procedimiento general para establecer el registro de

18 de junio de 2014

RECTORES, DIRECTORES DE OFICINAS DE COMPRAS Y PRESIDENTES DE JUNTAS DE SUBASTAS DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ESTABLECER EL REGISTRO DE

Administración Central Universidad de Puerto Rico

Oticma de LICITADORES PARA LAS OFICINAS DE COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD DE Asuntt1s Lcgak-.

PUERTO RICO

Luego de diversas solicitudes para revisión al procedimiento de referencia surgidas por algunas oficinas de compras del sistema universitario, les remito el mismo con algunos cambios realizados, aprobados por el Presidente.

La revisión se realizó, ya que las oficinas de compras manifiestan problemas recurrentes con el Registro de Licitadores para poder atraer el ingreso al mismo de éstos al sistema, por lo oneroso de los requisitos exigidos, en especial los documentos que se les requiere que suministren.

Conforme lo solicitado, el Presidente de la Universidad de Puerto Rico aprueba el Procedimiento General para Establecer el Registro de Licitadores para las Oficinas de Compras de la Universidad de Puerto Rico, preparada por la División de Sistemas y Procedimientos de la Administración Central. Queda derogado el Procedimiento emitido el pasado 22 de julio de 2013.

LVR/srt/300.0238.c;..drcular(Proc.Gen.~IJdtadores)

Anejo

Patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo M/MNi1

Jardín Botánico Sur 1187 Calle Flamboyán San Juan, Puerto Rico 00926-1117

(787) 250--0000 Fax (787) 250-0821

Procedimiento General para establecer el Registro de Licitadores para las oficinas de compras de la Universidad de Puerto Rico

División de Sistemas y Procedimientos Marzo 2014

CONTENIDO

Artículo l. Titulo .............................................................................................. 1

Artículo 2. Base legal ......................................................................................... 1

Artículo 3. Propósito y Aplicación ........................................................................ 1

Artículo 4. Definiciones ...................................................................................... 1

Artículo 5. Solicitud de Ingreso al Registro de Licitadores .......................................... 2

Artículo 6. Documentos básicos y esenciales para incluir a los licitadores en

el Registro de Licitadores ..................................................................... 3

Artículo 7. Contenido del Registro de Licitadores ..................................................... 6

Artículo 8. Requisitos para presentar una Solicitud de Reconsideración de Ingreso al

Registro de Licitadores ........................................................................ 6

Artículo 9. Proceso de Denegación o Exclusión del licitador en el Registro de Licitadores ... 7

Artículo 10. Obligación de las personas naturales o jurídicas incluidas en

el Registro de Licitadores ................................................................... 8

Artículo 11. Proceso para la eliminación de un licitador del Registro de Licitadores .......... 8

Artículo 12. Proceso especial o excepcional para la adquisición de bienes, materiales

o servicios no personales ..................................................................... 9

Artículo 13. Recertificación .•.•.•. , .. , .................................................................... 10

Artículo 14. Formularios .................................................................................. 10 A. Documentos Esenciales para Completar el Registro de Licitadores B. Solicitud de Ingreso al Registro de Licitadores

Artículo 15. Derogación .................................................................................... 11

Artículo 16. Vigencia ........................................................................................ 11

Artículo l. Titulo

Este procedimiento se conocerá como Procedimiento General para establecer el Registro de Licitadores para las oficinas de compras de la Universidad de Puerto Rico.

Artículo 2. Base legal

La base legal para establecer este Procedimiento se realiza conforme a las disposiciones contenidas en el Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios no Personales de la Universidad de Puerto Rico, Certificación Número 30 (2008-2009),

según enmendado por la Junta de Gobierno.

Artículo 3. Propósito y Aplicación

A. Este Procedimiento tiene el propósito de establecer las medidas de control que regirán la aceptación y eliminación de los licitadores que formar parte del Registro de Licitadores durante el proceso de adquisición de equipos, materiales y servicios no personales en la Universidad de Puerto Rico.

