Implementar la política de racionalización de trámites, en virtud de la Ley 962 de 2005 y del Decreto 019 de 2012

Principios*

Racionalizar (simplificación,

estandarización, eliminación, optimización y

automatización)

Mejorar la

participación ciudadana

Mejorar la transparencia en las

actuaciones administrativas

Facilitar el acceso a la

información

Incrementar la eficacia y

eficiencia de las entidades públicas,

mediante el uso de las TIC

* Tomado de: Guía para la Racionalización de Tramites-DAFP

PROPÓSITO

BENEFICIOSBENEFICIOS

PROGRAMA TRÁMITES Y SERVICIOS

Identificación deusuarios, puntos deatención, pasospara la ejecución delos trámites.

identificación y ejecución deacciones de mejora de cara alusuario externo (simplificar,estandarizar, eliminar, optimizary automatizar tramites yprocedimientos administrativos)

Prestar un mejorservicio a losusuarios.

Satisfacción de losusuarios

Identificación desoporte normativoy procedimientosasociados.

Cumplimiento delas disposicioneslegales frente a laracionalización detrámites.

ASÍ HEMOS AVANZADO...

INVENTARIOS PROTOCOLO ENCUESTA

NIVEL NACIONAL• Divulgación de la información general

(Unimedios)• Divulgación de la información oficial

(Secretaria General)• Divulgación de la producción académica

(Editorial)• Agenciar las relaciones

interinstitucionales (DRE)• Formación (Admisiones-gestión de la

actividad académica-apoyo a lainnovación académica-gestión deprogramas curriculares

• Gestión de la investigación y creaciónartística

• Gestión del Talento Humano• Gestión Administrativa y Financiera• Seguridad Social en Salud• Seguridad Social en Pensiones

SEDES• 23 trámites SUIT• Bienestar-Bibliotecas-Extensión-

Investigación

• Protocolo de Atención yServicio al Usuario-U.PC.15.001.001

• Divulgación mediante 9postmaster (Agosto a Octubrede 2017): ABC-Política yObjetivos-Atributos deServicio-Canales deComunicación-Identificaciónde usuarios.

• Identificar el nivel de satisfacción de

los usuarios y servidores públicos, frentea los atributos del servicio en losdiferentes canales de atención,definiendo la línea base para estableceroportunidades de mejora quecontribuyan a alcanzar la meta del 78%de satisfacción definida para el trienio2016- 2018.

• Se ejecutó en el mes de abril de 2017, através de formulario webgoogle/encuestas, enviado mediantecorreo postmaster nacional.

• 1340 respuestas recibidas (estudiantes-docentes-administrativos-contratistas-egresados)

• Calificación general de satisfacción81,94% (muy satisfecho 28,96% ysatisfecho 52,99%)

• Atributos evaluados: Confiabilidad-Oportunidad-Disponibilidad yAccesibilidad a la Información-Amabilidad y Empatía

APLICATIVO INTERNO TRÁMITES Y SERVICIOS HOJAS DE VIDA GUIA

• http://181.61.253.133/tramitesyserviciounal/

• Permite el registro deinventarios de trámites yservicios (instrumentoinicial)

• Permite la generación dehojas de vida de trámites yservicios (desde la base dedatos o nuevas)

• Permite comparar lainformación entre sedes

• Perfil de acceso público:hojas de vida

• Perfil de edición: registro deinformación ygeneración/actualización dehojas de vida

• VER EJEMPLO• Guía Metodológica para

Priorización y Racionalización deTrámites Y Servicios-

U.GU.15.001.014• Orientación metodológica para la

priorización y evaluación de lostrámites y servicios: criterios para laoptimización o focalización de losrecursos al momento de definir lasoportunidades de mejora.

• En etapa de socialización eimplementación con procesos denivel nacional

CAMPAÑAS DE SERVICIO

SUIT

• Propuestas por cada sede• Enfocadas a los atributos de

servicio: Confiabilidad-Oportunidad-Disponibilidady Accesibilidad a laInformación-Amabilidad yEmpatía

• En ejecución II semestre de2017

• Actividades como: videos-talleres-material impreso.

• Siete (7) registrosactualizados, en esperade revisión por parte delDAFP y validación porparte de UN

• Catorce (14) registrosnuevos, continuará fasede revisión y validaciónpor parte del DAFP y laUN

• Dos (2) vigentes, serealizará actualización

QUÉ SIGUE PARA 2018…

Finalizar validación dehojas de vida NN

Finalizar validación dehojas de vida de Bienestar-Extensión-Bibliotecas-Investigación

Finalizar validación HVSUIT

Priorización y formulaciónde acciones de mejora

Encuesta de Satisfacción

Nuevas estrategias dedivulgación protocolo deservicio

Fallas del servicio (Capacitación entre enero

y marzo de 2018, ICONTEC)

Replicar el ejercicio y losinstrumentos por parte delas diferentes sedes, paralos procesos que defina(Decreto 1499 de 2017)

Definir o actualizarportafolio de trámites yservicios según losresultados del momentoanterior

Priorizar y definir acciones de mejora

GRACIAS!