Proyecto

Fundamentos de la Gestión de Proyectos

Segunda Parte

Agenda

Repasar las Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto

Repasar las características claves de la Fase de Estructuración

Identificar las actividades y características especiales del PM en la Fase de Planificación

Repaso de la sesión anterior...

Estructuración

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Fase Inicial que permite Analizar y Elaborar

el Proyecto

Con las siguientes Actividades estratégicas

Identificar los requisitos Identificar los Interesados (Stakeholders) Elaborar el Documento del Proyecto

(Acta de Proyecto) Realizar Estudio de Factibilidad Elaborar la presentación Institucional

Debiendo volcar los siguientes Elementos al Acta del Proyecto

Objetivos del Proyecto Beneficios al Negocio Descripción del Alcance (Scope Statement) Entregables Identificados (Modelo OEP) Plan del Proyecto a Alto Nivel Equipo del Proyecto necesario Matríz de Roles y Responsabilidades Opcionalmente...Matríz de Perfiles y

Habilidades requeridos.

Ciclo de Vida de un Proyecto

Estructuración

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Fase que permite detallar y estimar

el Proyecto

¿En qué consiste la Fase de Planificación?

En la elaboración del denominado:

Para ello, utiliza el enfoque de

“la Triple Limitación”

Plan de Gestión del Proyecto

Triple Limitación (Restricción)

Alcance / Calidad

Tiempo Costo

-Idoneidad para el uso-Cumplimiento derequerimientos

Y la ejecución de los siguientes Procesos:

Gestión del Alcance, mediante: La planificación del Alcance y la creación del EDT (Estructura de Desglose de

Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) utilizando el Modelo OEP

Gestión del Tiempo, mediante: La elaboración del diagrama de Red y La Construcción del Cronograma

Gestión del Costo (Presupuesto), mediante: La elaboración del presupuesto detallado

¿En qué consiste la Planificación del Alcance?

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Entregable 1

Entregable 2

Entregable 3

Entregable 4

Entregable 5

Entregable 1.1

Entregable 1.2

Entregable 3.1

Entregable 3.2

Entregable 3.3

En la elaboración del OEP

Y luego, en la construcción del EDT o

WBS

Que consiste en el desglose de todos los entregables hasta el nivel más bajo que se denominan

“paquetes de trabajo”

Es programable Es asignable Es controlable

Consideraciones claves para un EDT o WBS

exitoso

Que el objeto (entregable) o “paquete de trabajo” contenga el estado esperado (ej.: foto digitalizada, foto retocada)

Que cada “paquete de trabajo” no se extienda más de dos reuniones de trabajo (avance)

Que cada “paquete de trabajo” esté asociado siempre a un entregable del proyecto

¿Cómo se vería un WBS?

Exposición XExposición X

InvitacionesInvitaciones StandStand PresentaciónPresentación ........

Lista Inicial Invitados

Lista Inicial Invitados

InvitaciónElectrónica

InvitaciónElectrónica

ConfirmaciónTelefónica

ConfirmaciónTelefónica

Lista Final Invitados

Lista Final Invitados

Texto de la Invitación

Texto de la Invitación Logo escaneado

Logo escaneadoFotos digitaliz.

Fotos digitaliz.

Otra forma de elaborarlo:1 Entregable A

2 Entregable B

2.1 Entregable B.1

2.2 Entregable B.2

Comentarios Adicionales

El PM es responsable de costear, entregar y controlar los “paquetes de trabajo”Cada “paquete de trabajo” podrá ser subdividido por el equipo de trabajo en otros paquetes o tareas

¿En qué consiste la la Gestión del Tiempo?

En la elaboración del denominado:

DIAGRAMA DE RED: que permitirá relacionar las tareas del proyecto y descubrir el camino crítico

y

CRONOGRAMA DEL PROYECTO: que permitirá llevar las tareas del proyecto a la vida real asociándole fechas, recursos y dependencias de cada tarea

Construcción del Diagrama de Red

D

COMIENZO FIN

6

5

B

7

F

AC E G4

8 5 7 8

H

Cada burbuja representaría

una tarea

Duración deuna tarea = Esfuerzo / Cantidad

Descubrimiento del Camino Crítico

AC

D

E G

COMIENZO FIN

4

6

8 5 7 8

5

B

7

F

H

Denotaría el camino máslargo de la red con la menor

duración del Proyecto

Holgura: tiempo de atrasoen inicio de las tareas

sin afectar el camino crítico

Logrando, de esta manera...

Obtener la duración total del Proyecto Detectar la toma de decisiones estratégicas en

la Fase de Estructuración Identificar el conjunto de acciones que se

podrían ejecutar en paralelo (conocido como técnica de Fast-Tracking)

Identificar las acciones del Camino Crítico que necesitaran mayor cantidad de recursos (conocido como técnica de Crashing)

Tipos de Estimaciones

Bottom-Up

Simulación de MontecarloPara determinarConvergencia

de caminos

Pert (c/tres estimaciones) OptimistaPesimistaMás probable

=(O + 4M + P) / 6

Paramétrica (precio*cantidad)Cuando se conoce la

cantidad

Análoga o Top-Down

Ventajas y Desventajas de los tipos de Estimaciones

Ventaja Desventaja

Bottom-Up Es el más exacto Requiere mayor esfuerzo

Top-Down Es el más rápido Puede resultar inexacta sin la experiencia adecuada

Paramétrica Se anticipa el costo por línea de código, pantallas o puntos de función

Requiere conocimiento previo por proyecto parecido

PERT Se puede obtener fácilmente la desviación estándar (=P-O)/6

Requiere profesionalismo y honestidad

¿Cómo hacer una estimación de esfuerzo

exitosa?

Documentando todos los supuestos de la estimación

Utilizando rangos

20 días con un 75% 25 días con un 25%

Permitiendo queparticipe

Esf= Hs hombreTT= Hs hom / Recursos

Estableciendo un nivel de confianza de la estimación

Consultando al responsable de ejecutar la tarea

Reconociendo que la estimación no es una Negociación

Utilizando los conceptos de “Esfuerzo” y “Tiempo transcurrido” Utilizando el “Profesionalismo”, la “Honestidad” y el “Conocimiento Previo”

Recordar siempre...

Que una estimación es buena en la medida que:

Sea confiable (dependiente de supuestos que se encuentren documentados)

Sea sincera (sin poner colchones porque sí)

Sea auditable (verificable)

Existen tres niveles de exactitud en las

estimaciones

De Orden de Magnitud -25% +75%

De Presupuesto -10% +25%

Definitiva -5% +10%

Estructuración

Planificación

Y por último, elaborar el Cronograma

Que significa asignar las tareas a recursos y calendarizarlas

DIA 0 3 6 9 12

RECURSO 4 4 2 2 1 1 3 3 1 1 1

C

A

B

D

¿De qué manera construir el Cronograma?

Definiendo fechas claves externas (lanzamiento del producto, feriados, etc)

Definiendo y documentando las variables básicas del calendario de trabajo: Cuántos días por semana se trabaja en el proyecto Horario – Tiempos dedicados al almuerzo Vacaciones, Eventos de la Organización, etc

Validando la disponibilidad de recursos Asignando los recursos a las actividades Nivelando los recursos

La ejecución ordenada de los pasos, permitirá obtener:

Un Plan del Proyecto sólido y consistente

La definición detallada del Alcance del Proyecto, aplicando el Modelo OEP

La compra del Plan del Proyecto por parte del Equipo

La posibilidad de justificar la inclusión de cada tarea en el Plan del Proyecto