UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE PRESTACIONES, UNIDAD

EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS AUTOFINANCIABLES.

Aprobado por: Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Acuerdo de Rectoría No. 0151-2016 de fecha 12 de Febrero de 2016.

Guatemala, Abril de 2016

DIRECTORIO

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Rector

Dr. Carlos Enrique Camey Rodas

Secretario General

Dr. Axel Popol Oliva Director General de Docencia

Msc. Gerardo Leonel Arroyo Catalán Director General de Investigación

Ing. Álvaro Amílcar Folgar Portillo

Director General de Extensión Universitaria

Lic. Urias Amitaí Guzmán García Director General Financiero

Arquitecta Alenka Irina Barreda Taracena

Directora General de Administración

Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez Jefe, División de Desarrollo Organizacional

Elaboración Licda. Norma Lily Fuentes de Macal

Jefa del Departamento de Proveeduría Lic. Edgar Abdiel Grajeda Orantes

Jefe del Plan de Prestaciones Licda. Ana María Recinos de Córdova Contadora del Plan de Prestaciones

Licda. Mayra Anabella López Jiménez Asistente Financiero

Dirección General Financiera M. A. David Amílcar de León Orellana

Coordinador del Departamento de Presupuesto Lic. Jorge Wotzbely Motta Girón

Coordinador del Área Descentralizada Auditoría Interna Msc. Milton Antonio Herrera Orozco

Jefe del Departamento de Caja Fredy Rodolfo Herrera Mendoza

Profesional del Departamento de Contabilidad Elver Melqueades Chinchilla Carrera

Encargado de Almacén Central Lic. Frank Emilio Barrios Terreaux

Profesional de la División de Desarrollo Organizacional

Contenido No. Pág

I. PRESENTACIÓN.............................................................................................. 1

II. AUTORIZACIÓN............................................................................................... 2

III. DISPOSICIONES LEGALES ............................................................................ 3

IV. OBJETIVOS GENERALES .............................................................................. 4

V. NORMAS GENERALES ................................................................................... 4

VI. PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE

ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE

PRESTACIONES, UNIDAD EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS

AUTOFINANCIABLES. .................................................................................... 5

VII. FORMULARIOS ............................................................................................... 9

1

I. PRESENTACIÓN

El presente Procedimiento es el resultado del esfuerzo conjunto de la División de Desarrollo Organizacional y los trabajadores de las Unidades Ejecutoras involucradas que persiguen dinamizar los procesos administrativos de estas Unidades. Este documento es un instrumento necesario como material de consulta de forma permanente al personal involucrado en el despacho de materiales y suministros al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables, mismo que señala el proceso a seguir en una forma secuencial, ordenada y cronológica logrando con ello la sistematización del trabajo administrativo.

Este documento tiene entre sus principales finalidades, mostrar los pasos concretos, estandarizar y coordinar las diferentes actividades que se realizan en el despacho de los materiales y suministros de oficina para lo cual contiene: objetivos, normas; la descripción del procedimiento, diagrama de flujo que representa en forma gráfica la participación de cada puesto de trabajo y a los responsables de la ejecución de cada una de las actividades descritas en dicho procedimiento. De igual forma pretende facilitar las actividades determinando el campo de aplicación del Almacén del Departamento de Proveeduría, Departamento de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Plan de Prestaciones, la Unidad Ejecutora USAC/BCIE, Departamento de Caja y Programas Autofinanciables.

Este procedimiento se elaboró mediante recopilación de documentos, entrevistas directas y consultas al personal del Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE, Departamento de Proveeduría, Departamento de Presupuesto, Departamento de Caja y Departamento de Contabilidad.

La efectividad práctica del procedimiento es el buen desempeño de las actividades de los trabajadores de las dependencias involucradas en el proceso y del cumplimiento de las normas que lo rigen.

2

II. AUTORIZACIÓN

3

III. DISPOSICIONES LEGALES

1. Reglamento del Plan de Prestaciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala, aprobado en el Punto 9º. del Acta No.911 de la sesión celebrada por el Consejo Superior Universitario el 8 de enero de 1966 y sus modificaciones.

