reportado el formato huella de carbono F20603-19/15.V2 el cual ha sido entregado mensualmente por el conductor mecánico de la Territorial indicando las cantidades de galones y kilometraje diario utilizado.

• Programa de Implementación Practicas sostenibles

Durante el primer semestre del 2015 se han realizado las socializaciones correspondientes a los temas ambientales, dando cumplimiento al plan de trabajo establecido.

Calle 15 N.° 3.25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: vivn, igac.gov.co

6 IGAC AN-o, wsTrnrro GEOGRÁFICO

A0us-014 coakm

1935 - 2015 Terdonal Magdalena 4 TODOS POR UN NUEVO PAÍS PAZ IQUIDAD (DUCACIOP

Hasta la fecha se han realizado la siguiente socialización

✓ Residuos Peligrosos

Lo anterior se ha realizado con funcionarios y contratistas de la Territorial

• Gestion y Tramite de proceso

Se ha gestionado con la entidad competente en temas ambientales DADMA solicitando el trámite para la publicidad exterior. De acuerdo a lo informado por la oficina DADMA, se solicitan ciertos documentos para darle trámite a la solicitud realizada por el IGAC

Este oficio fue remitido al grupo de Gestion ambiental durante el mes de Marzo del 2015.

La territorial Magdalena continúa con su compromiso ambiental y seguirá dando cumplimiento a las actividades requeridas por el GIT de servicios administrativos y Grupo de Gestion Ambiental.

7. ANÁLISIS DE RIESGOS (CORRUPCIÓN Y GESTION)

Se realizó el seguimiento a los riesgos de Gestion y corrupción de cada proceso de la Territorial, el cual se evidenciaron los controles permanentes que realizan los funcionarios mediante el diligenciamiento de formato de seguimiento y determinación de materialización de riesgos. En estos formatos presentados por cada responsable de proceso se observa que durante el III trimestre no se materializo ningún riesgo.

COMPROMISOS

Se deja como compromiso seguir realizando las socializaciones que se generen de la oficina asesora de Planeación para el cumplimiento del SGI

• Realizar seguimiento al reporte oportuno del SISGES y su análisis correspondiente

• Hacer seguimiento al ingreso de análisis en los indicadores.

• El compromiso y ejecución del Plan de Trabajo Ambiental

• Ejecución oportuna de las ACPM abiertas actualmente

Siendo las 12:00 pm se da por terminada la reunión en la cual se fijaron los compromisos antes descritos, para su debido cumplimiento

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: www igac.gov.co

José deesú Director errito

IGAC ANOS warmsro GeocaAnco

1935 - 2015 Territccial Magd aena

TODOS POR UN NUEVO PA1S PAZ CQUIDAD EDUCACIOP

Se firma por los que intervinieron

Yurirs Ramirez Navarro Prof. Apoyo Dirección

Maria Claudia Serrano Marquez Facilitadora de Calidad

Calle 15 N.° 3-25 pisos 4 y 5 edificio BCH Tels: 421 0047 - 421 0249 Santa Marta e-mail: santamarta@igac.gov.co web: www igac.gov.co

F201

00-0

3/14

.V6

ó w -i--1

TEM

A

.

‘ qh o

*OTR

O EV

ENTO

: Reu

nion

es, E

ntre

nam

ient

o, C

harla

s, J

orna

das,

Cam

paña

s — C

uand

o se

sel

eccio

nala

cas

illa

Capa

cita

ción,

los

asist

ente

s ún

icam

ente

pse

r de

Carr

era A

dmin

istra

tiva

o de

Lib

re N

ombr

amie

nto

y Re

man

Nota

: En

caso

de

requ

erir

deja

r reg

istro

más

am

plio

de

los

tem

as tr

atad

os e

n el

eve

nto

o re

unió

n re

aliz

ada,

em

plee

la a

yuda

de

mem

oria

que

con

tem

pla

este

for (o

, si

empr

e y

cuan

do e

l tex

to n

o se

exc

eda

de la

cap

acid

ad allí

esta

blec

ida

(una

(1)

hoja

). Si

se

nece

sita

más

esp

acio

, ela

bore

el a

cta

resp

ectiv

a. S

i sol

o ne

cesi

ta e

l reg

istro

de

los

asist

ente

s no

impr

ima

la a

yuda

de

mem

oria

FEC

HA

DE

REAL

IZAC

IÓN

o

2 ,

o ..---

1 C) .---

CORREO

ELEC

TRÓN

ICO

o

j O

C-92- .__4

:1--

'

s' ' ‘1

v: d ,

d

1

J (i.)

9,4i• -

","

•

r CV

) C

,

--''''' ) ,

1 , 1 ... fy

b.)-. ' 1

,

. oj o-

W r14.

•

REG

ISTR

O D

E A

SIST

ENCI

A CAPA

CIT

ACIÓ

N

*OTRO

EVEN

TO

GES

TIÓ

N HUM

ANA

TELÉ

FON

O/ E

XT

...0 CY

w ki ) F.)-=' rr-

t‘ -..... ns 'Ni

■13

n 1

--- "'•••■

..

N

q

rl-

CARG

O

LA.

■:,

', <-1 4--

' `'- 1 a e K.,-Z (--,

--k

. -

5,....

,.4.: o .....- %.:■

DEP

END

ENCI

A / G

IT

EN

TID

AD

O E

MP

RE

SA

cA o 'o • •

_NI •,'..-

, i :f., ;4-

—1

(n (_\ 9 b d . .ct'

9;

c• • Q kY

o

---•c .4s. - j

`1 1J

(\ -

%

,4

t v1

Nil z

Q

c

g _

D

1-

r -ei

a ‘,1

O

NOM

BRE e

.4.. .1

5-

1

1

V

1 .1.

1

...

Ir 12, (s)

,i.. 9 -gív- — 0

2 (N V) cr U) co N. CO cm ° •— " '') "*. (r) o N-