B. El mismo permitirá la creación de un Registro de Licitadores previamente cualificados, a los efectos de asegurar que los participantes en la adquisición equipos, materiales o servicios no personales en la Universidad de Puerto Rico sean suplidores aptos, competentes y que cumplan con la presentación de los documentos acreditativos de su cumplimiento con las regulaciones de las instrumentalidades del Gobierno, sus Leyes y Reglamentos.

C. Será de aplicación a las transacciones de adquisición de equipos, materiales y servicios no personales realizados por las oficinas de compras de la Universidad de Puerto Rico, excepto aquellas adquisiciones establecidas en los artículos del 8 hasta el 18 del Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No

Personales de la Universidad de Puerto Rico y el Artículo 12 del Procedimiento General para establecer el Registro de Licitadores para las oficinas de compras de las

unidades.

Articulo 4. Def"miciones

Las frases y términos utilizados en este Procedimiento tendrán el siguiente significado:

A. Licitador - Persona natural o jurídica disponible e interesada en contratar y en comparecer mediante la presentación de oferta en subastas o en solicitud de propuesta sellada (Request for Proposal) en la Universidad de Puerto Rico.


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B. Registro de Licitadores - Registro en el cual constan las personas naturales o jurídicas certificadas por la Oficina de Compras para licitar en la Universidad de Puerto Rico. Los licitadores cualificados podrán comparecer en la presentación de ofertas en subastas y en solicitudes de propuestas selladas de la Universidad.

C. Solicitante - Licitador que presenta una solicitud de ingreso al Registro de Licitadores.

D. Panel de Reconsideración - Tendrán a su cargo las peticiones de reconsideración que se originen en las Unidades Institucionales de la Universidad relacionadas con el Registro de Licitadores. El Panel estará constituido por dos (2) funcionarios o empleados designados por el Presidente de la Universidad y uno (1) designado por el Rector de la unidad institucional concernida Ninguno de los miembros designados podrá ser miembro de una Junta de Subastas.

E. Subasta - Procedimiento de solicitar ofertas para la adquisición de equipos, materiales y servicios no personales en la Universidad. Dicho proceso requiere se realice en forma competitiva entre los licitadores y cumpla con las condiciones y especificaciones establecidas por la Universidad.

F. Universidad- Universidad de Puerto Rico. G. Reglamento - Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No

Personales de la Universidad de Puerto Rico. H. System For Awards Management (SAM) - Sistema en el cual se verifican los

nombres de individuos y compañías que no pueden recibir pagos provenientes de Fondos Federales.

l. Certificación de Elegibilidad - Documento preparado por la Oficina de Compras donde se certifica que el licitador ha cumplido con los requisitos de ingreso al Registro de Licitadores de la Universidad.

Artículo 5. Solicitud de Ingreso al Registro de Licitadores

A. La oficina de Compras de la Administración Central podrá publicar un anuncio en un periódico de circulación general o por medio de métodos electrónicos oficiales en la Universidad, invitando a los licitadores a ingresar al Registro de Licitadores. Esta publicación podrá hacerse una (1) vez al afio. Además, podrá hacerse en conjunto entre una o más oficinas de compras de la Universidad.

B. La elegibilidad de un licitador en el Registro podrá ser validado y de aplicación en todas las unidades del Sistema Universitario.

C. El anuncio de ingreso al Registro de Licitadores indicará el lugar donde pueden recoger y presentar la solicitud de ingreso y los documentos requeridos.

D. La solicitud se podrá acceder por medio electrónico o estará disponible en las Oficinas de Compras.


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E. La Solicitud de Ingreso al Registro se mantendrá disponible a través del portal electrónico de la Universidad.

F. Cualquier licitador podrá solicitar su ingreso al Registro de Licitadores sin invitación previa y completar la solicitud en la Oficina de Compras.

G. El personal a cargo en la Oficina de Compras verificara que la solicitud este cumplimentada en todas sus partes y que se incluyan todos los documentos requeridos.