2. Reglamento de la Junta Administradora del Plan de Prestaciones, aprobado en Punto Segundo, del Acta 39-93, de sesión celebrada por el Consejo Superior Universitario del 03 de noviembre de 1993 y sus modificaciones.

3. Manual de Organización del Plan de Prestaciones: Aprobado por la Junta Administradora del Plan de Prestaciones -JAP- en el: Punto 7º. Inciso 7.10 del Acta 34-2006 de fecha 16 de noviembre de 2006.

4. Manual de Organización de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE: Aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 0206-2007 de fecha 28 de febrero de 2007.

5. Manual de Organización de la Dirección General Financiera: Aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 1491-2013 de fecha 8 de noviembre de 2013.

6. Manual de Normas y Procedimientos Modulo I y II Tercera Actualización

Sistema General de Ingresos -SGI-. Aprobado por Acuerdo de Rectoría No. 0401-2014 de fecha 25 de marzo de 2014.

7. Manual y Nomenclatura Contable de Cuentas Financieras y de Resultados. Elaborado por el Departamento de Contabilidad.

8. Manual de Nomenclatura Contable del Plan de Prestaciones Primera Actualización Noviembre de 2012

9. Guía sobre el manejo de Régimen Especial, (Autofinanciables). Circular

D.P. 9-98

10. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 1.2. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO. “Es responsabilidad de la Máxima Autoridad de cada entidad pública diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente oportuno de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales”. Acuerdo No. 09-2003 del 8 de julio de 2003, de la Contraloría General de Cuentas.

4

IV. OBJETIVOS GENERALES

1. Implementar un instrumento administrativo que permita la agilización y viabilidad del procedimiento de despacho de Materiales de Almacén de una forma clara y lógica para el Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables.

2. Definir las actividades o pasos que cada puesto de trabajo de las dependencias involucradas en el proceso desarrollan, para la adquisición y pago de suministros y materiales de oficina del Almacén de Proveeduría.

V. NORMAS GENERALES

1. Solo se puede dar trámite a Solicitudes de Salidas de Almacén autorizadas por el

Administrador Ejecutivo del Plan de Prestaciones, Director o Coordinador del Área Financiera Administrativa, de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE o Jefe de los Programas Autofinanciables.

2. El Tesorero o quien haga sus veces debe elaborar un resumen de los renglones presupuestales que van incluidos en la Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén.

5

VI. PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL

DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE PRESTACIONES, UNIDAD

EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS AUTOFINANCIABLES.

Objetivos Específicos:

1. Que estas dependencias al solicitar materiales y suministros de almacén cuenten

con el procedimiento de cómo efectuar dicha solicitud.

2. Estandarizar el procedimiento del despacho de Materiales y Suministros de Almacén por parte del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables, de acuerdo a la legislación vigente.

3. Proporcionar un procedimiento administrativo de las compras y pagos que efectúan el Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y los Programas Autofinanciables, al Almacén del Departamento de Proveeduría.

Normas Específicas:

1. Cada Departamento involucrado en el procedimiento debe cumplir con los numerales que le correspondan.

2. El Departamento de Caja debe afectar la partida del Almacén de Proveeduría 4.1.32.1.07.992en el recibo 101-C-CCC.

3. El tesorero o quien haga sus veces, tanto de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE como de los Programas Autofinanciables, debe liquidar por medio de Póliza de Diario, Planilla de Fondo Fijo o Caja Chica los Recibos 101-C-CCC, acompañados de las Solicitudes de Materiales de Almacén ante el Departamento de Contabilidad. El Plan de Prestaciones lo hará en su propia contabilidad.

4. La dependencia interesada en adquirir materiales de Almacén debe verificar la existencia de dichos materiales antes de efectuar el pago.

5. Si no existiera alguno de los materiales, el encargado de Almacén debe rebajar el renglón dela Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén y dejarlo a (o),efectuar la sumatoria del total de los bienes que si tiene en existencia, firmarla y sellarla.

6. Si en laSolicitud de Materiales y Salidas de Almacén, cometieron errores al completarla el Encargado de Almacén debe devolverla a la unidad que se la trasladó.

