taller semana 4 - registros sgc

5/11/2018 Taller Semana 4 - Registros SGC - slidepdf.com

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PROGRAMA SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO9001:2008MÓDULO 3: DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMADE GESTIÓN DE LA CALIDAD – CÓDIGO 257550

ACTIVIDAD SEMANA 4:REGISTROS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PRESENTADO POR: PABLO ANTONIO FARIAS BASTIAS, Psicólogo

PRESENTADO A: MARTHA EMPERATRIZ DE ARCO GUERRERO,Tutora SENA Virtual

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CURSOS VIRTUALES



Sistema de Gestiónde la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENAREGIONAL SANTANDER

OBSERVATORIO TECNOLOGICO

“ISO9001:2008 MÓDULO 3. DOCUMENTACIÓN DE UNSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 4. Actividad Grupal

Fecha:Febrero 2 de 2009

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BOGOTA, SEPTIEMBRE 22 DE 2011

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ÍNDICE

TEMA PÁGINA

INTRODUCCIÓN 2

ACTIVIDAD SEMANA 4

1. Diagrama De Flujo del Procedimiento de Control de Documentos 3

2. Listado Maestro de Documentos - Proceso Misional 4

3. Diagrama de Flujo del Procedimiento de Control de Registros 5

4. Listado Maestro de Registros - Proceso Misional 6

5. Dificultades y Soluciones al Establecer Control Sobre

los Registros y Sobre los Documentos del Sistema 6

6. Tres Ejemplos de Formatos de Registros Requeridos

por la Norma ISO 9001:2008:

5.6.1 Revisión por la dirección 7

8.2.2 Resultados de la auditoria interna 9

8.5.3 Resultados de la acción preventiva 10

7. Conclusiones del Desarrollo de la Actividad 11

BIBLIOGRAFÍA 11

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INTRODUCCIÓN

Dentro del aprendizaje de cómo implementar un Sistema de Gestión de la

Calidad (SGC), una de las etapas más importantes corresponde a lo

referente a la documentación, pues aquí es donde se muestra y demuestra

qué, quién, cómo, cuándo, por qué una empresa hace lo que hace, ello a

través de documentos y registros que son la prueba y el testimonio del

funcionamiento de una organización y de cómo ésta ha ido asumiendo y

orientando sus procesos dentro del enfoque que brinda un SGC.

La siguiente actividad es un ejercicio que busca mostrar la dinámica de la

implementación de registros, la cual puede parecer un tanto engorrosa al

principio pero se advierte en esto una sistematización, un orden que a fin

de cuentas, lo que busca es entregar a la empresa las técnicas y

herramientas para alcanzar mejores niveles de gestión de sus procesos y no

necesariamente implantando nuevos, sino que a partir de los que ya cuenta

la empresa y justamente para dar cuenta de ellos y de su eficacia y

efectividad para el logro de los objetivos de la institución

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ACTIVIDAD SEMANA 4 1

Con base en la documentación presentada durante el desarrollo del cursoDocumentación de un Sistema de Gestión de Calidad:

1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control dedocumentos que aplica o aplacaría en su empresa. (la empresa puedeser una de un estudiante)

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

1 Autor Actividad: Rosa Elvia Quintero Guasca – Tutora Virtual Regional Santander

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2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado

maestro de documentos, con los documentos del Proceso que

escogió.

Código Nombre del Documento Responsable VersiónFecha de

Aprobación

IMP.001.FLDGESTIÓN DE INSUMOS Y

MATERIAS PRIMAS

GERENTE

ADMINISTRATIVO

1.0 12-04-2011

PAN.001.FLD

ELABORACIÓN DE

PRODUCTOS DE

PANADERÍA

JEFE PANADERÍA 1.0 12-04-2011

PAS.001.FLD

ELABORACIÓN DE

PRODUCTOS DE

PANADERÍA

JEFE PASTELERÍA 1.0 12-04-2011

CAF.001.FLD

GESTIÓN DE SERVICIO DE

CAFETERIA

DIRECTOR

OPERATIVO 1.0 12-04-2011

COM.001.FL

DGESTIÓN DE VENTAS

GERENTE

COMERCIAL1.0 12-04-2011

3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros

que aplica o aplacaría en su empresa. (La empresa puede ser una de un

estudiante)

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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE REGISTROS

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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con losdocumentos del proceso que seleccionaron:

