1. LA RACIONALIZACIN EN LAADMINISTRACIN

2. La gestin es definida como la accin de gestionar, la accin deadministrar, entendida como la accin de hacer diligencias conducentesal logro de un resultado esperado. En ese sentido la gestin esutilizada como un termino para hacer referencia al periodo de tiempoen el cual una persona detenta un cargo sea este poltico o dedireccin; sin embargo, lo que esta detrs del mismo es la capacidadde gobierno y direccin ejercidas por una persona en un tiempo yespacio determinado.La administracin pblica, tiene potestad, y prerrogativas definidas porel inters pblico, siendo su misin, la prestacin de servicios. En estesentido, el modelo de gestin publica debe permitir la definicin deestrategias organizativas para prestar dichos servicios, orientndosehacia el resultado final de la actividad y no hacia las garantasprocedmentales, de manera que pueda medir y evaluar el servicioproducido y la satisfaccin del cliente ciudadano. 3. ADMINISTRACINEs unconjunto de Tcnicas (Planeamiento,Ejecucin, Organizacin, Ejecucin,EvaluacinyControl) y conocimiento paralograr los objetivos propuestoscon EFICIENCIA y EFICACIA en un entorno cada vez msdinmico.Proceso de disear y mantener un ambiente en el quelas personas, trabajando en equipo, alcancen con EFICACIAy EFICIENCIA metas compartidas. 4. ADMINISTRACINOOrganizacinEvaluacinN R. H. E F I C A CIARO B J E T I V OOT R. E. Planeamiento Ejecucin ControlN EFICIENCIAE A D M INIS T R A C I N 5. ADMINISTRACIONLa doctrina y conocimientos de Administracin, son muy amplios,los cuales deben tomarse como elementos que permitanencuadrar convenientemente la parte de Racionalizacin, quetiene un carcter de Administrativo. Por esa razn, la ampliacinde los temas referentes a los diferentes tipos de Racionalizacinaplicada, ( de Recursos Humanos, Financieros; materiales, deproduccin, etc.) La Administracin consiste en la creacin de un ambienteadecuado para que la organizacin logre sus objetivos en elmenor tiempo y a menores costos . 6. CONCEPTOEtimolgicamenteAdministracin tiene un significado queproviene de dos vocablos latinos: AD, que significa hacia yMINISTER, que a su vez se origina de dos races latinas:MINIS = subordinado y TER = la preposicin para luego,Administrarsignifica hacia elsubordinado y para elsubordinado; es decir, que para que exista aplicacin mnima,tiene que haber un subordinado e implcitamente un superiorinmediato (Direccin).Entonces, para que exista administracin debe hacerse unmnimo de dos personas, donde una de ellas tcitamenteasuma el mando y la decisin de las dos.Semnticamente, Administrar significa ordenar, planificar ycoordinar cualquier actividad econmico - productiva oasociacin humana. 7. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIONNinguna empresa pblica o privada puede alcanzarbuen xito, sino tiene una administracin competente.Para un gran nmero de empresas organizacionesmunicipales con metas econmicas, polticas osociales, el xito dependen de la capacidad deldirector o gerente general para encarar la aptitud ylas energas humanas hacia una accin efectiva.La administracin imparte eficacia a los esfuerzoshumanos, hace posible la obtencin de mejoresequipos, talleres, oficinas, productos, servicios y 8. Ventajas de la Administracin Aumentala Eficiencia: cuando los principios y tcnicas pueden ser desarrollados,probados y aplicados. Cristalizala Naturaleza de la Administracin: el entendimiento, los conceptosprincipios y teoras de la administracin, hace difcil el anlisis del trabajoadministrativo y la capacidad de losadministradores. Utiliza la Investigacin: toda hiptesis puede ser usada como gua para la investigacinadministrativa, ayudando a mejorar la prctica de la administracin. AlcanzaMetas Sociales: en sentido, la administracin coordina los esfuerzos de losindividuos para que los objetivos se traduzcan en logros de carcter social. La importancia de la Administracin en las Instituciones, es