7. Quien solicite los materiales de Almacén debe firmar y sellar en la casilla

correspondiente. Formularios:

1. Solicitud de Materiales y Salida de Almacén. 2. Recibo101-C-CCC. 3. Libro de control de Almacén de Proveeduría. 4. Formulario de Resumen de Renglones.

6

Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Departamento de Proveeduría.

Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros de Almacén del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables.

Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 4

Inicia:Tesorero

Termina: Encargado de Archivo

Unidad Puesto

Responsable Paso No.

Actividad

Plan de

Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/

BCIE y Programas Autofinanciables

Tesorero o Auxiliar de Tesorería

1

Completa Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, incluye renglón y código, consulta precios e indica monto de los materiales. Producción: Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén. 1/3 Original: Departamento de Contabilidad. 2/3 Tesorería. 3/3 Almacén de Proveeduría, Traslada.

Jefe, Director, Coordinador del Área

Financiera Administrativa

2 Recibe Solicitud de Materiales y Salida de Almacén y monto de los materiales, revisa, firma y traslada.

Tesorero o Auxiliar de Tesorería

3 Recibe Solicitud de Materiales y Salida de Almacén, traslada.

Encargado de Almacén

4

Recibe Solicitud de Materiales y Salida de Almacén, verifica existencia de materiales.

4.1 Si existe la totalidad de los materiales. (Continúa paso 5).

4.2 No existe totalidad de los materiales.(Continúa paso 6).

5

Verifica códigos, precios, cantidad de materiales y traslada Solicitud de Materiales y Salida de Almacén con totales, firmada y sellada.(Continúa paso 7).

6 Verifica códigos, anula espacios de los materiales no existentes e indica precio total de los materiales existentes, traslada.

Tesorero o Auxiliar de Tesorería

7

Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de

Almacén, verifica precios vigentes en el

Departamento de Proveeduría, emite cheque o

prepara efectivo, elabora resumen y entrega junto

a Solicitud de Materiales de Almacén.

7

Nombre de la Unidad: Departamento de Proveeduría. Hoja No. 2 de 2

Unidad Puesto

Responsable Paso No.

Actividad

Departamento de Caja Receptor 8

Recibe la Solicitud de Materiales y Salidas de

Almacén, con resumen, cheque de pago o efectivo

y elabora Recibo 101-C-CCC, a la partida

4.1.32.1.07.992, imprime y traslada.

Plan de Prestaciones, Unidad

Ejecutora USAC/ BCIE y Programas

Autofinanciables.

Tesorero o Auxiliar de

Tesorería 9

Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de

Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC,

traslada.

Departamento de Proveeduría

Encargado de Almacén

10

Recibe y revisa Solicitud de Materiales y Salidas

de Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC,

despacha materiales.

Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE

y Programas Autofinanciables

Tesorero o Auxiliar de Tesorería

11

Recibe materiales y Solicitud de Materiales y

Salidas de Almacén, revisa y firma de recibido,

retira copia 2/3 y devuelve original 1/3 y copia 3/3.

Departamento de Proveeduría

Encargado de Almacén

12

Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de

Almacén, 1/3 y 3/3, firmadas por quien recibió los

materiales, descarga de su inventario y archiva

copias 1/3 y 3/3.

Departamento de Contabilidad

Persona Designada

13

Recibe documentación de las unidades

incluyendo recibo 101-C-CCC, para reintegro de

fondo fijo, caja chica o liquidación de documento

pendiente, al Departamento de Proveeduría carga

las partidas de gasto indicadas y elabora póliza

cuando corresponda, traslada.

Encargado de Archivo

14 Recibe documentación y archiva.

8

Universidad de San Carlos de Guatemala

Nombre de la Unidad: Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC BCIE y Programas Autofinanciables.

Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros de Almacén del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables.

Elaborado por: Profesional de Desarrollo Organizacional Página 1 de 1.

Departamento de Contabilidad

Plan de Prestaciones,

Unidad Ejecutora

USAC/ BCIE y

Programas

Autofinanciables

Jefe, Director,

Coordinador de Área

Financiera

Plan de Prestaciones,

Unidad Ejecutora USAC/

BCIE y Programas

Autofinanciables

Tesorero o Auxiliar de

Tesorería.

