MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE PROVEEDORES PROCEDIMIENTO ABREVIADO OCTUBRE 2014 Tabla de Contenido 1.Presentacin ............................................................................................................ 3 2.Fundamento Jurdico ............................................................................................... 3 2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP .................................................................... 3 2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP ............................................................... 5 2.3 Resolucin INCOP N 052-2011 .............................................................................. 5 3.Ingreso en el Portal ................................................................................................. 7 4.Paso 1: Trminos y Condiciones .............................................................................. 8 5.Paso 2: Informacin General ................................................................................... 8 6.Paso 3: Informacin del Proveedor ....................................................................... 11 7.Paso 4: Direccin y telfonos ................................................................................ 12 8.Paso 5: Informacin de Contactos ......................................................................... 13 9.Paso 6: Productos .................................................................................................. 14 10.Paso 7: Indicadores. ....................................................................................... 15 11.Paso 8: Finalizacin del Registro .................................................................... 17 12.Ingreso al Sistema registro abreviado ............................................................ 20 13.Subir formularios para habilitacin en el sistema: ........................................ 21 14.GLOSARIO ........................................................................................................ 23 1.Presentacin Elpresentemanualhasidoelaboradoconelobjetodedaraconoceralos proveedoreslanormativarelacionadaconelregistrodeproveedoresmediante procedimiento abreviado en el Portal Institucional del SERCOP. 2.Fundamento Jurdico 2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP Art. 16.- Registro nico de Proveedores.- Crase el Registro nico de Proveedores (RUP),comounsistemapblicodeinformacinyhabilitacindelaspersonas naturalesyjurdicas,nacionalesyextranjeras,concapacidadparacontratarsegn estaLey,cuyaadministracincorrespondealInstitutoNacionaldeContratacin Pblica. ElRUPserdinmico,incluirlascategorizacionesdispuestasporelInstituto NacionaldeContratacinPblicaysemantendractualizadoautomticay permanentementepormediosdeinteroperacinconlasbasesdedatosdelas instituciones pblicas y privadas que cuenten con la informacin requerida, quienes debern proporcionarla de manera obligatoria y gratuita y en tiempo real. Concordancias: CODIGO CIVIL (LIBRO IV), Arts. 1462, 1463 CODIGO DE COMERCIO, Arts. 2, 6, 8 CODIGO DEL TRABAJO, Arts. 35 LEY ORGANICA DE EMPRESAS PBLICAS, LOEP, Arts. 14, 41 Art.18.-ObligatoriedaddeInscripcin.-Paraparticiparindividualmenteoen asociacin en las contrataciones reguladas por esta Ley se requiere constar en el RUP como proveedor habilitado. Por excepcin, los oferentes que intervengan en procesos de menor cuanta podrn no estar inscritos en el RUP; pero, debern inscribirse en el RUP previa a la suscripcin de sus respectivos contratos. ElReglamentoaestaLeyestablecerlasnormasrelativasalfuncionamientodel RUP. Art. 19.- Causales de Suspensin del RUP.