SISTEMA INTEGRADO PLANIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y GESTIÓN

INSTITUCIÓN EL IASS:

Tipo de Entidad: Organismo Autónomo Administrativo creado por el Excmo. Cabildo Insular de Tenerife para la gestión de los servicios sociales especializados en la isla con una población de casi un millón de habitantes.

Antigüedad: 5 años

Personal: más de 1000 personas en plantilla, en principio de distintas culturas el propio Cabildo, Hospitales Sociosanitarios, Personal transferido o Delegado de Comunidad Autónoma…existían 7 convenios ya unificado en convenio único excepción del Delegado.

Presupuesto: 102 millones de euros, con un crecimiento superior al 70% en este periodo y siendo el mayor área del Cabildo en cuanto a presupuesto y personal

DIMENSIÓN TENERIFE EN ESPAÑA

POSICIÓN PROVINCIA TOTAL

1 Madrid 5.964.143

2 Barcelona 5.226.354

3 Valencia 2.416.628

4 Sevilla 1.813.908

5 Alicante 1.732.389

6 Málaga 1.453.409

7 Murcia 1.335.792

8 Cádiz 1.180.817

9 Vizcaya 1.136.181

10 A Coruña 1.126.707

11 Asturias 1.076.635

12 Las Palmas 1.011.928

13 Islas Baleares 983.131

14 Pontevedra 938.311

15 Zaragoza 912.072

16 Granada 860.898

17 Isla de Tenerife 838.877

18 Córdoba 784.376

Si comparamos la población de la Isla de Tenerife, con las 52 provincias españolas, a efectos de tener una referencia, Tenerife se encuentra en el 17º lugar en INE a 1-1-2005.

Probablemente, siga subiendo ya que el ritmo en los últimos 5 años es de un 18,26 %

La Unidad de Planificación, Evaluación y Sistemas de Información.

Cuando se crea el Organismo, se toma la decisión estratégica de crear una unidad específica de Planificación, a la cual se le incorpora la función de evaluación, y se aúna con Sistemas de información.

Igualmente, tiene como responsabilidad el promover políticas de Calidad en el IASS, generando la UPESI.

Unidad de Planificación, Evaluación y Sistemas de Información: es una unidad de carácter horizontal que depende del área de Presidencia y Gerencia.

ORGANIGRAMA DEL IASS

Evolución UPESI (I):

Los primeros esfuerzos se orientan a tener un conocimiento interno de la institución, homogeneizar procedimientos y generar (con apoyo externo) un plan estratégico con horizonte hasta el 2010.

2010

A partir de ahí el foco se va desplazando a asegurar la coherencia de los programas con el plan estratégico, unificar criterios de elaboración de los programas, comprobar los resultados de los programas, … todo esto requiere el diseño de sistemas de información para poder acometer las labores... y se opta por desarrollo interno de una aplicación.

Evolución UPESI (II):

Sistema Integrado Planificación, Evaluación y Gestión:

SIPEG

La aplicación se ha ido realizando en función de las necesidades más imperiosas incorporando módulos y de forma escalable, pero siempre basada en una concepción integral, procurando tener en cuenta las implicaciones para la incorporación de módulos posteriores.

EVOLUCIÓN DE LA APLICACIÓN:

MISIÓN: articulación de un Sistema de Información que sea integrado, que contemple todo el proceso desde la planificación a la evaluación y las distintas dimensiones (económica, territorio, tiempo, indicadores…), funcionando a distintos niveles (áreas, servicios, programas).

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES (I):

VISIÓN: A golpe de clic y a nivel de la Corporación, saber que hicimos el mes pasado y que nos queda por hacer años venideros y funcionando como un Zoom que podamos pasar del detalle a lo general o a la inversa.

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES (II):

VALORES

Corresponsabilidad Gestores. Autogestión: descentralización gestión,

centralización información Aprendizaje compartido. Transparencia: elaboración proyectos,

evaluación.

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES (III):

MARCO CONCEPTUAL EN CALIDAD:

No sigue ningún modelo en sentido estricto pero conceptualmente sus fuentes más próximas están en:

Circulo de Mejora Continua Deming: PDCA al integrar todo el proceso desde la planificación, ejecución, evaluación y actualización.

Cuadro de Mando Integral: considerar distintas perspectivas e hincapié en indicadores... No tan ambicioso como las últimas concepciones BSC como modelo de cambio.

En modelo EFQM si bien participa de varios criterios, su núcleo se puede encuadrar en el criterio 2 Políticas y Estrategias.

Desarrollo e Implantación

Según los casos se ha ido trabajando secuencialmente o en paralelo con los distintos módulos (análisis funcional, desarrollo, implantación y explotación) procurando tener experiencias pilotos en diferentes unidades del IASS antes de su extensión al resto del Organismo.

