1. objetivo - molitalia.com · 5 o reserva: documento generado en sap en la transacción mb21 para...

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

MOLITALIA S.A.

Junio 2017

ÍNDICE

1. OBJETIVO ........................................................................................ 3

2. ALCANCE ........................................................................................ 3

3. DEFINICIONES ................................................................................. 3

4. RESPONSABILIDADES...................................................................... 5

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. .................................................... 14

6. RESUMEN ....................................................................................... 24

7. HOJA DE ACTUALIZACIONES ...................................................... 26

8. ANEXOS ......................................................................................... 26

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ÍNDICE DETALLADO

1. OBJETIVO......................................................................................... 3

2. ALCANCE ........................................................................................ 3

3. DEFINICIONES ................................................................................. 3

4. RESPONSABILIDADES. ..................................................................... 5

4.1. SOLICITANTES VARIOS. .............................................................. 5

4.2. PLANIFICADORES ....................................................................... 7

4.3. COMPRADORES ......................................................................... 8

4.4. JEFE DE COMPRAS ..................................................................... 9

4.5. JEFATURAS Y GERENCIAS. ......................................................... 9

4.6. ALMACÉN ................................................................................... 9

4.7. PLANTAS DE PRODUCCIÓN. .................................................... 10

4.8. MARKETING............................................................................... 10

4.9. TRADE MARKETING. .................................................................. 10

4.10. FOOD SERVICES ....................................................................... 10

4.11. DESARROLLO. ........................................................................... 11

4.12. CALIDAD. .................................................................................. 11

4.13. SEGURIDAD ............................................................................... 11

4.14. SERVICIOS GENERALES ............................................................ 12

4.15. RRHH .......................................................................................... 12

4.16. SISTEMAS ................................................................................... 12

4.17. MANTENIMIENTO ...................................................................... 12

4.18. MESA DE PARTES ...................................................................... 13

4.19. CONTABILIDAD ........................................................................ 13

4.20. TESORERÍA ................................................................................. 13

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. .................................................... 14

5.1. DE LOS REQUERIMIENTOS. ....................................................... 14

5.2. DE LA GENERACIÓN DE LA OC. ............................................. 16

5.3. DE LAS LIBERACIONES. ............................................................ 19

5.4. DE LA ENTREGA DEL MATERIAL. .............................................. 20

5.5. DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO. .............................. 21

5.6. DEL RECLAMO A PROVEEDORES. ........................................... 21

5.7. DE LA APROBACIÓN DE LOS ARTES, PROTOTIPOS Y ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS. ........................................ 21

5.8. DEL PAGO A PROVEEDORES. .................................................. 22

5.9. DE LAS AUDITORÍAS. ................................................................ 22

5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS. .......................................... 23

5.11. DE LOS INDICADORES DE COMPRA. ...................................... 23

5.12. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS. .......... 23

6. RESUMEN ....................................................................................... 24

7. HOJA DE ACTUALIZACIONES ............................................................. 26

8. ANEXOS ......................................................................................... 26

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1. OBJETIVO

Sistematizar las actividades correspondientes al

abastecimiento de los productos y servicios locales e

importados necesarios para la continuidad de la

operación de MOLITALIA S.A. garantizando eficiencia

en costos, confiabilidad y transparencia en la

gestión de compras.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al abastecimiento de:

✓ Insumos y materiales directos para producción:

Materia prima, insumos, empaques y embalajes.

✓ Materiales indirectos: Misceláneos, Trade Marketing,

maquinarias, activos fijos y materiales de

mantenimiento.

✓ Productos terminados: Productos elaborados por

Carozzi (Intercompany) o empresas terceras listos

para su distribución (conservas, frunas, chupetes, etc)

✓ Servicios: Transporte, inspecciones, etiquetados,

barnizados, maquila de productos, etc.

3. DEFINICIONES

o Acta de Conformidad de Servicios: Documento emitido

por el usuario y autorizado por su jefe para aceptar un

servicio, detallando su fecha de finalización, proveedor,

orden de compra (OC), hoja de entrada y el informe de

la conformidad. Los fletes o cualquier otro servicio que

tenga una guía de transporte no requiere esta acta.

o Cotización: Documento en PDF o correo electrónico que

contenga la cotización del proveedor. Este documento

como mínimo debe detallar precio, condición de pago,

descripción del material, vigencia de la oferta, lugar de

entrega y fecha de despacho.

o Cuadro Comparativo: Documento en Excel que analiza

las alternativas cotizadas de forma cuantitativa (precio) y

cualitativa (condición de pago, tiempo de ejecución o

entrega y cumplimiento de requerimientos técnicos).

o Formato de Proveedor Preferido: Documento en PDF

firmado por el jefe del área usuaria y el jefe de compras,

que sustenta por qué se selecciona a un proveedor a

pesar de no contar con un comparativo o ser ganador.

4

o Formato Consumo Directo: Formato en Excel completado

por el usuario cuando requiere un material urgente que

no tiene código SAP, que no requiere ser almacenado y

que se adquirirá por única vez.

o Indicador de Urgencia: Determina la urgencia de un

requerimiento y que el solicitante debe adicionar al

realizar la solicitud de pedido en SAP en la transacción

ME51N o ME54N.

- 01: Urgente por riesgo de personal

- 02: Urgente por pérdida de venta/parada planta.

- 03: Urgente por riesgo calidad.

- 05: Compra de rutina

o Licitación: Proceso de concurso por el cual el comprador

recibe propuestas económicas de los proveedores

invitados a participar cumpliendo las especificaciones

técnicas requeridas, para luego realizar un análisis

cuantitativo y cualitativo seleccionando al proveedor

que tenga mayor calificación en el cuadro comparativo.

o Maquila de productos: Fabricación de productos

terminados o semi-terminados para Molitalia por un

proveedor tercero.

o Misceláneos: Corresponde a economatos, limpieza,

uniformes, productos publicitarios, gift cards, Trade

Marketing y EPPs (Elementos de Protección Personal).

o Orden de Compra (OC): Documento generado en SAP

por los compradores con la transacción ME21N (Compra

estándar) o ME31K (Compra con contrato marco) que se

dirige al proveedor vía e-mail especificando las

características y cantidad de los productos que se desea

adquirir; así como la contratación de servicios

previamente negociada con el proveedor.

o Productos corporativos: Aquellas que se coordinan en

conjunto con el equipo de materia prima de Carozzi,

consolidando volúmenes y licitando de forma conjunta.

o Productos de campaña: Productos que se adquieren de

acuerdo a la temporada de abundancia o disponibilidad

del mercado. Dentro de esta categoría se encuentran:

Conservas de frutas, pescados y panetones.

o Productos intercompany: Insumos que Molitalia compra

directamente a Carozzi.

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o Reserva: Documento generado en SAP en la transacción

MB21 para solicitar materiales del almacén que no estén

formulados en la receta de materiales (BOM) y que se

imputan a un centro de costos y cuenta mayor.

o Reposición automática (MRP): Proceso que permite

generar Solicitudes de pedido automáticamente para

que los compradores repongan el stock. La habilitación

para que un material tenga MRP debe ser acordada

entre el jefe del usuario y el jefe de compras.

o Reporte de Evaluación de Proveedores: Reporte obtenido

de SAP con la transacción ME6H, que detalla el nivel de

servicio brindado por el proveedor. Los puntos de

evaluación que considera son:

- Cumplimiento de plazos de entrega.