- Son causales de suspensin temporal del Proveedor en el RUP: 1.Serdeclaradocontratistaincumplidooadjudicatariofallido,duranteeltiempo decinco(5)aosytres(3)aos,respectivamente,contadosapartirdela notificacindelaresolucindeterminacinunilateraldelcontratoodela resolucin con la que se declare adjudicatario fallido; 2.NoactualizarlainformacinrequeridaparasuregistroporelInstitutoNacional deContratacinPblica,suspensinquesemantendrhastaqueserealicela actualizacin correspondiente; y, 3.Habersidoinhabilitadodeconformidadaloprevistoenlosincisossegundoy tercero del artculo 100 de esta Ley. Unavezsuperadaslascausasolostiemposdesancinprevistosenlosnumerales anteriores,elInstitutoNacionaldeContratacinPblicarehabilitaralproveedor de forma automtica y sin ms trmite. Es causa de suspensin definitiva de un proveedor en el RUP haber entregado para su registro informacin adulterada, siempre que dicha situacin haya sido declarada en sentencia ejecutoriada de ltima instancia. Concordancias: CODIGO PENAL, Arts. 340 LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 31 2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP CAPTULO II DE LAS HERRAMIENTAS DEL SISTEMA SECCIN I DEL REGISTRO NICO DE PROVEEDORES Art. 8.- Procedimiento para el Registro.- El proveedor que desee registrarse en el RUPobservarelprocedimientoqueparaelefectodicteelINCOP. Sin perjuicio de lo anterior, si existen interconexiones de sistemas o bases de datos, el INCOP podr establecer los mecanismos complementarios en cuanto a inscripcin, habilitacinyactualizacindeinformacin. ElproveedorhabilitadoenelRUP,queaccedealPortal www.compraspublicas.gov.ec,sesometerdemaneraexpresaysinreservas,al contenidodelacuerdoderesponsabilidadquelesolicitaraceptarelsistema,de manera previa a acceder al mismo. 2.3 Resolucin INCOP N 052-2011 Art.1.-mbitodeaplicacin.-Laspersonasnaturalesyjurdicas,nacionalesy extranjeras pueden participar individualmente, mediante asociaciones o consorcios, oatravsdeuncompromisodeasociacinoconsorcio,enlascontrataciones reguladas por la LOSNCP. ParahabilitarseenelRegistronicodeProveedores,RUP,elproveedorseguirel siguiente procedimiento: a)IngresaryregistrartodalainformacinsolicitadaenelPortalInstitucional www.sercop.gob.ec; y b) Entregar en las oficinas del SERCOP, la informacin requerida: ElSERCOPverificarlasituacinlegaldelproveedor,sobrelabasedela documentacinquehayasidopresentada.Silainformacinpresentadacumplelos requisitosprevistos,elSERCOPhabilitaralsolicitantecomoproveedor.Nose habilitarcomoproveedoralapersonanaturalojurdicasimantienedeudasen mora con el Estado, segn lo previsto en el numeral 6 del artculo 62 de la LOSNCP, y todo proveedor ser deshabilitado como tal en caso de ser deudor moroso. Es obligacin de toda entidad contratante verificar a travs del Portal Institucional www.sercop.gob.ec, la habilitacin en el RUP de todo oferente en cada proceso de contratacin, y en todas las etapas precontractualesde cualquier proceso, hasta la firmadelcontratocorrespondiente,ascomoasegurarsedequeningunodelos oferentes est incluido en el Registro de Incumplimientos. LacontratacinconunproveedornohabilitadoenelRUP,oconunoferenteque haya sido incluido en el Registro de Incumplimientos, conlleva la responsabilidad de la entidad contratante y sus respectivas consecuencias legales. Art.5.-Procedimientoabreviadoparapersonasnaturalesnoresidentesenel Ecuador.- En casos excepcionales, en los que se justifique que la persona natural no residentenopuedecumplircontodoslosrequisitosdelartculoanterior,podr seguir el procedimiento electrnico de registro bajo su responsabilidad, a travs del Portal Institucional www.sercop.gob.ec El perodo de registro abreviado del proveedor se mantendr hasta la adjudicacin, cancelacin o declaratoria de desierto del proceso correspondiente. En caso de que elproveedorresultareadjudicado,ypreviamentealasuscripcindelcontrato correspondiente,deberhabilitarsesiguiendoeltrmitedetalladoenelartculo anterior. Art.7.-Procedimientoabreviadoparapersonasjurdicasnodomiciliadasenel Ecuador.- En casos excepcionales, en los que se justifique que la persona jurdica no domiciliadanopuedacumplircontodoslosrequisitosdelartculoanterior,podr seguir el procedimiento electrnico de registro bajo su responsabilidad, a travs delPortal Institucional www.sercop.gob.ec El perodo de registro abreviado del proveedor se mantendr hasta la adjudicacin, cancelacin o declaratoria de desierto del proceso correspondiente. En caso de que elproveedorresultareadjudicado,ypreviamentealasuscripcindelcontrato correspondiente,deberhabilitarsesiguiendoeltrmitedetalladoenelartculo anterior. 