Departamento de

Proveeduría

Encargado de Almacén

Plan de Prestaciones, Unidad

Ejecutora USAC/ BCIE y

Programas Autofinanciables

Encargado de Almacén.

Departamento de Caja

Receptor

Plan de Prestaciones o

Unidad Ejecutora USAC/

BCIE y Programas

Autofinanciables

Tesorero o Auxiliar de

Tesorería.

Recibe Solicitud de Materiales

y Salida de Almacén y monto

de los materiales, revisa y

firma.

Completa Solicitud de

Materiales y Salidas de

Almacén, incluye renglón y

código, consulta precios e

indica monto de los

materiales.

INICIO

Recibe Solicitud de Materiales y

Salidas de Almacén.

Recibe la Solicitud de Materiales y Salidas

de Almacén, con resumen, cheque de pago

o efectivo y elabora Recibo 101-C-CCC, a

la partida 4.1.32.1.07.992, imprime.

Recibe la Solicitud de

Materiales y Salidas de

Almacén, Verifica existencia de

materiales.

Recibe y revisa Solicitud

de Materiales y Salidas de

Almacén, resumen y

Recibo 101-C-CCC,

despacha materiales.

Pe

rso

na

D

esig

na

da

.

En

ca

rg

ad

o d

e

Arch

ivo

.

Recibe materiales y

Solicitud de Materiales y

Salidas de Almacén, revisa

y firma de recibido, retira

copia 2/3 y devuelve

original 1/3 y copia 3/3.

Recibe Solicitud de

Materiales y Salidas de

Almacén, 1/3 y 3/3,

firmadas por quien recibió

los materiales, descarga

de su inventario y archiva

copias 1/3 y 3/3.

Existen totalidad de

materiales.

Verifica códigos, precios

cantidad de materiales y

traslada Solicitud de

Materiales de Almacén.

sino

Verifica códigos e Indica

precio total de los

materiales existentes.

Recibe Solicitud de

Materiales y Salidas de

Almacén, resumen y

Recibo 101-C-CCC,

Despacha materiales.

Recibe documentación de las

unidades incluyendo recibo 101-

C-CCC, para reintegro de fondo

fijo, caja chica o liquidación de

documento pendiente, al

Departamento de Proveeduría

carga las partidas de gasto

indicadas y elabora póliza cuando

corresponda,

Recibe documentación y

archiva.

Fin

Recibe Solicitud de Materiales y Salidas

de Almacén, verifica precios vigentes en el

Departamento de Proveeduría, emite

cheque o prepara efectivo, elabora

resumen y entrega junto a Solicitud de

Materiales de Almacén.

1 1

1

9

VII. FORMULARIOS

10

SOLICITUD DE MATERIALES Y SALIDAS DE ALMACÉN

11

Formulario de Resumen

Formulario de Resumen de Renglones

Partida Valor de los Cargos en Q.

2.43 Productos de Papel o Cartón. 235.01 2.68 Productos Plásticos Nylon, Vinil y PVC.

1,870.68

2.92 Útiles de Limpieza y Productos Sanitarios.

428.27

TOTAL EN LETRAS: Dos mil quinientos treinta y tres con noventa y seis centavos 2,533.96

12

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA GENERAL DE INGRESOS MÓDULO DE INGRESOS

Form. SGI-02 RECIBO 101-C-CCC

No.

DEPENDENCIA:

RECIBI DE:

CARNÉ O REGISTRO DE PERSONAL: FECHA:

C O N C E P T O V A L O R Q.

Partida Presupuestal 4.132.1.07.992 Almacén de Proveeduría.

2,533.96

TOTAL EN LETRAS:Dos mil quinientos treinta y tres con noventa y seis centavos

2,533.96

(f)

RECEPTOR (sello)

1/3 Original Enterante, 2/3 Departamento de Contabilidad, Rendición de Cuentas, 3/3 Archivo Unidad.

13

Anexo I Libro de Control de Almacén de Proveeduría