- Cumplimiento de cantidades.

- Cumplimiento de normas de envío y seguridad.

- Cumplimiento de normas de calidad.

o Solicitud de Pedido (SOLPED): Documento generado en

SAP por los solicitantes con la transacción ME51N a través

del cual se detalla el requerimiento de compra, fecha de

entrega e indicador de urgencia.

o Tabla de Lead Time: Detalla los tiempos de entrega por

cada categoría de compra, incluyendo el tiempo de

generación de OC, su liberación; así como el tiempo de

ingreso de almacén y liberación de calidad del material.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1. SOLICITANTES VARIOS.

• Los colaboradores de Molitalia S.A. cuando requieran un

material deben solicitarlo a través de UNA RESERVA al

almacén generándola en SAP con la MB21.

• Los requerimientos deben hacerse teniendo en cuenta la

Tabla de Lead Time de Compras1.

• En caso el almacén, no cuente con stock y el material no

tenga una reposición automática o una OC anual, debe

contactar a compras en cualquiera de estas formas

según sea el caso:

1 Ver Anexo VI: T006-Lead time según categoría de compras.

6

Caso Tipos de

Requerimiento Permite

almacenar Debe tener código SAP

El sistema genera

solicitud

Requiere aprobación

(1) Materiales de consumo

frecuente

Con solicitud de pedido

manual SI SI NO SI


automático SI SI SI NO

(2) Material que se compra por

única vez Con Formato de Consumo

Directo NO NO NO SI (3) Material que

se compra por primera vez y

urgente

• Si el solicitante, desea que sus solicitudes sean

automáticas, debe coordinar con su jefatura directa y la

de Compras según el punto 5.1. de este procedimiento.

• Es responsabilidad del solicitante, tramitar la liberación de

la solicitud del pedido en SAP o la autorización vía correo

electrónico de su jefe inmediato del Formato de Consumo

Directo2.

• A fin de mes, los solicitantes deben eliminar las solicitudes

con antigüedad mayor a 2 meses que no fueron atendidas

por falta de información del usuario.

2 Ver Anexo I: F001-Formato de Consumo Directo.

• De continuar vigente el requerimiento, debe crearse una

nueva solicitud, ya que SAP eliminará automáticamente las

solicitudes con más de 2 meses de antigüedad.

• Los responsables para realizar las solicitudes de pedido son:

Área Responsable

Almacén Insumos Jefe de Almacén Insumos

Almacén PT Supervisor Central Almacén

Almacén Provincias Jefe de Almacenes PT Provincias

Calidad Supervisores o Jefes de Calidad

Contabilidad Asistente de Contabilidad

Desarrollo Ingenieros de desarrollo

Finanzas-Tesorería Jefe de Tesorería

Food Service Supervisor de Visibilidad

Mantenimiento Planificadores de Mantenimiento

Marketing Jefe de Administrativo de Marketing

Plantas Planificadores de Mantenimiento

Trade Marketing Supervisor de Visibilidad

RRHH Secretaria RRHH

Seguridad y SSGG Planificadores de Mantenimiento

Sistemas – TI Técnicos de Soporte

Insumos Plantas Planificadores de Materiales

Insumos Hawas Planificadores de la Demanda

Gerencia Olivos Secretaria Operaciones

Gerencia Venezuela Asistente de Gerencia

• En caso se requiera únicamente información de mercado

o investigación de precios, el solicitante debe enviar a

compras el Formato de Cotización3, ya que no es una

compra en firme.

3 Ver Anexo II: F002-Formato de Cotización.

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Actualmente, para requerimiento de servicios, cada área

solicitante es responsable de la gestión. El área de compras

no gestiona la compra de servicios.

4.2. PLANIFICADORES

Los planificadores deben estimar las cantidades a producir o

comprar, generar las solicitudes de pedido en SAP y

mantener los parámetros de planificación actualizados en

SAP, según la siguiente distribución:

Tipo de

Materiales

Descripción Responsable de

la Planificación

ROH, LEER,

VERP

Materia Prima, envases,

embalaje

Planificadores de

Materiales.

ERSA Piezas de recambio Jefe de Compras

HAWA Productos terminados que

se compran para vender

en el mismo estado.

Planificadores de

la Demanda.

FERT Productos fabricados por

Molitalia S.A.

Planificadores de

Producción.

HIBE Materiales Generales

(EPPs, Uniforme, Limpieza,

Economato, etc)

Jefe de Almacén

de Insumos.

WERB Medios de Publicidad,

varios de trade marketing

o marketing

Jefe Administrat.

de Marketing y

Supervisor de

Visibilidad.

Asimismo, deben realizar la liberación de las solicitudes o en

su defecto hacer el seguimiento a la liberación para que

pueda iniciarse la compra.

a. Planificadores de la Demanda

• Responsables de generar las solicitudes de pedido de

los productos HAWA.

• Asimismo, deben informar a nivel de Producto

Terminado las estimaciones de venta cargando los

móviles de al menos los cuatro próximos meses.

b. Planificadores de Materiales

• Responsables de explosionar las estimaciones de

Planificación de la Demanda, generando solicitudes

de pedido en SAP con la cantidad de insumos a

comprar.

• Asimismo, pueden solicitar a los compradores vía e-

mail postergaciones de entrega de las OCs, en

función al programa de producción y al espacio de

almacén con 1 semana de anticipación; y adelantos

según la urgencia.

• Finalmente, alertan respecto a las obsolescencias de

insumos, solicitando a compras sus revalidaciones o

venta.

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c. Planificadores de la Producción.

• Responsables de la planificación de los productos a

fabricar en Molitalia y de elaborar el programa de

producción.

d. Planificadores de Mantenimiento.

• Responsables de la generación de solicitudes de

repuestos, seguridad, proyectos y servicios generales.

4.3. COMPRADORES

• Son los responsables de cumplir con la Matriz de

Metodología de Compra4 para generar la orden de

compra garantizando eficiencia en costos, transparencia

y la continuidad de la operación de Molitalia.

• Deben convertir las solicitudes de pedido en OC en un

plazo máximo de 7 días a menos que por la naturaleza

del producto y del mercado no sea conveniente enviar la

compra dentro de ese periodo de tiempo.

• Para el caso de los compradores de importación,

adicionalmente son responsables del costeo del

producto incluyendo los gastos de importación y aduana.

4 Ver Página 16: T002- Matriz de Metodología de Compra

• Además, deben realizar el seguimiento a la liberación de

la OC para el envío al proveedor antes del ingreso a

almacén en la fecha solicitada por planificación.

• Diariamente, debe actualizar las fechas de las OCs que

no hayan sido atendidas o en su defecto cerrar la OC, si

es que el proveedor ya no entregaría los saldos.

• Deben homologar proveedores y desarrollar productos

alternativos.

• Asimismo, deben revalidar la vida útil y buscar opciones

de venta para los insumos con obsolescencia.