3.Ingreso en el Portal Una vez ingresado en el Portal Institucional www.sercop.gob.ec, debe hacer clic en el cono Proveedores. Ingrese por la pgina principal, Proveedores, Herramientas para proveedores, Registro. Imagen 3.1 Imagen 3.1 4.Paso 1: Trminos y Condiciones Deberleerelacuerdoderesponsabilidadyalfinaldelapginaelegirentrelas opciones de: Si, declaro haber ledo y acepto los trminos y condiciones;o,No, declaro haber ledo y no acepto los trminos y condiciones. Deber elegir la opcin Si. Luego haga clic en el botn Continuar para seguir con el registro, como se muestra en la pantalla siguiente: Imagen 4.1 Imagen 4.1 5.Paso 2: Informacin General EnesteregistroseaplicaeltrminoProveedortantoapersonasjurdicascomo naturales. Todosloscamposmarcadosconasterisco(*)soncamposobligatorios,nopuede dejarlos en blanco. Debercompletarlossiguientescamposconladescripcinquesedetallaa continuacin: Usuario:Palabraconlacualelproveedorpodringresarasucuentadentro delportalinstitucionalwww.sercop.gob.ec,debeserfcilderecordary adicionalmentesolopermiteunnombredeusuario;siexistieraunusuario igual,el portal solicitar otro usuario. Contrasea:Aligualqueelusuariodebeserfcilderecordarypuede contener letras o nmeros, mnimo seis caracteres. Confirmar contrasea: Vuelva a escribir la contrasea para asegurarse que se escribi correctamente. Correo electrnico: Debe ser el que el proveedor revise con mayor frecuencia ya que a este ser al que le lleguen las notificaciones pertinentes. TIPO DE PERSONA Debe seleccionar el tipo de persona que est realizando el registro, haciendo clic en cada uno de las casillas que se encuentran detalladas a continuacin: Tipo de Persona: Natural o Jurdica Origen: Nacional o Extranjera ResidenteenelEcuador/NoResidenteenelEcuador(Aplicaparapersonas naturales de origen extranjero) ProcedimientoAbreviado/ProcedimientoNormal(Aplicaparapersonas jurdicas de origen extranjero) Encasosexcepcionalesenlosquesejustifiquequecualquierpersonanaturalo jurdica,nacionaloextranjeranoresideonodomiciliadaenelEcuador,nopueda cumplirconlosrequisitosparalahabilitacinbajoelprocedimientonormal,podr seguirelprocedimientoelectrnicoderegistrobajosuresponsabilidad,hastaque residaosedomicilieenelEcuadorporcualquiermotivo,incluyendoelhabersido adjudicado en algn contrato con el Estado Ecuatoriano Haga clic en el botn Continuar para seguir con el registro. Imagen 5.1 Imagen 5.1 6.Paso 3: Informacin del Proveedor En el Paso 3 debercompletar los campos de informacin personal del proveedor tales como: nmero de id, apellidos, nombres, gnero, estado civil, etc. Luego debe dar clic en Continuar. Imagen 6.1 Imagen 6.1 7.Paso 4: Direccin y telfonos Completarloscamposquecorrespondanaldomicilio,pasytelfonosdecontacto. Luego haga clic en el botn Continuar: Imagen 7.1 Imagen 7.1 8.Paso 5: Informacin de Contactos Esopcionalcompletarloscamposdelasiguientepantallaconlainformacindeun contactoalcualselepuedaubicarencasodenolocalizaralproveedorquese registra. Luego, haga clic en el botn Continuar: Imagen 8.1 Imagen 8.1 9.Paso 6: Productos Aparecer el CPC (Clasificador Central de Productos) en el que el proveedor deber buscar la o las categoras de productos que pueda ofertar al Estado Ecuatoriano. DentrodelCPCseencontrarndosmanerasenlascualessepuederealizarla bsquedadelascategoras.Unavezencontradasedeberdarunclicenrecuadro que se encuentra a un lado de la categora que se desea acceder. Una vez que se han seleccionadotodaslascategorasalasquesedeseaacceder,deberdarclicenel botnAumentaProducto.LuegohagaclicenelbotnContinuarparaseguir con el registro. Imagen 9.1 Imagen 9.1 10. Paso 7: Indicadores. Ingreseinformacinrealyfidedignaacercadesusdatosfinancierosdeclaradosdel ltimo ao. Estos datos sern validados con fuentes oficiales. Cumple usted con la normativa para ser proveedor de proyectos financiados con el BID? En la respuesta se encuentra un Si o No, si su respuesta es Afirmativa debeformarpartedelospasesmiembrosdelBIDquesedetallanacontinuacin: Argentina,Bahamas,Barbados,Belice,Bolivia,Brasil,Chile,Colombia,CostaRica, Ecuador,ElSalvador,Guatemala,Guyana,Hait,Honduras,Jamaica,Mxico, Nicaragua,Panam,Paraguay,Per,RepblicaDominicana,Surinam,Trinidady