Proyecto de Continuidad para las fasesde Transformación y Democracia de la Estrategia GELT

CONTENIDOS DE LA SESIÓN

¿Que es un plan de acción?

Tramite y servicios en línea

Fase de transacción

Un Plan de Acción es un instrumento o una herramienta que nos permite organizarnos, prever, ejecutar, evaluar y corregir las acciones que como integrantes de una organización debemos desarrollar para dar cumplimiento a las responsabilidades.

¿Qué es un plan de acción?

• Diagnóstico del estado de la entidad: Define las necesidades que orientarán la formulación.

• Una visión: Define como queremos estar en un determinado periodo de tiempo como resultado de la ejecución del plan de acción.

• Un marco estratégico: en el que se identifiquen las políticas de la entidad y su relación con los objetivos de la Estrategia de Gobierno en línea.

• Un marco de acción: que comprenda la identificación de los proyectos tendientes a garantizar la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea y el cumplimiento de los objetivos misionales de cada entidad, fomentando proyectos de automatización de trámites, creación de ventanillas únicas y optimización de cadenas de tramites.

• Un marco operativo: Es el que define los lineamientos y direcciona las actividades y los apoyos que se van a realizar en el plan dentro del acción.

¿Qué elementos componen un plan de acción?

Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios, mediante canales seguros y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma.

Fase de Transacción

Cumplir con todos los criterios exigidos en el Manual GEL:

•Acceso móvil•Cobertura geográfica •Otros idiomas •Monitoreo del desempeño del uso del sitio web•Contratación el línea•Uso de sistemas trasversales •Trámites y servicios en línea•Plazos de respuesta•Estampado de tiempo•Pagos electrónicos•Firma electrónica•Firma digital•Medición de la satisfacción del usuario•Monitoreo a la gestión de trámites y servicios en linea•Política de seguridad

¿QUE SE REQUIERE PARA EL DESARROLLO DE LA FASE DE TRANSACCIÓN?

Tramite en línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera parcial en alguno de sus pasos o etapas o total, hasta obtener completamente el resultado requerido.

Servicio en Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad.

Trámites y servicios en línea

• Inventario de tramites y servicios que existen en la dependencia.

• Levantamiento hoja de vida de un trámite

• Optimización y automatización

• Inscripción en el SUIT.

Pasos para identificación y optimización de Trámites

Tener total claridad y conocimiento sobre los trámites y servicios que presta la entidad es un deber legal de cada administración y un insumo indispensable para poder desarrollar otras acciones que conducirán a la entidad a alcanzar óptimos niveles de madurez en materia de Gobierno en Línea. Por ejemplo, esto permitirá poder identificar cadenas de trámites o facilitará la elaboración de planes de automatización .

Inventario de Trámites y Servicios

La Hoja de Vida de un trámite o servicio es un formato donde se identifica la información relacionada a requisitos, pasos internos y externos, así como la normatividad asociada a los trámites y servicios. Dichos procedimientos deben estar igualmente consignados en el manual de procedimientos de la entidad y constituye la información que alimenta el SUIT.

Hoja de vida de un trámite o servicio

Para el registro e inscripción de trámites y servicios se debe seguir el siguiente procedimiento:

•El designado por la entidad como Administrador de Trámites gestiona la clave del SUIT y a continuación registra en el sistema la información contenida en las hojas de vida.

•Envía para aprobación los trámites y servicios registrados para que sean revisados por el DAFP..

•El Aprobador de trámites y servicios del DAFP revisa, analiza y aprueba. En caso de encontrar inconsistencias el aprobador lo devuelve al Administrador de la entidad para corregir y complementar la información y en el caso de estar completa la información pública el trámite o servicio en el PEC.

Inscripción en el SUIT

Plan estratégico de optimización y automatización de cadenas de trámites en la administración púbica Colombiana: Este documento recoge la formulación estratégica para la optimización de cadenas de tramites en el marco de una estrategia de Gobierno en Línea.

Optimización y automatización