• Deben mantener carpetas compartidas con las fichas

técnicas de los materiales que no gestiona desarrollo.

• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,

Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de

una reserva en SAP a almacén.

• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un

material general, el usuario debe seguir este

procedimiento según el punto 4.1.

• Para el caso de las OC que requieran un pago

anticipado, el comprador debe gestionarlo en SAP y en

coordinación con el área contable y tesorería. Asimismo,

debe realizar el seguimiento su compensación.

• Finalmente, deben coordinar la reposición dentro del mes

en curso de los materiales bloqueados.

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4.4. JEFE DE COMPRAS

• Responsable del cumplimiento de este procedimiento.

• Genera en SAP las compras con contrato marco.

• Generará los indicadores de evaluación de desempeño

de los compradores trimestralmente.

• Mantendrá actualizados los parámetros de planificación

de los repuestos de mantenimiento, previa validación del

jefe de mantenimiento.

• Eliminará a cada cierre de mes las solicitudes de pedido

con mayor a 2 meses de antigüedad que no hayan sido

atendidas por falta de información del usuario.

4.5. JEFATURAS Y GERENCIAS.

Las jefaturas y gerencias son responsables de la efectiva

aplicación de este procedimiento. Asimismo, deben liberar

las solicitudes de pedido, las OCs y las Hojas de entrada de

servicio en un plazo no mayor a 48 horas, a menos que haya

una observación en la OC.

4.6. ALMACÉN

• Son los responsables de generar las solicitudes de pedido

de Materiales Generales (EPPs, Uniforme, Limpieza,

Economato, etc) según la necesidad de reposición de la

bodega.

• Asimismo, deben coordinar con el proveedor los ingresos

a almacén de acuerdo a las existencias utilizando las OC

anuales.

• Son los responsables de confirmar las citas de atención al

proveedor con al menos 24 horas de anticipación vía

correo electrónico.

• Deben atender al proveedor según la cita pactada, con

una tolerancia de 30minutos a máximo 1 hora.

• Deben realizar el ingreso del stock a SAP durante el día

de la entrega registrando correctamente el número de

guía de remisión.

• Realizar la evaluación de las normas de envío en SAP

según cumplimiento del proveedor en MIGO y la ML81N.

• El jefe de almacén deberá eliminar las reservas con

antigüedad mayor o igual a 1 año; o aquellas que ya no

sean requeridas por el usuario.







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4.7. PLANTAS DE PRODUCCIÓN.







4.8. MARKETING.

• Responsable de enviar los artes en CD al proveedor

aprobado por compras.

• Debe validar y aprobar el matchprint de ser el caso.

• Responsable de validar el material en la prueba en

máquina o prueba industrial.

• Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido

realizado a su solicitud.

• Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas

promocionales y enviarla al comprador de la categoría.







4.9. TRADE MARKETING.









4.10. FOOD SERVICES






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4.11. DESARROLLO.

• Son los responsables de mantener las fichas técnicas

actualizadas, así como de la aprobación de los artes y

prototipos.

• Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido

realizado a su solicitud.

• Es responsable de validar y aprobar productos y/o

proveedores alternativos en coordinación con el área de

compras.

• Son los responsables de informar los proyectos de

reingeniería o lanzamiento a las áreas de planificación de

la demanda, planificación de materiales y compras con

al menos 60 días de anticipación.







4.12. CALIDAD.

• Son los responsables de inspeccionar las instalaciones de

los proveedores según el Programa Anual de Auditoría,

para certificación externa, elaborando la lista de

proveedores aprobados para compra.

• Deben validar y autorizar el ingreso del stock al almacén

de disponibles en un plazo máximo de 48 horas,

calificando al proveedor en SAP.







4.13. SEGURIDAD

• Responsables de determinar las fichas técnicas a utilizar

para los EPPs (Elementos de Protección Personal) y los

materiales necesarios para mantener los niveles de

seguridad de la planta y equipos.

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4.14. SERVICIOS GENERALES







4.15. RRHH

• Responsables de enviar los listados de personal que

ingresarán a laborar, con 21 días de anticipación al

almacén para que pueda reponer el stock.







4.16. SISTEMAS







4.17. MANTENIMIENTO

El jefe de mantenimiento debe:

• Enviar al cierre de cada trimestre, el listado de los

materiales obsoletos con un plan de acción para

liberación del almacén.

• Validar el listado de materiales que tendrán MRP.

• Enviar el forecast anual de mantenimiento de las plantas

a nivel de material y enviarla a los planificadores para

que tramiten las solicitudes de pedido.

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4.18. MESA DE PARTES

• Son los responsables de recibir la factura adjunta a la OC,

guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio

según corresponda; previa validación del documento en

SAP.

• Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del

documento en el Formato de Rechazo de Factura para

que el proveedor pueda resolver las observaciones con

los contactos correspondientes.

4.19. CONTABILIDAD

• Son los responsables de realizar el registro de facturas

dentro de los 5 días de haber sido recibido el documento

en mesa de partes.







4.20. TESORERÍA

• Son los responsables de realizar el pago al proveedor

según la condición de pago de la OC.







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5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

5.1. DE LOS REQUERIMIENTOS.

El primer paso de todo solicitante es haber validado el

stock con el almacén, para definir si es necesario

tramitar un requerimiento de compra nuevo.

5.1.1. Horarios de atención. - Los solicitantes pueden enviar

sus requerimientos de lunes a viernes antes de las 2pm. Las

solicitudes luego de este horario comenzarán a ser trabajadas

el día siguiente. Únicamente, son excepción de este horario

los requerimientos urgentes.

5.1.2. Fechas de entrega. - Deben considerar la tabla de

lead times5. De requerir una fecha anterior, se debe

considerar la solicitud como un urgente, detallando el

indicador de urgencia y alertar al comprador vía e-mail.

Actualmente la compra de servicios aún no es

gestionada por el área de compras.

5 Ver Anexo I: A007-Lead time según categoría de compras.

5.1.3. Tipos de requerimientos que puede solicitar al área de

compras.

Caso Tipos de

Requerimiento Permite

almacenar Debe tener código SAP

El sistema genera

solicitud

Requiere aprobación

(a) Materiales de consumo

frecuente


manual SI SI NO SI


automático SI SI SI NO

(b) Material que se compra por

única vez Con Formato de Consumo

Directo NO NO NO SI (c) Material que

se compra por primera vez y

urgente

a) Solicitud de pedido manual: El usuario en cumplimiento

del punto 4.1. de este procedimiento deberá generar la

solicitud de pedido en la transacción SAP ME51N.

Asimismo, según la estrategia de liberación asignada en

SAP, los liberadores deben aprobar la solicitud en la

transacción ME55.

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b) Solicitud de pedido automática (MRP): Para que un

material tenga este tipo de reposición, el jefe del

solicitante debe indicar al jefe de compras:

- Código SAP del material.

- Consumo promedio mensual del material.

- Frecuencia de consumo del material.

- Stock de seguridad mínimo que requiere.

Con esta información el jefe de compras configurará el

material en SAP y ya no habrá necesidad de generar

solicitudes manuales.

c) Formato de Consumo Directo6: El solicitante debe enviar

el formato Excel, vía correo electrónico al comprador

con el historial de aprobación del jefe del usuario

solicitante.