talque actualmente no seconcibe la aplicacin de esta ciencia-arte, sin que paralelamente no se empleesistemas computarizados donde se pueda registrar toda la informacin de personal,contable, logstica, etc. 9. PRINCIPIOS FUNDAMENTALESSegn el especialista Frederick W. Taylor, los principios de laAdministracin son: Planificacin, Organizacin, Direccin, Coordinacin, y Control,Estos son los cinco (5) principios fundamentales que se debenaplicar en Administracin,sobrelos mismosquegiran losprincipios dados por otros autores comoJames D. Mooney,George Ferry,yLeonellUrwick. En trminos generales, elsignificado e interpretacin que se da a estos principios, son losmismos. 10. PLANIFICACINEs una funcin que se da a nivel de distintos niveles jerrquicos,comprende la determinacin de previsiones, objetivos, polticas,procedimientos y programas.La planificacin es la actividad inicial de todo ejecutivo, que consiste endecidir por adelantado QU hacer, QUIN debe realizarlo,CMO, CUNDO y DNDE hacerlo, as como PARA QU ejecutarlo.El planeamiento cubre la brecha que va desde donde nos encontramos, hasta donde queremos llegar. La accin de la planificacin, se traduce en un buen Plan, cuyo propsito es facilitar el logro de los objetivos y metas de la institucin. Sin planes la accin debe convertirse en una actitud aleatoria, la cual no produce otra cosa que el caos. Es decir, sin un buen mtodo de planeacin, es imposible llevar a una institucin.El planeamiento entonces, debe ser una funcin general de todos losadministradores, aunque el carcter y amplitud del planeamiento,variar segn la autoridad y la naturaleza de las polticas y los planesdelineados en los niveles superiores. 11. ORGANIZACINEste principio va a permitir delinear los niveles jerrquicos y delegarautoridad, definir cual va a ser la funcin de cada uno de losintegrantes de la institucin, as como determinar la estructura, Cuadrode Asignacin de Personal (CAP).La Organizacin, consiste entonces, en el establecimientode unaestructura la determinacin de actividades requeridas para alcanzar el objetivode cada una de sus partes; el equipamiento de estas actividades; laasignacin de tales gruposaunadministrador, delegndole unaautoridad y otorgndole medios para la coordinacin, (horizontal y vertical); ascomo de las relaciones de informacin y de autoridad dentro de laestructura de la organizacin.En realidad, la organizacin no es otra cosa, que la asignacin derecursos disponibles (humanos, materiales, financieros y de tiempo), enforma RACIONAL Y LOGICA, a las diferentes dependencias de unainstitucin. 12. DIRECCINLa funcin administrativa, mediante la cual se pone en movimiento la voluntad dehacer algo y de transformar los deseos en forma efectiva a fin de alcanzar elxito.Es el principio mediante el cual se logra motivar a los empleados, aaplicar susconocimientosy actitudesenformaadecuada,incrementndose de esta manera la cooperacin y la labor de equipo de la institucin.Dirigir es tratar de mantener a la organizacin en un avance hacia el logro delos objetivos trazados.El proceso de dirigir un sistema se refiere a la forma por medio de la cual seejecuta un propsito.La Ejecucin de la Direccin se basa en la aplicacin de algunos principios,de los cuales interesa el que se refiere a las tcnicas de la Direccin. Coneste principio se requiere significar que, a medida que varan las personas, las tareas y el ambiente organizacional, las tcnicas de Direccin deben variartambin, adecuadamente. 