H. Una vez evaluada la solicitud y se determina que falta información o no incluye todos los documentos, se le comunicara al licitador y se le solicitara la información que falte.

l. Cuando el licitador someta los documentos requeridos el empleado encargado en la Oficina de Compras, los revisará y de cumplir con todos los requisitos, le comunicara por escrito su elegibilidad al Registro. La elegibilidad tendrá una vigencia de un año a partir de la fecha del recibo y cumplimiento de requisito establecidos independientemente de la fecha de vencimiento. A esos efectos la Oficina de Compras emitirá al licitador una Certificación de Elegibilidad. No obstante, antes de que se otorgue una subasta, servicios no personales o contrato si alguno de los documentos se ha vencido renovara los documentos necesarios dentro de diez (10) días antes de la adjudicación.

Artículo 6. Documentos básicos y esenciales para incluir a los licitadores en el Registro de Licitadores

A. Los licitadores suministrarán la siguiente información: '

1. Solicitud de ingreso al Registro de Licitadores completada y en original. 2. La solicitud será entregada a la Oficina de Compras, por correo regular, o correo

electrónico a la atención del director( a) de la Oficina de Compras. 3. Certificación vigente del Registro de Licitadores expedido por alguna unidad

institucional de la Universidad. 4. Para ser ingresado al Registro de licitadores someterá los documentos descritos a

continuación: a. Certificación de No Deuda del Departamento de Hacienda b. Certificación de Radicación de Planilla para los últimos cinco años c. Primera página de la Planilla de Contribución del último año, ponchada por el

Departamento de Hacienda. d. Certificación de No Deuda de ASUME (individual o corporativa,

según aplique) e. Certificación de No Deuda del CRIM, propiedad mueble e inmueble. f. Certificación de Póliza del Fondo del Seguro del Estado g. Certificación de No Deuda del Seguro por incapacidad - Departamento del

Trabajo. (si aplica)


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h. Certificación al amparo de la Ley Núm. 458 de 2000, según enmendada -donde el licitador como persona o empresa no haya sido objeto de investigación o procedimiento civil o por hechos relacionados al erario público o función pública que envuelva fondos o propiedad pública estatal o federal.

1. Declaración Jurada donde indique que no tiene conflicto de intereses y que no representa un conflicto de intereses para la Universidad.

j . Certificación haciendo constar que conoce el Código de Ética de Contratista, Suplidores y Solicitantes de incentivos económicos de las Agencias Ejecutivas.

k. Certificado de Registro de Comerciante del Departamento de Hacienda (IVU). l. Certificación o evidencia de que es un licitador registrado por US. General

Service Administration (GSA). 5. Certificación autorizando a las personas que podrán firmar ofertas 6. Lista de contratos con agencias del gobierno estatal o federal en los últimos cinco

años. 7. Lista de contratos con empresas privadas en los últimos dos años. 8. Certificado de Relevo de Retención 7% - Departamento de Hacienda (si aplica) 9. Referencias bancarias y comerciales (si aplica) 10. Certificación de No Deuda del Interna[ Revenue Service (IRS) (si aplica) 11. Certificado del Departamento de Salud (Federal o Estatal) (si aplica) 12. Ley de Preferencia por su Inversión en la Industria de Puerto Rico (si aplica). 13. Certificación de licitador adscrito a la US General Service Administration (GSA), (si

aplica). 14. Certificación de Pymes. (si aplica).

B. En corporaciones y sociedades de responsabilidad limitada o sociedades especiales domésticas, proveerá la documentación aplicable mencionada en el Artículo 6 (A) que apliquen y los siguientes documentos: l. Resolución Corporativa designando a las personas autorizadas a firmar por el ente

corporativo o jurídico 2. Certificado de Incorporación del Departamento de Estado 3. Certificado de Good Standing del Departamento de Estado

C. En caso de individuo, no residente extranjero se deducirá y retendrá el veintinueve (29) por ciento de los pagos efectuados. Si, el individuo no residente y es ciudadano de Estados Unidos se le retendrá el veinte (20) por ciento. (Sección 1147 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico).


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D. En corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades especiales o empresas foráneas dedicadas a hacer negocio o industria en Puerto Rico, presentará lo siguiente: l. Certificación de Hacer Negocios en Puerto Rico del Departamento de Estado (si

aplica) 2. Certificación de No Deuda del Departamento de Hacienda (si aplica) 3. Los documentos mencionados en el inciso B de este Artículo 6 (si aplica) 4. Cualquier otro documento del Artículo 6 (A) que se estime necesario (si aplica)

E. Todo solicitante que tenga deuda con cualquier agencia gubernamental, someterá copia del plan de pago acordado con la instrumentalidad o entregar documento oficial que certifique el pago total de la deuda.