5.1.4. Información mínima requerida para cotizar o realizar una

compra por primera vez, de un material que no cuente

con ficha técnica.

6 Ver Anexo I: F001-Formato de Consumo Directo.

T001- INFORMACIÓN MÍNIMA REQUERIDA POR CATEGORÍA

Categoría de material Especificaciones mínimas enviadas

Materias Primas e Insumos

- Fichas Técnicas

- Cantidad

- Fecha de entrega en planta

- Solicitud de Pedido

Empaques, Embalajes

(Displays, cajas, stickers)

- Prototipos, artes aprobados en

CD y/o fichas Técnicas

- Cantidad


Misceláneos - Marca, Modelo y Descripción

- Cantidad


Trigo - Factura del Embarque

Productos Intercompany - Cuadro de Pedidos a Carozzi.

Insumos Intercompany - Solicitud de Pedido

Maquinarias, activos fijos y

materiales de mantenimiento.

- Part Number y plano técnico.

- Marca, Modelo y Descripción

- Cantidad


- Requerimiento de Inversión

únicamente para Activos Fijos.

Productos Corporativos - Cuadro de Compras

Corporativo.

- Contrato de Licitación.

Productos Terminados (HAWA) - Cuadro de Pedidos a

Proveedor.

Productos de campaña - Fichas Técnicas

- Cantidad


Servicios directos

(Transporte, Inspecciones,

etiquetados y maquila de

prod.)

- Fichas Técnicas

- Cantidad

- Fecha de ejecución

- Lugar de entrega

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5.2. DE LA GENERACIÓN DE LA OC.

5.1.5. Proceso de generación de OC.- El comprador debe

ejecutar diariamente la transacción ME5A para conocer el

listado de solicitudes a trabajar. Luego debe utilizar la

transacción ME21N para generar el pedido de compra y

adjuntar los sustentos correspondientes. En caso fuera una

compra de importación, adicionalmente debe incluir los

gastos de transporte internacional y aduanas.

5.1.6. Tiempo de generación de OC: El tiempo para

convertirse una solped a OC es de 8 días calendario, los

cuales se consideran desde la fecha de la liberación de la

solicitud de pedido hasta el envío de la OC al proveedor.

5.1.7. Selección de proveedores: El proveedor será

definido en función al tipo de compra, teniendo en cuenta

la siguiente Matriz de Metodología de Compra. Para el caso

de materias primas, envases y embalajes el proveedor

además debe ser aprobado por las áreas de desarrollo y

control de calidad.

T002 – MATRIZ DE METODOLOGÍA DE COMPRA

Tipo de Compra Selección de

Proveedor por

Adjuntar en OC

Compras con reposición

automática o compra

frecuente y que tengan

estabilidad en precios**

Licitación Anual y

convenio

Número de Licitación o

convenio

Trigos Licitación por

temporada

Factura de Embarque y

/o contrato

Compras Intercompany

Proveedor

Intercompany

Factura de Embarque y

/o contrato

Compras de productos de

campaña o HAWA.

Licitación Anual y

contrato

Licitación o Factura

Proforma

Compras spot o de

productos con variabilidad

en precios.

Matriz de Monto y

Vigencia de

Cotizaciones

Cuadro Comparativo y

cotizaciones

Compras con proveedor

seleccionado por usuario y

que no tenga comparativo

o el comparativo no lo

favorezca.

Formato de

Proveedor Preferido

Formato de proveedor

preferido y cotización

Compras menores a S/. 500

soles y no recurrente.

1 sola cotización Adjuntar cotización

Compras a proveedor

único, representante de

marca o distribuidor

exclusivo

1 sola cotización

anual

Número de proveedor

único y cotización

Compras de proyectos o

de activos fijos.

Matriz de Monto y

Vigencia de

Cotizaciones

Cuadro Comparativo,

cotizaciones y

Requerimiento de

Inversión firmado

Compras de Servicios Matriz de Monto y

Vigencia de

Cotizaciones

Cuadro Comparativo y

cotizaciones.

*Para consultoría es

obligatorio un contrato.

Compras urgentes o de

regularización.

Cotización del

usuario

Cotización y correo

autorizado por jefatura

de usuario

** Únicamente, aquellos materiales que no convengan licitar por estrategia de

compra en función a coyuntura de mercado, podrán mantener su historial de

precio sin cotización actualizada.

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T003- MATRIZ DE COTIZACIONES POR VIGENCIA Y MONTO

Limite Inferior Límite Superior Regla Mínima Validez

S/.0 S/.500 1 cotización 1 año

S/.500 S/.6,000 2 cotizaciones 1 año

S/.6,000 S/.15,000 2 cotizaciones 1 año

S/.15,000 S/.50,000 3 cotizaciones 2 años

S/.50,000

4 cotizaciones 2 años

F003 - CUADROS COMPARATIVOS

Comparativo Simple: Para commodities o productos que no presentan

diferenciación técnica.

Postor 1 Postor 2 Postor 3 Precio

Comparativo Completo: Para productos que puedan diferenciarse por

Aspectos técnicos u otros adicionales al precio.

Cuadro Comparativo Técnico Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Aspecto Técnico 1 Aspecto Técnico 2 Aspecto Técnico 3 Calificación Técnica 5 4 3

Condiciones Comerciales Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Tiempo de ejecución 5 4 3

Facilidades forma de pago 5 4 3 Calificación Comercial 5 4 3

Precio Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Calificación Precio 5 4 3

Criterios de Decisión

Calificación Técnica 35% Calificación Comercial 25% Calificación Precio 40.0%

100%

Evaluación Final Proveedores Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Valor Final 5 4 3

Justificación a la falta de oferentes

( ) Oferentes no atendieron cotizaciones para las razones explicadas. ( ) Proveedor único garantizado y probado.

Comentarios adicionales:

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F004 - FORMATO DE PROVEEDOR PREFERIDO

DATOS DEL PROVEEDOR PREFERIDO

Nombre

RUC-DNI

Código SAP

Dirección Fiscal

Dirección para

notificaciones

Teléfono

E-mail

Persona de Contacto

A continuación se detallan las razones por las cuales EL

PROVEEDOR PREFERIDO es necesario para MOLITALIA S.A.:

• -

• -

• -

Fecha de Inicio

Fecha de Fin

Este proveedor será considerado como PROVEEDOR PREFERIDO

por 12 meses, teniendo como cláusula la no renovación de

compra a menos que se demuestre a través de un cuadro

comparativo que es la mejor opción para Molitalia.

Las partes dan conformidad al presente formato, el día, mes y

año.

JEFE DE COMPRAS JEFE DEL SOLICITANTE

5.1.8. Generación de Contratos.

La generación de un contrato en Molitalia al menos debe

considerar los siguientes puntos:

• Principales cláusulas:

- Definiciones de los términos utilizados en la compra.

Antecedentes de los participantes del contrato.

- Objeto del contrato.

- Términos y condiciones de la entrega del producto o

servicio.

- Obligaciones de las partes.

- Precio y vigencia del contrato.

- Confidencialidad.

- Titularidad de las marcas, diseños y símbolos.