13. Es establecer relaciones C O O las D I N A C I Nde una actividad o institucin entre R diversas partes pblica o privada: es de unificacin de los esfuerzos individuales,con un propsito comn, establecindose un ambiente de confianzafuncional reciproca entre todos.Si no se pierde de vista que la coordinacin (en general), consiste en lograr losmedios apropiados de comunicacin para establecer vnculos omnidireccionales,entonces estara aceptando que la aplicacin de este principio, adquiereparticular importancia.La coordinacin permite establecer relaciones de funcionalidad, ms que dejerarqua, con lo que se conseguir que las complejas y las diversificadastareas que se tienen que realizar, sean convenientemente conversadas yarmonizadas a fin de separar este difcil proceso que generalmente esta sujetoa estudios y recomendaciones que requieren la participacin de dos o mas tcnicosque tienen que actuar en reas de responsabilidad muy diferentes.En los plazos para coordinar que son muy cortos, debemos evitar que los estudios,recomendaciones, apreciaciones, y planes que se efecten, sean observados y / orechazados por el nivel jerrquico superior, debido precisamente, a la falta decoordinacin. 14. CONTROLEs el proceso administrativo, mediante el cual se determina lo que se estarealizando (valorizndolo y aplicando medidas correctivas), de manera que la ejecucin selleve a cabo de acuerdo a lo planeado.Una mayor eficiencia en el control, se lograr mediante las observaciones personales, lautilizacin de datos estadsticos, los informes verbales y los informes escritos.El control permite asegurarse de una ptima ejecucin, es conocer que partes del plan se estn ejecutando y cuales no, con que medios, en que tiempo y por quienes. Elcontrol: Aumenta la eficiencia de la Direccin;Facilita la coordinacin; verifica los resultados de la planificacin; y simplifica yvigoriza la organizacin.El Control implica la medicin de la realizacin de los acontecimientos,contra las normas de los planes, as como las correcciones de lasdesviaciones para asegurar el logro de los objetivos, de acuerdo a lo planeado.El proceso administrativo, gira alrededor de fijar objetivos, establecer las estrategiaspara lograrlos y Controlar que se cumpla. 15. CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACINClsica o TradicionalEst basada en la teora clsica de la organizacin, que cimentla administracin antigua y primigenia, que antepona ellogro de los objetivos a cualquier otro factor, dejando de ladoel factor humano.Se caracteriza por ser netamente autocrtica, impositiva, decriterio vertical que no acepta iniciativa del personal subordinado.Es tpicamente caracterstica de las pequeas empresas que sondirigidas por el propietario o de las empresas individuales. Solo puedetener dos niveles jerrquicos: el primero y el tercero. 16. CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACINAdministracin Neo-ClsicaSistema que se basa en poner mayor nfasis en la humanizacinde la organizacin, aunque suponiendo un tanto errneamenteque un buen trabajador satisfecho es un buen trabajador.Este sistema ayudo a los gerentes, para que fueran msconcientes de la necesidad de una mejor comunicacinformal, de los estilos de direccin ms democrticos yde una mayor participacin de los empleados en ladecisin que afectaron su bienestar. 17. CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACINAdministracin Moderna.Es la resultante de combinar los dos sistemas anteriores.En lugar de considerar a la organizacin con un mecanismomediante el cual pueden mejorarse las personas y a susactividades, la Teora Moderna lo concibe como unsistema dinmico.Este sistema permite establecer normas administrativas quehagan prevalecer el principio de autoridad, el orden y el logro de los objetivos, pero sin descuidar la atencinque le merece el trabajador como ente productivo 18. LA ADMINISTRACION DE RECURSOSHUMANOSComprende a todo el personal que va ha participaren la organizacin, de una actividad econmica productiva, incluyendo la llamada mano deobra calificada y no calificada.En la actualidad la administracin de recursoshumanos es motivo de estudios y conocimientosaltamente especializados que prcticamente se haconvertido en una profesin. 