F. Una vez el solicitante someta todos los documentos requeridos, la Oficina de Compras los evaluará y notificará prontamente al solicitante su determinación. En la evaluación se verificará que el solicitante no esté incluido en el System For Awards Management (SAM). En el sistema aparecen registrados los nombres de individuos o compañías que no pueden recibir pagos provenientes de Fondos Federales.

G. Una vez completados los requisitos por el solicitante la Oficina de Compras expedirá un certificado de elegibilidad con término de tres (3) años a partir de su expedición, independientemente de la fecha de vencimiento de los documentos sometidos. No obstante, antes de que se realice alguna transacción o adjudicada una oferta o firma de contrato, el documento cuya fecha este vencida será renovado dentro del término de diez (1 O) días antes que se lleve a cabo la adjudicación final.

H. Si el licitador no cumple con lo establecido en el procedimiento de licitadores o con el Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico, la Oficina de Compras podrá denegar su inclusión en el Registro de Licitadores. Tal determinación será notificada por escrito al solicitante y se le advertirá de su derecho a solicitar reconsideración de la determinación.

l. Cada Oficina de Compras mantendrá actualizado el Registro de Licitadores que podrá ser compartido para uso de todas las unidades institucionales. El Director(a) de Compras podrá validar la elegibilidad de un licitador incluido en el Registro de Licitadores de cualquier Oficina de Compras del sistema universitario. El mismo podrá estar disponible en el portal electrónico de la Universidad de Puerto Rico o en la unidad institucional correspondiente. Los Registros de Licitadores se pondrán a disposición de las agencias e instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico o Gobierno Federal que lo soliciten, salvaguardando la confidencialidad de la información y conforme a las leyes estatales o federales aplicables.

J. El solicitante que no esté conforme con la decisión de la Oficina de Compras podrá solicitar reconsideración al Panel de Reconsideración dentro de los diez (1 O) días calendario de haberse notificado la decisión de la Oficina de Compras.


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K. Podrán solicitar reconsideración al Panel de Reconsideración las personas naturales o jurídicas cuando la Oficina de Compras deniegue una solicitud de admisión o reingreso al Registro de Licitadores o cuando la Universidad aplique penalidades o sanciones a un licitador incluido en el Registro.

Artículo 7. Contenido del Registro de Licitadores

A. El Registro contendrá: 1. nombre de las personas naturales o jurídicas. 2. nombre de la compañía y tipo de negocio o actividad a la que se dedica. 3. dirección fisica y postal, incluyendo la del negocio, números telefónicos y

facsímil. 4. dirección electrónica 5. nombre de las personas autorizadas a firmar ofertas. 6. número de registro del Departamento de Estado cuando es una corporación

o sociedad. 7. número de licencia de la profesión u oficio o de operación de la

organización y fecha de vigencia. 8. documento legal donde se establece la corporación, sociedad o negocio

individual que contenga la fecha donde se creó la entidad. 9. número de seguro social patronal o identificación patronal. 1 O. Se podrá incluir aquella otra información que sea necesaria o esencial

conforme a lo que establece el director( a) de compras. B. Se podrá solicitar de los licitadores el número de cuenta bancaria e información

relacionada para realizar pagos electrónicos. C. La información de los licitadores incluidos en el Registro será revisada a los fines de

actualizar el expediente por las oficinas de compras al menos anualmente.

Artículo 8. Requisitos para presentar una Solicitud de Reconsideración de Ingreso al Registro de Licitadores

1. Toda solicitud de reconsideración de una decisión de exclusión o denegación para formar parte del Registro de Licitadores, o de la imposición de una sanción o penalidad será presentada ante la Oficina del Secretario del Panel de Reconsideración dentro de los veinte (20) días calendario contados a partir de la fecha de depósito en el correo de la notificación de la decisión.