- Independencia de las partes

- Cesión

- Resolución del contrato.

- Notificaciones y Ley Aplicable.

• Información necesaria del proveedor:

- Ficha RUC

- Poderes de los representantes legales que firmarán.

- Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa,

donde se compruebe la propiedad de la misma.

- Formato para la creación de proveedores.

• Responsables de la revisión y firma del contrato:

- Jefe de Asesoría Legal

- Jefe de Compras

- Gerente de Logística

- Gerente de Finanzas

- Gerente General

- Gerente del área solicitante

IMPORTANTE: Para el caso de los servicios de consultoría, es

obligatorio especificar los entregables en el contrato.

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5.1.9. Generación de Convenios.

La generación de un convenio en Molitalia al menos

debe considerar los siguientes puntos:

• Principales cláusulas:

- Antecedentes de los participantes del contrato.

- Objeto del Convenio.

- Términos y condiciones de la entrega del producto o

servicio.

- Obligaciones de las partes.

- Precio y vigencia del contrato.

- Confidencialidad.

- Cesión

- Resolución del contrato.

- Ley Aplicable.

• Información necesaria del proveedor:

- Ficha RUC

- Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa,

donde se compruebe la propiedad de la misma.

- Formato para la creación de proveedores.

• Responsables de la revisión y firma del contrato:

- Jefe de Asesoría Legal

- Jefe de Compras

- Jefe del área solicitante

- Subgerente de Compras

5.3. DE LAS LIBERACIONES.

Cada liberador debe aprobar según corresponda: la

solicitud de pedido, la orden de compra y/o la hoja de

entada, en un máximo de 48 horas para que pueda

gestionarse una compra.

5.1.10. Liberación de la solicitud de pedido.

Según la estrategia de liberación establecida en SAP, las

solicitudes de pedido manuales deben ser aprobadas por al

menos dos jefaturas en la transacción ME55.

5.1.11. Liberación de la orden de compra.

Una OC tiene como mínimo 02 liberadores y un máximo de

05 liberadores, cada uno de los cuales debe realizar la

liberación en un plazo máximo de 48 horas. Para esto utilizan

la transacción ME28.

5.1.12. Liberación de la hoja de entrega de servicio.

Una OC de Servicio, a diferencia de la de materiales que

tiene una entrada de mercadería; tiene una conformidad

de servicio. Esta aprobación a la conformidad de servicio

está determinada en la estrategia de liberación de SAP, y

debe ser aprobadas por las jefaturas en la transacción ML85.

20

5.4. DE LA ENTREGA DEL MATERIAL.

5.1.13. Programación de entregas en Lima de compras

locales: Es responsabilidad del almacén confirmar la cita

para la entrega de mercadería con 24 horas de

anticipación copiando al proveedor y al comprador para

que programe la fecha de entrega en SAP en la transacción

ME22N.

5.1.14. Programación de entregas en Lima de compras

importadas: El comprador debe informar la llegada con 2

días de anticipación como mínimo al almacén. Se indica la

OC, empresa de transportes y la agencia de aduana que

realiza del despacha. Asimismo, se adjunta los certificados

de calidad en la carpeta M:\Acac_Insumos.

5.1.15. Programación de entregas en Provincia: El

encargado de almacén de provincia coordina con el

comprador vía correo electrónico y/o con copia al jefe de

almacén de lima, la entrega y/o traslado de materiales que

se requieran.

5.1.16. Programación de adelantos y retrasos en la

entrega: En caso se requiera adelantar o retrasar un pedido,

el área de planeamiento debe enviar un correo detallando

en el asunto que es urgente y usando el siguiente formato.

F005 – FORMATO DE REPROGRAMACIONES

Planificador Urgente Código

Material Descripción

#OC + Posición

Fecha solicitada de adelanto o

postergación

Motivo

Nueva fecha

confirmada por

compras

5.1.17. Tolerancia en la cantidad de entrega del material:

Para los productos con lotes corridos de producción, se

permite una tolerancia en la cantidad de entrega. Esta

debe ser coordinada previamente entre el proveedor y el

comprador. Por defecto, el sistema otorga un 10% de

tolerancia máxima en las categorías de embalaje, envases y

materias primas.

21

5.5. DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO.

La conformidad del servicio debe realizarse con la firma del

Acta de Conformidad del Servicio7 por el usuario solicitante y

su jefe. Como sustentos, se debe detallar el informe del

servicio realizado con registros fotográficos y/o documentos

que evidencien esta ejecución. Los fletes o cualquier otro

servicio que pueda ser sustentado por una guía de

transporte, no requiere de esta acta de conformidad. Para

todos los demás servicios, el usuario debe adjuntar esta acta

al momento de dar la conformidad en SAP por la ML81N.

5.6. DEL RECLAMO A PROVEEDORES.

• La conformidad en cuanto a cantidad y descripción

según orden de compra debe ser dada por almacén.

Adicionalmente balanza da la conformidad cuando la

unidad de medida está relacionada al peso.

• La conformidad en cuanto a modelo, serie y operatividad

de un repuesto, debe ser dada por el técnico y/o jefe de

mantenimiento.

• Adicionalmente, aquellos productos que en el muestreo

no cumplan con la ficha técnica, serán rechazados por

calidad impidiendo su ingreso.

7 Ver Anexo III: F006- Acta de Conformidad de Servicio.

• En caso, el producto haya sido recibido y el rechazo

se genere una vez ingresado, el área que realice el

hallazgo debe informar al comprador con copia al

Jefe de Compras para que solicite el reemplazo del

proveedor y el plan de acción. El plazo de

formalización de este reclamo es de máximo 6 meses

desde que se recibió el producto.

• Semanalmente, el analista de existencias se encarga

de pasar un reporte de materiales bloqueados

pendientes de devolución, el cual debe ser

gestionado por los compradores para conseguir la

reposición del material como máximo en un plazo de

30 días.

5.7. DE LA APROBACIÓN DE LOS ARTES, PROTOTIPOS Y

ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS.

• La elaboración y aprobación de las especificaciones

técnicas, artes y prototipos son responsabilidad del

área de desarrollo, quien debe tener actualizados

estos documentos en SAP.

• Para productos nuevos o reingenierías, el área de

desarrollo debe enviar con al menos 60 días de

anticipación los artes, prototipos y fichas técnicas.

22

5.8. DEL PAGO A PROVEEDORES.

• La gestión del pago a los proveedores es responsabilidad

del área de tesorería, según la condición pactada en la

orden de compra.

• Para el caso de los proveedores que requieren un pago

adelantado, el comprador debe tramitar el anticipo en la

transacción SAP F-47 y enviar el formato de anticipo

adjuntando la factura proforma.

• Los anticipos deben ser aprobados por las gerencias

correspondientes y son válidas para las compras

importadas. Las únicas excepciones son aquellas

compras locales que no tengan un proveedor o producto

alternativo.

• El comprador debe negociar en lo posible el pago a

través de transferencias bancarias con las entidades que

estén afiliadas a Molitalia (BCP, BBVA y SCOTIABANK) y

evitar el uso de facturas negociables.