19. LA ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALESEs la especialidad que tiene por finalidad planificar,programar, dirigir, coordinar y controlar, todaslas adquisiciones de materias primas, insumos,mquinas, equipos, herramientas, instrumental,repuestos, etc. y conservarlos en ptimas condicionesde uso, hasta su entrega al usuario o al cliente. Esdecir, en la administracin de recursos se considera,en general, todos los insumos que sean necesariospara mantener las actividades econmicas - productivasde toda institucin. 20. LA ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROSEs la rama de la administracin que se encarga de planificar, presupuestar,dirigir las funciones siguientes: Determinar el volumen total de fondos que deber utilizar la empresa; Distribuir los fondos eficientemente entre los diversos activos; y Distribuir de la mejor manera, la fuente de financiamiento, desde el puntode vista de la evaluacin global de la empresa.La administracin de recursos financieros es bastante compleja y su aplicacinrequiere de tcnicas altamente especializadas, el deplantear alternativas en la solucin de problemas econmicos, financieros que alcanzan maticesmuy diversos y peculiares, as como de la investigacin cientfica de losmtodos a aplicarse. 21. LA ADMINISTRACION DE LA PRODUCCIONEs una rama de laadministracin que se encarga de la planificacin,organizacin, direccinycontrol de los procesos de la elaboracin otransformacin industrial.Viene a constituir la aplicacin armnica, conveniente y oportuna y otros tiposde recursos, de tal manera de transformar un bien en otro bien diferente, atravs del tiempo y/o espacio.Los conocimiento de la administracin de la produccin, tambin son altamentetcnicos, razn por la cual se debe recurrir necesariamente a la intervencin deexpertos en la produccin y administracin de plantas, capaces de aplicarconceptos sobre factores de la produccin, mtodos para producir, etapas dela produccin, leyes de rendimiento, incremento de la productividad,etc., as como encargarse de la planificacin y control de la produccin, a fin debuscar el equilibrio y ajustes de la misma, todo lo, cual sobrepasa los lmitesde la administracin misma. 22. LA RACIONALIZACINLa Racionalizacin es aplicable en diversos aspectos de lasactividades institucionales,cuandose refierenespecialmente a actividades de organizacin, personal, empleo de maquinarias y equipo, espacio o ambientes, reduccindel tiempo, etc... En cualquiera de estos campos, loque en realidad se est buscando es la disminucin decostos en la produccin, (en la industria) y laeficienciaen las gestiones de carcter administrativo.Adems su aplicacineliminar,ciertas incertidumbres,evitando desrdenes y/o paralizacin de funciones ologrando sudisminucinparcial ototal, con lo cual sealcanzar ms eficiencia en el propsito deseado. 23. La aplicacin de la Racionalizacin, permitir a los ejecutivos una mejor visin general de lainstitucin, el cumplimiento de sus funciones ya permanecer al tanto de los movimientos deella, as como a ejercer una coordinacin yun control ms efectivo en la marcha de susentidades, descubriendo anormalidades en forma oportuna y recomendando las accionespertinentes para evitarque vuelvan arepetirse. 24. IMPORTANCIALa importancia que tiene la racionalizacin, aplicada aalgunos elementos de la institucin se determina deacuerdo con el caso particular, en que se aplique, yaque las motivaciones sern muy diferentes, as setrate de la parte industrial o comercial, (que buscanel incremento de sus utilidades), o si se trata deuna organizacin tipo administrativa, donde se buscamayor rapidez y exactitud en los servicios quepresta. 