Tobago,Uruguay,Venezuela,Alemania,Austria,Blgica,Canad,Croacia, Dinamarca,Eslovenia,Espaa,EstadosUnidos,Finlandia,Francia,Israel,Italia, Japn, Noruega, Pases Bajos, Portugal, Reino Unido, Repblica de China, Repblica de Corea, Suecia y Suiza. Nacionalidad a)Un individuo tiene la nacionalidad de un pas miembro del Banco si l o ella satisface uno de los siguientes requisitos: -Es ciudadano de un pas miembro; o -Ha establecido su domicilio en un pas miembro como residente bonafideyestlegalmenteautorizadoparatrabajaren dicho pas. b)Unafirmatienelanacionalidaddeunpasmiembrosisatisfacelos siguientes requisitos: -Esta legalmente constituida o incorporada conforme a las leyes de un pas miembro del Banco; y -Ms del cincuenta por ciento (50%) del capital de la firma es de propiedad de individuos o firmas de pases miembros del Banco. Todos los socios de una asociacin en participacin, consorcio o asociacin (APCA) con responsabilidad mancomunada y solidaria ytodoslossubcontratistasdebencumplirconlosrequisitos arriba establecidos. Sisurespuestaesnegativadebeserporquenopertenecealospasesmiembros del BID, esto no invalidar la opcin para su registro. Adicionalmenteparafinalizarestepasodebeincluirlosdatosdeventas,ingresos brutosanuales,elporcentajedesufacturacinqueseexporte,nmerode trabajadores permanentes (si es personera jurdica), activos totales, pasivos totales, patrimonio. Una vez ingresado los datos haga clic en Continuar. Imagen 10.1 Imagen 10.1 11. Paso 8: Finalizacin del Registro Silosdatossehanregistradodemaneracorrecta,porfavorimprimalossiguientes documentos: Imagen 11.1 Formulario de registro Acuerdo de Responsabilidad Imagen 11.1 Formulario de registro Imagen 11.2 Imagen 11.2 Acuerdo de Responsabilidad: Imagen 11.3 Imagen 11.3 12. Ingreso al Sistema registro abreviado Una vez que imprimi los formularios, puedeIngresaral Sistema,con su nmero de id, usuario, contrasea como se muestra en la siguiente pantalla: Imagen 12.1 Imagen 12.1 13. Subir formularios para habilitacin en el sistema: Para que el registro del procedimiento abreviado se active, el proveedor debe subir al sistema la documentacin pertinente de acuerdo a la tipo de personera jurdica: Natural / No Residente en el Ecuador: debe subir el formulario de registro y el acuerdoderesponsabilidadconlasfirmasrespectivasencadauno.Imagen 13.1 Imagen 13.1 Imagen 13.1 Jurdica/NoResidenteenelEcuador:debeingresarlasiguiente documentacin:formularioderegistro,acuerdoderesponsabilidad, documentosqueacreditenlaexistencialegal,actividadeconmica, documentosdelrepresentantelegalylanacionalidady/oresidencialegal. Imagen 13.2 Imagen 13.2 Una vez que haya subido los formularios correspondientes de acuerdo a la naturaleza jurdica en el portal, debe hacer clic en el cono de Habilitar; Imagen 13.3 Imagen 13.3 Esteeselpasofinal,enelqueelproveedoreshabilitadoconprocedimiento abreviado,sinembargoestahabilitacinsemantendrhastalaadjudicacin, cancelacin o declaratoria de desierto del proceso correspondiente, de acuerdo a los artculos 5 y 7 de la Resolucin INCOP 052-2011. 14. GLOSARIO Bona Fide: Buena fe LOSNCP: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. PortalInstitucional:(www.sercop.gob.ec):EselSistemaInformticoOficialde Contratacin Pblica del Estado Ecuatoriano, SOCE. Proveedor: Es la persona natural o jurdica nacional o extranjera, que se encuentra inscritaenelRUP,deconformidadconlaLOSNCP,habilitadaparaproveerbienes, ejecutarobrasyprestarservicios,incluidoslosdeconsultora,requeridosporlas Entidades Contratantes.RegistronicodeProveedores(RUP):EslaBasedeDatosdelosproveedoresde obras, bienes y servicios, incluidos los de consultora, habilitados para participar en losprocedimientosestablecidosenestaLey.Suadministracinestacargodel Servicio NacionaldeContratacinPblicay selo requierepara podercontratarcon las Entidades Contratantes.RGLOSNCP:ReglamentoGeneralalaLeyOrgnicadelSistemaNacionalde Contratacin Pblica.Servicio Nacional de Contratacin Pblica, SERCOP: Es el rgano tcnico rector de la Contratacin Pblica.