2. Toda reconsideración será solicitada presentando una Petición de Reconsideración por escrito firmada por la parte interesada o su abogado o agente autorizado que contenga la siguiente información:


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a. Nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y facsímil del licitador solicitante. b. Exposición fundamentada de todos los hechos y cuestiones de derecho en que se

fundamenta su solicitud. c. Copia del aviso emitido de exclusión o denegación de ingreso en el Registro de

Licitadores o de la notificación de la imposición de una penalidad o sanción de la Oficina de Compras.

d. Especificación del remedio que se solicita. e. Certificación que evidencie haber remitido, en la misma fecha de presentación,

copia de su petición de reconsideración o correo certificado con acuse de recibo a todos los licitadores en caso de subastas, al Director de Compras de la Unidad o a la persona o entidad de cuya decisión se recurre según corresponda Este requisito será de cumplimiento estricto.

f. La presentación y notificación de una petición de reconsideración también podrá hacerse por medios electrónicos que ofrezcan constancia de la fecha de su envió, tales como facsímil o correo electrónico (fonnato pdf) y otras.

g. El Secretario (a) del Panel de Reconsideración anotara en la Petición presentada la fecha y hora en que el escrito fue recibido y lo remitirá al Panel lo antes posible.

Artículo 9. Proceso de Denegación o Exclusión del licitador en el Registro de Licitadores

Cuando se realice la evaluación inicial para el ingreso al Registro de Licitadores y se complete el cotejo de los documentos donde se deniega el ingreso o se excluya al licitador ya registrado, se notificarán las razones para la determinación.

Además, se seguirá el siguiente proceso: a. En ambos casos, tanto en denegación como en la exclusión, el licitador tendrá

el derecho a solicitar reconsideración al Panel de Reconsideración de la Universidad dentro del término de veinte (20) días calendario, a partir de la fecha de depósito en el correo de la notificación de la decisión.

b. Toda notificación al licitador tendrá que efectuarse por escrito. c. De no someter los documentos requeridos o solicitar la reconsideración dentro

de los veinte (20) días calendarios de recibir la notificación, se entenderá que no interesa estar incluido en el Registro de Licitadores.

d. La parte afectada por una resolución parcial o final podrá, dentro del término de veinte (20) días desde la fecha de archivo en autos de la notificación de la resolución u orden, presentará una moción de reconsideración de la resolución.

e. La Universidad dentro de los quince (15) días de haberse presentado dicha moción deberá considerarla Si la rechaza de plano o no actúa dentro de los quince (15) días, el ténnino para solicitar revisión comenzará a correr nuevamente desde que se notifique dicha denegatoria o desde que expiren esos


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quince (15) días, según sea el caso. Si se tomare alguna determinación en su consideración, el término para solicitar revisión empezará a contarse desde la fecha en que se archiva en autos una copia de la notificación de la resolución de la universidad, resolviendo definitivamente la moción cuya resolución será emitida y archivada en autos dentro de los noventa (90) días siguientes a la radicación de la moción.

Cuando la Universidad no tome alguna acción con relación a la moción de reconsideración dentro de los noventa (90) días de haber sido radicada una moción acogida para resolución, perderá jurisdicción sobre la misma y el término para solicitar la revisión judicial empezará a contarse a partir de la expiración de dicho término de noventa (90) días salvo que el tribunal, por justa causa, autorice a la Universidad una prórroga para resolver, por un tiempo razonable.

Artículo 10. Obligación de las personas naturales o jurídicas incluidas en el Registro de Licitadores

a. Actualiz.ar la información suministrada para mantenerse elegibles en el Registro

b. Mantener actualizada su dirección fisica, postal y electrónica. c. Cualquier otra obligación que la Universidad ordené incluir y que en derecho

proceda. d. Cumplir con los términos y condiciones de las subastas, contratos que se

adjudiquen y con lo establecido en el Registro de Licitadores.