5.9. DE LAS AUDITORÍAS.

• BRC – British Retail Consortium. Exclusivamente para la

planta Caramelos. Esta auditoría exige que el área de

compras tenga los siguientes documentos:

1. Organigrama y funciones de Compras.

2. Lista de proveedores aprobados por Calidad.

3. Procedimiento para manejo de compras en SAP.

• Seguridad – Esta auditoría exige que el área de compras

tenga las Hojas de Seguridad (MSDS) de los productos

químicos y compre los EPPs y mobiliarios del personal

siguiendo la ficha técnica aprobada por el Área de

Seguridad, Salud y Medio Ambiente.

• Disney– Esta auditoría tiene que ser aprobada por

Molitalia y por los proveedores de envases, embalajes y

aquellos que maquilan algún producto con diseños de

Disney para campaña. Debe tramitarse a partir de Marzo.

• Certificación Externa para Proveedores. - Anualmente en

coordinación con calidad, el área de compras valida

qué proveedores deben aprobar esta certificación con

una entidad externa. El costo es asumido por el

proveedor.

23

5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS.

• Mesa de partes, debe recibir la factura adjunta a la OC,

guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio

según corresponda; previa validación en SAP.

• Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del

documento en el Formato de Rechazo de Factura para

que el proveedor pueda resolver las observaciones con

los contactos correspondientes.

• Si el motivo del rechazo es atribuible a Molitalia, se debe

recibir el documento y entregar al área responsable de la

observación.

• La tolerancia máxima para la diferencia entre el monto

de factura y la orden de compra es de $1.5 o S/5.10 por

documento. Para documentos con mayor diferencia

deben venir aprobados por el Jefe de Compras.

5.11. DE LOS INDICADORES DE COMPRA.

• La gestión de los compradores se mide trimestralmente,

según la Matriz de Indicadores de Gestión De Compras8,

elaborada por el Jefe de Compras.

8 Ver Anexo II: T004 – Matriz de Indicadores de Gestión de Compras.

5.12. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y

PRODUCTOS.

• El comprador en coordinación con las áreas de calidad y

desarrollo debe solicitar muestras que cumplan con la

ficha técnica de Molitalia.

• Desarrollo debe confirmar que a nivel económico

representa una oportunidad para Molitalia.

• Luego, calidad procede a realizar el anáisis físico-químico

y realiza una inspección documentaria y en planta del

proveedor para validarlo.

• Desarrollo realizará una prueba de laboratorio y de ser

positiva, tramita un nuevo pedido con compras para la

prueba industrial.

• Finalmente, Si Desarrollo valida la prueba industrial, se

procede a homologar el producto y/o el proveedor,

generando el RAI para que compras pueda generar

pedidos de este nuevo insumo o proveedor.

24

6. RESUMEN

• OBJETIVO: Sistema de trabajo, eficiencia en costos,

confiabilidad y transparencia para la gestión de compras.

• ALCANCE: Todas las compras de Molitalia: productos y

servicios. Incluso para las que no gestiona compras.

• DEFINICIONES NOVEDOSAS:

a) Formato de Proveedor Preferido: Utilizado para sustentar la

selección de un proveedor que no ganó en un comparativo

o no fue evaluado. Ver página 18.

b) Formato de Consumo Directo: Utilizado cuando no se puede

generar requerimiento por SAP por no contar con código o

por ser la primera y/o única compra. Ver Anexo I

c) Indicador de Urgencia: Indica si la urgencia se debe a riesgo

de personal (01), parada de planta (02) o calidad (03).

d) SOLPED (Solicitud de Pedido): Solicitud que genera el

responsable según área en la ME51N de SAP.

e) MRP (Reposición automática): Materiales que no necesitan

solicitud de pedido porque el SAP las genera en automático.

f) Reserva: En la MB21 de SAP se solicita materiales a almacén

asignando un centro de costo y cuenta mayor.

g) Tabla Lead Time: Tiempos de entrega de cada material.

h) Módulo de Evaluación de proveedores: Reporte de

calificación de proveedores en SAP.

• PRINCIPALES RESPONSABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE

COMPRA:

RESPONSABLE FUNCIÓN ACCESO

SAP

Solicitantes* Generar solicitud de pedido o Formato de

consumo directo con información completa

y hacer seguimiento a liberación.

ME51N Planificadores

Compradores Cotizar, generar la OC acorde al

procedimiento y hacer seguimiento a la

liberación.

ME21N

Jefes y

Gerencias

Realizar la liberación en max. 48 horas de la

solicitud, OC y hoja de entrada de servicio.

ME55,

ME28,

ML85

Almacén Confirmar las citas y realizar el ingreso del

stock en fecha.

MIGO

Marketing Enviar artes, aprobar matchprint y asistir a la

prueba en máquina.

-

Trade Mkt y

Food Service

Actualizar mensualmente el forecast anual

de las campañas y enviar a compras

Desarrollo Mantener actualizadas las fichas técnicas y

apoyar en la validación de productos y

proveedores alternativos.

-

Calidad Liberar los productos en SAP y realizar las

auditorías a los proveedores.

-

Seguridad Enviar las fichas técnicas de los materiales

de seguridad para la compra.

-

RRHH Enviar el listado de personal nuevo con 3

semanas de anticipación a almacén.

-

Mantenimiento Actualizar mensualmente el forecast anual

de los mantenimientos y enviar a compras

Mesa de Partes Validar oportunamente las facturas de los

proveedores y derivar correctamente al

solucionador de las observaciones.

-

Contabilidad Realizar el registro de facturas en fecha. MIRO

Tesorería Realizar el pago de los proveedores en

fecha.

-

Plantas Enviar listado de EPPs y uniformes para las

entregas anual en Noviembre.

-

*El área de sistemas está consideradas dentro de Solicitantes.

25

• DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

1. Antes de requerir una compra, validar que no hay stock

en almacén.

2. Si el material no tiene reposición automática ni OC anual,

tiene 3 formas de pedir un requerimiento a compras:

a. Con solicitud de pedido manual; si no se almacenará y no

tiene código SAP. Necesita Aprobación.

b. Con solicitud de pedido automático; no necesita

aprobación y debe contar con planificación en SAP.

c. Con formato de consumo directo; si se compra por

primera y única vez, no tiene código SAP y no requiere

almacenarse. Necesita autorización.

3. Los responsables de hacer la solicitud de pedido o el

formato de consumo directo están definidos según el

área. La tabla con los responsables está en la página 6.

4. Los solicitantes deben actualizar las SOLPEDs con

antigüedad mayor a 2 meses o se borrarán

automáticamente.

5. La responsabilidad de los planificadores según tipo de

material se encuentra en la página 7.

6. El área de compras no gestiona servicios. Debe hacerlo

cada área directamente.

7. Los requisitos mínimos para que el área de compras

cotice o atienda un pedido por primera vez están en la

página 14.

8. Los compradores deben cumplir la metodología de

compras para la selección del proveedor y generar la

OC en un plazo de 7 días máximo, a menos que la

coyuntura de mercado no lo permita. La metodología

está en la página 15.

9. Los liberadores tienen un plazo de 48hras máximo para

liberar solicitudes de pedido, OC y hojas de entrada.