RESULTADOS OBTENIDOS:

Lenguaje y metodología común, unificación de criterios. Reflexión previa en la elaboración. Necesidad de

definir con más precisión los programas. Conectar e integrar la presupuestación con la

elaboración de proyectos. Conexión entre Planificación estratégica, operativa

y gestión. Sistematizar evaluación, ligándola al ciclo de vida del

proyecto.

RESULTADOS OBTENIDOS:

Documentación: Tener reflejado lo que hacemos.

Acceso: Tener acceso inmediato a lo que hacemos.

Herramienta para la decisión: orientada a decisión y basada en hechos.

Integrar progresivamente dimensiones variables económicas y territoriales, etc.

Concepto de Información: Corriente información como flujo estable no bajo demanda

Concepto tiempo: Superar la barrera de la anualización concibiendo la gestión como un continuo.

TRADUCCIÓN DE RESULTADOS EN LA GESTION DE LA ORGANIZACIÓN:

Memoria Anual: facilita sobremanera la elaboración al proporcionar en gran medida la información.

Documentación Subvenciones: documentación preparada cuando se va a solicitar

Difusión Interna en intranet: habilitación de apartado para consultas contenidos básicos, mejor conocimiento institución por parte trabajadores, mensajería semanal.

Agenda Actividades externas: a través de fijación de hitos temporales

Notas de Prensa: semanales sobre los distintos proyectos

Cartas de Servicios: pieza fundamental para su elaboración

PROCESO

PROCESO I: ELABORACIÓN

Se elabora proyecto con sus contenidos, en las distintas dimensiones (tipología, desarrollo, temporal) el cual esta ligado al Plan Estratégico, siendo este requisito obligatorio, lo cual fuerza a una correspondencia entre la planificación estratégica y el despliegue.

Se presupuesta (la elaboración del presupuesto se hace desde la propia aplicación), se realizan los correspondientes ajustes económicos, y se aprueba el proyecto.

PROCESO II: PRESUPUESTACIÓN

PROCESO III: APROBACIÓN Y AJUSTES

En ese momento y tras la aprobación del proyecto, si es necesario se reformula el mismo, en función de los recursos asignados y se fijan objetivos específicos ya de tipo operativo, los cuales se describen y se fijan los criterios para su evaluación.

PROCESO IV: GESTIÓN Y EVALUACIÓN

Con posterioridad, se realiza la evaluación correspondiente en la vertiente cualitativa, cuantitativa (indicadores) y temporal (hitos).

Igualmente, hay incorporados informes complementarios para evaluar el despliegue del Plan Estratégico, actuaciones en territorio (aún no GIS sino municipalizado), módulo específico para gestión de obras...

VALORACIÓN APLICACIÓN

DEBILIDADES

Mejoras en presentación, intefase: hay que seguir progresando para que sea más atractiva e intuitiva, más amigable con el usuario

Mejoras en compromiso: formación personal y paso de que se cumplimente no como obligación sino con convicción.

FORTALEZAS

Nacido desde la práctica y las necesidades reales de la organización.

Rápida capacidad respuesta en demandas de mejora

Perfiles personalizados en elaboración, consultas, gestión

Modulable y flexible en su utilización

1.- Desarrollo con HTML, Hojas de Estilo (CSS) y Javascript. (Publicable en entornos Intranet, Internet, Extranet)

2.- Lenguaje de Servidor PHP 5.0 portable sobre las plataformas: (Actualmente Windows).

- AS/400, Mac OS X, Novell NetWare, OS/2, RISC OS, SGI IRIX 6.5.x , Solaris (SPARC, INTEL), Windows, Linux

3.- Acceso a Datos usando plataforma ADODB que da soporte para las Bases de Datos: (Actualmente Microsoft SQL Server)

    - MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase, Sybase SQL Anywhere, Informix, PostgreSQL, FrontBase, SQLite, Interbase (Firebird and Borland variants), Foxpro, Access, ADO, DB2, SAP DB, ODBC

DATOS TÉCNICOS

USO:

Para valorar su implantación y desarrollo, se suministran los siguientes datos:

Intranet en aproximadamente 10 centros remotos con acceso

Usuarios aproximados: 100 usuarios activos Evolución Programas en gestión: Año 2004 (118),

Año 2005 (261), Año 2006 (295)

MEJORAS TÉCNICAS EN CURSO

Mensajería: permite mayor interactividad. Ligazón indicadores con lineas del plan y

con unidades y proyectos, no sólo con objetivos.

Evaluación multinivel no sólo por proyectos, sino posibilitar otros niveles: programas, unidades.

Interfase con contabilidad: Ligar no a presupuestos sino a contabilidad, lo cual permite desde la propia aplicación seguir evolución económica.

Extranet: políticas de acceso y seguridad para alimentación de agentes externos

CONTACTO

Juan Lorenzo Hernández Pérez Director de la Unidad de Planificación,

Evaluación y Sistemas de Información, IASS, Cabildo de Tenerife

Email: lorenzoh @cabtfe.es Tfno: 922-84-33-80