Artículo 11. Proceso para la eliminación de un licitador del Registro de Licitadores

A El Director( a) de Compras, previo asesoramiento de la Oficina de Asuntos Legales, podrá cancelar la certificación de elegibilidad de un licitador previamente incluido en el Registro de Licitadores si no mantiene los requisitos que establece este Procedimiento, o si no cumple con el Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico o si incurre en alguna de las siguientes acciones:

1. Violaciones a las leyes y Reglamentos del Gobierno de Puerto Rico y del Gobierno Federal.

2. Convicciones por delito contra el erario, la fe y función pública o que involucre fondos o propiedad pública.

3. Incumplimiento de contrato o de las especificaciones, términos y condiciones de la adjudicación de subasta, u orden de compra


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4. Actuar en concierto y común acuerdo con un funcionario o empleado de la Universidad para obtener ventajas o beneficios durante un proceso de adquisición en la Universidad.

5. Violación a las normas y reglamentos de la Universidad o incurrir en conducta que afecte sustancialmente los intereses de la Universidad.

6. B. Cualquier licitador que incurra en las conductas antes descritas podrá ser eliminado del

Registro de Licitadores por el tiempo que estime pertinente el director(a) de Compras. El director(a) de Compras notificará al licitador la decisión por escrito incluyendo las advertencias legales correspondientes.

Artículo 12. Proceso especial o excepcional para la adquisición de bienes, materiales o servicios no personales

El director( a) de la Oficina de Compras podrá eximir con previa justificación y al amparo de circunstancias especiales o excepcionales de depender de suplidores de equipos. materiales y servicios no personales que estén activos en el Registro de Licitadores. 1. Las circunstancias especiales o excepcionales son las descritas a continuación:

A. Adquisición de equipo médico, científico, tecnológico o altamente especializado.

B. Adquisición de servicios en los medios de comunicación cuando no exceda de $50,000 dólares al año.

C. Adquisiciones que se realicen en áreas geográficas donde no existan licitadores registrados para el fin o servicio especializado o proyectos de investigación.

D. Compras o subastas a licitadores localizados fuera de Puerto Rico que son adjudicadas directamente en la dirección donde se ubica la oficina central de operaciones en el extranjero. En dicha adquisición se requerirá del licitador cuando es en los Estados Unidos: a. Copia de la Forma W-9-Request for Taxpayer- Identi:fication number

and certification. b. Verificación en la lista de individuos y compaíüas que no pueden recibir

pagos provenientes de fondos federales en contratos o compras por 25,000 o más incluidos en el "System For Awards Management (SAM) la cual se accede a través de HTips: //www.sam.gov. anteriormente conocida como "Excluded Parties List System" (EPLS)


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c. Imprimir la página completa donde se certifica que el suplidor no está en el System for A wards Manegement (SAM) y dicha copia imprimirla e incluirla como parte del expediente de la compra o contrato.

d. El director (a) de Compras requerirá al licitador que someta una declaración jurada o affidávit donde se indique, nombre de la corporación o sociedad, lugar de incorporación, certificación del licitador indicando que no paga contribuciones en Puerto Rico y que no tiene personas a cargo de ventas o empleados que lo representen en Puerto Rico. La declaración contendrá la firma del Presidente o Vice-Presidente y el sello oficial del notario público.

e. En compras o formas de adquisición directa conforme a las autoriz.adas en el Artículo 8, del Reglamento de Adquisición sobre Equipos, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico, Certificación 30, 2008-2009. Además, en compras o adquisiciones directas la Oficina de Compras considerara las normas establecidas en los Artículos 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, l 7y 18, según apliquen en dicho Reglamento.

f. Las condiciones anteriormente definidas en el Artículo 12 serán de aplicación a los licitadores de Estados Unidos cuando participen en procesos de Solicitud de Propuestas Selladas (RFP) en la Universidad.

g. Cuando el licitador este registrado y autorizado a participar en una

subasta a través de US General Service Admnistration (GSA) se le requerirá copia de la certificación o contrato de suplidor de dicha agencia.

Artículo 13. Recertificación

A. El Director(a) de la Oficina de Compras notificará a los licitadores inscritos en el Registro de Licitadores, con treinta (30) días previos a la fecha de vencimiento, la necesidad de recertificarse para mantenerse activo en el Registro.