10. Las tolerancias en los montos de factura deben ser de un

máximo de $1.5. A nivel de cantidad, el máximo

permitido es un 10% para materia prima, embalaje y

envases.

11. Los productos que no cumplen con la ficha técnica serán

bloqueados. Es responsabilidad del comprador coordinar

la reposición con el proveedor en un 1 mes máximo.

12. Los anticipos deben ser gestionados por el comprador

hasta su compensación. Para las compras locales solo

está permitido si no tiene proveedor alternativo.

13. Los indicadores de compras son monitoreados por el Jefe

de compras trimestralmente.

26

7. HOJA DE ACTUALIZACIONES

N° Fecha Elaborado

por/cargo

Revisado por /

cargo

Aprobado por /

Cargo

1 Junio

2017

Claudia Fabián:

Jefe de

Compras

Rafael Angulo:

Gerente de

Logística

Ricardo Venegas:

Gerente General

8. ANEXOS

27

ANEXO I: F001-FORMATO DE CONSUMO DIRECTO.

FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO URGENTE DE MATERIALES

SOLICITANTE: ARTURO SILVA

ÁREA: MTTO FECHA DE SOLICITUD: 02/11/16

MOTIVO DE COMPRA (*) MANTENIMIENTO SEMESTRAL - COMPRA SIN CÓDIGO POR URGENCIA

ÍTEM COMPRADOR CANTIDAD UNIDAD DE

MEDIDA DESCRIPCIÓN

ESPECIFICAC.

TÉCNICAS

MÁQUINA O

EQUIPO

NÚMERO

DE PARTE

FECHA

SOL

LUGAR DE

ENTREGA

CENTRO

DE

COSTO

OBSERVACIONES

Ejemplo 461-WILSON

M. 10 UN - UNIDAD

VALVULA

MARIPOSA TIPO

WAFER

DE 2" DE

ACERO

INOXIDABLE

ENVASADORA

RICCIARELLI 5678 4-Nov

4104 - PLANTA LOS

OLIVOS

SE RECOMIENDA

PROVEEDOR

FESTO

1 SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR



28

ANEXO II: F002 - FORMATO DE COTIZACIÓN.

FECHA DE

SOLICITUD:

MOTIVO DE COTIZACIÓN(*)

ÍTEM COMPRADOR CANTIDADUNIDAD DE

MEDIDADESCRIPCIÓN

ESPECIFICACIONES

TÉCNICASMÁQUINA O EQUIPO

NÚMERO DE PARTE

O MODELOMARCA IMAGEN PROVEEDOR SUGERIDO

1 SELECCIONAR SELECCIONAR





Formato de Solicitud de cotización

SOLICITANTE: ÁREA:

29

ANEXO III: F006-FORMATO DE ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIO

30

ANEXO IV: T004 – MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN DE COMPRAS.

PUNTAJE

1 2 3 4

Objetivo

Compras Indicador

Significativamente por debajo

de las expectativas

Por debajo de las

expectativas Cumple con las expectativas Supera las expectativas

Incrementar el

PBIT

Bloqueados Más del 50% de los bloqueados

tiene más de 1 mes de

antigüedad

Entre 21% y 49% de los

bloqueados tiene más de 1

mes de antigüedad

Entre 1% y 20% de los

bloqueados tienen más de 1

mes de antigüedad.

0% de los bloqueados tiene

más de 1 mes de antigüedad.

Ahorros Ahorró menos del 50% del

objetivo establecido

Ahorró Entre 51% y 85% del


Ahorró entre 86% y 100% del


Ahorró entre 1% y 20% más

del objetivo establecido

Mejorar el Nivel

de Servicio

Pedidos OTIF (On

Time - In Full)

Menos del 50% de las OC se han

entregado completas dentro del

LT

Entre el 51% y 85% de las OC

se han entregado completas

dentro del LT


se ha entregado completas

dentro del LT


se han entregado completas

dentro del LT

Tiempo de

atención

Menos del 50% de las solpeds se

convirtieron en OC dentro de 8

días

Entre 51% y 85% de las

solpeds fueron convertidas a

OC dentro de 8 días

Entre 86% y 100% de las

solpeds fueron convertidas a

OC dentro de 8 días

100% de las solpeds fueron

convertidas a OC en menos

de 8 días

Mejora

Continua Proyecto Anual Ningún proyecto finalizado 1 proyecto finalizado 2 proyectos finalizados 3 proyectos finalizados

31

ANEXO V: T005 - FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Acciones a Seguir Responsable Registro

1. Generación del requerimiento:

La generación de la solicitud de pedido puede haberse originado por:

1.1. Requerimientos con código:

Proceso de planificación:

✓ El sistema genera una orden previsional proponiendo una cantidad a

abastecer.

✓ El planificador debe analizar las necesidades de material, parámetros del

material (lote mínimo y lead time del proveedor), entregas pendientes.

✓ Transformar la orden previsional en una solicitud de pedido con las

cantidades necesarias.

Proceso de reposición automática:

✓ El planificador previamente ha configurado el material en SAP para que, al

llegar a un punto de pedido, automáticamente genere una solicitud de

pedido.

Manual:

✓ Generar la solicitud de pedido después de analizar las necesidades de

material.

1.2. Requerimientos sin código:

Manual:

✓ Enviar formato de requerimiento urgente.

Planificador

Planificador

Usuario/

Comprador/

Planificador

Usuario

MD04

No Requiere

ME51N

Formato de

Requerimiento

Urgente

32

2. Liberación del requerimiento(solped):

✓ Los liberadores responsables autorizan el requerimiento de compra

liberándolo en SAP

3. Generación de pedidos de compra

✓ Diariamente el comprador visualizará el listado de los requerimientos

pendientes de atención.

✓ Previo a la generación del pedido el comprador deberá verificar:

• Si el proveedor existe en el maestro de proveedores, en caso no fuera

así deberá solicitarse su creación al área de contabilidad con Maruja

Allcca.

• Si el código de material se encuentre activo, caso contrario solicitar la

creación del material al área de desarrollo (si es un insumo directo9) o al

área de mantenimiento (si es un material indirecto10)

✓ Al crear la orden de compra se debe indicar lo siguiente:

a. Clase de pedido: NB (orden de compra de local).

b. Proveedor

c. Grupo de compra.

d. N° de la solicitud de pedido.

e. Precio en la unidad de medida

f. Plazo de entrega

g. Nota de cabecera: Resume la razón de la adjudicación.

Liberadores

Comprador

Contabilidad

Desarrollo o

Mantenimiento

Comprador

ME55

ME5A

XK01

MM01

ME21N

9 Materias primas, material de envase, embalaje o insumos directos. 10 Materias indirectas como EPPs, economatos, repuestos, uniformes, etc.

33

✓ De existir alguna diferencia en precio mayor o menor al 2.5% el comprador

deberá solicitar autorización a la gerencia de logística con copia al jefe de

compras para emitir la orden de compra.

✓ Para la selección del proveedor, el comprador debe guiarse de la Matriz de la

Metodología de Compra y del Monto y Validez de Cotizaciones.

✓ Para la generación de una orden de compra con contrato marco, se debe

adjuntar los sustentos de la licitación y valorizar la compra total por el monto

total de la vigencia del contrato.