CódigoNombre delDocumento

Responsable Ubicación AccesoTiempo

deRetención

DisposiciónFinal

IMP.001.FRMListado deproveedoresaprobados

GERENTEADMINISTRATIVO

GERENCIAADMINISTRATIVA

ESCRITO

DIGITAL2 AÑOS

ALMACENAR COPIADIGITAL ENCD/DESTRUCCIÓN DEARCHIVO FÍSICO

PAN.001.FRM

Listadomaestro dedocumentos

internosPanadería

JEFE PANADERÍA

DIRECCIÓNOPERATIVA

LOCAL

ESCRITODIGITAL

RED

2 AÑOS

ALMACENAR COPIADIGITAL ENCD/DESTRUCCIÓN DE

ARCHIVO FÍSICO

PAN.001.FRM

Listadomaestro dedocumentosinternosPastelería

JEFE PASTELERÍA

DIRECCIÓNOPERATIVA

LOCAL

ESCRITODIGITALRED

2 AÑOS


CAF.001.FRM

Listadomaestro dedocumentosde gestiónde cafetería

- DIRECTOROPERATIVO- GERENTEADMINISTRATIVO

- DIRECCIÓNOPERATIVA- GERENCIAADMINISTRATIVA

ESCRITODIGITALRED

2 AÑOS


COM.001.FRM

Estrategiasdemercadeo yopciones denegocios

- GERENTEADMINISTRATIVO- GERENTE

COMERCIAL- DIRECTOROPERATIVO

-GERENCIAADMINISTRATIVA-GERENCIA

COMERCIAL-DIRECCIÓNOPERATIVA

ESCRITODIGITALRED

2 AÑOS

ALMACENAR COPIADIGITAL EN

CD/DESTRUCCIÓN DEARCHIVO FÍSICO

5. Comenten por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecercontrol sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lomenos una solución a cada dificultad.

Tamaño de la empresa:

• Dificultad: Cuando las empresas son pequeñas no siempre se cuenta con unresponsable de calidad que haga el trabajo de actualizar documentos o

controlar registros, y ello trae como riesgo el seguir usando archivosobsoletos y al final, emplear más papeles de los que se quisiera y necesita.

• Solución: Distribuir las funciones, dejando en claro a los responsables dellevarlas a cabo y las fechas de ejecución.

Conocimiento de la norma:

• Dificultad: El desconocimiento de la norma también puede ser un problema ala hora de realizar control sobre los registros y documentos de formaadecuada y sin incurrir en exageraciones que terminen complicando eltrabajo.

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• Solución: Hacer capacitaciones y seleccionar adecuadamente a los líderes yresponsables.

6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES desu preferencia y elabore un formato de registro para cada uno.

5.6.1 Revisión por la dirección

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8.2.2 Resultados de la auditoria interna

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8.5.3 Resultados de la acción preventiva

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7. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo deesta actividad.

1. El sistema de documentación que se implemente en una organizacióndebe permitir una comunicación sencilla y fluida, en un lenguaje fácilde entender en todos los niveles de la empresa, trasmitiendo unainformación válida, oportuna y confiable, con el fin que todos losempleados en tanto colaboradores participen de ella y puedan

generar un compromiso efectivo en el desarrollo de los procesos.

2. La dirección tiene la responsabilidad de motivar a los colaboradoresde manera que se sientan identificados con las políticas de laempresa y fomentar su participación en forma activa en todas lasetapas del proceso, con lo cual se generará un sentido depertenencia y responsabilidad de los trabajadores que facilitarálograr los objetivos propuestos por la organización para el diseño,implantación, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestión decalidad adoptado por la institución.

3. La base para la divulgación y crecimiento del sistema de gestión decalidad implementado por la empresa lo encontramos en el sistemade documentación adoptado por ésta, el cual debe contar condocumentos y registros que permitan realizar las actividades deseguimiento y control efectivos para formular y desarrollar lasestrategias y planes de mejoramiento que se requieran, para así lograr que la empresa esté inmersa en un proceso de mejora ycrecimiento continuo, como base de su desarrollo organizacional ysocial.

BIBLIOGRAFÍA

Material de estudio, Curso ISO 9001:2008: Documentación de un Sistemade Gestión de la Calidad – Código 257550. SENA Virtual, 2011.

Retroalimentación:

Felicitaciones!!!! Excelente trabajo!!!! Se evidencia manejo del tema.

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