B. El proceso de recerti:ficación se completará antes de :finalizar el término de vigencia de la certificación expedida al licitador.

Artículo 14. Formularios

A. El formulario de Solicitud de Ingreso al Registro de Licitadores, será utilizada por todas las divisiones u oficinas de Compras del Sistema Universitario.

B. Documentos esenciales para completar el Registro de Licitadores.

Artículo 15. Derogación


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Este procedimiento deroga el anteriormente emitido titulado Procedimiento sobre la Aceptación y Eliminación de Suplidores al Registro de Licitadores para las Oficinas de Compras de la Universidad de Puerto Rico, emitido el 22 de julio de 2013 y cualquier carta circular o memorando emitido para efectuar aclaraciones sobre el contenido del mismo.

Artículo 16. Vigencia

Este Procedimiento entrará en vigor inmediatamente una vez aprobado por el Presidente de la Universidad de Puerto Rico.

~ _ _,_, .. , -.:.· .... ·· ~~ .~~--c.~

l_ g•t ~.¡,·, m. _-, f ----- ·-------·-· (P. de la C. 2897)

LEY

Para enmendar el inciso (v) del Artículo 14 de la Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974, a fin de aclarar la intención legislativa sobre la no aplicacíón del Registro Unico de Licitadores a la Oficina de Etica Gubernamental y a la Universidad de Pueno ruco.

EXPOSICIO.i'T DE MOTIVOS

La Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002 enmendó la Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974, conocida como "Ley de la Administración de Servicios Generales" para crear tm Registro Unico de Licitadores. Dicha Ley tiene como propósito poner a disposición de todas las agencias una lista de licitpdores cualificados para hacer negocios con el Gobierno y centralizar el proceso de cualificación de licitadores, de manera que cada agencia. compre a aquellos que previamente hayan sido certificados por la Administración de Servicios Geoe:ra.les.

En la Exposición .de la Motivos de la Ley Núm. 85 se dispuso que la utilización del Regisrro será de carácter mandatorio para todas las agencias ejecutivas, incluyendo aquéllas que han s:ido exceptuadas de la aplicación de la "Ley de la Administración de Servicios Generales".

Desde su creación, la Oficina de.Etica Gubemament!.l de Puerto Rico (OEG) ha contado con amplia independencia administrativa y fiscal . Esta independencia administrativa fue consagrada por la Ley Núm. 12 de 24 de julio de 1985, según enmendada. conocida como "Ley de Etica Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico", la que le encomendó a la OEG la política pública de prevención y fiscalización de aquella conducra que atente contra la Etica pública que guía las actuaciones de los servidores públicos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Para cumplir con dicho mandara, se le exD:nió de la aplicación de la Ley de la Admiaisttación de Servicios Generales, la "Ley de Personal del Servicio Público de Puerto Rico" (Ley Núm. 5 de 14 de octubre de 1975, según emnendada) y la "Ley de Coorabilidad del Gobierno de Puerto Rico" (Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada). De hecho, en interés de salvaguardar la auronmnía de la OEG, recientemente esta Asamblea Legislativa le eximió de las disposiciones de la Ley Núm. 31 de 21 de mayo de 2001, según enmendada. Es preciso indiC3I que la OEG cuema con sus propios reglamentos de administración, compras, contabilidad y personal.

La importancia de la independencia administrativa de la OEG radica en la delicada tarea de fiscalización y adjudicación que se le ha encomendado. Entendemos conveniente clarificar que la Ley Núm. 85, cítada, nimca se extendió a los procesos de la OEG.

Esta Asamblea Legislativa está comprometida con asegurar la independencia admiD.istrativa y fiscal de la OEG. Ello es indispensable para garantizar la efectividad de la política pública que le ha sido delegada a dicha Instirución. En consecuencia, se aclara que la Ley Núm. 164 no aplica a los procesos administrativos de la OEG.