4. Liberación de pedidos de compra

✓ La liberación del pedido de compra se realizará en base a la estrategia de

liberación autorizada para el grupo de compra.

✓ Cuando se ha efectuado la última liberación, se envía la orden de compra al

proveedor vía correo electrónico o vía SAP.

5. Generación de Anticipos

✓ De ser necesario emitir un anticipo, el comprador generará el anticipo

indicando la orden de compra que se ha generado, así como el importe del

anticipo y adjuntará la factura proforma y los datos bancarios para la

transferencia. (Solicitud de pago)

✓ Impresión del anticipo

✓ El anticipo debe ser aprobado por la gerencias respectivas.

✓ El área de finanzas realizará el pago del anticipo.

✓ El solicitante se encarga de compensar el pago, adjuntando la factura con el

n° de la OC y el n° del anticipo.

Gerencia De

Logística

Comprador

Jefe de Compras

Liberadores

Comprador

Comprador

Finanzas

ZM92

Cotizaciones,

Licitaciones y/o

Formato de

Proveedor Preferido

ME31K

ME28/ ME35K

E-mail / ME9F

F-47

ZF27

Transferencia

bancaria o cheque

34

6. Seguimiento de pedidos de compra

✓ Se realiza un seguimiento al pedido de compra para verificar se cumpla las

condiciones pactadas.

✓ En caso de existir alguna reprogramación del pedido a solicitud del

planificador (adelantos o postergaciones), el comprador debe coordinar el

cambio con el proveedor.

7. Proceso de Nacionalización para compras importadas.

✓ Para el pago de la DUA se genera un anticipo por cada importación.

8. Recepción de materiales y servicios.

✓ Para el ingreso de la unidad de transporte el área de vigilancia solicita los

siguientes documentos:

• SCTR – Seguro contra todo riesgo.

• EPP – Equipos Protección Personal

• Licencia de Conducir y placa.

• Certificado de Fumigación

✓ Balanza toma el pesaje de la unidad al ingreso y salida de los transportes.

✓ El área de calidad realiza un muestreo para liberar el ingreso del material.

✓ Almacén realiza conteo y verificación del material para ingreso a SAP.

✓ En el caso de los repuestos, los técnicos de mantenimiento deben realizar la

validación del material para que el almacén pueda realizar el ingreso a SAP.

✓ En el caso de servicios, el usuario y el jefe del usuario deben generar la hoja de

entrada del servicio en SAP como conformidad adjuntando los sustentos y el

acta de conformidad del servicio.

Comprador

Comprador de

Importación

Vigilancia

Balanza

Calidad

Almacén

Mantenimiento

Usuario/Jefe del

Usuario

ME22N

.

F-47

Ticket de Balanza

Reporte de

Bloqueos

MIGO

ML81N

35

9. Recepción y Registro de Facturas.

✓ Proveedor debe entregar documentación correspondiente en mesa de partes:

• Si es un producto.- Guía de remisión, orden de compra y factura.

• Si es un servicio.- Acta de conformidad de servicio, orden de compra y

factura.

✓ Mesa de partes envía facturas a contabilidad para su registro.

10. Pago a Proveedor

✓ Tesorería paga a los proveedores los días lunes por transferencia y coordina

recojo de cheques para los que no tienen cuenta BCP o Continental.

11. Gestión de Indicadores de Compras.

✓ El jefe de compras mensualmente genera el reporte de indicadores de

compras para compartir con las principales gerencias.

Proveedor

Mesa de partes

& Contabilidad

Tesorería

Jefe de Compras

Reporte de

indicadores de

compras

39

ANEXO VI: TABLA LEAD TIME

Categoría de material Lead Time

Materias Primas e Insumos

- 30 días a 60 días según

el origen.

Empaques, Embalajes

- Displays: 20 días.

- Cajas: 20 días.

- Flexibles: 45 días

- Stickers y cintas: 15 días

Misceláneos - Economatos: 15 días

- Formatos: 15 días

- Limpieza: 15 días

- Uniformes: 30 días

- Mobiliarios: 15 días

Trigo - 30 días

Productos Intercompany - 30 días

Insumos Intercompany - 30 días a 60 días según

el origen.

Maquinarias, activos fijos y materiales

de mantenimiento.

- Local: 15 días

- Importado: 30 a 60 días.

Productos Terminados (HAWA) - 30 días a 60 días según

el origen.

Productos de campaña - 20 días

Servicios directos

(Transporte, Inspecciones,

etiquetados y maquila de prod.)

- 15 días

ANEXO VII: FORMATO DE CREACIÓN DE PROVEEDOR

18/07/2017

1 DATOS SOLICITANTE

NOMBRE :

CARGO / GRUPO DE COMPRA:

GERENCIA :

2 DATOS PROVEEDOR

SOCIEDAD

GRUPO DE CUENTA Pais : PERU

TRATAMIENTO

NOMBRE O RAZON SOCIAL

APELLIDO PATERNO

APELLIDO MATERNO

NOMBRE

CONCEPTO DE BUSQUEDA

DIRECCION

CIUDAD

DEPARTAMENTO

TELÉFONO

FAX

E-MAIL ( Solo Logistíca )

CONTACTO

CONTROL DE CUENTAS Código / Nombre:

RUC

CODIGO RAMO

DOCUMENTO QUE EMITE m x

GRUPO DE ESQUEMA

BANCO

CUENTA BANCARIA

CUENTA CONTABLE ASOCIADA

SWIFT (Solo Proveedor Extranjero)

ABA (Solo Proveedor Extranjero)

DATOS DE REFERENCIA Número:

CONDICION DE PAGO

RETENCIÓN DE IMPUESTO

TIPO MONEDA

ULTIMA FACTURA EMITIDA N°

(Completar con Letra Mayuscula)

40 Nacional

10 Nacional 20 Extranjero

Factura Factura Exonerada Recibo por HonorarioBoleta

4100

41 Extranjero 42 con contrato

BCP Continental Otro / Detallar

Empresa Señor Señora Señorita

Proveedor / Cliente

Vinculado al Agte. de Aduana No Vinculado al Agte. de Aduana

3401 Nacional 3511 Extranjero

Cuenta anterior

40

CARTA DE COMPROMISO DEL PROCEDIMIENTO

DE COMPRAS PARA COLABORADORES DE

MOLITALIA S.A.

Hago constar que he leído el Procedimiento de Compras de

Molitalia S.A. y que comprendo la importancia y el contexto de

las reglas aquí contenidas. Entiendo que su cumplimiento es

obligatorio para todos los trabajadores de Molitalia S.A. y que al

cumplir con el Procedimiento de Compras, estoy contribuyendo

a mejorar la competitividad de la empresa y a asegurar la

cadena de abastecimiento.

Finalmente, manifiesto que estoy en cumplimiento con las

disposiciones aquí establecidos, comprometiéndome a

mantenerla con transparencia y eficiencia ante cualquier

auditoría interna o externa.

Lugar y fecha: _________________________________________

Nombre: ______________________________________________

Firma: ______________________________________________

1. objetivo - molitalia.com · 5 o reserva: documento generado en sap en la transacción mb21 para...

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