25. APLICACIN DE LARACIONALIZACINLa aplicacin de la Racionalizacin se efecta esencialmente en labores degestin.La preocupacin del mximo aprovechamiento de los recursosdisponibles, ha existido desde que el hombre ha debido enfrentarse aleterno problemaeconmico:MEDIOS ESCASOS Y FINESMULTIPLES Y JERARQUIZABLES.Paralograr, dicho aprovechamiento al mximo, ha debido analizar cul es la mejor manera de combinar estos recursos. Es as como se han realizado estudios completos y experimentos, sobrelos procedimientos y mtodos de trabajo.Los motivos que han originado este movimiento son innumerables, de loscuales podemos destacar los siguientes: 26. El gran desarrollo y complejidad que las instituciones han adquirido,hace que no sea posible administrarlas de acuerdo a los sistemastradicionales, sino que exige que se recurra a personasinstruidas y adiestradas para ello. La enorme magnitud que ha ido tomando en instituciones, hahecho que se considere a la funcin administrativa, ya no como algototalmente auxiliar, sino como un elemento de primordialimportancia para el xito de ella. Fue as como surgi ladivisin funcional de la administracin,apareciendo losdepartamentos de contabilidad, personal, etc.Estas unidades si bien es cierto que por un lado facilitaban eldesenvolvimiento de la institucin, por el otro, agrandaban ycomplicaban cada vez ms la administracin. 27. La importancia y preocupacin que exista por estas funciones, aparejada con elavance que experiment la ciencia y la tcnica, originaron una veloz secuencia demtodos y sistemas cada vez ms avanzados y perfectos, los cuales dejabanobsoletos, en muy corto tiempo, los mtodos existentes. Uno de los campos quems se vio sometido a este desarrollo fue la introduccin de la mquina en lalabor administrativa.Fue notable cmo en esta rea, las innovaciones se han sucedi a una velocidadimpresionante y, de este modos, en una periodo relativamente corto, se ha pasadode las simples mquinas de escribir y de sumar, a completos complejos equipos decomputacin electrnicos, capaces de realizar en fraccin de minutos, labores quegrupos enteros de personas ejecutaban en horas y das. Sin embargo, estos adelantos tcnicos, as como la aparicin de los departamentosy dependencias funcionales, han originado al mismo tiempo, complejidad de sudesenvolvimiento, que ha requerido utilizacin de personal ms especializado y lapreparacin de adecuados programas de trabajo para permitir un funcionamientoeficiente de la cada vez ms complicada maquinaria administrativa. 28. VENTAJAS DE LA RACIONALIZACINGrandes son las ventajas que se puede lograr una institucin pblica oprivada que utiliza mtodos racionalizados de trabajo, frente a otra que trabajacon mtodos implantados sin base cientfica o que no han sido ajustados alas nuevas necesidades.Solamente se analizarn algunas de ellas, las cuales se espera sean losuficientemente claras para poder indicar la utilidad de los procedimientosracionalizados.Permite ELIMINAR LA PERDIDA DE ENERGIA Y ESFUERZO, que se produce alrealizarse faenas intiles, utilizarse sistemas de trabajo inadecuados yelementos materiales inapropiados.DISMINUYE LA PERDIDA DE LOS RECURSOS, que se deriva del hecho de noexistir un adecuado estudio de la utilizacin de ellos, y de no realizarse controlesdurante el proceso, para que se reduzca al mnimo los recursos mal empleados.ELIMINA LA PERDIDA DE TIEMPO que ocasiona la falta de coordinacin en laslabores, claridad enla especificacin de las funciones de cadadepartamento, seccin y / o funcionario. 29. Como es obvio, la eliminacin de todas estas trabas o complicacionesHACE AUMENTAR EL RENDIMIENTODE LOS FACTORESPRODUCTIVOS disponibles y por lo tanto se obtiene una produccinde bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejoraprovechamiento de los capitales con que se cuenta.Este capital, desde luego necesario y escaso para cualquier tipo deeconoma, lo es mucho ms en un pas de economa incipiente einflacionaria que, por su estado de subdesarrollo, siente con muchoms rigor su escasez, la cual se transforma en el principal obstculo ensu desarrollo.No es difcil por tanto, deducir la urgente necesidad que existe delograr el mximo de productividad con los escasos recursosdisponibles, siendo uno de los medios ms factibles de obtenerlos, laRACIONALIZACIN, pues no exige necesariamente el tener queDISPONER de NUEVOS CAPITALES. 30. NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE RACIONALIZACINLas funciones de cualquier unidad de trabajo de unainstitucin, pueden ser agrupadas dentro de las actividadesasesoras o dentro de las actividades de lnea. LasfuncionesdeRacionalizacin tambinpueden serclasificadas de acuerdo a dichas actividades.Hay un consenso casi unnime de que Racionalizacin debetener una funcin de carcter de asesoramiento, peroexisten algunas situaciones especiales en qu darle uncarcter de asesoramiento, o de lnea pareciera msconveniente. 31. FUNCIN ASESORAEs aquella que tiene como objetivo el dar pautas yaconsejar o recomendar a las funciones de lnea, pero carecedel poder de accin. nicamente puedeRECOMENDAR,Esto implicaque, cuando Racionalizacin hace entregade untrabajoNECESITA CONVENCER AL PERSONAL EJECUTIVOY SUBALTERNO de la bondad de l, destacando las ventajasque se lograran si se pusiera en prctica. Hasta aqu es dondeacta la funcin asesora, puesto que la decisin de si se aplicaono, y la responsabilidad de ello, queda entregadatotalmente en manos del ejecutivo. 32. FUNCIN DE LNEA.Es aquella que tiene como objetivo el de dirigir y ejecutar directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque adems del pensamiento, consta de la accin, es decir tiene autoridad para poder imponer sus trabajos. Por consiguiente, cuando la Racionalizacin termina un estudio, simplemente exige queseapliquensus recomendaciones, tal como lo estima conveniente, hacindose responsable de ello.En este caso Racionalizacin, tal como cualquier otra unidad de lnea, la nica aprobacinque necesita es la del Ejecutivo mximo de la Institucin. 33. ROL DE LA OFICINA DE RACIONALIZACINUna de las razones por la que no se suele reconocer la fuerzadel proceso de la Racionalizacin, consiste en la escasa frecuenciacon que sta se emplea.Racionalizacin, es hacer posibleel logro de unobjetivopropuesto.Es organizar hechos y teoras, criticar, crear y ejecutar, parapermitir el cambio, valindose de la informacin para una actuacin oretroaccin inteligente.Hoy,Racionalizacin, tambinquiere decir precisamentehumanizacin, por ser el hombre la criatura ms racional que existe, y cuando intenta sustituir rutina o instinto por inteligencia, lo tiene que hacer en beneficiopropio y de su sociedad. 34. Las Oficinas de RacionalizacinVienen atravesando un periodo crucial, en el que luchan desesperadamente por sudefinicin y aceptacin. La encrucijada en que se encuentran, solo parece ofrecerdos alternativas: 1) languidecer hasta su desaparicin de la prctica o2) evolucionar hasta adecuarse a la realidad en que se desenvuelve.Los motivos de mayores preocupaciones para quienes luchan por la aceptacin delas Oficinas de Racionalizacin, son de lograr un mejor entendimiento con la AltaDireccin (Gerencia General), tratando de ampliar el alcance de sus funcionestradicionales y actualizando la estrategia seguida hasta ahora, enfrentndose conlas complejidades propias de la gestin moderna.El Rol de las Oficinas de Racionalizacin, debe actuar en base a los estudios decasos especficos y a la eleccin de los aspectos que se estimen ms convenientesrecomendar, para cada uno de los puntos a tratarse en relacin al tema. 35. La mayora de Oficinas de Racionalizacin de las instituciones, fueroncreadas con la misma razn de mejorar la estructura orgnica y deagilizar los procedimientos, con desconocimiento de su rolprincipalsimo en gestin y la toma de decisiones de la Alta Direccin(Gerencia General).El Sistema de Racionalizacin concepta como carcter principal yeminente de Racionalizacin el que constituye un procesoequilibrador dedicado a optimizar las relaciones insumo -producto a travs del asesoramiento a la toma de decisiones.Por tanto, el rol de la Oficina de Racionalizacin no debera limitarse nidetenerse en el mejoramiento de las funciones de las unidadesdependientes de la Direccin (Gerencial), sino que debera abarcaracciones orientadas al perfeccionamiento de la actuacin de la propiaDireccin.