FEB-13-2003 THU 09:06 AM 7877246401 P. 01

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En lo respectivo a la Universidad de Puerto Rico, en su carácter de única instirución púbíica facultada por ley para Uevar una tarea de formación académica postsecundaria e investigación científica, hay que acenru.ar que la misma ha sido dotada de una amplia nutonomia administrativa por su Ley habilitadora. Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966. según enmendada. Se pretende asegurar que las funciones adminiscrativas puedan ejercerse sin ataduras, de forma que oo restrinja el marco de libertad eo que se deben desenvolver las labores de la docencia y las actividapes de investigación que realiza la Universidad.

En el ejercicio de su autonomía administrativa, los reglamentos de la Universidad propician la agilidad necesaria para adquirir bienes, servicios, materiales y equipo que son indispensables para realizar las funciones de enseñanza e investigación científica que llevan a cabo cada una de las unidades autónomas de la Universidad, así como los seriicios a pacientes que provee el Recinto de Ciencias Médicas. Debido a esta: naruraleza y organización especial de Ja Universidad· y el volumen de sus operaciones de compra, los reglamentos aplicables autorizan a cada. unidad institucional a hacer sus propias compras mediante una variedad de procesos.

La disponibilidad de esos mecanismos es paniculannente crítica para investigadores que adquieren equipo o materiales especializados. que usualmente son únicos en su clase, son suplidos por un solo vendedor o se tienen que adquirir en Estados Unidos o el extranjero. A ello se añade que la naturaleza de la investigación científica o las limitaciones de tiempo que imponen las propuestas de subvención externa.. con las cuales se financian la mayoría de estos proyectos, no permiten dilaciones en la adquisición. En virtud de ello, muchas comparas son efecruadas directamente por los investigadores que reciben la subvención correspondiente para ser usada conforme la propuesta. Aun en casos en que pueda haber más de un suplidor para un renglón, debido a la na.tuialeza altamente especializada del producto, ya hay una dererminación previa de que el producto de determinado suplidor es el que se debe comprar por ser el que mejor cumple con los criterios especiales que aplican a dicho producto. Por otro lado, para muchos de estos suplidores la Universidad representa un volumen ínfimo de sus ventas y. siendo la Universidad la que necesita de ellos, no tienen incentivos para someterse a los requisitos de un registro de licitadores.

Debido a la naturaleza especial de los procesos de compra el requisito de uso del Reg:ímo Unico de Licitadores, derrota el objetivo de la Ley de agilizar los procesos de compra y asegurar que se adquieran los productos y servicios de suplidores idóneos. En consecuencia de Jo anterior, se aproeba esta enmienda con el fin de preservar la autonomía de la Universidad de Puerto Rico en esta área de fundamental importancia para su función académica e investigativa. •

DECRETASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATTVA DE PUERTO RICO:

Sección 1.-Se enmienda el segundo párrafo del inciso (v) del Anículo 14 de !a Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974, según enmendada, para que lea como sigue:

"'.Artículo 14.-El administrador tendrá las siguientes facultades, en adición a las que le sean conferidas por este capítulo, o por otras leyes.

(v) Tendrá a su cargo ...

FEB-13-2003 THU 09:06 AH 7877246401 P. 02

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Toda Agencia Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerro Rico, con excepción de la Oficina de Etica Gubernamental de Puerto Rico y de la Universidad de Puerto Rico esr.á obligada a utilizar dicho registrq como paso previo a la adquisición de bienes ; servicios así como suplirle a la Ad.ministración información sobre los contratistas 0 licitadores, que constan en dicho regiscro y sobre todo asunro referente a probables incumplimientos por parte de dichos comratistas o licitadores. I:.a Administración está obligada a suplir a toda Agencia Ejecutiva o corporación pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico información sobre el historial contractual de cualquier licitador y contratista, cuando así le sea requerido por la Oficina de Adquisiciones de la Administración .

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Sección 2.-Esti Ley comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación y tendrá vigencia retroactiva al 18 de junio de 2002.

. ....................... ······· ......................... ... Presidente de la Cámara

Presidente del Senado

DEPARTAMENTO DE ESTADO

CERTIFICO: Que es copin fiel y cxacla del original aprobo.do y firmado por In Gobernadora Interina del Es1ado Libre Asociado de Pucno Rico.

~~R-1~-?ílílj THU 09:07 AH 7877246401 P. 03

procedimiento general para establecer el registro de

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